Manual Garantías Concesionarios

Manual de Usuario

Versin 1.0

JUNIO, 2013

Proyecto SGA Control y seguimiento de

las garantas en sucursales y concesionarios

Automotores Gildemeister del Per

Proyecto: Control y seguimiento de garantas en

sucursales y concesionarios

Manual de Usuario

CONTROL DE VERSIONES

VERSIN PARTES QUE CAMBIAN

DESCRIPCIN DEL CAMBIO FECHA DE CAMBIO

MODIFICADO POR REVISADO POR

APROBADO POR

1.0 Versin Original 03/06/2013

Mirian Urdanivia




Manual de Usuario

CONTENIDO

1. OBJETIVOS DEL SISTEMA ........................................................................... 4

2. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES ........................................................... 4

3. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ................................................................ 4

4. MDULOS DEL SISTEMA .............................................................................. 4

4.1 Ingreso al Sistema .....................................................................................................4

4.2 Bandeja Solicitudes Garanta ..................................................................................5

4.3 Registrar una nueva solicitud Garanta ..................................................................7




Manual de Usuario

1. OBJETIVOS DEL SISTEMA

El objetivo del presente proyecto es proporcionar a los usuarios una herramienta que les

permita registrar y hacer seguimiento de las solicitudes de garanta.

2. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES

Los trminos empleados en el documento actual son:

AGP: Automotores Gildemeister del Per

3. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

A continuacin los mdulos comprendidos en el proyecto:

- Servicios

Bandeja Solicitud Garantas

Registro Solicitud Garantas

4. MDULOS DEL SISTEMA 4.1 Ingreso al Sistema

Para ingresar al sistema se deber realizar lo siguiente: 1. Ingresar al Sistema SGA e ingresar el usuario y contrasea de los usuarios con

perfil Administrador Taller, Jefe Garanta, Asistente Garanta, Jefe Soporte Tcnico, luego hagamos click en el botn Ingresar.

2. Seleccionar la Opcin Servicios/ Bandeja Solicitud Garantas:




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4.2 Bandeja Solicitudes Garanta

Para buscar las solicitudes de garantas debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar o ingresar los filtros desde la bandeja solicitud de garantas:

Marca: se muestra el listado de las marcas existentes en el SGA y a las cuales tiene acceso el usuario que ha ingresado al sistema. Filtro opcional.

Modelo: se muestra el listado de los modelos asociados a la marca seleccionada. Filtro opcional

Nombre Comercial: campo de texto para ingresar el nombre comercial. Filtro opcional

Vin: campo texto para ingresar el nmero de vin a consultar. Filtro opcional. Placa: campo texto para ingresar el nmero de placa a consultar. Filtro opcional. Fecha Registro Solicitud: Desde Hasta: permite buscar por la fecha de registro

de las solicitudes de garanta. Por defecto se muestra en la fecha desde el primer da del mes actual y en la fecha hasta la fecha actual.

Fecha Orden Trabajo: Desde Hasta: permite buscar por la fecha de orden de trabajo. Por defecto se muestra en la fecha desde el primer da del mes actual y en la fecha hasta la fecha actual.

Ubigeo (Lima/Provincia): muestra las opciones: Lima, Provincia. Filtro opcional. Taller: muestra el listado de los talleres a los cuales est asociado el usuario

que ingresa al sistema. Filtro obligatorio. Tipo Garanta: muestra el listado de los tipos de garanta. Filtro opcional. Nmero Orden Reparacin: campo de texto en el cual debe ingresar el nmero

de orden de reparacin a consultar. Filtro opcional. Estado de la solicitud de garanta: permite realizar la bsqueda por el estado de

la solicitud de garanta que puede ser: o Registrada o En Proceso o Rechazada o Aprobada

Observado: permite realizar la bsqueda de las solicitudes de garanta observadas.

2. Una vez seleccionado los filtros deber hacer click en el botn Buscar , luego

del cual el sistema le mostrar los registros que coinciden con los filtros

seleccionados.




