MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARIA …transparencia.qroo.gob.mx/documentos/2016/12/55609c26f465017f613bbf1f... · M. en A.D. DORA MARIA RODRIGUEZ HOY LIC. JESÚS MANUEL VALENCIA

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARIA PARTICULAR DEL EJECUTIVO

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SECRETARIA PARTICULAR DEL EJECUTIVO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN


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INDICE PAG.

PRESENTACIÓN ………………………………………………………… 3 ANTECEDENTES ………………………………………………………… 4 MISIÓN Y VISIÓN ……………………………………………………… 5 MARCO JURÍDICO …………………………………………………… 6 ATRIBUCIONES ………………………………………………………… 9 ESTRUCTURA ORGÁNICA …………………………………………… 10 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ……………………………………… 11 OBJETIVO Y FUNCIONES ……………………………………………… 12 SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO …………………………………… 12 DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS ……………………………………… 13

DIRECCIÓN DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR ……………………………… 15

DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL 16

DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO …………………… 17 DIRECCIÓN DE IMAGEN DEL EJECUTIVO Y EL GOBIERNO DEL ESTADO ……… 19 DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN Y LOGISTICA ………………………… 20

DIRECCIÓN TECNICA ………………………………………………………… 21 DIRECCIÓN JURIDICA Y ENLACE ………………………………………………… 22

DEPARTAMENTO DE ENLACE ……………………………………………… 25

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ………………………………………………… 27

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS …………………… 29

DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN …………………………… 30

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL Y RECUROSOS FINANCIEROS … 31

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL VEHICULAR ………… 33 DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS ………………………………… 34 APARTADO DE FIRMAS ……………………………………………………………… 37


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PRESENTACION

Los Manuales Administrativos son una importante herramienta administrativa dentro de la organización ya que presentan a los miembros de la misma, un panorama completo de cómo está integrada la organización a partir de su creación, misión, visión, niveles jerárquicos, líneas de mando, estructura, funciones, procedimientos y diagramas de flujo.

El Manual de Organización es un documento administrativo que tiene por objeto exponer con detalle la Estructura de la Organización, sus niveles jerárquicos y las líneas de mando, así como la descripción de las funciones de cada puesto, delimitando el grado de autoridad y responsabilidad de cada puesto en la organización.

El presente Manual, es el documento base de la Organización Administrativa de la Secretaría Particular del Ejecutivo, que orienta y sustenta la actividad que desarrolla cada uno de sus integrantes, y brinda a quienes lo requieran, la información pertinente sobre el quehacer de la misma. Se presenta atendiendo al Acuerdo publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Quintana Roo, el día 11 de septiembre del 2000, por el que se crea la Unidad Administrativa denominada Secretaría Particular del Ejecutivo, como Órgano Administrativo Desconcentrado Auxiliar de la Administración Pública Estatal, según sus Artículos 6 y 7; así como a los preceptos jurídicos que lo rigen, el artículo 124 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y el artículo 91, fracción VI, de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo.


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ANTECEDENTES

La Secretaría Particular del Ejecutivo, desde su creación, ha ido evolucionando de acuerdo a las necesidades y compromisos del Ejecutivo Estatal con la ciudadanía; lo que redunda en la transformación de las funciones de las Unidades Administrativas que la integran. Mediante el Acuerdo de fecha 28 de agosto de 1981, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado el día 15 de septiembre de ese año, se crea la Secretaría Particular como una Unidad Administrativa, que depende directamente del Gobernador del Estado. En 1984, por el Acuerdo de fecha 14 de septiembre, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado el día 15 del propio mes y año, se fusionaron la Secretaría Particular y la Dirección de Prensa y Difusión como una sola Unidad Administrativa, denominada Secretaría Particular y de Difusión Gubernamental adscrita al Gobernador del Estado. Más adelante, mediante Acuerdo de fecha 6 de abril de 1987, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado el día 15 del propio mes y año, se crea la Secretaría Particular; la Secretaría Privada; la Dirección de Comunicación Social y la Dirección de Control de Gestión, como Unidades Administrativas dependientes directamente del Ejecutivo Estatal. Finalmente, con el Acuerdo de fecha 9 de septiembre del 2000, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado el día 11 del mismo mes y año, se crea la Unidad Administrativa denominada Secretaria Particular del Ejecutivo, como un Órgano Administrativo Desconcentrado auxiliar de la Administración Pública Estatal, dependiente del Despacho del Ejecutivo.


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MISIÓN

La Secretaría Particular del Ejecutivo, como Órgano Administrativo Desconcentrado auxiliar de la Administración Pública Estatal, tiene por misión coordinar y apoyar al Ejecutivo Estatal, para otorgar servicios de calidad, coordinando, planeando, organizando y controlando las actividades propias de su cargo, así como la atención y canalización de las demandas hechas al C. Gobernador, permitiendo el desarrollo de una gestión eficaz para la comunidad Quintanarroense.

VISIÓN

Ser una Unidad al servicio de la sociedad, que apoya al Ejecutivo del Estado en el cumplimiento de los objetivos, metas, proyectos y acuerdos adquiridos con los diversos sectores de la población; que facilite la atención al público y la adecuada coordinación de sus actividades, programas y acciones para dar solución a todos los compromisos de manera eficaz y satisfactoria.


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MARCO JURIDICO El Marco Jurídico de la Secretaría Particular del Ejecutivo, está sustentado en la Constitución, Leyes y Decretos Federales y Estatales, con sus reformas correspondientes. DISPOSICIONES FEDERALES:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 5 de Febrero de 1917.

Ley Federal del Trabajo. 2 de Marzo de 1931.

DISPOSICIONES ESTATALES:

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 12 de Enero de

1975.

Ley de Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial de los

Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. 12 de

Junio de 1978.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. 16 de Diciembre de1993.

