MANUAL INTEGRAL - gaatsecurity.comparámetros establecidos en la ISO 9001:2015 de acuerdo al siguiente alcance: Prestación de los servicios de seguridad armada y no armada, seguridad

MANUAL INTEGRAL

GAAT SECURITY GROUP LTDA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Versión:01 M-GG-01

GAAT SECURITY GROUP LTDA Fecha de aprobación: 28/03/2017

GESTIÓN GERENCIAL Página: 1 de 1

1. Tabla de contenido 2. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 2

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO .............................................................................................. 3

3.1. LOGO DE LA ORGANIZACIÓN .................................................................................................. 3

3.2. DATOS ORGANIZACIONALES ................................................................................................... 3

3.3. MISIÓN .................................................................................................................................... 3

3.4. VISIÓN ..................................................................................................................................... 3

3.5. POLITICA DE CALIDAD ............................................................................................................. 3

3.6. OBJETIVOS INTEGRALES .......................................................................................................... 4

4. GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................................ 4

4.1. REQUISITOS DOCUMENTALES ................................................................................................. 4

4.1.1. MANUAL INTEGRAL .......................................................................................................... 5

4.1.2. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 5

4.1.3. INSTRUCTIVO – GUIAS ..................................................................................................... 5

4.1.4. REGISTROS ....................................................................................................................... 5

4.1.5. DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................................... 5

5. LIDERAZGO Y COMPROMISO ......................................................................................................... 5

5.1. PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIOS ............................................................... 6

5.2. RESPONSABILIDADES EN LA ORGANIZACIÓN ......................................................................... 6

5.3. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN .................................................................................................. 7

Cambios que podrían afectar al SGI ........................................................................................ 7

5.4. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ................................................................. 7

6. GESTIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL .................................................................................................. 8

6.1. ALCANCE .................................................................................................................................. 8

6.2. APLICABILIDAD DE LOS REQUISITOS DEL SGI .......................................................................... 8

6.3. ENFOQUE AL CLIENTE .............................................................................................................. 8

6.4. PARTES INTERESADAS ............................................................................................................. 9

6.5. GESTIÓN PARA ABORDAR RIESGOS......................................................................................... 9

7.6 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO .................................................................................................... 9

7. MAPA DE PROCESOS .................................................................................................................... 11

8. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS ........................................................................................ 13

MATRIZ DE RECURSOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. ............................................................ 29




2. INTRODUCCIÓN GAAT SECURITY GROUP LTDA. desea ofrecer un servicio de calidad a las partes

interesadas para esto ha diseñado un sistema de Gestión Integral basado en la Norma

ISO 9001:2015. La empresa ha identificado todos los procesos que se encuentran

involucrados directamente con el Sistema de Gestión Integral, así como también el grado

de integración de los mismos y los recursos necesarios para su buen funcionamiento y

mejoramiento continuo.




3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 3.1. LOGO DE LA ORGANIZACIÓN

3.2. DATOS ORGANIZACIONALES Nombre de la organización

GAAT SECURITY GROUP LTDA

NIT 900647375-9

Dirección CALLE 19N #16BE-07 NIZA Teléfono 5898943

EMAIL [email protected]

Representante Legal

Avelino Avila Tamayo

3.3. MISIÓN GAAT SECURITY GROUP LTDA, es una empresa que proporciona a sus clientes una solución certificada para su seguridad mediante la prestación servicios de seguridad y asesoría en seguridad en sus modalidades de seguridad fija, móvil, escolta a personas y mercancías, con y sin armas de fuego y la utilización de medios tecnológicos, con factores diferenciadores como la calidad humana, tecnológica, así como la capacidad de respuesta tanto preventiva como reactiva frente a cualquier requerimiento de nuestras partes interesadas.

3.4. VISIÓN Para el 2020 GAAT SECURITY GROUP LTDA, será reconocida como: la empresa que

presta servicios de seguridad y asesoría en seguridad superando las expectativas de los

clientes, con presencia en Cúcuta y a nivel nacional consolidada como una empresa

dinámica, eficiente, efectiva y eficaz.

3.5. POLITICA INTEGRAL GAAT SECURITY GROUP LTDA, está comprometida con la satisfacción de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en la prestación de servicios en las modalidades de seguridad fija, móvil, escolta a personas y mercancías, con y sin armas de fuego y la utilización de medios tecnológicos, con el fin de prevenir la ocurrencia de incidentes de seguridad, actividades ilícitas, lavado de activos y la financiación del terrorismo.




Nuestro sistema de gestión integral se enfoca en la identificación permanente de peligros y mitigación de riesgos laborales con el fin de disminuir los incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales y de otra índole que rigen nuestra actividad. Basados en un recurso humano competente que aporta a mejoramiento continuo de nuestro sistema de gestión de integral permitiendo ser una organización generadora de credibilidad y confianza para la comunidad en general.

3.6. OBJETIVOS INTEGRALES

Buscar la rentabilidad de cada uno de nuestras áreas y mantener la competitividad, calidad y servicio.

Mejorar la percepción de los clientes y otras partes interesadas mediante la atención personalizada, oportuna y eficaz a todos sus requerimientos.

Minimizar la ocurrencia de accidentes e incidentes laborales por medio de la identificación y control de riesgos en la compañía a fin de proteger la seguridad y salud de los trabajadores.

Mantener la eficacia del sistema de Gestión implementado en la organización, mediante el control y su mejora continua.