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En la bandeja se muestra las siguientes columnas: Seleccin: columna de casilla de verificacin que permitir seleccionar una o

ms unidades solicitudes de garanta. Nro. Solicitud: es el nmero generado por el sistema para la solicitud de

garanta. Taller: nombre del taller a la cual pertenece la solicitud de garanta. Marca. Nombre Comercial. Nro Vin Nro. Orden de Reparacin. Tipo de Garanta. Monto Total Solicitud Garanta. Estado: Se mostrar el estado de la solicitud de garanta. Ind. Pendientes Registrar: Indica si por lo menos uno de los repuestos

registrados en la solicitud no estn ingresados en Spring. Se deber mostrar un check si existen repuestos pendientes por registrar en Spring.

Ind. Observado: Indica si la solicitud tiene registrada alguna observacin. Al pasar el mouse por el indicador se visualizar el detalle de la observacin.

3. Si desea limpiar los filtros seleccionados y/o ingresados deber hacer click en el

botn Limpiar .

Para eliminar una o ms solicitudes de garanta deber realizar lo siguiente: 1. Seleccionar uno o ms registros de la bandeja se solicitud de garanta.

2. Hacer click en el botn Eliminar .

Tener en cuenta que solo se podr eliminar las solicitudes de garanta en estado Registrado.

Para ver el detalle de las solicitudes de garantas se deber hacer doble click sobre uno de los registros de la bandeja, luego del cual el sistema mostrar la pantalla de Registro Garanta con los campos deshabilitados. En caso la solicitud de garanta se encuentre observada, podr modificar los datos de la solicitud para lo cual los campos estarn habilitados.




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Para registrar una nueva solicitud de garanta deber hacer click en el botn

Agregar , luego del cual el sistema mostrar la pantalla de Registro Garanta con los campos en blanco. En el punto 4.3 se describe como se debe ingresar una solicitud de garanta.

4.3 Registrar una nueva solicitud Garanta

1. Seleccionar la Opcin Servicios/ Registro Solicitud Garantas:

2. Luego el sistema les mostrar la ventana Registro Garanta en la cual podrn registrar los datos de la solicitud de garanta divididos en las siguientes secciones:

Datos Generales:

Taller: se mostrar por defecto el nombre del taller al que pertenece el usuario que ingresa al sistema. Cdigo: se ingresar el cdigo dealer del concesionario, solo para la marca Hyundai Orden de Reparacin: podr ingresar el nmero de la orden realizada para los trabajos de garanta. Fecha Orden: fecha de la orden de reparacin, por defecto mostrar la fecha actual y podr ser modificada.




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Datos Vin:

Nmero Vin: podr ingresar el nmero de vin de la solicitud de garanta. Podr digitar todo o parte del nmero de vin, mientras va digitando el nmero de vin debajo del texto aparecer una lista con los vines que coinciden con el texto ingresado.

En caso de encontrar el vin en la lista deber seleccionarlo, luego del cual el sistema mostrar los datos de la unidad: Modelo: se mostrar el modelo del vin. Color: se mostrar el color exterior del vin. Placa: se mostrar la placa de la unidad. Fecha Venta: se mostrar la fecha de cancelacin del vehculo. Nmero de Motor: se mostrar el nmero de motor de la unidad. Kilometraje: se mostrar por defecto el kilometraje registrado en la orden de trabajo. Propietario: se mostrar el nombre del cliente del vehculo. Direccin: se mostrar la direccin del propietario del vehculo. Telfono: se mostrar el telfono del propietario del vehculo.

Datos Garanta:

Tipo Garanta: se podr seleccionar entre los siguientes tipos de garanta: W: Fallas Mecnicas P: Fallas de Pinturas S: Garantas de Repuestos C: Campaas

Cuando el tipo de garanta seleccionada sea Garanta por Repuestos, se deber mostrar los campos de la primera instalacin:

Cdigo de Parte Causal: Cdigo de repuesto causante de la falla detectada. Campo obligatorio. Podr digitar todo o parte del cdigo del repuesto, mientras va digitando el cdigo del repuesto debajo del texto aparecer una lista con los repuestos registrados en el sistema.




