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Aprobado:
Mediante Acuerdo: **********
En la sesión ******** de la H. Junta Directiva, realizada el ** de ***** de 2018.
Manual General de Procedimientos Administrativos - Operativos
del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del
Sector Rural, A.C.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
ÍNDICE
I. Introducción................................................................................................... 1
II. Fundamento Legal........................................................................................ 3
III. Objetivo........................................................................................................ 5
IV. Ámbito de aplicación.................................................................................. 5
V. Mapa general Macroproceso Interacción ………………………………….. VI. Mapas de Procesos Sustantivos………………………………….………….. 7
6.1.1 PEPSU Concentración Planeación y Diseño de Estrategias de Desarrollo Rural……………………………………………………..………………………………….8
6.1.2 Diagrama Detallado Concentración Planeación y Diseño de Estrategias de Desarrollo Rural ……….…………………………….……….………………….……….10 6.2.1 PEPSU: Evaluación, Acreditación y Certificación……………………………...15 6.2.2 Detallado Evaluación, Acreditación y Certificación …………………………… 6.3.1. PEPSU Operación de Estrategias de Desarrollo Rural…………………........23 6.3.2 Detallado Operación de Estrategias de Desarrollo Rural ……………………. 6.4.1. PEPSU Adquisición y Pago de Bienes y Servicios…….……………………….31 6.4.2 Detallado Adquisición y Pago de Bienes y Servicios …………………………
VII. Inventario de Procedimientos………………………….…………………….39
VIII. Procedimientos......................................................................................... 40 8.1 DG-PR-01 Planeación Estratégica………………………………………………..41 8.2 DG-PR-02 Desarrollo de Sesiones de los Órganos de Gobierno……………..51
8.3 DGADD- PR-02 Elaboración de Estrategias y Proyectos Generales de Intervención………………………………………………………………….............59 8.4 DGADD-PR-02 Diseño de Instrumentos Metodológicos……………………….65 8.5 DGADD-PR-03 Concertación de Servicios………………………….…………...71 8.6 DGAEC-PR-01 Certificación de Estándares por Competencia Laboral……....76 8.7 DGAEC-PR-02 Acreditación de PSPs…………………………………………....81 8.8 DGAEC-PR-03 Habilitación de Prestadores de Servicios Profesionales……..86
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
8.9 DGAEC-PR-04 Actividades de Evaluación……………………………………….91 8.10 DGAEC-PR-05 Emisión de Constancias……………………………………………..96 8.11 DGAPA-PR-01 Formulación de Convenios e Instrumentos Consensuales……..101 8.12 DGAPA-PR-02 Gestión del Pago a Proveedores y Prestadores de Servicios….111 8.13 DGAPA-PR-03 Contratación de Proveedores de Bienes y Servicios…………....120 8.14 DGAPA-PR-04 Atención a Usuarios de TIC………………………………………...130 8.15 DGAPA-PR-05 Gestión Institucionales de Acciones Normativas………………...138 8.16 DGADD-PR-01 Operación de Estrategias para el Desarrollo Rural……………...146 8.17 DR-PR-01 Coordinación y Articulación Institucional Regional…………………....154
VIII. Glosario de términos................................................................................. 160
IX. Información General..................................................................................... 167
X. Firmas de Revisión........................................................................................ 169
XI. Hoja de Autorización…………………………………………………………….
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
1
I. INTRODUCCIÓN
Las políticas establecidas por el Gobierno Federal a fin de reducir la normatividad institucional1, dieron origen
al análisis y la búsqueda para mejorar las políticas y métodos de operación del INCA Rural, A.C., tomando como
referencia los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, honradez, imparcialidad, transparencia y calidad en
los servicios que demanda la sociedad; lo que llevó a la actualización de los Procesos Sustantivos2 de la Entidad
y en consecuencia la actualización de los procedimientos.
En este contexto, el presente Manual, clasificado como una norma sustantiva es el resultado del proceso de
actualización, derivado de desaparición de dos direcciones generales adjuntas, cuyas actividades fueron
asumidas por la Dirección General, las Direcciones Generales Adjuntas remanentes y la Dirección de Operación,
en el participaron conjuntamente la Dirección General y las Direcciones Generales Adjuntas que conforman el
Instituto.
Este Manual de Procedimientos se considera como el instrumento que establece los mecanismos esenciales
para el desempeño organizacional. En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar las áreas
del INCA Rural, A.C., su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de
participación; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal respecto a la dinámica
funcional de la organización y contiene los siguientes apartados:
• Introducción.
• Fundamento Legal: señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta la emisión del Manual.
• Objetivo: explica por qué o para que del Manual.
• Ámbito de aplicación: define a las personas, áreas responsables de observar el Manual y de vigilar su
aplicación.
• Inventario de Procedimientos: listado con clave y nombre de los procedimientos que integran el Manual.
• Glosario de Términos, siglas, o conceptos relacionados con el cuerpo normativo de este Manual, que facilitan
la comprensión y aplicación del instrumento.
1 El 9 de agosto de 2010 se publicaron en el DOF, diversos Acuerdos y Manuales de aplicación general, en los cuales se
establece que las dependencias de la Administración Pública Federal deberán “dejar sin efecto todas aquellas disposiciones, lineamientos, oficios circulares, procedimientos y demás instrumentos normativos emitidos al interior de sus instituciones”, razón por la cual en el presente Manual de Procedimientos no se incluyeron aquellos relacionados con Auditoría, Adquisiciones, Control Interno, Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, Recursos Financieros, Recursos Materiales y Tecnologías de la Información (aunque se incluye un pequeño apartado en esta materia, aclarando el proceso de esta materia).
2 Los Mapas de Proceso referidos, se encuentran en los Anexos del presente Manual.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
2
• Procedimientos: es el contenido medular del Manual en el que se precisan las actividades que deberá realizar
cada servidor público o área administrativa específica, los responsables, mapas de procedimientos que son
la representación gráfica de las funciones y los procesos descritos en el Manual.
• Información General.
• Anexos.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
3
I. MARCO LEGAL
CONSTITUCIÓN
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Vigente.
LEYES
• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Vigente.
• Ley de Desarrollo Rural Sustentable. Vigente.
• Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente.
• Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Vigente.
• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Vigente.
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Vigente.
• Ley Federal para Prevenir y Eliminar la Discriminación.
• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Vigente.
• Ley Federal de Trabajo. Vigente.
• Ley de Planeación. Vigente.
• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Vigente.
• Ley del Impuesto Sobre la Renta. Vigente.
• Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Vigente.
CÓDIGOS
• Código Fiscal de la Federación
• Código Civil Federal. Vigente.
• Código Federal de Procedimientos Civiles. Vigente.
• Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Publica Federal. Vigente.
• Código de Conducta del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C.
REGLAMENTOS
• Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta
• Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. Vigente.
• Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidades Hacendaria. Vigente.
• Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
• Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Vigente.
DECRETOS
• Decreto del Presupuesto de Egresos para el ejercicio fiscal correspondiente.
ACUERDOS
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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• Acuerdo por el que se dan a conocer las Reglas de Operación de los Programas de la Secretaria de
Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación para el ejercicio fiscal correspondiente.
OTRAS DISPOSICIONES
• Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, publicado en el DOF el 20 de agosto de 2013.
• Programa Institucional del INCA Rural 2014-2018. Publicado en el DOF el 4 de marzo de 2015.
• Acta Constitutiva del INCA Rural.
• Estatutos Sociales del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C. Vigentes.
• Manuales Administrativos de aplicación general para la Administración Publica vigentes, en materia de:
• Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico.
• Control Interno.
• Recursos Materiales y Servicios Generales.
• Planeación, Organización y Administración de los Recursos Humanos.
• Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
• Transparencia.
• Recursos Financieros.
• Manual de Organización del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C.
Vigente.
• Manual de Evaluación de Competencia Laboral del Consejo de Normalización y Certificación (CONOCER).
• Manual de Verificación Interna de Competencia Laboral del Consejo de Normalización y Certificación
(CONOCER).
• Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Contratación de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del INCA Rural, A.C.
III. OBJETIVO
El Manual de Procedimientos tiene como objetivo ordenar las actividades que les corresponden a las áreas que de
la estructura ocupacional del INCA Rural y servir como instrumento de consulta en el funcionamiento institucional, al
establecer en forma detallada y secuencial los procedimientos, con la finalidad de optimizar los recursos humanos,
financieros y materiales con los que cuenta el Instituto.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
5
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El Manual General de Procedimientos Administrativo-Operativos, del Instituto Nacional para el Desarrollo de
Capacidades del Sector Rural, A. C., es de aplicación general para todo el personal del INCA Rural, tanto en el
ámbito central como en el delegacional.
Lo no previsto en el presente Manual, será resuelto por el Director General del INCA Rural.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
6
Entrada
Necesidades de la
contraparte
institucional y
población rural
Necesidades de Estrategias,
Proyectos o Programa de
Formación que describa el
esquema de atención
institucional:
• Desarrollos metodológicos de Proyectos Territoriales.
• Desarrollo metodológicos Sistema Producto y Estándares de Competencia.
Insumos
• Plan Nacional de Desarrollo.
Objetivo.- Articular estrategias de Desarrollo de Capacidades del Sector Rural mediante la dirección, programación y ejecución de
programas y procesos de participación, educación no formal, formación, capacitación, evaluación, acreditación y certificación, que
contribuyan al fomento del desarrollo de un sector agroalimentario productivo, competitivo, rentable, sustentable y justo, que incida en
la seguridad alimentaria del país y la calidad de vida de la población rural.
Salida
Satisfacción de la
contraparte
institucional
• Dependencias e Instituciones del Gobierno Federal, Estatal y Municipal.
• Organismos de la Sociedad Civil.
USUARIOS
• Organizaciones privadas y sociales y económicas del sector rural.
• Prestadores de servicios profesionales, funcionarios, población rural en general, etc.
Servicios
• Desarrollo de Capacidades.
MAAG
Recursos
Financieros
MAAG
Recursos
Materiales y
Servicios
MAAG Adquisiciones,
Arrendamientos y
Servicios del Sector
Público
MAAG
Recursos Humanos y
Servicio de
Profesionalización de
MAAG
Control Interno
MAAG
EDN, en materia de
TIC´s y en la
seguridad de la
Información
Macroprocesos administrativos
Procesos
Soporte
MAAG
Transparencia y
Archivo
Procesos
Institucionales
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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• Ley de Desarrollo Rural Sustentable.
• Programa Sectorial.
• Reglas de Operación.
• Programas de Trabajo.
• Convenios.
• Contratos.
• Requisitos Específicos de la contraparte.
• Sistema Nacional de la Cruzada contra el Hambre.
• Evaluación de Pobladores Rurales, Prestadores de Servicios Profesionales, Organismos de la Sociedad Civil e Instituciones.
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Rural, A.C.
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V. MAPAS DE PROCESOS SUSTANTIVOS
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Nombre del Proceso: Concertación, Planeación y Diseño de Estrategias de Desarrollo Rural
Objetivo del Proceso: Generar Estrategias que atiendan las necesidades de la contraparte institucional y realizar el diseño metodológico para el desarrollo de capacidades y la
implementación de innovaciones por la población rural y/o actores involucrados en la estrategia.
Proveedor Entrada Proceso Salida Usuario
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Necesidades de
Estrategias, proyectos
o programa de
formación y esquema
de intervención
institucional
Contraparte
Institucional
Contraparte
Institucional Definición de criterios
técnicos para la
elaboración de instrumento
consensual
Instrumento
Consensual
Definición de perfiles
académicos o servicios
metodológicos
Estrategia general de
intervención Revisión, autorización y
aprobación de estrategia
Directora General
Diseño de instrumentos
metodológicos
Instrumentos
Metodológicos (Plan de
formación, Diseño
instruccional o
Programa de
Actividades,
Convocatoria, Apertura
de ventanilla)
Diseño de Estrategia
Director General
Adjunto de Planeación
y Administración
Delegados Regionales
Directora General
Directora de Operación
Directora de
Operación
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Documentos:
Normatividad:
- Ley Federal de Entidades Paraestatales, Cap. V del Desarrollo y Operación Págs. 46 a 49
- Ley de Desarrollo Rural Sustentable, Título Tercero, Cap. III, Art. 41 a 52
- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Título Segundo Responsabilidades Administrativas Cap I. Art 8, Inciso II pág. 3.
- Plan Nacional de Desarrollo.
- Programa Sectorial.
- Reglas de Operación SAGARPA.
- Programa Institucional del INCA Rural 2014-2018.
- Programa Anual de Trabajo del INCA Rural.
- Manual de organización.
- Manual General de Procedimientos Administrativos - Operativos
Procedimientos relacionados:
- DG/PR/04 Concertación de Servicios
- DGAPA/PR/01 Formulación de Convenios e Instrumentos Consensuales
Propósito del Proceso
Generar Estrategias que atiendan las necesidades de la
contraparte institucional y realizar el diseño metodológico para
el desarrollo de capacidades y la implementación de
innovaciones por la población rural y/o actores en la estrategia.
Responsables (cargos):
- Dirección General.
- Dirección General Adjunta de Planeación y Administración.
- Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión.
- Dirección Técnica.
- Subdirector de Eventos.
Dueño del Proceso
Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
Franco Azúa Carbajal
Director Técnico
Janitzio Enrique Durán Ortegón
Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
Ligia Osorno Magaña
Directora General
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Rural, A.C.
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- DGADD/DGAEC/PR/01 Elaboración de Estrategias y Proyectos Generales de Intervención
- DGADD/DGAEC/PR/02 Diseño de Instrumentos Metodológicos
- DO/PR/01 Operación de Estrategias para el Desarrollo Rural
- DGAPA/PR/03 Contratación de Proveedores de Bienes y Servicios
- DR/PR/01 Coordinación y Articulación Institucional Regional
Alineación a objetivos estratégicos del Programa Institucional del INCA Rural, 2014-2018:
Objetivo estratégico1. Desarrollar capacidades para la innovación rural, mediante la articulación de organismos gubernamentales y sociales especializados en la materia.
Objetivo estratégico 2 Desarrollar capacidades sociales, productivas y empresariales, promoviendo la integración de cadenas de valor que articulen territorialmente a los pequeños
productores.
Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
Contraparte
Institucional
Directora General
• Necesidades de estrategias, proyectos o programa de formación y esquema de intervención institucional.
• Reglas de Operación de la SAGARPA
Descripción de:
• Características de los productos o servicios esperados.
• Alcances de la intervención.
• Perfil de la población objetivo.
• Capacidades a desarrollar.
• Resultados esperados.
Comunicado estableciendo los
criterios técnicos del
• Instrumento consensual.
Convenio
Bases de colaboración.
Acuerdo.
Anexo técnico.
Términos de referencia.
Otros instrumentos:
Comunicado de instrucción (alta dirección).
Contratos
Descripción mínima de:
• Objeto.
• Acciones.
• Presupuesto.
• Vigencia.
Procedimiento Formulación
de Convenios e
Instrumentos Consensuales
Procedimiento de
Concertación de Servicios
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Directora General
Director General
Adjunto de
Planeación y
Administración
Instrumento Consensual:
• Convenio.
• Bases de colaboración.
• Acuerdo.
• Anexo técnico.
• Términos de referencia.
Otros instrumentos:
• Comunicado de instrucción (alta dirección).
• Contratos.
Revisado y autorizado por la Dirección
General y Contraparte Institucional.
Describe:
• Objeto.
• Acciones.
• Presupuesto.
• Vigencia.
Documento que describa la
Estrategia General de intervención.
Que incluya:
• Presentación
• Propósito u objetivo.
• Cobertura.
• Población objetivo.
• Esquema general de intervención. (estrategia formativa)
• Productos esperados (planes, proyectos, programas, apertura de ventanillas, convocatoria, etc.)
• Cronograma de ejecución.
• Fases de evaluación.
• Presupuesto general.
• Metas
Procedimiento Elaboración
de Estrategias de Desarrollo
de Capacidades
Proceso Operación de
Estrategias de Desarrollo
Rural
Procedimiento Operación
de Estrategias de Desarrollo
Rural
Directora General,
Director General
Adjunto de
Desarrollo y
Difusión o
Contraparte
Institucional
Documento que describa la Estrategia
General de intervención.
Revisada y Autorizada por la Dirección
General y/o DGA responsable con la
Contraparte Institucional.
Instrumentos metodológicos:
• Plan de Formación.
• Diseño Instruccional.
• Programa de Actividades.
• Propósito u objetivo.
• Perfil de la población.
• Productos esperados.
• Estrategia Formativa.
• Técnicas didácticas.
• Materiales Didácticos.
• Ejes de contenido.
• Tiempos de ejecución.
• Perfil de proveedores académicos.
Procedimiento Diseño de
Instrumentos Metodológicos
Director General
Adjunto de
Desarrollo y
Difusión, Director
Técnico y
Contraparte
Institucional
Instrumentos metodológicos:
• Plan de Formación.
• Diseño Instruccional.
• Programa de Actividades.
Validado por la DGA de Desarrollo y
Difusión y la Contraparte Institucional.
Perfiles académicos o servicios de
orden metodológico.
Expediente.
• Perfil.
• Criterios de selección.
• Funciones.
• Ámbito de trabajo.
• Instrumentos que conforman la Estrategia de intervención
• Indicadores de calidad
• Evaluación de satisfacción a la contraparte.
Procedimiento Contratación
de Proveedores de Bienes y
Servicios
Procedimiento Acreditación
de Prestadores de Servicios
Profesionales
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Rural, A.C.
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Proceso Operación de
Estrategias de Desarrollo
Rural
Procedimiento Operación
de Estrategias de Desarrollo
Rural
Procedimiento de
Coordinación y Articulación
Institucional Regional
Infraestructura / Equipo
• Instalaciones: Áreas de trabajo y mobiliario (escritorios, sillas y archiveros, etc.).
• Hardware y Software: PC, impresoras,
• Comunicaciones: Teléfono, red interna, correo electrónico e Internet.
Bitácora de actualizaciones
• 29/09/2017.- Se eliminó a la Subdirección de Difusión
• 29/09/2017.- Se agregó como insumo las Reglas de Operación de la SAGARPA
• 29/09/2017.- Se agregó productos esperados la apertura de ventanillas y convocatorias
•
Indicadores:
• Nombre del indicador: Tiempo de realización del proceso (desde su inicio hasta la obtención del producto o servicio). Fórmula: Tiempo de Diseño de Estrategia /Tiempo establecido en el mapa del Proceso Unidad de Medida: Tiempo empleado en el Diseño y validación, por la Contraparte Institucional, de Estrategias Frecuencia de Monitoreo: Semestral.
• Nombre del indicador: Costo de realización del proceso. Fórmula: Monto de la nómina de la Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión, Dirección Técnica, Subdirección de Eventos y Subdirección de Difusión / Monto promedio de Estrategias aprobadas por el 3 porciento Unidad de Medida: Costo basado en la nómina por Estrategia. Frecuencia de Monitoreo: Anual.
• Nombre del indicador: Número de productos o servicios por unidad de tiempo. Fórmula: Número de Estrategias diseñadas / Número de Estrategias aprobadas por la Contraparte Institucional Unidad de Medida: % de Estrategias aprobadas por la Contraparte Institucional Frecuencia de Monitoreo: Semestral.
• Nombre del indicador: Satisfacción de la contraparte Institucional Fórmula: Calificaciones obtenida por evaluación=>90 Unidad de Medida: % Frecuencia de Monitoreo: Semestral.
Ambiente de Trabajo:
• Áreas físicas adecuadas. • Iluminación y ventilación adecuada. • Disponibilidad de información y recursos. • Apoyos logísticos. • Comunicación con actores clave.
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Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
15
Actividades
Diseñar instrumentos
metodológicos
INICIO
Estrategia general
de intervención
Sistema
Contr
apart
e
Institu
cio
nal
Documento de entrada Documento
resultante
Dir
ecto
r G
en
era
l
Adju
nto
de
Pla
neació
n y
Ad
min
istr
ació
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Directo
ra
Gen
era
l
2
3
A
Dir
ecto
r G
enera
l A
dju
nto
de
Desarr
ollo y
Difusió
n
Solicitud
Recibe Necesidades
de Estrategias,
proyectos o
programa de
formación y esquema
de intervención
institucional
Reglas de Operación
Concertación con contraparte
Directo
r T
écnic
o
Asignar Tareas
Diseñar estrategia
Revisar y autorizar
estrategia general
Análisis de solicitud y
apertura de expediente
Revisar y aprobar estrategia general
Si
No
Si
Elaborar Instrumento Consensual
Instrumento Consensual
firmado
No
Validar Proyecto de estrategia general No
Si
Si
Revisar y aprobar
Instrumento Consensual No
Si
a
1
4
5
6
7
a
8
9
Firmar Instrumento Consensual
Subdir
ecto
r de
evento
s
Definir perfiles académicos o
servicios de orden metodológico
Compilar información
8.1
8.2
Validar Instrumentos metodológico
s Si
Entregar Estrategia e Instrumentos Metodológicos
Elaborar Instrumento Consensual
No
10
11 Enviar
evaluación de
satisfacción a la
contraparte Evaluación
de satisfacción
Día 1
b
b
Expediente por
Estrategia satisfacción
Comunicado con los criterios técnicos de instrumento consensual
Herramienta de
seguimiento y
control del
proceso
Instrumentos
Metodológicos:
-Plan de Formación
-Diseño
Día 30
Día 40 Día 50 Día 10
Día 5
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Rural, A.C.
16
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Actividades
(Tiempos de ejecución)
Sistema Documento de entrada
Insumos
Documento
resultante
DE
LE
GA
DO
S R
EG
ION
ALE
S
B
Día 50
Estrategia e Instrumentos Metodológicos
FIN
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Rural, A.C.
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Nombre del Proceso: ___EVALUACIÓN, ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN______________________________________________________________________
Objetivo del Proceso: ___Proporcionar el servicio de evaluación de pobladores rurales, prestadores de servicios profesionales, organismos de la sociedad civil e instituciones, conforme a los objetivos
institucionales y los instrumentos consensuales firmados con las contrapartes institucionales, mediante la habilitación, acreditación y certificación de competencias
laborales, contribuyendo de esta manera al reconocimiento de las capacidades que fortalecen la productividad, asociatividad y empleabilidad en el sector rural.
Proveedor Entrada Proceso Salida Usuario
Franco Azúa Carbajal
Director Técnico
Janitzio Enrique Durán Ortegón
Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
Ligia Osorno Magaña
Directora General
Solicitud del servicio
de evaluación,
Instrumento
consensual y
disponibilidad
presupuestal.
Analizar la solicitud.
Estrategia de evaluación
y/o programa de
evaluación.
Director General Adjunto
de Desarrollo y Difusión,
Contraparte institucional.
Estrategia de
evaluación y/o
instrumento
consensual y
disponibilidad
presupuestal.
Definir el perfil de los evaluadores. Relación de evaluadores.
Adjunto de Desarrollo y
Difusión,
Contraparte institucional.
Director General,
Director General Adjunto
de Desarrollo y Difusión
Autorizar la estrategia de evaluación.
Elaborar la estrategia de evaluación.
Director General
Director General
Adjunto de Desarrollo y
Difusión
Convocar o invitar a evaluadores.
Integrar equipo de evaluadores.
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Rural, A.C.
18
Director General Adjunto
de Desarrollo y Difusión,
Contraparte institucional.
Estrategia de
evaluación y/o
Programa,
Términos de referencia
y/o Estándar de
competencia laboral.
Definir sede y recursos. Relación de candidatos evaluados.
Evaluar a los candidatos.
Sistematizar resultados de la evaluación.
Director General Adjunto
de Desarrollo y Difusión,
Contraparte institucional.
Estrategia de
evaluación y/o
Programa,
Términos de referencia
y/o Estándar de
competencia laboral.
Emitir dictamen:
Relación de personas
habilitadas.
• Acreditación.
Entregar productos de la evaluación
(constancias y/o certificados).
Director General,
Director General Adjunto
de Desarrollo y Difusión,
Contraparte institucional,
Interesados.
• Habilitación.
• Certificación.
Director General,
Director General Adjunto
de Desarrollo y Difusión,
Contra parte institucional.
Acuerdos y
compromisos.
Entregar informe de resultados de la
evaluación.
Informe de resultados de la evaluación y productos (relación de personas, constancias y/o certificados).
Director General,
Director General Adjunto
de Desarrollo y Difusión,
Contraparte institucional.
Adjunto de Desarrollo y
Difusión,
Contraparte institucional.
Constancias de acreditación.
Certificados de competencia
laboral.
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Rural, A.C.
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Elaboró Revisó Autorizó
Arturo Galicia Sanjuán Director de Evaluación
Guadalupe Leticia Barrón Estrada
Directora General Adjunta de Evaluación
y Certificación
Ligia Noemí Osorno Magaña Directora General
Documentos:
Normatividad:
Leyes aplicables a la evaluación-acreditación-certificación:
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 27;
• Ley de Desarrollo Rural Sustentable, Artículos 42, 46, 47;
• Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, Objetivo 4.10;
• Programa Sectorial Agropecuario, Pesquero y Alimentario 2013-2018;
• Reglas de Operación de los Programas de la SAGARPA (vigentes).
Normas Sustantivas:
• Estatutos Sociales del INCA Rural: Artículo 4 y 5;
• Manual de Organización, vigente;
• Manual de Procedimientos, vigente;
• Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal;
• Código de Conducta de las y los servidores públicos del INCA Rural, vigente.
Propósito del Proceso
Proporcionar el servicio de evaluación de pobladores rurales,
prestadores de servicios profesionales, organismos de la
sociedad civil e instituciones, conforme a los objetivos
institucionales y los instrumentos consensuales firmados con
las contrapartes institucionales, mediante la habilitación,
acreditación y certificación de competencias laborales,
contribuyendo de esta manera al reconocimiento de las
capacidades para fortalecer la productividad, asociatividad y
empleabilidad en el sector rural.
Responsables (cargos):
- Dirección General;
- Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación;
- Dirección de Evaluación;
- Subdirección de Análisis y Seguimiento.
Dueño del Proceso
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Documentos internos relacionados:
• Programa Institucional del INCA Rural 2014-2018 (DOF 4-03-2015);
• Programa Anual de Trabajo del INCA Rural, vigente;
Documentos externos relacionados:
• Manual de Evaluación de Competencia y Verificación Interna del CONOCER, vigente.
• Guía Técnica para la Integración de Grupos Técnicos, Desarrollo de Mapas Funcionales (MF), Desarrollo de Estándares de Competencia (EC) y Elaboración de Instrumentos de Evaluación de Competencia (IEC), vigentes.
Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación
Alineación a los objetivos del Programa de Trabajo
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Proveedor
Entrada Salida
Proceso Relacionado
Insumo Requisitos Producto Requisitos
Dirección General,
Dirección General
Adjunta de
Desarrollo y
Difusion.
Solicitud del servicio de
evaluación.
Instrumento consensual.
• Fecha de solicitud
• Modalidad de servicio de evaluacion solicitado: habilitación, acreditación o certificación.
• Numero de personas a evaluar.
• Datos generales de las personas a evaluar.
Estrategia de evaluacion y/o
programa de evaluación.
• Nombre de la estrategia de evaluacion.
• Modalidad del servicio de evaluacion.
• Universo de atención.
• Calendario de actividades.
Proceso: Concertación, planeación y
diseño de estrategias de desarrollo rural.
Director General
Adjunto de
Desarrollo y
Difusión,
Contraparte
Institucional.
Estrategia de evaluación y/o
instrumento consensual.
• Perfil de los evaluadores.
• Criterios de selección de evaluadores.
• Metas de evaluación.
• Cronograma de actividades.
Relación de evaluadores.
• Nombre de los evaluadores.
• Ficha técnica.
Proceso: Concertación, planeación y
diseño de estrategias de desarrollo rural.
Dirección General
Adjunto de
Desarrollo y
Difusión,
Contraparte
Institucional.
Terminos de Referencia o
Estandar de Competencia
Laboral.
• Antecedentes y objetivo.
• Componentes de la evaluación.
• Criterios de dictaminación.
• Mecanismos para difundir los resultados.
Relación de candidatos
evaluados.
• Nombre de los evaluadores.
• Dictamen de la evaluación.
Proceso: Concertación, planeación y
diseño de estrategias de desarrollo rural.
Director General
Adjunto de
Desarrollo y
Difusión,
Contraparte
Institucional.
Criterios definidos en los
Terminos de Referencia.
• Criterios de valoración de conocimientos.
• Criterios de valoración de productos.
• Escala de calidad.
Habilitación
• Nombre de candidato.
• Valoración: Curriculum vitae del candidato.
• Dictamen: Habilitado o Todavia No Habilitado.
Proceso: Concertación, planeación y
diseño de estrategias de desarrollo rural.
