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Manual Excel Basico 2007

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ÍNDICE

GENERALIDADES ................................ ................................ ................................ ................................ .......6

Introducción................................ ................................ ................................ ................................ ..............6

La pantalla principal..................................................................................................................................6Las diez ventajas principales de Microsoft Office Excel 2007 ................................ ................................ ..7

Cambios en la nueva versión ................................ ................................ ................................ ................... 9

Interfaz de usuario ................................ ................................ ................................ ............................... 9

Agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido ................................ ......................12

Cómo se organizan los comandos ................................ ................................ ................................ ......... 13

MANEJO Y EDICIÓN DE DOCUMENTOS................................ ................................ ................................ .14

Libros y hojas de cálculo ................................ ................................ ................................ ........................ 14

Elementos de una Hoja Excel................................................................................................................. 14

Columnas y filas................................ ................................ ................................ ................................ 15

Las celdas................................ ................................ ................................ ................................ .......... 15

Rango............. ................... ........................ ........ .......................... ...... ............................ .... ................. 16

Desplazamiento por la hoja ................................ ................................ ................................ .................... 17

Referencias de Celdas ................................ ................................ ................................ ........................... 17

Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1 ................................ .......... 18

Referencias 3D ................................ ................................ ................................ ................................ ..19

Escribir datos..........................................................................................................................................20

Empezar con los títulos de las columnas ................................ ................................ ........................... 21

Empezar a escribir ................................ ................................ ................................ ............................. 22

Escribir fechas y horas ................................ ................................ ................................ .......................23

Escribir números ................................ ................................ ................................ ................................ 23

Formas rápidas de escribir datos ................................ ................................ ................................ .......24

Editar datos y revisar hojas de cálculo ................................ ................................ ................................ ...24

Editar datos ................................ ................................ ................................ ................................ ........25

Quitar el formato de datos................................................................ ................................ .................. 26

Insertar una columna o una fila ................................ ................................ ................................ .......... 27

Seleccionar una o varias hojas de cálculo ................................ ................................ .............................. 28

Insertar o eliminar hojas de cálculo ................................ ................................ ................................ ........28

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Insertar una nueva hoja de cálculo ................................ ................................ ................................ ....29

Insertar varias hojas de cálculo a la vez....................... ......... ......................... ....... ........................... .. 29

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo ................................ ................................ ........................ 30

Eliminar una hoja de cálculo ................................ ................................ ................................ ..............30

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas ................................ ................................ ...............30

FORMATO A CELDAS ................................ ................................ ................................ ............................... 33

Ficha Formato ................................ ................................ ................................ ................................ ........33

Número ................................ ................................ ................................ ................................ ..............33

Alineación...........................................................................................................................................34

Fuente................................................................................................ ................................ ................ 35

Borde............... ................. .......................... ...... ....................... ......... ......................... ....... .................. 36

Relleno ................................ ................................ ................................ ................................ ...............36

Protección ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 37

Formatos De Número Disponibles ....................... ......... ......................... ....... ........................... ..... .......... 37

Mostrar números como fechas u horas................................ ................................ .............................. 39

Mostrar números como fracciones ................................ ................................ ................................ .....40

Mostrar números como moneda ................................ ................................ ................................ ........41

Mostrar números como porcentajes ................................ ................................ ................................ ...42

FÓRMULAS Y FUNCIONES........................... ..... ......................... ....... .......................... ...... ....................... 44

Crear o eliminar una fórmula ................................ ................................ ................................ .................. 44

Operadores de cálculo y prioridad ................................ ................................ ................................ .......... 44

Tipos de operadores ................................ ................................ ................................ .......................... 44

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas ................................ ................................ 46

Usar Fórmula Autocompletar ................................ ................................ ................................ .................. 47

Anidar una función en otra ................................ ................................ ................................ ..................... 48

Funciones de texto ................................ ................................ ................................ ................................ .49

Funciones de fecha y hora ................................ ................................ ................................ ..................... 50

Funciones lógicas ................................ ................................ ................................ ................................ ...50

INSERCIÓN DE OBJETOS ................................ ................................ ................................ ........................ 52

Agregar, Cambiar o Eliminar Formas ................................ ................................ ................................ .....52

Agregar una forma al documento ................................ ................................ ................................ .......52

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Agregar varias formas al documento ................................ ................................ ................................ .52

Agregar texto a una forma................................................................ ................................ .................. 53

Agregar una lista con viñetas o numerada a una forma ................................ ................................ .....53

Agregar un estilo rápido a una forma ................................ ................................ ................................ .53

Eliminar una forma del documento ................................ ................................ ................................ .....54

Agregar o eliminar un relleno de sombra o un efecto de sombra ................................ .......................54

TRABAJAR CON GRÁFICOS ESTADÍSTICOS ................................ ................................ ......................... 58

Descripción general de la creación de gráficos ................................ ................................ ......................58

Crear gráficos en Excel ................................ ................................ ................................ .......................... 58

Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico ................................ ................................ ............................. 61

Seleccionar un diseño de gráfico predefinido ......................... ....... ........................... ..... ..................... 61

Seleccionar un estilo de gráfico predefinido ................................ ................................ .......................62

Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico ................................ ................................ .62

Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico ................................ ................................ ...62

Cambiar la presentación de los ejes de gráficos ................................ ................................ .................... 62

Mostrar u ocultar los ejes ................................ ................................ ................................ ................... 63

Ajustar las marcas de graduación y los rótulos ................................ ................................ .................. 64

Cambiar el número de categorías entre rótulos o marcas de graduación ................................ .......... 64

Cambiar la alineación y orientación de los rótulos ................................ ................................ .............65

Cambiar el texto de los rótulos de categoría ................................ ................................ ......................65

Cambiar el formato del texto y de los números en los rótulos ....................... ......... ......................... ... 65

Agregar o quitar un eje secundario en un gráfico ................................ ................................ ................... 66

Agregar un eje vertical secundario ................................ ................................ ................................ .....66

Agregar un eje horizontal secundario ................................ ................................ ................................ .66

Quitar un eje secundario ................................ ................................ ................................ .................... 67

Cambiar la escala del eje (series) de profundidad en un gráfico ................................ ............................ 67

Cambiar la escala del eje horizontal (categorías) en un gráfico .......................... ...... ....................... .. 68

Cambiar la escala del eje vertical (valores) en un gráfico ................................ ................................ ..69

Tipos de gráficos disponibles ................................ ................................ ................................ ................. 70

Gráficos de columnas........................... ..... ........................ ........ .......................... ...... ....................... .. 70

Gráficos de líneas ................................ ................................ ................................ .............................. 72

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Gráficos circulares ................................ ................................ ................................ ............................. 73

Gráficos de barras ........................ ........ ......................... ....... ........................... ..... ......................... ..... 74

Gráficos de área................................................................................................................................. 75

Gráficos de tipo XY (Dispersión) ................................ ................................ ................................ ........76

Gráficos de cotizaciones ................................ ................................ ................................ .................... 77

Gráficos de superficie........................... ..... ........................ ........ .......................... ...... ....................... .. 78

Gráficos de anillos ........................ ........ ......................... ....... ........................... ..... ......................... ..... 79

Gráficos de burbujas ................................ ................................ ................................ .......................... 79

Gráficos radiales ................................ ................................ ................................ ................................ 80

Cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente ................................ ................................ .................. 81

IMPRESIÓN................................................................................................ ................................ ................ 82

Configurar la Orientación del papel ................................ ................................ ................................ ........82

Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial ................................ ........................... 82

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez ................................ ................................ ................................ 83

Imprimir varios libros de forma simultánea ................................ ................................ ............................. 83

Imprimir una tabla de Excel ................................ ................................ ................................ .................... 83

Imprimir con o sin líneas de división de celdas ......................... ....... .......................... ...... ....................... 84

Vista previa de una página antes de imprimirla ................................ ................................ ......................84

Agregar, eliminar o mover saltos de página ................................ ................................ ........................... 84

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GENERALIDADES

En esta primera lección vamos a familiarizarnos con el entorno de Excel. Veremos las partes de la

pantalla, menús, introducción de datos, operaciones básicas, etc.

Introducción

Una hoja de cálculo es un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estadísticos, financieros,

etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es el máximo exponente de las hojas de

cálculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, gráf icos estadísticos,

facturas, análisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos

facilitará el cálculo de operaciones complejas.

La pantalla principal

La pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de c ualquier otra aplicación Windows.Sobre todo es casi idéntica a la de cualquier otro programa del paquete de Microsoft Office.

Ingresando a Microsoft Excel

Muy a menudo en el escritorio existe un icono de acceso directo, si este es el caso

haga doble clic sobre él.

Otra forma es usando el botón inicio abre el

menú principal luego se dirige a programas ,

Microsoft Office y por ultimo hace doble clic

sobre Microsoft Office Excel 2007.

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Puede llegar a esta ventana por medio de

+ R o también por el menú de inicio

usando la opción...

aquí digite excel y luego haga clic en

Aceptar.

Las diez ventajas principales de Microsoft Office Excel 2007

Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta muy eficaz y ampliamente usada que ayuda a losusuarios a analizar información para tomar decisiones con más fundamentos. Si usa Office Excel 2007 yExcel Services, puede compartir y administrar los análisis y los conocimientos con los compañeros detrabajo, los clientes y los socios con toda confianza.

A continuación, se detallan las diez ventanas más relevantes en las que Office Excel 2007 puede ayudarlea crear hojas de cálculo, a analizar, compartir y administrar información más eficazmente.

Office Excel 2007 presenta una nueva interfaz de usuario para ayudarle a encontrarherramientas muy eficaces cuando las necesite .

Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la nueva interfaz de OfficeExcel 2007 orientada a obtener resultados. Según el trabajo que deba realizar, ya sea crearuna tabla o escribir una fórmula, Office Excel 2007 le muestra los comandos necesarioscuando los necesite.

Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de cálculo

significativamente ampliadas .

Trabaje con cantidades ingentes de datos en Office Excel 2007, que admite hojas de cálculoque pueden tener un máximo de 1 millón de filas y 16.000 columnas. Además de unacuadrícula mayor, Office Excel 2007 es compatible con plataformas de multiprocesadores paraobtener cálculos más rápidos de hojas de cálculo llenas de fórmulas.

Usar el motor de gráficos totalmente rediseñado de Office Excel 2007 para comunicarlos análisis en gráficos de aspecto profesional .

Cree gráficos de aspecto profesional con mayor rapidez y comodidad gracias a lasherramientas de generación de gráficos de la nueva interfaz de usuario. Enriquezca losgráficos con mejoras visuales, como efectos 3D, sombreado suave y transparencia. Cree einteractúe con gráficos de la misma forma, independientemente de la aplicación que use, yaque el motor de gráficos de Office Excel 2007 es compatible con Microsoft Office Word 2007 yMicrosoft Office PowerPoint 2007.

Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas .

Cree, aplique formato, expanda, filtre y haga referencia a tablas dentro de fórmulas, ya que

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Office Excel 2007 ha mejorado increíblemente la compatibilidad con las tablas. Al ver los datoscontenidos en tablas grandes, Office Excel 2007 mantiene los encabezados visibles aldesplazarse por las tablas.

Crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinámicas fácilmente .

Las vistas de tablas dinámicas le permiten reorientar rápidamente los datos para ayudarle aresponder muchas preguntas. Busque las respuestas que necesite más rápido, cree y use lasvistas de las tablas dinámicas más fácilmente arrastrando los campos hasta donde desee quese muestren.

“Ver” tendencias importantes y buscar excepciones en los datos .

Aplique formato condicional a la información más fácilmente para desc ubrir los patrones yresaltar las tendencias de los datos. Los nuevos esquemas incluyen degradados de color,mapas de calor, barras de datos e iconos indicadores de rendimiento.

Office Excel 2007 y Excel Services permiten compartir hojas de cálculo con mayorseguridad.

Excel Services, característica de Microsoft Office SharePoint Server 2007, representadinámicamente una hoja de cálculo con formato HTML para que otros usuarios puedan teneracceso a la información con un explorador Web. Debido al alt o grado de fidelidad del clientede Office Excel 2007, los usuarios de Excel Services pueden explorar, ordenar, filtrar,especificar parámetros e interactuar con la información, todo ello desde el explorador Web.

La Ayuda garantiza al usuario y a la organización trabajar con la información

empresarial más actual .