Actuar siempre bajo normatividad legal para evitar demandas, sanciones o multas por incumplimientos con las partes interesadas.

4. GESTIÓN DOCUMENTAL La documentación establecida en el Sistema de Gestión Integral, se ha diseñado para dar cumplimiento a los requerimientos de la organización de acuerdo a las necesidades de las partes interesadas y los requerimientos de las normas ISO 9001:2015- OHSAS 18001:2007

4.1. REQUISITOS DOCUMENTALES La documentación del sistema de Gestión Integral se convierte en el medio de consenso de los resultados que se obtienen: de lo que se debe hacer, de lo que se desea lograr, de lo que se debe cumplir. Este conjunto de elementos describen por medio de una pirámide, donde los diferentes niveles de la documentación de un sistema de gestión Integral se describen.




4.1.1. MANUAL INTEGRAL

Se constituye como el documento maestro que integra los procedimientos, guías, registros y evaluación de los procesos internos de la organizacion

4.1.2. PROCEDIMIENTOS Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. En la empresa se cuenta con los procedimientos documentados exigidos por la normatividad colombiana y los que se requieren para garantizar una excelente prestación de servicio

4.1.3. INSTRUCTIVO – GUIAS Son documentos de apoyo, para la realización de una actividad o múltiples actividades, el cual permite ser un mecanismo de ayuda interno.

4.1.4. REGISTROS Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desarrolladas para efectos de control de las funciones y medición de los alcances de la política de calidad de la entidad.

4.1.5. DOCUMENTOS EXTERNOS Documentos necesarios para el Sistema de Gestión Integral, pero no son generados, proporcionados, ni modificados por la Entidad, como: Normatividad jurídica que nos compete. Se destacan como documentos externos los que son Propiedad del Cliente (comunicados, circulares, convenios, entre otros.) y la Normatividad legal, se destacan como documentos externos, Norma NTC ISO 9001:2015, norma OHSAS 18001:2007 comunicados, circulares, resoluciones entre otros.

5. LIDERAZGO Y COMPROMISO GAAT SECURITY GROUP LTDA es una empresa enfocada en mantener los altos

estándares en la implementación, cumplimiento y sostenibilidad de su Sistema de Gestión

Integral para satisfacer plenamente a sus clientes mediante la revisión constante, el

MANUAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO - GUIAS

REGISTROS

DOCUMENTOS EXTERNOS




mejoramiento continuo de los procesos de gestión, así como de brindar confianza a sus

partes interesadas mediante la implementación de controles que proporcionan seguridad,

trasparencia y eficiencia.

5.1. PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIOS El Sistema de Gestión Integral permite evidenciar las fortalezas y debilidades de dicho

sistema ya que estos elementos se articulan entre sí; de esta manera se detectan

oportunamente las fallas y se implementan correctivos previamente planificados que

permiten transformar los elementos de entrada en resultados de contención que

normalicen los procesos y garanticen el normal funcionamiento organizacional.

De esta forma, GAAT SECURITY GROUP LTDA. implementa una matriz de procesos que

brinda calidad de una manera interactiva y eficiente, tendiente a garantizar la estabilidad

y sostenibilidad del Sistema Integral, aplicando el método PHVA (Planificar – Hacer –

Verificar – Actuar).

5.2. RESPONSABILIDADES EN LA ORGANIZACIÓN GAAT SECURITY GROUP LTDA. es una empresa decidida a implementar y mantener

con eficacia el Sistema de Gestión Integral basándose en la norma NTC ISO 9001:2015-

OHSAS 18001:2007 con el fin de prestar el mejor servicio y por ende lograr la satisfacción

de nuestros clientes, para lograr esta meta contamos con una alta dirección que mediante




la planificación y revisión de cada una de las actividades del S.G.I nos asegura el

adecuado funcionamiento del mismo.

Se promueven las siguientes responsabilidades:

Promocionar y capacitar a todo el personal de la organización en materia de los

requisitos legales y de necesidad propia de la organización, que apunten a objetivos

comunes que garanticen el cumplimiento de metas y la satisfacción del cliente.

Implementar acciones para el CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES

Documentar los procesos de auto-evaluación mediante el registro y análisis de las

fortalezas y debilidades, con el fin de implementar las fortalezas de los procesos y

promover el pensamiento basado en riesgos, para el planteamiento de controles y

prevención del riesgo.

Planear e implementar acciones que promuevan el mejoramiento permanente del

Sistema de Gestión Integral.

Organizar reuniones informativas y de trabajo para fortalecer todos los procesos

anteriormente descritos

5.3. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Con el fin de asegurar la conveniencia, eficacia continúa y adecuación del Sistema de Gestión Integral, la Gerencia lo revisará una vez al año. Las decisiones tomadas por la alta dirección se darán a conocer a todos los trabajadores a través de los medios de comunicación establecidos.

