Manual General de Proyectos

MANUAL DE USUARIOVERSIÓN:1.0

CÓDIGO:PF-PDC

Manual de Proyectos PS FECHA:15 de Diciembre del 2008

MANUAL DE USUARIO

GESTION DE PROYECTOS

UNIMINUTO

MANUAL DE USUARIOVERSIÓN: 1.0

CÓDIGO: PF-PDC

Manual de Proyectos PS FECHA: 15 de Diciembre del 2008

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ............................................................................................................................................. 6

2 ALCANCE ............................................................................................................................................. 6

3 DATOS BÁSICOS ................................................................................................................................... 7

3.1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 7 3.2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 7 3.3 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO ........................................................................ 7 3.3.1 CREAR DEFINICIÓN DE PROYECTO ........................................................................................................ 8 3.3.2 MODIFICAR EN DEFINICIÓN DE PROYECTO ........................................................................................ 12 3.3.3 VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO .................................................................................. 13 3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ................................................................ 14 3.4.1 CREAR ELEMENTO PEP ........................................................................................................................ 16 3.4.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ......................................................................................................... 20 3.4.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP ............................................................................................................... 21 3.5 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR ............................................... 24 3.5.1 CREACIÓN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR ......................................................................................... 25 3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR ....................................................................................... 27 3.5.3 VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTÁNDAR ............................................................................................. 28 3.6 CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO ............................................................. 29 3.6.1 CREACION DE GRAFO .......................................................................................................................... 31 3.6.2 MODIFICACION DE GRAFO ................................................................................................................. 34 3.6.3 VISUALIZACION DE GRAFO ................................................................................................................. 35 3.7 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR ............................................................ 37 3.7.1 CREACION DE GRAFO ESTANDAR ....................................................................................................... 38 3.7.2 MODIFICAR GRAFO ESTANDAR .......................................................................................................... 39 3.7.3 VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR ............................................................................................... 41 3.7.4 BORRADO DE GRAFO ESTANDAR ....................................................................................................... 41 3.8 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ................................................................ 44 3.8.1 CREAR ELEMENTO PEP ........................................................................................................................ 46 3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ......................................................................................................... 50 3.8.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP ............................................................................................................... 51 3.9 CREACIÓNPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADÍSTICO .......................................... 54 3.9.1 CREACIÓN DE VALOR ESTADÍSTICO .................................................................................................... 54


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3.9.2 PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP ............................................................ 55 3.9.3 VISUALIZACION DE VALOR ESTADISTICO PARA PEP ........................................................................... 60 3.10 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTO DE TRABAJO ............................................................ 62 3.10.1 CREACIÓN DE CLASES DE ACTIVIDAD .............................................................................................. 62 3.10.2 MODIFICAR CLASE DE ACTIVIDAD .................................................................................................... 65 3.10.3 VISUALIZAR CLASE DE ACTIVIDAD .................................................................................................... 67 3.10.4 PLANIFICACIÓN DE TARIFAS A CLASES DE ACTIVIDAD .................................................................... 68 3.10.5 MODIFICAR Y VISUALIZAR PLANIFICACIÓN DE TARIFAS (KP26 Y KP27) ........................................... 69 3.11 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTOS DE TRABAJO ......................................................... 72 3.11.1 CREAR PUESTO DE TRABAJO ............................................................................................................ 72

4 ESTRUCTURACION ............................................................................................................................. 79

4.1 OBJETIVO: .................................................................................................................................. 79 4.2 ALCANCE: ................................................................................................................................... 79 4.3 CREACION, MODIFICACION Y VISUALIZACIÓN DE PROYECTO CON ESTRUCTURA ......................... 79 4.3.1 CREACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA ..................................................................................... 81 4.3.2 MODIFICAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA ................................................................................... 84 4.3.3 VISUALIZAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA ................................................................................... 86 4.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO. ...................................................................... 88 4.4.1 CREACION DE PROYECTO .................................................................................................................... 91 4.4.2 CREACION DE PROYECTO COMO COPIA DE OTRO MODELO ............................................................. 95 4.4.3 VISUALIZACION DE PROYECTO ........................................................................................................... 98 4.4.4 MODIFICACION DE PROYECTO ......................................................................................................... 103 4.4.5 CREACION DE ELEMENTO PEP, GRAFO Y OPERACION ...................................................................... 104

5 PLANIFICACION ............................................................................................................................... 131

5.1 OBJETIVO ................................................................................................................................. 131 5.2 ALCANCE .................................................................................................................................. 131 5.3 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIÓN EN ESTRUCTURA .................................................................................................................................. 131 5.3.1 CREACIÓN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIÓN EN ESTRUCTURA ............................................ 131 5.3.2 MODIFICACION DE PLANIFICACION DE ESTRUCTURA ...................................................................... 136 5.3.3 VISUALIZACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA .......................................................................... 138 5.4 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE PROYECTO (TABLA DE PLANIFICACIÓN) .......... 140 5.5 MODIFICACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIÓN ............................................ 146 5.6 VISUALIZACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIÓN ............................................ 148

6 PROGRAMACION PROYECTO ........................................................................................................... 150


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6.1 OBJETIVO ................................................................................................................................. 150 6.2 ALCANCE .................................................................................................................................. 150 6.3 LIBERACION DE UN PROYECTO .................................................................................................. 150 6.4 COMPRA DE MATERIALES ......................................................................................................... 154 6.5 ASIGNACION DE PERSONAL ..................................................................................................... 163 6.6 MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE FECHAS DE PROYECTO ..................................................... 172 6.6.1 MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS ............................................................................................ 172 6.6.2 MODIFICACION DE FECHAS PRONÓSTICO ........................................................................................ 174 6.6.3 MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO .......................................................................... 175 6.6.4 VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO .................................................................... 176 6.6.5 VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO ................................................................ 178 6.6.6 VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO .......................................................................... 179 6.7 PLANIFICACION DE COSTOS ...................................................................................................... 180 6.8 VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO .......................................................................... 187 6.9 PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO ....................................................................... 190 6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO ............................................. 193

7 PRESUPUESTACION ......................................................................................................................... 196

7.1 VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO .................................................................. 197 7.1.1 PRESUPUESTO ................................................................................................................................... 200 7.1.2 COMPROMISO .................................................................................................................................. 200 7.1.3 OBLIGACIONES .................................................................................................................................. 201 7.1.4 PAGOS ............................................................................................................................................... 201 7.1.5 UTILIZADO ....................................................................................................................................... 201 7.1.6 DISPONIBLE ....................................................................................................................................... 201

8 EJECUCION ....................................................................................................................................... 201

8.1 OBJETIVO ................................................................................................................................. 201 8.2 ALCANCE .................................................................................................................................. 201 8.3 NOTIFICACION DE OPERACIÓN EN GRAFOS ............................................................................... 201 8.4 VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION .................................................................................... 203 8.5 ANULACION DE UNA NOTIFICACION ......................................................................................... 204

9 CIERRE ............................................................................................................................................. 206

9.1 OBJETIVO ................................................................................................................................. 206 9.2 ALCANCE .................................................................................................................................. 206 9.3 LIQUIDACION ........................................................................................................................... 206


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9.3.1 RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 206 9.4 LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS ....................................................................... 207 9.4.1 LIQUIDACIÓN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIÓN PARA EL PROYECTO (PARCIAL) ................................................................................................................................................... 207 9.4.2 LIQUIDACIÓN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIÓN DEFINIDOS PARA EL PROYECTO (CJ88) (PARCIAL) ...................................................................................................................... 217 9.4.3 LIQUIDACIÓN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS DE COSTO O CUENTAS DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL) ....................................................................................................... 229 9.5 CIERRE TECNICO ....................................................................................................................... 238 9.6 CIERRE ...................................................................................................................................... 238


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1 OBJETIVO

La Gestión de proyectos para Uniminuto, permite realizar el seguimiento y control administrativo y financiero, de cada unas de las actividades que están orientadas a cumplir unos objetivos específicos, en colaboración con entes financiadores internos y externos.

2 ALCANCE

El manual de la Gestión de Proyectos puede tener una cobertura muy amplia en cada área de Uniminuto. Los proyectos son ejercicios que se desarrollan permanentemente con el objeto de difundir el mensaje de la Organización Minuto de Dios y están encaminados a la academia, la proyección social y el desarrollo de la infraestructura propia.

El modulo de PS está organizado por capítulos que agrupan las etapas propias del manejo de un proyecto en SAP, Estas son las siguientes:

Datos BásicosEstructuraciónPlanificaciónPresupuestaciónEjecuciónCierre

En este manual encontrara cada etapa desarrollada con sus correspondientes funciones en las cuales identificará el desarrollo de un proyecto.


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3 DATOS BÁSICOS

3.1 OBJETIVO

Con este capítulo el usuario conocerá la definición de un proyecto y que elementos lo componen y comprenderá la forma de crear, modificar y visualizar cada concepto.

3.2 ALCANCE

La utilización de estos conceptos dentro de proyectos permite hacer un conjunto de elementos estándar o específicos que pueden ser usados para la creación, el manejo y la conformación por partes de los proyectos.

3.3 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO

Estas funciones se usan para identificar y asignar el codigo al proyecto nuevo

Teniendo identificado el código del proyecto para el ejemplo

El código será 523-PC-3-08-001

Para las tres funciones en definición de proyecto se deben ingresar a la transacción requerida

Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik al agrupador de carpeta para abrir y cerrar según la direccion siguiente)

Sede (Centro) 523Tipo de proyecto PCTipo de financiación 3Año de creación 08Consecutivo 001

Menú SAP Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto Funciones de actualizaciones especiales Plan de la estructura del Proyecto \ Crear ó Modificar ó Visualizar


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Método 2: Digite la transacción en el editor de transaccines (Transacciones CJ01 (crear), CJ02 (modificar), CJ03 (visualizar))

Por ejemplo crear CJ01

y presione ENTER

3.3.1 CREAR DEFINICIÓN DE PROYECTO


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Entre en el editor la transaccion CJO1 Y ENTER, luego aparece la ventana siguiente:

Ingrese su código en Def. Proyecto asi 200-PC-3-08-001 y luego ingrese el perfil de proyecto y presione ENTER.

La ventana siguiente indica la definición del proyecto. Presione ENTER y surge otra ventana para Crear proyecto- Definición

En esta ventana aparecen cuatro pestañas para ingresar información de:


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Datos BásicosStatus: Muestra el estado del proyecto ABIERTOEdicion de proyecto: Muestra el Nombre de identificación de

proyectoCompetencias: Ingrese el codigo del Solicitante y el código

del ResponsableOrganización: Ingrese el código del centro y el centro de

Beneficio

Fechas: Ingrese las fechas de inicio y fin de le proyecto


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Control Otras funciones que no aplicanGestión Otras funciones que no aplican

Testo Explicativo Descripiciones y datos informativos

En seguida dele Grabar y salir


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3.3.2 MODIFICAR EN DEFINICIÓN DE PROYECTO

Digite en el editor de transacciones JC02

Digite el código del proyecto en Def. Proyecto y presione ENTER

Sale la ventana con la información de definición y pestañas del proyecto alli se puede cambiar la deficinión del proyecto (Datos en texto de identificación)

Poe ejemplo digite Consultoria a la Alcaldia de Chinchiná por que el proyecto no tiene este campo lleno


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Presione grabar y salir

3.3.3 VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO

Digite CJ03 en el editor de transacciones y presione ENTER

Verifique los datos de definición o de las pestañas con información del proyecto:

Luego presione salir


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CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc

3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP

Estas funciones se usan para identificar y asignar el código al elemento PEP principal para crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.

El icono de un PEP principal es así

El elemento PEP secundario para componente es así:


Sede: 523Tipo de proyecto PCTipo de financiación 3Año de creación 08Consecutivo 001


El elemento principal del proyecto será 523-PC-3-08-001/1

Para las tres funciones en definición de proyecto se deben ingresar a la transacción requerida:

Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione al agrupador de carpeta para abrir

y cerrar según la direccion siguiente:)

Menú SAP Finanzas Sistema de proyectos Proyecto Funciones de actualizaciones especiales Plan de la estructura del ProyectoElemento individual Crear ó Modificar ó Visualizar


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Método 2: Digite la transacción en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear), CJ12 (modificar), CJ13 (visualizar))


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3.4.1 CREAR ELEMENTO PEP

Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER

Luego aparece la ventana siguiente:

Ingrese su código en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el código del elemento PEP NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER.

