MANUAL DEL SISTEMA DE - Portal ICBF - Instituto ...ºblica de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de

República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Cecilia de la Fuente de Lleras Dirección de Planeación y Control de Gestión

Subdirección de Mejoramiento Organizacional

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIGE

NTC ISO 9001: 2008 / NTCGP 1000: 2009 NTC ISO 14001:2004 / ISO IEC 27001:2005

Bogotá D.C., Diciembre de 2011

República de Colombia Departamento Administrativo para la

Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar


Manual del Sistema Integrado de Gestión SIGE

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Contenido

CAPITULO 1: PRESENTACIÓN DEL MANUAL SIGE ................................................. 4 1.1 Objetivo del Manual............................................................................................. 4 1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión (SIGE).............................................. 4 1.3 Justificación de Exclusiones ................................................................................ 5 1.4 Control del Manual .............................................................................................. 5 1.5 Estructura de la Documentación ......................................................................... 6

CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR ................. 6 2.1 Presentación del ICBF ........................................................................................ 6 2.2 Organización ....................................................................................................... 7 2.3 Misión .................................................................................................................. 7 2.4 Visión .................................................................................................................. 7 2.5 Valores ................................................................................................................ 7 2.6 Objetivos Estratégicos ......................................................................................... 7

CAPITULO 3: SERVICIOS QUE PRESTA EL ICBF ..................................................... 8 3.1 Fundamentos ...................................................................................................... 8 3.2 Clientes/Usuarios .............................................................................................. 15 3.3 Necesidades de los Clientes ............................................................................. 16 3.4 Marco Legal ...................................................................................................... 16 3.5 Políticas del Sistema Integrado de Gestión-SIGE ............................................ 17 3.6 Objetivos SIGE .................................................................................................. 18

CAPITULO 4: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIGE ...................................... 18 4.1 Requisitos Generales ........................................................................................ 18 4.2 Requisitos de la Documentación ....................................................................... 21

CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ........................................... 22 5.1 Compromiso de la Dirección ............................................................................. 22 5.2 Enfoque al Cliente ............................................................................................. 23 5.3 Planificación ...................................................................................................... 23 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación .................................................... 23 5.6 Revisión por la Dirección ................................................................................... 26

CAPITULO 6. GESTION DE LOS RECURSOS ........................................................ 28 6.1 Provisión de los Recursos ................................................................................. 28 6.2 Talento Humano ................................................................................................ 28 6.3 Infraestructura ................................................................................................... 28 6.4 Ambiente de Trabajo ......................................................................................... 29

CAPITULO 7: REALIZACION DEL PRODUCTO ........................................................ 29 7.1 Planificación de prestación del servicio ............................................................. 29 7.2 Procesos relacionados con el Cliente ............................................................... 30 7.3 Diseño y Desarrollo ........................................................................................... 31 7.4 Adquisición de bienes y servicios ...................................................................... 32 7.5 Prestación del Servicio ...................................................................................... 33 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición .................................... 35





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CAPITULO 8: MEDICION ANALISIS Y MEJORA ....................................................... 36 8.1 Generalidades ................................................................................................... 36 8.2 Seguimiento y Medición .................................................................................... 36 8.3 Control del Servicio No Conforme ..................................................................... 38 8.4 Análisis de Datos............................................................................................... 38 8.5 Mejora ............................................................................................................... 39

ANEXOS: .................................................................................................................... 40 Anexo 1: Naturaleza de los Cambios ...................................................................... 40 Anexo 2: Estructura Orgánica ................................................................................. 42 Anexo 3: Mapa De Procesos ................................................................................... 43 Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Procesos ................................................................ 43 Anexo 6. Matriz de comunicaciones internas y Externas ........................................ 43 Anexo 7. Caracterización Proceso .......................................................................... 43





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CAPITULO 1: PRESENTACIÓN DEL MANUAL SIGE

1.1 Objetivo del Manual

Describir el Sistema Integrado de Gestión (SIGE) conformado por: Sistema de Gestión de calidad-SGC, Sistema de Gestión ambiental-SGA, Modelo Estándar De Control Interno- MECI y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información-SGSI, que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar implementa, mantiene y mejora para la prestación de sus servicios en el marco de la Garantía de Derechos y la protección integral, con el fin de lograr la satisfacción de los niños, niñas, adolescentes y familias. En este contexto este manual da respuesta a los requisitos establecidos en las normas:

NTC ISO 9001:2008: Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos

NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestión de Calidad. Para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras del servicio. Requisitos.

NTC ISO 14001:2004: Sistema De Gestión Ambiental. Requisitos

ISO/IEC 27001:2005: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. El manual describe las políticas y los objetivos para el sistema Integrado de Gestión, su alcance y la justificación de las exclusiones frente las normas antes citadas y la descripción e interacción de los procesos y la documentación asociada.

1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión (SIGE)

Aplicable para las actividades inherentes a la prestación del servicio público de bienestar familiar para el fortalecimiento a la familia, apoyo a la primera infancia, a la niñez, la adolescencia y al adulto mayor. Acciones para preservar, proteger y restituir el ejercicio integral de los derechos de la infancia, la niñez, la adolescencia y la familia, contemplando actividades de identificación y control de aspectos e impactos ambientales en los programas y servicios de mayor significancia ambiental, En el ámbito geográfico, dicho manual aplica para las 33 Regionales, sus Centros Zonales y la Sede de la Dirección General.





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1.3 Justificación de Exclusiones

Para el Sistema Integrado de Gestión SIGE del ICBF, no aplican los siguientes requisitos de las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 -Diseño y desarrollo (7.3): Se encuentra excluido por considerarse que el diseño y desarrollo no aplica a la entidad por enmarcarse en los requisitos de la Ley 1098 de 2006 - Código de la Infancia y la Adolescencia; los servicios que presta el ICBF son resultado de la materialización de Políticas de Estado. * El ICBF no diseña ni reglamenta Políticas, brinda Asistencia Técnica a nivel sectorial para el diseño de las mismas, las cuales son emitidas a nivel de Ministerios, en nuestro caso el de Protección Social. • El Orden jerárquico en que se materializa una política sectorial es el siguiente: 1. Política 2. Planes (Intersectoriales) 3. Proyectos y Programas (Lineamientos Técnico Administrativos) 4. Servicios Sin embargo esta exclusión no afecta la capacidad o responsabilidad del ICBF para suministrar servicios que cumplan con las necesidades de los clientes y la normatividad vigente.

1.4 Control del Manual

El Manual se actualiza para garantizar la correspondencia con los cambios de los procesos, los procedimientos y los requisitos de ley; la naturaleza de su actualización se identifica en el anexo 1. Control de Cambios. Su revisión es realizada por la Dirección de Planeación y Control de Gestión -Subdirección de Mejoramiento Organizacional y aprobada por la Dirección General ó el representante ante el sistema. El manual será publicado en el modulo “Manual” del aplicativo Isolucion, así como en la Intranet y para efectos del Sistema Integrado de Gestión SIGE, las copias impresas se consideran como copias NO CONTROLADAS. Una vez aprobado el Manual la Subdirección de Mejoramiento Organizacional actualiza el listado maestro de documentos, publica en el aplicativo Isolucion, modulo “Manual”, así como en la Intranet e informa a través de distintos medios internos de comunicación a todos los servidores públicos y particulares al servicio del ICBF para que pueda ser consultado.





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Las copias impresas no requieren de actualización y por lo tanto son consideradas para un uso temporal o para fines de información y se consideran como copias NO CONTROLADAS. En todo caso, se considera el consumo de papel como uno de los aspectos ambientales más significativos de las actividades de oficina en el ICBF y su uso racional constituye una de las mejores prácticas ambientales del hábitat laboral, razón por la cual y de no ser necesaria una copia impresa, se recomienda la consulta en medio magnético.

1.5 Estructura de la Documentación

La documentación del Sistema Integrado de Gestión-SIGE se encuentra organizada de la siguiente forma: Primer Nivel: Manual SIGE Segundo Nivel: Caracterizaciones de Procesos SIGE Tercer Nivel: Procedimientos documentados, Planes y Programa de Gestión Ambiental Cuarto Nivel: Lineamientos, Manuales Operativos Quinto nivel: Guías, Instructivos, Protocolos, Instrumentos, Publicaciones Sexto Nivel: Registros específicos para cada Proceso

CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

2.1 Presentación del ICBF

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- “Cecilia de la Fuente de Lleras”, es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio adscrito al Departamento Administrativo para la prosperidad Social mediante Decreto 4156 del 3 de noviembre de 2011, creado por la ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de 1979. El ICBF tiene por objeto propender y fortalecer la integración y el desarrollo armónico de la familia, proteger a los niños, niñas y adolescentes y garantizarle sus derechos. Para ello, coordina la integración funcional de las Entidades públicas y privadas que conforman el Sistema Nacional de Bienestar Familiar- SNBF para que participen armónica y racionalmente de acuerdo a su competencia.





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2.2 Organización

El ICBF cuenta con una Sede de la Dirección General en el nivel central; treinta y tres (33) regionales en el nivel departamental y doscientos (200) centros zonales en el nivel municipal, con cobertura nacional en los 1.102 Municipios para ejecutar los programas y servicios misionales de la Entidad a favor de la niñez y la familia. (Ver anexo 2 Estructura Orgánica ICBF).

