Manual Estructura Organizacional SIGEP

7/23/2019 Manual Estructura Organizacional SIGEP

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MÓDULO 3: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

En el módulo de estructura organizacional es donde se cargará, consultara ó modificará en el sistema la estructura orgánica de la institución,

indicando las diferentes dependencias que esta tiene (Administracion Estructura formal), la cual está definida en el acto administrativo de

estructura organizacional.

Se caracterizan las dependencias de la institución, indicando el tipo de dependencia, la clase de dependencia, la orientación de la dependenciasus funciones, objetivos, metas, procesos e información complementaria; en los casos que se requiera el usuario podrá inactivar las dependencias

que sean necesarias.

En este modulo se define el árbol de dependencias de la entidad donde el usuario indica el nivel jerárquico de las dependencias, visualizando el

organigrama según la distribución en el árbol de dependencias






Paso 1

Para la creación de una est ructura organizacional de una entidad pública, se ingresa al Módulo de Estructura Organizacional , usando el árbo lde contenidos o el listado d el recuadro que aparece en el centro de la pantalla

Se desplegará una lista de opciones de la cual se escogerá dando doble clic a la opción Administ ración de estructu ra form al.






Paso 2

Dar clic en Nuevo para el ingreso de los datos de la estructura.

El campo a diligenciar corresponde a las denominaciones de las dependencias, para lo cual se deberá dar clic sobre la palabra subrayada y ennegrita Nombre de la dependencia , donde desplegará una nueva pantalla para ingresar cada una.






Paso 3

En esta nueva ventana se encontrarán los campos bloqueados y para habilitarlos es necesario ubicar en la barra de opciones el dibujo de una hoja

con un asterisco sobre el cual se hará clic, que significa registro nuevo . En el campo denominado Nombre d e dependencia/grupo, se deberáingresar la información que corresponde al nombre de la dependencia. Para realizar el registro de las demás dependencias se debe utilizar lamisma opción de registro nuevo cuantas veces sea necesario hasta finalizar.






Una vez ingresados cada uno de los nombres de las dependencias tal como aparecen en el acto administrativo, se deben guardar para que seanincluidas en la tabla maestra del SIGEP de la entidad, para realizar el guardado es preciso que en la barra de opciones se haga clic en el dibujo deDiskette, Guardar . Para continuar se cierra la ventana, tal como indica la flecha.






Al cerrar la ventana, se desplegara nuevamente el formulario de Administ ración de Est ructura Formal , enseguida se presiona el botón filtro,en el que verá una nueva pantalla donde se busca el nombre de la dependencia creada o también puede pulsar el botón siguiente , dondedespliega una lista general donde deberá seleccionar la correspondiente y para finalizar hacer clic en icono de aceptar.






Paso 4

Al tener identificada la dependencia en el formulario, se diligencia el campo que corresponde a Je ra rq uía, el cual es numérico y se debe ingresarde acuerdo a la jerarquización de las dependencias, sólo si se encuentra definido en el acto administrativo con numeración separada por puntos.Ejemplo: 1.1

2.2.1






Luego pase al campo Tipo de dependencia , en donde presione el Botón , para desplegar una lista estándar que contiene los tipos dedependencia establecidos de acuerdo con naturaleza y funciones de la dependencia que está diligenciando; en esta lista seleccione la quecorresponda y luego haga clic sobre icono de aceptar .






Paso 5

En el siguiente campo Clase de dependen cia se escogerá la opción entre “ de staff o de l ínea ” según corresponda la dependencia que se estádiligenciando y da clic en aceptar . Considerando que la clase de dependencia De staff son áreas de asesoría dentro de la entidad y De línea como aquellas dependencias encargadas de lo misional o de apoyo, o de segundo nivel de mando.






Paso 6

El siguiente campo, Orientación de la depend encia, se debe escoger de acuerdo a los procesos y a las funciones desarrolladas por cada una delas dependencias en el cumplimiento del objeto de la entidad.






Paso 7

Una vez ingresada la información de cada una de las dependencias, deberá asignar norma al proceso para lo cual deberá hacer lo siguiente:

a. En el Módulo de Enlaces , escoja la opción Asignar norma a proceso , al dar clic se desplegará una nueva pantalla para hacer búsquedade la norma.






b. La norma puede encontrarla siguiendo los filtros de búsqueda; cuando se desplieguen los diferentes actos administrativos, debeseleccionar el que corresponda a la creación de la estructura formal. Una vez seleccionado el acto administrativo, en el menú de Acciones se escoge la opción Asignar norma a proceso y siguiendo las indicaciones de las ventanas o mensajes, podrá confirmar la correctaasignación de la norma.






Paso 8

Finalmente ubique en el menú general la opción Guardar , que le permitira salvar la información que ha ingresado en el módulo

Administ ración de est ructura formal .






Paso 9

El paso final es ingresar la información que corresponde a las funciones de las dependencias, para lo cual se ubica en el árbol de contenidos, laopción: funciones d e la dependencia.

En esta nueva ventana se encontrarán los campos bloqueados y para habilitarlos es necesario ubicar en la barra de opciones el dibujo de una hojacon un asterisco sobre el cual se hará clic, que significa registro nuevo .

Dar clic en nuevo






Paso 10

Se inicia el ingreso de la información de las dependencias en el campo Función de la dependenc ia. Del archivo en word, seleccionar y copiar(CONTROL+C) las funciones sin numeración ni viñetas ni espacios, como se muestra a continuación.

Luego en el sistema dar clic en el boton t ipo de p resentacion , escoger la opcion Tabla y pegue la informacion en la columna correspondiente a

Función de la dependencia , utilizando el teclado así, (CONTROL+V) finalmente de clic en el boton Guardar.

Dar clic





Paso 11.

Para continuar con el cargue de las funciones de las dependencias, se desplaza por los siguientes botones , ubique la dependenciasobre la cual va a consignar las funciones y realice el mismo procedimiento del Paso 10 , hasta culminar el cargue.

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