MANUAL INSTITUCIONAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ... · Normar los procesos institucionales administrativos relacionados con la prestación de servicios externos del IMTA, considerando

MANUAL INSTITUCIONAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS

CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS ÍNDICE

1 OBJETIVO ........................................................................................................................ 3 2 ALCANCE ........................................................................................................................ 3 3 DEFINICIONES ................................................................................................................ 3 4 RESPONSABILIDADES................................................................................................... 3 5 DESARROLLO ................................................................................................................. 4 5.1 Descripción de los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos.................................................................................................................. 4 5.2 Etapa de los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos................................................................................................................................. 9 5.2.1 Planeación.................................................................................................................... 9 5.2.2 Ejecución ...................................................................................................................... 9 5.2.3 Verificación ................................................................................................................... 10 5.2.4 Mejora........................................................................................................................... 11 6 ANEXOS............................................................................................................................. 12 6.1 Lista de documentos y formatos de Adquisición de Bienes Muebles y Contratación de Servicios...................................................................................................... 12 6.1.1 Servicios ....................................................................................................................... 12 6.1.2 Formatos....................................................................................................................... 12 6.2 Lista de documentos y formatos de Pagaduría, Ingresos Propios y Presupuestos ........ 13 6.2.1 Documentos.................................................................................................................. 13 6.2.2 Formatos....................................................................................................................... 13 6.3 Mapeo de proceso ......................................................................................................... 14 6.3.1 Mapeo de proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios .................... 14 6.3.2 Mapeo de proceso de presupuestos ............................................................................ 21 6.3.3 Mapeo de proceso de pagaduría.................................................................................. 28 6.3.4 Mapeo de proceso de ingresos propios........................................................................ 35

MI.C7.3.03 Versión 1, Noviembre de 2003 Página 2 de 41 FI.C0.4.03.1


CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS

ÍNDICE1 OBJETIVO Normar los procesos institucionales administrativos relacionados con la prestación de servicios externos del IMTA, considerando los requisitos de la norma ISO 9001:2000 2 ALCANCE Es aplicable a los procesos institucionales administrativos relacionados con la prestación de servicios externos a través de proyectos bajo contrato o convenio. Comprende los procesos de adquisición, contratos, presupuestos, ingresos propios y pagaduría. 3 DEFINICIONES Procesos institucionales administrativos relacionados con la prestación de servicios externos: procesos de apoyo en el suministro de recursos para la gestión de proyectos. Representante del IMTA: persona autorizada para establecer relaciones técnicas y comerciales con el cliente. Jefe de proyecto: responsable del planteamiento y ejecución técnica y administrativa del proyecto de prestación de servicios tecnológicos. Área Técnica: área responsable de la prestación del servicio externo conforme a los requisitos del cliente. ÍNDICE4 RESPONSABILIDADES Subdirector: promover y acordar la prestación de los servicios administrativos con los clientes internos (áreas técnicas) revisar los documentos que se elaboren, desde la solicitud del servicio hasta evaluación de la satisfacción del cliente y gestionar el manejo de los recursos. Jefe de administración: promover y acordar con el cliente interno (áreas técnicas) la prestación de servicios administrativos para el desarrollo de proyectos para la prestación de servicios tecnológicos, convenir con los responsables de las áreas involucradas la participación del personal, el nivel de responsabilidad y los beneficios correspondientes, así como mantener la comunicación con las áreas técnicas sobre el avance de las gestiones administrativas. Áreas técnicas: solicitar los servicios de apoyo conforme a los procesos, procedimientos y normativa correspondiente. Enlace administrativo: representante del área técnica encargado de gestionar los trámites administrativos de las áreas ante la Jefatura de Administración.


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ÍNDICE5 DESARROLLO

5.1 Descripción de los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos. El proceso institucional de los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos, considera los requisitos de la norma ISO 9001:2000 en lo que corresponde al suministro de recursos, además de la reglamentación externa e interna correspondiente. En este proceso intervienen las subdirecciones de Recursos Materiales y de Recursos Financieros del Instituto en las diferentes etapas que lo conforman: planeación, ejecución, verificación y mejora de los servicios administrativos; incluyendo en todo el proceso la relación con las áreas técnicas y realizando todas las actividades necesarias para el suministro de recursos requeridos. La Jefatura de Administración interviene en el análisis y verificación de la disponibilidad de los recursos presupuestales para el suministro de recursos para la adquisición de bienes muebles, la contratación de servicios y obra pública, proporcionando además los viáticos y pasajes que el personal de las áreas técnicas demanden para el desarrollo de sus proyectos, así como el aseguramiento de los ingresos propios a través de la facturación y cobro de los proyectos contratados (ver tabla 1). Los procesos inician con la solicitud de los servicios por parte de las áreas técnicas que permiten identificar sus necesidades, expectativas, requisitos de los servicios externos y constituyen la información básica para responder a los requerimientos de las áreas técnicas y dar cumplimiento a los controles que regulan interna y externamente la operación del Instituto en estos procesos (ver figura 1). El personal y los recursos materiales y financieros son los elementos del sistema que contribuyen a la transformación de los insumos en productos y servicios tecnológicos objeto del IMTA.

ÍNDICE

Entre los procesos complementarios podemos mencionar los concernientes al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), a la gestión de proyectos, prestación de servicios generales, almacén, operación de sistemas, nomina y prestaciones al personal, entre otros (ver figura 2). De manera general podemos visualizar los procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos en la figura 3 el detalle de cada uno de estos procesos se presenta en el anexo 8.4. La Subdirección de Recursos Materiales gestiona los procesos de: -Adquisición de bienes muebles y contratación de servicios y obra pública. La Subdirección de Recursos Financieros gestiona los procesos de:






-Presupuestos -Pagaduría -Ingresos propios Tabla 1 Identificación del proceso Nombre del proceso: Prestación de servicios administrativos relacionados con la prestación de servicios externos. Área propietaria del proceso: Jefatura de Administración

Responsable: El Jefe de Administración

Alcance: Contempla desde la solicitud el servicio por parte de las áreas técnicas, hasta la evaluación de la satisfacción de éstas áreas por los servicios proporcionados.

