MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS · 2014-12-08 · de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el cual enmarca la obligación de elaborar los “Manuales de Organización, Procedimientos

GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO

DE LA LLAVE

SECRETARIA DE PROTECCION CIVIL

MANUAL

GENERAL DE

PROCEDIMIENTOS

Xalapa, Ver., Noviembre de 2014.

I. Presentación

II. Estructura Orgánica

III. Simbología

IV. Descripción de Procedimientos y Diagramas de flujo

1.Dirección Jurídica

1.1. Denuncias en Materia Penal………………………………………………….. 1

1.2. Juicio Contencioso Administrativo…….……………………………………… 6

1.3. Juicio de Amparo………………………………………………………………. 14

1.4. Recurso de Revocación……………………………………………………….. 21

1.5. Validación y Registro de Convenios y Contratos…………………………… 28

2. Unidad Administrativa

2.1. Reclutamiento de Personal……………………………………………………... 31

2.2 Contratación de Personal …………………………………………………….... 35

2.3. Afiliación y/o Reingreso ante el Instituto Mexicano del Seguro Social….... 40

2.4. Modificación de Percepciones o baja ante el Instituto Mexicano del Seguro Social …………………………………………………………………………. 45

2.5. Emisión de la Nómina de Base y Contrato Individual de Trabajo por Tiempo y Obra Determinada………………………………………………...……… 51

2.6. Emisión de la Nómina de Gratificación Extraordinaria (Compensación).…. 61

2.7. Control de Incidencias ………………………………………………………….. 69

2.8. Registro y Control de Permisos ……………………………………………….. 73

2.9.Elaboración de Credenciales Institucionales de Identificación…..…………. 76

2.10. Apoyo para la adquisición de anteojos y lentes de contacto ….…………. 79

2.11. Movimientos de Baja de Personal ….……………………………………….. 84

2.12. Asignación y Control de Servicio Social………………………………..…… 91

2.13. Inducción al Personal de Nuevo Ingreso…………………………………….. 97

2.14. Pago a Proveedores y Fondo Revolvente …………………………………. 100

IND

ICE

2.15. Afectación de Nómina para Personal de Base, Contrato, Compensación e Impuesto Sobre la Renta………………………………………………………………. 104

2.16. Solicitud y Comprobación de Recursos……………………………………….. 107

2.17. Afectación de Arrendamiento de Inmuebles en Interface…………………… 111

2.18. Solicitud de Sujeto a Comprobar………………………………………………. 114

2.19. Comprobación de Sujetos……………………………………………………… 118

2.20. Solicitud-Comprobación de Viáticos…………………………………………… 121

2.21. Elaboración de Proyecto de Presupuesto………………………………..…… 125

2.22. Elaboración de Estados Financieros………………………………………….. 130

2.23. Elaboración de Conciliaciones Bancarias…..…………….………………..… 133

2.24. Adjudicación Directa…………………………………………………………..… 136

2.25.Desarrollo de Sesiones de Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil………………………….…………………………………………………………… 143

2.26. Licitación Pública………………………………………………………………… 148

2.27. Licitación Simplificada…………………………………………………………… 164

2.28. Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular……..……………… 176

2.29. Mantenimiento y Reparación al Parque Vehicular………………………….. 179

2.30. Trámite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación………………. 184

2.31. Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales ……………………. 190

2.32. Baja de Vehículos Oficiales……………………………………………………. 194

2.33. Levantamiento Físico de Inventario…………………………………………… 200

2.34. Baja de Bienes Muebles……………………………………………………...... 204

2.35. Entrada y Registro de Insumos en el Almacén………………….………..…. 209

2.36. Salida de Material e Insumos del Almacén..……….………………………… 212

2.37. Difusión y Supervisión de Medidas de Seguridad para el Uso y Manejo de los equipos……………………………….…………..……………………………….. 215

2.38. Soporte Técnico.…..………………………………………………………..…. 218

I N D

I C

E

2.39. Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web……………………… 223

3. Unidad de Acceso a la Información

3.1. Atención a Solicitudes de Acceso a la Información Pública Presentadas de Manera Personal……………………………………………………………...….… 226 3.2. Atención a Solicitudes de Acceso a la Información Pública vía Sistema INFOMEX-Veracruz y Correo Electrónico Institucional……………………………. 234 3.3. Atención de Recursos de Revisión……………………………………………… 242

3.4. Clasificación de Información de Acceso Restringido en su Modalidad de Reservada o Confidencial…………………………………………………………..... 248 3.5. Revisión de Cumplimiento de Obligaciones de Transparencia en la Página Web de la Secretaría………….…………………………………………...………..… 254 3.6. Elaboración del Índice de la Información Clasificada como Reservada……. 258

3.7. Elaboración del Informe Semestral de Actividades de la Unidad de Acceso a la Información Pública………………………………………………………………. 261

4. Dirección General de Prevención de Riesgos

4.1. Apoyo a Áreas de la Secretaria………………………………………………… 264

4.2.Difusión y Evaluación de un Programa Preventivo, de Alertamiento

y Respuesta Inmediata ante un Fenómeno Perturbador……………………..…… 267

4.3. Actualización del Atlas de Riesgo de Veracruz……………………………..… 271

4.4. Elaboración de Programas Preventivos, de Alertamientoy Respuesta Inmediata ante un Fenómeno Perturbador…………………..…………………….. 275

5. Dirección General de Administración de Emergencias

5.1. Monitoreo a Municipios ante las Condiciones Climatológicas…………….… 279

5.2. Atención a Emergencias……………………………………………………….… 284

5.3. Constitución y Evaluación de Comités de Brigadistas Comunitarios……….. 291

5.4. Atención a Solicitudes del Programa Techo Seguro Adelante………………. 296

5.5. Coordinación de Eventos Socio Organizativos………………………………… 299

I N D

I C

E

6. Dirección General de Planeación y Regulación

6.1. Elaboración de Dictamen Técnico de Riesgo………………………………… 303

6.2. Registro de Terceros Acreditados………………………………………….….. 307

6.3. Elaboración del Programa Operativo Anual……………………………….…. 312

7. Dirección de Capacitación y Enseñanza en Materia de Protección Civil

7.1. Atención a las Solicitudes de Cursos de Capacitación en Materia de Protección Civil…………………………………………………………………….…… 317

7.2. Diseño y Actualización de Cursos de Capacitación en Materia de Protección Civil…………………………………………………………………………. 322

7.3. Programación de Cursos…………………………………………………….…… 325

8.- Coordinación del Centro de Estudios y Pronósticos Meteorológicos

8.1. Elaboración del Boletín Climático……………………………………………..… 328

8.2. Elaboración del Boletín Meteorológico…………………………………………. 331

V. Directorio

VI. Firmas de Autorización

IND

ICE

Cumpliendo con los lineamientos establecidos en los Artículos 12 fracción XVI y 13

de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el cual enmarca la obligación de elaborar

los “Manuales de Organización, Procedimientos y Servicios al Público”, y acorde

con los objetivos presentados dentro del Plan Veracruzano de Desarrollo

2011/2016, a continuación presentamos el “MANUAL GENERAL DE

PROCEDIMIENTOS” de la Secretaría de Protección Civil.

El presente Manual tiene como objetivo ser un instrumento administrativo de apoyo,

para identificar quién y cómo se realizan las actividades que dan cumplimiento a las

atribuciones de la Secretaría, y contiene los siguientes apartados:

• Organigrama, que muestra las áreas que integran la Dependencia.

• Simbología, indica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los

diagramas de flujo de cada procedimiento.

• Descripción de procedimientos, incluye el nombre, objetivo, normas, descripción

narrativa y diagrama de flujo de las actividades que efectúan las áreas.

• Directorio, con los nombres de los principales servidores públicos de la

Secretaría.

• Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de

cada área en la elaboración, revisión y autorización del documento.

I P

RE

SE

NT

AC

IÓN

Gobierno del Estado de Veracruz

Dirección Jurídica

Áreas de Apoyo del C. Secretario

Unidad Administrativa

Unidad de Género

Unidad de Acceso a la Información

Dirección General de Prevención de

Riesgos

Dirección General de Administración de

Emergencias

Dirección General de Planeación y Regulación Dirección de

Capacitación y Enseñanza en Materia

de Protección Civil

Coordinación del Centro de Estudios y

Pronósticos Meteorológicos

I I E

ST

RU

CT

UR

A O

RG

ÁN

ICA

Secretaría de Protección Civil

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético

N Numérico

C Cronológico

Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

III S

IMB

OLO

GÍA

Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

III S

IMB

OLO

GIA

1. DIRECCIÓN JURÍDICA

IV D

ES

CR

IPC

IÓN

DE

PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

1

Procedimiento

Nombre: Denuncias en Materia Penal.

Objetivo: Denunciar ante la autoridad competente, las acciones u omisiones que probablemente constituyan un delito y/o delitos, detectadas con motivo del ejercicio de las funciones de la Secretaría de Protección Civil; especialmente cuando se lesionan los intereses de la Dependencia.

Frecuencia: Eventual.

Normas

La DirecciónJurídica como representante legal de la Secretaría de Protección Civil, con fundamento en lo dispuesto por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el Código Penal y el Código de Procedimientos Penales, ya sea federal o local, formulaDenuncia y/o Querella ante la autoridad ministerial competente, por acciones u omisiones que detecta en el ejercicio de las funciones de la Dependencia, especialmente cuando se afectan los intereses de esta última. La DirecciónJurídica ratificala Denuncia y/o Querella , ante la autoridad ministerial competente, a efecto de que se inicie la investigación que corresponda, y se constituye como coadyuvante de dicha autoridad, para aportar mayores elementos que tiendan al esclarecimiento de los hechos. Impugna ante la Sala Constitucional del Poder Judicial del Estado, a través del Recurso de Queja y dentro del término de diez días, la Determinación del No Ejercicio de la Acción Penal o de la Reserva , pronunciada dentro de la Investigación Ministerial correspondiente. Interviene como coadyuvante del Ministerio Público Adscrito al Juzgado respectivo, cuando la investigación ministerial sea determinada en el sentido de ejercer acción penal y consignada ante el Juez competente, a efecto de hacer llegar nuevos elementos de prueba que acrediten la existencia del delito y/o delitos, la probable responsabilidad y la reparación del daño.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización Unidad Administrativa Dirección Jurídica Secretaría de

Protección Civil Octubre 2013 Febrero 2014

2

Área Actividad Descripción


1

2

3

4

5

5A

5A.1

5A.2

Elabora Escrito de Denuncia y/o Querella en original, cuatro copias y una más de acuse de recibo, exponiendo una narrativa detallada de los probables hechos que se estimen constitutivos de delito, ofreciendo el material probatorio conducente. Presenta ante la autoridad competente, Escrito de Denuncia y/o Querella en original y cuatro tantos, y la respectiva copia de recibido se agrega al expediente que se forme al efecto. Recibe Oficio en original signado por la autoridad ministerial competente, mediante el cual se fija fecha y hora para diligencia de ratificación del Escrito de Denuncia y/o Querella . Ratifica Escrito de Denuncia y/o Querella ante la autoridad competente y se constituye como coadyuvante de dicha autoridad ministerial, a fin de hacerle llegar datos y pruebas que tiendan a la acreditación de la existencia del delito, la responsabilidad del indiciado y el monto de la reparación del daño. Recibe Oficio en original signado por la autoridad competente, a través del cual notifica el sentido de la Determinación recaída dentro de la Investigación Ministerial respectiva. ¿La investigación ministerial determina el no ejercicio de la acción penal, la reserva o el ejercicio de la acción penal? En caso de que determine el no ejercicio de la acción penal: Elabora en original y copia, Escrito de recurso de queja , expresando agravios en contra de las consideraciones y fundamentos de la determinación. Presenta ante la Sala Constitucional del Tribunal Superior de Justicia del Estado, dentro del término de diez días a partir del siguiente al en que se notificó la Determinación , el original del Recurso de Queja y la copia se agrega al Expediente . Pasa el tiempo. Recibe Oficio en original, de la Sala Constitucional del Tribunal Superior de Justicia del Estado, por el cual se notifica el Fallo (resolución) emitido dentro del

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5B

5C

5D

6

Toca (expediente) respectivo. ¿El fallo del Toca es favorable? En caso de que no lo sea: Procede a elaborar, en el término de quince días, Demanda de Amparo en contra del Fallo emitido por la Sala Constitucional dentro del Toca correspondiente. Conecta con el procedimiento: Juicio de Amparo. En caso de que si lo sea: Actúa ante la autoridad ministerial competente, quien acatará el sentido de las consideraciones y fundamentos (instrucciones) de la Sala Constitucional dictadas dentro del fallo correspondiente. En caso que determine la reserva: Conecta con la actividad5A En caso de que Determine el Ejercicio de la Acción Penal: Obtiene en comparecencia, información del número y fecha del Oficio de Consignación girado al Juez competente, a efecto de constituirse como coadyuvante de la Agencia del Ministerio Público Adscrito al Juzgado respectivo, con el objeto de aportar mayores elementos que tiendan a la acreditación de la existencia del delito y/o delitos, la probable responsabilidad y la reparación del daño. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


Denuncia en Materia Penal

1

ESCRITO DE DENUNCIA Y/O

QUERELLA

INICIO

ELABORA OFICIO

RECIBE

O-4

PRESENTA


QUERELLA

ESCRITO DE RECURSO DE

QUEJA

¿LA INVESTIGACIÓN

MINISTERIAL DETERMINA EL NO

EJERCICIO DE LA ACCIÓN PENAL, LA RESERVA O

EL EJERCICIO DE LA ACCIÓN

PENAL?

ELABORA

DETERMINA EL NO EJERCICIO DE LA ACCIÓN PENAL

O-C

AUTORIDAD COMPETENTE

DETERMINA LA RESERVA

DETERMINA EL EJERCICIO DE LA

1

1


QUEJA 1

1


QUERELLA

RECIBE

O-C

RATIFICA


QUERELLAO-4

OFICIO

AUTORIDAD MINISTERIAL

COMPETENTE


QUERELLA

OBTIENE EN COMPARECENCIA

PRESENTA


QUEJAO

EXPEDIENTE

EJERCICIO DE LA ACCIÓN PENAL

INFORMACIÓN DEL NÚMERO Y FECHA

DEL OFICIO DE CONSIGNACIÓN

FIN

1


Denuncia en Materia Penal

OFICIO

RECIBE

O

1

SALA CONSTITUCIONAL DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO

¿EL FALLO DEL TOCA ES

FAVORABLE?ELABORA

NO ES FAVORABLE

DEMANDA DE AMPARO O

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO JUICIO DE AMPARO

ES FAVORABLE

ACTÚA ANTE LA AUTORIDAD MINISTERIAL

6

Procedimiento

Nombre: Juicio Contencioso Administrativo.

Objetivo: Defender los intereses de la Secretaría de Protección Civil, ante las controversias de naturaleza administrativa que se susciten y en las que esta dependencia sea señalada como autoridad responsable de actos o resoluciones definitivos.

Frecuencia: Eventual.

Normas

La DirecciónJurídica, con fundamento en el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, procede al análisis de la Demanda Contenciosa Administrativa , para estar en condiciones de determinar si es o no autoridad responsable del acto o resolución impugnado, a efecto de hacer valer las causales de improcedencia, sobreseimiento y medios de defensa en contra de las pretensiones del actor, según sea el caso. La Dirección Jurídica formula dentro del plazo de quince días hábiles al en que surta efectos la notificación respectiva, Contestación de la Demanda Contenciosa ; recaba la firma del Titular de la Secretaría de Protección Civil y presenta dicha contestación dentro del término de Ley. Interviene a través de Delegados autorizados por el Titular de la Secretaría de Protección Civil, dentro la secuela del procedimiento contencioso, puede alegar en las audiencias del juicio, ofrecer y rendir pruebas, desahogar vistas, oír y recibir toda clase de notificaciones y documentos, así como formular otras promociones. Interpone los medios de defensa, en todo caso, en contra de los Acuerdos y Sentencias que recaen dentro del procedimiento contencioso respectivo.




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1

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4

5

6

7

8

Recibe Oficio en original de la Sala Regional del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Poder Judicial del Estado, a través del cual se notifica y emplaza a la Secretaría de Protección Civil, la Demanda contenciosa administrativa ,anexa copia simple de la misma y de los documentos adjuntos correspondientes. Elabora Expediente y procede a examinar la Demanda contenciosa administrativa . Dentro de los 15 días hábiles al en que surte efectos la notificación de la Demanda contenciosa administrativa , elabora Escrito de contestaciónde la demanda en original y copia de los hechos y de los conceptos de impugnación, haciendo valer causales de improcedencia y sobreseimiento,Escrito de Contestación en original, acuse de recibo y número de copias para las partes en el juicio. Presenta ante la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, el original y las copias del Escrito de contestación de la demanda ; la copia de acuse de recibido, la integra al Expediente . Pasa el tiempo. Recibede la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, Oficiode notificación en original y copia certificada de un Acuerdo que admite la contestación de la demanda y señala fecha y hora para la celebración de la Audiencia del juicio. Elabora Escrito de Alegatos en original y copia, tendientes a robustecer las manifestaciones realizadas en vía de contestación de la Demanda contenciosa administrativa. Presenta ante la Sala Regional del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, el día de la Audiencia del juicio, Escrito de Alegatos en original y la copia de recibido la anexa al Expediente . Pasa el tiempo. Recibe Oficio en original, de la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, por el cual se notifica personalmente, en copia certificada, la Sentencia recaída dentro del juicio. ¿La Sentencia es favorable a los intereses de la Secretaría de Protección Civil?

8

8A

8A.1

8A.2

8B

8B.1

8B.2

8B.3

En caso de que no sea favorable: Interpone Recurso de Revisión con expresión de agravios, en original y copias para cada una de las partes, con una más de acuse de recibo, ante la propia Sala Regional del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, para su oportuna remisión a la autoridad Superior en Grado; la copia de acuse de recibido, se anexa al Expediente. Recibe Oficiode notificación en original, de la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo ycopia certificada del Acuerdo que admite el Recurso de revisión y ordena su remisión a la Sala Superior del Tribunal en cita. Se anexa al expediente. Pasa el tiempo. Recibe de la Sala Superior del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Poder Judicial del Estado, en original, Oficiode notificación personal y copia certificada de la Resolución recaída dentro del Toca (expediente) respectivo. Se anexa al Expediente. ¿Es favorable la Resolución? En caso de que no lo sea: Espera que cause estado la resolución y procede a dar cumplimiento en sus términos. Recibe Oficiode notificación en original, de la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo y copia certificada del Acuerdo que requiere en un plazo de tres días hábiles, las medidas adoptadas en cumplimiento de la Ejecutoria recaída dentro del juicio. Pasa el tiempo (3 días). Dentro del término de tres días hábiles, exhibe en original ante la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, Escrito y adjunta al mismo copia certificada de la Resolución y Constancias de notificación personal de esta última, emitidos en cumplimiento de la Ejecutoria del juicio; la copia de recibido de dicho escrito se anexa al Expediente. Recibe Oficio en original, de la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, mediante el cual notifica copia certificada del Acuerdo que tiene por

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9

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14

cumplida la Ejecutoria del juicio y ordena su archivo. Fin. En caso de que si lo sea: Espera que la resolución cause estado y la Archiva al expediente. Fin. En caso de que la Sentencia sea favorable: Espera que la Sentencia cause estado (Ejecutoria) para todos sus efectos legales. ¿La Sentencia es recurrida (impugnada) por la parte actora?. Para el caso de que no sea recurrida: Recibe Oficio en original, de la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, mediante el cual notifica copia certificada del Acuerdo que tiene por Ejecutoriada la Sentencia del juicio y ordena su archivo. Fin. Para el caso de que sea recurrida: Recibe Oficio de notificación en original, de la Sala Regional zona centro del Tribunal de lo Contencioso Administrativo y copia certificada del Acuerdo que admite el recurso de revisión de la parte actora, adjuntando a dicho proveído copia del recurso en cita y otorga plazo de cinco días hábiles para desahogar vista respecto de aquél. Se agrega al Expediente . Elabora en original y copia, Escrito de desahogo de vista del recurso de revisión interpuesto por la parte actora. Presenta en original ante la Sala Superior del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, el Escrito de desahogo de vista del recurso de revisión interpuesto por la parte actora y la copia de recibido la anexa al Expediente . FIN DEL PROCEDIMIENTO


Juicio Contencioso Administrativo

INICIO

SALA REGIONAL DEL TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO

ADMINISTRATIVO DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO RECIBE

DEMANDA CONTENCIOSA

ADMINISTRATIVAOFICIO DE

NOTIFICACIÓN

CC

SE ADMITE

ACUERDO

RECIBE, OBTIENE O

ELABORA, EXAMINA

C

OFICIO DE NOTIFICACIÓN


ADMINISTRATIVO DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO

O

EXPEDIENTE

ELABORA

ELABORA, OBTIENE

ESCRITO DEALEGATOS O-C

DEMANDA CONTENCIOSA

ADMINISTRATIVA

C

ESCRITO DE CONTESTACIÓN

DE DEMANDA O-C

PRESENTA

PRESENTA

ESCRITO DEALEGATOS

O

ESCRITO DEALEGATOS 1

EXPEDIENTE

ESCRITO DE CONTESTACIÓN

DE DEMANDAO-C

1



RECIBE

SENTENCIA

O

CC



ADMINISTRATIVO DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO

¿LA SENTENCIA ES FAVORABLE A LOS INTERESES DE LA

NO

INTERPONE

RECURSO DE REVISIÓN

ESPERA CAUSE ESTADO

INTERESES DE LA CONTRALORÍA

GENERAL?

O-C

RECURSO DE REVISIÓN C

EXPEDIENTE

RECIBE

OOFICIO DE

NOTIFICACIÓN

ACUERDO

SI

SENTENCIA

SALA REGIONAL ZONA CENTRO DEL TRIBUNAL DE LO

CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

CC

2

1



RECIBE, ANEXA

OOFICIO DE

NOTIFICACIÓN

RESOLUCIÓNCC

¿ES FAVORABLE LA

NO ES FAVORABLEPROCEDE A DAR

EXHIBE

ESCRITO

RESOLUCIÓNCC

CONSTANCIAS DE NOTIFICACIÓN

PERSONAL

SALA SUPERIOR DEL TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO

ADMINISTRATIVO DEL PODER JUDICIAL

1

¿ES FAVORABLE LA RESOLUCIÓN? ESPERA QUE CAUSE

ESTADO

RESOLUCIÓN

PROCEDE A DAR CUMPLIMIENTO EN SUS

TÉRMINOS

PERSONAL

ESCRITO


RECIBE

ACUERDOCC

FIN

ES FAVORABLE

ESPERA QUE CAUSE ESTADO

RESOLUCIÓN

FIN

C

RECIBE

OOFICIO DE

NOTIFICACIÓN

ACUERDOCC



¿LA SENENCIA ES RECURRIDA POR LA

PARTE ACTORA?

NO ES RECURRIDA POR LA PARTE ACTORA

ES RECURRIDA POR LA PARTE ACTORA

RECIBE

OOFICIO DE

NOTIFICACIÓN

ACUERDOCC

RECIBE

OFICIO DE

2

ACUERDOCC

FIN

FIN


O

ELABORA

ESCRITO DE DESAHOGO O-C

14

Procedimiento Nombr e: Juicio de Amparo.

Objetivo: Defender ante las autoridades federales competentes, los intereses de la Secretaría de Protección Civil, con motivo de los actos de autoridad, violatorios de derechos humanos.

Frecuencia Eventual.

Normas

La Secretaría de Protección Civil, con fundamente en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, la Ley de Protección Civil y la Reducción del Riesgo de Desastres para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y la Ley de Amparo, Reglamentaria de los artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, actúa ante los Tribunales Federales, como autoridad responsable y tercero perjudicado. La Dirección Jurídica, como apoderada y/o con el carácter de delegada de la Secretaría de Protección Civil, procede al análisis de la Demanda de garantías , a efecto de estar en condiciones de negar o afirmar el acto reclamado, cuando es señalada como autoridad responsable. La Dirección Jurídica, como apoderada y/o con el carácter de delegada de la Secretaría de Protección Civil, procede a desahogar la vista que se le otorga, con motivo de la Demanda de garantías emplazada para el tercero perjudicado. La Dirección Jurídica, vigila el desarrollo de la secuela procedimental de los juicios de amparo en que la Secretaría de Protección Civiles parte.




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4

5

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Recibe Demanda de amparo indirecto en copia interpuesta por el quejoso ante el Juzgado de Distrito y el Oficio de radicación del Juzgado de Distrito en original, en donde se indica el número de amparo, las fechas de la audiencia incidental y constitucional, el juzgado que lleva el caso, el nombre del quejoso, el acto que se combate, la autoridad responsable y el término en que se debe de emitir tanto el informe previo como el justificado. Registra la Demanda de amparo indirecto en copia en el Libro de registro, para el control de la misma e Integra la Demanda de amparo indire cto en copia y el Oficio de radicación del juzgado en original al Cuaderno de amparo del quejoso. Elabora el Acuerdo de radicación en original (de la Demanda de amparo indirecto ) en donde se ordena que se rindan los informes correspondientes que solicita el Juzgado de Distrito, además se remiten las constancias que acrediten la justificación de los actos que se reclamen y lo integra al Cuaderno de amparo del quejoso. Recibe el Expediente de antecedentes del acto reclamado y el Cuaderno de amparo del quejoso de la autoridad responsable, y los analiza con el objetivo de realizar el Informe previo y el Informe justificado. Elabora el Informe previo y el Informe justificado , uno por cada autoridad responsable. Recaba firmas de las autoridades responsable(s) en el Informe previo y el Informe justificado . Remite el Informe previo y el Informe justif icado en original al Juzgado de Distrito, y el Informe previo y el Informe justificado en copia se integran al Cuaderno de amparo del quejoso como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe Resolución de ejecutoria de la audiencia incidental en un original por cada autoridad responsable, enviada por el Juzgado de Distrito, en donde se resuelve si es concedida o negada la suspensión definitiva. Integra Resolución de ejecutoria de la audiencia incidental en original al Cuaderno de amparo del quejoso

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Pasa el tiempo Recibe Resolución de ejecutoria de la audiencia constitucional en un original por cada autoridad responsable, enviada por el Juzgado de Distrito, en donde se resuelve si el amparo es negado o concedido, y la integra al Cuaderno de amparo del quejoso. Pasa el tiempo RecibeOficio en original, enviado por el Juzgado de Distrito, en donde se informa si la sentencia de mérito ha causado estado o si la parte afectada ha promovido el recurso de revisión, y lo integra al Cuaderno de amparo del quejoso. ¿La sentencia de mérito ha causado estado o la parte afectada ha promovido el recurso de revisión? En caso de que la sentencia de mérito haya causado estado: Fin En caso de que la parte afectada haya promovido el recurso de revisión: Recibe Oficio en original, elaborado por el tribunal Colegiado en donde se notifica que fueron admitidos los agravios por parte del quejoso, y lo integra al Cuaderno de amparo del quejoso. Pasa el tiempo Recibe Oficio en original, elaborado por el Juzgado de Distrito en donde se notifica si la sentencia de mérito queda firme por parte del Juzgado de Distrito que lleva el juicio o si los agravios fueron procedentes, y lo integra al Cuaderno de amparo del quejoso. ¿La sentencia de mérito queda firme por parte del Juzgado de Distrito que lleva el juicio o los agravios fueron procedentes? En caso de que la sentencia de mérito queda firme por parte del Juzgado de Distrito que lleva el juicio: Fin

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En caso de que los agravios fueran procedentes: Recibe Oficio en original elaborado por el Juzgado de Distrito en donde se notifica que se debe dar cumplimiento a la sentencia de mérito en la forma en que ésta haya sido emitida por el Tribunal Colegiado, y lo integra al Cuaderno de amparo del quejoso. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

INICIO

RECIBE

OFICIO DERADICACIÓN

ELABORA

c

REGISTRA E INTEGRA

O

iNFORME PREVIOY JUSTIFICADO

DEMANDA DE AMPARO

RECABA FIRMAS


JUEZ DE DISTRITO


Juicio de Amparo

EXPEDIENTE

ELABORA

DEMANDA DE AMPARO

Y OFICIO

C

ACUERDO DE RADICACIÓN DE

LA DEMANDA O-C

RECIBE

EXPEDIENTE DEANTECEDENTESO-C

1

REMITE



Juicio de Amparo

RECIBE

RECIBE E INTEGRA

ELABORA

OFICIO

oRESOLUCIÓN EJECUTORIA

AUD. INCIDENTALO

RECIBE

OFICIO DE TRIBUNAL

COLEGIADO

1

JUEZ DE DISTRITO

JUEZ DE DISTRITO

ACUERDO

O

INTEGRA

EXPEDIENTEO

RECIBE

COLEGIADOc

RESOLUCIÓN EJECUTORIA

O

2

RECIBE

OFICIO

o

JUEZ DE DISTRITO


Juicio de Amparo

RECIBE

2

FIN

OFICIO

21

Procedimiento Nombr e: Recurso de revocación

Objetivo: Que el Superior Jerárquico de la autoridad administrativa que emite el acto o resolución definitiva recurrida, lo confirme, modifique o revoque.

Frecuencia Eventual.

Normas

La Dirección Jurídica, con fundamento en el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, solicita a la autoridad emisora del acto impugnado un informe pormenorizado del asunto, así como la remisión del Expediente respectivo. Se recibe el informe solicitado y analiza el Escrito de Recurso de Revocación para identificar, en primera instancia, en qué consisten los hechos y agravios manifestados por el recurrente, para estar en condiciones de pronunciarse en cada uno de ellos, conforme a derecho corresponda. La Dirección Jurídica escucha en Audiencia, personalmente o por escrito, los Alegatos de la parte recurrente, encaminados a defender sus intereses. Sin mayores trámites, formula el proyecto de Resolución, confirmando, revocando o modificando el acto o resolución recurrida. La Dirección Jurídica interpone los medios de defensa procedentes, en todo caso, tendientes a sostener la legalidad de la resolución recaída al efecto.


Elaboración Autorización Unidad Administrativa Dirección Jurídica Secretaría

deProtección Civil Octubre 2013 Febrero 2014

22



1

2

3

4

4A

4A 1

5

5A

Recibe de la autoridad emisora del acto impugnado elEscrito mediante el cual un interesado y/o interesados promueven recurso de revocación en contra de actos o resoluciones definitivas, emitidos. Solicita de a la autoridad emisora el Expediente relativoal acto impugnado y un informe pormenorizado del asunto. Pasa el tiempo (3 días). Recibe de la autoridad emisoraOficio original en el cual informa la situación actual que guardan las actuaciones que integran el Expediente del acto impugnado y las consideraciones tendientes a sostener la legalidad del acto o resolución impugnada. Elabora y emite Acuerdo de radicación del asunto, se asigna número cronológico de Expediente y se analiza la procedencia o no del recurso de revocación. ¿El recurso de revocación se desecha, se prevé o se admite? En caso de que se deseche: Elabora Acuerdo de desechamiento por causas notorias de improcedencia, en original y obtiene copia certificada. Elabora y envíaOficio para notificar personalmente al interesado, en original y anexa copia certificada del acuerdo de desechamiento. Fin. En caso de que se prevenga: Elabora Acuerdo de prevención en original, por una sola vez, a efecto de que el interesado en un plazo de cinco días, subsane las omisiones por cuanto a los requisitos de procedibilidad para la admisión de recurso de revocación. Obtiene copia certificada del Acuerdo de prevención . Elabora y envía Oficio original para notificar personalmente al interesado, y anexa copia certificada del Acuerdo de prevención .

23

5C

5C 1

5B

6

6A

6B

6B 1

6B 2

¿Cumple la prevención? En caso de que no cumpla: Elabora Acuerdo en original en el que se tiene por no interpuesto el Recurso de revocación. Elabora y envíaOficio para notificar personalmente al interesado, el acuerdo respectivo. Fin. En caso de que si cumpla: Admite el recurso de revocación. En caso de que se admita: Elabora Acuerdode admisión en original en el que se fija término de cinco días hábiles para que la parte interesada manifieste (alegue) lo que a sus intereses convengan; se admiten las pruebas que tienen relación con el caso y las que no son contrarias a la moral o al derecho; y se provee, de solicitarse, por cuanto a la suspensión del acto impugnado. Obtiene copias certificadas del Acuerdo de admisión . Elabora Oficio de notificación en original dirigido a la parte interesada, y anexa copia certificada del Acuerdo de admisión , elabora Oficio de notificación en original dirigido a la autoridad emisora del acto, adjuntando copia certificada del Acuerdo de admisión . Pasa el tiempo (cinco días, término para alegatos). Elabora Acta Administrativa en original mediante la cual se celebra Audiencia de Alegatos . En caso de no presentar alegatos: Ordena turnar los autos del recurso de revocación, para resolver. En caso de presentar alegatos: Agrega al Expediente dichos alegatos y se ordena turnarlo para resolver.

24

7

7A

Pasa el tiempo (hasta cuarenta y cinco días hábiles). Emite de Resolución en original, confirmando, revocando, modificando o anulando el acto o resolución impugnada; se remite al Superior Jerárquico para recabar la firma. Obtiene dos copias certificadas de la Resolución . Elabora Oficio de notificación en original para la parte interesada, y anexa copia certificada de la Resolución , elabora Oficio de notificación en original para la autoridad emisora y anexa copia certificada de la Resolución . FIN DEL PROCEDIMIENTO


Recurso de Revocación

INICIO

AUTORIDAD EMISORA

RECIBE

ESCRITO

ACUERDO DE

¿EL RECURSODE REVOCACIÓN SE DESECHA, SE

PREVEÉ O SE ADMITE?

ELABORA Y OBTIENE

SOLICITA

INFORME

ELABORA, EMITE, ASIGNA

Y ANALIZA

ACUERDO DE RADICACIÓN

EXPEDIENTE

SE DESHECHASE ADMITE

ELABORA, OBTIENE

ACUERDO DE

CC

RECIBE E INTEGRA,

INFORMA

ACUERDO DE DESECHAMIENTO

CC

OFICIO

EXPEDIENTE

INFORME

AUTORIDAD EMISORA

ELABORA

ACUERDO DE DESECHAMIENTO

SE PREVIENE

OFICIOO

ELABORA, OBTIENE

ACUERDO DE PREVENCIÓN

O


CC

2

ELABORA, ANEXA

OFICIO


CC

ACUERDO DE ADMISIÓN


CC

ELABORA, OBTIENE

O ACUERDO DE DESECHAMIENTO

CC

FIN

O

O

OFICIO DE NOTIFICACIÓN O


CC


O


INTERESADO

1



ACUERDO

¿CUMPLE LA PREVENCIÓN? ELABORA

NO CUMPLE

ADMITE

SI CUMPLE

ACTA ADMINISTRATIVA

ELABORA

O

NO SE PRESENTAN ALEGATOS

1 2

O

ELABORA

OFICIO

FIN

RECURSO DE REVOCACIÓN

AUTOS DEL RECURSO DE REVOCACIÓN

¿SE PRESENTAN ALEGATOS? ORDENA

AGREGA

SE PRESENTAN ALEGATOS

ALEGATOS

3

1

2

2



RESOLUCIÓN

EMITE, OBTIENE

O

RESOLUCIÓNCC

3

O

ELABORA


RESOLUCIÓNCC

O


RESOLUCIÓNCC

FIN

28

Procedimiento Nombr e: Validación y Registro de Convenios y Contratos.

Objetivo: Vigilar que los contratos de adquisiciones, arrendamientos, comodato, prestación de servicios o de cualquier otro tipo, en los que sea parte la Secretaría de Protección Civil, cumplan con las disposiciones legales correspondientes, así como revisar y registrar los convenios y acuerdos en los que intervenga la Secretaría de Protección Civil.

Frecuencia : Eventual

Normas

Los Contratos de adquisiciones , arrendamientos , de prestación de servicios profesionales con despachos de auditoría externa o de cualquier otro tipo, se validancon fundamento en el Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, el Código Civil Estatal, la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, los Lineamientos para el control y la contención del Gato Publico en el Estado de Veracruz y Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, a fin de que cumplan con la normatividad aplicable al caso en concreto y vigente. Se elabora el Reporte mensual de convenios, acuerdos o contratos registrados , así como opiniones que de ellos resulten.


Elaboración Autorización Unidad Administrativa Dirección Jurídica SecretaríadeProtección

Civil Octubre 2013 Febrero 2014

29



1

2

2A

3

4

Recibe de las áreas que integran la Dependencia, Oficio de solicitud y/o Tarjeta de solicitud de validación, revisión y en su caso, firma de los Proyectos de Contratos, Convenios o Acuerdos en los que sea parte la Secretaría de Protección Civil. Registra en la Libreta de trámitesy analiza el Contrato, Convenio y/o Acuerdo recibido. ¿Cumple con los requisitos legales de fondo y forma? En caso de no cumplir: Informa al área solicitante, para que en su caso efectúen las adecuaciones que se consideren pertinentes hasta obtener un proyecto definitivo. En caso de cumplir: Elabora Oficio de contestación en original y copia al área solicitante de la Secretaría de Protección Civil, recaba firma del Director Jurídico y envía al área. Recaba sello de acuse de recibo en la primera copia del Oficio de contestación la cual integra al Minutario de oficios de la Dirección Jurídica. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


Registro y Validación de Convenios y Contratos

AREAS DE LA SECRETARÍA

ÁREA SOLICITANTE

INICIO

RECIBE Y FIRMA

OFICIO Y/O TARJETA DE SOLICITUD

POR EL QUE SOLICITA OPINION JURIDICA

LIBRETA DE

REGISTRAY ANALIZA

¿CUMPLE CON LOS

REQUISITOS LEGALES DE

FONDO Y FORMA ?

SI

INFORMA

ELABORA, RECABA Y ENVÍA

NO

OFICIO DE

CONTESTACIÓN

PROYECTOS DE CONTRATOS, CONVENIOS

PROYECTOS DE CONTRATOS, CONVENIOS

O-1

ÁREA SOLICITANTE

LIBRETA DE TRÁMITES

OFICIO Y/O TARJETA DE SOLICITUD PROYECTOS

DE CONTRATOS, CONVENIOS

CONTRATO O CONVENIO

OFICIO INFORMATIVO

ELABORA, ENVÍA

O-1

FIN

2. UNIDAD ADMINISTRATIVA

IV D

ES

CR

IPC

IÓN

DE

PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

31

Procedimiento

Nombre: Objetivo: Frecuencia:

Reclutamiento de Personal. Integrar la bolsa de trabajo de la Dependencia con personal que cubra los requisitos de los diferentes puestos, de acuerdo al Catálogo Institucional de Puestos de la Secretaría Protección Civil. Periódica.

Normas La SEFIPLAN a través de su Manual de Recursos Humanos, en el inciso 1.2., establece los criterios de aplicación. El Departamento de Recursos Humanos, recibe del interesado para su inclusión en la bolsa de trabajo, el Currículum vitae y comprobante que acredite su nivel máximo de estudios. Los Expedientes de personal que se integran en la bolsa de trabajo, se clasifican de acuerdo a los perfiles de puestos establecidos. El reclutamiento de personal para la Bolsa de trabajo se realiza a través de una entrevista con el interesado y del análisis del Currículum vitae. Los expedientes de personal que integran la bolsa de trabajo, se conserva como máximo un año , destruyéndose al término de ese lapso. Los Requisitos de ingreso se integran por los siguientes documentos: 1. Copia legible de Curriculum Vitae actualizado; 2. Copia legible de Acta de Nacimiento ; 3. Original de la Constancia de No Inhabilitación expedida por la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial; 4. Copia legible de comprobante de grado máximo de estudios : • Título o Cédula Profesional, • Carta de Pasante, • Certificado de Estudios o • Constancia de estudios. 5. Copia legible del Registro Federal de Contribuyentes (RFC); 6. Copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP), o documentos alternos que la contengan, emitidos por: • SAT (Cédula de Identificación Fiscal),

32

• SEP (Cédula Profesional) y Normas • SEDENA (Cartilla de Identidad Militar); 7. Copia legible de la Cartilla liberada del Servicio Militar Naciona l (sólo trabajadores masculinos menores de 40 años de edad); 8. Original de Certificado Médico , con una vigencia no mayor a treinta días naturales; 9. Copia legible de identificación Oficial: Credencial de Elector . 10. Copia legible de comprobante de domicilio: • Recibo de Agua; • Recibo de predial; • Recibo de luz; o • Recibo de Teléfono. 11. Original requisitado del formato de Datos Básicos del Trabajador para su Afiliación al IMSS; 12. Original requisitado del formato de Solicitud de Credencial ; y 13. Dos fotografías tamaño infantil.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización

Unidad Administrativa Departamento de Recursos Humanos

Secretaría de Protección Octubre 2013 Febrero 2014

33


Departamento de Recursos Humanos

1

1A

2

3

4

Recibe el Currículum Vitae del interesado en prestar sus servicios en la Dependencia, lo entrevista y analiza la información que permita determinar si cubre el perfil deseado. ¿Cubre el perfil el interesado? En caso de no cubrir el perfil: Informa al interesado que no cubre el perfil del puesto disponible y archiva en la bolsa de trabajo, de manera alfabética permanente el Currículum vitae . Fin. En caso de cubrir el perfil: Informa al interesado que cubre el perfil del puesto vacante en la Dependencia. Solicita y recibe del interesado la información documental establecida como Requisitos de Ingreso . Revisa que los Requisitos de Ingreso se encuentren debidamente integrados y da de baja expediente de la bolsa de trabajo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Contratación de Personal.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Humanos

Reclutamiento de Personal

CURRICULUMVITAE

INICIO

RECIBEENTREVISTA Y

ANALIZA

¿CUBRE EL PERFIL?

SI

NO

CURRICULUMVITAE

INFORMAINTERESADO

REQUISITOSDEINGRESO

REQUISITOSDEINGRESO

SOLICITA YRECIBE

INFORMAACEPTACIÓN EN BOLSA DE

TRABAJO

CURRICULUMVITAE

REVISA

FIN

FIN

A

A

BOLSA DETRABAJO

BOLSA DETRABAJO

INTERESADO

INTERESADO

35

Procedimiento


Contratación de Personal Establecer una relación laboral formal entre la Dependencia y el personal seleccionado o propuesto por los Titulares de las Unidades Presupuestales para cubrir una vacante. Periódica

Normas Las relaciones laborales que establece la Secretaría de Protección Civil, consideran los aspectos que marca la Ley Estatal del Servicio Civil, Las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz, de Ignacio de la Llave, Manual de Recursos Humanos de la SEFIPLAN en su apartado de Contratación. La contratación de personal procede si la Unidad Presupuestal que solicita cuenta con recursos presupuestales disponibles para efectuar el movimiento de alta. Las propuestas de contratación de personal que realicen los Titulares de las Unidades Presupuestales pueden integrarse por personal Becario. El personal de nuevo ingreso a la Secretaría de Protección Civil, entrega todos los documentos indicados en el Manual de Recursos Humanos de la SEFIPLAN en su apa rtado de contratación , para que proceda el movimiento de alta y permita la integración del Expediente de Personal . La adscripción del personal en el área de trabajo, vigencia y puesto que le corresponda, deberá indicarse en la Carta de presentación y/o Nombramiento que elabore el Departamento de Recursos Humanos. Notificar a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial, dentro de los cinco días naturales posteriores a la conclusión de cada mes, la relación de servidores públicos que han causado alta, baja o cambiado de puesto en la Dependencia y que están obligados a presentar declaración de situación patrimonial. Se realiza ante el Instituto Mexicano del Seguros Social (IMSS) el alta, cambio de situación y baja de trabajadores.



Secretaría de Protección Civil Octubre 2013 Febrero 2014

36



1

1A

1A.1

2

3

4

Recibe de las Unidades Presupuestales el Movimiento de personal en un tanto con la propuesta de contratación de personal y verifica su disponibilidad presupuestal. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar con disponibilidad presupuestal: Elabora Tarjeta informativa en original, para hacer del conocimiento de las Unidades Presupuestales que no se cuenta con disponibilidad presupuestal para contratación de personal y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Entrega originales de la Tarjeta informativa y del Movimiento de Personal a las Unidades Presupuestales y, archiva copia con acuse de recibo de manera cronológica permanente. Fin. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Obtiene del archivo cronológico temporal: Requisitos para el Personal de Nuevo Ingreso; Forma to de: Registro Único de Trabajador, Cédula Precensal de Afiliación al IMSS y, Solicitud de Credencial. y los entrega en original al Personal de Nuevo Ingreso Pasa el tiempo. Recibe del Personal de Nuevo Ingreso los Requisitos , original de Registro Único de Trabajador, Cédula Precensal de Afiliación al IMSS, Solicitud de Credencial y, revisa para verificar que estén completos. Recaba firma autógrafa del jefe de la Unidad Administrativa y Jefe del Departamento de Recursos Humanos en el Formato original de Movimiento de Personal . Conecta con el procedimiento: Afiliación y/o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social.

37


5

6

7

Conecta con el procedimiento: Elaboración de Credenciales Institucionales de Identificación. Integra en el Expediente del Trabajador los Requisitos , el original de Formato de Registro Único de Trabajador y, la Solicitud de Credencial en original, copia de la Cédula Precensal de afiliación al IMSS y de Movimiento de Personal y lo archiva de manera alfabética permanente. Registra el movimiento de alta en el Sistema de Personal. Elabora originales de Carta de Presentación o Nombramiento , indicando en ambos casos: adscripción, vigencia y puesto, recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa o del Titular de la Secretaria de Protección Civil. Entrega originales de la Carta de presentación al Titular de la Unidad Presupuestal de adscripción del trabajador, y copia al interesado o Nombramiento al interesado, recaba acuses de recibido y lo archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de Trabajador . FIN DEL PROCEDIMIENTO.


Contratación de Personal

MOVIMIENTODEPERSONAL T

INICIO

RECIBE Y VERIFICADISPONIBILIDAD

¿CUENTA CON DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL?

