Manual Equipo 5

8/19/2019 Manual Equipo 5

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“Hidromáticos y Repuestos Alfredo

C.A”

“MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS RUBROS DE INVENTARIO DE

LA EMPRESA HIDROMÁTICOS Y REPUESTOS ALFREDO C.A”

Elaborado Aprobado por: Sustituye

Fecha:

“Hidromáticos y Repuestos Alfredo

C.A”

“MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS RUBROS DE INVENTARIO DE

LA EMPRESA HIDROMÁTICOS Y REPUESTOS ALFREDO C.A”


Fecha:


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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO

Asunto:

ÌNDICECapitulo Paginas

Vigencia

1.1 Introducción1.2 Objetivos y alcance1.3 Marco Jurídico1.4 Condiciones previas al inventario1.5 Procedimientos de recepción de mercancía

1.6 Flujograma de recepción de mercancía1.7 Procedimientos de control interno del inventario1.8 Flojugrama de procedimientos de control interno de inventario1.9 Procedimientos de toma física1.10 Flujograma de procedimiento de toma física1.11 Procedimiento de almacén1.12 Flujograma de procedimiento de almacén1.13 Procedimientos de Salida1.14 Flujograma de procedimiento de salida1.15 Recomendaciones1.16 Conclusiones1.17 Glosario de términos


Fecha:


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ASUNTO:

IntroducciónVigencia: Paginas

2015-2016

El presente manual de normas y procedimientos para el control de inventarios en la empresa

Hidromáticos y Repuestos Alfredo, ubicada en la comunidad Olivo I, Sector III en la carrera 6

entre calles 13 de Santa Isabel y la calle 1 de San Francisco; se ha realizado con el fin de guiar

en el proceso de planeación, elaboración, organización y control de los inventarios, debido a

las necesidades observadas en el proceso de la investigación realizada. Con la implementación

de este método se pretende contribuir al mejoramiento de la operatividad de la empresa, lageneración de información más precisa acerca de las operaciones diarias y la situación

económica financiera que la misma sea útil para la toma de decisiones, y el establecimiento de

procedimientos y políticas que agilicen el trabajo.

En efecto se constituye como una material de consulta para los trabajadores de la empresa

ya que contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la

operatividad de los procedimientos que realiza la empresa Hidromáticos y Repuestos Alfredo,

razón por lo cual contiene lo relativo a ……

La necesidad de verificar los el cumplimiento de los procedimientos los cuales representan

guía de acción que detallan las actividades que deben cumplirse para lograr los objetivos del

sistema del control interno en esta empresa, para así detectar cualquier tipo de irregularidad

que pueda llegar a presentarse.

Cabe destacar que el eficiente funcionamiento del sistema del control interno en la empresa

es de gran preponderancia puesto que ayudara a la misma hacia la custodia y salvaguardo de

sus bienes, procesos y procedimientos. Por lo cual es importante recomendar supervisiones

constantes de los procedimientos administrativos y contables conjuntamente con las políticas

de la empresa para alcanzar los objetivos trazados de la organización.


Fecha:


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Asunto:

Objetivo y alcance Capitulo Paginas

Vigencia

OBJETIVO

Proporcionar a los trabajadores de Hidromáticos y Repuestos Alfredo un manual de normas

y procedimientos que permita hacer más eficiente el proceso de registro y control, además de

mantener el registro de documentación oportuna sobre los movimientos que realice la

empresa; con el fin de servir como instrumentos de información, decisión y control en el nivelde desempeño de sus funciones.

ALCANCE

Este manual está dirigido al personal técnico y administrativo de la empresa Hidromáticos y

repuestos Alfredo, para que mediante su utilización se pueda tener mayor control de las

actividades desarrolladas en el almacén que tengan que ver con su gestión, así como el personal y demás recursos involucrados en ellas.


Fecha:


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Asunto:

Marco Jurídico Capitulo Paginas

Vigencia

Código de Comercio

El Código de Comercio establece la normativa a seguir por los comerciantes, en nuestro

país, para llevar la información financiera de las entidades, de manera que exista control y

orden de cada una de las transacciones que se realizan a diario. Este Código explica la forma

correcta de llevar el registro de las operaciones o transacciones llevadas a cabo en cualquier

entidad. Es entonces, que el comerciante en Venezuela debe regirse por el Código de

Comercio, a la hora de decidir formar una sociedad.

Artículo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual

comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá

llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y

claridad de sus operaciones.

Artículo 33: El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan

sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los

haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos

funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere,

fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en

todas las demás hojas el Sello de la oficina


Fecha:


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Asunto:

Marco Jurídico Capitulo Paginas

Vigencia

Artículo 35: Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de

Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y

de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe

cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia

y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las

fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición

suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por

todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su

formación.


Fecha:


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Asunto:

Condiciones previas al inventario Capitulo Paginas

Vigencia

Son condiciones previas al inventario físico las siguientes:

Se deben observar principio de orden en todo los ambientes de la entidad, el cual se

debe mantener en forma permanente estando preparada para el proceso de inventario.