Director General
Adjunto de
Desarrollo y
Criterios del estándar de
competencia laboral.
• Criterios de valoración de conocimientos.
• Criterios de valoración del desempeño.
Acreditación • Nombre del candidato.
• Valoración: a) Asistencia a las acciones formativas en 80%, b) Resultado de la evaluacion de
Proceso: Concertación , planeación y
diseño de estrategias de desarrollo rural.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Proveedor
Entrada Salida
Proceso Relacionado
Insumo Requisitos Producto Requisitos
Difusión,
Contraparte
institucional.
• Criterios de valoración de productos.
• Escala de calidad.
aprenzaje de 80 puntos sobre 100;
• Dictamen: Acreditado o Todavia No Acreditado
Director General
Adjunto de
Desarrollo y
Difusión,
Contraparte
institucional.
Criterios del estándar de
competencia laboral.
• Criterios de valoración de conocimientos.
• Criterio de valoración del desempeño.
• Criterios de valoración de productos.
• Escala de calidad.
Certificación • Nombre del candidato.
• Valoración: Conocimientos + Desempeño + Productos, conforme al estándar de competencia laboral.
• Dictamen: Componente o Todavía No Componente.
Proceso: Concertación, planeación y
diseño de estretgias de desarrollo rural.
Director General
Directores
Generales Adjuntos
Acuerdos y compromisos. • Descripción del acuerdo y/o compromiso.
• Fechas compromiso.
• Responsables.
Informe de resultados de la
evaluación y productos
(constancias y/o certificados).
• Informe con objetivo, resultados y conclusiones.
• Relación de personas habilitadas; constancias de acreditación firmadas por el titular del INCA Rural.
• Certificados de competencia laboral firmados por el CONOCER.
Proceso: Concertación, planeación y
diseño de estrategias de desarrollo rural.
Infraestructura/Equipo Indicadores: Ambiente de Trabajo:
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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• Instalaciones: Área de trabajo de la DGAEC y de la Entidad de Certificación y Evaluación, con mobiliario (escritorios, sillas y archiveros, etc.)
• Hardware y Software: PC´s, Lap Top, Impresora, Proyector Multimedia, Office.
• Comunicaciones: Teléfono, red interna,
correo electrónico e internet.
Servicio de Evaluación de Pobladores Rurales, Prestadores de Servicios Profesionales, Organismos de la Sociedad Civil, e Instituciones. Indicadores de desempeño del proceso: Tiempo de realización del proceso Tiempo del periodo Tiempo del servicio de evaluación= ---------------------------------------------- Tiempo de la línea base Unidad de medida: Días Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 1 Seguimiento: trimestral
Costo de realización del proceso Presupuesto ejercido Costo del servicio de evaluación = -------------------------------------- Número de beneficiarios Unidad de medida: Pesos mexicanos Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador Seguimiento: trimestral
Número de servicios por unidad de tiempo Número de beneficiarios atendidos Servicio de evaluacion por unidad de tiempo=-----------------------------------------------------------
Tiempo de realización Unidad de medida: Servicios por día Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicado Seguimiento: trimestral
Satisfacción del cliente
Suma de calificaciones de los beneficiarios evaluados Satisfacción del Cliente =---------------------------------------------------------------------- Número de beneficiarios evaluados Unidad de medida: Calificación por persona Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 70 puntos en una escala de 0 a 100. Seguimiento: trimestral
• Iluminación y ventilación adecuadas.
• Disponibilidad de información y recursos.
• Apoyos logísticos.
• Comunicación con actores clave.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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SI
Documento de entrada
Actividades (Tiempos de ejecución: Días) 1 30 60 90 120 150 180 210
Documento resultante Sistema
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Solicitud del servicio de
evaluación e instrumento consensual
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Eval
uac
ión
Estrategia de evaluación y/o
Programa, Términos de
referencia y/o Estándar de competencia
laboral.
Inicio
Recibe solicitud
de servicio y
recursos
Diseña estrategia
e integra equipo
de evaluadores
Participa en comités e
instancias de evaluación,
seguimiento y control
Dirige y
coordina la
operación y
administració
n del proceso
Entrega
informes,
constancias y
certificados. Habilitación
Revisa los
informes y
reportes.
¿Aprueba
??
Fin
Finiquito
Acreditació
n
Certificación
1
2
3
7
7.1
7.2
7.3
1
0
1
2
Relación de
personas
habilitadas
Constancias de
acreditación
Certificados de
competencia
laboral
Participa en la planeación
estratégica e
instrumentación de la
estrategia de evaluación.
Orienta las
acciones de las
Líneas de
Trabajo.
Apoya en la coordinación
de las estrategias
nacionales y gestión de la
ECE
NO
Integra los
informes anuales
y reportes
periódicos.
4
5 6 9
Da seguimiento al
avance de las
Líneas de Trabajo.
8
Integra
evidencia
en archivo
1
3
Participa en la
elaboración de
estudios para
difundir e impulsar el
proceso.
1
1
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Elaboró Revisó Autorizó
Arturo Galicia Sanjuán Director de Evaluación
Guadalupe Leticia Barrón Estrada Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
Ligia Noemí Osorno Magaña Directora General
Nombre del Proceso: OPERACIÓN DE ESTRATEGIAS DE DESARROLLO RURAL
Objetivo del Proceso: Dar seguimiento a la operación de las Líneas de Trabajo derivadas de los objetivos institucionales y las estrategias mediante la instrumentación, coordinación,
seguimiento y control de las actividades para el desarrollo de capacidades sociales, productivas y empresariales, que garanticen la satisfacción de la contraparte institucional y al
usuario.
Proveedor Entrada Proceso Salida Usuario
Dirección General • Instrumentos Consensuales
• Seguimiento a la ejecución de las acciones de las Líneas de Trabajo.
DGADD
DGAEC
Delegaciones Regionales
DGADD
DGAEC
Delegaciones Regionales
• Programa Anual de Trabajo Institucional.
• Estrategia General de Intervención de las Líneas de Trabajo.
• “Instrumentos Metodológicos y Operativos (Plan de formación, Diseño instruccional, Programa de Actividades, Convocatorias).
• Definición de la Planeación Trimestral de metas de las Líneas de Trabajo.
• Informes físicos y financieros de la ejecución de Programa Anual de Trabajo Institucional:
• Informe de Labores. • Informe de Productividad de las
Delegaciones. • Informe de Autoevaluación.
Dirección General
DGADD
DGAEC
DGAPA
Delegaciones Regionales
• Revisión y análisis del avance y resultados alcanzados de las metas e indicadores.
• Planeación trimestral de cumplimiento de metas
• Cumplimiento de metas Institucionales. • Comportamiento financiero de las
Líneas de Trabajo. • Comportamiento de las etapas en el
cumplimiento de acciones de las Líneas de Trabajo.
• Informe de Indicadores e Impactos. • Concentrado de Metas Físicas.
• Integración de la información resultado de la ejecución de las Líneas de Trabajo
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Franco Azúa Carbajal
Director Técnico
Janitzio Enrique Durán Ortegón
Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
Documentos
Normatividad
- Ley Federal de Entidades Paraestatales, Cap. V del Desarrollo y Operación, Págs. 46 y 49.
- Ley de Desarrollo Rural Sustentable, Título Tercero, Cap. III, Art. 41 a 52.
- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Título Segundo Responsabilidades Administrativas, Cap. I, Art. 8, Inciso II, Pág. 3.
- Plan Nacional de Desarrollo.
Propósito del Proceso
Dar seguimiento a la operación de las Líneas
de Trabajo derivadas de los objetivos
institucionales y las estrategias mediante la
instrumentación, coordinación, seguimiento y
control de las actividades para el desarrollo de
capacidades sociales, productivas y
empresariales, que garanticen la satisfacción
de la contraparte institucional y al usuario
Responsables (cargos):
- Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
- Director Técnico
- Delegado Regional Zona Sur
- Delegado Regional Zona Norte
- Delegado Regional Zona Sureste
- Delegado Regional Zona Centro
- Subdirectora de Eventos
• Integración de informes que den cuenta del cumplimiento del Programa de Trabajo Institucional.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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- Programa Sectorial de Desarrollo Agropecuario, Pesquero y Alimentario.
- Programa Institucional del INCA Rural 2014-2018.
- Programa Anual de Trabajo del INCA Rural.
- Instrumentos Consensuales.
- Reglas de Operación de los Programas de la SAGARPA.
- Manual de Organización del INCA Rural.
- Manual General de Procedimientos Administrativos – Operativos.
Procedimientos relacionados
I9H/DO/PR-01 Operación de Estrategias para del Desarrollo
Rural.
I9H/DG/PR-01 Planeación Estratégica.
I9H/DG/PR-02 Desarrollo de Sesiones de los Órganos de
Gobierno.
I9H/DG/PR-04 Concertación de Servicios.
I9H/DGAPA/PR-03 Gestión de Pago a Proveedores y
Prestadores de Servicio Profesionales.
I9H/DGAPA/PR-02 Formulación de Convenios e Instrumentos
Consensuales.
I9H/DGAPA/PR-03 Contratación de Proveedores de Bienes y
Servicios.
I9H/DR/PR-01 Coordinación y Articulación Institucional
Regional.
Dueño del Proceso
Dirección General Adjunta de Desarrollo y
Difusión
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Alineación a objetivos estratégicos del Programa Institucional del INCA Rural, 2014 – 2018:
Objetivo estratégico 1: Desarrollar capacidades para la innovación rural, mediante la articulación de organismos gubernamentales y sociales especializados en la materia.
Objetivo estratégico 2: Desarrollar capacidades sociales, productivas y empresariales, promoviendo la integración de cadenas de valor que articulen territorialmente a los
pequeños productores.
Proveedor
Entrada Salida
Proceso Relacionado
Insumo Requisitos Producto Requisitos
Dirección
General
Instrumentos consensuales
formalizados (copia):
• Convenio
• Bases de Colaboración
• Acuerdo
• Anexo Técnico
• Términos de Referencia
Revisado y autorizado por la
Dirección General y Contraparte
Institucional, describe, entre otros:
• Objeto
• Acciones
• Presupuesto
• Vigencia
Planeación trimestral de
cumplimientos de metas.
Al menos:
▪ Define las Líneas de Trabajo que conforman el Programa Anual de Trabajo Institucional.
▪ La meta de acciones y beneficiarios anual.
▪ La planeación trimestral del cumplimiento de metas.
- Concertación, planeación y diseño de estrategias de desarrollo rural
- Evaluación, Acreditación y Certificación
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Proveedor
Entrada Salida
Proceso Relacionado
Insumo Requisitos Producto Requisitos
Director
General Adjunto
de Desarrollo y
Difusión.
Directora
General Adjunta
de Evaluación y
Certificación.
Delegaciones
Regionales.
• Programa Anual de Trabajo Institucional.
• Planeación trimestral de cumplimientos de metas.
Revisado y autorizado por la
Dirección General y/o las
Direcciones Generales Adjuntas
con las contrapartes
institucionales, describe de las
Líneas de Trabajo:
• Propósito u objetivo
• Cobertura
• Población Objetivo
• Esquema general de intervención (estrategia formativa)
• Productos esperados (planes, proyectos, programas, etc.)
• Cronograma de ejecución
• Presupuesto general
• Metas
Integración de la
información resultado de la
ejecución de las Líneas de
Trabajo, registrando:
• Cumplimiento de metas Institucionales.
• Comportamiento financiero de las Líneas de Trabajo.
• Comportamiento de las etapas en el cumplimiento de acciones de las Líneas de Trabajo.
• Informe de Indicadores e Impactos.
• Concentrado de Metas Físicas.
Contiene la información por Línea
de Trabajo, identificando las
variaciones con respecto a la
planeación trimestral y anual, su
relación con los recursos
convenidos que dan soporte a las
Líneas de Trabajo y su
repercusión en los indicadores e
impactos institucionales.
- Concertación, planeación y diseño de estrategias de desarrollo rural
- Evaluación, Acreditación y Certificación
Integración de informes que
den cuenta de avances y
cumplimiento de metas del
Programa Anual de Trabajo
Institucional:
• Informes físicos y financieros de la ejecución de Programa Anual de Trabajo Institucional:
• Informe de Labores.
• Informe de Productividad de las Delegaciones.
• Informe de Autoevaluación
Refleja las acciones de
seguimiento a la ejecución de las
acciones de las Líneas de Trabajo,
la revisión y análisis del avance y
resultados alcanzados de las
metas e indicadores, sus
características y periodo de la
información, fecha y responsable
de elaboración.
- Concertación, planeación y diseño de estrategias de desarrollo rural
- Evaluación, Acreditación y Certificación
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Infraestructura / Equipo
- Instalaciones: Áreas de trabajo y mobiliario (escritorios, sillas y archiveros, etc.)
- Hardware y Software: PC, impresoras, scanner, equipo de filmación, Microsoft Office.
- Comunicaciones: Telefonía local y nacional, red interna, correo electrónico e Internet
Nombre del indicador: Tiempo de realización del proceso.
• Nombre del indicador. - Eficiencia del seguimiento en la integración de los informes de la operación de las Estrategias
• Tendencia/Unidad de medida. - Tiempo
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado:
Tiempo establecido para la integración de los informes
x 85 = % de cumplimiento Tiempo realizado para la
integración de los informes
• Periodicidad. - Anual
Nombre del indicador: Costo de realización del proceso.
Fórmula: Monto de la nómina de la Dirección General Adjunta de
Desarrollo y Difusión, Dirección Técnica y Subdirección de Eventos) X 30 =
Costo de realización del Proceso Número de Estrategias o líneas de trabajo en el ejercicio
Unidad de Medida: Costo basado en la nómina por Estrategia o línea de trabajo
Frecuencia de Monitoreo: Anual
Nombre del indicador: Número de Informes entregados por unidad de tiempo.
Fórmula:
Número Informes entregados x 75 =
% Cumplimiento de entrega de informes programados
Número de Informes programados
Unidad de Medida: Informes por proceso de Operación de Estrategias
Frecuencia de Monitoreo: Semestral y Anual.
Nombre del indicador: Porcentaje de Informes entregados de manera Satisfactoria Fórmula:
Número de Informes Autorizados x 75 =
% De Informes Autorizados Número de Informes Entregados
Unidad de Medida: Informes Autorizados
Frecuencia de Monitoreo: Trimestral y Anual
Ambiente de Trabajo
- Liderazgo
- Comunicación efectiva
- Trabajo en equipo
- Iluminación y Ventilación adecuada
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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2 1
6
5
Sistema
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dju
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de
Desa
rrollo
y D
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Actividades
(Tiempos de ejecución)
Documento de
entrada
Documento
resultante
Día 30 Día 15 Día 5 Día 10 Día 20
Dir
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n G
en
era
l
4 3
1
Programa de Trabajo Anual e Instrumento
Consensual
INICIO
Revisa, analiza
Definición de la Planeación Trimestral de las Líneas de trabajo
Programa de Trabajo Anual
(aprobado por JD)
Difunde a las Direcciones Generales Adjuntas y
Delegaciones Regionales la Planeación de las Líneas de
trabajo
Instrumento Consensual
(copia)
Planeación Trimestral de las Líneas de
trabajo
A
Seguimiento a la ejecución de las acciones de las líneas
de trabajo
Dir
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n G
en
era
l A
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De
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Integración de la información resultado de la ejecución de
las Líneas de Trabajo
Estrategia General de Intervención
Instrumentos metodológicos y operativos
Sistema de registro de información
Solicitud de la información resultado de la ejecución de
las Líneas de Trabajo
7
Dirección General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Sí
9.1
12
Sistema
Dir
ecció
n G
en
era
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de
De
sarr
ollo
y D
ifu
sió
n
Actividades
(Tiempos de ejecución)
Documento de
entrada
Documento
resultante
Día 60 Día 45 Día 35
Dir
eccio
ne
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ene
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Dele
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s R
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nale
s
Día 40 Día 50
Área Responsa
ble
11
10
9
8
7
¿Requiere corrección o
complementar? Se remite a las Direcciones y
Delegaciones Regionales para su corrección
A
Planeación Trimestral de las Líneas de trabajo
Validación de Información
Informe físico de la línea de
trabajo
No
Analiza la información de la ejecución de las
Líneas de Trabajo
Genera los apartados de información de la
Situación Operativa de las Líneas de Trabajo
Dir
ecció
n
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Desa
rrollo
y
Difu
sió
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Validación Informes FIN
Dir
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Integración de Informes que den cuenta del cumplimiento del Programa Anual de Trabajo
Institucional
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Franco Azúa Carbajal Director Técnico
Janitzio Enrique Durán Ortegón Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
Ligia Noemí Osorno Magaña Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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• Directora General
• Directores Generales Adjuntos.
• Delegados Regionales.
Proveedor Entrada Proceso Salida Usuario
Fecha de elaboración: 28/08/2015.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Lina Fabiola Medina Rojas
Directora de Administración y Finanzas
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
Solicitud de
Contratación de Bienes
y Servicios.
• Directores Generales Adjuntos
• Delegados Regionales
• Dirección de Operación
Contratación, conforme la
LAASSP y el MAAG en
Materia de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios
Registro y actualización de
la información
Contratos o pedidos
Suministro del bien o
servicio.
Programa de Cadenas
Productivas
Solicitud de Pago de
bienes y servicios
Pago de bienes y
Servicios
Registro y actualización
de la información
Pago de la solicitud de
pago de bienes y
servicios
Registro de
información contable
• Proveedores
• Prestadores de servicio.
Registro de información
presupuestal
OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar contratación de los recursos necesarios para la operación de la institución, a fin de lograr el cumplimiento eficiente y efectivo de las metas y
compromisos pactados, así como atender las solicitudes de pagos de proveedores y prestadores de servicios por la adquisición de bienes y servicios.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Documentos:
Normatividad:
- Ley Federal de las Entidades Paraestatales
- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de Servidores Públicos.
- Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria
- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
- Código Fiscal de la Federación
- Manuales Administrativos de Aplicación General
Procedimientos relacionados:
- DGAPA/PR/02 Gestión del Pago a Proveedores
- DGAPA/PR/03 Contratación de bienes y servicios
Propósito del Proceso:
Atender y dar seguimiento a las necesidades institucionales que
requieran la contratación de bienes y servicios para la operación
de sus acciones y líneas de trabajo con fundamento en la Ley
aplicable, así como atender y dar seguimiento a las solicitudes
de trámite de pagos a proveedores por la adquisición de bienes
o la realización de servicios
Responsables (cargos):
- Director General Adjunto de Planeación y Administración
- Directora de administración y finanzas
- Tesorero
- Jefe del Departamento de Recursos Materiales
- Jefe del Departamento de Contabilidad
Dueño del Proceso:
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Alineación a objetivos tácticos del Programa de Trabajo 2018: 1 ( ), 2 ( ) Seleccionar el o los números de objetivos estratégicos a los que se alinea el proceso
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
Indicar Cargo
del Servidor
Público
Indicar Documento Atributos de calidad del
Documento
Documento que espera
obtener Atributos de calidad del Documento
De los del
Macroproceso
Institucional o de los
MAAG
Directores
Generales
Adjuntos
Requisición de bienes y/o
servicios, así como
documentación soporte (anexos)
Formato de requisición firmada
por el titular de la unidad
administrativa solicitante y
autorizada por el Director
General Adjunto de Planeación
y Administración, con los
siguientes documentos
anexos:
• Constancia de existencia de bienes (en su caso).
• Anexo Técnico (especificaciones técnicas de los bienes o los servicios)
• Estudios, normas o dictámenes (en su caso)
• Investigación de mercado (formato y evidencias).
• Suficiencia presupuestal
• Memorándum de solicitud
• Justificación técnica y económica para el CAAS (en su caso)
Expediente del
procedimiento de acuerdo
con la LAASSP, su
Reglamento y el
MAAGMAASSP, asimismo:
▪ Licitación Pública: Acta de fallo publicada en CompraNet
▪ Invitación a Cuando Menos Tres Personas: Acta de Fallo publicada en CompraNet
▪ Adjudicación Directa: Notificación de Adjudicación
Los procedimientos deberán realizarse
de acuerdo a lo establecido en la
LAASSP, su Reglamento y el Manual
Administrativo de Aplicación General en
Materia de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector
Público. El expediente contendrá lo
mínimo señalado en los documentos
normativos de referencia.
▪ Concentración, Planeación y Diseño de Estrategias de Desarrollo Rural
▪ Evaluación, Acreditación y Certificación.
▪ Operación de las Estrategias para el Desarrollo Rural.
▪ Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
Dictamen favorable del
CAAS y Acta de la Sesión
Ordinaria o Extraordinaria
(en su caso)
En caso de encontrarse la procedencia
de la contratación en alguno de los
supuestos establecidos en el artículo 41
de la LAASSP, de acuerdo a las
fracciones que requieren dictaminación
favorable previa por parte del CAAS
Documentación de
contratación
El licitante adjudicado deberá presentar
con motivo de elaboración de su contrato,
la siguiente documentación.
Persona moral:
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
▪ Acta Constitutiva. ▪ Cédula de Registro Federal de
Contribuyentes. ▪ Comprobante de domicilio
Identificación oficial vigente del representante legal.
▪ Documento que acredite su representación.
▪ Estado de cuenta bancario donde aparezca la CLABE Interbancaria de 18 dígitos.
▪ Escrito bajo protesta de decir la verdad en términos del Artículo 50 y 60 de la LAASSP.
▪ Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales (en su caso).
Persona Física:
▪ Acta de Nacimiento o, en su caso, carta de naturalización respectiva, expedida por la autoridad competente.
▪ Clave Única de Registro de Población ▪ Cédula de Registro Federal de
Contribuyentes ▪ Comprobante de domicilio ▪ Identificación oficial vigente. ▪ Estado de cuenta bancario donde
aparezca la CLABE Interbancaria de 18 dígitos.
▪ Escrito bajo protesta de decir la verdad en términos del Artículo 50 y 60 de la LAASSP.
▪ Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales (en su caso).
Contrato o pedido Validado técnicamente por el área
administradora del contrato y,
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
jurídicamente, por el área contratante. Se
incluye al final la propuesta técnica y
económica del proveedor adjudicado,
misma que deberá estar rubricada por
todas las partes involucradas.
Bienes o servicios
A satisfacción del área usaría y de
acuerdo con las especificaciones técnicas
de la propuesta técnica del proveedor.
Directores
Generales
Adjuntos
Solicitud del pago de bienes y/o
servicios
Memorándum mediante el cual
se solicita el pago respectivo,
incluyendo:
▪ Número de identificación del instrumento jurídico.
▪ Actividad Específica o partida presupuestal.
▪ Declaratoria de haber recibido los bienes y/o servicios a satisfacción.
▪ CFDI para pago que cumpla con los requisitos fiscales vigentes, firmado por el servidor público solicitante.
▪ Verificación del CFDI vigente.
▪ En caso de ser un pago en pasivo, copia del documento que acredite su entrega previa.
Solicitud de pago
Solicitud de pago requisitada, con firmas
de revisión por parte del DRM, DC, DAF,
Tesorería y DGAPA
Manual
Administrativo de
Aplicación General
en Materia de
Recurso
Financieros
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
39
Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
Tesorería
Solicitud de pago requisitada,
documentación de origen y
comprobante de pago
Solicitud de pago original,
firmada y sellada con
documentación soporte,
incluyendo los datos de la
transferencia bancaria
Póliza contable con anexos
Que incluya fecha, tipo de póliza,
número de póliza, concepto y registro
contable.
Manual
Administrativo de
Aplicación General
en Materia de
Recurso
Financieros
Infraestructura / Equipo
• Instalaciones: Área de trabajo y mobiliario
• Hardware y Software: Computadora de escritorio, impresora, escáner, Windows y Microsoft Office
• Comunicaciones: Teléfono, Intranet, Internet, correo electrónico.
• CompraNet
• Sistema de Información Administrativa
• Sistema de Contabilidad y Presupuesto
Indicadores:
• Nombre del indicador: Tiempo de realización del proceso (desde su inicio hasta la obtención del producto o servicio).
Fórmula: Unidad de Medida: Frecuencia de Monitoreo:
• Nombre del indicador: Costo de realización del proceso. Fórmula: Unidad de Medida: Frecuencia de Monitoreo:
• Nombre del indicador: Número de productos o servicios por unidad de tiempo. Fórmula: Unidad de Medida: Frecuencia de Monitoreo:
• Nombre del indicador: Satisfacción del cliente. Fórmula: Unidad de Medida: Frecuencia de Monitoreo:
Ambiente de Trabajo:
• Espacio, iluminación, ventilación adecuados
• Cantidad de personal suficiente.
• Ambiente cordial.
• Trabajo en equipo.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
40
Actividades Sistema
DG
A’S
Documento de entrada
Insumos
Documento
resultante
CA
AS
D
GA
PA
D
AF
INICIO
Realiza Investigación de
Mercado de acuerdo al
Anexo Técnico Recaba suficiencia
presupuestal
Integra requisición validada,
documentación soporte y gestiona su entrega
Constata si la documentación contiene la información necesaria
Analiza los resultados y selecciona el procedimiento
de contratación más adecuado, la modalidad y su
carácter
¿Requiere ser dictaminado
por el CAAS?
Realiza el
procedimiento de
adjudicación de
acuerdo a lo
establecido en el
MAAGMAASSP
Notifica adjudicación del contrato y solicita
documentación al adjudicado
Contrato o pedido
Se prepara la
justificación técnica
y económica y
documentación
soporte, solicitando
la sesión del CAAS
Sesionan los
integrantes del CAAS
y dictaminan asunto
¿Es favorable?
DR
M
Requisición autorizada
Sí
No
Sí
Alta del contrato
en el SIA
A
Día 1 Día 7 Día 15 Día 3 Día 5
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
41
Actividades Sistema
DG
A’S
Documento de entrada
Insumos
Documento
resultante
DG
AP
A/D
AF
D
RM
D
C
Solicitud de pago firmada
Te
sore
ría
Memo de solicitud de pago
Sí
Sí
Sí Valida la
solicitud en el
SIA
A
Solicita el pago de bienes y/o servicios
con cargo a una Actividad Específica
Recibe y turna documentación
soporte
Recibe y revisa la documentación de
pago
¿Cumple?
Elabora y turna solicitud de pago
Recibe y verifica la suficiencia presupuestal
¿Existe?
Valida y turna solicitud de pago
Solicitud de pago firmada
Valida la
solicitud en el
SIA
Recibe y realiza el pago
¿Se pagó?
Registra, valida, publica y turna la solicitud pagada
Cambia el estatus a
pagado en el SIA
1
.
1
.
Solicitud de pago firmada
Reciben, validan firman y turnan la solicitud de
pago
Notifica el rechazo y regresa
documentación soporte
No
Póliza contable SICOP
Solicitud de pago firmada
Realiza el registro contable
Día 1 Día 4 Día 5 Día 2 Día 3
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
42
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Lina Fabiola Medina Rojas
Directora de Administración y Finanzas
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
D
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
43
Simbología
Inicio/final Inicio o finalización de un proceso
Actividad
Cualquier tipo de actividad de un proceso no representada por el resto de símbolos. En su interior se describe brevemente la actividad
Actividad Compleja Procedimiento vinculado y desarrollado de manera independiente a la línea de proceso descrita.
Decisión
Indicador de bifurcación ante dos opciones alternativas “Si/No”. En su interior se describe brevemente la pregunta diferenciada de ambas opciones
Base de Datos
Aplicación o programa automatizado que se utiliza para desarrollar la actividad, mediante uso de TIC’s
Documento Simple Unidad de información o documento de salida / entrada de la unidad
Documento Múltiple Incluye más de un documento de salida / entrada de la unidad
Y “y”/”e”
Indicador de opciones de líneas de actividad. Siempre se deben seguir las dos o más líneas de la actividad
Conector de Actividades
Señala la dirección o flujo de una actividad a la siguiente
Conector de Documentos
Señala la dirección o flujo entre un documento y una actividad
Conector de cambio
de pagina Indica el cambio de página. También se puede referir al cambio de actividades
Para el diagrama del proceso es fundamental retomar proceso vigente y valorar la participación de los Delegados Regionales. (Eliminar página, sólo de referencia)
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
44
Es fundamental documenten la recopilación de la información ya sea por entrevista o reunión (pág. 16 de la Guía para determinar el Porcentaje de Procesos Prioritarios
Optimizados)
Documentos:
Normatividad:
- Ley Federal de las Entidades Paraestatales
- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de Servidores Públicos.
- Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria
- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
- Código Fiscal de la Federación
- Manuales Administrativos de Aplicación General
Procedimientos relacionados:
- DGAPA/PR/02 Gestión del Pago a Proveedores
- DGAPA/PR/03 Contratación de bienes y servicios
Propósito del Proceso:
Atender y dar seguimiento a las necesidades institucionales que
requieran la contratación de bienes y servicios para la operación
de sus acciones y líneas de trabajo con fundamento en la Ley
aplicable, así como atender y dar seguimiento a las solicitudes
de trámite de pagos a proveedores por la adquisición de bienes
o la realización de servicios
Responsables (cargos):
- Director General Adjunto de Planeación y Administración
- Directora de administración y finanzas
- Tesorero
- Jefe del Departamento de Recursos Materiales
- Jefe del Departamento de Contabilidad
Dueño del Proceso:
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Alineación a objetivos tácticos del Programa de Trabajo 2018: 1 ( ), 2 ( ) Seleccionar el o los números de objetivos estratégicos a los que se alinea el proceso
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
45
Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
Indicar Cargo
del Servidor
Público
Indicar Documento Atributos de calidad del
Documento
Documento que espera
obtener Atributos de calidad del Documento
De los del
Macroproceso
Institucional o de los
MAAG
Directores
Generales
Adjuntos
Requisición de bienes y/o
servicios, así como
documentación soporte (anexos)
Formato de requisición firmada
por el titular de la unidad
administrativa solicitante y
autorizada por el Director
General Adjunto de Planeación
y Administración, con los
siguientes documentos
anexos:
• Constancia de existencia de bienes (en su caso).
• Anexo Técnico (especificaciones técnicas de los bienes o los servicios)
• Estudios, normas o dictámenes (en su caso)
• Investigación de mercado (formato y evidencias).
• Suficiencia presupuestal
• Memorándum de solicitud
• Justificación técnica y económica para el CAAS (en su caso)
Expediente del
procedimiento de acuerdo
con la LAASSP, su
Reglamento y el
MAAGMAASSP, asimismo:
▪ Licitación Pública: Acta de fallo publicada en CompraNet
▪ Invitación a Cuando Menos Tres Personas: Acta de Fallo publicada en CompraNet
▪ Adjudicación Directa: Notificación de Adjudicación
Los procedimientos deberán realizarse
de acuerdo a lo establecido en la
LAASSP, su Reglamento y el Manual
Administrativo de Aplicación General en
Materia de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector
Público. El expediente contendrá lo
mínimo señalado en los documentos
normativos de referencia.
▪ Concentración, Planeación y Diseño de Estrategias de Desarrollo Rural
▪ Evaluación, Acreditación y Certificación.
▪ Operación de las Estrategias para el Desarrollo Rural.
▪ Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
Dictamen favorable del
CAAS y Acta de la Sesión
Ordinaria o Extraordinaria
(en su caso)
En caso de encontrarse la procedencia
de la contratación en alguno de los
supuestos establecidos en el artículo 41
de la LAASSP, de acuerdo a las
fracciones que requieren dictaminación
favorable previa por parte del CAAS
Documentación de
contratación
El licitante adjudicado deberá presentar
con motivo de elaboración de su contrato,
la siguiente documentación.
Persona moral:
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Rural, A.C.
46
Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
▪ Acta Constitutiva. ▪ Cédula de Registro Federal de
Contribuyentes. ▪ Comprobante de domicilio
Identificación oficial vigente del representante legal.
▪ Documento que acredite su representación.
▪ Estado de cuenta bancario donde aparezca la CLABE Interbancaria de 18 dígitos.
▪ Escrito bajo protesta de decir la verdad en términos del Artículo 50 y 60 de la LAASSP.
▪ Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales (en su caso).
Persona Física:
▪ Acta de Nacimiento o, en su caso, carta de naturalización respectiva, expedida por la autoridad competente.
▪ Clave Única de Registro de Población ▪ Cédula de Registro Federal de
Contribuyentes ▪ Comprobante de domicilio ▪ Identificación oficial vigente. ▪ Estado de cuenta bancario donde
aparezca la CLABE Interbancaria de 18 dígitos.
▪ Escrito bajo protesta de decir la verdad en términos del Artículo 50 y 60 de la LAASSP.
▪ Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales (en su caso).
Contrato o pedido Validado técnicamente por el área
administradora del contrato y,
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Rural, A.C.
47
Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
jurídicamente, por el área contratante. Se
incluye al final la propuesta técnica y
económica del proveedor adjudicado,
misma que deberá estar rubricada por
todas las partes involucradas.
Bienes o servicios
A satisfacción del área usaría y de
acuerdo con las especificaciones técnicas
de la propuesta técnica del proveedor.
Directores
Generales
Adjuntos
Solicitud del pago de bienes y/o
servicios
Memorándum mediante el cual
se solicita el pago respectivo,
incluyendo:
▪ Número de identificación del instrumento jurídico.
▪ Actividad Específica o partida presupuestal.
▪ Declaratoria de haber recibido los bienes y/o servicios a satisfacción.
▪ CFDI para pago que cumpla con los requisitos fiscales vigentes, firmado por el servidor público solicitante.
▪ Verificación del CFDI vigente.
▪ En caso de ser un pago en pasivo, copia del documento que acredite su entrega previa.
Solicitud de pago
Solicitud de pago requisitada, con firmas
de revisión por parte del DRM, DC, DAF,
Tesorería y DGAPA
Manual
Administrativo de
Aplicación General
en Materia de
Recurso
Financieros
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Proveedor
Entrada Salida Proceso
Relacionado Insumo Requisitos Producto Requisitos
Tesorería
Solicitud de pago requisitada,
documentación de origen y
comprobante de pago
Solicitud de pago original,
firmada y sellada con
documentación soporte,
incluyendo los datos de la
transferencia bancaria
Póliza contable con anexos
Que incluya fecha, tipo de póliza,
número de póliza, concepto y registro
contable.
Manual
Administrativo de
Aplicación General
en Materia de
Recurso
Financieros
Infraestructura / Equipo
• Instalaciones: Área de trabajo y mobiliario
• Hardware y Software: Computadora de escritorio, impresora, escáner, Windows y Microsoft Office
• Comunicaciones: Teléfono, Intranet, Internet, correo electrónico.
• CompraNet
• Sistema de Información Administrativa
• Sistema de Contabilidad y Presupuesto
Indicadores:
• Nombre del indicador: Tiempo de realización del proceso (desde su inicio hasta la obtención del producto o servicio).
Fórmula: Unidad de Medida: Frecuencia de Monitoreo:
• Nombre del indicador: Costo de realización del proceso. Fórmula: Unidad de Medida: Frecuencia de Monitoreo:
• Nombre del indicador: Número de productos o servicios por unidad de tiempo. Fórmula: Unidad de Medida: Frecuencia de Monitoreo:
• Nombre del indicador: Satisfacción del cliente. Fórmula: Unidad de Medida: Frecuencia de Monitoreo:
Ambiente de Trabajo:
• Espacio, iluminación, ventilación adecuados
• Cantidad de personal suficiente.
• Ambiente cordial.
• Trabajo en equipo.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
49
Actividades Sistema
DG
A’S
Documento de entrada
Insumos
Documento
resultante
CA
AS
D
GA
PA
D
AF
INICIO
Realiza Investigación de
Mercado de acuerdo al
Anexo Técnico Recaba suficiencia
presupuestal
Integra requisición validada,
documentación soporte y gestiona su entrega
Constata si la documentación contiene la información necesaria
Analiza los resultados y selecciona el procedimiento
de contratación más adecuado, la modalidad y su
carácter
¿Requiere ser dictaminado
por el CAAS?
Realiza el
procedimiento de
adjudicación de
acuerdo a lo
establecido en el
MAAGMAASSP
Notifica adjudicación del contrato y solicita
documentación al adjudicado
Contrato o pedido
Se prepara la
justificación técnica
y económica y
documentación
soporte, solicitando
la sesión del CAAS
Sesionan los
integrantes del CAAS
y dictaminan asunto
¿Es favorable?
DR
M
Requisición autorizada
Sí
No
Sí
Alta del contrato
en el SIA
A
Día 1 Día 7 Día 15 Día 3 Día 5
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
50
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
51
Actividades Sistema
DG
A’S
Documento de entrada
Insumos
Documento
resultante
DG
AP
A/D
AF
D
RM
D
C
Solicitud de pago firmada
Te
sore
ría
Memo de solicitud de pago
Sí
Sí
Sí Valida la
solicitud en el
SIA
A
Solicita el pago de bienes y/o servicios
con cargo a una Actividad Específica
Recibe y turna documentación
soporte
Recibe y revisa la documentación de
pago
¿Cumple?
Elabora y turna solicitud de pago
Recibe y verifica la suficiencia presupuestal
¿Existe?
Valida y turna solicitud de pago
Solicitud de pago firmada
Valida la
solicitud en el
SIA
Recibe y realiza el pago
¿Se pagó?
Registra, valida, publica y turna la solicitud pagada
Cambia el estatus a
pagado en el SIA
1
.
1
.
Solicitud de pago firmada
Reciben, validan firman y turnan la solicitud de
pago
Notifica el rechazo y regresa
documentación soporte
No
Póliza contable SICOP
Solicitud de pago firmada
Realiza el registro contable
Día 1 Día 4 Día 5 Día 2 Día 3
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
52
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Lina Fabiola Medina Rojas
Directora de Administración y Finanzas
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
D
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
53
Simbología
Inicio/final Inicio o finalización de un proceso
Actividad
Cualquier tipo de actividad de un proceso no representada por el resto de símbolos. En su interior se describe brevemente la actividad
Actividad Compleja Procedimiento vinculado y desarrollado de manera independiente a la línea de proceso descrita.
Decisión
Indicador de bifurcación ante dos opciones alternativas “Si/No”. En su interior se describe brevemente la pregunta diferenciada de ambas opciones
Base de Datos
Aplicación o programa automatizado que se utiliza para desarrollar la actividad, mediante uso de TIC’s
Documento Simple Unidad de información o documento de salida / entrada de la unidad
Documento Múltiple Incluye más de un documento de salida / entrada de la unidad
Y “y”/”e”
Indicador de opciones de líneas de actividad. Siempre se deben seguir las dos o más líneas de la actividad
Conector de Actividades
Señala la dirección o flujo de una actividad a la siguiente
Conector de Documentos
Señala la dirección o flujo entre un documento y una actividad
Conector de cambio
de pagina Indica el cambio de página. También se puede referir al cambio de actividades
Para el diagrama del proceso es fundamental retomar proceso vigente y valorar la participación de los Delegados Regionales. (Eliminar página, sólo de referencia)
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
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Es fundamental documenten la recopilación de la información ya sea por entrevista o reunión (pág. 16 de la Guía para determinar el Porcentaje de Procesos Prioritarios
Optimizados)
V. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
AREA CLAVE PROCEDIMIENTO
DIRECCIÓN GENERAL
DG/PR/01
Planeación Estratégica del INCA Rural, A.C.
DG/PR/02 Desarrollo de Sesiones de los Órganos de Gobierno.
DG/PR/03
Gestión Institucional de Acciones Normativas.
DG/PR/04 Concertación de Servicios.
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE DESARROLLO Y DIFUSIÓN
DGADD/DGAEC/PR/01
Elaboración de Estrategias y Proyectos Generales de Intervención.
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN
DGADD/DGAEC /PR/02
Diseño de Instrumentos Metodológicos.
DGAEC/PR/01
Promoción de la Certificación por Competencia Laboral.
DGAEC/PR/02
Acreditación de Prestadores de Servicios Profesionales.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
55
DGAEC/PR/04
Actividades de Evaluación.
DGAEC/PR/05
Emisión de Constancias.
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
DGAPA/PR/01
Formulación de Convenios e Instrumentos Consensuales.
DGAPA/PR/02
Gestión del Pago a Proveedores y Prestadores de Servicios.
DGAPA/PR/03
Contratación de Proveedores de Bienes y Servicios.
DGAPA/PR/04
Autorización a Usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación.
DIRECCIÓN DE OPERACIÓN
DO/PR/01
Operación de Estrategias para el Desarrollo Rural.
DELEGACIONES REGIONALES
DR/PR/01
Coordinación y Articulación Institucional Regional.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
56
VI. PROCEDIMIENTOS
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
57
1. Objetivo del procedimiento
Definir las actividades a seguir para la formulación del Programa de Trabajo Institucional, con el propósito de planear las acciones y los recursos requeridos para alcanzar la misión y los objetivos institucionales manteniendo su alineación al Plan Nacional de Desarrollo, así como conformar la matriz de indicadores del INCA Rural para guiar la operación y la toma de decisiones efectivas.
2. Áreas participantes
• Dirección General.
• Direcciones Generales Adjuntas.
• Direcciones de Área • Delegaciones Regionales
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
58
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Inicio
Director General. 1
Establecer políticas y acciones sustantivas a realizar y las comunica a los Directores Generales Adjuntos responsables con el propósito de elaborar el plan estratégico que lleve al logro de los objetivos institucionales. Con el fin de identificar los elementos estratégicos esta actividad es apoyada por el Titular de la DGAPA, para la realización de la convocatoria, quien integra la documentación, a través de las áreas responsables, la cual comprende los siguientes rubros:
• Plan Nacional de Desarrollo 2013 - 2018.
• Programa para Democratizar la Productividad 2013 - 2018
• Programa Sectorial de Desarrollo Agropecuario, Pesquero y Alimentario 2013 - 2018.
• Necesidades y expectativas de las instituciones asociadas y/o unidades administrativas de la SAGARPA.
• Reglas de Operación de los Programas de la SAGARPA
• Informe de Autoevaluación Anual del INCA Rural.
• Reporte de seguimiento de los indicadores del Marco Lógico.
• Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio vigente
• Anteproyecto de Presupuesto: Presupuesto fiscal autorizado y presupuesto de propios.
• Requerimientos normativos aplicables de los programas transversales, así como de la Administración de riesgos en cumplimiento a las disposiciones en materia de control interno.
• Aspectos para la evaluación del desempeño del personal de mando de la estructura orgánica.
• Necesidades en materia de TIC’S para la implementación del Programa de Trabajo Anual.
Documentos de Referencia
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
59
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Director General Adjunto de Planeación y Administración.
2
Realizar la convocatoria, con apoyo de la SCGC, para que la Alta Dirección e involucrados, realicen su análisis estratégico correspondiente y asistan a la sesión de planeación estratégica anual.
Convocatoria
Etapa 1: Diagnóstico Institucional
Director General. Directores Generales Adjuntos. Directores de Área. Delegados Regionales
3
Realizar el Análisis Estratégico, mediante la identificación y vinculación de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas derivadas en el desempeño de los procesos sustantivos, a partir del en ejercicio anterior, como en las perspectivas de trabajo para el siguiente ejercicio. En el análisis se debe contemplar: a. Revisión del desempeño en base al monitoreo de los
indicadores. b. Revisión del desempeño actual y el comprometido
físico y presupuestal. c. Contexto Análisis del entorno social, legal, financiero,
tecnológico, económico y de competitividad, según sea el caso de cada área.
d. Alineación de los procesos sustantivos a la misión y visión institucional.
e. Revisión de los resultados de las estrategias implementadas, para analizar el nivel de cumplimiento conforme a los objetivos, acciones y metas alcanzados en el año anterior.
f. Identificación de riesgos para el cumplimiento de los objetivos y metas.
g. Considerar las tendencias en la instrumentación de las políticas públicas destinadas al desarrollo rural
h. Las posibilidades de colaboración con instancias gubernamentales, gobiernos estatales y organismos de la sociedad civil e instancias internacionales.
Diagnóstico Estratégico.
Director General. Directores Generales Adjuntos. Directores de Área.
4
Desarrollar la sesión de Planeación Estratégica, considerando al menos los siguientes aspectos: Revisión de la Misión, Visión y Objetivos Estratégicos, a partir de determinar:
a) Cuál es el propósito institucional. b) Qué hace: descripción de los servicios que entrega. c) Para quiénes: identificación de usuarios y beneficiarios a
Misión, Visión y Objetivos Estratégicos validados.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
60
Subdirector de Control y Gestión de Calidad.
quiénes van dirigidos los servicios. d) Cuál es el efecto que se espera lograr: (resultado final)
en la población objetivo a la que se dirigen los servicios. e) El quehacer del INCA Rural, su valor público y el plazo en
que se espera proveer. f) Los valores de la entidad.
g) Cómo quiere ser vista o percibida a futuro. h) Qué vamos a hacer como organización para cumplir con
nuestra Misión. i) Los recursos financieros y humanos de la estructura
orgánica para el desempeño del Programa de Trabajo. Considerando los siguientes elementos:
• El marco normativo y lineamientos de política pública que orientan su función.
• Alineación de objetivos estratégicos, acciones y metas institucionales a los instrumentos normativos y lineamientos de la gestión pública del Gobierno Federal, particularmente sobre las orientaciones de política para el sector rural.
Etapa 2: Diseño de Matriz de Marco Lógico y Matriz de Indicadores para Resultados
Directores Generales Adjuntos.
5
Diseñar el Marco Lógico: Una vez celebrada la reunión de planeación estratégica, el Director General de Desarrollo y Difusión coordina con las demás Direcciones Generales Adjuntas el diseño del marco lógico, que inicia con el desarrollo de los siguientes apartados: • Establecer de manera clara, objetiva y concreta cuál es el
problema que origina o motiva la necesidad de la intervención gubernamental y establecer:
✓ La necesidad a satisfacer; ✓ El problema principal a solventar; ✓ El problema potencial; ✓ La oportunidad por aprovechar; ✓ La amenaza por superar
• Establecer, también, cuál es la población o área de
enfoque que enfrenta el problema o necesidad y en qué magnitud lo hace.
Identificar de entre las demandas u oportunidades de desarrollo, la prioritaria que tiene posibilidades de ser resuelta a través de la acción gubernamental del INCA Rural, y que está alineada con los objetivos del PND y sus programas derivados, lo cual debe incluir. • Análisis de involucrados. • Árbol de problemas. • Árbol de objetivos.
Análisis de involucrados Árbol de Problemas Árbol de Objetivos
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
61
Directores Generales Adjuntos.
6
Genera Matriz del Marco Lógico, con base en a los objetivos del marco lógico y al programa presupuestal, se construye la Matriz de Marco Lógico compuesta por: Fin, Propósito, Componentes y Supuestos, así como: resumen narrativo, indicadores, medios de verificación y supuestos: • Los fines: Descripción de la solución al problema que se
ha diagnosticado, requiere probablemente de varios proyectos y contribuye en el largo plazo. Se resume como el objetivo general que se persigue.
• El propósito: hipótesis sobre el efecto o beneficio que se
desea lograr, contribuye sustantivamente a la consecución del Fin y debe ser permanentemente monitoreado. Se puede definir como los objetivos específicos a lograr.
• Los componentes: Se definen como la situación a lograr,
tiene un ciclo de ejecución propio, deben tener un responsable con capacidad de coordinarse con los otros. Productos resultados del programa.
• Las actividades: Acciones o tareas a llevar a cabo durante
la ejecución de un proyecto para producir cada Componente, tienen asignadas en forma directa los recursos humanos, materiales, financieros y de infraestructura. Procesos a desarrollar.
A cada uno de estos elementos se le define: • Resumen Narrativo: Refiere a los objetivos de cada uno de
los elementos antes descritos. • Responsables de seguimiento de los Indicadores de
eficiencia, economía, eficacia, calidad e impacto social: miden el impacto general que tendrá el proyecto, son específicos en términos de cantidad, calidad y tiempo. Se establecen a partir de definir: o Nombre de los indicadores. o Métodos de cálculo.
• Medios de Verificación: Fuentes de información que se
pueden utilizar para verificar que los objetivos se lograron, estableciendo la frecuencia de su medición.
• Supuestos: Indican los acontecimientos, las condiciones,
riesgos o las decisiones importantes necesarias para la continuidad en el tiempo, de los beneficios generados por el proyecto.
Se turna al Director General para su autorización correspondiente.
Matriz de Marco Lógico.
Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión.
7
Definir los indicadores estratégicos y de gestión. Sintetizar en una matriz la alternativa de solución seleccionada, lo que permite darle sentido a la intervención del INCA Rural y definir las metas de los indicadores que permitan conocer los resultados generados por la acción institucional, y con ello, el avance y/o cumplimiento de su instrumentación.
Matriz de Indicadores para Resultados
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Rural, A.C.
62
Director General. 8
¿Matriz del Marco lógico correcta? Si, continúa en la actividad 12 (se procede a generar la matriz del marco lógico). No, se regresa a la actividad 11 para su adecuación correspondiente.
Etapa 3. Identificación de Riesgos y Definición del Programa Presupuesto
Directores Generales Adjuntos.
9
Describir los riesgos. Con base en las disposiciones de control interno, definir los riesgos que podrían afectar la ejecución del Programa de Trabajo o las condiciones externas necesarias para el éxito del mismo.
Matriz de Riesgos
Director General. 10
Comunicar el anteproyecto presupuestal, a la Junta Directiva, a efecto de que con apoyo de la DGAPA establezcan las políticas y acciones sustantivas a realizar en el desarrollo de la planeación estratégica del presupuesto.
Anteproyecto
Director General Adjunto de Planeación y Administración.
11
Realizar el programa presupuestal, integra y clasifica las partidas presupuestales generando el programa presupuesto del ejercicio fiscal anual, para integrarlo en el Programa de Trabajo Anual. Se turma a la Director General para su autorización
Presupuesto autorizado con recursos fiscales y propios.
Director General. 12
¿Programa Presupuesto es correcto? Si, Continúa en la actividad 3 (Se turna a la Coordinadora Sectorial). No, Se regresa a la actividad 1, para solicitarlo de nuevo con las adecuaciones correspondientes.
Director General de Planeación y Administración
13
Definir la Estructura programática, del ejercicio correspondiente para las asignaciones presupuestales. (Autorizado vía PEF). Con base en la autorización de la Dirección General, la Dirección de Administración y Finanzas, y el Departamento de Contabilidad presentan la estructura programática, y su vinculación al Programa presupuestario (Pp).
Estructura Presupuestal
Etapa 4: Necesidades de TIC’S y Recursos Humanos
Directores Generales Adjuntos.
14
Planeación Estratégica de TIC • El DGAPA informa sobre el cumplimiento del PETIC del
año inmediato anterior, así como la situación de los indicadores de TIC´s en cumplimiento del MAAGTICSI.
• Los DGA´s presentan y evalúan las necesidades de TIC’s para la implementación de las líneas de trabajo.
Información estratégica y/o PETIC
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Rural, A.C.
63
• Toman acuerdos para generar las iniciativas de TIC´s alineadas y en su caso integrarlas al PETIC.
Directores Generales Adjuntos Director de Administración y Finanzas
15
Alineación de los recursos humanos La Dirección de Administración y Finanzas, presenta los puestos y la alineación con los Objetivos Estratégicos de la Estructura Autorizada del año inmediato anterior. Los Directores Generales Adjuntos revisan la información para alinear los recursos humanos con los objetivos estratégicos y su participación en el cumplimiento de las metas institucionales. La Directora de Administración y Finanzas comunica a todo el personal, los puestos alineados a los objetivos estratégicos y realiza el registro y vinculación para definir la evaluación del desempeño.
Puestos alineados a los Objetivos Estratégicos. Metas individuales
Etapa 5. Formulación del Programa de Trabajo y Reportes de seguimiento.
Directores Generales Adjuntos.
16
Elabora programa anual de trabajo Conforme al marco lógico Integran el programa anual de trabajo, compuesto por:
• Introducción. • Alineación sectorial. • Marco legal de actuación. • Propósito del Programa. • Componentes. • Visión y Misión del INCA Rural. • Objetivos estratégicos. • Población objetivo. • Servicios. • Indicadores. • Meta. • Presupuesto • Cronograma de actividades.
Se turna al Director General para su autorización y a la Subdirección de Control de Gestión de Calidad para su integración en la carpeta de la Junta Directiva.
Programa de Trabajo
Director General.
17
Programa de Trabajo autorizado Presenta el Programa de Trabajo para su aprobación de la Junta Directiva.
Director General.
18
Difusión del programa de trabajo Al personal mediante una sesión de comunicación para el conocimiento de sus objetivos e involucramiento en los mismos.
Oficio de asignación de objetivos y metas Oficio de difusión del Programa.
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Rural, A.C.
64
Asigna las metas a los Directores Generales Adjuntos para que realicen la programación de metas e indicadores con su respectivo seguimiento para la realización de los reportes de avance a los Órganos de Gobierno. .
Director General Adjunto de Planeación y Administración.
19
Elabora medición y control presupuestal del Plan Estratégico. • Establecen las actividades de control y del desempeño
presupuestal y realizar las adecuaciones presupuestales en función del avance de la concertación de los recursos.
• Formulan informe del ejercicio presupuesto.
Informe de Desempeño Presupuestal
Delegados Regionales
20
Presentan Programa Anual de Trabajo e Informes Trimestrales de Productividad • Formulan Programa de Trabajo de la Delegación Regional
con base en la asignación de metas y objetivos, considerando las características regionales de intervención.
• Obtienen validación de su programa por parte de los Directores Generales Adjuntos.
• Elaboran Informes trimestrales de Productividad y Avance del Programa de Trabajo de las Delegaciones Regionales; entregan para su integración a la Junta Directiva.
Programa Anual de Trabajo por Delegación Regional Informes trimestrales de Productividad
Director Técnico. 21
Medición y Control operativo del Plan Estratégico. • Establecen las actividades de control y seguimiento de la
matriz de indicadores. • Revisa el Informes trimestrales de Productividad y Avance
del Programa de Trabajo de las Delegaciones Regionales. • Formula informe de avance trimestral con base a la
medición de los resultados y los presentan al Director General y Directores Generales Adjuntos correspondientes para su validación y toma de decisiones.
• Integran el informe de gobierno anual.
Control de la Operación Informe de Gobierno Anual
Director General. 22
Reprogramación operativa y/o presupuestal Con base en el avance presupuestal y operativo considera la reprogramación del programa de trabajo y la matriz de indicadores. Si, Se regresa a la actividad 11. No, Continúa en la actividad 19.
Anexo Reprogramación Acuerdo Junta Directiva.
Director General. 23
Presenta el informe de gobierno a la coordinación de sector para incluirlo en el informe presidencial. Difusión del informe anual de gobierno.
Rendición de cuentas.
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Rural, A.C.
65
CIERRE
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Rural, A.C.
66
4. Mapa del Procedimiento
Matriz de Riesgos
INICIO
ESTABLECE POLÍTICAS Y
ACCIONES
1
Convocatoria
REALIZA
CONVOCATORIA E
2
Diagnóstico estratégico
REALIZAN ANÁLISIS
ESTRATÉGICO
3
Misión, visión, Objetivos estratégicos validados
DESARROLLAN SESIÓN
DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
4
Etapa 1
Etapa
1
Análisis de involucrados, Árbol de problemas, Árbol de objetivos
DISEÑO DE MARCO LÓGICO
5 Etapa 2
Matriz de Marco Lógico
GENERA MATRÍZ DE
MARCO LÓGICO
6 Etapa
¿MARCO
LÓGICO
CORRECTO?
NO
8
SI
DESCRIBE LOS RIESGOS
9 Etapa 3
REALIZA PROGRAMA
PRESUPUESTAL
Etapa 3 11
¿PROGRAMA
PRESUPUESTO
CORRECTO?
N
10
SI
A
5
Matriz de Indicadores para Resultados
DEFINE LOS INDICADORES
ESTRAÉGICOS Y DE
7 Etapa 2
Anteproyecto
SI COMUNICA ANTEPROYECTO
10 Etapa 3
12
DIRECTOR GENERAL DIRECTOR GENERAL
ADJUNTO DE PLANEACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECTOR DE CONTROL
DE GESTIÓN Y CALIDAD
DIRECTOR GENERAL DIRECTORES GENERALES
ADJUNTOS DIRECTORES DE ÁREA
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Rural, A.C.
67
Puestos alineados a los
Objetivos Estratégicos
Metas Individuales
Información estratégica y/o PETIC
Oficio de Difusión de Programa
Difusión del Informe Anual de Gobierno
Acuerdo de JD
Informe de Desempeño Presupuestal
Oficio de asignación de
objetivos y metas
Programa de Trabajo
SI A
Etapa 3 13 Etapa 4 14
17
SI
DIFUSIÓN DEL PROGRAMA
DE TRABAJO
Etapa 5 18 ELABORA MEDICIÓN Y
CONTROL PRESUPUESTAL DEL PLAN ESTRATÉGICO
Etapa 5 19
Control de la operación
Informe de Gobierno Anual
Etapa 5 21
MEDICIÓN Y CONTROL OPERATIVO DEL PLAN
ESTRATÉGICO
¿SOLICITA REPROGRAMACIÓN
OPERATIVA Y/O PRESUPUESTAL?
