Manual Del Vicerrectorado Administrativo

MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES (ULA)

Realizado por: T.S.U. Pedro A. Torres Sistema Gerencial Administrativo Diciembre, 2006.Elaborado por: T.S.U. Pedro A. Torres Q. DSIA Diciembre 2006 Aprobado por: VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO FECHA Vigencia de la ltima modificacin: Diciembre 1995

Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Pgina:

Asunto: Autoridades Universitarias

Autoridades UniversitariasLster Rodrguez Rector

Manuel Hernndez Barrios Vicerrector Acadmico

Mario Bonucci Vicerrector Administrativo

Nancy Rivas de Prado Secretaria

Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA) Jess Caldern

Mrida, Diciembre 2006

Elaborado por: T.S.U. Pedro A. Torres Q. DSIA Diciembre 2006

Aprobado por: VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO

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Vigencia de la ltima modificacin: Diciembre 1995

Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: Equipo de Trabajo Pgina:

EQUIPO DE TRABAJO

DISEO Y ELABORACIN DE: T.S.U. Pedro Agustin Torres Quiones

COORDINACIN Y LDER DEL PROYECTO: Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ Especialista Organizacional de la DSIA

PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y ADMINISTRATIVO Y OBRERO (ATO) DEL VICERRECTORADEO ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIN DE LOS PROCESOS.

MRIDA, DICIEMBRE 2006



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Asunto: ndice de Contenido

NDICE DE CONTENIDOIntroduccin Organigrama del Vicerrectorado Administrativo Modelo del Sistema de Negocio (SN) Modelo de Jerarqua de Sistemas Modelo de Objetivos del SN Modelo de Reglas de Negocios del SN Modelo de Procesos de Negocio del SN ndice de Contenido del SN Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio Cadena de Valor del Sistema de Negocio rbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales rbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo PROCESOS FUNDAMENTALES 1. Desiciones Generales ndice de Contenido del Proceso Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarqua de Procesos 1.1.: Toma de Desiciones a Nivel del Vicerrectorado Administrativo. Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarqua de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.1.1. Toma de Desiciones. 1.1.2. Firma de Documento. 1.2.: Toma de Desiciones a Nivel de la Coordinacin Administrativa. Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarqua de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.2.1. Toma de Desiciones. 1.2.2. Firma de Documento. 1.2.: Toma de Desiciones a Nivel del Consejo Administrativo. Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarqua de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.3.1. Toma de Desiciones. 1.3.2. Firma de Documento.Elaborado por: T.S.U. Pedro A. Torres Q. DSIA Diciembre 2006 Aprobado por: VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO FECHA Vigencia de la ltima modificacin: Diciembre 1995



Procesos de Apoyo 2. Apoyo Administrativo ndice de Contenido del Proceso Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarqua de Procesos 2.1.: Definicin de Planes y Evaluacin de la Unidad de Apoyo Administrativa Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.1.1. Planificacin y Supervisin de Actividades 2.2.: Planificacin y Formulacin del Proyecto Presupuestario del Vicerrectorado Administrativo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.2.1. Elaboracin del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto 2.2.2. Registro de la Distribucin Administrativa 2.2.3. Ejecucin Fsica Trimestral del Plan Operativo Anual 2.3.: Ejecucin de la Asignacin presupuestaria y Financiera del Vicerrectorado Administrativo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.3.1. Registro de Cuentadante 2.3.2. Apertura de Cuentas Bancarias 2.3.3. Conciliacin de Cuentas Bancarias 2.4.: Administracin y Gestin de Fondos en Anticipo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.4.1. Apertura de Fondos en Anticipo 2.4.2. Reponer Fondos en Anticipo 2.4.3. Rendir Fondos en Anticipo 2.4.4. Cerrar Fondos en Anticipo 2.5.: Administracin y Gestin de la Caja Chica del Vicerrectorado Administrativo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.5.1. Creacin de la Caja Chica 2.5.2. Reponer Caja Chica 2.5.3. Cerrar Caja Chica 2.6.: Tramitacin de Viticos y Pasajes Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.6.1. Tramitacin de Viticos y Pasajes 2.7.: Adquisicin y Administracin de los Materiales, Suministros y Servicios del Vicerrectorado Administrativo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.7.1. Ejecucin de Compras Nacionales 2.7.2. Registro de Bienes Muebles 2.7.3. Control de Inventario de Bienes MueblesElaborado por: T.S.U. Pedro A. Torres Q. DSIA Diciembre 2006 Aprobado por: VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO FECHA Vigencia de la ltima modificacin: Diciembre 1995



3. Apoyo Secretarial y de Servicios ndice de Contenido del Proceso Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarqua de Procesos 3.1.: Recepcin 3.1.1.: Correspondencia de Entrada y de Salida Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.1.1.1. Correspondencia de Entrada 3.1.1.2. Correspondencia de Salida 3.1.2. Atencin al Pblico en General Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.1.3. Recepcin de Llamadas Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.2.: Archivo Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.2.1. Archivo de la Documentacin 3.2.2. Localizacin de la Documentacin 3.3.: Control de Agenda Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.3.1. Control de Agenda 3.3.2. Actualizacin de la Agenda 3.3.3. Apoyo Logstico 3.4.: Mantenimiento 3.4.1.: Mantenimiento y Pulcritud de todo el espacio fsico Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.4.1.1. Mantener en estricto estado de pulcritud el espacio fsico, los equipos y mobiliario del departamento 3.4.1.2. Mantener Actualizadas y en ptima disposicin las Carteleras 3.4.1.3. Recoger, Embolsar y Colocar la Basura en sus respectivos depsitos 3.4.2.: Movimiento y Orden de los equipos utilizados Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.4.2.1. Movilizar Material de Oficina y Mobiliario 3.4.2.2. Mantener bajo custodia y en estricto orden e identificacin las llaves de todos los ambientes del recinto del departamento 3.5.: Mensajera Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.5.1. Distribucin de la Correspondencia en viada por el Vicerrectorado Administrativo 3.5.2. Entrega de Correspondencia al personal del Vicerrectorado AdministrativoElaborado por: T.S.U. Pedro A. Torres Q. DSIA Diciembre 2006 Aprobado por: VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO FECHA Vigencia de la ltima modificacin: Diciembre 1995



3.6.: Apoyo Secretarial Diagramas de Actividades y Procedimientos 3.6.1. Redaccin de Correspondencia 3.6.2. Comunicacin recibida por el Vicerrector Administrativo

Modelo de Actores y Unidades Organizacionales

Directorio Modelo Actor-Rol Modelo Rol-Actividad Matriz Actores Procesos



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: Introduccin Pgina:

INTRODUCION La ejecucin y la puesta en marcha de este nuevo Manual de Normas Proceso y Procedimientos del Sistema Gerencial Administrativo de la Universidad de los Andes describen las actividades y tareas a cumplirse paso a paso en la realizacin de procesos y procedimientos de la Administracin Universitaria describiendo los puestos Administrativos que intervienen en la ejecucin de actividades y tareas precisando sus responsabilidades y participacin de cada uno de los departamentos del Vicerrectorado Administrativo.