Preparar la documentación correspondiente

Dotar al Comité de Inventarios los medios, instrumentos y material de trabajo.

El Departamento de Abastecimiento convocará a reuniones a los Comités de

Inventarios para las respectivas instrucciones y coordinaciones.

El Departamento de Abastecimiento se encargará de remitir toda la documentación a

las Gerencias Zonales con la debida anticipación.


Fecha:


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Asunto:

Procedimientos de Recepción deMercancía

Capitulo Paginas

Vigencia

1. Verificar que la mercancía a ingresar a los almacenes estén adecuadamente

empaquetado, embalado y con una tarjeta de identificación que contenga: Cantidad de

mercancía, fecha de producción, presentación, encargado del lote.

2. Una vez chequeada cada lote de mercancía entrante, que cumpla con los anterioresrequerimientos esta se ingresa y se registra en la tarjeta estiba. Lugo se procede a

almacenar.

3. Se procede al ingreso y movilización de la mercancía a los almacenes.

4. Actualiza el inventario al momento de ingresar la mercancía al almacén.


Fecha:


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Asunto:

Flujograma de procedimientos derecepción de mercancía

Capitulo Paginas

Vigencia


Fecha:

Verificación de mercancía yficha de control

Aprobar el ingreso al

almacén

2

Ingreso y movilización de la

mercancía a los almacenes.

Actualización de

inventario.

FIN


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Asunto:

Procedimientos De Control Interno DelInventario

Capitulo Paginas

Vigencia

1. La persona del almacén debe contar y revisar adecuadamente todos los productos

recibidos.

2. Las tarjetas estibas (aquellas que son manejadas para distribuir ordenadamente los

bienes para que ocupen el menor espacio posible) deben de estar actualizadas y

ubicadas junto a los productos almacenados. 3. El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de

entradas y salidas, después de apuntados estos movimientos y dichas exigencias tienen

que cortejarse diariamente con la administradora de inventarios, localizándose

inmediatamente las diferencias descubiertas.

4. Cuando el programa actualizado contable y el de control de inventario no estén

integrados, se ejecutara el cuadro diario de valores por el cuadro de contabilidad.

5. Cuando se detecte faltantes o sobrantes de mercancía se realizara los expedientes

correspondientes y se contabilizaran inmediatamente, tramitándose y aprobándose

dentro de los términos establecidos.

6. El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los de

control de inventario.

7. El área contable debe examinar los costos y los cálculos de la mercancía recibidos.


Fecha:


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Asunto:

Flujograma de procedimientos de controlinterno del inventario

Capitulo Paginas

Vigencia


Fecha:

Se debe contar y revisar los

productos recibidos.

Las tarjetas estibas han

de estar actualizadas.

Informar la existencia de

cada producto.

2

Ejecutar el cuadro diariode valores por el cuadro

de contabilidad.

Realizar los expedientes

correspondientes con faltantes

y sobrantes.

El personal del almacén

no tendrá acceso a los

registros contables

E

Examinar costos y los

cálculos de la

mercancía.

FIN


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Asunto:

Procedimientos de toma física Capitulo Paginas

Vigencia

1. La mercancía se contara de izquierda a derecha, y de arriba abajo.

2. Se contara en presencia de un contador o un auditor para constatar que lo contado sea

lo correcto.

3. Se dividirá el almacén por número y con letreros informativos para una mayor

distribución y detección de errores.

4. El contador y el auditor no contaran la mercancía por el mismo lugar, el contador

comenzara por un lugar y el auditor por otro.

5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomaran los productos encontrados en el

almacén de izquierda a derecha y de arriba abajo, esto para facilitar más el conteo.

6. Se abrirán las cajas para verificar que se encuentran las cantidades adecuadas de

productos dentro de ellas.


Fecha:


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Asunto: Capitulo Paginas

Vigencia

7. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de

secuencia intermedia dependiendo de la ubicación del producto y se anotará al final de

la hoja.

8. Al final del conteo se solicitaran las hojas del contador y auditor para verificar que nohaya errores, si los hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien

checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.

9. Imprimir lo capturado en el sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de

mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se

buscara en todos los posibles lugares donde podría estar antes de colocarlo como

faltante real.


Fecha:


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Asunto:

Flujograma de procedimientos de tomafísica

Capitulo Paginas

Vigencia


Fecha:

Se contara de izquierda

a derecha, y de arriba

abajo.

Se contara en presencia

de un contador para

constatar.

Se dividirá el almacén

por número y con

letreros informativos.

Se comenzara el conteo

por lugares contarios.

Se hará un listado de la

mercancía.

Se abrirán las cajas para

verificar.

Si se encuentra un producto

no registrado se le dará un

número de secuencia.

intermedia.

Se solicitarán las hojas al

contador y auditor parar

chequear que no haya

errores.

Se imprimirá el

registro en el

sistema

FIN


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Asunto:

Procedimiento de almacén

Capitulo Paginas

Vigencia

1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ubicarla en un lugar asignado para ella

en el almacén.

2. Se registrara en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.

3. Semanalmente se deberá hacer un conteo para verificar que todo este correctamente.

4. Se hará un inventario físico semanal del almacén comparándolo con lo que se tiene en

el sistema.