Impida que se distribuyan muchas copias o copias anticuadas de una hoja de cálculo en laorganización mediante el uso de Office Excel 2007 y Office SharePoint Server 2007. Controlelos usuarios que pueden ver y modificar las hojas de cálculo del servidor mediante accesobasado en permisos.

Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de archivosdañados a la vez .

El nuevo formato XML de Microsoft Office Excel ofr ece una reducción significativa del tamañode los archivos, mientras que su arquitectura mejora la recuperación de los datos de los

archivos dañados. Este nuevo formato aporta un ahorro muy importante en los requisitos dealmacenamiento y ancho de banda, a la vez que reduce la carga de trabajo del personal de TI.

Ampliar las inversiones en inteligencia empresarial ya que Office Excel 2007 estotalmente compatible con Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services .

Aproveche la flexibilidad y las nuevas funciones de cubo de Office Excel 2007 para crear uninforme personalizado a partir de una base de datos OLAP. La conexión a orígenes de datos

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también es más sencilla mediante la Biblioteca de conexiones de datos.

Cambios en la nueva versión

1. La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel.

2. Los comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos.

La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones . La cinta de

opciones está formada por diferentes fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de trabajo

específico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, debe

hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La ficha Inicio, que es la

primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con más

frecuencia.

Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para

editar celdas están reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para trabajar con celdas están en el

grupo Celdas. Empezará a obtener conocimientos sobre algunos comandos de los grupos Celdas y

Modificar en la sesión práctica que figura al final de esta lección (necesitará Excel 2007).

Interfaz de usuario

La cinta de opciones

Los menús y las barras de herramientas de Office Excel 2007 se han reemplazado principalmente por la

"cinta de opciones". Diseñada para que pueda explorarse con facilidad, la "cinta de opc iones" consta de

fichas organizadas de acuerdo con escenarios u objetos específicos. Además, los controles de cada ficha

se organizan en varios grupos. La cinta de opciones incluye más tipos de contenido que los menús y las

barras de herramientas, como por ejemplo, botones, galerías y el contenido de cuadros de diálogo.

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1. El diseño de las fichas está orientado a las tareas.

2. Los grupos dentro de cada ficha dividen una tarea en subtareas.

3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un menú decomandos.

Herramientas contextuales Las herramientas contextuales permiten trabajar con algún objeto

seleccionado en la página, como una tabla, una imagen o un dibujo. Al hacer clic en uno de estos objetos,  junto a las fichas estándar aparece el conjunto pertinente de herramientas contextuales en un color

destacado.

1. Seleccione un elemento del documento.

2. El nombre de las herramientas contextuales aplicablesaparece en un color destacado y las fichascontextuales aparecen junto al conjunto de fichasestándar.

3. Las fichas contextuales contienen controles paratrabajar con el elemento seleccionado.

Fichas del programa Las fichas del programa reemplazan

el conjunto estándar de fichas cuando se cambia a un modo

de creación o vista determinado, como pu ede ser la Vista

preliminar.

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Menús, barras de herramientas y otros elementos conocidos

Además de las fichas, los grupos y los comandos, Office Excel 2007 utiliza otros elementos que también

proporcionan formas de realizar tareas. Los elementos siguientes son más parecidos a los menús y las

barras de herramientas ya conocidos de las versiones anteriores de Excel.

Botón de Microsoft Office Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana

de Excel y abre el menú que se muestra en la figura.

Barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido aparece de forma

predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rápido a herramientasque se utilizan con frecuencia.

Iniciadores de cuadros de diálogo Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que

aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en uno de estos iniciadores se abre un cuadro de diálogo o un

panel de tareas relacionado que contiene más opciones relaciona das con dicho grupo.

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Agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido

Algunos comandos de Excel 2003 están disponibles en Office Excel 2007 sólo desde la lista de todos los

comandos del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Para utilizar estos comandos en Office Excel 2007,

primero agréguelos a la barra de herramientas de acceso rápido del siguiente modo:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de

Excel.

2. En la lista de la izquierda, haga clic en Personalización .

3. En el cuadro Comandos disponibles en , haga clic en Todos los comandos .

1. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rápido , seleccione Para todos los

documentos (predeterminado) o bien un documento específico.

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2. Haga clic en el comando que desea agregar y a continuación, haga clic en Agregar.

Repita el paso para cada comando que desee agregar.

1. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en el orden en que

desee que aparezcan en la barra de herra mientas de acceso rápido.

2. Haga clic en Aceptar.

Cómo se organizan los comandos

Los comandos se organizan en función de cómo se utilizan. En Microsoft se ha comprobado que los

usuarios de Microsoft Office se decantan por una serie de comandos que usan u na y otra vez. Estos

comandos son ahora más visibles.

Un ejemplo es el comando Pegar. Al ser uno de los comandos más utilizados, ¿por qué no darle la

máxima visibilidad en la ventana, junto con sus comandos relacionados Cortar y Copiar?

Los comandos que se utilizan con más frecuencia ya no comparten espacio con una serie de comandos

raramente usados, en una barra de herramientas o en un menú. Son los que más se usan y por eso son

los que están más a mano.

Los comandos que se usan menos no están tan visible s en la cinta de opciones. Por ejemplo, la mayoría

de las personas usan el comando Pegado especial menos que el comando Pegar. Por ello, para tener

acceso a Pegado especial primero se hace clic en la flecha de Pegar.

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MANEJO Y EDICIÓN DE DOCUMENTOS

Libros y hojas de cálculo

Una hoja de cálculo en blanco en un libro nuevo

El primer libro que abre se denomina Libro1. Este título aparece en la barra de título situada en la parte

superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio título.

Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro.

Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las

páginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojas reciben a veces el

nombre de hojas de cálculo.

Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1,

Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la ficha correspondiente.

Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la información

contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero, Febrero y Marzo para

presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, o Norte y O este para áreas de ventas,

etc.

Puede agregar hojas de cálculo si necesita más de tres. O bien, si no necesita tres, puede eliminar una o

dos. Además, puede utilizar métodos abreviados de teclado para moverse entre hojas.

Elementos de una Hoja Excel

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Columnas y filas

1. Los títulos de columna se indican mediante letras.

2. Los títulos de fila se indican mediante números.

Las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y celdas. Esa es la cuadrícula cuando abre un libro.

Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las filas se

extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el

espacio donde se encuentran columnas y filas.

Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras A

a Z. A continuación de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ , a

continuación de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y así

sucesivamente hasta hacer que las columnas tengan su correspondiente título alfabético, finalizando enXFD. Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son números, de 1 a 1.048.576.

Las celdas

Son el espacio donde están los datos

Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un contorno de color negro. En la

segunda imagen, está seleccionada la celda C5, que es la celda activa; su contorno es de color negro.

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1. La columna C está resaltada.

2. La fila 5 está resaltada.

3. La celda C5, celda activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior

izquierda de la hoja de cálculo.

Las celdas son el espacio donde se pone manos a la obra y se especifican datos en la hoja de cálculo.

Cuando abre un libro nuevo, la primera celda que ve en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo

aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarán los datos que especifique.

Puede especificar datos en el lugar que desee haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja de

cálculo para seleccionarla. Pero, en la mayoría de los casos, la primera celda (o una celda próxima) es un

buen lugar para empezar a especificar datos.

Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa. El contorno de una celda activa es de color

negro y los títulos de la columna y de la fila donde se encuentra la celda se muestran resaltados.

Por ejemplo, si selecciona la celda de la columna C y la fila 5, los títulos de dichas columna y fila

aparecen resaltados y su contorno es negro. La celda se denomina C5, que es la referencia de celda.

La celda contorneada y los títulos resaltados de columna y fila facilitan la localización de la celda C5 como

celda activa. Además, la referencia de celda aparece en el Cuadro de nombres situado en la esquina

superior izquierda de la hoja de cálculo. Si mira el Cuadro de nombres, puede ver la referencia de celda

de la celda activa.

Todos estos indicadores no son importantes cuando se está al principio de la hoja de cálculo en las

primeras celdas. Pero pueden ser realmente útiles según va avanzando en su trabajo especificando datoshacia abajo o hacia la derecha de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que cada hoja de cálculo tiene

17.179.869.184 celdas para trabajar en ellas. Es muy fácil perderse si no tiene la referencia de celda que

le indica dónde se encuentra.

Por ejemplo, es importante saber la referencia de celda si necesita comunicar a alguien dónde están

ubicados datos concretos o dónde deben especificarse en una hoja de cá lculo.

Rango

Es un grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde

la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5.

El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última cel da seleccionadas.

Observe algunos ejemplos de rangos:

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Rango A1:A5 Rango B1:C4

Desplazamiento por la hoja

Para desplazarte a través de las celdas de Excel puedes utilizar alguno de estos métodos:

Con las teclas de movimiento de cursor del teclado

Con un click en una celda específica

Con la función Ir a.... del menú Edición (o bien la tecla F5)

Referencias de Celdas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excelen qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias sepueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor deuna celda en varias fórmulas. También puede hacer se referencia a las celdas de otras hojas en el mismolibro, a otros libros y a los datos de otros programas.

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Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos deotros programas se denominan referencias remotas.

Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1

El estilo de referencia A1 de forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, quese refiere a columnas con letras y a las filas con números. Es tas letras y números se denominanencabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columnaseguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columnaD y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en laesquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en laesquina inferior derecha del rango. A continuación, se muestran a lgunos ejemplos de referencias.

El estilo de referencia F1C1 También puede utilizar un estilo de referencia en el que se numeren tanto lasfilas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular lasposiciones de fila y columna. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F"seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas Según la tarea que se desee ejecutar en Excel, puedenutilizarse referencias relativas de celda, que son referencias a celdas relacionadas con la posición de la

PARA HACER REFERENCIA A UTILICE

LA CELDA DE LA COLUMNA A Y LA FILA 10 A10

EL RANGO DE CELDAS DE LA COLUMNA A Y DE LAS

FILAS DE LA 10 A LA 20.A10:A20

EL RANGO DE CELDAS DE LA FILA 15 Y DE LASCOLUMNAS B A E. B15:E15

TODAS LAS CELDAS DE LA FILA 5 5:5

TODAS LAS CELDAS DE LAS FILAS 5 A 10. 5:10

TODAS LAS CELDAS DE LA COLUMNA H H:H

TODAS LAS CELDAS DE LAS COLUMNAS H A LA J H:J

EL RANGO DE CELDAS DE LAS COLUMNAS A A E Y

DE LAS FILAS 10 A 20.A10:E20

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fórmula, o referencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen referencia a las celdasubicadas en una posición específica. Si un signo de dólar ($) precede a la letra o al número, por ejemplo,$A$1, la referencia de la fila o la columna es absoluta. Las referencias relativas se ajustanautomáticamente cuando se copian, pero las referencias absolutas no.

Rótulos y nombres puede utilizar los rótulos de las columnas y fila s de una hoja de cálculo para hacerreferencia a las celdas de esas columnas o filas. "Precio", "Cantidad" y "Total" son ejemplos de rótulos. Obien, puede crear nombres descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas olos valores.

Referencias 3D

Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculodentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango,precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadasentre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos losvalores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendid as entre la Hoja 2 y la Hoja

13, ambas incluidas. Se utiliza para identificar celdas.

C5+L2

C6+L3

A7+J4 B7+K

4

C7+L4 D7+M

4

E7+N

4

C8+L5

C9+L6

Referencias Relativas

Referencias Absolutas

C2

B4:D6

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=

C5+$L$4

=

C6+$L$4

=A7+$L$4

=B7+$L$4

=C7+$L$4

=D7+$L$4

=E7+$L$4

=

C8+$L$4

=

C9+$L$4

Escribir datos

Puede escribir dos tipos básicos de datos en las celdas de las hojas de cálculo: números y texto.

Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones de

estudiantes.

También puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para registrar la asistencia

de estudiantes.

Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada día, la pérdida de

peso o cuánto dinero le va a costar la reforma de su casa. Las posibilidades son realmente ilimitadas.

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Empezar con los títulos de las columnas

Hoja de cálculo con títulos de columnas y filas.

1. Los títulos de las columnas son los meses del año.

2. Los títulos de las filas son nombres de compañías.

Cuando escriba datos, conviene que empiece especificando títulos en la parte superior de cada columna

para que las personas que compartan su hoja de cálculo puedan saber el sig nificado de los datos (y para

que usted mismo pueda saberlo más adelante).

