Manual Excel

MS EXCEL 2007Manual del estudiante

CAPÍTULO IV

Entorno de M Excel Descripción de la pantalla de Excel Al entrar a MS Excel presenta la siguiente ventana con los siguientes elementos:

1. Botón de office 2. Barra de Título 3. Barra de Menú 4. Barra de fórmulas 5. Grupo del Portapapeles 6. Grupo de Fuente 7. Grupo de Alineación 8. Grupo de Formato de Número 9. Grupo de Estilos 10. Grupo de Celdas

11. Grupo de Modificar 12. Barra de Herramientas personalizada 13. Barras de desplazamiento 14. Zoom 15. Botones de presentación 16. Hojas del libro 17. Barra de estado


Ingreso de datosLos datos que puede ingresar en cada celda pueden ser:Texto, valores numéricos, fórmulas y funciones. Para comenzar crearemos la siguiente tabla, en la cual ingresaremos los datos antes mencionados.

Escribir dos líneas en una CeldaPara darle la apariencia que observamos al texto CODIGO PRODUCTO, luego de escribir CODIGO presionamos las teclas ALT y ENTER, posteriormente escribimos producto.

AutorellenoEscribimos el primer código PRO010.Movemos el Mouse y ubicamos el cursor en la parte inferior derecha de la celda donde escribimos el primer código; el cursor mostrara una cruz delgada y negra; arrastraremos el Mouse hasta completar los códigos es decir hasta pro020.

Página 2 Programa de Cómputo I – Dirección de Cursos Complementarios


Como se muestra en la figura.Esta característica se puede emplear en códigos consecutivos como este caso, para copiar fórmulas o funciones como veremos en otros ejercicios.

Insertar Filas y Columnas

Algunas veces al confeccionar una tabla, nos podemos olvidar algunas columnas o filas, para insertarlas realizaremos lo siguiente:Por ejemplo: insertaremos una columna delante de la columna D, con el botón derecho del ratón marcamos la letra D, observaremos un menú, donde seleccionaremos Insertar.

En la nueva columna colocar los datos de cantidad.



Insertar una columna delante de la columna F para calcular el Precio bruto por cada producto.

Observemos que el texto IGV se separo de su valor 19%, por orden eliminaremos la celda F2, y se realiza lo siguiente, anticlic sobre la celda F2 y del menú clic en ELIMINAR, observara el siguiente cuadro:

De las opciones seleccionar desplazar las celdas hacia la izquierda.

FórmulasUna fórmula es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, etc…En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.Para escribir una fórmula se debe empezar siempre por el signo =.

Operadores aritméticosLos operadores Aritméticos Básicos que se emplean son:

+ SUMAS - RESTAS / DIVISION * MULTIPLICAR



^ POTENCIA

Como crear una fórmula sencillaContinuamos con la aplicación de una fórmula, en nuestro caso calcularemos el PRECIO BRUTO de cada producto, tendremos que multiplicar el precio unitario * cantidad.No olvidar digitar primero el símbolo =.Observar que aparece D5*E5 (dar clic en los valores, aparecerá el nombre de la celda que contiene el valor, e esto es lo que se denomina referencia a las celdas).

Referencia relativa Cuando copiamos una fórmula, para que realice determinada operación automáticamente con respecto a las siguientes celdas, para no tener que repetir la fórmula con el resto de las filas, y hacemos referencia a determinadas celdas estas serán relativas.

Referencia absolutaUtilizaremos la referencia absoluta cuando un valor sea constante dentro

de la fórmula; y dicha formula se copie simultáneamente de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, como la variación está en las filas y las columnas, insertaremos un $ delante de la letra y delante del número, también con ayuda de la tecla de función F4.

Luego de la explicación de referencias, calcularemos el IGV a cada PRECIO BRUTO, multiplicaremos PRECIO BRUTO * IGV.



La celda F2 contiene el valor 19%, el cual interviene en la fórmula y es un valor constante, por lo tanto colocaremos el símbolo de dólar para evitar que el nombre de la celda cambie ( referencia absoluta) durante el copiado de la fórmula.

Luego calcularemos el PRECIO NETO que es el PRECIO BRUTO+IGV.