Ley de Adquisiciones, de Arrendamientos y de Prestación de Servicios relacionados

con Bienes Muebles. 15 de Febrero de 1995.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo. 8 de

Septiembre de 2000.

Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. 29 de Diciembre del 2000.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana

Roo. 30 de Septiembre del 2002.


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Ley de Ingresos del Estado de Quintana Roo. 30 de Diciembre del 2002.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana

Roo. 31 de Mayo del 2004.

Código Civil del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 9 de Septiembre de

1980.

Código de Procedimientos Civiles del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 8

de Enero de 1981.

Código Penal del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 11 de Julio de 1979.

Código de Procedimientos Penales del Estado Libre y Soberano de Quintana

Roo. 9 de Septiembre de 1980.

Código Fiscal del Estado de Quintana Roo. 15 de Mayo de 1996.

Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo. 14 de Septiembre de1984.

Acuerdo de fecha 9 de septiembre de 2000, por el que se crea la Unidad

Administrativa denominada Secretaría Particular del Ejecutivo, 11 de Septiembre

de 2000.

Acuerdo por el cual se establecen las Disposiciones Reglamentarias para el

Ejercicio del Gasto asignado para Dependencias y Entidades de la Administración

Pública Estatal. 15 de Marzo del 2002.

Acuerdo de Creación de la Unidad de Vinculación del Poder Ejecutivo. 26 de Julio

de 2005.


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Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Poder

Ejecutivo del Estado de Quintana Roo. 26 de Julio de 2005.

Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información

pública de los sujetos obligados de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública del Estado de Quintana Roo. 26 de Junio de 2006.

Acuerdo mediante el cual se establecen los lineamientos a los cuales deberán

sujetarse las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y entidades de

la administración pública estatal en la elaboración de los proyectos de

reglamentos interiores y manuales administrativos, en el proceso para su

revisión, validación, firma y publicación. 7 de Septiembre del 2006.

El Plan Estatal de Desarrollo del Estado que denominamos Plan Quintana Roo

2011-2016.

Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Gobernador del Estado. 10 de

Diciembre del 2013.


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ATRIBUCIONES

I. Apoyar al Gobernador del Estado en el desarrollo de las actividades propias de su cargo.

II. Desahogar y controlar la agenda.

III. Coordinar y conducir las giras de trabajo

IV. Llevar el seguimiento de los acuerdos, órdenes y compromisos.

V. Atender y gestionar las audiencias, peticiones y quejas que los ciudadanos hagan llegar al Ejecutivo del Estado.

VI. Archivar, resguardar y clasificar la correspondencia del Gobernador del Estado.

VII. Las demás que le sean encomendadas por el C. Gobernador, así como las que le confieran otras disposiciones legales aplicables.


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ESTRUCTURA ORGANICA DE LA SECRETARIA PARTICULAR

, 2014

I. DESPACHO DE LA SECRETARÍA PARTICULAR 1.1. DIRECCIÓN DE RELACIONE PÚBLICAS 1.2. DIRECCIÓN DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR 1.3. DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

1.3.1. DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 1.4. DIRECCIÓN DE IMAGEN DEL EJECUTIVO Y EL GOBIERNO DEL ESTADO 1.4.1. DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN Y LOGÍSTICA 1.5. DIRECCIÓN TÉCNICA 1.6. DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE 1.6.1. DEPARTAMENTO DE ENLACE 1.7. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1.7.1. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS 1.7.2. DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN 1.7.3. DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS 1.7.4. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 1.7.5. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL VEHICULAR 1.7.6. DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS

FIRMAS

Vo. Bo. Aprobó

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M. en A.D. DORA MARIA RODRIGUEZ HOY LIC. JESÚS MANUEL VALENCIA CARDÍN DIRECTORA ADMINISTRATIVA SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO


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OBJETIVO Y FUNCIONES

1.0. SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO

OBJETIVO Apoyar al Titular del Ejecutivo, atendiendo los asuntos de su competencia, vigilando que se efectúen bajo una estricta norma de orden y disciplina, con una gestión simplificada y eficiente en el cumplimiento de las responsabilidades encomendadas. El Secretario tendrá las siguientes Facultades:

I. Establecer los procedimientos, metas y políticas para el ejercicio de las atribuciones que conforme a las Leyes competen a la Secretaría.

II. Acordar con el Gobernador los asuntos que así lo ameriten e informarle periódicamente sobre las actividades desarrolladas en la Secretaría.

III. Desempeñar las comisiones que el Gobernador le encomiende y mantenerle informado sobre el desarrollo y cumplimiento de las mismas.

IV. Atender las demandas de la ciudadanía que requiere atención directa del Gobernador del Estado.

V. Someter a consideración del Gobernador del Estado, el programa de eventos que serán incluidos en la agenda de trabajo.

VI. Designar al funcionario que representará al Gobernador del Estado en los eventos a los que no es posible la asistencia del mismo.

VII. Coordinar las acciones que las giras de trabajo ameriten para que sean realizadas en apego a la normatividad y bajo los procedimientos de seguridad establecidos.

VIII. Atender la correspondencia del Gobernador del Estado para la resolución y respuesta inmediata a quienes lo solicitan.

IX. Trabajar en coordinación directa con la Oficialía Mayor para organizar de forma eficiente y eficaz los insumos, material y logística de los eventos a los cuales asistirá el C. Gobernador.


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X. Establecer una estrecha comunicación con la Unidad del Vocero del Estado en relación a la información que será proporcionada a la prensa y la cobertura de los medios de comunicación a las actividades del Gobernador del Estado.

XI. Presentar a la Secretaría de Hacienda el proyecto del Presupuesto de Egresos de la Secretaría y hacerlo del conocimiento al Gobernador del Estado.

