Manual del Usuario – Módulo de Almacenquipucamayoc.unmsm.edu.pe/descargas/manuales/ManualdeUsuarioAlmac... · guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho

Universidad Nacional Mayor de San Marcos Oficina del Proyecto Quipucamayoc

Manual del Usuario – Módulo

de Almacen Version 1.0.3

Quipucamayoc Versión 1.0.3

Sistema de Almacen Fecha: 02/10/15

Manual de Usuario

Sistema Integral de Almacen

1

Historial de Cambios

Fecha Versión Descripción Autor

27/12/2013

1.0

Primera versión del manual de usuario

del módulo del Almacén para

Facultades

Duran Carrillo, Luis Antonio

06/10/2014

1.0.1

Segunda Versión del manual de

usuario del módulo del Almacén para

Facultades

Márquez Agüero, Jesús

Paolo

02/06/2015

1.0.2

Tercera Versión del manual de usuario

del módulo del Almacén para

Facultades

Márquez Agüero, Jesús

Paolo

02/10/2015

1.0.3

Actualización del manual de usuario

del módulo de Almacén

Rojas Barraza, Cluny

Judiht



Manual de Usuario


2

Índice

1. Introducción .................................................................................................................................... 4

2. Objetivo ............................................................................................................................................ 4

3. Iniciar Sesión ................................................................................................................................... 5

3.1. Cambio de contraseña ................................................................................................................ 7

3.2. Desbloquear usuario ................................................................................................................... 7

4. Ingresos ............................................................................................................................................ 9

4.1. Nota De Entrada (NEA) ............................................................................................................. 9

4.1.1. Devolución de Materiales ................................................................................................... 9

4.1.2. Regularización .................................................................................................................. 13

4.1.3. Donación Nacional ........................................................................................................... 19

4.1.4. Donación Extranjera ......................................................................................................... 26

4.2. Internamiento por Orden de Compra........................................................................................ 32

5. Salidas ............................................................................................................................................. 36

5.1. Pecosa por Stock ...................................................................................................................... 36

5.1.1. Llenado de los datos de la Pecosa por Stock .................................................................... 37

5.2. Pecosa por Tránsito .................................................................................................................. 38

5.2.1. Pecosa por Tránsito mediante Orden de Compra ............................................................. 39

5.2.1.2. Generar varias Pecosas a partir de una Orden de Compra ........................................... 41

5.2.2. Otros Estados de las OC ................................................................................................... 44

5.2.3. Advertencias ..................................................................................................................... 45

5.2.4. Ingreso de una Cantidad Mayor: ...................................................................................... 46

5.2.5. Pecosa por Tránsito mediante Nota de Entrada ................................................................ 47

6. Consultar ........................................................................................................................................ 49



Manual de Usuario


3

6.1. Órdenes De Compra ................................................................................................................. 49

6.2. Notas de Entrada ...................................................................................................................... 52

6.3. Pecosas ..................................................................................................................................... 55

6.4. Stock de Almacén..................................................................................................................... 58

6.5. Movimientos de Almacén ........................................................................................................ 62

6.6. Bincard ..................................................................................................................................... 63

6.7. Rendición Información Contable ............................................................................................. 66

7. Catalogo MEF ................................................................................................................................. 69

7.1. Ingresar Item MEF ................................................................................................................... 69

7.2. Método Rápido ......................................................................................................................... 74

7.3. Reporte ..................................................................................................................................... 75



Manual de Usuario


4

1. Introducción

Este módulo ayudará a los jefes de almacén y personal de abastecimiento de las diferentes

dependencias y facultades de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, se podra

gestionar las operaciones relacionadas con el movimiento de bienes en el almacén que les

corresponde.

Entre las operaciones que se puede realizar, están:

1. Internamiento de bienes

2. Salida de bienes

3. Consulta de stock de almacén

4. Generación de reportes

Se puede acceder al módulo de Almacén desde el siguiente link:

http://quipucamayoc.unmsm.edu.pe/QPAlmacen/

2. Objetivo

El Manual de Usuario del Módulo de Almacén, tiene como objetivo principal constituirse

como medio ilustrado de consulta, donde muestre las pautas básicas necesarias para el fácil

manejo de sus operaciones y acceso a la información disponible.

http://quipucamayoc.unmsm.edu.pe/QPAlmacen/



Manual de Usuario


5

3. Iniciar Sesión

1. Abrimos el navegador (chrome, mozila, internet explorer), copiamos el siguiente link

http://quipucamayoc.unmsm.edu.pe/QPAlmacenMEF/ y pegamos en la barra de

direcciones. En este caso utilizaremos el navegador Chrome.

