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Manual Específico de Operación Día Mes Año 25 03 2014

Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

Pág. 1 de 47 Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México

Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, COTECIAD

del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México

2014




Índice Página

1. Presentación 4

2. Antecedentes 6

3. Marco Jurídico Administrativo 9

4. Definiciones 11

5. Objetivo General 12

6. Integración 13

7. Atribuciones del COTECIAD 16

8. Funciones de los Miembros del COTECIAD 18

8.1 Del Presidente 18

8.2 Del Secretario Ejecutivo 19

8.3 Del Secretario Técnico 19

8.4 De los Vocales 20

8.5 De los Asesores 20

8.6 De los Invitados 20

9. Políticas de Operación 22

9.1 De las Sesiones 22

9.2 De la calidad de los miembros 23

9.3 De la acreditación de sus miembros 23

9.4 De los mecanismos de suplencia 24

9.5 Del procedimiento de actuación 24

9.6 De la votación 26

9.7 De la integración de las carpetas de trabajo 27

9.8 De la documentación 28




10. Procedimientos 29

10.1 Atención y desahogo de los asuntos del COTECIAD 31

11. Formatos 38

11.1 Lista de asistencia 38

11.2 Acta de Instalación 40

11.3 Acta de las sesiones ordinarias y extraordinarias 42

11.4 Seguimiento de acuerdos 44




1. Presentación

Los archivos son testimonio del quehacer diario del Gobierno del Distrito Federal; el instrumento mediante el cual se constata el correcto desempeño de los servidores públicos, en éstos se resguarda información con valor jurídico, administrativo, fiscal e histórico, la integridad, conservación y organización de los archivos es esencial para el ejercicio del acceso a la información pública al que todo ciudadano tiene derecho, su organización científica y manejo responsable permiten a un tiempo conservar la memoria de ese quehacer y garantizan la agilidad en la respuesta del derecho ciudadano de acceso a la información pública consagrado en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

En octubre de 2008 se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal la Ley de Archivos del Distrito Federal, la cual dispone en la fracción II del Artículo 14 que uno de los componentes normativos del Sistema Institucional de Archivos es el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, COTECIAD.

La Oficialía Mayor, en ejercicio de sus atribuciones como dependencia reguladora en materia de administración de recursos, actualiza año con año la Circular Uno “Normatividad en Materia de Administración de Recursos”, en la cual se encuentra incluida, entre otras, disposiciones específicas sobre administración de documentos y archivística.

Con la finalidad de actualizar de manera ordenada, coordinada y eficaz la forma en que se administran los archivos en las dependencias, órganos desconcentrados, órganos político-administrativos y entidades, se hizo necesario un cambio radical en la normatividad que los rige, por tal motivo la Circular Uno que aplica a esta Entidad, actualiza el numeral 7, denominado “Administración de Documentos y Archivística”.

Dichos instrumentos, definen la obligación de crear, por conducto de las direcciones generales de administración u homólogas para las dependencias,




órganos desconcentrados, delegaciones y entidades que integran la Administración Pública del Distrito Federal, sistemas de archivos institucionales que contemplen y resuelvan las necesidades particulares de cada una de ellas. El numeral 7.3 de la Circular Uno, se establece la existencia de un órgano Colegiado, integrado por los funcionarios responsables de las unidades administrativas que las componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico.

El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivos, para la implementación de las normas y acciones archivísticas institucionales, tendientes a la mejora integral de los archivos.

Con base a lo anterior y con el objeto de dar cumplimiento a las disposiciones normativas mencionadas, se emite el presente Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.




2. Antecedentes

El artículo 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos señala en su primer párrafo que, “La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque algún delito o perturbe el orden público; el derecho a la información será garantizado por el Estado.”

En el cumplimiento de dicho derecho en marzo de 2008, se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, la cual fue modificada en agosto de 2011 y que en su artículo 11, prevé que quienes generen, administren, manejen, archiven o custodien información pública, serán responsables en los términos de esa misma Ley.

Cabe destacar, que los archivos como testimonio del quehacer diario del Gobierno del Distrito Federal; son el instrumento mediante el cual se constata el correcto desempeño de los servidores públicos, en éstos se resguarda información con valor jurídico, administrativo, fiscal e histórico; la integridad, conservación y organización de los archivos es esencial para el ejercicio del acceso a la información pública el cual todo servidor público debe garantizar en favor de los habitantes de la Ciudad de México.

En octubre de 2008 se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal la Ley de Archivos del Distrito Federal, la cual regula y norma todo lo relacionado con esta materia. El artículo 33 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal dispone que corresponde a la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, el despacho de las materias relativas a la administración interna del Distrito Federal, siendo que la fracción II del artículo 27 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, le otorga a dicha Dependencia la




facultad de establecer y difundir las políticas para regular, entre otros aspectos, los relativos Archivo Documental del propio Gobierno del Distrito Federal.