La ventana siguiente indica la definición del proyecto, presione ENTER.

Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro pestañas para ingresar información de la siguiente tabla:


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Datos BásicosPrioridad Ingrese la prioridad del proyecto, y haga clic a integración

proyecto para integrarIntegración proyecto Haga clic en el recuadroStatus Establece el estatus del elementoCompetencias: Ingrese el codigo del Centro de CostoResponsable y el codigo

del Centro de SolicitanteIndicadores operativos Seleccione planificación para planificar costos y tiempos.

Seleccione facturación para hacer cobros y seleccione Imputación para registrar valores

Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:


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Luego ingrese la información de fechas del proyecto con el siguiente cuadro:

FechasFechas extremas Digite la fecha de incio y final del proyectoFechas pronóstico Digite la fecha de incio y final del proyecto

para variaciones especialesFechas reales Se verá la variación resultado de ejecutar el

proyecto

El sistema establece los dias hábiles con las fechas dadas.


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Esta pestaña de asignación contiene información que se evalúa con otras funciones:

Las demás péstañas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar.

Control No se afecta en esta funciónGestión No se afecta en esta función


En seguida escoja Grabar y Salga de la Creación del PEP


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3.4.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.

Digite el código del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione ENTER.

Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Código.

Haga clic al cuaderno del campo de Prioridad y seleccione “urgente”. Al solicitante de codigo 6 de Director por 11 de Coordinador de proyectos.


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Al terminar los cambios, presione grabar y salir

3.4.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ13 y presione ENTER.

Digite el código del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione ENTER.


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Luego se revisa la información necesaria en cada pestaña, por ejemplo, Datos Básicos:

La pestaña de fechas


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La pestaña de asignación:

Al terminar de ver haga Clic a salir

CJ91-CJ92-CJ93-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP Estandar.doc


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3.5 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR

Estas funciones se usan para identificar y asignar el código al elemento PEP estándar que puede ser usado en los componentes de proyecto (hacen referncia a las macro actividades de un proyecto).

Teniendo identificado el código del proyecto para el ejemplo:




Para las tres funciones en definición de proyecto se debe ingresar a la transacción requerida:

Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik al agrupador de carpeta para abrir y cerrar según la direccion siguiente:)

Menú SAP Finanzas Sistema de proyectos Datos básicosModelos PEP Estándar \ Crear ó Modificar ó Visualizar


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3.5.1 CREACIÓN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR

Entre en el editor la transaccion CJ91 y presione ENTER,



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Ingrese su código en Def. Proyecto 523-PC-3-08-001/2 a crear, elija el perfil de proyecto en el

cuaderno y presione ENTER.

La ventana siguiente indica la definición del proyecto:

Oprima ENTER y se desplegará otra ventana para Crear elemento PEP Estándar.


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Aquí se diligencia información, si es necesaria grabar, para mantener el sistema por ejemplo:

Descripcion de definición de proyecto Consultoria en ChinchináCódigo de Responsable 11Codigo de solicitante 11Centro () 523

En seguida Grabe y Salga

3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDARDigite en el editor de transacciones CJ92 y presione ENTER


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Se cambia para ESTE CASO, se añade al titulo del PEP “y Segumimiento,” si requieren modificaciones de las pestañas; también se seleccionan y modifican los campos.

3.5.3 VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTÁNDAR



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Digite el código del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione ENTER

Aparecerá la estructura del PEP y se verificará el contenido de cada pestaña:

En seguida Salga

CN21-CN22-CN23-Crear Modificar y Visualizar de Gráfo.doc

3.6 CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO


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El GRAFO es un elemento que agrupa operaciones y a su vez es agrupador dentro de un elemento PEP. Actua como intermediario para informar notificación de actividades ejecutadas agrupar los costos fechas y recursos y es base para la planificación.

Método de ingreso 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Dele clik al agrupador de carpeta

para abrir y cerrar según la direccion siguiente)

Puede ingresar a la transacción digitándola en el campo de transacciones y ENTER o ingresando la ruta así:

Un gráfo se identifica con el siguiente icono


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3.6.1 CREACION DE GRAFO

Un gráfo requiere un proyecto con estructura de PEP principal, PEP de nivel 1 y luego PEP para de nivel 2.

Digite CN21 para la creación del gráfo y oprima ENTER

Aparece la siguiente pantalla:

Según la necesidad, que para el caso es imputacion con operaciones seleccione el perfil del grafo. Luego especifique la clase de gráfo para el caso PS02. Indique el centro si se requiere en el que se va a usar el gráfo por ejemplo 200, y luego idique la necesidad de planificación que para el caso es el manejo de insumos en el proyecto

Dele ENTER y aparecerá la siguiente ventana para ingresar información:


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Diligencie los campos necesarios para el proyecto asi, para la primera de PROGRAMACION

Grafo Texto para nombre de grafoEn la pestaña de programaciónFecha inicio Digite la fecha en formato de DDMMAAAA

con solo 8 númerosFecha Fin Digite la fecha en formato de DDMMAAAA

con solo 8 númerosProgramación Definir como se efectuará la programación


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Para las demas pestañas se indica en cada campo el valor o el código necesario según se necesite y solo será determinado por el tipo de proyecto.

Los proyectos no tienen afectación con la información en las demás pestañas y por tanto no se diligencian.


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Luego de estos ingresos se emite un número de gráfo creado como confirmación.

Grabe y Salga de la creación

3.6.2 MODIFICACION DE GRAFO

Digitela CN22 en el campo de edición de transacciones y presione ENTER

Sale un campo de gráfo para ingresar el número para el caso el 5000036 de gráfo a modificar y oprima ENTER.

Sale la siguiente ventana y se modifican los datos de los campos con fondo blanco.


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Por ejemplo cambiamos la clase de programación de hacia adelante a hacia atrás en la parte de programación.

Presione ENTER y en seguida dele Grabar y Salir

Se emite un mensaje con la modificación

3.6.3 VISUALIZACION DE GRAFO

Digite CN23 en el campo de transacciones y ENTER


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Digite el código del Gráfo a visualizar y ENTER.

Y aparecen los datos del gráfo y las pestañas disponibles para consultar:

Luego de ver la información del gráfo Salga de la modificación


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CN01-CN02-CN03-CN98-Crear Modificar Visualizar y Borrado de Gráfo Standar.doc

3.7 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR

Los grafos estandar son elementos agrupadores de operaciones que se crean como ejemplo para proyectos de muy similares características o que se usan con frecuencia como comodines básicos o genéricos en algunos proyectos

Puede digitar la transacción y dar ENTER en el campo de transacciones o seleccionar la transacción de la ruta de las transacciones así: MenúSAP Finanzas Sistema de Proyectos Datos Básicos Modelos Grafo estándar

Las transacciones para crear modificar y visualizar son CN01, CN02, CN03 Y CN98


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3.7.1 CREACION DE GRAFO ESTANDAR


Surge esta pantalla

Y se ingresan los datos necesarios para el caso


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Realizando la estructuracion y caracterizacion del grafo se graba y se obtiene la siguiente nota

Salga de la creación

3.7.2 MODIFICAR GRAFO ESTANDAR


El sistema emite esta ventana


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Se digita el número del gráfo y ENTER para visualizar

Se observa la información de manejo de las operaciones y demas datos de tiempos y costos. Para el caso ingrese dos datos basicos de grafo con 3 dias de servicio.


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Se realizan las modificaciones necesarias para el proyecto en el grafo, se graba y se

le da Salir

3.7.3 VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR


El sistema emite esta ventana en la cual se puede ver los datos de las pestañas

Salga de la visualización

3.7.4 BORRADO DE GRAFO ESTANDAR



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El sistema emite esta ventana con información del Grafo a Borrar

Se verifica que este el numero de grafo correcto se marca petición de borrado

y el log para informar el éxito del borrado y ENTER


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Presione ENTER a este aviso y luego ejecutar para realizar el borrado

Verifique en este mensaje el borrado

Presione ENTER a este aviso, del cual sale el resumen de informe para el borrado

Donde aparece algún error por si no se puede borrar y al confirmar Salga

CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc


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3.8 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP

Estas funciones se usan para identificar y asignar el código al elemento PEP principal para crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.

El icono de un PEP principal es así

El elemento PEP secundario para componente es así:






Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione al agrupador de carpeta para abrir


Menú SAP Finanzas Sistema de proyectos Proyecto Funciones de actualizaciones especiales Plan de la estructura del ProyectoElemento individual Crear ó Modificar ó Visualizar


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Método 2: Digite la transacción en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear), CJ12 (modificar), CJ13 (visualizar))


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3.8.1 CREAR ELEMENTO PEP

Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER


Ingrese su código en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el código del elemento PEP NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER.

La ventana siguiente indica la definición del proyecto, presione ENTER.

Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro pestañas para ingresar información de la siguiente tabla:


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Datos BásicosPrioridad Ingrese la prioridad del proyecto, y haga clic a integración

proyecto para integrarIntegración proyecto Haga clic en el recuadroStatus Establece el estatus del elementoCompetencias: Ingrese el codigo del Centro de CostoResponsable y el codigo

del Centro de SolicitanteIndicadores operativos Seleccione planificación para planificar costos y tiempos.

Seleccione facturación para hacer cobros y seleccione Imputación para registrar valores

Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:


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Luego ingrese la información de fechas del proyecto con el siguiente cuadro:

FechasFechas extremas Digite la fecha de incio y final del proyectoFechas pronóstico Digite la fecha de incio y final del proyecto

para variaciones especialesFechas reales Se verá la variación resultado de ejecutar el

proyecto

El sistema establece los dias hábiles con las fechas dadas.


CÓDIGO: PF-PDC


Esta pestaña de asignación contiene información que se evalúa con otras funciones:

Las demás péstañas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar.

Control No se afecta en esta funciónGestión No se afecta en esta función


En seguida escoja Grabar y Salga de la Creación del PEP


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3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEPDigite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.


Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Código.

Haga clic al cuaderno del campo de Prioridad y seleccione “urgente”. Al solicitante de codigo 6 de Director por 11 de Coordinador de proyectos.


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Al terminar los cambios, presione grabar y salir

3.8.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP


Digite el código del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione ENTER.


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Luego se revisa la información necesaria en cada pestaña, por ejemplo, Datos Básicos:

La pestaña de fechas


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La pestaña de asignación:

Al terminar de ver haga Clic a salir

KK01-CJS2-CJS3-Creación, Planificación y Visualización de Valor Estadístico.docx


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3.9 CREACIÓNPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADÍSTICO

3.9.1 CREACIÓN DE VALOR ESTADÍSTICO

El valor estadístico es usado para hacer mediciones puntuales en el proyecto seguimiento u otro indicador en fases o etapa y es propio de cada proyecto

Este elemento se planifica a un PEP o a un grafo para hallar y evaluar características que no son cuantificables en el proyecto y se quieran medir.

Para crear el valor estadístico digite KK01 en el campo de transacciones y presione ENTER

Luego se visualiza lo siguiente:

Digite clasif y ENTER

Se ingresan los siguientes datos:


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Luego presione ENTER, Grabar y Salir. Sale la información de grabación en la parte inferior de la pantalla.

Y salga de la creación del valor estadístico:

3.9.2 PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP

Digite CJS2 en el campo de transacciones para visualizar el Valor Estadístico a modificar y presione ENTER.

Ingrese la sociedad por defecto de Uniminuto 2000 y presione ENTER.


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En la pantalla sale la siguiente ventana:

Del menú principal superior se selecciona opciones y “Act.perfil planific. “

Y luego seleccione ZPS para perfil de planificación para Proyectos y presione ENTER


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De esta ventana use la selección del Layout (atrás y adelante) para ver los Layout (método de mostrar pantalla en reportes.)