22
SI 20
PRESENTA INFORME DE
GOBIERNO
Etapa 5 23
FIN
NO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE TIC
Etapa 5 20
PRESENTAN PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO E
INFORMES TRIMESTRALES DE PRODUCTIVIDAD
Informes
trimestrales de
Programa Anual de Trabajo por Delegación Regional
ALINEACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
15 DEFINE ESTRUCTURA
PROGRÁMATICA
Elabora el Programa de
Trabajo
Etapa 5 16
Presenta el Programa de
Trabajo para su
Autorización
DIRECTOR GENERAL DELEGADOS REGIONALES DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE
PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
DGA’S DIRECTORES DE ÁREA
SCGC
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Rural, A.C.
68
INDICADOR: • Indicador/ Tipo/: Desempeño del proceso en eficiencia y calidad
• Nombre del indicador.- Planeación estratégica
• Tendencia/Unidad de medida.- promedio
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado
Ejecución de la Planeación estratégica ejecutados
x 100 = % avance Ejecución de la Planeación
estratégica establecidos
• Análisis: Línea base/Meta: 100%.
• Periodicidad.- Anual.
•
• Responsable de medición.- Director General Adjunto de Planeación y Administración.
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: Actualización 16/12/2013: Se alinea al Plan Nacional de Desarrollo 2013 – 2018, al Programa para Democratizar la Productividad 2013 – 2018 y al Programa Sectorial de Desarrollo Agropecuario, Pesquero y Alimentario 2013 - 2018. El procedimiento es divido en tres Etapas:
1. Diagnóstico Institucional. 2. Diseño de Marco Lógico y Matriz de Indicadores 3. Programa Anual de Trabajo
Actualización 10/09/2015: Se incluye actividad para alinear los recursos humanos con los objetivos estratégicos, el análisis de planeación estratégica para la formulación del PETIC y generación de Programas de Trabajo por cada Delegación Regional. Actualización 11/12/2017: Con motivo de la restructuración orgánica, las actividades asignadas a la Dirección de Operación se asignador a la DGADD conforme a la estructura vigente y el Manual de Organización, asimismo las actividades de la Dirección de Operación a la DGADD y las actividades de las Jefaturas de RH y Soporte a la DGADD y DAF. Se realizó un ajuste en la cantidad de etapas, pasando de 3 a 5 Se realizaron ajustes a las descripciones de las actividades Se agregaron las actividades:
• Definir los indicadores estratégicos y de gestión
• Describir riesgos Actualización 11/09/2017:
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Aurora Yoada Beltrán Ruiz
Subdirectora de Control y Gestión de Calidad
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Osorno Magaña
Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
69
1. Objetivo del procedimiento
Este procedimiento describe las actividades para preparar las sesiones de la Asamblea General de Asociados y Junta Directiva, observando las disposiciones legales vigentes, y que la Dirección General presente los informes de labores y de autoevaluación, así como de periodicidad determinada de las acciones administrativas y normativas, así como ejecutar los acuerdos en los términos establecidos.
2. Áreas participantes
• Dirección General (DG).
• Dirección General Adjunta de Planeación y Administración (DGAPA).
• Direcciones Generales Adjuntas (DGA’s).
• Directores de Área
• Delegados Regionales
• Subdirector de Control y Gestión de Calidad
• Jefatura de Departamento de Recursos Materiales
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Rural, A.C.
70
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Inicio
Director General 1
Determinar el Calendario de Sesiones. Presenta el calendario anual de sesiones del Órgano de Gobierno y lo presenta para autorización.
Calendario Anual de Sesiones.
Subdirector de Control y Gestión
de Calidad
2
Elaborar el Cronograma, para la integración de la información por parte de las áreas; así como el orden del día que incluye el Informe de Seguimiento de Acuerdos, Informe de recomendaciones de los Comisarios y Acta de la sesión anterior, el cual se envía a las áreas de manera electrónica.
Orden del Día Cronograma
Director General 3
Realización de los informes, la Dirección General
de acuerdo a la competencia de las áreas, solicita a
los Directores Generales Adjuntos, Directores de
Área y al Subdirector de Control de Gestión y
Calidad, para que integren los informes de manera
trimestral, semestral o anual, según corresponda y
documentos anexos necesarios.
Oficio de solicitud.
Directores Generales Adjuntos Directores de área
Delegados regionales.
Subdirector de Control y Gestión
de Calidad
4
Elaboran informes de seguimiento de acuerdos, de labores, de periodicidad determinada (administrativos-normativos) y/o de labores de los asuntos referidos a su competencia, correspondiente al periodo que se informa. En el caso del Informe de Periodicidad Determinada de los asuntos de administrativos y programas transversales lo hacen llegar a la Subdirección de Control y Gestión de Calidad.
Informe de Seguimiento de
Acuerdos
Informes por línea de trabajo
Informes de Periodicidad Determinada
Director General Adjunto de Desarrollo y
Difusión
5
Integrar Informes de Labores y Autoevaluación. Recibe la información de la situación operativa y elabora el informe de labores o de autoevaluación según corresponda al periodo, remitiéndolo a la DGAPA y SCGC para su incorporación en los documentos de la sesión del Órgano de Gobierno correspondiente. Elabora el concentrado de operación por periodo del informe de labores y/o autoevaluación según corresponda y lo presenta a la Alta Dirección para su aprobación.
Concentrado de Operación
Informes de Labores
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Rural, A.C.
71
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Del informe de autoevaluación de la gestión institucional semestral y/o anual, procede a preparar los documentos necesarios, para que la Dirección General lo entregue a los Comisarios de la Secretaría de la Función Pública y demás instancias normativas.
Informes de Autoevaluación.
Anexos
Oficios
Subdirector de
Control y Gestión
de Calidad
6
Recibe la Solicitud de Acuerdos a las a sesiones y revisa que contengan la justificación y fundamento legal para integrarlos en los acuerdos que se someterán a la aprobación del Órgano de Gobierno.
Solicitud de acuerdos.
Director General 7
Autoriza los informes, para ser presentados a los
órganos de gobierno del INCA Rural y la DGAPA a
través de la SCGC proceden a la integración de la
carpeta de trabajo.
Subdirector de
Control y Gestión
de Calidad 8
Integra carpeta de trabajo. Recibe los apartados y
anexos de los Directores Generales Adjuntos y
Director de Operación conforme a las fechas
señaladas en el Cronograma para integrar la carpeta
de trabajo que contiene los informes del periodo a
informar y demás documentación.
Procede a preparar la convocatoria para los
integrantes del Órgano de Gobierno que suscribe el
Director General.
Carpeta de Trabajo del Órgano de Gobierno.
Oficios
Director General 9
Convocar a los integrantes del Órgano de
Gobierno, conforme al Calendario Anual de
Sesiones, con una anticipación no menor de cinco
días hábiles antes de la celebración de las
reuniones, anexando la carpeta de trabajo
correspondiente. (La convocatoria se realiza cada
tres meses, pudiendo convocar a la celebración de
reuniones extraordinarias que se requieran).
Carpeta de
trabajo.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
72
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Subdirector de Control y Gestión de Calidad Jefe de Departamento de Recursos Materiales
10
Reproducción de materiales. Se realiza la reproducción del material y se coordina el envío de la convocatoria y capetas a los integrantes del Órgano de Gobierno acompañada de la carpeta de trabajo correspondiente, recabando el acuse de recibo de cada miembro de los Órganos de Gobierno.
Carpeta de
Trabajo.
Acuses de recibo Convocatoria.
Subdirector de Control y Gestión de Calidad
11
Confirma recepción de la convocatoria con la
carpeta de trabajo correspondiente y asistencia a la
reunión.
Lista de confirmaciones
Subdirector de Control y Gestión de Calidad
12
Revisa control de asistencia e informar al
Secretario de Actas el quórum para iniciar sesión
correspondiente. Asimismo, lleva el Registro de
Asistencia de cada Órgano de Gobierno conforme a
la participación de los Consejeros y elabora informe
de operación de la Asamblea General de Asociados
y Junta Directiva para integrarlo al Informe de
Autoevaluación.
Informe de Funcionamiento del Órgano de
Gobierno.
Control de asistencia.
Director General 13
Rinde Informe del Periodo: el cual incluye
cumplimiento de acuerdos, Informe de Labores,
Informe de las Recomendaciones de los Comisarios
e Informe Financiero y, en su caso, presenta asuntos
que requieren autorización de los Órganos de
Gobierno y solicita los acuerdos respectivos.
Presentación del Informe.
Director General 14
Analiza acuerdos y emite la instrucción de
ejecutarlos a los Directores Generales Adjuntos y a
la Subdirección de Control de Gestión y Calidad.
Correos electrónicos
Subdirector de
Control y Gestión
de Calidad 15
Elabora el documento de los acuerdos aprobados en la Sesión de Órganos de Gobierno para ser enviados por la Dirección General al Secretario de Actas (Jurídico de SAGARPA) para su formalización y una vez dictaminados los hace llegar a la Dirección de Administración y Finanzas.
Acuerdos para firma del Jurídico
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
73
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Subdirector de
Control y Gestión
de Calidad 16
Elabora el acta en donde incluye las recomendaciones y/o acuerdos de la sesión, para que sea autorizada por el Órgano de Gobierno correspondiente en la sesión siguiente.
Proyecto de acta.
Directores Generales Adjuntos/ Directores de Área/ Subdirector de Control y Gestión de Calidad
17
Seguimiento a los acuerdos implementan las
acciones para el seguimiento de acuerdos instruidos
por la Dirección General y preparan informe para su
presentación al Órgano de Gobierno.
Reporte de acuerdos
Subdirector de
Control y Gestión
de Calidad 19
Informe de acuerdos. Revisa información e integra
el informe el seguimiento de acuerdos y/o
recomendaciones de los Comisarios de la SFP y
elabora reporte correspondiente.
Informe de seguimiento de acuerdos.
Subdirector de
Control y Gestión
de Calidad 20
Integra informe del funcionamiento de Órganos
de Gobierno, y lo presenta a la Dirección General
Informe de Órganos de Gobierno
Asistente de la
Dirección General 21
Resguardo de documentos.
Recibe los documentos, registra y resguardan en el
Archivo de trámite de la Dirección General.
Inventario de Archivo
FIN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
74
7. Mapa del Procedimiento
INICIO
DIRECCIÓN GENERAL DGA´s, DIRECCIONES DE ÁREA, SCGC
DETERMINA EL CALENDARIO
ANUAL DE SESIONES ELABORA CRONOGRAMA
1
3
ELABORAN INFORMES
2
4
INTEGRA CARPETA DE TRABAJO
EMITE CONVOCATORIA A
LOS INTEGRANTES DEL
ÓRGANO DE GOBIERNO
7
5
8
B
9
RECIBE LA INFORMACION
AUTORIZA LA INFORMES
COORDINA EL ENVÍO DE LA CONVOCATORIA
CONFIRMA RECEPCIÓN DE LA CONVOCATORIA
10
REVISA CONTROL DE ASISTENCIA E INFORMA AL
SECRETARIO DE ACTAS
12
RINDE INFORME DEL PERIODO
11
ANALIZA LOS ACUERDOS E INSTRUYE SU EJECUCIÓN
13
SOLICITA LA REALIZACIÓN DE
LOS INFORMES
14
RECIBE LA SOLICITUD DE
ACUERDOS
6
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
75
DIRECCIÓN DE OPERACIÓN DGA´s Sustantivas, SCGC, DIRECCIÓN DE OPERACIÓN
ELABORA EL DOCUMENTO
DE LOS ACUERDOS
15
INTEGRA
RECOMENDACIONES
19
INTEGRA INFORME DEL FUNCIONAMIENTO
20
18
20
REVISA INFORMACIÓN Y
APRUEBA SEGUIMIENTO DE
ACUERDOS
RESGUARDO DE DOCUMENTOS
A
F I N
ELABORA EL ACTA 16
DAN SEGUIMIENTO A LOS
ACUERDOS
17
21
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
76
INDICADOR: • Identificador/ Tipo/.- Eficiencia
• Nombre del indicador.- Acta protocolizada
• Tendencia/Unidad de medida.- Porcentaje
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado
Actas protocolizadas realizadas en el año
x 100 = % Actas protocolizadas Actas protocolizadas planeadas en
el año
• Análisis: Línea base/Meta: 100%
• Periodicidad.- Trimestral/Semestral
•
• Responsable de medición.- Dirección General
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: Septiembre de 2015.- Se actualizan actividades para alinearlas con cronograma de actividades y los diversos informes que se presentan a los órganos de gobierno. Diciembre de 2017.- Con motivo de la restructuración orgánica, las actividades asignadas a la Dirección de Operación se asignador a la DGADD conforme a la estructura vigente y el Manual de Organización. Se agregó la actividad de elaboración del documento de los acuerdos
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Aurora Yoada Beltrán Ruiz
Subdirección de Control y Gestión de Calidad
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunta de Planeación y Administración
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
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Rural, A.C.
77
1. Objetivo
Diseñar la estrategia general de intervención adecuada a las
necesidades y propósitos de la contraparte institucional.
2. Áreas participantes
Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión.
Dirección Técnica.
Subdirección de Eventos
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
78
3. Descripción del procedimiento
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Director General Adjunto de
Desarrollo y Difusión 1
Define perfil de usuario, universo y cobertura.-
Determina sobre el diseño de la estrategia general de
formación, a partir de los objetivos institucionales y
define:
• Resultados esperados en la población que se atenderá.
• El perfil general de los usuarios de las acciones de la estrategia.- Población beneficiada, actividad económica, alcances que se pretenden lograr.
• Universo de atención.- Magnitud y delimitación de la población.
• Cobertura territorial.
Director Técnico 2
Estrategia General de Intervención.- Debe
describir la forma de atención, incluir las etapas o
actividades a realizar y una breve descripción de
cada una de ellas y en su caso las técnicas de
enseñanza-aprendizaje, cronogramas de trabajo y
todo lo necesario que permita conocer las
dimensiones del proyecto a realizar; cuando sea
aplicable, indicar los elementos:
• Presentación.- Descripción de la naturaleza del proyecto a desarrollar y antecedentes.
• Propósito u Objetivo.- Detallar las capacidades a desarrollar en las personas o beneficios a lograr con el proyecto.
• Población objetivo.- Incluir el número de personas y/o sitios a atender.
Instrumento
Consensual
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Rural, A.C.
79
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
• Entregables de la Estrategia.- Detalla los productos que se entregarán al final de la estrategia de intervención, como documentos, guías metodológicas, reportes, evaluaciones u otros productos derivados de la aplicación de la estrategia que serán entregados a la contraparte institucional.
• Cronograma de ejecución.- Establece los períodos de ejecución para las acciones sustantivas previstas para el desarrollo de la estrategia de intervención.
• Fases de Evaluación.- Especifica el número y tipo de acciones, usuarios y otros aspectos requeridos por la contraparte institucional, para verificar el cumplimiento del objetivo y alcance de la estrategia de intervención.
NOTA: esto solo para los casos en los que así se
negocie.
• Presupuesto general de la estrategia.- Define los costos asociados a los conceptos generales para la realización de las acciones sustantivas de la estrategia.
Subdirector de Eventos
3
Revisa la Estrategia.- Revisa que la Estrategia sea
congruente con el Instrumento Consensual o en su
caso con las necesidades de la Contraparte
Institucional, que incluya lo siguiente:
• Presentación
• Propósito u Objetivo.
• Cobertura.
• Población Objetivo.
• Esquema general de intervención.
• Productos esperados (planes, proyectos, programas, apertura de ventanillas, convocatoria etc.)
Estrategia
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Rural, A.C.
80
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
• Cronograma de ejecución
• Fases de Evaluación (en su caso)
• Presupuesto general
• Metas.
4
¿Estrategia correcta?
No, continúa con la actividad 3
Sí, continúa con la actividad 6.
Director General / Director
General Adjunto de
Desarrollo y Difusión
5
Autorizan Estrategia.- La DGA de Desarrollo y
Difusión, responsable de la estrategia, firma de
autorización y la turna para autorización de la
Dirección General del INCA.
Director General Adjunto de
Desarrollo y Difusión 6
Entrega a la Contraparte Institucional.- Una vez
que la Estrategia fue autorizada internamente por los
funcionarios del INCA, se somete a Vo. Bo. por parte
de la Contraparte Institucional.
Contraparte Institucional. 7
¿Estrategia autorizada?
No, continúa con la actividad 3.
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Rural, A.C.
81
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Sí, continúa con la actividad 9.
Director Técnico 8
Instrumenta Estrategia.- Recibe la estrategia
validada, y envía copia a la Dirección de Operación
para su implementación correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Rural, A.C.
82
4. Mapa del procedimiento
INICIO
DIRECTOR GENERAL
Define perfil de usuario,
universo y cobertura
¿Estrategia
correcta?
DIRECTOR TÉCNICO
Autoriza Estrategia
Define la Estrategia
General de Intervención,
que contenga:
3
5
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE
DESARROLLO Y DIFUSIÓN
1
2
4 NO
SI
Revisa la Estrategia
General de Intervención
B
B
Autoriza Estrategia
5
Presentación
Propósito u
Objetivo
Cobertura
Población Objetivo
Esquema General
de Intervención
Productos Esperados
SUBDIRECTOR DE EVENTOS
Cronograma
Fases de
Evaluación (en su
caso)
Presupuesto General
Metas
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Rural, A.C.
83
INDICADOR:
• Identificador/ Tipo/Estrategias • Nombre del indicador: Satisfacción de la contraparte institucional • Tendencia/Unidad de medida: % • Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES:
• 29/09/2017.- Se eliminó a la Subdirección de Difusión
6
DIRECTORA GENERAL
¿Estrategia
Autorizado?
DIRECTOR TÉCNICO
Entrega a la Contraparte
Institucional
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO
DE DESARROLLO Y DIFUSIÓN
Instrumenta Estrategia de
Desarrollo de
Capacidades
8
7
B
A
NO
SI
FIN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
84
• Calificación obtenida por evaluación = o >90 • Análisis: Línea base/Meta/Valor actual: Obtener al menos el 90%
promedio de satisfacción en los reactivos 4 y 7 de la Evaluación del Proceso de Concertación, Planeación y Diseño de Estrategias de Desarrollo Rural.
• Periodicidad: Semestral • Responsable de medición: Dirección General Adjunta de Desarrollo y
Difusión
• 29/09/2017.- Se agregó productos esperados: apertura de ventanillas y
convocatorias
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Franco Azúa Carbajal
Director Técnico
Janitzio Enrique Duran Ortegón
Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
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Rural, A.C.
85
1. Objetivo
Diseñar la propuesta de una acción de formación que cuente con
un plan de formación, basado en la estrategia general de
intervención acorde a los resultados de aprendizajes previstos
con la contraparte institucional.
2. Áreas participantes
Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión
Dirección Técnica
Subdirección de Eventos
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Rural, A.C.
86
3. Descripción del procedimiento
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Director General
Adjunto de Desarrollo
y Difusión
1
Define los criterios para la formulación de los Instrumentos
Metodológicos.-
Define los criterios para la formulación de los Instrumentos
Metodológicos a desarrollar, conforme a la Estrategia aprobada.
De ser necesario puede solicitar el apoyo y asesoría de
especialistas en la materia con el fin de esclarecer las acciones y
estrategias a implementar.
Estrategia
Director Técnico 2
Diseña y coordina la elaboración de los Instrumentos
Metodológicos.- Incluyendo plan de formación, diseño
instruccional o programa de actividades, entre otros, con base en
la estrategia a implementar.
INSTRUMENTO METODOLÓGICO (Plan de Formación 0
Diseño Instruccional, entre otros):
• Formula el propósito general del proceso de formación y los resultados de aprendizaje correspondientes.
• Define el perfil general de los participantes en el proceso de formación, señala referencias de escolaridad, experiencia de desempeño y contexto de trabajo, conforme se considere necesario.
• Describe los productos esperados, donde considera las expectativas de mejora o fortalecimiento de los procesos de trabajo y vida en que los participantes habrán de aplicar sus capacidades.
Estrategia
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
87
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
• Define la estrategia formativa a utilizar, de acuerdo a las necesidades del servicio de desarrollo de capacidades.
• Selecciona las técnicas didácticas de acuerdo a la estrategia de formación definida y la disponibilidad de espacios, tiempos y recursos para el establecimiento del proceso de formación.
• Relaciona materiales didácticos a utilizar en el proceso de formación, tomando en cuenta materiales impresos, audiovisuales, equipos, papelería y cualquier otro apoyo didáctico que se considere necesario para la adecuada aplicación de las técnicas didácticas y de la estrategia de formación determinada.
• Define los ejes de contenido del proceso de formación conforme a los resultados de aprendizaje establecidos.
• Determina el período de tiempo para el desarrollo del proceso de formación, con base en la estrategia general.
• Establece el perfil de los proveedores académicos que participarán en el proceso de formación, ya sea como instructores, facilitadores, funcionarios y/o invitados.
Subdirectores de
Eventos 3
PROGRAMA DE ACTIVIDADES:
• Nombre de la acción formativa
• Propósito u objetivo.- Registra el propósito de la acción formativa y el perfil del grupo, conforme a la Estrategia o el plan de formación correspondiente.
• Sedes y fechas.- Verifica la sede y fecha del evento con el personal responsable de la coordinación operativa.
Estrategia o
Instrumento
Metodológico
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
88
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
• Horarios y responsables. Integra los temas y actividades a realizar, definiendo tiempos y responsables de las mismas, de manera que el programa de actividades sea estructurado de la siguiente manera:
1. Nombre del evento 2. Propósito 3. Perfil del grupo o participantes 4. Tiempos y horarios 5. Actividades o temas 6. Responsables por actividad o tema 7. Acciones o actividades complementarias para el o los
eventos (receso, comida, registros, evaluaciones, entre otras)
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Rural, A.C.
89
Subdirector de
Eventos
4
Revisa el Instrumento Metodológico.- Revisa que el
Instrumento Metodológico sea congruente con la Estrategia.
Instrumento
Metodológico
Director General
Adjunto de Desarrollo
y Difusión
5
¿Instrumento Metodológico Correcto?
No, continúa con la actividad 2
Sí, continúa con la actividad 5
Director General
Adjunto de Desarrollo
y Difusión
6
Autoriza Instrumento.- Autoriza el Instrumento Metodológico,
conforme a la Estrategia aprobada.
Director Técnico 7
Envía Instrumento Metodológico.- Entrega a la Dirección de
Operación, para su implementación correspondiente, copia del
instrumento metodológico
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
90
4. Mapa del procedimiento
INICIO
1
DIRECTOR TÉCNICO
Diseña Instrumentos
metodológicos (Plan de
formación, diseño
instruccional programa de
actividades)
¿Instrumento
Metodológico
correcto?
Define los criterios para la
formulación de los
Instrumentos Metodológicos
7
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE DESARROLLO Y
DIFUSIÓN
2
5
NO
SI
Documento
4
Envía Instrumento
Metodológico
FIN
Autoriza Instrumento
6
Instrumentos
Metodológicos
Instrumentos
Metodológicos
SUBDIRECTOR DE EVENTOS
Revisa Instrumentos metodológicos
3 Elabora programa de
actividades
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Rural, A.C.
91
INDICADOR:
• Identificador/ Tipo/ Diseño de Instrumentos Metodológicos
• Nombre del indicador: Valoración de la pertinencia de los Instrumentos
Consensuales
• Tendencia/Unidad de medida: Diseño de Instrumentos Metodológicos/
Instrumentos Metodológicos aceptados por la Contraparte Institucional=
Nivel de Satisfacción.
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado
Calificación obtenida por evaluación = o >90
• Análisis: Línea base/Meta/Valor actual: Obtener en promedio el 90% de
satisfacción en el reactivo número 9 del instrumento de avaluación de
estrategias.
• Periodicidad: Semestral
• Responsable de medición: Director de Operación
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES:
• 09/09/2017.- Se eliminó a la Subdirección de Difusión
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Franco Azua Carbajal
Director Técnico
Janitzio Enrique Duran Ortegón
Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
92
1. Objetivo
Establecer los lineamientos para la concertación de programas de formación, difusión y evaluación con diversas entidades públicas, privadas y sociales, orientados al desarrollo de capacidades en el medio rural, a través de los instrumentos consensuales.
2. Áreas participantes
• Dirección General (DG).
• Dirección General Adjunta de Planeación y Administración (DGAPA).
• Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión (DGADD).
• Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación (DGAEC)
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
93
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
94
3. Descripción del procedimiento
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Inicio
Director General /
Directores
Generales
Adjuntos
1
Coordinación de los vínculos institucionales mediante la
gestión de convenios, a través de promover los servicios de
desarrollo de capacidades; y de evaluación para la certificación,
habilitación, y acreditación que ofrece el INCA Rural.
.
Directora General 2
Define lineamientos generales.- Define las estrategias a
implementar y asigna las acciones a las Direcciones Generales
Adjuntas para brindar el servicio.
Programa de
Trabajo
Directores
Generales
Adjuntos
3
Identifican y registran datos de intervención institucional.- Identifican y registran el universo de atención, propósito general y alcance del programa o acción. Así como los términos generales para la elaboración del Instrumento Consensual, incluyendo lo correspondiente a la contraparte.
Proyecto de
instrumento
consensual y
documentación
Directores
Generales
Adjuntos
4
Coordinan la elaboración de la estrategia o programa de
intervención.- Establecen el primer contacto con la contraparte
institucional y proceden a la elaboración de la estrategia de
atención de acuerdo a los requisitos convenidos, estableciendo
los criterios técnicos y jurídicos para dar certeza de lo pactado.
Estrategias
Programas de
Intervención
Institucional
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
95
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Plan de
formación o
programa de
difusión
Apertura
presupuestal
Directores
Generales Adjuntos 5
Elaboración de proyecto de instrumento consensual.- Con
el apoyo jurídico, se elabora el proyecto de instrumento
consensual: objeto, acciones, vigencia y presupuesto.
Propuesta de
convenio,
bases, anexos,
etc.
Director General
Adjunto de
Planeación y
Administración
6
Emite los lineamientos jurídicos a seguir y los requisitos
legales por convenio, a fin de identificar los datos obligatorios
y los documentos necesarios para la elaboración del
instrumento consensual.
Procedimiento
de
Formulación
de Convenios
e Instrumentos
Consensuales
Directores
Generales
Adjuntos
7
Revisan modelo de instrumento consensual.- determinando los alcances en tiempo vigencia, acciones y recursos, gestionando la suscripción con la contraparte y lo turnan a la Dirección General.
Instrumento
consensual
validado.
Directora General 8
Valida y formaliza el instrumento consensual.- Analiza y
determina aceptación del convenio, bases, anexos, etc., y
autoriza el Instrumento Consensual, con base en los
requerimientos de la contraparte institucional y en las
atribuciones del INCA Rural.
Instrumento
consensual
validado
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
96
Responsable
Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Directora General 9
Firma y resguardo del convenio.-, El convenio se firma en al
menos dos tantos originales, distribuidos uno para el INCA Rural
bajo el resguardo de la Dirección General y el otro para la
contraparte.
Asimismo, remite copia al área responsable en el INCA Rural
instruyendo el seguimiento para cumplimentar lo pactado.
Instrumento
consensual
suscrito.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
97
4. Mapa del procedimiento
1
DIRECTORA GENERAL
Define lineamientos
generales
DIRECTORES GENERALES ADJUNTOS
RESPONSABLES
Coordinación de vínculos
institucionales
2
Identifican y registran
datos de intervención
institucional
3
Coordinan la elaboración
de estrategia de atención
4
Elaboran proyecto de
instrumento consensual
5
Valida y formaliza el
instrumento consensual
7 8
6
INICIO
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE
PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Emite lineamientos
Jurídicos y requisitos
legales. (DGAPA)
Revisan modelo de instrumento consensual
Firma y resguarda el instrumento consensual
9
FIN
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Rural, A.C.
98
INDICADOR:
• Identificador/ Tipo/Eficiencia.
• Nombre del indicador: Satisfacción de la contraparte institucional
• Tendencia/Unidad de medida: %
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado:
Calificaciones obtenida por evaluación > 90%
• Análisis: Línea base/Meta/ Valor actual: Obtener al menos el 90%
promedio de satisfacción en los reactivos 3 y 5 de la Evaluación del Proceso
de Concertación, Planeación y Diseño de Estrategias de Desarrollo Rural.
• Periodicidad: Semestral
Responsable de medición: Director General Adjunto de Desarrollo y
Difusión, así como el Director General Adjunto de Evaluación y
Certificación.
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES:
• 10/09/2015 Se realiza cambio de Clave y se actualizan firmantes
• Se reestructuran las actividades de las etapas de recepción de
lineamientos y convocatoria de reuniones para incorporar los criterios
técnico y la revisión del modelo de instrumento consensual.
