Manual Excel 2010 paso a paso (lo mejor)

2010MS Excel

- Aplicación Práctica -Armando Tacza [email protected]

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Edición: ® 2013

Paso a Paso

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Paso a Paso

Taller de Aplicación con MS Excel 2010 2013

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MS Excel 2010 Paso a Paso

1. Introducción a Excel

2. Lo Nuevo en Excel 2010

3. Fórmulas Básicas que necesita saber

4. Funciones Básicas que necesita saber

5. Base de Datos con Excel 2010 (Aplicación a un Colegio)

6. Tablas Dinámicas

7. Gráficos en Microsoft Excel

8. Macros y Programación Excel

9. Una Aplicación Práctica para tu Empresa / Negocio

10. Reportes – Resultados - Consultas

11. Resumen – Consejos - Trucos



Introducción

todos mis amigos seguidores de Facebook, Twitter, quienes visitan mi Blog y mi reciente

lanzamiento web www.Systemtak.Net y www.compuinicio.com una vez más, quiero cubrir la

necesidad acerca del uso de MS Excel en su última versión 2010, porque siempre nos

caracteriza de estar un paso por delante quiero que estés actualizado (a) con los últimos cambios

tecnológicos.

Manteniendo la metodología de las demás publicaciones quiero exponer un curso práctico paso a paso

con la cual vas a sentirte capaz de aplicar todo lo expuesto, de acuerdo a tu necesidad; el libro taller

está pensado en quienes no tienen una idea clara de lo que puede hacer con Excel, asimismo

automatizar ciertas operaciones con la finalidad de “ que Excel haga el trabajo por Ud.” y así obtener

mejores resultados en sus operaciones y cálculos.

Espero que nos permita interactuar y sea este taller de su total satisfacción.

Atentamente,

Armando TaczaProfesional IT

A



Introducción a Excel 2010

Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac son las últimas versiones de Hojas de

Cálculo de la Familia MS Office, no pretendo exponerte toda la teoría considerando que si

deseas toda la información teórica está disponible en el sitio web Microsoft.com .

1.1.- Iniciando con MS Excel 2010

: click en Inicio : Programas : Microsoft Office : Microsoft Excel 2010

( Como conseguir la suite Office2010?http://www7.buyoffice.microsoft.com/latam/default.aspx?torb=4&country_id=PE&WT.mc_i

d=ODC_ENUS_GenTry_Control )

Esta es la primera ventana que nos muestra nuestro Excel 2010, en seguida nos muestra la

ventana general del Excel con su configuración por defecto; si deseamos cambiar el skin o

estilo color de nuestro Excel indicaremos los pasos necesarios en la página siguiente.

1



Si queremos cambiar la apariencia de nuestro Excel hacer lo siguiente, click en el Menú Archivo:

opciones: tal como se muestra en la ventana siguiente

Podemos cambiar a esta apariencia:



1.2.- Requisitos Para Instalar MS Office 2010

: Considerando que el Hardware en estos momentos son más accesibles a los usuarios,

consideraremos los requisitos de Software siguiente:

Windows XP con Service Pack (SP) 3 (32-bit)

Windows Vista con SP1

Windows Server 2003 R2 con MSXML 6.0

Windows Server 2008 u posterior (32-bit or 64-bit)

Windows 7 o Sistema Operativo Posterior

1.3.- Como está Organizado MS Excel

: MS Excel uno de los componentes del paquete de ofimática Microsoft Office es una Hoja de

Cálculo (Spreadsheets) potente capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.

1.4.- Una forma rápida de Ejecutar, Inicializar Excel

: Si Ud es usuario de Windows, click en Inicio>> Ejecutar >> Digite: Excel >>Enter.

Excel Organiza sus archivos en LIBROS(Workbooks), cada libro contiene Hojasde trabajo (Worksheets).Finalmente los datos y demás trabajosestarán contenidos en las Hojas (sheets).



































Lo Nuevo de Excel 2010

Esta es la historia de Excel en el Tiempo

Versión Año Comentario

1 1985 La primera versión de Excel fue para el Apple Macintosh

2 1987 La primera versión de Windows se marcó dos para corresponder a laVersión para Macintosh.

3 1990 Esta versión incluye barras de herramientas, las capacidades de dibujo,destacando, complemento de apoyo, gráficos 3D.

4 1992 La primera versión de Excel más "popular". Se incluye una gran facilidadde uso.

5 1993 Excel 5, una importante actualización, incluidos libros multihoja y soportepara VBA.

