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para tu ONG - Parte I
Publicado JulioAgosto 2012
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Indice
Google Apps 3 Qu es Google Apps? Beneficios de Google Apps Puedo
implementar Google Apps sin ayuda? 4
Mi cuenta de Google Apps 5 Cmo ingreso a mi cuenta de Google
Apps?
Apps ms tiles 6
Gmail 11 Contactos 12 Tareas Chat Calendar 13 Drive 15 Google
Drive en tu PC 18
Herramientas de consulta 19
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Google Apps
Qu es Google Apps?
Google Apps es una coleccin personalizable de aplicaciones para
el lugar de trabajo diseadas
para mejorar la productividad de tu ONG.
Esta coleccin est compuesta por aplicaciones diseadas para los
usuarios de ONGs e incluye
aplicaciones para mejorar la comunicacin, como Gmail, Google
Calendar y Chat de Google. Apli-
caciones diseadas especficamente para mejorar la colaboracin en
tu organizacin, como Google
Drive a travs de sus Hojas de clculo, editores de texto,
presentaciones, etc. Estas aplicacio-
nes estn diseadas para personalizar la seguridad de los correos
electrnicos, administrar tu cuen-
ta, y mejorar tu trabajo.
Beneficios de Google Apps
Adems, la nube nos permite desarrollar una nueva forma de
colaboracin interna, es decir, de tra-
bajar mejor con el equipo de tu organizacin, incluso a
distancia.
Algunos de los beneficios de Google Apps ms importantes para las
ONGs: Mayor movilidad. Tu oficina est en cualquier parte. Reduccin
de costos de software, hardware y de soporte IT Implementacin ms
rpida y con menores riesgos (podemos probar ms cosas!) En muchos
casos, actualizaciones automticas Flexibilidad de escala Seguridad
(los datos no estn en casa)
A pesar de que Google.com es el motor de bsqueda ms popular, muy
pocos conocen todo lo que
Google ofrece para las organizaciones a travs de sus diferentes
productos. En este manual te
mostraremos algunas Google Apps para ordenar el trabajo en tu
organizacin.
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Google Apps
Puedo implementar Google Apps sin ayuda?
Para implementar Google Apps en tu organizacin hemos pensado en
un diagrama de proceso de
acuerdo a tus conocimientos tcnicos para simplificarte la
tarea:
* Que pueda dedicarle tiempo y/o posea conocimientos tcnicos de
hosting, DNS y MX , y que
pueda capacitar al resto del equipo de la organizacin.
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Mi cuenta de Google Apps
Cmo ingreso a mi cuenta de Google Apps?
1. Ingresa a www.google.com
2. Haz click en Inicia sesin
3. Completa la seccin con tu correo electrnico con el formato
[email protected] y tu contrase-
a. Y luego haz click en el botn celeste de Iniciar sesin
4. Ingresars a tu cuenta de Google Apps donde podrs ver la barra
de navegacin negra con tu
Correo, Drive, Calendar, Contactos y otras aplicaciones ms.
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Mi cuenta de Google Apps
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Apps ms tiles
Gmail
Una de las grandes ventajas de Google, es la
posibilidad de crear, a travs de una implementa-
cin, tu propio dominio y enviar tus correos des-
de [email protected]!
Redactar un email en Gmail es muy fcil, solo
tienes que hacer click en Redactar y comienza!
Al ingresar a la seccin de configuracin podrs ver todas las
pestaas de lo que puedes configurar
a tu medida.
Es la herramienta de Google para administrar los correos
electrnicos.
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Apps ms tiles
Conversaciones: Se pueden leer todos los mensajes concernientes
a lo mismo en un solo lugar;
se apilan en el orden en que se reciben; se puede re-enviar o
imprimir la conversacin entera o par-
te de ella.
En la bandeja de entrada las vers ya organizadas por el ttulo
del Asunto y entre parntesis la can-
tidad de conversaciones sobre ese ttulo que hay hasta el
momento.
Al hacer click en la conversacin, puedes
ver cada mensaje de forma resumida por
primera lnea o abrirlos para leer el resto
de cada email.
Con Gmail puedes potenciar la gestin de tu correo a travs
de:
Gmail
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Apps ms tiles
Gmail Etiquetas Son como las carpetas, pero ms poderosas. Se
puede etiquetar un correo electrnico
con ms de una etiqueta. Se pueden asignar diferentes colores a
las etiquetas para poder identifi-
carlas con facilidad. Para configurar etiquetas nuevas debes
ingresar a la configuracin de tu Gmail
(la tuerca) en la pestaa Etiquetas.
Filtros: Tienes cientos de mails que necesitas que se ordenen de
forma automtica? Con Gmail
puedes crear reglas de filtros para que los mails se almacenen u
ordenen de acuerdo a tus necesi-
dades y te faciliten tu tarea.