SI

NO

TARJETAINFORMATIVA 0

ELABORA Y RECABA FIRMA

JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

SOLICITUD DECREDENCIAL O

CÉDULA DEAFILIACIÓN ALIMSS O

REGISTTROÚNICO DETRABAJADORES

O

REQUISITOS O

RECIBE Y REVISA

PERSONAL DENUEVO INGRESO

JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA Y JEFE

SOLICITUD DECREDENCIAL

TARJETAINFORMATIVA 1


MOVIMEINTO DEPERSONAL T

TARJETAINFORMATIVA O

ENTREGA



O

REQUISITOS O

ENTREGA

C

MOVIMIENTODEPERSONAL O

RECABA FIRMA AUTOGRAFA Y TUIRNA

ADMINISTRATIVA Y JEFEDEL DEPTO. DE RECURSOS

HUMANOS

AFILIACIÓN Y/OREINGRESO AL

IMSS

ELABORACIÓNDE

CREDENCIALESOFICIALES

1

FIN

2

SOLICITUD DECREDENCIAL

Unidad Administrativa/ Departamento de Recursos Humanos

Contratación de Personal



O

REQUISITOS O

INTEGRA

1

CARTAPRESENTACIÓNO

ENTREGA YRECABA ACUSE

1

EXPEDIENTEDEL TRABAJADOR

TITULAR DE LAUNIDAD

PRESUPUESTAL

INTERESADO

C

EXPEDIENTEDEL TRABAJADOR

MOVIMIENTODE PERSONAL

CREDENCIAL

C

ELABORA YRECABA FIRMA

REGISTRAMOVIMIENTO

DE ALTA

SISTEMA DEPERSONAL

CARTAPRESENTACIÓN 0-2

JEFE DE DEPTODE RECURSOS HUMANOS

O SECRETARIA DEPROTECCIÓN CIVIL

C

FIN

40

Procedimiento


Afiliación y/o Reingreso ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. Presentar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los documentos oficiales y validados para que se tramiten los movimientos de alta y/o reingreso, ante el Instituto Mexicano del Seguro Social de los Trabajadores de la Secretaria de Protección civil. Periódica.

Normas El trámite de alta y/o reingreso, al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social se realiza con apego en lo estipulado en la Ley del Seguro Social vigente, artículo15, párrafo primero. El trámite de alta y/o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) de un trabajador, solo procede si se cuenta con la autorización de su ingreso a la Secretaría de Protección Civil. El formato Cédula Precensal de Afiliación al Instituto Mexican o del Seguro Social el Departamento de Recursos Humanos lo requisita debidamente. El formato Cédula Precensal de Afiliación al Instituto Mexican o del Seguro Social , copia del Movimiento de número de Seguridad Social del trabaj ador emitido por las oficinas administrativas de dicho Instituto, así como una fotocopia del Acta de Nacimiento legible se entregan a la Secretaría de Finanzas y Planeación para que se tramite el alta y/o reingreso del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social. Una vez que se reciben, de la Secretaría de Finanzas y Planeación, las altas y/o reingreso al IMSS; se entrega al trabajador el formato Aviso de Afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social.



Secretaria de Protección Civil Octubre 2013 Febrero 2014

41



1

2

3

4

5

6

Elabora la Cédula Precensal de Afiliación al IMSS en original , con la copia del Número de Seguridad Social del Trabajador y, fotocopia de su Acta de Nacimiento , para tramitarlo a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación y verifica que los datos del trabajador estén completos. Integra un paquete con las Cédulas Precensales de Afiliación al IMSS , en original, recibidos durante los primeros cuatro días del mes con la respectiva copia del Movimiento de Número de Seguridad Social del Trabajador emitido por las oficinas administrativas de dicho Instituto, Acta de Nacimiento. Elabora Relación de Altas y/o Reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y dos copias, para tramitar el alta o reingreso de los nuevos trabajadores de la Secretaria de Protección Civil a través de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Elabora Oficio de Solicitud de Altas y/o Reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social en original y dos copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de Solicitud de Altas y/o Reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social , en original, Acta de Nacimiento , en fotocopia, Movimiento de Número de Seguridad Social del Trabajador emitido por las oficinas administrativas de dicho Instituto, en fotocopia, Formato de Afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social , en original y la Relación de Altas y/o Reingresos al Instituto Mexic ano del Seguro Social , para que se realice el trámite ante el Instituto. Entrega a la Unidad Administrativa la primera copia del Oficio de Solicitud de Altas y/o Reingresos al Inst ituto Mexicano del Seguro Social y la Relación de Altas, y/o Reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y archiva la segunda copia del Oficio de Solicitud de Altas, y/o Reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social , de la Relación de Altas y/o Reingresos al Instituto Mexicano del Seguro Social y el Formato de Afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en fotocopia de manera cronológica permanente en la Carpeta Movimientos de Alta, Baja y Modificación de

42


7

8

Percepción ante el IMSS. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN por correo electrónico e imprime un tanto del Aviso de Alta o Reingreso ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. Elabora el formato Aviso de Afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social con el nombre del trabajador, número de seguridad social, fecha del movimiento y número de clínica asignada; en original y copia y lo entrega al trabajador, anexo Aviso de Alta y/o Reingreso y archiva de manera cronológica permanente la copia del documento que corresponde al personal de esta Secretaría de Protección Civil que han recibido su aviso de afiliación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

RELACIÓN DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS 1

OFOFICIO DE

SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS

RELACIÓN DEALTAS Y/OREINGRESOS ALIMSS 1

OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS 1

CEDULA

OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS O

OFICIO DE SOLICITUD DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS O-2

ACTA DE

ACTA DE NACIMIENTO F

N.S.S. F

CEDULA PRECENSAL DE

AFILIAICIÓN

O


Afiliación y/o Reingreso ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

INICIO

DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS

ELABORA


ENVÍA

ENTREGA

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIIAL DE

LA SEFIPLAN

UNIDAD ADMINISTRATIVA

CARPETADE

MOVIMIENTOS ANTE IMSS

CEDULA PRECENSAL DE AFILIACIÓN O

ACTA DE NACIMIENTO F

N.S.S.F

CEDULA PRECENSAL DE AFILIAICIÓN O

ACTA DE NACIMIENTO

F

N.S.S.

F

CEDULA PRECENSAL DE AFILIAICIÓN O

RELACIÓN DE ALTAS Y/O REINGRESOS AL IMSS O-2

INTEGRA PAQUETE

ELABORA

RELACIÓN DE ALTAS Y/O

REINGRESOS AL IMSS O

C

1

RELACION DE TRABAJADORES

AFILIADOS AL IMSS O

AVISO DE ALTA O REINGRESO

1

CORREOELECTRONICO


Afiliación y/o Reingreso ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

INGRESA E IMPRIME

ARCHIVA

OFICIO DE SOLICITUD DE

ALTAS Y/O REINGRESO AL

IMSS O

1

CARPETA DEMOVIMIENTOS ANTE

IMSS

AVISO DE AFILIACION AL

IMSS C

AVISO DE ALTA O REINGRESO

O

AVISO DE AFILIACION AL

IMSS O

ELABORA , ENTREGA Y

ANEXA

FIN

C

C

TRABAJADOR

45

Procedimiento


Modificación de percepciones o baja ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. Presentar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los documentos oficiales y validados para que se tramiten los movimientos modificación de percepciones o baja ante el Instituto Mexicano del Seguro Social de los Trabajadores de la Secretaría de Protección Civil. Periódica.

Normas El trámite modificación de percepciones o baja al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) de un trabajador, se realiza con apego en lo estipulado en la Ley del Seguro Social vigente, artículo15, párrafo primero. El Oficio de baja del trabajador, se indica el nombre del trabajador, número de seguridad social y fecha de baja, se entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación para que tramite la baja del trabajador ante el Instituto mexicano del Seguro Social. Los empleados inscritos causan baja al Instituto Mexicano del Seguro Social cuando se dé por terminado un contrato, interinato o sustitución, así como en los casos de fallecimiento, renuncia, jubilación etc. La baja de afiliación al IMSS se realiza inmediatamente al causar baja en la nómina de la Secretaría de Protección Civil. El oficio de modificación salarial lleva anexo en original el Formato movimientos de modificación de salario respectivo que indica: RFC, nombre, Número de Seguridad Social, número de personal, salario diario integrado de nómina básica, salario diario integrado de compensación, suma de ambos salarios, fecha de modificación y concepto por el cual se realiza la modificación, el cual se entregará a la Secretaría de Finanzas y Planeación para el trámite correspondiente. Las modificaciones salariales se notifican a la Secretaría de Finanzas y Planeación dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que se origine el cambio.


Unidad Administrativa Departamento de

Recursos Humanos Secretaria de


46



1

2

3

3A

3A.1

3A.2

Elabora Oficio de Baja al Instituto Mexicano del Seguro Social, indicando nombre, número de seguridad social y fecha de baja, en original y dos copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de Baja al Instituto Mexicano del Seguro Social , en original, para que se realice el trámite en el Instituto. Entrega a la Unidad Administrativa la primera copia del Oficio de Baja al Instituto Mexicano del Seguro Soc ial y archiva la segunda copia del Oficio de Bajas , de manera cronológica permanente en la Carpeta de movimientos de Alta, Baja y Modificación de Percepciones ante e l IMSS. ¿Existe algún movimiento ante el IMSS? En caso de modificación de percepciones: Elabora Oficio de modificación de percepciones al IMSS en original y dos copias, anexa el Formato movimientos de modificación de salario respectivo que indica: RFC, nombre, Número de Seguridad Social, número de personal, salario diario integrado de nómina básica, salario diario integrado de compensación, suma de ambos salarios, fecha de modificación y concepto por el cual se realiza la modificación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN, el Oficio de modificación de percepciones , anexa el Formato movimientos de modificación de salario diario Integrado por concepto de pago de 1502, 1102 y 1201, en original, debidamente requisitado, para que se realice el trámite ante el IMSS. Entrega a la Unidad Administrativa la primera copia del Oficio de modificación de percepciones al IMSS y archiva la segunda copia del Oficio de modificación de percepciones , de manera cronológica permanente en la Carpeta de movimientos de Altas, Bajas y Modificaci ón de Percepciones ante el IMSS. Fin.

47


3B

3B.1

3B.2

3B3

4

5

6

7

En caso de solventar inconsistencias por diferencia en sueldos. Recibe por oficio de la SEFIPLAN las Observaciones por inconsistencias IMSS en salario diario integrado. Elabora Oficio de solventación de inconsistencias IMSS en original y dos copias, anexa el Formato de conciliaciones al mes respectivo, que indica: Número de Seguridad Social, nombre, salario diario integrado de nómina básica, salario diario integrado de compensación, suma de ambos salarios, estímulos, sueldo diario integrado Secretaría de Protección Civil vs. Sueldo diario integrado IMSS y diferencias. Envía al Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN, el Oficio de solventación de inconsistencias IMSS, anexa el Formato conciliaciones al mes , en original, debidamente requisitado, para que se realice el trámite ante el Instituto. Entrega a la Unidad Administrativa la primera copia del Oficio de solventación de inconsistencias IMSS , anexa el Formato conciliaciones al mes , y archiva la segunda copia del Oficio de solventación de inconsistencias IMSS, de manera cronológica permanente en la Carpeta de movimientos de Altas, Bajas y Modificación de Percepciones ante el IMSS. En caso de un posible riesgo de trabajo: Recibe del trabajador el Formato ST1 en original, el cual le expide la Jefatura de Salud en el Trabajo del IMSS. Elabora Oficio de posible riesgo de trabajo original, indicando los datos generales del trabajador, ubicación física del lugar donde ocurrió el accidente, así como una descripción breve, clara y concisa del hecho, anexa el Formato ST1 en original. Envía al Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN, el Oficio del posible riesgo de trabajo , anexa el Formato ST1 en original, para que sea requisitado y lo firme el representante legal ante el IMSS. Recibe del Departamento de Seguridad Social el Formato ST1 original debidamente requisitado y firmado.

48


8

9

Entrega al trabajador el Formato ST1 , en original, para que realice los trámites administrativos ante la Jefatura de salud en el Trabajo del IMSS. Recibe del IMSS, por escrito a esta Secretaría de Protección Civil el Dictamen de notificación del posible riesgo de trabajo o riesgo de trabajo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

OFICIO DE BAJAAL INSTITUOMEXICANO DELSEGUROSOCIAL O-2


Modificación de Percepciones o Baja ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

INICIO


CON NOMBRE, NUM.DE SEGURIDAD SOCIAL

Y FECHA DE BAJA

OFICIO DE BAJA

ENVÍA

RECIBE

SOLVENTAR INCONSISTENCIASPOR DIFERENCIA

EN SUELDOS

SEFIPLAN

¿EXISTE ALGÚNMOVIMIENTO ANTE EL

IMSS?

OBSERVACIONES

ELABORA YANEXA

OFICIO DE SOLVENTACIÓN DE

POSIBLE RIESGODE TRABAJO

MODIFICACIÓN DEPERCEPCIONES ELABORA Y

ANEXA

OFICIO DE MODIFICACIÓN DE PERCEPCIONES ALIMSS O-2

FORMATO MOVIMIENTO

MODIFICACIÓN DE SALARIO

OFICIO DE BAJA AL IMSS

2

OFICIO DE BAJAAL INSTITUOMEXICANO DELSEGUROSOCIAL 1

OFICIO DE BAJAAL INSTITUOMEXICANO DELSEGUROSOCIAL O

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL DE LA

SEFIPLAN

ENVÍA


CARPETA DEMOVIMIENTOS ANTE

IMSS

C

SOLVENTACIÓN DEINCONSISTENCIASIMSS O-2

FORMATOCONCILIACIONES

AL MES

ENVÍA YANEXA

OFICIO DE SOLVENTACIÓN DEINCONSISTENCIAS

IMSS O

FORMATOCONCILIACIONES

AL MES

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

DELA SEFIPLAN

1

12

ENVÍA YANEXA

OFICIO DE MODIFICACIÓN DE PERCEPCIONES AL

IMSS O

FORMATO MOVIMIENTO

MODIFICACIÓN DE SALARIO


DE LA SEFIPLAN

ENTREGA

OFICIO DE MODIFICACIÓN DE PERCEPCIONES AL

IMSS 1

OFICIO DE MODIFICACIÓN DE PERCEPCIONESAL

IMSS 2

UNIDADADMINISTRATIVA

CFIN


Modificación de Percepciones o Baja ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

RECIBE

TRABAJADOR

FORMATOST1

O

ELABORA YANEXA


DE LA SEFIPLAN

RECIBE

FORMATOST1

O

ENTREGA

1

ENTREGA

OFICIO DE SOLVENTACIÓN DEINCONSISTENCIAS

IMSS 1

OFICIO DE MODIFICACIÓN DE PERCEPCIONESAL IMSS 2

C


2

OFICIO DE RIESGO DE TRABAJO

FORMATOST1

O

ENVÍA, ANEXA,REQUISITA Y

RECABA FIRMA

OFICIO DE RIESGO DE TRABAJO

FORMATOST1

O

DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL DE

LA SEFIPLAN

FORMATOST 1

O

TRABAJADOR

RECIBE

DICTAMEN DENOTIFICACIÓN

O

C

FIN

C

FIN

REPRESENTANTELEGAL ANTE EL IMSS

IMSS

CARPETA DENOTIFICACIONES

DE RIESGO DETRABAJO IMSS

51

Procedimiento


Emisión de la Nómina de Base y Contrato Individual de Trabajo por Tiempo y Obra Determinada. Preparar oportunamente, la integración y la emisión de las percepciones que por concepto de pago de nómina les correspondan a los servidores públicos adscritos a la Secretaría de Protección Civil. Quincenal.

Normas El proceso de integración y emisión de la nómina, se realiza con apego a lo establecido en el Marco Normativo de Percepciones y Deducciones, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN). La emisión de la nómina incluye el pago de las percepciones así como las deducciones de Ley que corresponden al personal de la Dependencia que tengan asignada una plaza de base y/o contrato. La integración y emisión de la nómina, se apega al calendario establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El descongelamiento de plazas vacantes y/o contrato se solicita mediante oficio a la Dirección General de Administración de la SEFIPLAN. La transferencia de plazas y del respectivo presupuesto, de otras Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz a ésta Secretaría de Protección Civil, debe estar autorizada por los Titulares de ambas Dependencias. El pago por concepto de Estímulo por Antigüedad y el cambio de quinquenio, se realiza en la Nomina correspondiente a la quincena que coincida con la fecha de antigüedad del trabajador. Al inicio de cada ejercicio fiscal se envía un archivo a la SEFIPLAN (Subdirección de Recursos Humanos) de todos los trabajadores que son beneficiados con el estímulo por antigüedad durante el año, a efecto de que el pago se realice de manera automática en la quincena que le corresponda. Cuando algún trabajador es acreedor al estímulo por antigüedad, se comunica, a través de SEFIPLAN, la respectiva modificación de percepciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y conciliar los salarios diarios integrados de la nómina básica con el Departamento de Seguridad Social en la SEFIPLAN.

52

A través del Sistema de Nómina Básica , que cuenta con módulos de proceso, se emiten los siguientes reportes. Módulo de Notificaciones . Se genera la Notificación de Depósito a realizar en la quincena correspondiente, con el detalle de las percepciones y deducciones de cada trabajador. Módulo de Nómina . Se realiza la impresión de Listados, por Unidad presupuestal, de trabajadores que tienen base y/o contrato, con el detalle de sus percepciones y deducciones correspondientes a la quincena procesada. Módulo de Reportes . Produce las Cifras Control, Listado Alfabético de los Depósitos de los Trabajadores y el detalle Analítico de las Percepciones y Deducciones de la quincena procesada. Módulo de Generación de Archivos . Produce los archivos electrónicos que se vinculan con el Departamento de Recursos Financieros, para las afectaciones presupuestales, cheques emitidos y depósito al trabajador en la quincena correspondiente. Los movimientos que no se hayan capturado en la fecha establecida en el calendario, se capturarán a través del módulo de “Pagos Directos”. A través del Sistema de Nómina Básica , se procede a la impresión de la nómina de base y de contrato quincenal, conforme a las fechas establecidas en el calendario para la generación de nómina.




53



1

2

3

4

5

6

6A

Elabora Oficio en original y copia, dirigido a los Titulares de la Dirección General de Administración y Subdirección de Recursos Humanos de la SEFIPLAN, a efecto de solicitarles el descongelamiento de la plaza y/o contrato y, el número de personal respectivamente para el trabajador beneficiado. Recaba firma de los Titulares de la Unidad Administrativa y del Departamento de Recursos Humanos, envía a la Dirección General de Administración y a la Subdirección de Recursos Humanos de la SEFIPLAN y archiva la copia del Oficio como acuse de recibo en el expediente del trabajador. Pasa el tiempo. Recibe Respuesta de autorización y asignación de número de personal y la archiva en el expediente del trabajador. Captura el movimiento de alta y/o baja en el Sistema de Nómina Básica , y verifica los movimientos de la nómina en el Reporte de Captura . Elabora Aviso de Movimiento de Personal , o en su caso, Aviso de Transferencia de Personal , en original y cuatro copias, detallando el tipo de movimiento a capturar, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega copia al Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN y, al Instituto de Pensiones del Estado, archiva una copia en el Expediente de Movimientos de Personal (concentrado) y entrega una copia al interesado; el original lo archiva en el expediente del trabajador, de manera cronológica temporal. ¿Qué tipo de movimiento se hizo en la nómina? En caso que se presente un Movimiento de Personal: Elabora Oficio de Alta en original y copia, dirigido al Titular del Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN, anexando copia de los formatos de: Datos Generales, Designación de Beneficiarios del Sistema de Ahorro para el Retiro de Trabajadores al Servicio del Gobi erno del Estado de Veracruz (Formato del SAR), Certifica do Individual del Seguro de Vida (Seguro Institucional) y

54


6A.1

6A.2

6A.3

6A.4

6A.5

6A.6

6A.7

Precensal de Datos para la Afiliación al IMSS. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y lo envía; el original se entrega al Departamento de Seguridad Social. Posteriormente, se entregan copia con sello original de los Formatos del SAR y Seguro de Vida para el trabajador y, se archivan copias fotostáticas de los mismos formatos en el expediente del trabajador, de manera cronológica temporal. Elabora Oficio de Modificación de Percepciones, en original y copia, para firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, dirigido al Titular del Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN solicitando Constancia de Antigüedad del trabajador que avale la fecha de ingreso, para estar en la posibilidad de realizar captura de alta o cambio de quinquenio. Recaba firma y envía; el original se entrega al Departamento de Seguridad Social. Archiva acuse de recibo en expediente respectivo. Pasa el tiempo. Recibe Constancia de Antigüedad y archiva en expediente del trabajador, de manera cronológica temporal. Captura el alta o cambio de quinquenio en el Sistema de Nómina Básica, y verifica los movimientos de la nómina en el reporte de captura. Recibe, en original, por parte Jefe del Departamento de Recursos Humanos, la Solicitud de Licencia con o sin goce de sueldo, por parte del trabajador. Elabora Oficio , en original y dos copias, para firma del Jefe de la Unidad Administrativa, en donde autoriza al trabajador de base la Solicitud de Licencia con o sin goce de sueldo; recaba firma y entrega el original al trabajador, la primera copia para el Titular de la Unidad Presupuestal de adscripción del trabajador y la segunda copia para el Jefe del Departamento de Recursos Humanos y, archiva el acuse de recibo en el expediente del trabajador, de manera cronológica temporal.

55


6A.8

6A.9

7

8

9

10

11

Captura el movimiento de baja en el Sistema de Nómina Básica , y verifica los movimientos de la nómina en el reporte de captura. Recibe la Renuncia para estar en posibilidad de realizar en el módulo de captura dicho movimiento; El Sistema de Nómina Básica congela en automático la plaza. En caso que se presente un Aviso de Transferencia de Personal: Elabora oficio de Cambio de Adscripción en original y copia, para firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, dirigido al Titular de la Subdirección de Recursos Humanos de la SEFIPLAN solicitando se realice la transferencia interna, es decir, de una a otra Unidad Presupuestal, en la fecha de captura a la que corresponda el cambio; recaba firma y entrega el original a la Subdirección de Recursos Humanos y, archiva el acuse de recibo en el expediente respectivo, de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Captura el movimiento de Cambio de Adscripción en el Sistema de Nómina Básica, y verifica los movimientos de la nómina en el reporte de captura. Elabora Oficio de Cambio de Plaza , en original y copia, para firma del Jefe de la Unidad Administrativa dirigido al Titular de la Subdirección de Recursos Humanos de la SEFIPLAN, solicitando el movimiento escalafonario, por cambio de plaza con motivo de las vacantes generadas; recaba firma y entrega el original a la Subdirección de Recursos Humanos y, archiva el acuse de recibo en el expediente respectivo, de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Captura el movimiento de Cambio de Plaza en el Sistema de Nómina Básica, y verifica los movimientos de la nómina en el reporte de captura. Crea en el Sistema de Nómina Básica un archivo histórico, de manera cronológica permanente, por trabajador.

56


12

13

14

15

16

17

18

Pasa el tiempo. Elabora Tarjeta Informativa en original y copia, para firma del Titular del Departamento de Recursos Humanos; recaba firma y entrega al titular del Departamento de Recursos Financieros, anexando los reportes de las Cifras Control quincenal, reportes Programáticos de Percepciones y Deducciones por Unidad Presupuestal, para las afectaciones presupuestales correspondientes y, archiva el acuse de recibo en el expediente respectivo, de manera cronológica temporal. Organiza e integra la nómina por Unidad Presupuestal Pasa el tiempo. Captura el detalle de las Cifras Control en el formato denominado Acumulado Anual que por quincena se concilia con la Subdirección de Recursos Humanos de la SEFIPLAN y que sirve de acumulado para el procedimiento de la Declaración Informativa Múltiple al cierre de cada ejercicio. Elabora papel de trabajo de las cifras que afectan el Impuesto Sobre el Producto del Trabajo y que servirán de base para el entero mensual (Anexo 7-A). Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN los Estados de Cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro bimestrales, en un tanto. Elabora la Relación de Entrega de Estados de Cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro, en original y, recaba la firma de recibido del trabajador. Archiva cronológicamente en forma permanente la Relación de Entrega de Estados de Cuenta en original, en un tanto, con el registro de las firmas de los trabajadores que recibieron el Estado de cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro. FIN DEL PROCEDIMIENTO


Emisión de la Nómina de Base y Contrato Individual de Trabajo por Tiempo y Obra Determinada

OFICIOO-1

INICIO

ELABORA SOLICITANDODESCONGELAMIENTODE PLAZA Y NUMERO

DE PERSONAL

OFICIO

ELABORA

TITULARES DE LA UNIDADADMINISTRATIVA Y DEL


DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN DE LA

SEFIPLAN

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS DE

CAPTURA Y VERIFICA

SISTEMA DENÓMINA BÁSICA

ALTA Y/O BAJA


AVISO DEMOVIMIENTO O

TRANSFERENCIADE PERSONAL O-4

O

4

C

OFICIO

RECURSOS HUMANOS DELA SSEFIPLAN

RESPUESTA

RECIBE

C

C EXPEDIENTE

3

2

AVISO DEMOVIMIENTO O

TRANSFERENCIADE PERSONAL 1

ENTREGA

DEPTO. DE SEGURIDADSOCIAL DE LA SEFIPLAN

INSTITUTO DE PENSIONESDEL ESTADO

EXPEDIENTE DE MOVIMIENTOSDE PERSONAL

INTERESADO

EXPEDIENTE

C

1



ELABORA

¿QUE TIPO DEMOVIMIENTO

SE HIZO EN LANÓMINA?

TRANSFERENCIADE PERSONAL

OFICIO DE

ELABORARECABA FIRMAY ENTREGA

JEFE DE DEPARTAMENTODE RECUSOS HUMANOS


FORMATOSEGURO DEVIDA C

FORMATO DELSAR C

DATOSGENERALES C

OFICIO DE ALTA

0-1

ELABORA YANEXA

1

OFICIO DEMODIFICACIÓN DE

PERCEPCIONES 0-1

SOLICITANDOCONSTANCIA DE

ANTOGÚEDAD

1

RECABA FIRMAY ENVÍA

C

OFICIO DEMODIFICACIÓN DEPERCEPCIONES O

DEPARTAMENTO DESEGURIDD SOCIAL

EXPEDIENTE

JEFE DEPTODE RECURSOS HUMANOS

OFICIO DE ALTAC

AFILIACIÓN ALIMSS C

DATOSGENERALES C

FORMATOSEGURO DEVIDA C

FORMATO DELSAR C

OFICIO DEALTA O

C

1

OFICIO DECAMBIO DEADSCRIPCIÓN 0

RECURSOS HUMANOS DELA SSEFIPLAN

C

EXPEDIENTE

CAPTURA Y VERIFICA


3

AFILIACIÓN ALIMSS C

VIDA C

RECABA , FIRMA,ENVÍA Y

ENTREGA DEPARTAMENTO DESEGURIDAD SOCIAL

TRABAJADOR

C

EXPEDIENTE

JEFE DEPTORECURSOS HUMANOS

CAPTURA ALTAY VERIFICA


RECIBE

CONSTANCIADE ANTIGÚEDAD


EXPEDIENTE

C

2

OFICIOO



ELABORA

RENUNCIA

RECIBEJEFE DE DEPTO

DE RECUSOS HUMANOS

2

ELABORARECABA, FIRMA

Y ENTREGATRABAJADOR

OFICIO DEMODIFICACIÓN DE

PERCEPCIONES 0-1


CAPTURA YVERIFICA


TITULAR DE LA UNIDADPRESUPUESTAL DE ADSCRIPCIÓNDEL TRABAJADOR

CAPTURA


SE CONGELAAUTOMÁTICAMENTE

LA PLAZA CREA ARCHIVO HISTORICO


SOLICITUDDE LICENCIA

2

1

C


LA SSEFIPLAN

C

EXPEDIENTE

CAPTURA Y VERIFICA

SISTEMA DENÓMINA BÁSICA 1

OFICIO DECAMBIO DEPLAZA O

C

4

DEL TRABAJADOR

TITULAR DEL DEPTO DERECURSOS HUMANOS

FIN


3

ELABORARECABA FIRMAY ENTREGA



ESTADOS DECUENTA 1T

RECIBE

JEFE DE DEPTODE RECUSOS HUMANOS

4


LISTADOSALFABETICOS

CIFRASCONTROL

TARJETAINFORMATICA

TRABAJADOR

ELABORA, RECABAFIRMA Y ENTREGA

REPORTES PROGRAMÁTICOS

DE PERCEPCIONES YDEDUCCIONES

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL DE LA SEFIPLAN

RELACIÓN DEENTREGA

O

ELABORA YRECABA Y FIRMA

TTITULAR DELDEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS

C

RELACIÓNDE ENTREGA O

ESTADOS DECUENTA

FINARCHIVA

TARJETAINFORMATIIVA

FORMASVALORADAS

NÓMINA

INTEGRA YELABORA

FIN

O

FIN

C

61

Procedimiento


Emisión de la Nómina de Gratificación Extraordinaria (Compensación). Preparar oportunamente la integración y emisión de las percepciones por concepto de pago de nómina que le corresponden a los servidores públicos adscritos a la Secretaria de Protección Civil. Mensual

Normas El proceso de integración y emisión de la nómina, se realiza con apego a lo establecido en el Marco Normativo de Percepciones y Deducciones, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN). Los sueldos de los Servidores Públicos no rebasan los límites de percepciones ordinarias netas autorizados para las Dependencias y Entidades en el Presupuesto de Egresos correspondiente a cada ejercicio fiscal. Toda modificación salarial es autorizada por la Secretaria de Protección Civil. El requerimiento para elaborar la Nómina de Gratificación Extraordinaria, es decir los movimientos correspondientes a las altas, bajas, cambios de adscripción e incrementos o decrementos de sueldo, son firmados por la Secretaria de Protección Civil y el Jefe de la Unidad Administrativa, y son remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación, para su autorización, durante los primeros diez días naturales de cada mes. Se incluyen, como anexo, los descuentos por faltas y retardos del mes inmediato anterior, así como las deducciones por adeudos contraídos por los trabajadores, como resultado de los convenios realizados entre la SEFIPLAN y empresas con actividad mercantil y/o de servicios. Las empresas de crédito remiten al Departamento de Recursos Humanos a mas tardar el día 5 de cada mes, el listado de préstamos a los trabajadores; para así elaborar el Anexo de descuentos respectivo. Para la emisión de la nómina de Gratificación Extraordinaria se cuenta con disponibilidad presupuestal para cada una de las áreas que integran la Secretaría de Protección Civil. La Ministración de Recursos se envía al Departamento de Gratificación Extraordinaria de la Subdirección de Recursos Humanos de la SEFIPLAN, en la fecha establecida en el calendario emitido por la SEFIPLAN. El pago de la nómina de Gratificación Extraordinaria se emite sólo a los trabajadores que estén vigentes en el sistema. El personal que cause baja durante el Ejercicio Fiscal, percibe proporcionalmente su gratificación anual, en el mes posterior a la baja.

62

Al terminar el proceso de emisión de nómina se aplica el Impuesto Sobre la Renta (ISR) a cada uno de los trabajadores, sin que por ello se les realice la retención correspondiente. El Anexo 7-A es el formato que muestra el importe del ISR del mes que corresponde, se remite al Departamento de Recursos Financieros de la Secretaría de Protección Civil, incluyendo el generado en la nómina a través del Sistema de Nómina de Compensación, que cuenta con “Módulos de Proceso”, se emiten los siguientes reportes: “Cálculo de cuotas al Seguro Social” se emite un listado para su validación contra el papel de trabajo de conciliación. “Cálculo de Impuesto Sobre la Renta” se imprimen muestras para validación. “Pensiones Alimenticias” para aplicarlas a los trabajadores que por instrucción judicial se encuentren en este caso. El Módulo de Póliza del Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) genera la póliza para entregar al Departamento de Recursos Financieros para su aplicación respectiva. El Sistema de Nómina de Compensación actualiza un acumulado de cifras en la que se visualizan los montos ejercidos. En la fecha de calendario emitido por la SEFIPLAN, que indica el día en que se debe enviar el depósito de las segundas quincenas de Nómina Básica, también se realiza la dispersión bancaria del personal que cobra nómina de Gratificación Extraordinaria (sólo compensación).

Fecha Elaboró Revis ó Autorizó Elaboración Autorización


Secretaría de Protección Social Octubre 2013 Febrero 2014

63


Departamento De Recursos Humanos

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe los Formatos de movimientos de personal en original, autorizados por la Unidad Administrativa; correspondientes a alta, baja, cambio de adscripción o puesto, enviados por los Titulares de Unidades Presupuestales. Recibe de los Titulares de las Unidades Presupuestales, el Oficio de solicitud de promoción o modificación de sueldos (incrementos y/o decrementos) para determinado trabajador; para acuerdo, firma de autorización y visto bueno de los Jefes del Departamento de Recursos Humanos y Unidad Administrativa de la Secretaría de Protección Civil. Elabora el Papel de trabajo de los movimientos de personal del respectivo mes, para revisión y, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe de Departamento de Recursos Humanos de la Secretaría de Protección Civil. Elabora el Oficio de altas y modificación de percepciones en original, debidamente requisitado, para que se realice el trámite ante el IMSS y envía al Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN. Verifica en el Sistema Control de Asistencias, las incidencias por conceptos de retardos y/o faltas del mes inmediato anterior (excepto de los períodos vacacionales) y elabora Anexo para el requerimiento y descuentos aplicados a los trabajadores. Conecta con el Procedimiento Control de Incidencias. Elabora el Anexo de descuentos correspondientes a los préstamos solicitados por los trabajadores. Elabora el Formato de requerimiento del mes, considerando los movimientos de altas, bajas, cambios, retroactivos, modificaciones de sueldo, aguinaldos proporcionales (Partida 1501 Gratificación Anual) retardos y/o faltas y descuentos de préstamos. Recaba firmas autógrafas de autorización y visto bueno del Titular de la Secretaría de Protección Civil y del Jefe de la Unidad Administrativa en el Formato de requerimiento y lo fotocopia para acuse de recibo.

64


9

10

11

12

13

13A

14

15

Envía a más tardar el día diez de cada mes el Formato de movimiento de personal y el Formato de requerimiento en original y copia de acuse, a la Oficina de Gratificación Extraordinaria de la SEFIPLAN. Pasa el tiempo Recibe vía telefónica de la Oficina de Gratificación Extraordinaria de la SEFIPLAN, la autorización del Formato de requerimiento . Realiza la captura en el Sistema de Nómina de Compensación, de todos los movimientos del mes así como de los aguinaldos, las incidencias y los préstamos correspondientes. Imprime del Sistema de Nómina de Compensación una Plantilla de sueldos brutos para la validación de cada uno de los movimientos capturados y para consulta de sueldos del personal remunerado exclusivamente mediante compensación. Elabora Papel de trabajo del cálculo de cuotas al Seguro Social de cada uno de los trabajadores para cotejar con el reporte de validación del sistema. ¿Coinciden las cuotas del IMSS con las del Sistema de Nómina? En caso que no coincida: Modifica de manera manual en el Sistema de Nómina de Compensación. En caso que coincida: Emite Reporte de cuotas al IMSS para su aplicación. Emite en el Sistema de Nómina de Compensación los resúmenes programáticos de Cifras control en un tanto y verifica que los importes estén correctos. ¿Están correctos los importes de las Cifras de Control? En caso de estar correctos los importes: Realiza las transferencias para otorgar disponibilidad a la Unidades Presupuestales en su caso; para estar en la posibilidad de solicitar el recurso.

65


15A

15A .1

15A .2

16

17

18

19

20

Imprime Cifras control en los tantos correspondientes para solicitar Ministración de Recursos a la oficina de Gratificación Extraordinaria de la SEFIPLAN en la fecha establecida en el calendario emitido por la SEFIPLAN. Entrega vía Oficio al Departamento de Recursos Financieros de la Contraloría General, las Cifras control para la solicitud del recurso a la Tesorería de la SEFIPLAN, a efecto de estar en la posibilidad de realizar el pago a los trabajadores en tiempo y forma. En caso de no estar correctos los importes: Corrige en el Sistema de Nómina de Compensación. Pasa el tiempo Emite Reporte en el Modulo de Póliza del Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) y entrega al Departamento de Recursos Financieros con tarjeta para su aplicación respectiva. Imprime del Sistema de Nómina de Compensación una pantalla en la que se visualizan los Montos ejercidos. Archiva todos los Reportes que ha emitido el Sistema de Nómina de Compensación en una carpeta de manera cronológica. Elabora formato Anexo 7-A para el entero mensual del Impuesto Sobre la Renta, considerando las bases gravables, exentas y otras, de 1ª y 2ª quincena de cada mes de la Nómina Básica, así como de Gratificación Extraordinaria y Gratificación Anual (aguinaldos proporcionales) para cálculo del impuesto. Prepara Anexo 7-A definitivo (Resumen Mensual de Sueldos y Percepciones Gravables y Exentas) en original y copia, lo envía mediante Oficio en original al Departamento de Recursos Financieros y una copia a la Subdirección de Recursos Humanos de la SEFIPLAN, anexa los reportes programáticos de cada uno de los impuestos calculados. FIN DEL PROCEDIMIENTO

ANEXO


Emisión de la Nómina de Gratificación Extraordinaria (Compensación)

FORMATO DEMOVIMIENTODE PERSONAL O

INICIO

RECIBE

RECIBE

TITULARES DE LAS UNIDADESPRESUPUESTALES

CAPTURA Y VERIFICA

SISTEMA DENÓMINA DE

COMPENSACIÓN

ENVÍA

FORMATO DEMOVIMIENTODE PERSONALJEFE DE DEPARTAMENTO

DE RECURSOS HUMANOS

CONTROL DEINCIDENCIAS

FORMATO DEREQUERIMIENTO

O-1

EL DÍA 8 DECADA MES

OFICINA DE GRATIFICACIÓNEXTRAORDINARIA DE LA

SEFIPLAN

RECIBE VÍATELEFÓNICA

OFICINA DE GRATIFICACIÓNEXTRAORDINARIA DE LA

SEFIPLAN

AUTORIZACIÓN DELFORMATO DE

REQUERIMIENTO

OFICIO DESOLICITUD

ELABORA YENVÍA

ACUSE DERECIBO

DEPARTAMENTO DE SEGURIDADSOCIAL DE LA SEFIPLAN

PAPEL DETRABAJO


JEFES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVAY DEL DEPTO DE RECURSOS HUMANOS

OFICIO DE ALTAS YMODIFICACIONES DEPERCEPCIONES O

ELABORA

ANEXO DEDESCUENTOS

ELABORA

FORMATO DE REQUERIMIENTO

RECABA FIRMAY FOTOCOPIA

FORMATO DE REQUERIMIENTO

TITULARES DE LA SECRETARÍADE PROTECCIÓN CIVIL Y


CAPTURA


COMPENSACIÓN

MOVIMIENTOS DEL MESAGUINALDO, INCIDENCIAS

Y PRESTAMOSCORRESPONDIENTES

PLANTILLA DESUELDOSBRUTOS

IMPRIME


COMPENSACIÓN MOVIMIENTOS DEL MES

1



IMPRIME

1

CIFRAS CONTROL

PARA OTORGARDISPONIBILIDAD A

LAS UNIDADESPRESUPUESTALES

EL 21 DECADA MES

ELABORA

PAPEL DE TRABAJO DEL CÁLCULO DE CUOTAS AL IMSS

PARA COTEJARCONTRA EL REPORTE

DEL SISTEMA

A

¿COINCIDEN LASCUOTAS DEL IMSS

CON LAS DELSISTEMA DE

NOMODIFICA

¿COINCIDEN LASCUOTAS DEL IMSS

CON LAS DELSISTEMA DE

NÓMINA?

NO

SI

CORRIGE

REALIZATRANSFERENCIAS

REPORTE DECUOTAS AL IMSS

EMITE

CAPTURA Y VERIFICA


CIFRASCONTROL

ENTREGA

OFICIODEPARTAMENTO DE

RECURSOSFINANCIEROS

SISTEMA DE NÓMINA?

SI

CIFRAS CONTROL

T


COMPENSACIÓN

A


COMPESACIÓN

FIN

FIN



ARCHIVO

IMPRIME


COMPENSACIÓN

PLANTILLA DESUELDOS NETOS


COMPENSACIÓN

MONTOS EJECIDOS

IMPRIME PANTALLA

OFICIO1

ANEXO 7-ADEFINITVO 1

OFICIOO

ANEXO 7-ADEFINITIVO O

PREPARA Y ENVÍA DEPARTAMENTO

DE RECURSOSFINANCIEROS

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS

DE LA SEFIPLAN

A

MONTOSEJERCIDOS

LISTADOS

CIFRASCONTROL

MOVIMIENTOSDEL MES

C

FORMATO

ARCHIVO

C

FIN

ELABORA

SISTEMA DEBANCA EN

LINEA

REPORTE

RECIBE ARCHIVO DE DEPOSITO Y

DISPERSIÓN

MÓDULO DE PÓLIZADEL SIAFEV

REPORTE

EMITE

DEPARTAMENTO DERECURSOS FINANCIEROS

VALIDA CONTRAARCHIVO DE DÉPOSITO

PARA CÁLCULODEL ANEXO 7-A

69

Procedimiento


Control de Incidencias Aplicar los descuentos salariales que corresponden al trabajador por acumulación de faltas, retardos o sanciones, para su afectación en el sistema de nómina. Mensual

Normas La SEFIPLAN a través de su Manual de Recursos Humanos, en el capítulo 6, Control de asistencias, Permisos, Incidencias, Vacaciones y Descansos Obligatorios, establece los criterios de aplicación. 1. El Reporte de descuento utilizado para afectar la nómina debe contener: nombre del trabajador, número de faltas y cantidad a descontar. 2. Los descuentos por acumulación de faltas y retardos del personal de compensación que representan sanción económica, deberán aplicarse en el sistema de nómina en el mes siguiente en que hubiera ocurrido. En caso de que se interponga un periodo vacacional, el plazo se extiende un mes más. 3. El horario de los servidores públicos es de 9:00 a 15:00 hrs. y de 18:00 a 21:00 hrs. excepto los que laboren en las Áreas del Centro Estatal de Comunicaciones, la Dirección General de Administración de Emergencias y la Coordinación Estatal de Estudios del Clima, mismo que varían de acuerdo a la temporada y emergencias que se susciten en el Estado 4. El horario oficial de los trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz se comprende entre las 8:00 y las 18:00 horas, pero en esta Secretaría de acuerdo a las necesidades debidamente justificadas del servicio y por la naturaleza propia de la misma, se tiene horarios variables por instrucciones del Titular de la Secretaría, excepto el personal sindicalizado que no recibe una Compensación Extraordinaria o Compensación por Turno Vespertino. 5. Los Servidores Públicos deben registrar su hora de entrada y de salida a través de los dispositivos y controles que la Secretaría juzgue convenientes y de conformidad con el horario señalado para las jornadas de trabajo. 6. El Titular de la Secretaría es responsable de establecer dichos horarios, respetando siempre la jornada que señala los ordenamientos legales correspondientes. 7. El personal debe entregar la solicitud de Justificación en el Departamento de Recursos Humanos en los tiempos señalados, sin borrones, tachaduras y con la firma de autorización del Director de Área que le corresponde.

70

8. Es considerado retardo cuando el trabajador registre su hora de entrada a partir del minuto 11 y hasta el minuto 40 de lo que marca su jornada laboral. 9. Se aplica al empleado una sanción consistente en el descuento de medio día de sueldo por cada tres retardos acumulados por quincena y por seis retardos, se aplica como sanción un descuento de un día de sueldo. 10. Se considera inasistencia no registrar entrada o salida sin justificación, sujeta al descuento de un día de sueldo. 11. El Registro de asistencia sin justificación después de 40 minutos de su jornada laboral establecida, equivale a sanción disciplinaria y se considera como inasistencia, por consiguiente el trabajador esta en opción de permanecer o no en su centro de trabajo ya que procede el descuento de un día de sueldo. 12. El no registrar sin justificación oficial la hora de entrada y/o salida por omisión u olvido, equivale a sanción disciplinaria y se considera como inasistencia, sujeta al descuento de un día de sueldo. 13. El personal que por su horario de trabajo se le conceda compensación vespertina, por cada inasistencia al mes, se le descontará el equivalente a la parte proporcional del pago vigente que se otorga por este concepto. 14. Por cada tres retardos vespertinos acumulados por quincena se aplica al empleado una sanción consistente en el descuento de media tarde del pago vigente que se otorga por este concepto.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad

Administrativa Departamento de

Recursos Humanos Secretaría de


71


Departamento de

Recursos Humanos

1

2

2A

3

4

Obtiene del archivo cronológico temporal las Solicitudes de Justificación en original y genera el Control de justificaciones en archivo electrónico. Emite el Reporte de registro de asistencia en archivo electrónico y verifica con el Control de justificaciones si existe justificación oficial de faltas o retardos. ¿Existe Justificación? En caso de que si exista justificación: Registra en el Reporte de registro de asistencia en archivo electrónico la justificación y archiva las Solicitudes de Justificación originales en el Expediente del trabajador que corresponda de forma cronológica temporal. Fin. En caso de que no exista justificación: Elabora el Reporte de descuentos en original y archiva las Solicitudes de Justificación en el Expediente del trabajador que corresponda de forma cronológica temporal. Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Humanos en el Reporte de descuentos. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: Emisión de la nómina

INICIO

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

OBTIENE Y GENERA

SOLICITUDES DE JUSTIFI-CACIÓN

O

EMITE Y VERIFICA

C

CONTROL DE JUSTIFICACIONES

EN ARCHIVO ELECTRÓNICO

REPORTE DE REGISTRO DE ASISTENCIA


EN EL REPORTE DEREGISTRO DE ASISTENCIA

RECABA FIRMA

REPORTE DE DESCUENTOS

O

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

FIN


Control de Incidencias

REGISTRA

O

¿EXISTE JUSTIFICACIÓN?