XII. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus facultades. XIII. Contratar los servicios profesionales que se requieran para el cabal cumplimiento

de sus facultades dentro del presupuesto establecido del ejercicio fiscal aprobado. XIV. Aprobar los manuales de organización y procedimientos necesarios para el

funcionamiento de la Secretaria. XV. Las demás que el Gobernador del Estado le encomiende y otros ordenamientos

legales o administrativos aplicables a su puesto.

1.1. DIRECCIÓN DE RELACIONES PUBLICAS

OBJETIVO Apoyar al Secretario Particular del Ejecutivo en las actividades que conlleven a preservar la buena imagen del C. Gobernador ante los diferentes sectores sociales del Estado, con base a la participación activa de las demás Áreas sustantivas de la Secretaria Particular y el Despacho del Ejecutivo. FUNCIONES:

I. Llevar el registro y control de las personas que acuden al Despacho del Ejecutivo a audiencia.

II. Elaborar, emitir y entregar invitaciones de los eventos que sean organizados por encomienda del Ejecutivo Estatal, en coordinación con el Secretario Particular del Ejecutivo.

III. Organizar las actividades del Informe de Gobierno en donde se tenga


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participación activa, tales como lista de invitados; asignación de asientos; invitaciones; edecanes; recepción, atención, traslado, y hospedaje de los invitados; y recuerdos.

IV. Confirmar la asistencia de los invitados a los eventos anteriormente mencionados. V. Enviar felicitaciones con motivo de cumpleaños, ocasiones especiales o

nombramiento de algún Funcionario o personalidad del Municipio, Estado o Federación.

VI. Enviar cartas de disculpa como respuesta a las invitaciones recibidas cuando no es posible la asistencia del Ejecutivo Estatal.

VII. Resguardar y mantener en adecuadas condiciones las instalaciones de los salones del Despacho del Ejecutivo que son utilizados como punto de reunión con Funcionarios, Empresarios, Asociaciones y Organizaciones Sociales.

VIII. Actualizar y supervisar la elaboración del directorio de Funcionarios, Empresarios, Asociaciones, Organizaciones y Ciudadanos con que cuenta la base de datos de la Dirección, para la emisión de invitaciones a los eventos que se organizan.

IX. Proporcionar información de la base de datos del directorio telefónico a los servidores públicos de las dependencias que lo soliciten cuando no ponga en riesgo la integridad física de la persona a que se refiere.

X. Supervisar el manejo de la información correspondiente al archivo de trámite y concentración de la Dirección, así como la captura del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) de la misma.

XI. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Secretario Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.


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1.2. DIRECCIÓN DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR OBJETIVO Apoyar al Secretario Particular del Ejecutivo, en la coordinación de las actividades de la agenda de trabajo del Ejecutivo, así como notificar a los organizadores de los eventos la asistencia o la representación del Titular del Ejecutivo. FUNCIONES:

I. Recabar y revisar las invitaciones dirigidas al Titular del Ejecutivo, a través del área encargada de la recepción diaria de la correspondencia en la Secretaría Particular del Ejecutivo o por correo electrónico y por fax.

II. Relacionar por fecha, hora y evento las invitaciones dirigidas al Ejecutivo Estatal. III. Comunicar al Secretario Particular del Ejecutivo, los eventos a los cuales

fue invitado el C. Gobernador, para que él a su vez, consulte si es posible su asistencia o si enviará a un representante.

IV. Elaborar la agenda del Titular del Ejecutivo, organizando las actividades, compromisos y eventos a los que asistirá el C. Gobernador, previa indicación del Secretario Particular del Ejecutivo.

V. Confirmar las actividades de la agenda (públicas o privadas) con las partes involucradas y solicitar información de los eventos.

VI. Notificar a los organizadores de los eventos a los cuales fue invitado el C. Gobernador, la asistencia o la representación del Titular del Ejecutivo.

VII. Enviar una copia de la relación de eventos a los que asiste el Titular del Ejecutivo o su Representante, a la Unidad del Vocero, a efecto de darle cobertura y difusión a través de los medios de comunicación, previa indicación del Secretario Particular del Ejecutivo.

VIII. Mantener comunicación permanente con las diferentes dependencias e instancias del gobierno federal, estatal o municipal, para coordinar los eventos o giras de trabajo en las que confirma su asistencia el C. Gobernador.


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IX. Supervisar el manejo de la información correspondiente al archivo de trámite y concentración de la Dirección, así como la captura del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) de la misma.

X. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Secretario Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.3. DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

OBJETIVO Apoyar al Secretario Particular del Ejecutivo en el trámite y gestión de los apoyos solicitados por el ciudadano en la oficina de la Secretaría, en giras de trabajo o eventos realizados; así como el control y seguimiento de la correspondencia oficial recibida para el Titular del Ejecutivo. FUNCIONES:

I. Atender, previa indicación del Secretario Particular del Ejecutivo, a la ciudadanía que acude a la oficina a solicitar de manera más directa algún tipo de apoyo, desahogando la audiencia que solicita la ciudadanía con el C. Gobernador o el Secretario Particular del Ejecutivo.

II. Canalizar y dar seguimiento a las solicitudes de los ciudadanos que requieren de una audiencia con el Titular del Ejecutivo y que de acuerdo a la naturaleza de los motivos que exponen, permite dar respuesta y resolución inmediata.

III. Recepcionar y clasificar la correspondencia del C. Gobernador y del Secretario Particular del Ejecutivo, para acordar la respuesta que se le dará al ciudadano solicitante.


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IV. Contestar y atender, dentro del marco legal aplicable, la correspondencia que sea enviada directamente a la Secretaría Particular del Ejecutivo, previo acuerdo con el C. Secretario para una respuesta pronta y eficaz.

V. Canalizar la correspondencia del Titular del Ejecutivo y del C. Secretario Particular, a todas las Dependencias que conforman la Administración Pública Estatal o a las Áreas correspondientes que integran la Secretaría Particular del Ejecutivo, según sea el asunto a tratar.