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Bsqueda: Google ha incorporado la barra de bsqueda en Google
Apps para que puedas encon-
trar eso que estabas buscando, sea un email, un documento, un
contacto, etc.
Se pueden filtrar las bsquedas de acuerdo a parmetros que le
asignemos como lo muestra la
captura de pantalla debajo.
Apps ms tiles
Gmail
Labs: son aquellas funciones experimentales que los usuarios
pueden habilitar. Son desarrollos que
se van renovando y poniendo al alcance de los usuarios de Drive.
Te recomendamos algunas que
pueden ser de gran utilidad: Chat a la derecha, Deshacer Enviar,
Insercin de imgenes, Respues-
tas almacenadas, Vistas previas de Google Docs en correo, Vistas
previas de Google Maps en co-
rreo, 'Responder a todos' predeterminado, son algunas
solamente!
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Apps ms tiles
Administrando tu bandeja de entrada
Los mtodos de administracin de email sugieren algunas formas de
organizar los mails para redu-
cir la sensacin de cuando tienes mil cosas pendientes, haciendo
que pasemos menos horas frente
a la bandeja de entrada y usando solamente el tiempo necesario
para organizar las tareas que nos
van llegando.
En stos videos se describen 3 metodologas para administrar
eficientemente los mails utilizando
"action labels": Getting Things Done (GTD), Inbox Zero y Trusted
Trio. Para ver el video (en ingls)
haz click ac.
Adems en Gmail tienes todo integrado con las siguientes
herramientas de Contactos, Tareas, Ca-
lendar.
Gmail
Archivado: Gmail dispone de 25 MB de espacio de almacenamiento
en su bandeja de entrada (50 veces ms que el estndar de la
industria). En Gmail nunca tendr inconvenientes con los elementos
enviados ni
exceder la capacidad mxima de almacenamiento de la bandeja de
entrada. No ser necesario que elimine sus mensajes.
Al archivar un mensaje de correo electrnico, este se mueve de la
bandeja de entrada a las etiquetas que ha configurado. Tambin podr
encontrar cualquier correo que haya archivado en su etiqueta
Todos.
Todos es su espacio de almacenamiento, una gran base de datos de
referencia con todas sus conversaciones. Puede realizar una bsqueda
para encontrar mensajes de correo electrnico en Todos.
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Apps ms tiles
Contactos
Se pueden crear contactos personales y grupos de contactos.
Crea automticamente una lista de los contactos con quienes ms se
comunica para poder acceder
fcilmente a ellos (Ms contactados).
Beneficios clave de los Contactos: No es necesario que vayas a
los contactos para enviar un correo electrnico a
alguien. Al comenzar a escribir el nombre o la direccin de
correo electrnico en el campo Para:, los contactos se
autocompletarn.
Puedes almacenar informacin personal sobre sus contactos; por
ejemplo, el
nmero de telfono, la direccin, varias direcciones de correo
electrnico, una
foto, la fecha de nacimiento y otras notas.
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Apps ms tiles
Tareas
Puede crear una lista electrnica de tareas pendientes,
enviar
un correo electrnico directamente a su lista de tareas. Si
es
necesario, puede crear listas de tareas diferentes para
temas
distintos, vincular una tarea a una fecha en su calendario y
con-
figurar recordatorios.
Las tareas las puedes ver desde la pantalla de Gmail
Y tambin crearlas desde la pantalla de Ca-
lendar haciendo click en algn da en parti-
cular.
Chat
Puedes hacer preguntas a tus colegas instant-
neamente o contestar consultas de tus contac-
tos; no necesitas esperar un correo electrnico o
una llamada de telfono para comunicarte.
Puedes cambiar tu estado a Ocupado para que
tus colegas no te enven mensajes.
Puedes agregar robots de traduccin y luego
chatear con personas que hablen otros idiomas.
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Apps ms tiles
Calendar
Organizar tus horarios.
Ver el calendario y la disponibilidad de tus colegas.
Programar eventos con otras personas.
Personalizar tus recordatorios y notificacio-nes.
Programar reuniones peridicas, eventos privados y adjuntar
documentos a sus invi-taciones. Puede crear otro calendario para ti
(ej. calendario personal) o para compartir-lo con un equipo (ej.
eventos del equipo).
Crear y administrar las tareas desde el ca-lendario.
Puedes visualizar tu calendario de forma diaria, semanal,
mensual o como agenda en forma de
lista de eventos seguido uno debajo del otro.
Con Calendar puedes:
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Apps ms tiles
Crear un evento es muy sencillo. Solo haz click en CREAR en la
vista general del calendario, o haciendo click en el da y hora en
particular en alguno de los tipos de vistas descripto arriba.