2. A continuacion aparecera en la pantalla el Ingreso al Sistema.

http://quipucamayoc.unmsm.edu.pe/QPAlmacenMEF/



Manual de Usuario


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3. Ingresamos nuestro usuario y contraseña correspondiente

4. Clic en “acceder” e ingresamos a nuestra sesión.

TENGA EN CUENTA QUE

Si usted no interactúa con el sistema durante aproximadamente 15 minutos,

el sistema requerirá que usted vuelva a acceder (ingresar de nuevo su usuario

y su contraseña).



Manual de Usuario


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3.1. Cambio de contraseña

Para cambiar la contraseña, basta con dar clic en “¿Olvidó su contraseña?”, a

continuacion se abre una ventana en la que nos pide los siguientes datos: Usuario,

Pregunta Secreta y Respuesta Secreta. En la parte inferior de la ventana se detalla los

pasos siguientes para continuar con el proceso de cambio de la contraseña. Cualquier

inconveniente comunicarse a la Oficina de Quipucamayoc.

3.2. Desbloquear usuario

1. Si nuestra cuenta estuviera bloqueada, hacer clic en “Desbloquear usuario”, a

continuacion se abrirá otra ventana que nos muestra lo siguiente:



Manual de Usuario


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2. En la parte inferior de la ventana se puede visualizar los pasos siguientes para continuar

con el proceso de Desbloquear su cuenta. Si se presentara cualquier inconveniente

comunicarse a la Oficina de Quipucamayoc.

5. Al ingresar al sistema, nos muestra el Menu principal con las siguientes opciones:

Opciones, Salidas y consultas.

6. Procedemos a ver cada submenu en los posteriores capitulos del manual.



Manual de Usuario


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4. Ingresos Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Ingresos, y vemos que tenemos dos

opciones:

Nota de entrada.

Internamiento por OC (orden de compra)

4.1. Nota De Entrada (NEA)

Como se observa hay 04 tipos de NEA:

➢ Devolución de Materiales

➢ Regularización

➢ Donación Nacional

➢ Donación Extranjera

4.1.1. Devolución de Materiales

1. Elija esta opción nos muestra la siguiente interfaz:



Manual de Usuario


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2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto

Procedencia y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el

guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón

que al presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente como la que

se muestra.

3. Esta interfaz nos permite filtrar:

● Por código y

● Por descripción

4. Seleccionamos la dependencia que se desea Elegir.

5. Seguidamente elegimos uno de los dos tipos de atención:

Stock

Transito

6. Otro campo obligatorio a completar es el Documento de Referencia, en cambio

los demás campos como expediente y observación pueden dejarse vacio y ser

llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador).



Manual de Usuario


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7. En la seccion >>Artículos tenemos tres subsecciones >>Busqueda Rapida,

>>Articulos Disponibles e >>Items Agregados.

8. Para agregar artículos hacemos clic en >>Artículos disponibles se mostrará

una sección como se muestra en la imagen:

9. En la cual podemos elegir los artículos disponibles para una determinada

Especifica, como se muestra a continuación

10. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de

>>Artículos agregados



Manual de Usuario


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11. La opción de “Búsqueda Rápida”, se realizo para cuando el proceso de

búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una

conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se encuentre

el artículo.

12. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para conexiones

lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen.

13. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón

Buscar para obtener resultados.



Manual de Usuario


13


>>Artículos agregados.

15. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo

el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie.

16. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera.

Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad.

17. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por

Cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a

que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar

Borrador o Generación de NEA

18. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de

NEA) el proceso en esta interfaz concluye.

4.1.2. Regularización



Manual de Usuario


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1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz:

2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de

texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos

son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos



Manual de Usuario


15

tienen al lado derecho un botón que al presionar nos mostrarán una pequeña

ventana emergente como la que se muestra.