VI. Llevar un registro de las audiencias solicitadas al Titular del Ejecutivo Estatal e informar al Secretario Particular del Ejecutivo para efecto de la programación y atención de las mismas.

VII. Mantener comunicación con los tres niveles de Gobierno para dar seguimiento al trámite de las solicitudes canalizadas previamente, para garantizar una respuesta oportuna al ciudadano.

VIII. Asistir, con la anuencia del Secretario Particular del Ejecutivo, al C. Gobernador del Estado en sus eventos o giras de trabajo, recepcionando las solicitudes personales que se entregan por los ciudadanos en los eventos.

IX. Acordar con el Secretario Particular del Ejecutivo, la atención de los asuntos cuya naturaleza así lo requiere.

X. Supervisar el manejo de la información correspondiente al archivo de trámite y concentración de la Dirección, así como la captura del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) de la misma.

XI. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Secretario Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.


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1.3.1. DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO OBJETIVO Registrar y despachar la correspondencia de salida que emite el Titular del Ejecutivo, el Secretario Particular del Ejecutivo y las áreas que integran la Secretaria, para la atención de los destinatarios. FUNCIONES:

I. Despachar la correspondencia oficial del Despacho del Ejecutivo, Secretario Particular, Dirección Jurídica y Enlace a las distintas Dependencias del Gobierno Federal, Estatal, Municipal y Organismos Descentralizados.

II. Revisar y checar que el contenido de los oficios y sus anexos que lo acompañan sean los descritos en los documentos que se van a remitir a diversas instancias de la Administración Pública Estatal y de la República Mexicana a través de mensajería y correo postal.

III. Recepcionar y entregar a las diversas Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado la documentación que llega por “Valija Oficial” de la CD. de México, DF.

IV. Realizar revisiones periódicas a los archivos que componen las diversas áreas de la Secretaria Particular, en coordinación con la Dirección Jurídica y Enlace, Departamento de Correspondencia y Archivo y la Contraloría Interna (Comité Dictaminador).

V. Recepcionar, resguardar y conservar los expedientes transferidos al Archivo de Concentración que se relacionan en los formatos del anexo 27 del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE).

VI. Brindar asesoría a las diversas Áreas Administrativas para la integración de sus expedientes de trámite a Concentración.

VII. Verificar que los expedientes concentrados en cajas de archivo muerto se encuentren en óptimas condiciones y vigilar que cumplan las indicaciones de archivo de los documentos que contiene cada expediente de conformidad a los lineamientos emitidos por el Archivo General del Estado.


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VIII. Verificar físicamente la concordancia de cada expediente de las cajas de archivo en concentración con el listado del anexo 27 del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) que entrega cada área Administrativa para su resguardo en la bodega.

IX. Resguardar los archivos concentrados en la bodega, clasificando y ordenando las cajas que contienen los expedientes por área, para su pronta localización y fácil manejo de expedientes de acuerdo a los lineamientos emitidos por el Archivo General del Estado.

X. Checar periódicamente la caducidad de los expedientes que han sido transferidos a concentración para posteriormente solicitar su dictamen de baja documental ante el Archivo General del Estado.

XI. Elaborar los formatos de transferencia de documentación histórica al Archivo General del Estado.

XII. Resguardar los listados de archivo de concentración del anexo 27 del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) como parte del Inventario Documental de la Secretaria Particular del Ejecutivo.

XIII. Proteger y resguardar los bienes muebles localizados en la bodega de la Secretaria Particular del Ejecutivo.

XIV. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el director de Evaluación de Enlace Gubernamental, así como las demás que le confieren las disposiciones legales aplicables.

1.4. DIRECCIÓN DE IMAGEN DEL EJECUTIVO Y EL GOBIERNO DEL ESTADO

OBJETIVO Apoyar al Secretario Particular del Ejecutivo en la producción de material gráfico, promocional e informativo, del Titular del Ejecutivo Estatal, como promotor de la Imagen Gubernamental.


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FUNCIONES:

I. Proyectar, diseñar y dirigir la producción de material promocional e informativo: libros, revistas, carteles, folletos, displays, fotomurales, inserciones, etc.

II. Proponer, diseñar y dirigir campañas de promoción que difundan actos cívicos del Gobierno del Estado.

III. Proyectar, diseñar y dirigir la creación de elementos de identificación y comunicación grafica, identidad corporativa, imagen, etc., para eventos del Gobierno del Estado.

IV. Dirigir y supervisar procesos de producción en materia de impresiones, diseños y decoraciones del Gobierno del Estado.

V. Emitir opiniones y criterios sobre campañas externas, previo dictamen, estudio e informes referentes al área.

VI. Recabar información promocional de los Gobiernos de los Estados de la República Mexicana e integrar una cartera de proyectos.

VII. Asesorar a las Dependencias de la Administración Pública Estatal que lo soliciten en materia grafica, previa autorización y supervisión del Secretario Particular del Ejecutivo.

VIII. Supervisar el manejo de la información correspondiente al archivo de trámite y concentración de la dirección, así como la captura del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) de la misma.

IX. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Secretario Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.4.1. DEPARTAMENTO DE COORDINACION Y LOGISTICA

OBJETIVO Coordinar con las Dependencias de la Administración Pública Estatal, la logística de imagen a utilizar en los eventos a los que asistirá el Titular del Ejecutivo Estatal.


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FUNCIONES:

I. Controlar y supervisar con las Dependencias de la Administración Pública Estatal involucradas en la organización y logística de los eventos a los que asistirá el Titular del Ejecutivo Estatal, la producción de los materiales a utilizar, con la calidad necesaria y en la entrega oportuna de los mismos.