2.3 Misión

“Trabajamos por el pleno desarrollo de la primera infancia y el bienestar de las familias colombianas”.

2.4 Visión

“Ciudadanos tolerantes, responsables y solidarios, construyendo una Colombia próspera y democrática”.

2.5 Valores

Respeto: Es comprender clara y completamente los derechos y deberes individuales y colectivos y estar dispuestos a reconocer y entender las diferencias, asumiendo constructivamente la controversia y la pluralidad de ideas. Solidaridad: Es la cooperación que existe entre las diferentes personas para lograr los objetivos propuestos. Compromiso: Es ir más allá del simple deber, es trascender la norma, es ser fiel en el trato y en el desempeño y cumplimiento eficaz de nuestras funciones. Honestidad: Caracteriza al individuo por su honor y rectitud en todos sus actos. Es la cualidad que hace que una persona actúe y viva en concordancia con lo que piensa, siente, dice y hace. Servicio: Es brindar ayuda de manera espontánea, contribuyendo a que se cumplan mis intereses y los de los demás. Confianza: Seguridad y credibilidad en sí mismo, en los demás, en nuestra entidad y en nuestro país.

2.6 Objetivos Estratégicos

El ICBF establece sus Objetivos y Metas Institucionales en un Plan Indicativo Institucional que se formula a partir del Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014 “Prosperidad para todos” Menos pobreza, Más seguridad y más trabajo, el cual orienta





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la gestión del Estado para cuatro (4) años, equivalente al periodo de gobierno. Este Plan Indicativo orienta el quehacer del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, dando origen a Planes de acción anuales, que se revisan y ajustan previo análisis de su grado de cumplimiento en todos los niveles de la entidad. La política de Planeación de la entidad, define que en el ICBF planeamos con base en las metas del Gobierno Nacional y del Sector, bajo un enfoque participativo, con eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos programados, en una organización que aprende orientada a resultados, con talento humano competente, comprometido con los valores institucionales y con sensibilidad social en la prestación del servicio; para lograr la atención integral a la Primera Infancia, la Protección los niños, niñas y adolescentes y el bienestar de las familias colombianas. El Plan Indicativo para la vigencia 2011 – 2014, denominado “Por la prosperidad de la primera infancia y la familia colombiana incluye los siguientes seis (6) Objetivos estratégicos: Lograr la atención integral de alta calidad a la primera infancia Lograr el bienestar de las familias colombianas Proteger a los Niños, Niñas y Adolescentes Lograr la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de recursos Incrementar la consecución de recursos Lograr una organización que aprende orientada a resultados

CAPITULO 3: SERVICIOS QUE PRESTA EL ICBF

3.1 Fundamentos

La familia es el ambiente y el paradigma de relación social primaria más adecuada para el desarrollo humano, por lo cual el Estado debe brindarle toda su protección. Es claro que a la familia corresponde la responsabilidad fundamental de la asistencia, educación y cuidado de los niños, niñas y adolescentes, tarea en la que habrá de contar con la colaboración de la sociedad y del Estado. Este último cumple una función manifiestamente supletoria, cuando los padres no existen o cuando no puedan proporcionar a sus a hijos las condiciones indispensables para llevar una vida plena. La Oferta de Servicios del ICBF se define en los Lineamientos de Programación, establecidos través de programas, proyectos y modalidades de atención. De igual manera el componente técnico y de operación de cada uno de los servicios, se encuentra definido en los Lineamientos Técnico Administrativos. Para los procesos de





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prevención y protección se han diseñado los siguientes servicios, de acuerdo con los diferentes grupos etáreos y problemáticas de protección: 1.PRIMERA INFANCIA a. Hogares ICBF (Hogares Comunitarios FAMI, Tradicionales, Múltiples y Empresariales, Hogares Infantiles, Hogares Lactantes y Preescolares, Jardines Sociales y Jardines Comunitarios) b. Desayunos Infantiles con Amor c. Recuperación Nutricional d. Materno Infantil e. Acciones para la atención integral 2. NIÑEZ Y ADOLESCENCIA a. Programa de Alimentación escolar PAE b. Clubes pre juveniles y juveniles 3. FAMILIA a. Grupos étnicos b. Familias en Emergencia c. Vivienda con Bienestar d. Unidades de Integración Familiar 4. ADULTO MAYOR Adulto Mayor 5. BIENESTARINA POR CONVENIOS a. Bienestarina por convenios Primera Infancia b. Bienestarina por convenios Niñez y Adolescencia 6. PROTECCIÓN a. Atención desde Centro zonal b. Por Condiciones de Amenaza o vulneración c. Con Discapacidad o enfermedad de cuidado especial D. En situación de vida en calle





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e. En Explotación Laboral f. Con consumo de sustancias psicoactivas g. En explotación sexual h. Víctimas del conflicto armado i. En conflicto con la ley (restablecimiento) J. En conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal) K. En conflicto con la ley (Régimen decreto) L. Unidades Móviles Apoyo a la Primera Infancia (Menores De 6 Años): El apoyo a la primera infancia se brinda a través de la operación del Servicio Público de Bienestar Familiar- SPBF en diferentes modalidades de atención las cuales comprenden el conjunto de procesos, recursos, parámetros y actividades en corresponsabilidad con la familia, la comunidad y el estado que se articulan para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizarle a los niños y niñas menores de seis años su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos. De los servicios de apoyo a la Primera Infancia, hacen parte modalidades que realizan acciones con las familias gestantes, con las madres lactantes y sus hijos hasta los dos años, y con grupos de niños y niñas menores de seis años. Tiene programas de: Desayunos Infantiles Con Amor: Mejorar el consumo y aprovechamiento biológico de alimentos a niños entre seis meses y cuatro años once meses de edad, pertenecientes a familias de los niveles 1 y 2 del SISBEN, mediante el suministro de un complemento alimentario y la realización de acciones formativas, de promoción, de prevención y atención en salud en los 1.102 municipios, con la participación activa de la familia, la comunidad y Entes Territoriales, en coordinación con organizaciones no gubernamentales y empresas privadas, con el propósito de contribuir a la seguridad alimentaria y nutricional de los niños menores de edad. En las comunidades de grupos étnicos, se debe igualmente apoyar el fortalecimiento de su identidad cultural, sus costumbres alimentarias y formas de socialización propias de los Indígenas, Afrocolombianos, Raizales y Rom. Recuperación Nutricional –Ambulatoria Ración Preparada: Contribuir a la recuperación del estado nutricional del niño y niña menor de cinco años, con Riesgo de peso bajo para la talla; Peso bajo para la talla o desnutrición aguda y Peso muy bajo para la talla o desnutrición aguda severa; adicionalmente, menores de dos años con Riesgo de peso bajo para la edad; Peso bajo para la edad o desnutrición global; Peso muy bajo para la edad o desnutrición global severa , para avanzar en el logro de un estado nutricional adecuado en la primera infancia y así romper el ciclo de desnutrición-pobreza-bajo nivel educativo; con la participación de la familia como responsable directa de la atención de





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los niños y niñas, la sociedad como corresponsable y del estado como garante de los derechos de la niñez. Centros de Recuperación Nutricional Para La Primera Infancia: Recuperar el estado de salud y nutricional de los niños y niñas menores de 5 años 11 meses con diagnóstico de desnutriciones graves, a través de una intervención interdisciplinaria que involucra a la familia y la comunidad, con el fin de contribuir en la disminución de las muertes por o asociadas a la desnutrición. Hogares ICBF - HCB FAMI: Apoyar a las familias en desarrollo en la cualificación de las relaciones intrafamiliares y el fortalecimiento de vínculos afectivos, para que apoyen el desarrollo de los niños y niñas desde su gestación, vinculando además a otros adultos para que participen de la crianza de los niños. Hogares ICBF - HCB Tradicionales – Jardines Sociales: Proporcionar espacios de socialización para los niños y las niñas de hasta cinco años de edad, con el fin de promover su desarrollo psicosocial, cultural, moral y físico y propiciar su participación como sujetos de derechos. Fomentar una cultura de deberes y responsabilidades desde la primera infancia. Promover y coordinar con los organismos de salud, la vinculación de los niños beneficiarios al Sistema General de Salud, se garantice la aplicación de la vacunación, acorde con el esquema completo para la edad, así como el control de crecimiento y desarrollo. Hogares Infantiles: Propiciar el desarrollo físico, social, emocional y cognitivo de los niños menores de 5 años, prioritariamente los niños de familias con alta vulnerabilidad socioeconómica, a través de acciones que propicien el ejercicio de sus derechos. Lactantes y Preescolares: Propiciar el desarrollo físico, social, emocional y cognitivo de los niños menores de 5 años, prioritariamente los niños de familias con alta vulnerabilidad socioeconómica, a través de acciones que propicien el ejercicio de sus derechos. Jardines Comunitarios: Apoyar a la familia para que asuma su responsabilidad en el desarrollo integral de los niños y niñas de 2 a 4 años 11 meses de la población vulnerable, mediante la realización de actividades educativas, pedagógicas, nutricionales y de formación de los padres y adultos a cargo de los niños, promoviendo el fortalecimiento de las pautas de crianza positivas, los factores protectores de la familia y la comunidad, para la prevención de la violencia intrafamiliar. Promoción y Fortalecimiento a la Lectura: Favorecer el desarrollo de los lenguajes y de las posibilidades expresivas, comunicativas y creativas de los niños y las niñas desde la Primera Infancia, al enriquecer y cualificar las prácticas pedagógicas en las diferentes