SI

NOSOLICITUDES DE JUSTIFI-CACIÓN

EXPEDIENTE

REGISTRO DE ASISTENCIAEN ARCHIVO ELECTRÓNICO

ELABORA

REPORTE DE DESCUENTOS

O

SOLICITUDES DE JUSTIFI-CACIÓN

O

C

EXPEDIENTE

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:EMISIÓN DE NÓMINA

FIN

73

Procedimiento


Registro y Control de Permisos. Controlar los permisos autorizados al personal de la Secretaría de Protección Civil, con motivo de su ausencia en el horario de labores por comisiones o salidas oficiales o en su caso, por permisos que por norma le correspondan. Variable

Normas La SEFIPLAN a través de su Manual de Recursos Humanos, en el capítulo 6, Control de asistencias, Permisos, Incidencias, Vacaciones y Descansos Obligatorios, establece los criterios de aplicación. El Departamento de Recursos Humanos verifica, si el trabajador tiene derecho a la autorización de la Solicitud de permiso. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos, aprueba la solicitud de permisos, con apego a las normas establecidas en las Políticas y Lineamientos Internos sobre los Recursos Humanos y, en su caso, los motivos por los cuales no procede alguna solicitud de permiso. En caso de comisión, visitas e incapacidades médicas y de defunción, se remite al Departamento de Recursos Humanos una copia de la documentación que avale alguna de estas causales.




74



1

1A

2

Verifica en el registro de asistencia de Permisos e Incidencias, si el trabajador tiene derecho a la autorización de la solicitud de permiso. ¿Procede la solicitud de permiso? En caso de no proceder la solicitud de Permiso: Registra la Jefe del Departamento de Recursos Humanos, en el Sistema Electrónico de Permisos e Incidencias, los motivos por los que no procede la solicitud de permiso. Fin. En caso de proceder la Solicitud de Permiso: Aprueba el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, la solicitud de permiso, con apego a las normas establecidas en la Políticas y Lineamientos Internos sobre los Recursos Humanos. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Control de Incidencias.


Registro y Control de Permisos

SISTEMA DECONTROL DEASISTENCIAS

VERIFICA

INICIO

¿PROCEDE LASOLICITUD DE

PERMISO?

SISTEMA DECONTROL DE

VERIFICANO

MOTIVOS

SI

APRUEBA

FIN

JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTOCONTROL DE INCIDENCIAS

CON APEGO A LAS NORMASESTABLECIDAS EN LAS

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOSINTERNOS SOBRE LOSRECURSOS HUMANOS

CONTROL DEASISTENCIAS

FIN

MOTIVOS

76

Procedimiento


Elaboración de Credenciales Institucionales de Identificación. Proporcionar al personal una Credencial Institucional que lo identifique como servidor público de la Secretaría de Protección Civil. Periódica

Normas La SEFIPLAN a través de su Manual de Recursos Humanos, en el inciso 1.2., y las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz, establece los criterios de aplicación. En todos los casos, el interesado requisita el formato Solicitud de credencial para la elaboración de la misma. El formato de Solicitud de credencial , debidamente requisitado, se integra en el respectivo Expediente de personal . El Departamento de Tecnologías de la Información, emitirá fotografía tamaño infantil. El trabajador plasma su firma autógrafa en la Credencial institucional de identificación para acreditar su adscripción a la Dependencia. Las Credenciales institucionales de identificación que expida la Secretaría de Protección Civil, son para identificarse como empleado de la misma. Los empleados de la Secretaría de Protección Civil portan a la vista, durante la jornada laboral, su Credencial institucional de identificación. La Credencial institucional de identificación del trabajador es válida si cuenta con la firma de la Titular de la Secretaría de Protección Civil y contenga la vigencia del año en curso. En caso de extravío de la Credencial institucional de identificación , el trabajador elabora un Acta circunstanciada para describir la pérdida, a efecto de que proceda la reposición de la misma.




77


Departamento de

Recursos Humanos

1

2

3

4

5

6

7

Recibe del trabajador el Formato de solicitud de credencial en original. Revisa en el Sistema de Personal los datos del registro de alta. Canaliza al trabajador al Departamento de Tecnologías de la Información, para la toma de la fotografía. Departamento de Tecnologías de la Información Emite la Credencial institucional de identificación del trabajador en original y la envía al Departamento de Recursos Humanos. Departamento de Recursos Humanos Recibe del Departamento de Tecnologías de la Información la Credencial institucional de identificación en original y recaba la firma autógrafa del trabajador. Entrega al trabajador el original de la Credencial institucional de identificación. Recaba la firma de recibido del trabajador en el original del Formato de solicitud de credencial y lo archiva de manera cronológica temporal en el correspondiente Expediente del trabajador. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Humano

Elaboración de Credenciales Institucionales de Identificación

FORMATO DESOLICITUD DECREDENCIAL

INICIO

RECIBE

REVISA

LOS DATOS DEL

CREDENCIALINSTITUCIONAL DEIDENTIFICACIÓN

O

RECIBE YRECABA FIRMA

CREDENCIALINSTITUCIONAL DE


TRABAJADOR

SISTEMA DEPERSONAL

CANALIZA ALTRABAJADOR

LOS DATOS DELREGISTRO DE ALTA

AL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍÍAS

DE LA INFORMACIÓN


O

EMITE Y ENVÍA

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍÍAS

DE LA INFORMACIÓN


INSTITUCIONAL DEIDENTIFICACIÓN

O

TRABAJADOR


O


EXPEDIENTE DEL TRABAJADOR

FIN

C

79

Procedimiento


Apoyo para la adquisición de anteojos y lentes de contacto. Otorgar oportunamente a los trabajadores de la Secretaría de Protección civil, el apoyo económico autorizado para la adquisición de anteojos o lentes de contacto, a través de las ópticas con las cuales se tienen Contratos de Prestación de Servicios profesionales. Mensual

Normas La SEFIPLAN a través de su Manual de Recursos Humanos, en el capítulo de prestaciones dispone el monto y el mecanismo para la aplicación de esta prestación. La Unidad Administrativa comunica mediante Oficio , a las Unidades Presupuestales de la Secretaría de Protección Civil, el monto del presupuesto que se les autoriza anualmente. El trabajador que resulte beneficiado en recibir el apoyo de lentes debe reunir los siguientes requisitos: • Receta oftalmológica , en original expedida por el IMSS. • Formato de Apoyo para Lentes y Aparatos Ortopédicos en original, debidamente requisitado, seleccionando una de las ópticas que tengan convenio vigente con esta Dependencia. • Fotocopia por ambos lados de la Credencial Institucional de Identificación. El trabajador beneficiado integra y entrega al Departamento de Recursos Humanos, mediante Tarjeta del Titular de la Unidad Presupuestal de su adscripción, los requisitos mencionados anteriormente. Asimismo, el Titular de cada Unidad Presupuesta verifica que cuenta con suficiencia presupuestal para la adquisición de lentes, antes de enviar su Tarjeta de solicitud de pago a la Unidad Administrativa




80



1

2

2A

2A.1

3

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Humanos Tarjeta , para proporcionar al empleado el apoyo económico para la adquisición de anteojos y lentes de contacto, anexando los siguientes requisitos: • Formato de Apoyo para Lentes y Aparatos Ortopédicos , en original. • Receta oftalmológica , en original expedida por el IMSS. • Credencial Institucional de Identificación (Fotocopia por ambos lados). Verifica que la Unidad Presupuestal cuente con suficiencia presupuestal para apoyo en la adquisición de anteojos o lentes de contacto. ¿Cuenta la Unidad con suficiencia presupuestal? En caso de no contar con suficiencia presupuestal: Elabora Tarjeta informativa en original, dirigida al Titular de la Unidad Presupuestal, informando que no cuenta con disponibilidad presupuestal, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Fotocopia Tarjeta informativa , envía original junto con el Formato de apoyo para lentes y aparatos ortopédicos , la Receta oftalmológica y la Credencial institucional de identificación a la respectiva Unidad Presupuestal y archiva fotocopia como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Fin del Procedimiento. En caso de contar con suficiencia presupuestal: Aprueba el apoyo para la adquisición de anteojos o lentes de contacto, remite al Departamento de Recursos Humanos el Formato de apoyo para lentes y aparatos ortopédicos y recaba firma del jefe de Departamento de Recursos Humanos, así como del Jefe de la Unidad Administrativa.

81


4

5

6

Fotocopia el Formato de apoyo para lentes y aparatos ortopédicos con las firmas de autorización, la Receta oftalmológica en original y, la copia de la Credencial institucional de identificación del trabajador solicitante. Informa vía telefónica al trabajador que su solicitud fue aprobada, lo cita en el Departamento de Recursos Humanos, entrega los originales del Formato de apoyo para lentes y aparatos ortopédicos , la Receta oftalmológica; así como la fotocopia de la Credencial institucional de identificación , para que acuda a la óptica de su elección. Recaba firma del beneficiado, en la fotocopia del Formato de apoyo para lentes y aparatos ortopédicos y la archiva junto con la fotocopia de la Receta oftalmológica y la copia de la Credencial institucional de identificación de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

CREDENCIAL

RECETA OFTALMOLÍGICA O

FORMATO DE APOYO PARA LENTES Y APA

RATOS ORTIPEDICO O CREDENCIAL INSTITUCIONAL DEIDENTIFICACIÓN F



Apoyo para la Adquisición de Anteojos y Lentes de Contacto


RATOS ORTIPEDICO O

TARJETA

RECIBE

INICIO

TARJETA


RECIBE

UNIDADPRESUPUESTAL

TARJETAINFORMATIVA F

CREDENCIAL INSTITUCIONAL DEIDENTIFICACIÓN F

VERIFICA

¿CUENTA CONSUFICIENCIA

PRESUPUESTAL?

FORMATO DE APOYO PARA LENTES Y APARATOS ORTOPEDICOS O

PRUEBA, REMITE RECABA FIRMA

JEFE DE DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS Y

JFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

SI

1

NO


ELABORARECABA FIRMA

JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

FIN


Apoyo para la Adquisición de Anteojos y Lentes de Contacto




RATOS ORTIPEDICOS O

FOTOCOPIA

1


RECETA OFTALMOLÍGICA F


RATOS ORTIPEDICOS F

RECABA FIRMA

BENEFICIADO

IDENTIFICACIÓN F




RATOS ORTIPEDICO O

FOTOCOPIAVÍA

TELEFÓNICA

TRABAJADIOR

C

FIN

84

Procedimiento


Movimientos de Baja de Personal. Registrar en el Sistema de Nómina la conclusión de la relación laboral entre la Secretaría de Protección Civil y el trabajador. Periódica.

Normas Las relaciones laborales que establece la Secretaría de Protección Civil, consideran los aspectos que marca la Ley Estatal del Servicio Civil, Las Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz, de Ignacio de la Llave, Manual de Recursos Humanos de la SEFIPLAN en su apartado de 2.2. Los Titulares de las Unidades Presupuestales presentan a la Unidad Administrativa, con quince días naturales de anticipación a su vigencia, el Formato de Movimiento de Personal, debidamente requisitado, con la renuncia original del trabajador. Las Renuncias se presentan al Titular de la Unidad Presupuestal de adscripción del Trabajador, con quince días naturales de anticipación a su aplicación. Tratándose de trabajadores con Plaza de Base o Eventuales, las renuncias se presentan con efectos los días primero o dieciséis de cada mes. Tratándose de trabajadores remunerados mediante Compensación, las renuncias se presentan con efectos los días primero de cada mes Notificar a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial, dentro de los cinco días naturales posteriores a la conclusión de cada mes, la relación de servidores públicos que han causado baja de la Dependencia y que están obligados a presentar la declaración de situación patrimonial por conclusión de encargo. Registrar en el Sistema de Personal los movimientos de baja de personal, para su actualización y control.




85


Recursos Humanos

1

1A

1A.1

1A.2

1A.3

1A.4

2

Recibe del Titular del Departamento de Recursos Humanos, el Formato de movimiento de personal , en original y verifica la causa de la baja laboral. ¿Cuál es la causa de baja? En caso de que cause baja por renuncia: Revisa los originales de Renuncia , la Constancia de no adeudo , y la Credencial institucional de identificación. Recaba firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en el Formato de movimiento de personal. Registra en el Sistema de Personal, el movimiento de baja. Afectación en el Sistema de Nómina y archiva copia del Movimiento de personal, la Renuncia en original, la Constancia de no adeudo en original y la Credencial institucional de identificación en original, en el Expediente del Trabajador de manera cronológica permanente. Elabora Tarjeta informativa en original y requisita Formato de movimientos de servidores públicos obligados a presentar declaraciones de situación patrimonial, para firma del Jefe de la Unidad Administrativa y, Departamento de Recursos Humanos. Recaba firma y envía a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial, el original de Tarjeta y de Formato, impreso y en medio magnético, y archiva acuse de recibo de manera cronológica temporal. Fin. En caso de que cause baja por Acta Administrativa: Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, el Acta administrativa en original calificada por la autoridad competente y con la resolución administrativa que decreta la rescisión de la relación laboral, sin responsabilidad para la Secretaría de Protección Civil.

86


3

4

5

6

7

8

9

10

Analiza, en coordinación con el Jefe de la Unidad Administrativa la procedencia de la constancia de los hechos irregulares y la resolución administrativa de rescisión laboral que se indican en el Acta administrativa en original. Elabora y recaba firma de los Jefes de la Unidad Administrativa y del Departamento de Recurso Humanos, en el Formato movimiento de personal en original. Registra el movimiento de baja en el Sistema de Personal. Entrega al Departamento de Recursos Humanos el original del Formato de movimiento de personal , debidamente requisitado y firmado, para su afectación en el Sistema de Nómina. Elabora Oficio de baja en original y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, dirigido al trabajador para informarle que se ha rescindido la relación laboral. Entrega al trabajador el Oficio de baja en original y le informa que se ha rescindido la relación laboral y archiva, en el Expediente del trabajador cronológicamente en forma permanente y como acuse de recibo, la copia del Oficio de baja y copia del Formato de movimiento de personal. Solicita y recibe del trabajador la Credencial institucional de identificación , en original y la Constancia de no adeudo en original. Elabora Tarjeta Informativa en original y requisita Formato de movimientos de servidores públicos obligados a presentar declaraciones de situación patrimonial , para firma de los Jefes de la Unidad Administrativa y, Departamento de Recursos Humanos. Recaba firma y envía a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial, el Formato de movimientos de servidores públicos obligados a presentar declaraciones de situación patrimonial, debidamente requisitado en original y medio magnético y, archiva como acuse de recibo de manera cronológica la Tarjeta de envío y la Relación de bajas de personal en copia.

87


11

Archiva el Acta administrativa en original, la Constancia de no adeudo , en original, el Oficio de baja , en copia, la Credencial institucional de identificación , en original y el Formato de movimiento de personal en copia, en el Expediente del trabajador de manera alfabética permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


Movimiento de Baja de Personal

MOVIMIENTODE PERSONAL

O-1

INICIO

RECIBE Y VERIFICA CAUSA DE BAJA

REGISTRAMOVIMIENTO

DE BAJA

SISTEMA DEPERSONAL

JEFE DE DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS

¿CUÁL ES LA CAUSADE LA BAJA?

RENUNCIA

ACTAADMINISTRATIVA

C

MOVIMIENTODE PERSONAL O

ENTREGA


RENUNCIAO

REVISA

RECABA, FIRMA DE

AUTORIZACIÓN

MOVIMIENTODE PERSONAL O-1

REGISTRAMOVIMIENTO

DE BAJA

SISTEMA DEPERSONAL

RECIBE

ANALIZA

ACTA ADMINISTRATIVA O

ADMINISTRATIVA

ACTAADMINISTRATIVA O

JEFE DE DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS

MOVIMIENTODE PERSONAL C

OFICIO DEBAJA O

ENTREGA EINFORMA

CREDENCIALINSTITUCIONAL

DE IDENTIFICACIÓN O

JEFES DE LA UNIDADADMINISTRATIVA Y DERECURSOS HUMANOS

1


MOVIMIENTO DEPERSONAL

O-1

EN COORDINACIÓN CONEL JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

JEFES DE LA UNIDADADMINISTRATIVA Y DEL DEPTO

DE RECURSOS HUMANOS

OFICIO DEBAJA O-1


JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVACONSTANCIA DE

NO ADEUDO O

CREDENCIALINSTITUCIONAL

DE IDENTIFICACIÓN O

TRABAJADOR

CC

2

EXPEDIENTE DELTRABAJADOR

C



1

F

RENUNCIAO


MOVIMIENTODE PERSONAL O

AFECTACIÓN

CONSTANCIADE NO ADEUDO O


NÓMINA

2

SOLICITA Y RECIBE


IDENTIFICACIÓN O

CONSTANICA DENO ADEUDO O

TARJETA

ELABORAREQUISITA

RECABA FIRMAY ENVIA

JEFES DE LA UNIDADADMINISTRATIVA Y DEPTODE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN GENERAL DE

TARJETAINFORMATIVA C

IDENTIFICACIÓN O


CC

JEFES DE LA UNIDADADMINISTRATIVA Y DEPTODE RECURSOS HUMANOS

ELABORAREQUISITA

RECABA FIRMAY ENVIA

MOVIMIENTOS DESERVIDORES

PÚBLICOS O

MOVIMIENTOSDE SERVIDORES

PÚBLICOS C

FINCC

TARJETAINFORMATIVA C


MOVIMIENTOS DESERVIDORES

PÚBLICOS O

RELACIÓN DEBAJAS C

DIRECCIÓN GENERAL DERESPONSABILIDADES Y

SITUACIÓN PATRIMONIAL

CC

2



F

OFICIO DEBAJA C


ARCHIVA

2

ACTAADMINISTRATIVA O

CBAJA C

CONSTANCIADE NO ADEUDO O


IDENTIFICACIÓN O

CC

FIN

91

Procedimiento


Asignación y Control de Servicio Social. Contribuir a su formación académica y formación técnica y/o profesional, aprovechando los conocimientos adquiridos en las instituciones educativas, en beneficio de la ciudadanía. Periódica.

Normas Los Requisitos que el personal de Servicio Social entrega en el Departamento de Recursos Humanos son los siguientes: Oficio de Solicitud de la Institución Educativa , fotocopia del documento que Acredite los Estudios (Constancia de estudios o Copia certificada), Programa de Actividades a realizar firmada por el interesado y el Titular Superior del Área donde realiza su Servicio Social, Acta de Nacimiento , Credencial Vigente de la escuela , Credencial de Elector, Cartilla del Servicio Milita r Nacional, liberada (sólo personal masculino menor de 40 años), C.U.R.P., Comprobante de Domicilio y dos fotografías tamaño infantil. El Servicio Social se realiza de conformidad con los lineamientos establecidos en cada institución educativa. Las Unidades Presupuestales que requieran el apoyo de prestadores de Servicio Social, envían su solicitud por escrito a la Unidad Administrativa, señalando el perfil requerido del prestador, es decir, el nivel académico (técnico o profesional), la carrera, las actividades a realizar, así como el horario de participación. El horario de participación de los prestadores de Servicio Social es de cuatro horas diarias y está comprendido entre las 09:00 y las 18:00 horas de lunes a viernes. Durante su permanencia en los inmuebles que ocupa la Secretaría de Protección Civil, el prestador de Servicio Social porta de manera permanente, en un lugar visible, la credencial de identificación, mostrándola al personal de vigilancia para entrar o salir de las oficinas. El prestador de Servicio Social estará obligado a presentar mensualmente al Departamento de Recursos Humanos, dentro de los tres días posteriores al mismo, un informe de las actividades realizadas con su firma autógrafa y la del Jefe inmediato del área donde está realizando el Servicio. Al concluir el periodo de realización del Servicio Social o Prácticas Profesionales, elabora un informe final de las actividades realizadas, el cual es firmado por el jefe del área en donde presta su servicio. El Titular de la Unidad Presupuestal solicita al Departamento de Recursos Humanos, mediante tarjeta informativa, que se elabore la Carta de Liberación, una vez concluido el Servicio Social.




92



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe la Solicitud en original del interesado que desea realizar el Servicio Social en la Secretaría de Protección Civil. Pasa el tiempo. 2 Verifica vía telefónica el área de la Secretaría de Protección civil en la cual será adscrito el interesado. Pasa el tiempo. 3 Informa al interesado verbalmente que su petición ha sido aceptada. 4 Recibe al Personal de Servicio Social y le entrega el Listado de requisitos en original, que obtiene del archivo cronológico temporal, además de indicarle las condiciones para realizar el Servicio Social en esta Dependencia. 5 Recibe del Personal de Servicio Social los Requisitos en copia para el control e integración del expediente y el Oficio de solicitud de la institución educativa , en original y, revisa que estén completos y correctos. 6 Elabora la Carta de aceptación en original y copia en la que se indican las horas que va a cubrir, la fecha de inicio, fecha de término y en que área lo llevará a acabo. 7 Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos en la Carta de aceptación en original y copia. 8 Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de aceptación en original, para iniciar sus trámites correspondientes en su institución educativa y archiva la copia con firma de recibido de manera permanente en el Expediente de personal de Servicio Social . 9 Elabora Credencial Oficial en original y la entrega al Personal de Servicio Social para poderlo identificar. 10 Presenta al Personal de Servicio Social en el área asignada.

93


11

12

13

14

14A

15

11 Integra los Requisitos en copia, el Oficio de solicitud de la institución educativa en original y la Solicitud en original y archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de personal de Servicio Social. 12 Captura en una base de datos toda la información del personal de Servicio Social para registro de alta y control. Pasa el tiempo. 13 Recibe del personal de Servicio Social el original y copia del Reporte mensual de actividades firmado por el jefe inmediato superior y por el prestador de Servicio Social, para llevar un control de las actividades que desempeña dentro del área asignada. 14 Sella el Reporte mensual en original y copia y entrega al personal de Servicio Social el original. Pasa el tiempo. Para liberar el Servicio Social ¿a qué tipo de carrera corresponde? En caso de ser carrera Técnica, Experiencia Educativa Servicio Social o Licenciatura (Universidades particulares): Revisa el período de actividades en la copia del Reporte mensual durante los seis meses que corresponden al período de Servicio Social y lo archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de personal de Servicio Social. Continúa con la actividad número 18. En caso de ser Licenciatura (UV) Modelo Educativo antes de 2007: Revisa el período de actividades en la copia del Reporte mensual durante los tres primeros meses a partir de que inicio el Servicio Social y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de personal de Servicio Social.

94


16

17

18

19

20

Pasa el tiempo. Recibe del Personal de Servicio Social y revisa los Reportes mensuales en original y copia correspondiente a los nueve meses faltantes para concluir el año de servicio social. Sella los Reportes mensuales en original y copia, correspondiente a los nueve meses faltantes, entrega al Personal de Servicio Social el original para los fines educativos conducentes y archiva la copia de manera alfabética permanente en el Expediente de personal de Servicio Social. Elabora la Carta de liberación en original y copia, mencionando el inicio y término del Servicio Social, el área donde se realizó y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de liberación en original y archiva la copia de manera alfabética permanente en el Expediente de personal de Servicio Social. Recibe del personal de Servicio Social la Credencial oficial y la archiva de manera alfabética permanente en el Expediente de personal de Servicio Social. FIN DEL PROCEDIMIENTO


Asignación y Control de Servicio Social

SOLICITUD O

INICIO

INTERESADO

VERIFICA

RECBE

ÁREA DE LASECRETARIA DE

PROTECCIÓN CIVIL

ELABORA

CARTA DEACEPTACIÓN O-1

RECABAFIRMA


JEFE DEL DEPTODE RECURSOS HUMANOS

INTEGRA

REQUISITOS1

OFICIO DESOLICITUD DE LAINSTITUCIÓN OEDUCATIVA

SOLICITUD O

A

CAPTURA

PROGRAMAEXCEL

EXPEDIENTE DEPERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

ALTA Y CONTROL DELPERSONAL BECARIO

INFORMA INTERESADO

VERBALMENTE

RECBE YENTREGA

LISTADO DE REQUISITOS O

PERSONAL DESERVICIO SOCIAL

C

RECIBE Y REVISA

REQUISITOS1

OFICIO DESOLICITUD DE LAINSTITUCIÓN OEDUCATIVA

ENTREGA


1

A

ELABORA YENTREGA

CREDENCIALOFICIAL O

EXPEDIENTE DEPERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

PERSONAL DESERIVICO SOCIAL


PERSONALDEL SERVICIO

SOCIAL

PRESENTA ALPERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

ÁREAASIGNADA

EXCEL

RECIBE YREVISA

REPORTEMENSUAL O-1


SELLA YENTREGA

REPORTEMENSUAL O

1


1


Asignación y Control de Servicio Social

1

¿A QUE TIPODE CARRERA

CORRESPOONDE?

LICENCIATURA

REPORTEMENSUAL 1

REVISA PERIODODE ACTIVIDADES

A

SELLA Y ENTREGA

REPORTESMENSUALES O

1


A

EXPDIENTE DEPERSONAL DE

SERVICIO SOCIAL

CARTA DELIBERACIÓN O-1


JEFE DELDEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

1DURANTESEIS MESES


SERVICIO SOCIAL

PERSONAL DESERIVICO SOCIAL

REPORTEMENSUAL 1

REVISA PERIODODE ACTIVIDADES 1

REPORTESMENSUALES O-1

RECIBE YREVISA

C

CORRESPONDIENTESA TRES MESES


SERVICIO SOCIAL

CORRESPONDIENTESA NUEVE MESES

ENTREGA

CARTA DELIBERACIÓN O

1


A


SERVICIO SOCIAL

CREDENCIALOFICIAL O

RECIBE

A



SERVICIO SOCIAL

INICIO

SERVICIO SOCIAL

97

Procedimiento


Inducción al Personal de Nuevo Ingreso. Proporcionar al personal de nuevo ingreso la información general sobre la Misión, Visión, Estructura Organizacional, así como las Políticas y Lineamientos internos de la Secretaría de Protección Civil. Variable.

Normas La inducción al personal de nuevo ingreso consiste en una exposición, por parte del personal del Departamento de Recursos Humanos, sobre la Misión, Visión y Estructura Organizacional de la Secretaría de Protección Civil. El Departamento de Recursos Humanos, debe proporcionar al nuevo empleado el Tríptico de Bienvenida a fin de reforzar la información sobre la Secretaría de Protección Civil.

Fecha Elaboró Revisó Aut orizó Elaboración Autorización


Secretaría de Protección Civil Agosto 2014 Octubre 2014

98



1

2

3

4

5

Revisa en el Sistema de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el reporte de movimientos de personal de nuevo ingreso en la Secretaría de Protección Civil. Convoca vía telefónica al personal de nuevo ingreso a la Inducción, de acuerdo al calendario programado. Recibe el personal de nuevo ingreso, se le comunica concretamente los objetivos que se pretenden con la Inducción al personal de nuevo ingreso y obtiene del archivo cronológico temporal el Tríptico de bienvenida en original. Entrega al nuevo empleado el Tríptico de bienvenida en original y le comunica sobre los siguientes aspectos:

a) Estructura Orgánica b) Marco jurídico legal vigente que le da origen y

sustento a la Secretaría de Protección Civil. c) Descripción de la Misión, Visión y objetivos

fundamentales que persigue la Secretaría. d) Reglamento Interior. e) Control de asistencia, medidas disciplinarias y

prestaciones al personal. Muestra al nuevo empleado las instalaciones de la Secretaría de Protección Civil. FIN DEL PROCEDIMIENTO


Inducción al Personal de Nuevo Ingreso

INICIO

REVISA

SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

VIA TELEFÓNICAAL PERSONAL DE

ENTREGA Y COMUNICA

TRÍPTICO DEBIENVENIDA

O

MUESTRA

NUEVO EMPLEADO

AL NUEVO

FIN

CONVOCA

AL PERSONAL DENUEVO INGRESO

RECIBE,COMUNICA Y

OBTIENE

TRÍPTICO DEBIENVENIDA

O

C

MUESTRA

VERBALMENTE LOS OBJETIVOS

AL PERSONAL DENUEVO INGRESO


AL NUEVO EMPLEADO

LAS INSTALACIONESDE LA SECRETARÍA

100

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Pago a Proveedores y Fondo Revolvente. Realizar el Registro de Órdenes para Pago a Proveedores y Fondo Revolvente de esta Dependencia. Diario.

Normas

1. Ley 856 de Protección Civil y la Reducción del Riesgo de Desastre para el Estado de Veracruz

2. Los Lineamientos para la operación y control de los fondos revolventes, rotatorios y los

sujetos a comprobar emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General del Estado se deben aplicar en este procedimiento.

3. Las partidas presupuestales deben contar con suficiencia presupuestal para su registro.

4. Los proveedores deben estar dados de alta en el Catalogo de Proveedores de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

5. El formato de Orden de pago se utiliza en este procedimiento y contiene la descripción

del trámite correspondiente, así como las firmas autorizadas.

6. Los trámites son aprobados en primera instancia por el Área de Presupuestos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, posteriormente se entrega de un listado de pagos en la Tesorería.

7. Al formato Orden de Pago se le anexa un paquete de documentos que contiene: Facturas originales con Pedido de compra y copia de Requerimiento de pago a proveedores.


Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros


101


Departamento de Recursos Financieros

1 2 3 4

4A 5 6 7

Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales las Facturas originales con Pedido de Compra y copia de Requerimiento de pago a proveedores. Elabora Orden de Pago original anexando Facturas originales con Pedido de compra y copia de Requerimiento de pago a proveedores. Recaba firma del Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe (a) de la Unidad Administrativa en la Orden de pago original. Ingresa al Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) y verifica la disponibilidad presupuestal para realizar el trámite de pago. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar disponibilidad presupuestal : Consulta en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) todas las partidas autorizadas para la Secretaría de Protección Civil y realiza la transferencia presupuestal y/o recalendarización entre partidas. Continúa con la actividad número 7. En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Ingresa al módulo Orden de compra del Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (S IAFEV) y registra la Orden de Pago , archiva la orden de pago temporalmente. Imprime del Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) la Orden de Compra con que quedan registrados los pagos en un tanto y realiza el Listado de órdenes de pago en archivo electrónico en original, indicando los números de Orden De Pago y Orden De Compra , unidad presupuestal, programa, partida presupuestal y breve descripción del motivo del pago y la cantidad a pagar. Elabora Oficio en original dirigido al Director (a) General de Programación y Presupuesto de la Secretaria de Finanzas y Planeación, para aprobación de los trámites. Recaba firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa en el Oficio original .

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8 9

10

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12

13

Envía Oficio, Listado de órdenes de pago y orden de compra originales al Director (a) General de Programación y Presupuesto de la Secretaria de Finanzas y Planeación. Obtiene fotocopia de Oficio, Listado de órdenes de pago y orden compra originales y archiva de manera cronológica temporal como acuse de recibo. PASA EL TIEMPO. Recibe los trámites aprobados de la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaria de Finanzas y Planeación, imprime en un tanto el original de “EP SPC Listado De Órdenes De Pago” desde el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz SIAFEV . Elabora Oficio original dirigido a la Tesorería de la Secretaria de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros y Jefe (a) de la Unidad Administrativa. Envía el Oficio original anexando el original de “EP SPC Listado De Órdenes De Pago” a la Tesorería de la Secretaria de Finanzas y Planeación. Obtiene fotocopia del Oficio original y de “EP SPC Listado De Órdenes De Pago” original y archiva en un tanto de manera cronológica temporal como acuse de recibo. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Secretaría de Protección CivilUnidad AdministrativaDepartamento de Recursos Materiales y Servicios GeneralesLevantamiento Físico de Inventario

ORDEN DE PAGO

O

ORDENES DE PAGO

LISTADO DE

SIAFEV

REQUERI -MIENTO

INICIO

ORDEN DE PAGO

ELABORA

RECIBE

FACTURA

PEDIDO DE COMPRA

O

O

O

OFICIO


O-1

JEFE DE

LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DEPTO. REC. MAT. Y

SERVICIOS GRALES.

IMPRIME Y REALIZA

1EP SPC LISTADO

DE ORDEN DE PAGO

O

EP SPC LISTADO DE ORDEN DE

PAGOO

JEFE (A) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y JEFE (A) DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS

ENVIA

OFICIO

TESORERIA DE SEFIPLAN


Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros

Pago a Proveedores y Fondo Revolvente

EP SPC LISTADO DE ORDEN DE

PAGOO

SIAFEV

RECIBE TRAMITES

APROBADOS E IMPRIMESI

NO

¿CUENTA CON DISPONIBILIDAD?

C

DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

ORDEN DE PAGO

C

TRANSFERENCIA Y/O RECALENDARIZACIÓN

ENVIA

OLISTADO

DE ORDENES

DE PAGO

ORDEN DE COMPRA

SIAFEV

ORDEN DE PAGO

RECABA FIRMAS

O

PAQUETE DOCTOS

INGRESA y VERIFICA

SIAFEV

CONSULTA Y REALIZA

SIAFEV

REGISTRA ORDEN DE

PAGO

1

O

JEFE (A) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y JEFE (A) DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS

FIN

OFICIO

OBTIENE FOTOCOPIA

F

C

EP SPCLISTADO

DE ORDEN DE PAGO

104

Procedimiento

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Afectación de Nómina para Personal de Base, Contrato, Compensación e Impuesto Sobre la Renta. Realizar el registro de la nómina básica, de contrato y compensación de esta Dependencia en el interface con la Secretaria de Finanzas y Planeación. Quincenal.

Normas

1. Ley 856 de Protección Civil y la Reducción del Riesgo de Desastre para el Estado de Veracruz, es aplicable para el presente procedimiento.

2. Los Lineamientos y normatividad emitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y

la Contraloría General del Estado, se aplican en este procedimiento.

3. Las partidas presupuestales que integran el pago de la nómina, debe contar con la suficiencia presupuestal necesaria para su trámite.

4. El Jefe (a) del Departamento de Recursos Humanos entrega al Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros, los archivos necesarios para que se lleve a cabo el registro del pago de nómina.

5. Las afectaciones de las Pólizas de Nómina para el personal de Base y Contrato se realizarán quincenalmente en el módulo denominado AFECTANÓMINA.EXE.

6. Las afectaciones de las Pólizas de Nómina para el personal de Compensación se realiza mensualmente en el módulo denominado SNCSIAF.EXE.

7. Las afectaciones por concepto de Impuesto Sobre la Renta (ISR) del personal de Compensación se realiza mensualmente en el módulo denominado SNCSIAF.EXE.


Administrativa Departamento de Recursos

Financieros Secretaría de


105



1 2

2.A 3 4 5 6

Recibe del Departamento de Recursos Humanos el Oficio original, archivos PPTOS y archivos electrónicos IO e IBIM. Verifica en el módulo de presupuestos del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (S IAFEV) si se cuenta con disponibilidad presupuestal. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar disponibilidad presupuestal : Consulta en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) del presupuesto de todas las partidas autorizadas para la Secretaría de Protección Civil, realiza la transferencia presupuestal y/o recalendarización entre partidas. Continua con la actividad numero 3 En caso de que si cuenta con disponibilidad presupuestal: Imprime del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) el Reporte de afectación de nómina en un tanto y elabora Oficio original dirigido al Tesorero (a) de la Secretaria de Finanzas y Planeación. Recaba firmas en un tanto en el Reporte de afectación de nómina y en el Oficio original del Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe (a) de la Unidad Administrativa. Obtiene fotocopias del Reporte de afectación de nómina y el Oficio en original. Envía Reporte de afectación de nómina en un tanto y el oficio original a la Tesorería de la Secretaria de Finanzas y Planeación, el Reporte de afectación de nómina y el oficio, ambos en fotocopia a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la Secretaria de Finanzas y Planeación y archiva de manera cronológica temporal como acuse de recibo, otra fotocopia de ambos documentos. FIN DEL PROCEDIMIENTO


DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

SI

RECABA FIRMASINICIO

RECIBE

SIAFEV

VERIFICA

JEFE DEPTARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS Y

JEFE DE LA UINIDAD ADMINISTRATIVA

REPORTE DE AFECTACIÓN DE NOMINA

OFICIO

O

T

OBTIENE

REPORTE DE AFECTACIÓN DE

NOMINA

2F

2F


Afectación de Nómina para Personal de Base, Contrato, Compensación e Impuesto Sobre la Renta.

SIAFEV

NO¿CUENTA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL?

IMPRIME Y ELABORA

REPORTE DE

AFECTACIÓN DE NOMINA

FIN

TESORERIA DE LA SEFIPLAN

SIAFEV

11

OFICIO

T

O

OFICIO

ENVIA


NOMINA

OFICIO


NOMINA

T

O

F

F

F

F

OFICIO


NOMINA

OFICIO

C

SUBDIRECCION DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE

DE LA SEFIPLAN

107

Normas 1. Ley 856 de Protección Civil y la Reducción del Riesgo de Desastre para el Estado de

Veracruz, es aplicable para el presente procedimiento.

2. La comprobación de recursos se presenta de acuerdo al Código Financiero del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

3. La Documentación soporte que se presente para comprobar el gasto, deberá cumplir con los requisitos que establece el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29-A y su Reglamento.

4. Los recursos se ministran al personal de la Secretaría a través de transferencias bancarias o efectivo con un vale de caja.

5. El control de deudores diversos es un listado que contiene los nombres del personal que labora en esta Dependencia así como los montos otorgados y comprobados por fechas.

6. Las facturas originales deben acompañarse de un pedido de compra en el caso de adquisición de artículos diversos y orden servicio en el caso de reparación de vehículos.

7. El recibo de reintegro se elabora en los casos que procede la devolución de dinero en efectivo no ejercido.


Autorización Elaboración Unidad Administrativa



PROCEDIMIENTO

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Solicitud y Comprobación de Recursos.

Proveer recursos económicos al personal de las diferentes Direcciones y Áreas que integran la Secretaria de Protección Civil para el desarrollo de sus actividades. Diario.

108

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros

1

2

2A

2B

3

4

5

6

Recibe un oficio de solicitud en copiaa través de la Unidad Administrativa en el que el solicitante del recurso describe los bienes o servicios a adquirir así como la finalidad y objetivo de los mismos. Analiza y verifica si el recurso se proporciona por transferencia electrónica o con vale de caja . ¿El recurso se proporciona por transferencia electrónica?

En caso de no ser transferencia electrónica: Elabora vale de caja en original y copia y recaba firma del Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros y delsolicitante. Entrega al solicitante copia del vale de caja y anexa elvale de cajaoriginal al oficio de solicitud que archiva de manera cronológica temporal. Continua con la actividad número 5 En caso de ser transferencia electrónica: Ingresa al portal de banco y captura los datos del solicitante, la cantidad a transferir y describe el concepto de la transferencia, captura contraseñas y ejecuta la transferencia. Imprime la Hoja de transferencia en un tanto y la anexa al oficio de solicitud en copia y lo archiva de manera cronológica temporal PASA EL TIEMPO Recibe del solicitante la factura original que acredita la adquisición de bienes o servicios a efectos de comprobar el gasto. Obtiene del archivo cronológico temporal el Oficio de solicitud en copia y la hoja de transferencia en un tanto o vale de caja en original.

109

7 8

¿El solicitante ejerció el total del recurso otorgado? En caso de que no: Elabora en dos tantos originales el recibo de reintegro de fondos no ejercidos, uno es para el interesado y el otro se archiva de manera cronológica temporal en el archivo del departamento. En caso de que si:

Elabora Orden de Pago en original anexando factura original y recaba firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa y Jefe(a) del Departamento de Recursos Financieros. Conecta con el procedimiento de: Comprobación de Sujetos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO


INICIO


RECIBE

OFICIO DE SOLICITUD

F

ANALIZA Y VERIFICA

NO¿SE

PROPORCIONARÀ EL ELABORA Y

RECIBE

FACTURA

OBTIENE

HOJA DE TRANSFERENCIA

1

OFICIO DE SOLICITUD

F


Solicitud de Comprobación de Recursos

PORTAL

OFICIO DE SOLICITUD

VALE DE CAJA

FIN

ORDEN DE PAGO

ELABORA

INGRESA, CAPTURA Y

EJECUTA

OFICIO DE SOLICITUD

HOJA DE TRANSFERENCIA

NO

SI

¿EJERCIO EL TOTAL DEL

REC.?

NO

SI

PROPORCIONARÀ EL RECURSO POR

TRANSFERENCIA.?


VALE DE CAJA 2 T

ENTREGA

VALE DE CAJAF

0

SOLICITANTE

1

C

IMPRIME Y ARCHIVA

C

1

RECIBO DE REINTEGRO

OBTIENE

RECIBO DE REINTEGRO

0-1

COMPROBACIÒN DE SUJETOS

1

F

SOLICITUD

0

0

SOLICITANTE

C

111

PROCEDIMIENTO


Afectación de Arrendamiento de Inmuebles en interface. Realizar el registro para pago de arrendamientos en el interface con la Secretaría de Finanzas y Planeación. Mensual.

Normas


2. Las partidas presupuestales que integran el pago de rentas deberán contar con la suficiencia presupuestal necesaria para su trámite, de conformidad con lo establecido en los Lineamientos para el Control y la Contención del Gasto Público en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.


administrativa Departamento de

Recursos Financieros Secretaría de

Protección Civil Octubre 2013 Febrero2014rero

112


1

2

2A

3

4

5

6

Recibe copia de Contratos de Arrendamiento del Departamento de Recursos Materiales. Verifica en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) la disponibilidad presupuestal para realizar el trámite de pago. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar disponibilidad presupuestal : Consulta en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) el presupuesto de todas las partidas autorizadas para la Secretaría de Protección Civil, realiza la transferencia presupuestal y/o recalendarización entre partidas Continua con la actividad número 3 En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Realiza el registro del trámite de pago en interface de rentas del Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) e imprime Reporte de registro de trámite de pago generado automáticamente por el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV). Elabora e imprime Oficio original dirigido al Tesorero (a) de la Secretaria de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa anexando el Reporte de registro de trámite de pago en un tanto. Obtiene fotocopia del Oficio y Reporte de registro de trámite de pago . Envía el Oficio original con Reporte de registro de trámite de pago a la Tesorería de la Secretaria de Finanzas y Planeación en un tanto. Archiva en fotocopias Oficio y Reporte de registro de trámite de pago como acuse de recibo en el expediente de contratos de arrendamiento de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO


CONTRATOS

REPORTE

OFICIO

INICIO

RECIBEOBTIENE Y

ENVIA

REPORTE

OFICIO

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

VERIFIICA DISP. PRESUPUESTAL

SIAFEV

0

0

F

F

TESORERÌA DE LA SFP


Afectación de Arrendamiento de Inmuebles en Interface

SIAFEV

REPORTE

REALIZA E IMPRIME

NO

SI

¿TIENE DISPONIBILIDAD?

SIAFEV

CONSULTA Y REALIZA

1

OFICIO

ELABORA E IMPRIME

REPORTE DE REGISTRO

1

ARCHIVA

REPORTES

OFICIO

0

0

F

F

C

FIN0

114

PROCEDIMIENTO

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

Solicitud de Sujeto a Comprobar.

Solicitar a la Secretaria de Finanza y Planeación recursos económicos que permitan la atención de contingencias o eventos especiales por parte del personal que integra esta Dependencia. Variable.

Normas


2. Los lineamientos y normatividad emitidas por la Secretaria de Finanzas y Planeación

y la Contraloría General del Estado son de observancia en el procedimiento

3. Las partidas presupuestales deben contar con los suficientes fondos para su trámite.

4. El trámite del Sujeto a Comprobar se debe integrar con los siguientes documentos:

• Orden De Pago que contiene el monto a solicitar por partida presupuestal, el motivo por el cual se solicita, el número de la misma y las partidas presupuestales que se van a afectar, firmado por el (la) Titular del Área Administrativa y Jefe (a) de Oficina de Recursos Financieros. • Recibo que indica la cantidad y el motivo por el cual se solicita firmado por el (la) Titular delÁrea Administrativa y Jefe (a) de Departamento de Recursos Financieros. • Listado que contiene el número de orden de pago, fuentes de financiamiento, partidaspresupuestales, unidad presupuestal y motivo por el cual se solicita. • Orden de Compra con la cual queda registrado el sujeto en Sistema de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV). • Oficio dirigido al Director (a) General de Programación y Presupuesto de la Secretaria deFinanzas y Planeación.




115



1

2

3

4

5

6

Elabora proyecto original en un tanto para solicitar sujeto a comprobar. Verifica la disponibilidad presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV). ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? En caso de no contar disponibilidad presupuestal : Consulta en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) el presupuesto de todas las partidas autorizadas para la Secretaría de Protección Civil, realiza la transferencia presupuestal y/o recalendarización entre partidas. Continúa con la actividad número 4 En caso de contar con disponibilidad presupuestal: Elabora Orden De Pago para solicitar sujeto a comprobar, con sus anexos como son Recibo firmado por el Jefe (a) de Unidad Administrativa y del Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros, Listado que contiene la información del sujeto. Realiza su registro en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) e imprime la Orden De Compra generada por el mismo Sistema con que queda registrado el sujeto. Elabora Oficio original dirigido al Director (a) General de Programación y Presupuesto de la Secretaria de Finanzas, recaba firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa.

116


7

8

Obtiene fotocopias en un tantodel Oficio original,Orden de Pago , Recibo y Listado para obtener los acuses de recibo. Envía el Oficio, la Orden de Pago, el Recibo y Listado en original a la Secretaria de Finanzas y Planeación y archiva las fotocopias de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO


INICIO

OFICIO


ELABORA

NO¿TIENE REALIZA

PROYECTO

VERIFIICA DISP. PRESUPUESTAL

SIAFEV

1

OO

OFICIO

OBTIENE

F

ORDEN DE PAGO

F


Solicitud de Sujeto a Comprobar

SIAFEV

SIAFEV

C

FIN

ORDEN DE PAGO

ELABORA

SI

¿TIENE DISPONIBILIDAD?

REALIZA TRANSFERENCIA

REALIZA E IMPRIME

1O

O

ORECIBO

LISTADO

ORDEN DE COMPRA

O

PAGO

RECIBO

LISTADO

F

F

OFICIO

ENVÍA

ORDEN DE PAGO

RECIBO

LISTADO

T

T

T

118

PROCEDIMIENTO


Comprobación de Sujetos. Realizar ante la Secretaria de Finanzas y Planeación la comprobación de sujetos otorgados por la misma. Periódica

Normas


2. Las partidas presupuestales en las cuales se comprueba un sujeto deberán contar con

los fondos suficientes para su trámite.

3. La orden de compra con que se solicito el sujeto está aprobada por el área de presupuestos de la Secretaria de Finanzas y Planeación.

