SISTEMA INTEGRADO DE GESTINIMPTEC-CAL-MA-001
Manual del Sistema Integrado de GestinVersin: 01
Pgina 1 de 38
Nombre del ManualSistema Integrado de Gestin
Propietario del documentoGestin de Calidad
Frecuencia / ModificacinAnual
ReferenciaIMPTEC-CAL-MA-001
Control de versin
VersinFechaDescripcin del cambio
0101 Jul 12Actualizacin del Manual del Sistema Integrado de
Gestin
INDICE
I.INTRODUCCIN7I.1. PROPSITO Y ALCANCE DEL MANUAL7I.2.
EXCLUSIONES8I.2.1. Diseo y Desarrollo8I.2.2. Preservacin del
Producto9I.3 REFERENCIAS NORMATIVAS9I.4. TRMINOS Y
DEFINICIONES9II.ANTECEDENTES DE IMPTEC Y POLTICA DE CALIDAD10II.1.
ANTECEDENTES DE IMPTEC10II.2. POLTICA DE CALIDAD Y VALORES DE LA
ORGANIZACIN10II.3. ORGANIGRAMA EMPRESARIAL13III.NUESTRO SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD14III.1. REQUISITOS GENERALES DEL
SISTEMA14III.2. DOCUMENTACIN15III.2.1. CONTROL DE
DOCUMENTOS15III.2.2. CONTROL DE REGISTROS16IV.RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIN17IV.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN17IV.2. ENFOQUE AL
CLIENTE17IV.3. POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN18IV.4.
PLANIFICACIN18IV.4.1. OBJETIVOS DEL SIG18IV.4.2. PLANIFICACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD19IV.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y
COMUNICACIN19IV.5.1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD19IV.5.2.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN19IV.5.3. COMUNICACIN INTERNA
COMUNICACIN EXTERNA20IV.6. REVISIN POR LA DIRECCIN20V.GESTIN DE LOS
RECURSOS21V.1. PROVISIN DE RECURSOS21V.2. RECURSOS HUMANOS21V.2.1.
ASIGNACIN DE PERSONAL21V.2.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y
FORMACIN21V.3. INFRAESTRUCTURA22V.4. AMBIENTE DE
TRABAJO22VI.REALIZACIN DEL PRODUCTO22VI.1. PLANIFICACIN DE LA
REALIZACIN DEL PRODUCTO22VI.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL
CLIENTE23VI.2.1. DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS SON EL
PRODUCTOS23VI.2.2. REVISIN DE LOS REQUISITOS DEL PRODUCTO23VI.2.3.
COMUNICACIN CON LOS CLIENTES24VI.3 IDENTIFICACIN DE ASPECTOS
AMBIENTALES24VI.4 IDENTIFICACIN DE PELIGROS Y EVALUACIN DE
RIESGOS24VI.5 PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS25VI.6. DISEO
Y DESARROLLO25VI.6.1. PLANEACIN DEL DISEO Y DESARROLLO25VI.6.2.
ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO26VI.6.3. RESULTADOS
DEL DISEO Y DESARROLLO26VI.6.4. REVISIN DEL DISEO Y
DESARROLLO27VI.6.5. VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO27VI.6.6.
VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO27VI.6.7. CONTROL DE CAMBIOS DEL
DISEO Y DESARROLLO28VI.7. COMPRAS28VI.7.1. PROCESO DE
COMPRAS28VI.7.2. INFORMACIN DE LAS COMPRAS29VI.7.3. VERIFICACIN DE
LOS PRODUCTOS COMPRADOS29VI.8. PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL
SERVICIO29VI.8.1. CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL
SERVICIO29VI.8.2. VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA
PRESTACIN DEL SERVICIO30VI.8.3. IDENTIFICACIN Y
TRAZABILIDAD30VI.8.4. PROPIEDAD DEL CLIENTE31VI.8.5. PRESERVACIN
DEL PRODUCTO31VI.9. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE
MEDICIN31VII.MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA32VII.1.
GENERALIDADES32VII.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIN33VII.2.1. SATISFACCIN
DEL CLIENTE33VII.2.2. AUDITORIA INTERNA33VII.2.3. SEGUIMIENTO Y
MEDICIN DE LOS PROCESOS34VII.2.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL
PRODUCTO34VII.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME35VII.4. ANLISIS
DE DATOS36VII.5. MEJORA36VII.5.1. MEJORA CONTINUA36VII.5.2. ACCIN
CORRECTIVA36VII.5.3. ACCIN PREVENTIVA37VIII.MATRIZ DE REFERENCIA A
PROCEDIMIENTOS38
I. INTRODUCCINEl presente manual refleja la conviccin que
tenemos para que el sistema integrado de gestin creado satisfaga
las necesidades de nuestros clientes externos e internos, las
necesidades de nuestros trabajadores y la proteccin del medio
ambiente.Deseamos demostrar nuestra capacidad para proporcionar
productos que satisfagan y aumenten dicha satisfaccin a travs de la
aplicacin eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora
continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los
requisitos de la normatividad aplicable, del cliente y otros
requisitos. Importaciones & Tecnologas S.A.C. (IMPTEC) mantiene
documentado su sistema integrado de gestin de acuerdo a lo descrito
en este manual.El manual es usado como medio para establecer los
lineamientos internos bajo los cuales es controlada la elaboracin
de nuestros productos y servicios, bajo los requerimientos de la
norma ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.I.1.