• 15/12/2017 Se realizan ajustes a las actividades para aclarar la
secuencia de la firma de convenios, así mismo se actualizan
firmantes con motivo del alcance del procedimiento.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Franco Azua Carbajal
Director Técnico
Janitzio Enrique Durán Ortegón
Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
Guadalupe Leticia Barrón Estrada
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
99
Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
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Rural, A.C.
100
1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la certificación de pobladores rurales y prestadores de servicios profesionales, a partir de la emisión de juicios de valor de sus evidencias de conocimientos, desempeños y/o productos, conforme a un determinado estándar de competencia laboral.
2. ÁREAS PARTICIPANTES Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación (DGAEC) Dirección de Evaluación (DE)
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Actividad Documento involucrado No. Descripción
Inicio
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
1
Recibe solicitud y recursos
• Registra la solicitud.
• Analiza instrumento consensual.
• Solicita disponibilidad presupuestal.
• Designa al responsable de la estrategia de evaluacion con propósitos de certificación.
Programa de trabajo de la estrategia de evaluacion
Director de Evaluación 2
Participa en la planeación estratégica
• Revisa el programa institucional
• Coordina el análisis estratégico ene l área.
• Promueve el registro de metas.
Diagnostico estratégico del área.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
3
Coordina el diseño de la estrategia.
• Coordina conjuntamente con la DGADD el diseño de la estrategia de evaluacion con propósitos de certificación.
• Acuerda con la DG el diseño de la estrategia de evaluacion con propósitos de certificación.
• Establece comunicación con los actores sociales e instituciones.
Estrategia de evaluacion aprobada.
Director de Evaluación 4
Apoya en la instrumentación de la estrategia aprobada.
• Participa en las reuniones para el establecimiento de acuerdos.
• Apoya en la integración del equipo de evaluadores.
• Apoya en la emisión de criterios para la instrumentación, operación y seguimiento de la estrategia.
Estrategia de evaluacion aprobada.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
5
Dirige y coordina la ECE
• Mantiene comunicación con el CONOCER.
• Difunde lineamientos de la ECE
• Define y dirige las acciones de la ECE
• Coordina las auditorías externas aplicadas a la ECE
• Coordina las acciones de la ECE.
• Coordina los grupos de dictamen..
Criterios del servicio de evaluacion con propósitos de certificación.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
6
Dirige los equipos de evaluadores.
• Selecciona a evaluadores.
• Alinea a los evaluadores.
• Emite lineamientos de evaluación.
• Realiza gestión de contrataciones. • Asigna metas por evaluador.
Fichas técnicas y contratos de PSP
Director de Evaluación. 7
Orienta las acciones en materia de certificación, para el cumplimiento de objetivos y metas
• Comunica las metas institucionales.
• Difunde los compromisos de los programas transversales.
• Solicita periódicamente los avances de las metas.
Informes trimestrales
Director de Evaluación 8
Supervisa la gestión y operación de la ECE
• Da seguimiento a las auditorías externas de la ECE
• Solicita información y registros de los avances en materia de certificación.
• Monitorea el avance de los indicadores.
• Monitorea el avance en la integración de expedientes
Informes trimestrales
Director de Evaluación 9
Da seguimiento a las acciones de los equipos de evaluadores.
• Comunica y establece acuerdos con la DGAEC
• Apoya en la entrega de certificados.
Informes trimestrales
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
10
Dirige la integración de los resultados de la certificación.
• Designa tareas para la elaboración de reportes.
• Comunica y establece acuerdos con el área o contraparte institucional para la entrega recepción de certificados.
• Instruye y coordina las tareas de entrega recepción de certificados.
Certificados
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
101
• Coordina la entrega de los certificados.
Director de Evaluación 11
Orienta y coordina la elaboración de informes anual y trimestrales.
• Solicita a los coordinadores la informacion y registros.
• Sistematiza los datos.
• Elabora los informes y repostes requeridos.
Informe anual y trimestrales
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
12
Entrega informe, constancias y certificados.
• Asiste a eventos para la entrega de constancias y certificados.
• Aprueba informes.
• Informa a la Dirección General
Informe anual y trimestrales Certificados
FIN
4. MAPA DEL PROCEDIMIENTO
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DIRECTOR DE EVALUACIÓN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
102
5. INDICADORES Y BITÁCORA
INDICADORES: Tiempo de realización del proceso Tiempo del periodo Tiempo del servicio de evaluación= ----------------------------------------------
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: 18/10/2017:
• En el punto de áreas participante se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento, toda vez que dejo de existir a partir del segundo trimestre de 2016.
Inicio
Recibe solitud y
recursos Genera
programa de
trabajo de la
estrategia de
evaluación.
Participa en la
planeación estrategica.
Orienta las acciones en
materia de
certificación, Para el
cumplimiento de
objetivos y metas
Coordina el diseño de la
estrategia.
1
2
5
3
Dirige la integración de los resultados de la certificación.
6
Fin
Dirige y coordina la ECE
4
Entrega informe, constancias y certificados.
Apoya en la instrumentación de la estrategia aprobada.
Supervisa la gestión y
operación de la ECE
Da seguimiento a las
acciones de los equipos
de evaluadores.
Orienta y coordina la
elaboración de
informes anual y
trimestrales.
Dirige los equipos de evaluadores.
7
8
9
11
0
10
12
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
103
Tiempo de la línea base
Unidad de medida: Días Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 1 Seguimiento: trimestral
Costo de realización del proceso Presupuesto ejercido Costo del servicio de evaluación = -------------------------------------- Número de beneficiarios Unidad de medida: Pesos mexicanos Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador Seguimiento: trimestral
Número de servicios por unidad de tiempo Número de beneficiarios atendidos Servicio de evaluacion por unidad de tiempo=------------------------------------------------------ Tiempo de realización Unidad de medida: Servicios por día Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicado Seguimiento: trimestral
Satisfacción del cliente
Suma de calificaciones de los beneficiarios evaluados
Satisfacción del Cliente =---------------------------------------------------------------- Número de beneficiarios evaluados Unidad de medida: Calificación por persona Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 70 puntos en una escala de 0 a 100. Seguimiento: trimestral
• En el punto de descripción del procedimiento se alinearon las actividades conforme a las funciones especificadas en el manual de organización vigente.
• En el punto descripción del procedimiento también se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento.
• En el punto mapa del procedimiento se actualizo en función de las actividades señaladas en el punto descripción del procedimiento y el mapa detallado.
Elaboró
______________________ Arturo Galicia Sanjuán Director de Evaluación
Revisó
_______________________
Guadalupe Leticia Barrón Estrada Directora General Adjunta de Evaluación
y Certificación
Autorizó
______________________
Ligia Noemí Osorno Magaña Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
104
6. OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar la acreditación de los Prestadores de Servicios Profesionales, a través de la evaluación de su experiencia, perfil, productos y conocimientos, con el fin de validar y hacer constar el cumplimiento de los requisitos establecidos en las convocatorias.
7. ÁREAS PARTICIPANTES Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación (DGAEC) Dirección de Evaluación (DE)
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Actividad Documento involucrado No. Descripción
Inicio
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
1
Recibe solicitud y recursos
• Registra la solicitud.
• Analiza instrumento consensual.
• Solicita disponibilidad presupuestal.
• Designa al responsable de la estrategia de evaluacion con propósitos de acreditación.
• Coordina la publicación de convocatoria.
Programa de trabajo de la estrategia de evaluacion Convoca la publicación de la convocatoria.
Director de Evaluación 2
Participa en la planeación estratégica
• Revisa el programa institucional
• Coordina el análisis estratégico ene l área.
• Promueve el registro de metas.
Diagnostico estratégico del área.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
3
Coordina el diseño de la estrategia.
• Coordina conjuntamente con la DGADD el diseño de la estrategia de evaluacion con propósitos de acreditación.
• Acuerda con la DG el diseño de la estrategia de evaluacion con propósitos de acreditación..
• Establece comunicación con los actores sociales e instituciones solicitantes del servicio.
Estrategia de evaluacion aprobada.
Director de Evaluación 4
Apoya en la instrumentación de la estrategia aprobada.
• Participa en las reuniones para el establecimiento de acuerdos.
• Apoya en la integración del equipo de evaluadores.
• Apoya en la emisión de criterios para la instrumentación, operación y seguimiento de la estrategia.
Estrategia de evaluacion aprobada.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
5
Dirige y coordina la operación y seguimiento.
• Coordina las acciones a realizar y los recursos a utilizar basado en el propósito espeso de la acreditación de los servicios profesionales.
• Coordina las acciones con el responsable de la estrategia.
• Da seguimiento a la realización de las acciones conforme a las sedes y fechas programadas.
Criterios del servicio de evaluacion con propósitos de certificación.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
6
Dirige los equipos de evaluadores.
• Selecciona a evaluadores.
• Alinea a los evaluadores.
• Emite lineamientos de evaluación.
• Realiza gestión de contrataciones. • Asigna metas por evaluador.
Fichas técnicas y contratos de PSP
Director de Evaluación. 7
Orienta las acciones en materia de acreditación, para el cumplimiento de objetivos y metas
• Comunica las metas institucionales.
• Difunde los compromisos de los programas transversales.
• Solicita periódicamente los avances de las metas.
• Da seguimiento y verifica la sistematización de resultados obtenidos por el coordinador.
• Monitorea el avance de los indicadores.
• Monitorea el avance en la integración de expedientes
Informes trimestrales
Director de Evaluación 8
Da seguimiento a las acciones de los equipos de evaluadores.
• Comunica y establece acuerdos con la DGAEC
• Apoya en la entrega de constancias de acreditación.
Informes trimestrales
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
9
Dirige la integración de los resultados de la acreditación.
• Designa tareas para la elaboración de reportes.
• Comunica y establece acuerdos con el área o contraparte institucional para la entrega recepción de constancias de acreditación.
Constancias de acreditación.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
105
• Instruye y coordina las tareas de entrega recepción de constancias de acreditación.
• Coordina la entrega de las constancias de acreditación.
Director de Evaluación 10
Orienta y coordina la elaboración de informes anual y trimestrales.
• Solicita a los coordinadores la información y registros.
• Sistematiza los datos.
• Elabora los informes y reportes requeridos.
Informe anual y trimestrales
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
11
Entrega informe y constancias de acreditación.
• Asiste a eventos para difundir resultados y entregar constancias de acreditación.
• Aprueba y entrega informes de resultados.
• Informa a la Dirección General
Informe anual y trimestrales Constancias de acreditación.
FIN
9. MAPA DEL PROCEDIMIENTO
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DIRECTOR DE EVALUACIÓN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
106
10. INDICADORES Y BITÁCORA
INDICADORES: Tiempo de realización del proceso Tiempo del periodo Tiempo del servicio de evaluación= --------------------------------
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: 18/10/2017:
• En el punto de áreas participante se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento, toda vez que dejo de existir a partir del segundo trimestre de 2016.
Inicio
Recibe solitud y
recursos Genera
programa de
trabajo de la
estrategia de
evaluación.
Participa en la
planeación estratégica.
Orienta las acciones en
materia de
acreditación, Para el
cumplimiento de
objetivos y metas.
Coordina el diseño de la
estrategia.
1
2
5
3
Dirige la integración de los resultados de la acreditación.
6
Fin
Dirige y coordina la
operación y seguimiento.
4
Entrega informe y constancias de acreditación.
Apoya en la instrumentación de la estrategia aprobada.
Da seguimiento a las
acciones de los equipos
de evaluadores.
Orienta y coordina la
elaboración de
informes anual y
trimestrales.
Dirige los equipos de evaluadores.
7
8
10
0
9
11
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
107
Tiempo de la línea base
Unidad de medida: Días Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 1 Seguimiento: trimestral
Costo de realización del proceso Presupuesto ejercido Costo del servicio de evaluación = -------------------------------------- Número de beneficiarios Unidad de medida: Pesos mexicanos Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador Seguimiento: trimestral
Número de servicios por unidad de tiempo Número de beneficiarios atendidos Servicio de evaluación por unidad de tiempo=-------------------------------------------------- Tiempo de realización Unidad de medida: Servicios por día Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicado Seguimiento: trimestral
Satisfacción del cliente
Suma de calificaciones de los beneficiarios acreditados
Satisfacción del Cliente =---------------------------------------------------------------- Número de beneficiarios acreditados Unidad de medida: Calificación por persona Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 70 puntos en una escala de 0 a 100. Seguimiento: trimestral
• En el punto de descripción del procedimiento se alinearon las actividades conforme a las funciones especificadas en el manual de organización vigente.
• En el punto descripción del procedimiento también se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento.
• En el punto mapa del procedimiento se actualizo en función de las actividades señaladas en el punto descripción del procedimiento y el mapa detallado.
• En el presente documento se entenderá por: a) proceso = proceso de evaluacion, acreditación y certificación. b) servicio= Servicio de Evaluacion de Pobladores Rurales, Prestadores de Servicios Profesionales, Organismos de la Sociedad Civil e Instituciones. c) acreditación= es una modalidad del servicio de evaluación y consiste en evaluar al poblador rural o agente técnico interesado en obtener un incentivo especificado en las reglas de operación vigentes o participar como prestador de servicios profesionales en un proyecto, programa o estrategia de desarrollo de capacidades, innovación y/0 extensionismo rural.
Elaboró
______________________ Arturo Galicia Sanjuán Director de Evaluación
Revisó
_______________________
Guadalupe Leticia Barrón Estrada Directora General Adjunta de Evaluación
y Certificación
Autorizó
______________________
Ligia Noemí Osorno Magaña Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
108
11. OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar la habilitación de prestadores de servicios profesionales que desean participar como proveedores de servicios en procesos de desarrollo de capacidades, a partir de la emisión de juicios de valor de sus evidencias de conocimientos, desempeños y/o productos, conforme a los términos de referencia emitidos por la Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación.
12. ÁREAS PARTICIPANTES Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación (DGAEC) Dirección de Evaluación (DE)
13. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Actividad Documento involucrado No. Descripción
Inicio
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
1
Recibe solicitud y recursos
• Registra la solicitud.
• Analiza instrumento consensual.
• Solicita disponibilidad presupuestal.
• Designa al responsable de la estrategia de evaluacion con propósitos de acreditación.
• Coordina la publicación de convocatoria.
Programa de trabajo de la estrategia de evaluacion Convoca la publicación de la convocatoria.
Director de Evaluación 2
Participa en la planeación estratégica
• Revisa el programa institucional
• Coordina el análisis estratégico en el área.
• Promueve el registro de metas.
Diagnostico estratégico del área.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
3
Coordina el diseño de la estrategia.
• Coordina conjuntamente con la DGADD el diseño de la estrategia de evaluacion con propósitos de habilitación.
• Acuerda con la DG el diseño de la estrategia de evaluacion con propósitos de habilitación.
• Establece comunicación con los actores sociales e instituciones solicitantes del servicio.
Estrategia de evaluacion aprobada.
Director de Evaluación 4
Apoya en la instrumentación de la estrategia aprobada.
• Participa en las reuniones para el establecimiento de acuerdos.
• Apoya en la integración del equipo de evaluadores.
• Apoya en la emisión de criterios para la instrumentación, operación y seguimiento de la estrategia.
Estrategia de evaluacion aprobada.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
5
Dirige y coordina la operación y seguimiento.
• Coordina las acciones a realizar y los recursos a utilizar basado en el propósito espeso de la acreditación de los servicios profesionales.
• Coordina las acciones con el responsable de la estrategia.
• Da seguimiento a la realización de las acciones conforme a las sedes y fechas programadas.
Criterios del servicio de evaluacion con propósitos de habilitación.
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
6
Dirige los equipos de evaluadores.
• Selecciona a evaluadores.
• Alinea a los evaluadores.
• Emite lineamientos de evaluación.
• Realiza gestión de contrataciones. • Asigna metas por evaluador.
Fichas técnicas y contratos de PSP
Director de Evaluación. 7
Orienta las acciones en materia de habilitación, para el cumplimiento de objetivos y metas
• Comunica las metas institucionales.
• Difunde los compromisos de los programas transversales.
• Solicita periódicamente los avances de las metas.
• Da seguimiento y verifica la sistematización de resultados obtenidos por el coordinador.
• Monitorea el avance de los indicadores.
• Monitorea el avance en la integración de expedientes
Informes trimestrales
Director de Evaluación 8
Da seguimiento a las acciones de los equipos de evaluadores.
• Comunica y establece acuerdos con la DGAEC
• Apoya en la integración y emisión de la relación de personas habilitadas.
Informes trimestrales
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
9
Dirige la integración de los resultados de la habilitación.
• Designa tareas para la elaboración de reportes.
• Comunica y establece acuerdos con el área o contraparte institucional para la entrega recepción de la relación de personas habilitadas.
Relación de personas habilitadas
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
109
Director de Evaluación 10
Orienta y coordina la elaboración de informes anual y trimestrales.
• Solicita a los coordinadores la información y registros.
• Sistematiza los datos.
• Elabora los informes y reportes requeridos.
Informe anual y trimestrales
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
11
Entrega informe y relación de personas habilitadas
• Aprueba y entrega informes de resultados y relación de personas habilitadas.
• Informa a la Dirección General
Informe anual y trimestrales
FIN
14. MAPA DEL PROCEDIMIENTO
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DIRECTOR DE EVALUACIÓN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
110
15. INDICADORES Y BITÁCORA
INDICADORES: BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES:
Inicio
Recibe solitud y
recursos Genera
programa de
trabajo de la
estrategia de
evaluación.
Participa en la
planeación estratégica.
Orienta las acciones en
materia de habilitación,
Para el cumplimiento
de objetivos y metas
Coordina el diseño de la
estrategia.
1
2
5
3
Dirige la integración de los resultados de la habilitación.
6
Fin
Dirige y coordina la
operación y seguimiento
4
Entrega informe y relación de personas habilitadas.
Apoya en la instrumentación de la estrategia aprobada.
Da seguimiento a las
acciones de los equipos
de evaluadores.
Orienta y coordina la
elaboración de
informes anual y
trimestrales.
Dirige los equipos de evaluadores.
7
8
10
0
9
11
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
111
Tiempo de realización del proceso Tiempo del periodo Tiempo del servicio de evaluación= -------------------------------- Tiempo de la línea base
Unidad de medida: Días Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 1 Seguimiento: trimestral
Costo de realización del proceso Presupuesto ejercido Costo del servicio de evaluación = -------------------------------------- Número de beneficiarios Unidad de medida: Pesos mexicanos Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador Seguimiento: trimestral
Número de servicios por unidad de tiempo Número de beneficiarios atendidos Servicio de evaluación por unidad de tiempo=-------------------------------------------------- Tiempo de realización Unidad de medida: Servicios por día Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicado Seguimiento: trimestral
Satisfacción del cliente
Suma de calificaciones de los beneficiarios acreditados
Satisfacción del Cliente =---------------------------------------------------------------- Número de beneficiarios acreditados Unidad de medida: Calificación por persona Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 70 puntos en una escala de 0 a 100. Seguimiento: trimestral
18/10/2017: • En el punto de áreas participante se eliminó el puesto de la
subdirección de análisis y seguimiento, toda vez que dejo de existir a partir del segundo trimestre de 2016.
• En el punto de descripción del procedimiento se alinearon las actividades conforme a las funciones especificadas en el manual de organización vigente.
• En el punto descripción del procedimiento también se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento.
• En el punto mapa del procedimiento se actualizo en función de las actividades señaladas en el punto descripción del procedimiento y el mapa detallado.
• En el presente documento se entenderá por: a) proceso = proceso de evaluacion, acreditación y certificación. b) servicio= Servicio de Evaluacion de Pobladores Rurales, Prestadores de Servicios Profesionales, Organismos de la Sociedad Civil e Instituciones.
• c) habilitación=es una modalidad del servicio de evaluación y consiste en evaluar a la persona que está interesada que desee participar como Prestador de Servicios Profesionales (PSP) en un proyecto, programa o estrategia de desarrollo de capacidades, innovación y/o extensionismo rural.
Elaboró
______________________ Arturo Galicia Sanjuán Director de Evaluación
Revisó
_______________________
Guadalupe Leticia Barrón Estrada Directora General Adjunta de Evaluación
y Certificación
Autorizó
______________________
Ligia Noemí Osorno Magaña Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
112
16. OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar las actividades de evaluación, conforme a los lineamientos establecidos en la estrategia, proyecto o programa general de intervención.
17. ÁREAS PARTICIPANTES Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación (DGAEC) Dirección de Evaluación (DE)
18. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Actividad
Documento involucrado No. Descripción
Inicio
Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
1
Proporciona los lineamientos de evaluación. • Recibe solicitud de evaluación del área o contraparte institucional;
• Verifica y proporciona lineamientos de evaluación.
• Designa al responsable de las actividades de evaluación.
• Selecciona a evaluadores.
Lineamientos de evaluación.
Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
2
Integra a equipo de evaluadores. • Coordina actividades.
• Convoca a evaluadores propuestos.
• Integra al equipo de evaluadores.
• Designa metas por evaluador.
• Tramita requerimientos y recursos.
Lineamientos de evaluación.
Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
3
Coordina el diseño o actualización de los instrumentos de evaluación. • Establece acuerdos con el área sustantiva o contraparte institucional.
• Designa al responsable del diseño o actualización de los instrumentos.
• Autoriza los instrumentos de evaluación de la actividad específica;
• Tramita requerimientos y recursos.
Instrumentos de evaluación.
Director de evaluación
4
Participa en las instancias y grupos de trabajo para el seguimiento y control.
• Apoya a la DGAEC en la convocatoria de las instancias y grupos.
• Integra información de avances y resultados.
Director de Evaluación
5
Apoya en la coordinación del servicio de evaluacion. • Confirma la participación de los evaluadores seleccionados;
• Designa tareas a coordinadores de la evaluación;
• Comunica mecanismo y tiempo para la entrega de resultados;
Informe de resultados
Director de Evaluación
6
Integra resultados de las actividades de evaluación. • Integra los resultados de la evaluacion en los informes trimestrales y anual.;
• Cuantifica el cumplimiento de metas;
• Informa a la DGAEC
Informe de resultados
Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
7
Entrega de resultados de la actividad de evaluación • Comunica resultados al solicitante de la actividad de evaluación especifica;
• Informa a la Dirección General.
• Coordina la gestión de constancias y certificados.
Informe de resultados Constancias/certificados/relación de personas habilitadas.
FIN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
113
19. MAPA DEL PROCEDIMIENTO
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DIRECTOR DE EVALUACIÓN
Inicio
Coordina el diseño o
actualización de los
instrumentos de
evaluacion.
1
4
2
Entrega resultados de la
actividad de evaluación.
Participa en las instancias y grupos de trabajo para el seguimiento y control.
pa en las instancias y grupos de trabajo para el seguimiento y control.
Fin
Integra a equipo de
evaluadores.
3
5
Integra resultados de las
actividades de evaluacion.
Proporciona los
lineamientos de evaluacion.
6
Apoya en la coordinación del
servicio de evaluacion.
7
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
114
20. INDICADORES Y BITÁCORA
INDICADORES: Tiempo de realización del proceso Tiempo del periodo Tiempo del servicio de evaluación= -------------------------------- Tiempo de la línea base
Unidad de medida: Días Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 1 Seguimiento: trimestral
Número de servicios por unidad de tiempo Número de beneficiarios atendidos Servicio de evaluación por unidad de tiempo=-------------------------------------------------- Tiempo de realización Unidad de medida: Servicios por día Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicado Seguimiento: trimestral
Satisfacción del cliente
Suma de calificaciones de los beneficiarios acreditados
Satisfacción del Cliente =---------------------------------------------------------------- Número de beneficiarios acreditados Unidad de medida: Calificación por persona Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 70 puntos en una escala de 0 a 100. Seguimiento: trimestral
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: 18/10/2017:
• En el punto de áreas participante se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento, toda vez que dejo de existir a partir del segundo trimestre de 2016.
• En el punto del objetivo, se actualizo el párrafo.
• En el punto de descripción del procedimiento se alinearon las actividades conforme a las funciones especificadas en el manual de organización vigente.
• En el punto descripción del procedimiento también se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento.
• En el punto mapa del procedimiento se actualizo en función de las actividades señaladas en el punto descripción del procedimiento y el mapa detallado.
Elaboró
______________________ Arturo Galicia Sanjuán Director de Evaluación
Revisó
_______________________
Guadalupe Leticia Barrón Estrada Directora General Adjunta de Evaluación
y Certificación
Autorizó
______________________
Ligia Noemí Osorno Magaña Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
115
21. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la emisión de constancias, mediante las cuales se reconoce el Saber, Saber Hacer y Saber Ser de la persona (poblador rural o prestador de servicios profesionales), en una determinada función productiva. La persona que resulta competente en el proceso de evaluación, obtiene un reconocimiento en alguna de las siguientes modalidades: habilitación, acreditación o certificación, dependiendo de los criterios y procedimientos especificados en las convocatorias de los proyectos, programas o estrategias nacionales publicadas en la Página Web del Instituto.
22. ÁREAS PARTICIPANTES Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación (DGAEC). Dirección de Evaluación (DE).
23. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Actividad Documento involucrado No. Descripción
Inicio
Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
1
Establece acuerdos con el área o contraparte institucional.
• Revisa compromisos suscritos.
• Agenda entrega de constancias.
Solicitud de constancias.
Director de Evaluación 2
Recibe la instrucción de la DGAEC • Revisa la solicitud.
• Define la coordinación y logística.
• Establece comunicación con el solicitante de las constancias.
Solicitud de constancias.
Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
3 Autoriza la elaboración de constancias
• Instruye la elaboración de constancias al responsable del proceso.
Solicitud de constancias
Director de Evaluación 4
Coordina la integración de los documentos soporte. • Envía al solicitante el formato “Solicitud de constancias- INCA Rural” para su
requisición.
• Solicita el plan de formación/sesión/carta descriptiva del taller/curso/diplomado/otro.
• Verifica que la solicitud se encuentre debidamente requisitada.
• Verifica que se encuentre integrada la lista de participantes/ beneficiarios en la solicitud.
Formato de Solicitud de constancias del INCA Rural/plan de formación.
Director de Evaluación 5
Coordina la elaboración de constancias • Verifica la recepción de los documentos para la realización de constancias.
• Verifica el registro de la solicitud en la lista control de Emisión de Constancias.
• Autoriza el formato de constancia considerando logotipos, fecha, sede, horas de formación.
• Revisa si la constancia tiene valor curricular con más de 120 horas.
• Entrega constancias elaboradas para su firma.
• Coordina la entrega de constancias elaboradas para su firma.
Formato de Solicitud de constancias del INCA Rural/plan de formación./ Lista de participantes.
Directora General Adjunta de Evaluación y Certificación
6 Solicita firma de constancias.
• Solicita la firma autógrafa del funcionario asignado en la constancia.
Constancias
Director de Evaluación 7 Coordina el registro de las constancias emitidas.
• Verifica que las constancias correspondan a los criterios definidos en la solicitud
• Elabora el oficio de entrega.
Constancias
Director General Adjunto de Evaluación y Certificación
8
Entrega de Constancias • Comunica y establece acuerdos con el Área o contraparte institucional para la
entrega-recepción de constancias.
• Informa a la Dirección General.
Constancias
FIN
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Rural, A.C.
116
24. MAPA DEL PROCEDIMIENTO DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE EVALUACIÓN Y
CERTIFICACIÓN DIRECTOR DE EVALUACIÓN
Coordina la integración de los documentos soporte.
4
Inicio
Establece acuerdos con el área o contraparte institucional.
Recibe instrucción de la
DGAEC
Solicita firma de
constancias.
Coordina la
elaboración de
constancias.
1
2
7
5
8
Entrega de constancias.
Fin
3
Autoriza elaboración
de constancias.
2
6
Coordina el registro de las constancias emitidas.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
117
25. INDICADORES Y BITÁCORA
INDICADORES: Tiempo de realización del proceso Tiempo del periodo Tiempo del servicio de evaluación= --------------------------------------- Tiempo de la línea base
Unidad de medida: Días Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 1 Seguimiento: trimestral
Número de servicios por unidad de tiempo Número de beneficiarios atendidos Servicio de evaluación por unidad de tiempo=-------------------------------------------------- Tiempo de realización Unidad de medida: Servicios por día Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicado Seguimiento: trimestral
Satisfacción del cliente
Suma de calificaciones de los beneficiarios acreditados
Satisfacción del Cliente =---------------------------------------------------------------- Número de beneficiarios acreditados Unidad de medida: Calificación por persona Frecuencia de Monitoreo: Anual Valor mínimo del indicador: 70 puntos en una escala de 0 a 100. Seguimiento: trimestral
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: 18/10/2017:
• En el punto de áreas participante se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento, toda vez que dejo de existir a partir del segundo trimestre de 2016.
• En el punto de descripción del procedimiento se alinearon las actividades conforme a las funciones especificadas en el manual de organización vigente.