Campo de aplicación: Todas las áreas del IMTA.

Participantes en la ejecución del proceso: − Dirección General − Jefatura de

Administración − Subdirección de

Recursos Materiales − Subdirección de

Recursos Financieros − Departamento de

Adquisiciones − Departamento de

Contabilidad − Departamento de

Presupuestos − Personal de apoyo

Promotores del proceso: − Todo el personal del

IMTA

Documentos complementarios: − Procedimientos del SGC − Procedimientos de

gestión de proyectos − Procedimientos técnicos

de las áreas − Normas y Lineamientos

externos − Documentos

Procesos de apoyo: − Capacitación − Servicios Generales − Nomina y prestaciones al

personal − Desarrollo de sistemas

Diagrama de bloques del proceso:

Procesos especiales: − Sistema de precios y tarifas − Sistema integral financiero

Inicio

Fin

Planeación

Ejecución

Mejora

Verificación

ÍNDICE 5.1



ÍNDICE 5.1Figura 1 Procesos Administrativos relacionados con la prestación de servicios externos

DEFINICIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIOS

CONTROLES INTERNOS CONTROLES EXTERNOS

CONTROLES

RECURSOS

S A L I D A S

E N T R A D A S

PROVEEDORES

1. Asesoría externa 2. Auditoría externa 3. Ley de adquisiciones de obras públicas y su

reglamento 4. Ley federal de entidades paraestatales 5. Ley para el fomento de la invest. c. t. 6. Presupuestos de egresos de la federación 7. Y demás normatividad aplicable 8. Ley de contabilidad y gasto público federal y su

reglamento 9. Ley de responsabilidades administrativas de los

servidores públicos 10. de normas presupuestarias para la APF

11. Estatuto orgánico 12. Manual de organización 13. Documentos del SGC 14. Presupuesto del proyecto 15. Procedimientos administrativos 16. Procedimientos operativos 17. Auditoría interna

ENTRADAS

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FÍSICOS

Especialistas en hidráulica

Empresas prestadoras de bienes y servicios

Secretaria de Hacienda y Crédito

Público

1. Personal del IMTA

2. Personal de apoyo externo

1. Equipo y materiales

2. Información

3. Infraestructura

4. sistemas

Solicitudes

de

Servicios

PROCESO: PROCESOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS

SALIDA Servicios Administrativos

Áreas técnicas

Auditoría interna y externa

Secretaría de la Función Pública

Secretaria de hacienda y

crédito público

Semarnat





Figura 2 Relaciones de los procesos relacionados con la prestación de servicios externos

Procesos administrativos relacionados con la prestación de servicios externos

Planeación de los servicios

administrativos

Conocimiento de las áreas

técnicas

Diseño de los

servicios administrativos

Medición, análisis y mejora de servicios

Prestación de

servicios administrativos

Almacén Normas y lineamientos

externos

Procedimiento de la SGC

ENTRADAS

Nómina y prestaciones al

personal

Servicios generales

Capacitación

Desarrollo de sistemas

Sistema integral financiero

Sistema de precios y tarifas

PROCESOS DE APOYO

Procedimientos de la Gestión de proyectos

Procedimientos técnicos de las

áreas

ÍNDICE 5.1




ÍNDICE 5.1Figura 3 Descripción del proceso

ENTRADAS PROCESOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS

PRODUCTOS o SERVICIOS

Requerimientos específicos de servicios de parte de las coordinaciones (áreas técnicas)

- Viáticos nacionales o internacionales

- Pasajes

- Adquisición de bienes muebles y contratación de servicios y obra pública

- Facturación a organizaciones que recibieron servicios

- Cobranzas a organizaciones que recibieron servicios externos

Inicio

Recepción de solicitud

Análisis de solicitud

Verificación de disponibilidad de

recursos

Recursos

Suministro del recurso: -Adquisiciones y servicios -Presupuestos -Pagaduría -Ingresos propios

Evaluación de la satisfacción del servicio recibido

Implantación de acciones:

- Correctivas - Preventivas o de - Mejora

FinNo conformidades

B

No A

Si

No B Satisfecho

Si

No A

Si

B

Propietario del proceso: Jefatura de Administración



5.2 Etapas de los procesos administrativos relacionados con los servicios externos ÍNDICE

5.2.1 Planeación Esta etapa inicia con el conocimiento de las áreas técnicas (clientes) y la identificación de sus necesidades y expectativas de servicios administrativos, estableciendo una relación formal con ellos y a quienes se les proponen diversas soluciones a sus necesidades en materia de apoyo administrativo. Para satisfacer las necesidades de las áreas técnicas se cuenta con la infraestructura necesaria para proporcionar los servicios administrativos, además de contar con personal altamente calificado en diversas áreas del conocimiento administrativo. La información descrita, genera el presente manual de procesos, que la Jefatura de Administración actualizará cada año para mejorar y promover los servicios administrativos respectivos. Dicha promoción utilizará los diversos medios disponibles, tales como: sitio Web del IMTA, catálogos de servicios, propuestas específicas, atención personalizada, etc. Ante la aceptación de una solicitud de las áreas técnicas de servicios administrativos y la disponibilidad de los recursos correspondientes, se inician las gestiones administrativas de acuerdo a los procedimientos establecidos. Los documentos que se utilizan para la prestación de los servicios se elaboran de acuerdo a los procedimientos, especificaciones y guías establecidos en el SGC. ÍNDICE5.2.2 Ejecución