Formato de celdas La tabla que hemos creado en nuestro ejemplo esta casi terminada, le faltaría cambiar su formato, es decir, modificar las características del texto, bordes, relleno, etc…Para aplicar el formato primero debemos seleccionar las celdas que forman parte de nuestra tabla, anticlic y del menú que se nos muestra, clic en FORMATO DE CELDAS, y observaremos el cuadro de la figura. Explicaremos cada ficha del cuadro:NUMERO: seleccionaremos el tipo de formato que se aplicara a los datos, por ejemplo si a los precios le colocaremos el símbolo de soles, de la lista de número seleccionaremos MONEDA, buscaremos el símbolo de soles.


TIPO DE DATO

SIMBOLO


FUENTE: se aplicaran características como tipo de fuente o letra, tamaño, color del texto.

BORDES: para aplicar los bordes, primero seleccionamos el tipo de línea, luego el color, finalmente clic en los botones preestablecidos, que son contorno, interior, o los botones de borde.


BOTONES DE BORDE


Edición de celdasLa edición de una celda o grupo de celdas, se refiere a las acciones de copiar, pegar o cortar celdas.Copiar y pegarEn el ejemplo de nombres de vendedores vamos ha realizar un copiado simple:

Seleccionamos los datos Anticlic sobre la selección de los datos Ubicar el cursor en la nueva ubicación donde se copiaran los datos. Anticlic y seleccionamos pegar.

En el segundo ejemplo, copiaremos el precio bruto a otra hoja, en este caso necesitamos realizar un PEGADO ESPECIAL, por tratarse de fórmulas, si hacemos un copiado simple como el ejemplo de los nombres de los vendedores no obtendremos el resultado esperado, entonces para hacer el pegado especial realizaremos lo siguiente:



Seleccionar los datos, es decir, el precio bruto. Anticlic del menú seleccionar COPIAR. Ubicamos el cursor en el lugar donde copiaremos los datos. Anticlic, del menú seleccionar PEGADO ESPECIAL Del cuadro que se nos muestra seleccionar VALORES, luego aceptar.

En el tercer ejemplo copiaremos los nombres de los vendedores los cuales se encuentran ubicados en la fila 17 y en columnas diferentes como se muestra en la figura, para este caso los copiaremos, de manera que todos los nombres de los vendedores aparezcan de forma vertical, es decir, en una misma columna. Para ello realizaremos las siguientes acciones:

Seleccionar los nombres Anticlic sobre la selección, del menú clic en COPIAR Seleccionar la celda donde se copiaran los datos Anticlic y del menú seleccionar PEGADO ESPECIAL Clic en la opción TRANSPONER.



El resultado seria el que se muestra en la figura:


RESULTADO


CAPÍTULO V

Funciones

OOBJETIVOSBJETIVOS::

Al finalizar este capítulo, el estudiante será capaz de:

- Ejecutar los procedimientos correspondientes para el manejo útil y efectivo de Internet, como herramienta de comunicación y para obtener información.

Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN). Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma o coma solamente dependiendo de la configuración de la PC.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tipos de funcionesExcel posee la siguiente clasificación de las funciones:

Financieras Lógicas Texto Fecha y Hora Bases de datos

Cubo Matemáticas Estadísticas Búsqueda Información

Funciones Matemáticas y Estadísticas=SUMA(CELDAS) La función suma calcula la suma de un conjunto de valores. =SUMA(A5:D5)

=PROMEDIO(CELDAS)La función promedio devuelve el promedio de un conjunto de valores



=PROMEDIO(E1:E10)

=MAX(CELDAS)La función max devuelve el valor más alto de un conjunto de valores

=MAX(F1:F20)

=MIN(CELDAS)La función min devuelve el valor más bajo de un conjunto de valores.

=MIN(A5:F5)

=CONTAR(CELDAS)La función contar, cuenta las celdas que contiene como datos números

=CONTAR(D5:F15)

=CONTARA(CELDAS)La función contara, a diferencia de la función contar, cuenta las celdas que contiene como información cualquier tipo de valores.

=CONTARA(B5:B15)

=CONTAR.SI(CELDAS, CRITERIO)La función contar.si, cuenta las celdas cuyos datos cumplen con el criterio o condición.

=CONTAR.SI(D5:F15,”C”)En el ejemplo se tiene una lista de empleados, edades, estado civil, etc..De los cuales se necesita saber cuantos empleados están casados, este dato se solicita en la celda D16, para ello empleamos la función contar.si, la cual contara las celdas que contengan la palabra casado, la cual es el criterio solicitado.