4. Los documentos que se deberán integrar a la comprobación del sujeto, de conformidad

con los Lineamientos para la Operación y Control de los Fondos Revolventes, Rotatorios y Sujetos a Comprobar son los siguientes:

-Orden De Pago con que se está comprobando el sujeto con los ajustes para tal comprobación. -Formato “Solicitud Comprobación De Recursos ” que se imprime del Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz ( SIAFEV) una vez aprobada la orden de compra con los ajustes. -Oficio dirigido al Director (a) General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación.




119



1

2

3

4

5

6

7

8

Ingresa y registra en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) las Órdenes De Pago con que se va a comprobar un sujeto e imprime una relación de partidas verificando la disponibilidad presupuestal. Ajusta mediante el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) los montos por partida presupuestal en los cuales se solicitó el sujeto contra lo ejercido en estas y la sumatoria de todas las partidas que comprueban el sujeto y no fueron incluidas en la solicitud del mismo. Elabora listado de órdenes de pago en original que incluye la información por programa, unidad y partidas presupuestales con las que se comprueba el sujeto. Elabora un Oficio original dirigido al Director (a) General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación para remitir el listado de órdenes de pago y de esta manera es aprobada la Orden de Compra . Recaba firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa y del Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros. PASA EL TIEMPO Recibe mediante Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) la Solicitud/Comprobación de Recursos misma que se imprime en un tanto. Elabora oficio original dirigido al Tesorero (a) de la Secretaria De Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa. Obtiene fotocopia del oficio y de Solicitud/Comprobación de Recursos Envía oficio original con original de Solicitud/Comprobación de Recursos al Tesorero (a) de la Secretaria De Finanzas y Planeación. Archiva fotocopia de oficio y de Solicitud/Comprobación de Recursos como acuse y archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO


SIAFEV

SIAFEV

SIAFEV

INICIO

SOLICITUD DE COMPROBACION DE REC.

RECIBE E IMPRIME

ORDEN DE PAGO

INGRESA Y REGISTRA

AJUSTA MONTOS

ELABORA FIRMA JEFE UNIDAD ADM Y JEFE DE REC. FINAN.


Comprobación de Sujetos

SOLIC./COMPROB RECURSOS

SOLIC./COMPROB RECURSOS

C

FIN

OFICIO Y SOL. COMPROBACION DE REC.

OBTIENE

LISTADO

ELABORA

INCLUYE INFORMACIÓN POR PROGRAMA, UNIDAD

Y PARTIDA

OFICIO

ELABORA Y RECABA

FIRMA JEFE UNIDAD ADM Y JEFE DE REC. FINAN.

OFICIO

JEFE DE REC. FINAN.

OFICIO

ENVIA

OFICIO

TESORERIA DE SEFIPLAN

O

OF

F

121

PROCEDIMIENTO


Solicitud-Comprobación de Viáticos. Realizar la comprobación recursos con motivo del desempeño de funciones de los servidores públicos fuera del lugar de adscripción. Diario.

Normas


2. El Manual de políticas para trámite y control de viáticos es aplicable al presente

procedimiento.

3. La solicitud de viáticos se realiza a través de un formato que se denomina Solicitud de

viáticos y gastos a comprobar así como el oficio de comisión que indica el lugar y el periodo por el cual el servidor público desempeñara funciones fuera de su lugar de residencia.

4. El personal cuenta con tres días posteriores al término de la comisión para la

comprobación de los recursos otorgados o el reintegro de lo no ejercido.

5. Las facturas originales contienen domicilio y Registro Federal de Contribuyente de la Secretaria de Protección Civil, fecha, lugar de expedición y corresponde con lo manifestado en los formatos y que los montos se ajusten a las tarifas del Manual de Políticas para trámite y control de viáticos.

6. Los vales de caja amparan la entrega de dinero en efectivo cuando la cantidad es

menor a $2,000.00 (dos mil pesos 00/100 M.N) en los demás casos se realizan transferencias a través de banca electrónica.




122


1 2

2A 3

3A 4

5

Recibe del solicitante el formato en original de Solicitud de viáticos y gastos a comprobar y copia del oficio de comisión. Revisa que las tarifas anotadas correspondan con las autorizadas por zona y nivel de aplicación y que se encuentre debidamente requisitado. ¿Está correcta la Solicitud de viáticos y gastos a comprobar y copia del oficio de comisión? En caso de que no: Devuelve al solicitante el original de Solicitud de viáticos y gastos a comprobar y copia del oficio de comisión con las anotaciones que debe modificar. Continua con actividad 1 En caso de que si: Verifica que el solicitante no presente adeudos por comisiones anteriores. ¿Presenta adeudos? En caso de que si: Ajusta en la Solicitud de viáticos y gastos a comprobar original la cantidad solicitada. Continua con la actividad número 4 En caso de que no: Ingresa al portal de internet del banco y captura los datos del solicitante, la cantidad a transferir y describe el concepto de la transferencia, captura contraseñas y ejecuta la transferencia o elabora vale de caja en original y copia y recaba firma del Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros y del solicitante. Entrega al solicitante copia del vale de caja , anexa el vale de caja original a la Solicitud de viáticos y gastos a comprobar original y copia del oficio de comisión, archiva de manera temporal.


123


6

6 A

7

8

PASA EL TIEMPO Recibe y revisa del solicitante, el original de Registro Único de Comisiones al Personal Estatal, con anexo de las facturas originales firmadas por el interesado (a). ¿Presenta errores el formato Registro Único de Comisiones al Personal Estatal? En caso de presentar errores: Se devuelve el original de Registro Único de Comisiones al Personal Estatal, con anexo de las facturas originales con anotaciones que el interesado debe corregir y modificar de acuerdo con esas anotaciones. Continua con la actividad número 6 En caso de no presentar errores: Recibe el original de Registro Único de Comisiones al Personal Estatal con las facturas originales Elabora en dos tantos recibo de reintegro de recursos, en caso de devolución de recursos no ejercidos por el comisionado, entrega un tanto al interesado y el otro se archiva de manera temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO



OFICIO DE COMISION

SOLICITUD DE VIATICOS

O

F

RECIBO DE REINTREGO.

ELABORA

T

INICIO

RECIBE

REVISA

SOLICITANTE

ENTREGA Y ANEXA

REG.UNICO DE COMISIONES AL PERS. ESTATAL

RECIBE

O

FACTURAS

REG.UNICO DE COMISIONES AL PERS. ESTATAL

RECIBE

O

O

TARIFAS Y

REQUISICIÒN

3

1 VALE DE CAJA


Solicitud-Comprobación de Viáticos

RECIBO DE REINTREGO.

T

3

C

FIN

REINTREGO.

SI

NO¿ESTA CORRECTA LA SOL.ICITUD DE

VIATICOS Y GASTOS A

COMPROBAR?

SOLICITUD DE VIATICOS.

DEVUELVE

O

VERIFICA

¿PRESENTA ADEUDO EL

SOLICITANTE?

NO

FACTURAS

PERS. ESTATAL

O

REVISA

¿PRESENTA ERRORES?

SI

REG. UNICO DE COMISIONES AL PERS. ESTATAL

DEVUELVE

O

NO

OFICIO DE COMISION

ADEUDOS

SOLICITANTE

SI

AJUSTA CANTIDAD

2

PORTAL

INGRESA, CAPTURA Y EJECUTA

TRANSFERENCIA

O VALE DE CAJA

FACTURAS

2

SOLICITANTE

1

F

O

125

PROCEDIMIENTO


Elaboración de Proyecto de Presupuesto Realizar el proyecto de presupuesto de la Dependencia para el desarrollo de sus actividades. Anual.

Normas


2. Los Lineamientos de elaboración del proyecto de presupuestoemitidos por la Secretaría

de Finanzas y Planeación son aplicables al presente procedimiento.

3. La Unidad Administrativa trabaja en coordinación con la Dirección de Planeación y Regulación para coordinar las actividades a seguir.

4. El proyecto de presupuesto se envía a la Secretaria de Finanzas y Planeación dentro

de los cinco primeros días del mes de octubre de cada año.


Unidad Administrativa Departamento de

Recursos Financieros Secretaría de


126


1

2

3

4

5

6

6ª

7

Recibe mediante Oficio original de la Secretaria de Finanzas y Planeación para su análisis un cuadernillo que contiene los lineamientos de elaboración del Proyecto de Presupuestoen original. Elabora Oficio original dirigido a cada una de las Direcciones de la Secretaria a fin de que establezcan el costeode las actividades programadas para el siguiente año, recaba firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa y obtiene fotocopia. Turna el Oficio original a las Direcciones de la Secretaría y archiva de manera cronológica temporal la fotocopia del oficio PASA EL TIEMPO Recibe de las Direcciones mediante Oficio original, la información solicitada y con ello elabora conjuntamente con la Dirección de Planeación y Regulación la justificación del Proyecto de Presupuesto en original. Turna de manera económica el original de la justificación del Proyecto de Presupuesto al Jefe (a) de la Unidad Administrativa para que en conjunto con los asesores de la Secretaria y la Dirección General de Planeación y Regulación den el visto bueno y se valida recabando firma del (la) titular de la Secretaría. Recibe la justificación del Proyecto de Presupuesto en original y verifica si tiene observaciones. ¿Tiene observaciones? En caso de presentar observaciones: Modifica el texto de la justificación del Proyecto de Presupuesto originalde acuerdo con las observaciones. Continua con la actividad numero 7 En caso de no presentar observaciones: Elabora Oficio original y recaba firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa.

127

Área Actividad Descripción 8

9

10

Obtiene dos fotocopias del Proyecto de Presupuesto y Oficio. Envía mediante Oficio original el Proyecto de Presupuesto a la Secretaria de Finanzas y Planeación para su aprobación. Turna Proyecto de Presupuesto y Oficio ambos enfotocopiauno para la Dirección de Planeación y otro para la Unidad Administrativa que se archiva de manera temporal. PASA EL TIEMPO Verifica en la Gaceta Oficial del Estado el presupuesto aprobado por el Ejecutivo del Estado. FIN DEL PROCEDIMIENTO


INICIO

SECRETARIA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

OFICIO

RECIBE

ELABORA, RECABA FIRMA

OBTIENE

O

TURNA Y RECABA FIRMA

JUSTIFICACION DEL PROYECT. DE PRESUP.

O

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

LINEAMIENTOSO

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA SI

RECIBE Y VERIFICA

JUSTIFICACION DEL PROYECT. DE PRESUP. O


Elaboración de Proyecto de Presupuesto

F

OBTIENE

OFICIO

TURNADIRECCIONES DE LA SECRETARÍA

JUSTIFICACION DEL PROYECT. DE

PRESUP.

O

OFICIO O

F

ADMINISTRATIVA

O

OFICIO

RECIBE Y ELABORA

C

AREAS Y DIRECCIONES DE LA SECRETARIA

NO

SI¿TIENE

OBSERVACIONES?


MODIFICA

O

OFICIO


O 1

1

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

O

OFICIO

OFICIO

OFICIO


OBTIENE

2F

2F

1



Elaboración de Proyecto de Presupuesto

1

SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

OFICIO

ENVIA

O

PROYECTO DEL PPTO. EGRESOS

O

TURNA

UNIDAD ADMIISTRATIVA

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

FIN

GACETA.

VERIFICA

C

OFICIO

PROYECTO DEL PPTO. EGRESOS

2F

2F

130

PROCEDIMIENTO


Elaboración de Estados Financieros Generar información financiera veraz y oportuna que permita facilitar la toma de decisiones en la Secretaría. Mensual.

Normas


2. La preparación de los Estados Financieros se realizará con base en los Principios de Contabilidad Gubernamental Generalmente Aceptados, así como en los Lineamientos para el ejercicio del presupuesto.

3. La Guía para la Revisión de Estados Financieros para las Dependencias del Poder

Ejecutivo, es de aplicación para el presente procedimiento.

4. La información de los estados financieros se envía a la Secretaria de Finanzas y Planeación durante los diez primeros días de cada mes, de acuerdo con lo establecido en el Código Financiero del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

5. Las pólizas manuales son una herramienta de contabilidad generada mediante el

Sistema Integral de Administración Financiera del E stado de Veracruz (SIAFEV) , utilizada para afectar las cuentas de balance que tienen inconsistencias.




131


1 2

2A 3 4 5 6

Genera en un tanto mediante Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (S IAFEV) la información de los Estados Financieros Revisa cifras presentadas y valida para comprobar que los saldos sean correctos y no existan diferencias. ¿Son correctos los saldos en los estados financieros? Si no son correctos: Elabora ajustes mediante pólizas manuales en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) para corregir la inconsistencia. continua con la actividad 3 Si son correctos: A fin de que se recabe la firma de autorización del Jefe (a) de la Unidad Administrativa y del Secretario (a) en los Estados Financieros en original. Obtiene dos fotocopias de los estados financieros, elabora oficio original y recaba la firma del Jefe (a) de la Unidad Administrativa. Obtiene dos fotocopias del oficio original y envía el oficio original a la Dirección de Contabilidad Gubernamental de la Secretaria de Finanzas y Planeación con el cuadernillo original que contiene la información de los estados financieros . Turna una fotocopia del oficio y del cuadernillo de los estados financieros a la Delegación Especial de la Secretaria de Protección Civil y archiva fotocopia del oficio de manera cronológica definitiva como acuse de recibo con una fotocopia del cuadernillo de los estados financieros . FIN DEL PROCEDIMIENTO


SIAFEV

INICIO

DIRECCION DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL DE LA SEFIPLAN

GENERA

ENVIA

OFICIOS

ESTADOS FINANCIEROS

ESTADOS FINANCIEROS

T

SALDOS TURNA

OFICIO

2F

O

O

Unidad Administrativa,/Departamento de Recursos Financieros

Elaboración de Estados Financieros

OBTIENE, ELABORA Y

RECABA FIRMA

REVISA Y VALIDA

FIN

C

NO

SI

¿SON CORRECTOS LOS SALDOS EN LOS

ESTADOS FINANCIEROS?

ESTADOS FINANCIEROS

RECABA FIRMA

SIAFEV

SALDOS

ELABORA

AJUSTES

O

1

1

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA Y DEL SECRETARIO

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA Y DEL SECRETARIO

ESTADOS FINANCIEROS

O

2F

OFICIO

TURNA

OFICIO

ESTADOS FINANCIEROS

OFICIO

ESTADOS FINANCIEROS

F

F

F

F

DELEGACIÓN ESPECIAL DE LA SECRETARIA DE PROTECCIÓN CIVIL

C

133

PROCEDIMIENTO


Elaboración de Conciliaciones Bancarias. Realizar un control de la cuenta de banco y que la información corresponda con el estado de cuenta emitido por la institución bancaria, validando la información financiera. Mensual.

Normas


2. Las Conciliaciones bancarias se realizan de conformidad a lo establecido en el Código

Financiero para el Estado de Veracruz.

3. La Guía para la Revisión de Estados Financieros es aplicable al presente procedimiento.

4. El saldo contable conciliado debe coincidir con los estados financieros.

5. El saldo de la cuenta de banco debe coincidir con el saldo que refleja el estado de cuenta que emite la institución bancaria.

6. Este saldo se encuentra dentro del Estado de Situación Financiera y debe corresponder

a lo informado en la Balanza de Comprobación que se incluyen en la información de los estados financieros que elabora mensualmente el Departamento de Recursos Financieros.

7. El presente procedimiento se encuentra ligado con el procedimiento de Elaboración de

Estados Financieros.




134


1 2 3 4 5 6

7

Ingresa al Sistema Banca Electrónica e Imprime en un tanto el original del estado de cuenta mensual del sistema de banca electrónica. Captura en formatos de conciliaciones bancarias establecidos en archivos electrónicos, los movimientos diarios del banco como transferencias, cheques cobrados, cheques en tránsito y depósitos recibidos de la Secretaria de Finanzas y Planeación. Valida contra la balanza de comprobación en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) para detallar las partidas en conciliación. Imprime los formatos originales de conciliaciones bancarias y se incluyen en el cuadernillo de estados financieros generados previamente a partir del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV). Elabora oficio original dirigido a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaria de Finanzas y Planeación y recaba firmas del (la) titular de la Secretaría y Jefe (a) de la Unidad Administrativa. Obtiene dos fotocopias del oficio original y de los estados financieros , turna una fotocopia del oficio y del cuadernillo de los estados financieros a la Delegación Especial de la Secretaria de Protección Civil y archiva fotocopia del oficio de manera cronológica definitiva como acuse de recibo con una fotocopia del cuadernillo de los estados financieros . Envía el oficio original a la Dirección de Contabilidad Gubernamental de la Secretaria de Finanzas y Planeación con el cuadernillo original que contiene la información de los estados financieros . FIN DEL PROCEDIMIENTO


INICIO

CAPTURA

SISTEMA BANCA ELECTRONICA

OBTIENE

OFICIO

ESTADOS FINANCIEROS

MOVIMIENTOS DIARIOS DELBANCO

OFICIO

2T

2 T

O

DELEGACIÓN ESPECIAL DE LA SECRETARIA DE PROTECCIÓN CIVIL

INGRESA E IMPRIME

C

ENVÍA

O


Elaboración de Conciliaciones Bancarias

SIAFEV

ELABORA

VALIDA

FIN

ESTADOS FINANCIEROS

IMPRIME E INCLUYE

OOFICIO

DIRECCION GENERAL CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL DE LA SEFIPLAN

ESTADOS FINANCIEROS

O

O

136

Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:

Adjudicación Directa. Realizar la adquisición de bienes, contratación de servicios y arrendamientos, a través de la modalidad de adjudicación directa, de acuerdo a los montos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, asegurando las mejores condiciones de precio y oportunidad. Diaria.

Normas La aplicación del Marco Normativo Federal y Estatal, para la Adjudicación Directa se fundamenta en:

- Presupuesto de Egresos de la Federación - Código Fiscal de la Federación y su reglamento - Ley Federal de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público - Ley Federal de Procedimiento Administrativo - Decreto del Presupuesto de Egresos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la

LLave - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes

Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de Llave - Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio

de la Llave - Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz

de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo - Lineamientos para la implantación y operación del Sistema Electrónico de

Contrataciones Gubernamentales (Compraver) para la Administración Pública del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

Las adquisiciones, contratación de servicios y arrendamientos solo proceden si se cuenta con disponibilidad presupuestal. La disponibilidad presupuestal de adjudicación directa y de todas las modalidades (Licitación simplificada o pública), debe informarse al momento de que el área solicitante realice su petición formal al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. La Requisición de bienes, artículos, refacciones y materiales en general, pueden recibirse de las áreas de la Secretaría, con base en las calendarizaciones del Programa Anual de Adquisiciones. En caso de que la Requisición no cuente con disponibilidad, se debe solicitar al Departamento de Recursos Financieros la disponibilidad presupuestal para la atención de los requerimientos.



Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales


137

Normas La modalidad de adquisición, contratación de servicios y arrendamientos se determina con base en los montos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. En la Solicitud de cotización debe indicarse con claridad las características del bien, artículo, refacción o servicio; la cantidad requerida, las condiciones de pago y lugar de entrega a los que deberá ajustarse el proveedor o prestador de servicios. La solicitud de cotización puede entregarse al proveedor en físico, mediante correo electrónico o vía fax. Las adjudicaciones directas, deben publicarse en los informes mensuales de adquisiciones y contrataciones de suministro de bienes y servicios, de conformidad con los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz.

138


Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1

2

2A

3

4

5

6

Recibe de las áreas de la Secretaría, la Requisición en original con las especificaciones de los bienes, artículos y/o refacciones necesarios en el área y revisa la disponibilidad presupuestal en el Departamento de Recursos Financieros. Analiza las características de los bienes y/o de los artículos solicitados en la Requisición , en original y con base en los montos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave se determina la modalidad de la compra. ¿Qué modalidad de compra procede? En caso de que proceda la modalidad de Licitación: Prepara los eventos de licitación con base en la Requisición en original. Fin. Conecta con los procedimientos: Licitación Pública y Licitación Simplificada. En caso de que proceda la modalidad de adjudicación directa: Elabora la Solicitud de cotización , en original con las características de los bienes requeridos, cantidad, condiciones de pago y lugar de entrega. Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o por correo electrónico, la Solicitud de cotización . Pasa el tiempo. Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax, a través de medio electrónico o en original las Cotizaciones , con las propuestas de precios y condiciones de pago y revisa las ofertas presentadas. Elabora Cuadro comparativo, en original, para realizar un análisis de las propuestas presentadas además de

139


6.A 7 8

9

10

11

12

13

13.A

incluir la disponibilidad presupuestal.

¿Se encuentra registrado y/o actualizado en el Padrón de Proveedores de la SEFIPLAN? En caso de que si se encuentre registrado: Propone con la actividad 8 En caso de que no se encuentre registrado: Solicita al proveedor y/o prestador de servicios su alta o actualización de registro, mediante los requisitos visualizados en la página de la SEFIPLAN (www.sefiplan.gob.mx). Propone la oferta del proveedor y/o prestador de servicios que presente las mejores condiciones en cuanto a precio y oportunidad, y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el cuadro comparativo, en un tanto Emite el Pedido en original, para formalizar con el proveedor y/o prestador de servicios. Recaba firma del Titular de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, el Pedido , vía fax o correo electrónico, para solicitar la entrega de los bienes, artículos y/o refacciones. Pasa el tiempo. Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios la Factura , en original y revisa que corresponda a los bienes, artículos y/o refacciones adquiridos a través de adjudicación directa. Verifica que la Factura , en original registre la descripción, importe y totales que se indican en el Pedido , en original. ¿Coinciden los datos de la factura?

140


14

15

En caso de que no coincidan: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicio la Factura, original y solicita que se realicen los ajustes. Continua con la actividad número 12 En caso de que coincidan: Elabora un Recibo de bienes en original y se entrega al área solicitante con los bienes, recaba firma de la misma área. Envía al Departamento de Recursos Financieros el Pedido , el Cuadro comparativo , la Solicitud de cotización , la Requisición , las Cotizaciones y la Factura todos en original, para solicitar la afectación presupuestal y emisión del pago y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de compra directa. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


RECIBE Y REVISA

ANALIZA

INICIO

REQUISICIÓNO

REQUISICIÓNO-C

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

-ÁREAS DE LA SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL

-DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

LEY DE ADQUISICIO-

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

O

PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE

SERVICIOS

VÍA FAX O CORREO ELECTRÓNICO

COTIZACIONES


SERVICIOS


CUADRO COMPARATIVO

T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS GENERALES

1

PEDIDO2T

-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

ENVÍA

RECIBE

RECABA FIRMA

EMITE

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Adjudicación Directa

ADQUISICIO-NES

LICITACIÓN

ADJUDICACIÓN DIRECTA

¿QUÉ MODALIDAD DE COMPRA PROCEDE?


REQUISICIÓN

PROVEEDOR Y/O PRESTADORES DE

SERVICIOS

O

O

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

LICITACIÓN PÚBLICA Y LICITACIÓN SIMPLIFICADA

CUADRO COMPARATIVO

T

SOLICITA

SI

NO

¿SE ENCUENTRA REGISTRADO Y/O

ACTUALIZADO EN EL PADRÓN?

1


SERVICIOS

ALTA O ACTUALIZACIÓN DE REGISTRO

PEDIDO 2T

ENVÍA

PEDIDOT

T


SERVICIOS

1

PREPARA EVENTO

ELABORA

ELABORA

RECABA FIRMA



1

RECIBE Y REVISA


SERVICIOS

FACTURA O-1

2

ELABORA, RECABA FIRMA Y

CAPTURA

SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS

O-3

O-1

ÓRDEN DE COMPRA


-ÁREA SOLICITANTE

ENVIA Y ARCHIVA

RECEPCIÓN DE MAT. Y ÚTILES DE OF., MAT. DE

LIMP., MAT. Y ÚT. DE COMP., MAT. FOT.,REF., ACC. Y

HERRAMIENTAS, PARTES DE EQ. DE CÓMP., NEUM., MAT. Y

SUM. VARIOS, MAT. ELÉCTRICO, PINTURAS Y PROD. FARMACÉUTICOS,

ENTRE OTROS


Adjudicación Directa

1COTIZACIÓN

CUADRO COMPARATIVO

1

1

1PEDIDO

REQUISICIÓN

3

TSOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS

O

SOL. DE COT.

OCOTIZACIÓN

FACTURA

O

OREQUIS.

VERIFICA

FACTURA O-1

FACTURA O

T

PEDIDO

NO

SI

¿CONINCIDEN LOS DATOS DE LA

FACTURA?

FACTURA O

2


SERVICIOS

PARA REALIZAR

AJUSTES

O


CUADRO COMPARATIVO


T

T

O-2C

C

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

FIN

PEDIDO


EXPEDIENTE DE COMPRA DIRECTA

DEVUELVE

143


Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil. Someter a consideración y obtener la opinión del Órgano Colegiado, respecto a las acciones tendentes a la optimización de recursos que se destinan a las Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Almacén relacionados con bienes muebles en la Secretaría de Protección Civil. Mensual.

Normas

La aplicación del Marco Normativo Estatal para las sesiones del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil, se fundamenta en:

- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

- Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil del Estado de Veracruz de Ignacio de la llave.

Las sesiones del Subcomité se realizan en ordinarias o extraordinarias atendiendo a la relevancia y oportunidad de los asuntos correspondientes a su consideración. En el caso de las sesiones ordinarias se convoca con cinco días hábiles de anticipación teniendo periodicidad mensual, conforme al calendario anual de sesiones, establecidos en la primera sesión de Subcomité. En caso de no existir Quórum, se realiza la sesión extraordinaria con los miembros que se encuentren presentes. En el caso de las sesiones extraordinarias éstas se celebran cuando resulte necesaria, previa convocatoria del Presidente del Subcomité, tendentes a asegurar el cumplimiento de las metas y programas de la Secretaría de Protección Civil, estas se realizan aún sin cubrir el Quórum establecido en el manual. El Subcomité cuenta con las atribuciones otorgadas por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, en su artículo 6°. Las sesiones del Subcomité deben apegarse a las disposiciones establecidas en el Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomi té de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes M uebles de la Secretaría de Protección Civil del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

144

Las sesiones ordinarias del Subcomité, se lleva a cabo únicamente con la participación de los representantes del sector público siempre y cuando se traten asuntos relacionados a la planeación, programación, presupuestación, ejecución y evaluación de los aspectos que marcan las leyes de adquisiciones y de obras públicas. En la primera sesión del Subcomité de cada año se debe atender los asuntos relacionados con el Programa anual de adquisiciones , el Presupuesto autorizado para gasto corriente y el Calendario anual de sesiones . El Expediente de documentos que utilice el Secretario Ejecutivo del Subcomité, contiene la información necesaria para que se elabore la Síntesis de asuntos a tratar en cada sesión mensual del Subcomité. En la Síntesis de asuntos a tratar que sea entregada a los integrantes Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil, se debe considerar el resumen de las licitaciones, adquisiciones, la contratación de servicios que a las fechas se realicen, así como la baja, enajenación y destino final de los bienes muebles, entre otros asuntos, en apego al artículo 9 del Manual citado. En los casos en que resulte necesario, el Secretario Ejecutivo del Subcomité entrega a los integrantes del mismo, información adicional a la presentada en la Síntesis de asuntos a tratar.

En los casos en que los vocales consideren conveniente remitir al Secretario Ejecutivo del Subcomité los asuntos que deban ser expuestos en la sesión mensual, estos asuntos deberán ser incluidos en la Orden del día de la sesión de que se trate.

En el caso de que en las Sesiones Ordinarias no se cuente con quórum para su inicio, se convoca a una Sesión Extraordinaria dentro de los 30 minutos siguientes para la atención de los asuntos que correspondan, con los miembros que se encuentren presentes, de conformidad al artículo 12 del Manual.



Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales


145

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1

2

3

4

5

6

Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de documentos original y acuerda con el Jefe de la Unidad Administrativa los puntos a considerar en la orden del día de la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil. Elabora los Oficios de invitación personalizados en original para cada uno de los integrantes del Órgano Colegiado, incluyendo en estos la Orden del día determinada con anterioridad, la fecha y el lugar de la reunión, recaba firma del Presidente del Subcomité y obtiene copia como acuse de recibo. Elabora con base en la información contenida en el Expediente de documentos original, la Síntesis de asuntos a tratar en la reunión mensual del Órgano Colegiado en original para cada uno de los integrantes del Subcomité, así como la Lista de asistencia de los integrantes del Subcomité en original. Turna a los integrantes del Subcomité los Oficios de Invitación en original y Orden del día en copia, además del Folder personalizado con la síntesis de los asuntos a tratar y hojas en blanco para los asuntos generales y archiva las copias de los Oficios de invitación como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente de Sesiones del Subcomité de la Secretaría de Protección Civil. Pasa el tiempo. Acude a la sala de juntas de la Secretaría de Protección Civil llevando consigo el Expediente de documentos y la Lista de asistencia ambos en original. Inicia la reunión mensual del Subcomité y recaba firma de cada uno de los participantes de la sesión en la Lista de asistencia original.

146


8

9

10

Da lectura a la Orden del día programada y desarrolla cada uno de los puntos a tratar en la sesión, sometiéndolos a consideración del Órgano Colegiado para que se tomen los acuerdos correspondientes. Da por concluida la sesión una vez agotada la Orden del día y asentados los acuerdos correspondientes. Elabora Acta circunstanciada en original asentando todos los hechos expuestos y recaba firma de cada uno de los integrantes del Subcomité que asistieron a la reunión. Resguarda en el Expediente de Sesiones del Subcomité que archiva de manera cronológica permanente, la siguiente documentación: - Lista de asistencia , en original. - Oficios de invitación , en copia. - Acta circunstanciada , en original. - Expediente de documentos de asuntos a tratar en copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: Adjudicación Directa, Licitación Simplificada y Licitación Pública.


LISTA DE ASISTENCIA

ORDEN DEL DÍAO

EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS

O

INICIO

OBTIENE

OFICIOS DE INVITACION

ELABORAEXPEDIENTE DE DOCUMENTOS

ACUDE A LA SALA DE JUNTAS

ELABORA

ACTA CIRCUNSTANCIADA

RESGUARDA

EXPEDIENTE DE SESION

C

ACUERDO CON EL JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Y CON EL SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES

O

INTEGRANTES DEL ORGANO

COLEGIADO

RECABA FIRMA DEL PRESIDENTE DEL SUBCOMITE

O

RECABA FIRMA DE LOS PARTICIPANTES


Desarrollo de Sesiones de Subcomité de Adquisiciones

ORDEN DEL DIA

LISTA DE ASISTENCIA

O

ORDEN DEL DÍA

SINTESIS

TERMINA LA SECION

CONCLUYE LA ORDEN DEL DÍA

ELABORA

SE DA LECTURA A LA ORDEN

DEL DIA

FIN

SUBCOMITE

O


TURNA

FOLDER PERSONALIZADO

C

EXPEDIENTE DE SECIONES DEL SUBCOMITE

LISTA DE ASISTENCIA

ACUDEN A REUNION MENSUAL

O

RECABA FIRMA DE LOS PARTICIPANTES

LISTA DE ASISTENCIA



EXPEDIENTE DE DOCUMENTO

148

Procedimiento


Licitación Pública. Convocar públicamente a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones para que presenten proposiciones solventes para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición de bienes y en la contratación de servicios y arrendamientos. Periódica.

Normas La aplicación del Marco Normativo Federal y Estatal, para la Licitación Pública, se fundamenta en:

- Presupuesto de Egresos de la Federación - Código Fiscal de la Federación y su reglamento - Ley Federal de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público - Ley Federal de Procedimiento Administrativo - Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público - Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas y su

Reglamento - Decreto del Presupuesto de Egresos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave - Acuerdo por el que se establecen las disposiciones que se deberán observar

para la utilización del Compranet - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes

Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de Llave - Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio


de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo - Ley de Obras Públicas para el Estado de Veracruz de Ignacio de la LLave - Lineamientos para la implantación y operación del Sistema Electrónico de

Contrataciones Gubernamentales (Compraver) para la Administración Pública del Estado de Veracruz de Ignacio de la LLave

149

El Programa anual de adquisiciones, arrendamientos y s ervicios permite planear, programar y licitar públicamente las compras y contratación de servicios. La calendarización de las etapas del proceso de licitación pública se apegan a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, capítulo II, artículo 35. Las Convocatorias se elaboran considerando una o varias partidas de bienes, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia, con los datos que permitan identificar a la convocante; descripción general, cantidad y unidad de medida; indicaciones para venta de bases; fecha, lugar y hora de junta de aclaraciones y de los actos de recepción y apertura de ofertas; especificaciones de recepción de bienes, así como de las condiciones de pago.

La Convocatoria que se publica en el Diario Oficial de la Federación se cotiza previamente y envía a la ciudad de México, al menos con tres días hábiles de anticipación, ya que las fechas de publicación de convocatoria, son los días martes o jueves. La Convocatoria se publica a través del sistema Compranet con al menos 48 horas de anticipación para evitar contratiempos y para ser publicada en la fecha establecida. La Convocatoria, Bases de licitación , avisos de modificaciones, Actas de juntas de aclaraciones, Fallos y generalidades de los Contratos , se registran y transmiten a través del Sistema Electrónico Compranet-Ver, con base en las disposiciones del Acuerdo que establece el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales de la Secretaría de la Función Pública y de manera coordinada con la Dirección General de Control y Evaluación, así como la página de la Secretaría de Protección Civil, para su difusión en internet. Las Bases de licitación se incluyen condiciones jurídicas, técnicas y económicas, ya que constituyen las disposiciones reglamentarias a las que se apega el desarrollo del concurso, así como los criterios de adjudicación. El área solicitante de bienes o servicios debe entregar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el Anexo técnico de las Bases de licitación , así como la disponibilidad presupuestal con que cuenta. Para cada etapa que se realice de este procedimiento, se debe informar mediante el sistema Compranet en un término no mayor a 24 horas posteriores de haberse realizado cada evento, dicho sistema emitirá un registro de acuse.

La Invitación al evento de Licitación pública se envía a los integrantes de la Comisión de

150

Licitación previamente integrado por servidores públicos y/o representantes asignados de las Direcciones de: Unidad Administrativa, Dirección General de Planeación Y Regulación, Dirección General de Prevención de Riesgos, Dirección General de Administración de Emergencias, Dirección de Capacitación Y Enseñanza en Materia de Protección Civil, Dirección Jurídica, Titular del Órgano Interno de Control, representantes del Sector Público, representante de la SEFIPLAN, área o departamento solicitantes, áreas usuarias, Departamento de: Recursos Materiales y Servicios Generales y Financieros, así como también se gira invitación en calidad de observadores del procedimiento a la Cámara Industrial, Comercial o agrupación.

En la junta de aclaraciones únicamente se da respuesta a las preguntas recibidas hasta un día antes de la junta, y pueden ser enviadas por fax, correo certificado con acuse de recibo u otro medio que pueda hacer constar que se recibieron en tiempo y forma. En el Acta de la junta de aclaraciones se registran las modificaciones que realiza la Dependencia, y las preguntas de los participantes y respuestas que emita el área especialista en la materia. En el Acto de la junta de aclaraciones los participantes que adquieren las Bases de licitación en la Dependencia o por Compranet-Ver, se envía o presenta el recibo original por compra de bases. En el acto de apertura de Proposiciones técnicas y económicas el registro de participantes (personas físicas o morales) se realiza con una hora antes a la celebración, presentando identificación con fotografía. La recepción de Proposiciones técnicas y económicas, se realiza conforme se van nombrando a los participantes y estos entregarán sus propuestas en sobres separados y debidamente cerrados. La asistencia de las empresas participantes es opcional por lo que previamente deben remitir sus propuestas al domicilio señalado en las Bases de licitación , en el entendido de que toda propuesta extemporánea será descalificada. El acto de recepción y apertura de proposiciones será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar proposiciones, además debe mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y que no han sido violentados. El acto de recepción y apertura debe realizarse al mismo tiempo; la apertura de Proposición(es) técnica(s) y económica(s) se lleva a cabo en dos etapas: primero, deben abrirse la(s) Proposición(es) técnica(s) y posteriormente, en caso de que estas cumplan con todos los requisitos, se da apertura a la(s) Proposición(es) económica(s) , leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A. así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, asentándose en el Acta circunstanciada , este acto debe ser presidido por el servidor público designado por la convocante en la fecha, lugar y hora señalada. Para el desarrollo del evento de licitación debe integrarse la Comisión de Licitación para analizar las Proposiciones técnicas y económicas con base en el presupuesto

151

autorizado.

La Comisión de Licitación está integrada por servidores públicos y/o representantes asignados de las Direcciones de: Unidad Administrativa, Dirección General de Planeación Y Regulación, Dirección General de Prevención de Riesgos, Dirección General de Administración de Emergencias, Dirección de Capacitación Y Enseñanza en Materia de Protección Civil, Dirección Jurídica, Titular del Órgano Interno de Control, área o departamento solicitantes, Departamento de: Recursos Materiales y Servicios Generales y Financieros. El Dictamen se elabora considerando las proposiciones en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes. Así mismo el Dictamen se elabora por escrito y debe contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación de Pedidos , mismos que deben informarse al Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Contraloría General. La emisión de los Fallos de licitación se apega a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos y la normatividad aplicable. La emisión del Fallo de licitación es integrada en el Dictamen , el cual se realiza conforme a los acuerdos de la Comisión de Licitación. La notificación del Fallo de licitación se da a conocer a los participantes en acto público o por escrito según se estipule en las Bases de licitación . La Notificación del fallo para la licitación pública es en un plazo de hasta cinco días hábiles a partir de la emisión del dictamen técnico-económico (art. 35 fracción V de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave). Los procesos de cada licitación ser publicados en la página de Internet de la Contraloría dentro de las 48 horas después de haberse realizado, de conformidad con los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz. La adjudicación de bienes se formalizará, a través de Pedido , o en su caso con un Contrato que deberá elaborarse en coordinación con la Dirección de Asuntos Jurídicos.

152

El Contrato se elabora con base en el artículo 60 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

En el caso de que el importe adjudicado al o los proveedor(es) o prestador(es) de servicio(s) derivado de las modalidades de Licitación Simplificada, Pública o Adjudicación Directa, de conformidad al artículo 27 y por excepción de ley (artículo 55) de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave vigente, así como lo establecido en el art. 60 de la misma ley, deberá elaborar un contrato con las especificaciones de los bienes o servicios, monto y condiciones establecidas en los eventos de la licitación, así como solicitar fianza de cumplimiento del contrato por el 10% del importe adjudicado sin incluir el Impuesto al Valor Agregado.

Los fallos de las licitaciones y los datos relevantes de los Pedidos y/o Contratos deben registrarse y transmitirse a través del Sistema Electrónico Compranet-Ver, con base en las disposiciones del Acuerdo que establece el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales, denominado Compranet-Ver y vía fax, según se haya indicado en las bases, además de informarlo a través de la Página Web de la Dependencia. La Factura que se recibe del proveedor debe registrar el sello y firma del responsable de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios de conformidad de que los bienes cumplen con las especificaciones y cantidad establecidas en el Contrato o Pedido .

El proveedor o prestador de servicios debe presentar fianza del diez por ciento del monto adjudicado sin incluir impuestos para garantizar la entrega oportuna de los bienes y/o servicios.




Generales


153


1

2

3

4

5

6

7

Determina los requerimientos que deben abastecerse a través de la modalidad de Licitación Pública con base en la Requisición en original que obtiene del archivo cronológico temporal y de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. ¿Es Licitación Pública Estatal, Nacional o Internacional? En caso de ser Licitación Pública Estatal: Elabora la Convocatoria original, calendarizando los eventos de la Licitación Pública con indicación de lugares, fechas y horarios para venta de bases, para junta de aclaraciones, para acto de recepción de apertura de propuestas técnicas y económicas. Elabora las Bases de licitación en original, en coordinación con el área solicitante con las especificaciones administrativas a las que va a ajustarse el procedimiento de licitación y las especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios. Emite y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Convocatoria y en las Bases de licitación ambas en original. Elabora y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Oficio de solicitud en original y obtiene una copia de éste ya firmado y de la Convocatoria . Envía a la Editora de Gobierno y a la Dirección General de Comunicación Social, un tanto del Oficio de Solicitud y la Convocatoria, ambos en original y en medio magnético para su publicación en la Gaceta Oficial del Estado, y en un diario de mayor circulación en el estado y recaba acuse de recibo en el Oficio de solicitud y Convocatoria ambos en copia. Archiva el Oficio de solicitud y la Convocatoria , ambos en copia de manera cronológica permanente en el Expediente de Licitación , como acuse de recibo. Conecta con la actividad 18.

154

Área Actividad Descripción 8 9

10

11

12

13

14

En caso de ser Licitación Pública Nacional o Internacional: Elabora la Convocatoria original, calendarizando los eventos de Licitación Pública con indicación de lugares, fechas y horarios para venta de bases, junta de aclaraciones, acto de recepción de apertura de propuestas técnicas y económicas, para su registro en el sistema de Compranet de la Función Pública. Elabora las Bases de licitación en original en coordinación con el área solicitante con las especificaciones administrativas a las que va a ajustarse el procedimiento de licitación y las especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios. Accesa al sistema Compranet (Secretaría de la Función Pública) y captura los datos de la Dependencia, la descripción general, cantidad, unidad de medida de los bienes y/o servicios, lugares, fechas y horarios para venta de bases y su costo, así como la fecha, lugar y hora de la junta de aclaraciones y de los actos de recepción y apertura de proposiciones técnicas y económicas de carácter nacional o internacional, la moneda y el idioma, lugar y plazo de entrega y condiciones de pago y emite la Convocatoria en dos tantos. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Convocatoria en dos tantos y en las Bases de licitación, en un tanto. Elabora Oficio de solicitud dirigido al Diario Oficial de la Federación para publicación de la Convocatoria, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y obtiene copia. Efectua el pago por el costo de publicación a través de una institución bancaria y envía al Diario Oficial de la Federación el Oficio de solicitud en original y recaba firma como acuse de recibo en la copia. Publica a través del sistema Compranet la Convocatoria en la fecha establecida e imprime de este sistema el Registro de autenticidad en un tanto.

155


15

16

17

18

19

20

Archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Licitación el Oficio de solicitud en copia como acuse de recibo y el Registro de autenticidad en original que emite el sistema Compranet. Conecta con la actividad 18. Elabora el Oficio de evento y el Calendario de los actos del procedimiento ambos en original en los tantos necesarios, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Oficio de evento , obtiene una copia de éste y entrega un tanto del Oficio de evento y Calendario en original a cada uno de los integrantes de la Comisión de Licitación. Archiva el Oficio del evento en copia de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo. Realiza la venta de Bases de licitación en un tanto a los proveedores y/o prestadores de servicios interesados en el evento de licitación y archiva de manera cronológica permanente la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto en el Expediente de licitación . Pasa el tiempo. Realiza la junta de aclaraciones y elabora el Registro de participantes en original y el Acta de junta de aclaraciones en original y las copias necesarias con las observaciones, modificaciones y aclaraciones relativas a plazos u otros aspectos técnicos establecidos en la Convocatoria o en las Bases . Recaba firma y entrega fotocopia del Acta de junta de aclaraciones , a cada uno de los participantes y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación el Acta de junta de aclaraciones en original y el Registro de participantes en original. Pasa el tiempo.

156


21

22

22.A

23

24

25

26

Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios, por cada participante en sobre cerrado una Proposición técnica y una Proposición económica, ambas en original. Realiza la apertura de Proposición(es) técnica(s) en original, da lectura a todo su contenido y verifica el cumplimiento de todos los requisitos solicitados en las Bases de licitación . ¿Cumple(n) con los requisitos la(s) Proposición(es) técnica(s) ? En caso de que no cumpla con los requisitos: Descalifica la(s) Proposición(es) técnica(s) y la(s) Proposición(es) económica(s) no serán susceptibles de abrirse y ambas, quedarán bajo custodia de la Comisión de Licitación. Elabora el Acta de apertura de proposiciones y asienta en ella la descalificación y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación , en original. Fin Continúa con la actividad número 22. En caso de que cumpla con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de proposiciones en original, en la que se harán constar las proposiciones recibidas y sus importes; las rechazadas con las causas que las motivaron y las observaciones que manifiesten los participantes. Recaba la firma de los participantes en el Acta de apertura de proposiciones en original, en la(s) Proposición(es) técnica(s) en original y en la(s) Proposición(es) económica(s) en original. Obtiene las fotocopias necesarias del Acta de apertura de proposiciones y entrega a cada uno de los participantes, con sus respectivos anexos en copia. Turna al área solicitante la(s) Proposición(es) técnica(s) en original para la emisión del Análisis técnico.

157


27

28

29

30

31

32

Pasa el tiempo. Recibe el Análisis Técnico del área solicitante, analiza la(s) Proposición(es) técnica(s) y la(s) Proposición(es) económica(s) y elabora el Dictamen técnico- económico en original, que contiene un análisis detallado de las propuestas presentadas, indica la(s) propuesta(s) solventes que más convienen al área convocante, elabora e integra en el Fallo del evento la designación de adjudicación de los bienes y/o servicios licitados al proveedor o prestador de servicio, conforme al cual se adjudicará el Pedido. Recaba firma en el Dictamen técnico- económico en original del Jefe de la Unidad Administrativa y de la Comisión de Licitación a cargo del procedimiento. Elabora el Oficio de notificación de fallo en original y notifica a los proveedores y/o prestadores de servicios mediante alguna de las siguientes formas: escrito con acuse de recibo, vía fax, medio electrónico, página de Internet de la Dependencia o bien en los estrados del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, siempre que así se hubiere señalado en las Bases de Licitación. Elabora Contrato en original y obtiene visto bueno de la Dirección de Asuntos Jurídicos. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del proveedor o prestador de servicios en el Contrato en original.

Elabora el Pedido en un tanto, conforme a lo referido en el Dictamen técnico- económico , con los datos de el(los) proveedor(es) y/o prestador(es) de servicio(s) adjudicado(s), las especificaciones de los bienes y/o servicios y los importes a que asciende la adjudicación y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, de la Oficina de Adquisiciones y del responsable del área solicitante o cotizador.

