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ServoEscolar XXI Manual Del Implementación

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(R) 1989, 1996, 2002.

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Manual Implementación

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Índice Implantación del Módulo de Plantel Definición de ciclos escolares .................................................06 Definir departamentos académicos .........................................08 Definir secciones .....................................................................10 Registrar grupos por sección...................................................10 Registrar planes de estudio.....................................................11 Registrar Personal...................................................................12 Registro de Aulas ....................................................................16 Implantación del Módulo de Alumnos Definir documentos por sección y grado .................................17 Registro de alumnos (Inscripciones) .......................................18 Consulta de alumnos...............................................................19 Reportes de alumnos...............................................................19 Implantación del Módulo Escolar Implantación del periodo ordinario ..........................................22 Definir Evaluaciones................................................................22 Aspectos de evaluación...........................................................22 Programación de clases ..........................................................28 Horarios ...................................................................................29 Captura de resultados .............................................................29 Reportes académicos ..............................................................31 Listas .......................................................................................32 Concentrados ..........................................................................33 Boletas.....................................................................................35 Implantación del periodo extraordinario ..................................41 Definir evaluaciones ................................................................41 Programación de exámenes....................................................42 Solicitud de exámenes.............................................................42 Registrar resultados ................................................................43 Actas extraordinarias...............................................................43 Implantación del módulo de historia ........................................44 Revalidaciones ........................................................................44 Constancias.............................................................................44 Kardex .....................................................................................45 Auditorias.................................................................................46


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Implantación del Módulo de Administración Definir formas de pago ............................................................47 Definir parámetros financieros.................................................48 Definir y asignar conceptos de cobro ......................................50 Definir Superconceptos ...........................................................53 Definir y asignar becas y descuentos......................................54 Registro de Ingresos ...............................................................56 Conexión con bancos ..............................................................59 Reportes Administrativos.........................................................66


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Análisis del Plantel. Para automatizar eficientemente una Institución Educativa se debe conocer la estructura organizacional y los procesos académicos - administrativos vigentes en el Plantel. Por tal motivo, se recomienda realizar un análisis para recolectar la información que permita determinar las características organizacionales, académicas y administrativas de la Institución, para estimar los tiempos y recursos que serán necesarios dedicar durante el proceso de implantación. El análisis del Plantel se hace aplicando el cuestionario del Anexo I. Para facilitar su aplicación el cuestionario se divide en cuatro partes : Plantel, Alumnos, Control Escolar y Administración. De esta manera se facilita la recolección de los datos ubicando al personal adecuado en cada área del Plantel. Después de aplicar el cuestionario deberá tener una imagen más clara del Plantel y por consiguiente podrá personalizar la agenda de capacitación a las características del Plantel. En el Anexo II, se muestra un modelo de Agenda de Capacitación de ServoEscolar XXI. Los tiempos mostrados en esta agenda son duraciones promedio de los temas al impartirse en cursos intensivos. Sin embargo estos tiempos pueden ajustarse a las necesidades particulares y al ritmo que desee cada Plantel. Si después de aplicar el cuestionario detecta procesos o actividades que no sabe como implementar, solicite apoyo directamente con los asesores de Éxito Software quienes le orientarán en sus dudas. La cuenta correo electrónico para soporte técnico de ServoEscolar XXI es [email protected]


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Guía de Implantación. En esta sección se describe como implantar cada uno de los módulos que integran el sistema ServoEscolar XXI, así como las recomendaciones, documentación fuente y actividades a realizar para implementar con éxito cada uno de los módulos del sistema. Implantación del Módulo Plantel : El primer paso para implantar ServoEscolar XXI consiste en registrar los datos de los módulos agrupados en el menú Plantel. El Menú Plantel integra las entidades de datos que deben personalizarse para que el sistema pueda automatizar los procesos académicos y administrativos. Plantel agrupa los datos generales que define las características generales de la Institución Educativa que se esta automatizando. Incluye : Ciclos Escolares, Departamentos y Secciones, Planes de Estudios, Personal y Aulas. Definición de Ciclos Escolares : En el módulo de Ciclos Escolares se registran los diferentes periodos de clases en que operan las secciones que integran el plantel. Los Ciclos Escolares se determinan en base al calendario de clases de las Secciones del Plantel. Existen Secciones que operan con ciclos escolares anuales. Tal es el caso típico del Jardín de Niños, Primaria y Secundaria. Los Bachilleratos y Preparatorias generalmente operan en base a Semestral y los Niveles superiores pueden manejar semestres, cuatrimestres, etc... En la siguiente gráfica se presenta un Ciclo escolar anual con sus posibles semestres y cuatrimestres :


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Para codificar cada Ciclo escolar, es importante considerar que el ciclo escolar anual reserva el subiclo 0. Un ciclo escolar a su vez puede componerse de subciclos semestrales, cuatrimestrales, etc... La codificación de los subciclos es importante para la óptima operación del sistema. En el esquema superior se muestra al subciclo 21 y 22 para los semestres y a los subciclos 31, 32 y 33 para los cuatrimestres. En el caso de que además del ciclo escolar anual solo existan ciclos semestrales, puede simplificar código usando el subciclo 1 y 2 para el 1er. y el 2do. Semestre respectivamente. Por ejemplo : 2002-0. Ciclo Escolar 2002-2003. 2002-1. 1er. semestre del Ciclo Escolar 2002-2003. 2002-2. 2do. semestre del Ciclo Escolar 2002-2003. Recomendaciones : Aunque el Plantel opere semestres solamente, siempre debe de existir el Ciclo Escolar Anual, sobre el cual se definan los ciclos semestrales. Es importante tener a la mano el calendario de clases del ciclo en que opera cada sección para de ahí tomar las Fechas de Inicio y Las fechas de terminación. Importancia del Ciclo administrativo. El Ciclo administrativo indica el ciclo donde se graban los pagos de los alumnos. El ciclo administrativo permite que alumnos inscritos por semestres puedan llevar un sistema de cobros anualizado. Por ejemplo los alumnos de Preparatoria se inscriben cada semestre en Escolar, pero administración se registran solo al principio ciclo escolar y pagan los meses consecutivos de SEP a JUN. Para implementar lo anterior hay que considerar que los ciclos escolares semestrales 2002-1 y 2002-2 tendrán como ciclo administrativo 2002-0. En el caso de secciones que operan con ciclo escolar anual como Jardín de Niños, Primaria y Secundaria, el ciclo administrativo corresponde al mismo ciclo escolar. Actividades :

• Enliste los ciclos escolares en que operan las secciones del Plantel. • Codifique los ciclos escolares en formato CCCC-SS • Determine las fechas de inicio y terminación de cada ciclo escolar. • Determine el ciclos administrativo de cada ciclo escolar • Dentro de ServoEscolar XXI, proceda a registrar los ciclos escolares.

Documentación necesaria : Calendario de clases del ciclo vigente por Sección.


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Definir Departamentos Académicos : Toda Institución Educativa cuenta con al menos un Departamento Académico. El Departamento Académico se encarga de coordinar la información escolar procesada en una o más secciones del Plantel. Dentro de las funciones principales de un Departamento Académico están : La revisión de Planes de Estudios. La programación de Clases y Horarios. La determinación de los aspectos y sistemas de evaluación. La recepción de resultados. La emisión de reportes académicos La emisión de estadísticas La Programación de exámenes extraordinarios El seguimiento a exámenes extraordinarios Etc... Tipos de organización académica :

Académicamente una Institución educativa puede organizarse en forma Departamental o Por carreras. Organización Departamental : La organización por Departamento se presenta cuando un Departamento académico coordina la actividad académica de una o más carreras. Este esquema organizacional es utilizado frecuentemente a nivel universitario. Por ejemplo. El Departamento Humanidades atiende las carreras de Psicología, Derecho, Ciencias Penales, Educación, etc...

En este caso el Departamento académico de Humanidades es el proveedor de las asignaturas, clases, sistemas de evaluación y es centro de proceso de los datos académicos de todas sus carreras.


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Organización por Carreras : En una Universidad cuando cada carrera es autónoma académicamente hablando, se presenta el caso de Organización por carrera. En este caso, cada carrera tiene un departamento académico propio e independiente de las otras carreras. En este esquema organizacional, cada carrera es responsable de sus asignaturas, clases, sistemas de evaluación y del procesamiento de sus datos académicos. Recomendaciones : En el caso de las Secciones de los niveles educativos Básicos hasta medio superior, ( jardín de niños, primaria, secundaria y bachillerato ) se debe implementar la organización académica por carrera. Donde cada Sección tiene su propio departamento académico.

Actividades :

• Determine los Departamentos Académicos que integran el Plantel. • Codifique los Departamentos Académicos resultantes • En ServoEscolar XXI registre los Departamentos Académicos.

Documentación necesaria : El cuestionario de análisis del plantel.


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Definir Secciones : Una Institución Educativa se conforma por una o mas secciones. De nivel básico a nivel medio superior, las secciones representan los diferentes niveles de escolaridad que ofrece el Plantel, por ejemplo : Jardín de Niños, Primaria, Secundaria y Bachillerato. A nivel universitario las secciones representan las carreras o estudios de postgrados que se ofrecen. Por ejemplo : Lic. En Derecho, Ing. Civil, Médico Cirujano, Maestría en Administración, etc... En el caso de una Escuela de cursos, las secciones pueden ser las disciplinas que se impartan. Por ejemplo : Inglés, Francés, Alemán, Computación, Tae Kwon do, Natación, etc... Recomendaciones : Codificar las Secciones utilizando de uno a tres caracteres que las representen claramente por ejemplo : K KINDER P PRIMARIA S SECUNDARIA B BACHILLERATO CP CONTADOR PUBLICO IC INGENIERO CIVIL LAE LIC. EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MA MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN Actividades : • Determinar las secciones que integran el Plantel. • Asignar la clave a cada Sección. • Determinar a que Departamento académico pertenece cada sección. • De los documentos Oficiales de cada Sección, localizar los datos generales de cada sección como

Dependencia, Servicio, Clave del Centro de Trabajo, Zona Escolar. • En ServoEscolar XXI registrar cada una de las secciones del plantel, con todos sus datos generales. Documentación necesaria : Documentos oficiales donde que presenten los datos generales de la sección.

Registrar Grupos por Sección. Cada Sección del Plantel integra con los grupos de alumnos inscritos en el ciclo escolar vigente. En esta fase de la implantación se identifican los Grupos abiertos por Sección en cada ciclo escolar. ServoEscolar XXI maneja dos tipos de Grupos : Cerrados y Abiertos. Los Grupos cerrados, se usan para inscribir a los alumnos en las diferentes secciones.


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Los Grupos abiertos se usan para programar clases que pueden cursar alumnos de diferentes grados y secciones. Recomendaciones : Codificar los grupos con un código persistente que identifique claramente de que grupo se trata. De preferencia anteponga la clave de la sección al grado y al identificador del Grupo cuando asigne sus claves. Ejemplos de Codificación : S1A Secundaria 1ro A B3B Bachillerato 3ro. B K2A Kinder 2do. A Etc… Actividades : • Enlistar los grupos por sección en el ciclo vigente • Codificar los grupos enlistados. • En ServoEscolar XXI registrar los Grupos enlistados. Documentación : Cuestionario de Análisis del Plantel.

Registrar Planes de Estudio por Sección. Un Plan de estudio integra las asignaturas que se imparten por grado en una Sección. Los Planes de estudio se clasifican en Planes Oficiales e Internos. Un Plan de Estudio Oficial conjunta las asignaturas oficiales que deben de impartirse en la sección. Tales asignaturas son definidas por la Dependencia de incorporación de la Sección. Las asignaturas adicionales a las oficiales que se imparten en el Plantel se integran en los planes de estudios internos. Recomendaciones : Identificar los Planes de estudio vigentes por Sección. Codificar los Planes de estudio en el formato persistente STTT99, Ejemplos : SOFI93 Plan Oficial Secundaria 1993 BINT02 Plan Interno Bachillerato 2002 Integrar el año al código del Plan de Estudios prepara para futuros cambios de planes de estudio en la sección. Codificar las asignaturas que integran cada plan de estudios en el formato SAG, por ejemplo : SMATE2 Matemáticas II, Secundaria


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PESPA1 Español I, Primaria En ocasiones un Plan de estudios puede subdividirse en subplanes. Tal es el caso de los Bachilleratos que manejan áreas de especialidad en los últimos semestres. La mejor manera de implementar los Planes de estudios en bachilleratos con varias áreas es definir un Plan para el Tronco común de bachillerato Actividades : • Enlistar los planes de estudio oficiales e internos por Sección. • Codificar los Planes de estudio usando el formato sugerido. • Enlistar las asignaturas por grado de cada Plan de estudio • Codificar las asignaturas usando el formato sugerido. • En ServoEscolar XXI registrar los Planes de Estudio. • En ServoEscolar XXI registrar las asignaturas de cada Plan de Estudios. • En ServoEscolar XXI estructurar las asignaturas por grado en cada Plan de estudio. Documentación : - Relación de asignaturas por grado en cada sección. - Boletas internas - Boletas Oficiales - Kardex por Sección.


