Manual d'usuari del mòdul de Gestió d'Absències de ...lopla/02... · Posant el ratolí a sobre el text ens apareix el tooltip que mostra l'hora d'inici i final. Si el professor

Gestió Absències professorat i Guàrdies (mòdul Aplicatiu Tutoria) Octubre - 2010

Manual d'usuari del mòdul de Gestió d'Absències de professorat i Guàrdies de l'Aplicatiu Tutoria

Institut Lo Pla d'Urgell – Bellpuig

CONTINGUTS1.- Registre i gestió d'absències.

1.1.- Filtre.1.2.- Llista d'absències.1.3.- Veure detalls absència.1.4.- Afegir nova absència.1.5.- Modificar absència.1.6.- Data de bloqueig.1.7.- Resums absència.

2.- Gestió de guàrdies.2.1.- Graella de guàrdies setmanal.2.2.- Fitxa de guàrdia.

3.- Horaris de professors.

S'accedeix a les funcionalitats de la “Gestió d'Absències i Guàrdies” de professorat per les següent opcions de menú de l'Aplicatiu Tutoria:

Aquest mòdul consta dels següents apartats que es descriuen en aquest document.:

- Registre i gestió d'absències:- Gestió de guàrdies- Horaris de professors.

AGS Pàg. 1


1.- Registre i gestió d'absències.Espai on els professors i administradors registren les dates d'absència corresponents. S'accedeix des de l'opció de menú: “Professors / Absències”.

L'objectiu consisteix en oferir un espai on els professors puguin registrar les seves absències i trametin informació cap als professors de guàrdia corresponents. També serveix als administradors per gestionar i controlar les absències i les seves substitucions.

1.1.- Filtre.Inicialment, en accedir a la gestió d'absències, se'ns mostra un filtre on seleccionarem el marge de dates i els professors dels quals volem mostrar les seves absències registrades. Per defecte es seleccionen totes les dates i tots els professors, podem fer seleccions parcials de dates desactivant la casella “Tots els dies” i seleccionant les dades adients. També podem fer seleccions parcials de professors marcant o desmarcant aquells que desitgem (cntl-clic per fer múltiples seleccions/desseleccions

individuals i majs-clic per a fer múltiples seleccions/desseleccions consecutives). Un cop cliquem a sobre del botó “Selecciona” es mostra els resultats. Sempre podrem visualitzar aquest filtre clicant a sobre del link “Filtre” que es veu en la imatge següent.

Si som Administradors ens permetrà filtrar professors i dates, en canvi, si som professors solament podrem filtrar les dates, ja que l'únic usuari visualitzable, en aquest cas, és el professor identificat.

1.2.- Llista d'absències.

La llista d'absències mostra un resum de les absències registrades. Els professors poden registrar les seves absències i gestionar-les (mentre la data de bloqueig ho permeti). En canvi, els administradors poden gestionar les absències de tots els professors.

AGS Pàg. 2


Per cada absència es mostra una fila. Si la fila està de color blau, aquesta absència serà visible en l'apartat de “Guàrdies”, de cas contrari, si una absència esta de color gris, aquesta no serà visible des de l'apartat de guàrdies. La visibilitat, o no, d'una absència des de l'apartat de Guàrdies té la utilitat d'ocultar aquelles absències que no s'han de cobrir per les guàrdies, per exemple, per que ja existeix un professor substitut.

Els elements de cada fila subministren l'accés a altres apartats, en molts casos, posant el ratolí a sobre d'un element sense clicar-hi, ens apareix el “tooltip” amb més informació específica.

Els diferents espais de la llista d'absències corresponent a:(1)- “Edita”. Icona que permet l'accés a l'edició i modificació de les dades d'aquesta absència.(2)- “Veure/Oculta detalls”. Icona que al clicar-la mostra/oculta els detalls, hora a hora, de l'absència.(3)- “Elimina”. Icona per esborrar tota l'absència, aquesta operació és irreversible des de la interfície.En cas de identificar-se un professor sense drets administratius, si la “data de bloqueig” es superior a la data d'inici de l'absència, les icones (1) i (3) no es veuran per evitar la modificació de l'absència bloquejada.