El presente Manual esta basado en el diseo del modelo de Jerarqua de Sistemas del Sistema Gerencial Administrativo que esta enfocaso en el primer modelo de Derek Hitchins 2000, el cual hace nfasis en la Jerarqua de Sistemas y en las relaciones de inters, sus subsistemas , sistemas pares y supersistemas. En este caso se refiere al Sistema Gerencial Administrativo, en el cual se establecen las polticas y directrices del funcionamiento interno de los sistemas Presupuestario, Financiero, de Personal, Servicios Generales, Seguros, Ingeniera y Mantenimiento, Fomento y Servicios de Informacin Administrativa; as como los subsistemas de Desiciones Generales, Apoyo Administrativo, Apoyo Secretarial y de Servicios de la Administracin Universitaria.

La realizacin de Manuales de Normas Procesos y Procedimientos forman parte de los distintos documentos donde se encuentran las fases del desarrollo de los sistemas de informacin organizacionales, los cuales facilitan al lector la interpretacin y aplicacin de dicho documento, facilitando la gestin de los diferentes departamentos del Vicerrectorado Administrativo y as lograr una



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: Introduccin Pgina:

operacin eficaz en la ejecucin de los procedimientos y actualizacin a los lineamientos establecidos por la Universidad de los Andes (ULA)

As mismo ir realizando una revisin permanente con el fin de asegurar su vigencia del documento en el transcurso del tiempo.



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Asunto: Organigrama Pgina:

ORGANIGRAMA DEL SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO



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Asunto: Modelo del Sistema de Negocio (SN)

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)Modelo de Jerarqua de Sistemas Modelo de Objetivos del SN Modelo de Reglas de Negocios del SN Modelo de Procesos de Negocio del SN Modelo de Actores y Unidades Organizacionales



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOPgina:

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Asunto: Modelo de Jerarqua de Sistema

Modelo de Jerarqua de SistemasADMINISTRACION UNIVERSITARIASISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO Asesora Coordinacin Administrativa AdministrativaApoyo Gerencial

Sistema de Servicios Generales

Apoyo Administrativo

Apoyo Secretarial y de Servicios

Sistema de Servicios de Informacin Administrativa

Sistema de Ingeniera y Mantenimiento Sistema de Fomento

Sistema de Personal

Sistema de Seguro

Sistema Financiero

Fuente: Primer modelo de Derek Hitchins 2000. Curso de modelado de sistema usando UML 2.0



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Asunto: Modelo de Objetivos



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Asunto: Modelo de Reglas de Negocio del (SN)



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Asunto: Modelo de Proceso de Negocio del (SN)

MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)o o o o Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio Cadena de Valor del Sistema de Negocio rbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales rbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: MODELO DE PROCESO DE NEGOCIO DEL SN Pgina:

Asunto: Diagrama de Proceso del (SN)



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Asunto: Cadena de Valor del (SN)



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Asunto: rbol de Procesos y Procedimiento del SN



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del Vicerrectorado AdministrativoRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSPROCESOS SUB-PROCESOS

Pgina:

Asunto: ndice de Contenido del Proceso

PROCEDIMIENTOS

2.1 DEFINICIN DE PLANES Y EVALUACIN LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVA

2.1.1 PLANIFICACIN Y SUPERVISIN DE ACTIVIDADES 2.2.1 ELABORACIN PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO DE PRESUPUESTO 2.2.2 REGISTRO DISTRIBUCIN ADMINISTRATIVA 2.2.3 EJECUCIN FSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2.3.1 REGISTRO DE CUENTADANTE 2.3.2 APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS 2.3.3 CONCILIACIN DE CUENTAS BANCARIAS

2.2 PLANIFICACIN Y FORMULACIN DEL PROYECTO PRESUPUESTARIO DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

G E R E N C I A

2.3 EJECUCIN DE LA ASIGNACIN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

2.4.1 APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO

A D M I N I S T R A T I V A

2 APOYO ADMINISTRATIVO

2.4 ADMINISTRACIN Y GESTIN DE FONDOS EN ANTICIPO (FONDOS DE TRABAJO )

2.4.2 REPONER FONDOS EN ANTICIPO 2.4.3 RENDIR FONDOS EN ANTICIPO 2.4.4 CERRAR FONDOS EN ANTICIPO

2.5 ADMINISTRACIN Y GESTIN DE LA CAJA CHICA DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

2.5.1 CREACIN DE LA CAJA CHICA 2.5.2 REPONER CAJA CHICA 2.5.3 CERRAR CAJA CHICA

2.6 TRAMITACIN DE VITICOS Y PASAJES

2.6.1 TRAMITACIN DE VITICOS Y PASAJES NACIONALES 2.7.1 EJECUTA COMPRAS NACIONALES 2.7.2 REGISTRAR BIENES MUEBLES

2.7 ADQUISICIN Y ADMINISTRACIN DE LOS MATERIALES , SUMINISTROS Y SERVICIOS DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

2.7.3 CONTROLAR INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del Vicerrectorado Administrativo Pgina:


RBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSPROCESO SUB-PROCESOS SUB SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS 3.1.1.1 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA 3.1.1.2 CORRESPONDENCIA DE SALIDA 3.1.2 ATENCIN AL PUBLICO EN GENERAL