La atención de la solicitud del servicio administrativo da inicio a través de los procedimientos establecidos para cada proceso. Los procesos que se ejecutan son los siguientes: – Adquisición de bienes muebles y contratación de servicios: este proceso contempla la

adquisición de bienes y la contratación de servicios solicitados por las áreas técnicas para el apoyo en el desarrollo de los proyectos, esta contratación se realiza a través de las diferentes modalidades establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento así como la Ley de Obras Públicas y su Reglamento, concluyendo este proceso con la entrega-recepción de los bienes con las características y especificaciones requeridas por los usuarios. Entre los bienes que se adquieren en forma sistemática dentro del IMTA podemos señalar los siguientes: equipos de medición y prueba, reactivos y materiales de consumo para los diferentes laboratorios, refacciones y material de cómputo, equipo de cómputo y especializado, entre otros. Así como servicio u obra pública con las características y especificaciones requeridas por los usuarios. Entre los servicios solicitados con frecuencia son los siguientes: suscripción periódica de revistas técnicas para el Cenca, contratación para el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de los laboratorios, contrato de mantenimiento y conservación de la planta





ÍNDICE de tratamiento de aguas residuales del IMTA, construcción de modelos hidráulicos diversos entre otros. (ver 8.3.1.)

– En este proceso se presenta la exclusión de la reevaluación de proveedores debido a

que debe de alinearse a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, que no contempla ésta actividad.

Así mismo la evaluación y selección de los proveedores: se desarrolla conforme a lo establecido por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector público. Así como a los procedimientos, políticas y bases en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del IMTA.

– Se cuenta con un catálogo de proveedores que es utilizado por el personal del área de

adquisición de bienes y contratación de servicios para los casos de invitaciones a cuando menos tres personas y adjudicación directa.

– Presupuestos: Este proceso contempla el control de los recursos financieros, el

trámite de autorización para el ejercicio de proyectos contratados, a través de oficios de liberación para la adquisición de bienes muebles y obra pública así como el registro presupuestal de las erogaciones. (ver 8.3.2.)

– Pagaduría: Este proceso contempla el trámite y registro contable de los documentos

que se tramitan para el pago de proyectos contratados, su revisión, captura en el sistema, así como obtención de autorizaciones de pago y finalmente el tramite de pago de documentos de proyectos contratados para liquidar las obligaciones con terceras personas o empresas prestadoras de servicios. (ver 8.3.3.)

– Ingresos propios: Este proceso contempla el control de recursos propios que se

obtienen por proyectos contratados, la comisión de facturas, el seguimiento y obtención de los recursos. (ver 8.3.4.

Para el control y seguimiento de estos procesos por las diferentes instancias se elaboran en forma sistemática diversos informes de operación y resultados. Al término del año se elaboran informes finales, que describen las acciones realizadas y sus resultados 5.2.3 Verificación El desarrollo del proceso es verificado por los responsables de las subdirecciones levantando no conformidades cuando no se hayan alcanzado los resultados esperados, controlando con ello el producto no conforme detectado e implantando acciones correctivas para eliminar la causa que genera la no conformidad. La realización de auditorías internas a los procesos considera las actividades administrativas relacionadas, reportando en caso de aplicar las no conformidades las cuales tendrán el mismo tratamiento descrito con anterioridad. Otro elemento de verificación, es la revisión al final del año de los informes de resultados, en donde se compara lo programado contra los resultados obtenidos.

ÍNDICE




Finalmente, la evaluación de las áreas técnicas con relación a los resultados recibidos, aportará una calificación que indicará su nivel de satisfacción, con respecto al cumplimiento con lo establecido en las metas planteadas 5.2.4 Mejora ÍNDICE

Un elemento de mejora derivada de la detección de no conformidades en la etapa de verificación, es la implantación de acciones correctivas, considerando el programa de implantación y responsables tanto de su ejecución como de su verificación de cumplimiento. Asimismo, en esta etapa se implantarán acciones preventivas en aquellas no conformidades potenciales, detectadas al inicio o durante la prestación de los servicios administrativo. La implantación de acciones de mejora constituye el resultado del análisis de los datos generados durante el desarrollo de los procesos, y la aplicación de la experiencia obtenida.




6 Anexos ÍNDICE 6.1 Lista de documentos y formatos de Adquisición de Bienes Muebles y Contratación de Servicios. 6.1.1 Documentos Procedimiento de Adquisición de bienes muebles Procedimiento de Sanción a proveedores y contratistas por incumplimiento de obligaciones contraídas con el IMTA. Procedimiento de contratación de servicios. Procedimiento de contratación de obra pública. Procedimiento de sanción a proveedores y contratistas por incumplimiento de obligaciones contraídas con el IMTA. 6.1.2 Formatos Programa anual de adquisiciones. Requisición de compra. Pedido de adquisición de compra de bienes mueble. Citatorio. Contrato de servicios. Contrato de obra pública. Acta de entrega recepción de los trabajo.

ÍNDICE





6.2 Lista de documentos y formatos de Pagaduría, Ingresos Propios y Presupuestos. ÍNDICE

6.2.1 Documentos Procedimiento de expedición de recibos de caja (viáticos y anticipos, llamadas telefónicas personales adeudos por bienes o libros extraviados y venta de bases por licitación pública). Procedimiento de reposición de fondo fijo de caja rotatoria. Procedimiento de recepción y control de viáticos. Procedimiento de control de depósitos bancarios referentes a la expedición de recibos de caja. Procedimiento de verificación de documentos y control del archivo contable-fiscal. Procedimiento de registro de compromiso del presupuesto. Procedimiento Institucional para el control de ingresos propios. ÍNDICE6.2.2. Formatos

“A” Ingresos propios. Recibo de caja. Elaboración de pólizas. Relación de pólizas. Cédula de afectación interna de presupuesto. Factura.