Para seleccionar el Layout del cual seleccione Z901

Use un proyecto para planificar a un PEP, un valor estadístico que para el caso es el CLASIF y oprima ENTER.

Previamente verifique por CJ20N dentro del proyecto 410-PS-3-08-001 un PEP para valorar, por ejemplo el siguiente:


CÓDIGO: PF-PDC


Con la información de este proyecto se hará la planificación del valor estadístico CLASIF al elemento PEP de Puesta en marcha (410-PS-3-08-001/13)

En el cual se han ingresado los siguientes datos:


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Versión 0De periodo 2A periodo 2Ejercicio 2009Elemento PEP410-PS-3-08-001/13Fondo 2004Área funcional410PS308001Valor estadístico CLASIF

Y oprima ENTER para aceptar los datos. Luego en la parte superior se seleccione de: los

botones disponibles el de para ver la pantalla de periodos.

En esta pantalla se ingresa en cada periodo (para el caso solo se planifica el mes de febrero) el valor plan actual esperado de matrículas con 300 estudiantes. Igualmente se puede colocar un valor plan máximo.

Grabe y visualice el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla:


CÓDIGO: PF-PDC


3.9.3 VISUALIZACION DE VALOR ESTADISTICO PARA PEP

Digite CJS3 en el campo de transacciones y ENTER

Use la selección del Layout (atrás y adelante) para ver los Layout (método de mostrar pantalla en reportes)

Luego en el formulario del valor de visualización ingrese los datos siguientes:

Versión 0De periodo 2A periodo 2Ejercicio 2009Elemento PEP 410-PS-3-08-001/13Fondo 2004Área funcional 410PS308001Valor estadístico CLASIF

Y oprima ENTER.


CÓDIGO: PF-PDC


Y seleccione para ver la pantalla de periodos para ver la planificación.


CÓDIGO: PF-PDC


Al terminar la visualización Salga con

CNR1-CNR2-CNR3-Crear, Modificar y Visualizar de Puestos de Trabajo.doc

3.10 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTO DE TRABAJO

Estas funciones se usan para identificar y asignar el código del personal (Puesto de Trabajo) en las operaciones planificadas en los proyectos.

Como prerequisito de la Creación, Modificación y Visualización de Puestos de Trabajo se deben crear las clases de actividades para Proyectos y efectuar la asignación de las tarifas correspondientes a cada clase de actividad y el centro de costo.

PREREQUISITOS

3.10.1 CREACIÓN DE CLASES DE ACTIVIDADEstas permiten asignar una tarifa diferente a cada puesto de trabajo.

Menú SAP Finanzas Controlling Contabilidad de centros de coste Datos maestros Clase de actividad Tratamiento individual Crear ó Modificar ó Visualizar

Ingrese a Crear Clase de actividad (KL01)


CÓDIGO: PF-PDC


El Sistema muestra esta ventana para ingresar PHYD (clase de actividad) que se usara como ejemplo para el proyecto de Humanismo y Democracia y siempre se especifica un rango de validez en las fechas como el siguiente que ya viene por defecto y Oprima ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


El sistema muestra la siguiente ventana para ingresar lo siguientes datos:

Denominación: Nombre abreviado del Proyecto a donde la clase de actividad va a aplicar.

Descripción: Nombre completo del Proyecto a donde la clase de actividad va a aplicar.

Unidad de actividad: Se especifica la unidad de medida en la que se va a medir la tarifa para el puesto de trabajo. (Hora-Día-Mes)

Clases de CeCo: Aplica para todas las clases de costo (* = Genérico)Tipo clase actividad 1Clase coste imputac. Se coloca la clase de costo PROYECTOS para todas las clases

de actividad.Indicador de tarifa 1

Oprima ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Oprima ENTER y Grabe

3.10.2 MODIFICAR CLASE DE ACTIVIDAD

Entre en el editor la transaccion KL02 y ENTER,

Se visualiza la ventana siguiente para ingresar el codigo de clase de actividad a modificary oprima ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


En ventana siguiente ingrese Unidad de actividad de (Hora a Mes) para modificar la clase de actividad:

Grabe y el sistema indica la modificación en al parte inferior con el siguiente mensaje


CÓDIGO: PF-PDC


3.10.3 VISUALIZAR CLASE DE ACTIVIDAD

Entre en el editor la transacción KL03 y oprima ENTER.

Entre en código PHYD y presione ENTER.

Aparece la ventana con la información de la clase de actividad


CÓDIGO: PF-PDC


Luego de visualizar salga del proceso

3.10.4 PLANIFICACIÓN DE TARIFAS A CLASES DE ACTIVIDAD

Luego de verificar que las clases de actividad estan creadas, se procede a planificar las tarifas correspondientes.

En esta función se establecen las tarifas que se van a manejar para cada clase de actividad.

Ingrese a modificar la prestación de actividades/tarifas


CÓDIGO: PF-PDC


3.10.5 MODIFICAR Y VISUALIZAR PLANIFICACIÓN DE TARIFAS (KP26 Y KP27)

Menú SAP Finanzas Controlling Contabilidad de centro de coste Planificación Prestación de actividades/Tarifas Modificar ó Visualizar o Ingrese KP26 en el editos de transacciones

Y oprima ENTER

En la ventana siguiente ingrese los siguientes datos:

Layout: Estandar del sistema. Indica los campos que deben diligenciarse en la función. .

Versión: Indica la Versión (0) de planificación y real que aplica para la clase de actividad.

De período - A período: Meses en los cuales se planifica la tarifaEjercicio: Año vigente. Centro de coste: Indica el CeCo al que se planificaClase de actividad: Indica la Clase de Actividad para el proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


Luego haga clic en la Pantalla de periódos y aparece la siguiente vista:


CÓDIGO: PF-PDC


En la columna de tarifa fija se diligencia el valor de la unidad de medida por cada mes, para el caso el valor de la hora que es $8.333 así siempre todo el año sea constante o ingresar los correspondiente. Esto debe realizarse en la etapa de planificación únicamente:


CÓDIGO: PF-PDC


Grabe la información

Se pueden planificar diferentes clases de actividad para el mismo centro de costo y al puesto de trabajo se le pueden igualmente asignar diferentes clases de actividad de acuerdo a la tarifa que se manejen para los proyectos.

Luego del cumplimiento de estos dos prerequisitos se puede proseguir con la creación del puesto de trabajo.

3.11 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTOS DE TRABAJO

Menú SAP Finanzas Sistema de proyectos Datos básicos Datos maestros Puesto de trabajo Registro maestro Crear ó Modificar ó Visualizar

3.11.1 CREAR PUESTO DE TRABAJO Entre en el editor la transacción CNR1 y ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


En esta ventana digite el nombre de puesto de trabajo

Centro: Corresponde al Centro Logistico al que se asigna el puesto de trabajo y es el correspondiente al proyecto.

Puesto de trabajo: Codigo del Puesto de trabajo correspondiente. Inicial de nombre y primer apellido completo o abreviado.

Clase puesto trabajo: Para Gestión de proyecto se emplea el codigo 0006.

Al final del ingreso de datos oprima ENTER

Luego sale una ventana con las pestañas de información del Puesto de Trabajo, diligencie aquí la definición del puesto de trabajo que debe ser idéntica a la que maneja el departamento de Talento Humano de la Universidad


CÓDIGO: PF-PDC


Y oprima ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Digite ENTER o pulse enter en el icono


CÓDIGO: PF-PDC


Al terminar salga del proceso


CÓDIGO: PF-PDC



CÓDIGO: PF-PDC


En el ejemplo se le asignan diferentes clases de actividad al mismo puesto de trabajo para que maneje diferentes tarifas y grabe.


CÓDIGO: PF-PDC


4 ESTRUCTURACION

4.1 OBJETIVO:

Definir el cuerpo de un proyecto con sus elementos de agrupación de información especifica

4.2 ALCANCE:

Con la estructuración de un proyecto se logran determinar las áreas de trabajo e identificar los componentes y las actividades que ejecutará a travez de las operaciones

CJ01-CJ02-CJ03-Crear, Modificar y Visualizar Proyecto con Estructura.docx

4.3 CREACION, MODIFICACION Y VISUALIZACIÓN DE PROYECTO CON ESTRUCTURA

Un proyecto con estructura contiene información básica, control y gestión. En estas pestañas se debe incluir información según el proyecto.


Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione el agrupador de carpeta para abrir


Menú SAP Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto Funciones de actualizaciones especiales Plan de la estructura del Proyecto \ Crear ó Modificar ó Visualizar


Por ejemplo, crear CJ01:


CÓDIGO: PF-PDC



CÓDIGO: PF-PDC


4.3.1 CREACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA

Digite CJ01 en el campo de transacciones y presione ENTER

En la ventana siguiente, digite el código del proyecto y seleccione del cuaderno del campo de perfil de proyecto, su perfil y luego presione ENTER

Presione ENTER y aparece el mensaje de confirmación de creación de proyecto:

En la ventana siguiente, se ingresa la siguiente información según el proyecto:

Nombre Proyecto de Consultoría CaldasResponsable 13


CÓDIGO: PF-PDC


Solicitante 13Fecha inicio 02.01.2009Fecha fin 27.02.2009Centro 730CeBe Centro de beneficio 85203125Sociedad CO 2000Sociedad 2000

El sistema muestra la tabla de elementos PEP para realizar el ingreso. Luego diligencie la información como sigue:

Nivel CODIGO PEP NOMBRE DE INDICADORES FECHA FECHA


CÓDIGO: PF-PDC


PEP PEP (visto) INICIO FIN1 730-PC-3-08-003/1 Proyecto de

Consultoría Caldas

Plan,Imp,Fact 02.01.2009 27.02.200

2 730-PC-3-08-003/11 Contratación Imp,Fact 02.01.2009 27.02.2002 730-PC-3-08-003/12 Ejecución y

ControlImp,Fact 02.01.2009 31.02.200

2 730-PC-3-08-003/13 Ampliación de sede

Plan,Imp,Fact 02.02.2009 27.02.200

2 730-PC-3-08-003/14 Liquidación y cierre

Plan,Imp,Fact 02.01.2009 27.02.200

Nivel PEP

CODIGO PEP Centro de costo Solicitante

Sociedad Centro de costo

Responsable1 730-PC-3-08-003/1 95203125 2000 952031252 730-PC-3-08-003/11 95203125 2000 952031252 730-PC-3-08-003/12 95203125 2000 952031252 730-PC-3-08-003/13 95203125 2000 952031252 730-PC-3-08-003/14 95203125 2000 95203125

Para datos básicos, observe la pantalla siguiente:

Para la pestaña de fechas lo siguiente:


CÓDIGO: PF-PDC


Estos datos indican la planificación de fechas de duración del proyecto y reporta los días de duración en tiempo laborar hábil (sin sábados ni domingos) de cada PEP.

En competencias digite el centro de costo responsable y el centro de costo por cada PEP según la tabla (por cada sociedad 2000 y cada CeCo oprima ENTER para continuar con el siguiente.)

Oprima ENTER y Grabe

4.3.2 MODIFICAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA

Digite CJO2 en el campo de transacciones y presione ENTER.


CÓDIGO: PF-PDC


En la ventana siguiente digite el código del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.

Oprima ENTER y aparece la información de planificación del proyecto.

Haga clic sobre la pestaña donde ubica los datos a modificar, por ejemplo, se cambiará a este proyecto el indicador de facturación. Se retira el visto de facturación de los PEP 11, 12 y 13.


CÓDIGO: PF-PDC


Grabe los cambios y salga del proyecto

4.3.3 VISUALIZAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA

Digite CJO3 en el campo de transacciones y presione ENTER.

En la ventana siguiente digite el código del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.

El sistema muestra la información del proyecto de la pestaña de datos básicos:


CÓDIGO: PF-PDC


En la pestaña de fechas se observa la siguiente información:

En la pestaña de asignación se observa la información siguiente:


CÓDIGO: PF-PDC


En la pestaña de competencias se observa la información siguiente:

Luego de ver los datos del proyecto salga del proyecto

CJ20N-Crear, Modificar y Visualizar Proyecto, Elemento PEP, Gráfo, Operación.doc

4.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.