Para la revisión por la dirección se presenta un informe que contiene los siguientes componentes documentales básicos:

Resultados de las auditorias y revisiones del SGI

Retroalimentación de las partes interesadas

Desempeño de los procesos del SGI

Estado de las acciones

Accidentes e incidentes de trabajo

Cumplimiento requisitos legales

Actos y condiciones inseguras

Acciones de mejora continua que se puedan usar en la organización para mejorar el desempeño y eficacia del SGI

Vulnerabilidad de amenazas en la valoración de los Riesgos

Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Cambios que podrían afectar al SGI

5.4. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN El análisis de los resultados de la revisión involucra los criterios de análisis de los Directivos de la empresa, con el fin de plantear estrategias de mejoramiento de los procesos o de los mecanismos positivos que generan confianza y resultados favorables. En esta revisión se tienen en cuenta otras instancias a saber:

Oportunidades de Mejora

Oportunidades de cambio en el SGI o Cambios a las políticas, objetivos y metas del Sistema de Gestión Integral




o La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente o Las necesidades de recursos o La actualización para abordar los riesgos y del plan de tratamiento del riesgo

Las necesidades de recursos

6. GESTIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL

6.1. ALCANCE La documentación del Sistema de Gestión Integral y la adopción de la cultura en la

organización se extiende a todos los procesos de la misma y está adherida a los

parámetros establecidos en la ISO 9001:2015 de acuerdo al siguiente alcance:

Prestación de los servicios de seguridad armada y no armada, seguridad comercial y residencial, escoltas a personas y mercancías

El manual Integral es la firme muestra que tiene la organización en el cumplimiento de los requisitos a través de todos los niveles de la misma.

6.2. APLICABILIDAD DE LOS REQUISITOS DEL SGI

NUMERAL NOMBRE DEL NUMERAL DESCRIPCIÓN DE SU NO APLICABILIDAD

7.1.5.2 Trazabilidad en las

mediciones

No es aplicable, debido a que la organización ha determinado que en los procesos que conforman el sistema de Gestión Integral, no es necesario y no se utilizan equipos específicos de seguimiento y medición. Las exclusiones de estos numerales no afectan de modo alguno la oportuna eficacia y eficiencia en la prestación del servicio, ni incumple ningún requisito de ley aplicable

8.3 Diseño y desarrollo de

los productos y servicios

No es aplicable debido a que la organización, no estima realizar ningún desarrollo de nuevo servicio, o un método de realizar los servicios que ofrece. Las exclusiones de estos numerales no afectan de modo alguno la oportuna eficacia y eficiencia en la prestación del servicio, ni incumple ningún requisito de ley aplicable

6.3. ENFOQUE AL CLIENTE

GAAT SECURITY GROUP LTDA., a través de la Gerencia, asegura que los requisitos relacionados con sus productos y la prestación de servicios se determinan y se cumplen de acuerdo con los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios que apliquen a la organización.




Se analiza y considera los riesgos y oportunidades que se pueden presentar en la prestación de los servicios en general, que puedan afectar la conformidad de la satisfacción del cliente

De igual forma la empresa realiza periódicamente un estudio de satisfacción para conocer el grado de conformidad que tiene el cliente con nuestros servicios, para determinar acciones de mejora.

6.4. PARTES INTERESADAS Las partes interesadas y sus requisitos se convierten en factores clave, aunque desde siempre lo han sido del Sistema de Gestión Integral para proporcionar productos y servicios que satisfagan dichos requisitos, a continuación se identifican las siguientes partes interesadas de la entidad:

PARTES INTERESADAS NECESIDADES, EXPECTATIVAS Y REQUISITOS DE LEY Alta direccion Velar por el buen funcionamiento de la empresa

Clientes Garantizar la prestación del servicio o integridad del producto

Proveedores Los temas más relevantes a tratar con ellos son las alianzas estratégicas y la calidad concertada

Empleados Cuando hablamos de personal como parte interesada nos estamos refiriendo a seguridad laboral, desarrollo personal y profesional y satisfacción del personal

6.5. GESTIÓN PARA ABORDAR RIESGOS

La organización promueve e implementa una cultura para abordar los riesgos, mediante

un pensamiento preventivo.

En el análisis y evaluación del riesgo se deben identificar las fuentes, estimar los riesgos

y compararlos para determinar su importancia, de acuerdo a esto se le realizara un

seguimiento a las actividades propuestas para tratar el riesgo.

La evaluación del Riesgo permite comparar los resultados de la calificación del riesgo, con

los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al mismo; de

esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados,

importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su

tratamiento.

7.6 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

COMPONENTE METODOLOGIA

PERFILES Y CARGOS

Los perfiles de cargo se especifican en M-GAD-01 PERFILES

DE CARGO Y FUNCIONES. El cumplimiento del perfil de

cargo es un requisito para tener mayor seguridad de que la

persona se encuentra preparada para desarrollar las

funciones de dicho cargo. Por eso se revisa el cumplimiento




del perfil de cargo antes de la selección de un funcionario

nuevo.

DOCUMENTACIÓN

DE LOS PROCESOS

La documentación de los procesos, tal como Manuales,

Procedimiento, instructivos, guías y formatos; contienen la

información del funcionamiento del proceso y está disponible

para la consulta de los líderes y responsables de los procesos.

Está documentación también puede servir como ayuda en la

inducción del personal.

La información sobre el control, archivo y acceso a esta

información, se encuentra en el procedimiento P-GI-01

INFORMACION DOCUMENTADA

CAPACITACIONES

EXTERNAS

Se realizan afuera de la organización. Estas capacitaciones se

incluyen en el plan de formación.

El personal asignado por la Gerente, deben asistir a las

capacitaciones externas en las que se exige su participación.

En estas capacitaciones, se requiere llevar una copia impresa

de listado de asistencia y diligenciarla o solicitar a la

encargada del evento de formación copia del listado de

asistencia

Una copia de los folletos, plegables o cartillas que entreguen

en la capacitación externa, debe ser traída a la empresa y

archivarse junto con la listado de asistencia.