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En caso de encontrar el repuesto en la lista deber seleccionar el registro, luego del cual el sistema mostrar los siguientes datos: Cdigo y descripcin.

En caso de no acordarse el cdigo del repuesto puede realizar la bsqueda por cdigo o nombre del repuesto, para lo cual deber realizar lo siguiente:

1. Hacer click en el cono de la lupa 2. El sistema abrir la ventana Lista De Repuestos

3. Para buscar el repuesto deber ingresar los campos cdigo o descripcin o dejar los campos en blanco.

4. Luego deber hacer click en el botn buscar . 5. El sistema le mostrar los resultados de la bsqueda.




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6. Deber hacer doble click sobre uno de los repuestos encontrados, luego del cual el sistema mostrar los datos en el formulario de registro de solicitud de garanta.

7. Si desea limpiar los filtros: cdigo o descripcin deber hacer click en el botn

Limpiar . 8. Si desea cerrar la ventana Lista de Repuestos deber hacer click en el botn

Cerrar . 9. Tambin se tiene la opcin para agregar nuevos registros de repuestos, para

esto deber hacer click en el botn Agregar . 10. Luego, el sistema mostrar la ventana Agregar Repuesto.

11. Ingrese el cdigo y descripcin del repuesto, son campos obligatorios.

12. Hacer click en el botn Guardar , el sistema agregar el nuevo registro en el campo Cdigo de Parte Causal. Cuando se registren nuevos repuestos, estos aparecern resaltados en color naranja como un indicador para el rea de garantas de que est pendiente por registrar en el sistema Spring.

13. Si desea cerrar la ventana Agregar Repuesto deber hacer click en el botn

Cerrar .

Naturaleza Falla: Este campo ser obligatorio siempre que este configurado para la marca de la unidad. Podr digitar todo o parte del cdigo de naturaleza falla, mientras va digitando el cdigo de la naturaleza falla debajo del texto aparecer una lista de las naturalezas fallas registradas en el sistema.

En caso de encontrar la naturaleza falla en la lista deber seleccionar el registro, luego del cual el sistema mostrar los siguientes datos: Cdigo y descripcin.

En caso de no acordarse el cdigo de la naturaleza falla puede realizar la bsqueda por cdigo o nombre de la naturaleza falla, para lo cual deber realizar lo siguiente:

1. Hacer click en el cono de la lupa 2. El sistema abrir la ventana Lista Naturaleza Falla. 3. Para buscar el repuesto deber ingresar los campos cdigo o descripcin o

dejar los campos en blanco.




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6. Deber hacer doble click sobre uno de los registros encontrados, luego del cual el sistema cargar los datos en el campo naturaleza falla del formulario de registro de solicitud de garanta.


Limpiar . 8. Si desea cerrar la ventana Lista de Naturaleza deber hacer click en el botn

Cerrar . 9. Tambin se tiene la opcin para agregar nuevos registros de naturaleza falla,

para esto deber hacer click en el botn Agregar . 10. Luego, el sistema mostrar la ventana Agregar Naturaleza Falla.

11. Ingresar el cdigo y descripcin de la naturaleza falla, son campos obligatorios.

12. Hacer click en el botn Guardar , el sistema agregar el nuevo registro en el campo Naturaleza Falla.

13. Si desea cerrar la ventana Agregar Naturaleza Falla deber hacer click en el

botn Cerrar .




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Causa Falla: Este campo ser obligatorio siempre que este configurado para la marca de la unidad. El ingreso de este campo es igual que el campo naturaleza falla.

Cdigo Mano Obra Principal: Este campo ser obligatorio siempre que este configurado para la marca de la unidad.

Podr digitar todo o parte del cdigo de mano de obra, mientras va digitando el cdigo debajo del texto aparecer una lista de las manos de obra registradas en el sistema.