En el manejo de Gestion de proyectos se pueden hacer varias funciones dentro de una misma transacción


CÓDIGO: PF-PDC


Una función muy amplia de manejo para proyectos es CJ20N, esta función permite la creación completa de un proyecto y la operación y ejecución de varias actividades generales para modificar editar visualizar y notificar entre otras más

Tome para el ejemplo, el siguiente esquema de proyecto para realizar varios procesos

Sede: 444Tipo de proyecto ACTipo de financiación 3Año de creación 08Consecutivo 003

El código será 444- AC-3-08-003

Método 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik en el agrupador de carpeta para abrir y cerrar según la direccion siguiente)

Esta transacción se denomina Proyect Builder y se localiza con la siguiente ruta:

Menú SAP Finanzas Sistema de Proyectos Datos Básicos Proyecto Project Builder


CÓDIGO: PF-PDC


Método 2: Digite la transacción en el editor de transaccines CJ20N.

Luego haga clic a salir

La ventana de trabajo de Project Builder es la siguiente:


CÓDIGO: PF-PDC


En esta ventana puede seleccionar un proyecto existente o la creación de un proyecto nuevo.

4.4.1 CREACION DE PROYECTO

Haga clic en el boton de creación y en el menú emergente selecciones “proy” y oprima ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Aparece esta ventana en la cual se identifican tres áreas importantes del manejo de proyectos marcados en cuadros en rojo con la siguiente definición:

Esta transacción maneja tres escenarios de trabajo:

Un area de resumen de proyecto donde se visualiza la estructura de agrupadores para componentes, para grafos, operaciones y puede seleccionarse un elemento cualquiera.

AREA RESUMEN DEL

PROYECTO AREADE VISUALIZACION

DETALLADA DEL PROYECTO

POOL DE TRABAJO Y

MODELOS


CÓDIGO: PF-PDC


Un área de Visualizacion detallada del proyecto en la cual es posible crear modificar y visualizar detalladamente cualquier elemento que sea seleccionado.

Un area de pool de trabajo y modelos para inserción de elementos a la estructura del proyecto como elementos PEP, grafos, operaciones internas, o externas e hitos.

El proyecto requiere ingresar datos mínimos como código del proyecto y el perfil de proyecto:

Oprima ENTER doble vez en los que surge el siguiente mensaje informativo

En seguida la ventana muestra las pestañas disponibles para entrar la información del proyecto.


CÓDIGO: PF-PDC


Aquí el sistema exige ingresar:

Campo Datocódigo de responsable 9Codigo de solicitante 9Fecha inicio 19.02.2008Fecha fin 27.03.2009Centro 444CEBE 84441128


CÓDIGO: PF-PDC


Grabe (el sistem mostrara un mensaje en la parte inferior de confirmacion de datos) y

salga

4.4.2 CREACION DE PROYECTO COMO COPIA DE OTRO MODELO

Ingrese CJ20N en el campo de transacciones y ENTER

El sistema muestra la ventana para el ingreso del código de proyecto nuevo. Ingrese un codigo del proyecto propuesto y haga clic en los binóculos para buscar un numero próximo libre de código de proyecto. Con esto el sistema abre la segunda ventana, presione ENTER doble vez


CÓDIGO: PF-PDC


Doble clic en ENTER y sale el codigo sugerido por el sistema y vuelva a presionar ENTER. Luego el sistema pide el ingreso de datos obligatorios del PEP

Campo Datocódigo de responsable 9Codigo de solicitante 9Fecha inicio 13.01.2009Fecha fin 18.12.2009Centro 444CEBE 84441128


CÓDIGO: PF-PDC



CÓDIGO: PF-PDC


Aparece el proyecto nuevo como copia de otro:

Luego grabe y salga del proyecto nuevo.

4.4.3 VISUALIZACION DE PROYECTO

Ingrese CJ20N en el campo de transacciones y presione ENTER

En el área de proyectos se visualiza el código y nombre del proyecto. Seleccione el proyecto requerido, para el caso Humanismo y Democracia:


CÓDIGO: PF-PDC


Haga clic doble al titulo del proyecto y aparece la siguiente ventana:


CÓDIGO: PF-PDC


Aquí se puede observar todo el proyecto en cualquiera de las áreas. El proyecto aparece agrupado en la parte superior izquierda.

Para ver el detalle de elementos haga clic en el agrupador del título Humanismo y Democracia

Se despliega la información de la siguiente forma:


CÓDIGO: PF-PDC


Si se desea ver todo el detalle de esta área se puede usar agrupador o desagrupador en la parte superior de esta ventana por ejemplo, use el desagupador de elementos y se vera el despliegue siguiente:


CÓDIGO: PF-PDC


Use las barras de desplazamiento encerradas en ovalos rojos, para ver la información arriba y abajo o de izquierda a derecha

Para ver la información del área de detalle seleccione un elemento cualquiera y verifique la los datos de cabecera o las pestañas haciendo clic en la requerida como sigue:

Seleccione el Componente Capacitación Técnica y Constr d CS y aparece lo siguiente:


CÓDIGO: PF-PDC


Aquí verfiique los datos de la pestaña necesaria.

Al final salga con

4.4.4 MODIFICACION DE PROYECTO

Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER

Selecciones un proyecto a modificar, por ejemplo Articulación en la Educación Bogotá Sur y presione ENTER.

Por ejemplo modifique el campo de definición de proyecto o cual quier otro dato que se requiera:


CÓDIGO: PF-PDC


Ingrese aquí el nuevo nombre en Articulación en Formacion hacia Educación Superior según la capacidad de texto del campo.

En el campo de definición frente al código del proyecto y luego Grabe y Salga

Con

4.4.5 CREACION DE ELEMENTO PEP, GRAFO y OPERACION El procedimiento para crear cada uno de estos elementos depende del requisito de cada uno como se explica a continuación.



CÓDIGO: PF-PDC


Selccione el proyecto en el que se va a ingresar los elementos, con doble clic:

En la parte inferior aparecen los elementos PEP, GRAFOS Y OPERACIONES


CÓDIGO: PF-PDC


4.4.5.1 DE UN ELEMENTO PEP

Este elemento requiere que se tenga el elemento principal del proyecto identificado con el

símbolo que es el general.

El PEP para encabezado tiene el símbolo igual que los demás de niveles más grandes (1, 2,3)

Tome el símbolo del area de Pool de trabajo y transportelo con el ratón hacia el PEP principal


CÓDIGO: PF-PDC


Ingrese los datos en la ventana de detalles de la derecha con lo requerido y grabe la

información como en la pantalla siguiente:


CÓDIGO: PF-PDC


En el area de detalle se observa el ingreso de:

Centro de costo responsable Centro de costo solicitanteSociedad solicitanteIndicador de imputación

Al final oprima ENTER y observará que aparece el ícono del PEP con el nivel uno en la parte superior izquierda bajo el PEP principal en el area de resumen.

A este nivel se le pueden adicionar mas elementos PEP quedando a un nivel mayor (2, 3,4,…) según la necesidad.

Grabe para almacenar la información y Salga del proyecto

4.4.5.2 MODIFICACION DE ELEMENTO PEP


Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formación hacia Educ y ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Se modifica la informacion necesaria en cada campo por ejemplo cambiar Clase de proyecto de Academico a Institucional.


CÓDIGO: PF-PDC


Grabe y salga del proyecto

4.4.5.3 VISUALIZACION DE UN ELEMENTO PEP

Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formación hacia Educ con un doble clic y ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Seleccione el PEP principal o el PEP secundario haciendo clic sobre el proyecto para visualizar su información

Seleccione las pestañas para ver la información de cada una de ellas


CÓDIGO: PF-PDC


Al finalizar salga del proyecto con

4.4.5.4 CREACIÓN DE GRÁFO




CÓDIGO: PF-PDC


Seleccione el PEP secundario haciendo clic sobre el mismo para visualizar su información

Los grafos son elementos utilizados para agrupar operaciones y se identifican con el símbolo

. Para crear un grafo se toma con el ratón desde el area de Pool de trabajo donde estan todos los elementos y se traslada hacia el elemento PEP que se le va a añadir y se suelta


CÓDIGO: PF-PDC


En seguida en la parte derecha sale la edicion detallada de la información y se ingresan los datos necesarios

Nombre del grafo Capacitación generalPerfil del gráfo (código) PGFUNIPlanificación de necesidades PER


CÓDIGO: PF-PDC



CÓDIGO: PF-PDC


Luego presione ENTER

Se verifica en la ventana de Datos Básicos que el centro que sea 444 y el CeBe (Centro de Beneficio) sea 84441120 corespondientes al proyecto

Presione ENTER, Grabar y Salir


CÓDIGO: PF-PDC


4.4.5.5 MODIFICACIÓN DE GRAFO



Deagrupe la información con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana y aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto y el grafo


CÓDIGO: PF-PDC


Haga clic en le grafo para ver el detalle en la parte derecha

Por ejemplo seleccione la pestaña de Asignacion y cambie el centro de costo responsable por 94443440 digite ENTER.


CÓDIGO: PF-PDC


Al terminar Grabe y salga del proyecto

4.4.5.6 VISUALIZACION DE GRAFO




CÓDIGO: PF-PDC



Haga clic en el gráfo para ver el detalle en la parte derecha y revise cada pestaña que sea necesaria


CÓDIGO: PF-PDC


Despues de revisar toda la información salga del proyecto

4.4.5.7 CREACIÓN DE OPERACIÓN

Las operaciones llevaran las actividades propias del proyecto y se clasifican en cuatro denominaciones, así:

Se usa para realizar compras de material, asignación de personal o contrato de servicios entre otros. Por esta razón interactua con varios módulos

No aplica para gestion de proyectos de Uniminuto

Se usa para realizar imputaciones de gastos propios a una cuenta mayor (identificando la clase de coste) desde proyectos directamente


CÓDIGO: PF-PDC


No aplica para gestion de proyectos de Uniminuto

Para crear una operación digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER




CÓDIGO: PF-PDC


Haga clic en el gráfo para ver el detalle en la parte derecha

Luego seleccione del Pool de Trabajo el símbolo de operación . Según la clase de opeacion que se necesite

Para el caso en este proyecto de Articulación en formación hacia la educación superior se añade una operación de trabajo interno para realizar una evaluacion de necesidades en los resultados de la comunidad

Al tomarla y trasladarla hasta el gráfo emerge en la parte derecha los detalles de la operación


CÓDIGO: PF-PDC


Aquí se debe tener en cuenta los siguientes datos para ingresar solo ubicando el cursor dentro de cada campo sin ENTER

Descripción de la operación Evaluacion de necesidades sobre indices de la comunidad

Puesto de trabajo jcarlosTrabajo (cantidad) 50Unidades de trabajo H (horas)Clase de actividad Projec Campo variable deacuerdo a la

asignación en cada proyectoPrioridad normal

Luego digite ENTER y quedara la operación de la siguiente manera:


CÓDIGO: PF-PDC


Aparece la operación en la parte izquierda bajo el gráfo con su descripción y código y en la parte derecha se visualiza toda la información ingresada. En seguida Grabe la información

y salga del Proyecto

4.4.5.8 MODIFICACIÓN DE UNA OPERACIÓN

Para modificar una operación digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER



CÓDIGO: PF-PDC


Deagrupe la información con el botón de desagrupar en la parte superior de la ventana y aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto, el gráfo y las operaciones del proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


Haga clic en la segunda operación y aparece el detalle a la parte derecha de la pantalla. Visualice la información general de cabecera de la operación y los detalles de cada pestaña con la clasificacion de información de cada una

Al revisar el cuaderno en al parte superior derecha de las pestañas se observa la cantidad de estas que la operación contiene; desplacese con un clic sobre los botones para adelante y

atrás para ver el contenido de las pestañas o solo haga clic sobre las pestañas para visualizar.

