Unidad VI. HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS WEB Ing. Claudia E. Martínez Darce

DROPBOX

Definición Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre computadoras y compartir archivos y carpetas con otros. Existen versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales con opciones variadas.

Funcionalidad El cliente de Dropbox permite a los usuarios dejar cualquier archivo en una carpeta designada. Ese archivo es sincronizado en la nube y en todas las demás computadoras del cliente de Dropbox.

Los archivos en la carpeta de Dropbox pueden entonces ser compartidos con otros usuarios de Dropbox o ser accedidos desde la página Web de Dropbox. Asimismo, los usuarios pueden grabar archivos manualmente por medio de un navegador web.

Si bien Dropbox funciona como un servicio de almacenamiento, se enfoca en sincronizar y compartir archivos.

Tiene soporte para historial de revisiones, de forma que los archivos borrados de la carpeta de Dropbox pueden ser recuperados desde cualquiera de las computadoras sincronizadas. También existe la funcionalidad de conocer la historia de un archivo en el que se esté trabajando, permitiendo que una persona pueda editar y cargar los archivos sin peligro de que se puedan perder las versiones previas. El historial de los archivos está limitado a un período de 30 días.

El historial utiliza la tecnología de delta encoding. Para conservar ancho de banda y tiempo, si un archivo en una carpeta Dropbox de un usuario es cambiado, Dropbox sólo carga las partes del archivo que son cambiadas cuando se sincroniza. Si bien el cliente de escritorio no tiene restricciones para el tamaño de los archivos, los archivos cargados por medio de la página Web están limitados a un máximo de 300 MB cada uno.9 Dropbox utiliza el sistema de almacenamiento S3 de Amazon para guardar los archivos10 y SoftLayer Technologies para su infraestructura de apoyo.

Instalación

Lo primero que debemos hacer es instalar la aplicación Dropbox en nuestro ordenador, que cuenta con versiones para Windows, Mac, Linux y algunos sistemas móviles. Desde https://www.dropbox.com/install

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Copia de seguridad automática de archivos

Una vez instalada veremos que nos aparece en nuestro sistema una nueva carpeta llamada Dropbox., aquí se da la integración con el sistema gracias a esta carpeta. Durante la instalación se nos dará la opción de elegir en qué lugar instalar dicha carpeta Dropbox.

Esto es lo básico de Dropbox, una cosa sencilla que permite ahorrar mucho tiempo. Tan simple como guardar el archivo y ya está a salvo y disponible para compartir, así como también aparecerá en la carpeta Dropbox de todos los equipos en los que tengas instalada la aplicación.

Todos los archivos y/o carpetas que se guarden en esta carpeta serán automáticamente almacenados en los servidores de Dropbox, es decir, ya tendremos en Internet una copia de seguridad de dichos archivos y/o carpetas. Podemos acceder a dicha información a través de la web de Dropbox.

- ¿Y si no quiero mover mis archivos a la carpeta Dropbox?

Hay documentos y carpetas que, seguramente, no queramos mover a la carpeta Dropbox, por diversas razones. En ese caso podemos crear enlaces simbólicos a esas carpetas.

Un enlace simbólico es como un acceso directo a una carpeta o archivo pero que detecta cuando el archivo o contenido de esa carpeta se actualiza, permitiendo así que Dropbox actualice las modificaciones y las almacene en la nube sin tener que mover el archivo original a la carpeta Dropbox. Tan solo tenemos que crear el enlace simbólico y ponerlo dentro de la carpeta Dropbox.

En resumen, si metemos en la carpeta un enlace directo, Dropbox subirá a nuestra cuenta el acceso directo en sí y no el contenido de la carpeta original o el archivo original. En cambio, si ponemos un enlace simbólico en la carpeta Dropbox, cuando hagamos algún cambio al destino del enlace, y sea carpeta o archivo, Dropbox subirá a nuestra cuenta el contenido real y no el enlace en sí.