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33

34

35

36

37

38

Obtiene una fotocopia del Pedido y envía al proveedor y/o prestador de servicios, vía fax. Entrega a la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios el Pedido en original, para proceder con las recepciones de los bienes adquiridos. Pasa el tiempo. Conecta con el procedimiento: Registro y Asignación de Bienes Muebles. Recibe del proveedor y/o prestador de servicio, la Factura en original con los datos de los bienes recibidos de conformidad con la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios, en concordancia con los datos de los servicios contratados. Verifica que los datos de la Factura en original coincidan con el Pedido y que cuente con el sello de recepción de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios. ¿Coinciden los datos de la Factura ? En caso de que no coincidan los datos de la Factura : Devuelve al proveedor y/o prestador de servicios la Factura en original y solicita que se realicen los ajustes. Continúa con la actividad 35. En caso de que coincidan los datos de la Factura : Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como del área solicitante (Dirección Presupuestal), simultáneamente captura la orden de compra a través del SIAFEV, para que se realice la afectación presupuestal y se emita el pago que corresponda.

159


39

40

Turna a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias, el Pedido en copia, el Oficio de notificación de fallo , en copia y la Factura en original para solicitar ya sea a través de transferencia electrónica bancaria o cheque, el pago al o los proveedores y/o prestadores de servicios. Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación con los documentos siguientes: - Antecedentes (requisición) en original, - Registro de participantes en original, - Proposición (es) técnica (s) en original, - Proposición (es) económica (s) en original, - Acta de apertura de proposiciones en original, con sus respectivos cuadros,

- Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo de análisis,

- Notificación del fallo con acuse de recibido, en copia, - Contrato(s) , en original, - Pedido(s) , en copia, - Factura(s) , en copia. - Solicitud de comprobación de recursos , en copia FIN DEL PROCEDIMIENTO.


VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

CONVOCATORIA ORIGINAL

REQUISICIÓN ORIGINAL

INICIO

DETERMINA REQUERMIENTOS

ELABORA

ELABORA

¿LICITACION ESTATAL,

NACIONAL O INTERNACIONAL?

NACIONAL O INTERNACIONAL

ESTATAL

CALENDARIZA EVENTOS DE

OFICIO DE SOLICITUD

EMITE Y RECABA FIRMA

Y OBTIENE

CONVOCATORIA

FIRMA JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

O

O

1

O-1

OFICIO DE SOLICITUD

ENVIA Y RECABA

O-1

-EDITORA DE GOBIERNO

-DIRECCION GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL


Licitación Pública

OFICIO DE SOLICITUD Y CONVOCATORIA

CONVOCATORIA

CONVOCATORIA

ELABORA

ARCHIVA

OFICIO DE SOLICITUD

EVENTOS DE LICITACION

REGISTRO EN EL SISTEMA

COMPRANETCALENDARIZA EVENTOS DE LICITACION

BASES DE LICITACION

ELABORA

CALENDARIZA EVENTOS DE LICITACION

BASES DE LICITACION

EMITE Y RECABA FIRMA

CONVOCATORIA

FIRMA JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

O

O

O

O

OFICIO DE SOLICITUD

CONVOCATORIAO-1

O-1

PARA PUBLICACION EN GACETA OFICIAL DEL ESTADO Y DIARIO DE

MAYOR CIRCULACION EN EL ESTADO

1

1

1

C EXPEDIENTE DE LICITACION

1


FIRMA JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

PARTICIPANTES

OFICIO DE SOLICITUD

ARCHIVA

OFICIO DE EVENTO

OFICIO DE EVENTO

ELABORA, RECABA FIRMA,

OBTIENE Y ENTREGA

CALENDARIO

O-1

O-1

ACTA DE JUNTAS DE ACLARACIONES


RECABA FIRMA, ENTREGA Y

ARCHIVA

REGISTRO DE PARTICIPANTES

O

F

1

CONVOCATORIA

RECABA FIRMA

BASES DE LICITACION

O

ELABORA, RECABA FIRMA Y OBTIENE


ADMINISTRATIVA

O


ADMINISTRATIVA

INTEGRANTES DE LA COMISION DE LICITACION

1

PARTICIPANTES

OEXPEDIENTE DE

LICITACIONC



CONVOCATORIA

REG. DE AUT.

T

CONVOCATORIA

REALIZA VENTA Y ARCHIVA

BASES DE LICITACION

PUBLICA E IMPRIME


SERVICIOS

EXPEDIENTE DE LICITACION

COMPRANET

OFICIO DE EVENTO


REALIZA Y ELABORA


O-F

O-F

PROPOCICION (ES) TECNICA (S)

RECIBE

PROP. ECONO.O

O

T

T

2

CDIARIO OFICIAL DE

LA FEDERACÍON

OFICIO DE SOLICITUD

O-1

EFECTUA PAGO, ENVIA Y RECABA

FIRMA

T

CONVOCATORIA

RECABA FIRMA

BASES DE LICITACION

O

C EXPEDIENTE DE LICITACION

2

1

1

EXPEDIENTE DE LICITACIONC


SERVICIOS

PROPOCICION (ES) TECNICA (S)

REALIZA APERTURA, DA

LECTURA Y VERIFICA

PROP. ECONO.T

O

3

2


-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES-RESPONSABLE DEL AREA SOLICITANTE

FALLO DEL EVENTO

DICTAMEN T-E

PROPOSICIONES ECONOMICAS

PROPOSICIONES TECNICAS

RECIBE, ANALIZA,

ELABORA E INTEGRA

ANALISIS TECNICO

ACTA DE APERTURA

-JEFE DE LA UNIDAD

SI

PEDIDO


DICTAMEN

T-E

T

ELABORA

2

PARTICIPANTES

ACTA DE APERTURA


DESCALIFICA, ELABORA, ASIENTA Y ARCHIVA


O

O

¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS?

NO

C


3

FIN

O

RECABA FIRMA

O

O

O

PEDIDO

OBTIENE Y ENVIA

F

PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE SERVICIOS

AREA DE SERVICIOS



4

-JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

-COMISION DE LICTACION

DICTAMEN T-E

RECABA FIRMA

O

UNIDAD JURIDICA


ACTA DE APERTURA


O

O

O

ACTA DE APERTURA

OBTIENE Y ENTREGA

F

PARTICIPANTES

TURNA

FPROPOCICION (ES) TECNICA (S)

AREA SOLICITANTE

PARA EMISION DE ANALISIS TECNICO

OFICIO DE NOTIFICACION DE FALLO

ELABORA Y NOTIFICA

O


MEDIANTE ESCRITO CON ACUSE DE RECIBO, EN ACTO, VIA FAX, MEDIO ELECTRONICO, PAGINA

DE INTERNET O ESTRADO

CONTRATO

ELABORA Y OBTIENE

O

CONTRATO

RECABA FIRMA

O


-COMISION DE LICTACION

PEDIDO

ENTREGA

O

AREA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

REGISTRO Y ASIGNACION DE

BIENES MUEBLES

FACTURA

RECIBE

O


3



SERVICIOS

PEDIDO

ELABORA


FACTURA

SI

VERIFICA

3

PARTICIPANTES

¿CIOINCIDEN LOS DATOS DE LA FACTURA

NO

O

PARA SOLICITAR

FACTURA

DEVUELVE Y SOLICITA

O

O

ACTA DE

PROPOSICION ENNONOMICA

PROPOSICION TECNICA


INTEGRA Y ARCHIVA

O

O

O

ANTECEDENTES

O

O



SOLICITUD COMPROBACION DE RECURSOS

FACTURA

PEDIDO

CONTRATO

NOTIFICACION DE FALLO

4

Y SERVICIOS GENERALES-RESPONSABLE DEL AREA SOLICITANTE O

OFICIO DE NOTIFICACION DE FALLO


TURNA

PEDIDO

C

O-2C

SOLICITAR AJUSTES

FACTURA

O



Y CAPTURA

O-2 C

SIAFEV

O

FIN

ACTA DE APERTURA

1

O

1

DICTAMEN

C


1

1

O

164


Licitación Simplificada Convocar, a través de invitación a los proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, para que presenten proposiciones solventes en dos sobres cerrados que serán abiertos en acto oficial para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición de bienes y en la contratación de servicios y arrendamientos. Periódica

Normas La aplicación del Marco Normativo Federal y Estatal, para la Licitación Pública, se fundamenta en:

- Presupuesto de Egresos de la Federación - Código Fiscal de la Federación y su reglamento - Ley Federal de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público - Ley Federal de Procedimiento Administrativo - Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público - Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Decreto del Presupuesto de Egresos para el Estado de Veracruz de Ignacio de

la Llave - Acuerdo por el que se establecen las disposiciones que se deberán observar

para la utilización del Compranet - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes

Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de

Ignacio de la Llave - Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz

de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo - Lineamientos para la implantación y operación del Sistema Electrónico de

Contrataciones Gubernamentales (Compraver) para la Administración Pública del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

El Programa anual de adquisiciones , permite planear, programar y licitar simplificadamente las compras y contratación de servicios. El desarrollo del proceso de licitación simplificada debe apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Capítulo VI, Artículo 57. Las Invitaciones y el Anexo técnico deben elaborarse considerando una o varias partidas de bienes o servicios, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia.

165

El área solicitante de bienes o servicios debe entregar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, las características técnicas, cantidades de los bienes o servicios a licitar y la disponibilidad presupuestal con que cuenta para integrar el Anexo técnico. Las Invitaciones al evento de licitación simplificada deben enviarse a cuando menos tres proveedores, a los integrantes de la Comisión de Licitación previamente integrado por servidores públicos y/o representantes asignados de las Direcciones de: Unidad Administrativa, Dirección General de Planeación Y Regulación, Dirección General de Prevención de Riesgos, Dirección General de Administración de Emergencias, Dirección de Capacitación Y Enseñanza en Materia de Protección Civil, Dirección Jurídica, Titular del Órgano Interno de Control, representantes del Sector Público, representante de la SEFIPLAN, área o departamento solicitantes, áreas usuarias, Departamento de: Recursos Materiales y Servicios Generales y Financieros, así como también se gira invitación en calidad de observadores del procedimiento a la Cámara Industrial, Comercial o agrupación. La Convocatoria debe realizarse de conformidad con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

La recepción de Proposiciones técnicas y económicas se realizará conforme lleguen y/o se registren los invitados, respetando el horario establecido en la Invitación . Los invitados a la licitación pueden remitir sus Proposiciones Técnicas y Económicas , al domicilio señalado en la Invitación , la asistencia de los participantes es opcional. El acto de apertura de propuestas es presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además debe mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y no han sido violentados. En el acto de apertura de propuestas deberá realizarse primero, la apertura de Proposiciones Técnicas y posteriormente las Proposiciones Económicas , leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A. así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, y se asientan en el acta circunstanciada. El Dictamen debe elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes. El Dictamen debe elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación de Pedidos , mismos que deberán informarse

166

al Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil. La emisión de los Fallos de licitación debe apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos y la normatividad aplicable. La emisión del fallo de licitación es integrada en el Dictamen , el cual se realiza conforme a los acuerdos de la Comisión de Licitación. La Notificación del fallo de licitación se dará a conocer a los participantes en acto público o por escrito según se estipule en las Bases de licitación . La Notificación del fallo para la licitación simplificada si no es posible emitirlo en el acto de recepción de apertura de proposiciones, deberá notificarse por escrito en un plazo máximo de tres días hábiles. (Artículo 57 párrafo segundo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave). Los procesos de cada licitación deben ser publicados en la página de Internet de la Secretaría de Protección Civil dentro de las 48 horas después de haberse realizado, de conformidad con los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz. La adjudicación de bienes se formaliza, a través de Pedido , o en su caso con un Contrato que deberá elaborarse en coordinación con la Dirección de Asuntos Jurídicos. En el caso de que el importe adjudicado al o los proveedor(es) o prestador(es) de servicio(s) derivado de las modalidades de Licitación Simplificada, Pública o Adjudicación Directa, de conformidad al artículo 27 y por excepción de ley (artículo 55) de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave vigente, así como lo establecido en el artículo 60 de la misma ley deberá elaborar un contrato con las especificaciones de los bienes o servicios, monto y condiciones establecidas en los eventos de la licitación así como solicitar fianza de cumplimiento del contrato por el 10% del importe adjudicado sin incluir el impuesto al valor agregado. Los fallos de las licitaciones y los datos relevantes de los Pedidos y/o Contratos deben registrarse e informarlo a través de la Página Web de la Dependencia. La Factura que se reciba del proveedor debe registrar el sello y firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de conformidad con las especificaciones y cantidad establecidos en el Contrato o Pedido .

167

El Contrato debe elaborarse con base en el artículo 60 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles de Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

El proveedor o prestador de servicios presenta Fianza del diez por ciento del monto adjudicado sin incluir impuestos para garantizar la entrega oportuna de los bienes y/o servicios, de conformidad con lo que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles de Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.




Generales

Secretaría de Protección Civil

Octubre 2013 Febrero 2014

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1

2

3

4

Determina los requerimientos a licitar con base en el Requerimiento en original que obtiene del archivo cronológico temporal. Elabora el Oficio de invitación y las Bases de licitación ambos en original y copia, conteniendo el número de licitación, las especificaciones del servicio o bien a adquirir, los datos de la convocante, descripción general, cantidad y unidad de medida; lugar, plazo de entrega de las propuestas y condiciones de pago, así como la forma en que deberán presentarse las propuestas; lugar, fecha y hora a partir de la cual se recibirán las propuestas en sobre cerrado y en su caso la presentación de muestras de los bienes; lugar, fecha y hora de la celebración del acto de apertura de propuestas; apercibimiento en caso de incumplimiento; además el Anexo técnico en original y copia, en coordinación con el área solicitante para indicar las características de los bienes o servicios; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en todos los documentos. Envía el Oficio de invitación en original, las Bases de licitación en copia y el Anexo técnico en copia, cuando menos a tres proveedores y/o prestadores de servicios cuya actividad comercial corresponda al bien y/o servicio a adquirir, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio de invitación en copia, las Bases de licitación en original, el Anexo técnico en original y el Requerimiento en original. Elabora el Oficio de evento y Calendario de los actos ambos en original, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y obtiene dos copias de cada uno. Envía a los integrantes de la Comisión de Licitación el Oficio de evento y el Calendario de los actos ambos en copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación el Oficio del evento y el Calendario de los actos en copia como acuse de recibo. Pasa el tiempo.

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6

7

7A

8

9

10

Inicia el acto de apertura de propuestas y elabora el Registro de asistencia de los participantes , en original. Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicio participantes, una Proposición técnica y una Proposición económica, ambas en original. Realiza la apertura de Proposición (es) técnica (s) en original de cada empresa participante, lee todo su contenido y verifica que cumplan con lo solicitado en el Oficio de invitación , en las Bases de licitación y en el Anexo técnico . ¿La(s) Proposición(es) técnica(s) cumplen con los requisitos? En caso de que no cumplan con los requisitos: Descalifica la(s) Proposición(es) técnica(s) en original y los sobres que contengan la(s) Proposición(es) económica(s) en original no serán susceptibles de abrirse, desecha ambas propuestas que serán resguardadas por la Comisión de Licitación, asienta la situación de descalificación en el Acta de apertura de proposiciones en original y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación el Acta de apertura de proposiciones en original al final del evento. Continúa con la actividad número 8. En caso de que cumpla con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de proposiciones en original, que contiene el registro técnico y económico de las propuestas. Recaba la firma de los participantes en el Acta de apertura de proposiciones , en la(s) Proposición(es) técnica(s) y en la(s) Proposición(es) económica(s) todas en original. Obtiene las fotocopias necesarias del Acta de apertura de proposiciones con sus respectivos Anexos y entrega a cada uno de los participantes una fotocopia de

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11

12

13

14

15

16

ambos. Turna al área solicitante la(s) Proposición(es) técnica(s ) en original para la emisión de Análisis técnico. Pasa el tiempo. Recibe el Análisis Técnico del área solicitante, analiza la(s) Proposición(es) técnica(s) y la(s) Proposición(es) económica(s) y elabora el Dictamen técnico-económico en original, que contiene un análisis detallado de las propuestas presentadas, indica la(s) propuesta(s) solventes que más convienen al área convocante, integra en el Fallo del evento la designación de adjudicación de los bienes y/o servicios licitados al proveedor y/o prestador de servicio, conforme al cual se adjudicará el Pedido. Recaba firma en el Dictamen técnico-económico en original del Jefe de la Unidad Administrativa y de la Comisión de Licitación a cargo del procedimiento. Elabora el Oficio de notificación de fallo en original y notifica a los proveedores y/o prestadores de servicios mediante alguna de las siguientes formas: escrito con acuse de recibo, vía fax, medio electrónico, página de Internet de la Dependencia o bien en los estrados del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, siempre que así se hubiere señalado en las Bases de Licitación. Elabora Contrato en original, obtiene visto bueno de la Dirección Jurídica y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, del Proveedor adjudicado y del Director de Jurídico en tres tantos. Elabora el Pedido en un tanto, conforme a lo referido en el Dictamen Técnico-Económico , con los datos de el(los) proveedor(es) y/o prestador(es) de servicio(s) adjudicado(s), las especificaciones de los bienes y/o servicios y los importes a que asciende la adjudicación y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, y del

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responsable del área solicitante o cotizador. Obtiene una fotocopia del Pedido y envía al proveedor y/o prestador de servicios, vía fax o correo electrónico. Entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el Pedido en original, para proceder con las recepciones de los bienes adquiridos. Pasa el tiempo. Conecta con el procedimiento: Registro y Asignación de Bienes Muebles. Recibe del proveedor y/o prestador de servicios, la Factura en original con los datos de los bienes, artículos, refacciones y/o servicios recibidos de conformidad con el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, en concordancia con los datos de los servicios contratados. Verifica que los datos de la Factura en original coincidan con el Pedido y que cuente con el sello de recepción de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios. ¿Coinciden los datos de la Factura ? En caso de que no coincidan los datos de la Factura : Devuelve al proveedor y/o prestador de servicios la Factura en original y solicita que se realicen los ajustes. Continúa con la actividad 22. En caso de que coincidan los datos de la Factura : Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como del área solicitante (Departamento de Recursos Financieros), simultáneamente captura la Orden de Compra a través del SIAFEV, para que se realice la afectación presupuestal y se emita el pago que corresponda.

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24

Turna al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias, el Pedido en copia, el Oficio de notificación de fallo , en copia y la Factura en original para solicitar ya sea a través de transferencia electrónica bancaria o cheque, el pago al o los proveedores y/o prestadores de servicios. Integra y archiva de manera cronológica permanente el Expediente de licitación con los documentos siguientes: -Antecedentes (requisición) en original, -Registro de participantes en original, -Proposición (es) técnica (s) en original, -Proposición (es) económica (s) en original, -Acta de apertura de proposiciones en original, con sus respectivos cuadros, -Dictamen técnico-económico en original, incluyendo el cuadro comparativo de análisis, -Notificación del fallo con acuse de recibido, en copia, -Contrato(s) , en original, -Pedido(s) , en copia, -Factura(s) , en copia, -Solicitud de comprobación de recursos , en copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


DETERMINA


INICIO

REQUISICIÓNO

C

OFICIO DE INVITACIÓN

O-1

O-1

REQUERIMIENTOS A LICITAR

EN COORDINACIÓN CON ÁREA SOLICITANTE


ADMINISTRATIVA


OBTIENE Y ENVIA

OFICIO DEL EVENTO

CALENDARIO

CALENDARIO

OFICIO DEL EVENTO

O-2

1

1


ADMINISTRATIVA

INTEGRANTES DE LA COMISIÓN DE

LICITACIÓN

CEXPEDIENTE DE

LICITACIÓN

INICIA Y ELABORA

ACTO DE APERTURA DE PROPUESTAS

NO

SI

¿LAS PROP. TEC. CUMPLEN CON LOS

REQUISITOS?

DESCALIFICA, DESECHA Y

ASIENTA

PROPOSICIONES TÉCNICAS

PROPOSICIÓN ECONÓMICA

ACTA DE APERTURA

O

O

O

C

1

EXPEDIENTE DE LICITACIÓN

ELABORA

ACTA DE APERTURA DE PROP.

1

RECABA FIRMA

O

PARTICIPANTES

C

O

O-2

OFICIO DEL EVENTO

CALENDARIO

C


Licitación Simplificada

ENVIA

BASES DE LICITACIÓN

ANEXO TÉCNICO

O-1


BASES

DE LICITACIÓN

ANEXO TÉCNICO



ANEXO TÉCNICO

REQUISICIÓN

O

1

O

O

O

1

1


SERVICIOS

C EXPEDIENTE DE LICITACIÓN

ELABORA

REGISTRO DE ASISTENCIA

O

RECIBE

PROPOSICIÓN TÉCNICA


O

O


SERVICIO

REALIZA, LEE Y VERIFICA




ANEXO TÉCNICO

O

ACTA DE APERTURA

PROPOSICIÓN TECNICA


O

O

O

OBTIENE Y ENTREGA

ACTA DE APERTURA DE PROPOSICIONES

F

ANEXOS

F

PARTICIPANTES

TURNA


O

ÁREA SOLICITANTE

PARA EMISIÓN DE ANÁLISIS TÉCNICO

1


1

RECIBE, ANALIZA, ELABORA, INDICA E

INTEGRA

ANÁLISIS TÉCNICO

PROPOSICIÓN TÉCNICA


O

O

O

O

ÁREA SOLICITANTE

ELABORA Y OBTIENE Y

RECABA FIRMA

CONTRATO

VISTO BUENO

-JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

-RESPONSABLE DEL

4T


-PROVEEDOR ADJUDICADO

-DIRECCIÓN JURÍDICA

REGISTRO Y ASIGNACIÓNDE BIENES MUEBLES

RECIBE

FACTURAO

PROVEEDOR Y/O PRESTADOR DE

SERVICIOS

VERIFICA2



DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO

FALLO DEL EVENTO

RECABA FIRMA


O


-COMISIÓN DE LICITACIÓN

ELABORA Y NOTIFICA

OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE FALLO


O

O

PROVEEDOR Y/O PRESTADOR DE SERVICIOS


PEDIDO


T

AREA, SOLICITANTE O COTIZADOR

OBTIENE Y ENVIA

PEDIDO

F


VÍA FAX O CORREO ELECTRONICO

ENTREGA

PEDIDOO

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

VERIFICA

FACTURA

PEDIDO

O

NO

SI

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LA

FACTURA?

DEVUELVE Y SOLICITA

FACTURA O

PARA QUE REALICE AJUSTES


2

2

2

ESCRITO CON ACUSE DE RECIBO, VÍA FAX, MEDIO ELECTRÓNICO,

PÁGINA DE INTERNET DE LA DEPENDENCIA O ESTRADOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES


2

SIAFEV


Y CAPTURA


ÓRDEN DE COMPRA

O-2


- ÁREA SOLICITANTE (DIRECCIÓN PRESUPUESTAL)

PARA QUE SE REALICE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL Y EMITA EL PAGO

CORRESPONDIENTE

INTEGRA Y ARCHIVA

ANTECEDENTES

REGISTRO DE PARTICIPAN-TES

PROPOSI-CIONES TÉCNICAS

PROPOSICIONES ECONÓMICAS

O

O

O

O

ACTA DE

O

O



COMPRA

TURNA

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

PEDIDO

OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE FALLO

FACTURA

O-2

1

1

O

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

PARA SOLICITAR PAGO A PROVEEDORES

A TRAVÉS DE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA BANCARIA O CHEQUE

ACTA DE APERTURA

DICTAMEN

NOTIFICACIÓN DE FALLO

CONTRATOS

O

1

O

FACTURA

1

SOLICITUD COMPRO-BACIÓN

1

CEXPEDIENTE DE

LICITACIÓN

FIN

PEDIDOS

1

176


Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular. Asignar a las unidades oficiales los documentos de control vehicular necesarios para su tránsito.

Anual.

Normas La aplicación del Marco Normativo Estatal para el Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular se fundamenta en:

- Oficio-Circular C.G./459/06,fracc. VIII - Oficio-Circular C.G./459/06, fracc. VI

El trámite de solicitud de Tenencia y derechos de control vehicular debe realizarse ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, en el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

El procedimiento para renovar Tenencia y derechos de control vehicular inicia en el período que para la actualización establezca la Secretaría de Finanzas y Planeación.

El pago que corresponde a los derechos de Tenencia y derechos de control vehicular de vehículos oficiales se realiza a través de afectación presupuestal que realiza la Secretaría de Finanzas y Planeación, informando a la Unidad Administrativa de la Secretaría de Protección Civil.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales es responsable de que los vehículos oficiales asignados a la Secretaría de Protección Civil circulen de manera legal una vez atendido el pago de impuestos y derechos que corresponden.

En el caso de detectarse inconsistencias en las Tenencias y derechos de control vehicular tramitados por la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Padrón Vehicular de la Secretaría de Protección Civil debe solicitarse las aclaraciones por escrito a esa Dependencia.




Generales


177


1

2

3

4

5

Recibe de la Unidad Administrativa el Oficio relativo al pago de impuestos sobre tenencia y derechos de control vehicular en original, solicitado por la Dirección General de Administración de la SEFIPLAN, ingresa a la dirección electrónica que se menciona en el mismo e imprime el Formato para pago de cada vehículo que integra el padrón vehicular de la Secretaría de Protección Civil. Elabora Oficio de solicitud de recursos en original para el pago del impuesto sobre tenencia y control vehicular, recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y lo envía al Departamento de Recursos Financieros, anexando el Reporte de importes del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular del ejercicio fiscal correspondiente, por unidad presupuestal. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Financieros el recurso solicitado en Cheque para el pago del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular y efectúa el pago correspondiente en ventanilla de la institución bancaria autorizada para el cobro del mismo y recaba sello de la institución bancaria en el Formato para pago en original. Elabora Órdenes de pago en original, de acuerdo a la relación establecida en el Reporte de importes del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular del ejercicio correspondiente, afectando las unidades presupuestales en donde se encuentra asignado el vehículo y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Titular de la unidad presupuestal donde se encuentra asignado el vehículo. Obtiene dos fotocopias de Órdenes de pago y de Formato para pago sellado. Envía las Órdenes de pago y Formato para pago sellado en originales al Departamento de Recursos Financieros, y archiva de manera cronológica permanente, una fotocopia de cada documento en el Expediente “Tenencias” y otra de cada documento en el Expediente de cada vehículo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


INICIO

OFICIOO


RECIBE, INGRESA E IMPRIME

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA

FORMATO PARA PAGO O

DE CADA VEHÍCULO QUE INTEGRA PADRÓN

ELABORA, RECABA, FIRMA

Y ENVIA

OFICIO DE O


JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES


Y OBTIENE

ÓRDENES DE PAGO

O-2F


-TITULAR DE LA UNIDAD PRESUPUESTAL

REPORTE DE IMPORTES

FORMATO PARA PAGO

2F


Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular

C

OFICIO DE SOLICITUD DE RECURSOS

O

REPORTE DE IMPORTES

RECURSOS FINANCIEROS

RECIBE, EFECTUA PAGO

Y RECABA

CHEQUE

FORMATO PARA PAGO

ANTE VENTANILLA DE INSTITUCIÓN BANCARIA

ENVIA

ÓRDENES DE PAGO

FORMATO PARA PAGO

ÓRDENES DE PAGO

COMPROBANTE

DE PAGO

O

O

F

F

F

F

C


EXPEDIENTE “TENENCIAS”

EXPEDIENTE DE CADA VEHÍCULO

FIN

179

Procedimiento


Mantenimiento y Reparación al parque Vehicular. Realizar los trámites necesarios para el mantenimiento y/o reparación de los vehículos asignados a la Secretaría. Periódica

Normas La aplicación del Marco Normativo Estatal para el Mantenimiento y Reparación al Parque Vehícular se fundamenta en:

- Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz

de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Todos los vehículos de la Secretaría deben contar con Bitácora de reparación y mantenimiento. La reparación del vehículo debe estar sustentada con una Solicitud firmada por el responsable del área solicitante. La Autorización de reparación debe firmarse por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales debe entregar la Documentación soporte en original al Departamento de Recursos Financieros para la integración de la Orden de pago. Los servicios por reparación y/o mantenimiento de equipo de transporte, se realiza en los talleres que para el caso hayan sido adjudicados en licitación por la Secretaría de Protección Civil, y los precios se apegarán al anexo económico del taller adjudicado en el proceso de licitación.




Generales


180



1

1A

2

3

4

5

6

Recibe de la Unidad Administrativa el Oficio de solicitud en original de reparación o mantenimiento del vehículo, y obtiene del Expediente del vehículo la Bitácora de mantenimiento, y verifica si procede la reparación solicitada. ¿Procede la reparación del vehículo? En caso de no proceder la reparación del vehículo Informa vía telefónica directamente al área interesada que el trámite es improcedente y archiva la Bitácora de mantenimiento con el Oficio de solicitud de reparación o mantenimiento del vehículo de forma cronológica temporal. Fin. En caso de que sí proceda la reparación del vehículo Completa el formato de Solicitud de Autorización de Reparación en original, recaba firma de autorización del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y obtiene una fotocopia de esta y del Oficio de solicitud. Remite al taller el vehículo con fotocopias de la Solicitud de Autorización de reparación y del Oficio de solicitud para que efectúe las reparaciones que correspondan y acuerdan fecha de entrega. Recaba acuse de recibo en la Solicitud de autorización de reparación y en el Oficio de solicitud de reparación y mantenimiento, ambos en original y los archiva en el Expediente del vehículo de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Recibe vía telefónica la notificación del taller de que el vehículo está reparado, lo recoge y entrega al resguardatario. Pasa el tiempo. Recibe del taller la Factura en original y verifica que coincidan los datos con la Solicitud de autorización de reparación y los datos de la Dependencia.

181


6A

7

8

9

¿Coinciden los datos? En caso de que no: Devuelve al taller la Factura original y solicita una nueva. Continúa con la actividad número 6. En caso de que si: Elabora el Pedido de Compra en original y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Obtiene una fotocopia de la Factura del Pedido de Compra y del Oficio de solicitud de autorización, todos en original. Entrega al Departamento de Recursos Financieros los originales de la Factura, el Pedido de compra, de la Solicitud de Autorización de reparación y el Oficio de solicitud de autorización y recaba acuse de recibo en las fotocopias de todos esos documentos que se archivan de manera cronológica temporal en el Expediente de reparaciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO


OFICIO DE SOLICITUD

O

RECIBE Y OBTIENE

MANTENIMIENTO

INICIO

BITACORA DE

C

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

¿PROCEDE LA PREPARACIÓN

DEL VEHICULO?

NOÁREAINFORMA

VIA TELEFONICA

RECABA ACUSES DE

RECIBO

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE REPARACIÓN

OFICIO DE SOLICITUD

O

O

C

EN EL EXPEDIENTE

DE VEHICULOS


Mantenimiento y Reparación al Parque Vehicular

DEL VEHICULO?

SI

FIN

COMPLETA, RECABA, FIRMA

Y OBTIENE

SOLICITUD DE AUTORIZACION DE REPARACION

OFICIO DE SOLICITUD

O

F

F


BITACORA DE MANTENIMIENTO

OFICIO DE SOLICITUD

O C

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE REPARACIÓN

F

OFICIO DE SOLICITUD VEHICULO

REMITE Y ACUERDAN

O

TALLER

RECIBE, RECOJE Y ENTREGA

VEHICULO

RECIBE VÍA TELEFONICA LA NOTIFICACIÓN

RESGUARDATARIO

TALLER

RECIBE Y VERIFICA

FACTURA O

1


1

¿COICIDEN LOS DATOS?

SI


PEDIDO DE COMPRAO

NO DEVUELVE Y SOLICITA

FACTURA O

OFICIO DE

ENTREGA Y RECABA ACUSE

FACTURA

AUTORIZACIÓN Y REPARACIÓN

O

OPEDIDO DE COMPRA SOLICITUD

DEO

O


Mantenimiento y Reparación al Parque Vehicular

OFICIO DE

FACTURA


F

FPEDIDO DE COMPRA SOLICITUD DE

F

SOLICITUD

F

OFICIO DE

PEDIDO DE COMPRAO

FIN

OBTIENE

FACTURA


O

FPEDIDO DE COMPRA SOLICITUD DE

F

SOLICITUD

F

DESOLICITUD

C

FIN

184


Trámite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación. Mantener en orden la documentación que requieran los vehículos oficiales para circular.

Eventual.

Normas La aplicación del Marco Normativo Estatal, para el Trámite de Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación se fundamenta en:

- Ley de Coordinación Fiscal - Ley de Tránsito Estatal - Ley de Impuesto sobre Tenencia y Uso de Vehículos

Los resguardatarios de los vehículos oficiales, deben reportar a la Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Protección Civil inmediatamente el extravío de la(s) placa(s) de circulación o bien de la Tarjeta de circulación. Los vehículos oficiales que no cuenten con placas de circulación o Tarjeta de circulación , deben ser canalizados y permanecer en el lugar que determine la Secretaría de Protección Civil durante el período en el que se realice el trámite de reposición correspondiente. Los resguardatarios de los vehículos oficiales que por robo de placas de circulación presenten su trámite para reposición de las mismas, deberán presentar la Constancia de no infracción municipal, estatal y federal del vehículo y el Acta levantada ante el Ministerio Público.




Generales


185


1

1A 1A.1 1A.2 1A.3 1A.4 1A.5 1A.6 1A.7

Recibe instrucciones verbalmente del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, previa solicitud por escrito del resguardatario, a cerca del vehículo del cual deba solicitarse reposición de Placas y Tarjeta de circulación y determina la causa que lo origina.

¿Cuál es la causa que origina la reposición? En caso de ser extravío o robo de Placas : Solicita al responsable del vehículo las Constancias de no infracción municipal, estatal y federal en original, así como el Acta levantada ante el Ministerio Público en original. Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y la Placa . Recibe del responsable del vehículo las Constancias de no infracción municipal, estatal y federal en original y revisa que los datos coincidan con los de la Tarjeta de circulación en original. Elabora en original y copia Oficio de solicitud de reposición de placas y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el que se determina el importe por pago de reposición de placas. Turna al Departamento de Recursos Financieros el Oficio de solicitud de reposición de placas en copia para la obtención de los recursos necesarios para el pago de los derechos que se deriven de la gestión correspondiente. Obtiene copia de las Constancias de no infracción municipal, estatal y federal y entrega a la Subdirección de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud de reposición de placas en original, con copia de las Constancias de no infracción municipal, estatal y federal, así como el Acta levantada ante el Ministerio Público en original. Tramita ante el Departamento de Recursos Financieros la obtención de recursos necesarios para el pago de los derechos que se deriven de la gestión correspondiente. Recibe del Departamento de Recursos Financieros el

186

Área Actividad Descripción 1A.8

1A.9 1A.10 1A.11

2 3

4 5

dinero en efectivo para realizar el pago correspondiente.

Paga en el Módulo de Recaudación de la Oficina de Hacienda la reposición de Placas y entrega la Tarjeta de circulación en original y la Placa del vehículo y revisa que los datos del vehículo coincidan con la nueva Tarjeta de circulación. Recibe el Recibo de pago en original. Recibe del Módulo de Recaudación de la Oficina de Hacienda, las nuevas Placas y Tarjeta de circulación en original, así como el Recibo de pago en original. Entrega mediante Recibo al responsable del vehículo, las Placas y la Tarjeta de circulación en original, para incorporarlos al vehículo. Integra el Recibo de pago en original y el Oficio de solicitud en copia, en el Expediente del vehículo archivado de manera numérica permanente. Fin. Conecta con el procedimiento: Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales. En caso de ser disposición oficial: Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas . Elabora el Oficio de solicitud de placas en original y copia, en el que incluye una relación de las mismas que deben cambiarse y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Tarjeta de circulación en original y las Placas ; archiva de manera cronológica permanente el Oficio de solicitud en copia como acuse de recibo. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el Oficio de envío en fotocopia, el Recibo oficial de pago en fotocopia, el Reporte de importes en fotocopia, la Tarjeta de circulación en original y las Placas .

187


6A

6A. 1

6A. 2

7

8 9

10

Emite por sistema el Reporte por matrícula de placas en un tanto y verifica con el mismo, los documentos recibidos del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación. ¿Coincide la información? En caso de que no coincida: Elabora Oficio informativo en original y una copia en el que se incluyen las diferencias entre lo recibido y el Reporte por matrícula de placas en un tanto; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la SEFIPLAN lo siguiente: - Oficio informativo en original. - Recibo oficial de pago en fotocopia. - Reporte de importes en fotocopia. -Tarjeta de circulación en original. -Las Placas . Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio informativo que archiva de manera cronológica temporal. Continúa con la actividad número 4. En caso de que si coincida la información: Obtiene fotocopias del Reporte de importes . Integra una fotocopia del Reporte de importes al Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera numérica permanente y una fotocopia del Reporte de importes y el Oficio de envío en fotocopia lo archiva de manera cronológica permanente. Incorpora al vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas . Informa al responsable del vehículo, que este ya cuenta con lo necesario para estar en circulación y que puede recogerlo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.


RECIBO

O

PLACAS

¿CUÁL ES LA CAUSA QUE ORIGINA LA

REPOSICIÓN?

EXTRAVÍO O ROBO

DISPOSICIÓN OFICIAL

RECIBE

INICIO

OBTIENE

RESPONSABLE DEL VEHÍCULO


OBTIENE Y ENTREGA

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DE LA SEFIPLAN

OFICIO DE SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE PLACAS

O

C

C

TURNA

CONSTANCIA DE NO INFRACCIÓN MUNICIPAL

ENTREGA

EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

INSTRUCCIONES VERBALMENTE

VEHÍCULO

O

OCONSTANCIA DE INFRACCIÓN ESTATAL

SOLICITA

CONSTANCIA DE INFRACCIÓN MUNICIPAL

ACTA DEL M.P.

O

OFICIO DE SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE PLACAS

1

C

CONSTANCIA DE NO INFRACCIÓN ESTATAL

TARJETA DE CIRCULACIÓN

O

RECIBE

PLACAS

MÓDULO DE RECAUDACIÓN

RECIBO DE PAGO

O

CONSTANCIA DE INFRACCIÓN FEDERAL O

CONSTANCIA DE NO


Trámite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.


PLACAS


O

PLACA

OBTIENE


O

ELABORA Y RECABA

OFICIO DE SOLICITUD

O-1


1

RECIBE Y REVISA

CONSTANCIA DE NO INFRACCIÓN MUNICIPAL

O

O

CIRCULACIÓN



OFICIO DE SOLICITUD REPOSICIÓN DE PLACAS

O-1



O

1

PAGA, ENTREGA, REVISA Y RECIBE

RECIBO DE PAGO

O

INTEGRA

OFICIO DE SOLICITUD

C

C

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO DEL VEHÍCULO

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE VEHÍCULOS OFICIALES

PLACAS

ENVÍA

OFICIO DE SOLICITUD

O


O

PLACAS

OFICIO DE SOLICITUD

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE DE LA SEFIPLAN

C1

INFRACCIÓN ESTATAL O

PLACAS

NUEVA TARJETA DE CIRCULACIÓN

O

O

INFRACCIÓN FEDERAL

ACTA M.P.

OINFRACCIÓN FEDERAL

TRAMITAOBTENCIÓN DE

RECURSOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

RECIBE DINERO EN EFECTIVO

RECIBO DE PAGO

O

CONSTANCIA DE NO

CONSTANCIA DE NO

TARJETA DE 1


1

RECIBE

OFICIO DE ENVÍO

F

FRECIBO

¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?

SI

NO

REPORTE DE IMPORTES F

OBTIENE

INTEGRA

REPORTE F

ELABORA Y RECABA

OFICIO INFORMATIVO

O-1

ENVÍA Y RECABA

OFICIO INFORMATIVO

O

FRECIBO

OFICIAL




OFICIO POR MATRÍCULA DE PLACA

T


Trámite para Reposición de Placas y Tarjeta de Circulación.

OFICIO INFORMATIVO

1

REPORTE DE IMPORTES

RECIBO OFICIAL DE

PAGO F

O


PLACAS

EMITE Y VERIFICA

REPORTE POR MATRÍCULA DE PLACAS

T

REPORTE DE IMPORTES

OFICIO DE ENVÍO

F

F

F

C

N

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO DEL VEHÍCULO

PLACAS

INCORPORA


O

INFORMA

FIN


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE VEHÍCULOS OFICIALES

REPORTE DE

IMPORTES

OFICIAL

DE PAGO F

O


PLACAS

1

VEHÍCULO

C

190


Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales. Controlar la asignación de vehículos oficiales con el registro que permita identificar la responsabilidad de los servidores públicos sobre los bienes muebles.

Anual y Eventual.

Normas La aplicación del Marco Normativo Estatal, para la Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales se fundamenta en:

- Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz

de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes

Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

La actualización de Resguardos se realiza posteriormente a las reasignaciones de vehículos oficiales y se tramita ante el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

El Resguardo del vehículo debe actualizarse con los datos generales del servidor público responsable de la unidad y con el registro de las características físicas del vehículo.

La actualización de Resguardos debe registrarse documentalmente y en el Sistema Interno de Vehículos de la Secretaría de Protección Civil para mantener actualizada la plantilla vehicular oficial.

El Resguardo del vehículo actualizado debe integrarse en el Expediente de resguardo de cada vehículo para el control de su asignación.




Generales


191


1

2

2A

3

4

5

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, instrucciones e información acerca de la reasignación del vehículo, para actualizar el Resguardo del vehículo. Obtiene el Resguardo del vehículo en fotocopia del Expediente de resguardo del vehículo archivado de manera numérica permanente y verifica físicamente el vehículo para saber si sus características físicas han variado. ¿Las características físicas del vehículo han variado desde la emisión del último Resguardo ? En caso de haber variado las características: Anota las actualizaciones en el Resguardo del vehículo en fotocopia. Continúa con la actividad número 3.

En caso de no haber variado las características: Emite el Resguardo del vehículo en un tanto y lo completa con el nombre del nuevo resguardatario, área de adscripción y las condiciones en que se encuentra la unidad. Recaba firma del nuevo resguardatario y del Jefe de la Unidad Administrativa en el Resguardo del vehículo en un tanto. Elabora Oficio de actualización de resguardos en original, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, obtiene tres copias y lo envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la SEFIPLAN en original y una copia con el Resguardo del vehículo en original, envia una copia del Oficio de actualización de resguardos a la Dirección General de Administración y una al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la misma Secretaría. Pasa el tiempo.

192


7

8

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la SEFIPLAN, el Resguardo del vehículo actualizado en original y obtiene una fotocopia del mismo. Entrega al resguardatario el Resguardo del vehículo en fotocopia. Archiva en el Expediente de cada vehículo el Resguardo del vehículo en original y el Oficio de actualización de resguardo en fotocopia, de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


RESGUARDO DE VEHÍCULO

O

RECIBE

INICIO


VEHÍCULO

OBTIENE Y VERIFICA

RESGUARDO DEL VEHÍCULO

C

N EXPEDIENTE DE RESGUARDO

DEL VEHÍCULO

¿LAS SI


OBTIENE Y ENVIA

OFICIO DE ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDO

O-1

RECIBE Y OBTIENE

INSTRUCCIONES PARA ACTUALIZAR

FÍSICAMENTE EL VEHÍCULO



2

3

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE LA SEFIPLAN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN




Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.

¿LAS CARACTERÍSTICAS DEL VEHÍCULO HAN

VARIADO?

SI

NO

EMITE Y COMPLETA

ANOTA


C

RESGUARDO DE VEHÍCULO

T

RECABA FIRMA


T

NUEVO RESGUARDATARIO Y DEL JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

ENTREGA



ARCHIVA


O

C

1

O

F

F

1RESGUARDATARIO


F

EXPEDIENTE DE CADA VEHÍCULO

FIN

194


Baja de Vehículos Oficiales. Tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los movimientos de baja de vehículos oficiales obsoletos que presentan reparaciones incosteables para el Estado y mantener actualizado el padrón de la plantilla vehicular.

Eventual.

Normas La aplicación del Marco Normativo Estatal, para la Baja de Vehículos Oficiales se fundamenta en:

- Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo


- Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil del Estado de Veracruz de Ignacio de la llave.

La baja de los vehículos oficiales en el inventario de la Secretaría de Protección Civil procede cuando la reparación de la unidad representa un gasto incosteable y no se cuenta con disponibilidad presupuestal para su atención, el modelo ya sea obsoleto, por algún motivo cambie de Dependencia, o por robo, destrucción parcial o total. La baja de vehículos oficiales debe presentarse para aprobación ante el Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil. Los vehículos oficiales sujetos a baja en el inventario deben concentrarse en el lugar que establezca la Secretaría, hasta determinar la fecha para su traslado a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Los vehículos oficiales aceptados por la Secretaría de Finanzas y Planeación, para baja en el inventario deberán concentrarse en esa Dependencia para su destino final. La Secretaría de Finanzas y Planeación determinará la baja definitiva de unidades oficiales con base en el documento que la soporte. En el caso de destrucción parcial o total, robo o extravío de vehículos debe integrarse al trámite de baja el acta de averiguación previa del Ministerio Público o de la autoridad competente que haya intervenido.


Administrativa Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales Secretaría de


195


1

2

3

4

5

6

7

Determina los vehículos sujetos a baja con base en las verificaciones físicas y mecánicas, considerando el costo de reparación y su costo comercial. Traslada los vehículos en malas condiciones físicas y mecánicas a tres talleres mecánicos externos y solicita verbalmente el diagnóstico técnico – económicorespectivo, en original.