3.1.1 CORRESPONDENCIAS DE ENTRADA Y DE SALIDA

3.1 RECEPCIN

3.1.3 RECEPCIN DE LLAMADAS

G E R E N C I A

3.2.1 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN

3.2 ARCHIVO

3.2.2 LOCALIZACIN DE LA DOCUMENTACIN ARCHIVADA 3.3.1 CONTROL DE AGENDA

3.3 CONTROL DE AGENDA

3.3.2 ACTUALIZACIN DE LA AGENDA 3.3.3 APOYO LOGISTICO 3.4.1.1 MANTENER EN ESTRICTO ESTADO DE PULCRITUD EL ESPACIO FSICO, LOS EQUIPOS Y MOBILIARIO DEL DEPARTAMENTO

A D M I N I S T R A T I V A

3. APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS

3.4 MANTENIMIENTO

3.4.1 MANTENIMIENTO Y PULCRITUD DE TODO EL ESPACIO FSICO

3.4.1.2 MANTENER ACTUALIZADAS Y EN OPTIMA DISPOSICIN LAS CARTELERAS 3.4.1.3 RECOGER, EMBOLSAR Y COLOCAR LA BASURA EN SUS RESPECTIVOS DEPSITOS 3.4.2.1 MOVILIZAR MATERIAL DE OFICINA Y MOBILIARIO 3.4.2.2 MANTENER BAJO CUSTODIA Y EN ESTRICTO ORDEN E IDENTIFICACIN LAS LLAVES DE TODOS LOS AMBIENTES DEL RECINTO DEL DEPARTAMENTO 3.5.1 DISTRIBUCIN DE LA CORRESPONDENCIA ENVIADA POR EL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO 3.5.2 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA AL PERSONAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO 3.6.1 REDACCIN DE CORRESPONDENCIA 3.6.2 COMUNICACIN RECIBIDA POR EL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

3.4.2 MOVIMIENTO Y ORDEN DE LOS EQUIPOS UTILIZADOS

3.5 MENSAJERA

3.6 APOYO SECRETARIAL



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1. Desiciones Generales Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarqua de Procesos 1.1.: Toma de Desiciones a Nivel del Vicerrectorado Administrativo. Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarqua de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.1.1. Toma de Desiciones. 1.1.2. Firma de Documento. 1.2.: Toma de Desiciones a Nivel de la Coordinacin Administrativa. Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarqua de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.2.1. Toma de Desiciones. 1.2.2. Firma de Documento. 1.2.: Toma de Desiciones a Nivel del Consejo Administrativo. Diagrama de Proceso Diagrama de Jerarqua de Procesos Diagrama de Actividades y Procedimientos 1.3.1. Toma de Desiciones. 1.3.2. Firma de Documento.



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Asunto: Procesos Fundamentales

PROCESOS FUNDAMENTALES PF-1 TOMA DE DECISIONES A NIVEL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO



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Asunto: Diagrama de Proceso de los Procesos de la Cadena de Valor



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Asunto: Diagrama de Jerarqua de Procesos



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Asunto: Diagramas de actividad y Procedimientos

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS TOMA DE DECISIONES A NIVEL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del Vicerrectorado Administrativo. Pgina:

Asunto: Procedimiento 1.1.1 Toma de Decisiones

ResponsablePersonas u organizaciones interna o externa al Vicerrectorado Administrativo Vicerrector Administrativo

Accin1. Ingresa Correspondencias Administrativo. para el Vicerrector

2. Recibe correspondencia. 3. Verificar asunto de correspondencia. 3.1 Si no requiere respuesta, enva correspondencia a archivo. 3.2 De lo contrario, (Ir a la actividad 04). 4. Verifica si puede tomar decisin o requiere de discusin en el Consejo Administrativo. 4.1 Si requiere de discusin en el Consejo Administrativo, agregar a la agenda del Consejo Administrativo. 4.2 De lo contrario, (Ir a la actividad 05) 5. Elabora en papel borrador la respuesta de la correspondencia. 6. Entrega borrador con la respuesta de la correspondencia a la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios.



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Asunto: Diagrama de Actividad 1.1.1 Toma de Decisiones



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Asunto: Procedimiento 1.1.2 Firma de documentos

ResponsableSecretaria Ejecutiva Vicerrector Administrativo

Accin1. Enva documentos listos Vicerrector Administrativo. para la firma del

2. Revisa la bandeja de documentos listos para firmar 3. Lee la documentacin. 4. Verifica que la elaboracin del documento este correcto. 4.1 Si la elaboracin del documento esta correcto, firma la documentacin elaborada. 4.1.1 Coloca en la bandeja de correspondencias a enviar. 4.2 De lo contrario, realiza las modificaciones y correcciones necesarias. 4.2.1 Coloca en la bandeja de correspondencia a modificar. 4.2.2 Entrega a la Secretaria Ejecutiva para sus modificaciones.



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Asunto: Diagrama de Actividad 1.1.2 Firma de documentos



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso Fundamental 2. Toma de Decisiones a Nivel de la Coordinacin Administrativa. Pgina:

Asunto: Proceso Fundamental 2.

PROCESOS FUNDAMENTALES PF-2 TOMA DE DECISIONES A NIVEL DE LA COORDINACION ADMINISTRATIVA



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso Fundamental 2. Toma de Decisiones a Nivel de la Coordinacin Administrativa Pgina:




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Asunto: Diagrama de Jerarqua de Proceso



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DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS TOMA DE DECISIONES A NIVEL DE LA COORDINACION ADMINISTRATIVA



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Asunto: Procedimiento 1.2.1 Toma de Decisiones

ResponsableRecepcin

Accin1. Ingresa correspondencias recibidas al Coordinador Administrativo. 2. Recibe correspondencias 3. Verifica asunto de la correspondencia 3.1 Si es de asunto Administrativo, (Ir a la actividad 10). 3.2 De lo contrario, (Ir a la actividad 04). 4 Verifica si puede tomar decisin respecto al asunto de la correspondencia o requiere comunicacin con el Vicerrector Administrativo. 4.1 Si no puede tomar decisin, entrega correspondencia al Vicerrector Administrativo. 4.2 De lo contrario, (Ir a la actividad 05). Verifica si la correspondencia requiere respuesta o no. 5.1 Si la correspondencia no requiere repuesta, Entrega a archivo. 5.2 De lo contrario, (Ir a la actividad 06). Entrega borrador con la respuesta a la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios. la

Coordinador Administrativo

5

6

Unidad de Apoyo Secretarial

7

Recibe borrador con la respuesta de correspondencia. 8 Elabora respuesta en limpio para ser entregada. 9 Elabora dos copias de la respuesta. 9.1 Entrega una copia a Recepcin. 9.2 Entrega otra copia a Archivo.