Por código y

Por descripción

4. Elegimos la dependencia Destino.

5. Despues de seleccionar la dependencia destino, elegimos el tipo de atención:

● Stock

● Transito

6. Finalmente digitamos el Documento de Referencia.

7. Los demás campos como expediente y observación se pueden dejar vacío y

ser llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador).

8. En documentos de compra (campo obligatorio), podemos elegir el tipo de

documento para ello hacemos clic en el botón .

9. A continuacion nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número

y el monto de la compra.

10. Hacemos clic en el boton ; recuerda que cada documento que se va

añadiendo, los importes de este se van sumando automáticamente.

11. Ingresamos todos los documentos de compra involucrados en esta operación.



Manual de Usuario


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12. Para la Guía de Remisión se procede de la misma manera.

RECUERDA QUE

13. Otra opción de agregar artículos es dar un clic en >>Artículos disponibles, al

seleccionar esa opcion nos muestra lo siguiente.

14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una determinada

Especifica, como se muestra a continuación.

La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la suma de

los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no permitirá Generar

la NEA, si dichos montos no concuerdan.



Manual de Usuario


17







Manual de Usuario


18

conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se

encuentre el artículo.

17. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para

conexiones lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen:

18. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el

botón Buscar para obtener resultados.

19. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección

de >>Artículos agregados.

20. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca".

Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie.

21. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se

requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad.


cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a





Manual de Usuario


19

23. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación

de NEA) el proceso en esta interfaz concluye.

RECORDAR QUE



4.1.3. Donación Nacional

Los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben

coincidir necesariamente.



Manual de Usuario


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2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto

Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos son

obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado

derecho un botón que al presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente

como la que se muestra.



Manual de Usuario


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Por código y

Por descripción



● Stock

● Transito

6. Seguidamente completamos los campos Documento de Referencia, Acta de

Entrega, Resolucion Rectoral y Documentos de Referencia.









Manual de Usuario


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RECUERDA QUE



La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con

la suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación

no permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan.



Manual de Usuario


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14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una

determinada Especifica, como se muestra a continuación.





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Manual de Usuario


25











RECORDAR QUE





Manual de Usuario


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4.1.4. Donación Extranjera



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2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de

texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos

son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos

tienen al lado derecho un botón que al presionar nos mostrarán una pequeña

ventana emergente como la que se muestra.



Manual de Usuario


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Por código y

Por descripción



● Stock

● Transito

6. Seguidamente completamos los campos Documento de Referencia, Acta de

Entrega, Resolucion Rectoral y Documentos de Referencia.












Manual de Usuario


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RECUERDA QUE



14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una

determinada Especifica, como se muestra a continuación.

La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la

suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no

permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan.



Manual de Usuario


30



16. La opción de “Búsqueda Rápida”, se realizó para cuando el proceso de






Manual de Usuario


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Manual de Usuario


32

RECORDAR QUE



4.2. Internamiento por Orden de Compra

1. Selecionamos la opcion Ingresos/ Internamiento por OC, como indica en la siguiente

imagen.





Manual de Usuario


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2. A continuacion nos muestra la siguiente interfaz. Aquí se cargan todas las órdenes de

compra pendientes de entrega a los proveedores (como se puede observar en su

estado), con sus datos correspondientes a las Órdenes de Compra creadas en un

proceso previo al de Almacén, es decir en el Sistema de Logística.

3. Elegimos una de las órdenes de compra pendientes (por ejemplo, la O/C 13F06131) le

damos clic en el botón “Mostrar” nos muestra la siguiente interfaz:



Manual de Usuario


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4. En la primera sección >>Orden de Compra, podemos visualizar la información

general de la Orden de Compra seleccionada, los campos que se cargarán han sido

ingresados en el proceso previo a la elaboración de la Orden de Compra (en el Sistema

de Logística).

5. Para internar la Orden de Compra debemos:

Seleccionar el Tipo de Atención (Stock y Transito)

Ingresar la Guía de Remisión (es un campo obligatorio para Ingresar la O/C)

Ingresar la Factura (es un campo obligatorio para Ingresar la O/C)

6. En la segunda sección >>Orden de Compra, podemos visualizar la información del

detalle de las Ordenes de Compra (es decir los artículos que componen la OC).