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modalidades de atención del ICBF, a través de la conformación de las Bibliotecas Infantiles y la formación, acompañamiento y evaluación permanente a los agentes educativos involucrados en el proyecto. Bienestarina por Convenios: Contribuir a mejorar la situación alimentaria y nutricional, de los niños y adolescentes de las zonas rurales del país que estudian en instituciones educativas de manera interna y apoyar el desarrollo proyectos formativos propios que conlleven al mejoramiento de las condiciones de vida de sus familias. Familias con niños y niñas, adolescentes, mujeres gestantes y madres en período de lactancia, instituciones que tengan como objetivo dentro de su misión la atención a población en condiciones de vulnerabilidad y extrema pobreza. Acciones para la Atención Integral: Desarrollar e Implementar un modelo institucional de atención integral a través de la cualificación de los programas de atención de primera infancia existentes y la transferencia de niños y niñas de programas de hogares ICBF y el programa de desayunos infantiles a esquemas de atención integral. Capacitar agentes educativos comunitarios e institucionales en el modelo de atención integral, para garantizar el desarrollo infantil adecuado y la atención integral de los niños y niñas en sus ambientes educativos. Garantizar que los niños en programas del ICBF sean reportados y definida la transición con el MEN para ingresar al sistema educativo. Fortalecer y cualificar programas de atención a la primera infancia mediante la integración sistémica de los cuatro componentes: desarrollo físico y salud, nutrición, desarrollo cognitivo psicosocial y protección y cuidado. Lograr el equilibrio y armonía entre la protección, nutrición y educación inicial, para el desarrollo de los Niños y Niñas en la Primera Infancia. Apoyo a la Niñez y Adolescencia (Entre 6 y 17 Años): El apoyo a los menores entre 6 y 17 años se brinda a través de la operación del Servicio Público de Bienestar Familiar- SPBF en diferentes modalidades de atención las cuales comprenden el conjunto de procesos, recursos, parámetros y actividades en corresponsabilidad con la familia, la comunidad y el estado que se articulan para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizarle esta población su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos. Clubes pre juveniles y juveniles: son oportunidades para el ejercicio de los derechos de niñas, niños, adolescentes y jóvenes, que apoyan su desarrollo personal, la socialización y la proyección en sus comunidades y municipios, a través del encuentro, el reconocimiento mutuo, la construcción de valores, la participación en acciones en favor de sí mismos, sus familias, los pares y las comunidades en las que viven. Asistencia nutricional al escolar y adolescente: Garantizar alimentación inocua a los escolares, que aporte un mínimo del 20% de las recomendaciones diarias de energía y





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nutrientes acordes con su edad y sexo, en especial el calcio, hierro y vitamina A, durante la jornada diaria de estudio y el periodo escolar. Promover y fomentar en los escolares, la formación de hábitos alimentarios y, que favorezcan su salud en todas las etapas del ciclo vital, a través de procesos formativos en el ámbito escolar. Apoyo al Adulto Mayor: a esta población se prestan los servicios referidos en el siguiente programa. Programa Nacional de alimentación para el adulto mayor: El objetivo del programa es contribuir a mejorar el consumo de alimentos mediante el suministro de un complemento alimentario a adultos mayores en condiciones de desplazamiento o clasificados en los niveles 1 y 2 del nuevo SISBEN, con la participación activa de los entes territoriales, las organizaciones religiosas, las ONGs locales y la comunidad. Protección - acciones para preservar, proteger y restituir el ejercicio integral de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y familias Comprende el conjunto de servicios actuaciones orientados a preservar, proteger y restituir el ejercicio pleno de los derechos a niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en situación de inobservancia, amenaza y vulneración de derechos, bien sea víctimas de delitos, autores o participes de estos ( medidas de carácter pedagógico especifico o diferenciado), en conflicto con la Ley Penal, víctimas o desvinculados de Grupos armados irregulares, con el fin de garantizar previo la verificación del cumplimiento de sus derechos a lograr su integración reintegro familiar, social y comunitario en cumplimiento de la misión institucional de acuerdo a los tratados y convenios internacionales ( Convención de los derechos del niño, Constitución Política las competencias definidas en el Código de la Infancia y la Adolescencia (Decreto, la Ley 1098 de 2006 y los Lineamientos técnicos del proceso administrativo de restablecimiento de derechos). Atención desde Centro Zonal: Asuntos Conciliables: Fijación de Cuota de Alimentos, Revisión de Cuota de Alimentos, Ofrecimiento de Alimentos, Fijación de Visitas, Revisión de Visitas, Fijación de Custodia y Cuidado Personal, Revisión de Custodia y Cuidado Personal, Permiso de Salida del País, Restitución Internacional, Fijación Provisional de Residencia Separada, Suspensión de Vida en Común de Cónyuges o Compañeros Permanentes, Separación de Cuerpos y Bienes - Acuerdos Conciliatorios, Cauciones de Comportamiento Conyugal y Disolución y Liquidación de Sociedad Conyugal por Causa Diferente de la Muerte del Cónyuge. Asuntos No conciliables o No conciliados: Reconocimiento Voluntario de Paternidad/Maternidad, Investigación de Paternidad, Ordinario de Filiación, Impugnación de Paternidad / Maternidad, Impugnación de Reconocimiento, Ejecutivo de





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Alimentos, Ejercicio Arbitrario de la Custodia, Privación de Patria Potestad, Suspensión de Patria Potestad, Rehabilitación de Patria Potestad, Interdicción o Prórroga de la Patria Potestad, Nombramiento de Guarda o Tutor, Remoción de Guardador o Tutor, Impedimento de Salida del País, Licencia Judicial para Venta de Inmuebles, Autorización para Venta de Inmuebles (Ley 9/89), Permiso Laboral en Ausencia de Representante Legal. Procesos Civiles en Juzgados de familia. Hogares Gestores y Hogares Sustitutos Instituciones de Protección para las siguientes problemáticas

a) b. Por Condiciones de Amenaza o vulneración b) c. Con Discapacidad o enfermedad de cuidado especial c) D. En situación de vida en calle d) e. En Explotación Laboral e) f. Con consumo de sustancias psicoactivas f) g. En explotación sexual g) h. Víctimas del conflicto armado

Instituciones de sistemas de responsabilidad penal para adolescentes

a) En conflicto con la ley (restablecimiento) b) J. En conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal) c) K. En conflicto con la ley (Régimen decreto) d) L. Unidades Móviles

Unidades Móviles: Contribuir a la garantía y restitución de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, mujeres gestantes , madres lactantes y su grupo familiar, familias indígenas , familias afro descendientes y adultos mayores en situación de desplazamiento, víctimas de desastres, o inseguridad alimentaria, mediante el desarrollo de acciones integrales y diferenciales de acompañamiento. Sus principales objetivos son: Prestar asistencia alimentaria de emergencia y acompañamiento nutricional Apoyar los procesos de organización y participación comunitaria, Promover acciones que atenúen las consecuencias traumáticas de los eventos vividos, y prevengan los riesgos asociados al desplazamiento Promover y gestionar la articulación intersectorial para la atención.





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3.2 Clientes/Usuarios

Son Clientes del ICBF las entidades públicas, privadas, sociales y comunitarias legalmente autorizadas que trabajan unidas para mejorar las condiciones de vida de la niñez y la familia, en los municipios, departamentos y en todo el territorio nacional. Estas entidades demandan el Servicio de Articulación del SNBF recibiendo acompañamiento, capacitación y asistencia técnica, para la implementación de los programas diseñados por el ICBF como ente rector y articulador del Sistema. El Sistema Nacional de Bienestar Familiar está integrado por los siguientes agentes: 1. El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, al cual está adscrito el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 2. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en su calidad de ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. 3. Los departamentos. 4. Los distritos. 5. Los municipios. 6. Las comunidades organizadas y los particulares. 7. Las Comisarías de Familia 8. La Policía de Infancia y Adolescencia 9. Las Cajas de Compensación Familiar 10. Las demás entidades o instituciones, públicas o privadas, que contribuyan o estén llamadas a contribuir, de acuerdo con su objeto de constitución o a mandato de ley o reglamento, a garantizar, directa o indirectamente, la prestación del servicio público de Bienestar Familiar. El ICBF atiende activamente a estos clientes en todos los niveles: nacional, regional y municipal y/o local, para ello participa de los Concejos de Política Social con el fin de acompañar y brindar asistencia técnica en la implementación de todo lo establecido en la Ley de Infancia y Adolescencia. Los clientes o usuarios de los servicios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar son los niños, niñas, adolescentes colombianos, adulto mayor y las familias colombianas y extranjeras (adopciones). Niños, niñas, adolescentes Son los beneficiarios y usuarios de los diferentes programas para posibilitar, preservar y restituir el ejercicio integral de sus derechos. Familias Aquellas que requieren fortalecer su formación y desarrollo humano para favorecer el ejercicio de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, facilitando el cumplimiento





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de su función socializadora constructora de valores y responsable del desarrollo afectivo a través de procesos de sensibilización, educación, formación y participación. Adultos Mayores Son aquellos que se encuentran en estado de indigencia o de extrema pobreza, en riesgo económico y con la imposibilidad de generar ingresos y en riesgo derivado de la exclusión social.