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Registrar Personal El módulo de personal de ServoEscolar tiene como objetivo integrar un banco de información del recurso humano que colabora con el Plantel. Se debe registrar el personal docente, directivos, administrativos, personal de oficinas, de mantenimiento, etc... Por cada Trabajador se registran los siguientes datos : Datos generales Formación académica Experiencia Profesional y/o Docente Areas de asignaturas que puede impartir por sección. Datos de contratación : Departamento, Puesto, fecha de ingreso, etc... Debido a que el proceso de registro cada Trabajador involucra varios procesos, ServoEscolar XXI incluye un asistente para el registro de datos del personal para facilitar esta tarea. Este asistente se ejecuta en la ruta : Plantel | Personal | Datos generales | Registrar. Recomendaciones : Para codificar a cada Trabajador, utilice los 4 caracteres del RFC de la persona. Si una clave se repite, use el 5to carácter para hacer la clave única. Para registrar los datos mínimos de un trabajador capture de sus datos generales solo : Clave, Nombre, Nombre Corto, Etiqueta, Sexo. Y de los datos de su contrato solo : Departamento, Puesto y Fecha de Ingreso. Si requiere de datos adicionales en la pantalla de datos generales de personal, puede definir campos Sin uso. Actividades :

• Tomando como base un directorio del personal, codificar a cada trabajador. • Ingresar al asistente de registro de Personal en ServoEscolar XXI y registrar Trabajadores. • Imprimir un Listado de Personal por Departamento.

Documentación necesaria : - Directorios del personal - Fichas de registro del personal - Currículum vitae del personal - Datos de contratación del personal


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Procesos adicionales sobre Personal : Como un valor agregado al módulo de Datos generales que incluye las opciones de Consulta, Reportes y Registro, ServoEscolar XXI incluye :

• Expedientes del Personal • Titulares • Plazas

Expedientes del personal Ofrece un medio de registro de eventos, comentarios u observaciones relacionados con el personal del Plantel. En esta herramienta se puede registrar y consultar eventos como Permisos, Faltas injustificadas, Incapacidades, Capacitación, Bajas, Renuncias, etc... Expedientes de personal complementa la información registrada en el módulo de datos generales del personal. Recomendaciones : Para usar esta herramienta, primero defina en Tipos de Expedientes los Eventos que deseen registrar en el Plantel. Posteriormente registren algunos ejemplos de expedientes como Permisos, cursos, faltas, etc... Si registra expedientes ficticios, no olvide al final de la práctica borrarlos. Pueden hacer algunas consultas e impresiones con los expedientes capturados y experimentar como operan los filtros de impresión en base a fechas, tipos de expedientes, claves del personal, etc... Actividades :

• Definir los Tipos de expedientes • Registrar algunos expedientes ficticios o reales. • Consultar e Imprimir los expedientes registrados en la práctica.

Titulares Un Titular es el profesor responsable de un grupo de Alumnos. Al maestro titular del grupo, también se le conoce como asesor, tutor o responsable del Grupo. En Jardín de Niños y Primaria, el titular del grupo es el maestro que imparte las asignaturas académicas al grupo, ya que es el profesor que más tiempo pasa con el grupo. En Secundaria y en Bachilleratos el maestro Titular puede ser el Maestro de una de las asignaturas que se imparten en el Grupo. Mediante el módulo de Titulares, ServoEscolar XXI permite definir a los responsables de Grupo por cada Ciclo Escolar.


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El nombre del Maestro titular aparece en el encabezado de las listas generales de alumnos. Actividades :

• Obtener una lista de Titulares de Grupo para cada sección del Plantel. • En Servoescolar XXI verificar que los titutares existan registrados en el banco de datos generales de

Personal. • Asignar a cada grupo, su maestro titular para el ciclo vigente.

Documentación : Listado de Maestros titulares de grupo por sección del ciclo actual.

Plazas : En el módulo de Plazas se registran los datos de la relación de trabajo entre el Trabajador y el Plantel. Una Plaza especifica que puesto ejerce cada Trabajador, a que departamento pertenece, su fecha de ingreso, y características de su contrato de trabajo. Para que un trabajador se considere activo, debe de tener registrada al menos una Plaza vigente. Cuando termina con contrato de trabajo, ServoEscolar XXI automáticamente cambia el status de Activo a Baja. En el módulo de Plazas pueden corregirse los datos de las plazas del personal registrados registra a los trabajadores usando el asistente de personal Recomendaciones : Cuando se registra una Plaza de un trabajador con contrato por tiempo indefinido, deje en blanco la fecha de terminación del Contrato. Si una persona labora en más de un departamento, puede registrase en la plaza el departamento donde se concentre más su tiempo de trabajo o puede registrar un plaza por cada departamento donde labora.


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Registro de Aulas : ServoEscolar XXI define una aula como cualquier espacio físico donde se pueda impartir una clase. Por lo tanto una aula, puede ser : Salón de clases Taller Laboratorio Cancha Sala de usos múltiples Etc... El objetivo de este módulo es registrar las aulas e instalaciones complementarias con que cuenta el Plantel, para posteriormente usarlas para ubicar a los grupos al definir las sesiones de clases del módulo de Horarios. Actividades :

• Enlistar las aulas e instalaciones diversas con que cuenta el Plantel. • Codificar las aulas e instalaciones. • En ServoEscolar XXI registrar las aulas y otras instalaciones.


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Implantación del Módulo Alumnos : El módulo de Alumnos agrupa los procesos con el registro y consulta de los datos relacionados con los alumnos inscritos en el Plantel. Incluye los procesos de Documentación, Inscripciones, Consulta de Datos generales, Impresión de Reportes de Alumnos, Familias y Expedientes de los Alumnos. La ruta de implantación indica que deben definirse los documentos a entregar por Sección y Grado antes de iniciar el proceso de inscripciones. Una vez iniciado el proceso de registro de alumnos mediante el módulo de Inscripciones, puede indistintamente operar cualquiera de los módulos incluidos en Alumnos como Datos generales, Reportes, Familias y Expedientes.

Definir Documentos por Sección y Grado ServoEscolar XXI controla la documentación entregada por los alumnos al Inscribirse, manteniendo un registro de documentos entregados por alumno en cada Sección. Para implementar el control de documentos entregados, se deben codificar los documentos que serán solicitados. Posteriormente se debe definir por Ciclo, Sección y Grado, los documentos que serán solicitados a los alumnos al momento de inscribirse. Durante el proceso de Inscripción, el sistema solicita los documentos definidos para la Sección y Grado del alumno y el operador del programa indica los documentos que recibió del alumno. Actividades : § Enliste todos los diferentes documentos que se solicitan al Inscribir a los alumnos en las diferentes

secciones del Plantel. § Codifique los documentos enlistados. § En ServoEscolar XXI ingrese al módulo de documentos y registre los documentos enlistados. § Defina los documentos que serán solicitados en el ciclo escolar vigente a cada Sección y grado. Documentos necesarios : Relación de la documentación que se solicita por Sección al Inscribir a los Alumnos. Recomendaciones : Distinguir entre los documentos original y copia, ya que se trata de dos documentos diferentes y en ocasiones los alumnos solo entregan uno de los dos y el control se pierde. Por lo tanto asignar una clave para el documento original y otra clave para la copia. Ejemplo : ACNO ACTA DE NACIMIENTO ORIGINAL ACNC ACTA DE NACIMIENTO COPIA


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Para el control de Fotografías, debe considerar si las fotografias se solicitan solo al ingresar a la Sección o si se piden al inicio de cada ciclo escolar. Cuando se piden las fotos una sola vez basta con definir la clave FOT para indicar Fotografias. Si las Fotografias se piden al inicio de cada ciclo escolar, entonces hay que codificar FOT1, FOT2, FOT3, etc... para especificar en que grado se solicita cada juego de Fotografias.

Registro de Alumnos ( Inscripciones ) : El registro de alumnos a ServoEscolar XXI se hace a través del proceso de Inscripciones. Al inscribir a un alumno se realizar varios procesos simultáneamente : § Se registran sus datos generales § Se registran los datos de su familia § Se registran los datos de inscripción al ciclo vigente § Se registra la documentación entregada § Se registra su carga académica § Y opcionalmente se imprime la forma de inscripción. Debido a que los procesos anteriores deben de hacerse secuencialmente al momento de inscribir al alumno, ServoEscolar XXI incluye un asistente de inscripción ubicado en la ruta : Alumnos | Inscripciones. Recomendaciones generales : Definición de Matrícula : La Matrícula es un número que identifica al alumno durante toda su vida escolar en el Plantel. La Matrícula se le asigna al alumno al momento en que ingresa por primera vez al plantel y esta permanece igual para todas las reinscripciones que se presenten a futuro, aun si pasa de una sección a otra. La matrícula de un alumno debe de ser siempre la misma para relacionar su información académica y administrativa en los diferentes ciclos escolares en que este inscrito. Si un alumno usa una matrícula diferente al inscribirse en otro ciclo escolar, para ServoEscolar XXI se trata de dos alumnos distintos. Antes de iniciar con el registro de los alumnos, debe definirse el formato de matrícula que usarán en el Plantel. El modelo de matrícula más recomendado es AASCCC donde AA = Año de Ingreso, S = El No. de sección y CCC es el consecutivo de inscripción. El modelo anterior puede tener variantes por ejemplo, si el numero de secciones del Plantel supera 10, entonces puede reservar dos dígitos para identificar la sección. Se recomienda usar matrículas numéricas sobre todo si se piensa a futuro establecer alguna conexión con Bancos. Esto debido a que la Matrícula generalmente se integra a la referencia de los pagos y esta referencia por lo general debe de ser numérica.


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Agrupación de los alumnos en familias : El proceso de inscripción del alumno incluye el registro de los datos de su familia. Cada Familia se identifica con una clave conformada con los 5 primeros caracteres del 1er. Apellido y los 4 caracteres del 2do. Apellido. El último caracter de la clave se usa para diferenciar familias que se apellidan igual. Al inscribir a un alumno, ServoEscolar XXI determina automáticamente la clave de familia del alumno en base a sus apellidos. Al pulsar siguiente en la 1er. Forma de inscripción el sistema busca si la familia ya existe en el archivos de familias. Si la familia existe, sus datos actuales son cargados a la forma de captura de datos de familia. De lo contrario la forma aparece en blanco lista para recibir los datos de la nueva familia. Familias homónimas : Cuando en la forma de familias se presenta una familia con los mismos apellidos del alumno pero no corresponde a los datos de sus padres, se trata de una familia homónima. La solución a estos casos es simple, regrese a la forma anterior del asistente y en la clave de la familia agregue un carácter al final de la clave de la familia para generar una clave de familia distinta. Al pulsar continuar observe que la forma de datos de familias esta en blanco lista para recibir los datos de la nueva familia. Familias mixtas : Para los casos de familias integradas por medios hermanos o que reciben alumnos de intercambio de otros países, primero identifique la clave de la familia que usará para agrupar a los alumnos. Consultas de Familias : Para visualizar que alumnos integran cada familia, o para imprimir reportes relacionados con las familias inscritas en un ciclo escolar, accese el módulo : Familias dentro del menú alumnos. Documentos requeridos: - Fichas de inscripción de alumnos a inscribir - Directorios de alumnos - Listas de Grupos Actividades : § Antes de iniciar el proceso de inscripciones verifique que : § Exista el ciclo escolar donde hará las inscripciones. § Existan los grupos donde inscribirá a los alumnos. § Que los Planes de estudios oficiales e internos existan con todas sus asignaturas. § Que la documentación a entregar por Sección y grado este correctamente definida. § Defina un Plan de Captura de alumnos, Por ejemplo : Capturar secuencialmente alumnos por Grupo de

Kinder, Primaria, etc... § Inicie el registro de los alumnos en el sistema. § Al terminar de capturar a un grupo de alumnos, imprima un listado de alumnos, usando, listas generales o

el generador de informes.


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Consultas a Alumnos : Para visualizar la información capturada de los alumnos, accese la ruta : Alumnos | Datos generales | Consultas En una sola ventana tiene acceso a las formas siguientes : Inscripciones, Carga Académica, Documentos, Alumnos, Fotografía y Familias. Procedimiento para buscar alumnos : Pulse la botón Lupa, ubicado en la parte inferior de la forma Inscripciones. Pulse el botón con ... Pulse F5 y en el campo Nombre, escriba los apellidos del alumno que busca. Seleccione el nombre del alumno que busca de la lista de alumnos. Pulse Aceptar Pulse Aceptar Una vez localizado en el alumno, puede consultar su Carga Académica, Documentos, Datos generales del alumno, Editar la Fotografía y consultar los datos de su Familia. Reportes de Alumnos : ServoEscolar XXI incluye un juego de reportes de alumnos usados frecuentemente en las Instituciones Educativas : § Alumnos Inscritos § Directorios con Fotografía § Album Fotográfico § Alumnos pendientes de inscribirse § Credenciales § Documentación en archivo § Etiqueta de alumnos § Reporte de Edades § Reporte de Cumpleaños § Fichas de Inscripción. Para ingresar a este módulo seleccione la ruta : Alumnos | Datos Generales | Reportes Expedientes de Alumnos : ServoEscolar XXI incluye el módulo de expedientes de alumnos, como un complemento del módulo de Datos generales. El objetivo de este módulo es registrar notas, comentarios, observaciones y reportes diversos a los alumnos inscritos en el Plantel. Los expedientes registrados en ciclos anteriores pueden consultarse en el ciclo presente y aun en ciclos futuros, con el fin de facilitar la consulta y seguimiento de situaciones especiales con los alumnos.


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Actividades : § Defina los tipos de expedientes que desean registrar en el sistema. Y Asigne una clave simbólica a cada

Tipo de Expediente. § Ingrese a ServoEscolar XXI y registre los Tipos de Expedientes enlistados. § Registre expedientes ejemplos, de diversos tipos. § Consulte e imprima los expedientes registrados. Recomendaciones : Si capturó expedientes ficticios para ejercitar la operación del módulo, favor de eliminar los expedientes capturados al finalizar la práctica.