PROPSITO Y ALCANCE DEL MANUAL
Este documento tiene el propsito fundamental de establecer y
describir los lineamientos del sistema integrado de gestin, basados
en los requisitos establecidos en las siguientes normas: ISO
9001:2008 Sistemas de gestin de la calidad Requisitos. ISO
14001:2004 Sistemas de gestin de la ambiental Requisitos. OHSAS
18001:2007 Sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo
Requisitos. Para demostrar nuestra capacidad para proporcionar
consistentemente productos y servicios en cumplimiento de los
requisitos de las normas, as como para poder apegarse de manera
permanente a las caractersticas de los servicios que IMPTEC
desarrolla, en cumplimiento con los objetivos establecidos en la
Seccin II.El sistema integrado de gestin contiene elementos que nos
obligan a suministrar servicios que satisfagan las necesidades de
nuestros clientes, las necesidades de los trabajadores y la
proteccin del ambiente que aseguran que cada actividad es ejecutada
en forma correcta, con la calidad y seguridad necesaria en el
tiempo esperado. El alcance del sistema integrado de gestin
involucra a toda la organizacin y a los siguientes
servicios:Mantenimiento y Reparacin de Dispensadores y Surtidores
de productos lquidos, Pistolas Wiggings y Camiones de Reparto de
Combustibles.I.2. EXCLUSIONES Son consideradas exclusiones de las
siguientes clusulas de la ISO 9001:2008. I.2.1. Diseo y Desarrollo
La empresa IMPTEC no efecta el proceso de diseo y desarrollo para
elaborar el producto final: productos que ayuden a manejar,
controlar y transferir combustible, ya que se trata de un producto
con caractersticas establecidas y definidas por la empresa
proveedora, IMPTEC solo vende el producto terminado.I.2.2.
Preservacin del Producto Por las condiciones fsicas del producto
ofrecido no se considera la preservacin de esta, puesto que la
entrega es instantnea mediante la solicitud del cliente y porque
son productos terminados. Estas exclusiones no afectan al producto
final ni la capacidad de la empresa IMPTEC.I.3 REFERENCIAS
NORMATIVASLos siguientes documentos normativos contienen
disposiciones o conceptos utilizados en el sistema integrado de
gestin de la empresa IMPTEC: ISO 9001 2008: Sistema de gestin de la
calidad. Requisitos. ISO 9000 2005: Sistema de gestin de la
calidad. Conceptos y Vocabulario. ISO 14001 2004: Sistema de gestin
ambiental. Especificaciones y directrices para su utilizacin. ISO
14050:1999: Gestin Ambiental Vocabulario. OHSAS 18001:2007: Sistema
de gestin de la salud y seguridad ocupacional. OHSAS 18002:2000:
Reglas generales para la implementacin de OHSAS 18001. I.4. TRMINOS
Y DEFINICIONESPara un mejor entendimiento del presente manual, son
aplicables los trminos y definiciones de la internacional ISO
9000:2005 sistemas de gestin de la calidad - conceptos y
vocabulario, ISO 14050:1999 gestin ambiental vocabulario y OHSAS
18001:2007.II. ANTECEDENTES DE IMPTEC Y POLTICA DE CALIDADII.1.
ANTECEDENTES DE IMPTECIMPTEC fue fundada el 17 de Mayo del 2001,
por Carlos Fernando Jaime Chimpen, Alejandro Sotero Cisneros y
Paola Mercedes De la Cruz Garcs; con la razn social Importaciones
& Tecnologas SRL.
IMPTEC es una empresa vinculada al manejo de combustibles que se
inicia con una amplia cartera de negocios que lo constituyen
productos, sistemas y servicios; IMPTEC cuenta con el respaldo de
empresas internacionales de reconocido prestigio y adems con una
adecuada infraestructura en instalaciones, equipamiento, as como
cobertura a nivel nacional ya que tenemos como objetivo de negocios
responder oportunamente a las solicitudes de compra, asesoramiento,
capacitacin, atencin y soporte tcnico de sus clientes.
Actualmente tenemos en nuestra cartera de clientes a importantes
empresas de la industria minera, petrolera, transporte, pesquera,
agroindustria, empresas del retail petrolero como estaciones de
servicios, grifos, etc.; y manejamos las mejores relaciones de
negocios.
II.2. POLTICA DE CALIDAD Y VALORES DE LA ORGANIZACIN
POLITICA DE CALIDADIMPORTACIONES Y TECNOLOGIAS S.R.L. es una
empresa dedicada a brindar Soluciones Integrales para la
Transferencia, Medicin y Control de Combustibles".En relacin con la
Gestin de la Calidad, son nuestros compromisos:
Cumplir los requisitos de nuestros clientes, brindndoles un
servicio oportuno, eficiente y personalizado, de acuerdo a las
normas legales aplicables y a los requisitos tcnicos establecidos.
Mejorar continuamente nuestros procesos a travs de la innovacin
tecnolgica y la capacitacin constante a nuestro personal. Reconocer
que nuestro personal es la base y pieza clave de nuestra
organizacin para ello nos preocupamos por su capacitacin buscando
que tengan un nivel de competencia adecuado segn el servicio
requerido por los clientes.
Firmado: Gerente General
POLITICA DE SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE IMPORTACIONES Y
TECNOLOGIAS S.R.L. es una empresa dedicada a brindar Soluciones
Integrales para la Transferencia, Medicin y Control de
Combustibles". En relacin con la Gestin de la Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente son nuestros compromisos: Cumplir los
requisitos de nuestros clientes, brindndoles un servicio oportuno,
eficiente y personalizado, de acuerdo a las normas legales
aplicables y a los requisitos tcnicos establecidos. Mejorar
continuamente nuestros procesos a travs de la innovacin tecnolgica
y la capacitacin constante a nuestro personal. Prevenir la
contaminacin del medio ambiente, centrando nuestros esfuerzos en la
reduccin de los impactos ambientales e incorporando tecnologa
adecuada para el ahorro de recursos y menor generacin de residuos
dentro del marco legal aplicable. Reconocer que nuestro personal es
la base y pieza clave de nuestra organizacin para ello nos
preocupamos por su bienestar y seguridad integral, mediante
acciones especficas en todos los niveles de la empresa a fin de
lograr un mbito de trabajo sano, seguro y acorde con la legislacin
vigente.