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Asunto: Procedimiento 1.2.1 Toma de Decisiones.

Unidad de Apoyo Administrativo.

10. Recibe correspondencia. 11. Verifica si la correspondencia requiere respuesta o no. 11.1 Si la correspondencia no requiere repuesta, Entrega a archivo. 11.2 De lo contrario, elabora en papel borrador la respuesta a la correspondencia 11.2.1 Entrega Borrador con la respuesta a la Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios (Ir a la actividad 07).



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Asunto: Diagrama de Actividad 1.2.1 Toma de Decisiones.



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ResponsableSecretaria Ejecutiva Coordinador Administrativo 1.

AccinEnva documentos listos para Coordinador Administrativo. la firma del

2. Revisa la bandeja de documentos listos para firmar. 3. Lee la documentacin. 4. Verifica que la elaboracin del documento este correcto. 4.1 Si la elaboracin del documento esta correcto, firma la documentacin elaborada. 4.1.1 Coloca en la bandeja de correspondencias a enviar. 4.2 De lo contrario, realiza las modificaciones y correcciones necesarias. 4.2.1 Coloca en la bandeja de correspondencia a modificar. 4.2.2 Entrega a la Secretaria Ejecutiva para sus modificaciones.



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso Fundamental 3. Toma de Decisiones a Nivel del Consejo Administrativo. Pgina:

Asunto: Proceso Fundamental 3.

PROCESOS FUNDAMENTALES PF-3 TOMA DE DECISIONES A NIVEL DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO



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Asunto: Diagrama de Jerarqua de Proceso



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DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS TOMA DE DECISIONES A NIVEL DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO



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Asunto: Procedimiento 1.3.1 Toma de Decisiones.

ResponsableVicerrector Administrativo 1.

AccinEntregar solicitud de reunin del Consejo Administrativo para un da especfico a las diferentes Direcciones del funcionamiento interno del consejo administrativo. Recibe solicitud. Preparar puntos a tratar para el da de la reunin del Consejo Administrativo.

Direcciones del Vicerrectorado Administrativo Consejo Administrativo.

2. 3.

4. Verificar si quedaron puntos pendientes del Consejo anterior. 4.1 Si no quedaron puntos pendientes del Consejo anterior, empezar con los nuevos puntos a tratar. (Ir a la actividad 05). 4.2 Si quedaron puntos pendientes, tener prioridad con los puntos anteriores. 4.2.1Discutir los puntos anteriores de mayor importancia. (Ir a la actividad 05) 5. Llegar a un acuerdo sobre los puntos discutidos en el Consejo Administrativo. 6. Respetar la hora estipulada para la realizacin del Consejo Administrativo. 7. Verificar si quedaron puntos a tratar para el prximo Consejo Administrativo. 7.1 Si quedaron puntos a tratar para el prximo Consejo, agregar a la agenda del prximo Consejo Administrativo. 7.2 No quedaron puntos a tratar para el prximo Consejo, entregar solucin al destinatario.



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso Fundamental 3. Toma de Decisiones a Nivel del Consejo Administrativo Pgina:

Asunto: Procedimiento 1.3.2 Firma de Documento

ResponsableSecretaria Ejecutiva Consejo Administrativo

Accin1. Enva documentos listos para la firma del Consejo Administrativo. 2. Revisa la bandeja de documentos listos para firmar 3. Lee la documentacin. 4. Verifica que la elaboracin del documento este correcto. 4.1 Si la elaboracin del documento esta correcto, firma la documentacin elaborada. 4.1.1 Coloca en la bandeja de correspondencias a enviar. 4.2 De lo contrario, realiza las modificaciones y correcciones necesarias. 4.2.1 Coloca en la bandeja de correspondencia a modificar. 4.2.2 Entrega a la Secretaria Ejecutiva para sus modificaciones.



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso Fundamental 3. Toma de Decisiones a Nivel del Consejo Administrativo Pgina:

Asunto: Diagrama de Actividad 1.3.2 Firma de Documento



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativo Pgina:


2. Apoyo Administrativo Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarqua de Procesos 2.1.: Definicin de Planes y Evaluacin de la Unidad de Apoyo Administrativa Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.1.1. Planificacin y Supervisin de Actividades 2.2.: Planificacin y Formulacin del Proyecto Presupuestario del Vicerrectorado Administrativo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.2.1. Elaboracin del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto 2.2.2. Registro de la Distribucin Administrativa 2.2.3. Ejecucin Fsica Trimestral del Plan Operativo Anual 2.3.: Ejecucin de la Asignacin presupuestaria y Financiera del Vicerrectorado Administrativo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.3.1. Registro de Cuentadante 2.3.2. Apertura de Cuentas Bancarias 2.3.3. Conciliacin de Cuentas Bancarias 2.4.: Administracin y Gestin de Fondos en Anticipo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.4.1. Apertura de Fondos en Anticipo 2.4.2. Reponer Fondos en Anticipo 2.4.3. Rendir Fondos en Anticipo 2.4.4. Cerrar Fondos en Anticipo 2.5.: Administracin y Gestin de la Caja Chica del Vicerrectorado Administrativo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.5.1. Creacin de la Caja Chica 2.5.2. Reponer Caja Chica 2.5.3. Cerrar Caja Chica 2.6.: Tramitacin de Viticos y Pasajes Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.6.1. Tramitacin de Viticos y Pasajes 2.7.: Adquisicin y Administracin de los Materiales, Suministros y Servicios del Vicerrectorado Administrativo Diagramas de Actividades y Procedimientos 2.7.1. Ejecucin de Compras Nacionales 2.7.2. Registro de Bienes Muebles 2.7.3. Control de Inventario de Bienes Muebles



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Asunto: Proceso de Apoyo 1.

PROCESOS DE APOYO PA-1 UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO



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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO/Definir Planes y Evaluar la Unidad de Apoyo Administrativa.



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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO/Planificar y Formular proyecto presupuestario.



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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO/Ejecutar la asignacin presupuestaria y financiera.



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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO/Administrar y Gestionar fondos en anticipo.



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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO/Administrar y Gestionar caja chica.



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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO/Tramitar viticos y pasajes.