En la imagen, los títulos de las columnas son los meses del año y se extienden a lo largo de la parte

superior de la hoja de cálculo.

Normalmente, también tendrá que escribir títul os de filas. En la imagen, los títulos de las filas que se

extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de compañías.

Esta hoja de cálculo muestra si un representante de cada una de las compañías ha asistido

mensualmente a un almuerzo de negocios.

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Empezar a escribir

Presione TAB para mover la selección una celda a la derecha. Presione ENTRAR para mover la selecciónuna celda hacia abajo.

Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista también tendrá las fechas de las

ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitará los títulos de columna siguientes: Nombre, Fecha e

Importe.

En este caso, no necesita títulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de cálculo; los nombres de

los vendedores estarán en la columna situada más a la izquierda.

Escribiría "Fecha" en la celda B1 y presionaría TAB. A continuación, escribiría "Importe" en la celda C1.

Después de escribir los títulos de las columnas, haría clic en la celda A2 para empezar a escribir los

nombres de los vendedores.

Escribiría el primer nombre y, a continuación, presionaría ENTRAR para mover la selección hacia abajo a

la celda A3 (una celda más abajo en la columna); a continuación, escribiría el siguiente nombre, etc.

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Escribir fechas y horas

Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alinea las fechas al lado derecho de las mismas.

Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal o un guión

para separar las partes: 16/6/2009 o 16 -julio-2009. Excel reconocerá esto como una fecha.

Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p. Si sólo

pone el número, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.

Escribir números

Excel alinea los números al lado derecho de las celdas.

Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribiría el signo del dólar

($), seguido del importe.

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Otros números y cómo se escriben

Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracc ión. Por ejemplo 1

1/8.

Para escribir sólo una fracción, escriba un cero delante. Por ejemplo, 0 1/4. Si escribe 1/4 sin elcero, Excel interpretará el número como una fecha, 1 de abril.

Si escribe (100) para indicar un número negativo mediante paréntesi s, Excel mostrará el

número como -100.

Formas rápidas de escribir datos

Haga clic en Reproducir para ver una forma rápida de escribir datos de una serie, como los meses del

año.

A continuación se muestran dos funciones ahorradoras de tiempo que puede us ar para escribir datos en

Excel:

Autor rellenar Escriba los meses del año, los días de la semana, múltiplos de 2 o de 3, u otros datos de

una serie. Escriba una o más entradas y, a continuación, se extenderá la serie.

Haga clic en Reproducir para ver cómo se produce.

Autocompletar Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con las de una entrada que ya

ha realizado en esa columna, Excel escribirá automáticamente los caracteres restantes. Sólo tiene quepresionar ENTRAR cuando vea que se han agregado. Esto funciona para texto o para texto con números.

No funciona sólo para números, ni para fechas u horas.

Editar datos y revisar hojas de cálculo

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Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de cálculo mientras las esté utilizando.

Todos nos equivocamos algunas veces y, en ocasiones, los datos que hemos escrito correctamente se

deben cambiar en el futuro.

A veces, es necesario efectuar un cambio en la hoja de cálculo completa. Suponga que necesita agregar

otra columna de datos, justo en el centro de la hoja de cálculo. O suponga que tiene una lista en orden

alfabético de empleados con un empleado por fila; ¿qué debe hacer si contrata un nuevo empleado?

Editar datos

1. Haga doble clic en una celda para editar los datos que contiene.

2. O, después de hacer clic en la celda, edite los datos en la barra de fórmulas.

3. La hoja de cálculo muestra Modificar en la barra de estado.

Suponga que deseaba escribir el nombre de Peacock en la celda A2 pero escribió el nombre de

Buchanan por error. Ha detectado este error y desea corregirlo. Hay dos formas de hacerlo:

Haga doble clic en la celda y modifique sus datos.

Haga clic en la celda y, a continuación, en la barra de fórmulas.

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¿Cuál es la diferencia? Su comodidad. Depende de que le resulte más fácil trabajar en la barra de

fórmulas o en la propia celda. Si tiene que editar datos en muchas celdas, puede mantener el puntero en

la barra de fórmulas mientras se desplaza entre celdas utilizando el teclado.

Después de seleccionar la celda, la hoja de cálculo muestra Modificar en la esquina inferior izquierda, en

la barra de estado.

Cuando la hoja de cálculo está en modo Modificar, muchos comandos dejan de estar disponibles

(aparecen atenuados en los menús). Aprenderá más sobre este tema e n el ejercicio práctico del final de la

lección.

¿Qué puede hacer? Puede eliminar letras o números presionando RETROCESO o seleccionándolos y

presionando SUPR.

Puede editar letras o números seleccionándolos y escribiendo después algo diferente.

Puede insertar letras o números nuevos en los datos de la celda colocando el punto de inserción en ella y

escribiendo a continuación.

Haga lo que haga, recuerde que, cuando haya terminado, tiene que presionar ENTRAR o TAB para que

los cambios se materialicen en la celda.

Quitar el formato de datos

1. El formato del número original es color rojo y negrita.

2. Elimine el número.

3. Escriba un nuevo número. Otra vez color rojo y negrita.

El formato se mantiene con la celda. No se elimina cuando se eliminan o modifican datos en la celda.

Para eliminar el formato de una celda, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha

situada al lado de Borrar y, a continuación, en Borrar formatos. O haga clic en Borrar todo si desea

eliminar los datos y el formato de una vez.

Sorpresa. Alguien ha utilizado su hoja de cálculo, ha rellenado algunos datos y ha puesto el número de la

celda C6 en negrita y rojo para resaltar el hecho de que Peacock ha realizado la venta más elevada.

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Pero el cliente ha cambiado de opinión, p or lo que la venta final ha resultado ser mucho más pequeña.

Procede a eliminar la cifra original y escribe el nuevo número.

Pero el nuevo número sigue estando en negrita y rojo. ¿Qué está pasando aquí?

Lo que sucede es que el formato lo tiene la celda, n o los datos que contiene. Eso significa que, si desea

eliminar datos con un formato especial, también tiene que eliminar el formato de la celda. Mientras no

realice esta acción, los datos que escriba en la celda seguirán teniendo el formato especial.

Para quitar el formato, haga clic en la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar,

haga clic en la flecha situada al lado de Borrar . A continuación, haga clic en Borrar formatos, con

lo que eliminará el formato de la celda. O puede ha cer clic en Borrar todo si desea eliminar los datos y el

formato al mismo tiempo.

Insertar una columna o una fila

Después de haber introducido datos, es posible que necesite otra columna para que contenga información

adicional. Por ejemplo, puede que su hoja de cálculo necesite una columna a continuación de la columna

Fecha para los Id. de pedidos.

O puede que necesite otra u otras filas. Suponga que se ha enterado de que Buchanan, Suyama o

Peacock han realizado más ventas que las que usted sabía. Es una gran noticia, pero ¿tiene que partir de

cero? Por supuesto que no.

Para insertar una sola columna, haga clic en cualquier celda de la columna situada inmediatamente a la

derecha del lugar donde desea que esté la nueva columna. Si desea que haya una columna con los Id. de

pedido entre las columnas B y C, haga clic en una celda de la columna C, a la derecha de la nueva

ubicación. Después, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de

Insertar. En el menú desplegable, haga clic en Insertar columnas de hoja . Se insertará una nueva

columna en blanco.

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Para insertar una sola fila, haga clic en cualquier celda de la fila situada inmediatamente debajo del lugar

donde desea que esté la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nuev a fila entre las filas 4 y 5, haga clic

en una celda de la fila 5. A continuación, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de

Insertar. En el menú desplegable, haga clic en Insertar filas de hoja . Se insertará una nueva fila en

blanco.

Excel proporciona a una nueva fila o columna el título que requiere su posición, y cambia los títulos de las

filas y columnas posteriores.

Seleccionar una o varias hojas de cálculo

Haciendo clic en las fichas de las hojas de cálculo en la parte inferior de la ventana, puede seleccionarrápidamente una hoja distinta. Si desea escribir o modificar los datos en varias hojas de cálculo al mismotiempo, puede agrupar las hojas de cálculo selecciona ndo varias hojas. Asimismo, puede dar formato oimprimir una selección de hojas al mismo tiempo.

Paraseleccionar Haga lo siguiente

Una hojaindividual

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento deetiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o máshojasadyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la teclaMAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o máshojas noadyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la teclaCTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas lashojas de unlibro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic enSeleccionar todas las hojas en el menú contextual (menú contextual: menú quemuestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Paramostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón)en el elemento, o presione MAYÚS+F10.) .

Insertar o eliminar hojas de cálculo

De forma predeterminada, Microsoft Office Excel proporciona tres hojas de cálculo en cada libro. Sinembargo, puede insertar hojas de cálculo adicionales o eliminarlas si es necesario. Si tiene acceso a una

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plantilla de hoja de cálculo creada previamente, o una hoja disponible en Office Online, puede basar endicha plantilla las nuevas hojas de cálculo.

El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la ficha de hoja correspondiente, en la par te inferiorde la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar unnombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.

Insertar una nueva hoja de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de lo s procedimientos siguientes:

Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes,

haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de

cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a

continuación, en Insertar hoja.

También puede hacer clic con el botón secundario del mouse  (ratón) en una hoja de cálculo

existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de

cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número de fichas de hoja

existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las

hojas de cálculo existentes.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

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También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las fichas de hoja seleccionadas y,

a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja

cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

Eliminar una hoja de cálculo

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y,

después, en Eliminar hoja.

También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la ficha de la hoja de cálculo que

desea eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hastaella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, después, arrastre hasta la última

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celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclasde flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despuésF8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva apresionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio deceldas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantengapresionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la úl tima celda del rango.Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas deuna hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo .

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja decálculo.

Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el áreaactual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja decálculo.

Celdas no adyacenteso rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después, mantengapresionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar

a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rangode celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a l a selección celdas orangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en unaselección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o unacolumna

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila

Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando laprimera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA(FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA

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ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla deFLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Sivuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, seselecciona toda la fila o columna.

Filas o columnasadyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primerafila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚSmientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas noadyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila ocolumna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚSmientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otrasfilas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la últimacelda de una fila o

columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presioneCTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA

para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las column as).

La primera o la últimafila de una hoja decálculo o de una tablade Microsoft OfficeExcel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja decálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja decálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta laúltima celda utilizadade una hoja decálculo (esquina

inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN paraextender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja decálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta elprincipio de la hoja decálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presioneCTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de lahoja de cálculo.

Más o menos celdasque la selecciónactiva

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celdaque desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendidoentre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que seescriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activacada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que haceclic se convierte en la nueva selección.

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FORMATO A CELDAS

Ficha Formato

Utilice el cuadro de diálogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las celdasseleccionadas, esto lo hará haciéndole Clic derecho sobre la celda que desea modificar y seleccionara la

opción Formato de Celdas.

Posteriormente le abrirá una ventana donde usted podrá realizar los siguientes formatos.

Número

Categoría Haga clic en una opción del cuadro Categoría y, a continuación, seleccione las opciones para

las que desea especificar un formato de número. El cuadro Ejemplo muestra el aspecto de las celdas

seleccionadas con el formato elegido. Haga clic en Personalizado si desea crear sus propios formatos

personalizados para números (como códigos de producto, por ejemplo).

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5/14/2018 Manual Excel Basico 2007 - slidepdf.com

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Ejemplo Muestra el número en la celda activa de la hoja de cálculo en el formato de número que

selecciona.

Posiciones decimales Especifica hasta 30 posiciones decimales. Este cuadro sólo está disponible para

las categorías Número, Moneda, Contabilidad, Porcentaje y Científico.

Usar separador de miles (,) Active esta casilla de verificación para insertar un separador de miles. Esta

casilla de verificación sólo está disponible para la categoría Número.

Números negativos Especifique el formato en el que desea que se mues tren los números negativos.

Esta opción sólo está disponible para las categorías Número y Moneda.

Símbolo Seleccione el símbolo de moneda que desea utilizar. Este cuadro sólo está disponible para las

categorías Moneda y Contabilidad.

Tipo Seleccione el tipo de presentación que desea utilizar para un número. Este cuadro de lista sólo

está disponible para las categorías Fecha, Hora, Fracción, Especial y Personalizado .