II. Realizar la entrega-recepción de materiales solicitados para diseñar, como apoyo a las Dependencias de la Administración Pública Estatal.

III. Solicitar a las Dependencias de la Administración Pública Estatal, material audio visual de apoyo (videos, fotos y textos) para usar en el informe de Gobierno del Titular del Ejecutivo Estatal.

IV. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Director de Imagen del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.5. DIRECCIÓN TECNICA

OBJETIVO Apoyar al Secretario Particular del Ejecutivo en el ordenamiento de sus actividades diarias, a efecto de cumplir satisfactoriamente las responsabilidades señaladas por el Titular del Ejecutivo. FUNCIONES:

I. Analizar y evaluar los planes, programas y proyectos presentados a la Secretaria Particular del Ejecutivo, por los diferentes sectores de la Sociedad.

II. Recabar información de los diferentes medios de comunicación a nivel Local, Estatal y nacional, por nivel de importancia.

III. Mantener una base de datos eficiente y adecuada que nos permita almacenar toda la información recabada.


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IV. Recabar la información de las notas publicadas en los medios de comunicación Estatal, Nacional e internacional que sean de importancia para el Estado y dar el seguimiento correspondiente.

V. Realizar las fichas técnicas de la información recabada para los discursos del Secretario Particular del Ejecutivo y del Ejecutivo Estatal.

VI. Supervisar el manejo de la información correspondiente al archivo de trámite y concentración de la Dirección, así como la captura del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) de la misma.

VII. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Secretario Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.6. DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE

OBJETIVO Proporcionar seguridad jurídica a las actuaciones de la Secretaria Particular del Ejecutivo, así como proteger los intereses del mismo dentro de un marco de estricto derecho. FUNCIONES:

I. Brindar asesoría jurídica al Despacho del C. Secretario Particular del Ejecutivo, así como a las Áreas que lo integran, indicando los trámites y procesos legales a seguir.

II. Revisar que los documentos provenientes de otras áreas de la Administración Pública, que sean para la firma del Ejecutivo, se encuentren apegados a derecho.

III. Previo acuerdo con el Secretario Particular del Ejecutivo, gestionar la f irma del Ejecutivo en los documentos que cumplen con la normatividad correspondiente.


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IV. Desahogar las consultas y dar atención a la ciudadanía que solicita apoyo e intervención de la Secretaria Particular del Ejecutivo en trámites legales, mediante la orientación y asesoría jurídica.

V. Fungir como enlace entre la Secretaría Particular del Ejecutivo y las dependencias de la Administración Pública para canalizar las solicitudes ciudadanas que por su carácter deban ser atendidas por otras áreas.

VI. Dar seguimiento a los asuntos jurídicos turnados a las diferentes dependencias de la Administración Pública.

VII. Revisar previamente los documentos de índole legal, como convenios y contratos, que sean turnados al Secretario Particular del Ejecutivo para su firma.

VIII. Controlar el archivo de los convenios, contratos y documentos legales recepcionados en la Dirección Jurídica y verificar el cumplimiento de los mismos.

IX. Establecer y dar a conocer al personal de la Secretaria Particular del Ejecutivo, la aplicación de las Normas y Reglamentos del ámbito laboral vigente conforme a derecho.

X. Dar seguimiento a los casos turnados por el Secretario Particular del Ejecutivo y en caso necesario emitir dictámenes jurídicos que faciliten la resolución.

XI. Fungir como enlace de la Secretaria Particular del Ejecutivo, ante la Unidad de Transporte y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo.

XII. Recibir y atender las solicitudes de la ciudadanía para el acceso a la información pública que envía la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo.

XIII. Acordar con el Secretario Particular del Ejecutivo sobre la información que se entregará a la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo.

XIV. Actualizar la información pública obligatoria que se pone a disposición de la ciudadanía a través del internet, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Transparencia y Acceso a la información Pública del Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo.

XV. Clasificar la documentación que según su naturaleza sea reservada y/o confidencial de acuerdo a los criterios del Reglamento de Transparencia y Acceso


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a la Información Pública del Estado de Quintana Roo. XVI. Fungir como enlace de la Secretaria Particular del Ejecutivo, ante la Secretaria de

la Contraloría para coordinar la operación del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE).

XVII. Verificar el correcto funcionamiento del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE), a través de la revisión periódica de la información capturada en el mismo.

XVIII. Coordinar con el Archivo General del Estado, la supervisión del listado del anexo 27 del (SENTRE), a efecto de que se cumplan con los lineamientos para ello expedidos.

XIX. Supervisar la actualizacion del listado del anexo 27 del (SENTRE), verificando que la información generada concuerde con los expedientes físicos de cada área.

XX. Supervisar el manejo de la información correspondiente el archivo de trámite y concentración de la Dirección, así como la captura del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) de la misma.

XXI. Revisar que los contratos de prestación de servicios y/o arrendamientos de bienes inmuebles que celebra la Secretaría Particular del Ejecutivo, se encuentren apegados a derecho.

XXII. Realizar con estrecha coordinación con el Departamento de Correspondencia y Archivo, verificaciones físicas y documentales a las diferentes áreas de la Secretaría, a fin de detectar las irregularidades que deben ser subsanadas, y en su caso, los documentos que son susceptibles de enviarse a la bodega para su concentración, o proponerse para su baja.

XXIII. Verificar previo a la entrega de los expedientes propuestos para su concentración en la bodega en conjunto con el Departamento de Correspondencia y Archivo, que éstos cumplan con los lineamientos emitidos por el Archivo General del Estado, dando en su caso el apoyo necesario a las diferentes direcciones de la Secretaría a fin de subsanar las irregularidades detectadas.

XXIV. Participar como suplente del Ejecutivo en las actividades del Comité Estatal de Seguimiento y Vigilancia de la Aplicación de la Ley para la Protección de los Derechos de las Niñas, Niños y Adolescentes, acudiendo a las sesiones de


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trabajo, visitas y demás eventos organizados y/o relacionados con dicho Comité.