En caso de encontrar la mano de obra en la lista deber seleccionar el registro, luego del cual el sistema mostrar los siguientes datos: Cdigo, descripcin y tiempo segn manual en los campos respectivos.

En caso de no acordarse el cdigo de la mano de obra puede realizar la bsqueda por cdigo o nombre, para lo cual deber realizar lo siguiente:

1. Hacer click en el cono de la lupa 2. El sistema abrir la ventana Lista Mano de Obra. 3. Para buscar la mano de obra deber ingresar los campos cdigo o

descripcin o dejar los campos en blanco.





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6. Deber hacer doble click sobre uno de los registros encontrados, luego del cual el sistema cargar los datos en el campo Mano Obra Principal del formulario de registro de solicitud de garanta.

7. Si desea limpiar los filtros: cdigo o descripcin deber hacer click en el

botn Limpiar . 8. Si desea cerrar la ventana Lista Mano de Obra deber hacer click en el

botn Cerrar . 9. Tambin se tiene la opcin para agregar nuevos registros de mano de obra

para esto deber hacer click en la botn Agregar . 10. Luego, el sistema mostrar la ventana Agregar Mano Obra.

11. Ingresar el cdigo, descripcin y tiempo segn manual de la mano de obra, son campos obligatorios para registrar una mano de obra.

12. Hacer click en el botn Guardar , el sistema agregar el nuevo registro en el campo Mano Obra Principal.

13. Si desea cerrar la ventana Agregar Mano de Obra deber hacer click en el

botn Cerrar .

Descripcin del Problema: Condicin: campo donde podr ingresar las condiciones de las solicitudes de garanta.




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Anlisis: campo donde podr ingresar el anlisis de las solicitudes de garanta. Accin Correctiva: campo donde podr ingresar la accin correctiva de las solicitudes de garanta. Comentarios: campo donde podr ingresar los comentarios de las solicitudes de garanta.

Repuestos Cambiados: Se podr ingresar los repuestos cambiados a la unidad. Por defecto aparecer el repuesto ingresado en el campo parte causal. Para ingresar un repuesto deber seguir los siguientes pasos:

1. Digitar todo o parte del cdigo del repuesto en el campo Ingrese Cdigo , mientras va digitando el cdigo del repuesto debajo del texto aparecer una lista con los repuestos relacionados a la orden de trabajo seleccionada anteriormente.

En caso de encontrar el repuesto en la lista deber seleccionar el registro, luego del cual el sistema lo agregar en la bandeja de los repuestos cambiado.

2. En caso de no acordarse el cdigo del repuesto puede realizar la bsqueda por cdigo o nombre del repuesto, para lo cual deber hacer click en el cono

de la lupa 3. El sistema abrir la ventana Lista de Repuestos.




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4. Para buscar el repuesto deber ingresar los campos cdigo o descripcin o dejar los campos en blanco.


7. Deber hacer doble click sobre uno de los repuestos encontrados, luego del cual el sistema lo agregar en la bandeja de los repuestos cambiado.


Limpiar . 9. Si desea cerrar la ventana Lista de Repuestos deber hacer click en el botn

Cerrar . 10. Tambin se tiene la opcin para agregar nuevos registros de repuestos, para

esto deber hacer click en el botn Agregar . 11. Luego, el sistema mostrar la ventana Agregar Repuesto.




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12. Ingrese el cdigo y descripcin del repuesto, son campos obligatorios.

13. Hacer click en el botn Guardar , el sistema agregar el nuevo registro en la bandeja de los repuestos cambiado. Cuando se registren nuevos repuestos, estos aparecern resaltados en color naranja como un indicador para el rea de garantas de que est pendiente por registrar en el sistema Spring.

14. Si desea cerrar la ventana Agregar Repuesto deber hacer click en el botn

Cerrar . 15. Luego de ingresar los repuestos cambiados se deber ingresa la cantidad

utilizada por cada repuesto. 16. En caso de equivocarse al ingresar un repuesto podr eliminarlo solo deber

hacer click en el botn Eliminar de la bandeja de repuestos cambiados.