Para dar cumplimiento a dichas disposiciones, la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, emitió en la Circular Uno 2012, los lineamientos de Administración de Documentos y Archivística, mediante los cuales se fijan las políticas a seguir para la creación del Sistema de Archivos de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades del Gobierno del Distrito Federal; de manera específica en los numeral 7.4.3., 7.4.4., 7.4.5., y 7.4.6, se detalla la estructura de un Órgano Técnico Consultivo, denominado Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, el cual tiene por objeto la regulación, coordinación de la operación del Sistema de Archivos.




3. Marco Jurídico Administrativo

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación de 05 de febrero de 1917, última modificación el 10 de febrero de 2014

• Estatuto de Gobierno del Distrito Federal. Diario Oficial de la Federación de 26 de julio de 1994, última modificación 07 de enero de 2013

• Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal 29 de diciembre de 1998 última modificación el 15 de enero de 2014

• Ley de Archivos del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 08 de octubre de 2008

• Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal, de 03 de octubre de 2008

• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 28 de marzo de 2008, última modificación 29 de agosto de 2011

• Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Diario Oficial de la Federación de 31 de noviembre de 1982, última modificación 24 de diciembre de 2013

• Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 23 de diciembre de 1996, última modificación el 27 de diciembre de 2010

• Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 21de diciembre de 1995, última modificación 05 de abril de 2012

• Código Fiscal del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 20-de diciembre de 2010, última modificación el 30 de agosto de 2013

• Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal, Diario Oficial de la Federación de 26 de mayo de 1928, última modificación 11 de febrero de 2013




• Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 28 de diciembre de 2000, última modificación el 16 de junio de 2013

• Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 25 de noviembre de 2011

• Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 29 de agosto de 2002.

• Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 26 de octubre de 2009.

• Guía Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobierno del Distrito Federal, Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, de febrero de 2012.

• Circular Contraloría General para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal, Gaceta Oficial del Distrito Federal de 25 de enero de 2011.

• Circular Uno, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal de 08 de agosto de 2012

• Oficio Circular suscrito por la Oficialía Mayor y la Contraloría General No. OM/CG/1597/2007 de fecha 22 de agosto de 2007

• Oficio Circular del Oficial Mayor No. OM/1696/2007 de fecha 01 de septiembre de 2007.

• Contrato Constitutivo de Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, de fecha 18 de diciembre de 1990 y sus nueve convenios modificatorios de fecha: 10 de abril de 1992, 27 de septiembre de 1993, 18 de marzo de 1994, 8 de marzo de 1995, 5 de marzo de 1996, 25 de octubre de 2000, 8 de agosto de 2001, 28 de febrero de 2002 y 03 de septiembre de 2007.




• Reglas de Operación del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México aprobadas por el Comité Técnico del Fideicomiso, mediante acuerdo SO/01/006/02 del día 24 de Mayo de 2002, última modificación en septiembre de 2007.




4. Definiciones

Para efectos del presente Manual, se entenderá por:

APDF: Administración Pública del Distrito Federal.

COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

CGMA: Coordinación General de Modernización Administrativa.

CGDF: Contraloría General del Distrito Federal.

FCHC: Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

DAF: Dirección de Administración y Finanzas del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

DGRMSG-OM: Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.

GDF: Gobierno del Distrito Federal

LRCHDF: Ley de Archivos del Distrito Federal

LTAIPDF: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

LPDPDF: Ley de Protección de Datos Personales del Distrito Federal.




5. Objetivo General

Constituir al Comité Técnico Interno para la Administración de Documentos como un órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivos del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, propiciando el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros, que favorezcan la implantación de las normas archivísticas institucionales, procurando el mejoramiento integral de los archivos, los lineamientos, políticas y procedimientos para regular su integración, funcionamiento y procesos de operación, facilitando a sus integrantes la observancia de las normas y disposiciones aplicables en materia de archivos, administración y resguardo de documentos, la custodia de datos personales, así como la creación del Sistema de Archivos del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, y con ello, facilitar la localización oportuna de la información y los documentos, así como garantizar su conservación.

Asimismo, regular la celebración de las sesiones, la actuación de sus integrantes y las facultades que los son atribuidas de conformidad con el presente manual.




6. Integración

En concordancia con lo que dispone el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y para el debido cumplimiento de sus objetivos, funciones y atribuciones, el COTECIAD estará integrado de la siguiente forma:

Servidor Público

Cargo

Director de Administración y Finanzas del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

Presidente

Titular de la Oficina de Información Pública del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

Secretario Ejecutivo

Coordinador de Archivos

Secretario Técnico

Director de Desarrollo Inmobiliario del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México. Director de Promoción y Difusión del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México. Director de Enlace Institucional y Logística del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México. Subdirector Técnico Jurídico del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

Vocales




Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Humanos y Materiales del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.