Control de versión de archivos

Es muy útil poder entrar a Dropbox y ver las diferentes versiones de un archivo. Cada vez que

modificamos un archivo y lo guardamos, este se actualiza en nuestro Dropbox, donde podremos ver un

listado de versiones del archivo y recuperar aquella que queramos.

Como podéis ver, el archivo MANUAL DROPBOX fue subido a mi Dropbox hace 40 segundos, y

modificado después el mismo día a las 8.50 PM. Si necesitase la versión antigua, tan solo hay que

seleccionar esa versión y darle al botón “Restore”.

Compartir carpetas y archivos fácilmente.

La verdad es que al usar Dropbox se hace menos uso de los USB (pendrives). Una de las cosas que más interesantes de Dropbox es la posibilidad de compartir carpetas. Una carpeta de nuestro Dropbox se puede compartir con quien o quienes queramos.

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Enviamos un email desde Dropbox a la persona/s con la que queramos compartir la carpeta y listo. A partir de entonces cada archivo o carpeta que se cree en esta carpeta compartida estará disponible para todas las personas que comparten la carpeta. Podemos intercambiar información poniéndola en esa carpeta compartida con otra persona. Una gran ayuda sobre todo para aquellos archivos que no podemos enviar por correo electrónico.

En esa imagen se ve el cuadro de diálogo para compartir la carpeta “pics” .

Se puede usar eso para dejar fotos, películas y archivos grandes a sus amigos sin tener que ir de uno en uno con el pendrive. En caso de que no tengan Dropbox, pueden descargar los archivos sin problema de todas formas enviándole un enlace directo a nuestra carpeta. Este enlace lo conseguimos haciendo

clic derecho sobre la carpeta en cuestión y eligiendo del menú “Obtener enlace para compartir“

Ojo, este enlace permite a cualquiera que lo tenga acceder al contenido de la carpeta.

Galería de fotos

Dropbox es más sencillo y rápido. ¿Quieres compartir las fotos de la noche de juerga de ayer? Simplemente creas una carpeta dentro de la carpeta “Photos” de Dropbox y ya tienes una galería de fotos. Para obtener el enlace a esa galería tan solo hacemos clic derecho encima de la carpeta en cuestión, iremos a “Dropbox” y luego a “Copiar el enlace de la galería pública”.

Puedes enviar el enlace a aquellas personas que quieres que descarguen las fotos, aunque hay que recordar que esta carpeta “Photos” es pública y puede ser vista por cualquier desde internet, siempre que tengan el enlace.

En este enlace podéis ver una galería que tengo de muestra: http://db.tt/0jGh0IX

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Otros usos para imágenes.

Yo le doy otro uso a la carpeta “Public” de Dropbox relacionado con las fotos. Normalmente subo muchas fotos a diferentes sitios, este blog, foros, otras webs, etc.

Desde Dropbox todo me resulta más rápido, ya que solo tengo que poner la imagen en la carpeta “Public” y listo. Con el botón derecho encima del archivo Dropbox nos dará el enlace directo a la imagen y así podremos usarla.

Otra gran ventaja de esto es el poder usar tu propio dominio para los archivos de Dropbox.

En el siguiente punto detalla cómo se hace. Aquí un ejemplo de uso con nuestro dominio:

Si quiero poner en un mensaje de un foro una imagen llamada marcemola.jpg, tan solo copio

esa imagen a la carpeta “Public”. Haciendo clic con el botón derecho en la imagen, Dropbox

nos dará el enlace directo a la imagen que siempre será del tipo:

https://dl.dropbox.com/u/2939835/marcemola.png

En cambio, si tuviésemos configurado nuestro dominio para usar Dropbox. Es decir, podemos

usar nuestro dominio sustituyendo la parte del enlace de arriba que he puesto en negrita como

ejemplo. Y podríamos usar el siguiente enlace.