Titulo de pestaña ContenidoPropia Indica que la operación es interna


CÓDIGO: PF-PDC


Externa Indica que la operación es externaFechas Contiene las fechas de programación de

ejecución y duración de esa operación Asignación Contiene el código del centro de beneficio

CeBe y el Area funcional que corresponde al elelemnto PEP de la operación

Text(o) exp(licativo) Contiene una descripción amplia de la operación

Campos usuario Tiene opciones especificas que no son usadas aquí

Calificación Tiene opciones especificas que no son usadas aquí

Asignación de personas Tiene opciones especificas que no son usadas aquí

Dat. Adicionales Tiene opciones especificas que no son usadas aquí sobre datos adicionales

Progreso Con tiene campos en una tabla para manejo de la planificación

Para el caso se hacen dos modificaciones a la pestaña PROPIA, cambiando el puesto de trabajo y la prioridad.

Grabe los cambios y despues de revisar toda la información salga del proyecto

4.4.5.9 BORRADO DE UNA OPERACIÓN

Para modificar una operación digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Seleccione el proyecto, para el caso Articulación en formación hacia Educ con un doble clic y presione ENTER

Deagrupe la información con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana y aparecerá el PEP principal, el PEP del proyecto, el grafo y las operaciones del proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


Seleccione en el Area resumen la operación a ser borrada y haga clic sobre la misma, luego

haga clic en el icono de borrar y aparece le mensaje de confirmación de borrado.

Haga clic en “SI” y luego aparece una ventana con la operación borrada.


CÓDIGO: PF-PDC


Grabe y Salga del proyecto

5 PLANIFICACION

5.1 OBJETIVO

Determinar dentro de los componentes de un proyecto las fechas límites de las etapas de ejecución o duración y los ingresos y gastos se causaran en ellas.

5.2 ALCANCE

Con la planificación se podrá definir la duración del proyecto ya estructurado y se permitirá decidir el presupuesto y su distribución en cada etapa para iniciar la ejecución.

CJ2D-CJ2O-CJ2A-Creación, Modificación, Visualización de Proyecto Planificado en Estructura.docx.docx

5.3 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIÓN EN ESTRUCTURA

Un proyecto con estructura lleva la codificación, denominación y un cuerpo agrupador de información para identificar los componentes del proyecto y organizar el contenido del mismo

5.3.1 CREACIÓN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIÓN EN ESTRUCTURADigite CJ2D en el campo de transacciones y ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Emerge la siguiente pantalla con dos areas. La primera es de creacion con datos nuevos y la segunda para escoger el modelo de uno ya creado. En el ejemplo se escoge la creación con datos nuevos.

Ingrese la información en la siguiente forma:

Definición de proyectoDefinición de proyecto 444AC308004Denominación Proyecto Académico para La

estrella

AREA DE CREACION CON DATOS NUEVOS

AREA DE CREACION CON MODELO

EXISTENTE


CÓDIGO: PF-PDC


Inicio (del proyecto) 23.12.2008Fin (fin del proyecto) 31.07.2009

Al finalizar digite ENTER y aprace el siguiente mensaje de confirmación de creacion de proyecto

Luego presione ENTER y el sistema muestra una tabla de planificación para hacer el ingreso de los elementos PEP del proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


En este cuadro esta la estructura básica para ingresar los siguientes datos:Nivel PEP Código PEP Nombre del PEP Inicio Fin

1 444-AC-3-08-004/1Proyecto Académico para La Estrella

23.12.2008 31.07.2009

2 444-AC-3-08-004/11 Producción de material didáctico23.12.200

8 27.02.2009

2 444-AC-3-08-004/12 Infraestructura tecnológica23.12.200

8 31.07.2009

2 444-AC-3-08-004/13 Adquisición de recursos virtuales23.12.200

8 26.03.2009

2 444-AC-3-08-004/14 Acciones de mercadeo y ventas04.03.200

9 31.07.2009

2 444-AC-3-08-004/15 Gestión administrativa23.12.200

8 31.07.2009


CÓDIGO: PF-PDC


Grabe para verificar la diligencia de datos. El sistema muestra que faltan datos en otras ventanas; se ingresan, por ejemplo los siguientes datos para la pestaña de competenciasNivel PEP Código PEP

Código Resp

Código Solicit Sociedad

Centro de Costo Sociedad

Centro de Costo Sociedad

1

444-AC-3-08-004/

1 6 6 20009444112

0 20009444112

0 2000

2

444-AC-3-08-004/

11 6 6 20009444112

0 20009444112

0 2000

2

444-AC-3-08-004/

12 6 6 20009444112

0 20009444112

0 2000

2

444-AC-3-08-004/

13 6 6 20009444112

0 20009444112

0 2000

2

444-AC-3-08-004/

14 6 6 20009444112

0 20009444112

0 2000

2

444-AC-3-08-004/

15 6 6 20009444112

0 20009444112

0 2000


CÓDIGO: PF-PDC


Y luego se indican los siguientes datos para asignación en todos los PEPNivel PEP Código PEP Sociedad Centro CeBe

1 444-AC-3-08-004/1 2000 444 844411202 444-AC-3-08-004/11 2000 444 844411202 444-AC-3-08-004/12 2000 444 844411202 444-AC-3-08-004/13 2000 444 844311002 444-AC-3-08-004/14 2000 444 844311002 444-AC-3-08-004/15 2000 444 84431100

Al finalizar cada uno presiona ENTER para aceptar la información en el PEP y al concluir se

graba definitivamente el proyecto y se cierra

5.3.2 MODIFICACION DE PLANIFICACION DE ESTRUCTURADigite CJ20 en el campo de transacciones, ENTER. Luego ingrese el código del proyecto a modificar y presione ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


El sistema muestra la estructura del proyecto. Verifique la información que necesita cambiar, ingrese a la ventana y entre la información nueva en cada campo requeridoEn este ejemplo se cambio lo siguiente en la pestaña de fechas extremas y el centro de beneficio en la pestaña de cada elemento PEP incluido el principal:444-AC-3-08-004/12 Definición Infraestructura tecnológica y técnica444-AC-3-08-004/13 Fecha fin 26.03.2009444-AC-3-08-004/14 Definición Acciones de mercadeo y ventas


CÓDIGO: PF-PDC


Al final presione ENTER, Grabe y Salga del Proyecto

5.3.3 VISUALIZACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURADigite CJ2A en el campo de transacciones y ENTER

Ingrese el código del proyecto y oprima ENTER para visualizar

El sistema muestra en azul toda la información para consulta así:Haciendo clic en cada pestaña se puede visualizar todos los campos del proyectoPara la pestaña de fechas observe los datos haciendo clic en esta ventana


CÓDIGO: PF-PDC


Para la pestaña de Datos Básicos observe los datos haciendo clic en esta ventana:

Para la pestaña de asignación observe los datos haciendo clic en esta ventana:


CÓDIGO: PF-PDC


Al final de la visualización Salga del proyecto

5.4 CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE PROYECTO (TABLA DE PLANIFICACIÓN)

En un proyecto con tabla de planificación se suministra adicionalmente un diagrama de Gantt para ilustrar el detalle de tiempos, hitos y recursos (humanos o materiales)Par la creación de un proyecto digite CJ27 y ENTER en el campo de transacciones

Aparece la siguiente pantalla:


CÓDIGO: PF-PDC


En el área de creación de proyecto ingrese la siguiente información de un proyecto:Definición 444-AC-3-08-005Denominación Proyecto Académico Bogotá Sur LEInicio 23.12.2008Fin 31.07.2009Perfil de proyecto Perfil de proyectos académicosPrfTabPlanProy Ps:perfilstandar

Área de creación de proyecto

Área de modelos de

proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


Del área de pool de elementos se toman los PEP, los grafos, las operaciones y demás elementos que sean necesarios y se trasladan hacia el Área de estructuraciónLa tecla ENTER durante el INGRESO de datos indica al sistema la finalización del mismo y no admite entrar más información.Para el ejemplo ingrese la siguiente información para el proyecto.

PEP Principal Digitar el nombre del proyecto

Proyecto Académico Bogotá Sur

PEP secundario 1 PEP 11 Componente 1 Producción de material didácticoPEP secundario 2 PEP 12 Componente 2 Infraestructura tecnológicaPEP secundario 3 PEP 13 Componente 3 Adquisición de recursos virtualesPEP secundario 4 PEP 14 Componente 4 Acción de mercadeoPEP secundario 5 PEP 15 Componente 5 Gestión Administrativa

Para el elemento principal con el nombre del proyecto se traslada el PEP en la primera línea indicada con la primera fecha en rojo y los demás PEP se colocan como secundarios pegando el PEP sobre el PEP principal indicado con la segunda flecha en naranja; estos llevan los nombres de los Componentes

Área de elementos

de proyectoÁrea de

estructuración de proyecto

Área de planificación en Barras de Gantt


CÓDIGO: PF-PDC


Luego en cada campo se digitan los nombres de componentes

Estos datos en el recuadro rojo, se deben ingresar manualmente dentro del campo. Solo oprima ENTER cuando ya NO ingrese más información.

Luego planifique los datos de fechas en las columnas de fecha inicio y fecha fin frente a los nombres de los PEP así:


CÓDIGO: PF-PDC


El sistema realiza una gráfica con barras de Gantt en color azul en la parte derecha mostrando la programación de los componentes y el nombre del mismo.

Para los datos mínimos se deben verificar las pestañas de cada PEP e ingresar la siguiente información. Para esto haga doble clic en el PEP inicial


CÓDIGO: PF-PDC


Para cada PEP se debe ingresar la información requerida como sigue solicitando esta pantalla con doble clic en el PEP:

En la pestaña de Datos BásicosResponsable Código 9


CÓDIGO: PF-PDC


Solicitante Código 9CeCo responsable ( Centro de Costo) 94411120 en Sociedad 2000CeCo solicitante ( Centro de Costo) 94411120 en Sociedad 2000So solicitante (Sociedad) 2000Elemento de planificación Visto (para adoptar fechas de trabajo)Elemento de imputación Visto (para manejar cifras)Elemento de facturación Visto (para hacer cobros con factura)Integración de proyecto VistoEn la pestaña de AsignaciónCentro 200

Con estos datos se verifica la información. Grabe y salga del Proyecto

5.5 MODIFICACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIÓNDigite CJ2B en el campo de transacciones y ENTER

Aparece la siguiente pantalla con la información que se debe ingresar del proyecto a modificar; aquí ingrese por ejemplo el proyecto con codificación 444-ac-3-08-004 y ENTER

El sistema muestra esta pantalla para modificar los datos del proyecto “Académico para la Estrella”


CÓDIGO: PF-PDC


Aquí se visualiza la estructura del proyecto con el PEP principal en primer nivel y los componentes en segundo nivel, también se observan las fechas de inicio y fin de cada PEP y el diagrama de barras de Gantt en la parte derecha.Esta información se puede modificar completa aquí, ubicándose sobre el campo requerido y editando la información que se necesita, por ejemplo cambie lo siguiente:

Información actual Información nueva2 Infraestructura tecnológica y técnica Infraestructura tecnológica y técnica (eliminar)2 Acciones de mercadeo y ventas Acciones de mercadeo y ventas (eliminar)Fecha inicio de Producción de material

didáctico.De 23.12.2008 por 28.12.2008

También se pueden hacer las modificaciones haciendo doble clic en el PEP requerido y este despliega la ventana de pestañas del elemento para editar y modificar la información más detallada en cada campo


CÓDIGO: PF-PDC


Al realizar estos cambios se observa la modificación de datos en la tabla y en el diagrama de Gantt

En seguida Grabe y Salga del Proyecto para guardar las modificaciones

5.6 VISUALIZACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIÓNDigite en el campo de transacciones CJ2C y ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Aparece la siguiente pantalla con la información a ingresar para ver el proyecto

Allí se digita el código del proyecto 444-AC-3-08-004, luego ENTER y aparece la pantalla de visualización de elementos y el diagrama de Gantt


CÓDIGO: PF-PDC


Puede hacer doble clic en cada PEP y puede observar los datos de todo el proyecto seleccionando diferentes pestañas del Elemento