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Implantación del Módulo Escolar : El módulo Escolar agrupa los procesos que automatizan las actividades más frecuentes del Departamento de Control Escolar en un Plantel Educativo. El módulo Escolar cuenta con tres divisiones : Periodo Ordinario, Periodo Extraordinario e Historia. Periodo Ordinario : Incluye la definición y operación de los procesos académicos realizados durante el periodo regular de clases. Periodo Extraordinario : Agrupa los procesos orientados al registro y seguimiento de los exámenes extraordinarios o de recuperación que ofrece el Plantel después de concluir el periodo ordinario de clases. Historia : Incluye los procesos relacionados con la consulta de información académica de ciclos escolares pasados. Las Generaciones de egresados, los kardex, constancias con calificaciones, Certificados parciales y totales pueden ser impresos en este módulo. Implantación del Periodo Ordinario : En el Periodo Ordinario se definen las evaluaciones, se programan las clases que seán impartidas en cada ciclo escolar, se capturan los resultados y se imprimen los reportes académicos de uso frecuente durante el periodo regular de clases. Definir Evaluaciones ServoEscolar XXI incluye el módulo Evaluaciones dentro de los procesos del Control Escolar Ordinario, para definir la forma de evaluar en cada Departamento Académico. Evaluaciones incluye los siguientes procesos : § Aspectos de Evaluación § Escalas de Literales § Activar Aspectos § Sistemas de Evaluación. Aspectos de Evaluación : Para automatizar el procesamiento de calificaciones, el primer paso consiste en identificar los datos que reportan los profesores al Departamento de Control Escolar después de aplicar una evaluación. Tales datos se denominan Aspectos de Evaluación y pueden ser : § Calificación de la evaluación § Faltas § Retardos § Conducta § Tareas no entregadas § Etc...


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Actividades : § Identificar los aspectos de evaluación para cada Sección del Plantel. § Hacer una lista única que presente todos los aspectos encontrados. § En ServoEscolar XXI registrar los aspectos de evaluación en la opción Aspectos de Evaluación dentro del

módulo Evaluaciones. Recomendaciones : ServoEscolar XXI reserva el aspecto 99 para las observaciones. Se recomienda usar el aspecto 1 para calificaciones. Escala de Literales : ServoEscolar XXI registra y procesa aspectos exclusivamente en formato numérico, sin embargo la presentación del aspecto en los reportes académicos además de su formato natural, puede hacerse en Literales y en símbolos. En la opción Escala de Literales, se definen las tablas de equivalencia para presentar aspectos en formatos literal o con símbolos. Actividades : § Verifique si alguna Sección utiliza literales o símbolos para representar los resultados de alguno de sus

aspectos. § De ser así investigue las letras o símbolos utilizados y su equivalente numérico. § Ingrese a ServoEscolar XXI y registre por Aspecto y Sección la tabla de equivalencia que usarán sus

Literales o símbolos. Recomendaciones : Si el Plantel procesa sus aspectos solo en formato numérico, puede omitir este módulo. ServoEscolar XXI registra en sus bases de datos solo números en sus aspectos y no letras ni símbolos, por lo que la visualización de la literal o del símbolo se hace hasta el momento de imprimir los reportes académicos como Listas, Concentrados, Boletas, etc... Presentación de números y literales : Para presentar literales mezcladas con números en un mismo aspecto como : NP, SD, SC, etc... Defina el conjunto de literales usando valores negativos. Por ejemplo :

Clave Descripción Valor Desde Hasta Símbolo NP NO PRESENTO -1 -1 -1 SD SIN DERECHO -2 -2 -2 SC SIN CALIFICACION -3 -3 -3


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Activar Aspectos : Para que un aspecto de evaluación pueda ser procesado en un Departamento Académico, este debe de activarse. Activar un aspecto, significa definir las condiciones en que operará un aspecto en un departamento académico durante un ciclo escolar. Por ejemplo : Como manejar las calificaciones de Secundaria durante el ciclo escolar 2002-0. Por cada aspecto que se active se tienen que definir los siguientes parámetros: § Valor mínimo § Valor máximo § Mínimo aprobatorio ( Para aspectos Calificables ). § No. de decimales ( De captura ). § Digito de redondeo ( Para las función de redondeo ). § Redondear reprobatorio ( Recomendable no seleccionarlo ). § Escala de Literales ( Para indicar que juego de literales usar ). Actividades : § Defina los aspectos de evaluación que deben activarse por sección. § Determine los parámetros que debe capturar para cada uno de los aspectos por activar. § Ingrese a ServoEscolar XXI y registre los aspectos que desea activar por Sección. Recomendaciones : Si alguno de los aspectos que activa, usa literales. Defina primeramente el Conjunto de literales que usa y en el combo Escala de Literales, seleccione la clave que corresponda. De esta manera se relaciona el aspecto con el conjunto de literales que usa. Sistemas de Evaluación : Los sistemas de evaluación definen la forma en que serán aplicadas las evaluaciones de un aspecto durante un ciclo escolar. El módulo de sistemas evaluación incluido en ServoEscolar XXI le permite personalizar la manera de evaluar en un Departamento Académico : Bimestral, Semestral, Parciales, etc... Un sistema de evaluación consta de dos componentes : Los datos y Las Fórmulas. Los datos representan los resultados que por aspecto deben de alimentarse al sistema después de un periodo de evaluaciones. Las fórmulas representan los promedios, sumas, condiciones, etc... que serán calculadas por el sistema en base a una expresión aritmética o lógica. Actividades : § Determine como evaluan los aspectos en cada departamento académico. § Por cada sección identifique que componentes de las evaluaciones son datos y cuales son fórmulas. § Asigne una literal secuencial a cada evaluación tipo dato § Defina sus formulas haciendo referencia a las literales asignadas a las evaluaciones en el punto anterior.


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Ejemplo : En la Sección Secundaria del Colegio Universal, aplican calificaciones cada mes: SEP, OCT, NOV-DIC, ENE, FEB, MAR-ABR, MAY, JUN. Los resultados mensuales se reportan con 1 decimal. Las calificaciones oficiales se obtienen de los promedios bimestrales de las calificaciones mensuales : 1ER BIMESTRE es el promedio de SEP Y OCT 2DO BIMESTRE es la evaluación de NOV-DIC 3ER. BIMESTRE es el promedio de ENE Y FEB 4TO. BIMESTRE es la evaluación de MAR-ABR 5TO. BIMESTRE es el promedio de MAY Y JUN. Los resultados bimestrales deben de presentarse en formato entero. La calificación final oficial resulta del promedio de los cinco bimestres y su presentación debe ser con 1 decimal. Implementación : 1.- Identificando los componentes que son Datos y Fórmulas : Datos : SEP SEPTIEMBRE OCT OCTUBRE N-D NOV. – DIC. ENE ENERO FEB FEBRERO M-A MZO. – ABR. MAY MAYO JUN JUNIO Fórmulas B1 1ER BIMESTRE B2 2DO BIMESTRE B3 3ER BIMESTRE B4 4TO BIMESTRE B5 5TO BIMESTRE CF FINAL 2.- Asignando una Literal a cada componente. Datos : A SEP SEPTIEMBRE B OCT OCTUBRE C N-D NOV. – DIC. D ENE ENERO


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E FEB FEBRERO F M-A MZO. – ABR. G MAY MAYO H JUN JUNIO Fórmulas F01 B1 1ER BIMESTRE F02 B2 2DO BIMESTRE F03 B3 3ER BIMESTRE F04 B4 4TO BIMESTRE F05 B5 5TO BIMESTRE F06 CF FINAL 3.- Defina sus fórmulas : Fórmulas F01 B1 1ER BIMESTRE REDO0((A+B)/2) F02 B2 2DO BIMESTRE REDO0(C) F03 B3 3ER BIMESTRE REDO0((D+E)/2) F04 B4 4TO BIMESTRE REDO0(F) F05 B5 5TO BIMESTRE REDO0((G+H)/2) F06 CF FINAL REDO1((F01+F02+F03+F04+F05)/5) Presentación de los aspectos : La presentación de cada componente del sistema de evaluación es definida en la columna Presentación. Tipos de Presentación disponibles : O Dec Presenta el resultado del aspecto a 0 decimales 1 Dec Presenta el resultado del aspecto a 1 decimal 2 Dec Presenta el resultado del aspecto a 2 decimales 3 Dec Presenta el resultado del aspecto a 3 decimales 4 Dec Presenta el resultado del aspecto a 4 decimales 5 Dec Presenta el resultado del aspecto a 5 decimales Literal Presenta el resultado del aspecto en Literal Captura Presenta el resultado del aspecto con las decimales de captura Icono Presenta el resultado del aspecto con símbolos ( iconos ) Desc. Literal Presenta el resultado del aspecto con la descripción de Literal Aplicación de redondeos : Cuando se calcula una fórmula, internamente el sistema conserva todas las decimales resultantes del cálculo. Si una evaluación tipo fórmula cambia su presentación de uno a cero decimales pero en su fórmula no aplicó una función de redondeo. El resultado se presentará sin decimales, pero internamente la evaluación conserva todos los decimales.


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Para curarse en sano, siempre que una fórmula cambie los decimales de presentación, aplique la función de redondeo que corresponda. REDO0 Redondea a cero decimales REDO1 Redondea a 1 decimal REDO2 Redondea a 2 decimales REDO3 Redondea a 3 decimales REDO4 Redondea a 4 decimales REDO5 Redondea a 5 decimales La función de redondeo es afectada por dos parámetros definidos al activar al Aspecto : El Mínimo aprobatorio y el dígito de redondeo. Si el resultado a redondear es menor al mínimo aprobatorio este será truncado en vez de redondeado. Ejemplo : Resultado 5.99 Mínimo Aprob 6 Redondeo = 5 El dígito de redondeo especifica a partir de que decimal se eleva el valor al siguiente entero. Ejemplo 1 : Resultado 8.5 Dígito Red. 6 Redondeo = 8 Ejemplo 2 : Resultado 8.6 Digito Red. 6 Redondeo = 9 Recomendaciones : Después de determinar los sistema de evaluación verifique la presentación de sus aspectos en sus fórmulas y no olvide aplicar la función REDOX siempre que la presentación de dato cambie. Si los sistemas de evaluación no cambian de un ciclo a otro, utilice la opción Duplicar para traspasar los sistemas de evaluación de un ciclo a otro.


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Programación de Clases : El proceso de programación de clases consiste en definir que asignaturas se imparten en cada Grupo y que maestro las imparte. Este proceso se debe de hacer al inicio de un ciclo escolar y es indispensable para el registro de resultados y la emisión de los reportes académicos del sistema. Para comodidad del operador de ServoEscolar XXI, se ofrecen dos maneras de Registrar las clases : Por Grupo y Por Maestro. Utilice la opción de Registro de clases por Grupo para las secciones de Secundaria o superior y a niveles Universitarios. La opción de Registro de clases por Titular se recomienda para las secciones de Jardín de Niños y Primarias, ya que en estas secciones por lo general el titular del grupo imparte la mayoría de las asignaturas a los alumnos del grupo. Diferencia entre Asignatura y Clase : Mientras que una asignatura identifica una materia del Plan de Estudios, una clase representa una asignatura impartida en un grupo por un Maestro. Manejo de factores en clases : Un factor permite ponderar un aspecto en una clase determinada. Por ejemplo: El examen de la clase de Matemáticas vale el 60 % de la calificación del mes. Implementación de la solución : § Definir el aspecto Examen § Activar el aspecto Examen en la Sección y ciclo que corresponda. § Definir en el sistema de evaluación los componentes datos que correspondan al registro de los resultados

del examen. § Modificar la formula del sistema de evaluación para obtener la calificación mensual donde participa el

examen ponderado. Usar la función FACX(Y) para llamar el factor del aspecto y multiplicarlo por el identificador del sistema de evaluación que contiene el resultado del examen.

§ Al registrar la clase de Matemáticas indicar en la tabla de factores que el examen vale el 60 % capturando

0.6000 Recomendaciones :

1. Para más información sobre el manejo de factores, consulte el Manual del usuario de SesXXI. 2. Los datos mínimos para registrar una clase son : Asignatura, Grupo y Maestro.

Actividades : § Pida al personal de Escolar que consigan documentación que presente las clases y maestros por grupo. § Ingrese a SesXXI y registre dentro del módulo de programación de clases, por cada grupo todas las clases

que se imparten, tanto internas como oficiales.


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§ Para verificar que sus clase han sido registradas correctamente, imprima una relación de clases por Maestro y compare contra su documentación fuente la información impresa en el reporte.

Horarios : ServoEscolar XXI incluye una herramienta para la maquila de horarios en presentaciones diversas. Esta herramienta no es un generador de horarios, es un maquilador de Horarios. El módulo de Horarios recibe las sesiones de clases por asignatura y arma las matrices e imprime horarios en diferentes presentaciones como : § Horarios por Grupo § Horarios por Maestro § Horarios por Aula § Horarios por Alumno ( desde Inscripciones ) § Concentrado de Horarios por Grupo § Concentrado de Horarios por Maestro Actividades : § Registre las sesiones de clases que conforman cada tipo de Horario usado en el Plantel. § En Sesiones por Clase, capture en que sesión se imparten cada una de las clases que se imparten en cada

grupo § En imprimir Horarios, imprima horarios por Grupo, Por Maestro y Por Aula. § En concentrados de Horarios, imprima concentrados de Horarios por Sección por Grupo y Por Maestro. Documentación necesaria : Horarios por Grupo vigentes que especifiquen en cada sesión, la Asignatura, Maestro y el Aula. Captura de Resultados : Resultado es un valor asignado a un aspecto en un periodo de evaluación. Durante los periodos de evaluación los Maestros reportan los resultados de sus aspectos al Departamento de Control Escolar. El módulo Resultados del Periodo Ordinario, agrupa las opciones de captura de resultados disponibles en ServoEscolar XXI : § Por Clase § Por Grupo § Por Alumno § Por Archivo Captura de resultados por Clase : Esta forma de captura se diseñó para capturar los resultados reportados por los profesores de asignaturas.