7 1995 Esta versión, conocida como Excel 95, fue la primera versión importantede 32 bits de Excel. En cuanto a prestaciones, que era similar a Excel 5.

8 1997

Esta versión, conocida como Excel 97, fue la primera versión para apoyarcondición es formato internacional y validación de datos. Tambiénincorporó nuevos menús y barras de herramientas. Los programadores deVBA que se encuentran bastante algunas mejoras, incluyendo un editorde VBA completamente nuevo, UserForms, módulos de clase, y muchomás.

9 1999

Esta versión, conocida como Excel 2000, puede utilizar HTML comoformato de archivo nativo y (por primera vez) apoya los complementosCOM. También presentaba una capacidad de auto-reparación, unportapapeles mejorado y gráficos dinámicos. Los programadores de VBApodrían utilizar UserForms modal, y varias nuevas funciones de VBA seintrodujeron.

10 2001

Conocido como Excel 2002 (XP o Excel), esta versión forma parte deOffice XP. Tiene una larga lista de nuevas características, pero la mayoríade ellos son de poco valor para la mayoría de los usuarios. Quizás lacaracterística más importante de esta versión es su capacidad derecuperar su trabajo cuando Excel se bloquea.

11 2003Conocido oficialmente como Microsoft Office Excel 2003, las nuevascaracterísticas de esta versión se han mejorado el soporte para XML, unafunción de lista de la nueva gama, mejoras de etiquetas inteligentes, y secorrige las funciones estadísticas.

12 2007

Esta versión se conoce oficialmente como Microsoft Office Excel 2007.Esta versión introduce varias características nuevas, incluyendo nuevosformatos de archivo, una interfaz de usuario mejorada, soporte para hojasde trabajo mucho más grande, una vista de diseño de páginas útiles,temas del documento, las nuevas opciones de formato condicional,gráficos mucho mejor aspecto, una característica nueva tabla, unos pocosnuevas funciones de hoja de cálculo.

14 2010

Microsoft Office Excel 2010 incluye un buen número de nuevascaracterísticas, incluyendo gráficos Sparkline, una nueva vista entrebastidores para las operaciones relacionadas con los documentos,nuevas funciones de hoja de cálculo, la personalización del usuariofinal de la cinta, Cortadoras de tabla dinámica, un editor deecuaciones, e incluso mejoras de edición de imágenes.

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Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac nos trae las siguientes novedades:

2.1.-Cinta de Opciones Mejorada

Las cintas de opciones permiten al usuario encontrarfácilmente los comandos y las características queantes se incluían en complejos menús y barra deherramientas. En Excel 2010 se pueden crear fichas ygrupos personalizados y cambiar el nombre o el ordende las fichas y grupos integrados.

2.2.-Herramientas de Administración de Libros

Recuperar Versiones Anteriores:Es posible recuperar las versiones de los archivos que secerraron sin guardar.

Vista Protegida: Excel 2010 incluye una vista protegida, para que pueda tomar decisionesfundadas antes de exponer el equipo a posibles vulnerabilidades. Los documentos queproceden de un origen de internet se abren a la vista protegida de manera predeterminada.

2.3.-Minigráficos

Se pueden usar minigráficos (gráficos muy pequeños que se ajustan dentro de una celda) pararesumir visualmente las tendencias junto a los datos.



2.4.-Tablas Dinámicas mejoradas

Ahora las tablas dinámicas son más fáciles de usar y ofrecen una mejor respuesta, entre lasprincipales ventajas son:

Mejoras en el Rendimiento: En Excel 2010, el multithreading ayuda a recuperar, ordenar yfiltrar los datos de las tablas dinámicas con mayor rapidez.

Etiquetas de Tablas Dinámicas: Ahora se pueden rellenar las etiquetas de las tablasdinámicas. También se pueden repetir las etiquetas en las tablas dinámicas para mostrar lostítulos de elementos en campos anidados en todas las filas y columnas.

Filtrado Mejorado: Puede usar la segmentación de datos para filtrar datos rápidamente en unatabla dinámica con solo hacer clic en un botón y para ver qué filtros se aplican sin tener queabrir otros menús. Además, la interfaz del filtro incluye un práctico cuadro de búsqueda que leayuda a encontrar lo que necesita entre miles (o incluso millones) de posibles elementos en lastablas dinámicas.

Compatibilidad con Reescritura: En Excel 2010, es posible cambiar los valores en el área devalores de tablas dinámicas OLAP y que se reescriban en el cubo de Analysis Services en elservidor OLAP.