XXV. Coordinar con el apoyo del Departamento de Correspondencia y Archivo, la oportuna notificación de los oficios emitidos por la Auditoría Superior del Estado y la Auditoría Superior de la Federación, actuando como enlace entre las diferentes dependencias de la Administración Pública, cuando es necesario. Conforme a lo anterior, mantiene una relación de los documentos tramitados y las acciones realizadas o pendientes de realizar.

XXVI. Fungir como enlace, en coordinación con la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria, para llevar a cabo las acciones necesarias al interior de la Secretaría Particular en materia de revisión, simplificación y actualización de las disposiciones normativas y procesos administrativos, así como Impacto Regulatorio. En este tenor, esta Dirección se desempeña como Secretaría Técnica del Comité de Mejora Regulatoria Interno de la Secretaría Particular.

XXVII. Coordinar con la Secretaría de la Contraloría, para dar trámite al interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo, a los requerimientos que le remita la misma en materia del Registro de Trámites y Servicios. Conforme a lo cual vigila que el mismo se encuentre actualizado en el portal de internet de esta Unidad Administrativa.

XXVIII. Participar en las reuniones del comité de organización del Informe de Gobierno, a fin de realizar la minuta de las mismas, y en coordinación con el Secretario Particular, vigilar el seguimiento de los acuerdos.

XXIX. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Secretario Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.


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1.6.1. DEPARTAMENTO DE ENLACE

OBJETIVO Auxiliar al Director Jurídico y Enlace de la Secretaria Particular en la gestión y trámite de la información que solicite la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo, a fin de recabar la información que se pondrá a disposición del público, a través de internet, medios electrónicos y/o impresos, así como en la contestación de las solicitudes públicas, canalizadas a esta Secretaria. FUNCIONES:

I. Recepcionar a través del Sistema de Solicitudes de Información del Estado de Quintana Roo (INFOMEX), las solicitudes de la ciudadanía para el acceso a la información pública que nos envía la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo.

II. Solicitar al área administrativa responsable de generar y recopilar la información pública solicitada por la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo, a fin de cumplir en los tiempos estipulados para la contestación de la misma.

III. Elaborar la contestación de las solicitudes de información que nos remite la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo, de acuerdo a la información localizada en el Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo, previa instrucción del Director Jurídico y Enlace.

IV. Entregar a través del Sistema de Solicitudes de Información del Estado de Quintana Roo (INFOMEX), la respuesta de la solicitud de información pública del ciudadano, autorizado por el Secretario Particular del Ejecutivo, para su respectiva verificación y validación.

V. Recopilar la información capturada en el Sistema de Entrega Recepción (SENTRE), previa encomienda del Director Jurídico y Enlace, de las áreas administrativas de la Secretaria Particular.


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VI. Revisar que el listado del anexo 27 del SENTRE concuerde con los expedientes físicos de cada área.

VII. Verificar que cada expediente este archivado de acuerdo a los lineamientos que emite la Dirección del Archivo General del Estado.

VIII. Mantener bajo control el archivo de trámite y concentración de la Dirección, así como la captura del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) de la misma.

IX. Elaborar los Contratos de Prestación de Servicios y/o Arrendamientos de Bienes Inmuebles que celebra la Secretaria Particular del Ejecutivo.

X. Mantener actualizada la información mínima obligatoria del Articulo 15 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Obligatoria del Estado de Quintana Roo.

XI. Mantener actualizado el Sistema de Datos Personales de acuerdo a los requerimientos de la Unidad de Transferencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo.

XII. Mantener actualizado el Sistema de Registro e Inventario de Trámites y Servicios de acuerdo a los requerimientos de la Oficialía Mayor.

XIII. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Director Jurídico y Enlace, así como los demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.7. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO Administrar con base a los lineamientos, normas y reglas de la materia, los Recursos Humanos, Materiales, Financieros e Informáticos de la Secretaria Particular del Ejecutivo, para el cumplimiento eficiente y eficaz de los objetivos y metas que se pretenden alcanzar del plan estatal de desarrollo.


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FUNCIONES:

I. Supervisar y vigilar la correcta aplicación y utilización de los recursos humanos, materiales, financieros e Informáticos de la Secretaría Particular del Ejecutivo.

II. Gestionar ante la Secretaría de Hacienda los recursos financieros necesarios para cubrir los compromisos y gastos que se generan por concepto de pago de proveedores, pago de servicios personales, suministro de materiales y apoyos a la ciudadanía.

III. Controlar el ejercicio del presupuesto asignado a la Dependencia, mediante un registro diario de los gastos y conciliaciones con la Secretaría de Hacienda.

IV. Hacer un análisis mensual para informar lo ejercido perteneciente al presupuesto autorizado del presente ejercicio anual.

V. Proveer a la Secretaría Particular y al Despacho del Ejecutivo, de los recursos humanos, financieros y materiales que sean solicitados para la realización de sus actividades, de manera oportuna y eficaz.

VI. Presentar ante la Oficialía Mayor, previo acuerdo con el Secretario Particular del Ejecutivo, las necesidades de creación, modificación o cancelación de plazas de la Secretaría Particular del Ejecutivo y proponer la contratación de Funcionarios conforme a las políticas y normas establecidas.

VII. Supervisar el trámite de la jefatura de Recursos Humanos, correspondiente al pago de la quincena en turno.

VIII. Participar en las reuniones que se organizan para tratar y acordar asuntos de competencia administrativa.

IX. Verificar las órdenes de compra, vales de almacén, de combustible, recibos de pago y otros servicios básicos, dentro de los lineamientos establecidos.

X. Tener un inventario actualizado de los bienes muebles de la Secretaría Particular y Despacho del Ejecutivo para la conservación y mantenimiento de los mismos.