Funciones de textoExcel posee un conjunto de herramientas y opciones que permiten manipular texto y crear fórmulas con ellos nos referimos a las funciones de texto.Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son las funciones de texto que trabajaremos:

=LARGO(TEXTO)Devuelve la longitud del texto.Donde texto viene hacer la celda que contiene dicho texto

En nuestro ejemplo tenemos una lista de productos, para cada uno de ellos vamos a necesitar conocer con cuantos caracteres cuentan. En tamaño de texto aplicamos la función Largo como se muestra, luego copiamos la función para el resto de productos.

El resultado seria como se muestra en la figura.



=HALLAR(CARÁCTER, TEXTO)Busca una letra o carácter dentro de un texto y devuelve la posición del carácter buscado. Realiza la búsqueda leyendo el texto de izquierda a derecha a partir de la posición inicial indicada en núm_inicial.

Para nuestro ejemplo, necesitamos conocer en que posición se encuentra el espacio dentro de cada texto que identifica a los productos.Empleamos la función HALLAR, colocamos en “ ” un espacio, por tratarse de letras o caracteres el texto a buscar se coloca en comillas, como se muestra en la figura, luego copiamos la función para el resto de productos.

El resultado seria:

Ahora usted, aplique la función HALLAR para ubicar la posición del guión (-)



=IZQUIERDA(TEXTO, NUMERO DE CARACTERES)Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde LA IZQUIERDA o del inicio del texto.

Necesitamos separar del texto que tenemos en productos el código, formado por los 4 primeros caracteres, por estar al inicio usamos la función izquierda de la siguiente manera como se plasma en la figura:

El resultado seria:

=DERECHA(TEXTO, NUMERO DE CARACTERES)



Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde el final del texto.

Necesitamos obtener de cada producto solo la línea, por ejemplo del producto 3564-yogurt laive solo LAIVE. Para ello usamos la función derecha, de la siguiente manera, = DERECHA(B5;H5-F5)En este caso para indicar el número de caracteres, restamos al tamaño de la cadena, el número de caracteres indicados hasta el espacio, es decir el dato obtenido en posición del espacio.

El resultado sería:

=EXTRAE(TEXTO, POSICION INICIAL, NUMERO DE CARACTERES)Devuelve de la cadena de texto, un número indicado de caracteres contados a partir de una posición inicial.



Emplearemos para obtener la descripción de cada producto la función extrae, la cual me devuelve un numero de caracteres, pero empezando en la posición que le indiquemos, a diferencia de Izquierda que empieza por el inicio de la cadena. O derecha que empieza por el final de la cadena o texto.Seria =EXTRAE(B5;G5+1;F5-5) donde b5 es el producto, la posición por la cual empezaremos ha extraer los caracteres seria G5 que es la posición del guión mas uno para empezar en el carácter que describe el producto; y el número de caracteres seria F5-5 que es la posición del espacio menos 5 que es el numero de caracteres que forman el código.

El resultado seria:



FUNCIONES DE BUSQUEDA=BUSCARV(VALOR BUSCADO; TABLA DONDE SE BUSCA; NUMERO DE COLUMNA RESULTADO; FALSO SI LA TABLA NO ESTA ORDENADA)La función BUSCARV, busca un valor en una tabla dada y devuelve el valor según lo indicado en el número de columna de la tabla que contiene los datos.

En nuestro ejemplo en ingresar código, digitamos un código, el cual podemos cambiar, luego en descripción emplearemos la función Buscarv para buscar dicho código, en nuestra tabla y obtener la descripción respectiva. Seria =BUSCARV(E19;C7:F13;2; FALSO)Donde E19 es la celda donde ingreso un código, C7:F13 es la tabla donde buscare el código, 2 representa la columna descripción que es la columna que quiero obtener como resultado, y falso es para indicar que la tabla no esta ordenada según los códigos por encontrarse estos en desorden.

El resultado seria:

FUNCIONES LOGICAS



=SI(CONDICION; VALOR SI CONDICION ES VERDADERA; VALOR SI CONDICION ES FALSA)La función SI, evalúa una condición, si la condición se cumple devuelve un valor, y si condición no se cumple, es decir es falsa devuelve otro valor.