Configuración regional (ubicación) Seleccione otro idioma que desee utilizar para el t ipo de

presentación de un número. Esta opción sólo está disponible para las categorías Fecha, Hora y Especial.

Alineación

Alineación del texto

Horizontal Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal para cambiar la

alineación horizontal del contenido de la celda. De forma predeterminada, Microsoft

Office Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y se centran los

valores de errores y lógicos. La alineación horizontal predeterminada es General. El

cambio de la alineación de datos no cambia el tipo de datos.

Vertical Seleccione una opción en el cuadro Vertical para cambiar la alineación

vertical del contenido de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto

verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineac ión horizontal

predeterminada es General.

Sangría Aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma, en

función de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es equivalente

al ancho de un carácter.

Orientación Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del texto en

las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se

seleccionan otras opciones de alineación.

Grados Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un número

positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior

izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el

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texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda

seleccionada.

Control del texto

Ajustar texto Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneasajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la

celda.

Reducir hasta ajustar Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de

forma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El

tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna.

No cambia el tamaño de la fuente aplicada.

Combinar celdas Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La

referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior

izquierda del rango original seleccionado.

Dirección del texto Seleccione una opción en el cuadro Texto para especificar el orden de

lectura y la alineación. La configuración predeterminada es Contexto pero puede cambiarla a

De izquierda a derecha o De derecha a izquierda .

Fuente

Fuente Seleccione el tipo de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. La fuente

predeterminada es Calibri.

Estilo de fuente Seleccione el estilo de fuente para el texto en las celdas seleccionadas. Elestilo de fuente predeterminado es Normal.

Tamaño Seleccione el tamaño de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. Puede

escribir cualquier número entre 1 y 1638. El tamaño de fuente predeterminado es 11.

Subrayado Seleccione el tipo de subrayado que desea utilizar para el texto de las celdas

seleccionadas. El subrayado predeterminado es Ninguno.

Color Seleccione el color que desea utilizar para texto o celdas seleccionadas. El color

predeterminado es Automático.

Fuente normal Active la casilla de verificación Fuente normal para restablecer la fuente, el

estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado).

Efectos Le permite seleccionar uno de los siguientes efectos de formato.

Tachado Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como tachado.

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Superíndice Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como superíndice.

Subíndice Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas

seleccionadas como subíndice.

Vista previa Vea un ejemplo de texto que aparece con las opciones de formato que selecciona.

Borde

Línea Seleccione una opción en Estilo para especificar el estilo y el tamaño de la línea para

un borde. Si desea cambiar un estilo de línea en un borde que ya existe , seleccione la opción

de estilo de línea que desea y, a continuación, haga clic en el área del borde en el modelo

Borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de línea.

Preestablecidas Seleccione una opción de borde predefinida para aplicar bordes o q uitarlos

de las celdas seleccionadas.

Color Seleccione un color en la lista para cambiar el color de las celdas seleccionadas.

Borde Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los botones

bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas. Para quitar

todos los bordes, haga clic en el botón Ninguno. También puede hacer clic en las áreas del

cuadro de texto para agregar o quitar bordes.

Relleno

Color de fondo Seleccione un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la

paleta de colores.

Efectos de relleno Seleccione este botón para aplicar degradado, textura y rellenos de

imagen en las celdas seleccionadas.

Más colores Seleccione este botón para agregar colores que no están dispon ibles en la

paleta de colores.

Color de Trama Seleccione un color de primer plano en el cuadro Color de Trama para

crear una trama que utilice dos colores.

Estilo de Trama Seleccione una trama en el cuadro Estilo de Trama para aplicar formato a

las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los colores seleccionados en los cuadros

Color de fondo y Color de Trama.

Muestra Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que

selecciona.

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5/14/2018 Manual Excel Basico 2007 - slidepdf.com

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Protección

Bloqueado Evita que las celdas seleccionadas se cambien, muevan, cambien de tamaño o

se eliminen. El bloqueo de celdas no tiene ningún efecto a menos que la hoja esté protegida.

Oculta Oculta una fórmula de una celda para que no aparezca en la barra de fórmulascuando la celda está seleccionada. Si selecciona esta opción, no tiene efecto a menos que la

hoja esté protegida.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

Asegúrese de que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas

bloqueadas está activada.

En el cuadro Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo , seleccione las

actividades que permite que los usuarios ejecuten en una hoja protegida que

contiene celdas bloqueadas.

Formatos De Número Disponibles

Aplicando distintos formatos de número, es posible cambiar la apariencia de los números sin modificarlos.

El formato de número no afecta al valor real de la celda que utiliza Microsoft Office Excel para realizar los

cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas.

Barra de Fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o edit ar

valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda

activa.

Barra de fórmulas y celda relacionada

A continuación se muestra un resumen de los formatos de número que están disponibles en la ficha

Inicio, en el grupo Número. Para ver todos los formatos de número disponibles, haga clic en el iniciador

del cuadro de diálogo situado junto a Número.

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Formato Descripción

General Se trata del formato de número predeterminado que Excel aplica cuando se escribe

un número. La mayor parte de los números a los que se aplica el formato con la

opción General se muestran tal y como se escriben. No obstante, si la celda no es

lo suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondealos números con decimales. El formato General también utiliza la notación científica

(exponencial) para los números grandes (12 o más dígitos).

Número Este formato se utiliza para la presentación de números en general. Se puede

especificar el número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un

separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos.

Moneda Se utiliza con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda

predeterminado junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones

decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se

muestran los números negativos.

Contabilidad Este formato también se utiliza para valores monetarios, pero alinea los símbolos de

moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de

fecha, según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados. L os

formatos de fecha que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la

configuración regional de fecha y hora, que se especifican en el Panel de control de

Windows. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuración del

Panel de control.

Hora Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de

hora, según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados. Losformatos de hora que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la

configuración regional de fecha y hora, que se especifica en el Panel de control de

Windows. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuración del

Panel de control.

Porcentaje Este formato multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el re sultado con un

símbolo de porcentaje. Se puede especificar el número de posiciones decimales que

se desea utilizar.

Fracción Muestra un número como fracción, según el tipo de fracción que se especifique.

Científico Muestra un número en notación exponenci al, reemplazando parte del número porE+n , donde E (exponente) multiplica el número anterior por 10 elevado a n . Por

ejemplo, un formato Científico de 2 decimales muestra 12345678901 como

1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado a la décima potencia. Se puede

especificar el número de posiciones decimales que se desea utilizar.

Texto Este formato trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se

escribe, incluso si se escriben números.

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Especial Muestra un número como código postal, núm ero de teléfono o número de la

seguridad social.

Personalizado Permite modificar una copia de un código de formato de número existente. Con esto

se crea un formato personalizado que se agrega a la lista de códigos de formato de

número. Se pueden agregar entre 200 y 250 formatos personalizados, según laversión de idioma de Excel que esté instalada.

Mostrar números como fechas u horas

Cuando se escribe una fecha o una hora en una celda, ésta aparece en el formato predeterminado de

fecha y hora. Este formato se basa en la configuración regional de fecha y hora especificada en el Panel

de control de Windows, y cambia cuando se modifica dicha configuración. Los números se pueden

mostrar en otros formatos de fecha y hora, la mayoría de los cuales no se ven afectados por la

configuración del Panel de control.

1. Seleccione las celdas a las que desea dar for mato.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Número.

3. En la lista Categoría, haga clic en Fecha o en Hora.

4. En la lista Tipo, haga clic en el formato de fecha u hora que desea utilizar.

Los formatos de fecha y hora que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la

configuración regional de fecha y hora especificada en el Panel de control. Los formatos sin

asterisco no se ven afectados por la configuración del Panel de control.

Las fechas u horas que escriba en las celdas con formato se mostrarán en el formato

seleccionado.

5. Para mostrar las fechas y las horas con el formato de otros idiomas, haga clic en la

configuración de idioma que desea en el cuadro Configuración regional (ubicación) .

El número de la celda activa de la selección de una hoja de cálculo aparece en el cuadro

Ejemplo, para que pueda prever el número de opciones de formato que seleccionará.

Para aplicar formato rápidamente a una fecha o una hora, haga clic en el formato de fecha u

hora que desee en el cuadro Formato de número , dentro el grupo Número de la ficha

Inicio.

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Si no encuentra el formato que busca en la lista Tipo, puede crear un formato de número

personalizado. Para ello, haga clic en Personalizado en la lista Categoría y, a

continuación, utilice los códigos de formato correspondientes a las fechas y horas.

Si desea utilizar el formato de fecha u hora predeterminado, hag a clic en la celda que

contiene la fecha u hora y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+# o CTRL+MAYÚS+@.

Una celda puede mostrar ##### cuando contiene datos que tienen un formato de número

más largo que el ancho de la columna. Para ver todo el texto, debe aumentar el ancho de la

columna.

Al intentar deshacer un formato de fecha u hora mediante la opción General de la lista

Categoría, Excel muestra un código de número. Al volver a especificar una fecha u hora,

Excel mostrará el formato de fecha u hora prede terminado. Para escribir un formato de

fecha u hora específico, como enero de 2005, es conveniente que le aplique formato de

texto. Para ello, seleccione Texto en la lista Categoría.

Mostrar números como fracciones

Utilice el formato Fracción para mostrar o escribir números como fracciones reales, en lugar de como

decimales.

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Número.

3. En la lista Categoría, haga clic en Fracción en la lista Categoría.

4. En la lista Tipo, haga clic en el tipo de formato de fracción que desee utilizar.

El número de la celda activa de la selección de una hoja de cálculo aparece en el cuadro Ejemplo, para

que pueda prever el número de opciones de formato que selecci onará.

Tras aplicar un formato de fracción a una celda, los números decimales y las fraccionesreales que escriba en dicha celda se mostrarán como una fracción. Por ejemplo, si escribe

0,5 o 1/2 dará 1/2 como resultado cuando a la celda se le haya dado for mato con el tipo de

fracción Hasta un dígito .

Si no aplica ningún formato de fracción a una celda y escribe una fracción como 1/2, el

formato resultante será el de una fecha. Para mostrarlo como una fracción, aplique el

formato Fracción y vuelva a escribir la fracción.

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Si no es necesario realizar cálculos con las fracciones, puede dar formato a una celda como

texto antes de escribir una fracción en ella. Para ello, haga clic en Texto en la lista

Categoría. De este modo, las fracciones que escriba no se re ducirán ni convertirán a

decimales. Sin embargo, no se puede realizar cálculos matemáticos con fracciones

mostradas como texto.

Para restablecer el formato de número, haga clic en General en el cuadro Categoría

(cuadro de diálogo Formato de celdas) o en el cuadro Formato de número (ficha Inicio,

grupo Número). Las celdas a las que se aplica el formato General no presentan ningún

formato de número específico.

Mostrar números como moneda

1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea mostrar con un símbolo de

moneda.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Número.

3. En el cuadro Categoría, haga clic en Moneda o en Contabilidad.

4. En el cuadro Símbolo, haga clic en el símbolo de moneda que desee usar.

Si desea mostrar un valor monetario sin un símbolo de moneda, puede hacer clic en Ninguno.

5. En el cuadro Posiciones decimales , escriba el número de posiciones decimales que desea

mostrar.

6. En el cuadro Números negativos, seleccione el estilo de presentación para los números

negativos.

El cuadro Números negativos no está disponible para el formato de número Contabilidad.

El número de la celda activa de la selección de una hoja de cálculo aparece en el cuadro

Ejemplo, para que pueda prever el número de opciones de formato que seleccionará.

Para mostrar rápidamente un número con el símbolo de moneda predeterminado,

seleccione la celda o el rango de celdas y, a continuación, haga clic en Formato de

número de contabilidad dentro del grupo Número de la ficha Inicio. Para utilizar otra

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moneda, haga clic en la flecha que aparece junto a Formato de número de contabilidad

y, a continuación, haga clic en la moneda que desea.

Para cambiar el símbolo de moneda predeterminado para Microsoft Office Excel y otros

programas de Microsoft Office, puede cambiar la configuración regional o de paí s

predeterminada en el Panel de control. Tenga en cuenta que, aunque no cambie la imagen

del botón Formato de número de contabilidad , el símbolo de moneda elegido se

aplicará cuando haga clic en el botón.