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Manual de Normas Procesos y ProcedimientosSISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA REA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOMateria: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Pgina:

Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO/Adquirir y administrar materiales, suministros y servicios.



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DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS PA-1 UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO



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Asunto: 2.1 Definicin de Planes y Evaluacin de la Unidad de Apoyo Administrativa

2.1 DEFINICION DE PLANES Y EVALUACION DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVA



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Asunto: Procedimiento 2.1.1 Planificacin y Supervisin de Actividades

ResponsableVicerrector Administrativo

Accin1. Recibe de la Direccin de Programacin y Presupuesto oficio con las polticas y planes definidas por las autoridades rectorales y enva a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA). (Ir a la Actividad 4) 2. Solicita al Coordinador del Vicerrectorado Administrativo la planificacin de las actividades a desarrollar para elaborar el proyecto de presupuesto. 3. Elabora un Resumen de Acciones Centralizadas para el ao siguiente, tomando en cuenta los objetivos y metas a cumplir de acuerdo a la poltica administrativa definida. En dicho resumen se detalla nmero, descripcin y monto asignado para cada proyecto y enva a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA). 4. Archiva oficio con las polticas y planes definidas por las autoridades rectorales. 5. Archiva Resumen de Actividades Centralizadas. (Ir a la Actividad 5 del Procedimiento Elaboracin del Plan Operativo (POA) y Proyecto de Presupuesto)

Coordinador Administrativo

Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)



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Asunto: Diagrama de Actividad 2.1.1 Planificacin y Supervisin de Actividades



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Asunto: 2.2 Planificacin y Formulacin del Proyecto Presupuestario del Vicerrectorado Administrativo

2.2 PLANIFICACION Y FORMULACION DEL PROYECTO PRESUPUESTARIO DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO



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Asunto: Procedimiento 2.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto


Accin1. Recibe de Direccin de Planificacin y Desarrollo (PLANDES) y de la Direccin de Presupuesto oficio con formatos, instructivos (Impresos y digital) y disco magntico contentivo del Sistema PresupuestoAo, para la elaboracin de Plan Operativo (POA) y Proyecto de Presupuesto. 2. Elabora oficio, anexa copia del oficio enviado por PLANDES y de la Direccin de Presupuesto formatos, instructivos y disco magntico y enva a la Unidad de Apoyo Administrativo UAA 3. Recibe oficio del Vicerrector Administrativo, ms documentos anexos y disco magntico. 4. Descarga en el Sistema Universitario de Administracin Sectorial S.U.A.S. PresupuestoAo la informacin del Resumen de Acciones Centralizadas realizado por el Coordinador del Vicerrectorado Administrativo. 5. Desglosa en el Sistema Universitario de Administracin Sectorial S.U.A.S. PresupuestoAo los montos de las partidas por cada proyecto del ao que se ejecuta y hace proyecciones de cada una de ellas para el ao siguiente. 6. Consolida la informacin para el plan operativo y el proyecto de presupuesto. 7. Guarda esta consolidacin en el disco magntico. 8. Imprime reportes del Sistema Universitario de Administracin Sectorial S.U.A.S. requeridos por PLANDES y la Direccin de Presupuesto. Resumen de Distribucin Presupuestaria a nivel de partidas (401, 402, 403,404) y especificas. Resumen de Distribucin Presupuestaria a nivel de Gastos Financieros. 9. Elabora planilla de ingresos propios. 10. Organiza el Plan Operativo Anual y Proyecto Presupuesto y anexa reportes impresos y planilla de estimacin de ingresos y enva al Vicerrector Administrativo. 11. Realiza verificacin, aprobacin y firma del Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto y devuelve a la UAA 12. Remite a PLANDES y a la Direccin de Programacin y Presupuesto en carpeta fsica el Plan Operativo Anual y el Proyecto deAprobado por: VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO FECHA Vigencia de la ltima modificacin: Diciembre 1995


Vicerrector Administrativo Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)Elaborado por: T.S.U. Pedro A. Torres Q. DSIA Diciembre 2006


Asunto: Procedimiento 2.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto

Presupuesto y el disco magntico copia del mismo. 13. Archiva en la UAA la informacin enviada a PLANDES y a la Direccin de Programacin y Presupuesto. PLANDES y Direccin de Presupuesto 14. Reciben Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto y archivan ejemplares. (Ir a Procedimiento Registrar Distribucin Administrativa)



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Asunto: Diagrama de Actividad 2.2.1 Elaborar Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto



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Asunto: Procedimiento 2.2.2 Registrar Distribucin Administrativa.

Responsable

AccinViene del Procedimiento 2.2.1: Elaborar Plan Operativo Anual (POA) y Proyecto de Presupuesto


1. Recibe por parte de la Direccin de Presupuesto convocatoria para retirar material de la Distribucin Administrativa. 2. Retira de la Coordinacin de Formulacin de la Direccin de Presupuesto el disco magntico contentivo del Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS), y el material de soporte para la ejecucin del presupuesto. Presupuesto Institucional al Ejercicio Econmico- financiero. Aspectos generales de poltica presupuestaria (OPSU). Decreto de Presupuesto. Poltica presupuestaria de la ULA. Estructura organizativa. Estructura Presupuestaria por proyectos. Clasificacin de presupuesto por egresos. Relacin de cargos del personal activo, pensionado y jubilado. Estructura programtica Tabla de sueldos y de cuantificacin econmica del personal del Vicerrectorado Administrativo. Versiones 00 (Fondo de Trabajo) y 09 (Ingresos Propios) de la Distribucin Administrativa. Memorando de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) si existen modificaciones. 3. Descarga el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) que contiene la Distribucin Administrativa con las acciones centralizadas a ejecutar en la direccin.



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Asunto: Procedimiento 2.2.2 Registrar Distribucin Administrativa.


4. Ejecuta las acciones de Distribucin Administrativa en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS). 5. Archiva el material de soporte para la ejecucin del presupuesto (Ir a Procedimiento 2.2.3 Ejecucin Fsica del Plan Operativo (POA)



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Asunto: Diagrama de Actividad 2.2.2 Registrar Distribucin Administrativa.



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Asunto: Procedimiento 2.2.3 Ejecucin Fsica Trimestral del Plan Operativo Anual.