Operaciones Trabajo Garanta Se podr ingresar las operaciones realizadas para el trabajo de garanta. Por defecto aparecer la mano de obra principal. Para ingresar una operacin de trabajo deber seguir los siguientes pasos: 1. Digitar todo o parte del cdigo de mano de obra en el campo Ingrese Cdigo ,

mientras va digitando el cdigo debajo del texto aparecer una lista de las manos de obra registradas en el sistema.

En caso de encontrar la mano de obra en la lista deber seleccionar el registro, luego del cual el sistema la agregar en la bandeja Operaciones Trabajo Garanta.




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2. En caso de no acordarse el cdigo de la mano de obra puede realizar la

bsqueda por cdigo o nombre, para lo cual deber hacer click en el cono de

la lupa . 3. El sistema abrir la ventana Lista Mano de Obra. 4. Para buscar la mano de obra deber ingresar los campos cdigo o descripcin

o dejar los campos en blanco.


7. Deber hacer doble click sobre uno de los registros encontrados, luego del cual el sistema lo agregar en la bandeja Operaciones Trabajo Garanta.


Limpiar . 9. Si desea cerrar la ventana Lista Mano de Obra deber hacer click en el botn

Cerrar . 10. Tambin se obtiene la opcin para agregar nuevos registros de mano de obra

para esto deber hacer click en la botn Agregar . 11. Luego, el sistema mostrar la ventana Agregar Mano Obra.




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12. Ingresar el cdigo, descripcin y tiempo segn manual de la mano de obra, son campos obligatorios para registrar una mano de obra.

13. Hacer click en el botn Guardar , el sistema agregar el nuevo registro en la bandeja Operaciones Trabajo Garanta.

14. Si desea cerrar la ventana Agregar Mano de Obra deber hacer click en el

botn Cerrar . 15. Luego de ingresar las operaciones de trabajo se deber ingresa la cantidad de

horas empleadas para realizar el trabajo. El sistema calcular el monto total por cada trabajo que se obtiene de multiplicar el nmero de horas por la tarifa por hora (est tarifa ser dada por el rea de garantas).

16. En caso de equivocarse al ingresar una operacin de trabajo podr eliminarla

para ello solo deber hacer click en el botn Eliminar de la bandeja de operaciones de trabajo de garanta.

Servicio Mantenimiento Preventivo

Este campo ser obligatorio siempre que este configurado para la marca de la unidad. Para ingresar un servicio de mantenimiento preventivo deber seguir los siguientes pasos: 1. Digitar todo o parte del cdigo del servicio en el campo Ingrese Cdigo ,

mientras va digitando el cdigo debajo del texto aparecer una lista de los servicios registrados en el sistema.




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En caso de encontrar el servicio en la lista deber seleccionar el registro, luego del cual el sistema lo agregar en la bandeja Servicio Mantenimiento Preventivo.

2. Luego de ingresar los servicios de mantenimiento preventivo se deber ingresar la fecha del servicio as como el kilometraje de la unidad.

3. En caso de equivocarse al ingresar un servicio podr eliminarlo para ello solo

deber hacer click en el botn Eliminar de la bandeja de Servicio Mantenimiento Preventivo.

Servicio Terceros

Se podr indicar si para las operaciones de garanta se realiz algn trabajo por terceros, de ser el caso deber realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la opcin S del campo Tipo. 2. Luego, deber adjuntar de forma obligatoria la proforma o factura del

proveedor, para ello deber hacer click en botn Examinar. 3. Buscar y seleccionar el documento de la proforma o factura, segn sea el caso. 4. Hacer click en el botn Procesar

5. Luego el sistema mostrar el tamao del archivo adjuntado y el enlace para

visualizar el archivo.

6. En caso desea eliminar el archivo adjuntado se deber hacer click en el botn

Eliminar correspondiente al registro del adjunto. 7. En caso desea visualizar el archivo adjuntado se deber hacer click en el botn

Ver Adjunto , luego del cual el sistema le consultar si desea abrir o guardar el archivo adjunto.