XI. Conciliar periódicamente con el Departamento de Inventarios y Almacén en coordinación con la Oficialía Mayor, los inventarios de mobiliario y equipo de oficina, parque vehicular y existencias en almacén en lo que se refiere a material


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de oficina y artículos de limpieza, propiedad de la Secretaría Particular y el Despacho del Ejecutivo.

XII. Coordinar las actividades para la elaboración de los Manuales Administrativos de Organización y Procedimientos y demás documentos normativos.

XIII. Supervisar el manejo de la información correspondiente al archivo de trámite y concentración de la Dirección, así como la captura del Sistema de Entrega Recepción (SENTRE) de la misma.

XIV. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Secretario Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.7.1. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS OBJETIVO Llevar el control de los Recursos Humanos de las Áreas que integran la Secretaría Particular, Despacho del Ejecutivo y Secretaría Privada. FUNCIONES:

I. Gestionar ante la Oficialía Mayor, el pago de los estímulos, finiquitos, ahorro y aguinaldos.

II. Vigilar el cumplimiento del Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo, aplicando las sanciones administrativas a que se haga acreedor el personal de la Secretaría Particular, Despacho del Ejecutivo y Secretaría Privada.

III. Vigilar el registro de entradas y salidas del personal a sus jornadas de labores. IV. Recepcionar ante la Oficialía Mayor, la nómina quincenal y hacer la verificación

de los movimientos que se realizaron en esa quincena. V. Transferir los sueldos al personal local y foráneo de la Secretaría Particular,

Despacho del Ejecutivo y Secretaría Privada. VI. Realizar las comprobaciones de las nóminas después de realizar el pago


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correspondiente a la quincena ante la Secretaria de Hacienda. VII. Elaborar y llevar el control de las conciliaciones bancarias de la Secretaría

Particular, Despacho del Ejecutivo y Secretaría Privada. VIII. Elaborar quincenalmente las plantillas del personal reflejando en ellas los

movimientos que corresponden. IX. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas

por el Director Administrativo de la Secretaría Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicadas.

1.7.2. DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN

OBJETIVO Controlar y proporcionar los materiales de oficina y suministros que requieran las Áreas de la Secretaría Particular y Despacho del Ejecutivo de manera oportuna y realizar periódicamente los inventarios al mobiliario, equipo y parque vehicular. FUNCIONES:

I. Controlar y verificar los inventarios de bienes muebles de la Secretaría Particular del Ejecutivo en coordinación con la Oficialía Mayor y bajo la supervisión del Órgano de Control y Evaluación Interna.

II. Tramitar ante la Oficialía Mayor, las bajas de los bienes muebles que se encuentran en malas condiciones, así como el registro del equipo de nueva adquisición y las transferencias de dichos bienes.

III. Realizar ante la Oficialía Mayor, los trámites de donación, préstamo y/o como dato de bienes muebles, cuando se requiera.

IV. Realizar verificación física de los bienes muebles cada 6 meses, en coordinación con el Departamento de Bienes Muebles de la Oficialía Mayor o en su caso cuando se requiera. Así mismo realizar los movimientos de bajas, transferencias y de


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nueva adquisición; en el Sistema de Bienes Muebles y Vehículos, ante la página oficial de internet de la Oficialía Mayor.

V. Realizar por medio del Sistema de Bienes Muebles y Vehículos los movimientos de bajas, donaciones, transferencias y deterioros del Control Vehicular.

VI. Realizar inventarios de cada uno de los vehículos adscritos al parque vehicular, así como también, del material de oficina, artículos de limpieza y aseo que se encuentran en resguardo en el almacén.

VII. Realizar verificación física al parque vehicular cada 6 meses, en coordinación con el Departamento de Inventarios y Control Vehicular de la Oficialía Mayor, o en su caso cuando se requiera.

VIII. Recepcionar las solicitudes de material de las diversas Áreas de la Secretaria Particular y Despacho del Ejecutivo y elaborar las órdenes de compra del material solicitado, para su autorización.

IX. Gestionar y tramitar las órdenes de compra para su autorización. X. Recibir y verificar el material solicitado que entra en el Almacén, así como llevar el

control de la entrega del material a las diversas áreas de la Secretaría Particular y del Despacho del Ejecutivo.

XI. Entregar el material solicitado a las diversas áreas de la Secretaría Particular y del Despacho del Ejecutivo.

XII. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Director Administrativo de la Secretaría Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.7.3. DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL Y RECURSOS FINANCIEROS

OBJETIVO Llevar el control y seguimiento del presupuesto autorizado por la Secretaría de Hacienda en apego al calendario establecido, respetando las normas y lineamientos aplicables, para


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el óptimo aprovechamiento de los Recursos Financieros asignados a la Secretaría Particular del Ejecutivo. FUNCIONES: I. Recepcionar el calendario anual del Presupuesto autorizado, turnado por

la Secretaría de Hacienda. II. Realizar la captura de los gastos generados por las áreas

administrativas clasificando los documentos en las partidas presupuestalmente ejercidas, para su aplicación contable.

III. Dar suficiencia presupuestal a órdenes de compra y facturas por bienes y servicios adquiridos por la Secretaría, mediante el Sistema de Administración Gubernamental (SAG).

IV. Archivar y clasificar por unidad administrativa, los documentos comprobatorios de los gastos, facturas, recibos y viáticos que ya han sido tramitados para su pago.

V. Realizar mensualmente un análisis presupuestal, determinando el avance del monto ejercido, la disponibilidad del presupuesto asignado, los ahorros presupuestales y el presupuesto comprometido.

VI. Gestionar la ampliación presupuestal y las trasferencias necesarias ante la Secretaría de Hacienda, en caso de que no existiese recurso disponible en la partida requerida, para los gastos por la adquisición de bienes y servicios.