Para restablecer el formato de número, haga clic en General en el cuadro Categoría

(cuadro de diálogo Formato de celdas) o en el cuadro Formato de número (ficha Inicio,

grupo Número). Las celdas a las que se aplica el formato General no presentan ningún

formato de número específico.

Mostrar números como porcentajes

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Número.

3. En la lista Categoría, haga clic en Porcentaje.

4. En el cuadro Posiciones decimales , escriba el número de posiciones decimales que desea

mostrar.

El número de la celda activa de la selección de una hoja de cálculo aparece en el cuadro

Ejemplo, para que pueda prever el número de opciones de formato que seleccionará.

Para que aparezcan rápidamente los números como porcentajes, haga clic en la opción

Porcentaje del cuadro Formato de número , o bien, haga clic en Porcentaje bajo

Número en la ficha Inicio.

Los números que se encuentran en las celdas antes de apl icar el formato Porcentaje se

multiplican por 100 para convertirlos en porcentajes. Los que se escriben en las celdas una

vez aplicado el formato Porcentaje, se tratan de forma diferente. Los números iguales o

superiores a 1 se convierten en porcentajes de forma predeterminada; los números

inferiores a 1 se multiplican por 100 para convertirlos en porcentajes. Por ejemplo, si se

indica 10, el resultado será 10% y con ,1 el resultado será el mismo.

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Para restablecer el formato de número de las celdas selecci onadas, haga clic en General en

la lista Categoría. Las celdas con formato General no cuentan con ningún formato de

número específico.

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FÓRMULAS Y FUNCIONES

Crear o eliminar una fórmula

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de l a hoja de cálculo. Una fórmulacomienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación,suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores yconstantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, n o varía. Por ejemplo, el número210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas,no son constantes.).

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador *(asterisco) multiplica.

Operadores de cálculo y prioridad

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un formula. Existeun orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizandoparéntesis.

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto yreferencia.

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Operadores aritméticosPara ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar númerosy generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

 – (signo menos) RestaNegación

3–1 –1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

 / (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparaciónSe pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuand o se comparan dos valoresutilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de textoUtilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un soloelemento de texto.

Operador detexto Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor detexto continuo

("Viento"&"norte")

Operadores de referenciaCombine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

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Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulasEn algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula.Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden paraobtener los resultados deseados.

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan porun signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula.Detrás del signo igual están los elementos que se van a calc ular (los operandos), separados poroperadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cadaoperador de la fórmula.

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecu tará las operaciones en el orden quese indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, siuna fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores deizquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos)

(un solo espacio)

; (punto y coma)

Operadores de referencia

 – Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

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* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto ( concatenación)

=< ><=>=<>

Comparación

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará enprimer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcul a lamultiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación,multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel quecalcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Usar Fórmula AutocompletarPara facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice lacaracterística Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o undesencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegabledinámica de funciones, nombres y cadenas de texto válidas que coinciden con las letras o con eldesencadenador. A continuación, puede insertar un elemento de la lista en la fórmula empleando undesencadenador de inserción.

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Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización para iniciar FórmulaAutocompletar.

Conforme escriba, aparecerá una lista desplazable de elementos válidos con la coincidencia máscercana resaltada.

Los iconos representan el tipo de entrada, como una función o referencia de tabla.

La información en pantalla detallada l e ayuda a elegir la mejor opción.

Anidar una función en otra

Las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64niveles de funciones. La siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) sólo si el promedio deotro conjunto de números (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrari o, devuelve 0.

La función PROMEDIO y la función SUMA se anidan dentro de la función SI.

1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula.

2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Asistente para funciones en la barra de

fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza paraescribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante

almacenado en la celda activa.) .

3. Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa lo que desee haceren el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegirentre las categorías del cuadro O seleccionar una categoría .

4. Escriba los argumentos.

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Para especificar referencias de celda como argumento, haga clic en Contraer diálogo  junto alargumento que desea (lo que oculta temporalmente el cuadro de diálogo), seleccione las celdas de

la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Expandir diálogo .

Para escribir otra función como argumento, escriba la función en el cuadro de argumento quedesee. Por ejemplo, puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero de

la función SI.

Las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función reflejan lafunción seleccionada en el paso anterior. Por ejemplo, si hace clic en SI, en Argumentos defunción se muestran los argumentos de la funci ón SI.

Funciones de texto

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Funciones de fecha y hora

En el asistente de funciones encontramos la categoría Fecha y Hora

Las fechas y horas en realidad son representadas por números enteros y decimales respectivamente. Porlo que se pueden restar y sumar. Adicionalmente existen funciones que manejan fechas y horas porejemplo para sacar sólo el mes, el año o los segundos.

Funciones lógicas

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INSERCIÓN DE OBJETOS

Agregar, Cambiar o Eliminar Fo rmas

Puede agregar una forma al documento de Excel 2007 o combinar varias formas para elaborar un dibujo o

una forma más compleja. Entre las formas que hay disponibles se incluyen líneas, figuras geométricas

básicas, flechas, formas de ecuación, formas para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas.

Después de agregar una o más formas, puede agregarles texto, viñetas, numeración y estilos rápidos.

Agregar una forma al documento

1. Siga uno de estos procedimientos:

Para Office Excel 2007, en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en

Formas.

2. Haga clic en la forma que desee, después haga clic en cualquier lugar del documento y, a

continuación, arrastre para colocar la forma.

Para crear un cuadrado o un círculo perfectos (o restringir las dimensiones de otras formas),presione la tecla MAYÚSCULAS y manténgala presionada mientras arrastra.

Puede agregar formas individuales a un gráfico o agregar formas sobre un SmartArt para personalizarlo.

Agregar varias formas al documento

En vez de agregar formas individuales para crear un dibujo, puede que desee crear un gráfico SmartArt.

En los gráficos SmartArt, la disposición de las formas y la cantidad de texto que incluyen se actualiza

automáticamente a medida que agrega o quita formas y modifica el texto. En cualquier momento puede

agregar una forma a un gráfico SmartArt o reemplazar una forma si no le parece adecuado ninguno de los

diseños.

1. Siga uno de estos procedimientos:

Para Office Excel 2007, en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en

Formas.

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2. Haga clic con el botón secundario del mouse  (ratón) en la forma que desee agregar y, a

continuación, haga clic en Bloquear modo de dibujo .

3. Haga clic en cualquier lugar del documento y, a continuación, arrastre para colocar la forma.

Repita este procedimiento por cada forma que desee agregar.

Para crear un cuadrado o un círculo perfectos (o restringir las dimensiones de otras formas),

presione la tecla MAYÚSCULAS y manténgala presionada mientras arrastra.

4. Presione ESC cuando haya agregado todas las formas que desea.

Agregar texto a una forma

Para Microsoft Office Excel 2007, haga clic en la forma en la que desea agregar texto y escriba

el texto.

1. Para cambiar el tamaño de una forma, haga clic en ella y arrastre sus controladores de

tamaño.

2. El texto que agregue se convierte en parte de la forma; si gira o voltea la for ma, el texto

también girará o se volteará.

Agregar una lista con viñetas o numerada a una forma

1. Seleccione el texto en la forma a la que desea agregar viñetas o numeración.

2. En la minibarra de herramientas, haga clic en la flecha situada junto a Numeración y viñetas y

después en Numeración y viñetas .

3. Siga uno de estos procedimientos:

Para agregar viñetas, haga clic en la ficha Con viñetas y elija las opciones que desee.

Para agregar una numeración, haga clic en la ficha Numerada y elija las opciones que

desee.

Agregar un estilo rápido a una forma

Los estilos rápidos son combinaciones de diferentes opciones de formato que se muestran en una

miniatura en la galería de estilos rápidos en el grupo Estilos de forma. Si sitúa el puntero sobre una

miniatura de estilo rápido, puede ver el modo en que el Estilo de forma (o estilo rápido) afecta a la forma.

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1. Haga clic en la forma a la que desea aplicar un estilo rápido nuevo o diferente.

2. En Herramientas de dibujo , en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el

estilo rápido que desee.

Para ver más estilos rápidos, haga clic en el botón Más .También puede agregar un relleno o unefecto a la forma.

Eliminar una forma del documento

Haga clic en la forma que desea eliminar y presione SUPR.

Agregar o eliminar un relleno de sombra o un efecto de sombra

Puede cambiar el aspecto de una forma cambiando su relleno o agregando efectos, por ejemplo,

sombras, resplandores, reflejos, bordes suaves, biseles y giros tridimensionales (3D).

Descripción general de rellenos, degradados y efectos

Un relleno es el interior de una forma. Cuando cambie el color de relleno de una forma, también puede

agregar al relleno una textura, una imagen o un degradado. Un degradado es u na progresión gradual de

colores y sombras, normalmente de un color a otro color, o de una sombra a otra s sombras del mismo

color.

Cambiar el color de relleno de una forma únicamente afecta a la parte interior o frontal de la forma. Si

agrega otro efecto, por ejemplo, una sombra, y desea un color diferente para ese efecto, debe cambiar el

color de la forma por separado.

Un efecto 3D agrega profundidad a una forma. Puede agregar a la forma una combinación integrada de

efectos 3D o puede agregar efectos individuales. Puede agregar combinaciones de efectos individuales a

la forma en Excel.

Agregar o cambiar un relleno de forma

1. Haga clic en la forma a la que desea agregar un relleno.

Para agregar el mismo relleno a varias formas, haga clic en la primera forma y, a continuación,

presione la tecla MAYÚSCULAS y manténgala presionada mientras hace clic en las demás

formas.

2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la

fecha situada junto a Relleno de forma y siga uno de los procedimientos siguientes:

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[55]

Para agregar o cambiar un color de relleno, haga clic en el color que desee; si no desea

ningún color, haga clic en Sin relleno.

Para cambiar a un color que no está en los colores del tema, haga clic en Más colores de

relleno y haga clic en el color que desee en la ficha Estándar o mezcle los suyos propios en

la ficha Personalizado . Los colores personalizados y los colores de la ficha Estándar no se

actualizan si después cambia el tema del documento.

También puede ajustar la transparencia de la forma haciendo clic en Más colores de relleno .

En la parte inferior del cuadro de diálogo Colores, mueva el control deslizante Transparencia

o escriba un número en el cuadro situado junto al control deslizante. Puede cambiar el

porcentaje de transparencia desde el valor 0 (completamente opaco, la configuración

predeterminada) hasta 100% (completamente transparente).

Para agregar o cambiar una imagen de relleno, haga clic en Imagen, busque la carpeta que

contiene la imagen que desea utilizar, haga clic en la imagen y, a continuación, en Insertar.

Para agregar o cambiar un degradado de r elleno, elija Degradado y, a continuación, haga clic

en la variación de degradado que desee.

Para personalizar el degradado, haga clic en Más degradados y elija las opciones que desee.

Para agregar o cambiar una textura de relleno, elija Textura y haga clic en la textura que

desee.

Para personalizar la textura, haga clic en Más texturas y elija las opciones que desee.

Únicamente en Outlook 2007 y Word 2007, para agregar o cambiar una trama, haga clic en

Trama y, después, en las opciones que desee.

Agregar o cambiar un efecto de forma

1. Haga clic en la forma a la que desea agregar un efecto.

2. En Herramientas de dibujo , en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma , haga clic en

Efectos de forma y siga uno de los procedimientos siguientes:

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Para agregar o cambiar una combinación de efectos integrada, elija Preestablecer y haga clic

en el efecto que desee.

Para personalizar el efecto integrado, haga clic en Opciones 3D y elija las opciones que

desee.

Para agregar o cambiar una sombra, elija Sombra y haga clic en la sombra que desee.

Para personalizar la sombra, haga clic en Opciones de sombra y elija las opciones que

desee.

Para agregar o cambiar un reflejo, elija Reflejos y haga clic en la variación de reflejo que

desee.

Para agregar o cambiar un resplandor, elija Resplandor y haga clic en la variación que desee.

Para personalizar los colores del resplandor, haga clic en Más colores de resplandor y, a

continuación, elija el color que desee. Para cambiar a un color que no está en los colores del

tema, haga clic en Más colores y haga clic en el color que desee en la ficha Estándar o

mezcle los suyos propios en la ficha Personalizado . Los colores personalizados y los colores

de la ficha Estándar no se actualizan si después cambia el te ma del documento.