http://dropbox.marcefx.com/marcemola.jpg

Parece una tontería, pero cuando usas muchas imágenes y tienes que estar subiendo a un

servidor externo y buscar en enlace directo a la imagen, se agradece este sistema. De esta forma

no necesitas siquiera buscar el enlace a la imagen ya que sabes que siempre será

http://dropbox.tudominio.com/nombredearchivo.jpg

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Anotaciones adicionales, trucos y consejos

Copias conflictivas

Cuando compartimos documentos a través de Dropbox, cada usuario puede editarlos en su ordenador. Las copias conflictivas se producen por que varios usuarios modifican un documento al mismo tiempo. Ejemplo:

- El usuario 1 abre un documento de Word. A su vez, el usuario 2 abre ese mismo documento en su ordenador.

- El usuario 1 guarda los cambios en el documento y este se actualiza en Dropbox. Lógicamente, estos cambios no aparecerán en el archivo que tiene abierto el usuario 2, con lo que cuando este guarde los cambios, aparecerá en Dropbox una “copia conflictiva”, es decir, otro archivo renombrado.

- Tendremos entonces dos copias del archivo, la original y la conflictiva. Tendremos que abrir ambos documentos para ver qué cambios han realizado los usuarios y elegir los que queramos guardar.

Archivos eliminados por error

En caso de que eliminemos por error algún documento de Dropbox, siempre tendremos la opción de recuperarlo en la web. Tan sólo tenemos que acceder a nuestra área de usuario y en el menú principal veremos la opción “Mostrar archivos eliminados”

Si pasamos el ratón por encima del archivo eliminado (se muestran en color gris) nos aparece la opción

para recuperarlo o eliminarlo definitivamente.

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Compartir carpeta con permisos de “sólo lectura”

Muchas veces queremos compartir una carpeta con el objetivo de que la otra persona sólo vea los documentos y que no pueda modificarlos. Lamentablemente, esta opción “directa” no está disponible en Dropbox.

La alternativa que tenemos es la siguiente:

1. Vamos a la carpeta que queramos compartir 2. Hacemos clic en ella con el botón derecho del ratón y seleccionamos “Obtener enlace para compartir” 3. Se abrirá el navegador web y nos dará la dirección URL para compartir esa carpeta.

Ya sólo tendremos que enviarle esa dirección web a las personas con quienes queramos compartir la carpeta. Podrán acceder a ella, y sus subcarpetas, en el navegador web, pero no podrán modificar nada.

Cómo eliminar nuestra cuenta de Dropbox Si queremos olvidarnos de Dropbox completamente, podemos desactivar y eliminar nuestra cuenta accediendo a las opciones de “Configuración de la cuenta” en “Cuenta”.

Restringir o bloquear el acceso de aplicaciones enlazadas a nuestra cuenta

Hay ocasiones en las que enlazamos aplicaciones de terceros o servicios en web a nuestra cuenta de Dropbox. Si dejamos de usarlos o simplemente queremos que ya no tengan acceso a nuestra cuenta, tan solo tenemos que acceder vía web a la sección “Cuenta” y eliminar dichas aplicaciones en el siguiente apartado:

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Ejercicio 1

1. Ingresa al sitio oficial de ULSA www.ulsa.edu.ni y descarga el “CALENDARIO ACADÉMICO 2012”

una vez descargado ubicalo en tu carpeta dropbox.

2. En un archivo de Excel nombrado “FECHAS IMPORTANTES” edita la siguiente tabla:

3. Guárdala en tu carpeta de DropBox y compártela con 2 de tus compañeros.

4. Una vez que instales DropBox en tu pc y al registrarte, recibirás en tu correo una notificación:

5. Descarga la guía que te ofrecen y ubícala en tu Dropbox , así la tendrás en cuenta cada vez

que quieras consultar algo de Dropbox.

6. Selecciona entre tus archivos 3 fotos y súbelas a la carpeta Photos, dentro d tu DropBox.