Firmado: Gerente General
OBJETIVOS Satisfacer los requerimientos de nuestros clientes.
Identificar y controlar los peligros y riesgos que puedan
presentarse en la empresa. Identificar y evaluar los aspectos e
impactos ambientales significativos que se generan de las
actividades que desarrolla la empresa. Mejora Continua del Sistema
de Gestin Integrado.
II.3. ORGANIGRAMA EMPRESARIAL
III. NUESTRO SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
III.1. REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA
IMPORTACIONES Y TECNOLOGIAS S.R.L. ha desarrollado su SIG de
acuerdo con los requisitos de las siguientes normas. ISO 9001:2008:
Sistema de gestin de la calidad. Requisitos. ISO 14001:2004:
Sistema de gestin ambiental, especificaciones y directrices para su
utilizacin. OHSAS 18001:2007: Sistemas de gestin de la salud y
seguridad ocupacional. Especificacin.Para asegurar que cumpla con
los requisitos especificados en sus procesos, satisfaga los
requisitos del cliente, garantice la salud y seguridad de los
trabajadores, contribuya a la preservacin del medio ambiente, y
mejore continuamente la eficacia de su sistema.En las ocasiones que
sub-contratamos externamente servicios de reparacin y
mantenimiento, mantenemos el control de esos procesos.La
identificacin, secuencia e interaccin de los procesos necesarios
para el SGI. Cada proceso identificado es desarrollado en los
procedimientos especficos que permiten conocer la secuencia de
interaccin de los mismos.
III.2. DOCUMENTACINPara que nuestro sistema opere
consistentemente, se mantenga y pueda mejorarse, hemos establecido,
documentado e implantado documentos, considerando de mayor jerarqua
el presente manual ya que contiene las poltica del sistema y los
objetivos del sistema, as como los lineamientos de nuestro sistema
del cual se derivan los procedimientos requeridos por la norma, ms
los documentos que requerimos en IMPTEC incluyendo los registros
del sistema de gestin integrado, de tal manera que podemos asegurar
la operacin efectiva y el control de nuestros procesos.III.2.1.
CONTROL DE DOCUMENTOSControlamos los documentos requeridos por
nuestro sistema y bajo las siguientes polticas:
Sometindolos a aprobacin antes de ser editados, para validar su
aplicacin y adecuada funcionalidad Revisndolos y actualizndolos
cuando as resulta necesario, sometindose nuevamente a aprobacin.
(revisiones anualmente de todos los documentos del sistema
integrado de gestin) Los cambios se identifican, as como el estado
actual de los documentos para asegurar que las versiones
pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles
en los lugares de uso. Estableciendo una codificacin para los
documentos que los hace fcilmente identificables Asegurndonos que
sean legibles Identificando los documentos de origen externo y
controlando la distribucin Evitando el uso no intencionado de
documentos obsoletos, identificndoles adecuadamente cuando
requerimos retenerlos
Ver IMPTEC-CAL-PR-001 Control de los documentos y registros del
SIG.III.2.2. CONTROL DE REGISTROS Consideramos a los registros del
sistema integrado de gestin como un tipo especial de documento por
lo que establecimos y mantenemos registros para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos as como del
funcionamiento efectivo de nuestro sistema integrado. Los registros
del SIG permanecen legibles, fcilmente identificables y
recuperables.
En el procedimiento IMPTEC-CAL-PR-001 Control de los documentos
y registros del SIG documentamos y definimos los controles
necesarios para la identificacin, legibilidad, almacenamiento,
proteccin, acceso, disposicin, tiempo de retencin y eliminacin de
los registros de calidad.IV. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCINIV.1.
COMPROMISO DE LA DIRECCINEl gerente general mantiene un compromiso
con el desarrollo, mantenimiento y mejora continua del sistema de
gestin integrado, ste compromiso nos lo da a conocer a quienes
laboramos en IMPTEC a travs de las siguientes actividades:
Comunicndonos continuamente la importancia de cumplir con los
requisitos del cliente y con los reglamentarios y legales.
Estableciendo y transmitindonos la poltica y los objetivos del
sistema, de tal manera que es comprendida, se implanta y se
mantiene. Realizando las revisiones de la direccin, con la
finalidad de conocer adems del apego y cumplimiento con la norma,
si se est cumpliendo con los objetivos del sistema que defini la
organizacin, de tal forma que se pueden determinar qu ajustes y
acciones correctivas se hacen necesarios para alcanzar los
objetivos. Asegurando la disponibilidad de los recursos
necesarios.Conservamos evidencias de las actividades
anteriores.IV.2. ENFOQUE AL CLIENTEEl gerente general apoyndose en
el comit del SIG, se asegura que las necesidades y expectativas de
nuestros clientes han sido convertidas en requisitos, y son
cumplidas con la finalidad de lograr la satisfaccin de stos,
cuidando siempre las obligaciones reglamentarias y legales.
Lo anterior lo medimos a travs de la informacin que nos
proporcionan los clientes acerca del desempeo de los productos y
servicios que les hemos proporcionado, con respecto a sus
requerimientos y expectativas.IV.3. POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTINEl gerente general con el apoyo del gerente del
departamento de operaciones y servicios (DOS) y su comit, se
aseguran y vigilan, que las polticas establecidas en la seccin II
de ste manual: Es apropiada al propsito de la organizacin. Incluya
un compromiso para cumplir los requisitos y para la mejora
continua. Provea un marco de referencia para establecer y revisar
los objetivos de calidad. Sea comunicada y se entienda a travs de
la organizacin. Se revise para que sea siempre adecuada.IV.4.