Jefatura de Unidad Departamental de Contabilidad y Control Presupuestal del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México. Representante de la Dirección de Nuevas Tecnologías de la Información de la Oficialía Mayor Representante de la Contraloría General del Distrito Federal.

Asesores

Funcionarios que participan en razón de su experiencia sobre los temas a tratar.

Invitados




7. Atribuciones del COTECIAD

Las atribuciones del COTECIAD de acuerdo al arrttííccuulloo 2211,, ddee la Ley de Archivos del Distrito Federal y en base al Numeral 7.4.14 de la Circular Uno 2012, las funciones del COTECIAD son:

I. Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público;

II. Realizar los programas de valoración documental del ente público;

III. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público;

IV. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;

V. Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y

VI. Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la presente Ley;

VII. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables

VIII. Emitir su Manual Específico de Operación, remitiéndolo a la DGRMSG y a la CGMA para su registro, así como su Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, el cual deberá enviarse también a la DGRMSG dentro de los primero treinta días del mes de enero del año que corresponda para su registro y seguimiento.

IX. Coordinar, organizar, modernizar y promover la instrumentación de las

disposiciones en materia de archivos y de administración de documentos;

X. Efectuar los estudios requeridos para diagnosticar sobre la problemática de los sistemas documentales, de archivo y las necesidades internas de las áreas que los administran.

XI. Promover y evaluar la implantación sistemática de la normativa en materia de administración de documentos y archivo;




XII. Fungir como órgano de enlace entre las áreas encargadas del manejo de la correspondencia y archivos, hasta la integración del Sistema de Archivos;

XIII. Homogeneizar la operación de las áreas responsables de la administración de documentos;

XIV. Promover la profesionalización del personal encargado del manejo de los archivos a través de curso de capacitación, talleres y seminarios;

XV. Aplicar lo establecido en los ordenamientos que regulan la materia de administración de documentos y archivos;

XVI. Participar en la gestión de recursos humanos, materiales y financieros que permitan la funcionalidad del sistema de operación de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico, y la conservación e integridad de los documentos;

XVII. Normar las políticas de automatización de archivos y la gestión de documentos electrónicos.

XVIII. Integrar, coordinar y evaluar a los grupos de apoyo que son necesarios para el mejor desempeño de las tareas en materia de archivos, entre los que de manera enunciativa se mencionan:

• Grupo de planeación de estrategias

• Grupo de normatividad y políticas

• Grupo de capacitación y enlace

• Grupo de suministros para los servicios archivísticos.




8. Funciones de los Miembros del COTECIAD

8.1 Del Presidente

I. Presidir las sesiones del Comité.

II. Autorizar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

III. Coordinar y dirigir las sesiones del COTECIAD.

IV. Ejercer el voto de calidad en caso de empate en la votación de resoluciones.

V. Presentar a la consideración y resolución del COTECIAD, los casos y asuntos a tratar.

VI. Dar a conocer los acuerdos y acciones del COTECIAD y procurar su cabal y estricto cumplimiento.

VII. Asegurar que las resoluciones y acciones del COTECIAD, sean para el mejoramiento de la normatividad y organización de los archivos.

VIII. Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD.

IX. Instrumentar las acciones necesarias para la integración y operación de los grupos de apoyo.




X. Proveer los medios, recursos necesarios y suficientes para mantener en operación regular, constante y permanentemente al COTECIAD.

8.2 Del Secretario Ejecutivo

I. Suplir al Presidente.

II. Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario a sesiones extraordinarias remitiendo la convocatoria, orden del día y carpeta conteniendo los asuntos de la reunión. Asimismo, cancelar o posponer las sesiones de la fecha en la que se programaron.

III. Evaluar que las acciones del COTECIAD, sean en apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos.

IV. Vigilar la correcta expedición del orden del día y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los documentos de apoyo necesarios, que se señalan en el párrafo cuarto del punto 9.1

V. Registrar y dar seguimiento a los acuerdos del COTECIAD y verificar e informar de su cumplimiento.

VI. Realizar y registrar el conteo de la votación los proyectos de acuerdo.

VII. Realizar acciones necesarias para que el archivo de documentos del COTECIAD esté completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo establecido por las disposiciones de la materia.

VIII. Efectuar las funciones que le correspondan de acuerdo con la normatividad vigente aplicable y aquellas que le encomiende el Presidente o el pleno del COTECIAD.