Se sugiere tomar fotos y archivarlas en medio magnético

El personal que asistió, debe socializar en la empresa, los

conceptos aprendidos en la capacitación externa en que

estuvieron presentes.

CAPACITACIONES

INTERNAS

Se realizan en la organización. Estas capacitaciones se

incluyen en el plan de formación y se debe diligenciar listado

de asistencia. Se sugiere tomar fotos y archivarlas en medio

magnético

En estas capacitaciones se debe utilizar una presentación,

preferiblemente en PPT. Estas presentaciones deben

guardarse en medio magnético

Las evidencias de talleres o actividades realizadas en la

capacitación, deben adjuntarse al listado de asistencia y

archivarse en físico

LECCIONES

APRENDIDAS

En el día a día se aprenden lecciones en la realización del

trabajo.




Las relacionadas con la implementación de AC, AP, AM se

especifican en la casilla de Observaciones del cierre de la

acción.

En las capacitaciones internas o reuniones del SGI, se destina

un espacio para socializar las lecciones aprendidas y

conjuntamente, se decide cual será el manejo para tener en

cuenta lo aprendido:

Publicar en cartelera interna

Incluir la información obtenida en la documentación de los

procesos y/o en las funciones del personal

Poner señalización o recordatorios relacionados con la lección

aprendida.

7. MAPA DE PROCESOS GAAT SECURITY GROUP LTDA. ha implementado un Sistema de Gestión Integral,

describiendo una serie de procesos correlacionados utilizando como base el ciclo de

mejora continua PHVA y enfocados a satisfacer las expectativas de los clientes y sus

partes interesadas.







8. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS

PROCESO GESTION GERENCIAL RESPONSABLE

OBJETIVO

Asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia del sistema de gestión, evaluando las oportunidades de mejora y las necesidades de establecer cambios en el sistema, garantizando la

capacidad de la empresa para cumplir con los requisitos legales, los requisitos exigidos por el cliente, otras partes interesadas y los requisitos de la organización.

GERENTE GENERAL

ALCANCE DEL PROCESO

AUTORIDAD

Inicia definiendo el direccionamiento estratégico, finalizando con el seguimiento revisión de los resultados de gestión de todos los procesos de la organización.

N/A

DESCRIPCION DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADAS PLANEAR SALIDAS RECEPTOR

Todos los procesos SGI

Clientes

Proveedores

Comunidad

Necesidades y expectativas de las partes interesadas

Auditorías internas y

externas

Necesidades y/o requerimientos del sistema de gestión

integral

Indicadores Procesos

Necesidades y recursos del SGI

Identificación de perfiles de cargo Organigrama

Desarrollar, Implementar y revisar plan de direccionamiento estratégico para el desarrollo a mediano y largo

plazo de la organización

Establecer cronograma de la revisión por la dirección

Planeación de la revisión por la

dirección

Definir las metas e indicadores organización

Planear y presupuestar el sistema de

gestión integral

Misión, visión, política, objetivos integrales y Mapa de procesos organización

Plan de mejoramiento

Planes acción correctivas, preventivas y de mejora

Indicadores gestión procesos

Presupuesto del sistema de

gestión integral


Clientes

Proveedores

Comunidad




Información sobre las partes interesadas

Establecer y definir responsabilidades y autoridades con respecto al SGI

Identificación de las necesidades de

las partes interesadas.

Manual de cargos y funciones con autoridades

en el SGI

Partes interesadas plenamente identificadas

PROVEEDOR ENTRADAS HACER SALIDAS RECEPTOR

Entes de control

Gestión Gerencial

Todos los procesos del SIG

Matriz de requisitos legales

Programa inspecciones

Presupuesto de gastos

Actividades de las diferentes cargos

Comunicación procesos de la organización

Establecer manejo de la

información documentada

Resultados del seguimiento y medición

de cada proceso

Verificar el cumplimiento de los requisitos normativos y legales para

su operación

Ejecutar inspecciones gerenciales

Realizar seguimiento a la ejecución del presupuesto de recursos

organización

Ejecutar de acuerdo con las directrices de la gerencia , los

manuales de funciones y procedimientos de la organización

Comunicación de directrices y

políticas , objetivos de la organización

Definir metodologías para controlar la información primaria e información

secundaria, sistemas de información, comunicación

Realizar la revisión por la dirección

Matriz de requisitos legales actualizados y cumplimiento

de la normatividad

Informe inspecciones y acciones a tomar

Registro cumplimiento de los

recursos asignados

Manual de funciones, descripciones de cargo

Organigrama

Definición de actividades y responsabilidades en los

diferentes

Documentos del S.G.I Matriz de comunicación

interna, Informes para gerencia

Plan de mejoramiento

Todos los procesos SIG




PROVEEDOR ENTRADAS VERIFICAR SALIDAS RECEPTOR

Todos los procesos del SIG

Gestión Integral

Direccionamiento Estratégico

Ejecución recursos

Matriz despliegue objetivos

Informe Indicadores

procesos

Constatar que las directrices estratégica hayan sido establecidos

conforme a un análisis previo

Comprobar que los recursos suministrados Respondan a las necesidades de la organización

Evaluar el cumplimiento de los

objetivos

Seguimiento a indicadores de gestión

Contexto estratégico verificado y aprobado

Seguimiento al presupuesto

Objetivos del SIG medidos

Cumplimiento de indicadores de gestión

Gestión Integral

Todos los procesos

PROVEEDOR ENTRADAS ACTUAR SALIDAS RECEPTOR


Informes de Gestión

Informes de auditorías

Planes de mejoramiento por proceso

Revisión por la dirección

Implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

implementadas Todos los procesos SGI

RECURSOS DOCUMENTOS Y

REGISTROS ASOCIADOS

REQUISITOS ADMINISTRACIÓN DEL

RIESGO SEGUMIENTO Y MEDICIÓN

Humanos, Financieros, Equipos de oficina,

Papelería e Internet.