(4)- Identificador del professor corresponent. Posant el ratolí a sobre veurem el nom complet en el tooltip.

AGS Pàg. 3


(5)- Dates inicials i finals de l'absència. Si solament és un dia, les dos dates seran iguals.(6)- Motiu descriptiu de l'absència.(7)- Motiu classificat de l'absència. Solament els administradors poden modificar aquest valor.(8)- Nombre de dies (d), hores de classe (h) i temps total en hores:minuts:segons corresponents a l'absència.

El nombre de dies d és el recompte de dies de marge entre l'inici i final de l'absència, sense comptar els caps de setmana.El nombre de hores de classe h és el recompte de sessions de classe absents completes entre l'interval de dates. Si una sessió de classe és marcada com a “absència parcial AP” no es comptabilitzada en aquest apartat.El temps en h:m:s correspon al temps total de les hores indicades (amb absència completa o absència parcial) de l'interval de temps.

Amb “Afegir absència” accedim a l'apartat d'inserció d'una nova absència.

1.3.- Veure detalls absència.

Clicant a sobre de la icona “Veure detalls”, es mostra a continuació, el desplegament de totes les hores de classe que es troben entre l'interval de dates de l'absència registrada.

Les hores de classe es mostren com a files amb la informació corresponent. Si una hora de classe de dins l'interval de dates no és activa, es a dir, no es una absència, aquesta es mostra amb la fila de color marró.(1), aquesta no és tindrà en compte a l'hora de comptabilitzar hores i temps (5).

Si una hora d'absència es parcial, per que s'inicia amb retard o es finalitza abans d'hora, es marca en el seu lateral esquerra amb el text “Absència parcial”, si es posa el ratolí a sobre aquest text, es mostra el tooltip que indica l'hora inicial i final d'absència. A la columna Temps (5) s'indica el temps corresponent.La columna “Hora” mostra l'hora lectiva d'absència. Posant el ratolí a sobre el text ens apareix el tooltip que mostra l'hora d'inici i final.

Si el professor informa als professors de guàrdia sobre algun aspecte específic a tenir en consideració en aquella hora de guàrdia és veu en les columnes 3 i 4, on s'hi pot trobar el text descriptiu i fitxers adjunts. Aquesta informació és la que es veurà en l'hora de guàrdia de l'apartat “Guàrdies” per part dels professors de guàrdia.

AGS Pàg. 4


1.4.- Afegir nova absència.

Per això cliquem a sobre de “Afegir absència”, ens apareix el formulari d'inserció següent:

A (1), se'ns indica que estem afegint una nova absència.. A (2) tenim un desplegable amb la llista de professors, si som administradors, si solament som professors, només apareix el nostre nom.A (3) seleccionem les dates inicials i finals de l'absència amb l'ajut del calendari emergent (4).

A (12) podem introduir el motiu de l'absència. A més, si som administradors podrem introduir, també, el motiu classificat de l'absència a (13).

A sota tenim el desplegament de les hores lectives que existeix en l'interval de dates.En el desplegament horari s'elimina els dies de cap de setmana (dissabtes i diumenges). Però, no es té en consideració l'existència dels festius intersetmanals. Es convenient que un interval de dates d'absència no contingui cap festiu intersetmanal, de cas contrari ho comptaria com a un lectiu.Si es necessari posar algun interval de dates d'absència amb festius intersetmanals s'ha de fer trossejant-t'ho amb tants segments d'interval com calgui evitant que incloguin els festiu intersetmanals.