8. Ingresar el monto del trabajo de terceros, se tiene la opcin para ingresar el

importe en soles o en dlares. Si desea ingresar el monto en soles tambin deber ingresar el tipo de cambio, luego el sistema calcular el importe en dlares.




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Si no se realiz ningn trabajo de terceros deber seleccionar la opcin No del campo Tipo, no es obligatorio ingresar ninguno de los campos descritos anteriormente. Por ltimo, el sistema mostrar el monto total de la solicitud de garanta que es la suma del monto de las operaciones de trabajo ms el monto de trabajos por terceros. El monto ser calculado en dlares.

4. Una vez completado los datos obligatorios de la solicitud de garanta podr

grabarlos, para lo cual deber hacer click en botn Grabar , el sistema le pedir confirmar el registro:

Si acepta registrar la solicitud el sistema le mostrar el siguiente mensaje:

Cuando la solicitud de garanta es registrada su estado ser Registrada . En caso se intente grabar sin haber completado los campos obligatorios, el sistema le mostrar un mensaje en donde le indicar cuales son los campos que faltan registrar.




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En caso la unidad haya superado el kilometraje o el nmero de aos de la garanta, el sistema les mostrar el siguiente mensaje:

Este mensaje no ser restrictivo para continuar con el registro de la solicitud de garanta.

5. Luego de registrar la solicitud de garanta, se tiene la opcin para adjuntar algunos archivos como fotos de la unidad. 1. Deber hacer click en la seccin Adjuntos.

2. Por defecto el sistema le mostrar el nombre de las fotos obligatorias que

deber adjuntar a su solicitud de garantas (los nombres de los adjuntos son configurables por marca).

3. Deber hacer click en el botn Examinar de cada adjunto. 4. Buscar el archivo a adjuntar.

5. Hacer click en el botn Procesar , luego del cual el sistema le mostrar el siguiente mensaje:




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En caso de confirmar el sistema le mostrar el tamao del archivo adjunto, as como las opciones para ver el archivo adjuntado y eliminar el archivo adjuntado.

6. En caso desea eliminar el archivo adjuntado deber hacer click en el botn

Eliminar correspondiente al registro del adjunto. 7. En caso desea visualizar el archivo adjuntado deber hacer click en el botn

Ver Adjunto , luego del cual el sistema le consultar si desea abrir o guardar el archivo adjunto.

8. Adicionalmente, tienen la opcin para agregar ms archivos adjuntos en caso

de ser necesario, solo deber hacer click en el botn Agregar Adjunto . 9. El sistema le mostrar la ventana Agregar Adjunto.

10. Deber ingresar el nombre del adjunto y adjuntar el archivo que desee.

11. Luego, deber grabar el adjunto haciendo click en el botn Agregar . 12. El sistema agregar el adjunto registrado en la bandeja de Adjuntos.

6. Luego, deber enviar la solicitud de garantas a la bandeja del rea de garantas

para lo cual deber hacer click en el botn Enviar . Una vez enviada la solicitud de garanta su estado ser En Proceso . En caso se intente enviar la solicitud de garantas sin haber adjuntado los archivos obligatorios, el sistema no lo permitir y les mostrar el siguiente mensaje:

7. Por ltimo, podr visualizar el reporte generado por el sistema para la solicitud de

garanta solo deber hacer click en el botn Generar Reporte .

Cuando la solicitud de garanta es enviada al rea de garantas, el asistente o jefe del rea podrn aprobar, observar o rechazar la solicitud de garanta cuando eso suceda el sistema les enviar un correo de aviso. Cuando se aprueba la solicitud de garanta el asunto del correo ser: Aprobacin de Solicitud de Garanta.




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Cuando se observe la solicitud de garanta el asunto del correo ser: Observacin de Solicitud de Garanta.

Cuando se rechace la solicitud de garanta el asunto del correo ser: Rechazo de Solicitud de Garanta.




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