Control de la información documentada

Norma:

Ver matriz de riesgos Ver matriz de indicadores

ISO 9001 4.1, 4.2, 5.2, 5.3, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 6.1, 6.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4,

8.5

Norma:

OHSAS 18001 4.1,4.2,4.3,4.4.1,

4.4.5,4.5,4.5.1,4.5.2,4.5.3, 4.6

Norma:




BASC

4.3.3, 4.4, 4.4.1. 4.4.3, 4.4.6, 4.5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.6, 4.6.1, 4.6.2,

4.6.3.

Estándares

3.5, 5.1, 6.1.1, 6.7, 6.8.4, 6.8.5, 6.8.6,

Requisitos legales:

Ver matriz de requisitos legales




PROCESO GESTION INTEGRAL RESPONSABLE

OBJETIVO Planear, controlar y gestionar los recursos y las actividades necesarias para dar cumplimiento a

los objetivos, metas y estrategias trazadas por GAAT SECURITY GROUP LTDA.

COORDINADOR GESTIÓN INTEGRAL

ALCANCE DEL PROCESO

Aplica desde la planeación de los cronogramas del sistema de gestión integral, su sostenimiento, promoción y cumplimiento.

AUTORIDAD

GERENTE



Todos los Procesos del Sistema de Gestión

Integral

Requisitos de las normas

Planificar las auditorías internas al Sistema de Gestión Integral

Sistema de gestión integral con procesos definidos

Todos los Procesos del

Sistema de Gestión Integral

Necesidades y resultados

de documentación e implementación del SGI

de la empresa

Planificar el Sistema de Gestión

Integral y sus procesos

Programa de auditorías

internas Matriz de identificación de peligros y riesgos, Matriz

requisitos legales. Cronograma Programas

SGSST

Requisitos legales e

peligros y riesgos

Planificar la identificación de peligros ,

valoración de riesgos y la identificación y evaluación de los

requisitos legales

Matriz legal registrada

Requisitos para

implementar Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo por cada uno

de los procesos del S.G.I.

Identificar, implementar y realizar

seguimiento al programa de seguridad, salud en el trabajo y medio

ambiente identificado

Seguimiento y medición del SG-SST


Salidas no conformes identificadas

Realizar seguimiento a las salida son conformes

Planes de acción

Todos los Procesos del Sistema de Gestión Integral




Todos los Procesos del Sistema de Gestión

Integral

Plan Auditorias

Establecer y ejecutar plan de auditorías internas

Cronograma Plan Auditorias

Necesidad de modificaciones o

actualizaciones de la información

documentada

Control de la información

documentada del SGI

Registro Control de la información documentada

Programa Inspecciones

Implementar Programa de Inspecciones

Informe Indicadores Programas

Programa Cronogramas SGI

Identificación e implementación de programas operativos

Inspecciones Seguimiento a los

programas implementados

Notificaciones Accidentes e Incidentes

Realizar Investigaciones de

Accidentes e Incidentes Informe Accidentalidad

Planes de acción identificados


Todos los procesos del SGI

Programa Inspecciones Gerencial y locativas

semestral

Generar Informe de Inspecciones junto con el gerente y el VIGIASST

Informe Inspecciones


Inspecciones áreas

trabajo

Analizar condiciones y comportamientos inseguros

Informes reporte condiciones y actos inseguras

Resultados de indicadores de gestión

por proceso

Realizar seguimiento y consolidar los indicadores de gestión de la empresa.

Informe indicadores proceso




Matriz Requisitos Legales

Identificar y evaluar requisitos legales

Informe y evaluación matriz requisitos legales

Planes de acción por proceso

Realizar seguimiento a los planes de acción de la organización





Planes de mejoramiento por

proceso


Implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

implementadas



REGISTROS ASOCIADOS






Norma:


ISO 9001 4.1, 4.2, 5.2, 5.3, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 6.1, 6.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4,

8.5

Norma:

OHSAS 18001 4.1,4.2,4.3,4.4.1,

4.4.5,4.5,4.5.1,4.5.2,4.5.3, 4.6

Norma:

BASC 4.3.3, 4.4, 4.4.1. 4.4.3, 4.4.6, 4.5,

4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.6, 4.6.1, 4.6.2, 4.6.3.

Requisitos legales:





PROCESO GESTION DE SERVICIO RESPONSABLE

OBJETIVO

Prestar servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de vigilancia sin y con armas, medios tecnológicos, Escolta de personas y de mercancía critica, realizando control y

seguimiento por medio de la supervisión.

JEFE DE OPERACIONES

ALCANCE DEL PROCESO

Mejorar continuamente el desempeño de la organización. Mantener altos estándares de seguridad en los servicios ofrecidos.