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Al ingresar a esta forma se indica el ciclo, departamento y grupo al que pertenecen las clases que serán capturadas. Selecciona la asignatura a capturar y se presenta la forma de captura. Para iniciar la captura de calificaciones se debe programar la rejilla de captura. Para eso se pulsa el primer botón de la barra de herramientas. Y en la rejilla mostrada se define la serie de aspectos y evaluaciones que serán capturados. Pulse Aceptar para iniciar la captura. Regresa a la forma de captura de calificaciones, proceda a capturar los resultados para los aspectos y evaluaciones seleccionados. Pulse Aceptar para grabar y pulse Cerrar para terminar la captura. Captura de resultados por Grupo : Este proceso de captura esta orientado para capturar los resultados de los maestros titulares de Jardín de Niños y Primarias. Al ingresar a esta forma de captura se debe indicar el ciclo escolar y el grupo a capturar y pulsar el botón con el rayito para mostrar los alumnos vigentes en el grupo. Pulse el primer botón de la barra de herramientas para programar la rejilla de captura. En la rejilla, defina para cada columna : la Clase, el aspecto y la evaluación a capturar. Pulse aceptar para iniciar la captura. Capture las resultados por alumno para la asignatura, aspecto y evaluación indicado en cada columna. Pulse Aceptar para grabar los resultados capturados. Pulse el botón Cerrar para salir de la forma de captura. Captura de calificaciones por Alumno : Esta forma de captura se incluyo a ServoEscolar XXI para facilitar el proceso de corrección de resultados, ya que ofrece un medio de acceso directo al dato que desea corregir. Al ingresar al módulo de captura de calificaciones por alumno, se indica el Ciclo escolar, la sección, la matrícula del alumno y la clave de la asignatura a capturar. También se indica el Aspecto y la Evaluación. Si existe un resultado previamente capturado se muestra en el campo Resultado, si no simplemente proceda a registrar o corregir el valor que desea grabar. Pulse el botón aceptar para grabar y Cerrar para salir. Captura de calificaciones por Archivo : ServoEscolar XXI genera discos de captura calificaciones para los profesores de las asignaturas, de esta manera se libera del trabajo de captura de calificaciones al personal de Escolar. En cada diskette se genera un archivo de excel con los datos de los alumnos que serán capturados. Existen dos modelos de discos de captura : Por Maestro y Por Grupo Disco de captura por Maestro :


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El modelo de captura por Maestro está orientado a los Maestros de Asignaturas. Este puede ser usando por los Profesores de la Sección Secundaria o superior y en niiveles superiores. En este modelo de captura se genera en el disco un archivo de excel, con una Hoja por cada Clase impartida por el Maestro. Dentro de cada Hoja se presentan en un color diferente las columnas de captura de resultados, cada una corresponde a un aspecto y evaluación. Al generar el disco de captura se especifica el nombre del archivo y el directorio de salida. También se seleccionan las columnas que desea incluir en el disco para su captura. Disco de captura por Grupo : El modelo de captura por Grupo está diseñado para la captura de calificaciones de los Profesores Titulares de las secciones de Jardín de Niños y Primarias. En este caso, se genera en el diskette un archivo de excel que contiene una Hoja por cada evaluación y dentro de cada Hoja columnas de captura donde se indica el aspecto y asignatura por capturar. Cada hoja de captura tiene un aspecto de un concentrado de calificaciones, por tal razón esta forma de capturar se facilita más a los Titulares de Grupo de Primaria y Jardín de Niños. Al generar el disco de captura se solicita el Ciclo, Departamento y el Grupo. Se proporciona también el directorio y el archivo de salida. Y se seleccionan las Evaluaciones y los aspectos de las asignaturas que serán capturadas en cada hoja. Recomendaciones :

• Los formatos de los archivos de excel Por Maestro y Por Grupo son diferentes. Por tal motivo si generó un disco de captura por Maestro, solo pueden recibir datos en la opción Recibir, de Resultados por disco, por Maestro.

• De manera análoga, si generó un disco de captura por Grupo, solo puede recibir datos en la opción Recibir, de Resultados por disco, por Grupo.

• Se requiere tener Microsoft Office 97 o superior en la computadora donde genere y reciba sus discos.

• Como medida preventiva, antes de recibir un disco, revise con un antivirus actualuizado que no tenga virus.

Reportes Académicos : ServoEscolar XXI agrupa en el módulo Reportes académicos los reportes de resultados usados con más frecuencia por el departamento Escolar, tales reportes son : § Listas § Concentrados § Boletas § Actas.


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Listas : ServoEscolar XXI maneja dos tipos de Listas : Generales y Con Calificaciones. Listas generales : Las Listas generales presentan en una rejilla los datos de los alumnos inscritos en un grupo durante un ciclo escolar. Este tipo de listas no presenta resultados de aspectos. Simplemente enlista a los alumnos inscritos en un Grupo. Para generar una lista general o con calificaciones debe de existir una rejilla. Una rejilla es una matriz que hace la función de contenedor de datos. Procedimiento para generar una rejilla : § Seleccione la opción de listas generales. § Pulse el botón ... ubicado al costado derecho del combo Rejilla. § Pulse el botón + para agregar una nueva rejilla. § Escriba una Clave y Descripción para identificar la rejilla que diseña. § Seleccione con doble clic los datos que desea incluir en su rejilla. § De ser necesario, acomode los datos de la rejilla seleccionando el campo que desea, mover y pulsando las

flechas azules para subir y bajar el dato. § Seleccione la caja “Mostrar cuadrícula” para una mejor apreciación del diseño de su rejilla. § Pulse Vista preliminar para visualizar la rejilla que diseñó. § Pulse el botón Aceptar del navegador para grabar la rejilla. Recomendaciones :

• Para diseñar rejillas genéricas para imprimir listas generales y listas con calificaciones use el dato Aspecto para formar los cuadritos de la lista.

• Si desea incrementar el número de alumnos imprimibles por Hoja, reduzca el valor de la altura del Detalle.

• Si desea asignar un color de fondo al encabezado de la rejilla, pulse el botón “Color Encabezado” y seleccione el color del fondo.

Listas con Calificaciones : Las listas de calificaciones se usan reportar resultados de los aspectos registrados en una clase. Los alumnos que se presentan en lista son todos los alumnos inscritos en la clase seleccionada. Para generar una lista con calificaciones, seleccione el ciclo escolar, la sección, la asignatura y el grupo que corresponde a la clase que desea imprimir. En la parte inferior de forma se presenta una rejilla, donde se especifica por cada columna el aspecto y evaluación a imprimir. Pulse con el ratón la columna de la rejilla que desee personalizar y pulse F9 para llamar la ayuda de aspectos y evaluaciones. De esta manera programa columna por columna en contenido de la lista. Opcionalmente puede imprimir Histogramas de Calificaciones para cada uno de los resultados reportados en la lista. Pulse el Botón Histogramas y seleccione por aspecto si desea presentar el Histograma y/o gráfica.


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También las calificaciones reprobatorias de la lista pueden enfatizarse personalizando su fuente o color. Recomendaciones : Use el color rojo para enfatizar las calificaciones reprobatorias si cuenta con impresora color. Si su impresora es monocromática, puede cambiar el estilo de la fuente de la calificación reprobatoria a negrita o subrayada. Personalizando el Fondo de la Lista : En ambos tipos de listas se puede personalizar el archivo de Diseño de la Lista, para cambiar el encabezado, proporción del logotipo, etc... editando el archivo mostrado en el campo Diseño de Lista. En el caso de la lista general el archivo es : SES2501G.QR2 y en la Lista con calificaciones es : SES2510G.QR2. La edición de estos archivos se hace en el módulo del Generador de Reportes y Formas dentro del Menú Reportes. Para personalizar el archivo, se recomienda copiar el archivo original con otro nombre y trabajar con él. De esta manera cuando el sistema se actualice, su diseño personalizado no se empalma con el diseño preestablecido de fábrica. Al abrir el archivo de diseño de lista dentro del generador de reportes y formas, observe que puede modificar las características de los componentes del reporte. Por ejemplo : Cambiar la proporción de la imagen reservada para el logotipo, cambiar la posición, color y fuente de los datos del encabezado, etc... Para más información sobre como editar un archivo .QR2 consulte el documento QRDUSER.HLP ubicado en la ruta \EXITO\SESXXI\AYUDA\GENREP Actividades : § Crear rejillas para la impresión de listas § Practicar la impresión de listas generales § Practicar la impresión de listas con calificaciones Concentrados : Los Concentrados de calificaciones son reportes comunmente requeridos por el personal académico. La diferencia entre una lista de calificaciones y un concentrado consiste en que la lista solo presenta los resultados de una clase y el concentrado puede presentar resultados de cualquier clase programada en un grupo. Además un concentrado permite adicionar datos especiales al detalle del reporte, por ejemplo : Edad, Promedio, Lugar, Promovido, No Reprobadas, etc... Opcionalmente en un concentrado de calificaciones puede presentar estadísticas y gráficas relativas a los datos presentados en el reporte. ServoEscolar XXI permite el diseño de múltiples concentrados aplicables a una Sección y a un grado específico.


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Procedimiento para diseñar un concentrado : Ingrese al módulo Concentrados dentro de Reportes Académicos. Pulse el botón + para agregar un nuevo diseño y proporcione una clave y descripción para identificar el concentrado que diseña. Indique también la Sección, el grado y ciclo escolar donde usará el reporte. En la Sección Datos, se definen las primeras columnas del concentrado. En este punto debe de tener presente la rejilla que usará para imprimir el reporte. Por ejemplo : Si la rejilla contiene las columnas Numero, Matrícula, Nombre y posteriormente colocó datos aspecto para ahí vaciar los resultados; a partir de la primer columna del concentrado debe de agregar los mismos datos y en la misma secuencia. En la sección Asignaturas, Seleccione los Planes de Estudio de las asignaturas que desea agregar, seleccione el aspecto y evaluación al que pertenecen los resultados a imprimir en el concentrado y finalmente con doble clic seleccione las asignaturas en la secuencia que desea presentar en el concentrado. Para reacomodar las asignaturas, colóquese en la asignatura que desee modificar y use las fechas azules. La Sección Funciones, se usa para agregar Promedios, Sumas, Lugares al concentrado. Ejemplo 1 : Si desea agregar al final de las asignaturas un promedio. Seleccione la operación Promedio y seleccione las asignaturas que participan en el promedio que desea. Ejemplo 2 : Para agregar el Lugar de aprovechamiento en base al promedio anterior. Seleccione el Dato LUGAR, y seleccione el dato PROMEDIO dentro de la caja de Elementos. De esta manera se le indica que desea obtener el lugar en base al promedio de cada alumno. Finalmente, la sección cálculos del diseño del Concentrado, se usa para agregar al concentrados Datos especiales definidos en la Sección de Procesos Especiales. Recomendaciones : Para hacer un diseño de concentrado abierto para cualquier evaluación, escriba la clave en el campo evaluación EVA. De esta manera al momento de imprimir se indica a que evaluación pertenece el concentrado. Impresión de Concentrados : Para imprimir concentrados, localice diseño del concentrado a imprimir y pulse el botón Imprimir Concentrados. En la forma de impresión, seleccione la clave del concentrado, la rejilla que usará, el ciclo escolar y el grupo a imprimir. Si uso en su concentrado la clave EVA para definir las evaluaciones, en el campo Eval. Del concentrado escriba la clave de la evaluación de los datos a concentrar. Si usó el dato PROMEDIO en su diseño, especifique el No. de Decimales con que desea mostrar el promedio.


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Como parámetros secundarios, puede indicar si desea estadísticas, imprimir rejilla, etc... Seleccione la salida del reporte pulsado el botón Preliminar o Imprimir. Actividades : § Practicar el diseño del concentrados haciendo el concentrado para el 1er. Grado de cada sección. § Imprimir los concentrados diseñados. § Dejar de tarea diseñar de concentrados para los grados restantes. Boletas. Una Boleta es un informe por alumno de los resultados de las evaluaciones aplicadas a la fecha para las asignaturas que cursa. Al igual que los concentrados de calificaciones para imprimir una boleta debe de existir un diseño previo. Se debe de diseñar al menos una Boleta por grado para cada Sección. Una Boleta puede imprimirse en dos presentaciones : Gráfica y Texto. El modelo Gráfico se usa cuando la Boleta se imprime en impresoras Laser o chorro de tinta. Este tipo de Boletas permiten el libre manejo de Tipografía, colores, Imprimir el escudo del Plantel, la fotografía del alumno, etc... El modelo Texto se utiliza cuando el Plantel cuenta con formas preimpresas de Boletas. En este caso el diseño se personaliza para la colocación exacta de los datos en la forma. Este tipo de impresión solo envía caracteres tipo texto a la impresora. Para utilizar el modelo de impresión Texto, se requiere tener instalada la impresora genérica solo texto. Para más detalles sobre la instalación de la impresora genérica solo texto consulte el manual técnico del sistema o la ayuda en linea de ServoEscolar XXI. Componentes de una Boleta : Una Boleta consta de dos elementos : La Plantilla y La Rejilla. La Plantilla : La Plantilla es el fondo de una Boleta. En la Plantilla se coloca el escudo, el encabezado, los datos generales del alumno, las observaciones, etc... La plantilla de la boleta determina el tipo de impresión Gráfico o Texto : Boleta Tipo Gráfico : Si la Boleta que diseña es tipo gráfica, la plantilla que usará puede personalizarse en el manejador de reportes y formas de ServoEscolar XXI.