Responsable

AccinViene del Procedimiento 2.2.2: Registrar Distribucin Administrativa


1. Recibe de Direccin de Planificacin y Desarrollo (PLANDES) solicitud de Realizar la Ejecucin Fsica Trimestral del Plan Operativo segn formato (F0708) y anexar Comentarios a la Situacin General de la Unidad Administradora segn formato (F-0701 A). 2. Registra en el Formato F-0708 informacin a niveles de proyectos y de acciones especficas que conforman cada proyecto, indicando informacin de las metas programadas as como las ejecutadas del trimestre que se trate y las metas acumuladas del ejercicio, responsables de la ejecucin y la previsin actualizada de las distintas metas para el periodo siguiente. 3. Registra en el Formato (F-0701 A) comentarios a la Situacin General de la Unidad Administradora, en donde se explica: Las desviaciones ms significativas con respecto al presupuesto, relacionadas a la ejecucin de los proyectos, ingresos, gastos, metas y recursos humanos. Problemas previsibles que afecten las polticas, estrategias, planes, objetivos y metas. Resultados, impactos y obstculos en la gestin, enumerando las soluciones a los problemas. 4. Organiza ambos formatos y enva al Vicerrector Administrativo 5. Realiza verificacin, aprobacin y firma de formatos y devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo UAA.

Vicerrector Administrativo



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Asunto: Procedimiento 2.2.3 Ejecucin Fsica Trimestral del Plan Operativo Anual.


6. Distribuye formatos firmados de la siguiente manera: PLANDES 3 Originales (Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU), Comisiones de Finanzas y de Contralora de la Asamblea Nacional) y 2 copias (Superintendencia Nacional de Auditoria Interna (SUNAI), Oficina Nacional de Contabilidad Pblica (ONCOP). 7. Archiva formatos para control interno.



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Asunto: Diagrama de Actividad 2.2.3 Ejecucin Fsica Trimestral del Plan Operativo Anual.



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Asunto: 2.3 Ejecucin de la Asignacin Presupuestaria y Financiera del Vicerrectorado Administrativo

2.3 EJECUCION DE LA ASIGNACION PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO



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Asunto: Procedimiento 2.3.1 Registrar Cuentadante.


Accin1. Recibe por parte de las Autoridades Rectorales oficio con decreto de nombramiento y remite a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) copia del decreto 2. Recibe copia del decreto de nombramiento 3. Solicita a la Direccin de Finanzas Seccin Caja formulario de Registro de Funcionarios sujetos a caucin. 4. Entrega a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) formularios de registro de Funcionarios sujeto a caucin. (Original y copia). 5. Recibe del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin (original y copia). 6. Llena formularios con los datos del Decreto y No. de la cuenta bancaria del Fondo de Anticipo (Fondo de trabajo) e Ingresos Propios, segn sea el caso, registra en el Sistema Universitario Automatizado Sectorial (SUAS). 7. Verifica los datos del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin: 7.1Si los datos estn correcto, firma el formulario. (Ir a la Actividad 8). 7.2De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de nuevo a la Direccin de Finanzas Seccin Caja. (Ir a la Actividad 3). 8. Elabora oficio solicitando documentacin personal del Cuentadante. 9. Remite al Cuentadante oficio y formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin. 10. Recibe, firma el formulario y lo devuelve con la copia de la cdula de identidad. 11. Elabora oficio de remisin de documentos y lo enva a la Direccin de Finanzas Seccin Caja, con copia de Cdula de Identidad del Cuentadante, original del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin y tres (03) copias, copia del Decreto de Nombramiento del Cuentadante.


Direccin de Finanzas


Cuentadante




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12. Recibe documentos y devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo UAA copia firmada del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caucin. 13. Recibe formulario firmado de la Direccin de Finanzas y espera constancia de aprobacin. 14. Elabora oficio de Solicitud de registro de firmas a la Entidad Bancaria. 15. Recibe Solicitud de registro de firmas. 16. Entrega a la Unidad de Apoyo Administrativo UAA del Vicerrectorado Administrativo dos formularios de facsmiles de firmas. 17. Recibe los formularios. 18. Llena los formularios. 19. Verifica los datos en el formulario. 19.1 Si los datos estn correcto, firma el formulario original y enva al Cuentadante. 19.2 De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de nuevo a la Entidad Bancaria. (Ir a la Actividad 14) 20. Recibe formulario. 21. Firma formulario y lo devuelve con copia de Cdula de Identidad a la Unidad de Apoyo Administrativo UAA del Vicerrectorado Administrativo. 22. Recibe formulario firmado por el cuentadante y la copia de la Cdula de Identidad. 23. Elabora oficio de remisin de documentos y enva a la Direccin de Finanzas Departamento de Tesorera con formularios de firmas, fotocopia de la Cdula de Identidad. 24. Recibe oficio con la documentacin. 25. Enva original y copia del formulario de Registro de funcionarios sujetos a caucin a la Direccin de Presupuesto.


Entidad Bancaria


Cuentadante





FECHA




Direccin de Presupuesto

26. Recibe original y copia del formulario. 27. Enva original y copia del formulario de Registro de funcionarios sujetos a caucin aprobada a la Unidad de Apoyo Administrativo UAA del Vicerrectorado Administrativo. 28. Recibe original y copia del formulario de Registro de funcionarios sujeto a caucin Aprobada. 29. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante. 30. Distribuye formularios al Vicerrector Administrativo (Original), al Cuentadante (Copia). 31. Archiva copia del formulario en la UAA. 32. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del cuentadante con los anexos respectivos.




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Asunto: Diagrama de Actividad 2.3.1 Registrar Cuentadante.



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Asunto: Procedimiento 2.3.2 Apertura de Cuenta Bancaria.