7. Se realiza una sumatoria de todos los artículos

Si el tipo de atención fuese “Stock” y lo cambiáramos a “Tránsito” tanto la

unidad de medida equivalente, como la cantidad equivalente se inhabilitan.



Manual de Usuario


35

8. Si se cambia al tipo de atención “Stock” dichos campos se vuelven a habilitar para su

edición si fuese necesario ingresando la cantidad y eligiendo de la lista la unidad de

medida.

9. El botón “Referenciar otro artículo por Stock” solo aparece si el tipo de atención

es STOCK, este botón permite relacionar la cantidad ingresada en Almacén del articulo

(que aparece en esta OC), pero que realmente modificará el stock del artículo al que lo

relacionaremos.

POR LO TANTO: Si la descripción del artículo no coincide exactamente a la

descripción y no queremos que se generé un nuevo artículo innecesariamente, lo

relacionamos con uno existente y así evitamos artículos “nuevos” innecesariamente.

10. No tiene por qué relacionarse un artículo con otro, si no es necesario, al darle un clic

a un artículo que tenga estas características, se mostrará un mensaje que nos indique

que no hay relación alguna con otro artículo existente.



Manual de Usuario


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5. Salidas Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Salidas, y vemos que tenemos dos opciones:

● Pecosa por Stock

● Pecosa por Transito

5.1. Pecosa por Stock


2. Puntos a aclarar:

1° Aquí se cargan todos los Informes de Control provenientes del módulo de Logística

que han solicitado ser atendidos por STOCK

2° Se pueden realizar dos operaciones:

Generación de documento Pecosa, pulsando el botón

Devolución de Informe de Control, pulsando el botón

3° Los informes de control que se atienden por STOCK separan los artículos que se

encuentran en almacén, por lo tanto estos artículos dejan de estar en el stock

disponible y forman parte del stock separado.

4° Al momento en que los artículos salen del almacén se tiene que expedir un

documento llamado Pedido de compra-salida, conocido como Pecosa.



Manual de Usuario


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5° Para generar la Pecosa, le damos clic al botón en el respectivo Informe de

Control que se va a generar.

5.1.1. Llenado de los datos de la Pecosa por Stock

1. Una vez presionado el botón la interfaz nos muestra la información

general del Informe de Control en la sección >>>Datos así como los artículos

que componen dicho Informe de Control en la sección >>>Artículos.

2. Ingresamos los valores en los campos obligatorios:

Solicito entregar a

Con destino a

Observación

3. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa nos aparecerá un

ventana de confirmación a la que damos Sí.



Manual de Usuario


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4. A continuación nos mostrará el número que se genera para la nueva Pecosa

que se acaba de crear.

5. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el

botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos

descarga un archivo en formato .pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe

imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para

Pecosas).

5.2. Pecosa por Tránsito

1. Un documento de Pecosa por tránsito se puede generar de dos maneras:

Orden de Compra

Nota de Entrada (NEA)



Manual de Usuario


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2. La interfaz nos muestra ambas maneras de generar el documento, divididas en dos

pestañas con dichos nombres (Orden de Compra y Nota de Entrada)

3. Esta interfaz nos muestra la opción de exportar un archivo en Excel, para ello

hacemos clic en el siguiente botón , inmediatamente se genera un archivo Excel

el cual se descargará en la computadora dependiendo de si esta activa la pestaña de

Orden de Compra o la pestaña de Nota de Entrada.

5.2.1. Pecosa por Tránsito mediante Orden de Compra 1. De la lista que se muestra se procederá a seleccionar aquella que tenga el estado

"INGRESADO". Para buscar los que tengan dicho estado escribimos en el

campo “Estado” la palabra “INGRESADO”. Luego de encontrar la

OC, hacemos clic en el ícono "Generar PECOSA".

Los botones en color gris significan que la Orden de

Compra ya genero una Pecosa.



Manual de Usuario


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2. Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos ingresar

valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a, el campo

observación es opcional es decir no es obligatorio ingresar datos en dicho campo.