PLANIFICACINIV.4.1. OBJETIVOS DEL SIGEl gerente general con el
apoyo del gerente del departamento de operaciones y servicios (DOS)
y su comit, se aseguran que los objetivos del SIG: Son establecidos
para todas las funciones y niveles relevantes dentro de la
organizacin; son medidos y son consistentes con la poltica del SIG,
incluyendo el compromiso de mejora continua; Incluyen aquellos
objetivos necesarios para satisfacer los requisitos de los clientes
en relacin a los servicios suministrados.IV.4.2. PLANIFICACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDADEs funcin principal del comit del
SIG, integrado por los gerentes de cada rea incluyendo al gerente
general con el apoyo del gerente del departamento de operaciones y
servicios, asegurarse que los recursos necesarios se identifican y
planifican, con la finalidad de lograr los objetivos del SIG
establecidos. Esta planificacin incluye: Los procesos del sistema
de gestin integrado. Los recursos necesarios para la implantacin,
mantenimiento y mejora contina del sistema. La mejora continua del
sistema de gestin integrado. La planificacin asegura que los
cambios son llevados a cabo de manera controlada y que la
integridad de nuestro sistema se mantiene. Los resultados de las
planificaciones son documentadas en minutas de trabajo.IV.5.
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACINIV.5.1. RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDADEl gerente de servicio tcnico y el comit del SIG aseguran
la definicin y comunicacin de las responsabilidades, autoridades y
su interrelacin dentro de la organizacin, lo cual hemos establecido
en nuestro Manual de Funciones y Organizativo
IMPTEC-DOS-A-001.IV.5.2. REPRESENTANTE DE LA DIRECCINEl gerente
general ha designado al gerente de DOS, Ing. Robert Vereau, quien
independientemente de otras responsabilidades, tiene la
responsabilidad y autoridad que incluye:a) Asegurar que se
establecen, implantan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin integrado.b) Informar a la alta direccin del
funcionamiento del sistema, incluyendo las necesidades para la
mejora.c) Promover la toma de conciencia de los requisitos de los
clientes en todos los niveles de la organizacin.La responsabilidad
del representante de la direccin incluye las relaciones con partes
externas sobre asuntos relacionados con el sistema integrado de
gestin. IV.5.3. COMUNICACIN INTERNA COMUNICACIN EXTERNAEl gerente
general con el apoyo del sub-gerente y el comit del SIG, han
establecen los procesos apropiados de comunicacin dentro de
IMPTEC.IV.6. REVISIN POR LA DIRECCINDos veces al ao como mnimo, el
gerente general planea la revisin del sistema, para asegurar su
continua consistencia, adecuacin y eficacia. Esta revisin incluye
la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de
efectuar cambios en el sistema, incluyendo las polticas y los
objetivos del SIG. Conservamos registros de las revisiones
efectuadas por la direccin.En la revisin por la direccin se
considera lo siguiente:a) Resultados de las auditoras internas
anteriores.b) Retroalimentacin de los clientes.c) Cumplimiento y/o
necesidad de cambios en la poltica, objetivos y metas establecidos
en el SIG.d) Estado de avance de las actividades del programa anual
de seguridad y medio ambiente.e) Desempeo de los procesos y
conformidad del producto.f) Situacin de las acciones correctivas y
preventivas.g) Acciones de seguimiento de revisiones anteriores de
la direccin.h) Cambios que podran afectar al sistema de gestin
integrado.i) Recomendaciones para la mejora contina.j) Otros temas
de inters.V. GESTIN DE LOS RECURSOSV.1. PROVISIN DE
RECURSOSCotidianamente y/o a travs de las reuniones del comit del
SIG se determinan y proveen oportunamente los recursos necesarios
para implantar, mantener y mejorar continuamente la eficacia de los
procesos del sistema de gestin, para lograr la satisfaccin del
cliente, cumplir con las necesidades del personal y proteger el
medio ambiente. V.2. RECURSOS HUMANOSV.2.1. ASIGNACIN DE PERSONALEl
personal con responsabilidades definidas en el SIG, es competente
en base a la educacin, formacin, habilidades, prcticas y
experiencia que son necesarias para la ejecucin de sus actividades,
las cuales hemos descrito en el Manual de Funciones y Organizativo
IMPTEC-DOS-A-001.V.2.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y
FORMACINPara mantener dicha competencia realizamos las siguientes
actividades: Identificamos las necesidades de competencia del
personal que ejecuta actividades que afectan al SIG. Proporcionamos
entrenamiento para cubrir esas necesidades. Evaluamos la
efectividad del entrenamiento provisto. Asimismo a travs de la
gerencia de recursos humanos y de los representantes de reas y
departamentos, nos aseguramos que nuestros empleados estn
conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y
como ellas contribuyen al logro de los objetivos del SIG.En la
gerencia de DOS conservamos las evidencias y registros
correspondientes de la escolaridad o educacin, formacin,
cualificacin y experiencia del personal.V.3.
INFRAESTRUCTURAIdentificamos, proveemos y mantenemos las
instalaciones de IMPTEC que se requieren para lograr la conformidad
de nuestros productos y servicios incluyendo espacio de trabajo e
instalaciones asociadas, el equipo, hardware y software, y los
servicios de soporte.V.4. AMBIENTE DE TRABAJOIdentificamos y
administramos los factores humanos y fsicos del ambiente de
trabajo, necesarios para lograr la conformidad de nuestros
productos y servicio.VI. REALIZACIN DEL PRODUCTOVI.1. PLANIFICACIN
DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTOPara la realizacin de los servicios
contamos con documentos operativos que describen las actividades de
planificacin previa a la realizacin de los servicios. La planeacin
de nuestros procesos de realizacin de los servicios es consistente
con los dems requisitos del sistema de administracin de la calidad
de la organizacin, dicha planeacin se realiza basndose en los
objetivos del SIG as como en los requisitos del producto. Se
documenta en una forma adecuada para nuestro mtodo de operacin,
stos cuentan con la descripcin de los recursos especficos para el
servicio as como con los criterios para la aceptacin del mismo, los
registros que son necesarios para proporcionar evidencia de que los
procesos de realizacin y el producto resultante cumplen con los
requisitos.VI.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTEVI.2.1.
DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS SON EL PRODUCTOSEn el
rea de ventas se determinan los requisitos del cliente tales como:
Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los
requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la
misma. Requisitos no especificados pero necesarios para el uso
especificado o intencionado del producto/servicio. Reglamentaciones
relativas al producto/servicio.VI.2.2. REVISIN DE LOS REQUISITOS
DEL PRODUCTOA travs del rea de ventas los requisitos relacionados
con el producto son revisados antes de comprometernos con el
cliente a proveerle productos o servicios, y para asegurarnos de
que: Se han definido los requisitos del producto. Cuando no exista
una solicitud escrita de los requisitos del cliente, se confirmen
antes de su aceptacin. Se resuelvan las diferencias encontradas
entre los requisitos establecidos en el contrato o pedido que se
tengan y los confirmados. Tenemos la capacidad para dar
cumplimiento con los requisitos definidos para el producto con el
cliente.Registramos y conservamos los resultados de las revisiones
del establecimiento del contrato o pedido, con los requisitos
confirmados, as como de las actualizaciones que se realicen
despus.En caso de que lleguen a cambiarse los requisitos del
producto, nos aseguramos que la documentacin correspondiente se
actualiza tambin, y que el personal correspondiente es informado de
los cambios de los requisitos.VI.2.3. COMUNICACIN CON LOS
CLIENTESPrincipalmente los ejecutivos de cuenta son la comunicacin
con clientes, quienes: Proporcionan la informacin del producto.
Atienden a preguntas, contratos, o manejo de la orden; considerando
tambin las modificaciones. Retroalimentan la informacin del cliente
y quejas entre otras.VI.3 IDENTIFICACIN DE ASPECTOS AMBIENTALESLa
gerencia general de IMPTEC ha definido el procedimiento
IMPTEC-SSMA-PR-009 identificacin y evaluacin de aspectos
ambientales para la identificacin de los aspectos ambientales e
impactos significativos de sus procesos, actividades y productos
(transporte de hidrocarburos) que puede controlar y sobre los
cuales se espera tenga influencia.VI.4 IDENTIFICACIN DE PELIGROS Y
EVALUACIN DE RIESGOSLa gerencia general de IMPTEC ha definido el
procedimiento IMPTEC-SSMA-PR-005 gestin de riesgos para la contina
identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y la implementacin
de las medidas de control necesarias en actividades rutinarias, no
rutinarias y en aquellas que intervengan tanto trabajadores de la
empresa como contratistas y visitantes.VI.5 PREPARACIN Y RESPUESTA
ANTE EMERGENCIASLa gerencia de operaciones han identificado
situaciones de emergencias que pueden causar fatalidad, lesiones
graves o impactos serios para los cuales se han desarrollado
IMPTEC-SSMA-PR-003 respuesta a emergencias, en el cual se planifica
como enfrentarlo para prevenir y mitigar las probables
enfermedades, lesiones e impactos ambientales que puedan estar
asociados a ellos. Estos planes se revisan y actualizan cuando sea
necesario y en particular despus de la ocurrencia de accidentes o
situaciones de emergencia. Asimismo se ensaya la capacidad de
respuesta con la realizacin de simulacros definidos en el
IMPTEC-SSMA-PG-002 programa de seguridad, salud y medio ambiente
elaborado por el supervisor/ encargado de seguridad y medio
ambiente. VI.6. DISEO Y DESARROLLOVI.6.1. PLANEACIN DEL DISEO Y
DESARROLLOContamos con un rea de proyectos la cual se encarga de
planear y controlar el diseo y desarrollo de los servicios a
brindar, desde: Las etapas que incluye los procesos de diseo y/o
desarrollo. Las actividades de revisin, verificacin y validacin,
correspondientes para cada etapa del diseo y desarrollo. Las
responsabilidades y autoridades se requieren para la ejecucin de
las actividades de diseo y desarrollo.El encargado del rea de
proyectos coordina y controla, la interrelacin del personal
involucrado en el diseo y/o desarrollo, de tal manera que se
asegura claridad en responsabilidades y una comunicacin eficaz.
Conforme se obtienen los resultados de la planeacin, son
actualizados cuando as se requiere.VI.6.2. ELEMENTOS DE ENTRADA
PARA EL DISEO Y DESARROLLOLas entradas relacionadas con los
requisitos del producto son definidas y documentadas, incluyndose
por lo menos: Los requisitos funcionales y de rendimiento. Los
requisitos legales y reglamentarios aplicables. La informacin
aplicable proveniente de diseos previos similares y cualquier otro
requisito que se considere esencial para el diseo y desarrollo.