Per a cada hora, podem indicar si aquesta és activa o no (6), si es actiu es tindrà en compte l'hora com a absència, de cas contrari no. Si no està activa (5), queden inhabilitats la resta d'elements de la fila. Aquesta hora es mostrarà en color marró a la llista de detalls de l'absència.

AGS Pàg. 5


És possible que una hora activa no sigui una absència total sinó parcial, això ho indiquem activant la casella “Abs. Parcial” (7), llavors ens apareix la pestanya emergent (8) amb indicacions detallades de la absència parcial. S'indica l'hora d'inici, de fi i el temps parcial d'absència en minuts des de l'inici de la classe i/o des del final de la classe. Podem modificar aquests minuts de temps incrementant-los i decrementant-los amb les fletxes que estan ubicades al seu costat. La pestanya emergent de detalls d'absència parcial es mostra i oculta passant el ratolí per sobre la casella (7) si aquesta està activada.

La columna Hora ens indica el nom de l'hora lectiva, si posem el cursor a sobre del text ens mostra l'hora d'inici i fi en el tooltip.El professor absent pot indicar, si ho desitja, informació específica per als professors de guàrdia, hora a hora. A (9) podem escriure el text desitjat i a (11) afegir els adjunts. Per fer que es mostri el botó per adjuntar fitxer cliquem a sobre de (10)

1.5.- Modificar absència.Clicant a la icona “Edita” ubicada a l'esquerra del llistat d'absències accedim a l'opció de modificació d'absències.És un entorn molt similar al de “Afegir absències” però amb alguns detalls diferenciadors.

Hem de tenir en compte que no es pot modificar el nom del professor ni l'interval de dates de l'absència. Si fos necessari modificar aquest valors caldria eliminar tota l'absència i crear-la de nou.

AGS Pàg. 6


A (11) s'indica que estem Modificant una absència del professor indicat a (10) entre les dates indicades a (9).

Si som administradors, també tindrem els elements (7) i (8), el primer servirà per indicar el motiu classificat i el segon serà per indicar si aquesta absència ha de ser visible o no, pels professors de guàrdia ( en cas de no ser-ho, es veuria de color gris en el llistat d'absències).

Tampoc es pot afegir o treure hores de l'interval d'hores, solament modificar el contingut de les que ja estan inserides. Si s'hagués d'afegir o treure hores de l'interval, es necessari esborrar-lo tot i tornar-lo a crear, comprovant, prèviament, que les hores a afegir o treure consten a “Opcions / Configuració / Horaris-privilegis”.

En la modificació de les hores podem fer-les actives o no a (1), en aquest cas, si es activa es tindrà en compte com a absència i si es no activa no es comptarà com a absència, en aquest darrer cas, aquesta hora es veurà de color marró en els detalls del llistat d'absència.

Si es una Absència Parcial ho podem modificar a (2). En aquest cas ens apareix un requadre on modificar el temps inicial i/o final d'absència.

A (3) tenim l'hora lectiva, si posem el ratolí a sobre ens mostrarà l'hora d'inici i fi.A (4) s'indica el grup d'alumnes assignat i, entre parèntesi, si està registrat, l'aula corresponent.A (5) tenim el codi d'assignatura, posant el ratolí a sobre el codi apareix el tooltip amb el nom complet de l'assignatura.

La darrera columna ens permet canviar la “Informació pels profes de guàrdia”. Aquesta informació és la que es mostra a la Fitxa de Guàrdia en cas que existeixi. Podem posar-hi text descriptiu a (12) i afegir o eliminar fitxers específics amb (13), (14) i (15).

Aquest darrer és un sistema de comunicació entre el professor absent i els professors que faran guàrdia en aquella hora d'absència.

1.6.- Data de bloqueig.

A la part superior de la llista d'absències tenim la “Data de Bloqueig”. Aquesta data es visible i modificable per l'administrador. Indica que les absències registrades amb anterioritat a aquesta data no podran ser modificables pels professors, solament ho seran pels administradors. Amb això s'evita que els professors puguin modificar absències registrades anteriorment si l'administrador ja no desitja que les pugui modificar.