Al final Salga del sistema

6 PROGRAMACION PROYECTO

Dentro de la programación de un proyecto se realiza la solicitud de pedidos de materiales, servicios o de activos fijos en construcción como ejecución de las tareas definidas

6.1 OBJETIVO

6.2 ALCANCE

6.3 LIBERACION DE UN PROYECTO

Un proyecto se debe liberar para permitir la integración con los demás módulos en la ejecución de sus tareas. Esta función hace que las fechas de facturación, los pagos y las transacciones del proyecto sean realizables y habilitan como activo al proyecto

Digite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER

Aparece la siguiente pantalla y haga clic en el botón de abrir proyectos


CÓDIGO: PF-PDC


El sistema abre la ventana para ingresar el código del proyecto que se va a programar. Aquí ingrese el código del proyecto 444AC308004 y ENTER

En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres áreas de trabajo (Resumen de elementos, Pool de elementos y Área de detalle del elemento)


CÓDIGO: PF-PDC


En cada Elemento en la pestaña existe un campo con el status donde aparece el status por defecto que es abierto (ABIE). Esto indica que el proyecto aun esta en edición y que se puede modificar para definir cualquiera de sus elementos, pero no permite que se ejecuten movimientos que relacionan los proyectos con la parte contable, el presupuesto, los materiales las ventas u otras áreas Al efectuar la liberación del proyecto o de alguno de sus elementos por individual el sistema permite que se ejecute la interacción o integración entre los demás módulos

Para realizar esta operación en el sistema se debe hacer clic en el elemento PEP que se requiere liberar y luego se realiza este procedimiento en el MENU. Ingrese por Tratar, marque Status, luego Liberar.Para liberar el proyecto completo se hace clic en el elemento superior del proyecto y se hace el proceso


CÓDIGO: PF-PDC


Al realizar esto aparece un aviso de confirmación como el siguiente:

Y la pantalla muestra la transacción efectuada en el detalle del PEP principal así:


CÓDIGO: PF-PDC


Luego Grabe los datos y salga del proyecto

6.4 COMPRA DE MATERIALESCon este proceso se realizan las compras para el proyectoDigite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER

Aparece la siguiente pantalla y haga clic en el botón de abrir proyectos

El sistema abre la ventana para ingresar el código del proyecto que se va a programar. Aquí ingrese el código del proyecto 444AC308001 y ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres áreas de trabajo (Resumen de elementos, Pool de elementos y Área de detalle del elemento)

Luego despliegue la información para ver los elementos del proyecto Como requisito este proyecto debe estar liberado para el caso se realiza la liberación.Haga clic en el PEP principal del proyecto Ingrese al menú principal haga clic en TRATAR, luego STATUS, y luego LIBERAR


CÓDIGO: PF-PDC


En cualquier elemento aparecerá el STATUS SISTEMA la palabra LIB

Para iniciar las compras tenga en cuenta un cuadro con datos como el siguiente, haga clic en el PEP de SUMINISTROS y lleve una operación interna del área del POOL de elementos al PEP, llene la información de la parte derecha

MATERIAL CANTIDAD POSICION DE ALMACEN

CODIGO MATERIAL

Archivador Aéreo 4 N 100300Computador portátil 4 N 100021


CÓDIGO: PF-PDC


En la operación haga clic sobre la opción de realizar compras y en la ventana de lista de solicitud se ingresa la información de materiales

Código material

Und Cant Denominación Posición de Inventario (no tiene almacén)

Organización de Compras

(grupo de material)

Solicitante

100300 un 4 Archivo aéreo N 1000 Proyectos100021 Un 4 Computador

portátilN 1000 Proyectos

Ingrese los códigos de los materiales o búsquelos dentro del “Match Code” (genera una lista de selección)


CÓDIGO: PF-PDC


Ingrese luego los datos de los computadores portátiles

Oprima ENTER y luego emerge la ventana de la Solicitud de Pedido siguiente por cada material


CÓDIGO: PF-PDC


Oprima ENTER

El sistema los datos restantes. Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta mayor a la que se cargara el costo


CÓDIGO: PF-PDC


Oprima el icono ENTER y el sistema pasa para entrar el segundo material

Oprima ENTER


CÓDIGO: PF-PDC


Optima ENTERIngrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta mayor a la que se cargara el costo

Oprima Enter


CÓDIGO: PF-PDC


Oprima Enter .El cuadro final de entradas es el siguiente:

Oprima ENTER y Grabe , el sistema cierra el proyecto. Con esto el sistema genera la solicitud de pedido. Para ver la generación de pedido abra nuevamente el proyecto y saldrán los siguiente numero de operación sobre la compra (Se puede hacer una descripción de compras en texto posición)


CÓDIGO: PF-PDC


Con estos pedidos el departamento de compras y servicios tramitará la solicitud y entregara los materiales según la fecha indicada en la compraSalga del proyecto

6.5 ASIGNACION DE PERSONAL

La asignación de personal se necesita para contratar personal al proyecto por medio de operación internaIngrese al proyecto con la operación CJ20N y ENTER, indique el código del proyecto y ENTER, luego haga clic en el PEP de personal para el ejemplo o donde corresponda apra el proyecto. Ingrese una operación trasladandola desde el pool de elementos de la parte inferior izquierda hacie el PEP de personal. Esta tendrá el nombre de Coordinador de Proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


Para realizar la asignación de personal se debe hacer los siguientes ajustes al Grafo de estas compras. Haga clic en GRAFO Personal - 5000046, luego pestaña ASIGNACION, luego botón de CONTROL PRESUPUESTAL

Indique la posición presupuestaria que corresponde a la cuenta mayor que llevara el costo


CÓDIGO: PF-PDC


Busque la cuenta con el match code indique las cuentas 74*(comodín) y la entidad CP 200 y ENTER

Selecciones la cuenta requerida en amarillo y haga doble clic en honorarios para la contratación


CÓDIGO: PF-PDC


Luego en el campo de fondo busque con el match code el código del fondo


CÓDIGO: PF-PDC


Con estos datos el grafo está disponible para la asignación de personal

Traslade una compra hacia la Operación Interna

Indique como un material el servicio de personal que se asignará, seleccionando con el match code del campo, en la ventana siguiente oprima ENTER para ver el listado de SERVICIOS.


CÓDIGO: PF-PDC


Aquí indique la posición de almacén como N (no necesita almacén). Puede usar los binóculos para hacer búsqueda filtro ingresando las primeras letras del texto SERVI

Seleccione SERVICIOS PROFESIONALES código 1900063


CÓDIGO: PF-PDC


Indique la cantidad y la unidad de personal, para el ejemplo 1 unidad pero esto se ajusta a días horas o meses

El sistema genera la ventana para aprobar la solicitud de pedido


CÓDIGO: PF-PDC


Oprima ENTER e ingrese la solicitud como PROYECTO y la organización de compras 1000

Indique un valor aproximado para ver el efecto de la cantidad de personal pedido


CÓDIGO: PF-PDC


Grabe la información para que el sistema genere la solicitud de pedido. El sistema se sale del proyecto. Ingrese y visualice la Solicitud de pedido de personal

Con este pedido el departamento de compra y servicios tramitará la solicitud y enviará el servicio según la fecha indicada en la asignación.Salga del proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


CJ21-CJ23-CJ25-CJ22-CJ24-CJ26-Modificación y visualización de Fechas.docx

6.6 MODIFICACIÓN Y VISUALIZACIÓN DE FECHAS DE PROYECTO

Un proyecto puede tener modificaciones en la planificación de fechas y para ello se requieren modificaciones y luego una visualización de los cambios guardados.

6.6.1 MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS

Digite CJ21 en el campo de transacciones y presione ENTER.

Aparece la ventana siguiente solicitando el código del proyecto, ingréselo y oprima ENTER

El sistema muestra la siguiente ventana con las fechas del proyecto por cada elemento PEP (Componente).El área blanca indica los campos modificables y el área azul es área restringida. En el cuadro de fechas se hará los siguientes cambios:

PEP INICIO ANTERIOR

INICIO POSTERIOR

INICIO ANTERIOR

FIN POSTERIOR

PRINCIPAL 22.12.2008 09.12.2008 28.02.2009 27.03.2009

460-PS-4-08-001/11 23.12.2008 09.12.2008 28.02.2009 20.02.2009

460-PS-4-08-001/12 23.12.2008 28.02.2009


CÓDIGO: PF-PDC


460-PS-4-08-001/13 23.12.2008 28.02.2009

460-PS-4-08-001/14 23.12.2008 28.02.2009

El cuadro siguiente es el estado actual de fechas del proyecto:

Ingrese a cada campo y modifique las fechas como en el cuadro propuesto, y al final debe quedar así:


CÓDIGO: PF-PDC


Al final Grabe la información y Salga del Proyecto

6.6.2 MODIFICACION DE FECHAS PRONÓSTICO


Aparece la ventana siguiente solicitando el código del proyecto, ingréselo y luego oprima ENTER.

El sistema muestra esta pantalla con las fechas pronóstico del proyecto:


CÓDIGO: PF-PDC


Haga las modificaciones sobre las fechas pronóstico, como el ejemplo (se digita el 15.12.2008 inicio y 06.03.2009 para fin)

Y luego grabe y salga del proyecto

6.6.3 MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO



CÓDIGO: PF-PDC


El sistema solicita el código del proyecto, ingréselo y presione ENTER.

Luego aparecen las fechas reales a ser modificadas.

Haga los cambios en las fechas reales del proyecto. Estas solo se cambian con la ejecución del proyecto en los casos de notificaciones.

Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto

6.6.4 VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO

Digite CJ22 en el campo de transacciones y ENTER.


CÓDIGO: PF-PDC


El sistema pide el código del proyecto, se ingresa y oprima ENTER.

Luego muestra el cuadro de fechas Extremas del proyecto.

Visualice todos los campos necesarios seleccionando la pestaña y luego salga del proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


6.6.5 VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO


El sistema pide el código del proyecto, se ingresa y luego oprima ENTER.

Luego muestra el cuadro de fechas PRONÓSTICO del proyecto:



CÓDIGO: PF-PDC


6.6.6 VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO


El sistema pide el código del proyecto, se ingresa y presione ENTER

Luego muestra el cuadro de fechas REALES del proyecto:



CÓDIGO: PF-PDC


6.7 PLANIFICACION DE COSTOS

Digite CJ40 en el campo de transacciones y digite ENTER.

El sistema pide el ingreso del código del proyecto, ingréselo y oprima ENTER.

Se muestra la siguiente tabla con plan de costes del proyecto. Ingrese los costes que el proyecto va a tener. Recuerde que el proyecto solo mostrará los campos disponibles para programar siempre que el PEP se haya definido como elemento de planificación de la pestaña de Datos Básicos, por este motivo los PEP terminados con número 11, 12,13 permiten hacer planificación pero el terminado en 14 no tiene el campo disponible.El sistema programa por defecto el total del proyecto que puede dividirse en varios años, pero si el periodo esta dentro de un periodo contable (un año entre enero y diciembre) el total presupuestado será uno solo.Seleccione el año si su programación está dividida en varios años y seleccione el año a programar en el campo de PERIODO


CÓDIGO: PF-PDC


Ingrese los costes que el proyecto utilizará para su ejecución como aparece en la siguiente ventana. Tenga en cuenta que el PEP principal es un agrupador de costes de los PEP de nivel 2, Para este caso se programa todo el proyecto y luego se dividen los montos del años 2008 y luego del año 2009.

Teniendo la planificación total se procede a seleccionar por años, escoja el año 2008 así, e ingrese los costes.


CÓDIGO: PF-PDC


El sistema muestra la tabla con los campos vacíos para el año 2008, pero tiene en cuenta los montos ya ingresados en el total.

Ingrese los valores como en la siguiente pantalla y verifique que el sistema distribuye y determina el plan total.


CÓDIGO: PF-PDC


Luego ingrese al año 2009 de la misma manera e ingrese los valores restantes o lo determinado por el proyecto.

Aparece la tabla vacía con el plan del año 2009.