CONDICIÓNLa condición tiene el siguiente formato:

D6 <= 56

Para nuestro ejemplo si el empleado pertenece al área de ventas, recibirá una bonificación del 20% de su sueldo caso contrario no obtendrá bonificación.=SI(G8=”VENTAS”, H8*20%, 0)


Celda ha Evaluar Signo de Comparación

Valor de Comparación

CAPÍTULO VI

Base de Datos

OOBJETIVOSBJETIVOS::

Al finalizar este capítulo, el estudiante será capaz de:

- Ejecutar los procedimientos correspondientes para el manejo útil y efectivo de Internet, como herramienta de comunicación y para obtener información.

LISTA O BASE DE DATOSUna base de datos es una colección de datos organizados en filas y columnas, que se relacionan entre sí. Cada fila contiene información sobre un dato específico y se llama Registro, cada registro está conformado por varias columnas llamadas Campos. or Ejemplo: una agenda de direcciones, listado de artículos, etc..

Recomendaciones para crear una base de datosLa primera fila debe contener los nombres de los campos que indica el tipo de dato que se incluirá en cada columnaLos nombres de los campos no deben ser igualesNo iniciar la escritura del nombre del campo con espacios, ni terminar con ellos.La fila inmediata a los campos debe contener el primer registroNo dejar filas en blanco entre los registros

ORDENAREstos comandos nos permiten ordenar la información por un campo, o varios campos. Estos comandos se encuentran en el menú Datos, en la sección Ordenar y Filtrar.Un campo:Ubicar el cursor en el campo que vamos a ordenar.

Menú Datos, clic en si nuestro ordenamiento es de forma ascendente y clic en si el ordenamiento es de forma descendente.

Más de un Campo:Clic en el botón Ordenar se visualizara la ventana de diálogo Ordenar.

Aquí seleccionara como primer criterio, el campo que servirá como base para el ordenamiento. Indicar si el orden será ascendente o descendenteClic en el botón Agregar nivel, seleccionar el siguiente campo a ordenar.Finalmente clic en aceptar

FILTROSLos datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios de filtro que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. Para aplicar filtros el cursor debe estar ubicado en una celda de la base de datos. Se puede aplicar Autofiltros, filtro personalizado, y filtros avanzados.

Autofiltros:Menú datos, clic en filtro.Aparecerá un botón en cada campo convirtiéndolo en una caja de lista desplegable.

Luego de aplicar autofiltro clic en el botón del campo, donde se seleccionara el criterio de filtro. Por ejemplo clic en el botón del campo Estado civil y seleccionar casado, mostrara solo los empleados casados.

Filtro Personalizado: Excel nos permite personalizar la búsqueda, de manera que a un mismo campo se le puedan dar varios criterios, basándonos en dos condiciones y también filtrarla para buscar los valores que no cumplen una determinada condición. Para ello empleamos filtros personalizados.Clic en el botón del campo donde aplicaremos el criterio, si el campo contiene números, clic en filtro de número, luego en filtro personalizado. Si el campo contiene texto clic en filtro de texto, luego en filtro personalizado.

Por ejemplo, clic en el campo edad, se muestra de la lista, filtro de número, luego clic, en filtro personalizado. Se muestra la siguiente ventana, donde aplicaremos los criterios, para el ejemplo se necesita mostrar empleados mayores de 20 años y menores de 30 años. Se selecciona como se muestra en la figura. Luego Clic en el botón Aceptar.

Filtros avanzados:Para filtrar un rango de celdas utilizando criterios complejos, use el comando Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes: Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro. Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados. Por ejemplo se necesita filtrar los datos de los empleados cuya edad sea menor de 25 años y cuyo cargo sea el 0005, como se muestra en la figura, se crea una tabla auxiliar de edad y cargo donde se plasme los criterios respectivos. Los cuales se seleccionan en rango de criterios de la ventana Filtro Avanzado.

El resultado sería:

SUBTOTALESSon cálculos que se aplican a bases de datos o listas. Antes de aplicar el subtotal debemos ordenar nuestra lista por el campo que se desea agrupar. Los subtotales se aplican de la siguiente manera:Ubicar el cursor dentro de la lista.Ingrese a menú datos, Subtotales.Se mostrara el siguiente cuadro:

Para cada cambio en, se selecciona el campo por el cual se agruparan los datos, es decir el campo por el cual se ha ordenado.Usar Función, se elige el cálculo que va ha aplicar. Por ejemplo MaxAgregar subtotal a, se selecciona el campo que será calculado. En el ejemplo sueldo. El resultado sería:

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