3.3 Necesidades de los Clientes

Son necesidades de nuestros clientes: Que se posibiliten, se preserven, restituyan y respeten los derechos del niño, niña o adolescente y de su familia, que se han vulnerado o estén amenazados. Que cuando acudan al ICBF reciban un trato humano digno y un servicio eficiente. Que se contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los adultos mayores. Que se fortalezca el desarrollo humano para el ejercicio pleno de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. Las establecidas en la Ley 1098 Código de la infancia y la adolescencia.

3.4 Marco Legal

Los procesos establecidos por el ICBF se rigen bajo normas que tienen como finalidad establecer los principios y las reglas generales para su funcionamiento (Ver Normograma). Ley 1098 de 2006: Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia. Ley 1146 de 2007: Por medio de la cual se expiden normas para la prevención de la violencia sexual y atención integral de los niños, niñas y adolescentes abusados sexualmente Ley 1295 de 2009: Por la cual se reglamenta la atención integral de los niños y las niñas de la primera infancia de los sectores clasificados como 1, 2 y 3 del Sisbén. Ley 1306 de 2009: Por la cual se dictan normas para la Protección de Personas con Discapacidad Mental y se establece el Régimen de la Representación Legal de Incapaces Emancipados. Ley 1450 de 2011: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014 Ley 1448 de 2011: Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Ley 1361 de 2009: Por medio de la cual se crea la Ley de Protección Integral a la Familia





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3.5 Políticas del Sistema Integrado de Gestión-SIGE

3.5.1 POLÍTICA SIGE “En el ICBF la política del Sistema Integrado de Gestión está orientada a prestar servicios de calidad para la atención integral de la primera infancia, proteger a los niños, niñas y adolescentes y lograr el bienestar de las familias colombianas en el marco de la garantía de los derechos, la responsabilidad social, la eficiencia y efectividad en la consecución y ejecución de los recursos, la gestión de riesgos, seguridad de la información y la sostenibilidad ambiental. Somos una organización que aprende orientada a resultados, con talento humano competente, innovador, comprometido con los valores institucionales y sensibilidad social para lograr la excelencia en los servicios que brinda a la sociedad. 3.5.2 Política ambiental “El ICBF, comprometido con la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar, identifica, dimensiona y revisa permanentemente sus Aspectos e Impactos Ambientales para controlar la contaminación, el consumo de recursos y manejo de residuos sólidos, mantener la infraestructura y cumplir con los requisitos legales, para lograr un excelente Desempeño Ambiental orientado a resultados. Así mismo, promueve la educación y sensibilización ambiental en los Niños, Niñas, Adolescentes, Familia, Agentes Educativos y Servidores Públicos en procura de incorporar en su cultura y estilo de vida, mejores prácticas ambientales lideradas por Talento Humano competente, comprometido con los valores institucionales y con sensibilidad social para lograr la atención integral a la primera infancia, la Protección de los niños, niñas y adolescentes y el bienestar de las Familias Colombianas”. 3.5.3 Política de Seguridad de la Información El ICBF está comprometido con la correcta administración y protección de la información para el fortalecimiento de la prestación de servicios a nuestros niños , niñas, adolescentes, familias colombianas y demás entes que lo soliciten, trabajando en el aseguramiento de la información que tiene como fuente los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación propios de la entidad, para garantizar que sea consultada y/o modificada únicamente por personas autorizadas en el momento que se requiera. Para el cumplimiento de esta política el ICBF cuenta con servidores públicos idóneos, metodologías para el análisis, tratamiento y adecuado control de los riesgos.





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3.6 Objetivos SIGE

Lograr los objetivos del mapa estratégico 2011-2014 Disminuir los Impactos Ambientales producidos por los residuos sólidos de los programas de mayor significación ambiental del instituto Adoptar mejores prácticas ambientales por parte de los servidores públicos, contratistas y operadores de servicios Optimizar el consumo de papel, agua y energía en el instituto para mitigar el impacto ambiental asociado al uso indirecto de los recursos naturales Prevenir la materialización de los riesgos en cada uno de los procesos del ICBF Garantizar que los activos de información del ICBF reciban un apropiado nivel de protección Asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información del ICBF Proteger los recursos de información del Instituto y la tecnología utilizada para su procesamiento, frente a amenazas, internas o externas, deliberadas o accidentales, con el fin de asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información.

CAPITULO 4: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIGE

4.1 Requisitos Generales

Para garantizar la efectividad y asegurar que nuestros servicios son conformes con los requisitos de los clientes (niños, niñas, adolescentes, familias, adultos mayores, partes interesadas) y se desarrollan bajo principios de responsabilidad social, sostenibilidad ambiental y seguridad de la información el ICBF ha establecido, documentado e implantado el Sistema Integrado de Gestión SIGE cuyas directrices, políticas y objetivos han sido documentadas en el presente manual. El punto de partida para gestionar mejora continua al interior del ICBF, consiste en establecer, documentar, implementar y mantener: a) La Identificación de procesos; para efectos de cumplir este requisito se llevó a cabo la determinación del Mapa de Procesos del ICBF (Ver Anexo 3), el cual está conformado por procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Para el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información -SGSI se ha definido el documento declaración de aplicabilidad ICBF, el cual contiene los objetivos de control, los controles, seleccionados, las razones para su selección y los controles que se





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implementan de acuerdo con la valoración realista de que ocurra una falla en la seguridad, en los activos del ICBF. Como parte primordial del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información- SGSI, se identificaron los activos de información asociados a estos, igualmente se listan los componentes críticos tales como el recurso humano, software, hardware, infraestructuras que soporten los procesos. La identificación de estos activos se realizó mediante la aplicación de la “G06.PA04 guía metodológica para control de cambios y requerimientos de sistemas de información”. Dicha identificación es esencial para saber que hay que proteger y para hacer una correcta clasificación mediante criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad. La responsabilidad sobre cada uno de estos activos recae en cada uno de sus propietarios quienes tienen la tarea de clasificar su nivel de seguridad, derechos de acceso y el mantenimiento de controles apropiados, con base en las amenazas, vulnerabilidades y los riesgos a las que están expuestos los activos. Luego de identificadas todas las amenazas, se evalúa su probabilidad de ocurrencia y el resultado de esta evaluación permitirá identificar las amenazas de mayor a menor ocurrencia y la decisión sobre cuales atacar y cuales descartar de acuerdo con criterios técnicos, legales y de costos. Una vez identificados los riesgos a los que están expuestos los activos del ICBF, se realiza una comparación frente a los criterios para la aceptación de riesgos, que fueron previamente definidos, se estiman los niveles de riesgo y partir de allí se identifican las opciones para su tratamiento. b) El Sistema Integrado de Gestión- SIGE; ha identificado los rasgos distintivos del proceso a través de las Caracterizaciones de Proceso (Ver Anexo 7), en donde se establece la relación con los demás procesos internos o externos, las entradas y salidas del proceso, los proveedores, clientes y considerando los aspectos ambientales significativos, para permitir a los usuarios del sistema, clarificar de manera sencilla la gestión de sus procesos y el accionar del ICBF. Las caracterizaciones contienen: Objetivo del proceso, dueño y responsables del mismo, Alcance del proceso y objetivos SIGE, Proveedores, entradas, salidas y clientes, Política de operación del proceso, Aspectos e impactos ambientales del proceso, Recursos asociados a la gestión del proceso, Procedimientos/ Lineamientos/Guías/ Instructivos del proceso





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Actividades en ciclo PHVA Control de cambios del proceso Responsables de elaboración, revisión y aprobación A continuación se relacionan las notas que hacen parte de la caracterización de los procesos: Nota 1. Consultar los indicadores de procesos en el modulo de seguimiento a planes, proyectos y programas -SPR del SIM Nota 2. Consultar los riesgos del proceso en el Mapa de Riesgos en el aplicativo http://172.16.9.138/isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=Menu.asp&IdModulo=17

Nota 3. Los normogramas (normas internas y externas) se encuentran por cada uno de los procesos y pueden ser consultados en la Intranet.

http://172.16.9.138/isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=Menu.asp&IdModulo=17





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Nota 4. Consultar los Aspectos e Impactos Ambientales identificados para el proceso en la Matriz de Identificación y Valoración de Impactos ambientales en la sección del portal web: El Instituto – Centro de Conocimiento – Avances Gestión Ambiental ICBF, y allí como archivo .pdf descargable. Link directo: https://www.icbf.gov.co/icbf/directorio/portel/libreria/php/decide.php?patron=03.0818 c) Se determinaron los métodos y criterios necesarios para asegurar el funcionamiento efectivo y el control de los procesos del Sistema Integrado de Gestión SIGE, a partir de: Todas las Caracterizaciones de Proceso Proceso Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno Proceso Evaluación de la Gestión Proceso Mejoramiento Continuo Para la atención integral del niño, niña, y adolescente, el ICBF contrata la prestación de los servicios con asociaciones de padres de familia, ONG’s, Cajas de Compensación Familiar, Instituciones especializadas y hogares sustitutos; los cuales son controlados mediante el Sistema de Supervisión que se ejecuta en el proceso de Aseguramiento a la Calidad de Terceros.