Para agregar o cambiar un borde suave, elija Bordes suave y haga clic en el tamaño de borde

que desea.

Para agregar o cambiar un borde, elija Bisel y haga clic en el bisel que desee.

Para personalizar el bisel, haga clic en Opciones 3D y elija las opciones que desee.

Para agregar o cambiar un giro en 3D, elija Giro 3D y haga clic en el giro que desee.

Para personalizar el giro, haga clic en Opciones de giro 3D y elija las opciones que desee.

Para crear un efecto personalizado agregando varios efectos individuales, repita el paso 2 que

se indica más arriba.

Si le agrega a la forma un efecto 3D , por ejemplo, un bisel o un giro en 3D, y agrega después

un borde suave, no observará ningún cambio visual en la forma puesto que el efecto 3D tiene

prioridad. No obstante, si elimina el efecto 3D, el efecto del borde suave sí será visible.

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[57]

Eliminar un relleno de forma

1. Haga clic en la forma de la que desea eliminar un relleno.

2. En Herramientas de dibujo , en la ficha Formato, en el grupo Estilos de formas , haga clic en la

flecha situada junto a Relleno de forma y, a continuación, en Sin relleno.

Eliminar un efecto de forma

1. Haga clic en la forma de la que desea eliminar el efecto.

2. En Herramientas de dibujo , en la ficha Formato, en el grupo Formato, haga clic en Efectos de

forma y siga uno de los procedimientos siguientes:

Para eliminar una combinación de efectos integra da de la forma, elija Preestablecer y, a

continuación, haga clic en Sin valores predeterminados .

Para eliminar una sombra de la forma, elija Sombra y, después, haga clic en Sin sombra.

Para eliminar un reflejo de la sombra, elija Reflejos y, después, haga clic en Sin reflejos.

Para eliminar un resplandor de la forma, elija Resplandor y, después, haga clic en Sin

resplandor.

Para eliminar bordes suaves de la forma, elija Bordes suaves y, a continuación, haga clic en

Sin bordes suaves .

Para eliminar un borde de la forma, elija Bisel y, después, haga clic en Sin bisel.

Para eliminar de la forma un giro 3D, elija Giro 3D y, a continuación, haga clic en Sin giro.

Si ha agregado varios efectos individuales, repita el paso 2 que se indica más arriba para eli minar todos

los efectos.

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TRABAJAR CON GRÁFICOS ESTADÍSTICOS

Descripción general de la creación de gráficos

En Microsoft Office Excel 2007, es f ácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo con seleccionar untipo, un diseño y estilo de gráfico, obtendrá resultados profesionales inmediatos cada vez que cree ungráfico. Para hacerlo aún más sencillo, puede guardar sus gráficos favoritos como una plantilla de gráficoque podrá aplicar rápidamente cuando cree un nuevo gráfico.

Crear gráficos en Excel

Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar,en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlosy elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).

Datos de la hoja de cálculo

Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo

Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuandocree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (gráfico decolumnas o circular) y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también ungráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo.

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Ejemplo de gráfico combinado que usa un tipo de gráfico de columnas y líneas.

Excel proporciona una variedad de tipos de gráficos entre los que puede elegir. En la mayoría de losgráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente datosque están organizados en filas o columnas en una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico,como el gráfico circular o el gráfico de burbujas, requieren una disposición de datos e specífica.

1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.

Cómo organizar datos para tipos de gráficos específicos

Para este gráfico Organice los datos

Columnas

Barras

Línea

Área

Superficie

Radial

En columnas o filas, de la siguiente manera:

Lorem Ipsum

1 2

3 4

O:

Lorem 1 3

Ipsum 2 4

Circular

Anillos

(con una serie)

En una columna o fila de datos y una columna ofila de rótulos de datos, de la siguiente manera:

A 1

B 2

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C 3

O:

A B C

1 2 3

Circular

Anillos

(con más de una serie)

En varias columnas o filas de datos y unacolumna o fila de rótulos de datos, de lasiguiente manera:

A 1 2

B 3 4

C 5 6

O:

A B C

1 2 3

4 5 6

XY (dispersión)

Burbujas

En columnas, con los valores X en la primeracolumna y los valores Y correspondientes o los

valores de tamaño de burbuja en las columnasadyacentes, de la siguiente manera:

X Y Tamaño de la burbuja

1 2 3

4 5 6

Cotizaciones En columnas o filas en el orden siguiente,utilizando nombres o fechas como rótulos:

valores máximos, valores mínimos y valores decierre

Como:

Fecha Máximo Mínimo Cierre

1/1/2002 46,125 42 44,063

O:

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Fecha 1/1/2002

Máximo 46,125

Mínimo 42

Cierre 44,063

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.

Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente todas las celdas que contienendatos que rodean directamente esa celda en un gráfico. Si las celdas que desea trazar en un gráficono están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que laselección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar enel gráfico.

3. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar. Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación,

haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico ; porúltimo, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficosdisponibles y haga clic en los que desea utilizar.

Cuando sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá lainformación en pantalla con el nombre del tipo de gráfico.

Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar ocambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y unestilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos muyútiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el est ilo decada uno de los elementos del gráfico.

No puede guardar un diseño o un formato personalizados, pero si desea volver a utilizarlos, puedeguardar el gráfico como una plantilla de gráfico.

Seleccionar un diseño de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico , haga clic en el diseño que desee utilizar.

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Seleccionar un estilo de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño , haga clic en el estilo que desee utilizar.

Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán disponibles en la galeríaEstilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño .

Para ver todos los estilos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más .

Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico

1. Haga clic en el gráfico o seleccione el elemento de gráfico al que desea cambiar el diseño.

Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos .

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto alcuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

2. En la ficha Presentación , siga uno o varios de estos procedimientos: En el grupo Etiquetas, haga clic en la opción de diseño de etiqueta que desee.

En el grupo Ejes, haga clic en la opción de eje o de línea de división que desee.

En el grupo Fondo, haga clic en la opción de diseño que desee.

Cambiar manualmente el estilo de elementos de gráfico

1. Haga clic en el gráfico.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha del cuadro Elementos degráfico y, a continuación, seleccione el elemento de gráfico al que desea dar formato.

3. En el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación,

seleccione las opciones de formato que desee.

Cambiar la presentación de los ejes de gráficos

Los gráficos tienen normalmente dos ejes que se utilizan para medir y clasificar los datos: un eje vertical(denominado también eje de valores o eje y) y un eje horizontal ( conocido también como eje decategorías o eje x). Los gráficos 3D tienen un tercer eje, el eje de profundidad (denominado también ejede series o eje z), que permite representar los datos a lo largo de la profundidad de un gráfico. Los

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gráficos radiales no tienen ejes horizontales (categorías), y los gráficos circulares y de anillos no tienenningún eje.

Eje vertical (valores)

Eje horizontal (categorías)

Eje de profundidad (series)

Los ejes no se muestran del mismo modo en todos los tipos de gráficos. Por ejemplo, en los gráficos xy(de dispersión) y de burbujas, se muestran valores numéricos en el eje horizontal y en el eje vertical. Talsería el caso de los milímetros de precipitaciones de lluvia en función de la presión atmosférica. Losvalores de estos dos elementos son numéricos y los p untos de datos se representarían en los ejes x e ycon relación a sus valores numéricos. Los ejes de valores ofrecen diversas opciones, como estableceruna escala logarítmica.

Los demás tipos de gráficos, como los de columnas, líneas y áreas, únicamente mu estran valoresnuméricos en el eje vertical (valor) y muestran agrupaciones de texto (o categorías) en el eje horizontal.Tal sería el caso de los milímetros de precipitaciones de lluvia en función de la región geográfica donde seprodujeron. En este ejemplo, las regiones geográficas son las categorías de texto de los datos que se

representan en el eje horizontal (categoría). Las regiones geográficas estarán espaciadas uniformemente,dado que son sólo texto. Tenga en cuenta esta diferencia cuando seleccione un tipo de gráfico, porque lasopciones son distintas para los ejes de valores y de categorías. De forma similar, el eje de profundidad(series) es otro tipo de eje de categorías. Para obtener más información sobre cómo cambiar la escala delos ejes de valores, vea Cambiar la escala del eje vertical (valores) en un gráfico .

Cuando se crea un gráfico, las marcas de graduación y los rótulos se muestran en los ejes de formapredeterminada. Puede ajustar el modo en que se muestran utilizando marcas de graduación y rótulosprincipales y secundarios. Para reducir la cantidad de información visible, puede mostrar menos rótulos omarcas de graduación en el eje horizontal (categorías) especificando los intervalos en los que deseaetiquetar las categorías o especificando el número de categorías que deben mostrar marcas degraduación.

Puede cambiar también la alineación y orientación de los rótulos y modificar el contenido o el formato deltexto y los números que se muestran para, por ejemplo, mostrar un número como un porcentaje.

Mostrar u ocultar los ejes

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes.

2. En la ficha Presentación , en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

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3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mostrar un eje, haga clic en el tipo de eje que desea mostrar y, a continuación, haga clic enuna de las opciones de presentación del eje.

Para ocultar un eje, haga clic en el tipo de eje que desee ocultar y, a continuación, haga c lic enNinguno.

Ajustar las marcas de graduación y los rótulos

1. En un gráfico, haga clic en el eje que contiene las marcas de graduación y rótulos que desea ajustaro realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del g ráfico:

Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño,Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el eje que desea seleccionar.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección .

3. Haga clic en Opciones del eje, si no está seleccionada esta opción, y realice alguna de estasoperaciones:

Para cambiar la presentación de las marcas de graduación principales, en el cuadro Marca degraduación principal , haga clic en la posición de marca de graduación que desee.

Para cambiar la presentación de las marcas de graduación secundarias, en el cuadro de lista

desplegable Marca de graduación secundaria , haga clic en la posición de marca de graduaciónque desee.

Para cambiar la posición de las etiquetas, en el cuadro Etiquetas del eje , haga clic en la opción quedesee.

Cambiar el número de categorías entre rótulos o marcas de graduación

1. En un gráfico, haga clic en el eje horizontal (categorías) que desea cambiar o realice el siguienteprocedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del gráfico:

Haga clic en el gráfico.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el eje que desea seleccionar.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.3. Haga clic en Opciones del eje, si no está seleccionada esta opción, y realice alguna de estas

operaciones:

Para cambiar el intervalo entre los rótulos del eje, bajo Intervalo entre etiquetas , haga clic enEspecificar unidad de intervalo y, a continuación, en el cuadro de texto, escriba el número quedesee.

Para cambiar la posición de los rótulos del eje, en el cuadro Distancia de la etiqueta desde eleje, escriba el número que desee.

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Cambiar la alineación y orientación de los rótulos

Puede cambiar la alineación de los rótulos de los ejes horizontal (categorías) y vertical (valores). Si tienerótulos de categorías de varios niveles (rótulos de categorías de varios niveles: rótulos de categorías enun gráfico que, basándose en datos de la hoja de cálculo, se muestran de forma automática en más deuna línea de una jerarquía. Por ejemplo, el encabezado Producir podría aparecer encima de una fila con

los encabezados Tofu, Manza nas y peras.) en el gráfico, puede cambiar la alineación de todos los niveles.También puede cambiar el espaciado entre los distintos niveles de los rótulos en el eje horizontal(categorías).

1. En un gráfico, haga clic en el eje que contiene los rótulos que desea alinear de forma diferente orealice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del gráfico:

Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño,Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el eje que desea seleccionar.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.

3. En la ficha Alineación, bajo Alineación del texto , haga clic en la posición que desee en el cuadroVertical.

4. Para cambiar la orientación del texto, haga clic en la posición que desee en el cuadro Dirección deltexto.

Cambiar el texto de los rótulos de categoría

Para cambiar los rótulos de categoría en la hoja de cálculo, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la celda que contiene el nombre de rótulo que desea cambiar.

2. Escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.

Cambiar el formato del texto y de los números en los rótulosPara dar formato al texto de los rótulos, haga lo siguiente:

1. En un gráfico, haga clic con el botón secundario del mouse en los rótulos del eje a los que deseaaplicar formato.

2. En la minibarra de herramientas , haga clic en las opciones de formato que desee.

Para dar formato a los números de los rótulos, haga lo siguiente:

3. En un gráfico, haga clic en el eje que contiene los números a los que desea aplicar formato o realiceel siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del gráfico:

Haga clic en el gráfico.

Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el eje que desea seleccionar.

4. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección .

5. Haga clic en Número y, a continuación, en el cuadro Categoría, seleccione el formato de númeroque desee.

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Agregar o quitar un eje secundario en un gráfico

Cuando los valores de un gráfico varían considerablemente entre las distintas series de datos, o cuandohay tipos de datos mezclados (como precio o volumen), puede trazar una o varias series de datos en uneje vertical (valores) secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las series dedatos asociadas.

Después de agregar un eje vertical secundario a un gráfico, puede agregar también un eje horizontal(categorías) secundario, que puede resultar útil en un gráfico xy (de dispersión) o de burbujas.

Para diferenciar los datos que se trazan a lo largo del eje secundario, puede cambiar el tipo de gráficosólo para una serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar una serie de datos a un gráfico de líneas.

Agregar un eje vertical secundario

1. En un gráfico, haga clic en la serie de datos que desea t razar a lo largo de un eje vertical secundario orealice el siguiente procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos delgráfico:

Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño,Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos de gráfico y, a continuación, haga clic en la serie de datos que desea trazar a lo largode un eje vertical secundario.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección .

3. Haga clic en Opciones de serie si no está seleccionada esta opción y, a continuación, en Trazarserie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.

4. En la ficha Presentación , en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

5. Haga clic en Eje vertical secundario y luego en la opción de presentación que desee.

Agregar un eje horizontal secundario

1. Haga clic en un gráfico que contenga un eje vertical secundario.

Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Presentación , en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

3. Haga clic en Eje horizontal secundario y luego en la opción de presentación que desee.

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Quitar un eje secundario

1. Haga clic en el gráfico que contiene el eje secundario que desea quitar.

Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes: En la ficha Presentación , en el grupo Ejes, haga clic en Ejes, en Eje vertical secundario o Eje

horizontal secundario y luego en Ninguno.

Haga clic en el eje secundario que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón)en el eje secundario y, después, haga clic enEliminar en el menú contextual.

Cambiar la escala del eje (series) de profundidad en un gráfico

Un gráfico 3D, como un gráfico de columnas 3D, tendrá un eje (eje: línea que rodea el área de trazado deun gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contenerdatos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías.) (series) de profundidad que puedecambiar. Puede especificar el intervalo entre las marcas de graduación y los rótulos del eje, cambiar suposición a lo largo del eje e invertir el orden que se muestran las series.

1. En un gráfico 3D, haga clic en el eje (series) de profundidad que desea cambiar o realice el siguienteprocedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del gráfico:

Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño,Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos de gráfico y, a continuación, haga clic en Eje (series) de profundidad.

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección .

3. Haga clic en Opciones del eje, si no está seleccionada esta opción, y realice alguna de estasoperaciones:

Para cambiar el intervalo entre las marcas de graduación, en el cuadro Intervalo entre marcas degraduación, escriba el número que desee.

Para cambiar el intervalo entre los rótulos del eje, bajo Intervalo entre etiquetas , haga clic enEspecificar unidad de intervalo y, a continuación, en el cuadro de texto, escriba el número quedesee.

Para invertir el orden de las series, active la casilla de verificación Series en orden inverso .

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Para cambiar la ubicación de las marcas de graduación y rótulos del eje, seleccione la opción quedesee en los cuadros Marca de graduación principal , Marca de graduación secundaria yEtiquetas del eje.

Cambiar la escala del eje horizontal (categorías) en un gráfico

Como en un eje (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referenciade medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contenercategorías.) horizontal (categorías) se muestran rótulos de texto en lugar de intervalos numéricos, sonmenos las opciones de escala que se pueden mo dificar que las correspondientes al eje vertical (valores).Sin embargo, puede cambiar el número de categorías que se muestran entre las marcas de graduación, elorden en que se muestran las categorías y el lugar donde se cruzan los dos ejes.

1. En un gráfico, haga clic en el eje horizontal (categorías) que desea cambiar o realice el siguienteprocedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del gráfico:

Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño,Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos de gráfico y, a continuación, haga clic en Eje horizontal (categorías) .

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección .

3. Haga clic en Opciones del eje, si no está seleccionada esta opción, y realice alguna de estasoperaciones:

Para cambiar el intervalo entre las marcas de graduación, en el cuadro Intervalo entre marcasde graduación, escriba el número que desee.

El número que escriba determinará el número de categorías mostradas entre las marcas degraduación.

Para cambiar el intervalo entre los rótulos del eje, bajo Intervalo entre etiquetas , haga clic enEspecificar unidad de intervalo y, a continuación, en el cuadro de texto, escriba el número quedesee.

Escriba 1 para mostrar un rótulo para cada categoría, 2 para mostrar un rótulo para cada doscategorías, 3 para mostrar un rótulo para cada tres categorías, etc.

Para cambiar la posición de los rótulos del eje, en el cuadro Distancia de la etiqueta desde eleje, escriba el número que desee.

Escriba un número bajo si desea que los rótulos estén cerca del eje y un número alto si desea queentre el rótulo y el eje haya más distancia.

Para invertir el orden de las categorías, active la casilla de verificación Categorías en ordeninverso.

Para cambiar el tipo de eje a un eje de texto o fecha, en Tipo de eje, haga clic en Eje de texto oEje de fecha y, a continuación, seleccione las opciones correspondientes. El texto y los puntosde datos se espacian uniformemente en un eje de texto. En un eje de fecha se muestran lasfechas en orden cronológico a intervalos específicos o unidades base, como por ejemplo, elnúmero de días, de meses o de años, aun cuando las fechas de la hoja de cálculo no estén pororden o en las mismas unidades base.

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Para cambiar la ubicación de las marcas de graduación y rótulos del eje, seleccione la opciónque desee en los cuadros Marca de graduación principal , Marca de graduación secundaria yEtiquetas del eje .

Para cambiar el punto de intersección entre el eje vertical (valores) y el eje horizontal(categorías), en El eje vertical cruza , haga clic en En categoría número y, a continuación,escriba el número que desee en el cuadro de texto, o haga clic en En la categoría máxima paraespecificar que el eje vertical (valores) se cruza con el eje horizontal (categorías) detrás de laúltima categoría del eje x.

Cambiar la escala del eje vertical (valores) en un gráf ico

De manera predeterminada, Microsoft Office Excel determina los valores de escala mínimo y máximo deleje vertical (valores) de un gráfico. Sin embargo, puede personalizar la escala para adaptarla a susnecesidades. Cuando los valores trazados en el gráfico cubren un r ango muy grande, puede cambiartambién el eje vertical (valores) a una escala logarítmica.

1. En un gráfico, haga clic en el eje vertical (valores) que desea cambiar o realice el siguienteprocedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del gr áfico:

Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño,Presentación y Formato.

En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos de gráfico y, a continuación, haga clic en Eje vertical (valores) .

2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección .

3. Haga clic en Opciones del eje, si no está seleccionada esta opción, y realice alguna de estasoperaciones:

Para cambiar el número en el comienza o termina el eje vertical (valores), para la opción Mínimo oMáximo, haga clic en Fijo y, a continuación, escriba un número diferente en el cuadro Mínimo oMáximo.

Para cambiar el intervalo de las marcas de graduación (marcas de graduación y rótulos de marcasde graduación: las marcas de graduación son líneas pequeñas de medida, similares a las divisionesde una regla, que intersecan un eje. Los ró tulos de marcas de graduación identifican las categorías,los valores o las series del gráfico.) y de las líneas de división del gráfico (líneas de cuadrícula degráficos: líneas que se pueden agregar a un gráfico para facilitar la visualización y evaluación dedatos. Las líneas de cuadrícula se extienden desde las marcas de graduación de un eje a través delárea de trazado.), para la opción Unidad mayor o Unidad menor, haga clic en Fijo y, acontinuación, escriba un número diferente en el cuadro Unidad mayor o Unidad menor.

Para invertir el orden de los valores, active la casilla de verificación Valores en orden inverso .

Al cambiar el orden de los valores del eje vertical (valores) de abajo a arriba, los rótulos decategoría del eje horizontal (categorías) se voltearán de abajo a arriba en el gráfico. Del mismomodo, al cambiar el orden de las categorías de izquierda a derecha, los rótulos de valor sevoltearán de izquierda a derecha en el gráfico.

Para cambiar el eje de valores a logarítmico, active la casilla de verificación Escala logarítmica.

Para cambiar las unidades de visualización del eje de valores, en la lista Unidades devisualización, seleccione las unidades que desee.

Para mostrar un rótulo que describa las unidades, active la casilla de verificación Mostrar rótulo deunidades.

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Para cambiar la ubicación de las marcas de graduación y rótulos del eje, seleccione la opción quedesee en los cuadros Marca de graduación principal , Marca de graduación secundaria yEtiquetas del eje.

Para cambiar el punto de intersección entre el eje horizontal (categorías) y el eje vertical (valores),en El eje horizontal cruza , haga clic en Valor del eje y, a continuación, escriba el número quedesee en el cuadro de texto, o haga clic en Valor máximo del eje para especificar que el eje

horizontal (categorías) se cruza con el eje vertical (valores) en el valor máximo del eje.

Tipos de gráficos disponibles

Microsoft Office Excel 2007 admite varios tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma

comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia uno existente, puede elegir entre una

amplia gama de subtipos de gráficos disponibles para cada uno de los tipos de gráficos siguientes.

Gráficos de columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o fi las de una hoja de cálculo en un gráfico decolumnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para

ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores

en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Columna agrupada y columna agrupada en 3D Los gráficos de columna agrupada comparan

valores entre categorías. Un gráfico de columna agrupada muestra valores en rectángulos

verticales en 2D. Una columna agrupada en un gráfico 3D muestra sólo los rectángulos verticalesen formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de

profundidad) que puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de columna 3D.

Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que representan:

- Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos de un histograma).

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- Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como

totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).

- Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de

artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).

Columna apilada y columna apilada en 3D Los gráficos de columnas apiladas muestran la

relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor con

un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas muestra valores en rectángulos

apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas apiladas en 3D muestra los rectángulos

apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y desea

destacar el total.

Columna 100% apilada y columna 3D apilada 100% Estos tipos de gráficos de columnas

comparan el porcentaje que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico decolumnas 100% apiladas muestra valores en rectángulos verticales 2D apilados 100%. Un gráfico

de columnas 3D apiladas 100% muestra los rectángulos 100% apilados verticales en formato 3D;

no muestra los datos con formato 3D. Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas

cuando tenga tres o más series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto,

especialmente si el total es el mismo para cada categoría.

Columnas 3D Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que puede modificar (un eje

horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes

horizontal y de profundidad.

Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desea comparar de una manera igual datos entrecategorías y entre la serie.

Cilindro, cono y pirámide Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los

mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, apilados 100% y en 3D proporcionados para

gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma

manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y

pirámide en lugar de rectángulos.

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Gráficos de líneas

Se pueden trazar datos que se organizan en

columnas o filas de una hoja de cálculo en un

gráfico de líneas. Los gráficos de línea

pueden mostrar datos continuos en el tiempo,

establecidos frente a una escala común y, por

tanto, son ideales para mostrar tendencias en

datos a intervalos iguales. En un gráfico de

líneas, los datos de categoría se distribuyen

uniformemente en el eje horizontal y todos los

datos de valor se distribuyen uniformemente

en el eje vertical.

Debería utilizar un gráfico de líneas si las etiquetas de categoría son texto, y representan valores de

espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales. Esto es especialmente cierto si hay varias

series: para una serie, debería pensar en utilizar un gráfico de categorías. Debería utilizar un gráfico de

líneas si tiene algunas etiquetas numéricas con espacio uniforme, especialmente años. Si tiene más de

diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.

Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Línea y línea con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos

individuales, los gráficos de líneas son útiles para mostrar tendencias en el tiempo o categorías

ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentanes importante. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un

gráfico de líneas sin marcadores.

Línea apilada y línea apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar

valores de datos individuales, los gráficos de líneas apiladas son útiles para mostrar la tendencia

de la contribución de cada valor en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o

los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas apiladas sin marcadores.

Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar en utilizar en su lugar

un gráfico de áreas apiladas.

Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores

para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas 100% apiladas son útiles para

mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías

ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico

de líneas 100% apiladas sin marcadores.