Responsable

AccinViene del Procedimiento 2.3.1: Registrar Cuentadante

Unidad de Apoyo Administrativa (UAA)

1. Elabora comunicacin de apertura de cuenta bancaria, por fondo de anticipos (Fondo trabajo) y lo enva a la Direccin de Finanzas. 2. Recibe comunicacin de apertura de cuenta bancaria. 3. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de la cuenta. 4. Elabora oficio de aceptacin de la apertura de la cuenta y tres (03) juegos de formato para registros de firmas. 5. Enva oficio a la Unidad de Apoyo Administrativo UAA 6. Recibe oficio y formatos de aceptacin de apertura de la cuenta bancaria. 7. Llena los formatos de registro de firmas y remite al Cuentadante. 8. Recibe los formatos de registro de firmas. 9. Firma y devuelve a la UAA del Vicerrectorado Administrativo. 10. Recibe los formatos firmados por el cuentadante. 11. Elaborar oficio de verificacin, firma formatos y enva a la Direccin de Finanzas y a la Entidad Bancaria. 12. Recibe oficio de verificacin. 13. Verifica las firmas autorizadas del Vicerrectorado Administrativo. 14. Conoce los Cuentadante Administrativo. del Vicerrectorado


Entidad Bancaria


Cuentadante



Entidad Bancaria



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Asunto: Diagrama de Actividad 2.3.2 Apertura de Cuenta Bancaria.



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Asunto: Procedimiento 2.3.3 Conciliar Cuentas Bancarias.

ResponsableUnidad de Apoyo Administrativo (UAA)

Accin1. Registra cheque emitido mensualmente en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial SUAS y Nota de dbito que aparezca en el estado de cuenta. 2. Registra Notas de crditos o depsito en el mdulo de Banco en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial SUAS. 3. Imprime Listado de la Conciliacin manual Punteo de Cuentas. 4. Actualiza el Sistema Universitario Administrativo Sectorial SUAS conciliacin bancaria del mes que se va a conciliar. 5. Compara el Listado de la Conciliacin manual Punteo de Cuentas con el Estado de Cuenta Bancario. 6. Imprime movimiento bancario del mes a conciliar. 7. Registra e imprime en el mdulo de cuentas y movimientos el modelo Libro Banco. 8. Confirma el reporte de conciliacin colocando saldo final del estado de cuenta del mes que s esta conciliando. 9. Ejecuta la conciliacin bancaria.



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Asunto: Diagrama de Actividad 2.3.3 Conciliar Cuentas Bancarias.



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Asunto: 2.4 Administracin y Gestin de Fondos en Anticipo

2.4 ADMINISTRACIN Y GESTIN DE FONDOS EN ANTICIPO



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Asunto: Procedimiento 2.4.1 Aperturar Fondos en Anticipo.

Responsable

AccinViene del Procedimiento 2.3.2: Aperturar Cuentas Bancarias

1. Solicita a la Direccin de Presupuesto primera porcin del Fondo en Anticipo (Fondo de Trabajo), mediante movimiento presupuestario tipo CP-OP (Orden de Pago) y el tipo de movimiento No. 5, gravado en disco magntico segn la Distribucin Administrativa asignada por la Direccin de Presupuesto. Direccin de Programacin y 2. Enva a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) lineamientos y documentos soporte para la Presupuesto ejecucin presupuestaria. 3. Recibe de la Direccin de presupuesto los Unidad de Apoyo documentos y soportes para la ejecucin Administrativo (UAA) presupuestaria. 4. Crea el fondo en anticipo en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) con el cuentadante. 5. Copia en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) la asignacin presupuestaria. 6. Apertura el fondo en anticipo en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) con la primera porcin del fondo. 7. Imprime 4 planillas de CP-OP (orden de pago), movimiento tipo 5, carga la informacin en el disco magntico y entrega al Vicerrector Administrativo copia del la planilla CP-0P. Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) Vicerrector Administrativo 8. Recibe planillas. 9. Firma planillas CP-OP y devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) del Vicerrectorado Administrativo. 10. Recibe las planillas firmadas por el Vicerrector Administrativo. 11. Enva planillas firmadas y disco magntico a la Direccin de Presupuesto. 12. Carga informacin del disco magntico en el sistema automatizado SAFEP y devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) copia de la planilla CP-OP sellada y firmada con el disco magntico.FECHA Vigencia de la ltima modificacin: Diciembre 1995


Direccin de Presupuesto




Asunto: Procedimiento 2.4.1 Aperturar Fondos en Anticipo.


13. Archiva temporalmente copia de la planilla CP-OP sellada y firmada y el disco magntico. 14. Solicita informacin a la Direccin de Finanzas sobre la fecha del depsito de la CP-OP en la Entidad Bancaria. 15. Suministra informacin del depsito de la CP-OP y enva constancia de depsito del fondo de anticipo a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA). 16. Compara el No. del depsito, fecha y monto con el estado de cuenta del Vicerrectorado Administrativo emitido por la entidad bancaria. 16.1 Si no coincide, notifica mediante oficio a la Direccin de Finanzas, Direccin de Presupuesto y a la Entidad Bancaria y espera respuesta de la Direccin de Finanzas. (Ir a la actividad 15) 16.2 En caso contrario, registra en el libro del Banco del Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) la fecha del depsito bancario y monto depositado. (Ir a la Actividad 17) 17. Archiva en la UAA depsito bancario, documentos y soporte para la ejecucin presupuestaria y financiera.





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Asunto: Diagrama de Actividad 2.4.1 Aperturar Fondos en Anticipo.



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Asunto: Procedimiento 2.4.2 Reponer Fondos en Anticipo.


Accin1. Solicita recursos de las siguientes porciones. 2. Elabora orden de pago en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS), respetando la distribucin presupuestaria asignado por partidas y por porciones. 3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y remite al Vicerrector Administrativo para la firma. 4. Recibe Original y (03) copias de orden de pago CPOP para firmarla. 5. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias y devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) del Vicerrectorado Administrativo. 6. Recibe rdenes de pago y anexa fotocopias de la distribucin Administrativa y el estado del Fondo. 7. Guarda en disco magntico la informacin y enva a la Direccin de Programacin y Presupuesto. 8. Recibe y carga la informacin en el Sistema Automatizado SAFEP. 9. Aprueba orden pago por Reposicin de recursos y devuelve disco magntico y una (1) copia de la orden de pago, sellada y firmada a la Direccin de Finanzas y a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) 10. Recibe y archiva copia de la orden de pago. 11. Llama a la Direccin de Finanzas para verificar si el depsito bancario fue realizado en la cuenta bancaria del Vicerrectorado Administrativo. 11.1 Si el deposito fue efectuado, procede a: 11.1.1 Procesa Orden de Pago en Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS). 11.1.2 Registra en Banco el depsito. 11.1.3 Ejecuta los recursos financieros. 11.2 De lo contrario, si el deposito no fue efectuado, (Ir a la actividad 11).