4.2 Requisitos de la Documentación

4.2.1 Generalidades La documentación del Sistema Integrado de Gestión SIGE del ICBF incluye:

https://www.icbf.gov.co/icbf/directorio/portel/libreria/php/decide.php?patron=03.0818





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Las declaraciones documentadas de la política y de los Objetivos SIGE, El presente Manual SIGE, Los procedimientos documentados requeridos por la norma NTCGP 1000:2009, ISO IEC 27001:2005, así como los documentos elaborados por el Instituto para asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, Informe de la valoración de riesgos para el SGSI, La declaración de aplicabilidad, Los registros requeridos por el Sistema Integrado de Gestión SIGE. 4.2.2 Control de Documentos Para controlar los documentos del Sistema Integrado de Gestión- SIGE se ha establecido el procedimiento: “Elaboración y Control de Documentos”, el cual puede ser consultado en Isolucion e intranet: elaboracionycontroldedocumentos 4.2.4 Control de Registros Para controlar los registros del Sistema Integrado de Gestión-SIGE, la entidad ha establecido el procedimiento: “Organización y gestión de archivos”, el cual define los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la Dirección

La Dirección General del ICBF está comprometida con el desarrollo, implementación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión SIGE, para la prestación de los servicios y la gestión de sus procesos, mediante la aplicación de los Procesos de Direccionamiento Estratégico y Mejoramiento Continuo en donde se establece: a) Llevar a cabo sensibilización y comunicación a todos los servidores públicos y particulares al servicio del ICBF, sobre la importancia de satisfacer las necesidades de los niños, niñas, adolescentes y familias, así como de los requisitos legales y reglamentarios. Estas actividades pueden ser realizadas mediante cartillas, talleres SIGE, red interna e inducciones entre otros. b) Formular y aprobar la política y los objetivos SIGE en Comité SIGE. c) La realización de revisiones del Sistema integrado de Gestión- SIGE por la dirección d) Proponer y aprobar los riesgos residuales propuestos para el SGSI e) Asignar los recursos necesarios para la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión- SIGE.

http://intranet/documentos/P-Estrategicos/rev%20y%20mejora/PR07.PE02%20elaboración%20y%20control%20de%20documentos%20N.pdf





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5.2 Enfoque al Cliente

La Dirección General asegura que los requisitos (Ver anexo 4 Matriz Requisitos vs. Procesos) que debemos cumplir en beneficio de los niños, niñas, adolescentes, familias y Adulto Mayor, se establecen en la ley y los diferentes lineamientos técnico – administrativos, aplicables en los procesos y niveles pertinentes, con el fin de satisfacerlos.

5.3 Planificación

5.3.1 Planificación del Sistema Integrado de Gestión- SIGE El ICBF identifica y define las actividades y recursos necesarios para alcanzar los objetivos SIGE y los requisitos del servicio (Ver anexo 4 Matriz Requisitos vs. Procesos) a través de la planificación estratégica, lo cual se refleja en los planes de acción, planes de gestión ambiental y planes operativos que elabora cada dependencia del nivel Nacional, Regional, y Zonal, para la respectiva vigencia. Dentro de la planificación se identifican los aspectos ambientales y los requisitos legales, para lo cual se tienen definidos los procedimientos (ver en intranet proceso mejoramiento continuo PR05- PE02, PR06-02 y PR07-02), la matriz de aspectos e impactos ambientales (ver anexo 5) y los planes de Gestion ambiental que pueden ser consultados en la intranet, proceso de Direccionamiento Estratégico. Dentro de la planificación se identifican los procesos esenciales para el SIGE, la secuencia e interacción de estos procesos (Ver anexo.3 Mapa de Procesos) y la disponibilidad de recursos necesarios para su eficaz operación y control. La planificación definida garantiza que los cambios generados e identificados en el Sistema, se realizan en forma controlada a través del Comité SIGE y se divulgan al interior de la entidad para la sostenibilidad y mejora del sistema.

5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

5.5.1 Responsabilidad y autoridad El ICBF definió los niveles de autoridad y responsabilidad mediante el Decreto 117 de enero 21 de 2010 (Estructura y funciones de sus dependencias del nivel Nacional), la Resolución 1616 de 2006 (Estructura y funciones de las diferentes dependencias del nivel Regional y Zonal) y los lineamientos Técnico Administrativos de los diferentes





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servicios. Las responsabilidades y autoridades son comunicadas a todos los servidores públicos mediante los procesos y procedimientos, así como en el manual de funciones. Las responsabilidades específicas frente al Sistema Integrado de Gestión SIGE se establecen en la Resolución 3095 del 27 de julio de 2010 proferida por la Dirección General. Por medio del procedimiento de Identificación y Valoración de Impactos Ambientales, se determinó que los aspectos ambientales significativos corresponden a las actividades, programas, servicios y proyectos de los procesos de Gestión Administrativa, Prevención, Protección, Gestión de Abastecimiento y Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones. Para el Sistema Integrado de Gestión- SIGE, la identificación de los aspectos ambientales, así como la valoración de los impactos ambientales se realiza por medio del procedimiento identificación y valoración de Impactos Ambientales PR08.PE02; en donde se determinan los impactos ambientales más significativos que son incluidos en las caracterizaciones de los procesos con el fin de establecer programas, objetivos y metas para la prevención de la contaminación generada en las actividades, programas y servicios del ICBF. Corresponde al Proceso de Direccionamiento Estratégico la formulación de la planeación institucional, dentro de la cual se tienen los Planes y Programas de Gestión Ambiental del ICBF, por medio de la aplicación de herramientas de diagnóstico así como de seguimiento y evaluación. El Proceso de Mejoramiento Continuo se encarga de la documentación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión por medio de la creación , así como de la sostenibilidad y mejora a través de metodologías e instrumentos para el cumplimiento de los requisitos de las normas NTCGP1000:2009;NTCISO14001:2004; NTCISO9001:2008 y 27001:2005. Al Proceso de Gestión Administrativa le corresponde ejecutar los planes de gestión en los diferentes niveles de la entidad. Los procesos de protección y prevención se encargan de gestionar los aspectos ambientales a través de los controles operativos definidos en los lineamientos relacionados con las actividades que desarrollan para la operación de las modalidades dentro de la prestación de los servicios. El proceso Gestión de Abastecimiento se encarga de que en los contratos se definan criterios para el manejo de los aspectos ambientales asociados a la selección de





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proveedores, el suministro de bienes y servicios para el ICBF y la operación de las Plantas de Bienestarina. El Proceso de Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones define y clasifica los activos del ICBF mediante la aplicación de la guía para desarrollo de inventario y clasificación de inventario de activos G10.PA04, con el fin de garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información. 5.5.2 Representante de la Dirección La Dirección General del ICBF designó al Director de Planeación y Control de Gestión como representante de la Dirección ante el Sistema Integrado de Gestión, a través de la Resolución 5620 de 2009 proferida por la Dirección General, definiendo las funciones, que cumplirá con el apoyo y soporte de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. 5.5.3 Comunicación interna El ICBF mantiene un Sistema permanente de comunicación interna en los diversos niveles, a través de la organización de diferentes tipos de Comités, cuya composición y periodicidad es variable, dependiendo del objetivo que persiguen. El más gerencial y permanente es el Comité de Dirección, que se realiza semanalmente a nivel Nacional y mensualmente en el nivel Regional a través del estratégico Regional; con el fin de hacer seguimiento a la gestión. En el nivel Nacional está constituido por los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Asesores; en el nivel Regional, por los Coordinadores de Grupo y Coordinadores de Centros Zonales. El Instituto cuenta Grupos de Apoyo al Mejoramiento Institucional -GAMI en las regionales y sede de la Direccion General, los cuales articulan y facilitan la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestion. Igualmente se mantiene comunicación permanente con las Regionales y Centros zonales a través de diferentes medios internos tales como el correo electrónico, el NOTICBF, la Intranet, las carteleras, videoconferencias entre otros dependiendo de las necesidades de comunicación. La Dirección general divulga de manera permanente información en la Intranet y a través del NOTICBF. Las carteleras son utilizadas frecuentemente en los diferentes niveles para publicar información de diferentes temas relacionados con los servicios y programas del Instituto y sobre las actividades desarrolladas por las dependencias. Todas las necesidades y sus medios de comunicación están definidas en la Matriz de Comunicaciones Internas y externas (Ver anexo 6).





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De igual forma se realizan Grupos de Estudio y Trabajo- GET en los diferentes niveles de la entidad, como una estrategia para fortalecer la comunicación interna.

