MANUAL INSTITUCIONAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ... Normar los procesos institucionales administrativos

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  • MANUAL INSTITUCIONAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS

    CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS ÍNDICE

    1 OBJETIVO ........................................................................................................................ 3 2 ALCANCE ........................................................................................................................ 3 3 DEFINICIONES ................................................................................................................ 3 4 RESPONSABILIDADES................................................................................................... 3 5 DESARROLLO ................................................................................................................. 4 5.1 Descripción de los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos.................................................................................................................. 4 5.2 Etapa de los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos................................................................................................................................. 9 5.2.1 Planeación.................................................................................................................... 9 5.2.2 Ejecución ...................................................................................................................... 9 5.2.3 Verificación ................................................................................................................... 10 5.2.4 Mejora........................................................................................................................... 11 6 ANEXOS............................................................................................................................. 12 6.1 Lista de documentos y formatos de Adquisición de Bienes Muebles y Contratación de Servicios...................................................................................................... 12 6.1.1 Servicios ....................................................................................................................... 12 6.1.2 Formatos....................................................................................................................... 12 6.2 Lista de documentos y formatos de Pagaduría, Ingresos Propios y Presupuestos ........ 13 6.2.1 Documentos.................................................................................................................. 13 6.2.2 Formatos....................................................................................................................... 13 6.3 Mapeo de proceso ......................................................................................................... 14 6.3.1 Mapeo de proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios .................... 14 6.3.2 Mapeo de proceso de presupuestos ............................................................................ 21 6.3.3 Mapeo de proceso de pagaduría.................................................................................. 28 6.3.4 Mapeo de proceso de ingresos propios........................................................................ 35

    MI.C7.3.03 Versión 1, Noviembre de 2003 Página 2 de 41 FI.C0.4.03.1

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    CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS

    ÍNDICE1 OBJETIVO Normar los procesos institucionales administrativos relacionados con la prestación de servicios externos del IMTA, considerando los requisitos de la norma ISO 9001:2000 2 ALCANCE Es aplicable a los procesos institucionales administrativos relacionados con la prestación de servicios externos a través de proyectos bajo contrato o convenio. Comprende los procesos de adquisición, contratos, presupuestos, ingresos propios y pagaduría. 3 DEFINICIONES Procesos institucionales administrativos relacionados con la prestación de servicios externos: procesos de apoyo en el suministro de recursos para la gestión de proyectos. Representante del IMTA: persona autorizada para establecer relaciones técnicas y comerciales con el cliente. Jefe de proyecto: responsable del planteamiento y ejecución técnica y administrativa del proyecto de prestación de servicios tecnológicos. Área Técnica: área responsable de la prestación del servicio externo conforme a los requisitos del cliente. ÍNDICE 4 RESPONSABILIDADES Subdirector: promover y acordar la prestación de los servicios administrativos con los clientes internos (áreas técnicas) revisar los documentos que se elaboren, desde la solicitud del servicio hasta evaluación de la satisfacción del cliente y gestionar el manejo de los recursos. Jefe de administración: promover y acordar con el cliente interno (áreas técnicas) la prestación de servicios administrativos para el desarrollo de proyectos para la prestación de servicios tecnológicos, convenir con los responsables de las áreas involucradas la participación del personal, el nivel de responsabilidad y los beneficios correspondientes, así como mantener la comunicación con las áreas técnicas sobre el avance de las gestiones administrativas. Áreas técnicas: solicitar los servicios de apoyo conforme a los procesos, procedimientos y normativa correspondiente. Enlace administrativo: representante del área técnica encargado de gestionar los trámites administrativos de las áreas ante la Jefatura de Administración.

    MI.C7.3.03 Versión 1, Noviembre de 2003 Página 3 de 41 FI.C0.4.03.1

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    CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS

    ÍNDICE 5 DESARROLLO

    5.1 Descripción de los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos. El proceso institucional de los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos, considera los requisitos de la norma ISO 9001:2000 en lo que corresponde al suministro de recursos, además de la reglamentación externa e interna correspondiente. En este proceso intervienen las subdirecciones de Recursos Materiales y de Recursos Financieros del Instituto en las diferentes etapas que lo conforman: planeación, ejecución, verificación y mejora de los servicios administrativos; incluyendo en todo el proceso la relación con las áreas técnicas y realizando todas las actividades necesarias para el suministro de recursos requeridos. La Jefatura de Administración interviene en el análisis y verificación de la disponibilidad de los recursos presupuestales para el suministro de recursos para la adquisición de bienes muebles, la contratación de servicios y obra pública, proporcionando además los viáticos y pasajes que el personal de las áreas técnicas demanden para el desarrollo de sus proyectos, así como el aseguramiento de los ingresos propios a través de la facturación y cobro de los proyectos contratados (ver tabla 1). Los procesos inician con la solicitud de los servicios por parte de las áreas técnicas que permiten identificar sus necesidades, expectativas, requisitos de los servicios externos y constituyen la información básica para responder a los requerimientos de las áreas técnicas y dar cumplimiento a los controles que regulan interna y externamente la operación del Instituto en estos procesos (ver figura 1). El personal y los recursos materiales y financieros son los elementos del sistema que contribuyen a la transformación de los insumos en productos y servicios tecnológicos objeto del IMTA.

    ÍNDICE

    Entre los procesos complementarios podemos mencionar los concernientes al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), a la gestión de proyectos, prestación de servicios generales, almacén, operación de sistemas, nomina y prestaciones al personal, entre otros (ver figura 2). De manera general podemos visualizar los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos en la figura 3 el detalle de cada uno de estos procesos se presenta en el anexo 8.4. La Subdirección de Recursos Materiales gestiona los procesos de: -Adquisición de bienes muebles y contratación de servicios y obra pública. La Subdirección de Recursos Financieros gestiona los procesos de:

    MI.C7.3.03 Versión 1, Noviembre de 2003 Página 4 de 41 FI.C0.4.03.1

    http://imtanet.imta.mx/imtanet.imta.mx/imtanet/modules/filesadmin/descargar.php?IDArchivo=238

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    CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS

    MI.C7.3.03 Versión 1, Noviembre de 2003 Página 5 de 41 FI.C0.4.03.1

    -Presupuestos -Pagaduría -Ingresos propios Tabla 1 Identificación del proceso Nombre del proceso: Prestación de servicios administrativos relacionados con la prestación de servicios externos. Área propietaria del proceso: Jefatura de Administración

    Responsable: El Jefe de Administra