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Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar en utilizar en su lugar

un gráfico de áreas 100% apiladas.

Líneas 3D Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de

opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede

modificar.

Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos conteni dos en una columna o una fila de una hoja de

cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción

a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del

total del gráfico circular.

Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

- Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.

- Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.

- Casi ninguno de los valores que desea trazar son va lores cero.

- No tiene más de siete categorías.

- Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Circular y circular en 3D Los gráficos circulares muestran la contribución d e cada valor a un

total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente los sectores de un gráfico circular para

destacarlos.

Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras Los gráficos circulares

con subgráfico circular o circular con subgráfico de barras con valores definidos por el usuario

extraídos del gráfico circular principal y combinados en un segundo circular o en una barra

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apilada. Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea que los pequeños sectores del gráfico

circular principal se vean mejor.

Gráfico circular seccionado y gráfico circular seccionado 3D Los gráficos circulares

seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras que destacan valores

individuales. Los gráficos circulares seccionado s se pueden mostrar en formato 3D. Debido a queno puede mover los sectores de un gráfico circular seccionado de manera individual, puede que

desee pensar en utilizar un gráfico circular o un gráfico circular en un gráfico 3D en su lugar. A

continuación, puede extraer los sectores manualmente.

Gráficos de barras

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de

barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

- Las etiquetas de eje son largas.

- Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los gráficos de barras agrupadas comparan valores

entre categorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se organizan normalmente en

el eje vertical y los valores en el eje horizontal. Un gráfico de barras agrupadas en 3D muestra los

rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Barra apilada y barra apilada en 3D Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de

elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en 3D muestra los

rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

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Barra 100% apilada y barra 100% apilada en 3D Este tipo de gráfico compara el porcentaje con

que cada valor contribuye a un total entre categorías. Una barra 100% apilada en un gráfico 3D

muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Pirámide, cono y cilindro horizontal Los gráficos de cilindros, conos y pirámides horizontales

están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados y 100% apiladosproporcionados para gráficos de barras rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente

de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de

cilindros, conos y pirámides en lugar de rectángulos horizontales.

Gráficos de área

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de

área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar

la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan

el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes

con un todo.

Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Área y área en 3D Los gráficos de área muestran la tendencia de valores en el tiempo o

categorías. Un gráfico de área en 3D muestra lo mismo pero presenta las áreas en un formato

3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza

tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debería utilizar el

subtipo de gráfico de área 3D. Como regla general, debería pensar en utilizar un gráfico de lín eas

en lugar de un gráfico de áreas no apiladas.

Área apilada y área apilada en 3D Los gráficos de áreas apiladas muestran la tendencia de la

contribución de cada valor en el tiempo o categorías. Un gráfico de área apilada en 3D muestra lo

mismo pero presenta las áreas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para

presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad)

que no puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de área 3D.

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Área 100% apilada y área 100% apilada en 3D Los gráficos de áreas 100% apiladas muestran

la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías. Un gráfico

de áreas 100% apiladas en 3D muestra lo mismo pero presenta las áreas en un formato 3D; no

muestra los datos en formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes

(ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debería utilizar el subtipo de

gráfico de área 3D.

Áreas 3D Los gráficos de áreas 3D muestran la tendencia de valores en el tiempo o categorías

utilizando tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar.

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y filas de u na hoja de cálculo en un gráfico de tipo

XY (dispersión). Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias

series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores, mostrando un conjunto de datos numéricos en el ejehorizontal (eje x) y otro en el eje vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de datos únicos y los

muestra en intervalos uniformes o agrupaciones. Los gráficos de dispersión s e utilizan normalmente para

mostrar y comparar valores numéricos, como datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

- Desea cambiar la escala del eje horizontal.

- Desea convertir dicho eje en una escal a logarítmica.

- Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.

- Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.

- Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de

valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para

revelar más información acerca de los valores agrupados.

- Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre

puntos de datos.

- Desea comparar grandes números de puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuanto

más datos incluye en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que puede

realizar.

Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería colocar los valores

de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y correspondientes en las filas o

columnas adyacentes.

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Los gráficos de dispersión tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Dispersión con sólo marcadores Este tipo de gráfico compara pares de valores. Utilice un

gráfico de dispersión sin líneas cuando tenga datos en un orden específico.

Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y marcadores Este

tipo de gráfico se puede mostrar con o sin una curva suavizada en la que se conec ten los puntos

de datos. Estas líneas se pueden mostrar con o sin marcadores. Utilice el gráfico de dispersión

sin marcadores si hay muchos puntos.

Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores Este tipo de

gráfico se puede mostrar con o sin líneas rectas de conexión entre puntos de datos. Estas líneas

se pueden mostrar con o sin marcadores.

Gráficos de cotizaciones

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de

cálculo en un gráfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un gráfico de cotizaciones se utiliza con

mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico

también se puede utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones

para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden

correcto para crear gráficos de cotizaciones.

La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en su ho ja de cálculo es muy importante. Por

ejemplo, para crear un gráfico de cotizaciones de máximos, mínimos, cierre, debería organizar los datos

con Máximos, Mínimos, Cierre escritos como los encabezados de columnas, en dicho orden.

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Los gráficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Máximos, mínimos y cierre El gráfico de máximos, mínimos y cierre se utiliza a menudo p ara

ilustrar precios de cotizaciones. Requiere tres series de valores en el orden siguiente: máximos,

mínimos y cierre.

Apertura, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en

el orden correcto (apertura, máximos, m ínimos y cierre).

Volumen, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en

el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre). Mide el volumen empleando dos ejes de

valores: uno para las columnas que miden volumen y el otro, para los precios de acciones.

Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico requiere cinco series de

valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre).

Gráficos de superficie

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de

superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de

datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áre as que están en el mismo rango

de valores.

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores

numéricos.

Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Superficie 3D Los gráficos de superficie 3D muestran tendencias en valores entre dos

dimensiones de una curva continua. Los colores de un gráfico de superficie no represen tan las

series de datos; representan la distinción entre los valores.

Trama de superficie 3D Mostrado sin color, un gráfico de superficie 3D se denomina gráfico de

trama de superficie 3D.

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Sin color, un gráfico de trama de superficie 3D no es fácil de l eer. Puede que desee utilizar en su

lugar un gráfico de superficie 3D.

Contorno y trama de contorno Los gráficos de contorno y trama de contorno son gráficos de

superficie vistos desde arriba. En un gráfico de contorno, los colores representan rangos

específicos de valores. Un gráfico de trama de contorno se muestra sin color.

Los gráficos de contorno o de trama de contorno no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar en

su lugar un gráfico de superficie 3D.

Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de

una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes

con un todo pero puede contener más de una serie de datos.

Los gráficos de anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un gráfico de columnas apiladas o

un gráfico de barras apiladas en su lugar.

Los gráficos de anillos tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Anillos Los gráficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cad a anillo representa unaserie de datos. Por ejemplo, en el gráfico anterior, el anillo interior representa los ingresos por

impuestos de gas y el anillo externo representa los ingresos por impuestos de la propiedad.

Anillos seccionados De manera muy similar a los gráficos circulares seccionados, los gráficos

de anillos seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras se destacan los

valores individuales, pero pueden contener más de una serie de datos.

Gráficos de burbujas

En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de

cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y correspondientesy los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyace ntes.

Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.

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Los gráficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Burbuja y burbuja con efecto 3D Los gráficos de burbujas son similares al gráfico de tipo xy

(dispersión), pero comparan conjuntos de tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina

el tamaño del marcador de la burbuja. Puede elegir una burbuja o una burbuja con un subtipo de

gráfico con efectos 3D.

Gráficos radiales

En un gráfico radial se pueden representar datos organizados en columnas o en filas de una hoja de

cálculo. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de un número de series de datos.

Los gráficos radiales tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos i ndividuales, los

gráficos radiales muestran cambios en valores relativos a un punto central.

Radial relleno En un gráfico radial relleno, el área cubierta con una serie de datos se rellena con

un color.

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Cambiar el tipo de gráfico de un grá fico existente

En la mayoría de los gráficos 2D, puede cambiar el tipo de gráfico de todo el gráfico para aportarle un

aspecto totalmente diferente, o puede seleccionar un tipo de gráfico diferente para cualquier serie de

datos, lo que convertirá el gráfico en un gráfico combinado. En cuanto a los gráfi cos de burbuja y a la

mayoría de gráficos 3D, puede cambiar únicamente el tipo de gráfico del gráfico completo.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para cambiar el tipo de gráfico del gráfico entero, haga clic en el área del gráfico o en el

área de trazado del gráfico para mostrar las herramientas d e gráfico.

Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos únicos, haga clic en la serie de datos.

Se mostrarán las herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.

3. En el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico , siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en un tipo de gráfico en el primer cuadro y, a continuación, haga clic en el subtipo

de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.

Si guardó algún tipo de gráfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuación,

haga clic en la plantilla de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.

Sólo puede cambiar el tipo de gráfico de serie de datos por vez. Para cambiar el tipo de gráfico de más de

una serie de datos del gráfico, debe repetir todos los pasos de este procedimiento por cada una de ellas.

Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea

establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el subtipo de

gráfico en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico , haga clic en Establecer como

predeterminado.

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5/14/2018 Manual Excel Basico 2007 - slidepdf.com

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IMPRESIÓN

Los libros y hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno a uno o varios al mismo

tiempo. Si los datos que desea imprimir están en una tabla de Microsoft Office Excel, sólo se podr á

imprimir la tabla de Excel.

También se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora; esta opción resulta muy

útil cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la que se utilizó para

imprimirlo originalmente.

Configurar la Orientación del papel

Siga los procedimientos siguientes:

1. Haga clic en el archivo.

2. En la ficha Diseño de página, haga clic en Orientación y, a continuación, en Horizontal.

3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

4. Haga clic en Propiedades y, a continuación, en la ficha Página.

5. En Orientación, haga clic en Horizontal o Vertical.

6. Haga clic en Aceptar dos veces.

Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación,

seleccione el rango de datos que desea imprimir.

Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

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3. En Imprimir, seleccione una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas activas o todo

el libro.

Si la hoja de cálculo cuenta con un área de impresión definida, Excel sólo imprimirá dicha zona.

Si no desea imprimir un área definida, active la casilla de verificación Omitir áreas de

impresión.

Para imprimir rápidamente u obtener una vista previa de la copia impresa antes de imprimirla, haga clic en

el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Imprimir y, a continuación, haga

clic en Impresión rápida o Vista preliminar.

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

Imprimir varios libros de forma simultánea

Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir.

2. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en el nombre de los libros que desea

imprimir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Herramientas y, a continuación, en Imprimir.

Imprimir una tabla de Excel

1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

3. En Imprimir, seleccione Tabla.

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[84]

Imprimir con o sin líneas de división de celdas

1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desee imprimir.

2. En el grupo Opciones de la hoja de la ficha Diseño de página , active la casilla de

verificación Imprimir, situada bajo Líneas de división .

3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

Las hojas de cálculo se imprimen con más rapidez sin las líneas de división.

Vista previa de una página antes de imprimirla

1. Siga los procedimientos siguientes que se indican:

Haga clic en el botón de Microsoft Office , elija la flecha situada junto a

Imprimir y, a continuación, haga clic en Vista preliminar.

2. Haga clic en los botones de la barra de herramientas o la cinta de opciones para obtener

una vista previa de la página o realizar cambios antes de imprimir.

Agregar, eliminar o mover saltos de página

1. En el grupo Vistas de libro de la ficha Vista, haga clic en Vista previa de salto de página .

También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Page 85: Manual Excel Basico 2007

5/14/2018 Manual Excel Basico 2007 - slidepdf.com

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Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición.

Al mover un salto de página automático, éste se transforma en salto manual.

Para insertar saltos de página verticales u horizontales, seleccione una fila o columnadebajo o a la derecha del lugar donde desee insertarlo, haga clic con el botón

secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Insertar salto de página

en el menú contextual.

Para quitar un salto de página manual, arrástrelo fuera del área de vista previa de

salto de página.

Para quitar todos los saltos de página manuales, haga clic con el botón secundario

del mouse  en cualquier celda de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic enRestablecer todos los saltos de página en el menú contextual.

3. Para volver a la vista Normal una vez que termine de trabajar con los saltos de página, en la

ficha Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en Normal.