IX. Presentar al Presidente el Orden del Día que contiene los asuntos que se someterán al pleno.

X. Apoyar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben.

8.3. Del Secretario Técnico

I. Suplir al Secretario Ejecutivo;

II. Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las sesiones en la carpeta que será enviada a los integrantes del COTECIAD;




III. Recibir y revisar de cada unidad administrativa las propuestas para, en su caso, proponer su integración al orden del día de los asuntos a tratar en cada sesión;

IV. Levantar el acta de cada sesión celebrada;

V. Recabar la firma de los integrantes del COTECIAD en el Acta de cada sesión;

VI. Programar y proveer la logística de las reuniones del Órgano Colegiado;

VII. Solicitar y registrar la designación de los funcionarios representantes de los titulares;

VIII. Auxiliar al Secretario Ejecutivo para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades;

IX. Informar al Secretario Ejecutivo los avances en los trabajos de los diversos grupos de apoyo;

X. Elaborar y presentar al pleno un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del COTECIAD.

8.4 De los Vocales

I. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos, acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el orden del día;

II. Proponer estrategias de trabajo y propuestas para la mejoría en los trabajos archivísticos;

III. Integrarse a los grupos de apoyo;

IV. Vigilar que se aplique la normativa archivística en los procesos y actuaciones del COTECIAD;

8.5 De los Asesores

I. Brindar asesoría en materia de archivos, tanto técnica como normativa, al COTECIAD y a los grupos de apoyo en el ámbito de su competencia, respecto de los asuntos que se traten en las sesiones.

8.6 De los Invitados




I. Exponer comentarios y experiencias respecto de los puntos del orden del día al que son convocados.




9. Políticas de Operación

9.1 De las Sesiones

I. En la Sesión de Instalación, se deberá presentar el Órgano Colegiado (COTECIAD) y aprobarse el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos con las modificaciones necesarias para el ejercicio correspondiente;

II. En la Sesión de instalación del ejercicio correspondiente, se presentará el Calendario de Sesiones Ordinarias, las cuales se efectuarán cada tres meses;

III. Se podrán realizar sesiones extraordinarias cuando el Presidente, el Secretario Ejecutivo o algún miembro vocal lo soliciten.

IV. El orden del día y la documentación soporte de cada sesión, se entregarán a los integrantes del COTECIAD, cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias, de preferencia a través de medios magnéticos o Intranet, de conformidad a los “Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo”.

V. El envío de las propuestas de inclusión de puntos al orden del día por parte de los miembros se hará con 10 días hábiles previos a la celebración de las reuniones, acompañadas de la documentación soporte que lo justifique.

VI. Las sesiones se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo el 50% más uno, de los miembros con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por mayoría. En caso de empate el Presidente tendrá voto de calidad.

VII. Las sesiones ordinarias podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, notificando a los miembros titulares al menos tres días hábiles antes de la fecha programada.

VIII. En casos extraordinarios o circunstancias no previstas, la fecha de las sesiones podrá ser modificada por el Secretario Ejecutivo, sin que la misma sea cancelada o considerada como sesión extraordinaria.




IX. El Secretario Técnico levantará un acta de cada sesión, la cual será firmada por los asistentes.

X. El Secretario Técnico elaborará el informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del COTECIAD y lo presentará al pleno en la Primera Sesión Ordinaria del ejercicio siguiente, debiendo remitir copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor.

9.2 De la Calidad de los Miembros

I. Los miembros del COTECIAD en su calidad de titulares tendrán derecho a voz y voto;

II. Los representantes de los miembros del COTECIAD, así como los Invitados que asistan, tendrán derecho a voz pero no a voto.

9.3 De la acreditación de sus miembros

Cada integrante del COTECIAD podrá designar, bajo su más estricta responsabilidad, al servidor público que lo substituirá en sus funciones, tomando en consideración que el suplente deberá:

I. Ser aprobado por el COTECIAD, y

II. Tener, al menos, nivel jerárquico de jefe de departamento o equivalente, a excepción de aquellas áreas que no cuente con los niveles jerárquicos establecidos en el presente manual, por lo que se deberá nombrar como sustituto al funcionario con el mayor nivel de jerarquía disponible;

III. Los vocales integrantes del COTECIAD, deberán acreditar a sus representantes, mediante escrito dirigido al Secretario Técnico, quienes habrán de fungir como vocales o asesores, según corresponda;

IV. El acreditamiento deberá efectuarse previo a la realización de la primera sesión de cada ejercicio presupuestal o cuando las circunstancias lo ameriten.

V. El COTECIAD no podrá sesionar sin la asistencia de cuando menos dos de sus titulares.




9.4 De los mecanismos de suplencia

I. En ausencia del Presidente, el Secretario Ejecutivo tendrá la facultad para presidir las sesiones. En el caso de ausencia de ambos, del Presidente y del Secretario Ejecutivo, se tendrá por cancelada la Sesión.

II. Los miembros titulares del COTECIAD podrán nombrar a sus representantes, designando, de preferencia al Servidor Público jerárquicamente inmediato inferior, según las respectivas estructuras dictaminadas.

III. En ausencia de los miembros titulares del COTECIAD, los suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los primeros correspondan. Los representantes serán copartícipes y corresponsables en las decisiones y acciones tomadas por el COTECIAD.

IV. Cuando asista el representante y se incorpore también el titular, el suplente podrá seguir participando en la sesión en la calidad que le corresponda, pero sólo con derecho a voz.