CÓDIGO: PF-PDC


Aquí ingrese los valores siguientes:

El sistema permite otra opción para la planificación por PEP indicándole el monto en cada año de la siguiente manera:Para el PEP PRINCIPAL puede ingresar la información por años así:

Como este es agrupador de los Componentes se distribuye en los mismos por año de la siguiente manera:En esta ventana anterior use las flechas negras para desplazarse por PEP y hacer el ingreso de costes por cada uno. Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la información

en el PEP 11


CÓDIGO: PF-PDC


Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la información en el PEP 12

Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la información en el PEP 13


CÓDIGO: PF-PDC


Haga clic una vez en la flecha hacia abajo en el PEP 14 y verifique que este no tiene opción de planificar Costes por que el campo está en azul

Ahora con la información ingresada, se puede desplazar hacia arriba y hacia abajo para ver los datos y confirmar para poder guardar la información.

Grabe y Salga del proyecto


CÓDIGO: PF-PDC


6.8 VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO


El sistema muestra una ventana solicitando el código del proyecto. Ingrese el código y presione ENTER.

Muestra luego una ventana con los datos de fechas de costos TOTAL, y permite elegir el año a visualizar. Se pueden observar los costes en general de todas las columnas, desplazándose con las barras verticales y horizontales señaladas con flechas rojas en la ilustración:


CÓDIGO: PF-PDC



CÓDIGO: PF-PDC


Por ejemplo visualice el año 2009; para esto seleccione en el campo de periodo, el año o

desplace con las flechas el año necesario para seleccionarlo.

Otra forma de visualizar los datos es hacer clic en el botón de resumen anual. El sistema muestra la siguiente variación de presentación. Existe la opción de ver también la planificación

pero se puede seleccionar por cada PEP y por año. Desplácese con las flechas negras hacia arriba o hacia abajo para ver el costo de cada PEP


CÓDIGO: PF-PDC


Al finalizar de ver la información salga del proyecto

CJ42-CJ43-Planificación de Ingresos de Proyecto.docx

6.9 PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO

El plan de ingresos del proyecto hace referencia al dinero que llegará a los fondos por medio de los financiadores o a las cuentas de ingresos.


El sistema pide el código del proyecto para planificar ingresos, digite el código y oprima ENTER.

El sistema muestra el cuadro de ingresos siguiente:


CÓDIGO: PF-PDC


Para hacer la planificación de ingresos el Proyecto debe contener PEP en su pestaña de Datos Básicos en Indicadores operativos una planificación de ingresos y oprima ENTER.

Aquí puede ingresar los datos totales del proyecto por cada PEP y visualice en la siguiente ventana:


CÓDIGO: PF-PDC


Luego haga clic en el campo de periodo y seleccione el año 2008.

Ingrese los datos con la siguiente distribución 2008.


CÓDIGO: PF-PDC


Luego haga clic en el campo de periodo y seleccione el año 2009

Ingrese los datos con la siguiente distribución para el año 2009.

Al terminar Grabe la información y Salga de la planificación

6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO


El sistema solicita la información de código de proyecto para visualizar planificación de ingresos:


CÓDIGO: PF-PDC


Ingrese el código y oprima ENTER

Aparece la tabla de planificación de ingresos en azul que indica que no se pueden modificar los datos. Puede seleccionar en el campo de periodo, el año de ingresos para el proyecto.

Selecciones 2008 y vea la información necesaria:


CÓDIGO: PF-PDC


Y aparece la información del 2008.

Seleccione el año 2009 en el campo de periodo y visualice la información de ese año:

Aparecen los datos de la siguiente manera:


CÓDIGO: PF-PDC


Verifique la información que necesite y Salga del proyecto

7 PRESUPUESTACION

OBJETIVO

Determinar la asignación presupuestal dependiendo de la planificación de costos y gastos en que incurrirá el proyecto con el detalle necesario para su ejecución

ALCANCE

Con la información del capítulo se dispondría al usuario para que determine un modelo de ingresos y gastos del proyecto

El presupuesto debe ser definido en la creación manual del proyecto e informado a PRESUPUESTOS para hacer la asignación necesaria y para esto se debe realizar un cuadro de datos básicos que indicara que requiere llevar para ingresos y egresos

Proyecto GRANJA AGROECOLÓGICA AUTOSOSTENIBLE Sede Villavicencio

Área Funcional 460-PS-4-09-001 INICIOEnero 1/2009

Centro de Beneficio 84606005 FIN

Febrero 28/2009


CÓDIGO: PF-PDC


Centro de Costo 94606005 Fondo 2002 1001

PEP Componentes Presupuesto

Recursos de Cooperación Uniminuto Cta Mayor

460-PS-4-09-001/11

R1. Granja Agroecológica

41.400.000,00 7.200.000,00

Equipos y suministros13.200.000,0

0 7430952005

Funcionamiento (Actividades)

23.200.000,00 7.200.000,00 7435959505

Imprevistos 5.000.000,00 7430952005460-PS-4-09-001/12 R2. Capacitación 7.600.000,00

28.600.000,00

Personal 4.100.000,00 7405959505 Imprevistos 3.500.000,00 7405959505 Viajes Instancias 1.100.000,00 7455959505

Funcionamiento (gastos de gestión Académica)

27.500.000,00 7410959505

460-PS-4-09-001/13

R3. Proyectos Productivos

12.400.000,00

15.300.000,00

Capital Semilla12.400.000,0

015.300.000,0

0 7495959505460-PS-4-09-001/14 R4. Sistematización 8.100.000,00 4.300.000,00 Sistematización 8.100.000,00 4.300.000,00 7435959505

Total Proyecto69.500.000,0

055.400.000,0

0

7.1 VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO

Digite GR55 en el campo de transacciones


CÓDIGO: PF-PDC


Entre a la transacción presionando ENTER, allí digite ZY10 como tipo de informe de presupuesto en proyecto:

Presione el icono reloj e ingrese a verificar los datos del proyecto

Presione y proceda a verificar Presupuesto para gastos o de Ingresos


CÓDIGO: PF-PDC


Haga clic en Proyectos Egresos

Este pantallazo presenta el presupuesto general de proyectos tanto de recursos externos como la contrapartida o los recursos propios.

Se hace dinámico para verificar la información requerida, seleccionando lo que se quiere ver:

Por ejemplo fondos


CÓDIGO: PF-PDC


Y luego por componente

Estas combinaciones permiten visualizar varios estados del presupuesto en el cual se puede observar varias columnas como:

7.1.1 PRESUPUESTOMuestra los valores según la selección en la parte izquierda con el monto asignado total disponible

7.1.2 COMPROMISOMuestra el monto destinado para disponer a un rubro o una ejecución de gasto detallada


CÓDIGO: PF-PDC


7.1.3 OBLIGACIONES Son valores que ya se han destinado para realizar pagos facturados

7.1.4 PAGOSSon los valores que se han cancelado a los proveedores

7.1.5 UTILIZADO Indica el total neto pagado en esta cuenta mayor

7.1.6 DISPONIBLE Es el valor saldo del presupuesto menos el pagado

Salga del proceso

8 EJECUCION

8.1 OBJETIVO

Determinar por medio de notificaciones la realización de las actividades planificadas que se vayan ejecutando en las fechas previstas.

8.2 ALCANCE

Con el proceso de ejecución se define la cantidad de trabajo realizado para que se hagan reportes de tareas de avance

8.3 NOTIFICACION DE OPERACIÓN EN GRAFOS

Una operación requiere ser notificado para indicar que las actividades se han ejecutado en su totalidad cuando las operaciones ya han cursado el proceso completo para que al final de cierre se pueda liquidar y cerrar el proyecto o especialmente en el caso de facturación, los hitos deben ser notificados para que se realice la facturación y se ejecute el cobro en un momento determinado


CÓDIGO: PF-PDC


Digite CN25 en el campo de operaciones y ENTER

Para hacer notificación de una operación, esta se debe haber liberado con anticipación para permitir este proceso

Para esto ingrese al Proyecto, ubíquese en el elemento en el proyecto y haga clic en el menú principal en TRATAR STATUS LIBERAR.

En la notificación el sistema solicita el código del grafo (agrupador) donde se encuentra la operación y el código de la operación

Ingrese estos datos y presione ENTER. Aparece la pantalla


CÓDIGO: PF-PDC


En la notificación se debe incluir un visto sobre NotiFinal y Concluido como lo ilustra la ventana anterior y en seguida presione ENTER. Grabe la información y salga del proceso.

8.4 VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION


El sistema solicita en la ventana el código del grafo a visualizar y de la operación:


CÓDIGO: PF-PDC


Oprima ENTER, visualice la información necesaria y luego salga del proceso con:

8.5 ANULACION DE UNA NOTIFICACION



CÓDIGO: PF-PDC


Aparece un cuadro para verificar el código del grafo y la operación a la que se hará la Anulación de la notificación. Ingrese el código de los dos datos y luego grabe

El sistema muestra este mensaje para aprobar la anulación notificación, al cual se le hace clic a “SI”

Luego pregunta si se quiere grabar la anulación, al cual se le hace clic en “SI”


CÓDIGO: PF-PDC


En la parte inferior de la pantalla sale un mensaje con la confirmación de la anulación de notificación.

9 CIERRE

El cierre se realiza cuando ya el proyecto se ha terminado y se procede a liquidar todas sus actividades y finalizarlo

9.1 OBJETIVORealizar la liquidación parcial y total de un proyecto para hcaer u ncierre técnico y un cierre final

9.2 ALCANCE

Con este capítulo el ususario podra determinar cuando se finaliza un proyecto, que cuentas quedan por pagar y cuando se puede realizar el cierre y entrega de un proyecto

9.3 LIQUIDACION

Este instructivo hace relación con la liquidación periódica de proyectos aplicada de manera individual a un determinado proyecto.

9.3.1 RECOMENDACIONES

A. La funcionalidad de éste INSTRUCTIVO es aplicable sólo a las liquidaciones periódicas de un proyecto singular mediante la cual se trasladan al (a los) activo(s) en construcción los costos en que ha incurrido la Empresa durante el último período de desarrollo del proyecto en cuestión. La liquidación final de un proyecto (traslado al (a los) activo(s) fijos creados de los costos finales en que ha incurrido la Empresa durante el último período de desarrollo del proyecto) debe hacerse al (a los) activo(s) reales creados en AM (Asset Management) y asignados en la Norma de Liquidación correspondiente.

B. Éste INSTRUCTIVO considera simultáneamente la liquidación de los grafos de un proyecto a sus correspondientes elementos PEP, y la liquidación de los elementos PEP al (a los) activo(s) en construcción que se haya(n) definido en la norma de liquidación.


CÓDIGO: PF-PDC


Igualmente considera la generación de las normas de liquidación para transferir los gastos o ingresos a las Cuentas Contables, Centros de Costo o Activos Reales finales.

C. En la Empresa la liquidación periódica de un proyecto sólo se podrá realizar de modo integral, es decir, que no será posible liquidar independientemente un elemento PEP ó un grafo del proyecto, sino que periódicamente se deberá liquidar integra y totalmente el proyecto.

9.4 LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS

Menú SAP Finanzas Sistema de proyectos Controlling Cierre de período Funciones individuales Liquidación Procesamiento individual

9.4.1 LIQUIDACIÓN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIÓN PARA EL PROYECTO (PARCIAL)

En la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo”, que es mostrada a continuación complete los campos con la información que se especifica en la siguiente tabla:


CÓDIGO: PF-PDC


Nombre campo DescripciónDefinición proyecto Código que define un proyecto existente en el sistema

que está siendo desarrollado Elemento PEP Código del Elemento PEP que identifica el

componente o fase del proyecto que se va a liquidarGrafo Codigo del Grafo a liquidar. Para el caso de las

liquidaciones parciales a los Activos en Construcción se debe liquidar del Grafo al Elemento PEP y luego automaticamente del Elemento PEP al AF en


CÓDIGO: PF-PDC


construcción. inclusv. jerarquía La activación de éste checkbox permite la liquidación

independiente de toda la estructura que depende de un determinado elemento PEP

Incl. órdenes La activación de éste checkbox permite la liquidación de las órdenes dependientes de las actividades del grafo

Período liquidación Parámetro que indica el período mensual para el cual se quiere liquidar el proyecto.