Puedes completar desde el nombre del evento
(1) , el horario (2), darle recurrencia si es un
evento que se repite en el tiempo (3), en dnde
se llevar a cabo (4), incluir una breve descrip-
cin (tal vez la agenda de la reunin) (5), adjun-
tar un archivo (6), asignarlo a un calendario en
particular (7), configurar recordatorios (8), y lo
ms importante, invitar a las personas interesa-
das a este evento, y solamente aadiendo sus
emails (9). De esa forma a tus invitados les llega-
r un mail donde podrn aceptar o no tu invita-
Calendar tambin se puede configurar, creando calendarios
especficos (tal vez por temas como
Comunicacin, Eventos, etc) y con la posibilidad de compartirlos
con otras personas, y dndoles
permiso de solo lectura o edicin.
Calendar
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Drive
Apps ms tiles
Es un servicio de para almacenar, procesar y
compartir documentos en forma gratuita ubicado
en la nube y a los que podrs acceder desde
cualquier lugar. Los documentos de Google Drive
pueden ser compartidos con tu equipo para que
ellos accedan, editen, etc. Tambin pods confi-
gurar el acceso sin conexin para que la prxima
vez que ests sin red puedas ver documentos.
Guarda todo y comparte lo que quiera. Para ms
informacin de Google Drive haz click ac.
Con Google Drive puedes crear de cero docu-
mentos en la nube como Documento
(procesador de texto), Presentacin, Hoja de
clculo, Formulario, Dibujo y hasta ordenarlos
por Carpetas. Hasta puedes utilizar las plantillas
que ofrece Google e incluso crear las propias de
tu organizacin para que todos usen las mismas.
Tambin puedes subir archivos y carpetas en-
teras a Google Drive. Esto te permite tener to-
dos tus archivos y carpetas ordenadas en la
nube y resguardadas de la posibilidad de per-
derlos.
Todos los archivos y carpetas las puedes com-
partir a diferentes personas con diferentes per-
misos, inclusive dentro de un archivo o carpeta
en particular.
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Apps ms tiles
La Hoja de Clculo viene con frmulas, grficos,
herramientas para proteger las hojas y aplicar
reglas de notificaciones. Tiene casi la totalidad
de la funciones del programa de hoja de clculo
que ya conoces. Para ver el video de Hoja de
clculo (en ingls) haz click ac.
Con Presentaciones puedes armar aquella presentacin que
necesitas para dar una charla o reunin con una audiencia o equipo.
Para ver el video de Presentaciones (en ingls)haz click ac. Elige
la plantilla que deseas y empieza a crear tu presentacin tan simple
como lo puedes hacer
con otro programa.
El Documento tiene todas las ventajas y funcio-
nalidades de los procesadores de texto tradicio-
nales ms la flexibilidad que te ofrece trabajar en
la nube, en sintona con tu equipo de trabajo.
Con Documentos puedes crear documentos
compartidos, con accesos de solo lectura, edi-
cin, etc para que tu equipo de trabajo te ayude
con el mismo. Para ver el video de Documentos
(en ingls) haz click ac.
Con Dibujos puedes disear e ilustrar tu pgina web o cualquier
documento. Para ver el video de
Dibujos (en ingls) haz click ac.
Drive
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Apps ms tiles
Los Formularios estn diseados para armar encuestas,
inscripciones a eventos y recibir comenta-
rios y mucho ms, todo en breves minutos!
Podrs ver en tiempo real las respuestas y
hasta te muestra en forma de reporte con ba-
rras y grficos de torta los resultados. Para
ver el video de Formulario (en ingls) haz
click ac.
Hasta puedes insertar el formulario en el
cuerpo de un mail para que el destinatario
complete desde el cuerpo del mismo, y
enviarle un mail de confirmacin de recep-
cin de sus datos o de agradecimiento a la
inscripcin a un evento, por ejemplo.
Drive
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Apps ms tiles
Google Drive en tu PC
Google Drive es la herramienta de Google que
se instala en nuestra PC y permite sincronizar
los documentos de la nube en nuestra PC. Es
til para organizaciones que no tengan acceso
a internet en todo momento.
Cmo funciona Google Drive en nuestra PC?
Google Drive es un programa que mantiene actualizada una
carpeta de nuestra PC con la nube de documentos online.
Para ingresar a esta carpeta usar esta imagen:
Dentro de la carpeta, podemos observar un cono (tilde verde)
cuando el archivo se ha sincronizado satisfactoriamente:
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Herramientas de consulta
Empieza a utilizar Google Apps gratuitamente Portal de Google
Apps Informacin sobre la implementacin para clientes de Google
Apps
Centro de asistencia de Google Apps
Canales de YouTube de Google Apps y Google Docs
Blogs oficiales de Google Docs, Gmail, Google Enterprise
Consulte las nuevas funciones de los productos: cules son las
novedades en Google Docs?
Cmo registrarse en Google Apps
Configuracin de la entrega del correo electrnico (MX)
Tabla con valores MX para modificar en el hosting del
cliente
Video sobre MX
Herramientas de Consulta
Necesitas ayuda con
Google Apps?
En Wingu te podemos
ayudar.
Envanos un email a
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