6.3 Mapeo de procesos ÍNDICE

6.3.1 Mapeo de proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios

ANALISIS DEL PROCESO

Procesos

PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES MUEBLES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

ADQ1-CyE1 PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

ADQ2-CyE2 ADJUDICACIÓN DIRECTA

ADQ3-CyE3 INVITACIÓN A CUANDO MENOS 3 PERSONAS

ADQ4-CyE4 LICITACIÓN PÚBLICA

ADQ5-CyE5 SISTEMA COMPRANET

ADQ6 COMITÉ DE ADQUISICIONES ADQ7 BOLETOS DE AVIÓN

INICIO

ADQ-CyE1

ADQ-CyE 2

ADQ-CyE 3

ADQ-CyE 4

ADQ -CyE5

ADQ 6 ADQ 7

FIN





Análisis del proceso de adquisición de bienes muebles y contratación de servicios

Actividades

Resultados

Programa anual

Adjudicación directa

Inv.a cuando menos 3 pers.

Licitación pública

Sistema compraNET

Comité de adquisicione

Sol. de Boletos de avión

PI.C7.3.09.1

Recepción del oficio de comisión

Entrega de boleto de avión

Confirmación del vuelo

Lineamientos del Programa Anual de Adquisiciones

Programa Anual de Adquisiciones por coordinación

Consolidación del Programa Anual de Adquisiciones

Conciliación de programa vs presupuesto

Autorización Programa Anual de Adquisiciones

por el comité de Adquisiciones

y envío a la Secretaría de

Economía

1 Presentación del listado de casos ante el comité

1 Dictaminación del

comité

Elaboración de pedido o contrato y formalización

Recepción de requisiciones o

solicitudes y verificación presupuesto

Elaboración de bases

Procedimiento de contratación

Elaboración de pedido o contrato y formalización

Elaboración de informes

Recepción de req. verificación

presupuestal

Elaboración y revisión de bases

Elaboración y publicación de convocatoria

Procedimiento de contratación

Elaboración de pedido o contrato y

formalización


Captura de información relevante de

licitación pública

Elaboración de convocatoria y

transmisión electrónica

Captura y envío de acta de

aclaraciones y fallo

Envío de aspectos relevantes del

pedido o contrato y cierre

Calendario del comité

Recepción de solicitud de casos

Integración de la carpeta y reunión de los integrantes

Dictaminación del caso presentado

Elaboración y aprobación del

acta

Reservación


ÍNDICE

Recepción degarantías de cumplimiento

Acto de entrega recepción de

servicios

Recepción de garantías de cumplimiento

Acto de entrega recepción de servicios

Adquisición de Bienes Muebles

PI.C7.3.10.1

Proceso / Departamento

Contratación de servicios PI.C1.3.12.1

Contratación de obra pública PI.C7.3.13.1

Recepción de garantías de cumplimiento

Acto de entrega recepción


Recepción de garantías de vicios ocultos en caso de obra pública

Recepción de garantía de vicios ocultos en caso de obra pública

Recepción de garantía de vicios ocultos en caso de obra pública

Recepción de requisiciones o solicitudes de verificación de presupuestos

1 En caso de obra pública no se presenta al comité de adquisiciones



Proceso de adquisición de bienes muebles y contratación de servicios ÍNDICE

Atención a los requerimientos de bienes muebles y servicios asegurando las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.

Resultado final del proceso

a) Personal del IMTA b) Subdirección de Recursos Financieros c) Proveedores o contratistas

Clientes y/o usuarios del proceso.

1) Oportunidad 2) Confiabilidad 3) Buen trato 4) Cumpla con las características de lo solicitado 5) Cumplimiento plazos de entrega

Requerimientos de los clientes y/o usuarios del proceso con respecto al producto/servicio.

6) Retroalimentación del cliente

Títulos de puestos a) Jefe de Administración b) Subdirector de Recursos Materiales c) Jefe de departamento d) Jefe de sist. Administrativo f) Técnico superior g) Personal de mantenimiento de sistemas h) Almacén i) Subdirección de Recursos Financieros

Participantes del proceso.

j) Asesor jurídico Propietario del proceso. Subdirector de Recursos Materiales Jefe de Departamento de Adquisiciones

Titular del área de contratos

Promotores del proceso

a) Personal y autoridades del IMTA

b) Proveedores o contratistas c) Diferentes instancias d) Clientes Limites del proceso.

El proceso inicia con integración del programa anual de adquisiciones.

El proceso termina con formalización del pedido o

contrato, la entrega del bien o servicio y la evaluación del cliente.





Requisitos específicos de los clientes ÍNDICE

Proceso / Departamento: Adquisiciones / Contratos

Cliente Requerimientos Requisito específico Personal del IMTA Proveedores y contratistas

Oportunidad Confiabilidad Buen trato Cumpla con las características de lo solicitado Cumplimiento en plazos de entrega Retroalimentación al cliente

Rapidez en la prestación de servicios, disponibilidad de herramientas equipos y materiales Personal con Conocimientos (capacitación) y desarrollode Habilidades. Amabilidad, disponibilidady comunicación Los bienes sean entregados y el servicio prestado conforme a lo solicitado Seguimiento a la fecha establecida en pedido y contratos Informes de seguimiento de pedidos y contratos




CONTROLES

RECURSOS

SAL I D A S

ENTRADAS

Definición del proceso de adquisición de bienes muebles y contratación de servicios