3. Luego nos dirigimos a la sección "Artículos en la Orden de Compra". Aquí se

muestran los detalles de los artículos que conforman la O/C, se muestran los

siguientes campos: Código, Cantidad, Descripción, Detalles, Marca, Serie,

Cantidad despachada, Unidad de medida, Precio unitario, Precio total. De los cuales

el único campo que podemos modificar es "Cantidad despachada", aquí se

digitará la cantidad del artículo que se destinará a dicho lugar.



Manual de Usuario


41

4. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa nos aparecerá un ventana de

confirmación a la que damos Sí.

5. A continuación nos mostrará el número que se generará para la nueva Pecosa que

se acaba de crear.

6. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón

Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un

archivo en formato .pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una

hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas).

5.2.1.2. Generar varias Pecosas a partir de una Orden de Compra 1. Este caso se aplica cuando la orden de compra que, habiendo ya generado una

pecosa, todavía posea artículos para generar otras, su estado se indicará como

“procesando”. Sólo hay que ingresar de nuevo en la sección Salidas /Pecosa por

Tránsito.

2. Para encontrar dichas OC, digitemos, en la columna “Estados”, la palabra

“procesando”:



Manual de Usuario


42

3. Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos

ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a,

el campo observación es opcional es decir no es obligatorio ingresar datos en

dicho campo.

4. Luego nos dirigimos a la sección "Artículos en la Orden de Compra". Aquí se

muestran los detalles de los artículos que conforman la O/C, se muestran los

siguientes campos: Código, Cantidad, Descripción, Detalles, Marca, Serie,

Cantidad despachada, Unidad de medida, Precio unitario, Precio total. De los cuales

el único campo que podemos modificar es "Cantidad despachada", aquí se

digitará la cantidad del artículo que se destinará a dicho lugar.

5. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa nos aparecerá un ventana de

confirmación a la que damos Sí.



Manual de Usuario


43

6. A continuación nos mostrará el número que se generará para la nueva Pecosa que

se acaba de crear.





Por ejemplo, notemos que, la cantidad despachada en la OC de ejemplo que se

escogió para esta sección, fue 5 en los dos artículos que incluía.

8. Luego de generar una pecosa, volvemos a la sección Salidas/Pecosas por Tránsito,

y la buscamos:

Mientras no superemos la cantidad total de artículos de la OC determinada,

ésta seguirá con el estado “procesando”, y en la columna “cantidad

despachada” se indicará cuantos artículos quedan conforme se le vaya

generando pecosas a la OC.



Manual de Usuario


44

9. Al hacer clic en el botón , al checar la sección “Artículos por orden de comprar”

notaremos que se ha actualizado la cantidad despachada con respecto a la pecosa

generada anteriormente.

10. De tal forma que la OC aún se encuentra disponible para seguir generando pecosas.

5.2.2. Otros Estados de las OC Además de los estados vistos anteriormente, existen otros como:

MUCHAS PECOSAS:

Este estado se dará cuando si al generar las PECOSAS ya se agotaron los artículos

y no se puede generar más PECOSAS, representado por la inhabilitación del ícono

"Generar PECOSA”.

Se puede saber que OC se encuentran en este estado escribiendo “muchas

pecosas” en la columna “Estado”, de la sección Salidas/Pecosas por tránsito.



Manual de Usuario


45

5.2.3. Advertencias a. Datos Incompletos: "solicito entregar a:" o "con dirección en:"

1. A falta de cualquiera de los dos campos, y se le dio a "Generar PECOSA”, y

luego a “Si”

2. El sistema mostrará un mensaje recordándole que debe de ingresar

obligatoriamente dichos campos.

b. Datos extraños:

1. Pueden ser letras, símbolos, etc. que no sean numéricos, ingresados en el

campo "Cantidad Despachada".

2. Al hacer clic en "Generar PECOSA”, y "Si" el sistema mostrará un mensaje

recordándole que ingreso un dato no aceptado en dicho campo.



Manual de Usuario


46

5.2.4. Ingreso de una Cantidad Mayor: Si se ingresa en la columna “Cantidad Despachada” una cantidad mayor a la

cantidad total que posee un artículo, y realizamos los pasos para generar una

pecosa nos saldrá esta advertencia.