5. Se revisaran semanalmente la mercancía recibida dándole prioridad de salida a las más

antiguas (método PEPS).


Fecha:


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Asunto:

Flujograma de procedimiento de almacénCapitulo Paginas

Vigencia


Fecha:

Se ubica la mercancía enun lugar asignado.

Se registrara en el sistema

Semanalmente se hará un

conteo de la mercancía para

verificar

Se hará un inventario físico

semanal del almacén comparándolo

con lo que se tiene en el sistema.

Se dará prioridad de salida a la

mercancía más antigua (método

PEPS).

FIN


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Asunto:

Procedimiento de salidaCapitulo Paginas

Vigencia

1.-El cliente solicitara al encargado de caja lo necesario para desarrollar su compra.

2.- El encargado de caja revisara si lo solicitado por el cliente se encuentra disponible en el

sistema valery.

3.- Luego de hacer la revisión correspondiente y notificarle los precios al cliente se ingresa al

almacén para la búsqueda de la mercancía.

4.-Se procede a realizar la factura fiscal en el sistema Valery y entregarle el comprobante al

cliente.

5.- Diariamente se factura lo que se vende y se pide un reporte Z al final de cada día.


Fecha:


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Asunto:

Flujograma de procedimiento de salidaCapitulo Paginas

Vigencia


Fecha:

El cliente solicitara alencargado de caja lo

necesario para su compra.

El encargado revisara si lo

solicitado por el cliente se

encuentra el sistema

Se ingresa al almacén para

la búsqueda de la

mercancía.

Se realiza la factura en el

sistema y se entrega el

comprobante al cliente.

Diariamente se factura lo que

se vende y al final de cada

día se pide el reporte Z

FIN


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Asunto:

RECOMENDACIONES

Capitulo Paginas

Vigencia

1. Coordine el control de la realización de su inventario.

2. Es importante que los almacenes brinden seguridad y este en buenas condiciones ( ej.

limpio y ordenado)


Fecha:


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Asunto:

ConclusiónCapitulo Paginas

Vigencia

Como resultado del excelente cumplimiento de este manual de normas y procedimiento para el

control de la mercancí a en el almacén, se obtendr án beneficios favorables a la empresa como lo son:

conocimiento de la mercancí a existente en el almacén, orden, registro de la mercancí a en el inventario

al momento de entrada a la empresa, clasificación por tipo de mercancí a, entre otros.

Se espera que se ejecute este manual de normas y procedimientos con gran dedicación, obteniendo

así polí ticas, procedimientos y criterios de acción pertinentes permitiéndoles registrar en forma

sistematizada, oportuna y suficiente los movimientos de mercancí a.

En este propósito, el manual que tiene en sus manos contiene la descripción detallada de los

procedimientos presentados gr áficamente a través de diagramas de flujo, lo que les permite contar con

una guí a pr áctica y sencilla de las actividades vinculadas al proceso correspondiente. Este instrumento

de control proporcionara a los almacenes centrales y a las unidades una herramienta idónea para hacer

más eficiente el movimiento de insumos y alcanzar los propósitos establecidos en los programas.


Fecha:


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Asunto:

Glosario de terminoCapitulo Paginas

Vigencia

Inventarios: Son definidos como la existencia de productos en el espacio (almacén) y en el

tiempo (periodo desde hasta). Todo inventario es una inversión de capital. Es capital de trabajo

inmovilizado en productos y sometido a riesgo, el riesgo de que estos productos se dañen y

exista un problema de tener un grupo de productos inadecuados sin salida.

Control de Inventario: Proceso sistematizado y organizado que se realiza a todos y cada unode los insumos que se encuentran en las plantas, bien sea entradas, salidas y consumo de los

mismos, para lograr un eficiente manejo de los recursos dentro de las plantas.

Tarjeta de Estiba (T.E): Es el soporte físico que registra la información de la mercancía

que componen el inventario y a la vez constituyen un control interno, donde se registran todos

los movimientos que ocurren con dicha mercancía.

Inventario Diario: es el reporte de entradas y salidas de mercancías que se generan día a

día dentro de la empresa.

Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el método de primeras entradas,

primeras salidas, la empresa debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del

inventario. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos

que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas,

Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.


Fecha:


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Asunto:

Glosario de terminoCapitulo Paginas

Vigencia

Inventario Mensual: es el reporte de entradas y salidas de mercancía que se genera al final

de mes dentro de la empresa.

Reporte z: El Reporte Z es el más importante de los reportes que imprime la impresora fiscal,

y contiene un resumen de la información fiscal que se generó por cada día de venta, este

reporte es el que se envía al departamento de contabilidad para proceder a elaborar los

respectivos asientos contables y elaborar el Libro de Ventas. Es obligatorio efectuar el reporte

Z al finalizar el día de labores, normalmente la impresora fiscal realiza automáticamente el

reporte Z, si detecta que el mismo no fue realizado al final de la jornada de trabajo


Fecha:


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Asunto: Capitulo Paginas

Vigencia


Fecha:

Documents

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