Manual Excel

2013 Manual de

Excel

[GARCÍA GUEVARA ZAYI GABRIELA] Grupo: 263

Garcia Guevara Zayi Gabriela

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miércoles, 22 de mayo de 2013

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Capitulo 1 Entorno de Excel 2010

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un programa o aplicación informática que permite la

manipulación sobre datos números dispuestos en tablas para la operación sobre cálculos

complejos de contabilidad, finanzas y negocios

¿Tipos de datos que se utilizan en una hoja de cálculo?

Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

¿Qué es Microsoft Excel 2010?

Es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es

desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y

contables.

¿Cómo ejecutar Microsoft Excel 2010?

Yo encuentro estás tres formas…

Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2010.

También podemos acceder a Excel mediante su ícono, (que no es más

que un acceso directo al programa en sí), situado en el escritorio, que al igual que en la

forma anterior se abre un libro en blanco por defecto con las mismas características.

Win+R, Excel y aceptar.

Concepto de:

Columna: Es la línea vertical. En Excel se nombra por las letras (comenzando por la "A"). (Son

las que van de arriba a abajo).

Fila: Es la línea horizontal. En Excel se nombran por números (comenzando por el "1"). (Son las

que van de izquierda hacia la derecha).

Celda: Es la intersección de una columna y una fila (es donde se introducen los datos).

http://www.definicionabc.com/negocios/hoja-de-calculo.php

http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft


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2

Rango: Es el conjunto de celdas con el que estamos trabajando.

Libro: Documento completo de Excel el cual está conformado inicialmente por tres hojas de

cálculo.

Etiqueta de hoja: En la pantalla principal de Excel, se le nombra etiquetas a las marcas

que están en la parte de abajo, con el nombre de las hojas de cálculo, siempre aparecen como HOJA 1,

HOJA2 Y HOJA3 aunque después les puedes cambiar el nombre.

Elementos/componentes y Función de los elementos de

Microsoft Excel 2010.

Barra de título: En esta barra ubicamos el nombre del programa, en este

caso "Microsoft Excel - Libro1" y los botones de control que son: "Minimizar",

"Maximizar/Restaurar" y "Cerrar". Por mencionar el nombre de "Libro1" es temporal,

cambia cuando el usuario gusta ponerle otro nombre al archivo para ubicarlo más facil.

2. Barra de menús: permite el acceso a los menús, que incluyen todas las

funciones que ésta aplicación puede realizar. Se podia decir la estructura ósea de Excel

con estos podemos darle otro aspecto a la base de datos, desde cambiar el color de iuna

celda hasta insertar gráficas.

http://2.bp.blogspot.com/-xriTcGyWrXM/TWRMqeivxxI/AAAAAAAAAAg/aG_Ewxms_HI/s1600/Ex.png


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3

3. Barra de herramientas estándar: Esta barra por lo general se encuentra

en todos los programas de Office, pero con ligeras variaciones, ya que estas realizan

direfentes trabajos que están diseñados para Excel.

4. Barra de formato: Esta barra permite cambiar la aparencia de la

hoja de cálculo ya sea cambiar de fuente, tamaño, color del rótulo, color de

celda, agregar bordes, poner valor de moneda entre otras.

http://4.bp.blogspot.com/-cN3rjeVq0QI/TWRTg-jFlSI/AAAAAAAAAAo/vn60kI537vI/s1600/Ex2.png

http://1.bp.blogspot.com/-7PM4N3DF6WY/TWRjV2b2CqI/AAAAAAAAAAs/KZlvjGGXQ4Y/s1600/Ex3.png


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5. Barra de Fórmulas: Esta barra más que nada, te indica el contenido de

cada celda al momento de seleccionarla. Puede mostrar si es un rótulo, algún número o

también una fórmula. También se puede insertar información desde esa barra.

6. Barras de desplazamiento: Estas barras se encuentran ubicadas en la

parte baja de la y a la derecha de la ventana del programa. Su función es simplemente

desplazarnos por el documento en uso. Pueden llegar a disminuir de tamaño

dependiendo que tan grande sea el documento.

http://2.bp.blogspot.com/-b2bksHfKyGk/TWRoBLi_QBI/AAAAAAAAAA0/xRBPOjYgXRc/s1600/Ex3.png

http://3.bp.blogspot.com/-c5wm5A7RGXE/TWSCLQsUr_I/AAAAAAAAAA8/ezBhYjVQPOw/s1600/Ex4.png


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Como modificar el ancho de columna en Microsoft Excel.

1. Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, elija

Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

2. En el menú Formato, elija Columna y, a continuación, haga clic en Ancho

estándar.

3. Introduzca una nueva medida. El número que aparece en el cuadro

Ancho estándar de columna es el promedio de dígitos 0-9 de la fuente estándar que

cabe en una celda.

Como introducir datos.

Pulsar dos veces sobre la celda en la que

queremos introducir la información y una vez nos

muestre el cursor en su interior, insertar los datos.

O bien, insertar los datos. señalar la celda

(pulsando sobre la celda) y escribir directamente en la

barra de fórmulas, como se puede ver en la imagen

superior.


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Capítulo 2 Operaciones con las hojas de trabajo

Crear un libro de trabajo.

Para crear un libro de trabajo nuevo en blanco, selecciona la ficha General en el cuadro

de diálogo Nuevo y pulse dos veces en el icono Libro. La figura de arriba muestra cómo crear un

archivo nuevo en Excel, Si deseas crear un nuevo documento a partir de una plantilla, entonces

selecciona Plantillas Instaladas o Mis Plantillas y elige la plantilla que necesidades.

Asignar un nombre a la hoja de trabajo.

Sitúate en la Hoja1, Selecciona le menú Formato. Elige la opción Cambiar el nombre de

la hoja.

Ocultar una hoja de trabajo.

Seleccione las hojas de cálculo que desee ocultar. Cómo seleccionar hojas

de cálculo, En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En

Visibilidad, haga clic en Ocultar y mostrar y haga clic en Ocultar hoja.

Insertar y eliminar hojas de trabajo.

Abre Microsoft Excel y el archivo que deseas cambiar. Para agregar una hoja de

trabajo, abre el menú Insertar y selecciona Hoja de trabajo. La nueva aparecerá antes

de la seleccionada en el menú de pestañas en el fondo de la ventana de Excel. Estará

numerada. Para borrar una hoja de trabajo primero selecciónala haciendo clic en su pestaña en

el fondo de la ventana Excel, luego abre el menú Editar y selecciona Borrar hoja de trabajo. Haz

clic en OK para borrarla.


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Capítulo 3 Operaciones de Edición.

Tipos de datos

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha

u hora, o un texto.

Autor rellenó de celdas

Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la izquierda de la celda

que contiene los datos que va a utilizar para rellenar dicha celda. En el grupo Modificar de la

ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda. Para

rellenar una celda rápidamente con el contenido de la celda situada encima o a la izquierda,

puede presionar CTRL+J o CTRL+D.

Búsqueda y sustitución de datos

Haga clic en cualquier celda. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y

seleccionar. Para buscar texto o números, haga clic en Buscar Para buscar y reemplazar texto o

números, haga clic en Reemplazar Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o

número en el cuadro Reemplazar con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los

caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar todos.

Copiar y mover datos

Para mover celdas, haga clic en Cortar en la barra de herramientas Estándar o

presione CTRL+X.

Para copiar celdas, haga clic en Copiar en la barra de herramientas Estándar o

presione CTRL+C.

Inserción de celdas, filas y columnas.


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Insertar nuevas celdas en blanco: Seleccione un rango de celdas en las que desee

insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea

insertar.

Insertar una única fila: Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente

debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar

una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5.

Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la

posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas

que desea insertar.

Insertar una única columna: Haga clic en una celda de la columna situada

inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva columna.

Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic

en una celda de la columna B.

Insertar varias columnas: Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la

derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo

número de columnas que desea insertar

Borar celdas, filas y columnas.

Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. En el menú Edición, haga clic

en Eliminar. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda,

Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo

Eliminar.

Deshacer y rehacer acciones.

Con la combinación de teclas Cntrl + Z. Y para rehacer con la Cntrl + Y


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Capítulo 4 Formato de los datos

Formato de texto.

Seleccione las celdas a las que desea dar formato. En el menú Formato, haga clic en

Celdas y después en la ficha Número. En la lista Categoría, haga clic en Texto y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Formato de números.

Introduzca los números en las celdas a las que se ha asignado formato. Seleccione las

celdas que contienen los datos a los que desea dar formato de texto. En el menú Formato, haga

clic en Celdas y después en la ficha Número. En la lista Categoría, haga clic en Texto y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Alineación de datos en la celda.