AUTORIDAD

GERENTE



Gerencia

Superintendencia de

Vigilancia y Seguridad

Privada

Cliente Externo


Necesidades de los clientes, personal.

Necesidad instalar un

servicio

Listar recursos para prestar el servicio y elaborar funciones

específicas.

Necesidad de inducción operativa con los

requerimientos del cliente.

Planear el montaje del servicio.

Planear las necesidades de armamento, elementos de intendencia y equipo de

comunicación.

Planear el desarrollo de un estudio de seguridad.

Planear estrategias de seguridad

Protocolos de vigilancia Planear las funciones generales y

específicas del puesto.

Programar los turnos de vigilancia.

Planear la visita al cliente para su evaluación.

Planear y desarrollar todas las actividades relacionadas con el proceso de medios tecnológicos

Personal competente.

Montaje del servicio.

Estrategias de seguridad Estudio de seguridad.

Presentaciones Propuesta económica Requisito del servicio.

Cliente Externo

Guarda de seguridad

escoltas

Supervisores


Guarda de seguridad

escoltas




PROVEEDOR

ENTRADAS HACER SALIDAS RECEPTOR

Gerencia

Superintendencia de

Vigilancia y Seguridad

Privada

Cliente Externo

Todos los procesos del

SGI

Red de apoyo

Policía Nacional

Necesidad de realizar la

programación del puesto.

Mantener el control de la supervisión del puesto.

Realizar un Seguimiento permanente al cliente

verificando su satisfacción.

Directrices del Sistema de Gestión de Calidad.

Novedades

Solicitud de reporte de la red de apoyo.

Solicitud de reporte de la

red de apoyo

Trasmisión de información general de

la red de apoyo.

Solicitud de Selección y/o contratación de personal.

Instalar el puesto solicitado.

Solicitud de elementos de trabajo

Realizar estudios de seguridad.

Ejecutar las estrategias de seguridad.

Elaborar protocolos de seguridad.

Desarrollo del control de supervisión.

Ejecución de reuniones programadas para la evaluación de la prestación

del servicio.

Realizar seguimiento a las novedades.

Coordinar y atender los

requerimientos para el adecuado funcionamiento de la red de apoyo.

Comunicación con el cliente.

Entrega de Dotación.

Completa para el puesto y

el Vigilante para la prestación del servicio.

Protocolos de vigilancia y

seguridad Privada.

(Funciones generales y específicas).

Personal de vigilantes

Entrenado en el puesto de

trabajo.

Programación realizada. Ejecución de la supervisión

Visita al cliente de satisfacción.

Comités de calidad.

Reporte de Novedades.

Confirmar aperturas, cierres

y demás eventos .

Inquietudes o necesidades de los clientes resueltas.

Cliente Externo

Proceso Gerencial

Supervisores

Red de apoyo

policía nacional Guarda de seguridad

escoltas




Requerimientos solucionados.

Cumplimientos con los

reportes e información a la red de apoyo.


Procesos del SGI

Necesidad de control y seguimiento de puestos

de trabajo

Necesidad de controlar entra y salida de visitante

y novedades

Realizar la medición sobre eficacia de

capacitación

Mantener seguimiento de desempeño del personal

Seguimiento a los puestos

Seguimiento de Minuta

Seguimiento a los resultados de la evolución de capacitaciones.

Seguimiento a los resultados de la

evaluación de desempeño.

Seguimiento a la satisfacción del cliente.

Seguimiento al estado de las

acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas en el proceso.

Auditoria interna.

Seguimiento al monitoreo de las

alarmas.

Seguimiento a los reportes diarios.

Control de supervisores

Acta de apertura y cierre de

puestos de trabajo

Acta de instalación de servicio

Planilla de supervisores.

Reporte de novedades

Equipos de comunicación Visitas domiciliarias

Cliente Externo

Proceso Gerencial

Guarda de seguridad

escoltas

Supervisores





Procesos del SGI




Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora.

De acuerdo con los resultados

obtenidos en la verificación plantear e implementar acciones correctivas y/o

preventivas con el fin de mejorar continuamente la eficacia del proceso

y del S.G.

Acciones correctivas y de

mejora implementadas Procesos del SGI


REGISTROS ASOCIADOS






Norma:


ISO 9001 4.1, 4.2, 5.2, 5.3, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 6.1, 6.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4,

8.5

Norma:

OHSAS 18001 4.1,4.2,4.3,4.4.1,

4.4.5,4.5,4.5.1,4.5.2,4.5.3, 4.6

Norma:

BASC 4.3.3, 4.4, 4.4.1. 4.4.3, 4.4.6, 4.5,

4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.6, 4.6.1, 4.6.2, 4.6.3.

Requisitos legales:





PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA RESPONSABLE

OBJETIVO Administrar el talento humano, a su vez optimizar los recursos financieros para mantener una

liquidez constante, que permita cumplir con todas las obligaciones financieras de la organización. JEFE DE TALENTO

HUMANO

ALCANCE DEL PROCESO

Vinculación, gestión y administración del personal de la organización, así como la organización y distribución de los recursos financieros, técnicos y tecnológicos con los que cuenta la

organización para garantizar su buen funcionamiento.