5.6 Revisión por la Dirección

5.6.1 Generalidades La Dirección General del ICBF ha establecido la revisión de la implementación, avances y mejora del Sistema Integrado de Gestión- SIGE al menos dos (2) veces al año en los comités del SIGE para la Gestión Institucional del nivel Nacional y Regional; con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua, de acuerdo con la metodología establecida en el “Procedimiento Revisión del SIGE por la Dirección”. Esta revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema Integrado de Gestión, incluyendo la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión- SIGE. 5.6.2 Información para la revisión por dirección Para la revisión del Sistema se trabaja con la información de entrada que suministran los respectivos dueños de proceso a través del instrumento (Anexo 2 instrumento para registro de la información de revisión por dirección del Sistema Integrado de Gestión, del Procedimiento Revisión por Dirección), el cual define las siguientes entradas: Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión- SIGE. suministrados por el proceso de evaluación independiente del sistema de control interno. Retroalimentación del cliente. Se presentan los resultados de las quejas, peticiones y reclamos, así como de las encuestas de satisfacción aplicadas por el proceso de Atención al Ciudadano. Desempeño de los procesos y conformidad del producto (tablero de control). Los dueños y responsables de proceso presentan los resultados de indicadores estratégicos y funcionales. Aspectos críticos y soluciones. Desempeño ambiental de la organización: Se presentan los resultados de los indicadores de la gestión ambiental, por parte del proceso Gestión Administrativa (consumo de agua y energía) y de Mejoramiento Continuo (ejecución presupuesto gestión ambiental/avance gestión ambiental regional).





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Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas: Análisis presentado por el proceso de Mejoramiento Continuo. Requisitos legales y aspectos ambientales: Se presenta el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable al ICBF por parte del proceso de Mejoramiento Continuo. Acciones de seguimiento de la anterior revisión por Dirección: cada proceso presenta el estado de cumplimiento de los compromisos adquiridos en las revisiones anteriores. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión-SIGE: Cada dueño de proceso presenta aquellos cambios que pueden afectar dicho sistema de manera positiva o negativa. Recomendaciones para la mejora: Cada dueño de proceso presenta aquellas oportunidades para el mejoramiento del proceso. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad. Los cuales deben estar actualizados y se presentan los resultados de la valoración del mapa de riesgos por cada proceso. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos. Relacione todas las características y eventos relacionados con los activos de información, que no fueron valoradas correctamente. 5.6.3 Resultados de la revisión Los resultados de la revisión por la dirección incluyen las decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE y sus procesos; la mejora del servicio con relación a los requisitos del cliente y las necesidades de recursos. De cada una de las revisiones que se realicen al Sistema Integrado de Gestión- SIGE se deja registro de acuerdo al “Anexo 2 instrumento para registro de la información de revisión por dirección del Sistema Integrado de Gestión, del Procedimiento Revisión por Dirección, F01.PR10.PE01.





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CAPITULO 6. GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de los Recursos

El ICBF determina y proporciona los recursos necesarios para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y para aumentar la satisfacción de los usuarios (clientes), con los requisitos establecidos, esto se refleja en la programación de metas sociales y financieras aprobadas por la Dirección General. En la planificación de cada proceso se tienen en cuenta los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades.

6.2 Talento Humano

El ICBF en su Manual de funciones ha determinado el nivel de educación, formación, habilidades y experiencia de los servidores públicos que desarrollan las diferentes actividades del Instituto y que pueden afectar la calidad de los servicios y el medio ambiente. Para asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, el ICBF actúa: Estableciendo la competencia (valoración de competencias) de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas o que realizan trabajos que afectan la calidad del servicio, (académicas, formación, experiencia, habilidades), necesarias para desempeñar cada uno de sus cargos. Proporcionando la formación para satisfacer las necesidades detectadas, mediante planes anuales de capacitación, previa identificación de necesidades y/o estableciendo requisitos de formación para los particulares que ejercen funciones públicas. Estos se orientan a mejorar las competencias profesionales de los servidores públicos involucrados. Evaluando la eficacia, eficiencia o efectividad de las acciones desarrollada (Instructivo de Capacitación), Asegurándose que los servidores públicos, del ICBF, conozcan la pertinencia e importancia de su trabajo y cómo están contribuyendo al logro de los objetivos SIGE, y Manteniendo en la historia laboral, los registros de educación, formación, habilidades y experiencia de los servidores públicos vinculados al Instituto.

6.3 Infraestructura

El ICBF cuenta con una infraestructura de comunicaciones que consta de una Red WAN conformada por enlaces dedicados (Frame Relay) y/o Satelitales con los respectivos DTU; sobre dicha red se accede a servicios de datos e información en línea





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y para el caso de enlace dedicado Frame Relay se dispone de dos puertos de voz sobre IP (VoIP) en los enrutadores conectados a nivel Nacional y este se conecta a la central telefónica, para dar respuesta a la demanda de servicios. Las metodologías, controles, pruebas y validaciones para garantizar la disponibilidad y uso adecuado de los aplicativos del ICBF se desarrollarán a través del Proceso Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones. El ICBF cuenta con un Sistema de Información Misional (SIM) para las operaciones de los procesos de Protección, Prevención, Atención al ciudadano y Direccionamiento Estratégico en el modulo de Metas sociales y financieras. Las treinta y tres (33) Regionales están distribuidas a lo largo y ancho del territorio nacional cada una de estas regionales y doscientos (200) Sedes donde operan los Centros Zonales los cuales han sido impactados con el programa de centros Zonales con calidad a través del cual han permitido su mejora integral para la prestación de los servicios a la comunidad. Los procedimientos relacionados con la infraestructura física y de mantenimiento de la misma al interior del ICBF están relacionados en el Proceso Gestión Administrativa.

6.4 Ambiente de Trabajo

Las condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo y se presta el servicio a la comunidad, cuenta con espacios adecuados de acuerdo a factores físicos y ambientales, esto como resultado de la implementación del programa integral centros zonales con calidad que viene siendo liderado por la Dirección General de la entidad.

CAPITULO 7: REALIZACION DEL PRODUCTO

7.1 Planificación de prestación del servicio

El ICBF planifica la prestación del servicio dentro de sus procesos misionales dando cumplimiento a la misión, para lo cual se definen servicios de atención orientados a posibilitar, proteger, preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de los niños, niñas y adolescentes; fortalecer la formación y desarrollo humano de las familias para favorecer el ejercicio de los derechos de los niños, niñas y adolescentes y atender al adulto mayor que se encuentra en estado de indigencia o de extrema pobreza, en riesgo económico por la imposibilidad de generar ingresos y en riesgo derivado de la exclusión social .





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Para asegurar la operación y el seguimiento de los servicios, el Instituto define lineamientos técnicos administrativos, procedimientos y demás documentos que soportan la ejecución de los programas. El control operacional de los aspectos ambientales de los programas del ICBF se documenta en los Lineamientos Técnicos Administrativos Misionales, como se establece en la Guía Metodológica Para la Construcción y / o Actualización G01.PM02. Esta planificación es coherente con los requisitos establecidos en la normativa aplicada al que hacer institucional, alineada a planeación estratégica y a los objetivos del Sistema Integrado de Gestión. Para la prestación del servicio, la entidad planifica la ejecución de los procesos, prevista desde el anteproyecto de presupuesto, el presupuesto de inversión aprobado, la programación de metas sociales y financieras, los planes de acción y operativos. Cuenta además con procesos estructurados, documentados y controlados mediante indicadores de gestión para verificar la eficacia en la operación de los procesos, así como los registros para proporcionar la evidencia de cumplimiento de los requisitos en los procesos misionales. (Ver Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Procesos).

7.2 Procesos relacionados con el Cliente

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio Los requisitos para los servicios de atención de los niños, niñas, adolescentes y las familias se encuentran establecidos en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1098 de 2006 Código de la infancia y Adolescencia. Igualmente, las Direcciones de Protección y de Prevención, articuladas con la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, la Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano y la Oficina Asesora Jurídica; estudian y revisan los diferentes requisitos de Ley aplicables a los servicios y los lineamientos técnicos – administrativos, para su adecuada prestación acorde con las necesidades de los usuarios. En relación con los requisitos legales, se establece el procedimiento de identificación y evaluación del cumplimiento Legal PR06.PA02; a través del cual se determinan algunas fuentes de legislación y se definen las autoridades ambientales, así como un instrumento para documentar la revisión periódica de estos requisitos y verificar su aplicabilidad para el Instituto. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio





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Conforme a lo dispuesto por las leyes 75 de 1968, 7 de 1979 y 1098 de 2006, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar adecua su organización para cumplir los preceptos legales y a través de las Direcciones de Protección y de Prevención, se generan los lineamientos técnicos requeridos en concordancia con la normativa vigente para todos los servicios. 7.2.3 Comunicación con el cliente La comunicación con los clientes se efectúa a través de atención directa en los Centros Zonales donde se les informa y orienta sobre los servicios que presta el ICBF; atención telefónica las 24 horas del día por medio de la “Línea Bienestar” 01 8000 91 8080; atención de peticiones de los usuarios tratadas de acuerdo con lo estipulado en el proceso de Atención al Ciudadano y sus procedimientos; de la página Web www.icbf.gov.co publicada en español, inglés y francés; la urna de cristal como la herramienta que busca que la comunidad ayude a identificar problemas colectivos y soluciones innovadoras que contribuyan a la Prosperidad Democrática y a los principios de Buen Gobierno, las carteleras y buzones de sugerencias ubicados en los Centros Zonales, Regionales y Dirección General para publicar información de diferentes temas relacionados con los servicios y programas del Instituto, así como sobre las actividades desarrolladas por los diferentes procesos. Así mismo, la entidad realiza encuestas a los usuarios de los servicios para identificar la percepción del cliente y buscar oportunidades de mejora para retroalimentar el Sistema Integrado de Gestión. Todas las necesidades y sus medios de comunicación están definidas en la Matriz de Comunicaciones Internas y Externas, (ver Anexo 6). El ICBF garantiza la eficacia en el uso y retroalimentación de esta información para la mejora continua de los procesos y del Sistema. Ambientalmente, para el Sistema Integrado de Gestión- SIGE, la principal parte interesada es la Comunidad, en consecuencia, la Alta Dirección ha decidido divulgar externamente los aspectos ambientales de la entidad, así como las medias de prevención, mitigación y corrección de los impactos ambientales generados; esta comunicación se realiza por medio de la Página de Internet.