Situado en la celda A1 con el texto escrito, lo primero vas a hacer más grande el

alto de fila para poder apreciar mejor los efectos. En la imagen está situado en 40. Para

realizar esta acción si es la primera vez que lo haces, te recomiendo la lectura de Cambia

el alto de las filas en la hoja de cálculo. A continuación abre la ventana Formato de

celdas como has leído arriba y despliega el triángulo negro al lado de la opción

Horizontal, elige Centrar. En el siguiente apartado, Vertical realiza idéntica acción y

escoge en este caso Superior. Pulsa Aceptar. El texto se ha situado en la parte superior de

la celda y se ha colocado de forma centrada en la misma. Te aconsejo que pruebes con

las diferentes opciones que ves al desplegar y compruebes el resultado.

Bordes y tramas.

En la barra de herramientas Bordes, haga clic en la flecha situada junto a Dibujar borde

o a Dibujar cuadrícula de bordes y, a continuación, haga clic en Dibujar borde en la

paleta.

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/qt/Cambia-El-Alto-De-Las-Filas-En-La-Hoja-De-C-Alculo.htm

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/qt/Cambia-El-Alto-De-Las-Filas-En-La-Hoja-De-C-Alculo.htm


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Dibujar una línea de borde en las celdas Haga clic en la línea que desee utilizar como

borde con la herramienta de dibujo de bordes o bien haga clic en la línea y arrastre las líneas

que desee utilizar como bordes.

Dibujar un borde exterior alrededor de una fila Haga clic en el centro de una celda

con la herramienta de dibujo de bordes y arrástrela hasta abarcar la fila.

Dibujar un borde exterior alrededor de una columna Haga clic en el centro de una

celda con la herramienta de dibujo de bordes y arrástrela hasta abarcar la columna.

Protección de celdas.

Seleccione las celdas que no quiere proteger. Para seleccionar celdas no contiguas,

mantenga presionada la tecla "Control" y haga clic en las celdas a seleccionar. En el menú

"Formato", haga clic en "Celdas" y en la solapa de "Protección". Desmarque el cuadro

"Bloqueada" y presione Aceptar. En el menú Herramientas, pinche en "Proteger" y haga clic en

"Proteger Hoja". Introduzca una contraseña si así lo desea y presione Aceptar.

MAYOR+A DE CELDAS DESPROTEGIDAS.


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Capítulo 5 Fórmulas.

Estructura de las fórmulas.

Las fórmulas son ecuaciones que calculan un resultado en base a valores existentes en la

planilla. Las fórmulas pueden contener números, operadores, referencias, e incluso otras

funciones.

La función SUMA.

La función SUMA suma todos los números que especifica como argumentos. Cada

argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz,

o el resultado de otra función.

Prioridad de los operadores en las fórmulas.

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un

formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar

este orden utilizando paréntesis.

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de

texto y referencia.

Uso de nombres en los rangos.

Cuando trabajas con excel es bastante común que necesites usar el mismo rango de

celdas para diferentes operaciones (sumarlas, hallar el máximo, el mínimo…) cuando estas

operaciones son muchas, la cosa se puede volver un poco complicada, una forma bastante simple

de manejar esto es el uso de nombres en excel.

Usar un nombre en excel no es más que poner un “alias” al rango de celdas,

cuando queramos hacer referencia a ese rango, usaremos el nombre que hayamos definido.


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Cómo copiar fórmulas.

Copiar una fórmula

1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para pegar la fórmula y el formato, en la ficha Inicio, en el grupo

Portapapeles, haga clic en Pegar.

Para pegar la fórmula solamente, en la ficha Inicio, en el grupo

Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Fórmulas.

Compruebe que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado. Si

es necesario, cambie el tipo de referencia haciendo lo siguiente:

Seleccione la celda que contenga la fórmula.

En la barra de fórmulas, seleccione la referencia que desea cambiar.

Presione F4 para alternar las combinaciones.

Referencias Absolutas y Relativas.

Referencias relativas.

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición

relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si

cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se

copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma

predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia

una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a

=A2.

Referencias absolutas.


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Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre

hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda

que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la

fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma

predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario

cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la

celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Cómo auditar datos.

Al utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y asegurar la exactitud de

las fórmulas en sus hojas de trabajo complejas. Cuando audita una hoja de trabajo, el programa

Excel determina la relación que existe entre las fórmulas y las celdas que están referenciadas por

ellas. Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la fórmula mientras que las

celdas dependientes contienen las fórmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el programa

encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de seguimiento a las celdas. Las

flechas de rastreo muestran la relación que existe entre la celda activa y las celdas relacionadas.

Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la fórmula antes de que

programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una celda o el

rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes. Si dentro de la celda

aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe seleccionar la celda antes de que

el programa pueda encontrar un error. Al buscar los errores puede utilizar las opciones que se

encuentran en: Pestaña Fórmulas, Grupo Auditoría de fórmulas Debe seleccionar una celda que

contenga la fórmula antes de que empiece a buscar las celdas precedentes. Debe seleccionar la

celda o el rango de celdas que contienen los datos o que proporcionan los daros a la fórmula

antes de que pueda encontrar las celdas dependientes.


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Capítulo 6 Funciones.

Que es una función.

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores

(argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde

se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los

argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices,

valores de error cómo #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una

fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o

cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas,

financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de

información.

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar

función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca

una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la

función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el

resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:

1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el

resultado. Si el nombre de la fórmula es correcto Excel indicará los argumentos de la

misma.

2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función),

este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, además una descripción

de la función y de cada argumento.

Para que sirve una función.


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Las funciones de hoja en Excel permite realizar cálculos u operaciones que serían

imposible de realizar de otra manera. Excel proporciona una gran cantidad de funciones

integradas (Suma(); Promedio(); Buscar(); Indirecto(); Valor(); Si(); Y(); Dirección(), etc.)

Existen muchas funciones como habíamos dicho, tanto es así que existen funciones nuevas que se

han incorporado en Excel 2007, que la versión anterior (Excel 2003) no los tenía. Esto es debido a

las necesidades de los usuarios en realizar cálculos cada vez más complejos.

Lo bueno de las funciones propias (integradas) de Excel es que viene con una ayuda descriptiva

en cada una de ellas. El sistema de ayuda de Excel es un excelente recurso el cual tu puedes

acceder, la cual recomiendo.

Antes que me olvide. Excel también puede crear funciones nuevas, que nosotros mismos podemos

crearlas, estas funciones son denominadas Funciones definidas por el usuario. Para poder crearlas

o desarrollarlas es necesario tener conocimientos de VBA (Visual Basic para Aplicaciones)

La función SI

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una

condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar

decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus

calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje

de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de

REPROBADO si la calificación es menor a 60.

Las funciones MIN y MAX

Devuelven el mínimo o el máximo de un conjunto de valores de un campo

especificado en una consulta. Sintaxis, Mín(expr), Máx(expr) El marcador de posición expr

representa una expresión de cadena que identifica el campo que contiene los datos que

desea evaluar o una expresión que realiza un cálculo utilizando los datos de ese campo.

Los operandos de expr pueden incluir el nombre de un campo de tabla, una constante o

http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/redir/HP001044193.aspx?CTT=5&origin=HP001032255


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una función (que puede ser intrínseca o definida por el usuario, pero no puede ser

ninguna de las otras funciones de agregado de SQL).

Funciones de tiempo.

Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.

Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:

La función HORA en Excel

Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de

la siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas

en el formato de 24-horas.

La función MINUTO en Excel

Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:


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La función SEGUNDO en Excel

Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función

SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer información específica sobre una hora

puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier cálculo posterior.


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Capítulo 7 Gráficos.

Que es un gráfico.

Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas,

superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre si y facilitar su

interpretación.

La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Nos dice

mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Elementos de un Gráfico.

Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el

marco del gráfico y que incluye todas sus partes.

Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en

la parte superior.

Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área,

punto, línea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que

su valor viene de una celda.

Series de

datos. Son los puntos de

datos relacionados entre sí

trazados en un gráfico. Cada

serie de datos tiene un color

exclusivo. Un gráfico puede

tener una o más series de

datos a excepción de los

gráficos circulares que


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solamente pueden tener una serie de datos.

Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje

Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es

conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del

gráfico.

Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye

todas las series de datos.

Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los

valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación.

Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al

eje correspondiente.

Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados

a las series de datos.

Cómo se genera un gráfico.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección

Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.


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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen

en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el

gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a

insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se

encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte

inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico…

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico

que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.


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Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar

para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico

inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del

gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir

leyendo los siguientes apartados.

Tipos de Gráficos.

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los

datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en

el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde

la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.


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Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en

un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de

línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de

cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de

pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de

cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre

elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y

pirámides.

http://exceltotal.com/partes-de-un-grafico-de-excel/


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Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del

tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas

está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo

que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación

entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes

en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los

analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de

gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno

de ellos.

Edición de un gráfico.