Característica mostrar valores como: La característica Mostrar valores como incluye unaserie de cálculos nuevos y automáticos, como % del total de filas principales, % del total decolumnas principales, % del total principal, % del total en, Clasificar de menor a mayor yClasificar de mayor a menor.

Mejoras en los Gráficos Dinámicos: Ahora es más fácil interactuar con los informes degráfico dinámico. Concretamente, es más fácil filtrar datos directamente en un gráfico dinámicoy agregar o quitar campos para reorganizar el diseño del gráfico. Del mismo modo, con un soloclic se pueden ocultar todos los botones de campos en el informe de gráfico dinámico.

2.5.- Segmentación de Datos

La segmentación de datos son controles visuales que permiten filtrar datos rápidamente en unatabla dinámica de forma interactiva e intuitiva. Cuando se inserta una segmentación de datos,se usan botones para segmentar y filtrar rápidamente los datos para mostrar únicamente lo quese necesita. Además, cuando se aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesarioabrir una lista para ver cuáles son los filtros que se aplican a los datos. En la segmentación dedatos, se muestra directamente en la pantalla.



2.6.-Formato Condicional Mejorado

El formato condicional hace que sea más fácil resaltar celdas o rangos de celdas interesantes,enfatizar valores inusuales y visualizar datos a través de barras de datos, escalas de colores yconjuntos de iconos. Excel 2010 incluye una flexibilidad de formato aún mayor:

Nuevos conjuntos de iconos

En Excel 2010, se tiene acceso a más conjuntos de iconos, incluidos triángulos, estrellas ycuadros. También se pueden mezclar y combinar iconos de distintos conjuntos y ocultar másfácilmente iconos de la vista (por ejemplo, se puede elegir mostrar únicamente los iconos de losvalores de ganancia elevados y omitir aquellos para los valores bajos e intermedios).

Más opciones para las barras de datos

Excel 2010 incluye nuevas opciones de formato para las barras de datos. Puede aplicar bordeso rellenos sólidos a la barra de datos o establecer la dirección de la barra de derecha aizquierda, en lugar de izquierda a derecha. Además, las barras de datos para valores negativosaparecen en el lado opuesto de un eje de los valores positivos, tal como se muestra aquí:

2.7.-Trabajar con FONDO DE IMAGEN

Para los más Geeks, pueden decorar el fondo de trabajo de la HOJA con una imagen, laversión Excel 2010 lo trae, más adelante se verá un ejemplo.

2.8.-Captura de PANTALLA

Excel 2010 incorpora un capturador de pantalla, de tal manera que ahora no necesitas guardarla imagen capturada e importar a tu Excel.

Fuente: Microsoft.com



Fórmulas Básicas que Necesita Saber

Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac son las últimas versiones de Hojas de

Cálculo de la Familia MS Office, no pretendo exponerte toda la teoría considerando que si

deseas toda la información teórica está disponible en el sitio web Microsoft.com .

3.1.- Iniciando con MS Excel 2010

3.1.1.- Fórmulas:Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolverinformación, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo(=), en Excel las fórmulas contienen funciones.

Ejemplos de Fórmulas:

=10+50*50/10 (Prioridades de Operación / : * : + ó - ) , resultado 260

=hoy()+1 Devuelve la fecha actual del Sistema y suma 1 día.

3.1.2.- Funciones:Las funciones son Fórmulas predefinidas que ejecutan cálculosutilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden oestructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples ocomplejas.

3.2.- Operadores de Cálculo en Fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de

una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero

puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Existen cuatro tipos de operadores de

cálculo: Aritmético, Comparación, Concatenación de Texto y Referencia.

Operadores Aritméticos: Nos permite ejecutar las operaciones básicas como Suma –

Resta –Multiplicación – División – Combinar Números y Generar Resultados Numéricos.

+ (Signo más) - (Signo menos) * (Multiplicación) / (División) % (Porcentaje)

Operadores de Comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguientes

Operadores.

= (Signo igual) > (Signo mayor que) < (Signo menor que) >=(Signo mayor o igual

que) <=(Signo menor o igual que) <>(Signo distinto de)

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Operador de Concatenación de Texto:Utilice la & (“y” comercial) conecta o concatena

dos valores para generar un valor de texto continuo “Esta es ”& “una prueba” produce:

“Esta es una prueba”

Operadores de Referencia: Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientesoperadores.: (Dos puntos) Operador de rango; (punto y coma) Operador de Unión

(Espacio) Operador de intersección

3.3.- Fórmulas Básicas en MS Excel 2010 que Ud Necesita saber

Fórmula con el Operador Suma ( + ), utilizaremos los operadores luego mencionaremos

sobre las funciones y los tipos de argumentos que aceptan.