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El sistema incluye de fábrica 5 plantillas gráficas listas para personalizarse. Bol_Gen1.Qr2, Bol_Gen2.Qr2, Bol_Gen3.Qr2, Bol_Gen4.Qr2 y Bol_Gen5.Qr2 Cada plantilla está preparada para imprimir boletas de 1 a 5 rejillas respectivamente. Al editar el archivo BOL_GEN1.QR2 en el generador de reportes y formas observará el siguiente reporte :

El reporte anterior consta de 4 bandas : § Banda_DetalleAlumno § Banda_EncabezadoBoleta1 § Banda_Boleta1 § Banda_Pie En Banda_DetalleAlumno, se colocan los datos del Plantel y los datos generales del Alumno, utilizando etiquetas estándares del generador de informes. Para que la etiqueta se sustituida correctamente al momento de la impresión es necesario que la propiedad Nombre de la etiqueta corresponda al nombre del dato que desea. La lista de datos posibles están disponibles en el apéndice del manual de usuario o en la ayuda en linea de ServoEscolar XXI, en la sección Datos disponibles por Herramienta. En la Banda_EncabezadoBoleta1, se colocan las etiquetas del encabezado de la rejilla de la Boleta. La Banda_Boleta1 representa el lugar donde se insertará la rejilla de la Boleta. Este renglón se expandirá dinámicamente por el número de renglones de detalles que contenga la rejilla a imprimir. La Banda_Pie contiene las etiquetas de los datos del pie de la Boleta. Copie el archivo de plantilla apropiado al numero de rejillas que va a usar y grábelo con otro nombre. Edite el nuevo archivo en el manejador de reportes y formas de SesXXI. Boleta Tipo Texto : Para imprimir boletas tipo texto, debe utilizar archivos de plantilla con extensión .TXT


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ServoEscolar XXI incluye de fábrica 5 plantillas texto listas para personalizase : BOL_GEN1.TXT, BOL_GEN2.TXT, BOL_GEN3.TXT, BOL_GEN4.TXT y BOL_GEN5.TXT Al igual que en el modo gráfico, cada plantilla está preparada para imprimir boletas de 1 a 5 rejillas respectivamente. Si edita la plantilla texto BOL_GEN1.TXT observará un código semejante : DA: DA: Colegio Universal

DA: Boleta de Calificaciones DA: DA: &SeccionCor DA: DA: Matricula Nombre Grupo DA: &Matricula &Nombre &Grupo E1: B1: &Inicia_1 PI: Observaciones PI: &MsjExtra1 PI: &MsjExtra2 PI: PI: &Fin

Al inicio de cada renglón inicia con una etiqueta que indica la parte de la Boleta: DA: Indica un renglón tipo DetalleAlumno E1: Indica un renglón tipo EncabezadoBoleta1 B1: Indica el renglón tipo Boleta1 PI: Indica un renglón tipo PieBoleta Dentro de los renglones tipo DetalleAlumno, se pueden colocar los datos generales del alumno como Matrícula, Nombre, Grupo usando los mismos datos que en diseño gráfico solo anteponiendo un carácter &. En el renglón tipo EncabezadoBoleta1, se imprimen las etiquetas en encabezado de la rejilla. Comumente se utiliza para imprimir las claves de las evaluaciones de la boleta. En el renglón tipo Boleta1, se inserta la rejilla de la Boleta. El dato &Inicia_1 sirve como margen izquierdo de la boleta. Es decir indica la posición donde inicia la impresión de la Boleta. Los Renglones tipo PieBoleta1, sirven para indicar los renglones de pie de la Boleta y definir la colocación de datos en el área del pie de la boleta. El dato &Fin indica el fin de la distribución de la Boleta. Observe que los renglones E1 y B1 aparecen una sola vez en el diseño, mientras que DA y PI pueden repetirse las veces que sean necesarias para personalizar las dimensiones en renglones del encabezado y pie de la forma preimpresa. Copie el archivo de plantilla apropiado al numero de rejillas que va a usar y grábelo con otro nombre. Edite el nuevo archivo con el Block de Notas de Windows.


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Recomendaciones : Utilice reglas de medición en 1/6 de pulgada para medir las formas continuas de sus boletas, de esta manera es más fácil determinar el número de renglones del encabezado, del pie y determinar con más precisión la caida exacta de los datos en la forma. La Rejilla : La Rejilla define el contenido de la Boleta. Es una matriz que contiene los resultados reportados en diferentes aspectos por cada asignatura. Para imprimir Boletas, se debe definir al menos una rejilla por cada grado de cada sección. Ejemplo de una rejilla :

Dentro del módulo de diseño de Boletas, se diseña la rejilla y se especifica que plantilla será usada al imprimir la boleta en modo gráfico o en modo Texto. Procedimiento para diseñar una Boleta : Ingrese al módulo Boletas dentro del Menú de Reportes académicos. Pulse el botón + para iniciar un nuevo diseño de boleta. Escriba la clave y descripción que usará para identificar la nueva boleta, e indique el ciclo escolar que usará al imprimir. En Datos generales, se definen los parámetros generales de la Boleta. Aquí se especifica la sección, el grado y el numero de rejillas que contiene la boleta. Se seleccionan los Planes de Estudio que contienen las asignaturas de la boleta y se especifican los archivos de las plantillas gráfica y texto que se usará al imprimir la boleta. En Asignaturas, se definen las Asignaturas que formarán el cuerpo del detalle de la Boleta. También se puede especificar como ubicar las asignaturas : en los Renglones o en las Columnas; como mostrar la asignatura, con su nombre completo o con su nombre corto y si desea incluir la columna clave y la columna del nombre de la asignatura en la rejilla.


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Desde Asignaturas, también puede agregar datos adicionales a la Boleta. Los datos disponibles son : BLANCO Presenta un Renglón de Títulos en Blanco PROMEDIO Calcula un Promedio SUMA Calcula una suma SINDEF Representa una asignatura virtual, sirve para Boletas Universitarias. CALCULO Llama el valor de un cálculo especial. ( Lugar, Prom x Grupo ) RENGLON D Define un Mensaje de texto que puede abarcar varias celdas. CREDITOS Presenta el número de créditos de cada asignatura. En Evaluaciones, se especifican los aspectos y evaluación que se cruzarán contra las asignaturas. Las evaluaciones se seleccionan pulsando doble clic. Seleccione la opción “Presentar Titulos se desea incluir un encabezado para los titulos de sus evaluaciones. En Rejilla, se arma visualmente la rejilla resultante de la selección de asignaturas y evaluaciones. Sobre la rejilla se pueden hacer modificaciones del ancho de las columnas, colocando el cursor sobre los bordes de las columnas y arrastrando el cursor hacia el ancho deseado. También puede modificar las propiedades de las celdas como la fuente y color de fondo pulsando clic derecho sobre la celda o rango de celdas a modificar. Una vez que la rejilla tenga la presentación que desea, grabe su diseño y haga pruebas de impresión. Recomendaciones : Si desea incluir en su Boletas el Promedio por Grupo o el Lugar de Aprovechamiento, necesita previamente definir y procesar un Cálculo especial esto se en la opción Cálculos Especiales del Menú Procesos Especiales. Para diseñar Boletas abiertas, es decir boletas sin especificar asignaturas, especifique grado 99 y en Asignaturas agregue claves SINDEF para reservar los renglones de asignaturas a imprimir en la boleta. Al imprimir una Boleta abierta las asignaturas son tomadas directamente de la carga académica y son presentadas en el orden de clave. Este tipo de boleta puede ser muy útil a nivel universitario. Actividades : § Como práctica diseñe la boleta de 1er. Grado de cada sección. § Haga pruebas de impresión para cada boleta § Diseñe las boletas de los grados restantes.


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Actas Ordinarias : Una acta ordinaria es una lista que presenta las calificaciones de una evaluación. Este reporte es usado frecuentemente en niveles de Bachillerato y Universitario para reportar y dar legalidad a los resultados finales de una asignatura. Existe mucha semejanza entre una lista y una acta, de hecho ambos reportes requieren de rejillas para la impresión de su contenido. La diferencia en una acta radica en los datos que son impresos comúnmente : § Número § Matrícula § Nombre § Calificación con Letra § Calificación con Número § Resultado ( ACREDITADO, NO ACREDITADO ) § No. de Créditos En una acta pueden incluirse evaluaciones parciales y el resultado final. Para esto la rejilla debe de diseñarse con las columnas apropiadas para imprimir estos datos. Procedimiento para crear una Acta : § Ingrese al módulo Actas Ordinarias dentro de Reportes Académicos. § Pulse el botón de diseño de Rejilla ( ... ) y agregue la rejilla ACTA que contenga los suguientes datos :

No, Matri, Nombre, Aspecto, Letra, Resultado. Personalice anchos de columna, fuentes y colores. Grabe la rejilla y cierre la forma.

§ Seleccione el ciclo escolar, en rejilla seleccione ACTA, Seleccione la Sección, Asignatura, Plan de Estudio y

el Grupo a imprimir en el acta. § Como datos complementarios debe especificarse : la fecha del acta, y el no. del Folio que corresponda en

el Libro de actas. § En los campos Texto de resultado aprobatorio y reprobatorio, se personaliza al texto utilizando en el

plantel por ejemplo PROMOVIDO, NO PROMOVIDO, APROBADO, REPROBADO, etc... § En la rejilla de evaluaciones se indican el aspecto y evaluación que corresponde a la evaluación que

reporta en el acta, para cada una de las columnas incluidas en la rejilla. § Finalmente, Seleccione las salida del reporte pulsando el botón Preliminar o Imprimir. Actividades : § Diseñe la rejilla corresponda al contenido de actas que requieran imprimir en el Plantel. § Grabe con otro nombre el archivo SES2550G.QR2 y personalice el nuevo archivo en el generador de

Reportes y Formas de ServoEscolar XXI. § Haga pruebas de impresión.


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Implantación del Periodo Extraordinario : El periodo extraordinario es una continuación del periodo ordinario con el objetivo de ofrecer oportunidades de recuperación a los alumnos que adeudan asignaturas. La Ruta de implantación indica en forma gráfica la secuencia que debe seguir para procesar los datos del periodo extraordinario.

Definir Evaluaciones. Para que un Departamento Académico pueda registrar los resultados de los exámenes de recuperación o extraordinarios se debe agregar en su sistema de evaluación nuevas evaluaciones tipo dato en el aspecto de calificaciones. Por ejemplo : EX1 EXTRAORDINARIO 1 EX2 EXTRAORDINARIO 2 EX3 EXTRAORDINARIO 3 Etc... El módulo de Definir Evaluaciones dentro del periodo Extraordinario, tiene como objetivo indicar que evaluaciones del sistema de evaluación corresponden a la Calificación Final Ordinaria, y a los exámenes de recuperación que se ofrecerán. Al definir estas evaluaciones se enlaza el periodo ordinario con el periodo extraordinario. Las evaluaciones que aquí se definen determinan como acreditaron los alumnos sus asignaturas. Actividades :

• Determinar que secciones procesan exámenes extraordinarios. • Determinar cuantos periodo de evaluación extraordinarios se aplican por ciclo escolar. • Ingresar a SesXXI y por cada Departamento Académico agregar su sistema de evaluación las claves de

evaluación Tipo datos en el aspecto de calificaciones para registrar los resultados de los exámenes extraordinarios que se apliquen.

• Ingresar al módulo de Evaluaciones y registrar por Ciclo escolar y Departamento las claves de las evaluaciones que corresponden al Final ordinario y a los periodos de extraordinarios.

Documentación necesaria : Calendario de exámenes extraordinarios del ciclo vigente.


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Programación de Exámenes : El objetivo de este módulo es registrar la calendarización de los exámenes extraordinarios que se ofrecerán en cada uno de los periodos extraordinarios. Procedimiento para programar exámenes extraordinarios : Para programar exámenes extraordinarios ingrese al módulo de Programación de exámenes y en la forma indique el ciclo escolar, el departamento académico que ofrece el examen y la clave de la asignatura que corresponde al examen. Indique el No. de Examen extraordinario para esa asignatura en el periodo extraordinario. Por ejemplo si es la primera vez que se ofrece examen extraordinario para esa asignatura, indique 1 en el campo No. de Examen. También especifique la Fecha, Hora y Aula en que se efectuará el examen y si aplica en el Plantel capture los datos : Libro, Folio y Páginas. Finalmente seleccione al o los responsables del examen que programa y pulse el botón de Grabación. Actividades :

• Registre exámenes extraordinarios en base al calendario de exámenes del Departamento académico. • Imprima un listado de exámenes extraordinarios programados por departamento.

Documentación necesaria : Calendario de exámenes extraordinarios del ciclo vigente.

Solicitud de Exámenes La Solicitud de exámenes consiste en capturar que a los alumnos que aplicarán cada examen programado. Procedimiento para registrar un examinado :

• Ingrese al módulo de solicitud de examen. • Especifique el ciclo escolar, el departamento y el no. del examen. • Seleccione la asignatura y pulse el botón del rayito para visualizar a los examinados registrados

previamente. • Capture a los nuevos examinados escribiendo su matrícula o pulsando F9 en la columna matrícula de

la rejilla para pedir ayuda. • Pulse el Botón Aceptar cuando termine su captura.

Recomendación : Si desea registrar automáticamente todos los alumnos que no han acreditado la asignatura, pulse el botón “Cargar alumnos” Si desea imprimir una lista con los alumnos que solicitaron examen, imprima desde actas extraordinarias una acta sin calificaciones.