Una vez hemos creado un gráfico Interactivo, SPSS nos ofrece la posibilidad de

modificar todas sus características estructurales para obtener más información sobre los


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datos, mejorar su presentación o incluso agregar información adicional. Dentro de las

diferentes posibilidades que nos ofrece el programa para modificar los gráficos, se

encuentran:

Cambiar las asignaciones de las variables.

Añadir o eliminar elementos del gráfico.

Cambiar las funciones de resumen.

Ingresar, editar o eliminar etiquetas.

Modificar el tamaño, color o textura de los gráficos.

Editar y aplicar aspectos de gráfico.

Reordenar los objetos gráficos.

Ajustar los ejes.

Impresión de un gráfico.

1. Haga clic en la hoja de cálculo que contiene el gráfico que desea

imprimir.

2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic el Diseño de página

o Vista previa de salto de página.

3. Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que prefiera en la

página que desea imprimir.


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4. Para cambiar el tamaño del gráfico, siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores

de tamaño hasta el tamaño que desee.

En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el

cuadro Alto de forma y Ancho de forma.


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Capítulo 8 Manejo de datos.

Por muchos años he utilizado el Asistente para tablas y gráficos dinámicos de

Excel, sin embargo a partir de Excel 2007 este Asistente ya no está disponible en la Cinta

de opciones y no es tan simple encontrarlo, pero hoy te mostraré cómo hacerlo.

Encontrando el asistente para tablas dinámicas

El método más fácil para ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos es

utilizar el siguiente atajo de teclado: ALT + T + B. (Si tienes Excel en inglés el atajo es: ALT

+ D + P)

También puedes agregar este asistente a la barra de acceso rápido. En el cuadro

de diálogo Opciones de Excel, en la sección para Personalizar la barra de herramientas

de acceso rápido, selecciona la opción Todos los comandos de la lista de comandos

disponibles y podrás encontrar el comando correspondiente:


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De esta manera podrás tener siempre disponible el Asistente para tablas y

gráficos dinámicos que nos ayudará en la creación de tablas dinámicas.

Crear una tabla dinámica con el Asistente

La primera de las opciones del Asistente nos permite crear una tabla dinámica

con los datos que tengamos en nuestras hojas de Excel, por ello esta opción es llamada

Lista o base de datos de Microsoft Excel.

Al seleccionar esta opción y hacer clic en Siguiente, se mostrará el segundo paso

del proceso que nos permitirá especificar el rango de celdas en las que estará basada

nuestra tabla dinámica.


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Una vez seleccionado el rango adecuado, pulsamos el botón Siguiente y

podremos decidir si deseamos crear la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva o en

una hoja ya existente.

Pulsamos el botón Finalizar y nuestra tabla dinámica habrá sido creada.

Cómo trabajar con los datos de una tabla dinámica.

Si desea trabajar en Servicios de Excel con los datos de una tabla basados en una

conexión de datos externos, no podrá utilizar un rango de datos externos (lo que también se

conoce como tabla de consulta). Debe crear un informe de tabla dinámica que acople los datos

jerárquicos multidimensionales en una tabla o en dos dimensiones. Ésta es la forma de hacerlo.

Uso de la tabla dinámica para crear un gráfico.


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Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y

que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de

gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos de una tabla dinámica.

Ordenar datos de una lista.

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una

lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de

mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a

comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones

más eficaces.

Uso de filtros para visualizar selectivamente una lista.

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de

un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el

criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos

para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado

oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en

gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Uso de formularios.


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Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de

mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos

comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.

Tipos de formularios en Excel

Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.

Formulario de datos

Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX

Formularios de usuario de VBA

A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.

Formularios de datos

A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario una sola fila de nuestra

tabla de datos. En este formulario se puede realizar la edición de la información e inclusive crear

un nuevo registro para la tabla.


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Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para nuestras tabla. Para

consultar más detalle sobre este tema consulta el artículo: Agregar filas a una tabla de Excel.

Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda

contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que

solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.

Hoja de cálculo con controles

Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos

pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de

formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles.

Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar

la selección de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación

y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.

Formularios de usuario VBA

Los formularios de usuario, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo

que hacen uso de controles ActiveX y que nos permiten solicitar información al usuario. Estos

formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.

http://exceltotal.com/agregar-filas-a-una-tabla-de-excel/

http://exceltotal.com/el-editor-de-visual-basic/


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Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los

controles Active X que se mostrarán en el Cuadro de herramientas:

Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.

Documents

Manual Excel