VII. Elaborar el Programa Operativo Anual para el siguiente ejercicio fiscal. VIII. Recepcionar, verificar y gestionar ante la Secretaría de Hacienda los viáticos

de todo el personal de la Secretaria Particular del Ejecutivo. IX. Realizar el pago de viáticos al personal de la Secretaría Particular del

Ejecutivo y Despacho del Ejecutivo. X. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y


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encomendadas por el Director Administrativo de la Secretaría Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.7.5. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL VEHICULAR OBJETIVO Controlar el mantenimiento preventivo y/o correctivo que se le proporciona a los vehículos propiedad del Gobierno del Estado, adscritos a la Secretaría Particular del Ejecutivo. FUNCIONES:

I. Controlar el mantenimiento preventivo y correctivo que son dirigidos a la Dirección Administrativa de la Secretaría Particular del Ejecutivo, mediante bitácora de servicios de la Coordinación de Giras de Cancún.

II. Programar, con base a la suficiencia presupuestal, el mantenimiento preventivo y/o correctivo del parque vehicular.

III. Conciliar mensualmente con el Director Administrativo, los gastos erogados por concepto del mantenimiento de los vehículos oficiales.

IV. Tramitar y gestionar ante la Secretaría de Hacienda, el pago a los proveedores foráneos por adquisiciones y/o prestación de servicios, que solicita el Secretario Particular del Ejecutivo, a través de las Coordinaciones Administrativas del Gobierno del Estado en la ciudad de Cancún, Q. Roo y Mérida, Yucatán; así como de la Representación del Gobierno del Estado en la Ciudad de México, D.F.

V. Revisar que la documentación que remiten las Coordinaciones Administrativas del Gobierno del Estado en la ciudad de Cancún, Q. Roo y Mérida, Yucatán, y de la Representación del Gobierno del Estado en la Ciudad de México, D.F., esté integrada correctamente y cumpla con los requisitos fiscales que


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establecen las normas. VI. Recabar la firma del Director Administrativo y del Secretario Particular del

Ejecutivo, en la documentación que remiten las Coordinaciones Administrativas del Gobierno del Estado en la ciudad de Cancún, Q. Roo y Mérida, Yucatán, y de la Representación del Gobierno del Estado en la Ciudad de México, D.F., para comprobar el recurso financiero radicado, utilizado en el pago de proveedores y/o prestadores de servicios foráneos.

VII. Turnar a la Secretaría de Hacienda la comprobación de los recursos depositados a las Coordinaciones Administrativas del Gobierno del Estado en la ciudad de Cancún Q. Roo y Mérida Yucatán, y de la Representación del Gobierno del Estado en la Ciudad de México, D.F..

VIII. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Director Administrativo de la Secretaría Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.

1.7.6. DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS

OBJETIVO Registrar y controlar la gestión y el trámite de las facturas recepcionadas en la Dirección Administrativa de la Secretaría Particular del Ejecutivo. FUNCIONES:

I. Revisar facturas y Órdenes de compra de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda.

II. Verificar la correcta elaboración de las órdenes de compra a través del Sistema establecido, corroborando que los proveedores estén registrados en el padrón de la Oficialía Mayor y las facturas estén correctamente validadas ante el Servicio de Administración Tributaria.


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III. Verificar con el Director Administrativo las órdenes de compra que se programaran para el pago de proveedores.

IV. Recabar las firmas del solicitante, del Director Administrativo y del Secretario Particular del Ejecutivo, en las órdenes de compra.

V. Validar la suficiencia presupuestal de las órdenes de compra autorizadas, al Departamento de Control Presupuestal y Recursos Financieros de la Dirección Administrativa.

VI. Realizar asignación de claves presupuestales a los documentos y facturas que se tramitan ante la Secretaría de Hacienda.

VII. Supervisar y realizar el trámite de facturas ante la Secretaría de Hacienda. VIII. Controlar el registro de pago de las facturas y órdenes de compra autorizadas.

IX. Las demás funciones, actividades y tareas que le sean asignadas y encomendadas por el Director Administrativo de la Secretaría Particular del Ejecutivo, así como las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables.


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El siguiente documento es avalado por los siguientes funcionarios:

ELABORÓ Vo.Bo. AUTORIZÓ

LIC. JUAN JOSÉ SALAZAR M. en A.D. DORA MARÍA C. JESÚS MANUEL VALENCIA UC. RODRIGUEZ HOY. CARDÍN ANALISTA TECNICO DIRECTORA ADMINISTRATIVA SECRETARIO PARTICULAR DEL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA EJECUTIVO

OCTUBRE DE 2015

NOMBRE UNIDAD ADMINISTRATIVA FIRMA

LIC. DIANA SOUZA LOPEZ DIRECTORA DE AGENDA DEL C.

GOBERNADOR. C. ELY ESBELLE SALAZAR SEPULVEDA DIRECTORA DE EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENO DE ENLACE GUBERNAMENTAL.

LIC. CLAUDIA YUNUE OVANDO RIVERA

DIRECTORA DE RELACIONES PÚBLICAS.


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LIC. ALDO ALEJANDRO CEJUDO AGUIRRE

DIRECTOR DE IMAGEN DEL EJECUTIVO Y GOBIERNO DEL ESTADO.

LIC. DIANA GABRIELA VAZQUEZ HANDALL

DIRECTORA TÉCNICA.

M.A.P. MARÍA ISABEL PÉREZ ROMERO DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE.

M. en A.D. DORA MARIA RODRIGUEZ HOY

DIRECTORA ADMINISTRATIVA.

Documents

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARIA …transparencia.qroo.gob.mx/documentos/2016/12/55609c26f465017f613bbf1f... · M. en A.D. DORA MARIA RODRIGUEZ HOY LIC. JESÚS MANUEL VALENCIA