PROVEEDORES


CLIENTES

18. Informes 19. Seguimiento de actividades 20. Seguimiento de requisiciones y

solicitud de servicios 21. Seguimiento de pedidos y

contratos 22. programas de trabajo 23. Seguimiento de prorrogas

Área jurídica

Almacén

Finanzas

Personal del IMTA

Contraloría interna

Finanzas

2. Jefe de departamento de Adquisiciones

3. Titular del área de contratos

4. Jefe de sist. admitivo

1. Equipo de cómputo

2. Procedimientos

3. Lineamientos

4. Políticas

SALIDAS

1. Normatividad en la materia

PROCESO: Adquisición de bienes

2. Auditorias 3. informes 4. Reglamentos y lineamientos 5. Compranet

Proveedores o contratistas

Personal del IMT

A

Diferentes instancias

5. Técnico superior (2)

Requisición

Garantía

Bienes muebles

Informes

5.- Infraestructura

1.- Subdirector de Recursos Materiales

6.-Manto. de sistemas

Residencia de

ÍNDICE




ÍNDICERelaciones del proceso de adquisición de bienes muebles y contratación de servicios PROCESOS COMPLEMENTARIOS

Comité de Adquisiciones Normatividad Recursos

Financieros

Proceso:

Programa Anual

Adjudicación Directa

Inv. a cuando menos 3 personas

Licitación Pública

Sistema Compranet

REQUISICIÓN O TERMINOS DE REFERENCIA

Bien mueble, servicio y obra pública

Políticas y Lineamientos específicos

Almacén

Asesorías diversas

Capacitación

Residencia de obras

Consultas a instancias públicas

Asesoría Jurídica

PROCESOS DE APOYO




ÍNDICEIdentificación del proceso Nombre del proceso: Adquisición de bienes muebles y Contratación de Servicios Área propietaria del proceso: Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Adquisiciones Área de Contratos

Responsable: Subdirector de Recursos Materiales Jefe de Adquisiciones Titular del Área de Contratos

Alcance: Atender los requerimientos del cliente para lograr la satisfacción del mismo.

Campo de aplicación: Todo IMTA

Participantes en la ejecución del proceso:

- Subdirector de

Recursos Materiales - Jefe del Departamento

de Adquisiciones - Titular del Área de

Contratos - Jefe de Sistemas

Administrativos - Técnico Superior (2) - Personal de

mantenimiento de sistema

- Almacén - Subdirección de

Recursos Financieros - Asesor Jurídico

Promotores del proceso: − Autoridades del IMTA − Clientes − Proveedores o contratistas − Diferentes instancias

Procesos complementarios: − Política y Lineamientos

específicos − Recursos financieros − Normatividad − Comité de adquisiciones − Almacén

Procesos de apoyo: − Desarrollo de sistemas − Capacitación − Asesorías diversas − Consulta a instancias

públicas − Asesoría Jurídica


Indicadores de eficacia del proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios (relacionados con servicios contratados

con cargo al costo directo).

INDICADORES:

1.-Número de productos adquiridos Número de productos requeridos 2.-Número de servicios contratados Número de servicios solicitados 3.-Satisfacción del cliente

Inicio

Programa Anual

Licitación Pública

Sistema compranet

Comité de adquisiciones

Fin

Inv. a cuando menos 3 personas

Adjudicación Directa

Boletos de Avión



ÍNDICE6.3.2 Mapeo de proceso de presupuestos Macro procesos /

Subdirecciones Procesos / Departamentos

PROCESO DE PRESUPUESTOS

PTO.1 Planeación, Programación y Presupuesto PI.C7.2.40.1

PTO.2 Apertura de proyectos del presupuesto original autorizado PI.C7.2.40.1

PTO.3 Registro de proyectos contratados y remanentes del año anterior

PTO.4 Elaboración del Oficio de Autorización de Inversión

PTO.5 Registro y control de las modificaciones al presupuesto

PTO.6 Elaboración de readecuación al Oficio de Autorización de Inversión

PTO.7 Solicitud de recursos del presupuesto autorizado modificado

PTO.8 Registro del compromiso de presupuesto PI.C7.2.42.1

PTO.9 Conciliación de presupuesto

PTO.10 Elaboración de informes externos

INICIO

PTO.1 PTTO.2

PTO.5

PTO.7

PTO.8

PTO.3

PTO.4

PTO.9

PTO.6

PTO.10

FIN





Análisis del proceso de presupuestos

Planeación, Programación y Presupuesto PI.C7.2.40.1

Apertura de proyectos del presupuesto

original autorizado

PI.C7.2.41.1

Registro y control de las modificaciones al presupuesto

Elaboración del Oficio de Autorización de Inversión

Elaboración de readecuación al Oficio de Autorización de Inversión

Una concertación programática Un

Anteproyecto de presupuesto Un proyecto de

presupuesto Un presupuesto

autorizado Un análisis

programático institucional Un resumen

programático económico Un resumen

económico regional Un programa

de Inversión Un calendario

de: - Presupuesto - ingreso y gasto - Físico

Un registro de Presupuesto Autorizado por: - Coordinación - Proyecto - Capitulo - Partida

Solicitudes de Afectación de presupuesto Un análisis





de: - Presupuesto - ingreso y gasto- Físico

financiero

Un Oficio de Inversión Autorizado Un registro de

Presupuesto Autorizado por: - Coordinación - Proyecto - Capitulo - Partida

Una modificación al Oficio de Inversión Autorizado Un registro de

Presupuesto Autorizado por: - Coordinación - Proyecto - Capitulo - Partida

Elaboración de informes externos

Un Estado Financiero Un Sistema

Integral de Información Un Informe a la

junta de Gobierno Un Informe al

Cocama Un Programa

de Ahorro Un CAT Un Informe de

Avance de presupuesto Una Cuenta

Pública Un Estado del

ejercicio de presupuesto

Conciliación de presupuesto

Conciliación Firmada.