9.5 Del procedimiento de actuación

En las Sesiones del COTECIAD se observará formal y cabalmente el siguiente procedimiento:

I. Los miembros presentes registrarán su asistencia en una lista que contenga los siguientes datos: Número y fecha de la sesión, nombre y firma del funcionario que asiste, cargo y área que representa, calidad con la que asiste.

II. El Secretario Técnico levantará acta de la sesión, en la que se registrarán todas y cada una de las consideraciones vertidas, así como los acuerdos.

III. En el caso de receso de la sesión por causas ajenas y ésta se continúe el mismo día, se levantará una sola acta en la que consten las causas de éste.

IV. En el caso de que sea necesario continuar con la sesión otro día, se levantará acta por cada una de las reuniones del COTECIAD, en las que se asentará el motivo por el cual se hizo necesario continuar la sesión en día distinto al establecido.

V. En el caso de que la sesión no pueda llevarse a cabo por circunstancias excepcionales o casos no previstos, el Secretario Ejecutivo del COTECIAD




notificará por escrito la fecha de realización de la sesión, asentando en el acta respectiva las causas que dieron lugar a su diferimiento.

VI. Quien presida la sesión, será el único facultado para conducir las sesiones y establecer el formato de participación y exposiciones de los miembros del COTECIAD.

VII. Las propuestas de asuntos, deberán hacerse en forma individual y ser presentadas al Secretario Ejecutivo, presentando, en su caso, antecedentes, justificación, fundamento legal. Una vez incluidas en el orden del día, serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del COTECIAD, quienes aportarán su opinión y, en su caso, propuesta de solución o mejora.

VIII. Para el tratamiento de los asuntos que se someterán al COTECIAD se procederá de la siguiente forma,

• Las diferentes áreas, en su caso, deberán remitir sus asuntos cuando menos con 10 días hábiles de anticipación a la fecha en que vaya a celebrarse la sesión;

• Serán atendidos por el COTECIAD en estricto apego al orden del día autorizado.

• Se presentará mediante los formatos que al efecto establezca el COTECIAD;

• Llevará la justificación del procedimiento a dictaminarse, debidamente fundada y motivada por quien autoriza;

• Proporcionará la información y documentación adicional necesaria que sirva para enriquecer el caso que se presenta.

• El Secretario Técnico deberá anexar al orden del día y a la documentación de las sesiones, copia del acta de la sesión inmediata anterior, debidamente validada y de las observaciones que en su caso hubiere recibido de los participantes.

• El Secretario Técnico informará a los miembros del desahogo de los acuerdos.




• Quien presida la sesión, será el único facultado para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas y acuerdos que se suscriban en las sesiones.

• Sólo mediante consenso del propio COTECIAD, los acuerdos podrán suspenderse, modificarse o cancelarse.

• Una vez desahogados todos los puntos del orden del día, y registrados los hechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmente terminada la sesión para efectos de registrar en el acta la hora en que termina.

• Los integrantes del COTECIAD podrán solicitar la discusión de “Asuntos Generales” de puntos que no requieran examen previo de documentos, o que le sean de obvia o urgente resolución, pero única y exclusivamente en sesiones ordinarias. El Presidente dará cuenta a los miembros del COTECIAD de dichas solicitudes a fin de que éste decida, sin debate, si se discuten en la sesión o se difieren para una posterior.

• El Secretario Técnico consignará en el acta con toda claridad y precisión los acuerdos tomados por el COTECIAD.

• El Secretario Técnico deberá remitir para su análisis u observaciones y, en su caso, para su firma, el acta de la sesión respectiva dentro de los tres días hábiles posteriores a su celebración.

• Los participantes en las sesiones cuentan con 2 días hábiles posteriores a la recepción del acta, para devolver las observaciones y comentarios o, en su caso, el acta debidamente firmada.

• En el caso de que no remitan ninguna observación o aclaración, en el plazo antes mencionado se entenderá como aprobado su contenido.

9.6 De la votación

Instalada la sesión, serán discutidos y en su caso, votados, los asuntos contenidos en el orden del día, salvo cuando con base en consideraciones fundadas, el propio COTECIAD acuerde posponer la discusión o votación de algún asunto en particular, sin que ello implique la contravención de disposiciones legales;




Los acuerdos y las resoluciones se tomarán por unanimidad o mayoría de votos de los integrantes presentes con derecho a ello, considerando las siguientes definiciones:

I.- Unanimidad: La votación favorable o desfavorable del 100% de los miembros presentes;

II.- Mayoría: La votación favorable o desfavorable del 50% más uno de los miembros presentes.

Si existiera empate en la votación, el voto de calidad lo dará el Presidente del COTECIAD;

Los integrantes del COTECIAD expresarán su voto levantando la mano;

Los acuerdos tomados en el seno del COTECIAD serán obligatorios para sus integrantes y para todas las unidades administrativas del Fideicomiso.