Estas entradas deben revisarse con el objeto de verificar su
adecuacin. Los requisitos incompletos, ambiguos o conflictivos se
resuelven.VI.6.3. RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLOLas salidas del
proceso de diseo y desarrollo son documentadas de tal manera que
permiten su verificacin en relacin a los requisitos de entrada del
diseo y desarrollo; Las salidas de diseo y desarrollo: Satisfacen
los requisitos de entrada del diseo y desarrollo. Proporcionan la
informacin apropiada para las operaciones de produccin y de
servicio. Contienen o hacen referencia a los criterios de aceptacin
para el producto. Definen las caractersticas del producto que son
esenciales para su utilizacin segura y apropiada.Los documentos de
las salidas del diseo y desarrollo son aprobados antes de su
lanzamiento.VI.6.4. REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLOEn etapas
adecuadas, se realizan revisiones sistemticas del diseo y
desarrollo contra lo planeado para: Evaluar la capacidad para
satisfacer los requisitos. Identificar problemas y proponer
acciones de seguimiento.Para lo anterior se llevan a cabo dichas
revisiones por representantes de las funciones interesadas en la
fase del diseo y desarrollo que se est revisando. Los resultados de
las revisiones y las subsiguientes acciones de seguimiento, se
registran y conservan por el rea de proyectos.VI.6.5. VERIFICACIN
DEL DISEO Y DESARROLLOSe realizan verificaciones del diseo y
desarrollo, para asegurar que las salidas satisfacen las entradas
de ste. Los resultados de la verificacin y las subsiguientes
acciones de seguimiento tambin son registrados.VI.6.6. VALIDACIN
DEL DISEO Y DESARROLLOSe realiza la validacin del diseo y
desarrollo para confirmar que el producto/servicio resultante es
capaz de satisfacer los requisitos para su uso previsto. Siempre
que sea aplicable, la validacin se completa antes de la entrega o
implantacin del producto. Cuando no nos es posible llevar a cabo
una validacin completa antes de la entrega o implantacin, se lleva
a cabo una validacin parcial en la extensin que es aplicable.Los
resultados de la validacin y las subsiguientes acciones de
seguimiento son registrados.VI.6.7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DISEO Y
DESARROLLOLos cambios de diseo y desarrollo son identificados,
documentados y controlados. Esto incluye la evaluacin de los
efectos de dichos cambios sobre las partes, componentes y los
productos entregados. Los cambios son revisados, verificados y
validados, cuando es apropiado, y son aprobados antes de su
implantacin.La revisin de los cambios del diseo y desarrollo
incluyen la evaluacin del efecto de los cambios en las partes que
le constituyen y en el producto ya entregado.Los resultados de la
revisin de los cambios y las subsiguientes acciones de seguimiento,
se registran.VI.7. COMPRASVI.7.1. PROCESO DE COMPRASA travs de
nuestro controlamos el proceso de compra de tal manera que
aseguramos que las adquisiciones realizadas cumplen con los
requisitos de compra especificados.Segn el impacto o efecto que
tienen las adquisiciones sobre los procesos de realizacin,
subsecuentes y sus resultados, se ha establecido el tipo y alcance
del control a ejercer tanto al proveedor como al producto
adquirido.La evaluacin y seleccin de los proveedores es
responsabilidad compartida del rea de adquisiciones con la de
calidad, la cual realizan basndose en la capacidad que tienen los
proveedores de proporcionar productos conforme a las
especificaciones que se establecen en las rdenes de compra. Por lo
anterior hemos definido los criterios que se aplican para la
seleccin y evaluacin peridica de los proveedores, registrando
dichas evaluaciones, as como acciones subsecuentes.VI.7.2.
INFORMACIN DE LAS COMPRASEn las rdenes de compra se incluye la
informacin y detalle el producto que se va adquirir,
como:Requisitos para la aceptacin o calificacin del producto,
procedimientos, equipos y personal, cuando as se requiere, o bien,
requisitos del sistema de administracin de la calidad. Antes de
emitir dichas rdenes de compra el jefe de adquisiciones se asegura
que los requisitos especificados en las rdenes de compra son
correctos.VI.7.3. VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOSEl rea de
calidad realiza las actividades relevantes para la inspeccin de los
productos adquiridos, para asegurarnos que tales productos cumplen
con los requisitos de compra especificados. En caso de que un
cliente de nuestra organizacin o bien nosotros deseemos realizar
actividades de verificacin en las instalaciones de algn proveedor,
especificamos en la informacin de compra las disposiciones o
acuerdos de verificacin y el mtodo de liberacin del producto.VI.8.
PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIOVI.8.1. CONTROL DE LA PRODUCCIN Y
DE LA PRESTACIN DEL SERVICIOEn nuestra organizacin es obligatorio
el control de las operaciones de la prestacin de los servicios a
travs de que el personal disponga de informacin que especifique las
caractersticas del producto, instrucciones de trabajo, uso y
mantenimiento de equipo adecuado incluyendo instrumentos para
medir, seguimiento y de la medicin, actividades de supervisin y
procesos definidos para la liberacin, entrega y actividades
posteriores a la entrega.VI.8.2. VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA
PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIOCuando la salida resultante
de los procesos de produccin y de la prestacin del servicio no
pueda verificarse por medicin y supervisin subsecuentes, stos se
validan, e incluso aquellos procesos o prestaciones de servicio
donde las deficiencias no pueden hacerse aparentes sino hasta que
el producto est en uso o el servicio entregado. La validacin
demuestra la habilidad de los procesos para lograr los resultados
planeados.Hemos definido las disposiciones para la validacin de
este tipo de procesos, donde se encuentran los criterios definidos
para la revisin y aprobacin de los procesos; la aprobacin de
equipos y del personal, el uso de mtodos y procedimientos
especficos, registros y revalidacin.VI.8.3. IDENTIFICACIN Y
TRAZABILIDADEn los diferentes procedimientos operativos de IMPTEC
que describen la prestacin del servicio ha quedado definido como se
identifica el producto de tal manera que puede lograse su
trazabilidad a lo largo de la produccin o servicio; o bien con
respecto a los requisitos de seguimiento y medicin.Debido a que la
identificacin que hacemos a nuestros servicios es un requisito y es
nica, la controlamos y registramos conservando los registros
correspondientes conforme al procedimiento IMPTEC-SGC-P-001 Control
de los documentos y registros del SGC.VI.8.4. PROPIEDAD DEL
CLIENTEEn este requisito nos referimos al control de verificacin o
inspeccin, al almacenamiento y mantenimiento de aquellos materiales
o insumos que el cliente nos proporciona para que sean incorporados
al producto o servicio que nos compra, o bien para que se
incorporen a actividades relacionadas. Por ello identificamos,
protegemos y cuidamos la propiedad del cliente mientras est bajo el
control de nuestra organizacin y en dado caso de que algn producto
propiedad del cliente sufriera daos, se perdiera o no fuera
adecuado para su aplicacin, se elabora un registro y se da aviso al
cliente.VI.8.5. PRESERVACIN DEL PRODUCTONo aplica.VI.9. CONTROL DE
LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICINLas reas que estn
dentro de la Gerencia DOS han definido, planeado e implantado las
actividades de medicin y seguimiento necesarias para asegurar
conformidad del producto con los requisitos determinados.Para
efectuar un adecuado control de los dispositivos de seguimiento y
de medicin se establecieron los procesos para asegurar que el
seguimiento y medicin pueden realizarse y se realizan de una manera
coherente con los requisitos de seguimiento y medicin. Cuando es
necesario asegurar la validez de los resultados, el equipo de
medicin se: Calibra o verificarse a intervalos especificados o
antes de su utilizacin, comparado con patrones de medicin trazables
a patrones de medicin nacionales o internacionales. Cuando no
existen tales patrones se registra la base utilizada para la
calibracin o la verificacin. Ajusta o reajusta segn sea necesario.