Pasa el tiempo. Recibe Diagnóstico técnico – económico de los vehículos en malas condiciones físicas y mecánicas de los tres talleres externos. Elabora el Reporte global del vehículo,en el que especifica las condiciones físicas y mecánicas de la unidad vehicular, considerando el costo de reparación y el costo comercial, anexa los Diagnósticos técnico- económicos en tres tantos y turna el original al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para su presentación ante el Subcomité de Adquisiciones, solicitando la baja de la unidad. Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el Acta del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles en copia, mediante el cual se acuerda la baja de vehículos oficiales, la revisa y archiva de manera cronológica temporal. Informa verbalmente al resguardatario que el vehículo asignado a su responsabilidad está sujeto a baja y solicita que lo concentre en el lugar que el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales determine. Elabora el formato de Reporte de baja de maquinaria y vehículos en original y dos copias y obtiene: -Hoja calca con los números de serie y de motor de los vehículos,

196

8

9

-Factura del vehículo en original, que se encuentra en el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, -Carátula del Resguardo del vehículo en original, que obtiene del Expediente del vehículo , -Fotografías del vehículo , -Comprobante de pago del impuesto sobre tenencia y uso de vehículos más reciente en original, que obtiene del Expediente del vehículo , -Juego de llaves de la unidad vehicular, y -Comprobante de pago de baja de placas en original que obtiene del Expediente del vehículo. Integra el Expediente de bajadel vehículo , con los documentos siguientes: -Formato de Reporte de baja de maquinaria y vehículos en original y dos fotocopias, firmado por el Secretario de Protección Civil, Jefe de la Unidad Administrativa y resguardatario (responsable del vehículo), - Reporte global del vehículo elaborado, con sello del Departamento de Recursos Materiales, en original, - Tres Cotizaciones de diferentes talleresmecánicos del Diagnóstico técnico-económico, en original -Acta de Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil en la que se aprueba la baja del vehículo, en copia, - Hoja calca con los números de serie y de motor de los vehículos, - Factura que ampare la propiedad del vehículo, en original - Carátula del Resguardo del vehículo , en original - Fotografías del vehículo , -Comprobante de pago del impuesto sobre tenencia y uso de vehículos más reciente, en original, - Juego de llaves de la unidad vehicular, -Comprobante de pago de baja de placas , en original Elabora el Oficio de solicitud de baja , en original y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y

197

10

11

12

13

obtiene tres copias.

Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de solicitud de baja en original y copia, adjunta el Expediente de baja del vehículo correspondiente en original, turna una copia de cada documento a los siguientes destinatarios: - Primera copia: al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, - Segunda copia: a la Oficina de Servicios Generales de la SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN, y -Tercera copia: Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Protección Civil, y - Cuarta copia: archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente del vehículo. Pasa el tiempo. Recibe delDepartamento de Control y Maquinaria de la SEFIPLANla notificación, vía telefónica, relativa a la aceptación del proceso de baja, así como la hora, fecha y lugar en que se debe presentar el vehículo para llevar a cabo el levantamiento físico del mismo. Pasa el tiempo Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación copia del Acta de entrega-recepción y obtiene una fotocopia. Entrega copia del Acta de entrega – recepción al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva de manera cronológica permanente el acuse de recibo en el Expediente del vehículo . FIN DEL PROCEDIMIENTO


INICIO

DETERMINA

TRASLADA Y SOLICITA

TALLERES MECÁNICOS EXTERNOS

ELABORA Y TURNA


RECIBE, REVISA Y ARCHIVA

VEHÍCULOS

VEHÍCULO

REPORTE GLOBAL 3T

DIAGNÓSTICO

TÉCNICO -ECONÓMICO

PARA SOLICITAR BAJA DE LOS VEHICULOS


ACTA DEL SUBCOMITÉ

1

C

INTEGRA

REPORTE GLOBAL COTIZA -

CIONES

O-2

ACTA

DE SUB.

REPORTE DE BAJA DE MAQ. Y VEH.

1

HOJA CALCA

FACTURA

JUEGO DE LLAVES

FOTO-GRAFÍAS

O

O

O

COMPROBANTE DE PAGO

COMPROB.


Baja de Vehículos Oficiales.

O

RECIBE

DIAGNÓSTICO TÉCNICO -ECONÓMICO

3T

INFORMA Y SOLICITA

ELABORA Y OBTIENE

HOJA CALCA

FACTURA

O

RESG. DE


OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

O-4

1


VEHÍCULO

TALLERES MECÁNICOS EXTERNOS

VERBALMENTE PARA QUE CONCENTRE EL

VEHÍCULO

REPORTE DE BAJA DE MAQ. Y VEH.

O

COMPROB. DE PAGO

JUEGO DE LLAVESCOMPROBANTE DE PAGO DE BAJA DE PLACAS

O


EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

O-2

O

COMPROB. DE PAGO DE BAJA DE PLACAS

FOTO-GRAFIAS

RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO

C

EXPEDIENTE DE BAJA DE VEHÍCULO

1

C

VEHÍCULO


RECIBE Y OBTIENE


ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

1-F

ENVIA

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA

O-1

1EXPEDIENTE DE BAJA

EXPEDIENTE DEL

VEHÍCULO


1

O

2

3


OFICINA DE SERVICIOS GENERALES DE LA SEFIPLAN

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS


Baja de Vehículos Oficiales.

F

RECIBE

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MAQUINARIA DE SEFIPLAN

NOTIFICACIÓN VÍA TELEFÓNICA

ENTREGA Y ARCHIVA

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

1

VEHÍCULOC

C

EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO


3

FIN

200


Levantamiento Físico de Inventario Actualizar el conocimiento del estado físico que guardan los bienes muebles y los resguardos del inventario por cambio de área de adscripción o usuario directo de los bienes. Semestral

Normas La aplicación del Marco Normativo Estatal, para el Levantamiento Físico de Inventario se fundamenta en:

- Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la LLave - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes

Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio


de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo - Circular No. C.G./014/2011, Numeral 15

Los Inventarios y Resguardos deben contener todos los bienes de propiedad estatal, debidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición. La revisión física de los bienes muebles a cargo de la Secretaría se debe realizar por lo menos de manera semestral, con el fin de mantener actualizados los inventarios y resguardos. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales debe verificar al momento de realizar el levantamiento de inventario, que la ubicación del bien mueble sea la especificada en el resguardo, así como su estado físico actual, y si cuenta con la etiqueta de código de inventario. Los resguardos deben realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien y de conformidad con la inscripción del Inventario. Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, deben mostrarlos al personal que realice la revisión y son responsables, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. Los usuarios directos de los bienes deben firmar y conservar el resguardo elaborado por el área de Inventarios, así como informar cualquier cambio en los mismos para mantener su actualización.

201

Normas El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales debe informar al titular del área donde se localice algún bien propiedad del Gobierno del Estado, sin resguardo firmado por un usuario directo. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, sí al término de la revisión física del Inventario de bienes muebles, no localiza algún bien de los descritos en los resguardos correspondientes, se debe informar al titular del área que corresponda y al Órgano Interno de Control de la Secretaría. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales debe reflejar los cambios sustantivos realizados en los resguardos personales por lo bienes muebles que formen parte del registro contable del Activo en el Sistema SIAFEV del Gobierno del Estado.




Generales


202


Departamento de Recursos Materiales y

Servicios Generales

1

2

3

3.A

3.A.1.

3.A.2

4

5

6

Elabora Memorándum en original y copia, mediante el cual, informa a las áreas el período del levantamiento físico de bienes muebles. Turna a las áreas el Memorándum en original y recaba acuse de recibo en la copia, que archiva de manera cronológica temporal. Imprime un tanto del Listado original del área y obtiene del archivo cronológico temporal los Resguardos en original y acude al área para verificar por usuario los bienes que tenga registrados en los resguardos personales. ¿Existen diferencias? En caso de que sí existan diferencias: Informa al usuario de las diferencias y actualiza los Resguardos que correspondan en archivo electrónico. Imprime los Resguardos en dos tantos, recaba la firma del usuario y le entrega un tanto. Archiva un tanto de los Resguardos de forma cronológica temporal. Fin. En caso de que no existan diferencias: Actualiza la fecha de los Resguardos en archivo electrónico. Imprime los Resguardos en dos tantos, recaba la firma del usuario y le entrega un tanto. Archiva un tanto de los Resguardos de forma cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


INICIO

ELABORA

MEMORÁNDUM O-1

C

TURNA Y RECABA ACUSE

MEMORÁNDUM O

ÁREAS

C

IMPRIME, RECABA Y ENTREGA

RESGUARDOST

USUARIO

USUARIO

RESGUARDOST

FIN

1

ACTUALIZA

RESGUARDOS

IMPRIME, RECABA Y ENTREGA

RESGUARDOST

USUARIO

RESGUARDOST

ARCHIVA

RESGUARDOS T

C

FECHA

USUARIO


Levantamiento Físico de Inventario.

PARA VERIFICAR BIENES

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

SI

NO

C

O

IMPRIME, OBTIENE Y

ACUDE

LISTADO

RESGUARDOS

O

INFORMA Y ACTUALIZA

RESGUARDOS O

USUARIOS

FIN

1

FIN

ARCHIVA

RESGUARDOS T

C

204


Baja de Bienes muebles Desincorporar del Inventario, los bienes muebles que por su estado físico o técnico se encuentren en desuso en las áreas de la Secretaría con la finalidad de mantener actualizada la base de datos del Sistema de Administración Financiero del Estado de Veracruz (SIAFEV) del Gobierno del Estado de Veracruz. Anual.

Normas La aplicación del Marco Normativo Federal y Estatal para la Baja de Bienes Muebles se fundamenta en:

- Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la LLave - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes

Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave - Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad

Eficaz de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo - Manual de Organización y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones,

Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Protección Civil del Estado de Veracruz de Ignacio de la llave.

- Ley General de Contabilidad Gubernamental La baja de bienes muebles en el inventario de la Secretaría, procede cuando por el estado físico o cualidades técnicas ya no resulten útiles o funcionales y el mantenimiento correctivo represente un gasto incosteable y no se cuente con la disponibilidad presupuestal necesaria, de a cuerdo a la normatividad establecida en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. La baja temporal de bienes muebles procede cuando hayan sido extraviados o robados y se cuente con el Acta Administrativa y la Denuncia ministerial correspondiente.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales debe verificar que los bienes muebles sujetos a baja se encuentren debidamente registrados en el inventario del sistema SIAFEV y el de Control Interno. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales debe integrar el Expediente con el Dictamen Técnico y la documentación soporte de todos los bienes sujetos a baja para solicitar a la titular de la Unidad Administrativa su presentación para la aprobación del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones, con el expediente debidamente integrado. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, tendrá la responsabilidad de la guarda y custodia de los bienes muebles que se encuentren en proceso de baja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámites y destino final de los mismos.

205

Normas El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través del área de control de inventarios, cuenta con un término de cinco días hábiles, contando a partir de la fecha que reciba la notificación del acuerdo de autorización de baja del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones, para determinar el destino final, lugar y fecha de la destrucción, donación o enajenación de los bienes muebles.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales al concluir el proceso de baja de bienes muebles, debe informar al Departamento de Recursos Financieros para la aplicación de los registros contables en la afectación del Inventario de Activos Fijos.




Generales


206



1

2

3

4

5

6

Determina y reúne en el almacén general los bienes muebles que mediante dictamen técnico externo, se han valorado para baja del inventario de la Secretaría. Elabora el Acta Administrativa con la relación de los bienes muebles sujetos a baja y clasificados por categoría, se integra el dictamen técnico con los formatos de baja en original con las fotografías de los bienes. Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y lo turna el Oficio original con el Expediente para la firma y autorización del Jefe de la Unidad Administrativa, solicitando someter a la autorización del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría, archiva de manera cronológica temporal la copia del Oficio como acuse de recibo. Pasa el tiempo Recibe del Titular de la Unidad Administrativa el Acta de Subcomité en copia, que contiene el acuerdo donde se aprueba la baja de los bienes muebles y la archiva en el Expediente de Baja del ejercicio correspondiente de forma cronológica temporal. Elabora Oficio en original y copia para él Almacén General y el Órgano Interno de Control indicando el lugar, fecha y hora del traslado de los bienes muebles a su destino final y archiva de manera cronológica temporal la copia del Oficio . Traslada los Bienes muebles para su entrega al lugar de su destino final y obtiene fotografías .

207


7

8

Elabora Acta Circunstanciada en un tanto, anexa las fotografías de los bienes y turna para firma del titular de la Unidad Administrativa, Contraloría Interna, Almacén General, Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y el Departamento de Recursos Financieros para su firma correspondiente. Recibe de la Unidad Administrativa el Acta Circunstanciada y fotografías de los bienes firmadas en un tanto y se archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO


ACUERDO PARA BAJA DE BIENES

O

C

RELACION DE BIENES PARA BAJA

O

INICIO

DETECTA Y REUNE

ACTA

TITULAR DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DICTAMEN

BIENES MUEBLES

ELABORA E INTEGRA

CACTA DEL SUBCOMITE

C

RECIBE

ELABORA OFICIO

O Y C

INDICANDO LUGAR, FECHA Y HORA DEL TRASLADO DE LOS BIENES PARA SU DESTINO FINAL


Baja de Bienes Muebles.

FIRMAN AREAS INVOLUCRADAS

FOTOGRAFIAS DE LOS BIENES

FIN

O


O

O

FOTOGRAFÍAS

RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO

ACTA ADMINISTRATIVA

DICTAMEN TECNICO

O

O

O

ELABORA OFICIO

TRASLADO DE BIENES

RECABA FIRMA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

O Y C

TURNA OFICIO

EXPEDIENTEO

O

FIRMA DE AUTORIZACIÓN DE L JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

SE SOMETE A AUTORIZACION AL

SUBCOMITE DE ADQUISICIONES

O

ALMACEN GENERAL Y CONTRALORIA

INTERNATURNA OFICIO

C

OBTIENE FOTOGRAFÍAS

ELABORA

209

Procedimiento


Entrada y Registro de Insumos en el Almacén Establecer el Control de Inventarios de bienes materiales del procedimiento de entrada de material e insumos del almacén de la Secretaría de Protección Civil, para dar cumplimiento a la normatividad Estatal en materia de bienes materiales Periódica.

Normas La aplicación del Marco Normativo Estatal, para la Entrada y Registro de Insumos en el Almacén, se fundamenta en:


- Circular No. C.G./014/2011 1) Es responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

enviar al almacén copia de los pedidos u órdenes de las compras de los insumos adquiridos.

2) El almacén debe dar de alta y registrar en sus kárdex los insumos que ingresen al

mismo.

3) El Encargado del Almacén es responsable de verificar que los insumos cumplan con las especificaciones estipuladas en los pedidos.

4) Los insumos que no cumpla con las especificaciones o se encuentren en mal estado no deben ser recibidos en el almacén.

5) Todos los ingresos deben soportarse con los formatos de entrada de almacén y las

remisiones o facturas correspondientes.

6) Para el caso de equipos especializados que sean entregados por las empresas, deben ser revisados por un responsable especializado del área solicitante en el momento de su recepción y presencia del proveedor para verificar que cumplan con las especificaciones de compra.


Elaboración Autorización Unidad Administrativa



210



1

1A

2

3

4

Recibe del Proveedor los materiales descritos en la Orden de compra y verifica que cumpla con las características solicitadas. ¿Coincide lo recibido con lo solicitado? En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total del material pactado de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le devuelve la Factura en original y copia así como los materiales y archiva el Pedido en copia de manera cronológica. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir: Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y sella de recibido la Factura original y copia, entrega la Factura en original al proveedor y archiva de manera cronológica temporal la Factura en copia y el Pedido en copia. Registra el material recibido en el kárdex por artículo, que obtuvo previamente del archivo alfabético permanente. Clasifica el material recibido, lo acomoda y archiva el kárdex por artículo de manera alfabética permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


KÁRDEX POR ARTICULO

MATERIALES

PEDIDOC

FACTURA O - 1

MATERIALES

PROVEEDORREGISTRA EL

MATERIAL RECIBIDO

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

MATERIALES

C

1

A


Entrada y Registro de Insumos en el Almacén.


PEDIDOC

1

FACTURA0

SOLICITA Y DEVUELVE LA

ENTREGA

FACTURAO - 1

RECABA FIRMA, SELLA DE RECIBIDO

Y ENTREGA

¿COINCIDE LO RECIBIDO CON LO

SOLICITADO?

SI

NO

FIN

PEDIDO C

MATERIALES

C

1

C

PROVEEDOR

KÁRDEX POR ARTICULO

MATERIALES

CLASIFICA Y ACOMODA

A

212

Procedimiento

Nombre : Objetivo: Frecuencia:

Salida de Material e Insumos del Almacén Establecer el Control de Inventarios de Bienes Materiales del procedimiento de salida de material e insumos del almacén de la Secretaría de Protección Civil, para dar cumplimiento a la normatividad Estatal en materia de bienes materiales Periódica.

Normas La aplicación del Marco Normativo Estatal, para la salida de Material e Insumos del Almacén, se fundamenta en:


- Circular No. C.G./014/2011

1) El Requerimiento de Bienes Materiales debe contar con la documentación soporte (Solicitud por escrito en papel membretado del ayuntamiento, asociación u organización) el cual deberá, de preferencia, contar con el sello oficial de la institución.

2) El Titular del ramo a través del servidor público autorizado, turna la solicitud al

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales para que instruya al Encargado de Almacén, la entrega de los insumos autorizados.

3) La autorización sólo tiene validez si viene firmada por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, servidor público facultados por el Titular del ramo para tal efecto.

4) La entrega de insumos se realiza si el requerimiento cumple con las normas establecidas y es responsabilidad del Encargado del Almacén verificar la entrega y el estado de los insumos.

5) Los bienes materiales deben entregarse exclusivamente a la persona autorizada, previa identificación, quien debe firmar el formato de Requerimiento de bienes y preferentemente deberá imprimir el sello oficial de la Institución solicitante.


Administrativa


Generales

Secretaría de Protección Civil Octubre2013 Febrero 2014

213



1 2

2A 3 4 5

6

Recibe de la Subdirección de Enlaces Regionales el Requerimiento de Bienes Materiales en Original Verifica la existencia de material e insumos solicitados. ¿El material solicitado se encuentra en existencia? En caso de que no: Devuelve a la Subdirección de Enlaces Regionales el Requerimiento de Bienes Materiales en original y le notifica de la no existencia del material. Fin. En caso de que si: Elabora el Recibo de entrega de material en original y dos copias y recaba firma del solicitante. Entrega al solicitante Recibo en dos copias y le instruye para que acuda al almacén a recoger el material. Recibe copia del Recibo y entrega al solicitante el material y sella de entregado el recibo del solicitante. Archiva de manera cronológica temporal el Recibo en original y copia. Captura y registra en el Kárdex de almacén la salida del bien o insumo y actualiza el Control de Existencias Internos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


EXISTENCIA DE MATERIAL

SUBDIRECCION DE ENLACES REGIONALES

ACUDA AL ALMACÉN

RECIBE Y ENTREGA

ENTREGA E INSTRUYE

RECIBO 2 C

INICIO

RECIBE

REQUERIMIENTO O

VERIFICA

SOLICITANTE


Salida de Material e Insumos del Almacén.

SOLICITANTE

ENTREGA

RECIBO 2 C

CAPTURA, REGISTRA Y ACTUALIZA

KARDEXO

DEVUELVE Y NOTIFICA

REQUERIMIENTO O


RECIBO 0-2

¿EL MATERIAL SE ENCUENTRA EN

EXISTENCIA?

SI

NO SUBDIRECCION DE ENLACES REGIONALES

FIN

RECIBO 0 -1

FIN

C

KARDEX IMPRESO Y EN ARCHIVO

ELECTRÓNICO

MATERIAL

215

Procedimiento


Difusión y Supervisión de Medidas de Seguridad para el Uso y Manejo de los Equipos. Establecer los lineamientos para evitar las malas prácticas en el uso y manejo de los equipos que puedan dañar e interrumpir el desarrollo de las actividades. Anual.

Normas 1. El Departamento de Tecnologías de la Información debe cuidar el cumplimiento de los

Lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación, la Contraloría General del Estado y los instruidos por el Titular de la Secretaría en coordinación con la Unidad Administrativa, para el uso y manejo de los equipos informáticos propiedad de esta Secretaría.


Administrativa Departamento de Tecnología

de la Información Secretaria de


216


Departamento de Tecnologías de la Información

1

2

3

4

Recibe instrucción de la Unidad Administrativa, de los Lineamientos a los que se sujetaran los usuarios de los equipos, e instruye para que se den a conocer a todo el personal. Elabora Oficio en original y copia en el que se establecen los Lineamientos para informar al personal de la Secretaría, los cuidados y/o recomendaciones sobre las buenas prácticas en el uso de los equipos. Recaba firma de la Unidad Administrativa, turna el Oficio original a las áreas y archiva de manera cronológica temporal la copia del oficio. Pasa el tiempo. Supervisa que las áreas cumplan con las medidas de seguridad para el uso y manejo de los equipos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

INICIOUNIDAD ADMINISTRATIVA

Recibe Instrucción verbal

Elabora

OFICIOO-1

Unidad Administrativa/Tecnologías de la Información

Difusión y Supervisión de Medidas de Seguridad para el Uso y Manejo de los Equipos.

FIN

Cumplimiento de medidas

C

Recaba firma y turna

OFICIOO

1

Supervisa


218

Procedimiento


Soporte Técnico Proporcionar la atención técnica inmediata a los equipos para su pronta utilización. Eventual.

Normas

1. El Departamento de Tecnologías de la Información debe observar los equipos y su operación para detectar y reparar los problemas que se relacionen con su mal desempeño.

2. El usuario responsable del equipo de cómputo, debe aportar toda la información necesaria al Departamento de Tecnologías de la Información, respecto del equipo y la falla que presenta.


Administrativa Departamento de Tecnologías

de la Información Secretaria de


219



1

2

2 A

2A.1

3

3A

3B

Detecta o recibe de las áreas que integran la Secretaría, la petición de forma económica de revisión de equipo debido a un mal funcionamiento en su operación. Determina el origen del mal funcionamiento. ¿Tiene reparación el equipo? En caso de no tener reparación: Informa al usuario y elabora un Oficio en original y copia dirigida a la Unidad Administrativa, mediante el cual se comunica la necesidad de dar de baja el equipo de cómputo. Turna el oficio original a la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica temporal la copia. Fin. En caso de si tener reparación: Verifica si la reparación puede realizarse de forma interna o requiere de un servicio especializado. ¿Se repara de forma interna o requiere de servicio especializado? En caso de repararse de forma interna: Verifica si requiere de insumos para la reparación. ¿Requiere de insumos? En caso de no requerir insumos: Repara el Equipo de cómputo e informa verbalmente al usuario que está listo para su uso. Fin. En caso de requerir Insumo.

220


3C

3C.1

3C.2

4

5

6

7

Traslada el Equipo al Departamento y elabora Oficio en original y copia, dirigido a la Unidad Administrativa, solicitando los insumos. Turna el Oficio original a la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica temporal copia. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales los insumos para llevar a cabo la reparación, repara el Equipo y lo entrega al área que corresponda Fin. En caso de repararse con servicio especializado: Traslada el Equipo al Departamento y elabora Oficio en original y copia, dirigido a la Unidad Administrativa, mediante el cual solicita la contratación de un servicio especializado para reparar el equipo . Pasa el tiempo. Recibe al proveedor del servicio y le entrega el equipo. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor el equipo reparado y realiza pruebas de funcionamiento. Entrega el equipo al usuario FIN DEL PROCEDIMIENTO.


Soporte Técnico.

INICIO

NO

Petición de revisiónDe forma económica

Mal funcionamiento

ÁREAS DE LASECRETARIA DE

PROTECCIÓN CIVIL

¿Tiene reparación el

equipo?

Detecta o Recibe

Determina

Informa y elabora

SI

FIN

Interna o requiere servicio especializado

Interna

SERVICIO ESPECIALIZADO

2 1

¿Se repara de forma interna o con servicio

especializado?


equipo?

C

Turna

OFICIO O

1

Verifica

Verifica

Informa y elabora

OFICIOO-1


Soporte Técnico.

UsuarioNO

SI

¿Requiere insumos?

1

Traslada y elabora

O-1

Equipo

FIN

Repara e informa

Equipo

2

Traslada y elabora

OFICIO

O-1

Equipo

Recibe y entregaProveedor

Usuario

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

FIN

C

Turna

OFICIOO

1


OFICIO

O-1

Recibe, repara y entrega

Insumos

EquipoFIN

Proveedor

Usuario

Recibe y entrega

Equipo

Recibe y realiza

Equipo

Entrega

Equipo

223

Procedimiento


Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web. Contar con un sitio electrónico que contenga la información institucional necesaria que permita a la Secretaría de Protección Civil, difundir y promover los programas y acciones. Eventual.

Normas

1. Las solicitudes de las áreas de la Secretaría de Protección Civil para la inclusión de información en la página Web, deberán observar los Lineamientos para el Uso de la Internet Institucional en la Administración Publica del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, publicada en la Gaceta Oficial del Estado Núm. Ext. 280 de fecha 27 de agosto de 2008, a través de un Oficio de solicitud en original, y acompañada de los medios magnéticos con la información debidamente capturada y formateada.

2. El Oficio de solicitud para la actualización de la página Web, deberá ser autorizado por los titulares de las áreas de la Secretaría de Protección Civil.

3. La página Web de la Secretaría de Protección Civil, será actualizada de manera permanente de acuerdo a los programas de difusión de la información de la Dependencia.


Administrativa Departamento de Tecnologías

de la Información Secretaría de


224



1

2

2 A

2 A.1

2 A.2

3

Recibe de las áreas de la Secretaría de Protección Civil, el Oficio de solicitud de inclusión en original, y los medios magnéticos con la información para actualizar la página Web. Analiza la información del Oficio de solicitud y los medios magnéticos para determinar qué información recibe y cómo procesarla. ¿Qué tipo de información recibe? En caso de recibir archivos de texto o Imagen para su inclusión: Procesa la información a fin de asignarle el formato adecuado. Realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas. Accesa al Servidor de Internet de la Dirección General de Innovación Tecnológica de la Secretaría de Finanzas y Planeación y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web. Fin En caso de solicitud de actualización o modificación de la información o del hipervínculo de la información que se pública: Realiza la modificación de la información o del hipervínculo de la información que se publicará en la página Web, de acuerdo a las peticiones de las áreas de la Secretaría de protección Civil y archiva de manera cronológica temporal el oficio de solicitud en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO.


Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web.

ÁREAS DE LASECRETARIA DE

PROTECCIÓN CIVIL

INFORMACIÓN

Recibe

OFICIOO

INICIO

Analiza información

OFICIOO

INFORMACIÓNACTUALIZAO MODIFICA

SERVIDORDE LA DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA,

FINANZAS

FIN

C

Modifica

OFICIO O

¿Qué tipo de Información

recibe?

Realiza hipervínculos

INFORMACIÓN

OFICIOO

Procesa

FIN

TEXTO O IMAGEN

3. UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

IV D

ES

CR

IPC

IÓN

DE

PR

OC

ED

IME

INT

OS

226

Procedimiento


Atención a Solicitudes de Acceso a la Información Pública Presentadas de Manera Personal. Dar seguimiento y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública presentadas a la Secretaría de Protección Civil, a fin de permitir el libre acceso a la información. Diaria

Normas En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 3 fracción VIII, 19 y 20 del Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil, la Unidad de Acceso a la Información Pública, atiende las solicitudes de información pública conforme al siguiente procedimiento: Las Solicitudes de acceso a la información pública se atienden cuando se presenten por escrito libre o a través de formato. En caso de que la Solicitud de acceso a la información pública, sea presentada a través de un representante legal, éste debe acreditar su carácter. Las Solicitudes de acceso a la información pública, deben contener: Nombre del solicitante o en su caso del representante legal; sin hacer uso de seudónimos. Domicilio o correo electrónico, para recibir las notificaciones. La descripción de los documentos o registros en los que se supone pueda localizarse la información solicitada. La Unidad de Acceso a la Información Pública, en el caso, de que la solicitud no cumpla con la información anterior, requiere al solicitante por una vez y dentro de los primeros cinco días hábiles a la recepción de la misma, que se aporten más elementos o se corrijan los datos correspondientes. Después de informado, el solicitante tiene un plazo de tres días hábiles para realizar la modificación o corregir sus datos. La Unidad de Acceso a la Información Pública, sólo entrega información que se encuentre en los registros o archivos de la Secretaría; en el caso en que ya esté publicada, se orientará al solicitante, proporcionándole por el mismo medio en que solicitó la información, la fuente, lugar y forma en que puede consultar u obtener la información. La Unidad de Acceso a la Información Pública, obtiene de las solicitudes de acceso a la información pública tantas fotocopias como sea necesario para turnar a las áreas administrativas correspondientes involucradas en dicha solicitud.

227

La Unidad de Acceso a la Información Pública, da a las áreas administrativas correspondientes involucradas en dicha solicitud, un plazo de tres días hábiles para su contestación, y envía recordatorios cuando excedan del plazo establecido. La Unidad de Acceso a la Información Pública, orienta al solicitante si fuera necesario, para que acuda ante otro sujeto obligado que pueda satisfacer su requerimiento. La Unidad de Acceso a la Información Pública, en caso de que la reproducción de la información implique un costo, orienta al solicitante para que realice el pago, el cual cuenta con quince días hábiles a partir de que se le notifique para acreditar el pago de los derechos correspondientes. La Unidad de Acceso a la Información Pública tiene un plazo de diez días hábiles a partir de notificado el pago de los derechos por parte del solicitante, para entregar la información requerida. Los Anexos del Oficio de respuesta que se entreguen al solicitante son: copia simple, copia certificada y disco compacto o 3.5 pulgadas, y su costo se establece en el Código de Derechos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Cuando la Solicitud de acceso a la información pública, sea recibida en otra área administrativa de la Secretaría ésta remite inmediatamente a la Unidad de Acceso a la Información Pública. La Unidad de Acceso a la Información Pública responde a las Solicitudes de acceso a la información pública en un plazo de diez días hábiles, pudiendo ampliar a través de prórroga una sola vez, el plazo de respuesta.


Unidad Administrativa Unidad de Acceso a la Información Pública

Secretaría De Protección Civil Octubre de 2013 Febrero 2014

228


Unidad de Acceso a la Información Pública

1

2

2.A

3

3 A

3 B

4

Recibe la Solicitud de acceso a la información pública en original del solicitante. Verifica si la información requerida en la Solicitud de acceso a la información pública en original, es competencia de la Secretaría ¿Es competencia de la Secretaría? En caso de no ser competencia de la Secretaría: Devuelve y comunica al solicitante que la información requerida a través de la Solicitud de acceso a la información pública en original no compete a la Secretaría, y en su caso lo orienta para que la tramite ante otro sujeto obligado. Fin del procedimiento. En caso de ser competencia de la Secretaría: Verifica si la Solicitud de acceso a la información pública en original cumple con los requisitos para iniciar el procedimiento de acceso a la información pública. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Devuelve la Solicitud de acceso a la información pública en original al solicitante y le requiere la aportación de más elementos o la modificación de datos. Pasa el tiempo. Recibe del solicitante la Solicitud de acceso a la información pública modificada en original. Continúa con la actividad No. 4. En caso de cumplir con los requisitos: Obtiene fotocopia de la Solicitud de acceso a la información pública en original.

229


5

6

7

8

9

10

10 A

10 A 1

Sella de recibido en el original y fotocopia de la Solicitud de acceso a la información pública , asigna folio y entrega al solicitante la fotocopia, informándole los plazos de respuesta. Obtiene las fotocopias necesarias de la Solicitud de acceso a la información pública en original, la cual archiva de manera cronológica temporal. Elabora Oficio de turno en los tantos necesarios y recaba firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Obtiene del Oficio de turno en los tantos necesarios, las fotocopias, anexando la Solicitud de acceso a la información pública en fotocopias. Turna al área o áreas administrativas correspondientes y a la Dirección Jurídica el Oficio de turno en los tantos necesarios y la Solicitud de acceso a la información pública en fotocopias, recabando sello en un tanto del oficio, el cual archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Recibe del área o áreas administrativas correspondientes el Oficio de respuesta y en su caso Anexos en dos tantos, sella de recibido en segundo tanto, lo devuelve y verifica la información. ¿Recibió el Oficio de respuesta con sus Anexos ? En caso de no recibir el Oficio de respuesta con sus Anexos: Elabora Oficio de prórroga e imprime en un tanto, recabando firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Obtiene una fotocopia del Oficio de prórroga y envía un tanto al solicitante, vía personal o correo electrónico.

230


10 A 2

11

11 A

12

12 A

12 A1

Conserva archivo de notificación electrónic a o la fotocopia del Oficio de prórroga acuse de recibo del solicitante y lo archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 10. En caso de recibir el Oficio de respuesta con sus Anexos : Verifica si se proporcionó la información requerida por el solicitante en la Solicitud de acceso a la información pública en original. ¿Se proporcionó la información requerida? En caso de que no se haya proporcionado la información requerida: Solicita al área o áreas administrativas correspondientes, los datos necesarios. Continúa con la actividad No. 10. En caso de que se haya proporcionado la información requerida: Determina si el solicitante requiere realizar previo pago por la reproducción de la información. ¿Requiere realizar previo pago? En caso de que no requiera realizar previo pago: Elabora e imprime el Oficio de respuesta en un tanto, recabando firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública y obtiene una fotocopia . Entrega el Oficio de respuesta en un tanto al solicitante vía personal o servicio postal, y recaba acuse de recibo en la fotocopia la cual archiva de manera cronológica temporal, junto con el Oficio de respuesta del área en un tanto. Fin del procedimiento.

231


13

14

15

16

17

18

19

En caso de que requiera realizar previo pago: Elabora e imprime el Oficio de importe de pago en dos tantos recabando firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública, y obtiene una fotocopia. Entrega el Oficio de importe de pago en dos tantos al solicitante vía personal o servicio postal, obtiene acuse de recibo en la fotocopia. Pasa el tiempo. Recibe del solicitante el Comprobante de pago y Credencial de elector, en fotocopia y original para cotejo. Devuelve al solicitante, el Comprobante de pago y Credencial de elector en original. Obtiene fotocopia de los Anexos del Oficio de respuesta del área. (Se entenderá por fotocopia a la copia simple, copia certificada y reproducción de disco compacto) Entrega la fotocopia de los Anexos al solicitante y recaba acuse de recibo del solicitante en la fotocopia del Oficio de importe de pago. Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientes documentos: Comprobante de pago , en fotocopia. Credencial de elector, en fotocopia. Oficio de importe de pago , en fotocopia. Oficio de respuesta del área , en un tanto. Anexos, en segundo tanto FIN DEL PROCEDIMIENTO

Oficio de turnoO

SolicitudO-1

Oficio de turnoO

SolicitudO

SolicitudO

SolicitudO-1

SolicitudO

SolicitudO

Inicio

Recibe escrito

Solicitante

Devuelve, comunica y

orienta

Solicitante

Verifica Competencia

Fin

Devuelve y

1Obtiene y anexa

Turna y recaba sello

Obtiene

Sella de recibido, asigna folio y

entrega

Informa los plazos de respuesta

Solicitante


Atención a Solicitudes de Acceso a la Información Presentadas de Manera Personal.

Solicitud0-1

Oficio de turnoO

Oficio de turno

C

Oficio de turnoO-1

SolicitudO-1

Oficio de turnoO

SolicitudO

SolicitudO

SolicitudO-1

So

SolicitudO

O

Es competente

Verifica Requisitos

Cumple Requisitos

Si

No

Devuelve yrequiere maselementos odatos

No

Si

Solicitante

Tres días hábiles

Solicitante Recibe

Área (s) administrativa

(s)

Obtiene

Jefe de la Unidad de

Acceso a la Información

Elabora y recaba firma

Obtiene y anexa

1

2

1

Comprobante de pago O

Oficio importe de pago O-1

Oficio de respuesta

O

Oficio de respuesta

O

Oficio de prórroga

O

Oficio de prórroga

O

SolicitudO

1

Si

No

Recibe oficio de respuesta con anexos

Verifica si se proporciono la

información requerida

Elabora, imprime y recaba firma

Obtiene y firma

Solicitante

Elabora, imprime, recaba, firma y

obtiene


obtiene

Solicitante

Entrega y recaba acuse de recibo

Recibe

Solicitante


Anexos

Oficio de importe de pago 0-1

Ordena

Comprobante

Solicitante

Vía personal o postal


Atención a Solicitudes de Acceso a la Información Presentadas de Manera Personal.

Oficio importe de pago

Credencial de elector

Anexos

Credencial de elector C

Comprobante de pago

Comprobante de pago O-1

Credencial de elector C

de pago O

Oficio de prórroga

O-1

Oficio importe de pago O

Anexos

Proporciona información

requerida

Recaba acuse de recibo

Solicitante

2

No

Si

Determina si el solicitante debe

pagar por la reproducción

Jefe de la UAIP

Requiere pago previo


obtiene

Si

No

Devuelve

Solicitante

Oficio de Prorroga

Comprobante de pago

Obtiene

c

c

Fin

Fin

234

Procedimiento


Atención a Solicitudes de Acceso a la Información Pública vía Sistema INFOMEX-Veracruz y Correo Electrónico Institucional Dar seguimiento y respuesta a las Solicitudes de acceso a la información pública presentadas a la Secretaría de Protección Civil, a fin de permitir el libre acceso a la información. Diaria.

Normas En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 3 fracción VIII, 19 y 20 del Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil, la Unidad de Acceso a la Información Pública, atiende las solicitudes de información pública vía Sistema INFOMEX-Veracruz, conforme al siguiente procedimiento: La solicitud de acceso a la información pública sólo se atiendecuando se presenta por el Sistema INFOMEX-Veracruz o Correo Electrónico Institucional. En caso de que la Solicitud de acceso a la información pública, sea presentada a través de un representante legal, éste debe acreditar su carácter. La Solicitud de acceso a la información pública, debe contener: Nombre del solicitante o en su caso del representante legal; sin hacer uso de seudónimos. Domicilio o correo electrónico, para recibir las notificaciones (Se entenderá por domicilio a la cuenta de correo electrónico o en su caso al Sistema INFOMEX-Veracruz). La descripción de los documentos o registros en los que se supone pueda localizarse la información solicitada. En el caso, de que la solicitud no cumpla con la información anterior, la Unidad de Acceso a la Información Pública requiere al solicitante por una vez y dentro de los primeros cinco días hábiles a la recepción de la misma, para que se aporten más elementos o se corrijan los datos correspondientes. Después de informado, el solicitante tiene un plazo de tres días hábiles para realizar la modificación o corregir sus datos. La Unidad de Acceso a la Información Pública, sólo entrega información que se encuentre en los registros o archivos de la Secretaría; en el caso en que ya esté publicada, se orienta al solicitante, proporcionándole por el mismo medio en que se solicita la información, la fuente, lugar y forma en que puede consultar u obtener la información.

235

La Unidad de Acceso a la Información Pública, obtiene de las Solicitudes de acceso a la información pública tantas fotocopias como sea necesario para turnar a las áreas administrativas correspondientes involucradas en dicha solicitud. La Unidad de Acceso a la Información Pública, proporciona a las áreas administrativas involucradas en dicha solicitud, un plazo de tres días hábiles para su contestación, y puede enviar recordatorios cuando excedan del plazo establecido. La Unidad de Acceso a la Información remite fotocopia de la solicitud a la Dirección Jurídica. La Unidad de Acceso a la Información Pública, orienta al solicitante, si es necesario, para que acuda ante otro sujeto obligado que pueda satisfacer su requerimiento. En caso de que la reproducción de la información implique un costo, la Unidad de Acceso a la Información Pública orienta al solicitante para que realice el pago, el cual cuenta con quince días hábiles a partir de que se le notifique para acreditar el pago de los derechos correspondientes. Los Anexos del Oficio de respuesta que se entregan al solicitante son: copia simple, copia certificada o disco compacto, y su costo se establece en el Código de Derechos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. La Unidad de Acceso a la Información Pública tiene un plazo de diez días hábiles a partir de notificado el pago de los derechos por parte del solicitante, para entregar la información requerida. La Unidad de Acceso a la Información Pública responde a las Solicitudes de acceso a la información pública en un plazo de diez días hábiles, pudiendo ampliar por una sola vez, el plazo de respuesta. Previa revisión de la Dirección Jurídica.




236


Unidad de Acceso a laInformación Pública

1

2

2 A

3

3 A

3 B

4

Recibe la Solicitud de acceso a la información pública en digital, vía Sistema INFOMEX-Veracruz o Correo Electrónico Institucional del solicitante. Verifica a través del Sistema o Correo, si la información requerida en la Solicitud de acceso a la información pública es competencia de la Secretaría. ¿Es competencia de la Secretaría? En caso de no ser competencia de la Secretaría: Da respuesta al solicitante a través del sistema INFOMEXVeracruz o Correo Electrónico, comunica que la información requerida no compete a la Secretaría, y en su caso lo orienta para que la trámite ante otro sujeto obligado. Fin del Procedimiento En caso de ser competencia de la Secretaría: Verifica si la Solicitud de acceso a la información pública cumple con los requisitos para iniciar el procedimiento de acceso a la información pública. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Notifica al solicitante vía Sistema INFOMEX-Veracruz o Correo Electrónico, que requiere la aportación de más elementos o la modificación de datos. Pasa el tiempo. Recibe del solicitante vía Sistema INFOMEX-Veracruz o Correo Electrónico Institucional, la Solicitud de acceso a la información pública en digital. Continúa con la actividad No. 4. En caso de cumplir con los requisitos: Imprime la Solicitud de acceso a la información pública, en los tantos necesarios y asigna folio

237


5

6

7

8

8 A

8 A1

9

Elabora Oficio de turno en los tantos necesarios y recaba firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Obtiene fotocopias del Oficio de turno en los tantos necesarios y anexa la Solicitud de acceso a la información pública en los tantos necesarios. Turna el Oficio de turno y la Solicitud de acceso a la información pública en los tantos necesarios al área o áreas administrativas correspondientes, así como a la Dirección Jurídica, recaba sello en un tanto, el cual archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Recibe del área o áreas administrativas correspondientes, el Oficio de respuesta y en su caso Anexos en dos tantos, sella de recibido en el segundo tanto, lo devuelve y verifica la información. ¿Recibió el Oficio de respuesta con sus Anexos? En caso de no recibir el Oficio de respuesta con sus Anexos: Elabora Oficio de prórroga e imprime en un tanto recabando firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Previa revisión del área Jurídica. Envía el Oficio de prórroga en versión digital al solicitante a través del Sistema INFOMEX-Veracruz o Correo Electrónico, y archiva el tanto de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad No. 8. En caso de recibir el Oficio de respuesta con sus Anexos: Verifica si se proporcionó la información requerida por el solicitante en la Solicitud de acceso a la información pública.

238


9 A

10

10 A

10 A1

11

12

13

¿Se proporcionó la información requerida? En caso de que no se haya proporcionado la información requerida: Solicita al área o áreas administrativas correspondientes, los datos necesarios. Continúa con la actividad No. 8 En caso de que se haya proporcionado la información requerida: Determina si el solicitante requiere realizar previo pago por la reproducción de la información . ¿Requiere realizar previo pago? En caso de que no requiera realizar previo pago: Elabora e imprime el Oficio de respuesta en un tanto, recabando firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Envía el Oficio de respuesta en digital al solicitante, vía Sistema INFOMEX-Veracruz o Correo Electrónico y archiva de manera cronológica temporal el Oficio de respuesta, en un tanto. Fin del procedimiento. En caso de realizar previo pago: Elabora e imprime Oficio de importe de pago en dos tantos, recabando firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Envía Oficio de importe de pago en digital , al solicitante vía Sistema INFOMEX-Veracruz o Correo Electrónico y archiva de manera cronológica temporal el tanto del Oficio. Pasa el tiempo. Recibe del solicitante el Comprobante de pago y Credencial de elector, en fotocopia y original para cotejo.

239


14

15

16

17

Devuelve al solicitante, el Comprobante de pago y Credencial de elector en original. Obtiene fotocopia de los Anexos del Oficio de respuesta del área. (Se entenderá por fotocopia a la copia simple, copia certificada y reproducción de disco compacto) Entrega el Oficio de importe de pago en un tanto y fotocopia de los Anexos al solicitante y recaba acuse de recibo del solicitante en el Comprobante de pago . Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientes documentos: -Oficio de respuesta , en fotocopia. -Comprobante de pago , en fotocopia. -Credencial de elector, en fotocopia. – Oficio de importe de pago , en fotocopia. -Anexos , en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Oficio de

Oficio de prórroga O

Solicitud O-2

Sistema Infomex-Ver

Solicitud

Solicitud

Solicitante

InicioInicio

Verifica

Competencia

Recibe Vía Infomex o Correo Electrónico

Obtiene y anexa

En digital

1Responde no competencia de la SPC

Fin

Solicitante

Notifica y solicita más elementos o modifique datos

Solicitante

Jefe de la UAIP

Elabora, recaba y firma

Oficio de turnoO

Oficio de turno O

Jefe de la UAIP

Área (s)Administrativa(s)Correspondientes

2

Recibe, sella, devuelve y verifica

Recibe oficio respuesta con anexos

Si

No


Obtiene y firma

Solicitud O

Solicitante

anexos

Oficio de respuesta

O


Atención a Solicitudes de Acceso a la Información Pública Vía Sistema Infomex-Veracruz y Correo Electrónico Institucional.

prórroga O

Sistema Infomex-Ver

Oficio de turno

c

SolicitudO-2

O-2

Sistema Infomex-Ver

Sistema Infomex-Ver

Solicitud

O-1

Solicitud

Es competente

No

Si

Verifica si cumple requisitos

1

1

1

Cumple requisitos

No

Si

Imprime y asigna folio

1

SolicitanteRecibe Vía Infomex o Correo Electrónico

Turna y recaba sello

Oficio de turno O

Área (s)Administrativa(s)Correspondiente(s)

Verifica si se proporciona la información

Seproporciona

i informaciónrequerida

Si

No

Determina si elsolicitante deberealizar pago porreproducción

c

Solicita los datos necesarios

Área (s)Administrativa(s)Correspondientes

Comprobante de pago C

Credencial IFE C

1

Requiere realizar pago

Si

No

Elabora, imprime y

Jefe de la UAIP

Jefe de la UAIP


Oficio de respuesta

O

Solicitante

Recibe

Comprobante de pago

O-1

Devuelve


Solicitante

Solicitante

Solicitante

Oficio de importe de pago C

anexos


Atención a Solicitudes de Acceso a la Información Pública Vía Sistema Infomex-Veracruz y Correo Electrónico Institucional.