Un informe de recursos apartados por: - Coordinación - Proyecto - Capitulo - Partida

Registro del compromiso

de presupuesto

PI.C7.2.42.1

Un registro de depósito de dinero Un calendario

de radicación de dinero

Solicitud de Recursos del Presupuesto Autorizado Modificado

Actividades

PRESUPU OS

Resultados

EST


Registro de proyectos

contratados y remanentes

del año anterior

Un registro de Presupuesto Autorizado por: - Coordinación - Proyecto - Capitulo - Partida Un presupuesto

autorizado Un análisis





de: - Presupuesto - ingreso y gasto- Físico

ÍNDICE

financiero



Proceso de presupuesto ÍNDICE

Resultado final del proceso Contar con las autorizaciones necesarias

para realizar la ejecución financiera de los proyectos del Instituto

Clientes y/o usuarios del proceso. a. Jefes de Proyectos

b. Enlaces de Administración c. Adquisiciones y servicios d. Contabilidad e. Ingresos propios f. Junta de gobierno g. Secretaria de Hacienda y Crédito

Público h. Secretaria de Medio Ambiente y

Recursos Naturales Requerimientos de los clientes y/o usuarios del proceso con respecto al producto/servicio

1. Oportunidad 2. Confiabilidad 3. Buen servicio 4. Rapidez

Participantes del proceso Títulos de puestos:

a. Asistente de presupuestos b. Jefe de presupuestos c. Subdirector de Recursos

Financieros Propietario de proceso Jefe de presupuestos Promotores del proceso a. Jefes de proyecto

b. Enlaces administrativos c. Adquisiciones de bienes y servicios d. Contabilidad e. Junta de gobierno

Limite del proceso Inicia con:

Solicitud de Presupuesto Termina con: Evaluación de la ejecución del presupuesto






Proceso: Departamento de Presupuestos

Cliente Requerimientos Requisito específico Jefes de Proyecto Enlaces de Administración Jefatura de Administración Auditores Internos Auditores Externos Instituciones de Gobierno

- Oportunidad - Confiabilidad - Buen Servicio - Rapidez

- Contar con la flexibilidad de modificar sus planes financieros en cualquier momento. - Que la información solicitada sea exactamente la que se necesita para realizar los trámites correspondientes. - Que exista la debida atención a sus solicitudes de información - Que no exista retraso de tiempo en el manejo de su información




PROCESO DE PRESUPUESTOS

CONTROLES INTERNOS

ÍNDICE

CONTROLES EXTERNOS

CONTROLES

RECURSOS

SAL I D A S

ENTRADAS

SEMARNAT

PROVEEDOR

1. Oficio de autorización de presupuesto. 2. Calendario de presupuesto autorizado,

radicado y modificado. 3. Oficios de Autorización de Inversión 4. Informes de Ingresos Propios

JEFES DE PROYECTO

ENLACES DE ADMON.

SHCP


COORD. DE ASESORES

COORD. DE ASESORES

CLIENTES

5. Estados Financieros 6. Reportes de Presupuesto

1. Jefe de Departamento

ENTRADAS SALIDAS

6. Leyes y Reglamentos aplicables a la materia

7. Sistema Integral de Información 8. Cuenta Pública 9. Informe a la Junta de Gobierno

Comunicado de planeación y Ppto.

Oficio de Concertación Programática

ENLACES DE ADMON.

JEFES DE PROYECTO

SHCP

SEMARNAT

2. Asistente presupuestos

3.

1. Sistema de Información

2. Dos Computadoras

3. Dos espacios fisicos p/tabajo

4. Lugar de Archivo 5. Impresora y mobiliario

PROCESO: Presupuestos

4.

Comunicado interno asignación de Ppto.

Solicitud de recursos

Oficio de inversión


Registro de proyectos

Oficio de autorización del presupuesto

Calendario de presupuesto

Aperturas SIF’s y requisiciones 5000

Estados financieros

Informe de ingresos propios




Relaciones de proceso / Departamento

PROCESOS COMPLEMENTARIOS

De Auditoría

Del Jurídico

Disponibilidad de Recursos

Solicitud de Presupuesto

Proceso:

Proceso de Presupuestos

De Adquisiciones De Recursos Humanos

De Ingresos propios

De Contabilidad

De Sistemas De Pagaduria

PROCESOS DE APOYO

De las Coordinaciones

Coordinación de Asesores

ÍNDICE




Identificación de procesos ÍNDICE

Nombre del proceso: Departamento de presupuestos Área propietaria del proceso: Subdirección de Recursos Financieros

Responsable: Jefe de Departamento

Alcance: Desde la Autorización hasta la evaluación del Presupuesto.

Campo de aplicación: IMTA

Participantes en la ejecución del proceso: − Jefe de Departamento − Asistente de Presupuestos _ Subdirector de Recursos Financieros

Promotores del proceso: − Jefes de Proyecto − Enlaces Administrativos − Adquisiciones de Bienes y

Servicios − Contabilidad − Junta de Gobierno

Procesos de apoyo:

Procesos complementarios:

Indicadores: Relacionados con servicios contratados con cargo al costo directo: 1) Presupuesto ejercido Presupuesto programado 2) Satisfacción del cliente

Programa de bloques del proceso:

INICIO

Programación y Presupuesto

FIN

Solicitud de recursos

Apertura de proyectos

Registro de proyectos contratados

Oficio de Inversión

Readecuación al Oficio de Inversión

Modificaciones de presupuesto

Registro de compromisos

Conciliaciones de Presupuesto





6.3.3 Mapeo del proceso de pagaduría Instrucciones: identificar los macroprocesos actuales de su área y, para cada uno de éstos, los procesos que lo

conforman. macroprocesos /

subdirecciones procesos / departamentos

PROCESO DE PAGADURIA

PAG.1: Recepción de documentos para pago en ventanilla única. PI.C7.2.06.1

PAG.2 Revisión de documentos recibidos en ventanilla única.

PAG.3 Captura de documentos revisados.

PAG.4 Entrega de documentos.

PAG.5 Recepción de documentos para pago. (Viáticos, reembolsos, anticipos, facturas y ordenes de servicio).