Identifica para poder determinar el estado de calibracin. Protege
contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medicin.
Protege contra los daos y el deterioro durante la manipulacin, el
mantenimiento y el almacenamiento. Adems a travs de mantenimiento
mecnico elctrico y electrnico (MMEE), evaluamos y registramos la
validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando
detectamos que el equipo no est conforme con los requisitos tomando
las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier producto
afectado. Mantenemos registros de los resultados de la calibracin y
la verificacin conforme. Confirmamos la capacidad de los programas
informticos para satisfacer su aplicacin prevista cuando stos
hacemos uso de estos en las actividades de seguimiento y medicin de
los requisitos especificados. Esto lo llevamos a cabo a travs del
rea de MMEE, antes de iniciar su utilizacin y confirmarse de nuevo
cuando sea necesarioVII. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORAVII.1.
GENERALIDADESEn IMPTEC se han establecido los lineamientos para
planificar e implementar los procesos de seguimiento, medicin,
anlisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del
producto/servicio y asegurarnos de la conformidad del sistema de
gestin integrado, as como para mejorar continuamente la eficacia
del sistema de gestin integrado.VII.2. SEGUIMIENTO Y
MEDICINVII.2.1. SATISFACCIN DEL CLIENTEUna parte fundamental de
nuestro sistema de gestin integrado, es el de realizar el
seguimiento de la informacin sobre la satisfaccin o insatisfaccin
del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos de los
productos y servicios que nos adquiri. Por ello hemos establecido
un procedimiento para conseguir y analizar esa informacin, a travs
de nuestra rea de atencin al cliente.VII.2.2. AUDITORIA INTERNA
Hemos implantado un procedimiento documentado IMPTEC-SGC-P-002
Auditoras Internas del SIG que contempla las responsabilidades y
requisitos para la ejecucin de las auditoras internas, de tal
manera que podemos asegurar que mediante las auditoras internas el
sistema de gestin integrado es conforme con las disposiciones
planeadas, con los requisitos de la Norma Internacional ISO
9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 y con los requisitos
de nuestro propio sistema de gestin integrado; y verificar que el
sistema est implantado y que es eficaz.En el procedimiento
documentado IMPTEC-SGC-P-002 Auditoras Internas del SIG se
establecieron los lineamientos para la realizacin de las auditoras
internas, desde la planeacin de los programas tomando en
consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas
a auditar, as como los resultados de auditoras anteriores. En el
mismo procedimiento se encuentran definidos los criterios de
auditora, el alcance de la misma, su frecuencia y metodologa, as
como la transmisin del informe de resultados y la conservacin de
los registros.Los auditores internos sern seleccionados de tal
manera que aseguramos que la ejecucin de las auditoras se llevan a
cabo de manera imparcial y objetiva, evitando siempre la auto
auditora.Los responsables de cada una de las reas que se estn
auditando debern considerar la importancia de tomar acciones rpidas
sin prdidas de tiempo, para eliminar las no conformidades
detectadas y sus causas. Es responsabilidad de stos y de los
auditores internos realizar las actividades de seguimiento
incluyendo la verificacin de las acciones tomadas y el informe de
los resultados de la verificacin.VII.2.3. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE
LOS PROCESOSEstablecemos mtodos apropiados para el seguimiento de
los resultados de los procesos que forman parte del sistema de
gestin integrado, y cuando es aplicable su medicin. A travs de
dicho seguimiento demostramos la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcanzan los
resultados planificados, se llevan a cabo correcciones y acciones
correctivas, segn sea conveniente, para asegurarse de la
conformidad del producto.VII.2.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL
PRODUCTOEl Gerente de DOS y sus supervisores de lnea, se encargan
de medir y hacer un seguimiento de las caractersticas del producto
para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto se
realiza en las etapas apropiadas del proceso de realizacin del
servicio de acuerdo con las disposiciones planificadas.Conservamos
la evidencia de la conformidad con los criterios de aceptacin,
indicando en los registros la(s) persona(s) que autoriza(n) la
liberacin del producto/servicio.La liberacin del producto y la
prestacin del servicio no deben llevarse a cabo hasta que se hayan
completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a
menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad
pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.VII.3. CONTROL DEL
PRODUCTO NO CONFORMEEl producto que no sea conforme con los
requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega
no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades
relacionadas con el tratamiento del producto no conforme estn
definidos en el procedimiento IMPTEC-SGC-P-003 Control de producto
no conforme.Los productos no conformes son tratados mediante las
siguientes maneras: Tomando acciones para eliminar la no
conformidad detectada. Autorizando su uso, liberacin o aceptacin
bajo concesin por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable,
por el cliente. Tomando acciones para impedir su uso o aplicacin
originalmente previsto.En cualquiera de los casos anteriores se
mantienen registros, en los cuales se describe la naturaleza de las
no conformidades y de cualquier accin tomada posteriormente,
incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. En caso de haber