9.7 De la Integración de las Carpetas de Trabajo.

Las carpetas de trabajo, que contendrán los asuntos a tratar en las reuniones del COTECIAD, se integrarán de la siguiente manera:

Sesiones Ordinarias:

I. Orden del Día:

II. Lista de Asistencia y Declaratoria del Quórum.

III. Aprobación del Acta de la Sesión Anterior.

IV. Presentación de casos:

• Justificación amplia y detallada, del caso presentado a la consideración del Pleno;

• Documentación soporte del caso presentado.

V. Seguimiento de acuerdos y avances generados en las sesiones ordinarias del Comité;

VI. Asuntos Generales.

Sesiones Extraordinarias:

I. Orden del Día:

II. Lista de Asistencia y Declaratoria del Quórum.

IV.- Presentación de casos:




• Justificación amplia y detallada, del caso presentado a la consideración del Pleno;

• Documentación soporte del caso presentado.

9.8. De la Documentación

La documentación será resguardada por el Secretario Ejecutivo, cuidando su conservación por el tiempo establecido por las disposiciones de la materia.




10. Procedimientos

10.1 Nombre del procedimiento: Atención y desahogo de asuntos del COTECIAD

Objetivo

Atender y desahogar asuntos que son materia de dictaminación y acuerdo del COTECIAD, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad que fundamenta sus atribuciones en su calidad de Órgano Colegiado.

Políticas y/o Normas de Operación

I. Las sesiones ordinarias deberán realizarse trimestralmente.

II. En la sesión de instalación del ejercicio correspondiente, se deberá presentar el COTECIAD, razón por la cual los titulares deberán acreditar a sus suplentes mediante oficio.

III. La carpeta de los asuntos a tratar en las Sesiones del COTECIAD deberá entregarse con tres días hábiles de antelación cuando se trate de sesiones ordinarias; y con un día hábil cuando se trate de sesiones extraordinarias.

IV. En las sesiones extraordinarias no se deberán incorporar en la carpeta de trabajo, asuntos de carácter general, sino solamente lo relativo al asunto que se va a dictaminar.

V. Las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias, se llevarán a cabo cuando haya una asistencia como mínimo del 50% más uno de los integrantes del COTECIAD con derecho a voto.

VI. Los asuntos que se hayan sometido para su dictaminación ante el Comité, deberán presentarse en el seguimiento de acuerdos, en la sesión ordinaria correspondiente, para conocer su estado de avance.

VII. El Secretario Ejecutivo fungirá como presidente suplente en el caso de que el Titular de la Dirección de Administración y Finanzas quien funge como Presidente del Comité se ausente o no asista a la sesión.




Unidad Administrativa

Secretario Técnico

Presidente

Secretario Técnico

Presidente

Núm.

1

2

3

4

5

6

Descripción de la actividad

Elabora carpeta de trabajo sobre asuntos de administración de documentos y organización de archivos y la turna al Presidente.

Recibe, revisa y determina si se cuenta con la documentación soporte que estará sujeta a la dictaminación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.

¿Cuenta con la documentación?

No.

Se le indican al Secretario Técnico los casos donde no se cuenta con la documentación soporte o ésta es insuficiente para integrarla.

Sí.

Se la entrega al Secretario Técnico. Continúa en el paso 6

Incorpora la documentación faltante en los casos indicados y revisa de nueva cuenta con el Presidente.

Recibe y entrega al Secretario Técnico la carpeta de trabajo para que éste la remita a los miembros del Comité.

Tiempo

4 Hrs.

30 min

10 Min.

10 Min.

1 Hr.

10 Min.

Nombre del procedimiento: Atención y desahogo de asuntos del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos





Secretario Técnico

Integrantes del Comité

Secretario Técnico

Integrantes del Comité

Presidente

Secretario Técnico

Presidente

Núm.

7

8

9

10

11

12

13


Convoca a la sesión del caso mediante oficio indicando la hora y el lugar en la que ésta se celebrará anexando un ejemplar de la carpeta de trabajo.

Recibe oficio y carpeta de trabajo para su análisis

.

Recibe acuse de los oficios de convocatoria de trabajo y archiva en expediente

Acuden al lugar y la hora establecidos en la convocatoria a de la sesión ordinaria o extraordinaria

¿Hay Quórum?

No.

Suspende la sesión e instruye al Secretario Técnico para que elabore el acta de suspensión.

Elabora acta de suspensión de la sesión, recaba las firmas de los asistentes a la sesión suspendida y archiva.

Sí.

Somete a consideración de los asistentes a la sesión el orden del día para su aprobación o para incorporar modificaciones

Tiempo

4 Hrs.

1 Hr.

10 Min.

10 Min.

10 Min.

1 día

10 Min.

Nombre del procedimiento: Atención y desahogo de asuntos del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos





Presidente

Secretario Técnico

Integrantes del COTECIAD

Núm.