Credencial IFE

Comprobante de pago

Oficio de respuesta

Sistema Infomex-Ver

Sistema Infomex-Ver

imprime y recaba firma

Oficio de importe de pago O

Envía

Oficio importe de pago O-1

c

Envía Vía Sistema Infomex o Correo Electrónico

c

Fin

Oficio de respuesta

O-1

Devuelve

Credencial IFEC

Obtiene

anexos

Comprobante de pago O-1 Ordena

anexos

c

Fin

242

Procedimiento


Atención de Recursos de Revisión Dar respuesta a los Recursos de revisión, presentados ante el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información en el tiempo y forma que establezca la legislación aplicable Eventual

Normas En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 3 fracción VIII y 20 fracción VIII del Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil, la Unidad de Acceso a la Información Pública, da respuesta a los Recursos de Revisión presentados ante el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, conforme al siguiente procedimiento: La Unidad de Acceso a la Información Pública responde el Recurso de revisión, dentro del plazo establecido por la normatividad aplicada. La Notificación de admisión del recurso de revisión enviada por el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, debe contener: - Número de expediente. - Fecha de audiencia de alegatos. - El tiempo y forma de contestación. Los Delegados son asignados por el Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública y Director Jurídico. La Unidad de Acceso a la Información Pública tiene un plazo de diez días para dar cumplimiento a la Sentencia emitida por el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, dicha contestación se realiza de acuerdo a su requerimiento, debiendo notificar al Instituto el mismo, en un plazo no mayor a tres días, después de notificado al solicitante (recurrente). La Unidad de Acceso a la Información Pública, en caso de ser necesario, puede solicitar una prórroga para dar cumplimiento a la Sentencia En caso de que el domicilio indicado por el solicitante sea una cuenta de correo electrónico, el Oficio de cumplimiento de sentencia se digitaliza y se envía como archivo adjunto. El cumplimiento de la Sentencia, se envía al solicitante a través de correo electrónico o domicilio particular.




243



1

2

3

3 A

3 A1

3 A2

3 A3

4

5

Recibe del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información la Notificación de admisión del recurso de revisión, en original y copia donde se informa a la Unidad de Acceso a la Información Pública, la fecha de audiencia de alegatos, el motivo del recurso y el plazo para dar su contestación. Sella la Notificación de admisión del recurso de revisión en original y copia, devuelve la copia al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información. Verifica si puede solventar el Recurso de revisión sin necesidad de reunión. ¿Puede solventarlo sin necesidad de reunión? En caso de no poder solventarlo sin necesidad de reunión: Obtiene de la Notificación de admisión del recurso de revisión las fotocopias necesarias. Turna las fotocopias necesarias de la Notificación de admisión del recurso de revisión , al área o áreas administrativas correspondientes y a la Dirección Jurídica, archivando de manera cronológica temporal el origin al. Convoca a reunión al área o áreas administrativas correspondientes y a la Dirección Jurídica. Elabora el Oficio de contestación del recurso de revisióncon sus anexos , en un tanto y recaba visto bueno de la Dirección Jurídica y del área o áreas administrativas correspondientes. Continúa con la actividad No.5 En caso de poder solventarlo sin necesidad de reunión: Elabora e imprime el Oficio de contestación del recurso de revisión con sus anexos , en un tanto. Recaba firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública en el Oficio de contestación del recurso de revisión con sus anexos en un tanto y obtiene una fotocopia.

244


6

7

8

9

9 A

10

11

12

Envía el Oficio de contestación del recurso de revisión con sus anexos, en un tanto al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, recabando sello en la fotocopia Pasa el tiempo Acude a la audiencia de alegatos, ante el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, el Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública o los delegados. Pasa el tiempo. Recibe del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información la Notificación de sentencia en original y copia, sella en copia, la cual devuelve al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información. Verifica si la Notificación de sentencia es en contra o a favor. ¿La Notificación de sentencia es en contra? En caso de que la Notificación de sentencia no es en contra: Ordena la Notificación de sentencia en original en el expediente del Recurso de Revisión y archiva de manera cronológica temporal. Fin del procedimiento. En caso de que la Notificación de sentencia sea en contra: Verifica en la Notificación de sentencia en original, el plazo y términos para dar cumplimiento. Convoca a reunión en caso de ser necesario, con el área o áreas administrativas correspondientes y Dirección Jurídica. Elabora el Oficio de cumplimiento de la sentencia en original, recaba firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información y obtiene dos fotocopias.

245


13

14

15

16

Distribuye el Oficio de cumplimiento de la sentencia , de la siguiente manera: - Original al solicitante , Primera fotocopia al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, junto con los documentos que justifican el envío. Segunda fotocopia al archivo cronológico temporal. Pasa el tiempo Recibe del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información Acuerdo en dos tantos donde se da por cumplida la sentencia Sella el Acuerdo en segundo tanto y devuelve al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, archiva el primer tanto de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Inicio

Recibe escrito

IVAI

Sella y devuelve

Notificación de admisión de Recurso de

Revisión

Obtiene

NF

Turna

Oficio de contestación del

Recurso de Revisión con anexos 1T

Recaba firma y obtiene copia

1F

Envía y recaba sello

Notificación de sentencia

1F

Recibe sella y devuelve

1C

1

IVAI

Jefe de la Unidad de Acceso a la Información

IVAI

Notificación de admisión de

Recurso de Revisión O-1 C

Notificación de


Atención de Recursos de Revisión.

¿Puedesolventar el recurso sin

necesidad de reunión?

No

Si

Elabora e imprime

Verifica si puede solventar el recurso

de Revisión sin necesidad de

reunión

Turna

Convoca a reunión

Elabora y recaba Vo. Bo.

Con el áreao áreas

correspondientesy con la

DirecciónJurídica

Envía y recaba sello

1F

Acude a audiencia



1

Recaba acuse de recibo

Notificación de admisión de Recurso

de Revisión O-1 C



Notificación de admisión de Recurso

de Revisión NF

Oficio de contestación al Recurso de

Revisión con anexos 1T

c

1

No

¿La notificación de sentencia es

Verifica

Ordena

Recibe

Sella y devuelve

Elabora, recaba firmas y obtiene

copias

1-2E

Oficio de cumplimiento de

sentencia O

Notificación de Sentencia

O Notificación deRespuesta

O

Acuerdo

1-2T


Atención de Recursos de Revisión.

Fin

c

Si

de sentencia es en contra?

Verifica

Convoca a reunión en caso de ser necesario

Fin

c

1T

Acuerdo

2T

c

Distribuye

2F

2F

IVAI

Solicitante

Plazo y término para dar respuesta

Con el área o áreas correspondientes y con la Dirección Jurídica

Notificación de Sentencia

O

Oficio de cumplimiento de

sentencia

248

Procedimiento


Clasificación de Información de Acceso Restringido en su Modalidad de Reservada o Confidencial Integrar la información de acceso restringido en la modalidad de reservada y confidencial, que es aprobada por el Comité de Información de Acceso Restringido Eventual

Normas En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 3 fracción VIII, 20 fracciones I y VI y 21 del Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil, la Unidad de Acceso a la Información Pública, coordina la Clasificación de Información de Acceso Restringido en su modalidad de Reservada o Confidencial, conforme al siguiente procedimiento: Los Proyectos a clasificar como acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial deben ser enviados por las áreas administrativas a la Unidad de Acceso a la Información Pública; acompañados de los fundamentos y motivos en los que se basan para dicha clasificación. Se entiende por fundamentos, a los preceptos legales sustantivos y adjetivos en que se apoyen. Se entiende por motivos, a los razonamientos lógicos jurídicos sobre el por qué considera que el caso concreto o particular se ajusta o encuadra en la hipótesis normativa. La Unidad de Acceso a la Información Pública debe presentar la información integrada de las áreas administrativas, al Comité de Información de Acceso Restringido. Los Proyectos de clasificación de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial deben estar autorizados por los titulares de las áreas y órganos administrativos correspondientes, antes de ser enviados al Comité de Información de Acceso Restringido para su estudio y aprobación. El Proyecto de clasificación de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial debe ser aprobado por el Comité de Información de Acceso Restringido, y publicado en la Gaceta Oficial del Estado y en el portal web.




249



1

2

3

4

4 A

5

6

Recibe los Oficios de petición de información a clasificar como de acceso restringido en dos tantos de las áreas administrativas correspondientes, sella de recibido en un tanto y devuelve el segundo tanto. Concentra e imprime la información , en un Proyecto de información a clasificar como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial en un tanto, en base a los Oficios de petición de información a clasificar como de acceso restringido, recibidos de las áreas administrativas correspondientes. Turna el Proyecto de información a clasificar como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial en un tanto a las áreas administrativas para su visto bueno. Recibe el Proyecto de información a clasificar como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial en un tanto de las áreas administrativas y verifica si obtuvo el visto bueno. ¿Obtuvo el visto bueno? En caso de no obtener el visto bueno: Corrige en el Proyecto de información a clasificar como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial , e imprime en un tanto, desechando el anterior. Continúa con la actividad No. 3 En caso de obtener el visto bueno: Envía el Proyecto de información a clasificar como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial en un tanto al Comité de Información de Acceso Restringido para su autorización. Pasa el tiempo Recibe el Acta de sesión y el Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial en original y copia, del Comité de Información de Acceso Restringido.

250


7

8

9

10

11

12

Sella y devuelve el Acta de sesión y el Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial en copia, al Comité de Información de Acceso Restringido y archiva el original de manera cronológica temporal. Publica el Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial en la página web de la Secretaría de Protección Civil. Tramita la publicación en Gaceta Oficial del Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial en original. Elabora Oficio de notificación del acuerdo en los tantos necesarios, recaba firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública y obtiene fotocopias. Turna el Oficio de notificación del acuerdo en los tantos necesarios, al área o áreas administrativas correspondientes y recaba sello en la fotocopia , la cual archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo Recibe la Gaceta Oficial en original donde se publicó el Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial y la archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Solicitante

Recibe, sella y devuelve

Oficios de petición de información a clasificar

como de acceso

Turna para Vo. Bo. los requisitos

Proyecto de información a clasificar como de acceso

restringido en su modalidadde reservada

o confidencial1T

Con base en los oficios recibidos Áreas

administrativas

Áreas administrativas

Recibe y verifica si obtuvo el Vo. Bo.

1INICIO


Clasificación de Información de Acceso Restringido en su Modalidad de Reservada o Confidencial.

Concentra e imprime

Proyecto de información a clasificar como de

acceso restringido en su modalidad de reservada

o confidencial0-T

como de acceso restringido O-T


restringido en su modalidad de reservada o confidencial

1T

Obtuvo el Vo. Bo.

1

Si

No

Corrige e imprime desechando el anterior.


restringido en su modalidadde reservada o confidencial

1T

1



1

Envía para su autorización.


restringido en su modalidad de reservada o

confidencial1T

Sella y devuelve

Acta de Sesión

1C

Acuerdo de información clasificada como de acceso

restringido en su modalidad de reservada o confidencial

0-1C

1C

Tramita la publicación en la Gaceta Oficial

Elabora, recaba, firma y obtiene

Ante la Dirección Jurídica

Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial

Recibe.

Acta de Sesión

0-1C

Comité de Acceso

Restringido

Publica en la página web de la Secretaría..

C

Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido en su modalidad de reservada o confidencial

0-1C

1C

Acuerdo de información clasificada como de

acceso restringido en su modalidad de reservada

o confidencial

Oficio de notificación del acuerdo

NT

2



C

2

Turna y recaba sello.

Oficio de notificación de acuerdo

NT

1F

Área o áreas administrativas

correspondientes

Recibe

C

Gaceta Oficial

Ante la Dirección Jurídica

FIN

254

Procedimiento


Revisión de Cumplimiento de Obligaciones de Transparencia en la Página Web de la Secretaría. Coordinar la publicación en el portal de transparencia de la Secretaría, de la información de oficio de las áreas administrativas; con la finalidad de cumplir con las obligaciones de transparencia aplicadas en la normatividad vigente Eventual

Normas En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 3 fracción VIII y 20 fracciones I y VIII del Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil, la Unidad de Acceso a la Información Pública, coordina la publicación en el portal de transparencia de la Secretaría, conforme al siguiente procedimiento: La Unidad de Acceso a la Información Pública es responsable de coordinar la difusión y actualización de la información de oficio de las áreas administrativas de la Secretaría. Las áreas administrativas deben informar a la Unidad de Acceso a la Información Pública, la modificación y/o creación de información que debe ser publicada en el portal de transparencia de la Secretaría. La Unidad de Acceso a la Información Pública, debe accesar al portal de transparencia de la Secretaría, en un periodo no mayor de veinte días naturales para comprobar que esté publicada la información proporcionada por las áreas administrativas. Se entiende por información de oficio, la indicada en el Artículo 8 y las fracciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. En caso de reforma a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, la Unidad de Acceso a la Información Pública debe vigilar la validación de la información que no es de su competencia ante el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información.




255


Unidad de Acceso a la Información Pública

1

1 A

2

3

4

5

6

6 A

Accesa a la página Web de la Secretaría, en el portal de transparencia, y verifica si el contenido de la información pública, se requiere modificar o actualizar. ¿Requiere modificar o actualizar la información? En caso de que no requiera modificar o actualizar la información: Determina como correcto el apartado de transparencia de la página Web de la Secretaría. Fin del procedimiento. En caso de que si requiera modificar o actualizar la información: Elabora e imprime el Oficio de notificación de inconsistencias, en original para notificar al área o las áreas administrativas correspondientes las inconsistencias. Recaba en el Oficio de notificación de inconsistencias en original la firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública y obtiene las fotocopias necesarias. Turna al área o áreas administrativas correspondientes, el Oficio de notificación de inconsistencias , en original recabando sello en las fotocopias , las cuales archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Recibe los Oficios de respuesta en original del área o áreas administrativas correspondientes, con los archivos de la información a publicar o actualizar, a través de vía electrónica. Verifica que la información remitida , cumpla con los requisitos y la normatividad vigente. ¿Cumple la información con la normatividad vigente? En caso que la información no cumpla con la normatividad vigente: Solicita las correcciones al área o áreas administrativas correspondientes. Continúa con la actividad 5.

256


7

8

9

En caso de que la información cumpla con la normatividad vigente: Turna al Jefe de Departamento de Tecnologías de la Información los archivos electrónicos a publicar, informando en que apartados se publicarán. Ordena y archiva de manera cronológica temporal los Oficios de respuesta en original de las áreas administrativas correspondientes. Pasa tiempo. Accesa al portal de transparencia de la pág Web de la Secretaría para verificar que esté actualizada y publicada la información. FIN DEL PROCEDIMIENTO


Revisión de Cumplimiento de Obligaciones de Transparencia en la Página Web de la Secretaría.

Inicio

Accesa y verifica

Página web de la Secretaría

NoRequiere

modificar o actualizar la información

Determina como correcto

Inicio

1

C

Turna, recaba, sella y archiva

Recibe

Oficio de notificación de

inconsistencia o

N F


correspondientes

Ordena

Turna

C

Oficio de respuesta

O

Departamento de

Tecnologías de la

Información

Archivos a publicar vía electrónica

Si

información

Elabora e imprime

Recaba y Obtiene

Jefe de la Unidad de



Fin

Oficio de notificación de inconsistencia

O

N F

1

Solicita correcciones

Verifica

Oficio de respuesta

O

Cumple la información con la

normatividad vigente

No

Si


correspondientes

Accesa y verifica


Fin

C

Oficio de notificación de inconsistencia

O

258

Procedimiento


Elaboración del Índice de la Información Clasificada como Reservada Integrar el índice de la información clasificada como reservada, con base en la información clasificada por el Comité de Información de Acceso Restringido, a fin de enviarlo al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información Semestral.

Normas En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 3 fracción VIII, 20 fracción VIII y 21 del Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil, la Unidad de Acceso a la Información Pública, integra el índice de la información clasificada como reservada, con base en la información clasificada por el Comité de Información de Acceso Restringido, conforme al siguiente procedimiento: Para elaborar el Índice de información clasificada como reservada, debe existir un Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido. Se informa en los meses de enero y julio de cada año al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, la actualización del Índice de la información clasificada como reservada. En caso de que no existan modificaciones al Índice de la información clasificada como reservada se informa al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, que en el semestre que se reporta no hay información clasificada.




259



1

2

3

4

5

6

Obtiene del archivo cronológico temporal, la información soporte del Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido en original. Elabora e imprime el Índice de información clasificada como reservada en original , y archiva de manera cronológica temporal el Acuerdo de información clasificada como de acceso restringido, en original. Obtiene del Índice de información clasificada como reservada en original, una fotocopia. Elabora Oficio de envío en original e imprime y recaba firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Obtiene del Oficio de envío en original, una fotocopia. Envía al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información el Oficio de envío y el Índice de información clasificada como reservada en original, recabando sello en las fotocopias las cuales archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO


Elaboración del Índice de la Información Clasificada como Reservada.

Elabora e imprime

Inicio

Obtiene

Acuerdo de Información

Clasificada como de acceso restringido

OC


Oficio de envío

Obtiene

1 F

Oficio de envío


O

Índice de información clasificada como

reservadaO

Acuerdo de Información

Clasificada como de acceso restringido

O

Envía y Recaba

Obtiene

Índice de información

clasificada como reservada

O

1 F

1 F

1 F

Índice de información clasificada como

reservada

1 F

Oficio de envío

C

Fin

Instituto Veracruzano de


C

O

O

261

Procedimiento


Elaboración del Informe Semestral de Actividades de la Unidad de Acceso a la Información Pública. Informar al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información de las actividades relevantes encomendadas a la Unidad de Acceso a la Información Pública, con la finalidad de llevar un control dela funcionalidad de la misma. Semestral

Normas En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 3 fracción VIII y 20 fracción VIII del Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil, la Unidad de Acceso a la Información Pública, elaborará el Informe Semestral de Actividades, conforme al siguiente procedimiento: En la integración del Informe semestral de actividades se deben tomar en cuenta los siguientes datos y documentos de las Solicitudes de acceso a la información pública: Fechas de recepción y respuesta de Solicitudes de acceso a la información pública. Tiempo de entrega de respuesta a las Solicitudes de acceso a la información pública. Relación de Solicitudes de acceso a la información pública, por las cuales se haya generado un costo por su reproducción. El Informe semestral de actividades se envía al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información, en los meses de enero y julio de cada año.




262



1

2

3

4

5

Obtiene las Solicitudes de acceso a la información pública en original, del archivo cronológico temporal. Elabora el Informe semestral de actividades en un tanto, con base a las Solicitudes de acceso a la información pública en original y el tiempo de respuesta, e imprime. Elabora el Oficio de envío en un tanto, recaba firma del Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública y obtiene fotocopia. Envía el Oficio de envío en un tanto y el Informe semestral de actividades en un tanto, al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información. Recaba sello del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información en el Oficio de envío en fotocopia y lo archiva de manera cronológica temporal junto con las Solicitudes de acceso a la información pública en original. FIN DEL PROCEDIMIENTO


Elaboración del Informe Semestral de Actividades de la Unidad de Acceso a la Información Pública

Elabora e imprime

Obtiene

C

Inicio

Recaba sello

Envío

Oficio de envío




Acceso a la

Solicitudes de acceso a la información

Oficio de envío. Informe semestral

de actividadesO

O

T

Elabora, recaba, firma y obtiene

Informe semestral de actividades

F

1 F

Oficio de envío

C


Fin

Solicitudes de acceso a la información

Oficio de envío


T

O

O

4. DIRECCIÓN GENERAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS

IV D

ES

CR

IPC

IÓN

DE

PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

264

|

Procedimiento


Apoyo a Áreas de la Secretaría. Apoyar con la elaboración de Mapas , relacionados con la logística y planeación de eventos socio-organizativos, elaboración de Dictámenes y ubicación de predios. Eventual.

Normas

1. Este procedimiento da cumplimiento al“Reglamento Interior de la Secretaria de Protección Civil”, Capitulo IV, articulo 8, fracción IV.

2. El área interesada debe solicitar por escrito la elaboración de Mapasa la DirecciónGeneral de Prevención de Riesgos.

3. Salvo el personal operativo que atiende la emergencia en campo y requiera la información de manera inmediata para pronta respuesta a la población, la solicitud es de manera verbal.

4. Una vez autorizada la elaboración del Mapa, se procede a desarrollarlos; y se entrega en impresión con un formato mayor al de las impresoras convencionales.

5. La Supervisión de Estudios de Atlas no puede entregar archivos cartográficos a las áreas solicitantes de apoyo en la elaboración de mapas .

6. El material que se entregue es en forma impresa, de manera digital en formato de imagen o en pdf.

7. El área de Supervisión de Estudios de Atlas tiene estrictamente prohibido imprimir trabajos personales.


Unidad Administrativa Dirección General de

Prevención de Riesgos Secretaría de


265


Supervisión de Estudios de Atlas de Riesgos.

1

2

3

4

5

Recibe del área solicitante el oficio de solicitud de elaboración de Mapaen original y la archiva de manera cronológica temporal. Genera el Mapa correspondientede acuerdo a lo solicitado en archivo electrónico y en su caso lo imprime. Entrega de forma económica al área solicitanteel Mapaelaborado para su revisión en archivo electrónico. Pasa el tiempo Recibe del área solicitante las observaciones, analizay adecua el Mapaen archivo electrónico atendiendo la información proporcionada en la revisión. Entrega el Mapa terminado en forma impresa o digital en formatos de imagen, al área que solicitó este apoyo. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Dirección General de Prevención de Riesgos/Supervisión de Estudios de Atlas de Riesgos Apoyo a Áreas de la Secretaría

INICIO

RECIBE

OFICIO

ÁREA SOLICITANTE

0

C

GENERA MAPA EN ARCHIVO

ELECTRÓNICO0MAPA 0

GENERA

RECIBE, ANALIZA Y ADECUA

ÁREA SOLICITANTE

ÁREA SOLICITANTE

ÁREA SOLICITANTEMAPA


MAPAIMPRESO OEN DIGITAL

MAPA CONOBSERVACIONES

FIN

MAPA

ENTREGA

0

MAPA

ENTREGA

0

267

Procedimiento


Difusión y Evaluación de un Programa Preventivo, de Alertamiento y Respuesta Inmediata ante un Fenómeno Perturbador. Difundir mediante capacitación, entrega de trípticos y/o folletos a la población, las recomendaciones y acciones a realizar de acuerdo con los protocolos de actuación que les correspondan, para quela población conozca los riesgos a que está expuesta y tome las medidaspreventivas de autoprotección. Periódica

Normas

1. Este procedimiento da cumplimiento al “Reglamento Interior de la Secretaria de Protección Civil”, Capítulo VI, articulo10, fracciones VI y XI.

2. El programa debe estar debidamente autorizado por el Secretario de Protección Civil. 3. La difusión del Programa tiene como objetivo fomentar la Autoprotección de la

población y debe apegarse a los lineamientos de la gestión integral de riesgo. 4. El material de difusión y capacitación sobre las recomendaciones debe llegar a la mayor

cantidad de población que esté en peligro de enfrentar al fenómeno perturbador que originó el programa.

5. El plazo para difundir el programa es de acuerdo con las necesidades implícitas en el programa y es en la mayoría de los casos periódica su difusión, desde el inicio del procedimiento hasta su finalización.

6. El Programa Preventivo de Alertamiento y Respuesta Inmediata ante un fenómeno perturbador, una vez difundido debe ser evaluado, a través de encuestas .

7. La difusión del Programa puede efectuarse a través de diferentes medios impresos.


Unidad Administrativa Dirección General de Prevención de Riesgos

Secretaría de Protección Civil Octubre2013 Febrero 2014

268


Departamento de Difusión de la Cultura de Autoprotección.

1

2

2A

3

4

5

6

7

8

Obtiene del Programa Preventivo de Alertamiento y Respuesta Inmediata autorizada la información requerida para la difusión delprograma. Analiza y selecciona la informaciónintegra los trípticos y/o folletos en original y de forma electrónica y los turna de forma económica al área de Comunicación Social de la Secretaría para su revisión. ¿Los trípticos y/o folletos tienen observaciones? En caso de que si: Realiza las adecuaciones pertinentes al tríptico y/o Folleto en archivo electrónico. Conecta con la actividad No. 3 En caso de que no: Elabora oficio en original y copia dirigido a la Unidad Administrativa, mediante el cual se solicita la impresión de los trípticos y/o folletos, así como de los medios necesarios para la difusión del Programa, recaba firma del Director General de Prevención de Riesgos. Turna el oficio original a la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica temporal la copia del oficio. Pasa el tiempo Recibe de la Unidad Administrativa los trípticos y/o folletos impresos, y los resguarda para su manejo y control. Organiza las reuniones de difusión y capacitación, relacionada con las recomendaciones y acciones indicadas en el Programa para la población civil. Elabora oficio en original y copia, mediante el cual se solicita a la Unidad Administrativa los materiales de apoyo para la difusión del Programa y recaba firma del Director General de Prevención de Riesgos. Turna el oficio original a la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica temporal la copia del oficio.

269


9

10

11

Recibe de la Unidad Administrativa el material de apoyo y realiza las reuniones de capacitación y difusión del Programa a la Población Civil. Entrega a los asistentes a la capacitación los trípticos y/o folletos y demás medios impresos para la difusión del Programa. Pasa el tiempo. Aplica encuestas de evaluación a la población civil que recibió la difusión del programa y elabora las gráficas de evaluación FIN DEL PROCEDIMIENTO.

TRIPTICOS Y/O

RECIBE Y RESGUARDA

PROGRAMA

INICIO

OBTIENE

FOLLETOS Y/O TRIPTICOS

INFORMACION PARA LA DIFUSION

AREA DE COMUNICACIÓN SOCIAL SECRETARIA DE P. C.

ANALIZA, SELECCIONA,

INTEGRA Y TURNA


INFORMACION

OFICIOOFICIO

TURNA

C


REALIZA REUNIONES DE DIFUSION Y CAPACITACION

ENTREGA ASISTENTES A LA CAPACITACION

TRIPTICOS Y/OFOLLETOS

RECIBE Y REALIZA

MATERIAL DE APOYO


OFICIO

1

O

Dirección General de Prevención de Riesgos/Departamento de Difusión de la Cultura de Autoprotección

Difusión y Evaluación de un Programa Preventivo, de Alertamiento y Respuesta Inmediata ante un Fenómeno Perturbador.

FOLLETOS

¿TIENE OBSERVACIONES?

NO

SIREALIZA


OFICIO

ADECUACIONES AL TRIPTICO Y/O FOLLETO EN ARCHIVO ELECTRONICO

1

0-1

DIRECCION GENERAL DE

PREVENCION DE RIESGOS


OFICIO 0-1

DIRECCION GENERAL DE PREVENCION DE RIESGOS

TURNA

OFICIO

C


SOLICITUD DE MATERIALES DE APOYO PARA LA DIFUSION

APLICA Y ELABORA

ENCUESTAS

GRAFICAS DE EVALUACION

1

O

1

FIN

271

Procedimiento


Actualización del Atlas de Riesgos de Veracruz Analizar e interpretar la información registrada en las bases de datos y en lacartografía para con ello actualizar el Atlas Estatal de Riesgos,a fin de que la población conozca los riegos a que está expuesta y tome las medidas preventivas para cada caso. Diaria

Normas

1. Este procedimiento da cumplimiento al “Reglamento Interior de la Secretaria de Protección Civil”, Capítulo VI, articulo 10, fracciones I.

2. Los formatos para la recopilación de información en campo se elaboran, adecuando la simbología ya existente.

3. La Supervisión de Estudios de Atlas de Riesgos realiza un formato por cada uno de los fenómenos perturbadores y utiliza para cada uno de estos, el símbolo que le corresponde de acuerdo al catálogo de calamidades que se expide a nivel nacio nal.

4. Cada formato debe ser analizado y revisado por los analistas de riesgos con el fin de discutir su viabilidad o realizar los cambios pertinentes antes de su uso final.

5. Personal del área de riesgos capacita al personal de la Secretaría de Protección Civil en el uso y manejo de formatos.

6. La Supervisión de Estudios deAtlas de Riesgos integra la información al Sistema Integral de Atlas de Riesgo de Veracruz (SIAVER).

7. La información se edita y publicaen internet a través de la plataforma SIAVER y en forma impresa para quien lo solicite.

8. El plazo para integrar información es diaria;desde el inicio del procedimiento hasta su finalización tarda un año.


Unidad Administrativa Dirección General de

Prevención de Riesgos Secretaría de


272


Supervisión de Estudios de Atlas de Riesgos.

1

2

3

4

5

6

7

7A

8

Elabora Fichas en original para cada uno de los fenómenos perturbadores que refiere el Catálogo Nacional de Calamidades o Fenómenos Perturbadoresyactualiza la simbología que le corresponde a cada fenómeno. Entrega las Fichas en original al personal capacitado y programa las visitas para recopilar la información de los peligros en cada municipio. Elabora oficio en original y copia, mediante el cual solicita los recursos económicos y materiales para comisionar al personal que realizará el levantamiento de información en campo, recaba firma del Director General de Prevención de Riesgos. Turna el oficio original a la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica temporal la copia del oficio. Recibe de la Unidad Administrativa los recursos económicos para la comisión y lo entrega al personal capacitado. Instruye al personal capacitado a visitar a los ayuntamientos con el fin de que se recopile la información de los peligros que ocurren en cada municipio, en medio electrónico Pasa el tiempo Recopila la información y la analiza ¿Cumple la información con los parámetros? En caso de que no cumpla los parámetros: Solicita al encuestador en campo la información correcta. Conecta con la actividad No.7. En caso de que si cumpla los parámetros: Captura e integra los datos del Sistema Integral de Atlas de Riesgo de Veracruz (SIAVER).

273


9

10

11

Analiza la procedencia de la información paradeterminar si puede ser publicada. ¿Es viable publicar la información? En caso de no ser viable: Clasifica la información en el Sistema Integral de Atlas de Riesgo de Veracruz (SIAVER)como reservada solo para uso interno. Fin. En caso de si ser viable: Integra al visualizador SIAVERcon salida a Internet para su publicación de uso general del Atlas de Riesgo y edita en material escrito y gráfico para entrega cuando sea requerido, el cual archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Dirección General de Prevención de Riesgos/Supervisión de Estudios de Atlas de Riesgos Actualización del Atlas de Riesgos de Veracruz

FICHAS

ENTREGA Y PROGRAMA

INICIO

ELABORA Y ACTUALIZA

FICHAS

PERSONALCAPACITADO

RECOPILA Y ANALIZA

INSTRUYE

NO SOLICITA

0

0

VISITAS ALMUNICIPIO

DIRECTORGENERAL

DE PREVENCION DE RIESGOS

AL PERSONALCAPACITADO PARA QUE RECOPILE INFORMACION

POR MUNICIPIO

INFORMACIÓN

1

INFORMACIÓNCORRECTA ALENCUESTADOR

¿CUMPLE LA INFORMACIÓN

INFORMACIÓN CON LOS

SI

SIAVER

ANALIZA

NO

SI

OFICIO

ELABORA Y RECABA

FIRMA

MUNICIPIO

0-1

TURNA

OFICIO 0

1

C


1

CAPTURA E INTEGRA

PROCEDENCIADE LA

INFORMACIÓN

SIAVER

CLASIFICA

OFICIO 01

C

INTEGRA Y EDITA


PERSONALCAPACITADO

INFORMACIÓN COMO

RESERVADA

FIN

FIN

CHEQUE

RECIBE Y ENTREGA

INFORMACIÓN CON LOS PARÁMETROS ?

¿ ES VIABLE PUBLICAR LA

INFORMACIÓN?

275

Procedimiento


Elaboraciónde Programas Preventivos, de Alertamiento y Respuesta Inmediata ante un Fenómeno Perturbador. Establecer mediante un documento los compromisos de las instituciones de gobierno, iniciativa privada y población civil, que intervienen en el Programa, sus alcances y metas encaminadas a la disminución de los efectos adversos del impacto del fenómeno perturbador, estableciendo entre otros las recomendaciones a la población civil en general. Eventual

Normas

1. Este procedimiento da cumplimiento al “Reglamento Interior de la Secretaria de Protección Civil”, Capítulo VI, articulo 10, fracciones IV,IX y XXI.

2. La informaciónhistórica y estadística recopilada, relacionada con el fenómeno perturbador del cual se elabora el programa, debe estar validada por la instancia normativa en la materia.

3. El objetivo del programa debe apegarse a los lineamientos de la gestión integral de riesgo.

4. Los lineamientos y protocolos deben ser específicos al fenómeno perturbador del cual se elabora el programa.

5. Las recomendaciones son dirigidas a las instancias de gobierno y a la población en general.

6. El programa debe contar con indicadores para poder evaluarlo. 7. El Proyecto de Programa debe enviarse a revisión de las instancias de Gobierno

involucradas, a fin de obtener sus observaciones y verificar su vialidad. 8. El programa será entregado en versión electrónica y en forma impresa a: las instancias

de gobierno involucradas para su conocimiento y correspondiente aplicación; al departamento de difusión de la cultura de autoprotección para su difusión y evaluación; a las distintas áreas de la Secretaria para su aplicación.


Unidad Administrativa Dirección General de Prevención de Riesgos


276


Departamento de Prevención de Riesgos, Evaluación y Saneamiento.

1

2

2A

3

4

5

6

7

8

9

10

Recopila de forma electrónica la información relacionada con el programa por elaborar de todas las fuentes de información posibles. Analiza toda la información y verifica si se encuentra validada. ¿La información está validada? En caso de que noestévalidada: Desecha la información de forma electrónica. Fin. En caso de que si estévalidada: Define los Objetivos del programa, en documento original. Elabora una Descripción del fenómeno perturbadoren original tomando en cuenta la naturaleza del mismo. Elabora los Lineamientos para activación y desactivación del programa, alertamiento y operativos del programa, protocolos de actuación de las entidades participantes y de la población civil, en original. EmiteRecomendaciones en original, dirigidas a las instancias de Gobierno, iniciativa privada y población civil. Establece los Indicadores para evaluar el funcionamiento del programa, en documento original. Integra el Proyecto del Programa en original para cada una de las áreas de la Secretaría. Elabora Memorándum en original y copia mediante el cual solicita la revisión del proyecto del programa y recaba firma del Director General de Prevención de Riesgos. Turna a las áreas de la Secretaría el Memorándum en original con el Proyecto del Programa en original y de forma electrónica, y archiva de manera cronológica la copia del Memorándum.

277


11

12

13

14

15

Pasa el tiempo Recibe de las áreas Memorándum en original con las observaciones al Proyecto de Programa Realiza las adecuaciones que corresponden al Proyecto , integra el Programa final en original y archiva de manera cronológica temporal el memorándum original Elabora Oficio en original y copia, mediante el cual se solicita la autorización del Secretario y recaba firma del Director General de Prevención de Riesgos. Turna el Oficio en original al Secretario de Protección Civil con el Programa en original y archiva de manera cronológica temporal la copia del Oficio . Recibe del Secretario el Programa con la firma de autorización. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Difusión de un Programa Preventivo de Alertamiento y Respuesta Inmediata ante un Fenómeno Perturbador.

Dirección General de Prevención de Riesgos/Departamento de Prevención de Riesgos, Evaluación Y Saneamiento

Elaboración de Programas Preventivos, de Alertamiento y Respuesta Inmediata ante un Fenómeno Perturbador.

INICIO

ANALIZA Y VERIFICA

RECOPILA

INFORMACION DE FORMA

ELECTRONICA

DESECHA

FUENTES DE INFORMACION

¿LA INFORMACION

ESTA VALIDADA?

DEPENDENCIA NORMATIVA

LA INFORMACION DE FORMA

ELECTRONICA

NO

ESTABLECE

INDICADORES

INTEGRA

PROYECTO DEL PROGRAMA

0

PARA CADA ÁREADE LA

SECRETARIA


MEMORÁNDUM0-1


TURNA

DE FORMA IMPRESA Y

ELECTRONICA

RECIBE

PROGRAMA

0

0

TURNA

OFICIO

C

PROGRAMA

1

OFICIO SECRETARIO

0

SECRETARIO

0

AUTORIZADO

FIN

DEFINE

SI

OBJETIVOS 0

ELABORA

ELABORA

EMITE

RECIBE

MEMORANDUM

0

0

MEMORÁNDUM

C

TURNA

PROYECTO DELPROGRAMA

CMEMORÁNDUM

0

ÁREASDE LA

SECRETARIA

ÁREASDE LA

SECRETARIA

ELECTRONICA

CON OBSERVACIONES

ELABORA Y RECABA

0

0

REALIZA E INTEGRA

PROGRAMA

MEMORÁMDUM

ADECUACIONES AL PROGRAMA

C

0-1

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: DIFUSION DE UN PROGRAMA PREVENTIVO DE ALERTAMIENTO Y

RESPUESTA INMEDIATA ANTE UN FENOMENO PERTURBADOR


OFICIO

0

0

0

FIN

DESCRIPCIÓN DEL FENOMENO

LINEAMIENTOS PARA ACTIVACIÓN Y

DESACTIVACIÓN

RECOMENDACIONES

5. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS

IV D

ES

CR

IPC

IÓN

DE

PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

279

Procedimiento Nombre: Monitoreo a Municipios ante las Condiciones Climatológicas. Objetivo: Verificar las condiciones meteorológicas y de posibles daños materiales y humanos

prevalecientes en los Municipios afectados del Estado de Veracruz, provocados por la Eventualidad de un agente perturbador, para proporcionar apoyo inmediato a las zonas afectadas, en su caso.

Frecuencia: Periódica

Normas

1. Esta Dirección General se encargara acorde a lo establecido en el artículo 11 Fracción IV, VI y demás relativas y aplicables al Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil, la de coordinar el monitoreo de información y recabar los reportes relacionados con el estado que guardan los servicios vitales, los sistemas estratégicos y en general en la entidad, durante todas las horas y días del año.

2. La Oficina del Centro de Comunicaciones deberá actualizar por las mañanas y por las

tardes la información, proveniente de los Municipios en estado de alerta por contingencias.

3. La Secretaría de Protección Civil, a través de la Dirección General de Administración de Emergencias, debe de prestar ayuda inmediata a la población de las zonas afectadas por contingencias.

4. Los Ayuntamientos deben de notificar a las oficinas del Centro de Comunicaciones a través de EDAN (Evaluación de Daños y Necesidades)


Administrativa Dirección General Administración

de Emergencias Secretaria De


280


Oficina del Centro de Comunicaciones

1 2 3 4 5

6

6A 7

7A

8

9

10

Recibe por cualquier medio (radio, teléfono, fax, etc.) tanto de las Direcciones Municipales de Protección Civil como de la ciudadanía, los reportes de emergencia. Verifica vía telefónica la información, a través de las Direcciones Municipales de Protección Civil, Delegaciones de Seguridad Pública y Grupos Voluntarios cercanos a la zona. Elabora Tarjeta Informativa en original y copia, mediante la cual notifica la emergencia y reporte de posibles daños y recaba firma del Jefe de la Oficina del Centro de Comunicaciones (CECOM). Turna a la Dir4ección General de Administración de Emergencias la Tarjeta Informativa en original. Recibe de la Dirección General de Administración de Emergencias la instrucción para que se verifique si hay afectaciones Verifica si hay afectaciones. ¿Hay afectaciones? En caso de no haber afectaciones : Archiva copia de la Tarjeta Informativa de manera cronológica temporal. Fin En caso de si haber afectaciones : Verifica que las afectaciones no rebasen el nivel de respuesta Municipal. ¿Rebasa el nivel de respuesta municipal? En caso de que no rebase: Archiva la copia de la Tarjeta Informativa de manera cronológica temporal. En caso de que si rebase: Notifica en forma verbal al Secretario de Protección Civil y/o al Director General de Administración de Emergencias acerca del tipo de emergencia.

281


11

12 13

14 15 16

Elabora el EDAN (Evaluación de Daños y Necesidades) original y lo turna al Titular de la Secretaría de Protección Civil. Recibe del Secretario de Protección Civil el EDAN original con visto bueno, para que sea enviado al Gobernador del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, la solicitud de Declaratoria de Emergencia. Solicita a la Dirección Jurídica la elaboración de la Solicitud de Declaratoria de Emergencia. Recibe de la Dirección Jurídica la Solicitud de Declaratoria de Emergencia en original Entrega a la Oficina del Gobernador del Estado la Solicitud de Declaratoria de Emergencia en original, recaba firma del Gobernador y obtiene fotocopia. Envía a la Coordinación Nacional de Protección Civil la Solicitud de Declaratoria de Emergencia original y archiva de manera cronológica temporal la fotocopia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Dirección General de Administración de Emergencias

Monitoreo a Municipios ante las Condiciones Climatológicas

Tarjeta

INICIO

Vía Radio, teléfono o fax, recibe reporte

emergencia

Elabora y recaba firmas

¿Hay Afectaciones?

NO

SI

Verifica

Dir. Municipal de Protección Civil

Vía telefónica la información

Jefe de la Oficina Centro de

Comunicaciones

CFIN

Si rebasaRespuesta Municipal

¿Rebasa el nivel NO

Tarjeta informativa

Archiva

Verifica

Recibe

Tarjeta Informativa O

Verifica

Secretario de Protección Civil

y/o Direc. Gral de Admon de

Emergencias

Tarjeta Informativa

Dirección Gral. de Admon. De

Emerg.

Recibe

Dirección Gral. de Admon. De

Emerg.

Instrucción para verificar

Si hay afectaciones

¿Rebasa el nivel de respuestamunicipal?

NO

SITarjeta

Informativa C

Archiva

CFIN

Notifica

EDAN

Elabora y turna


Turna

1

O

O

F

Recibe


Visto Bueno


Solicitud DeclaratoriaDe Emergencia

1


Elaboración solicitud de Declarat.

De Emerg. C

FIN

EDAN O

Recibe

Solicita

Coordinación Nacional de

Protección Civil

Envía

O


Monitoreo a Municipios ante las Condiciones Climatológicas

F

Solicitud Declaratoria de emergencia

Solicitud Declaratoria de Emergencia

Gobernador del

Estado

FIN

O

O

Entrega recibey obtiene

284

Procedimiento

Nombre: Atención a Emergencias Objetivo: Atender eficaz y oportunamente cualquier situación de emergencia que se Genere en el Estado de Veracruz. Frecuencia: Permanente

Normas

1. La Dirección General de Administración de Emergencias con fundamento en el Artículo 11 Fracción I, II, XV y demás relativas del Reglamento Interno de la Secretaría de Protección Civil, alertará a los Municipios y a la población en general vía telefónica a través de la Oficina del Centro de Comunicaciones sobre la posible ocurrencia de una situación de emergencia.

2. El Estado interviene a través de la Secretaría de Protección Civil al ser rebasado el Municipio y se atiende a la población vulnerada o afectada con personal de la Dirección General de Administración de Emergencias

3. La Secretaría de Protección Civil otorga los insumos correspondientes a los Municipios

que se encuentran en situación de emergencia y que no cuenten con la capacidad de afrontar las contingencias.


Administrativa Dirección General de

Administración de Emergencias Secretaria de


285


Departamento de Atención de emergencias

1

2

2A

3

4

5

6

7

Recibe Reporte de emergencia en original de parte de los municipios Verifica reporte a través de las Direcciones Municipales de Protección Civil, Enlaces Regionales de Protección Civil y Grupos Voluntarios para tomar las decisiones. ¿Se confirma el reporte de emergencia? En caso de que no se confirme el reporte de Emergencia . Archiva el Reporte de Emergencia en original de manera cronológica definitiva. Fin. En caso de que si se confirme el reporte de Emergencia Informa al Director General de Administración de Emergencias para que éste a su vez, informe oficialmente a la Titular de la Secretaría de Protección Civil por medio de una Tarjeta Ejecutiva. Envía Personal Operativo de la Dirección para coordinar los trabajos y de ser necesario poner en marcha los planes de evacuación en los municipios que requieren atención Solicita vía telefónica a Enlaces Regionales y/o a los Operadores de Emergencias efectúen monitoreo para actualizar periódicamente los datos y de esa manera poder estar informando a las Autoridades Superiores del comportamiento de la Emergencia Informa a través del personal Operativo y/o Enlaces Regionales al Director General de Administración de Emergencias de la situación actual de la Emergencia ¿Es necesaria la evacuación preventiva? En caso de que no sea necesaria la Evacuación Preventiva :

286


8

9

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13

14

15

16

Atiende e informa a la población de la situación prevaleciente de la emergencia a través de los Operadores de Emergencia y/o de los enlaces regionales, hasta volver a la normalidad. Coordina con el H. Ayuntamiento el cierre de la emergencia a través del personal Operativo de la Dirección y/o de los Enlaces Regionales elaborando el acta y recabando las firmas de los que participaron y la archiva de manera cronológica definitiva. Fin. En caso de que si sea necesaria la Evacuación Preventiva : Realiza la evacuación a través del personal Operativo de la Dirección y/o Enlaces Regionales en coordinación con el H. Ayuntamiento y Dependencias que conforman la Fuerza de Tarea. ¿Es necesario activar Refugios Temporales? En caso de que no sea necesario activar Refugios Temporales: Proporciona atención a la población afectada a través del personal Operativo y/o Enlaces Regionales e informa situación actual de emergencia al CECOM. Elabora tarjeta informativa el CECOM y la turna a la Secretaria de Protección Civil y/o Director General de Administración de Emergencias la situación actual de la emergencia. Pasa el tiempo (desaparece la situación de emergencia) Cierra la Emergencia el Personal Operativo de la Dirección y/o los Enlaces Regionales en coordinación con el H. Ayuntamiento y elabora el acta de cierre de emergencia, recaba las firmas de los participantes y se archiva de manera cronológica definitiva. En caso de que si se activen los Refugios Temporale s:

287


17

18

19

20

21

22

23

24

Activa Refugios Temporales personal Operativo de la Dirección General de Administración de Emergencias y/o Enlaces Regionales en coordinación con el H. Ayuntamiento y Fuerza de Tarea. Informa al CECOM a través del personal Operativo de la Dirección General de Administración de Emergencias y/o Enlaces Regionales las actividades realizadas. Elabora el CECOM tarjeta Informativa y la turna a la Secretaria de Protección Civil y al Director General de Administración de Emergencias. Recibe autorización de la Secretaria de Protección Civil el envío de apoyos Estatales. Entrega a través de personal Operativo y/o Enlaces Regionales en coordinación con el Ayuntamiento, los apoyos a la población afectada y recaban las firmas para la comprobación de esta. Informa personal Operativo y/o Enlaces Regionales la situación actual de la emergencia al CECOM. Elabora y envía tarjetas informativas el CECOM a la Secretaria de Protección Civil y/o al Director General de Administración de Emergencias, hasta volver a la normalidad. Pasa el tiempo. Coordina con el H. Ayuntamiento el cierre de la emergencia a través del personal operativo de la Dirección y/o Enlaces Regionales, elabora el acta de cierre de emergencia y recaba la firma de los que participaron y se archiva de manera cronológica definitiva.