corregido un producto no conforme, ste se somete a una nueva
verificacin para demostrar su conformidad con los requisitos
conforme a los lineamientos establecidos.Cuando se detecta un
producto no conforme despus de la entrega o cuando ha comenzado su
uso, tomamos las acciones apropiadas respecto a los efectos, o
efectos potenciales, de la no conformidad.VII.4. ANLISIS DE DATOSA
travs del comit del SIG, el cual se conforma por los representantes
de cada una de las reas de nuestra organizacin, determinamos,
recopilamos y analizamos los datos apropiados para demostrar la
idoneidad y la eficacia del sistema de gestin integrado y para
evaluar dnde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del
sistema de gestin integrado vase. Esto debe incluye los datos
generados del resultado del seguimiento y medicin y de cualesquiera
otras fuentes pertinentes, como las auditoras internas o las
revisiones efectuadas por la direccin.El anlisis de datos
proporciona informacin sobre: La satisfaccin del cliente. La
conformidad con los requisitos del producto. Las caractersticas y
tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las
oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas. Los
proveedores.VII.5. MEJORAVII.5.1. MEJORA CONTINUAEn IMPTEC es
obligatorio mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin
integrado mediante el uso de las polticas del SIG, los objetivos
del SIG, los resultados de las auditoras, el anlisis de datos, las
acciones correctivas y preventivas y la revisin por la
direccin.VII.5.2. ACCIN CORRECTIVAA travs del comit del SIG y del
personal que conformamos IMPTEC tomamos acciones para eliminar la
causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a
ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los
efectos de las no conformidades encontradas. Contamos con un
procedimiento documentado IMPTEC-SGC-P-004 Acciones correctivas y
preventivas para definir los requisitos para revisar las no
conformidades; quejas de los clientes; determinar las causas de las
no conformidades, evaluar la necesidad de adoptar acciones para
asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir,
determinar e implementar las acciones necesarias, registrar los
resultados de las acciones tomadas revisar las acciones correctivas
tomadas. Conservamos registros de las acciones correctivas
implantadas.El registro y tratamiento de las no conformidades se
detectan como resultado de:a) Reclamos del cliente.b) Reclamos de
partes interesadas.c) Productos no conformes.d) No conformidades
encontradas en auditoras internas del SIG.e) Procesos fuera de
control (cuando no se alcanzan resultados planificados).f) No
conformidad (cualquier desviacin de procedimientos, regulaciones,
desempeo del sistema).g) Accidentes producidos.h) Impactos
ambientales producidos.i) Resultados de la revisin por la
direccin.VII.5.3. ACCIN PREVENTIVAEn IMPTEC determinamos acciones
para eliminar las causas de no conformidades potenciales para
prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas son apropiadas a
los efectos de los problemas potenciales. Establecimos un
procedimiento documentado IMPTEC-SGC-P-004 Acciones correctivas y
preventivas, para definir los requisitos para determinar las no
conformidades potenciales y sus causas, evaluar la necesidad de
actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, determinar
e implementar las acciones necesarias, registrar los resultados de
las acciones tomadas, y para revisar las acciones preventivas
tomadas. Conservamos registros de las acciones correctivas
implantadas.Las no conformidades potenciales que se detectan como
resultado de:a) La revisin de las necesidades y expectativas del
cliente.b) Los resultados de la revisin por la direccin.c) Los
resultados de anlisis de datos.d) Las mediciones de procesos.e)
Identificacin de tendencia de Incidentes, inspecciones de seguridad
y potenciales peligros.f) Identificacin de potenciales aspectos
ambientales.g) Procesos que proporcionan advertencias anticipadas
de la aproximacin de condiciones de operacin fuera de control.VIII.
MATRIZ DE REFERENCIA A PROCEDIMIENTOSIMPTEC cuenta con una lista
maestra de documentos donde se muestran todos los documentos del
sistema de gestin integrado.
Puesto del equipoNombre de compaaNombre de compaaNombre de
departamentoDIAGRAMA DE PROCESO IMPTEC
PROCESO ESTRATEGICO / DIRECCIN
Gerencia General
Planificacin y Control de la Gestin
Gestin de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente
PROCESO OPERATIVOS
Cliente
Diseo e Ingenieria
PROCESO DE SOPORTE
Gestin de Recursos Humanos
Instalacin/Montaje
Mantenimiento
Post Venta
Venta
Organismo de Inspeccin
Gestin Contable y Financiera
Gestin de Compras/Logistica
Gestin de Servicio Generales/Administracin
Gestin de Sistemas de la Informacin
Cliente
DIAGRAMA DE PROCESO DEL ORGANISMO DE INSPECCIN - IMPTEC
PROCESO ESTRATEGICO / DIRECCIN
Gerencia General
Planificacin y Control de la Gestin
Gestin de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente
PROCESO OPERATIVOS
Cliente
PROCESO DE SOPORTE
Post Venta
Gestin de Recursos Humanos
Venta
Organismo de Inspeccin
Gestin Contable y Financiera
Gestin de Compras/Logistica
Gestin de Servicio Generales/Administracin
Gestin de Sistemas de la Informacin
Cliente
DIAGRAMA DE PROCESO IMPTEC
PROCESO ESTRATEGICO / DIRECCIN
Gerencia General
Planificacin y Control de la Gestin
Gestin de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente
PROCESO OPERATIVOS
Cliente
Diseo e Ingenieria
PROCESO DE SOPORTE
Instalacin/Montaje
Mantenimiento
Post Venta
Gestin de Recursos Humanos
Venta
Gestin Contable y Financiera
Gestin de Compras/Logistica
Gestin de Servicio Generales/Administracin
Gestin de Sistemas de la Informacin
Cliente