7.3 Diseño y Desarrollo

Este numeral se excluye del Sistema Integrado de Gestión (ver 1.3 de este Manual).

http://www.ciudaddonbosco.org/





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7.4 Adquisición de bienes y servicios

7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios Para la prestación efectiva de los servicios de los niños, niñas y adolescentes y familias y atender al adulto mayor, se realiza a través de diferentes modalidades de servicios subcontratados. La convocatoria, selección, calificación y contratación de los operadores de los servicios externos se encuentra establecida en el proceso Gestión de Abastecimiento. Para asegurar la calidad en la prestación de los servicios, se tienen mecanismos de control a estas modalidades de servicios subcontratados, mediante la Guía de Supervisión que contempla instrumentos de supervisión para las diferentes modalidades. 7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios Por la naturaleza especial del Servicio Público de Bienestar Familiar y para lograr su objetivo, el ICBF celebra contratos de aporte con las instituciones de utilidad común1, pertenecientes al Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Estos contratos deben cumplir con los principios rectores de la contratación estatal y la administración pública, incorporados en el manual de contratación del ICBF y en el proceso de Gestión de Abastecimiento. El ICBF contrata con Organizaciones no Gubernamentales la prestación de estos servicios y los compromisos que se suscriben con estas entidades contratistas comprenden entre otros: Respetar y salvaguardar los derechos fundamentales de niños, niñas y adolescentes, consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia de 1991, en la Convención internacional de los derechos del niño, en el Código la Infancia y la Adolescencia, ley 1098 de 2006 y en las demás normas legales pertinentes. Cumplir y ejecutar las acciones y el proceso contenidos en los lineamientos técnicos, administrativos y financieros que hacen parte integral del contrato de aportes. Aplicar los estándares de atención que establecidos por el ICBF. Continuar con la aplicación o aplicar (para aquellos que no lo han hecho) dentro de los dos meses siguientes a la iniciación de la ejecución del contrato, el instrumento del proyecto de autoevaluación, fortalecimiento y estándares de calidad de los procesos de protección integral.

1 Son instituciones sin ánimo de lucro.





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Gestionar la afiliación o vinculación de todo niño, niña y adolescente al Sistema de Seguridad Social en Salud conforme a lo establecido por la Ley. Presentar informes cada seis meses donde presente el concepto de los profesionales sobre el seguimiento de los casos, el diagnóstico y las recomendaciones pertinentes que de manera integral establezca el equipo técnico institucional. Presentar los informes extraordinarios que sobre casos específicos de niños, niñas y adolescentes solicite el ICBF. Presentar informes trimestrales financieros según el plan único de cuentas, el cual incluye la ejecución de los ingresos y los gastos provenientes de los recursos aportados por las Entidades contratantes. Estos informes deberán ser remitidos al coordinador del Centro Zonal respectivo, con destino al supervisor del contrato. Facilitar las visitas de supervisión y asesoría de cualquier nivel del Instituto que se desarrollan para establecer las condiciones en las que se encuentran los niños, niñas y adolescentes para tomar medidas pertinentes. Presentar, a la terminación de los contratos, un estado de cuenta conforme a lo establecido en los lineamientos financieros y llevar la contabilidad ciñéndose al PUC. Colocar un aviso o valla en parte visible que indique la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar. Informar previamente al ICBF cualquier cambio de las instalaciones en donde se presta el servicio o cualquier cambio de domicilio. Informar por escrito al ICBF, una vez concluido el contrato, sobre el desarrollo y el mejoramiento técnico del servicio prestado, en especial sobre sus logros y recomendaciones. 7.4.3 Verificación de los servicios contratados Para asegurar la verificación de los servicios contratados, el proceso de Aseguramiento a la Calidad de Terceros busca garantizar la calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar prestado por terceros, de tal forma que se cumpla con las exigencias contempladas en la ley, la normativa vigente, Manuales Operativos y Lineamientos Técnicos definidos; mediante el diseño y ejecución de actividades de verificación, validación, seguimiento e inspección en la supervisión técnica a través de la aplicación de criterios y estándares de calidad.

7.5 Prestación del Servicio

7.5.1 Control de la prestación del servicio Para la prestación del servicio la entidad cuenta con un modelo de operación por procesos en donde se definen los misionales: Protección, Prevención, Atención al





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Ciudadano y Coordinación y Articulación del SNBF, los cuales están estructurados, documentados y controlados mediante indicadores de gestión. Los diferentes niveles de la entidad, así como las unidades aplicativas en donde se prestan los servicios, cuentan con la información para apoyar la ejecución de los procesos a través de los mecanismos de comunicación interna y se realiza el seguimiento y medición del cumplimiento de los mismos, a través del proceso Aseguramiento a la Calidad de Terceros. El instituto cuenta con un mapa de riesgos por proceso, valorado semestralmente y al cual se le realiza seguimiento a las acciones para el control y mitigación de los mismos. 7.5.2 Validación de los procesos de prestación del servicio El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar define los criterios para la prestación de cada uno de los servicios, con base en las directrices del gobierno, dadas a través del Ministerio de la Protección Social, y los diagnósticos situacionales. Efectúa un modelo de costos como criterio para la viabilidad del servicio, el cual actualiza mediante una ficha del proyecto BPIN ante Departamento Nacional de Planeación. En los lineamientos de cada uno de los programas se encuentran la descripción del servicio, características de operación, financiación, personas encargadas de la operación, y componentes del programa. 7.5.3 Identificación y trazabilidad El ICBF identifica los servicios mediante una estructura presupuestal que identifica el programa, subprograma, proyecto, subproyecto, modalidad y código. Los beneficiarios son identificados mediante el registro único de beneficiarios- RUB y a través del tipo de documento de identificación (NUIP, registro civil, cédula de ciudadanía,) en el Formato Único de Historia de Atención, que contiene toda la información desde su ingreso al servicio hasta su salida del programa o cierre del caso. 7.5.4 Propiedad del cliente Se considera propiedad del cliente toda información o documentos recibidos u obtenidos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en relación con los niños, niñas, adolescentes y ciudadanía, que es utilizada para el cumplimiento de su misión. Esta documentación e información se maneja acorde con las políticas establecidas en el ICBF, a través de las tablas de retención documental- TRD y la realización permanente de back ups, de acuerdo con las políticas de seguridad de la información.





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7.5.5 Preservación del servicio Para preservar el servicio que el ICBF presta a los niños, niñas y adolescentes, familias y adulto mayor que ingresan a los diferentes programas, se brinda asesoría, capacitación y asistencia técnica a los prestadores de los servicios subcontratados en sus diferentes modalidades. Igualmente la elaboración y aplicación de los lineamientos técnicos administrativos (los cuales se encuentran relacionados en el listado maestro de documentos internos) para las diferentes modalidades, asegura que la prestación del servicio se realice de forma continua y con los parámetros de calidad, sostenibilidad ambiental, oportunidad y pertinencia acordes a los requisitos de nuestros clientes. El Control Operacional de los aspectos ambientales de los programas del ICBF se documenta mediante los lineamientos de los mismos como se establece en la Guía Metodológica para la Construcción y / o Actualización de Lineamientos Técnicos Administrativos Misionales.

7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición

Dentro de la prestación de los servicios, el instituto realiza mediciones de talla, peso y otras mediciones antropométricas de los niños y niñas, para valorar su crecimiento y su estado nutricional en los diferentes programas de salud y desarrollo comunitario. Para ello emplea balanzas e infantómetros o tallímetros. La capacidad y especificaciones de los equipos necesarios para dichas mediciones son definidas en el documento conceptual técnico operativo del sistema de seguimiento nutricional. Con el fin de garantizar que los procesos de seguimiento y medición se realizan de manera coherente y asegure la validez de los resultados, el Instituto lleva a cabo la calibración de los equipos, la cual se planifica y efectúa de acuerdo con las recomendaciones del fabricante, el uso de los equipos y los resultados de chequeos periódicos hechos por las nutricionistas o supervisor en los puntos de medición. Este control junto con las disposiciones para el mantenimiento, manipulación y almacenamiento se encuentran descritos en la Guía para la línea técnica en Metrología aplicable a los sub proyectos de prevención y protección del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para la estandarización de medidas antropométricas.





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Los responsables de operar las balanzas y tallímetros son los encargados de mantener los registros de calibración y/o verificación y de mantener los equipos estén identificados para determinar su estado de calibración. Los datos de la hoja de vida de los equipos, la planificación y control de las calibraciones son registradas en el módulo calibración de equipos del aplicativo Isolución. CAPITULO 8: MEDICION ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar busca sostener y mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, para lo cual implementa procesos de Evaluación tales como: i) Evaluación de la Gestión, ii) Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno y iii) Aseguramiento a la Calidad de Terceros; a través de los cuales se realiza seguimiento, medición y análisis de la gestión; con el ánimo de facilitar la toma de decisiones fundamentadas en hechos, demostrar la conformidad de los servicios, asegurar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión y garantizar su mejora continua.