Reporte de Emergencia

INICIO

Recibe

Verifica Vía Radio, teléfono o fax

Dir. Municipal de Protección Civil

Coordinar Trabajos

Personal OperativoEnvía

Enlaces Reg. De PC; Dir.

Municipal de Protección Civil y

Grpo. Volun.

Monitoreo de emergencia

Via Telefonica y/o Radio

Solicita

O

Director Gral. de Admon. De

Emerg.

Enlaces Regionales y/o

Personal Operativo

Informa Director Gral. de Admon. De

Emerg.Situación de

Emergencia Vía Telefónica y/o

Radio


Atención a Emergencias

Informa

NO

SI

ReporteEmergencia

Archiva

CFIN

¿Es necesaria la Evacuación Preventiva?

NO¿ConfirmaReporte de

Emergencia?

O

Direc. Gral. De Admon.

De Emer.

Radio

Realiza Evacuación

SI En Coordinación con H.

Ayuntamiento y Dependencias de la

Fuerza de Tarea

¿Es necesario activar Refugios

Temporales?

3

NO

SI

1

2

TarjetaInformativa

2

1

Atiende eInforma

Situación Emergencia

Coordina, Elaboray Recaba firmas

Proporciona Atención e Informa

Elabora yTurna Secretaria de

Protección Civil y/o Direc. Geral. De Admon. Emerg.

Cierre de Emergencia en

Población

Población

Participantes



Acta

Acta

Informativa

FIN

y Recaba firmas Admon. Emerg.O

Cierre Emergencia

Participantes Coordinación con H. Ayuntamiento

Emergencia en Coordinación con H. AyuntamientoO

C

FIN

O

C

Tarjeta Informativa

Activa

Informa

3

Refugios Temporales

CECOM

Personal Operativo de la Dir. Gral. De Admon, Emer. y/o

Enlaces Reg.

InformaSituación

ActualCECOM

ElaboraSecretaria de

Protección Civil y/o Direc. Geral.

De Admon. Emerg.

O

Actividades



Lista de Beneficiarios

Tarjeta Informativa

ElaboraSecretaria de

Protección Civil y/o Direc. Geral. De Admon. Emerg.

O

Secretaria de Protección Civil

Recibe Autorización

Entrega y Recaba firmas

Apoyos a la población en Coordinación

H. Ayto.

O

Beneficiarios

Acta

FIN

Coordina, Elaboray Recaba firmas

Cierre de Emergencia en

Coordinación con H. AyuntamientoO

C

Participantes

291

Procedimiento Nombre: Constitución y Evaluación de Comités de Brigadistas Comunitarios Objetivo: Constituir y Evaluar a los Comités de Brigadistas Comunitarios para que estos alerten e informen a las autoridades correspondientes de los daños causados en sus comunidades y coadyuven en las labores de atención inmediata a la población en caso de presentarse una emergencia. Frecuencia: Permanente

Normas

1. Con fundamento en el Artículo 11 Fracción III y demás aplicables del Reglamento Interno de la Secretaria de Protección Civil, La Dirección General de Administración de Emergencias previa autorización del Programa de Brigadistas Comunitarios por la Secretaría de Protección Civil, coordinará la participación de los mismos.

2. Constituir Comités de brigadistas Comunitarios de Protección Civil con personas

interesadas en el bienestar de la población y en la salvaguarda de sus vidas, sus bienes y su entorno.

3. Evaluar el trabajo que realizan por parte de esta Dirección cada vez que estos intervengan en una contingencia.





292


Subdirección de Enlace regional y estrategia

1

2

3

4

5 6

7

8

9

10

Elabora la calendarización de las actividades del Programa de Grupos de Brigadistas Comunitarios, en cuanto a la Promoción. Integración y Capacitación de los mismos Solicita a la Unidad Administrativa los recursos financieros para el desarrollo de las actividades del Programa. Recibe los recursos financieros para cumplir con las metas aprobadas Crea grupos de trabajo con el personal operativo perteneciente a la Dirección. Programa las comunidades en coordinación con los Enlaces Regionales y los Directores de Protección Civil Municipal para la integración de los grupos de Brigadistas comunitarios. Verifica la existencia de Comités de Brigadistas Comunitarios de Protección Civil. ¿Existen los Comités? En caso de no existir Convoca atraves de la Dirección de Protección Civil Municipal a los habitantes de cada comunidad para conformar las Comités acorde a los lineamientos del Programa autorizado. Forma los Comités de Brigadistas Comunitarios, se levanta el acta correspondiente y se recaban las firmas. Capacita a los Grupos de Brigadistas conformados, en Coordinación con la Dirección de capacitación y enseñanza. FIN DEL PROCEDIMIENTO En caso de existir . Actualiza el acta constitutiva en original y se recaban las firmas, dejándose una copia simple al comité.

293


11

Capacita a los Comités de Brigadistas conformados, en coordinación con la Dirección de capacitación y Enseñanza. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Recursosfinancieros

INICIO

Calendarizaactividades

Verifican

Subdirección de Enlace Regional

y Estrategia

Solicitud

¿Existen Comitésde Brigadistas?

NO

Convocan

Unidad Administrativa Autoriza

Personal Operativo de la Dirección,

Enlaces Regionales y Dir. De PC.

Mpal.

Comunidades

1


y Estrategia

Subdirección de


Constitución y Evaluación de Comités de Brigadistas Comunitarios.

Recursosfinancieros

Capacita

Acta Constitutiva

FINComunidades

SI

Actualizan

Recibe

Personal Operativo de la

Dirección

Coordinación con Enlaces Regionales y Dir. De PC.

Mpal.

O


y Estrategia


y EstrategiaCrea Grupos

ProgramaSubdirección de Enlace Regional

y Estrategia

Coordinación Dir. de

Capacitación de la SPC.

Levantar Acta

Comités

Conformar

1 Habitantes

O


Constitución y Evaluación de Comités de Brigadistas Comunitarios.

Capacita

Coordinación Dir. de

Capacitación de la SPC.

FIN

296

OMENTO A LA CREACION DE BRIGADISTAS COMUNITARIOS Y COMITES CIUDADANOS DE PROTECCION CIVIL

Procedimiento Nombre : Atención a Solicitudes del Programa Techo Seguro Adelante Objetivo: Promover a través de este Programa el mejoramiento de viviendas en las Comunidades marginadas y de extrema pobreza. Frecuencia: Periódica

Normas 1.- La Dirección General de Administración de Emergencias previa autorización por parte de la Secretaria de Protección Civil, organizará y dirigirá a través de la Subdirección de Coordinaciones de enlaces Regionales el Programa Techo Seguro Adelante, tal y como lo establece el artículo 11 Fracción V y demás aplicables del Reglamento Interno de la Secretaria de Protección Civil. 2.- La Secretaría de Protección Civil y los Ayuntamientos deben firmar un convenio de colaboración, a fin de que se puedan otorgar los beneficios del Programa a los habitantes de los municipios que correspondan. 3.- Las viviendas susceptibles de obtener el beneficio del Programa, deben tener techos de lámina de cartón en las habitaciones de dormir y ubicarse en comunidades o colonias de extrema pobreza. 4.-Entre los habitantes que tengan sus casas techadas principalmente de láminas de cartón se debe de promover el apoyo, previa solicitud que haga llegar el Ayuntamiento. 5.- A través de la Secretaría de Protección Civil, de ser aprobada la solicitud, se proporciona las láminas de zinc, el Municipio entrega los montenes y los birlos para sujetar las láminas y el beneficiario la mano de obra 6.- La Secretaría de Protección Civil , a través de la Dirección de Capacitación y Enseñanza en materia de Protección Civil, proporcionará a los beneficiarios del programa, la capacitación para la instalación segura de las láminas.



Administración De Emergencias Secretaria de


297


Subdirección de Enlace Regional y Estrategia

1

2

2A

3 4

5

6

Recibe del Ayuntamiento la Solicitud de lámina en original con su visto bueno anexando fotos de parte de los afectados y la revisa. Inspecciona las casas que solicitaron láminas de zinc para sus techos. ¿Se aprueba la solicitud? Si no se aprueba la solicitud . Archiva la Solicitud de lámina en original de manera cronológica temporal. Fin. Si se aprueba la solicitud . Programa la fecha de entrega de láminas Entrega las láminas de zinc a los beneficiarios Recaba los Recibos en original firmados por las autoridades y el beneficiario. Verifica la colocación de las láminas y coloca la placa del Programa Obtiene Fotos para la comprobación del antes y después, para integrar el Expediente de beneficiarios el cual se archiva de manera cronológica temporal. FIN DE PROCEDIMIENTO

Fotos

Solicitud deLáminas

INICIO

Inspecciona casas

AyuntamientoRecibos

Colocación de láminas

Placa del Programa

Recibe y revisa

Verifica y coloca

O

O

Recaba


Atención a Solicitudes del Programa Techo Seguro Adelante.

Expediente deBeneficiario

¿Se aprueba la Solicitud?

NO

SI

ProgramaFIN

Solicitud de láminas

FIN

Beneficiarios

Fotos

Obtiene e integra

Fecha de entrega

Láminas

Entrega

Archiva

CC

299

Procedimiento Nombre : Coordinación de Eventos Socio Organizativos

Objetivo: Coordina las actividades en materia de Protección Civil ante un Evento Socio organizativo.

Frecuencia: Permanente

Normas

1. Con fundamento en el artículo 11 Fracción XII y demás aplicables del Reglamento Interno de la Secretaria de Protección Civil, el Personal Operativo y/o los Enlaces Regionales de la Dirección General de Administración de Emergencias coordinarán las actividades de Protección Civil ante un fenómeno Socio organizativo.

2. Personal Operativo y/o los Enlaces Regionales de la Dirección General de Administración de Emergencias organizan las acciones a seguir de seguridad de los asistentes en materia de Protección Civil, con organizadores de los Eventos y las autoridades Municipales.

3. Personal Operativo y/o los Enlaces Regionales de la Dirección General de

Administración de Emergencia, revisan que cumplan las medidas de seguridad en materia de Protección Civil, las instalaciones donde se desarrollan los eventos Socio organizativos.

4. El personal de la Dirección de Administración de Emergencias debe Orientar y asesora

a las autoridades municipales, organizadores y empresarios en cuanto a las normas que deben cumplir para realizar un Evento Socio organizativo.

5. El personal que participe en la coordinación del evento socio organizativo, debe de portar el gafete de identificación como personal de la secretaría de protección Civil, así como el gafete alusivo al evento.





300



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11 12

13

Recibe Invitación original de los organizadores de un Evento Socio organizativo para asesorar y coordinar las actividades de Protección Civil. Asiste a la reunión previa al Evento. Hace las recomendaciones de Protección Civil Personal de la D.G.A.E. a los organizadores y a las Dependencias asistentes a las reuniones. Elabora la lista original del personal operativo que asistirá al Evento para su acreditación y la entrega a los organizadores el día del evento. Instala antes del Evento el Centro de Mando con un represente de cada Dependencia participante. Revisa antes del Evento las instalaciones, ruta de evacuación, puertas de salida, punto de reunión, señalética, extintores, etc. para la seguridad de los asistentes. Supervisa que la fuerza de tarea asistente al evento se encuentre ubicada en los puntos previamente acordados. Informa antes del inicio del Evento, a todos los asistentes a través del sonido local, las medidas de seguridad en materia de Protección Civil. Comunica al CECOM y al Centro de Mando por teléfono ó radio, la hora de inicio del evento. Realiza durante el evento, un monitoreo constante e informa vía radio Matra al Centro de Mando, de los incidentes que se susciten. Supervisa al finalizar el Evento a través del personal operativo, la evacuación de los asistentes Informa vía radio Matra al Centro de Mando y al CECOM la hora del término del Evento, número de asistentes e incidentes y elabora a través del Centro de Mando, tarjeta informativa en original. Turna la Tarjeta Informativa original al Titular y copia al Director General de Administración de Emergencias, archivándose otra copia de la misma. FIN DE PROCEDIMIENTO

InvitaciónEvento

Socio-Organizativo

INICIO

Recibe

Revisa

Instala

Organizadores Evento Socio-Organizativo

ReuniónPrevia

Asiste

O

CentroMandoPersonal de la

D.G.A.E

Rutas Evacuación Puertas Salida Punto Reunión

Señalética Extintores

Ubicación de


Coordinación de Eventos Socio Organizativos

Lista Personal Operativo

Realiza

Elabora y Entrega

Asistentes

Organizadores y Dependencias

Asistentes

O

Organizadores Evento Socio-Organizativo

Supervisa Ubicación de puntos

previamente acordados

Informa

Informa

Medidas de Seguridad Vía sonido

local

Personal de la D.G.A.E

Hora Inicio Evento, Vía

Teléfono Radio

CECOM y Centro Mando

Realiza e Informa

1

Centro Mando Monitoreo e

Informa Vía Teléfono

Radio

Recomendaciones

TarjetaInformativa

1

Supervisa

Informa y Elabora

Evacuación de asistentes


Coordinación de Eventos Socio Organizativos

Informativa

FIN

2 O

TarjetaInformativa

Turna

2 O

Titular y al Director General de

Administración de Emergencias

6.- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y REGULACIÓN

IV D

ES

CR

IPC

IÓN

DE

PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

303

Procedimiento


Elaboración de Dictamen Técnico de Riesgo Contribuir a garantizar que los espacios e inmuebles dictaminados cumplan con la normatividad en materia de protección civil y la reducción del riesgo de desastres Permanente

Normas Ley 856 de Protección Civil y la reducción del Riesgo de Desastres para el Estado de Veracruz Son sujetos de supervisión y verificación para elaborar dictamen técnico de riesgos las fabricasindustrias, comercios, oficinas, unidadeshabitacionales,clubes sociales, deportivos y de servicios, centroseducativos, hospitales, teatros, cines, discotecas, sanatorios,terminales y estaciones de transporte de pasajeros y descarga,mercados, plazas comerciales, centrales de abasto,gaseras,estaciones de gas LP para carburación, gasolineras,almacenesy talleres, entre otros.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad Administrativa Dirección General de

Planeación y Regulación Secretaria de


304


Dirección General de Planeación y Regulación

1

1A

2

3

4

5

6

Recibe de una dependencia del sector público, privado o de ciudadanos,la Solicitudde emisión de dictamen conexpediente y analiza. ¿Cumple con los requisitos? La documentación no cumple con losrequisitos: Elabora Oficio en original y copia, solicitandocomplementar la documentación, entrega el original al interesado y archiva de manera cronológica temporal la copia como acuse de recibo con la Solicitudde emisión de dictamen y el expediente. Continúa conla actividad 1. La documentación cumple con los requisitos: Elabora Oficio en original y copia, para notificar que se procede a realizar la supervisión técnica de riesgos, entrega el original al interesado y archiva de manera cronológica definitiva la copia como acuse de recibo conla Solicitudde emisión de dictamen y el Expediente. Realiza supervisión técnica de riesgos y entrega al interesado copia delActa circunstanciada que incluye recomendaciones preliminares con quien se atendió la diligencia. Elabora Dictamen técnico de riesgosen original y copia y laRazón de notificación en original. Notifica al interesado y/o a su representante legal del dictamen técnico de riesgos; a través de una diligencia conforme al Código de Procedimientos Administrativos y si es autoridad se notifica por oficio. Recaba firma del interesado y/o representante legal enla Razón de notificación en original. ¿El inmueble supervisado cumple con la normatividad de protección civil?

305


Dirección General de Planeación y Regulación

6A

7

8

9

10

11

En caso de que sí cumpla con la normatividad: Archiva de manera cronológicadefinitivala Razón de notificación como acuse de recibo en Expediente. Fin. En caso de que no cumpla con la normatividad: Establece untérminode hasta 45 días hábiles,dispuesto en el apartado de notificación que se encuentra en el dictamen, para solventar las recomendaciones. Pasa el tiempo. Recibe delinteresado y/o a su representante legal Oficio o escrito con Documentación que avala solventación. Analiza Documentación que avala solventación de las recomendaciones. Emite Oficio en original y copia verificando el cumplimiento de las recomendaciones y recaba firma del interesado y/o a su representante legal. Entrega Oficio original al interesado y archiva la copia de manera cronológica definitiva como acuse de recibo en el Expediente con la Documentación y el Oficio recibidos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

DOCUMENTACIONRAZON DE NOTIFICACIÓN

DICTAMEN

EXPEDIENTE

SOLICITUD

RECIBE Y ANALIZA

INICIO

¿CUMPLE NOTIFICANO

DEPENDENCIA

O

O

O

ELABORA

O-1

O

INTERESADO Y!OREPRESENTANTE

O

OFICIO

RECIBE

O

ANALIZA

O

INTERESADOY!O

REPRESENTANTE LEGAL

Dirección General de Planeación y Regulación/ Departamento de Planeación y Estadística

Elaboración de Dictamen Técnico de Riesgo

OFICIO

DOCUMENTACIÓNO

O

1

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

SOLICITUD

OFICIO

EXPEDIENTE

SOLICITUD O

O

RAZÓN DE NOTIFICACIÓN

DOCUMENTACION

OFICIO

OFICIO

OFICIO RAZÓN DE NOTIFICACIÓN

ACTA

EMITE YRECABA FIRMA

ENTREGA

¿CUMPLE

LOS

REQUISITOS?

REALIZA YENTREGA

RECABA FIRMA

ESTABLECETÉRMINO

FIN

NO

SI

¿CUMPLE

NORMATIVIDAD

?

SI

NO

C

ELABORA

OO-1

O

O

INTERESADO

ELABORA Y ENTREGA

INTERESADO

REPRESENTANTE LEGAL

ARCHIVA

O

1

C

1

O

O

INTERESADO

1

C

SUPERVISIÓN TÉCNICA

O

FIN


LEGAL


LEGALC


LEGAL

C

307

Procedimiento


Registro de Terceros Acreditados Garantizar que las personas físicas y morales que prestan servicios profesionales en materia de protección civil, cumplan los requisitos que acrediten su competencia profesional o técnica para realizar servicios de capacitación, programas internos de protección civil, estudios de riesgos, etc. Permanente

Normas Ley 826 de Protección Civil y la Reducción del Riesgo de Desastres para el Estado de Veracruz, la Secretaría de Protección Civil es ladependencia facultada para expedir el registro de Terceros Acreditados. Los expedientes deberán entregarse con la documentación que se especifica en la página de web de esta Secretaría, así como en el portal deTRAMITAVER El registro se expide, previo el pago de derechos que establece el Código de Derechos para el Estado de Veracruz, y tiene vigencia de un año a partir de la fecha de emisión.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad Administrativa Dirección General de

Planeación y Regulación Secretaria de


308


Departamento de Regulación y Supervisión

1

1A

1A.1

2

3

4

5

Recibe de la Dirección General de Planeación y Regulación los Documentos proporcionados por el solicitante, registra en la Base datos de la Oficina de registro de Empresas y analiza que cumplan con los requisitos establecidos por esta Secretaría. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Elabora Oficio en original y copia, recaba firma del Director General de Planeación y Regulación indicando que la documentación entregada no cumple con los requisitos para otorgar el registro. Entregaal interesadoOficio original que indica las inconsistencias las cuales deberán ser subsanadas dentro del plazo indicado y archiva de manera cronológica definitiva la copia del Oficio como acuse de recibo. Conecta con la actividad número 1. En caso de sí cumplir con los requisitos: Elabora Oficio de notificación en original y copia deotorgamiento de registro y/o renovación, recaba firma del Director General de Planeación y Regulación y Titular de la Secretaría. Registra el número otorgado en el Sistema de Padrón de Terceros Acreditados en Materia de Protección Civil, para su publicación en el Portal de la Secretaria de Protección Civil. Comunica vía telefónicaal interesado de la emisión de su oficio de notificación de otorgamiento y tarjeta de registro en originalcomo Tercero Acreditado a fin de que acuda a la Secretaría a recogerlos. Entrega al interesado Tarjeta de Tercero Acreditado y Oficiodenotificación original, recaba firma del interesado en la copia del Oficio y lo archivacomo acuse de recibo de manera cronológica definitiva en el Expediente correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y REGULACIÓN

INICIO

PARA OTORGAMIENTO

DE REGISTRO COMO TERCER ACREDITADO

C

EXPEDIENTE

RECIBE

O

O

1

DIRECTOR GENERAL DE PLANEACI´ÓN Y

REGULACIÓN Y TITULAR D ELA SECRETARÍA

C

TARJETA DEREGISTRO

OFICIO


O-1

O-1

DIRECCIÓN

BASE DE DATOSDEPARTAMENTO DE

REGULACIÓN Y SUPRVISIÓN

Dirección General de Planeación y Regulación/ Departamento de Regulación y Supervisión

Registro de Terceros Acreditados

CUMPLE LOS REQUISITOS

NO

SIOFICIO

ELABORA OFICIO Y RECABA FIRMA

O-1

OFICIO

TURNA

PROMOVENTE

1

REGISTRA

PADRON DE

TERCEROS

ACREDITADOS

C

TARJETA DEREGISTRO

OFICIO

COMUNICA Y ENTREGA

O-1

O-1

FIN

C


PLANEACIÓN Y REGULACIÓN

PROMOVENTE

3

AVANCE DEMETAS DEINDICADORES

RECIBE

CAPTURA Y ELABORA

O

1

AREAS

REPORTETRIMESTRAL

OFICIO

REPORTEMENSUAL

ENVIA

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

SEFIPLAN

O

O

O

MENSUALMENTE



OFICIOS

REPORTETRIMESTRAL

C

FIN

ELABORA

REPORTEMENSUAL


3

O

SISTEMA DE

EVALUACION DE

DESEMPEÑO

DIRECCIÓN GENERAL DEPLANEACION Y REGULACION

EXPEDIENTE

OFICIOS

OFICIO

TRIMESTRAL

O

O

O

C

EXPEDIENTE

FICHAS DEINDICADORES

IMPRIME Y TURNA

1

RECIBE, ELABORA Y

RECABA FIRMA

OFICIOPROYECTO DEPRESUPUESTODE EGRESOS

RECIBE

OC

AREAS

2



C




1

OFICIO

FICHAS DEINDICADORESVALIDADAS

OFICIO

CAPTURA

TURNA

2

OOFICIO


TURNA UNIDAD ADMINISTRATIVA

OFICIO DEAPROBACIONDE POA


O-1


AREAS

1

O

O

O

O

C

1

C

312

Procedimiento


Elaboración del Programa Operativo Anual Contar con un instrumentoque permita establecer metas de trabajo para seguimiento y evaluación del desempeño de la gestión de la Secretaríade Protección Civil. Permanente

Normas Ley número 56 de Planeación del estado de Veracruz Llave Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Reglamento Interior de la Secretaría de Protección Civil


Unidad Administrativa Dirección General de Planeación y Regulación


313


Departamento de Planeación y Estadística

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe Lineamientos y cronograma de entrega de Proyecto de Presupuesto de Egresos, elabora Oficios dirigidos a las áreas solicitando el Proyecto de Programa Operativo Anual de cada una de estas. Recibe, analiza y revisa propuestas de Programa Operativo Anual original de las áreas, debidamente validados por los titulares de ésta. Captura en el Sistema de Evaluación de Indicadores de Desempeño establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación los indicadores que integran el Programa Operativo Anual. Imprime Fichas de Indicadores en un tanto y turna a las áreas correspondientes para recabar firmas de los titulares de estas. Recibe de las áreas fichas de indicadores validadas en un tanto, elabora Oficio de entrega de Programa Operativo Anualen original y copia, dirigido al titular de la Unidad Administrativa y recaba firma del Director General de Planeación y Regulación. Turna a la Unidad Administrativa fichas de indicadores y oficio en original, que conforman el Programa Operativo Anual y archiva de manera cronológica definitiva la copia del Oficio como acuse de recibo. Recibe de la Unidad Administrativa copia del Oficio con el que se envió en la Secretaría de Finanzas y Planeación del Proyecto de Presupuesto de Egresos; se archiva de manera permanente en el expediente. Elabora Oficio en original y copia, mediante el cual informa a las áreas de la aprobación del Programa Operativo Anual en base a Indicadores, así como las fechas en la que deberán presentar los avances en las metas de sus indicadores y recaba firma del Director General de Planeación y Regulación. Turna a las áreas el Oficio en original y archiva de manera cronológica definitiva la copia como acuse de recibo. Recibe de forma mensual información de las áreas sobre el avance de metas de indicadores en original.

314


11

12

13

Captura en Sistemade Evaluación de Desempeño diseñado por la Secretaría de Finanzas y Planeación el avance las metas de los indicadores, y elabora Reporte mensual de las Actividades Institucionales y Reportetrimestral de los Programas Presupuestarios, ambos en original. ElaboraOficios en original y copia para envío deReporte mensual a la Contraloría General y Reportetrimestral a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba firma del Director General de Planeación y Regulación. Envía a la Contraloría General elReporte mensual de las Actividades Institucionales en original con el Oficio en original; a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Reportetrimestral en original con el Oficio en original y archiva de manera cronológica definitiva las copias delosOficios como acuse de recibo en el Expediente de Programa Operativo Anual. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

EXPEDIENTE

FICHAS DE


IMPRIME Y TURNA


INICIO

PARA ELABORARPROYECTO DEPRESUPUESTODE EGRESOS

1

RECIBE, ELABORA Y

RECABA FIRMA

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN

OFICIOPROYECTO DEPRESUPUESTODE EGRESOS

RECIBE

CO

OFICIOS

CRONOGRAMA

LINEAMIENTOS

C

RECIBE Y ELABORA

AREAS

2


DIRECCIÓN GENERAL DEPLANEACION Y

C

C

C

C

Dirección General de Planeación y Regulación/Departamento de Planeación y Estadística

Elaboración del Programa Operativo Anual

1

OFICIO

FICHAS DEINDICADORESVALIDADAS

OFICIO

1

PROPUESTASDE POA

RECIBE, ANALIZA Y REVISA

CAPTURA

TURNA

2

O

O

AREAS

SISTEMA DE

EVALUACION DE

DESEMPEÑO

OFICIO


TURNAUNIDAD

ADMINISTRATIVA

OFICIO DEAPROBACIONDE POA


O-1

PLANEACION Y REGULACION

AREAS

1

O

O

O

O

C

1

C

3

AVANCE DEMETAS DEINDICADORES

RECIBE

CAPTURA Y ELABORA

O

1

AREAS

REPORTETRIMESTRAL

OFICIO

REPORTEMENSUAL

ENVIACONTRALORIA GENERAL

DEL ESTADO

SEFIPLAN

O

O

O

MENSUALMENTE

Dirección General de Planeación y Regulación/Departamento de Planeación y Estadística

Elaboración del Programa Operativo Anual

OFICIOS

REPORTETRIMESTRAL

C

FIN

REPORTEMENSUAL


3

O

SISTEMA DE

EVALUACION DE

DESEMPEÑO


EXPEDIENTE

OFICIOS

OFICIO

O

O

O

C

7.- DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y ENSEÑANZA EN MATERIA DE PROTECCIÓN CIVIL

IV D

ES

CR

IPC

IÓN

DE

PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

317


Atención a las Solicitudes de Cursos de Capacitación en Materia de Protección Civil. Otorgar capacitación a los sectores públicos, privado, social y educativo en materia de protección civil, a fin de promover la cultura de la autoprotección entra la población veracruzana. Diario

Normas Art. 65 A fin de conformar una cultura preventiva de protec ción civil, la Secretaría con la participación de los sectores públicos, privado, so cial y académico, deberá: Inciso I. Promover la incorporación de contenidos temáticos de protección civil en los planes de estudio de todos los niveles educativos, públicos y privados; Inciso II. Realizar cursos y eventos de capacitación masiva, en los que se imparten los conocimientos básicos que permitan el aprendizaje de conductas de autoprotección; Inciso III. Promover el desarrollo de planes y programas para la formación de especialistas en la materia de protección civil en las instituciones de educación superior públicas y privadas así como la investigación de las causas y efectos de desastres;

1. Los interesados deben presentar su Oficio de Solicitud dirigido al Titular de la Secretaría de Protección Civil y proporcionar lo siguiente:

a) Un salón, sala de juntas o auditorio adecuado para impartir el curso que cuente con ventilación, iluminación y espacio.

b) Pantalla o área para proyección. c) Cañón multimedia. d) Computadora. e) Pizarrón, plumones y borrador. i) Bocinas j) Listado de nombre completos de personal a capacitar. 2.- La Dirección de Capacitación y Enseñanza puede hacer entrega de las Constancias del curso a participantes en archivo de PDF, a fin de que ellos Mismos impriman los documentos.


Unidad Administrativa Dirección de Capacitación y Enseñanza en Materia

de Protección Civil


318


Dirección de Capacitación y Enseñanza

1

2

3

4

4A

5

6

7

8

9

Recibe del interesado vía telefónica, la solicitud de un curso de capacitación en materia de protección civil. Informa al interesado vía telefónica de los requisitos para otorgar el curso y del oficio de solicitud que deben de enviar para programar el curso que corresponda. Pasa el tiempo Recibe del interesado el oficio de solicitud en original y revisa que cumpla con los requisitos. ¿Cumple con los requisitos? En caso de que no cumpla elabora oficio en original indicando que no están completos los requisitos para programar los cursos y recaba firma del Director de Capacitación y Enseñanza. Envía al interesado el oficio en original vía fax o correo electrónico. Conecta con la actividad No 3 En caso que si cumpla con los requisitos Turna la solicitud al instructor y contacta con el interesado para establecer la logística para el curso( Registro de Asistencia y Desarrollo de la Temática) previamente determinada Imparte curso y obtiene el listado de participantes y fotografías del evento Elabora las constancias de asistencia y recaba en ellas la firma del Director de Capacitación y Enseñanza. Informa vía telefónica al interesado que puede acudir a las instalaciones de la secretaria por las constancias. Pasa el tiempo Entrega al interesado la constancia y recaba firma de recibido en el listado de entrega de constancias.

319


10

Archiva de manera temporal el listado de participantes , fotografías del evento y el listado de entrega de constancias. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Dirección de Capacitación y Enseñanza en Materia de Protección Civil

Atención a las Solicitud de Cursos de Capacitación en Materia de Protección Civil.

Fotografías

Listado de Participantes

Inicio

Recibe

Informa

Interesado

Recibe

Turna y Contacta

SolicitudSolicitudes

Vía Telefónica

Requisitos

Vía telefónica

Interesado

Imparte y obtiene

O

Instructor

Interesado

O

Elabora y Recaba firma

ODirector de

Capacitación y Enseñanza

Recibe

Oficio de Solicitud

Constancias

Entrega y RecabaFirma

¿Cumple losRequisitos?

Elabora y recaba firma

OficioNo

Si

Envía

Informa

Vía Telefónica

Oficio

Vía fax o Correo

electrónico

1

1

O

Director de Capacitación y

Enseñanza

O

O Interesado

Constancias

Interesado

Interesado

Listado de Entrega deConstancias

O

Recaba firma

O

1

Listado de participantes O

Fotografías

1

Archiva

O


Atención a las Solicitud de Cursos de Capacitación en Materia de Protección Civil.

Fin

Listado de Entrega deConstancias

C

O

322

Procedimiento

Nombr e: Diseño y Actualización de Cursos de Capacitación en Materia de Protección Civil.

Objetivo: Investigar, recopilar y analizar el material bibliográfico necesario para la preparación de los cursos de capacitación que atenderán las necesidades de la población veracruzana.

Frecuencia Periódica.

Normas

Art. 65 A fin de conformar una cultura preventiva de protec ción civil, la Secretaría con la participación de los sectores públicos, privado, so cial y académico, deberá: Inciso I. Promover la incorporación de contenidos temáticos de protección civil en los planes de estudio de todos los niveles educativos, públicos y privados; Inciso II. Realizar cursos y eventos de capacitación masiva, en los que se imparten los conocimientos básicos que permitan el aprendizaje de conductas de autoprotección; Inciso III. Promover el desarrollo de planes y programas para la formación de especialistas en la materia de protección civil en las instituciones de educación superior públicas y privadas así como la investigación de las causas y efectos de desastres; En la investigación para recabar información necesaria para el diseño o actualización de los cursos de capacitación en materia de protección civil, se podrá consultar Internet, librerías, bibliotecas, bibliografía emitida por los 3 diferentes niveles de gobierno, y todas las fuentes que se consideren necesarias para una mejor elaboración de los cursos. El curso elaborado deberá estar en revisión constante para su actualización, las fuentes bibliográficas deberán tener una edición no mayor a seis años en los temas que esto sea posible. El diseño del Material didáctico para impartir un curso será responsabilidad de cada instructor.


Elaboración Autorización Unidad Administrativa

Dirección de Capacitación y Enseñanza en Materia de

Protección Civil


323


Instructor

1

2

3

4

5

5A

6

7

Determina el tema del curso que debe actualizarse o desarrollarse. Identifica las fuentes de consulta y obtiene de Internet, librerías, bibliotecas, bibliografía emitida por los 3 diferentes niveles de gobierno y otros, la información relacionada con el tema del curso y selecciona lo relevante. Diseña y elabora el Manual del participante y Manual de instructor en original, el cual incluye los ejercicios e instrumentos de evaluación. Turna el Manual del participante y Manual de instructor en original al Titular de la Dirección de Capacitación y Enseñanza para su debida revisión y aprobación. Pasa el tiempo. Recibe del Director de Capacitación y Enseñanza el Manual del participante y Manual del instructor original y revisa si tiene correcciones. ¿Tienen correcciones? En caso de tener correcciones: Corrige el Manual del participante y Manual del instructor original y lo turna al Titular de la Dirección de Capacitación y Enseñanza. Continúa con la actividad número 5. En caso de no tener correcciones: Graba una copia del manual en CD y elabora en original el Material didáctico y el Material de exposición. Integra un Expediente del Curso con el CD, los originales del Manual del participante y el Manual del instructor , el Material didáctico y el Material de exposición , y lo archiva de manera alfabética temporal. Fin del Procedimiento.

Inicio

DeterminaCurso

Identifica, Obtiene ySelecciona

Integra

Manual del Participante

MaterialDidáctico¿Tiene

Recibe yRevisa

Manual deParticipante

SiCorrige y

1

Director de Capacitacióny Enseñanza

Manual deInstructor

Director de

Manual deInstructor

O

O O

O


Diseño y Actualización de Cursos de Capacitación en Materia de Protección Civil.


Diseña y Elabora


Graba y Elabora

Material Didáctico

Manual de

Participantes

Didáctico¿Tiene Correcciones?

No

Material de

Exposición

Material de Exposición

Corrige y Turna

Fin

Turna

Expediente del

Curso

Manual deInstructor

Manual deInstructor

Manual de

Instructor

1Director de Capacitación y

Enseñanza O

O

Director de Capacitación y Enseñanza

O

O

O

O

O

O

O

O

A

325

Procedimiento Nombr e: Programación de Cursos.

Objetivo: Determinar el Plan de Trabajo con las estrategias que permitan atender las necesidades de capacitación detectadas.

Frecuencia Periódica.

Normas Art. 65 A fin de conformar una cultura preventiva de protec ción civil, la Secretaría con la participación de los sectores públicos, privado, so cial y académico, deberá: Inciso I. Promover la incorporación de contenidos temáticos de protección civil en los planes de estudio de todos los niveles educativos, públicos y privados; Inciso II. Realizar cursos y eventos de capacitación masiva, en los que se imparten los conocimientos básicos que permitan el aprendizaje de conductas de autoprotección; Inciso III. Promover el desarrollo de planes y programas para la formación de especialistas en la materia de protección civil en las instituciones de educación superior públicas y privadas así como la investigación de las causas y efectos de desastres; La detección de necesidades de capacitación de la Secretaría de Protección Civil deberá señalar la conducta requerida del personal para cumplir adecuadamente sus funciones, nombre del posible curso y número de solicitudes. La Plantilla de instructores internos deberá integrarse con personal de la Dirección de Capacitación y Enseñanza, de la Secretaría de Protección Civil que cuente con experiencia, habilidades de comunicación y disposición para participar realizando esta actividad, adicional a sus funciones. El Reporte de resultados de detección de necesidades d e capacitación en la Secretaría de Protección Civil debe contener: a) Información por áreas b) Temas solicitados c) Frecuencia de solicitudes por tema d) Puestos solicitantes Las actividades de enseñanza-aprendizaje que conforman el Programa de Capacitación deberán ser conferencias, cursos, talleres, seminarios, etc., dirigidas para atender las necesidades de capacitación.


Unidad Administrativa Dirección de Capacitación y Enseñanza en Materia de

Protección Civil


326


Dirección de Capacitación y Enseñanza

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Obtiene el Reporte de r esultados de detección de necesidades de capacitación original del archivo alfabético temporal y analiza el número de solicitudes de cada tema. Elabora Concentrado de detección de necesidades de capacitación de temas, original, jerarquizando de mayor a menor demanda e integra la Plantilla de instructores internos, en original, identificados a través del Cuestionario de detección de necesidades de capacitación. Archiva el Reporte de resultados de detección de necesidades de capacitación original de manera alfabética temporal. Pasa el tiempo. Analiza los recursos existentes para atender solicitudes, así como los apoyos que requiere para ello, investiga e integra Envía los resultados del análisis al Director de Capacitación y Enseñanza. Turna el análisis al Jefe de Departamento de Capacitación para su atención. Diseña el Programa de Capacitación original, el cual contiene datos sobre los instructores, aula, material de consulta. Envía el Programa para su aprobación por el Director de Capacitación y Enseñanza. Valida y firma el programa de capacitación. Fin del Procedimiento.

Inicio

Obtiene yAnaliza

Concentrado

Elabora, Integray Archiva

Reporte de Resultados

Envía Resultados

Turna información

Diseña

Programa de

Capacitación

O

A

O


Enseñanza

Jefe de Departamento

O


Programación de Cursos.

Reporte deResultados

Programa de

Capacitación

Fin

Plantilla deInstructores

Envia

Capacitación

Valida y Recabafirma

O

O

AA

Analiza, Investiga e Integra

O

O

Programa de

Capacitación

O


Enseñanza

Recursos y

Apoyos

O

Reporte deResultados

O

8.- COORDINADOR DEL CENTRO DE ESTUDIOS Y PRONÓSTICOS METEOROLÓGICOS

IV D

ES

CR

IPC

IÓN

DE

PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

328


Elaboración de Boletín Climático Informar al Sistema Estatal de Protección Civil y público en general, sobre el comportamiento del clima en Veracruz respecto a la temperatura y precipitación. Diario

Normas De acuerdo al Reglamento Interior de la Secretaria de Protección Civil del Estado de Veracruz, capítulo IX, articulo 15, fracciones de la I a la XII, donde se describen las atribuciones del Centro de Estudios y Pronósticos Meteorológicos. Se elabora el siguiente producto:

1. Los mapas de información climática se obtienen con el programa Surfer.

2. La información de temperaturas y precipitación recibidos de la Comisión Nacional del

Agua, se debe verificar de manera diaria a efecto de mantenerla actualizada.

3. Los investigadores del Centro de Estudios y Pronósticos Meteorológicos deben

generar las plantillas de trabajo para elaborar el Boletín Climático.

4. La base histórica de datos climatológicos debe actualizarse diariamente.


Administrativa

Coordinación Del Centro De Estudios Y Pronósticos

Meteorológicos

Secretaría De Protección Civil Octubre 2013 Febrero 2014

329


Coordinación del Centro de Estudios y Pronósticos Meteorológicos.

1 Recibe Información hidroclimatológica vía electrónica del Organismo de Cuenca Golfo-Centro de la Comisión Nacional del Agua.

2

Extrae información de precipitación y temperatura del Estado de Veracruz y crea un archivo en Excel.

3

Genera la plantilla de trabajo.

4

Obtiene un Mapa del Estado de Veracruz con los datos de temperatura máxima y mínima, y precipitación.

5

Obtiene de la base de datos climatológica del Estado de Veracruz las anomalías diarias de la temperatura.

6

Accesa a internet y busca la cápsula de información de cambio climático a efecto de incorporarla al boletín.

7

Extrae las precipitaciones y temperaturas significativas para plasmarlas en el boletín.

8

Elabora el Boletín Climático en original con la información recabada y se turna al coordinador para su visto bueno. ¿Aprueba el Coordinador el Boletín?

8.A

En caso de que no sea aprobado: Emite las correcciones pertinentes al Boletín Climático en original.

Continúa con la actividad número 9.

9

En caso de que si sea aprobado: Envía el Boletín Climático al correo electrónico de los usuarios que componen el Sistema Estatal de Protección Civil. FIN DEL PROCEDIMIENTO

RECIBE

EXTRAE

INICIO

ORGANISMO CUENCA GOLFO-CENTRO

PLANTILLA DE TRABAJO EN ARCHIVO ELECTRÓNICO

TEMPERATURAS MAXÍMA Y MINÍMA Y PRECIPITACIÓN

GENERA

INFORMACIÓN HIDROMETEOROLÓGICAVÍA ELECTRÓNICA

EXTRAE

ELABORA Y TURNA

BOLETÍN CLIMÁTICO

SE EXTRAEN TEMPERATURAS Y PRECIPITACIÓN MÁS SIGNIFICATIVA DEL DÍA

COORDINADOR

Centro de Estudios y Pronósticos Meteorológicos

Elaboración del Boletín Climático

BOLETÍN CLIMÁTICO

OBTIENE

Envía

FIN


ANOMALIAS DE TEMPERATURA MAXÍMA Y MINÍMA DIARIAS

CÁPSULA SOBRE CAMBIO CLIMÁTICO

MAPAS DE TEMPERATURAS MÁXIMAY MINÍMA Y PRECIPITACIÓN

OBTIENE

ACCESA Y BUSCA

¿APRUEBA EL COORDINADOR?

SI

EMITENO

BOLETÍN CLIMÁTICO

CORRECIONES

SISTEMA ESTATAL DE PROTECCIÓN CIVIL

VÍA CORREO ELECTRÓNICO

11

331


Elaboración del Boletín Meteorológico Informar al Sistema Estatal de Protección Civil y público en general, sobre el estado del tiempo a corto y mediano plazo. Diario

Normas De acuerdo al Reglamento Interior de la Secretaria de Protección Civil del Estado de Veracruz, capítulo IX, articulo 15, fracciones de la I a la XII, donde se describen las atribuciones del Centro de Estudios y Pronósticos Meteorológicos, a su vez las de la Subcoordinación de Pronóstico Estacional y Meteorológico. Se elabora el siguiente producto:

1. El Boletín Meteorológico se debe enviar diariamente a las 8:30 hora local al Sistema Estatal de Protección Civil.

2. La Subcoordinación de Pronóstico Estacional y Meteorológico debe consultar las páginas de internet: http://www.hpc.ncep.noaa.gov/, http://www.nhc.noaa.gov/, http://weather.unisys.com/, http://www.wunderground.com/global/MX.html, http://www.rap.ucar.edu/weather/, http://wxmaps.org/pix/prec3.html, a fin de obtener información meteorológica.

3. En los casos de emergencia hidrometeorológica, se elaboran boletines extras.


Administrativa

Coordinación Del Centro De Estudios Y Pronósticos

Meteorológicos

Secretaría De Protección Civil Octubre2013 Febrero 2014

332

Área Actividad Descripción Subcoordinación de Pronóstico Estacional y Meteorológico.

1

Analiza en las páginas web oficiales los sistemas meteorológicos en superficie.

2

Recibe vía fax la información hidrometeorológica de fuentes externas.

3

Descarga datos para correr el modelo numérico WINDGRID y/o PCGRID.

4

Analiza la atmósfera superior con ayuda de los modelos.

5

Analiza las imágenes infrarrojas, visibles y de vapor deagua de satélite en tiempo actual.

6

Elabora el Boletín Meteorológico , en original y recaba rúbrica de los analistas de pronóstico estacional y meteorológico responsables.

7

Envía el Boletín meteorológico por correo electrónico a los usuarios del Sistema Estatal de Protección Civil,lo publica en lapágina electrónica oficial de la Secretaría de ProtecciónCivil y archiva el Boletín meteorológico en original de forma cronológica temporal en el Expediente de Boletines .


INICIO

RECIBE

FUENTES EXTERNAS

ANALIZA

SISTEMAS METEOROLÓ

GICOS

ENVIA Y PUBLICA

BOLETÍN METEOROLÓGICOINFORMACIÓN

HIDROMETEOROLOGICA

ELABORA Y RECABA

BOLETINMETEOROLÓGICO

VÍA FAX

VIA CORREOELECTRONICO Y PUBLICA EN PAGINA ELECTRONICA

O

O

Centro de Estudios y Pronósticos Meteorológicos

Elaboración del Boletín Meteorológico

ANALIZA

FINDESCARGA

ANALIZA

MODELO WINDGRID Y PCGRID

ATMÓSFERA SUPERIOR

IMÁGENES DE SATELITE

C

EXPEDIENTE DE BOLETINES

ANALISTAS

LIC. NOEMI ZOILA GUZMÁN LAGUNES SECRETARIA DE PROTECCION CIVIL

LIC. DANIEL GUILLERMO AGUILAR GARCÍA DIRECTOR JURÍDICO

C.P.C ZAIDÉ DEL CARMEN ZAMUDIO CORRO JEFA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

LIC. ARMANDO AHUMADA CESPEDES JEFE DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

LIC. JOSÉ ALEJANDRO BONILLA BONILLA DIRECTOR GENERAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS

ING. RICARDO ENRIQUE MAZA LIMÓN DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS

LIC. CARLOS GUSTAVO DELGADILLO PÉREZ DIRECTORGENERAL DE PLANEACIÓN Y REGULACIÓN

M.V.Z. VICTOR HUGO CERÓN LÓPEZ DIRECTOR DE CAPACITACIÓN Y ENSEÑANZA

EN MATERIA DE PROTECCIÓN CIVIL

DR. SAUL MIRANDA ALONSO COORDINADOR DEL CENTRO DE ESTUDIOS

Y PRONÓSTICOS METEOROLÓGICOS

V

DIR

EC

TO

RIO

Documents

MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS · 2014-12-08 · de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el cual enmarca la obligación de elaborar los “Manuales de Organización, Procedimientos