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Actividades :

• Analice la lista de alumnos reprobados y seleccione una asignatura para practicar. • Programe el examen extraordinario para la asignatura seleccionada. • Escoja de la lista de los alumnos reprobados en esta asignatura, alumnos que soliciten el examen. • En la columna No. de examen se indica que oportunidad de extraordinario para esta asignatura va el

alumno. Documentación : - Calendario de exámenes extraordinarios. - Concentrados de calificaciones finales. - Listados de alumnos reprobados. Registrar Resultados : En este módulo se registran los resultados de los exámenes extraordinarios que se aplicaron. El procedimiento de registro de resultados es sencillo :

• Ingrese al módulo de registro de resultados del periodo extraordinario. • Especifique el ciclo escolar, el departamento y el no. del examen. • Seleccione la asignatura, el orden de captura y pulse el botón del rayito para visualizar a los

examinados registrados. • Capture a los resultados del examen para los alumnos mostrados • Pulse el Botón Aceptar cuando termine su captura.

Actividades :

• Practique la captura de resultados extraordinarios para los examenes programados. Documentos : Actas de exámenes extraordinarios. Actas Extraordinarias : El módulo de actas extraordinarias opera de la misma manera que el módulo de actas ordinarias con diferencia en la fuente de datos. Las actas ordinarias imprimen los alumnos de un grupo que cursan la asignatura en el periodo regular de clases. Las actas extraordinarias presentan alumnos que solicitaron el examen de recuperación de una asignatura. Si desea personalizar el archivo de diseño del reporte de actas extraordinarias, edite en el generador de reportes y formas el archivo SES2842G.QR2


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Para mayor información sobre la impresión de actas, consulte el módulo de actas ordinarias. Implantación del módulo de Historia : El módulo de Historia de ServoEscolar XXI agrupa a un conjunto de procesos y reportes que resumen la información académica por alumno en varios ciclos escolares. El módulo de historia permite conocer que alumnos integran las generaciones de egresados, los kardex, la situación académica de un alumno en una carrera y ofrece el módulo de revalidación de asignaturas cursadas en otro Plantel. El módulo de Historia es la cereza del pastel. Llegar a la implantación del módulo de historia en ServoEscolar XXI significa que sus procesos académicos ordinarios y extraordinarios han sido definidos correctamente y se encuentran funcionando. Generaciones : Consiste en un módulo de consulta, donde puede enlistar los alumnos que integran las distintas generaciones de alumnos egresadas de los ciclos escolares ya procesados con ServoEscolar XXI. Para un mejor conocimiento de este módulo explore la opción Generaciones dentro del banco de Historia de SesXXI. Revalidaciones : El proceso de revalidaciones consiste en incorporar al sistema calificaciones acreditadas por el alumno en otra Institución educativa. El proceso de revalidación consta de 3 etapas :

• Definir en que aspecto y evaluación se grabarán las calificaciones de revalidación. • Especificar para que Sección y para que Plan de estudios el alumno revalida sus calificaciones. • Capturar la asignatura y la calificación con que será revalidada.

Constancias : Este módulo se especializa en la impresión de Constancia de estudios con calificaciones registradas en uno o más ciclos escolares y en la impresión de certificados de estudios parciales y totales. El diseño del reporte que define la impresión de la Constancia o del Cerificado de estudios puede ser modificado desde el generador de reportes y formas de ServoEscolar XXI. Se incluyen de fábrica algunos modelos de los reportes mencionados : CONSTAN.QR2 Constancia con Calificaciones CERTIFI.QR2 Certificado de Estudios


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Ambos reportes se encuentran en el directorio de reportes de SesXXI. Si desea personalizar alguno de los reportes anteriores, recuerde grabarlo con otro nombre y posteriormente modificar el nuevo archivo del reporte. Procedimiento para imprimir una constancia o un certificado :

• Ingrese al módulo de Constancias del módulo de Historia.

• En el campo Archivo del documento, escriba el nombre del reporte que contiene el diseño de su constancia o certificado.

• Seleccione la Sección a la que pertenecen los estudios del alumno. • Seleccione el plan de estudios cursado por el alumno. • Indique la vía de impresión por alumno o por grupo e indique el rango de valores de alumnos a

imprimir. • Indique la fecha de impresión del documento y finalmente el rango de grados que desea imprimir. • Seleccione la salida del reporte pulsado el botón : Preliminar o Impresora.

Recomendaciones : Si desea imprimir una constancia de calificaciones solo para el ultimo año o semestre cursado por el alumno, indique en los campos Del Grado al Grado el año o semestre que desea imprimir. Kardex Un Kardex de calificaciones reporta los resultados del alumno desde el primer grado hasta el ultimo grado cursado. Conceptualmente un Kardex es una boleta de calificaciones para todos los grados cursados por un alumno en una Sección. Los Kardex se diseñan por Sección y por Plan de estudios y al imprimir se especifica de que grado a que grado serán impresos para cada alumno. El archivo de plantilla gráfica para la impresión del Kardex es KARDEX.QR2 El diseño de una Kardex es muy semejante al de una Boleta, con la diferencia de que debe definir una rejilla por cada grado que integre el Plan de estudios. Para más información sobre la operación de este módulo consulte la sección Boletas de este manual.


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Auditoría A nivel universitario este reporte es de gran utilidad para conocer la situación académica de cada alumno. El Reporte de Auditoría Académica se diseñó para presentar las calificaciones aprobatorias y reprobatorias que un alumno ha obtenido durante el curso de sus estudios en una Sección. En este mismo reporte se hace referencia a la seriación de asignaturas, donde podrán ver en forma clara si el alumno ha cumplido con los requisitos de seriación especificados en el plan de estudios de la carrera del alumno. ServoEscolar incluye el reporte diseñado de fábrica : AUDITORI.QR2 para imprimir informes de auditoria académica. Al igual que los diseños de reportes anteriores este archivo puede ser personalizado, grabando una copia con otro nombre y editando el nuevo archivo en el generador de reportes y formas. Procedimiento de Impresión :

• Ingrese al módulo Auditoría del menú Historia. • Seleccione el nombre del archivo de diseño de su reporte de auditoría. • Seleccione la Sección a la que pertenecen los estudios del alumno. • Seleccione el plan de estudios cursado por el alumno. • Indique la vía de impresión por alumno o por grupo e indique el rango de valores de alumnos a

imprimir. • Indique la fecha de impresión del documento y finalmente el rango de grados que desea imprimir. • Seleccione la salida del reporte pulsado el botón : Preliminar o Impresora.


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Implantación del Módulo de Administración El módulo Administrativo de ServoEscolar XXI tiene como objetivo general automatizar los procesos administrativos relacionados con el Control de Ingresos y el control de Cobranza. El módulo administrativo de SesXXI no es sistema contable, ni sistema de bancos, ni una Nómina. El módulo módulo administrativo de ServoEscolar XXI puede definirse como un sistema de control de ingresos y control de cartera diseñado para operar en Planteles Educativos. Si escogemos el mejor paquete de cartera del mercado y lo implantamos en una Escuela, en la práctica observaremos que no se adapta en su totalidad debido a la diversidad de procesos especiales y excepciones que se manejan en una Escuela. La ruta de implantación de ServoEscolar XXI indica la secuencia en que deben implementarse los módulos relacionados con los procesos administrativos. Todo parte de la definición de Formas de pago, Conceptos de Cobro, becas y descuentos. Posteriormente se automatiza la operación de la caja del plantel mediante el módulo de registro de Ingresos y finalmente se imprimen los reportes de ingresos, adeudos y auxiliares disponibles en el sistema. Definir Formas de Pago. ServoEscolar XXI agrupa los ingresos percibidos en el plantel por Forma de pago. Debe definirse un catálogo con las formas de pago más frecuentes con que se pagan las Inscripciones, Colegiaturas y otros servicios prestados en el Plantel. Ejemplos de formas de pago son :

• Efectivo • Cheque • Tarjeta de Crédito • Depósito bancario • Etc...

Actividades :

• Enliste las formas de pago usadas en el Plantel. • Codifique las formas de pago enlistadas en el punto anterior. • Ingrese al módulo Formas de pago del menú de Administración. • Registre la formas de pago codificadas.

Documentación Requerida: - Reportes de ingresos - Pólizas de ingresos


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Definir Parámetros Financieros : En los parámetros financieros se definen las características operativas que tendrá el módulo de Control de Ingresos y Cobranza. Para establecer tales parámetros, seleccione la opción Parámetros Financieros del menú Parámetros en Administración. Los parámetros disponibles son : Forma de pago más frecuente : Seleccione en este combo la forma de pago que se presenta con más frecuencia cuando se reciben pagos en la caja del Plantel. Registrar pagos por familia : Al seleccionar esta opción se indica que los pagos se harán por familia, llamando siempre al hermano mayor, cada vez que se vayan a registrar pagos. Por defecto el sistema no selecciona esta opción, lo que significa que los pagos serán hechos por alumno. Imprimir recibos en Línea : Para imprimir un recibo inmediatamente después de registrar un pago en la caja del Colegio, seleccione esta opción. Si el Plantel no siempre imprime recibos, puede apagar esta opción y pulsar en la ventana de registro de ingresos el botón Recibo y así imprimir el recibo cuando eventualmente lo requiera. Cerrar forma de recibos después de imprimir : Al seleccionar esta opción se evita pulsar el botón Cerrar después de imprimir el Recibo. Considerar pagos : Cuando se imprime un recibo, el sistema toma todos los pagos registrados del alumno durante el día y los conceptos cubiertos son vaciados a la forma de impresión del recibo. Bajo esta manera de operar si un alumno hace más de un pago al día, al imprimir el recibo del segundo pago, en la forma del recibos pagos presenta todos los pagos recibidos ese día. Este parámetro sirve para definir hasta cuando tiempo atrás pueden buscar pagos del alumno en ese mismo día. Los valores disponibles para este parámetro son :

• Todo el día • Última hora • Últimos 30 minutos • Últimos 15 minutos • Últimos 5 minutos


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Recomendación : El supervisor del sistema podrá calibrar el comportamiento de este parámetro como mejor le convenga al operador de la caja del Plantel. En condiciones de mucha incidencia de pagos de alumnos el mismo día puede ajustar este parámetro a la opción últimos 5 minutos. Password para condonar : Para proteger que la operación de condonaciones solo se realice por personal autorizado o bajo conocimiento del Responsable Administrativo, ServoEscolar XXI le permite proteger esta operación con un Password escrito en este campo. Password para corregir : Para proteger que la operación de corrección y reversa de pagos aplicados se realice por personal autorizado o bajo conocimiento del Responsable administrativo, ServoEscolar XXI le permite proteger esta operación con un Password escrito en este campo. Color de las columnas en Conceptos de Cobro : En esta rejilla se pueden especificar colores para identificar mejor los datos que componen la definición de los conceptos de cobro. Con colores diferentes se propone distinguir los datos de Cargos, descuentos y Recargos. Color de las columnas de becas y Descuentos : En esta rejilla se pueden especificar colores para identificar mejor los datos que componen la definición de las becas y descuentos. Con colores diferentes se propone distinguir los parámetros asociados con los Cargos, descuentos y Recargos. Longitud del folio de fichas : Si adquirió SesBancos, el módulo de conexión con su banco, en este campo se especifica la longitud del folio para la impresión de las fichas. Una vez ingresados los parámetros anteriores, el módulo administrativo es configurado al comportamiento que desea en su plantel. Pulse el botón Aceptar para grabar los cambios y el botón X para cerrar la forma.


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Definir y Asignar Conceptos de Cobro : Un factor importante para la operación eficiente del módulo administrativo de ServoEscolar XXI es la correcta definición y estructuración de los Conceptos de Cobro. Para aplicar cobros a los alumnos, de deben realizar dos procesos : Definir los conceptos de cobro y Asignar los conceptos de cobro. Definir Conceptos de Cobro : Un Concepto de cobro es una serie de cargos que se aplican al alumno por durante el transcurso del periodo de clases. Los conceptos de cobro corresponden a cargos por servicios prestados y compromisos adquiridos por los alumnos. Ejemplos de conceptos de cobro pueden ser :

• Inscripción • Cuota de Padres de Familia • Seguro Escolar • Fideicomiso de becas • Colegiaturas • Transporte • etc...

Un concepto de cobro se integra por un grupo de subconceptos de cobro. Cada subconcepto define las características del cargo que será aplicado al alumno. Los conceptos de cobro se definen siempre dentro de un ciclo administrativo. Los componentes de un subconcepto son :

• Fecha del cargo • Clave del subconcepto • Descripción del subconcepto • Importe normal del subconcepto • Importe del descuento por pronto pago • Fecha limite para aplicar el descuento por pronto pago • Tipo del recargo • Importe del recargo • Fecha vence ( ultimo día para pagar sin recargo ) • Frecuencia • Dias • Recargo máximo • IVA cargo • IVA Recargo • Condicionar Cargo • Nota


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De los parámetros anteriores merecen especial atención los siguientes : Tipo de recargo En este parámetro se selecciona la manera de calcular el recargo. Los Tipos disponibles son :

• Cantidad • Porcentaje • Tasa mensual • Tasa anual

En cantidad, significa que el recargo será determinado por una cantidad fija especificada en el dato recargo. En porcentaje, significa que el recargo será determinado por un porcentaje del importe normal del concepto de cobro. El porcentaje es capturado en el dato recargo. Tasa mensual, significa que el recargo será calculado usando la fórmula de interés simple mensual : ( Importe del subconcepto * Tasa * Dias de mora ) / 30 En este caso la tasa es especificada en la columna Recargo. Tasa anual, significa que el recargo será calculado usando la fórmula de interés simple anual : ( Importe del subconcepto * Tasa * Dias de mora ) / 360 En este caso la tasa es especificada en la columna Recargo. Frecuencia Indica con que frecuencia el recargo será acumulado. Las frecuencias válidas son :

• Unico Una sola vez • Cada n dias Cada 5 dias • Cada dia n natural Cada dia 15 • Cada dia n hábil Cada día 15 o hábil siguiente.