Período contable Parámetro que indica el período contable para el cual se quiere liquidar el proyecto.

Ejercicio Parámetro que indica el ejercicio fiscal del período para el cual se quiere liquidar el proyecto.

Fecha referencia Fecha en la cual se referencia la liquidaciónForma de proceso Parámetro que indica la forma en que se quiere

procesar la liquidación del proyecto. Para el caso se ejecuta Automáticamente

Ejec. test Elemento de control de proceso que permite una realizar ejecución de liquidación de prueba

Lista detallada Elemento de control de proceso que permite visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los distintos parámetros de liquidación que se utilizarán

Verif. datos variables Elemento de control de proceso que permite verificar si posteriormente a la última liquidación del proyecto se han dado cambios en los datos relativos al status del proyecto ó a la correspondiente norma de liquidación

Haga clic en el icono (Ejecutar) y aparecerá la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo Lista bás.” que se muestra a continuación.


CÓDIGO: PF-PDC


No aparece ningun error.

Haga clic en el icono (Listas detalladas), aparecerá la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo Lst. detall” que es mostrada a continuación.


CÓDIGO: PF-PDC


En ésta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda) como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en ésta parte de la liquidación se están liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los elementos PEP correspondientes. En este caso el emisor es el Grafo y el receptor es el Elemento PEP (Componente correspondiente).

Para visualizar detalladamente la liquidación (liquidación de los costos de cada uno de los grafos a los elementos PEP) seleccione con el cursor frente al código del Grafo y haga clic en

el icono , aparecerá entonces la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo Cargos emisor” que se muestra a continuación:

En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor de las actividades del grafo 5000044 del proyecto, a través del elemento de costo 7435952405, por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP).


CÓDIGO: PF-PDC


Haga clic en el icono (Back) y en seguida haga clic en el icono , aparecerá entonces la imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor” que es mostrada a continuación:

En la cual se visualiza que el receptor del grafo 5000044 del proyecto (emisor) es el elemento PEP 520-PS-4-08-003/13 por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a través del elemento de costo 7435952405.

Como hasta el momento la liquidación del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga

varias veces clic en el icono (Back) hasta que aparezca la imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP / grafos”, que se muestra nuevamente a continuación:


CÓDIGO: PF-PDC


Complete los campos tal y como se indicó en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el

checkbox “Ejec.test”, ahora haga clic en el icono (Ejecutar) nuevamente, aparecerá la imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bás.”


CÓDIGO: PF-PDC


En la cual se visualiza que la liquidación ya se realizó a modo de ejecución, y ya no a modo de prueba (test). A partir de ahora, y del mismo modo al ya indicado, es factible visualizar detalladamente como fue la liquidación de cada uno de los grafos a los elementos PEP del proyecto seleccionado.


CÓDIGO: PF-PDC


Una vez efectuada la liquidación en ejecución de actualización y si desea visualizar los documentos financieros asociados a la liquidación, en la imagen “Liquidación real: Proyecto/

elemento PEP/ grafo Lst.detall.”

Seleccione con el cursor el monto de su interés, ubicado frente a cualquiera de los valores

liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono , y aparecerá finalmente la imagen “Lista de documentos en Contabilidad General”, que se muestra a continuación, y que indica tanto el tipo como el número del documento financiero, asociado a la liquidación del proyecto.


CÓDIGO: PF-PDC


Si quiere visualizar más detalladamente cualquiera de los documentos financieros haga doble clic sobre el número del documento, entonces le aparecerá la imagen “Documentos de los costos reales”

A su vez, si desea un mayor detalle en la visualización de algún documento financiero haga clic

en habiendo seleccionado la posición, y entonces finalmente aparecerá la imagen “Detalle Visualizar”, que es mostrada a continuación.


CÓDIGO: PF-PDC


9.4.2 LIQUIDACIÓN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIÓN DEFINIDOS PARA EL PROYECTO (CJ88) (PARCIAL)

En la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo”, que es mostrada a continuación complete los campos con la información que se especifica en la siguiente tabla:


CÓDIGO: PF-PDC


Nombre campo DescripciónDefinición proyecto Código que define un proyecto existente en el sistema

que está siendo desarrollado Elemento PEP Código del Elemento PEP que identifica el

componente o fase del proyecto que se va a liquidar. Para el caso se debe liquidar del Elemento PEP al AF en construcción.

Grafo Codigo del Grafo a liquidar. inclusv. jerarquía La activación de éste checkbox permite la liquidación

independiente de toda la estructura que depende de


CÓDIGO: PF-PDC


un determinado elemento PEPIncl. órdenes La activación de éste checkbox permite la liquidación

de las órdenes dependientes de las actividades del grafo

Período liquidación Parámetro que indica el período mensual para el cual se quiere liquidar el proyecto.

Período contable Parámetro que indica el período contable para el cual se quiere liquidar el proyecto.

Ejercicio Parámetro que indica el ejercicio fiscal del período para el cual se quiere liquidar el proyecto.

Fecha referencia Fecha en la cual se referencia la liquidaciónForma de proceso Parámetro que indica la forma en que se quiere

procesar la liquidación del proyecto. Para el caso se ejecuta Automáticamente

Ejec. test Elemento de control de proceso que permite una realizar ejecución de liquidación de prueba

Lista detallada Elemento de control de proceso que permite visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los distintos parámetros de liquidación que se utilizarán

Verif. datos variables Elemento de control de proceso que permite verificar si posteriormente a la última liquidación del proyecto se han dado cambios en los datos relativos al status del proyecto ó a la correspondiente norma de liquidación

Haga clic en el icono (Ejecutar) y aparecerá la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo Lista bás.” que se muestra a continuación.


CÓDIGO: PF-PDC


Aparece un Mensaje de advertencia, que se mostrara siempre que se vaya a liquidar a un AF en construcción.


CÓDIGO: PF-PDC


Doble clic en el mensaje de advertencia

Se puede omitir el mensaje sin inconvenientes.

Haga clic en el icono (Listas detalladas), aparecerá la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo Lst. detall” que es mostrada a continuación.


CÓDIGO: PF-PDC


En ésta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda) como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en ésta parte de la liquidación se están liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los elementos PEP correspondientes. En este caso el emisor es el Elemento PEP y el receptor es el Activo Fijo en Construcción).

Para visualizar detalladamente la liquidación (liquidación de los costos de cada uno de los Elementos PEP a AF en construcción) seleccione con el cursor frente al Elemento PEP y haga

clic en el icono , aparecerá entonces la imagen “Liquidación real: Proyecto / elemento PEP / grafo Cargos emisor” que se muestra a continuación:

En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor es el Elemento PEP 520-PS-4-08-003/13, a través del elemento de costo 7435952405, por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP).

Haga clic en el icono (Back) y en seguida haga clic en el icono , aparecerá entonces la imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor” que es mostrada a continuación:


CÓDIGO: PF-PDC


En la cual se visualiza que el receptor del (emisor) es el Activo Fijo en Construcción 3000001 por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a través del elemento de costo 7435952405.

Como hasta el momento la liquidación del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga

varias veces clic en el icono (Back) hasta que aparezca la imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP / grafos”, que se muestra nuevamente a continuación:


CÓDIGO: PF-PDC


Complete los campos tal y como se indicó en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el

checkbox “Ejec.test”, ahora haga clic en el icono (Ejecutar) nuevamente, aparecerá la imagen “Liquidación real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bás.”


CÓDIGO: PF-PDC


En la cual se visualiza que la liquidación ya se realizó a modo de ejecución, y ya no a modo de prueba (test). A partir de ahora, y del mismo modo al ya indicado, es factible visualizar detalladamente como fue la liquidación de cada uno de los elementos PEP a los AF en construcción.

Una vez efectuada la liquidación en ejecución de actualización y si desea visualizar los documentos financieros asociados a la liquidación, en la imagen “Liquidación real: Proyecto/

elemento PEP/ grafo Lst.detall.”


CÓDIGO: PF-PDC


Seleccione con el cursor el monto de su interés, ubicado frente a cualquiera de los valores

liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono , y aparecerá finalmente la imagen “Lista de documentos en Contabilidad General”, que se muestra a continuación, y que indica tanto el tipo como el número del documento financiero, asociado a la liquidación del proyecto.

Si quiere visualizar más detalladamente cualquiera de los documentos financieros haga doble clic sobre el número del documento, entonces le aparecerá la imagen “Documentos de los costos reales”

Documento contable:


CÓDIGO: PF-PDC



CÓDIGO: PF-PDC


Documento CO:

Movimiento AF (Activo Fijo):


CÓDIGO: PF-PDC


9.4.3 LIQUIDACIÓN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS DE COSTO O CUENTAS DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL)

9.4.3.1 CREAR NORMA DE LIQUIDACIÓN POR ELEMENTO PEP O COMPONENTE (CJ20N)

Ingrese CJ20N en el campo de transacciones:


CÓDIGO: PF-PDC


Sobre cada componente (Elemento PEP) se asigna la norma de liquidación de la siguiente manera:


CÓDIGO: PF-PDC


Se diligencian los campos de acuerdo a lo que se quiera liquidar:

Nombre campo DescripciónTp. Tipo de imputación. Se indica el tipo de receptor que

se requiere para la liquidación.


CÓDIGO: PF-PDC


Receptor de liquidación Código del receptor de liquidación correspondiente. (No. Activo Fijo – Centro de costo – Cuenta de Mayor – Grafo – Operación – Orden - Elemento PEP. Para el Ejemplo se va a liquidar a una cuenta de mayor definida, la 2810200505.

Texto breve receptor Texto que se llena por defecto. % Indica el porcentaje que se desea liquidar del emisor

al receptor. Si se maneja % no se requiere dar el valor (importe) porque el sistema lo calcula

Importe Valor de liquidación en pesos. Si se maneja valor de importe no se diligencia el %.

Para las liquidaciones a Cuentas de Mayor es obligatorio asignar el Centro de Beneficio correspondiente en el receptor, para ello se da doble clic sobre la línea:


CÓDIGO: PF-PDC


Clic en el iconoY se llena el campo de Centro de Beneficio.


CÓDIGO: PF-PDC


Enter

Doble para volver al proyecto y asignar las siguientes normas de liquidación.Sobre cada componente se repite el mismo proceso.

Para el caso de tener Activos Fijos en Construcción, se debe primero verificar la ejecución de los pasos 1. y 2. del presente manual. Luego si se ingresa a generar la Norma de Liquidación final para liquidar de un AF en construcción a un AF real.

Para el ejemplo el componente de inversión al que se le ejecuto la liquidación al AF en construcción es el siguiente:

Si ingresa a crear la norma para liquidación final de AF en construcción a AF real.


CÓDIGO: PF-PDC


Muestra dos renglones. En el primero en gris la liquidación ya efectuada. En el segundo renglón se le asigna el AF real al que se desea liquidar.

Clic en para volver al proyecto.

Grabe

9.4.3.2 LIQUIDACIÓN TOTAL DEL PROYECTO (CJ88)


CÓDIGO: PF-PDC


Ejecutar


CÓDIGO: PF-PDC


Luego de verificar que no existen errores se ejecuta real y se verifican los documentos contables generados.

Salga del proceso


CÓDIGO: PF-PDC


9.5 CIERRE TECNICO

Se realiza para no ingresar mas operaciones ni actividades aunque este pendientes mas pagos o liquidaciones por realizar pero el proyecto ya no tendra mas ejecución.

Ingrese al proyecto por CJ20N, seleccione el proyecto e ingrese al menú principal haga clic en TRATAR, STATUS, CIERRE TECNICO

El sistema genera una confirmación del proceso

9.6 CIERRE

El cierre definitivo se realiza cuando el proyecto no realizará ningun tipo de actividad ya sea operación o pago alguno, por lo tanto con este proceso el proyecto queda totalmente inhabilitado.


CÓDIGO: PF-PDC


El sistema genera una confirmación del proceso

Salga del proyecto

Documents

Manual General de Proyectos