14

15 16

17

18

19

20


¿Hay modificaciones al orden del día?

No.

Procede al deshago de los puntos contenidos en el orden del día y ordena elaboración del acta de la sesión.

Sí.

Incorpora las modificaciones. . Elabora el acta con lo acontecido y acordado en la sesión.

Envía a los asistentes el acta de la sesión correspondiente para la incorporación de observaciones.

Reciben el acta y determinan si incorporan observaciones a la misma.

¿Incorporan observaciones? No.

Informan al Secretario Técnico que no tienen observaciones.

Sí. Recaba firmas, archiva y resguarda acta con la documentación de la sesión.

Tiempo

2 Hrs.

10 Min.

3 días.

10 Min.

2 días.

3 Hrs.

1Hr.





Secretario Técnico

Núm.

21

22


Incorpora observaciones y procede a recabar las firmas de los integrantes del comité.

Archiva y resguarda el acta junto con toda la documentación de la sesión ordinaria o

extraordinaria.

.

Fin del procedimiento

Tiempo

3 días.

10 Min.




Secretario Técnico

Presidente

Inicio

Elabora carpeta de trabajo sobre asuntos de administración

Revisa y determina si se cuenta con la documentación requerida.

1 2

¿Cuenta con la documentación?

Sí

No

Indica al Secretario Técnico agregar la documentación soporte requerida

Entrega al Secretario Técnico para que éste convoque a sesión

3

4

Incorpora documentación faltante

5

Revisa carpeta y entrega al Secretario Técnico para convocar a sesión

A

6

Carpeta de trabajo

Carpeta de trabajo

Carpeta de trabajo

Carpeta de trabajo

Carpeta de trabajo




Secretario Técnico

Presidente

7

A

Convoca a sesión mediante oficio adjuntando carpeta de trabajo.

Oficio y carpeta

Reciben oficio de convocatoria y carpeta de trabajo.

Recibe y archiva acuses de oficios de convocatoria

Acuses

Archivo

8

9

¿Hay quórum?

B C

No

Oficio y carpeta

Acuden a la sesión en el lugar y hora establecidos en la convocatoria.

10

Sí

7




Presidente

Secretario Técnico

B

Suspende la sesión y ordena elaboración de acta de suspensión.

Acta de suspensión

Archivo

12

13

Somete a consideración de los asistentes el orden del día.

¿Hay observaciones?

D

Sí

No

Incorpora las observaciones al orden del día.

14

Desahogo del orden del día y elaboración del acta.

Elaboración de acta de suspensión.

15

11

C




Secretario Técnico Miembros del Comité

D

Elabora acta de la sesión

Acta

Archivo

17

16

Envía el acta a los asistentes.

Reciben acta para revisión e

incorporación de observaciones

¿Incorporan observaciones?

Sí

18

Incorporan sus observaciones y envían el acta al Secretario Técnico

Informan al Secretario Técnico que no tienen

observaciones

19

21

Incorpora observaciones y procede a recabar las firmas de los integrantes del comité

20

22

Recaba firmas, archiva y resguarda.

Acta Acta

Acta

Acta

No

Acta

Archivo

Fin

17

20




11.- Formatos 11.1 Lista de asistencia

COTECIAD

No. de sesión _________ ORDINARIA ( ) EXTRAORDINARIA ( ) Fecha: ________________

Los miembros presentes registrarán su asistencia en una lista que contenga al menos los siguientes datos: Número y fecha de la sesión, nombre y firma del funcionario que asiste, cargo y área que representa, calidad con la que asiste,

Director de Administración y Finanzas ____________________________ Presidente

Encargado de la OIP ____________________________ Secretario Ejecutivo

Coordinador de Archivos ____________________________ Secretario Técnico

Subdirector Técnico Jurídico ____________________________ Vocal

Director de Desarrollo Inmobiliario ____________________________ Vocal

Director de Promoción y Difusión ____________________________ Vocal

Director de Enlace Institucional y Logística __________________________ Vocal

Jefatura de Unidad Departamental de Recursos Humanos y Materiales ____________________________ Vocal

Jefatura de Unidad Departamental de Contabilidad y Control Presupuestal ____________________________ Asesor

Representante de la Contraloría General del Distrito Federal ____________________________ Asesor




Invitados ____________________________ Invitado




11.2 Acta de Instalación

Acta de Instalación en la que se presenta el COTECIAD del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México

Siendo las ________ del día ___ de __________ del año dos mil ___, reunidos en la Sala de juntas de ___________________________________________________, sita en __________________________________________________________________ los C. _________________________, con el propósito de instalar el COTECIAD del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México el desahogo de la orden del día que se presenta en este acto.--------------------------------------

Se procede al registro de asistencia y se declara la existencia del quórum legal, procediéndose a la aprobación de los siguientes asuntos: --------------------------------