• En el punto descripción del procedimiento también se eliminó el puesto de la subdirección de análisis y seguimiento.
• En el punto mapa del procedimiento se actualizo en función de las actividades señaladas en el punto descripción del procedimiento y el mapa detallado.
Elaboró
______________________
Arturo Galicia Sanjuán Director de Evaluación
Revisó
_______________________
Guadalupe Leticia Barrón Estrada Directora General Adjunta de Evaluación
y Certificación
Autorizó
______________________
Ligia Noemí Osorno Magaña Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
118
1. Objetivo del procedimiento
Establecer los lineamientos para atender las necesidades de las
diferentes Áreas del INCA Rural para elaborar instrumentos
consensuales, que definan las bases generales que acuerden las
partes involucradas para el desarrollo de programas y/o proyectos
de formación, difusión y evaluación con diversas entidades
públicas, privadas y sociales, basados en instrumentos legales
vigentes y orientados al desarrollo de capacidades en materia
rural.
2. Áreas participantes
• Dirección General (DG)
• Dirección General Adjunta de Planeación y
Administración.
• Direcciones Generales Adjuntas Sustantivas (DGA´s)
• Dirección de Finanzas y Administración (DFA)
• Delegaciones Regionales.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
119
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Inicio
Directores Generales Adjuntos / Delegados Regionales.
1
Define criterios y solicita la elaboración de documentos consensual. - La Unidad Administrativa para la prestación de servicios concertados, solicita la elaboración de un documento consensual, para lo cual definen términos de referencia, montos y tipo. Envía a la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración la solicitud con la documentación necesaria para el análisis jurídico y solicita la formulación o revisión del instrumento a firmar con la contraparte. La solicitud se acompañará con la información relativa a:
1. Modelo del instrumento consensual. 2. Objeto del documento a suscribir. 3. Monto del recurso a otorgar (cuando así sea) y
numero de ministraciones en las que se otorgara. 4. Productos que se deberán recibir contra las
ministraciones. 5. Acciones a desarrollar. 6. Ficha técnica con todos los requisitos legales, a la
cual se deberá agregar la siguiente documentación:
• Acta Constitutiva (Copia);
• RFC;
• CURP;
• Alta ante la SHCP (copia);
• Poder Notarial del Representante Legal;
• Comprobante de domicilio fiscal (copia);
• Identificación oficial del representante legal (credencial de elector, INE, pasaporte vigente o cartilla militar);
• Cedula de identificación fiscal, incluyendo dirección fiscal.
• Facturas que cumplan con los requisitos fiscales;
• Carta de cuenta bancaria para deposito (fecha, nombre, banco, CLABE interbancaria y firmada por el representante legal);
Solicitud de Convenio por la
Unidad Administrativa
con documentos anexos.
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
2
Revisa requisitos. documentación justificativa y modelo de instrumento consensual. - Revisa que la documentación justificativa cumpla con todos los requisitos legales y reglamentarios, para así poder establecer continuar con la formalización del instrumento consensual, que permita el desarrollo en materia rural.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
120
Revisa con el área correspondiente el contenido del modelo de instrumento consensual, precisando las características legales:
• Para las que se celebren con instituciones públicas federales, serán convenios de colaboración;
• Con gobiernos estatales y municipales, serán convenios de coordinación.
• Con instituciones privadas y del sector social, convenios o acuerdos de concertación.
• Con organizaciones internacionales, convenios o acuerdos de cooperación.
• Los que se rijan por la Ley de Adquisiciones, contratos.
En algunos aspectos, la característica puede redefinirse conforme a la figura jurídica que se solicite.
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
3
¿El contratante cumple? No, continua con la actividad 3.1 Si, continua con la actividad 4.
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
3.1
Comunica incumplimiento para que complementen información o documentos. - Comunica al área solicitante los conceptos o requisitos que la contraparte no cumple a efecto de que estos sean subsanados. Continua en actividad 4
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
4
Envía oficio aprobatorio a las áreas. – Envía al área solicitante, mediante oficio, la aprobación del modelo de instrumento consensual, para su formalización.
Modelo de Convenio
Directores Generales Adjuntos Responsables
5
Formula instrumento y envía para su revisión. – Formula instrumento consensual; asigna la clave del documento de acuerdo a la siguiente estructura: Siglas del INCA-tipo de documento-siglas de la contraparte-fecha del documento. (Ejemplo: INCA-CONV-INCA-CODUC-11/11/08); y remite a la DGAPA para su última revisión.
Convenio
Directores Generales Adjuntos Responsables / Delegados regionales
6
Verifica suficiencia presupuestaria. Contacta a la contraparte y acuerdan el instrumento. – Se pone en contacto con la contraparte institucional, revisa en conjunto con ella el contenido del documento y llegan a un acuerdo.
Directores Generales Adjuntos Responsables / Delegados regionales
7
¿El documento está completo? No, continua en actividad 7.1 Si, continua en actividad 8
Directores Generales Adjuntos Responsables
7.1
Propone los cambios en conjunto con la contraparte y somete a revisión de la DGAPA. – En caso de existir alguna modificación, comunica a la DGAPA, mediante oficio, los cambios correspondientes para su análisis.
Oficio de Modificaciones
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
121
Director General Adjunto de Planeación y Administración
7.2
Revisa congruencia legal de los cambios. – Revisa la congruencia legal de los cambios en el instrumento consensual, e informa a la DGA correspondiente, mediante oficio la aprobación de los cambios. Regresa a la Actividad 6
Oficio de aprobación.
Directores Generales Adjuntos Responsables
8
Recaba las firmas de la contraparte y envía a DGAPA. – Recaba la firma de la contraparte y rúbrica el documento; lo envía a la DGAPA para recabar la firma del Director General.
Convenio definitivo
Director General Adjunto de Planeación y Administración
9
Recibe y revisa el contenido. – Recibe por parte de las DGA´S y revisa el contenido para verificar que cumpla con los términos acordados. Si no cumple se rechaza y se regresa a la DGA solicitante para que realice las adecuaciones necesarias. Rúbrica documento y lo somete a firma de la DG.- Recibe los documentos consensuales y revisa que contenga la firma de la contraparte, así como la rúbrica del DGA correspondiente; rúbrica el documento y lo envía a la DG para firma en dos originales internos, más los ejemplares que determine la contraparte.
Director General 10
Firma documento y envía a la contraparte. – Recibe por parte de la DGAPA los documentos consensuales formulados para las DGA´S, revisa de manera general el documento y, además, que cuente con la rúbrica del DGAPA. Firma los documentos en dos originales internos, más los ejemplares que se determinen para la contraparte y retiene un ejemplar para archivo interno; devuelve un original de los documentos a la DGAPA para que envié las copias correspondientes a las DGA´S. Envía acompañado de oficio, los ejemplares originales a la contraparte y se resguarda acuse de recibido.
Directores Generales Adjuntos Responsables
11
Reciben documentos para realización y seguimiento. – Recibe copia de los instrumentos consensuales firmados para su realización y seguimiento.
Director General Adjunto de Planeación y Administración
12
Informa a Junta Directiva. – Informa de manera Trimestral a la Junta Directiva de acuerdo a las fechas programadas para sus sesiones, de los instrumentos consensuales que la entidad ha suscrito: nombre de con quien se celebra el convenio y el objeto del mismo.
Directores Generales Adjuntos Responsables
13
Informan a la DGAPA la terminación de instrumentos consensuales. – Informan por escrito a la DGAPA, la culminación de instrumentos consensuales.
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
122
Director General Adjunto de Planeación y Administración
14
Revisa documentación y propuesta de Finiquito. – Revisa el modelo de finiquito del instrumento consensual enviado por la DGA solicitante, en relación a la documentación remitida al área, de igual manera revisa las acciones que se realizaron, así como el presupuesto ejercido en cada instrumento con los comprobantes de pago.
Modelo de finiquito con anexos.
Directores Generales Adjuntos Responsables
15
¿El documento está completo? No, continua en actividad 15.1 Si, continua en actividad 16.
Director General Adjunto de Planeación y Administración
15.1
Comunica las modificaciones y comentarios para que se subsane el Finiquito. – Comunica al área solicitante, mediante oficio, los errores o modificaciones que se deban de cumplir para poder continuar con el trámite del Finiquito. Continua en actividad 16.
Oficio de modificaciones
Director General Adjunto de Planeación y Administración
16
Envía oficio aprobatorio a las áreas. – Obtiene conformidad del área, con rúbrica en el Finiquito y la DGAPA lo rúbrica y lo somete a la firma del Director General.
Finiquito
Director General 17 Firma el finiquito y lo regresa a la DGAPA. – Firma el finiquito y lo regresa a la DGAPA para el trámite correspondiente.
Finiquito
Director General Adjunto de Planeación y Administración
18
Entrega Finiquito a la DGA solicitante. – Regresa el finiquito a la DGA solicitante para que se realice lo correspondiente para la terminación de la relación con la contraparte.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
4. Mapa del procedimiento
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
123
1
¿El
documento
está
completo?
INICIO
Define criterios y
solicita la elaboración
de documentos
consensual.
Revisa requisitos.
documentación
justificativa y modelo
de instrumento
consensual.
¿El
contratante
cumple?
Envía oficio
aprobatorio a las
áreas.
Formula instrumento y
envía para su revisión
Verifica suficiencia
presupuestaria. Contacta a la
contraparte y acuerdan el
instrumento
Propone los
cambios en
conjunto con la
contraparte y
somete a revisión
de la DGAPA.
Revisa congruencia
legal de los
cambios.
B
INSTRUMENTO
CONSENSUAL
DICTAMEN
MODELO DE
INSTRUMENTO
No
Comunica
incumplimient
o para que
complementen
información o
documentos.
DGA´S Responsables Director General Adjunto de Planeación y
Administración
2
No
Si
Si
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
124
DGA´s Responsables /DO
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Dirección General
A
Firma documento y
envía a la contraparte.
Recaba las firmas
de la contraparte y
envía a DGAPA
Recibe y revisa el
contenido. Rúbrica
documento y lo
somete a firma de la
DG
Reciben
documentos para
realización y
seguimiento.
Informan a la
DGAPA la
terminación de
instrumentos
consensuales.
Informa a Junta
Directiva
Revisa documentación
y propuesta de
Finiquito.
Envía oficio
aprobatorio a las
áreas.
INSTRUMENTO
CONSENSUAL
INSTRUMENTO
CONSENSUAL
FIN
Entrega Finiquito a la
DGA solicitante
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
125
INDICADOR: • Identificador/ Tipo: Mejora de Procedimientos.
• Nombre del indicador: Formulación de Instrumentos
Consensuales.
• Tendencia/Unidad de medida: Porcentaje. • Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado: Numero de instrumentos consensuales firmados Instrumentos consensuales finalizados • Análisis: Línea base/Meta/Valor Actual • Periodicidad: Anual • Responsable de medición: Director General Adjunto de Planeación
y Administración.
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: Fecha de actualización: 18/10/2017
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Lina Fabiola Medina Rojas
Directora de Administración y Finanzas
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Noemi Osorno Magaña
Directora General
X 100 = %
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Rural, A.C.
126
1. Objetivo del procedimiento
Atender y dar seguimiento a las solicitudes de trámite de pagos a
proveedores y prestadores de servicios que requiere la institución
para la operación de sus acciones sustantivas y administrativas,
asegurando la integración del soporte documental que origina la
solicitud de pago.
2. Áreas participantes
• Direcciones Generales Adjuntas
• Dirección de Administración y Finanzas
• Tesorería
• Departamento de Contabilidad
• Departamento de Recursos Materiales
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127
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
INICIO
Direcciones Generales Adjuntas
1 Prepara e integra documentación soporte Documentación
soporte
Direcciones Generales Adjuntas
1.1 Solicita el pago de bienes y/o servicios con cargo
a una actividad específica
Memorándum Documentación
soporte
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 2 Recibe y turna documentación soporte
Documentación soporte
Departamento de Recursos Materiales
3 Recibe y revisa documentación soporte Documentación
soporte
Departamento de Recursos Materiales
3.1 ¿Cumple?
Sí, continua con la actividad 4 No, continua con la actividad 3.2
Documentación soporte
Departamento de Recursos Materiales
3.2 Notifica incumplimiento y regresa documentación
soporte FINAL
Documentación soporte
Departamento de Recursos Materiales
4 Registra CFDI en el portal de cadenas productivas
INAFIN Documentación
soporte
Departamento de Recursos Materiales
5 Elabora y valida Solicitud de pago, registra datos y
cuenta del proveedor/beneficiario en el SIA Solicitud de pago
Departamento de Recursos Materiales
5.1 Turna Solicitud de pago firmada y documentación
soporte
Solicitud de pago Documentación
soporte
Departamento de contabilidad
6 Recibe y verifica suficiencia Documentación
soporte
Departamento de contabilidad
6.1 ¿Cuenta con suficiencia?
Sí, continua con la actividad 7 No, continua con la actividad 6.2
Solicitud de pago
Departamento de contabilidad
6.2 Rechaza Solicitud de pago en el SIA Solicitud de pago
Departamento de contabilidad
6.3 Notifica la insuficiencia presupuestal y regresa
documentación soporte Continua con la actividad 3.2
Documentación soporte
Departamento de contabilidad
7 Valida Solicitud de pago en el SIA Solicitud de pago
Departamento de contabilidad
7.1 Turna Solicitud de pago firmada y documentación
soporte
Solicitud de pago Documentación
soporte
Dirección de Administración y
Finanzas 8 Recibe y aprueba el gasto, en su caso
Solicitud de pago Documentación
soporte
Dirección de Administración y
Finanzas 8.1
¿Se aprobó el gasto? Sí, continua con la actividad 9
No, continua con la actividad 8.1 Solicitud de pago
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
128
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Dirección de Administración y
Finanzas 8.2
Notifica desaprobación y regresa Solicitud de pago y documentación soporte
Continua con la actividad 6.2
Solicitud de pago Documentación
soporte
Dirección de Administración y
Finanzas 9
Turna Solicitud de pago firmada y documentación soporte
Solicitud de pago Documentación
soporte
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 10 Recibe y autoriza el gasto, en su caso
Documentación soporte
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 10.1
¿Se autorizó el gasto? Sí, continuar con la actividad 11
No, continuar con la actividad 10.2 Solicitud de pago
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 10.2
Notifica el rechazo y regresa documentación soporte
Continua con la actividad 6.2
Documentación soporte
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 11
Turna Solicitud de pago firmada y documentación soporte
Solicitud de pago Documentación
soporte
Tesorería 12 Recibe y realiza el pago, en su caso Solicitud de pago Documentación
soporte
Tesorería 12.1 ¿Se realizó el pago?
Sí, continuar con la actividad 12 No, continuar con la actividad 11.2
Solicitud de pago
Tesorería 12.2 Rechaza Solicitud de pago en el SIA Solicitud de pago
Tesorería 12.3 Notifica el rechazo y regresa documentación
soporte Continua con la actividad 6.2
Solicitud de pago Documentación
soporte
Tesorería 13 Valida Solicitud de pago en el SIA y publica el
pago en el sitio web del INCA Rural Solicitud de pago
Tesorería 13.1 Turna comprobante de pago, Solicitud de pago y
documentación soporte
Comprobante de pago
Solicitud de pago Documentación
soporte
Departamento de Contabilidad
14 Recibe comprobante de pago, Solicitud de pago y
documentación soporte e integra póliza Póliza
Departamento de Contabilidad
14.1 Realiza registro contable en el SICP Póliza
Departamento de Contabilidad
14.2 Archiva póliza Póliza
FINAL
4. Mapa del procedimiento
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
129
INICIO
Solicita el pago de bienes y/o servicios con cargo a una Actividad Específica
Recibe y verifica la suficiencia
presupuestal
Registra la factura en el portal de
cadenas productivas Nafinet
Documentación soporte
¿Cuenta con ella?
Sí
Memorándum Documentación
soporte
¿Cumple?
A
Documentación soporte
Sí No
Turna Solicitud de
Pago firmada y documentación soporte
No
Prepara la documentación
soporte
Recibe y turna documentación soporte
Notifica el incumplimiento y
regresa documentación soporte al área
solicitante
Recibe y revisa la documentación de
pago
1 2
3.1 Memorándum
Documentación
soporte
Solicitud de pago
Documentación
soporte
Elabora y valida
Solicitud de pago,
registra datos y cuenta
del beneficiario/
proveedor en el SIA
Notifica la insuficiencia presupuestal, la
desaprobación o el rechazo y regresa
documentación soporte
Rechaza la
Solicitud de pago
en el SIA
Documentación soporte
Valida la Solicitud
de pago en el SIA
Turna Solicitud de pago firmada y
documentación soporte
Solicitud de pago
Documentación
soporte
FINAL
3.2
1.1
3
3.2
4
5
5.1
6
6.1
6.2
6.3
7
7.1
TITULARES DE LAS
DIRECCIONES GENERALES
ADJUNTAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
TITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES
TITULAR DE LA DIRECCIÓN
GENERAL ADJUNTA DE
PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
130
Recibe y aprueba el gasto, en su caso
Sí
No Sí
¿Se aprobó?
Turna Solicitud de pago firmada y
documentación soporte
No Sí
No
¿Se autorizó?
A
Notifica el rechazo y regresa documentación
soporte
¿Se pago?
8
8.1
Solicitud de pago
Documentación
soporte
Recibe y autoriza el gasto, en su caso
Notifica la desaprobación y regresa documentación
soporte
Solicitud de pago
Documentación
soporte
6.2
Solicitud de pago
Documentación
soporte
Turna Solicitud de pago firmada y
documentación soporte
Solicitud de pago Documentación
soporte
FINAL
Recibe y realiza el pago, en su caso
Rechaza la
Solicitud de
pago en el SIA
Notifica el rechazo y regresa
documentación soporte
Solicitud de pago Documentación
soporte
Valida Solicitud de
pago en el SIA y
publica el pago en el
sitio web del INCA
Rural
Recibe documentación e integra la póliza
Turna comprobante de pago, Solicitud de pago
firmada y demás documentación
Comprobante
Solicitud de pago Documentación
soporte
Póliza
Archiva la póliza
Realiza el registro
contable en el SICOP
FINAL
6.2
6.2
8.2
9
10
10.1
10.2
11
12
12.1
12.2
12.3
13
13.1
14
14.1
14.2
TITULAR DE LA DIRECCIÓN
GENERAL ADJUNTA DE
PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
TITULAR DE TESORERÍA TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
131
INDICADOR: • Identificador/ Tipo:
• Nombre del indicador:
• Tendencia/Unidad de medida: • Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado:
• Análisis: Línea base/Meta: • Periodicidad: • Responsable de medición:
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: Se procede a optimizar el proceso administrativo de pago a proveedores y prestadores de servicios Fecha de actualización: 10/11/2017
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Lina Fabiola Medina Rojas
Directora de Administración y Finanzas
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Noemi Osorno Magaña
Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
132
1. Objetivo del procedimiento
Atender y dar seguimiento a las necesidades institucionales que
requieran la contratación de bienes y servicios para la operación
de sus acciones y líneas de trabajo, con fundamento en la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, su
Reglamento y al Manual Administrativo de Aplicación General en
la materia.
2. Áreas participantes
• Integrantes del CAAS
• Direcciones Generales Adjuntas
• Dirección de Administración y Finanzas
• Departamento de Recursos Materiales
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
133
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
INICIO
Direcciones Generales Adjuntas
1 Selecciona necesidades conforme al PAAAS o
solicita una necesidad extraordinaria PAAAS
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 1.1
Verifica la necesidad en el PAAAS o valida la necesidad extraordinaria
PAAAS
Dirección de Administración y
Finanzas 2
Solicita verificar la existencia de contratos abiertos o plurianuales vigentes
Departamento de Recursos Materiales
2.1 Verifica la existencia de contratos abiertos o
plurianuales vigentes
Departamento de Recursos Materiales
2.2 ¿Hay contrato abierto?
Sí, continua con la actividad 3 No, continua con la actividad 2.3
Departamento de Recursos Materiales
2.3 ¿Hay contrato plurianual?
Sí, continua con la actividad 7 No, Continua con la actividad 4
Direcciones Generales Adjuntas
3 Elabora orden de suministro Orden de suministro
Dirección de Administración y
Finanzas 3.1 Autoriza orden de suministro
Orden de suministro
Departamento de Recursos Materiales
3.2 Suministra bienes/servicios
FINAL Orden de suministro
Direcciones Generales Adjuntas
4 ¿Tiene codificación?
Sí, continua con la actividad 5 No, continua con la actividad 4.1
Direcciones Generales Adjuntas
4.1 Solicita alta de codificación
Dirección de Administración y
Finanzas 4.2
Realiza codificación del bien o servicio Reinicia la actividad 4
Direcciones Generales Adjuntas
5 Revisa existencias de bienes y/o servicios Constancia de
existencias
Dirección de Administración y
Finanzas 5.1 Solicita verificar existencias
Constancia de existencias
Departamento de Recursos Materiales
5.2 Consulta existencias, rotación y proyección de
consumo y verifica existencia de servicios Constancia de
existencias
Departamento de Recursos Materiales
5.3 ¿Hay existencias?
Sí, continua con la actividad 5.4 No, continua con la actividad 6
Constancia de existencias
Departamento de Recursos Materiales
5.4 ¿Son suficientes?
Sí, FINAL No, continua con la actividad 5.5
Constancia de existencias
Direcciones Generales Adjuntas
5.5 Justifica requerimiento y ajusta cantidades
Reinicia la actividad 5 Constancia de
existencias
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
134
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Direcciones Generales Adjuntas
6 Prepara la documentación soporte
Anexo Técnico Estudios Normas
Dictámenes
Direcciones Generales Adjuntas
7 Elabora requisición y recaba autorización Requisición
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 7.1 Autoriza requisición, en su caso
Requisición autorizada
Direcciones Generales Adjuntas
8 Realiza Investigación de Mercado
Solicitud de cotización y
resultado de la Investigación de
Mercado con evidencias
Direcciones Generales Adjuntas
9 Recaba suficiencia presupuestal Memorándum de
solicitud
Dirección de Administración y
Finanzas 9.1 Constata la suficiencia presupuestal
Memorándum de solicitud
Dirección de Administración y
Finanzas 9.2
¿Hay suficiencia? Sí, continuar con la actividad 9.4
No, continuar con la actividad 9.3.1
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 9.3.1 Notifica la falta de suficiencia
Memorándum de respuesta
Direcciones Generales Adjuntas
9.3.2 Realiza modificaciones a la requisición (en su
caso) Requisición modificada
Direcciones Generales Adjuntas
9.3.3 Solicita autorización de la requisición modificada y
adecuación presupuestal Reinicia la actividad 9
Requisición modificada
Memorándum de solicitud
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 9.4 Autoriza suficiencia presupuestal
Memorándum de autorización
Direcciones Generales Adjuntas
10 Integra requisición validada, documentación
soporte y gestiona su entrega
Requisición autorizada
Documentación soporte
Memorándum
Dirección de Administración y
Finanzas 10.1 Revisa requisición y documentación soporte
Requisición autorizada
Documentación soporte
Departamento de Recursos Materiales
10.2 Constata si la documentación contiene la
información necesaria Documentación
soporte
Departamento de Recursos Materiales
10.3 ¿La contiene?
Sí, continua con la actividad 11 No, FINAL
Documentación soporte
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
135
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Departamento de Recursos Materiales
11 Verifica en CompraNet la existencia de contratos
marco Contratos marco
Departamento de Recursos Materiales
11.1 ¿Existe?
Sí, continua con la actividad 11.2 No, Continua con la actividad 12
Contratos marco
Dirección de Administración y
Finanzas 11.2
Realiza el procedimiento establecido en el contrato marco
Continua con la actividad 18 Contratos marco
Dirección de Administración y
Finanzas 12
Analiza los resultados y selecciona el procedimiento de contratación más adecuado, la
modalidad y su carácter
Direcciones Generales Adjuntas
12.1 Apoya a seleccionar el procedimiento más
adecuado
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 13
¿Licitación Pública? Sí, continua con la actividad 13.1 No, continua con la actividad 14
Dirección de Administración y
Finanzas 13.1
Determina el criterio de evaluación a aplicar junto con el Área Requirente
Departamento de Recursos Materiales
13.2 Realiza el procedimiento de Licitación Pública de acuerdo a lo establecido en el MAAGMAASSP
Departamento de Recursos Materiales
13.3 ¿Se adjudicó?
Sí, continua con la actividad 18
Dirección de Administración y
Finanzas 14
Verifica el acreditamiento de la excepción a la Licitación Pública.
Dirección de Administración y
Finanzas 14.1
¿Se encuentra dentro de los supuestos del artículo 41 LAASSP?
Sí, Continua en la actividad 14.1.1 No, Continua con la actividad 14.1.2
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 14.1.1
¿Requiere ser dictaminado por el CAAS? Sí, continua en la actividad 15
No, continua en la actividad 14.1.1.1
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración
14.1.1.1.
Solicita la autorización del Titular del INCA Rural o del servidor público con la obligación delegada
Dirección de Administración y
Finanzas 14.1.2
¿Se encuentra dentro de los montos máximos de actuación articulo 42 LAASSP?
Sí, continua con la actividad 14.1.2.2 No, continua con la actividad 14.1.2.1
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración
14.1.2.1
Informa al Área Requirente que no procede la excepción
FINAL
Dirección de Administración y
Finanzas
14.1.2.2
Determina el procedimiento de adjudicación y el criterio de evaluación con el Área Requirente
Continua con la actividad 14.1.2.2.1 o 14.1.2.2.2 dependiendo del tipo de adjudicación
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
136
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Departamento de Recursos Materiales
14.1.2.2.1
Realiza el procedimiento de Invitación a Cuando Menos Tres Personas de acuerdo a lo establecido
en el MAAGMAASSP MAAGMAASSP
Departamento de Recursos Materiales
14.1.2.2.2
Realiza el procedimiento de Adjudicación Directa de acuerdo a lo establecido en el MAAGMAASSP
MAAGMAASSP
Departamento de Recursos Materiales
14.1.2.2.3
¿Se adjudicó? Sí, continua con la actividad 18
Direcciones Generales Adjuntas
15 Se prepara la justificación técnica y económica y documentación soporte, solicitando la sesión del
CAAS
Justificación artículo 71 RLAASSP Requisición autorizada
Documentación soporte
Direcciones Generales Adjuntas
16 Solicita comité a la DGAPA
Justificación artículo 71 RLAASSP Requisición autorizada
Documentación soporte
Memorándum
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 16.1 Turna documentación para verificación
Departamento de Recursos Materiales
16.2 Verifica que la documentación sea correcta
Justificación artículo 71 RLAASSP Requisición autorizada
Documentación soporte
Departamento de Recursos Materiales
16.3 ¿Es correcta?
Sí, continua con la actividad 16.4 No, reinicia en la actividad 15
Justificación artículo 71 RLAASSP Requisición autorizada
Documentación soporte
Departamento de Recursos Materiales
16.4 Elabora convocatoria, orden del día, asuntos y
remite expedientes a participantes Expediente del
CAAS
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 16.5 Expide convocatoria al CAAS Oficio circular
Integrantes del CAAS 17 Sesionan los integrantes del CAAS y dictaminan
asunto
Expediente del CAAS
Oficio circular
Integrantes del CAAS 17.1 ¿Es favorable?
Sí, continua con la actividad 18 No, reinicia la actividad 15
Expediente del CAAS
Oficio circular
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
137
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 18
Notifica adjudicación del contrato y solicita documentación al adjudicado, o en su defecto
continuar con la actividad 18.1
Notificación de adjudicación
Dirección de Administración y
Finanzas 18.1
Notifica adjudicación del contrato y solicita documentación al adjudicado, o en su defecto
continuar con la actividad 18.2
Notificación de adjudicación
Departamento de Recursos Materiales
18.2 Notifica adjudicación del contrato y solicita
documentación al adjudicado Notificación de adjudicación
Departamento de Recursos Materiales
19 Verifica que la documentación cumpla con los
requisitos establecidos Documentación de contratación
Departamento de Recursos Materiales
20 Formula contrato Contrato
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 20.1 Valida jurídicamente el contrato
Contrato validado
Direcciones Generales Adjuntas
20.2 Valida Técnicamente el contrato, en su caso Contrato validado
Departamento de Recursos Materiales
21 Envía contrato al proveedor Contrato validado
Departamento de Recursos Materiales
21.1 ¿Se firmó el contrato?