AGS Pàg. 7


1.7.- Resums d'absència.

En la mateixa llista d'absències tenim l'opció d'obtenir el resum d'absències classificades, per a tot l'any acadèmic o bé, mes a mes, indicant el valor acumulat.Per accedir al resum, ho fem seleccionant el desitjat en el seleccionador desplegable i clicant a sobre de “Resum”, tal com es veu en la imatge següent:

En fer una selecció i clicar a sobre de “Resum” se'ns obre una nova finestra que carregarà un fitxer pdf que contindrà tots els professors indicats en el “Filtre” i les seves absències durant el període de temps indicat en el seleccionador. Per exemple:

AGS Pàg. 8


En la imatge de resum podem veure un tros de llistat pdf corresponent al mes d'octubre on s'hi ha comptat les hores d'absència en aquest mes i les hores acumulades des de principis de curs fins a final d'Octubre (entre parèntesi).

Les caselles que estan en blanc vol dir que els valor numèrics són 0.

La llista de professors que formen part d'aquest llistat són els que s'indiquen en el “Filtre” de professors, accessible des del llistat d'absències.

2.- Gestió de guàrdies.L'objectiu de la Gestió de Guàrdies consisteix en proveir un espai on els professors de guàrdia puguin rebre informació registrada sobre les absències dels professors, les consideracions a tenir en compte sobre el grup d'alumnes on falta el professor i altres indicacions establertes pels administradors referents a cadascuna de les sessions de guàrdia, a més, també disposa d'un espai on registra les incidències que s'hagin produït durant la sessió de guàrdia.

S'accedeix a la gestió de guàrdies per “Professors / Guàrdies”..

AGS Pàg. 9


2.1.- Graella de guàrdies setmanal.

Inicialment, en aquest apartat, es mostra una graella setmanal on es pot veure la llista de professors que estan de guàrdia per a cada hora, similar a la imatge següent:

En aquesta pantalla veiem la graella de guàrdies setmanal. Per canviar de setmana cliquem a sobre de (4). A la columna de l'esquerra (5) hi tenim les hores lectives definides pel centre, si posem el ratolí a sobre d'un valor es mostrarà la franja horària, hora inici i hora fi, corresponent. Per defecte, cada cel·la (6) conté els identificadors dels professors que estan de guàrdia en aquella hora, també, posant el ratolí a sobre es mostra en el tooltip el nom complet.

A la part superior tenim les caselles “Veure absències”, Veure informació” i “Veure incidència”. En activar-les s'afegeix més informació a cada cel·la.

Concretament, amb “Veure absències” (1) es mostra la llista de professors coneguts que seran absència (si n'hi ha) en aquella hora (si al costat tenen la indicació AP, vol dir que és una absència parcial).

Si s'ha activat “Veure informació” (2) s'afegeix a cada cel·la, la informació, si existeix, que han posat els administradors o direcció referent a aquella hora de guàrdia.

Si s'ha activat “Veure incidència” (3) s'afegirà a cada cel·la la informació, si existeix, que han introduït els professors de guàrdia referent a les incidències i absències que s'hagin produït durant la hora de guàrdia.

AGS Pàg. 10


Així en un cas que existeixin totes les informacions, una cel·la és pot veure completada de forma similar al exemple següent:

En aquest cas podem veure, que en cada cel·la, a més de la informació dels professors que estan de guàrdia, s'indiquen les persones que han registrat una absència (1), si els administradors han introduït alguna informació addicional sobre la guàrdia també és mostra (2). També tenim la informació en cas que el professorat de guàrdia hagi posat alguna Incidència. A (4) podem veure el calendari que ens permet canviar la setmana que es mostra en la graella.

Referent als professors de guàrdia, si aquests han validat la seva presència durant l'hora de guàrdia, es mostren en negreta, de cas contrari es mostren sense negreta (3).