Si tenemos la siguientePantalla

1.-Cuadro de NombresIndica la Celda Activa.2.-Barra de Formulas &Asistente de Funciones3.-Area de TrabajoCeldas4.-Etiquetas de lasHojas.

Haremos la fórmula que nos permita sumar las edades de las tres personas, el

resultado lo podemos mostrar en cualquier celda disponible (Diferente a las que

contienen las edades). Ubicamos con el teclado o mouse en la posición (celda) B7.

Utilice el teclado y escriba: =B2+B3+B4 y luego presione la tecla enter.

De igual manera podemosUtilizar los demásoperadores y elaborarNuestras fórmulas básicas.

Lo demás veremos enFunciones.

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Funciones Básicas que Necesita Saber

Las funciones son Nombres Claves, Palabras Clave que Excel 2010 comprende y realiza

operaciones para los que fue programado, las funciones incluyen fórmulas y nos devuelve un

resultado, asimismo debemos tener en cuenta algunos conceptos básicos respecto a las

funciones (Existen funciones propias del Excel así como también podemos crear nuestra

propia función).

4.1.- La Sintaxis de las Funciones

El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR, que redondea un número de la celda C5, se

ilustra de la siguiente manera.

=REDONDEAR(A5,0)

1.- Estructura: La estructura deUna función comienza con elnombre, un paréntesis de apertura,los argumentos de la funciónseparados por punto y coma y unparéntesis de cierre.2.- Nombre de función: es elidentificador de la función, si deseaobtener la lista de funcionesdisponibles presione Shift + F3.3.- Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como Verdadero o Falso,etc. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

4.2.- Anidar Funciones

En algunos casos pueda que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra

función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el

resultado con el valor constante Nota 10.

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De nuestra pantalla anterior la función PROMEDIO es argumento de la función SI, finalmente

hacemos la evaluación de las 03 notas del curso 02 si el promedio es mayor que 10 entonces

escribirá “Aprobado” en caso contrario “Desaprobado”.

4.3.- Funciones Básicas de Excel 2010 que Ud Necesita saber

A continuación se describen las principales funciones que Ud utilizará en Excel 2010

Funciones Lógicas:

FALSO : Devuelve el valor lógico FalsoNO : Invierte el valor lógico del argumentoO : Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADEROSI : Especifica una prueba lógica a realizar (Ejemplo)

SI.ERROR : Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error, delo contrario devuelve el resultado de la fórmula.

VERDADERO: Devuelve el valor lógico VERDADEROY : Devuelve verdadero si todos sus argumentos son VERDADERO (Ejemplo)

Funciones de Fecha y Hora:

AHORA : Devuelve la fecha y hora actual del Sistema.AÑO : Convierte un número de serie en un valor de año.DIA : Convierte un número de serie en un valor de día del mes.DIAS360 : Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.FECHA : Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinadaHORA : Convierte un número de serie en un valor de hora.HOY : Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.MES : Convierte un número de serie en un valor de mes.MINUTO : Convierte un número de serie en un valor de minutoVALHORA : Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie



Funciones Matemáticas y Trigonométricas:

ABS : Devuelve el valor absoluto de un númeroALEATORIO : Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1ENTERO : Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximoGRADOS : Convierte radianes en GradosPI : Devuelve el valor de PIPOTENCIA : Devuelve el resultado de elevar un numero a una potenciaRADIANES : Convierte Grados en RadianesREDONDEAR: Redondea un número al número de decimales especificadoREDONDEAR.MAS : Redondea un numero hacia arriba en dirección contraria al Cero.REDONDEAR.MENOS: Redondea un numero hacia abajo, en dirección hacia cero.SUBTOTAL : Devuelve un subtotal en una lista o base de datosSUMA : Suma sus argumentosSUMAPRODUCTO: Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes

de matriz.SUMAR.SI : Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinadosSUMAR.SI.CONJUNTO : Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios

Funciones de Texto:

CONCATENAR: Concatena varios elementos de texto en uno solo.DERECHA : Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.ENCONTRAR: Busca un valor de texto dentro de otro (Distingue mayúsculas de minúsculas)

(Ejemplo)

ESPACIOS : Quita los espacios del textoEXTRAE : Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto quecomienza en la posición que se especifique.HALLAR : Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas)IGUAL : Comprueba si dos valores de texto son idénticosIZQUIERDA : Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto (Ejemplo)

MAYUSC : Pone el texto en mayúsculasMINUSC : Pone el texto en Minúsculas

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