PAG.6 Clasificación de documentos. PAG.7 Elaboración de cheques.

PAG.8 Pago a proveedores y empleados.

PAG.9 Emisión de recursos no ejercidos.

PAG.10 Entrega de documentos al Departamento de Contabilidad.

INICIO

ÍNDICE

PAG.1 PAG.2 PAG.3

PAG.4

PAG.5

PAG.6

PAG.7 PAG.8

PAG.10 PAG.9

F I N




Análisis de los procesos de pagaduría

Recepción de documentos:

- Viáticos - Reembolsos - Ordenes de servicios - Contratos - Facturas - Anticipos

Finaliza tramite de documentos

Entrega de doctos. al Depto. de contabilidad

Actividades PAGADURIA


Recepción de documentos para pago en ventanilla única

PI.C7.2.06.1

Clasificación de documentos

Elaboración de cheques

Emisión de recursos no ejercidos

Depósitos ( viáticos y reembolsos)

realizar transferencias

Reintegración al presupuesto del instituto

Efectivo ( viáticos y reembolsos)

Facturas (cheques)

Autorización del cheque

Listado para depositar

Recursos para efectuar pago en efectivo

Que los documentos estén requisitados correctamente

- Viáticos - Reembolsos - Ordenes de servicios - Contratos - Facturas - Anticipos

Revisión de documentos recibidos en ventanilla única

Registros contables que se generen por cada uno de los documentos capturados

Captura de documentos revisados

Trámite oportuno para su pago

Entrega de documentos

Dar trámite al

documento

Recepción de documentos para pago. (Viáticos, reembolsos, anticipos, facturas y ordenes de servicio

Pago a proveedores y empleados

Pago por su servicio o compra

Realización de una comisión

Reintegro de gastos efectuados

ÍNDICE



ÍNDICEProceso de pagaduría Resultado final del proceso. Trámite de documentos para la satisfacción

de los usuarios. El usuario recibe el pago de los documentos tramitados.

Clientes y/o usuarios del proceso. a. Personal del IMTA

b. Clientes externos c. Proveedores d. Personal del IMTA e. Prestadores de servicios

Requerimientos de los clientes y/o usuarios del proceso con respecto al producto/servicio.

1. El trámite oportuno de sus documentos al área de Pagaduría para su pronto pago.

2. Rapidez en tramites de pagos 3. pagos y depósitos oportunos 4. información exacta

Participantes del proceso Titulos de puestos:

a. Encargada de la recepción de documentos.

b. Capturista de documentos c. Jefe del Departamento de contabilidad d. Jefe del Área de Pagaduría e. Asistente de pagaduría f. Subdirector de Recursos Financieros g. Jefe de Administración

Propietario del proceso Jefe del Departamento de Contabilidad

Jefe del Área de Pagaduría Promotores del proceso a. Clientes internos

b. Clientes externos c. Proveedores d. Empleados del IMTA e. Enlaces administrativos f. Prestadores de servicios

Limites del proceso Inicia con la recepción de documentos en

la Ventanilla Única de Recepción de Documentos Termina con la entrega de documentos pagados al Departamento de Contabilidad





ÍNDICERequisitos específicos de los clientes Proceso / Departamento: Pagaduría

Cliente requerimientos Requisito específico Coordinaciones Clientes externos Proveedores Empleados del IMTA Prestadores de Servicios

• Buena atención • Rapidez en trámite de

documentos • Información exacta • Rapidez en el trámite de

pago • Información exacta

Trato amable Disponibilidad Flexibilidad

Tramite oportuno de documentos al Área de Pagaduría

Proporcionar información veraz y oportuna

Depósito y pago rápido y oportuno.

Proporcionar información veraz y oportuna




CONTROLE

RECURSO

SAL I D A S

ENTRADAS

PROCESO DE PAGADURIA


PROVEEDOR


CLIENTES

1. Manuales 2. Procedimientos 3. Normas 4. Reglamentos 5. Recepción de doctos.

(ventanilla) 6. Depósitos efectuados 7. Pagos en efectivo

USUARIOS

PROVEEDORES

CAPTURISTAS DEL AREA DE

DONTABILIDAD

EMPLEADSDEL IMTA

PROVEEDO

RES

PRESTACIONES DE SERVICIOS

1. Encargada de la

De documentos

2. Caturistas

1. mob. y eqpo.

2. sistema de comp.

3

Documentos

cidos

Pago o depósito de documentos

4.

Documentación para pago

PROCESO: PAGADURIA

Recepción de recursos no ejer

ENTRADA SALIDAS

Pagos de facturas

Información

10. Leyes y Reglamentos aplicables a la materia

11. Recepción cheques (BANCO) 12. Recepción efectivo

(COMETRA)

EMPLEADOS DEL IMTA

Emisión de

3.Jefe del Depto.

ÍNDICE



ÍNDICERelaciones del proceso / departamento


De Auditoría

Del Jurídico

Pago a Empleados

y

De las Coordinaciones

Coordinación de Asesores

Proceso:

Solicitud de

Pago Proceso de Pagaduría

De Adquisiciones

De Contabilidad

De Ingresos propios

De Recursos Humanos

De Presupuesto

De Sistemas

PROCESOS DE APOYO





Identificación del proceso ÍNDICE

Nombre del proceso: Pagaduría. Área propietaria del proceso: Subdirección de Recursos Financieros

Responsable: Jefe de Departamento

Alcance: Desde la Autorización hasta la evaluación del Presupuesto.