2.2.- Fitxa de Guàrdia.

Per veure els detalls de cada sessió de guàrdia s'ha de clicar a sobre de la cel·la. Llavors s'obre una nova interfície que permet modificar i consultar amb més detall les informacions de la guàrdia.Cal tenir en compte que, segons es sigui administrador o professor i quina sigui la data i hora actual, es tindran uns permisos o uns altres.

La següent imatge en mostra un exemple, correspon a la Fitxa de Guàrdia de la cel·la següent:

AGS Pàg. 11


Quan la data i hora actual coincideix en la data i hora de una de les sessions de guàrdia, el color de fons d'aquesta cel·la serà el blanc. També tindrà aquest color de fons la Fitxa de Guàrdia corresponent. Aquest canvi de color serveix per indicar que els professors de guàrdia podran modificar el contingut de “Presència” (1) i el contingut de l'espai de registre d'incidències de la guàrdia (8).

En clicar a sobre de la cel·la anterior obtenim la seva Fitxa de Guàrdia:

AGS Pàg. 12


En la Fitxa de Guàrdia tenim els següents elements:

A (1) tenim l'espai on els professors poden registrar la seva presència a l'hora de guàrdia. Aquesta opció es trobarà habilitada únicament per al professor corresponent que tingui iniciada la sessió, a més, solament ho podrà activar durant l'hora de la guàrdia i la mitja hora següent. Cada professor de guàrdia ha de identificar-se durant l'hora de guàrdia per poder canviar de “no” a “si”.Els administradors no tenen cap restricció per manipular aquests valors.

A (2) tenim la llista amb el nom complet dels professors que tenen guàrdia en aquella hora.

A (3) tenim la llista de absències conegudes indicant el nom dels professors absents, si un nom porta les sigles AP vol dir que és una absència parcial. En aquest cas, posant el ratolí a sobre de les lletres indicades ens apareix el tooltip que indica informació més detallada sobre el temps d'absència parcial.

A (4) s'indica el grup o subgrup d'alumnes i l'aula on estan ubicats.

A (5) s'indiquen les sigles de l'assignatura que correspon a aquest grup d'alumnes, posant el ratolí a sobre de les sigles, es mostra el nom complet de l'assignatura en el tooltip.

A (6) es troba el text informatiu que ha introduït el professor absent dirigit als professors de guàrdia, informant-los de quines activitats han de fer els alumnes en aquesta hora durant la seva absència. Si s'escau, també és mostren els fitxers adjunts addicionats.

A l'apartat (7), els administradors de la direcció poden escriure qualsevol informació addicional per als professors de guàrdia referents a aquella sessió de guàrdia.

A (8), els professors de guàrdia poden escriure les incidències que hagin observat durant l'estona de guàrdia. Aquest espai solament serà modificable pels professors de guàrdia durant l'hora que dura la guàrdia la mitja hora següent. En aquest temps, el fons de la Fitxa de Guàrdia serà de color blanc. Els administradors poden modificar aquest contingut sempre que vulguin sense restriccions.

AGS Pàg. 13


3.- Horaris de professors.A “Professors / Horari professors” podem obtenir l'horari d'un o més professors de forma seqüencial o combinada. L'horari que s'hi mostra s'extreu de les dades que es troben a “Opcions / Configuració / Horaris privilegis”.

L'objectiu d'aquest apartat consisteix en facilitar un espai on es pugui fer consultes ràpides de l'horari assignat i combinar-ho amb altres horaris de professor.

També és pot mostrar l'horari combinat entre dos o més professors, per exemple:

-----------------------------------------------------------------------------------------

AGS Pàg. 14

Documents

Manual d'usuari del mòdul de Gestió d'Absències de ...lopla/02... · Posant el ratolí a sobre el text ens apareix el tooltip que mostra l'hora d'inici i final. Si el professor