8.2 Seguimiento y Medición

8.2.1 Satisfacción del cliente Para obtener la percepción del cliente externo con respecto al cumplimiento que el Instituto da a sus requisitos, se aplican encuestas por parte del proceso de Atención al Ciudadano a los niños, niñas, adolescentes y familias usuarios de programas y servicios que presta el ICBF. Los resultados del análisis de estas encuestas son fuente de identificación de oportunidades de mejora para el servicio que permiten asegurar el cumplimiento de requisitos y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión. Estas encuestas de satisfacción se aplican en las Regionales y Centros Zonales, en donde se tabulan, se analizan sus resultados para enviar posteriormente al nivel Nacional y se divulgan a través de la Intranet: http://intranet/contenido/contenido.aspx?catID=537&conID=930&pagID=1089

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8.2.2 Auditoría interna El ICBF tiene estructurado el procedimiento para la realización de las Auditorías Internas, en el que se establece la planificación de las mismas, la realización in situ de las auditorias, conclusiones de la verificación y el seguimiento a las acciones correctivas resultado de los hallazgos. Se ha designado al proceso de Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno en cabeza del Jefe de la Oficina de Control Interno, como el responsable de coordinar las Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta que debe realizar por lo menos un ciclo de auditoría al año. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos y servicios El Instituto Colombiano Bienestar Familiar, desarrolla modelos de evaluación para el seguimiento de los programas misionales y las actividades de apoyo del Instituto. Algunos de los métodos para conocer la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos son: seguimiento, monitoreo, control, supervisión, interventoría, auditoría, investigación, elaboración de diagnósticos y elaboración de informes. Las partes interesadas son informadas de la gestión institucional mediante informes como: Informe anual al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, Informe de gestión al DNP, Informe al Consejo Nacional de Planeación, Informe al Congreso Nacional de la República y Reportes de evaluación para rendición de cuentas al Presidente y Ministros. El sistema de Supervisión contempla seguimientos al servicio en diferentes etapas de la prestación, el cual tiene como finalidad verificar que los servicios de Bienestar Familiar, se presten de acuerdo con los requisitos y lineamientos técnico administrativos establecidos y los compromisos contractuales acordados. Cada proceso tiene indicadores que miden su gestión y el resultado se reporta a través del Tablero de Control en el módulo de Seguimiento a Planes, Programas y proyectos del SIM, permitiendo hacer seguimiento y control al logro de las disposiciones planificadas en el Sistema Integrado de Gestión- SIGE. En relación con el cumplimiento de la legislación ambiental colombiana en el Sistema Integrado de Gestión, se implementa el procedimiento de identificación y evaluación del Cumplimiento Legal PR06.PE02; en donde se establece el mecanismo mediante el cual se realiza la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables al Instituto, en colaboración con los demás procesos del ICBF.





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8.3 Control del Servicio No Conforme

Se cuenta con el procedimiento: “Control Servicios No Conformes y No Conformidades del Sistema” para la detección, tratamiento, registro y control de los servicios no conformes /no conformidades del sistema, generados en los distintos procesos de la entidad. Los servicios no conformes- SNC, se identifican y documentan en los procesos misionales. La naturaleza de las no conformidades y el tratamiento adelantado se registra en el módulo de mejoramiento del aplicativo ISOLUCION, herramienta implementada para el seguimiento y control de las acciones de mejora. Con el fin de preparar y responder ante las emergencias, se formulan Planes de Gestión Ambiental donde se identifican situaciones potenciales de emergencias a las que están expuestas las Unidades Aplicativas. La entidad cuenta con treinta y tres (33) Planes de emergencia y contingencia- Componente ambiental en las regionales con la información suministrada por cada uno de sus Centros Zonales, en relación con amenazas de tipo ambiental (inundaciones, deslizamientos, sismos, vulcanismo, huracanes), de origen tecnológico y de origen social. La información suministrada permite clasificar y ubicar las unidades aplicativas por tipo de riesgo, para coordinar esfuerzos con entidades del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres SNPAD, como los Comités Locales de Prevención y Atención de Desastres CLOPAD (municipios) y Comités Regionales de Prevención y Atención de Desastres CREPAD (Departamentos); con el fin de comunicar y mitigar el riesgo a las unidades aplicativas, para organizarlas y atenderlas en caso de un desastre natural o una materialización del riesgo ambiental.

8.4 Análisis de Datos

El proceso Evaluación de la Gestión a través de sus procedimientos, permite integrar y analizar el desempeño general del Instituto e identificar oportunidades de mejora. El análisis a la información se realiza con el fin de identificar tendencias, guiar decisiones y evaluar el Sistema Integrado de Gestión- SIGE para demostrar su eficacia, eficiencia y efectividad. Los datos para el Tablero de Control son registrados y analizados por los dueños y responsables de los procesos a nivel Nacional, Regional y Zonal, con el fin de aplicar y documentar acciones correctivas y preventivas que permitan mejorar la efectividad de los procesos.





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8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua El instituto mejora la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión- SIGE mediante el uso de las Políticas del Sistema, de sus objetivos, resultados de auditorías internas SIGE, resultados de indicadores de gestión y revisiones por dirección para el seguimiento y medición de los procesos; con el fin de implementar las acciones correctivas y preventivas para la sostenibilidad y mejora del Sistema. 8.5.2 Acción correctiva / 8.5.3 Acción preventiva La entidad cuenta con los procedimientos para el manejo de las “Acciones Correctivas y “Acciones Preventivas”, mediante los cuales se busca eliminar las causas de las no conformidades con el objeto de evitar que vuelvan ocurrir y no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Para ello se construyó la Guía Para la Identificación de Causas. El tratamiento e implementación de estas acciones es responsabilidad de todos los servidores públicos y se registran en el módulo de mejoramiento del aplicativo ISOLUCION, herramienta implementada para el seguimiento, control y eficacia de las acciones de mejora para el Sistema Integrado de Gestión. Glosario de Términos: todos los términos parte del sistema Integrado de Gestión- SIGE, pueden ser consultados en el aplicativo ISOLUCIÓN y al cual pueden acceder a través de la siguiente dirección: http://172.16.9.138/ISOLUCION

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ANEXOS:

Anexo 1: Naturaleza de los Cambios

Ítem Modif.

Nombre del ítem Descripción del Cambio

1.1 Objetivo del Manual Se incluyó ISO/IEC 27001:2005: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

1.5 Estructura de la Documentación

Se ajusto de acuerdo al procedimiento de elaboración de control de documentos

2.1 Misión, visión Se ajustaron de acuerdo al mapa estratégico 2011-2014

2.6 Objetivos estratégicos

Se ajustaron de acuerdo al mapa estratégico 2011-2014

3 Servicios que presta el ICBF

Se actualizaron de acuerdo a la programación y prestación de servicios

3.5 Políticas y objetivos SIGE

Se actualizó Política y Objetivo SIGE y se incluyeron las políticas ambiental y seguridad de la información

4.1 Requisitos Generales

Se ampliaron las notas correspondientes a la caracterización del proceso

4.2 Requisitos de Documentación

Se incluyeron conceptos de la 27001:2005

5.3 Planificación Se incluyeron el tema de control Operacional así como la aspectos ambientales y los requisitos legales

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

Se ajustaron las responsabilidades de los procesos

5.5.3 Comunicación Interna

Se actualizo de acuerdo a los diferentes medios de comunicación interna que tiene la entidad

5.6 5.6.2

Revisión Por dirección

Se ajusto periodicidad y fecha de corte de la revisión por Dirección al igual se adiciono entrada No 11 Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos

6.4 Ambiente de trabajo Se ajusto de acuerdo a los parámetros de la Norma

7.1 Planificación Se incluyeron el tema de control Operacional así como la aspectos ambientales y los requisitos legales

7.2 Procesos relacionados con el Cliente

Se incluyo tema de requisitos legales

7.2.3 Comunicación con cliente

Se amplió las opciones de comunicaciones que tiene la entidad para el ciudadano

7.6 Control de los Se incluyo Guía para la línea técnica en metrología





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dispositivos de seguimiento y medición

8.2.1 Satisfacción del cliente

Se incluyo la necesidad de la divulgación de las encuestas a través de intranet

8.5.2 8.5.3

Acción Correctiva Acciones preventiva

Se ajusto y se fusionaron los temas de acciones correctivas y preventivas.

2.1 y 3.2

Presentación del ICBF. Clientes- usuarios

Se actualizó la adscripción del instituto al Departamento Administrativo para la prosperidad Social, de acuerdo al Decreto 4156 de noviembre 3 de 2011.

8.2.2 Auditoría interna ( las partes interesadas)

Se actualizó Ministerio de la Protección Socialo por Departamento Administrativo para la prosperidad Social.





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Anexo 2: Estructura Orgánica





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Anexo 3: Mapa De Procesos

Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Procesos

Anexo 6. Matriz de comunicaciones internas y Externas

Anexo 7. Caracterización Proceso

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