Adicionalmente el aviso le mostrará el nombre del artículo donde ocurrió el

primer error.



Manual de Usuario


47

5.2.5. Pecosa por Tránsito mediante Nota de Entrada

1. Como se observa cada Nota de Entrada generada, tiene la opción de generar

Pecosa así que para realizar dicha acción presionamos el botón Generar Pecosa

.

Los botones en color gris significan que la Nota de Entrada

todavía está en borrador.



Manual de Usuario


48

2. Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos

ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a,

los campos expediente, documento de referencia, guias de remisión, documentos

de compra y observación son opcionales, no es obligatorio el ingreso de datos.

3. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa nos aparecerá un ventana

de confirmación a la que damos Sí.

4. A continuación nos mostrará el número que se genera para la nueva Pecosa que

se acaba de crear.







Manual de Usuario


49

6. Consultar

1. Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Consultar, y nos muestra las siguiente nueve

opciones:

Órdenes de Compra Notas de Entrada Pecosas Registros de Ingreso Notas de Salida Stock de Almacén Movimientos de Almacén Bincard Rendición Información Contable

6.1. Órdenes De Compra



Manual de Usuario


50

1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz:

2. La interfaz de consulta de órdenes de compra, permite un filtro por todos los campos

que se muestran, como se muestra en la imagen de la derecha se pude filtrar los

registros todas las órdenes de compra por el campo OC inicial.

3. Por cada orden de compra se pueden realizar dos operaciones;

Ver Detalle O/C, presionando el botón

Eliminar Internamiento de Orden, presionando el botón

4. Se da la opción de obtener la lista de órdenes de compra descargando un archivo Excel,

para ello hacemos clic en el botón .

5. Además podemos realizar una navegación de todas las órdenes de compra que en cada

tabla solo se muestran como máximo 10 registros, es decir, en nuestro ejemplo

podemos asegurar que existe más de 90 órdenes de compra (pero como la barra de

navegación solo muestra 10 hojas eso implica que solo sean 10 hojas) hasta no



Manual de Usuario


51

presionar el botón para ir a la última hoja, no se sabrá con exactitud de cuantas órdenes

de compra serán, ni cuantas hojas tiene realmente.

NOTA:

Estas características se aplican a todos las interfaces que presenten esta herramienta de

navegación.

6. Al dar clic en de una Orden de Compra, nos muestra la siguiente interfaz:

Nota importante:

Si la Orden de Compra (OC) se encuentra en estado PENDIENTE, la OC sólo se podrá

visualizar.

Si la OC tuviera como estado INGRESADO, entonces es posible ver el detalle de la O/C y

también eliminar su internamiento.

Eliminar Internamiento de O/C significa que la OC regresará al estado Pendiente (la OC tiene

que estar en Ingresado), y en la interfaz de Ingresos/Internamiento por OC, deberá realizarse

nuevamente el internamiento de la Orden de Compra, como ya se vio en la capitulo Ingresos.

Si la O/C se encuentra en estado CON PECOSA, y se desea realizar la eliminación del

internamiento, entonces primero es necesario realizar la acción de anulación de la Pecosa (es

decir, pasar al estado ANULADO) con reingreso o sin reingreso, según corresponda.

Una vez que se ha anulado la PECOSA, la O/C volverá al estado INGRESADO, estado que sí

permitiría la eliminación del ingreso de los artículos.



Manual de Usuario


52

6.2. Notas de Entrada


2. Luego seleccionamos el Almacén y establecemos un rango de fechas presionamos el

botón Buscar y nos mostrará todas las NEA’s pertenecientes a dicho almacén.



Manual de Usuario


53

3. Dependiendo del estado de las NEA’s estas pueden ser:

Borrador: En este estado todavía no se le ha creado un número de NEA, además en

este estado se puede realizar las modificaciones que se deseen de la Nea pulsando el

botón (Ver detalles de NEA).

Generada: En este estado no se puede realizar las modificaciones de la Nea, solo se

visualizará mas no se permitirá la edición de los datos de dicha Nea. Pero si se puede

anular la NEA, mediante el botón debido a que todavía no tiene una Pecosa creada

con esta Nea. Al dar clic en el botón la interfaz que se mostrará solo permitirá

visualizar los datos y descargar un archivo en .pdf al presionar el botón nos

aparecerá un archivo con datos sin formato para ser impresa en una hoja pre impresa.