Dias Este parámetro trabaja en conjunto con el dato frecuencia para especificar cada cuantos días el recargo será aplicado o el día n natural o hábil en que se desea aplicar el recargo. Condicionar Cargo Este campo permite aplicar el cargo al alumno solo si su fecha de inscripción es menor a la fecha de programación del cargo. Esta característica automatiza la eliminación de cargos previos en los casos de inscripciones tardías. Actividades : § Determinar los conceptos de cobro aplicados por Sección. § Organizar los conceptos en estructuras de conceptos y subconceptos y definir los códigos de los conceptos

de cobro. § Definir los parámetros de cada subconcepto de cobro. § Ingresar a ServoEscolar XXI, Administración | Conceptos de Cobro | Registrar y capturar los conceptos de

cobro. § Imprimir un listado de conceptos de cobro


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Documentación necesaria : Tarifas de Inscripciones, colegiaturas y otros cobros aplicados por Sección. Asignar Conceptos de Cobro : Para que un concepto de cobro se aplique a los alumnos, debe de asignarse. Existen cuatro tipos de asignación de conceptos de cobro : § Asignación por Sección § Asignación por Sección y Grado § Asignación por Grupo § Asignación por Alumno. ServoEscolar XXI maneja un esquema piramidal para la asignación de conceptos de cobro. Si un Concepto de cobro es asignado por Sección, significa que todos los alumnos inscritos en esa Sección recibirán los cargos de ese concepto. Cuando se manejan diferentes tarifas de colegiaturas por Sección, esta es la vía de asignación más conveniente. Al asignar un Concepto por Sección y Grado el conjunto de alumnos afectados por el concepto se reduce a los alumnos inscritos en el grado y sección especificada. Por ejemplo : Si desea asignar un cargo por Concepto de Gastos de Graduación a los alumnos de Tercer año de Secundaria, puede asignarse el concepto de cobro por Sección y Grado. Existe también la posibilidad de asignar conceptos de cobro por Grupo. Este tipo de asignación se usa cuando se requiere aplicar cargos a todos los alumnos inscritos en un Grupo. Para personalizar los cargos que se deben aplicar a un alumno, utilice la asignación de conceptos de cobro por alumno. Asignación y Cancelación de conceptos de cobro. Para asignar un concepto de cobro se debe agregar un movimiento tipo Asignación. En el movimiento se especifica el concepto de cobro que será asignado al conjunto de alumnos. En ocasiones ocupará liberar a un conjunto de alumnos de un concepto de cobro previamente asignado. En este caso procede agregar un movimiento de cancelación asignado al conjunto de alumnos afectados. El resultado de los movimientos de asignación y cancelación de conceptos de cobro dan como resultados el conjunto de conceptos de cobro que forman el estado de cobranza de un ciclo escolar. Por ejemplo : Un concepto de cobro asignado por Sección, puede ser cancelado por Alumno y posteriormente asignar por alumno otro concepto de cobro que lo sustituya. Los movimientos de asignación y cancelación de conceptos de cobro siempre usan como referencia el Ciclo Escolar para facilitar la localización de los alumnos afectados con estos movimientos.


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Actividades : • Determine como se asignan a los alumnos los conceptos de cobro e identifique algunos ejemplos. • Ingrese a ServoEscolar XXI a la opción “Asignar conceptos” del menú Conceptos de Cobro y agregue

los movimientos de asignación que corresponda a sus conceptos de cobro. Documentación necesaria : - Tarifas de Inscripciones, colegiaturas y otros cobros aplicados por Sección. - Tarjetas de Pago o reportes de cargos donde se observe los cobros aplicados a los alumnos.

Definir SuperConceptos : Un Superconcepto es un conjunto de subconceptos agrupados para acumular cifras de ingresos y adeudos. Para facilitar la operación del sistema y simplificar la generación de informes de ingresos y cobranzas ServoEscolar XXI implementa el manejo de superconceptos. El uso principal de los superconceptos es la agrupación de subconceptos para acumular cifras de ingresos y adeudos. Si su sistema cuenta con conexión con Bancos, los superconceptos sirven para agrupar los subconceptos por pagar en cada ficha de deposito. Los superconceptos se definen cada ciclo escolar usando una clave única y representativa. La fecha base del superconcepto se usa para ordenar cronológicamente los superconceptos en el tiempo. Ejemplos de agrupación en Superconceptos : Clave Descripción Concepto SubConcepto Descripción INS INSCRIPCIÓN IK INS INSCRIPCIÓN KINDER

IP INS INSCRIPCIÓN PRIMARIA IS INS INSCRIPCIÓN SECUNDARIA

DIV DIVERSOS CPF CPF COUTA DE PADRES DE FAMILIA SEG SEG SEGURO ESCOLAR FIM FIM FIDEICOMISO DE BECAS SEP SEPTIEMBRE CK SEP COL. KINDER SEPTIEMBRE CP SEP COL. PRIMARIA SEPTIEMBRE CS SEP COL. SECUNDARIA SEPTIEMBRE Actividades : § Analice sus conceptos de cobro actuales y determine en que superconceptos de cobro le sería útil

agruparlos en el ciclo administrativo vigente. § Asigne una clave y especifique una fecha base, a cada superconcepto.


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§ Ingrese a ServoEscolar XXI a la opción Superconceptos dentro de Conceptos de Cobro y registre sus superconceptos en el ciclo administrativo vigente.

Documentación Requerida : Reportes de ingresos y cobranza actuales. Definir y Asignar Becas y Descuentos : Para otorgar una beca a un Alumno, de deben realizar dos procesos : Definir el tipo de beca y Asignar la beca al alumno. Definir Becas y descuentos : Una beca o descuento reduce parcial o totalmente el importe de los cargos programados en los concepto de cobro. La beca o descuento depende de un concepto de cobro base el cual será reducido por el monto de la beca o descuento. Internamente ServoEscolar XXI aplica la beca como un abono al concepto de cobro base y la diferencia resultante es el cargo neto que se aplica al alumno : Cargo neto = Cargo del concepto – Abono por Beca El monto del descuento de la beca puede definirse en cantidad o en porcentaje. La definición de becas más frecuente se establece en porcentajes. Sin embargo, hay ocasiones en la que la cantidad a pagar después de beca, no corresponde a un porcentaje exacto. En esta circunstancia se define una beca en cantidad para especificar el monto exacto del descuento que se desea aplicar. Componentes de una Beca :

• Ciclo administrativo • Clave • Descripción • Concepto Base • Descontar en ( cantidad o porcentaje ) • Descuento al cargo • Descuento al descuento por pronto pago. • Descuento al recargo

La clave y la descripción sirven para identificar la beca que registra. Codifique las becas con claves fáciles de distinguir y clasificar por rangos. Por ejemplo : BSI050, puede representar una beca Interna en secundaria del 50 %. El concepto base corresponde al concepto de cobro que será afectado con la beca que define. Observe que después de seleccionar el concepto base, la rejilla de captura de la beca presenta los subconceptos del concepto base. En “Descontar en”, especifique si la Beca o descuento será aplicado en cantidad o en porcentaje.


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En la rejilla de captura de la beca, se especifica por subconcepto el monto de la beca en cantidad o porcentaje que afectará al cargo, al descuento por pronto pago y al recargo programado. Actividades :

• Determine los tipos de becas que se otorgan por Sección en el ciclo escolar vigente. • Codifique los tipos de becas y determine su concepto de cobro base. • Ingrese a ServoEscolar XXI a la opción Definir Becas dentro del Módulo de Becas y descuentos y

registre su relación de becas por sección. Documentación necesaria : Relación de alumnos becados por sección. Asignación de becas y descuentos : El proceso de asignación de becas y descuentos se usa para otorgar becas a los alumnos. Antes de iniciar el proceso de asignación se deben determinar las Instituciones que pueden becar a un alumno en el Plantel y los Tipos de Becas para su clasificación. Ejemplos de Instituciones pueden ser : SEP Secretaría de Educación Pública COBACH Colegio de Bachilleres UNAM Universidad Nacional Autónoma de México COLEGIO El mismo Colegio puede otorgar Becas Etc... Ejemplos de Tipos de Becas pueden ser : OFICIAL Otorgada por una Institución de Gobierno. INTERNA Otorgada por el Colegio a alumnos sin relación con el Plantel. PRESTAC Otorgada por el Colegio a Hijos de Trabajadores del Plantel Una vez que se definen las Instituciones y tipos de Becas se pueden otorgar Becas a los alumnos. Procedimiento para otorgar becas : Seleccione la opción Asignar becas dentro de Becas y Descuentos. A diferencia de los conceptos de cobro, las becas por lo general se asignan por alumno. Indique el ciclo escolar donde esta inscrito el alumno que beca. En asignar por, seleccione por matricula y proporcione la matrícula del alumno que beca. Pulse el botón + para agregar un movimiento de asignación de beca. En el campo beca, seleccione la clave de la Beca que otorga. En Fecha en que se otorga, escriba la fecha del oficio de autorización de la beca si es una beca oficial o le fecha en que internamente se otorgó en el Plantel.


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La Fecha en que inicia, indica le fecha en que le beca entra en vigor. Todos los subconceptos de cobro con fecha de cargo igual o mayor a este fecha serán afectados por la Beca. La Fecha en que termina, por lo general se deja en blanco. Solo se usa cuando se le retira una beca a un alumno antes de que concluya el ciclo escolar. En Operación, seleccione en este campo, Asignar. En Institución, seleccione la Institución que autoriza la Beca. Tipo de beca, seleccione el tipo de beca que otorga. Clave de Personal, este campo es un campo de referencia para relacionar las becas de prestación con el trabajador pariente del becado. En Observaciones, puede escribir comentarios o notas sobre la beca que otorga. Actividades :

• Determine que Instituciones pueden becar alumnos en el Plantel. • Determine que tipos de becas se otorgan en el Plantel. • Ingrese a SesXXI y en la opción Asignar Becas para registrar Las Instituciones y Los Tipos de Becas. • De su lista de alumnos becados, tome algunos modelos y registre algunas becas.

Documentos necesarios : - Relación de alumnos becados por sección. - Listados de becas por Tipo o categoría. Observaciones : Cuando un alumno es becado por una empresa u organización y este entrega al alumno un cheque para que pague en el Colegio, administrativamente hablando el alumno no esta becado. Ya que la escuela percibe ingresos normales por el alumno.

Registro de Ingresos Una vez definidos y asignados con los conceptos de cobro y las becas y descuentos estamos listos para registrar pagos. El módulo de registro de ingresos de ServoEscolar XXI se diseñó para la recepción de pagos e impresión de recibos. El cajero del Plantel es el usuario principal del módulo de registro de ingresos. Si se reciben Pagos en la caja del Plantel, el cajero debe operar eficientemente las funciones de este módulo para ofrecer una atención rápida y efectiva a las personas que hagan sus pagos. Las funciones que el cajero debe dominar son :


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§ Localización de alumnos. § Consulta del saldos. § Consulta de los datos generales del alumno. § Registrar Pagos. § Manejo de condonaciones. § Correcciones y Reversas. § Impresión de recibos. § Asignación de Conceptos. § Asignación de Becas. Localización de alumnos : Al costado derecho del campo matrícula está el botón ... Pulse este botón, se muestra una forma especializada en la búsqueda de alumnos. Escriba los apellidos del alumno que busca y observe los alumnos que presente al escribir el nombre. De ser necesario use las fechas arriba y abajo para localizar al alumno. Una vez ubicado al alumno, pulse el botón Aceptar. ServoEscolar XXI presenta automáticamente los saldos último ciclo administrativo del alumno. Consulta de Saldos : Si desea consultar saldos de otros ciclos escolares, pulse el botón Lupa ubicado a la derecha del combo Ciclo Escolar. Este presentará un Resumen de saldos de todos los ciclos administrativos en que el alumno se ha inscrito. Para operar datos de un ciclo distinto, seleccione le ciclo que desea del combo Ciclo Escolar. Los saldos individuales de cada subconcepto se presentan en la rejilla de la forma. El saldo total actual del alumno en el ciclo escolar, se presenta en la parte inferior izquierda de la forma de registro de ingresos. Consulta de Datos generales de los Alumnos : Eventualmente el cajero puede requierir algún dato del alumno. Por tal motivo ServoEscolar XXI, incluye la función F2 desde la rejilla de pagos del alumno. Registrar Pagos : Para aplicar Pagos a los alumnos, seleccione el alumno y ciclo escolar. Y pulse el botón Pagar o la función F4. El sistema presenta la forma de registro de pagos. Proporcione la fecha de Pago, Seleccione la Forma del Pago y si requiere referencia, captura la referencia del pago, que puede ser el Banco y Número del Cheque. En la rejilla de pagos, seleccione el Concepto de Cobro, el subconcepto y el importe que paga. El sistema presenta de manera automática el Concepto y Subconcepto de cobro más vencido; sin embago puede cambiarse explícitamente seleccionando otro concepto y subconcepto que desee pagar antes.