AUTORIDAD

GERENTE



Procesos del SGI Personal que labora en la

organización

Planificar actividades de bienestar

para los empleados

Cronograma de actividades de bienestar laboral

Procesos del SGI

Gestión Gerencial

Facturas de pago

Liquidación de personal

Prestamos

Recibo consignación de

bancos

Soporte de transferencias

Planificar y programar pagos con la gerencia

Planificación de pagos

Gestión Gerencial

Gestión Administrativa y Financiera

Procesos del SGI Necesidad de compras Planificación de las compras de

insumos, equipos de oficina entre otros

solicitud de compras

Gestión Gerencial

Procesos del SGI

ARL

Procesos del SGI

Cronograma de capacitaciones de la ARL

Todo el personal

Planificar actividades de formación para el personal

Programa de capacitación y formación

Procesos del SGI


Procesos del SGI

Examen de ingreso, hoja de vida, afiliación a

Vinculación del personal Personal vinculado en la empresa bajo las normas

legales Procesos del SGI




seguridad social, afiliación a ARL

Gestión Administrativo y Financiero

Liquidación de Nomina de los empleados

Pago de la Nomina

Dinero para Pago de la

Nomina

Empleados de la organización.

Procesos del SGI

Evaluación del jefe

inmediato y evaluación del desempeño laboral

Evaluación de desempeño, encuesta

clima organizacional, aplicación, tabulación y presentación de

resultados

Estrategias, cronogramas de actividades y presentación

de resultados Plan de formación en temas específicos y medición del

desempeño

Jefe de Talento Humano

Procesos del SGI

Registros educación,

formación, habilidades y experiencia.

Mantener y actualizar los registros

apropiados de educación, formación, habilidades y experiencia

Base de datos hojas de vida Jefe de Talento Humano

Requerimientos del ARL

Gestión Integral

Formato reporte de la ARL

Reportar accidentes e incidentes laborales

Formato de la ARL diligenciado

Investigación de accidentes

e incidentes laborales

Seguimiento al plan de acción de la investigaciones

Coordinador de SGI ARL

Gestión Gerencial

Órganos de control

Calendario fiscal

Documento contable Pagar impuestos correspondientes

Recibo de pago de impuestos expedido por el

órgano de control

Gestión Gerencial

Órganos de control

Gestión Gerencial

Órganos de control

Facturas o cuentas de cobro

Elaborar notas contable Notas de contabilidad

Gestión Gerencial




Transferencias o pagos

mensuales

Entidades de Seguridad Social (Salud, Pensión,

ARL, etc.)

Formato planilla mensual de aportes

Realizar pagos de seguridad social Planilla de aportes en línea

Gestión Gerencial

Gestión administrativo y Financiero.

Procesos del SGI

Proveedores

Necesidad de compra

Cotizaciones

Realizar compras de insumos de oficina, insumos de aseo, entre otros

Factura de las compras realizadas

Procesos, Productos o servicios suministrados

externamente

Procesos del SGI

Partes interesadas

Gestión Gerencial

Gestión del servicio

Programa de mantenimiento locativo y

equipos de computo

Ejecutar los mantenimientos locativo a las instalaciones y a los equipos de

oficina

Factura de los mantenimientos realizados

Gestión Gerencial

Gestión administrativo y Financiero

Bancos

Gestión Gerencial


Extractos bancarios Elaborar conciliaciones bancarias Nota de contabilidad

Conciliación del banco

Gestión Gerencial

Gestión Administrativo y Financiero

Procesos del SGI documentación recibida

por la organización Recepción y radicación de

documentos Distribución de documentos

a Gerencia Gestión Gerencial

Procesos del SGI

Formato de selección y evaluación de los

procesos, productos y servicios suministrados

externamente

Seleccionar, evaluar y reevaluar los procesos, productos y servicios

suministrados externamente

procesos, productos y servicios suministrados

externamente evaluados y reevaluados

Procesos del SGI

Partes interesadas


Gestión Gerencial

Indicadores de gestión

Informe auditorias

Evaluar el desempeño del proceso


Órganos de control




Órganos de control


Informes de los entes de control

No conformidades y Acciones de Mejora

Indicadores de gestión

medidos

Procesos del SGI


Procesos del SGI



Planes de mejoramiento por proceso

Planes de mejoramiento

individual


Implementar acciones correctivas, de mejora y gestión del riesgo.

Acciones correctivas y de mejora implementadas

Procesos del SGI


REGISTROS ASOCIADOS






Norma:


ISO 9001 4.1, 4.2, 5.2, 5.3, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 6.1, 6.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4,

8.5

Norma:

OHSAS 18001 4.1,4.2,4.3,4.4.1,

4.4.5,4.5,4.5.1,4.5.2,4.5.3, 4.6

Norma:

BASC




4.3.3, 4.4, 4.4.1. 4.4.3, 4.4.6, 4.5,

4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.6, 4.6.1, 4.6.2, 4.6.3.

Requisitos legales:





MATRIZ DE RECURSOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.

PROCESO Proveedores especializados

Conocimiento especializado

Infraestructura Ambiente físico de trabajo

Recursos de seguimiento y medición

Gestión Integral Asesor del SGI Conocimiento en la norma ISO 9001:2015-

OHSAS 18001:2007

Computador, muebles físicos de la organización

Buena iluminación, aire acondicionado,

niveles de ruido bajo.

No requiere


Proveedores de dotación y armamento

Cumplimiento legal Computador, muebles

fisicos de la organización, equipos de oficina


niveles de ruido bajos.