Sí, continua con la actividad 22 No. Continua con la actividad 21.2
Contrato validado
Dirección de Administración y
Finanzas 21.2
¿Causa imputable al proveedor? Sí, continua en la actividad 21.2.2 No, continua en la actividad 21.2.1
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 21.2.1
Determina procedencia de pago de gastos no recuperables
FINAL
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 21.2.2
¿Es licitación o invitación? Sí, continua con la actividad 21.2.2.1 No, continua con la actividad 14.1.2.1
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración
21.2.2.1
Adjudica al segundo o ulterior lugar Continua en la actividad 18
Dirección General Adjunta de Planeación
y Administración 22 Formaliza el contrato Contrato firmado
Direcciones Generales Adjuntas
22.1 Formaliza el contrato como administrador, en su
caso Contrato firmado
Departamento de Recursos Materiales
23 Difunde datos relevantes del contrato en
CompraNet y lo archiva Expediente de contratación
FINAL
4. Mapa del procedimiento
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
138
INICIO
Selecciona necesidades conforme al PAAAS o solicita una necesidad
extraordinaria
PAAAS
Verifica la existencia de contratos abiertos o
plurianuales vigentes
¿Hay contrato abierto?
Revisa existencias de bienes y/o servicios
Sí
¿Tiene codificación?
No
Solicita alta de codificación
Sí
Realiza codificación del bien o servicio
No
Constancia de existencias
¿Hay existencias?
Sí
Orden de suministro
Justifica requerimiento y
ajusta cantidades
Anexo Técnico Estudios Normas
Dictámenes
Elabora orden de suministro
¿Hay contrato plurianual?
A
No
Elabora requisición y recaba autorización
Requisición
Sí
No
Solicita verificar la existencia de contratos abiertos o plurianuales
vigentes
Consulta existencias, rotación y proyección de
consumo y verifica existencia de servicios Solicita verificar
existencias
¿Son suficientes?
No
Sí
Prepara la documentación
soporte
FINAL
Verifica la necesidad en el PAAAS o valida la
necesidad extraordinaria
Autoriza requisición, en su caso
Autoriza orden de suministro, en su caso
Suministra bienes/servicios
FINAL
1 1.1 2 2.1
2.2
2.3
3
3.1 3.2
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
5.3 6
5.4
5.5
Requisición autorizada
7
7 7.1
TITULARES DE LAS
DIRECCIONES GENERALES
ADJUNTAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
TITULAR DE LA DIRECCIÓN
DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
TITULAR DE LA DIRECCIÓN
GENERAL ADJUNTA DE
PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
139
Constata la suficiencia presupuestal
Solicita autorización de la requisición modificada y adecuación presupuestal
Sí
No
Recaba suficiencia presupuestal
Sí
Realiza modificaciones a la requisición (en su
caso)
¿Hay suficiencia?
Memorándum
Integra requisición validada,
documentación soporte y gestiona su entrega
Solicitud de cotización y
resultado de la Investigación de
Mercado con evidencias
Notifica la falta de suficiencia
B
No
Sí
No
Revisa requisición y documentación soporte
Autoriza suficiencia presupuestal
¿La contiene?
Realiza Investigación de Mercado
FINAL
A
Memorándum
Requisición modificada
Memorándum
Requisición autorizada
Documentación
soporte
Memorándum
Constata si la documentación contiene la información necesaria
Verifica en CompraNet la existencia de contratos
marco
¿Existe?
Analiza los resultados y selecciona el procedimiento
de contratación más adecuado, la modalidad y
su carácter
Apoya a seleccionar el procedimiento más
adecuado
Realiza el procedimiento establecido en el contrato
marco 18
8
9 9.1
9.2
9.3.1
9.4
10
9.3.2
9.3.3
10.1
10.2
10.3
11
11.1
11.2
12
12.1
TITULARES DE LAS
DIRECCIONES GENERALES
ADJUNTAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
TITULAR DE LA DIRECCIÓN
GENERAL ADJUNTA DE
PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
140
Verifica el acreditamiento de la excepción a la Licitación Pública.
Sí
No
Sí
¿Licitación Pública?
C
No
Sí
No
Realiza el procedimiento de Licitación Pública de acuerdo a lo
establecido en el MAAGMAASSP
FINAL
B
Justificación artículo
71 RLAASSP
Requisición autorizada
Documentación
soporte
Solicita la autorización del Titular del INCA Rural o del servidor público con
la obligación delegada
Verifica que la documentación sea
correcta
¿Requiere ser dictaminado
por el CAAS?
Expide convocatoria al CAAS
Turna documentación para verificación
Informa al Área Requirente que no
procede la excepción
Determina el criterio de evaluación a aplicar junto con el Área Requirente
¿Se encuentra dentro de los supuestos del
artículo 41 LAASSP?
Se prepara la
justificación técnica y
económica y
documentación
soporte, solicitando
la sesión del CAAS
¿Se encuentra dentro de los
montos máximos de actuación articulo 42 LAASSP?
No
Realiza el
procedimiento de
Invitación a
Cuando Menos
Tres Personas de
acuerdo a lo
establecido en el
MAAGMAASSP
Realiza el
procedimiento de
Adjudicación
Directa de acuerdo
a lo establecido en
el MAAGMAASSP
Memorándum
Solicita el CAAS a la DGAPA
Memorándum
¿Es correcta?
¿Se adjudicó?
Oficio Circular
15 Sí
Sí
Elabora convocatoria, orden del día, asuntos y
remite expedientes a participantes
Sesionan los
integrantes del CAAS
y dictaminan asunto
18
15
¿Es favorable?
Sí No
18
¿Se adjudicó?
18
Determina el procedimiento de
adjudicación y el criterio de evaluación con el Área
Requirente
No
Sí
13
13.1
Sí
14
13.2
13.3
14.1
14.1.2
14.1.1
14.1.2.2
15
14.1.1.1
14.1.2.1
14.1.2.2.1
14.1.2.2.2
14.1.2.2.3
Autorización
16
16.1
16.2
16.3
16.4
16.5
17
17.1
TITULARES DE LAS
DIRECCIONES GENERALES
ADJUNTAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
TITULAR DE LA DIRECCIÓN
GENERAL ADJUNTA DE
PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
141
INDICADOR:
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES:
No
FINAL
C
Verifica que la documentación cumpla
con los requisitos establecidos
Formula contrato
Adjudica al segundo o ulterior lugar
Envía contrato al proveedor
Valida jurídicamente el contrato
Notifica adjudicación del contrato y solicita documentación al
adjudicado, o en su defecto:
Contrato
Notificación
¿Se firmó el contrato?
Sí 18
¿Causa imputable al proveedor?
Sí
No
Notifica adjudicación del contrato y solicita documentación al
adjudicado, o en su defecto:
Notifica adjudicación del contrato y solicita documentación al
adjudicado.
Notificación Notificación
Valida técnicamente el contrato, en su caso
Contrato validado Contrato validado
¿Es licitación o invitación?
Contrato validado
Formaliza el contrato
Sí
Contrato firmado
14.1.2.1
Formaliza el contrato como administrador,
en su caso
Contrato firmado
No Determina procedencia de pago de gastos no
recuperables
Difunde datos relevantes del contrato en
CompraNet y lo archiva
FINAL
18
18.1
18.2
19
20
21
21.1
20.1
20.2
22
22.1
23
21.2
21.2.1
21.2.2
21.2.2.1
TITULARES DE LAS
DIRECCIONES GENERALES
ADJUNTAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
TITULAR DE LA DIRECCIÓN
GENERAL ADJUNTA DE
PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
142
• Identificador/ Tipo:
• Nombre del indicador:
• Tendencia/Unidad de medida:
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado:
• Análisis: Línea base/Meta:
• Periodicidad: • Responsable de medición:
Se procede a optimizar el proceso administrativo de contratación de proveedores en apego a la LAASSP, su Reglamento y el MAAGMAASSP Fecha de actualización: 29/09/2017
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Lina Fabiola Medina Rojas
Directora de Administración y Finanzas
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Noemi Osorno Magaña
Director General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
143
1. Objetivo del Procedimiento Establecer los mecanismos y formas de atención para los Usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación, tales como la administración de usuarios, actualización de software, correo electrónico, telefonía, equipos de cómputo y administración del sitio web permitiendo mantener funcionales los sistemas de información administrativos, así como la seguridad de la información Institucional.
2. Áreas participantes
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración (DGAPA). Áreas del INCA Rural (Usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación).
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
144
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento involucrado
No. Descripción
INICIO:
Usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación
1
Alta de Solicitud. - Se solicita accediendo a un navegador web entrando a la dirección electrónica www.inca.gob.mx/soportetic, donde se podrá generar un ticket rellenando los datos del solicitante así como los de la solicitud procurando registrar el mayor número de detalles y evidencias posibles para la atención de las siguientes temáticas:
1. Alta de Usuario 2. Baja de Usuario 3. Actualización de Software 4. Correo Electrónico 5. Telefonía 6. Préstamo de Equipos 7. Problemas con Equipos 8. Respaldo de Información 9. Sistemas de Información
Una vez capturada la información y generado el número de ticket, se recibirá, en el correo electrónico del solicitante, un folio con el cual se podrá dar seguimiento al caso.
Correo Electrónico
Personal operativo de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
2
Recepción de Solicitud. - El personal operativo de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración recepta la solicitud generada por el Usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación analizando el tipo de temática, donde en caso de requerir la autorización, se consulta con el Director General Adjunto de Planeación y Administración para brindar atención.
Pantalla de Administración del aplicativo web “Atención de Usuarios de Tecnologías de Información y Comunicación”
Director General Adjunto de Planeación y Administración
3
Autorización de Solicitud. – En caso de que la solicitud requiera autorización, el personal operativo consulta al Director General Adjunto de Planeación y Administración, si la respuesta es favorable se atiende y si no lo es se retroalimenta.
Pantalla de Administración del aplicativo web “Atención de Usuarios de Tecnologías de
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
145
Si= Continua en el numeral 4. No= Continua en el numeral 5.
Información y Comunicación”
Personal operativo de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
4
Atención de solicitud. – La solicitud es atendida por el personal operativo de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración, durante este proceso se puede solicitar más información al usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación mediante el uso del aplicativo web donde se realiza la gestión y se da seguimiento a las solicitudes.
1. Alta de Usuario: Utilizado para dar de alta Usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación, deberán solicitarlo los funcionarios con cargo a partir de Jefatura de Departamento mediante memorándum incluyendo nombre completo, RFC con Homoclave, CURP, Identificación Oficial, y descripción de actividades; requiere autorización.
2. Baja de Usuario: Utilizado para dar de baja Usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación, deberán solicitarlo los funcionarios con cargo a partir de Jefatura de Departamento mediante memorándum mencionando el nombre completo del personal que causara baja; no requiere autorización.
3. Edición de Cuenta de Usuario: Utilizado para reasignar cuentas de Usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación Institucionales, deberán solicitarlo los funcionarios con cargo a partir de Jefatura de Departamento mediante memorándum incluyendo nombre completo de la persona que actualmente tiene asignada la cuenta, nombre completo de la persona que tendrá asignada la cuenta a partir de la
Respuesta en el aplicativo web “Atención de Usuarios de Tecnologías de Información y Comunicación”
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Rural, A.C.
146
solicitud, descripción detallada de actividades; requiere autorización.
4. Actualización de Software: Utilizado para realizar la actualización del software en los equipos de cómputo, podrá solicitarlo cualquier usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación; no requiere autorización.
5. Correo Electrónico: Utilizado para brindar atención a cualquier problemática en los equipos de cómputo, podrá solicitarlo cualquier usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación dado de alta; no requiere autorización.
6. Telefonía: Utilizado para brindar atención a cualquier problemática en los equipos telefónicos, podrá solicitarlo cualquier usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación dado de alta; no requiere autorización.
7. Préstamo de Equipos: Utilizado para prestar equipos de cómputo (laptop, proyectores, etc…), deberán solicitarlo los funcionarios con cargo a partir de Jefatura de Departamento, se deberá justificar a detalle la solicitud; requiere autorización y está sujeto a disponibilidad.
8. Problemas con Equipos: Utilizado para brindar atención a cualquier problemática en los equipos de cómputo, podrá solicitarlo cualquier usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación dado de alta; no requiere autorización.
9. Respaldo de Información: Utilizado para realizar respaldos de Información de los equipos de cómputo, deberán solicitarlo
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Rural, A.C.
147
los funcionarios con cargo a partir de Jefatura de Departamento; no requiere autorización.
10. Sistemas de Información: Utilizado para
atender problemáticas con los distintos Sistemas de Información Institucionales, podrá solicitarlo cualquier usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación dado de alta, en caso de representar cambios significativos en su operatividad, estas solicitudes deberán realizarlas los funcionarios con cargo a partir de Jefatura de Departamento; requiere autorización; requiere autorización.
Personal operativo de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
5
Notificación al Usuario. – En caso de que la autorización de la solicitud sea negativa, se notifica al Usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación la respuesta con los pormenores de la negativa de la solicitud y se continuara en el numeral 6.
Respuesta en el aplicativo web “Atención de Usuarios de Tecnologías de Información y Comunicación”
Personal operativo de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
6
Cierre de Solicitud. – Después de atendida una solicitud, el personal operativo de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración realiza el cierre mediante el uso del aplicativo web “Atención de Usuarios de Tecnologías de Información y Comunicación”. enviando un enlace solicitando contestar la encuesta de satisfacción acerca del servicio y se continua en el numeral 7.
Cierre de la solicitud en el aplicativo web “Atención de Usuarios de Tecnologías de Información y Comunicación”
Usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación
7
Evaluación de Satisfacción. – Después de haber atendido una solicitud y haber enviado un formulario para solicitar la respuesta de la evaluación de satisfacción, el usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación contesta la encuesta de satisfacción y se continua en el numeral 8.
Encuesta de satisfacción del aplicativo web “Atención de Usuarios de Tecnologías de Información y Comunicación”
Personal operativo de la Dirección General Adjunta de
8 Informe Trimestral. – El personal operativo de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración recopila toda la información
Reporte trimestral de la atención a usuarios de Tecnologías de la
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Rural, A.C.
148
Planeación y Administración
necesaria para realizar los reportes trimestral correspondiente en relación a las temáticas.
Información y Comunicación.
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
9
Análisis de Informes. – La Dirección General Adjunta de Planeación y Administración realiza la revisión y análisis estratégico de los informes trimestrales de la atención a usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación.
Análisis estratégico de los informes trimestrales de la atención a usuarios de Tecnologías de la Información y Comunicación.
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149
DIAGRAMA DE FLUJO:
Usuario de Tecnologías de la Información y Comunicación
Dirección de Administración y Finanzas
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
Inicio
Alta de Solicitud
¿Requiere
Autorización?
Recepción de Solicitud Autorización de Solicitud
Atención de Solicitud
Notificación al Usuario
Cierre de Solicitud
Evaluación de Satisfacción
Informe Trimestral
Solicitudes
Análisis de Informes
Fin
1 2 3
4
5
6
7
8 9
Si
No
Solciitudes
Solciitudes
Solciitudes
Informe
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Rural, A.C.
150
INDICADOR:
• Identificador/ Tipo: Atención a Usuarios
• Nombre del indicador: Atención a Usuarios
de Tecnologías de la Información y
Comunicación
• Tendencia/Unidad de medida: 80%
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el
resultado: Solicitudes atendidas /
Solicitudes recibidas = porcentaje
• Análisis: Línea base / Meta / Valor Actual
• Periodicidad: Trimestral
• Responsable de medición: Director General
Adjunto de Planeación y Administración
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: Fecha de actualización: 18/09/2017.
Restructuración del proceso, definición de un
indicador de satisfacción.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Osorno Magaña
Directora General
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151
1. Objetivo del procedimiento
Determinar las actividades para dar seguimiento al cumplimiento
normativo aplicable, como a las materias de control interno,
programas transversales y proyectos de mejora, a fin de
proporcionar evidencia de su cumplimiento conforme a la
normatividad aplicable en la materia, a fin de lograr resultados
que coadyuven a la mejora institucional.
2. Áreas participantes
• Dirección General (DG).
• Direcciones Generales Adjuntas de Planeación y
Administración (DGAPA).
• Direcciones Generales Adjuntas (DGA’s Responsables).
• Directores de Área.
• Delegaciones Regionales (DR).
• Subdirección de Control de Gestión y Calidad (SCGC).
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152
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Inicio
Director General / Director General Adjunto de Planeación y Administración / Subdirector de Control de Gestión y Calidad
1
Identifica requerimientos normativos del programa transversal para la mejora y cumplimiento del control interno. Revisa periódicamente los requerimientos normativos que apliquen al Instituto y que estén sujetos a su cumplimiento, en las siguientes fuentes de información:
• Diario Oficial de la Federación (DOF).
• Programas del Gobierno Federal.
• Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Control Interno.
• Programa para un Gobierno cercano y Moderno
• Comunicados de la Coordinadora Sectorial (Circulares, Oficios, etc.).
• Entre otras disponibles. Genera y en su caso actualiza la “Matriz de Seguimiento de los Compromisos e indicadores del Programa Transversal para la Mejora”. Comunica disposiciones normativas a las distintas Direcciones Generales Adjuntas, Directores de Área y Delegados Regionales según aplique al ámbito de su competencia, así como a los servidores públicos responsables del seguimiento de las acciones. El Director General instruye a la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración, para asignar responsable y nombran al enlace para el seguimiento de estos temas.
Documentos
oficiales.
Matriz de Seguimiento de
los Compromisos
del PGCM.
Matriz de Seguimiento de Control Interno
Directores Generales Adjuntos y Directores de Área
2
Asigna responsable. – Instruye a las Direcciones a su cargo, dar inicio al seguimiento de los proyectos de mejora, programas de control interno y/o compromisos de mejora de la gestión institucional. Con el apoyo de los titulares de la DGAPA y la SCGC, comunica al responsable asignado las tareas a realizar, la fecha de cumplimiento y entrega de la información para dar cumplimiento al requerimiento, enviando los formatos correspondientes.
Comunicado. Formatos
Directores Generales
3 Seguimiento de las acciones. -
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153
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Adjuntos, Directores de Área, Delegados Regionales, Subdirectores de Área y Jefes de Departamento
Con base en el tipo de requerimiento a cumplir del programa transversal o control interno, establecen estrategias para realizar las actividades y cumplimiento de metas, y asigna al servidor público responsable del seguimiento en el área. El responsable revisa los formatos a utilizar para su atención, identificando los medios de verificación a generar para la entrega de información, así mismo identifica las fuentes (reportes, resultados de indicadores, cumplimiento de metas, seguimiento de los servicios proporcionados, comportamiento de los procesos, retroalimentación del cliente, etc.). Implementan las acciones y generan el reporte de avance y/o cumplimiento de forma trimestral. Al concluir el trimestre, genera y envía información para actualizar la “Matriz de Seguimiento de los Compromisos del PGCM”, del programa o programas asignados y la remite periódicamente al titular de la DGAPA. De igual manera, genera y envía información para reportar en la “Matriz de Control Interno” y verifica que la información es la apropiada para su utilización (contenido, datos, resultados, tendencias, cumplimiento de metas, etc.), ya sea en medio impreso o electrónico, y resguarda la información y/o documentación correspondiente. Nota: en caso necesario, informar al DGAPA, cualquier situación que afecte el cumplimiento de la tarea encomendada, para que determine las acciones a seguir.
Matriz de Seguimiento de
los Compromisos
del PGCM.
Matriz de Seguimiento de Control Interno
Relación de medios de verificación
Comunicados
Directores Generales Adjuntos
4
Reporta avances. -
Recibe los avances de los requerimientos y de acuerdo a su ámbito de aplicación proceden a analizarlo y generan el oficio para enviar el reporte a la DGAPA y SCGC, identificando las áreas de oportunidad que lleven al cumplimiento de las metas correspondientes.
Oficio con informes
Subdirector de Control de Gestión y Calidad (Enlace)
5
Procesa información.- Informes de avances y/o resultados, acciones y compromisos, tablas, gráficas, etc., según se solicite; e
Matriz de seguimiento integrado
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Rural, A.C.
154
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
incorporar la información en los formatos establecidos para su atención. Asimismo, genera los reportes institucionales para su registro en los sistemas establecidos y los envía al Titular de la DGAPA para su validación y autorización.
Director General Adjunto de Planeación y Administración
6
¿Información correcta?, Verifica que la información cumpla con los requerimientos establecidos y sea consistente con la operación y cumplimiento de las metas del Instituto.
Si, Continúa con la actividad 7. Para ser presentada de acuerdo al requerimiento normativo a la DG, para su autorización y envío.
No, Regresa a la actividad 5, (A través de la SCGC
Solicita las adecuaciones pertinentes).
Comunicados
Director General
7
¿Información correcta?, valida y da el Vo.Bo., a la información entregada, de acuerdo con el requerimiento normativo, así como con la operación y cumplimiento de metas del Instituto.
Si, Continúa con la actividad 8. (Envío de Información, a través del responsable asignado).
Envía y/o entrega la información ante la instancia correspondiente, a través de los medios definidos y en los tiempos establecidos para atender el requerimiento.
No, Regresa a la actividad 6
Oficios
Directores Generales Adjuntos, Directores de Área, Delegados Regionales, Subdirectores de Área y Jefes de Departamento
8
Da Seguimiento a resultados. -
De acuerdo a los lineamientos establecidos por la normatividad aplicable, consulta los resultados de la atención de los requisitos para promover la atención y relevancia de las acciones del requerimiento normativo. Y entrega la información para su presentación y entrega a la DGAPA.
Director General Adjunto de Planeación y Administración
9
Integra informe.- Del programa transversal o control interno de tal forma que muestre el desarrollo y avances del trimestre para que sean incorporados en los Informes de Labores que son presentados por la DG a los Órganos de Gobierno
Informes trimestrales institucionales
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
155
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Subdirector de Control de Gestión y Calidad
(Asamblea de Asociados y Junta Directiva) o al Comité de Control Desempeño Institucional. (COCODI)
Director General Adjunto de Planeación y Administración
10
Evalúa nivel de cumplimiento. - Evalúa el nivel de cumplimiento de las disposiciones normativas aplicables al Instituto. Retroalimenta a las áreas con los resultados alcanzados de los temas de los requerimientos normativos. Realizar las actividades de medición y seguimiento. Presentar los resultados a la Dirección General.
Oficios
Dirección General 11
Presenta los informes al COCODI y en caso de recibir recomendaciones por el Comité, los Comisarios, el OIC o alguna otra instancia de fiscalización, solicita a los responsables se de atención, esto a través de la coordinación con el Titular de la DGAPA.
Oficios
Responsable Asignado Directores Generales Adjuntos Responsables Delegados Regionales
12
Resguarda Información. - Resguardar conforme a la política de archivo del Instituto,
los expedientes de seguimiento e informes derivados de
los requerimientos normativos.
FIN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
156
4. Mapa del Procedimiento
INDICADOR: • Identificador/ Tipo/.- Eficiencia
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: 10/09/2015-. Se realiza cambio de clave
INICIO
DIRECCIÓN GENERAL DGA´s, RESPONSABLES /
IDENTIFICA
REQUERIMIENTOS
NORMATIVOS PGCM Y
CONTROL INTERNO
INSTRUYEN SEGUIMIENTO
1
2
SEGUIMIENTO DE LAS
ACCIONES
3 4
DAR SEGUIMIENTO A RESULTADOS
6
5
7
8
REPORTA AVANCES
PROCESO DE INFORMACIÓN
POR EL ENLACE
9
EVALÚA NIVEL DE CUMPLIMIENTO
INTEGRA INFORME DEL PROGRAMA
10
11
DGAPA Y DGA’S
DGA’S
DGAPA, DGA’S, DR, SUBDIRECTORES y
JD
¿INFORMACIÓN CORRECTA?
SI
NO
¿INFORMACIÓN CORRECTA?
SI
NO
RESGUARDA INFORMACIÓN
FIN
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
157
• Nombre del indicador.- Cumplimiento de la gestión institucional
• Tendencia/Unidad de medida.- porcentaje
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado
Requerimientos normativos
x 100 =
% de requerimientos Normativos atendidos
Requerimientos atendidos
• Análisis: Línea base/Meta: 100%
• Periodicidad.- Anual
• Responsable de medición.- Dirección General
Se actualizan actividades por cambios de los siguientes programas normativos:
• Programa Especial de Mejora de la Gestión de la Administración Pública Federal.
• Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción
A partir de la actualización el Programa para un Gobierno cercano y Moderno remota las actividades de los anteriores.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Aurora Yoada Beltrán Ruiz
Subdirección de Control y Gestión de Calidad
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunta de Planeación y
Administración
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
158
1. Objetivo del procedimiento
Describir las actividades de preparación, ejecución, seguimiento y control en la operación de las líneas de trabajo derivadas de las acciones establecidas en las estrategias del Programa de Trabajo del INCA Rural, para el desarrollo de capacidades sociales, productivas y empresariales, que garanticen la satisfacción de la contraparte institucional y al usuario.
2. Áreas participantes
• Dirección General
• Direcciones Generales Adjuntas
• Delegaciones Regionales
• Dirección Técnica
• Subdirección de Eventos
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Rural, A.C.
159
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Inicio
Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión
1
Recibe instrucción por parte de la Dirección General, para la atención del Programa de Trabajo Anual, con el anexo de los siguientes documentos:
• Programa de Trabajo Anual
• Instrumentos Consensuales Revisa y analiza el Programa Anual de Trabajo y los Instrumentos Consensuales con el personal del área para realizar la planeación trimestral del cumplimiento de metas. Difunde la planeación trimestral de las Líneas de Trabajo, entre el personal y las Delegaciones Regionales del Inca Rural.
Programa Anual de Trabajo Instrumentos Consensuales Planeación trimestral del cumplimiento de metas
Dirección General Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión
2 Designan responsable de las Líneas de Trabajo asignadas a cada Dirección.
Delegados Regionales
3
Elaboran programa de trabajo derivado de los instrumentos consensuales o por Línea de Trabajo.
Programa de Trabajo por instrumento consensual por línea de trabajo Instrumentos Metodológicos y Operativos
Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión
4
Determinan las instancias o personas morales y físicas responsables de la ejecución de las acciones derivadas de las líneas de trabajo y definen las condiciones en las cuales las llevaran a cabo.
Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión
4.1
En el caso de que la línea de trabajo contemple la publicación de Convocatoria formula el documento que contenga al menos:
Convocatoria
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Rural, A.C.
160
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
• Población objetivo
• Objeto
• Cobertura
• Requisitos
• Mecánica de registro
• Criterios de selección
• Exclusiones
• Vigencia
• Datos de informes
5
¿La solicitud requiere atención de la Línea de Trabajo o Elaboración de Informe? Atención de Línea de Trabajo. Continua en la actividad 5.1 Elaboración de Informe. Continua en la actividad 6
Direcciones Generales Adjuntas Delegaciones Regionales
5.1
Atención del Programa de Trabajo por la Línea de Trabajo
• Planeación Determinan procesos, actividades, acciones, entregables, periodicidad de informes, controles para el registro y seguimiento.
Programa de Trabajo de las Líneas de Trabajo Estrategia General de Intervención Instrumentos Metodológicos y Operativos
Direcciones Generales Adjuntas Delegaciones Regionales
5.2
• Ejecución
Coordina, supervisa y/o realiza, procesos, actividades y acciones de las Líneas de Trabajo para el cumplimiento de los compromisos establecidos en los Instrumentos Consensuales.
Programa de Trabajo de las Líneas de Trabajo Estrategia General de Intervención Instrumentos Metodológicos y Operativos
Direcciones Generales Adjuntas
5.3 • Seguimiento
Instrumentos Metodológicos y Operativos
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
161
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Delegaciones Regionales
Registro de avances y seguimiento en las actividades, acciones y en su caso productos derivados de la instrumentación de las líneas de trabajo, resguardando la documentación soporte de la información generada. Elabora propuestas de Informes físicos - financieros de avance de las líneas de trabajo en el ámbito de su responsabilidad y las remite a la Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión.
Informes físicos - financieros
Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión Delegaciones Regionales
5.4
Revisa e incorpora información de todas las áreas del INCA Rural, para elaborar el Informe de Autoevaluación, Semestral y Anual, el cual es sometido a revisión de la Dirección General. Nota: En caso de que los informes requieran modificaciones, realizar las correcciones correspondientes con el personal a su cargo.
• Cierre Elabora propuestas de Informes fínales para revisión y validación de la Dirección General.
Informe de Autoevaluación Semestral y Anual Informes físicos - financieros
Dirección General Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión
6 Recibe y revisa propuesta de informe Informe
7
¿El Informe requiere correcciones? Si. Regresa a la actividad 5.3 No. Continua en la actividad
Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión
8 Entrega versión final de Informe a la Dirección General, la Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión y Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación.
Informes de avance físico Informes de labores Informes de Autoevaluación
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Rural, A.C.