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El Importe del pago por defecto es el total del adeudo en ese subconcepto. Para registrar pagos parciales, solo cambie el importe por la abono que paga. Si desea registrar un pago más, pulse F12 en la columa “Su Pago” de esta manera se inserta un nuevo registro para aplicar un pago más. Una vez especificados en la rejilla los pagos que desea aplicar pulse el botón Aceptar. El sistema aplica los pagos y regrese al estado de cobranza del alumno, mostrando las cifras actualizadas después de pagar. Manejo de Condonaciones : Una condonación es una operación de ajuste al cargo o al recargo. La condonación puede usarse para reducir parcial o totalmente el recargo a pagar. También la condonación puede reducir o eliminar totalmente el importe del cargo principal del concepto de cobro. Al registrar una condonación debe de especificarse el Concepto de Cobro y Subconcepto que será modificado. La fecha en que se aplicará la condonación. Esta fecha debe de ser menor o igual a la fecha del pago al subconcepto que condona. Los importes de la condonación se especifican en Condonación al Cargo, y Condonación al Recargo. Estos importes son las cantidades finales que se le cobrarán al alumno. Y en el campo autorizó es importante indican quién autoriza la operación de Condonación. Finalmente grabe la condonación. Para conocer que condonaciones se han aplicado en un periodo de tiempo. Dentro de Reportes auxiliares existe una Reporte de Condonaciones. Si desea eliminar una condonación registrada previamente, En la rejilla de cobranza del alumno, seleccione el subconcepto y pulse el botón Condonación, observe que uno de los botones de la forma de condonación es “Borrar Condonación”, púlselo y confirme el borrado. Correcciones y Reversas : Para corregir un pago ya registrado, seleccione en la rejilla de cobranza el alumno, el botón Corregir. En esta forma puede corregir cualquier dato relacionado un pago. Sus importes, referencia, la fecha del pago, etc... Para eliminar o dar reversa a un pago aplicado, pulse el botón “Borrar Pago” Impresión de recibos : Para imprimir un recibo de pagos, registre el pago normalmente y pulse el botón recibo. El sistema presenta la forma de impresión de recibo de acuerdo al formato del recibo : Resumido o detallado. En el campo diseño del recibo se proporciona el nombre del archivo de diseño del recibo. Este puede ser en formato TXT o QR2. dependiendo del Tipo de Impresión Texto o Gráfico.


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En el directorio de Reportes de SesXXI, se incluyen formatos de recibos TXT y QR2 de recibos resumidos o detallados. Estos diseños contienen los datos usados frecuentemente en las Escuelas. Para personalizar las posiciones de impresión de un recibo, edite el archivo TXT en el portapapeles o en el Diseñador de Reportes y Formas de SesXXI. Los archivos de diseño incluidos son : RECIBO1D.TXT Recibo Consolidado en formato Texto RECIBO2D.TXT Recibo Detallado en formato Texto Antes de modificar el formato, copie el archivo de diseño original con otro nombre y proceda a personalizarlo. Para imprimir recibos Texto, debe de seleccionar en archivo de diseño un modelo de recibo en formato .TXT, la impresora debe ser “Genérica Solo texto” y en Tipo de Impresión seleccione Texto o Puerto. Asignación de Conceptos. Si el cajero requiere asignar o modificar los conceptos de cobro de un alumno, solo debe de seleccionar la matrícula y ciclo del alumno. Y pulsar CTR-F4 para tener acceso a la forma de asignación de conceptos de cobro del alumno. Asignación de Becas. Si el cajero requiere asignar o modificar las becas o descuentos de un alumno, solo debe de seleccionar la matrícula y ciclo del alumno. Y pulsar CTR-F6 para tener acceso a la forma de asignación de becas y descuentos por alumno. Conexión con bancos : Éxito Software ofrece interface SesBancos para conectar ServoEscolar XXI al banco del Plantel. Este módulo está disponible para las versiones Plus y AE, y se adquiere por separado. El procedimiento para implementar la conexión con el banco, independiente de la Institución Bancaria que se trate, es la siguiente :

• Definir Parámetros de Conexión • Programar Ciclos y Recibos • Imprimir Fichas • Recibir movimientos

Definir Parámetros de conexión : En esta opción se definen los parámetros técnicos y parámetros particulares de cada banco. Se definen los datos del contrato, los directorios de datos y de archivos de movimientos del banco, y las características de armado de la referencia del pago. Para más detalles sobre los parámetros particulares de cada banco, consulte el manual de Sesbancos. Programar Ciclos y Fichas :


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Programar ciclos, consiste en asignar un número de 4 digitos máximo a cada ciclo administrativo que sea procesado via banco. La Clave del ciclo es un componente de la referencia de pago y sirve para identificar a que ciclo administrativo pertenece la ficha de deposito que se proceso en el banco. Programación de Fichas, consiste en numerar por cada Ciclo administrativo y Sección las fichas que serán emitidas cada periodo escolar. Cada ficha se identifica por un número de Pago y comprende un Superconcepto que contiene los suboconceptos que el alumno debe cubrir y las fechas de vencimiento aplicables. Imprimir fichas : Esta opción se usar para generar los tirajes impresos de las fichas de depósito. La impresión de programa en rangos secuenciales Del pago al pago y puede hacerse para un alumno a para un rango de alumnos de un Grupo. Recepción de Movimientos : Todos los bancos generan archivos de movimientos con los pagos recibidos en un dia. Este archivo se obtiene, mediante un programa de consulta instalado por el personal del banco. La recepción de movimientos consiste en un proceso que recibe el archivo de movimientos. Sesbancos, lee cada registro y lo traduce un abonos a pagos de alumnos dentro de ServoEscolar XXI. Después de procesar el archivo de movimientos, puede imprimir el reporte de ingreso diario para revisar que alumnos pagaron.

Reportes Administrativos : ServoEscolar XXI incluye cinco grupos de reportes administrativos :

• Reportes de Ingresos • Reportes de Adeudos • Reportes auxiliares • Fichas de deposito • Pólizas de ingresos

Los Reportes de Ingresos se especializan en reportar cifras de ingresos en diferentes presentaciones : Por Alumno, Por Grupo, Por Sección, Por familia, Ingreso diario, Resumen de ingresos y Recibos de pagos ya cubiertos. Los Reportes de Adeudos, informan los adeudos desde diferentes perspectivas : Por alumno, Por Grupo, Por Sección, Por Familia e incluye la generación de recordatorios de pago. En Reportes auxiliares se agrupan los reportes de cargos, condonaciones, Estados de cuenta y análisis de becas. Fichas de deposito, se utilizan para la programación e impresión de fichas de deposito. Si su sistema no cuenta con SesBancos, las referencias de pago requeridas por el banco no podrán ser impresas.


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Pólizas de ingresos, incluye los procesos para definir e imprimir las Polizas de ingresos del día. Para más información sobre el manejo de estos reportes, consulte el manual del sistema y explore en ServoEscolar XXI los reportes de su interés.


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Anexo I Cuestionario de Análisis del Plantel Parte I.- Plantel :

1. Que servicios educativos presta el Plantel. Ejemplos : Kinder, Primaria, Secundaria, Preparatoria, Carreras técnicas, Idiomas, Carreras, Etc.…

2. De cuántos grados consta cada Sección. 3. A que dependencia está incorporada cada Sección. 4. Cuántos grupos se ofrecen en cada sección. 5. Como son los periodos de clase por sección. Ejemplo Anuales, Semestrales, Trimestrales, etc.… 6. En que departamentos se divide operativamente al personal del Plantel. Ejemplo : Directivos,

Administración, Escolar, etc.… 7. Que puestos se desempeñan en el Plantel. Ejemplo : Docente, Director, Cajera, etc.…

Parte II.- Alumnos

1. Que documentación se pide al inscribir a los alumnos. 2. Como asignan la matrícula a los alumnos a inscribir. 3. Que reportes requieren con los datos de los alumnos. Ejemplo : Directorios, Reportes de Edades, etc.

Parte II.- Control Escolar

1. Como se asignan las materias que llevará cada alumno en un periodo de clases. 2. Que materias lleva cada grado de cada sección. ( Identificar las oficiales y las internas. 3. De cuántas aulas dispone el Plantel para sus clases y de que manera las identifica. 4. Manejan Horarios de clases por grupo o Maestro. En caso afirmativo pedir una muestra. 5. Que Datos académicos reportan los maestros a Escolar después de aplicar una evaluación. Por

ejemplo, Calificaciones, Faltas, Retardos, etc... 6. Como aplican las evaluaciones durante el transcurso de un Ciclo Escolar. Bimestres, Parciales,

Exámenes mensuales, etc.… 7. Que reportes escolares requieren emitir. Ejemplo : Listas, Boletas, Concentrados, Etc.… Si es posible,

obtener una muestra de cada reporte. Parte III.- Administración.

1. Cuántas tarifas de colegiaturas se aplican actualmente. 2. Si aplican recargos, que políticas usan. 3. Que tipos de Becas ofrecen al alumnado. 4. Aplican alguna clase de descuentos especiales. 5. En que formas de pago recibe sus ingresos el Plantel. Efectivo, Cheque, etc.… 6. Que otros ingresos además de colegiaturas le gustaría controlar con su sistema. 7. Reciben pagos directos en el Banco, ( ¿en que bancos? )


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ANEXO II

Agenda de Capacitación : Exito Software ofrece cursos de capacitación dirigidos a usuarios de ServoEscolar XXI. Los cursos son impartidos en forma práctica por Instructores Certificados por Exito Software con conocimiento de las necesidades escolares y con experiencia en ServoEscolar XXI. La duración del curso es de 30 Hrs. Impartidas en forma intensiva durante 4 días en su Plantel. Contenido del Curso : Objetivo : Personalizar ServoEscolar XXI a las necesidades del Plantel y entrenar al personal que operará el sistema en las funciones académicas y administrativas. Temario : Módulo I.- Plantel Definir Ciclos Escolares 0.5 Definir Departamentos y Secciones 0.5 Registrar Grupos por Sección 0.5 Registrar Planes de estudio 2.0 Registrar Datos del Personal 1.0 Registrar Aulas 0.5 Total : 5.0 Hrs Documentación necesaria : • Calendarios de Clases por Sección • Datos generales de cada Sección : Nombre, Clave de Inc. Director, etc… • Relación de grupos abiertos por Sección • Planes de Estudios y Relación de Asignaturas por Plan • Datos generales del personal • Relación de Aulas e instalaciones del Plantel. Módulo II.- Alumnos : Definir documentación por grado y Sección 0.5 Proceso de Inscripciones 1.5 Módulo de consultas y Reportes de Alumnos 0.5 Expedientes de Alumnos 0.5 Módulo de Familias 0.5 Total : 3.0 Hrs. Documentación necesaria : • Requisitos de inscripción ( Documentos que piden al inscribirse ) • Fichas de inscripción con los datos generales de los alumnos.


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Módulo III.- Escolar, Periodo ordinario Definir Evaluaciones 1.0 Programar Clases 1.0 Registro de resultados 1.0 Listas generales 0.5 Listas con calificaciones 0.5 Concentrados 1.0 Boletas 1.0 Actas 0.5 Estadísticas 0.5 Total : 7.0 Hrs. Documentación necesaria : • Relación de Clases por Maestro y/o Grupo • Horarios por Grupo • Relación de aspectos de evaluación por Sección • Sistemas de evaluación por Sección • Modelos de Listas • Modelos de Concentrados de calificaciones • Modelos de Boletas por Sección. • Modelos de Actas • Formas estadisticas que deben reportar Módulo IV.- Escolar, Periodo extraordinario Definir Evaluaciones extraordinarias 0.5 Programar Exámenes extraordinarios 0.5 Registro de Examinados 0.25 Registro de resultados 0.25 Impresión de Actas Extraordinarios 0.5 Total :2.0 Hrs. Documentación necesaria : • Programación de Examenes extraordinarios por Sección. • Actas de exámenes extraordinarios. Módulo V.- Escolar, Historia Generaciones 0.25 Revalidaciones 0.5 Constancias y Certificados 0.5 Kardex 1.0 Auditoría Académica 0.25 Total :3.0 Hrs. Documentación necesaria : • Constancias con calificaciones • Certificados de estudio parcial y total • Kardex por Sección


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Módulo VI.- Procesos Administrativos : Formas de pago y parámetros financieros 0.5 Definir y asignar conceptos de cobro 0.5 Becas y Descuentos 0.5 Registros de ingresos 2.0 Reportes de Ingresos 1.0 Reportes de Adeudos 1.0 Reportes Auxiliares 0.5 Total :6.0 Hrs. Documentación necesaria : • Relación de cobros por Sección • Relación de los tipos de Becas que ofrecen (Oficial e internas) • Relación de alumnos becados • Tarjetas de pago, Estados de Cuenta, • Recibos preimpresos Módulo VII.- Reportes : Generador de informes 1.0 Proceso de documentos ( conexión con word ) 0.5 Hoja Electrónica 0.5 Total :2.0 Hrs. Documentación necesaria : • Reportes modelo de alumnos y personal ( Directorios, Edades, cumpleaños) • Modelos de constancias de estudios • Modelos de Listas Módulo VIII.- Opciones del Supervisor : Definición de usuarios y perfiles 0.5 SesAyuda 0.5 SesCambi 0.5 SesDatC 0.25 Respaldos 0.25 Total :2.0 Hrs. Documentación necesaria : • Manual del Supervisor de ServoEscolar XXI • Relación de Usuarios Autorizados


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ServoEscolar XXI es un producto desarrollado por Éxito Software Blvd. Juan de Dios Batíz . 86 Ote. Locales 3 y 8 Tel. 01 (668) 812-96-00, 818-40-04 y 818-20-70 Los Mochis, Sin., México www.exito.com.mx e-mail: [email protected]

Documents

Manual Implementación - MICROSIP DE MEXICO S.A. DE …micmex.com.mx/doc/servo/mi.pdf · De preferencia anteponga la clave de la sección al grado y al identificador del Grupo cuando