Con Pecosa: En este estado la NEA ya tiene Pecosa, es decir, que la NEA no podrá

ser modificada de ninguna manera ya que tiene una Pecosa que se ha generado con



Manual de Usuario


54

dicha NEA, por lo tanto no se podrá editar, ni mucho menos anular. Al dar clic en el

botón la interfaz que se mostrará solo permitirá visualizar los datos y descargar

un archivo en .pdf al presionar el botón nos aparecerá un archivo con datos sin

formato para ser impresa en una hoja pre impresa.

4. Para el ejemplo seleccionaremos una NEA con estado de Borrador y al darle clic al

botón nos aparece una interfaz similar a la siguiente:



Manual de Usuario


55

5. En la sección >>Datos se muestra la información de la NEA en el que tendremos que

ingresar los datos en los campos que se muestran, pero de manera obligatoria deben

ingresarse procedencia, destino y el documento de referencia, el tipo de almacén

aparece con un valor por defecto que puede ser cambiado a Stock y Transito, los otros

campos que no son obligatorios son expediente y observación (opcionales).

6. El llenado de una NEA se ha visto en el Capítulo de INGRESOS, visto anteriormente

en el manual, así que el procedimiento del ingreso de artículos es exactamente igual

en esta interfaz.

6.3. Pecosas


2. En esta interfaz podemos realizar una búsqueda por:

Intervalo de fechas

Almacén

Tipo de Pecosa

• Tránsito

• Nota de entrada

• Stock



Manual de Usuario


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3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz:

4. Para el ejemplo elegimos una Pecosa como se indica en la imagen de arriba y al darle

clic al botón nos aparece una interfaz similar a la siguiente.

Si se desea podemos obtener una lista de las Pecosas, según el filtrado que

se haya realizado, descargando un archivo Excel en nuestra computadora,

al presionar el botón.



Manual de Usuario


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5. En la sección inferior se observa que hay tres botones:

El primer botón es para descargar un reporte sin formato.

El segundo botón es para descargar un reporte con formato.

El tercer botón es para realizar una nueva consulta de Pecosa.

En esta interfaz no se podrán realizar modificaciones en los datos de la

PECOSA, solo podrá revisar la información más no permite ediciones de

ningún tipo.



Manual de Usuario


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6. Para que se aprecie la diferencia entre ambos se utilizará la misma Pecosa pero en

diferentes formatos, es decir uno sin formato y el otro con formato, como se muestra

en la imagen a continuación:

6.4. Stock de Almacén



Manual de Usuario


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2. En esta sección buscaremos todos los artículos que tengamos en un almacén dados los

siguiente parámetros de filtrado como son:

Almacén

Genérica

Sub Genérica

Especifica

Tipo

Transito

Stock

Stock y Transito

Descripción



Manual de Usuario


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3. Hay un botón al lado derecho de almacén el cual nos permite descargar un archivo

en formato .pdf de dos maneras diferentes:

Con Marca

Sin Marca

4. Los artículos, las cantidades y los montos serán los mismos, sólo varían en la

presentación de los artículos en ambos reportes.

5. Cuando seleccionamos todos los valores por lo que deseamos hacer el filtro (en nuestro

ejemplo en descripción ingresamos un parte de la descripción ‘bolsa’ se observa que no

fue necesario ingresar todo el nombre del artículo) nos muestra la siguiente interfaz:

En la descripción no es necesario escribir todo el nombre del artículo,

con una parte significativa de la descripción bastará para el filtrado,

es más este campo puede dejarse en blanco y presionamos el botón

Buscar para realizar el filtrado.



Manual de Usuario


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6. Hay un botón en la sección inferior, el cual nos permite descargar un archivo en

formato .pdf de los artículos que acabamos de filtrar de dos maneras diferentes:

Con Marca

Sin Marca

7. De la misma manera el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestro

disco duro.