162
4. Mapa del procedimiento
INICIO
RECIBE INSTRUCCIÓN
PARA ATENDER EL
PROGRAMA ANUAL DE
TRABAJO.
DETERMINAN
RESPONSABLES Y
DEFINENE
CONDICIONES
2
3 4
¿ATENCIÓN DE
LINEA DE
TRABAJO O
INFORME?
REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE LA LÍNEA DE TRABAJO
¿REQUIERE CORRECCIONES?
SI
NO
ELABORAN
PROGRAMA DE
TRABAJO
Delegaciones Regionales
Direcciones Generales Adjuntas / Delegaciones Regionales
ELABORACIÓN DE
INFORMES FINALES
COORDINACIÓN Y
SUPERVISIÓN
CIERRE DE LÍNEA DE
TRABAJO:
REVISA INFORME
1
5.1
5.2
5.3
5.4
6
ENTREGA A DIRECCIÓN
GENERAL Y DIRECCIONES
GENERALES ADJUNTAS
8
FIN
5
7
DESIGNA RESPONSABLE
DE LAS LÍNEAS DE
TRABAJO
ELABORACIÓN DE
INFORMES FISICOS -
FINANCIEROS
Dirección General Adjunta de Desarrollo y
Difusión
Dirección General Adjunta de Desarrollo y
Difusión
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Rural, A.C.
163
INDICADOR:
• Nombre del indicador.- Porcentaje de informes entregados de manera oportuna (tiempos establecidos para la integración de información y entrega para sesiones de Organo de Gobierno.
• Tendencia/Unidad de medida.- tiempo
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado
Número de informes entregados en el tiempo límite establecido
para ello x 90 = % de informes
Número de informes programados
• Periodicidad.- Anual
• Responsable de medición.- Dirección de General Adjunta de Desarrollo y Difusión.
BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES: 29/09/2017.- Se actualizaron las actividades debido a: la alineación al Programa Institucional 2014-2018; al programa Anual de Trabajo en el que se establecen las Líneas de Trabajo; y al Manual de Organización vigente y autorizado en el mes de junio de 2017. 29/09/2017.- Se eliminó a la Dirección de Operación y estructura y se incorporó como Dueño del procedimiento a la Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión. 29/09/2017.- Se actualizo el indicador.
ELABORÓ Y REVISÓ AUTORIZÓ
Janitzio Enrique Durán Ortegón Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
C. Ligia Noemí Osorno Magaña Director General
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Rural, A.C.
164
1. Objetivo del procedimiento
Dar seguimiento a las acciones establecidas en el Programa Anual
de Trabajo y representa al Instituto en las instancias de
coordinación en el ámbito de influencia de las Delegaciones
Regionales.
2. Áreas participantes
• Dirección General (DG).
• Dirección General Adjunta Desarrollo y Difusión (DGADD).
• Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación
(DGAEC).
• Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
(DGAPA).
• Delegados Regionales (DR).
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Rural, A.C.
165
3. Descripción del procedimiento
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Inicio
Delegación Regional responsable
1
Recibe información.- De estrategias, programas, objetivos, metas institucionales y/o instrucciones a nivel nacional, derivadas de las concertaciones realizadas por parte de la Dirección General o DGA´s.
Delegación Regional responsable
2
Revisa e identifica, cuáles son las estrategias, programas, objetivos, metas institucionales y/o instrucciones que aplican en el ámbito de influencia de la Delegación Regional.
Estrategia Regional de Intervención
Delegación Regional responsable
3
Brinda información y apoyo metodológico, para el diseño de las estrategias y programas de desarrollo rural de la región.
Delegación Regional responsable
4
Realiza actividades de promoción.- con los gobiernos estatales a través de la SEDAGRO o similar, SAGARPA y en instancias de planeación locales, regionales y estatales.
Informe de
Productividad de la Regional
Delegación Regional responsable
5
Establece vínculos y relaciones, con los representantes de las Instituciones e instancias establecidas para la operación de las estrategias en la región correspondiente.
Delegación Regional responsable
6
Apoya la gestión y firma de Instrumentos consensuales para la instrumentación en el ámbito de influencia de los estados de atención regional.
Delegación Regional responsable
7
Monitorea instrumentación.- Monitorea, analiza y da seguimiento a la instrumentación de los programas y acciones institucionales operadas por entidades públicas, organismos de la sociedad civil, despachos o personas físicas, así como al funcionamiento de instancias y entidades de coordinación y articulación inmersas en la operación de las estrategias en el ámbito de la Delegaciones Regionales
Informe de Productividad de la Regional
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Rural, A.C.
166
Responsable Actividad Documento
involucrado No. Descripción
Delegación Regional responsable
8
Participa en reuniones regionales, presenciales o virtuales de las estrategias presentes en el ámbito de influencia, para fomentar la coordinación y orientar su articulación.
Informe de Productividad de la Regional
Delegación Regional responsable
9
Coordina y apoya la operación, de acciones formativas o las contempladas en la intervención institucional que se implementen en el ámbito de influencia.
Informe de Productividad de la Regional
Delegación Regional responsable
10
Integra información, para la Dirección General y DGA´s, de los resultados de implementación del Programa Anual de Trabajo del Instituto en el ámbito de influencia para su integración en los informes institucionales.
Informe de Productividad de la Regional
Informe y reportes
Delegación Regional responsable
11
Administra y Controla los recursos humanos, materiales y financieros, asignados para la operación de las Delegaciones Regionales.
Control de incidencias
del personal.
Bitácora de vehículos utilitarios.
Reembolso de
caja de Delegaciones Regionales.
Delegación Regional responsable
12
Recibe, verifica y resguarda, en su caso, el contenido de los expedientes y documentos de los prestadores de servicios profesionales y de los generados por la operación de las estrategias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Rural, A.C.
167
4. Mapa del procedimiento
INICIO
DELEGACIÓN REGIONAL RESPONSABLE
RECIBE INFORMACIÓN
1
2
REVISA E IDENTIFICA
BIRNDA INFORMACIÓN Y
APOYO METODOLÓGICO
3
ESTABLECE VÍNCULOS Y RELACIONES
APOYA LA GESTIÓN Y FIRMA
DE INSTRUMENTOS
CONSENSUALES
6
4
5
7
B
REALIZA ACTIVIDADES DE
PROMOCIÓN
MONITOREA
INSTRUMENTACIÓN
PARTICIPA EN REUNIONES
REGIONALES
8
Estrategia Regional de
Intervención
Informe de
Productividad de la
Regional
Informe de
Productividad de la
Regional
Informe de
Productividad de la
Regional
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
168
INDICADOR: BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES:
A
12
11
FIN
ADMINISTRA Y CONTROLA
RECURSOS HUMANOS Y
FINANCIEROS
EN SU CASO, RECIBE,
VERIFICA Y RESGUARDA
EXPEDIENTES
COORDINA Y APOYA LA
OPERACIÓN
9
INTEGRA INFORMACIÓN
10
Reembolso de
caja
Bitácora vehículos
utilitarios
Control
Incidencias
personal
Informe de
Productividad de la
Regional
Informe de
Productividad de la
Regional Informe y reportes
DELEGACIÓN REGIONAL RESPONSABLE
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Rural, A.C.
169
• Identificador/ Tipo: Informe de Actividades.
• Nombre del indicador: Informe de actividades.
• Tendencia/Unidad de medida: Tiempo.
• Fórmula de cálculo/valor en que se expresa el resultado:
Fecha de entrega x 95 = %
Fecha programada
• Análisis: Línea base/Meta: 95%
• Periodicidad: Bimestral.
• Responsable de medición: Dirección General.
29/09/2017 En el punto 4 de descripción de la actividad
“Realiza actividades de promoción.” Se anexa como
documento involucrado la bitácora de seguimiento en archivo
Excel.
29/09/2017 Se elimina como documento involucrado la
Reporte de Bitácora del vehículo (CONUEE).
29/09/2017 Punto 4 del mapa de procedimiento de la actividad
“Realiza actividades de promoción”. Se elimina la bitácora.
29/09/2017 Se eliminó al responsable de la Delegación
Noroeste y se actualizó el nombre del responsable de la
Delegación Sur.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Víctor Manuel Martínez Wittig
Mary Jazmín Sosa Cabrera
Martha Adriana Reynoso Patiño
Fernando Hernández Covarrubias
Delegados Regionales
Raúl Barroso Aguirre
Director General Adjunto de Planeación y Administración
Ligia Noemí Osorno
Magaña
Directora General
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Rural, A.C.
170
VIII. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Con el propósito de establecer un lenguaje común que facilite la comunicación y la comprensión
del presente Manual, se presenta el siguiente glosario de términos:
Acreditación. Proceso de validación y reconocimiento oficial que resulta del proceso de
evaluación y que indica suficiencia o capacidad suficiente en relación con indicadores específicos
verificables y medibles.
Articular. Propiciar el encuentro de los diversos organismos públicos, privados y sociales para la
consecución de un propósito común, considerando las especificidades funcionales y normativas
de cada uno de ellos.
Asistencia técnica. Servicio profesional orientado a proporcionar recomendaciones para la
mejora de un proceso productivo determinado.
Beneficiarios. Personas definidas como los sujetos de apoyo de un determinado programa o
acción emprendida por un organismo público, privado o social.
Cadenas Productivas. Productos y servicios a través Internet desarrollado y administrado por
NAFIN para, entre otros aspectos, registrar las cuentas por pagar de la Entidad.
Candidato. Persona física interesada en participar en las diversas estrategias de formación
manifestando su interés en respuesta a las convocatorias emitidas para los programas,
inscribiéndose a los procedimientos de selección y en su caso, formación y/o evaluación, con la
finalidad de acreditar o certificar su competencia laboral.
Capacidades. Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que permiten a una persona
realizar funciones o actividades de vida y trabajo dentro de determinados criterios de desempeño.
Capacitación. Es un conjunto de procesos de aprendizaje referidos al trabajo en el que se
generan capacidades, conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas.
Certificación. Proceso mediante el cual un organismo de tercera parte reconoce formalmente
que una persona ha demostrado ser competente para desempeñar una función productiva
determinada, con base en una Norma Técnica de Competencia Laboral aprobada por el
CONOCER.
Competencia Laboral. Conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes adquiridas
en la práctica laboral, que permiten a la persona realizar un trabajo adecuado y de acuerdo con
las Normas que aseguran un desempeño eficiente y de calidad, tal y como lo demanda el sector
productivo. La persona es competente cuando estas aptitudes son aplicadas en el desempeño
de su función y productivas en diferentes contextos y con los resultados de calidad esperados.
Comprobante de Cuenta Bancaria. Documento emitido por institución financiera autorizada
para captar recursos en donde se especifica la CLABE interbancaria y nombre del beneficiario.
Comunicados a participar. Son las diferentes formas mediante las cuales el INCA Rural
convoca a prestadores de servicio profesionales para participar en una Estrategia o Proyecto
General de Intervención y pueden hacerse mediante: convocatorias, invitaciones, envío de
correos electrónicos, llamadas telefónicas y otros que se acuerden en los instrumentos
consensuales.
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Rural, A.C.
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Contraparte Institucional. Entidad que solicita los servicios intencionados del INCA para
implementar proyectos de Desarrollo metodológico de Proyectos Territoriales o Desarrollo
metodológico de Sistema Producto y Estándares de Competencia, mediante el establecimiento
de instrumentos consensuales.
Confidencialidad. La característica o propiedad por la cual la información sólo es revelada a
individuos o procesos autorizados.
Controles de Medición. Es la herramienta primaria del control que verifica los niveles de
resultados a partir de los indicadores y estipula las reglas de control que sustentan el proceso de
¿QUÉ SE HACE? y ¿CÓMO HACERLO?
Coordinar. Aplicación de principios, normas y procedimientos para lograr la concurrencia de
acciones y recursos interinstitucional para el cumplimiento de un propósito común.
Cursos. Tienen como finalidad desarrollar determinadas capacidades y actitudes del profesorado
para contribuir al desarrollo profesional de los docentes y mejorar la calidad de la educación. Los
programas se desarrollan en torno a tópicos curriculares, científicos y pedagógicos, a partir de
las aportaciones de especialistas. Su dirección y/o coordinación recae en una persona
experimentada, cuya labor se inicia en la fase de diseño y concluye en la de evaluación. La
evaluación de los participantes tiene en cuenta su asistencia continuada y activa, así como la
realización, individual o en grupo, de las propuestas de trabajo que se realicen en relación con
los contenidos desarrollados.
Desarrollo de capacidades. Acción destinada a fortalecer los conocimientos, habilidades y
actitudes de una persona o grupo de personas para desempeñar funciones y actividades de vida
y de trabajo, conforme a ciertos criterios de desempeño; en la perspectiva de mejoramiento de
sus condiciones de vida.
Desarrollo sustentable. El mejoramiento integral del bienestar social de la población y de las
actividades económicas, considerando la conservación permanente de los recursos naturales, la
biodiversidad y los servicios ambientales.
Diagnóstico. Análisis de la funcionalidad de elementos que conforman la realidad referida a
procesos de trabajo y vida de una determinada comunidad o grupo de pobladores rurales, a fin
de identificar acciones de transformación conforme a las expectativas de mejora establecidas por
éstos. Puede contener los siguientes componentes: Fortalezas. - Puntos fuertes y características
de la empresa; Oportunidades. - Factores externos del entorno que propician el logro de los
objetivos; Debilidades. - Puntos débiles, factores propios que obstaculizan e impiden el logro de
los objetivos, y Amenazas. - Factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden
el logro de los objetivos.
Dictamen de Competencia. Es el proceso mediante el cual se emite el juicio sobre las evidencias
de desempeño que presenta el candidato a certificación.
Didáctica. Estructuración lógica de un proceso de enseñanza para facilitar el aprendizaje
conforme a la naturaleza del contenido.
DGA’s Sustantivas. Las Direcciones Generales Adjuntas de Desarrollo y Difusión y la de
Evaluación y Certificación.
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Rural, A.C.
172
Educación a Distancia. Es el proceso de formación entre formadores y formados, donde se
establece un contacto a través de medios de comunicación masivos, como lo pueden ser:
Televisión, Internet, etc. y que pueden estar dados en tiempo real o diferido.
Efectividad. Calidad de real y verdadero en sus características metodológicas y financieras de
los procesos de desarrollo de capacidades.
Eficacia. Cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, en lugar, tiempo, calidad y
cantidad.
Eficiencia. Logro de objetivos y metas programadas con la menor cantidad de recursos.
Ejercicio Fiscal. Es el periodo comprendido entre el 1o. de enero y el 31 de diciembre de cada
año para los propósitos fiscales.
Ejercicio Presupuestario. Periodo durante el cual se han de ejecutar o realizar los ingresos y
gastos presupuestados. Normalmente coincide con el año natural.
Ejes de Contenido. Son las teorías, conceptos, enfoques, perspectivas, técnicas, procesos o
procedimientos requeridos para que el participante aprenda en el desarrollo de sus capacidades.
Encuentro. Actividad destinada a propiciar el intercambio entre actores rurales en relación a
experiencias, trabajos o investigaciones relacionadas con el desarrollo y que puede incluir la
exposición de contenidos que enriquezcan el análisis de los aspectos a intercambiar.
Escala de Calidad. Es el criterio establecido por el INCA Rural para medir el nivel de Calidad de
los procesos que se desarrollan en el instituto. Consiste en 4 calificaciones y cada una considera
un rango promedio: 1) Sobresaliente: 100 a 90; 2) Satisfactorio: 89.9 a 80; 3) Mínimo: 79.9 a 70;
3) No aceptable: menos de 69.9.
Estándares. Se refiere a los atributos o especificaciones que debe reunir un producto o servicio,
convirtiéndose en una meta específica de actuación que debe ser alcanzada, mantenida y
mejorada.
Estrategia. Definición de la ruta a seguir para lograr los propósitos, objetivos o metas de un
proceso de desarrollo rural, considerando el enfoque, orden secuencial y recursos disponibles
para realizar las acciones contempladas.
Estrategia de Formación. Es la concepción de proceso para organizar y desarrollar las
actividades de aprendizaje, conforme los resultados de aprendizaje propuestos.
Estructura Orgánica. Unidades administrativas que integran una dependencia y/o entidad,
donde se establecen niveles jerárquico-funcionales de conformidad con las atribuciones que a la
misma le asigna la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como el Reglamento
Interior correspondiente. De esta forma se identifica el sistema formal de la organización, a través
de la división de funciones y la jerarquización de sus mandos, en la que se establece la
interrelación y coordinación de los mismos.
Estructura Presupuestaria. Es el conjunto de elementos que rigen la clasificación, el
ordenamiento y la presentación del presupuesto.
Estudio. Investigación sobre las características, factores y tendencias relativos a los procesos
de desarrollo rural, a efecto de contar con información para la toma de decisiones en el diseño y
orientación de las acciones y programas para el sector rural.
Evaluación. Proceso continuo que consiste en comprobar si se han conseguido los resultados
de aprendizaje y se ha producido una mejora en el rendimiento del desempeño del formador.
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Rural, A.C.
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Evaluar es efectuar, en última instancia, un control de calidad de la acción formativa. Se realiza
durante el proceso de formación en aula y en campo con propósitos diagnósticos, formativos y
de identificación de competencia en el desempeño.
Evaluador(es). Profesionales expertos, capaces de facilitar, estimular, orientar y acompañar a
los formadores en situación de trabajo y dictaminar la competencia de éstos con base en
estándares de calidad determinados por el INCA Rural.
Evento. Es el acontecimiento que se va a evaluar, ya sea un curso, taller diplomado, encuentro,
conferencia, seminario, etc.
Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o
recibidos, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite a cargo de una
dependencia o entidad.
Factoraje o descuento electrónico. Acto mediante el cual un intermediario financiero adquiere
la propiedad de las Cuentas por Pagar en el sistema de NAFIN denominado Cadenas
Productivas.
Formación. Actividad enfocada al desarrollo de capacidades mediante la formación presencial o
en línea, para lo cual se establece al menos un programa de actividades o equivalente con el fin
de lograr un propósito de aprendizaje y en los cuales se puede hacer uso de plataformas virtuales
o Internet.
Foro (Virtual). Servicio virtual de comunicación electrónica asíncrona, se distingue por apoyar la
reflexión y análisis sobre un tema en torno al cual, un grupo de participantes emite sus
comentarios y opiniones para compartirlos entre el grupo y el responsable del foro en cualquier
momento, sin que necesariamente se esté interactuando en tiempo real.
Función. Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos
de una institución de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad
administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico - administrativas.
Gestión Institucional. Planificar, organizar, dirigir y evaluar los asuntos relacionados con la
formulación y ejercicio del presupuesto.
Funcionalidad. Las características de un servicio de TIC que permiten que cubra las
necesidades o requerimientos de un usuario.
INCA Rural. Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C.
Intermediario Financiero. Institución bancaria o no bancaria, que pueden realizar operaciones
de factoraje o descuento electrónico en Cadenas Productivas.
Instrumento consensual. Es aquel documento llámese contrato, convenio, carta de
entendimiento, acuerdo, anexo, carta compromiso, oficio o correo electrónico con instrucción
directiva. Por el cual se manifiesta la voluntad y consentimiento de las partes para realizar,
establecer, modificar, extinguir, y crear obligaciones y derechos debidamente fundamentados y
motivados en el marco jurídico nacional, a fin de garantizar la legalidad de dichos actos jurídicos.
Instrumento de Evaluación. Es el documento que en formatos establecidos define el
procedimiento y los reactivos que se aplicarán para evaluar un proceso. Los cuatro instrumentos
de evaluación básicos son: a) Desempeño, b) Conocimiento; c) Producto; y d) Satisfacción del
usuario.
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Rural, A.C.
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Indicadores estratégicos. Miden el cumplimiento de los objetivos estratégicos especificando en
la medición el ¿qué?, ¿cómo?, referencia, unidad de medida, y la calidad del resultado esperado,
y deberá expresarse en un cociente que relacione las dos variantes establecidas.
Marco lógico. Establece los objetivos con base en intereses de involucrados, determina sus
responsabilidades y sus metas para identificar riesgos y especificar los recursos requeridos.
Manual. Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones
sobre diversos temas o procedimientos de una organización.
Materiales didácticos. Desarrollo de contenidos en documentos impresos o audiovisuales para
facilitar procesos de aprendizaje.
Marco lógico. Establece los objetivos con base en intereses de involucrados, determina sus
responsabilidades y sus metas para identificar riesgos y especificar los recursos requeridos.
Meta. Es un parámetro con valor que se puede expresar en forma cualitativa y cuantitativa y se
refiere a los resultados esperados de una actividad, área u organización en particular.
Misión. Descripción de la razón de ser de la organización, establece su “quehacer” institucional,
los bienes y servicios que entrega, las funciones principales que la distinguen y la hacen diferente
de otras instituciones justificando su existencia.
Norma Técnica de Competencia Laboral (NTCL). Referente técnico donde se consideran
conocimiento, desempeños, resultados del desempeño y actitudes necesarias para el desarrollo
de una función productiva obteniendo resultados o productos que cumplen los estándares de
calidad esperados por determinado sector productivo.
NAFIN. Nacional Financiera, S.N.C., Institución de Banca en Desarrollo.
Objetivos. Enunciados detallados, precisos y concisos que identifican y expresan
cualitativamente las finalidades hacia las cuales deben dirigirse los recursos y esfuerzos que
solucionan un problema, necesidad o reto público y que además den cumplimiento a la misión y
visión de la organización.
Organigrama. Representación gráfica de la estructura orgánica que debe reflejar en forma
esquemática, la posición de las unidades administrativas que la componen los tramos de control,
nivel jerárquico, canales formales de comunicación y coordinación, así como líneas de mando.
Órgano de Gobierno. Máximo órgano del INCA Rural, se denomina también Junta Directiva.
Plan de acción. Define las brechas entre lo que deseamos alcanzar y las dificultades que
enfrenta la organización actual y su entorno. Es de carácter operativo y se desarrollan a nivel de
cada una de las unidades, áreas de negocios o centros de responsabilidad que tienen a su cargo
la generación de un producto final; establece los respectivos requerimientos de recursos
humanos y financieros que permiten posteriormente la formulación del presupuesto.
Plan o Programa de Formación. Es un instrumento de planeación integral para la formación de
jóvenes y adultos, basado en una metodología que se focaliza en el aprendizaje y parte de las
necesidades de desarrollo de capacidades de los participantes reflejado en los productos de su
trabajo, para desempeñar una función productiva y laboral y mejorar su calidad de vida.
Planeación Estratégica. Herramienta de gestión que permite apoyar la toma de decisiones de
las organizaciones en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro para
adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno; y lograr la mayor eficiencia,
eficacia y calidad en los bienes y servicios que se proveen.
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Rural, A.C.
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Participantes. Sujetos de atención involucrados en acciones de formación, capacitación,
asistencia técnica y consultoría profesional.
PMG. Programa de Mejoramiento de la Gestión.
PND. Plan Nacional de Desarrollo.
Portafolio de Evidencias. Documento físico que contiene datos generales del candidato, el plan
de evaluación, instrumentos de evaluación (diagnóstico, conocimiento, contrastación de
evidencias, listas de cotejo, guías de observación, reporte de orientación, cédula de evaluación,
resumen de evaluación) y evidencias variables de acuerdo a lo especificado en la NTCL.
Prestador de Servicios Profesionales (PSP). Profesionista contratado por instituciones
públicas para otorgar servicios en función de su competencia o especialidad, para el diseño y
puesta en marcha de proyectos de desarrollo, asesoría y consultoría profesional, así como
capacitación a un grupo u organización de pobladores rurales para el desarrollo de los programas
y estrategias.
Proceso. Características de un conjunto de fases sucesivas para un fenómeno económico,
ambiental, humano o social, con el seguimiento de una serie de eventos que no tienen fin.
Productos. El bien o servicio objeto de la contratación, el cual se encuentra especificado en el
clausulado del contrato respectivo.
Proveedor (es). Personas físicas o morales que hayan celebrado o celebren contratos o pedidos
de adquisiciones, de bienes y servicios para la Entidad.
Proyecto. Estructuración de las componentes organizativas, comerciales, técnicas y financieras,
conforme a una evaluación financiera y de impacto ambiental, que permita gestionar y operar
actividades productivas.
Proyecto General de Intervención. Es la propuesta general que se elabora a partir de las
necesidades de una contraparte institucional, puede constar de una o varias acciones tales como:
cursos, talleres, encuentros, diplomados, etc.
Reglas de Operación de los Programas de Formación. Son lineamientos que generan las
instituciones públicas en los que se establecen para los programas en el marco general de
actuación, la operación, requisitos de participación, de formalización de compromisos,
programación de acciones, esquema de coordinación y en su caso, el esquema de soporte.
Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria; Nota 1.-
“Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus
clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración esté
implícita; Nota 2.- Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito,
por ejemplo, requisito de un producto requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente;
Nota 3.- Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento; Nota
4.- Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.
Resultados de Aprendizaje. Son los enunciados que nos permiten describir lo que la persona
será capaz de hacer durante y al final del proceso de formación. Con el logro de estos resultados
se alcanza el Propósito General del Proceso.
SAGARPA. Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación.
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Rural, A.C.
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Seminario. Actividad destinada a presentar perspectivas, enfoques o tendencias sobre temas
específicos y de interés, para el desarrollo, con base a la exposición del trabajo o investigación
de especialistas relacionados con el tema en cuestión.
Servicios profesionales. Servicios prestados por profesionistas o promotores, contratados por
grupos de productores y organizaciones económicas del medio rural con el apoyo de los
programas de organismos públicos, privados y sociales.
SENACATRI. Servicio Nacional de Capacitación y Asistencia Técnica Rural Integral.
SINACATRI. Sistema Nacional de Capacitación y Asistencia Técnica Rural Integral.
Solución tecnológica. El sistema, aplicativo o componente desarrollado en la Institución o
adquirido por la misma, para habilitar la automatización de procesos o proveer un servicio de TIC.
Taller. Actividad que se desarrolla mediante técnicas participativas, el intercambio de información
y la recuperación de la experiencia de vida y trabajo de los asistentes y puede considerar la
exposición de contenidos específicos, siempre y cuando contribuyan a mejorar el análisis y
construcción de alternativas por parte de los participantes.
Técnicas Didácticas. Son los procedimientos que nos sirven para instrumentar la estrategia de
formación y facilitar a los participantes el desarrollo de sus capacidades.
TIC. Las tecnologías de la información y comunicaciones.
Tutor. Prestador de servicios, que coordina, orienta y asesora a los participantes en procesos de
formación en línea, sobre los contenidos, métodos y actividades de aprendizaje incluyendo la
revisión, realimentación y evaluación de las actividades y productos generados.
Usuarios. Estados, municipios y organizaciones campesinas que acceden a servicios y apoyos
otorgados por los programas y acciones instrumentados por los organismos públicos, privados y
sociales.
Visión. Enunciado que representa como se ve la organización en el futuro a largo plazo,
especificando ha donde quiere llegar y como quiere ser reconocida, mencionando los medios
técnicos y humanos que necesitará para lograrlo, así como los valores con los cuales se
fundamentará su accionar público.
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Rural, A.C.
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IX. INFORMACIÓN GENERAL
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
178
IX. INFORMACIÓN GENERAL El presente Manual, es un instrumento para organizar y administrar todos los procesos que se llevan a cabo, a efecto de llevar un mejor control de las actividades y hacer más fácil el intercambio de información. Asimismo, con la implementación de los Manuales Administrativos de Aplicación General, se logra la estandarización de los procesos, facilitando y transparentando las operaciones que realiza el Instituto. La publicación de dichos manuales se encuentra en la Normateca Interna del sitio web Institucional
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Rural, A.C.
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X. Firmas de Revisión Los Procedimientos Administrativos - Operativos incluidos en el presente Manual han sido validados y tienen el visto bueno de los responsables de cada área involucrada, los cuales han sido verificados por el Titular de la Unidad.
Raúl Barroso Aguirre Director General Adjunto de Planeación y Administración
Guadalupe Leticia Barrón Estrada Directora General Adjunta de
Evaluación y Certificación
Janitzio Enrique Durán Ortegón Director General Adjunto de
Desarrollo y Difusión
Lina Fabiola Medina Rojas
Directora de Administración y Finanzas
Manual General de Procedimientos Administrativos-Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A.C.
180
XI. Hoja de Autorización
Se expide el presente Manual General de Procedimientos Administrativos - Operativos del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C., el cual contiene información referente a los procedimientos mediante los cuales las áreas de la estructura ocupacional del INCA realizan sus actividades. El presente Manual se aprobó en la ****** Sesión ********* del Comité de Mejora Regulatoria Interna del INCA Rural, A.C., celebrada el día ** de ****** de 2018.
Ligia Noemí Osorno Magaña
Directora General