Participantes en la ejecución del proceso: − Jefe de Departamento − Jefe del Departamento. De

Contabilidad. _ Subdirector de Recursos Financieros _ Jefe de Administración

Promotores del proceso: − Jefes de Proyecto − Enlaces Administrativos − Adquisiciones de Bienes y

Servicios − Contabilidad − Junta de Gobierno

Procesos de apoyo: − Adquisiciones − Contabilidad − Ingresos Propios − Recursos Humanos

Procesos complementarios: − Jurídico − Coordinación de Asesores − Auditoría − Coordinaciones

Indicadores: (Relacionado con servicios contratados con cargo al costo directo.) Pagos realizados 1 Pagos programados 2 Satisfacción del cliente

Programa de bloques del proceso:

INICIO

Recepción de doc. Para pago en ventanilla única.

Revisión de doc. Recibidos en ventanilla

Captura de doc. revisados.

Entrega de documentos

Recepción de documentos para pago (Viáticos,

reembolsos, facturas y ordenes de servicio).

Clasificación de documentos.

Elaboración de cheques.

Pago a proveedores y empleados.

Emisión de recursos no ejercidos.

Entrega de documentos al Departamento de

Contabilidad.

FIN



ÍNDICE6.3.4 Mapeo del proceso de ingresos propios

Análisis del proceso

Procesos PROCESO DE INGRESOS PROPIOS ING1 REVISION DE SOLICITUD DE FACTURA DOCUMENTOS Y ANEXOS

INICIO

ING2 ELABORACION DE FACTURAS

ING3 SEGUIMIENTO DE FACTURACION

ING4 REGISTRO CONTABLE

ING5 INFORME AL AREA DE PRESUPUESTOS

ING1

ING2

ING3

ING4

ING5

FIN





Análisis del proceso de ingresos propios

Actividades

Elaboración de los

Estados Financieros

Facturas efectivamente

cobradas o Devueltas

Ingresos Propios

DI.C7.2.0.7.2

Revisión de Solicitud de Factura Documentos y Anexos

Elaboración de Facturas

Integración de expediente para cobro de factura

Llenado

correcto de la factura.

Obtención de los

Recursos

Resultados


Seguimiento de

Facturación

Efectuar Registro Contable

Cálculo y Determinación de Impuesto

Remitir Informe al Área de

Presupuestos

Dar a conocer los

Ingresos cobrados

ÍNDICE



Proceso de ingresos propios ÍNDICE

Resultado final del proceso Obtener los recursos necesarios en el

tiempo programado para la realización de los proyectos.

Clientes y/o usuarios del proceso a. Áreas Técnicas (Jefes de Proyectos) Requerimientos de los clientes y/o usuarios del proceso con respecto al producto/servicio

1) Disponer de los recursos cobrados para realizar el proyecto

Participantes del proceso Títulos de puestos

a. Subdirector de Recursos Financieros b. Asistente (elabora factura) c. Asistente (tramita factura)

Propietarios del proceso Jefe del Área de Ingresos Propios Promotores del proceso a. Áreas técnicas

b. Clientes varios Limites del proceso Inicia con solicitud de la factura y

documentos anexos Terminar con informe de cobro de la factura al Área de Presupuestos






Proceso / Departamento: Área de ingresos propios

Cliente Requerimientos Requisito específico Áreas Técnicas del IMTA

- Servicio eficaz - Servicio Eficiente - Atención

Rapidez.- Elaboración de la factura. Seguridad.-Verificación de datos. Confiabilidad.- Requisición de la factura. - Que el trámite y cobro de las facturas sean en el tiempo programado. -Trato cordial. - Asesoría en Trámites. - Apoyo Logístico entre el Jefe de Proyecto y la Contra-Parte (CNA) - Mediadores Jefe de Proyecto-Contraparte




CONTROLES

RECURSOS

SAL I D A S

ENTRADAS

PROCESO DE INGRESOS PROPIOS


ÍNDICE

PROVEEDORES


CLIENTES

1.- Reportes de Facturación 2.- Estados de Cuenta 3.- Fichas de Depósitos

Áreas Técnicas

Áreas Té i

1. Asistente (Elaboración de Facturas)

2. Asistente (trámite de Facturas)

3. Jefe del Área

1. Equipo de computo

2. Sistema de Computo

3 Lineamientos

Cobro de Facturas

PROCESO: Ingresos Propios

ENTRADAS SALIDAS

13. Revisión de Documentos en las diferentes dependencias.

14. Horario de atención en las diferentes dependencias.

Solicitud de factura, documentos y anexos

Programa actividades

Programa de pagos

AICOS no objeción

Avances de trabajos




Relaciones del proceso de ingresos propios


Proceso:

Revisión de solicitud

Elaboración de factura

Seguimiento de

facturación

Informe presupuestos

Registro contable

Cobro de factura

Normatividad

Solicitud de Factura Factura

cobrada

Área Contratante

Consultas a Instituciones

Públicas

Sistemas de Computo

PROCESOS DE APOYO

Lineamientos Específicos

ÍNDICE




Identificación del proceso ÍNDICE

Nombre del proceso: Ingresos Propios Área propietaria del proceso: Ingresos Propios Responsable: Jefe del Área de Ingresos

Propios

Alcance: Solicitud de la Factura y Obtención del recurso


Participantes en la ejecución del proceso: − Enlaces Administrativos − Asistente (Elaboración de

facturas). − Asistente (Trámite de

facturación). − Subdirector de Recursos

Financieros

Promotores del proceso: − Área Contratante

Procesos de apoyo: − Área Contratante − Sistemas de Computo − Consultas a Instituciones

Públicas


Documentos complementarios: − Normatividad − Lineamientos Específicos

Indicadores: Relacionado con servicios Contratados con cargo al costo Directo:

Monto Cobrado Monto Facturado

1) Presupuesto Ejercido Presupuesto Programado 2) Satisfacción del Cliente

Revisión de solicitud de factura

Elaboración de facturas

Seguimiento de facturación

Cobro de factura

Registro Contable

Informe Presupuestos

Fi

Documents

MANUAL INSTITUCIONAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ... · Normar los procesos institucionales administrativos relacionados con la prestación de servicios externos del IMTA, considerando