No requiere

Gestión Administrativa

y Financiera

Contadora Conocimientos especializados en NIIF

Computador, muebles físicos de la organización



No requiere

Gestión Administrativa

y Financiera

Servicio de mantenimiento de

equipos

Experiencia en reparación y

mantenimiento de computadores

Insumos y herramientas para mantenimiento

primario: limpieza



No requiere

RECURSOS FINANCIEROS

La información de recursos financieros se encuentra en el PRESUPUESTO ANUAL. Esta información es de carácter privado

PERSONAS Los líderes y responsables de los procesos se especifican en el M-GG-01 MANUAL INTEGRAL




AMBIENTE PSICOSOCIAL

En todos los procesos se requiere un ambiente de trabajo en que primen los valores de compañerismo, respeto, seriedad, honestidad, responsabilidad y enfoque al cumplimiento de metas

MATRIZ DE REQUISITOS ISO 9001:2015

N° NUMERAL RESUMEN GESTIÓN GERENCIAL

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GESTIÓN DEL SERVICIO

GESTIÓN INTEGRAL

4

CO

NTE

XTO

DE

LA O

RG

AN

IZA

CIÓ

N

4.1 Entendiendo la organización y su contexto

Definir el contexto en que se encuentra la organización, identificando cuestiones internas y externas

X

4.2 Entendiendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Identificar las partes interesadas, así como sus necesidades y expectativas

X X X X

4.3 Establecimiento del alcance del Sistema de Gestión de Calidad

Definir el alcance del SGC X




4.4 Sistema de Gestión de Calidad

Identificar los procesos Describir la interacción entre los procesos

X

5

LID

ERA

ZGO

5.1 Liderazgo y compromiso

Liderazgo por parte de la alta dirección y de los líderes de proceso

5.1.1 X

5.1.2 X

5.2 Política Elaborar, publicar y socializar la Política de calidad

X X

5.3 Roles, responsabilidad y autoridad

Definir para cada cargo: responsabilidades del cargo y roles relacionados con el SGC y roles relacionados con requisitos legales

X X

6

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N

6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades

Para cada proceso: identificar riesgos, analizarlos en función de la probabilidad y consecuencia, evaluar controles actuales, definir tratamientos, implementarlos, monitorear, definir ajustes a los tratamientos y comunicar

X X X X

6.2 Objetivos de calidad y planificación

Definir objetivos institucionales y establecer responsables de su cumplimiento, metas y recursos

X X




6.3 Planificación y control de cambios

Identificar cambios principales del SGC Registrar información de estos cambios en la Revisión por la Dirección

X X

7

SOP

OR

TE

7.1 Recursos Identificar recursos requeridos para el

funcionamiento de los procesos del SGC

7.1.1 X X

7.1.2 X X

7.1.3 X X

7.1.4 X

7.1.5 EXCLUSIÓN

7.1.6 X X X

7.2 Competencia Manual de perfiles de cargo Revisión del cumplimiento de los perfiles de cargo

X X




7.3 Toma de Conciencia

Toma de conciencia del personal sobre los procesos en que participa y los requisitos relacionados; los objetivos de calidad y las consecuencias de no aportar a mantener la eficacia del SGC

X X

7.4 Comunicación Definir sistema de comunicación interna y externa de la empresa

X X

7.5 Información documentada

Control de documentos del SGC X X X X

8

OP

ERA

CIÓ

N

8.1 Planificación y control operacional

Facilitar la implementación de requisitos legales o de otras normas, aplicables a los procesos del SGC

X X X

8.2 Requisitos para los productos y servicios

Identificar claramente los requisitos aplicables a cada proceso, provenientes de: clientes, partes interesadas, requisitos legales, organizacionales, y de la norma ISO 9001:2015

8.2.1 X X

8.2.2 X X

8.2.3 X X

8.2.4 X X




8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios

Definir entradas, salidas y resultados del D&D, así como la realización de las etapas de revisión, verificación, validación y control de cambios

EXCLUSIÓN

8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

Definir claramente los controles para proveedores y contratistas, así como para los productos y servicios que suministran

X X X

8.5 Control de la producción y de la provisión del servicio

Definir detalladamente los controles para la prestación del servicio

8.5.1 X X X

8.5.2 X X X

8.5.3 X X X

8.5.4 X X X

8.5.5 X X X

8.5.6 X X X




8.6 Liberación de los productos y servicios

Controles para evitar que se presenten casos de producto no conforme

X X X

8.7 Control de las salidas no conformes

Controles para tratar los casos de producto no conforme que se presenten

X X X

9

EVA

LUA

CIÓ

N D

EL

DES

EMP

EÑO

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación

Define todas las mediciones y seguimientos que deben realizarse en el SGC

9.1.1 X X X

9.1.2 X X

9.1.3 X X X

9.2 Auditorías Internas

Controles para realizar auditorías internas

X

9.3 Revisión por la dirección

Describe la información y criterios para realizar la Revisión por la Direción

X

10

MEJ

OR

A 10.1

Generalidades Generalidades del ciclo PHVA enfocadas al SGC

X X X X




10.2 No conformidades y acciones correctivas

Indica que toda no conformidad requiere acción correctiva Define los requisitos para formular e implementar AC

X X X X

10.3 Mejora continua

Plantea la oportunidad de fortalecer el SGC por medio de las oportunidades de mejora

X X X X

Documents

MANUAL INTEGRAL - gaatsecurity.comparámetros establecidos en la ISO 9001:2015 de acuerdo al siguiente alcance: Prestación de los servicios de seguridad armada y no armada, seguridad