Direccin de Programacin Y Presupuesto




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Asunto: Diagrama de Actividad 2.4.2 Reponer Fondos en Anticipo.



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Asunto: Procedimiento 2.4.3 Rendir Fondos en Anticipo.


AccinUna vez agotado al menos el 75% de los crditos presupuestarios asignados a la(s) partida(s) en el fondo en anticipo: (Art. N 73 del Reg. N 1 LOAFSP) 1. Elabora planilla de rendicin de cuentas CP-P02, movimiento A de rendicin de Fondo en Anticipos en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS). 2. Imprime consulta detallada de Rendicin y Estado del Fondo y entrega al Vicerrector Administrativo. 3. Recibe, firma Rendicin de gastos Cp-P02 y Cp-P03 y devuelve a la UAA. 4. Graba informacin en disco magntico y entrega a la Unidad de Control Presupuestario de la Direccin de Presupuesto en carpetas contentiva de gastos de rendicin de gastos. Reportes de formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendicin de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) Reportes Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere traslado presupuestario. Formulario de Consulta detallada Formulario de Consulta detallada de gastos (no valida para contabilidad) Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida Especfica Formulario del Estado del Fondo Facturas, comprobantes de cheques y otros soportes del gasto codificados.





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Direccin de Presupuesto (Control Presupuestario)

5. Carga en el sistema automatizado SAFEP los datos del disco magntico 6. Verifica el cumplimiento de las Normas de Austeridad, la correcta imputacin del gasto, el monto del traslado solicitado corresponda con el dficit presupuestario, las autorizaciones de traslado de la partida 401 hayan sido certificadas por la Unidad de Control Presupuestario, los gastos de la partida 404 estn debidamente registrados en la Oficina de Bienes, los gastos sujetos a la autorizacin del Rector estn debidamente avalados, la ausencia de sobregiros en las partidas, la existencia del nmero de apertura. 6.1 Si no cumple con los requisitos exigidos por la normativa presupuestaria vigente: 6.1.1 Registra en el Sistema Automatizado SAFEP el rechazo del movimiento. 6.1.2 Marca en el formulario de rendicin CP-P02 impreso el rechazo y lo firma. 6.1.3 Elabora oficio indicando identificacin de la dependencia en donde existe evidencia del incumplimiento de las normas de austeridad, nmero y fecha del formulario CP- P02. 6.1.4 Obtiene firma del Vicerrector en la planilla CP-P02. 6.2 De lo contrario, si cumple con los requisitos exigidos: 6.2.1 Accesa en el sistema automatizado SAFEP el formulario CP-P02 tipo A de Rendicin y registra el movimiento. 6.2.2 Imprime una copia del Reporte de Rendicin. 6.2.3 Marca en las copias del formulario CP-P02 la revisin y la firma (Ir a la Actividad 07). 7. Enva a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) carpetas de Rendiciones de Gastos con los reportes aprobados por presupuesto. 8. Recibe carpetas de Rendiciones con los reportes aprobados y entrega al Departamento de Contabilidad.




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Departamento de Contabilidad

9. Recibe carpeta de rendicin aprobada y firmada por el Coordinador de la Unidad de Control presupuestario y devuelve a Unidad de Apoyo Administrativo (UAA). 10. Recibe expediente y archiva rendicin aprobada, firmada y sellada por el Departamento de Contabilidad.




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Asunto: Diagrama de Actividad 2.4.3 Rendir Fondos en Anticipo.



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Asunto: Procedimiento 2.4.4 Cerrar Fondos en Anticipo.


Accin1. Recibe programacin de cierre presupuestario, por parte de la Direccin de Programacin y Presupuesto 2. Prepara rendicin de cierre presupuestario, tomando en cuenta las fechas establecidas. 3. Verifica en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) el Estado del Fondo y las Conciliaciones Bancarias del Vicerrectorado Administrativo. 4. Realiza reintegro a la Tesorera de la Universidad de Los Andes los saldos para llevar el Anticipo a Cero y deposita en el Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el programa de cierre. 5. Elabora rendicin de reintegro con el depsito Bancario y los recibos de ingreso, codifica segn la Tabla de Concepto de Ingresos y anexa rendicin emitida por el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) (rendicin por reintegro). 6. Enva a la Direccin de Finanzas recibo de Ingreso en original y seis (06) copias, depsito bancario, y justificacin para que los recursos sean incorporados en el presupuesto del ao siguiente. 7. Verifica los documentos, dejando copia y devuelve las copias restantes a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) del Vicerrectorado Administrativo. (Ir a la actividad 9) 8. Enva a la Direccin de Presupuesto duplicado de Recibo de Ingreso, depsito bancario y justificacin. (Ir a la actividad 12) 9. Recibe y archiva recaudos. 10. Elabora rendicin de cierre slo con el reintegro, anexando: Recibo de Ingreso. Copia del depsito bancario. Justificacin para solicitar incremento para el ao siguiente, de ser necesario. Disco magntico con la informacin gravada de la rendicin. 11. Entrega Disco magntico a la Direccin de Presupuesto Rendicin.(Ir a la actividad 13)





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Asunto: Procedimiento 2.4.4 Cerrar Fondos en Anticipo.

Direccin de Programacin y Presupuesto

12. Archiva recibo de ingreso, depsito y justificacin. 13. Recibe y devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) copia de la rendicin y reporte firmados y aprobados. 14. Archiva recaudos firmados




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Asunto: Diagrama de Actividad 2.4.4 Cerrar Fondos en Anticipo.



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Asunto: 2.5 Administracin y Gestin de la Caja Chica del Vicerrectorado Administrativo

2.5 ADMINISTRACIN Y GESTIN DE LA CAJA CHICA DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO



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Asunto: Procedimiento 2.5.1 Crear Caja Chica.


Accin1. Recibe de la Direccin de Finanzas al finalizar el ao fiscal: Circular con los cdigos financieros. Monto de las Unidades Tributarias.

2. Accesa en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) al Mdulo de Caja Chica y registra los datos de Apertura. 3. Elabora cheques, verifica nmero de Unidades tributarias y fecha de apertura. 4. Llena solicitudes de apertura, prepara recibos, anexa cheque y enva al Vicerrector Administrativo. Vicerrector Administrativo 5.

Documents

Manual Del Vicerrectorado Administrativo