------------------------------------------- ORDEN DEL DIA ------------------------------------------

1.- Exposición de motivos y fundamento legal que determina la creación del COTECIAD-----------------------------------------------------------------------------------------------

2. Integración del Comité ----------------------------------------------------------------------------

3. Información de las funciones de sus integrantes. ------------------------------------------

4. Aprobación del Manual de Operación del COTECIAD------------------------------------

5. Informe al Comité de los asuntos atendidos y pendientes que a ese momento existen.

6.- Cierre del acta de la reunión. ------------------------------------------------------------------

-------------------------------------- DESARROLLO DE LA SESIÓN ---------------------------

Una vez desahogados los puntos que componen el orden del día de la Primera Sesión Ordinaria y enterados los participantes de su contenido, responsabilidades, alcances administrativo-legales y acuerdos aprobados, se da por concluida la presente sesión y se firma la presente por los integrantes que en ella intervienen, a las ____ horas del día de su inicio.-------------------------------------------------------------




F I R M A S










Representante de la Contraloría General del Distrito Federal _____________________________ Asesor

Invitados ____________________________ Invitado




11.3 Acta de las sesiones ordinarias y extraordinarias Acta de la _______ sesión (ordinaria o extraordinaria) del COTECIAD del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

Siendo las ________ del día ___ de __________ del año dos mil ___, se reunieron en las oficinas Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, con domicilio en la Calle de Republica de Brasil Número 74, 2do. Piso Colonia Centro, Delegación Cuauhtémoc, Código Postal 06010, México, Distrito Federal, CC. _________________________ (nombres y cargos en el Comité, a convocatoria de _______________________, para celebrar la _____ Sesión del COTECIAD del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

Se procedió al registro de asistencia y, después de haber confirmado la existencia del quórum legal, se procedió a la aprobación del siguiente: ------------------------------ ---------------------------------------------- ORDEN DEL DIA --------------------------------------- 1. Bienvenida a los asistentes. --------------------------------------------------------------------- 2. Presentación de asuntos: ------------------------------------------------------------------------ 3. Acuerdos (incorporación o desahogo) -------------------------------------------------------- 4. Cierre del acta de la reunión. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DESAHOGO DEL ORDEN DEL DIA-------------

El ____________ (que preside) da la bienvenida y somete el orden del día previamente enviado a cada uno de sus integrantes y la carpeta con los asuntos a tratar en la sesión para su aprobación. ----------------------------------------------------------

Se presentaron y desahogaron los asuntos que se relacionan y, en su caso, se suscribieron los acuerdos siguientes: ------------------------------------------------------------

Al haberse agotado los ____ puntos de que se compone el orden del día de la ______ Sesión (Ordinaria o Extraordinaria) del COTECIAD del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México., enterados los que participan de su contenido y alcances y no habiendo más que hacer constar, se da por concluida a las ___ horas del día de su fecha, firmando de constancia los que en ella participaron.----------------------------------------------------------------------------------------------




F I R M A S










Representante de la Contraloría General del Distrito Federal __________________________

Invitados ______________________ Invitado




11.4 Seguimiento de Acuerdos

Sesión Caso Asunto En proceso Concluido Seguimiento

Total de acuerdos: Proceso: Concluidos: Total de acuerdos:




El presente Manual de Específico de Operación queda debidamente aprobado por los miembros del COTECIAD del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, el día 25 de marzo de 2014, con fundamento en la Ley de Archivos del Distrito Federal publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal del 8 de octubre de 2008.

Presidente Lic. Jesús Alfonso García Roiz

____________________________ Director de Administración y

Finanzas del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

Secretaria Ejecutiva

C. Anabelí Contreras Julián

______________________________ Encargada de la Oficina de Información Pública del Fideicomiso Centro Histórico

de la Ciudad de México

Secretario Técnico Lic. Helba Muñoz Soto

____________________________ Coordinadora de Archivos del

Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

Vocal Lic. Claudia Berenice González

Velázquez

_____________________________ Subdirectora Técnico Jurídico del Fideicomiso Centro Histórico de la

Ciudad de México




Vocal C. Ricardo Bautista García

____________________________ Director de Promoción y Difusión del Fideicomiso Centro Histórico de la

Ciudad de México

Vocal

Urb. Iris Infante Cosío

______________________________ Directora de Desarrollo Inmobiliario del Fideicomiso Centro Histórico de la

Ciudad de México.

Vocal

Lic. Ernesto Alvarado Ruíz

______________________________

Director de Enlace Institucional y Logística del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México.

Asesora

C. Yenefris Báez Alvarado

__________________________

Jefe de la Unidad Departamental de Contabilidad y Control Presupuestal del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad

de México




Vocal

C. Omar Aguilar García

____________________________

Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Humanos y Materiales del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México

Documents

Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno ...transparencia.df.gob.mx/.../13273/1/ManualCoteciad2014.pdf · Archivos del Distrito Federal, la cual regula y norma