Manual de Usuario


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6.5. Movimientos de Almacén


2. Como se puede apreciar, para visualizar los movimientos de almacén es posible verlos

haciendo un filtro por:

Intervalos de fechas (por defecto hace un filtro que toma como fecha final el día

presente y como fecha de inicio, tres meses atrás)

Tipo de atención

Tránsito

Stock

Stock y Transito

Tipo de movimiento

Entrada

Salida

Entrada y Salida



Manual de Usuario


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3. Presionamos el botón buscar y nos muestra la siguiente interfaz.

4. Hay un botón en la sección inferior, el cual nos permite descargar un archivo en

formato .pdf de los movimientos en almacén según el filtro por los campos

seleccionados

5. De la misma manera el botón nos permite descargar un archivo en Excel en

nuestro disco duro de la misma información filtrada.

6.6. Bincard

1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz.



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Intervalo de fechas

Almacén

Tipo de Pecosa

Tránsito

Nota de entrada

Stock

3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz.

4. Si deseamos generar un reporte en formato .pdf presionamos el botón pero antes

de ello debemos realizar los filtros por:

Bien

Marca

Unidad de Medida



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5. Si no realizamos estos 03 filtros nos saldrá un mensaje como el siguiente.

6. Si realizamos correctamente el filtrado, nos permitirá la descarga del reporte que para

ejemplo es: “Toner Para Impresora Hp Laser Jet 1300 Q-2613a” – “HP” – “CJA”,

como se muestra:



Manual de Usuario


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7. Al abrir el archivo nos aparece un archivo en .pdf similar a la imagen de la derecha.

8. De la misma manera el botón nos permite descargar un archivo en Excel en

nuestro disco duro de la misma información filtrada.

6.7. Rendición Información Contable

1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz.



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Intervalo de fechas

Tipo de documento

Orden de Compra

Nota de Entrada

Pedido Comprobante de salida

Modalidad

Tránsito

Stock

Almacén

3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz:



Manual de Usuario


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4. Se observa que en los encabezados a la derecha aparecen las especificas (estos

pueden aumentar o disminuir según las específicas que estén involucradas en el filtro)

dado los criterios de filtración, y un última columna un total.

5. Finalmente el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestro disco

duro de la misma información filtrada, algo similar a la siguiente imagen.



Manual de Usuario


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7. Catalogo MEF

7.1. Ingresar Item MEF

1. Ingresar a la sección Catalogo MEF /Ingreso de Item MEF

2. Se visualizará la sección



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3. Hacemos clic en “ítems disponibles”

4. Aparecerá una sección para escoger los filtros acerca de genérica, sub-genérica y

específica, luego se generará la lista con los ítems disponibles para seleccionar.



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5. Para seleccionar algún ítem, basta con hacer clic en el botón “Agregar”,

6. Dicho ítem seleccionado aparecerá en la lista de “Items Agregados”



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7. Luego, al ítem en la lista de “Items Agregados”, se le puede editar la marca, el precio

unitario y el stock.

8. Existe un botón de “X” que nos permite borrar el ítem que se seleccionó previamente.



Manual de Usuario


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9. Luego de rellenar todos los campos, hacemos clic en el botón de “Actualizar Stock”,

para añadir este ítem en el stock de almacén.

10. Aparecerá un mensaje de confirmación:

11. Luego de hacer clic en “Aceptar” el sistema regresará a como estaba en el paso 6.

12. Para regresar al inicio, hacer clic en botón de “Inicio”, nos redigirá a la sección

principal del sistema.



Manual de Usuario


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7.2. Método Rápido Este método fue pensado para aquellos usuarios que no poseas una conexión buena de internet y

también para aquellos que no sepan cómo se clasifican los artículos en específicas.

1. Al acceder se encontrará con las siguientes opciones, se hace clic en “Búsqueda rápida”:

2. Luego del clic aparecerá la siguiente sección:

3. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón Buscar para

obtener resultados.

4. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Items

agregados.



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7.3. Reporte 1. Para visualizar un reporte de los ítems, hacemos clic en el botón con forma de archivo

PDF.

2. Se visualizará el reporte de Stock de Almacén.

Documents

Manual del Usuario – Módulo de Almacenquipucamayoc.unmsm.edu.pe/descargas/manuales/ManualdeUsuarioAlmac... · guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho