Manual Usuario Sistema Laudus ERP.

Módulos

16/05/2010 Laudus S.A.

Departamento de Capacitación y Soporte

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CONTENIDOS

ÍNDICE

Incluir en este Índice la numeración de la hoja donde se ubica

1. Introducción ………………………………………………………………………………………………………………………… 6

1.1. Qué es un ERP …………………………………………………………………………………………………........…………...7

1.2. La Interfaz de

Usuario………………………………………………………………………………………………….…………7

2. Instalación…………………………………………………………………………………………………………………..…………..12

2.1. Contrato de

Licencia………………………………………………………………………………………………….………….12

2.2. Requisitos de hardware y

software……………………………………………………………………….………………17

2.3. Paso a

paso…………………………………………………………………………………………………………….……………18

2.4. Instalación en

red……………………………………………………………………………………………………….…………19

2.5. Desinstalar………………………………………………………………………………………………………….…...............23

2.6. Crear una nueva empresa………………………………………………………………….……………………...…………24

3. VENTAS………………………………………………………………………………………………………………………………..…27

3

3.1. Cotizaciones…………………………………………………………………………..………………………….…………………27

3.2. Pedidos………………………………………………………………………………………………………..……………………...31

3.3. Guías de Despacho……………………………………………………………………..………………..………………………33

3.4. Facturas,boletas,........................................................................................................................35

3.4.1. Pantalla Completa…………………………………………………………….…………………………………………36

3.4.2. Pantalla Simplificada………………………………………………..…………………………………………………39

3.4.3. Timbraje de Documentos Electrónicos……………………………………..………………………..………43

3.4.4. Revisar DTE Pendientes………………………………..…………………………………………………………….44

3.4.5. Comprobar Respuestas de Clientes a DTE………………………….………………………………….……46

3.5. Cobros………………………………………………………………………………………………………………………………….47

3.5.1. Cobros…………………………………………………………………………………….………………………………….49

3.5.2. Cobros Facturas Cliente - Proveedor……………………………………………………...51

3.5.3. Depósito Múltiple de Cobros………………………………………………………………52

3.5.4. Gestión de Cobranza……………………………………………………………………...53

3.6. Servicio Técnico………………………………………………………………………………….55

3.7. Clientes………………………………………………………………………………………….58

3.8. Familias de

Clientes……………………………………………………………………………………………………………….69

3.9. Listas de Precios………………………………………………………………………………..70

3.10. Vendedores, Distribuidores……………………………………………………………………71

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3.11. Despachadores……………………………………………………………………………….75

3.12. Motivos de Rechazo………………………………………………………………………….75

3.13. Impuestos……………………………………………………………………………………..76

3.14. Sucursales……………………………………………………………………………………..76

3.15. Preguntas Frecuentes

4. PRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………………………………………79

4.1. Productos…………………………………………………………………………………….79

4.2. Familias de productos……………………………………………………………………….87

4.3. Bodegas……………………………………………………………………………………88

4.4. Pedidos de

insumos…………………………………………………………………………………………………………89

4.5. Inventarios…………………………………………………………………………………90

4.6. Transformaciones………………………………………………………………………….92

4.7. Definición de

procesos………………………………………………………………………………………………….95

4.8. Etapas del Flujo Productivo………………………………………………………………96

4.9. Lotes……………………………………………………………………………………97

5. COMPRAS…………………………………………………………………………………………………………………98

5.1. Órdenes de

compra………………………………………………………………………………………………98

5.1.1. Órdenes de compra………………………………………………………………98

5.1.2. Aprobación de Órdenes de Compra……………………………………………..100

5.2. Guías de Despacho……………………………………………………………………101

5.3. Facturas, boletas, .....................................................................................................................102

5.4. Pagos……………………………………………………………………………………………………………………109

5.5. Proveedores…………………………………………………………………………111

5.6. Activos Fijos………………………………………………………………………….117

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5.6.1. Métodos de depreciación……………………………………………………...119

5.7. Centros de Costos……………………………………………………………………122

5.8. Bancos y lugares de depósitos……………………………………………………….124

5.9. Monedas……………………………………………………………………………..126

6. PERSONAL……………………………………………………………………………………………………………..127

6.1. Empleados……………………………………………………………………………127

6.2. Liquidaciones……………………………………………………………………….....140

6.2.1. Imposiciones…………………………………………………………………….152

6.2.1.1. Planillas…………………………………………………………………………………………………152

6.2.1.2. Previred……………………………………………………………………153

6.3. Estructura de liquidaciones

6.4. Tipos de conceptos de sueldos

6.5. Días Festivos

6.6. AFP’s, Isapres, Mutuales, ...

6.7. Preguntas Frecuentes

7. CONTABILIDAD

7.1. Plan de cuentas

7.2. Cuentas tipo

7.3. Comprobantes

7.4. Diario

7.5. Mayor

7.6. Balances

7.7. Conciliación Bancaria

7.8. Utilidades

7.8.1. Generar Contabilidad

7.8.2. Cierre del ejercicio

7.8.3. Avanzar Correlativos

7.8.4. Renumerar Comprobantes

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7.9. Preguntas Frecuentes

8. HERRAMIENTAS

8.1. Control de Facturas

8.2. Control de Pedidos de Ventas

8.3. Control de Existencias

8.4. Control de Tesorería

8.5. Control de Activos Fijos

8.6. Movimiento Diario

8.7. Enviar Mensajes

8.8. Estadísticas

8.9. Informes

8.10. Listados

8.11. Seguridad

8.11.1. Usuarios

8.11.2. Grupos

8.11.3. Cambio de Contraseña

8.12. Mantenimiento

8.12.1. Correlativos

8.12.2. Agrupar

8.12.3. Desbloquear Guías y Facturas

8.13. Definir Impresos

8.14. Definir conceptos personalizados

8.15. Opciones

8.15.1. Usuario

8.15.2. Empresa

8.15.3. General

8.16. Preguntas Frecuente

INTRODUCCIÓN

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LAUDUS es un software de gestión integral para Pymes. Esta categoría de software se denomina ERP y le

permite gestionar el flujo de información de su empresa.

LAUDUS es un software integral, no se compone de módulos. Agrupa en un mismo interfaz todas las áreas de

la empresa: compras, ventas, inventario, contabilidad, personal, activos fijos, producción, y las herramientas

de análisis y administración. Todas las áreas están enlazadas con la contabilidad, generando

automáticamente el respaldo contable de las operaciones.

Es multiusuario, todos los usuarios pueden actualizar y consultar datos al mismo tiempo. Es multiempresa, no

hay límite en el número de empresas que puede gestionar. Para cada empresa y usuario se definen permisos

de seguridad, para que nadie vea la información que no debe.

Es un software rápido, y que demanda pocos recursos. Requisitos mínimos son un computador Pentium a 300

MHz, con 64 MB de RAM.

Está integrado con Internet: permite enviar información vía correo electrónico, como enviar datos al contador,

estado de cuenta a un cliente, una cotización en PDF, o un mensaje a todos los clientes para hacer

notificaciones o publicidad. También puede visualizar y actualizar datos de variables económicas como IPC,

UF, tramos de impuestos, etc., al mostrar directamente la información contenida en el servidor del SII.

Todas las estadísticas e informes se pueden enviar a Excel® con tan sólo un click del mouse. También se

pueden elaborar planillas de cálculo que obtengan datos directamente de LAUDUS.

QUÉ ES UN ERP

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El término ERP (Enterprise ResourcePlanning) hace referencia a los sistemas de software que permiten planificar los recursos de la empresa mediante la gestión eficiente de la información.

Existen ERPs para empresas de todos los tamaños, ya que todas las empresas tienen la necesidad de hacer un buen y eficiente manejo de la información. No todos los ERP sirven para todas las empresas; hay ERPs para empresas grandes, medianas, micro,... y la diferenciación suele ser la complejidad de las operaciones más que el volumen de la empresa. Por lo general una empresa grande tiene más complejidad que una empresa mediana, pero en el caso de las Pymes la diferencia no es tan homogénea ni atribuible al tamaño.

LAUDUS es un ERP optimizado y concebido para la PYME. Prescinde de complejidades operacionales que "asustan" a un usuario de una PYME típica, y hace mucho énfasis en la facilidad de uso y fácil implementación en la empresa. Los objetivos principales de un ERP son:

� Ayudar a optimizar los procesos empresariales. Un proceso mal definido resalta a la hora de implementar un ERP, y fuerza a su definición y optimización.

� Acceso a la información fiable y en todo momento, constituyendo un depósito centralizado de la misma.

� Eliminación de operaciones duplicadas y documentos innecesarios.

� Reducción de tiempos necesarios para la gestión.

La implementación de un ERP permite realizar operaciones y tomas de decisiones que antes no eran posibles, ya que la información procesada era imposible de obtener en el tiempo correcto.

LA INTERFAZ DE USUARIO

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La interfaz es la forma que tiene una aplicación de comunicarse con el usuario. Hemos hecho mucho énfasis en que sea sencillo y fácil de manejar, y que todas las características requieran la menor cantidad de operaciones por parte del usuario.

Hay una serie de características comunes a todas las pantallas, que hacen que el comportamiento de Laudus sea consistente a lo largo de todas las pantallas de acceso a datos y análisis de los mismos.

L AS PANTALLAS DE INTRODUCCIÓN DE DATOS La entrada y modificación de datos es la parte principal de un sistema ERP y donde más tiempo estará el usuario. Todas las pantallas de introducción de datos tienen la misma estructura:

BARRA DE NAVEGACIÓN Esta barra es con la que el usuario navega por los "registros" (cada registro es cada entidad de un concepto, por ejemplo, cada cliente), y los edita, añade, o elimina. Está compuesta de los siguientes botones:

• Anterior: muestra el registro anterior. Si hay una búsqueda rápida activada, navega entre todoslos registros que satisfacen el criterio de la búsqueda

• Buscar: busca un registro. Cuando se presiona sobre buscar, aparece la pantalla de búsqueda

personalizada para cada entidad. Siguiente: muestra el registro siguiente. Si hay una búsqueda rápida activada, navega entre todos los registros que satisfacen el criterio de la búsqueda.

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Nuevo : añade un registro nuevo. Al estar en modo de añadir un registro nuevo, se habilitan todas las casillas de la pantalla, y se muestran en rojo aquellos conceptos que son obligatorios (por ejemplo, el RUT de un proveedor, que si no se ingresa no se permite añadir el proveedor). Editar: permite hacer cambios en el registro mostrado en pantalla

Anular: permite anular un documento en el registro mostrado en pantalla

Guardar : cuando se está añadiendo o modificando un registro, permite guardar los cambios realizados.

Deshacer : cuando se está añadiendo o modificando un registro, permite descartar los cambios realizados

Replicar registro : este botón sólo se muestra en algunas pantallas. Cuando está activo, permite copiar el registro actual a uno nuevo con fecha nueva. Por ejemplo, en el caso de las órdenes de compra, es frecuente realizar siempre el pedido por la misma cantidad de productos a un proveedor de manera periódica. Así, cuando se quiere volver a hacer la misma orden de compra que hace un mes pero con fecha de hoy, basta con ir a la orden de compra de hace un mes, replicarla, y poner fecha de hoy.

La barra de navegación tiene dos modos: de navegación, y de edición.

• Modo de navegación: permite desplazarse entre los registros, y una vez localizado el registro deseado, modificarlo. También puede añadir nuevos registros.

• Modo de edición: cuando está añadiendo o modificando un registro, los botones cambian de estado para que sólo pueda guardar o deshacer los cambios realizados

En este modo, no se puede cerrar la pantalla activa hasta que se guarden los cambios (o se descarten). BÚSQUE DA RÁPIDA La mayoría de las búsquedas suelen ser siempre por un mismo concepto. Por ejemplo, en la pantalla de clientes se suele buscar por el nombre o RUT del mismo; en la pantalla de pagos, lo más normal es buscar por número de documento o por la fecha del mismo. Por esta razón se introdujo esta casilla, para hacer búsquedas de una manera más "rápida".

Al entrar en la casilla, se despliega una pequeña ayuda de qué se espera que el usuario introduzca. En función de lo que se introduzca, Laudus adapta la búsqueda. Por ejemplo, en el caso de los clientes, si el usuario introduce un número, se busca por el RUT, y si el usuario introduce letras, se busca por el nombre del cliente.

También se puede hacer una búsqueda por cualquier concepto, anteponiendo un asterisco. Por ejemplo, si se introduce "*Espoz", Laudus buscará aquellos clientes que tengan la palabra "Espoz" en cualquier concepto, por ejemplo la dirección. Si quiere buscar todos aquellos clientes que tengan una dirección de email de Entel, simplemente introduzca "*@entelchile".

Cuando ha introducido una búsqueda, los botones Anterior y Siguiente se mueven entre aquellos registros que satisfacen la condición de búsqueda. Si el usuario introduce "MARCELO", presionando Anterior y Siguiente se va navegando entre los clientes que se llaman "Marcelo".

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CONCEPTOS SUBORDINADOS Se utiliza este término para aquellos conceptos secundarios a la entidad que se consulta. Por ejemplo, si estamos en la pantalla de facturas de ventas, conceptos subordinados serían los productos de cada factura. Estos conceptos tienen sus propios botones para añadir o quitarlos.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Esta barra es común a todas las pantallas, y además de proveer la típica funcionalidad de

Cortar (Ctrl-X), Copiar (Ctrl-C) y Pegar (Ctrl-V), incluye los botones "enviar a" para enviar la información a diferentes medios.

Esta funcionalidad de poder enviar la información de diversas formas es de una máxima utilidad. El comportamiento depende de si la pantalla tiene un informe asociado o no. Por ejemplo, la pantalla de Cotizaciones tiene el informe asociado quemuestra la cotización en pantalla. La pantalla de Control de tesorería no tiene un informe asociado, y se envía la información tal cual se muestra en la pantalla.

• Enviar a un archivo (Guardar como): permite guardar el informe asociado o la información de la pantalla en varios formatos: PDF (Acrobat), Excel, Word, HTML, ó XML

• Enviar a Excel: este botón envía la cuadrícula que se ve en la pantalla a Excel. Funciona siempre y cuando haya una cuadrícula (filas y columnas), aunque sean los productos de una factura, o cuando se está buscando una cotización, por ejemplo. Para que funcione necesita que esté instalado Excel 97 o superior, y Laudus se encarga de abrir Excel y formatear la planilla de cálculo resultante.

• Enviar por eMail: elabora un archivo en PDF o HTML y lo envía por email. Consulte la sección de Opciones para obtener más información de cómo seleccionar el formato y las diferentes formas de envío que ofrece Laudus.

El botón es el botón de trazado, y sirve para poder trazar el "camino" de una venta o compra. Si, por ejemplo, el usuario está viendo un pedido de venta, y pulsa este botón de trazado, se le muestra la cotización que dio origen a este pedido, y la/s guías de despacho y/o facturas que generó este pedido.

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INSTALACIÓN

Instalar Laudus es un proceso sencillo que no debe durar más de unos minutos por cada computador, tanto si se instala en uno sólo como si se instala en una red. El proceso que puede requerir más tiempo es configurar cada empresa que se crea en Laudus, y para ello se ofrecen una configuración estándar, así como la opción de importar datos de otras empresas existentes.

CONTRATO DE L ICENCIA DE USUARIO FINAL

CONTRATO DE LICENCIA DE USUARIO FINAL DE SOFTWARE L AUDUS® Importante: el presente contrato de licencia para usuarios finales de software (en adelante el "contrato") constituye un acuerdo legal entre usted y LAUDUS SA, en adelante LAUDUS. Léalo detenidamente antes de instalar y utilizar el software. A través de él se le otorga una licencia para usar el software e incluye, además, información sobre garantías y declinación de responsabilidades. Al instalar y utilizar el software, usted acepta el software junto con los términos y condiciones estipulados en este contrato. Si no acepta los términos y condiciones estipulados en el presente documento, no instale el software y devuélvalo a la tienda donde lo adquirió donde se le reembolsará el importe total pagado por el producto. Este contrato sólo es válido para el software proporcionado por LAUDUS en el paquete adjunto, independientemente de los demás software mencionados o descritos en el presente documento. 1) Definiciones

a) "Software": el o los programas computacionales de LAUDUS y de terceros proporcionados por LAUDUS en el paquete adjunto y demás documentación, medios y soportes, materiales impresos y documentación electrónica o en línea.

b) "Versión educativa": versión del Software, identificada como tal, creada para ser usada solamente por alumnos e instituciones educativas.

c) "Versión no disponible para la reventa": versión del Software, identificada como tal,

creada solamente para fines de evaluación y revisión del Software.

d) "Versión de prueba": versión del Software, identificada como tal, creada solamente para fines de evaluación, demostración y revisión del Software por un período limitado. La versión de prueba

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2) Concesiones

a) Usted podrá instalar y utilizar el Software en un solo equipo, O BIEN instalar y guardar el

Software en un dispositivo de almacenamiento, como un servidor de red, con el solo objeto de instalar el Software en otros equipos de su propiedad en una red interna, siempre y cuando cuente con la licencia correspondiente para instalar y utilizar el Software en dichos equipos. La licencia para el Software no se puede compartir, instalar ni usar al mismo tiempo en varios equipos.

b) En el caso de que el Software se distribuya junto con otros programas de LAUDUS como parte de una serie de productos (en adelante denominados "Suite"), la licencia para dicha Suite se otorga como un solo producto y ninguno de los productos incluidos en la Suite, entre ellos el Software, se podrá utilizar por separado para instalarlo y emplearlo en más de un equipo.

c) Usted puede realizar una copia del Software en formato de lectura sólo para fines de

respaldo. En cada una de dichas copias deberá incluir todos los avisos de copyright y demás leyendas de propiedad intelectual incluidas en la copia original del Software.

d) La versión educativa no se podrá emplear ni distribuir a terceros para fines comerciales.

e) Por el presente usted concuerda en que LAUDUS podrá comprobar el uso que usted haga

del Software, previa recepción de la correspondiente notificación enviada con antelación a la visita, para determinar el cumplimiento de los términos y condiciones estipulados en este documento.

f) Mediante el presente Contrato no se otorgan derechos exclusivos.

3) Restricciones

a) Usted no podrá alterar, consolidar, modificar, adaptar ni traducir el Software, ni tampoco descompilarlo, aplicarle ingeniería inversa, desmontarlo ni reducirlo a una forma perceptible por una persona.

b) A menos de que se indique lo contrario en este Contrato, se prohíbe arrendar, alquilar o sublicenciar este Software.

c) Salvo lo expresamente estipulado en relación a la versión de prueba y la versión no

disponibles para la reventa, el usuario podrá ceder en forma permanente todos sus derechos adquiridos a través el presente Contrato sólo mediante la venta o cesión del Software, siempre y cuando dicho Software se ceda en su totalidad y el usuario no quede en posesión de ninguna copia del mismo (incluidos sus componentes, medios, soportes y material impreso, actualizaciones, el presente Contrato y números de serie) y quien reciba el Software acuerde los términos y condiciones estipulados en este documento. Si el Software fuese una actualización, la cesión del mismo deberá incluir todas las versiones previas del Software actualizado. Usted no podrá quedar en posesión de ninguna copia del Software. Tampoco podrá vender ni ceder Software adquiridos a precio de descuento por volumen. Asimismo, se prohíbe la venta o cesión de las versiones de prueba y versiones no disponibles para la reventa de este Software. Si la copia del Software fuese otorgada bajo licencia como parte de la Suite (según descrito precedentemente), el Software será cedido sólo como parte integral de dicha Suite, no por separado.

d) Salvo que se estipule lo contrario, se prohíbe modificar el Software o crear trabajos derivados basados en dicho Software.

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e) A menos que se indique lo contrario en este documento, se prohíbe (A) en conjunto,

instalar o usar más de una copia de la versión de prueba del Software, (B) descargar la versión de prueba del Software mediante más de un nombre de usuario, (C) alterar el contenido del disco duro o sistema para utilizar la versión de prueba del Software por un período mayor al estipulado para una licencia de dicha versión de prueba y (D) el uso de la versión de prueba del Software para fines que no sean de evaluación del producto para determinar la posterior adquisición de la licencia de una versión comercial o educativa del mismo; no obstante lo anterior, se prohíbe estrictamente la instalación o uso de la versión de prueba del Software para fines comerciales.

f) Sólo puede utilizar la versión no disponible para la reventa del Software para evaluar y

revisar el Software.

g) Podrá recibir el Software en más de un medio o soporte, pero no así instalar o usar más de uno de ellos. Independientemente de la cantidad de medios o soportes que reciba, sólo podrá utilizar aquél que sea adecuado para el servidor o equipo en el cual se instalará el Software.

h) En caso de no cumplir con lo estipulado en el presente Contrato, LAUDUS estará

facultada a poner término a la licencia y usted deberá destruir todas las copias del Software; sin embargo, los demás derechos aplicables a ambas partes junto con las demás disposiciones estipuladas en el presente Contrato, seguirán en plena vigencia con posterioridad a la terminación del mismo.

4) Actualizaciones

a) Si esta copia del Software fuese una actualización de una versión anterior del mismo, se le proporcionará en base a un intercambio de licencia. Al instalar y utilizar dicha copia del Software, usted acuerda poner término en forma voluntaria a su contrato de licencia anterior y a no seguir usando la versión anterior del Software ni cederla a otra persona o entidad, a menos que dicha cesión se ajuste a los estipulado en la Sección 3.

5) Licencia anterior para la misma versión

a) Si esta copia del Software fuese otorgada bajo licencia como parte de la Suite (según definido precedentemente) en circunstancias que usted contara con una versión anterior para esa misma versión, y dicha Suite le fuese otorgada bajo licencia a un precio de descuento según indicado en dicha licencia anterior para la misma versión del producto, entonces el Software se le proporcionará en base a un intercambio de licencia. Al instalar y utilizar esta copia del Software estará acordando a dar por terminado en forma voluntaria al contrato de la licencia anterior y a no instalar ni utilizar dicha licencia para el Software ni a cederla a otra persona o entidad.

6) Propiedad

a) La licencia precedente le concede una licencia limitada para el uso del Software. LAUDUS y sus proveedores conservarán los derechos, la titularidad e intereses, entre ellos los derechos de copyright y de propiedad intelectual, referentes al Software (ya sea como trabajo independiente o elemento sobre el que se base el desarrollo de otra aplicación) y cualesquiera copias del mismo. Los demás derechos no estipulados específicamente en este Contrato se reservarán a LAUDUS y sus proveedores.

7) GARANTÍA LIMITADA Y DECLINACIÓN DE RESPONSABILIDADES

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a) Con excepción de la versión de prueba y la versión no disponible para la reventa del

Software, LAUDUS garantiza, por un período de noventa (90) días a contar de la fecha de entrega (indicada en la copia del comprobante de compra): (i) que el Software, al utilizarse con un hardware que cumpla con la configuración recomendada, funcionará en conformidad con lo indicado en la documentación proporcionada junto con dicho Software y (ii) que los medios o soportes en los que se proporciona dicho Software no presentan defectos de materiales ni de confección mientras se utilicen en forma normal.

b) POR EL PRESENTE, LAUDUS NO GARANTIZA NI OTORGA RECURSO ALGUNO, YA SEA EN FORMA EXPRESA O IMPLÍCITA, RESPECTO DE LA VERSIÓN DE PRUEBA Y LA VERSIÓN NO DISPONIBLE PARA LA REVENTA DEL SOFTWARE. TANTO LA VERSIÓN DE PRUEBA COMO LA VERSIÓN NO DISPONIBLE PARA LA REVENTA SE PROPORCIONAN EN EL ESTADO EN QUE SE ENCUENTRAN.

c) SALVO LO DISPUESTO EN LA GARANTÍA LIMITADA PRECEDENTE EN RELACIÓN A

SOFTWARE QUE NO CORRESPONDA A LA VERSIÓN DE PRUEBA NI A LA VERSIÓN NO DISPONIBLE PARA LA REVENTA, LAUDUS Y SUS PROVEEDORES DECLINAN POR EL PRESENTE CUALESQUIERA GARANTÍAS O DECLARACIONES, SEAN EXPRESAS O IMPLÍCITAS, ENTRE ELLAS GARANTÍAS DE CALIDAD COMERCIALIZABLE O IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO DADO. ASIMISMO, NO SE GARANTIZA LA NO INFRACCIÓN Y DERECHO O USUFRUCTO. LAUDUS NO GARANTIZA QUE EL SOFTWARE NO PRESENTE ERRORES NI QUE FUNCIONE EN FORMA ININTERRUMPIDA. EL DISEÑO, EL PROPÓSITO Y LA LICENCIA DEL SOFTWARE NO TIENEN CONTEMPLADO LA UTILIZACIÓN DEL SOFTWARE EN LUGARES PELIGROSOS EN LOS QUE SE REQUIERAN SISTEMAS DE CONTROL EN CASO DE FALLAS.

d) EN CASO QUE LA LEGISLACIÓN VIGENTE ESTIPULE LA APLICACIÓN DE GARANTÍAS CON

RESPECTO AL SOFTWARE, DICHAS GARANTÍAS SE LIMITARÁN A NOVENTA (90) DÍAS A CONTAR DE LA FECHA DE ENTREGA.

e) NINGUNA INFORMACIÓN O AVISO ESCRITO U ORAL ENTREGADO POR LAUDUS, SUS

REPRESENTANTES, DISTRIBUIDORES, AGENTES O EMPLEADOS CONSTITUIRÁ GARANTÍA ALGUNA NI EXTENDERÁ DE CUALQUIER FORMA EL PROPÓSITO DE CUALESQUIER GARANTÍAS ESTIPULADAS EN EL PRESENTE DOCUMENTO.

8) Recursos exclusivos

a) En virtud de lo anteriormente expuesto, su único recurso exclusivo consiste en la devolución del Software al lugar donde lo adquirió junto con una copia del comprobante de compra y una descripción del problema. En tanto la no conformidad del producto respecto de la garantía precedente sea informada por escrito a LAUDUS no más allá de noventa (90) días después de la entrega del producto, LAUDUS hará todo lo posible por proporcionarle, a su propia discreción, otra copia del Software que se ajuste sustancialmente a la documentación, reemplazará además cualquier medio o soporte defectuoso, o bien le reembolsará el precio de compra del Software. LAUDUS no será responsable de ninguna manera en caso de que el Software haya sido alterado de cualquier forma, o que los medios o soportes se hayan dañado debido a un uso inadecuado, accidentes, abuso, modificación o incorrecta aplicación de los mismos, o en caso de que el problema se deba a que el Software no se empleó siguiendo las especificaciones de configuración de hardware recomendadas. Todo uso inadecuado, accidente, abuso, modificación o aplicación incorrecta del Software, tal y como se detalla precedentemente, anulará la validez de esta garantía.

ESTE RECURSO CONSTITUYE EL ÚNICO RECURSO EXCLUSIVO OTORGADO AL USUARIO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO EXPRESO O IMPLÍCITO DE LAS GARANTÍAS

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RELACIONADAS CON EL SOFTWARE Y SU CORRESPONDIENTE DOCUMENTACIÓN.

9) LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES

a) LAUDUS Y SUS PROVEEDORES NO SERÁN RESPONSABLES ANTE USTED NI TERCEROS POR CUALESQUIER DAÑOS INDIRECTOS, SECUNDARIOS, PUNITIVOS, DE COBERTURA O EMERGENTES (INCLUYENDO, ENTRE OTROS, DAÑOS POR LA INCAPACIDAD DE UTILIZAR EL EQUIPO O DE ACCEDER A DATOS, PÉRDIDA DE NEGOCIOS O UTILIDADES, INTERRUPCIÓN DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL O SIMILARES), PRODUCTO DEL USO O INCAPACIDAD DE USO DEL SOFTWARE Y BASÁNDOSE EN CUALESQUIER TEORÍAS DE RESPONSABILIDAD QUE INCLUYAN EL INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL, INCUMPLIMIENTO DE GARANTÍAS, CULPAS EXTRACONTRACTUALES (INCLUIDA LA NEGLIGENCIA), RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL PRODUCTO, INCLUSO SI LAUDUS O SUS REPRESENTANTES HUBIESEN SIDO NOTIFICADOS DE LA POSIBILIDAD DE DICHOS DAÑOS, O SI SE DETECTASE QUE UN RECURSO ESTIPULADO EN EL PRESENTE CONTRATO NO CUMPLIERA CON EL FIN PARA EL CUAL FUE INCLUIDO.

b) LA RESPONSABILIDAD TOTAL DE LAUDUS RESPECTO DE DAÑOS REALES DERIVADOS POR CUALQUIER MOTIVO SE LIMITARÁ AL MONTO PAGADO POR EL SOFTWARE QUE CAUSÓ EL DAÑO.

c) LAS LIMITACIONES DE RESPONSABILIDADES ANTES MENCIONADAS SÓLO SE APLICAN

A LAS GARANTÍAS Y DECLINACIONES DE RESPONSABILIDAD ANTES INDICADAS ASÍ COMO A LOS DEMÁS ASPECTOS INCLUIDOS EN EL PRESENTE CONTRATO.

10) Aspectos generales

a) Ningún distribuidor, agente o empleado de LAUDUS está autorizado a modificar este Contrato.

b) LAUDUS y las demás marcas registradas incluidas en el Software corresponden a marcas registradas o marcas comerciales de LAUDUS SA. Las marcas registradas de terceros, así como sus marcas de fábrica, nombres de productos y logotipos son marcas registradas o marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Se prohíbe quitar o alterar los avisos, leyendas, símbolos o etiquetas de marcas registradas, marcas de fábrica, nombres de productos y logotipos incluidos en el Software. El presente Contrato no autoriza el uso del nombre LAUDUS ni el de sus usuarios con licencias, como tampoco el de sus respectivas marcas registradas.

REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

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Laudus se ha diseñado para que pueda ser ejecutado en computadores que no sean de última generación. Los requisitos mínimos de hardware son los siguientes:

• Memoria RAM: 64MB mínimo, 128MB recomendado. Cuanto mayor sea el tamaño de la base de datos, más se aprecia el incremento de rendimiento con la memoria adicional. El rendimiento aumenta hasta los 512MB, y a partir de esta cantidad de memoria no hay un incremento significativo. Si trabaja con varias aplicaciones abiertas, es conveniente instalar entre 256MB y 512MB para que el computador funcione de una manera más suave.

• Disco duro: 30GB libres. Recuerde que para que Windows funcione bien, es recomendable que siempre mantenga un 15% de espacio libre en todos sus discos duros.

• Procesador: es difícil que su computador sea tan antiguo como para que no se ejecute Laudus; en general el requisito mínimo sería un Pentium® a 300Mhz.

• Pantalla: monitor configurado con una resolución de 800x600. Para comprobar la resolución de su monitor, pulse con el botón derecho del mouse en el escritorio, y en el menú emergente elija la opción "Propiedades". Obtendrá la pantalla, donde podrá ajustar la configuración de su monitor.

En cuanto al software, y la configuración del computador, los requisitos mínimos son:

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• Sistema operativo Windows® 98 SE, o posterior

• Para exportar a formato PDF no es necesario tener instalado Adobe® Acrobat® (programa que genera archivos PDF a partir de documentos en Word®, Excel®, ...), aunque es recomendable instalar Acrobat® Reader®, que es un programa gratuito que sirve sólo para abrir y leer archivos PDF.

• Para enviar a Excel® con el botón de la barra de herramientas (o el menú), es necesario tener instalado Excel® 97 o superior. Sin embargo, para exportar a Excel® o Word® mediante el menú "Guardar como" no es necesario tener instalados estos programas.

• Para enviar mensajes de correo electrónico usando su programa de correo, es necesario que éste sea compatible con MAPI. La mayoría de los programas de correo lo son, incluyendo Microsoft Outlook®, Eudora® o Thunderbird®, por lo que no debería ser un problema. Si utiliza otro programa y no funciona la opción de enviar mensajes mediante su programa de correo, por favor compruebe en la configuración de su programa si es compatible con MAPI (Message Application Programming Interface)

PASO A PASO

Para instalar Laudus, siga los siguientes pasos:

1. Cierre todos los programas

2. Introduzca el CD-ROM de Laudus en el computador. Si no comienza la instalación automáticamente,

3. Haga clic en el botón "Inicio" de Windows, señale Configuración y, a continuación, haga clicPanel de Control. Haga doble clic en el icono "Agregar o quitar programas", y escoja agragar un programa desde CD

4. Siga las instrucciones en pantalla.

En pocos minutos tendrá el software instalado en el computador. Si va a utilizar Laudus en una red, siga las instrucciones de instalación en red.

La primera vez que ejecute Laudus, le saldrá una pantalla para que elija una empresa con la que trabajar. Si ya tiene una empresa configurada, vaya a la carpeta donde se encuentra la empresa

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y ábrala. Si todavía no ha creado ninguna empresa, cancele la pantalla de "Abrir empresa", y elija "Nueva empresa" del menú "Archivo".

INSTALACIÓN EN RED

REQUISITOSMÍNIMOS

• En cuanto a la velocidad de la red, el requisito mínimo es una red convencional de 10Mb, aunque obtendrá una mejor experiencia con una red de 100Mb ó 1000Mb. Para el correcto funcionamiento es muy importante revisar que todos los cables de la red están en buen estado, y son de Categoría 5. Un cableado en mal estado puede provocar fallos aleatorios que son muy difíciles de detectar.

• El servidor tiene los mismos requisitos mínimos que cualquiera de las estaciones de trabajo. Sin embargo, es muy recomendable que tenga 512MB de RAM y un disco duro rápido. Para saber si el disco duro es rápido, consulte a su proveedor de hardware. En este sentido no hay límite, cuanto más rápido sea su disco duro, mejor funcionará Laudus en red.

• Debe instalar un "Sistema de Alimentación Ininterrumpido" (SAI óUPS en inglés) en el servidor. Un SAI es una batería que suministra energía al computador en caso de corte del servicio eléctrico.

• Si bien éste debería ser un requisito para todas las estaciones de trabajo, para el servidor es fundamental. El coste beneficio de estas unidades de energía es inmediato. Un SAI estándar no tiene un coste alto, y sin embargo le protege contra fallos provocados por interrupción del sistema operativo, o incluso por pérdida del equipo.

• Sistema de copia de seguridad: cualquier sistema es válido. Para saber qué sistema es mejor para su caso, consulte a su proveedor de servicios computacionales. Laudus no genera bases de datos grandes; sería realmente difícil que excediera la capacidad de un CD convencional.

• Sistema operativo del servidor: puede ser Windows® 98 SE o superior, aunque se recomienda Windows® 2000 o superior en sus versiones profesionales o de servidor (Windows® 98 no es un sistema apto para un servidor). También funciona con servidores Novell, Linux, ... que estén bien configurados para el acceso de las estaciones de trabajo. Por ejemplo, en ciertas versiones de Novell, hay que tener cuidado con configurar bien el soporte de nombres largos de archivos.

I NSTALACIÓN EN RE D Cuando se utiliza Laudus en una red, se puede instalar de dos formas:

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1. Instalando el software en el servidor, e incluyendo en todas las estaciones de trabajo un acceso directo al archivo ejecutable Laudus.exe que reside en el servidor.

2. Instalando el software en todas las estaciones de trabajo, y después instalar en el servidor sólo los archivos necesarios para las actualizaciones a nuevas versiones.

No recomendamos utilizar la opción primera, no añade ninguna ventaja y sin embargo carga la red innecesariamente, haciendo más lento su funcionamiento.

Cuando se utiliza la segunda opción, que es la que recomendamos, no hace falta instalar Laudus en el servidor. Tan sólo cree una carpeta donde debe copiar las actualizaciones que se le envíen. IMPORTANTE: desactive el caché de escritura en disco duro de todas las unidades del servidor. Aunque el rendimiento baja, en realidad es poco perceptible, y sin embargo evita muchos problemas de pérdidas aleatorias de datos. Laudus no se responsabiliza por problemas ocurridos en servidores con el caché de escritura habilitado. Para desactivar el caché de escritura, edite las propiedades del disco duro desde el explorador de Windows (apretando con el botón derecho del mouse encima del disco duro):

Obtendrá la siguiente pantalla de propiedades, donde tiene que seleccionar la página de "Hardware":

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Y al seleccionar de nuevo "propiedades" obtendrá la pantalla:

donde al seleccionar la página de "Directivas" podrá por fin acceder a la opción de habilitar o deshabilitar el caché de escritura en disco. Esta opción, como se ha dicho antes, tiene que estar deshabilitada. Estas pantallas hacen referencia al proceso en Windows XP. Si utiliza Windows 2000, el proceso es el mismo, pero cambia la última pantalla, donde debe elegir la página de "Propiedades de disco" tal y como se muestra:

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Además, si utiliza Windows NT, Windows 2000 o Windows XP como un servidor (cualquier versión, no sólo las de servidor), debería deshabilitar el "bloqueo oportunista". Esta operación la debe hacer el administrador del sistema, y debe cambiar la siguiente clave del registro:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\LanmanServer\Parameters y cambiar el valor "EnableOpLocks" a "0" (cero). El valor por defecto para este parámetro es 1, y se toma este valor incluso si no existe en el registro. Por ello, para deshabilitar el "bloqueo oportunista" debe crear el valor y ponerlo a "0" si éste no existe. Dependiendo del sistema operativo del servidor, deberá gestionar los permisos de acceso a todos los usuarios, lo cual es independiente del nivel de seguridad que ofrece Laudus. Para configurar sus servidor, póngase en contacto con su administrador del sistema.

Una vez configurado el servidor, y copiados los archivos de actualización en la carpeta del servidor que se ha designado a tal efecto, proceda a configurar las estaciones de trabajo. En ellas, debe configurar todos los accesos directos de Laudus para que ejecuten el programa "Laudus Load.exe" en vez de "Laudus.exe". El programa "Laudus Load.exe" se encarga de comprobar si hay alguna versión nueva de Laudus en el servidor, y si ésta existe, actualiza el computador con la nueva versión (copiando los archivos de actualización a la estación de trabajo), y ejecuta ésta. De esta forma, cada vez que hay una nueva versión basta con copiarla en el servidor y todas las estaciones de trabajo la actualizarán en el próximo inicio de sesión de Laudus.

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El funcionamiento detallado de Laudus Load es el siguiente:

1. Comprueba si existe el archivo "Laudus Load.ini". Este archivo contiene información acerca de dónde está la carpeta del servidor con las actualizaciones de Laudus. Si el archivo no existe, lo crea y solicita al usuario que escoja la carpeta de red donde se encuentran las actualizaciones.

2. Va a la carpeta de red de las actualizaciones, y comprueba si hay actualizaciones en el

servidor. Si hay alguna nueva versión, la copia al disco duro local y así actualiza la versión local.

3. Ejecuta la versión ya actualizada de Laudus

Si se equivocó al escoger la carpeta de red, o desea comenzar de nuevo, borre los archivos "Laudus Load.ini" y "Laudus.exe" de la carpeta "C:\Archivos de Programa\Laudus" (o donde instaló Laudus), para forzar a una actualización de la versión. Al borrar estos archivos, "Laudus Load" le preguntará de nuevo por la carpeta de red que contiene las actualizaciones.

DESINSTALAR

La mejor manera de desinstalar Laudus es hacerlos desde el Panel de Control de Windows. Elija la opción de "Agregar o quitar programas", y desde esta consola seleccione Laudus para quitarlo del sistema.

Si actualizó la versión de Laudus después de una instalación, hay archivos que no se borrarán al desinstalar el producto, y deberá borrarlos a mano. Para ello, vaya a la carpeta donde instaló Laudus (probablemente "C:\Archivos de Programa\Laudus" y borre los archivos manualmente.

Al desinstalar Laudus tampoco se borran todas las empresas que hubiera creado el usuario. Para borrarlas, hágalo como con cualquier archivo desde el Explorador de Windows.

Laudus es un programa muy poco invasivo, al desinstalarlo no quedarán rastros en el sistema de archivos, la configuración, ni el registro.

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CREAR UNA NUEVA EMPRESA

El primer paso que se necesita hacer es crear la empresa. Para ello, vaya al menú "Archivo", seleccione "NUeva empresa", y se le mostrará el asistente que le guiará paso a paso para la creación de la empresa. En este asistente se le preguntarán los datos mínimos para poder comenzar a operar con la empresa. Más adelante, podrá modificar estas opciones y muchas otras en el menú de Opciones.

Paso 1: Datos generales

En esta pantalla podrá especificar los datos principales de la empresa. El nombre y RUT del Representate Legal es útil para todas las planillas de imposiciones, formularios para el SII, ... El único dato obligatorio de esta pantalla es el nombre de la empresa. El resto de los datos se puede modificar más tarde.

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Paso 2: Carpeta de datos

Laudus almacena todos los datos de cada empresa en una carpeta diferente. En este paso se hace uso del nombre que especificó para la empresa para sugerir la carpeta de datos donde almacenar su empresa. Esta carpeta puede estar en cualquier lugar del disco duro, si embargo le recomendamos utilizar el nombre de la empresa como nombre de la carpeta.

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Paso 3: Importar datos de otra empresa existente

Cuando ya tiene alguna otra empresa, suele ocurrir que hay datos que se quieren importar desde la empresa existente. La mayoría de las veces son el Plan de Cuentas, la Estructura de la Liquidación, y los usuarios con sus permisos de acceso. Sin embargo, hay otras veces que se comparten clientes, o proveedores, o bancos, ... En este paso puede importar los datos de la empresa que seleccione. Tenga en cuenta que una vez importados, estos datos no se comparten, es decir, los cambios que hace después en cualesquiera de las dos empresas no se reflejan en la otra. En este sentido, Laudus considera las empresas como entidades aparte, y los datos de cada una son independientes.

Este es el útlimo paso. Presione "Terminar" y se creará la empresa. Si no seleccionó el importar datos de usuarios de otra empresa, se creará una única cuenta de usuario de nombre "Administrador" y contraseña en blanco. Una vez que ya ha creado la empresa, ábrala desde el menú "Archivo", "Abrir empresa". Seleccione la empresa que está en la carpeta que especificó en el paso 2, y al abrirla ponga su nombre de usuario y contraseña (si no importó los datos de usuarios de otra empresa, ponga "Administrador" y deje la contraseña en blanco)

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VENTAS

En el menú de Ventas se recoge todo el ciclo de las ventas, desde la cotización hasta el cobro final de las facturas emitidas, pasando por los pedidos de ventas, guías de despacho, facturas, y gestión de clientes.

Si quiere ver el análisis de las ventas, estadísticas, movimientos diarios, informes de cobranzas, controles de facturas,..., vaya al menú Herramientas.

COTIZACIONES

En la pantalla de cotizaciones podrá añadir, revisar, buscar o imprimir las cotizaciones. (Varios de los campos que aparecen en el interface solo son visibles si antes los ha configurado en las Herramientas/Opciones/Empresa/….)

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La pantalla se compone de los siguientes elementos:

• Número de cotización: Laudus genera automáticamente el número correlativo de cotización. Si quiere establecer un nuevo número visite a mantenimiento de correlativos.

• Fecha: la fecha de la cotización. Por defecto se pone la fecha del día en curso

• Cliente: el cliente al que va dirigida la cotización.

• Vendedor: seleccione el vendedor que cotiza.

• Distribuidor: seleccione el distribuidor que cotiza. Solo se muestra si se paramétriza en las opciones de ventas

• Lista de Precios: seleccione la lista de precio a la que pertenece el cliente. Solo se muestra si se paramétriza en las opciones de ventas

• Validez: plazo de validez de la cotización. Sólo tiene efectos de cara al cliente.

• Forma de pago: escoja la forma de pago acordada. Si desea añadir una forma de pago

nueva, hágalo directamente en esta casilla. presionando la tecla derecha del mouse

• Contacto: cuando elige el cliente, se muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hágalo aquí mismo. y se agregará a la ficha de clientes permanente mente.

• Moneda a mostrar: puede que tenga productos en monedas diferentes, por ejemplo en

Dólares y en Euros. Si desea tener toda la cotización en la misma moneda, seleccione esta casilla, y podrá introducir la moneda en la que quiere que figure toda la cotización.

• Productos: en la cuadrícula inferior podrá ir añadiendo los productos que conforman la

cotización, así como el tipo de cambio de cada moneda (en el caso de cotizar productos en diferentes monedas o en una moneda diferente al Peso Chileno (CLP))

• Grupos: permite agrupar separadamente las diferentes alternativas de productos o o

servicios en un mismo documento al cliente. En la línea de cada producto se selecciona el grupo al que pertenece y en la visualización mostrara el encabezado y pie del mismo que se haya ingresado en la pestaña con el número correspondiente

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• Encabezado: permite agregar un comentario a la cotización, la cual será visualizada por el cliente.

• Pie: permite agregar una despedida u observación al final de la cotización.

• Notas: permite agregar notas internas a la cotización, las cuales no se mostrara en el

documento enviado. si no está considerado en el formato impreso.

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Para imprimir, visualizar oenviar por email la cotización, pulse los botones correspondientes de la barra de herramientas. La cotización que se imprime por defecto se especifica en la pantalla de definición de impresos del menú "Herramientas". Se pueden tener definidas varias cotizaciones, solicitadas a medida, a las cuales podrá acceder desde las pequeñas flechas que están a la derecha de los botones (Email, Imprimir o Vista Preliminar de la Barra de Herramientas.

y para acceder a ellas pulse las flechas que están a la derecha de los botones de Email, Imprimir, o Vista Preliminar.

Por último, si quiere ver cómo ha sido el ciclo de venta de una cotización, pulse el botón trazarde la barra de herramientas para obtener una pantalla con la evolución desde la cotización hasta el cobro.

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PEDIDOS

El segundo paso del ciclo de ventas es el pedido (o nota de venta), donde se recoge la solicitud u Orden de Compra del cliente sobre los productos o servicios que quiere comprar.

La pantalla contiene los siguientes elementos:

• Número de pedido: Laudus genera automáticamente el número correlativo de pedido. Si quiere establecer un nuevo número vaya a mantenimiento de correlativos.

• Fecha: la fecha del pedido de venta. Por defecto se pone la fecha del día en curso.

• Cotización: si el pedido ha venido precedido de una cotización, especifique aquí el número de la misma. Al elegir un número, Laudus copiará los datos de la cotización (cliente, contacto, productos, ...)

• Órden de compra: la Órden de compra con la que el cliente solicitó el pedido.

• Vendedor: seleccione el vendedor que tomó el pedido.

• Distribuidor: seleccione el distribuidor que tomo el pedido

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• Lista de Precios: seleccione la lista de precio que se genera por este pedido por defecto aparece que la está en la ficha del cliente

• Facturas/Guías: esta casilla no se puede modificar por el usuario. Laudus genera esta

información automáticamente, y son las facturas y guías de despacho que se emitieron

para este pedido. También puede ver el curso de este pedido pulsando el botón de trazado de la barra de herramientas.

• Forma de pago: escoja la forma de pago acordada. Si desea añadir una forma de pago nueva, hágalo directamente en esta casilla.

• Cliente y contacto: el cliente al que va dirigida la cotización. Cuando elige el cliente, se

muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hágalo aquí mismo.

• Entrega:

o Previsto: fecha de entrega prevista para el pedido. Suele ser la fecha acordada con el cliente.

o Entrega efectiva: el día en el que se entregaron los productos/servicios. Es importante reflejar tanto la fecha prevista como la efectiva para después poder obtener las estadísticas de puntualidad en la entrega de los pedidos.

o Horario y dirección: anote dónde y cuándo se puede entregar el pedido. o Despachador: empresa o persona encargado de la entrega del producto o Costo: costo asociado a la entrega

• Flujo: muestra la etapas productivas con la cual se ha generado el pedido, la fecha de

inicio, termino y previsto del mismo. Esto se debe paramétrizar en las opciones de producción

• Productos: en la cuadrícula inferior podrá ir añadiendo los productos que conforman el pedido. La columna de Cantidad Entregada es un dato que Laudus genera automáticamente a partir de las guías de despacho o facturas, y corresponde a la cantidad que efectivamente se despachó al cliente La última columna de Archivar, permite a algún saldo del producto filtrar para que en las estadísticas u otros informes, desaparezca estos saldos

Se debe tener en cuenta que un pedido puede ser entregado parcialmente y ser llamado de varias guías o facturas hasta completar las cantidades solicitadas por producto, cuando deja su estado de Pedido Pendiente de Entregar (Ver. Control de Pedidos de Venta).

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GUÍAS DE DESPACHO

Las Guías de Despacho son el documento de bodega y transporte que respaldan la entrega efectiva de los productos.

La pantalla se compone de:

• Número de Guía: Laudus genera automáticamente el número correlativo de guía de despacho. Si quiere establecer un nuevo número vaya a mantenimiento de correlativos.

• Fecha: la fecha de la guía de despacho. Por defecto se pone la fecha del día en curso.

• Pedido: si la guía ha venido precedida de un pedido, especifique aquí el número del

mismo. Al elegir un número, Laudus copiará los datos del pedido (cliente, contacto,

productos,...) También puede ver el curso de esta guía pulsando el botón de trazado de la barra de herramientas.

• Es venta: si la Guía es venta y por tanto genera factura obligatoriamente. La casilla de

la derecha muestra la factura, y no se puede modificar. Para crear la factura de esta guía vaya a la pantalla de facturas. Si la casilla está en blanco (muestra '---'), es que todavía no se ha facturado esta guía. Para ver las guías que están sin facturar vaya a la pantalla de estadísticas o revise las Alertas en el menú de Herramientas. Tenga en cuenta que las guías de despacho que generan venta se tienen que facturar con una fecha del mismo mes en el que se han emitido (aunque la factura se puede emitir hasta

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el día 5 del mes siguiente).

• Bodega: la bodega desde donde ha salida la mercancía. Todos estos movimientos se registran para después poder obtener el stock por bodegas. Para ver la cifra de stock general vaya a estadísticas, y si quiere ver la historia detallada de un producto, vaya a control de existencias.

• Centro de Costo: indique al centro de costo que va asociada esta venta. De esta forma

se pueden obtener cuentas de resultados, estadísticas e Informes por centros de costo.

• Motivo: escoja el motivo de la entrega de mercadería (venta, muestras, traslado,...). Si desea añadir un motivo nuevo, hágalo directamente en esta casilla. Esta solo se activa si la guía de despacho no es venta

• Cliente y contacto: el cliente al que va dirigida la guía. Cuando elige el cliente, se

muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hágalo aquí mismo.

• Entrega: anote dónde, en qué horario, costo, despachador, que se han relacionado con

los productos que se tienen que entregar.Además se puede ingresar el tipo de despacho, esto según la clasificación del SII

• Información DTE: aquí se registra la información de la Guía Electrónica, el numero de envió y el estado en que está en la base del SII.

• Productos: en la cuadrícula inferior podrá ir añadiendo los productos que conforman el pedido.

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FACTURAS, BOLETAS,...

En estas pantallas se recogen los documentos de ventas y devolución: facturas, boletas, notas de crédito, y notas de débito. Estas pantallas se dividen de la siguiente manera:

• Pantalla Completa: en esta pantalla se pueden emitir todos los documentos legales de la empresa, como por ejemplo facturas, boletas, facturas electrónicas, notas de crédito, etc.

• Pantalla Simplificada: en esta pantalla, es una pantalla resumida y está orientada para aquellas empresas que tienen punto de venta. Permite emitir documentos como por ejemplo, facturas, nota de crédito, boleta de venta

• Ingreso Resumen de Boletas Diarias: permite ingresar de forma masiva los movimientos diarios de boletas

• Timbraje de Documentos Electrónicos: aquí se carga el Timbraje solicitado al SII de los folios electrónicos o CAF (Códigos de Autorización de Folios). Solo esto se habilita para las empresas que tienen Facturación Electrónica dentro de Laudus

• Revisar DTE Pendientes: aquí se revisa el estado de los envíos de documentos electrónicos al SII, tanto el numero de envió como el estado en que se encuentra en la base de Datos del SII

• Comprobar respuestas de Clientes DTE: aquí se comprueba el intercambio de correo con los clientes electrónicos

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PANTALL A COMPLETA

La pantalla completa se compone de los siguientes elementos: Pestaña de Datos

• Tipo y número: el tipo de documento, y el número del mismo. Laudus genera automáticamente el número correlativo de facturas, boletas, .... Si quiere establecer un

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nuevo número vaya a mantenimiento de correlativos.

• Nula: marque la casilla si la factura, boleta, etc. es nula. Al anular un documento, se eliminan todos los productos asociados que tuviera, para que las cantidades queden a cero. También se puede anular un documento presionando el botón de borrar en los botones de navegación.

• Fecha de emisión: la fecha del documento de venta. Por defecto se pone la fecha del

día en curso.

• Fecha de vencimiento: la fecha en la que vence la factura y el cliente debe pagarla. Al escoger un cliente este valor se actualiza con el plazo de pago del cliente

• Notas: se agrega información adicional al documento.

• Pedido o Guía de Despacho: si la factura venido precedida de un pedido o guía de despacho, anótelo aquí. Al elegir un número, Laudus copiará los datos del pedido o guía de despacho (cliente, productos, ...) También puede ver el curso de esta factura

pulsando el botón de trazado de la barra de herramientas

• Órden de compra: la Órden de compra por la que se factura. Si los datos se añadieron a partir de un pedido, se pasa la información del pedido.

• Forma de pago: escoja la forma de pago acordada. Si desea añadir una forma de pago nueva, hágalo directamente en esta casilla.

• Cliente y contacto: el cliente al que va dirigida la cotización. Cuando elige el cliente, se

muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hágalo aquí mismo.

• Vendedor: seleccione el vendedor que hizo la venta.

Pestaña de Entrega

• Bodega: en el caso de que la factura se utilice como documento de despacho también (no se haya emitido una guía de despacho anterior), indique la bodega de donde salen los productos.

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• Dirección: es la dirección de despacho, aparece de forma automática si la factura está

relacionado con una guía de despacho

• Despachador: se indica el despachador que llevó la mercadería,

• Costo: es el costo asociado del despacho, referencial para saber cuánto nos a costado el flete.

• Motivo de Rechazo: aquí se indica si la factura esta rechazada y el motivo del Rechazo. Estos conceptos se crean en ventas - Motivos de Rechazo

• Notas de Entrega: se ingresan las observaciones asociadas a la entrega de los productos

Pestaña de Contabilidad y Cobro

• Contabilidad: indique si quiere que se genera automáticamente el comprobante contable de esta operación. Abajo se muestra el comprobante generado

• Centro de Costo: indique al centro de coste que va asociada esta venta. De esta forma

se pueden obtener cuentas de resultados por centros de costos, por ejemplo.

• Cobro: en esta cuadrícula se muestran todos los cobros de esta factura. También se pueden añadir o editar cobros nuevos. O se pueden añadir cobros nuevos en la pantalla de cobros. Es importante señalar que una forma de pagar una factura es mediante una nota de crédito, y ésta se tiene que introducir como un cobro más.

Pestaña de DTE Info (Documento Electrónico Tributario)

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• N° Envió: es el numero que da el SII cuando recepciona un DTE • Estado SII: es el estado en que se encuentra el DTE en la Base de datos del SII • EnvióElectrónico Factoring: Cuando se desea mandar una factura electrónica a factoring

primero se debe saber lo siguiente: El envio de los archivos deben ser registrados en la base de Datos para generar la sesión de los documentos

• Productos: en la cuadrícula inferior podrá ir añadiendo los productos que conforman la factura

PANTALL A SIMPLIF ICADA

Esta es una pantalla especializada para la emisión de documentos en punto de venta y contiene los siguientes elementos:

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• Tipo y número: el tipo de documento, y el número del mismo. Laudus genera automáticamente el número correlativo de facturas, boletas, notas de crédito y otros documentos. El documento por defecto de esta pantalla es la Boleta de Ventas. Si quiere establecer un nuevo número vaya a mantenimiento de correlativos.

• Nula: marque la casilla si la factura, boleta, etc. es nula. Al anular un documento, se eliminan todos los productos asociados que tuviera, para que las cantidades queden a cero. También se puede anular un documento presionando el botón de borrar en los botones de navegación.

• Mostrar precios con IVA: Muestra los precios del producto incluido el IVA

• Fecha de emisión: la fecha del documento de venta. Por defecto se pone la fecha del día en curso.

• Fecha de vencimiento: la fecha en la que vence la factura y el cliente debe pagarla. Al escoger un cliente este valor se actualiza con el plazo de pago del cliente

• Pedido: si la boleta a venido precedida de un pedido, anótelo aquí. Al elegir un número, Laudus copiará los datos del pedido (cliente, productos, ...) También puede ver el curso

de esta boleta pulsando el botón de trazado de la barra de herramientas

• Cobro: escoja las distintas formas de pago acordadas para el pago de la boleta. Si desea

añadir una forma de pago nueva, hágalo directamente en la casilla ubicada en el la ventana de Cobros.

• Cliente y contacto: el cliente al que va emitida la boleta. Cuando elige el cliente, se

muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hágalo aquí mismo.

• Vendedor: seleccione el vendedor que hizo la venta.

• Cantidades : Muestra el valor total de la venta, el valor entregado por pago y el vuelto si esto corresponde

• Productos: en la cuadrícula inferior podrá ir añadiendo los productos que conforman la Boleta

Si la empresa maneja más de una sucursal, el sistema le solicitara asignar la sucursal y el vendedor que corresponda. Dentro del sistema para crear una sucursal vaya a Ventas - Sucursales

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Cuando se ha imprimido una factura, boleta,..., ésta se bloquea y sólo se podrán alterar algunos datos como la fecha vencimiento, pero no aquellos datos que no se pueden alterar en la factura impresa. Para desbloquear un documento de ventas se debe ir a Mantención de Correlativos

Para obtener informes de facturas por pagar, vencidas,..., vaya a la pantalla de informes. Para obtener más información puede ir a la pantalla de control de facturas. Para obtener información del movimiento de facturas del día, vaya a la pantalla de Movimiento Diario. En la pantalla de clientes, también podrá ver las facturas de un cliente, las morosas, y una estadística con los plazos medios de pago del cliente, la cuenta corriente, etc.

En la pantalla de Estadísticas obtendrá información relacionada con las ventas, cobros, actividad del cliente

I NGRESO RESUMEN DE BOLETAS D IARIAS

Esta pantalla permite ingresar de forma masiva las boletas del día. Orientada para contadores es una forma efectiva de centralizar la información de ventas de locales

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La pantalla se compone de los siguientes elementos:

• Sucursal: se asigna la sucursal a ingresar la información. Para crear una sucursal vaya

a Sucursales en el menú de Ventas

• Centro de Costo: indique al centro de coste que va asociada esta venta. De esta forma se pueden obtener cuentas de resultados por centros de costos, por ejemplo.

• Cliente: el cliente al que va emitida la boleta. Se puede asignar un cliente por defecto para las boletas, para hacerlo váyase a las opciones de ventas

• Producto:indique el producto asociado a la venta

• Datos del día: se indican los datos asociados al día de ingreso.

o Día: Fecha que corresponde el movimiento.

o Ultima Boleta: Numero del último documento. Solo se ingresa ese dato, ya que el primer número es el último del día anterior.

o Total del día: valor total del día.

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T IMB RAJE DE DOCUMENTOS ELECT RÓNICOS

Aquí se carga el Timbraje solicitado al SII de los folios electrónicos o CAF (Códigos de Autorización de Folios). Solo esto se habilita para las empresas que tienen Facturación Electrónica dentro de Laudus. El sistema no emitirá documentos sin la carga de estos folios.

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Con el Icono de Importar CAF permite ingresar los folios autorizados de los distintos tipos de documentos electrónicos, el rango de numeración y la fecha en que el SII dio dicha autorización. Una vez presionado dicho icono solicitara la ubicación del archivo entregado por el SII en extensión .XML

REVISAR DTE PENDIENTES

Aquí se envía y/o revisa el estado de los distintos documentos electrónicos al SII, tanto el numero de envió como el estado en que se encuentra en la base de Datos del SII

Esta pantalla se desglosa de la siguiente manera:

• Tipo: el tipo de documento electrónico que se envía o comprueba su estado en la base del SII

• Numero: Numero del DTE

• Estado:Estado en que se encuentra el DTE

• ID de Envió: numero único entregado por el SII, cuando se recepciona el DTE

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• Resultado de la consulta: Observación de la consulta del DTE

• Comprobar Estado del DTE: Comprueba con la Base de Datos del SII, el estado de los DTE consultados

• Enviar al SII:Envía de forma masiva los DTE seleccionados o Seleccionar: permite filtrar los DTE de esta pantalla

o Todos: selecciona todos los DTE de la pantalla

o Ninguno: no selecciona los DTE de la pantalla

• Desde aquí: permiteseleccionar desde un rango de los DTE de la pantalla

COMPROBAR RESPUEST AS DE CL IENTES DTE

Comprueba una vez al día los acuses de recibo de los clientes electrónicos y los actualiza automáticamente en los DTE del sistema.

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COBROS

Para ingresar los cobros de clientes se utiliza las pantallas de cobros. Hay que introducir un cobro por cada documento de cobro que se recibe (por ejemplo por cada cheque si el cliente paga en varios cheques). Las pantallas son las siguientes:

• Cobros

• Cobros facturas Cliente - Proveedor

• Depósito Múltiple de cobro

• Gestión de Cobranza

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COBROS

Permite ingresar los pagos y anticipos de los clientes:

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Los elementos de la pantalla son los siguientes:

• Fecha de Emisión: introduzca la fecha del cobro. la fecha de hoy (en la que se recibe el cheque).

• A depositar el: la fecha en la que se tiene que depositar el cheque. Suele ser la misma

que la fecha de emisión del cheque, aunque a veces puede variar porque el cliente llama para que se deposite el cheque un poco más tarde de la fecha prevista.

• Importe: el importe del cobro, no el de la factura. Al seleccionar la factura, boleta,...,

• Depositado: se tiene que marcar esta casilla cuando el documento se ha depositado efectivamente. Mientras esta casilla no se haya marcado, el cheque se da como no depositado, aunque la fecha de depósito haya vencido.

• Depositado en: el banco nuestro donde hemos depositado el documento de cobro. El banco se ha tenido que definir antes en la pantalla de Bancos y lugares de depósito.

• Tipo de Pago

o Forma de pago: puede ser:

� Cheque: al día o a fecha, la única diferencia es que hay que poner la fecha del cheque como fecha del cobro. Cuando se escoge Cheque como

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forma de pago se tiene que introducir el número del cheque y el banco del cheque (que es diferente del banco donde se va a depositar el cheque).

� Efectivo.

� Nota de crédito: una nota de crédito cancela una factura, es un forma de

cobro. Cuando se paga una factura con una nota de crédito no se genera comprobante contable, ya que éste se generó cuando se anotó la nota de crédito en la pantalla de facturas. Cuando se elije esta forma de pago, hay que poner el número de la nota de crédito en la casilla "Número de Documento".

� Tarjeta de crédito o débito.

� Depósito en C/C: depósito en cuenta corriente, cuando el cliente nos

ingresa la cantidad en la cuenta del banco directamente.

� Ajuste factura: se utiliza cuando el cliente no paga parte de la factura como ajuste de factura (que puede llegar a ser un peso por errores de redondeo).

� Si desea crear una nueva forma de pago presione botón derecho de su mouse se extenderá una pequeña pantalla donde lo podrá realizar

o Número de documento: el número del cheque, de la nota de crédito, de la boleta de depósito en CC,...

o Banco: el banco del cheque, en caso de cobrar con cheque.

• Contabilidad

o Genera contabilidad: si se quiere que este pago se centralice a contabilidad

automáticamente. En caso de ser así, en cuanto se guarda el cobro se muestra el número de comprobante que Laudus ha generado automáticamente.

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o Comprobante: Al generar la contabilidad se realiza los siguientes comprobantes:

� Comprobante de Emisión: comprobante donde se registra el

documento de cobro a fecha

� Comprobante de depósito: comprobante donde se registra el depósito en el banco

• Doc. a cancelar: se pueden cancelar Facturas, Boletas y Notas de Débito.

COBROS FACTURAS CL IENTE - PROVEEDOR

Permite hacer cruzamientos de deudas cuando el rut es cliente y proveedor a la vez.

La pantalla se desglosa en los siguientes elementos:

• Cliente: Corresponde al cliente con el cual se va a netear deudas o Pago

� Fecha: fecha que se genera el movimiento

� Genera Contabilidad: si se quiere que este cobro se centralice a contabilidad automáticamente. En caso de ser así, en cuanto se guarda el cobro se muestra el número de comprobante que Laudus ha generado automáticamente.

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o Factura de Venta: muestra la deuda que tiene el rut asociado con la empresa.

� Total: es el total de la deuda que mantiene el rut asociado

� A utilizar: valor a utilizar para netear deudas

o Factura de Compra: muestra la deuda que se tiene con el rut

� Total: es el total de la deuda que se mantiene al rut asociado

� A utilizar:a utilizar para netear deudas

DEPÓSITO M ÚLTIPLE DE COBRO Permite de forma masiva marcar los cobros pendientes de depositar.

La pantalla contiene los siguientes elementos:

• Usar la fecha de especificada en el cobro:permite de forma automática utilizar la fecha que se indica en la casilla de Depositar el

• Usar la siguiente fecha:permite utilizar la fecha indicada en esta casilla Si quiere seleccionar depósitos de forma aleatoria, seleccione CTRL + PUNTERO del mouse.

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Si quiere seleccionar depósitos en conjunto, seleccione SHIFT + PUNTERO del mouse.

GESTIÓN DE COBRANZA

En esta pantalla se registra toda la gestión realizada a los clientes por la cobranza realizada por documento.

Se compone de los siguientes elementos:

• Acción: Corresponde a la acción que realiza en este momento el encargado de la cobranza

• Fecha Acción: Corresponde a la fecha que se realiza la acción de cobranza

• Estado: Corresponde al Estado en que se encuentra la gestión de Cobranza de este

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cliente. Se clasifican en:

o Abierto: que la gestión de Cobranza se está realizando

o Retirar Documento: que el cliente ha indicado el retiro de documentos asociados a la cobranza

o Cerrado: la gestión de Cobranza está cerrada y retirado los documentos.

• PróximaAcción: Corresponde a la acción siguiente que le cliente le indica al gestionador

de cobranza

• Fecha Próxima Acción: Corresponde a la fecha que el cliente le ha indicado para realizar la acción de Cobranza

• Asignado a: Corresponde al usuario que se le asigna la actividad de cobranza

• Documentos:en la cuadrícula inferior podrá ir añadiendo los documentos que conforman la Gestión de Cobranza

SERVICIO TÉCNICO

La pantalla de servicio técnico nos permite llevar un control de los productos asociados a incidencias, problemas, defectos,…, que necesiten realizar alguna mantención de los mismos.

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Se desglosa de la siguiente manera:

• Numero: indica el correlativo del documento

• Descripción: es una pequeña descripción del problema a resolver • Pestaña de Datos:

o Categoría: Grupo que pertenece el problema, por ejemplo: Neumáticos,

Baterías, etc.

o Problema: Detalle de la incidencia planteada por el cliente, por ejemplo: daño en neumático, batería sin carga, etc.

o Solución: Detalle de la solución de la incidencia que entrega el departamento encargado

o Asignado a: Trabajador al que se deja asignado la incidencia para el seguimiento y solución de la misma

o Creado por: Toma el nombre del usuario que crea la incidencia dentro del sistema

o Cliente: aquella empresa o persona que genero la incidencia

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o Informado por: Representante de la empresa que informo la incidencia, ejemplo: La secretaria, etc.

o Comienzo: Fecha y hora que se comenzó la incidencia o Estado: Etapa en que se encuentra la incidencia

� Activa: Se está en Proceso de solucionar la incidencia � En espera: Cuando se está a la espera de algún dato del cliente � Cerrado : Cuando se ha puesto termino de la misma

o Termino: Fecha real de solución o cierre de la Incidencia. Indica la cantidad de Días, horas, de demora

o Personalizado: es esta página se muestran aquellos conceptos personalizados que se han definido para el servicio Técnico de esta empresa. Al principio está en blanco, hasta que se defina algún concepto personalizado.

• Pestaña de producto en Reparación: se compone de los siguientes elementos:

o Producto: � Código: Codificación Única que tiene el Producto dentro del sistema � Descripción: Detalle del producto asociado � Numero de serie: Numero único que tiene el producto si corresponde

o Recepción: � Recibido el: Fecha y hora de recepción del producto � Por: Usuario que recepciona el Producto � Estado: aquí se anota en qué condiciones se recepciona el producto

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o reparación: � Reparado él:la fecha en que se inicio la reparación, � Por: Usuario encargado de servicio técnico en su reparación � Notas: Observaciones si existiesen de la reparación

o Previsto: fecha prevista de término de la reparación. o Entregado: fecha real de término de reparación.

• Pestaña Repuestos:

� Repuesto:Código del producto

� Descripción: detalle de los productos

� Cantidad: Cantidad de repuestos que se necesitan en la incidencia

� Precio Unitario: precio de venta del repuesto

� Descuento: descuento que se le puede dar al repuesto

� Neto: Valor neto después de descuento para la venta de repuesto

� Disponible:Si el repuesto está disponible para una cotización y posterior venta del

servicio técnico.

CLIENTES

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La pantalla de clientes no sólo permite añadir, editar y borrar clientes, sino que ofrece información adicional para tener una ficha más completa del cliente cuando se está analizando su cuenta, o cuando se está hablando por teléfono con él y así poder disponer de información oportuna.

� Datos Generales

o Nombre: el nombre del cliente que se maneja en la empresa. No tiene por qué ser su razón social, sino el nombre por el que se le conoce internamente, ya que así los listados e informes muestran un nombre familiar para todos los usuarios. Las búsquedas se suelen hacer por el nombre del cliente (aunque también se puede poner el RUT).

o Tipo: la familia a la que pertenece el cliente. Las familias se definen en la

pantalla de familias de clientes.

o Datos generales: son los datos de identificación del cliente.

� Dirección, Comuna, Ciudad,...: datos básicos del cliente. Pude no ser la dirección de facturación.

o Facturación: son los datos de facturación del cliente. Si el cliente es particular, esta página queda en blanco. Si se introduce una razón social, hay que rellenar el resto de los datos de facturación, es decir, hay que poner la información completa. Si esto datos son los mismos que los datos de generales, se presiona el botón de

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duplicar y solo tendrá que digitar el rut y giro del cliente. o Condiciones Comerciales: son los datos que se manejan en el ámbito

comercial del cliente, se descompone de las siguientes Casillas:

� Día de cobro: para saber cuándo hay que ir a cobrar al cliente.

� Cuenta: es la cuenta contable que se utiliza cuando Laudus genera automáticamente la contabilidad en los comprobantes que resultan de las ventas y cobros. Si se deja en blanco, al generar un comprobante Laudus utilizará la cuenta definida como "Clientes (cuenta genérica)" en la pantalla de Cuentas Tipo.

� Descuento: el descuento (sobre una base de 100) a aplicar por defecto

en las ventas a este cliente. � Límite de Crédito: Es la línea de crédito disponible que tiene el cliente. � Vendedor: el vendedor que atiende al cliente por defecto. � Distribuidor: el distribuidor que atiende al cliente por defecto

� Plazo de pago: número de días para vencimiento de las deudas con el

cliente. Se utiliza en las facturas de ventas para poner la fecha de vencimiento.

� Forma de pago: la forma de pago que se tiene por defecto para las ventas al cliente. En esta casilla se puede crear los distintos tipos de pago asociados, además se puede dividir los vencimientos de estos pagos de manera porcentual y en cantidad de días. Al generar una nueva forma de Pago se despliega la siguiente pantalla:

� Lista de precios: la lista de precios a utilizar para este cliente.

• Contactos

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En esta pantalla se incluyen todos los contactos asociados al cliente; nombre, cargo, departamento,…., etc.

• Direcciones

En esta pantalla se incluye todas las direcciones de despacho que tiene el cliente.

• Limite de crédito

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Esta pantalla muestra el desglose del límite de crédito referente al utilizado y a lo disponible que tiene el cliente. Dependiendo de la configuración que se le dé en Opciones de Ventas 3, se pueden incluir los documentos por depositar y facturar.

• Personalizado

Es esta página se muestran aquellos conceptos personalizados que se han definido para los clientes de esta empresa. Al principio está en blanco, hasta que se defina algún concepto

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personalizado.

• Notas de Cotizaciones

En esta pantalla de puede generar el encabezado y pie por defecto que tendrá el cliente al generar una nueva cotización. Estos podrán modificarse en cada emisión de una cotización

• Facturas: se descomponen de las siguientes sub-pantallas:

o Resumen: Muestra el historial de toda la facturación que se le ha emitido al cliente y si se desea se puede incluir el historial de la cancelación con el ticket en la parte inferior de la pantalla llamado Mostrar información de cancelación

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o Detalle: Muestra el historial de los productos vendidos en la facturación asociada con el cliente. Además se puede filtrar tanto por código o familia de producto

o Facturas pendientes, facturas morosas,...: son listados de las facturas, las

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que están vencidas y no pagadas,... De esta forma se tiene una visión rápida del estado del cliente.

• Pago

Esta cuadrícula merece una explicación más detallada. Se muestran todas las facturas/boletas con su plazo de pago individual. Hay 3 plazos:

o Plazo1: el plazo de vencimiento de la factura.

o Plazo2: el plazo desde la fecha de emisión de la factura hasta la fecha de cancelación. Puede ser diferente de Plazo1 porque el cliente puede no pagar al vencimiento de la factura

o Plazo3: el plazo entre la fecha de emisión de la factura y cuando efectivamente

se depositó el documento. suele ser igual a Plazo2, puede diferir en el caso de cheques que no se han podido cobrar, o que el banco ha tardado cierto tiempo en cubrir

Abajo se muestran la media aritmética y la media ponderada. La media aritmética es el promedio de sumar los plazos de pago entre el número de facturas. En la media ponderada se ajusta según el valor de factura (las facturas con más valor pesan más). De esta forma puede que un cliente haya pagado bien siempre las facturas pequeñas, pero mal las facturas grandes, entonces la media ponderada refleja mejor el comportamiento de moroso.

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• Cuenta Corriente

Esta cuadricula muestra todos los movimientos del modulo de ventas, tanto facturación como cobros y su reflejo contable. Dentro de esta cuadricula además se puede agrupar los movimientos iguales por día, esto se consigue colocando el ticket debajo de la pantalla llamado Agrupar por N° de cobro.

• Cotizaciones

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Esta cuadricula muestra el historial de las cotizaciones emitidas al cliente. Al hacer doble clic en una cotización se despliega la que esta seleccionada

• Pedidos

En esta cuadricula muestra el historial de los pedidos de ventas emitidos al cliente consultado. Podemos con este antecedente ver la cantidad de ventas confirmadas versus la cantidad de cotizaciones realizadas

• Servicio Técnico

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Esta cuadricula muestra el historial de servicio técnico realizado al cliente y en qué estado esta.

• Cobranza

Muestra la gestión de cobranza generada al cliente, el estado y numero de factura que se ha gestionado.

• Cheque en Cartera

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En esta cuadricula muestra los cheques en cartera que se tiene a disposición del cliente, la factura asociada y un acumulado.

FAMILIAS DE CLIENTES

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Los clientes se pueden organizar en familias para poder obtener estadísticas e informes más valiosos. Este paso se debería hacer al principio, al crear la nueva empresa, para poder tener todos los clientes clasificados. Se puede hacer más tarde, pero habría que volver a asignar aquellos clientes que no fueron asignados al ser creados.

Se pueden tener hasta 10 niveles de profundidad. Teniendo en cuenta que es difícil obtener clasificaciones de más de 7 niveles, es un límite difícil de alcanzar. Y cada nivel puede tener un máximo de 1.000 familias, límite igualmente difícil de superar.

Los elementos de árbol se pueden mover arrastrándolos con el mouse, pero para mover un elemento tiene que estar editándolo antes. Esta restricción es para tener una interfaz consistente, en la que no se pueden hacer cambios a ningún concepto a no ser que se está editando.

L ISTAS DE PRECIOS

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Puede mantener varias listas de precios. Cuando se asocia una lista de precios a un cliente, al ir introduciendo en las facturas de ventas los productos, se le aplica automáticamente los precios especificados.

Los valores que se pueden asociar tanto en valores porcentuales basados en un precio base o por valores por tipos de familia de productos.

VENDEDORES

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Esta pantalla registra todos los vendedores, tanto internos como externos a la empresa. Estos vendedores son los que se pueden seleccionar en el proceso de ventas en todas sus pantallas, y sobre los que se basan las estadísticas de ventas. Además podemos hacer seguimiento a las operaciones que realizan el vendedor y las comisiones que este obtiene, tanto las pendientes como las canceladas.

Se compone de los siguientes elementos:

• Pestaña de Datos

o Dirección: Muestra los datos del vendedor, domicilio, comuna,……, etc. o Comisiones: casillas donde se define la comisión asociada al vendedor. Se

pueden generar de dos formas: � Porcentaje: En esta casilla se ingresa el porcentaje que le corresponde

por la facturación realizada por el vendedor � Método: forma de cancelar dicha comisión.

• Por factura emitida: la cancelación de la comisión será por venta directa del vendedor

• Por factura Cobrada: la cancelación de la comisión será por factura documentada

• Por factura Cobrada y depositada: la cancelación de la comisión será por factura documentada y depositada. El sistema dividirá la comisión de forma porcentual para ambas fechas

� Según tabla: esta tabla se ingresa los tramos de ventas y el porcentaje que gana el vendedor por cada tramo, además se puede definir el tiempo

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de cálculo de estas comisiones (Mensual, anual,…,)

• Pestaña de pedidos

Muestra la cantidad de pedidos realizados por este vendedor

• Pestaña Cotizaciones

Muestra las cotizaciones emitidas por el vendedor

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• Pestaña Comisiones

Esta cuadricula muestra la facturación asociada a las comisiones, si esta cancelada la factura y si esta cancelada la comisión. Desde esa pantalla se genera la información relacionada a comisiones y sus informes respectivos.

DISTRIBUIDORES

Esta pantalla registra todos los Distribuidores de la empresa. Estos son los que se pueden seleccionar en el proceso de ventas en todas sus pantallas, y sobre los que se basan las estadísticas de ventas. Además podemos hacer seguimiento a las operaciones que realizan el

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distribuidor y las comisiones que este obtiene, tanto las pendientes como las canceladas.

La pantalla asociada es similar a la de los vendedores, tanto en forma como en división de pestañas.

DESPACHADORES

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Esta pantalla lleva el registro de los despachadores, que después se especifican en las facturas de ventas.

MOTIVOS DE RECHAZO

En esta pantalla se puede crear los motivos del por qué se ha rechazado una factura.

IMPUESTOS

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En esta pantalla se crea todos los impuestos asociados a la venta y que no son IVA o ILA, un ejemplo es el crédito del 65% de las empresas constructora.

SUCURSALES

En esta pantalla se crear las sucursales o filiales de la empresa. Además se puede contralar los folios de documentos.

La pantalla se desglosa en:

• Pestaña de datos: o Bodega: en esta casilla se asigna la bodega por defecto que tendrá la sucursal

o Horario: horario de atención de la sucursal

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o Dirección - Comuna – Ciudad - Región: Datos del domicilio de la sucursal

o Código del SII: Código numérico entregado por el SII, queidentifica a cada

sucursal que está registrada enel Servicio de Impuestos Internos

o Notas : en esta casilla se ingresa observaciones internas de la sucursal

• Pestaña de Correlativos asignados

En esta cuadricula se ingresa el tipo de documento, folios y fecha de asignación a cada sucursal de los instrumentos legales que tiene la empresa

PRODUCCIÓN

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En el menú de producción se registran los productos, las familias de productos, bodegas, así como los movimientos de bodega tales como pedidos, inventarios, o procesos de fabricación.

PRODUCTOS

La pantalla de productos es el punto de entrada y mantenimiento de los mismos. Sirve tanto para mercadería como para servicios, y se consideran productos todos aquellos que se venden, intermedios o materias primas, es decir no son sólo los productos finales listos para vender.

¿Cuál es la ventaja de incluir todos los productos? La principal ventaja es el control de consumos; si se registran todos los productos que se compran (o al menos la mayoría), incluso el material de oficina, se tiene un control pormenorizado del gasto. Por lo general, en una primera etapa, el gestor de una PYME está más concentrado en vender, y parece que los únicos productos que tienen importancia son aquellos que se despachan a los clientes. Sin embargo, poco a poco, a medida que la empresa se estabiliza, se empieza a poner énfasis en el control del gasto; en este sentido, si se ha introducido desde un principio los productos que se han ido adquiriendo, se puede tener una información histórica muy valiosa. En este sentido, Laudus permite especificar qué productos forman parte de una factura de compras, así como asignar el gasto de este producto a un centro de coste, y a una cuenta contable.

• Código/Nombre: el nombre breve de identificación del producto. Puede ser un nombre o un código/SKU. Está limitado a 20 caracteres/dígitos.

• Permite descripciones libres: hay productos o servicios que tienen un nombre

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genérico y después se personaliza par cada factura o cotización. Por ejemplo, podemos tener el servicio "Servicios de consultoría", y después en cada cotización poner"Elaboración de estudio de impacto ambiental", ó "Servicios de consultoría para propuesta XJH-23 del Ministerio XX". De esta forma podemos consultar por las ventas que hemos tenido de Servicios de consultoría, y además evitamos tener que hacer un producto nuevo por cada factura.

• Descripción: la descripción ampliada del producto.

• Código de Barras: El código de barras asociado al producto. Laudus integra el manejo de pistola de código de Barras.

Pestaña de Datos Generales

• Familia: la familia a la que pertenece el producto. Al igual que con los clientes, es bueno definir una clasificación de los productos, pasara así poder obtener estadísticas valiosas.

• Clase: si el producto es Materia Prima, Producto en Cursor, Producto Terminado, o Envase.

• Catálogo: se puede introducir un archivo que contenga el catálogo del producto. Si se especifica un catálogo, éste se envía al hacer enviar una cotización por email desde Laudus. De esta forma el cliente recibe la cotización de los productos, así como sus especificaciones.

• Discontinuado: cuando ya no trabajamos con un producto, éste no se pude borrar, ya que borraríamos la historia. Lo que hacemos es marcarlo como discontinuado, y así no aparece al seleccionar los productos.

• Se Compra: cuando trabajamos con un producto que se compra, pero que no se vende, como por ejemplo una Materia Prima. Lo que se hace en es marcar esta opción para que aparezca en el ciclo de compras. Por defecto ya está marcado

• Se Vende: Cuando trabajamos con un producto que se vende, pero que no se compra como un producto terminado. Lo que se hace es marcar esta opción para que aparezca en el ciclo de ventas. Por defecto ya está marcado

• Genera ILA: si este producto esta afecto al Impuesto de los Alcoholes, se despliega una casilla donde se debe indicar la tasa en que esta afecto.

• Aplicar IVA General: si el producto esta afecto a la tasa general o si es un producto exento.

• Precio unitario: el precio unitario de venta.

• Precio con IVA: el precio IVA incluido

• Coste Compra: el coste unitario del producto. También se puede actualizar al comprar un producto, en la pantalla de facturas de compras, o al emitir una Órden de compra. Este valor se puede dejar como mínimo de ventas si la empresa desea no vender por debajo del costo. Esta Parametrización se realiza

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desde las opciones - Ventas 1

• Moneda: Moneda en que se vende el producto. Por ejemplo servicios que se venden en Valor UF, aquí se asigna a que moneda se trabaja. Para crear un nuevo tipo de moneda debe ir a Compras – Monedas

• Permite modificar precios: Permite modificar los precios de ventas en el Ciclo de Ventas

• Descuento Máximo: es el descuento máximo que se puede otorgar en el ciclo de ventas para este producto.

• Afecto stock: permite indicar si el producto esta afecto a inventario. Si es un servicio, por ejemplo, no debería llevar un control de inventario.

• Stock Critico: la cantidad de stock que consideramos de seguridad.

• Unidad de medida Principal: la unidad de medida del producto (Uds., Kg, ...)

• Unidad de medida Alternativa: la unidad de medida alternativa del producto como por ejemplo si vendemos el producto en metros y a la vez en carretes, con estas alternativas se puede llevar stock en ambos tipos de unidades de medida

• Factor: es el factor de conversión de la unidad alternativa a la unidad principal

• Cuenta contable: la cuenta contable que Laudus utilizará por defecto para generar comprobantes contables, tanto en compras, ventas y costos. Si se deja en blanco, al generar un comprobante Laudus utilizará la cuenta definida en la pantalla de Cuentas Tipo

� Cuenta Compras: es la cuenta que se asigna para las adquisiciones, ejemplo: “Mercadería”

� Cuenta Ventas: es la cuenta que se asigna para las ventas, ejemplo “ventas Servicios”

� Cuenta Costos: es la cuenta que se asigna al costo de ventas, ejemplo “ Costo por venta de Servicios”

Pestaña de Personalizado

aquí aparecen los conceptos personalizados que se han definido para los productos.

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Pestaña de Proveedores

• Proveedor: el proveedor que nos surte de este producto.

• Código del proveedor: el código que utiliza el proveedor para designar a este producto. Por ejemplo, podemos tener el producto al que llamamos "Saco Harina

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50Kg", pero que el proveedor denomina "HAR34_50". La ventaja de poner el código del proveedor, es que éste código es el que se utiliza al emitir una orden de compra, por lo que al proveedor le llega un pedido con su denominación interna, y así se evitan posibles malentendidos.

• Descripción del proveedor: es la descripción que utiliza el proveedor para asociar el producto.

• Costo Unitario: Precio de compra del proveedor.

• Descuento (%): Tasa de descuento que nos otorga el proveedor en el respectivo producto

• Costo Unitario Final: Precio unitario rebajado el descuento

Pestaña de Notas

Se puede introducir desde una descripción detallada del producto a una historia de su evolución dentro de la empresa. Como en todas las notas, el formato es libre y el tamaño de las mismas es casi ilimitado

Pestaña de Foto

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Permite asociar al producto su fotografía. éste se puede enviar en una cotización, cuando se emite por vía email desde Laudus. De esta forma el cliente recibe la cotización de los productos y una imagen de ellos.

Pestaña de Stock

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Permite una consulta rápida del stock que tiene el producto en el momento, se desglosa de la siguiente manera:

• Stock Sin Bodega: Cantidad de Productos que no tienen asociada una bodega • Stock Bodega “x”: Cantidad de Productos que tiene la bodega “X”, se

desplegara un listado de las bodegas creadas en el sistema y las cantidad de producto asociada a la misma

• Total Stock: Total de stock del producto. • (-) Pedidos No Entregados: Cantidad de productos que están pedidos, pero

que no han sido entregados con una guía o factura. • (-) Necesidades de Producción: Cantidad de productos que están solicitados

en las entradas de las transformaciones, los inputs. • (=) Stock Sin Comprometer :Total del stock menos la cantidad pedida y sin

entregar o producir • (+) OC pendientes de Recibir: Cantidad de productos que están solicitadas al

proveedor y que no han sido recepcionadas con una guía de despacho o factura • (+) Productos en Proceso: Cantidad de productos que están en proceso, las

salidas de las transformaciones, los outputs • (=)Stock con reposiciones: Total del stock sin comprometer mas lo

pendiente de recibir por parte de los proveedores o producción

Pestaña de Impuestos

Permite asociar los distintos impuestos creados en ventas – Impuestos (que no sean IVA o ILA), como por ejemplo la deducción del 65% de IVA Debito Fiscal que tienen las Empresas Constructoras.

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FAMILIAS DE PRODUCTOS

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Los productos se pueden organizar en familias para poder obtener estadísticas e informes más valiosos. Este paso se debería hacer al principio, al crear la nueva empresa, para poder tener todos los productos clasificados nada más introducirlos. Se pueden tener hasta 10 niveles de profundidad. Teniendo en cuenta que es difícil obtener clasificaciones de más de 7 niveles, es un límite difícil de alcanzar. Y cada nivel puede tener un máximo de 1.000 familias, límite igualmente difícil de superar. Los elementos de árbol se pueden mover arrastrándolos con el mouse, pero para mover un elemento tiene que estar editándolo antes. Esta restricción es para tener una interfaz consistente, en la que no se pueden hacer cambios a ningún concepto a no ser que se está editando.

Aunque en cada producto se puede especificar si es materia prima o productos terminado, suele ser de utilidad fijar la primera clasificación de las familias en: Materias Primas, Productos en Curso, Productos Terminados, y Envases.

BODEGAS

Laudus permite trabajar con diferentes bodegas, para así saber después el stock que debe existir por bodega. Una vez definida la bodega, ésta aparece en todas aquellas pantallas que

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implican movimientos de materiales: guías de compras y ventas, facturas de compras y ventas, inventarios, procesos productivos,...

Los datos de la bodega también se suelen incluir en las órdenes de compra para que el proveedor sepa a dónde despachar la mercadería.

PEDIDOS DE INSUMOS

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La pantalla de pedidos de insumos se utiliza pocas veces, ya que la mayoría de los productos "entran" a Laudus a través de las guías y facturas de compras. Sin embargo, para aquellos casos especiales en los que no hay unas guía/factura que respalde la entrada en bodega, se puede utilizar esta pantalla:

• Fecha: fecha y hora de entrada de la mercancía. La hora es importante para poder ordenar todos aquellos movimientos que se producen en un mismo día.

• Bodega: la bodega en la que se introducen los productos.

• Proveedor: proveedor de donde procede la mercancía. No es obligatorio especificarlo.

• Factura: la factura que respalda la operación.

• Excluir del cierre contable: que este movimiento no se considere en el cierre de contabilidad, un ejemplo de este caso, es el Inventario Inicial Valorado, puesto que está considerado en el valor contable en las mercaderías.

• Valorar automáticamente: si este movimiento se valora con el costo asociado en la ficha del producto

• Productos: el detalle de los productos que ingresan, con la cantidad y coste unitario

INVENTARIOS

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La pantalla de inventarios recoge tanto los inventarios físicos que se hacen en las bodegas.

• Número: correlativo que Laudus asigna automáticamente.

• Fecha: fecha y hora del inventario. La hora es importante para poder ordenar todos aquellos movimientos que se producen en un mismo día.

• Bodega: la bodega en la que se hace el inventario

• Productos: introduzca todos aquellos productos que se han inventariado.

IMPORTANTE: la cantidad puede ser una cantidad positiva o negativa, y ambas tienen significados diferentes: si es una cantidad positiva, por ejemplo 10 sacos, significa que al hacer el inventario se constató que quedaban 10 sacos de harina (puede ser cero también, es decir, no quedaba ningún saco). Sin embargo, si la cantidad es negativa significa que hubo una merma. Siguiendo con el ejemplo de los sacos, si se introduce -3 significa que se perdieron 3 sacos por cualquier motivo (p.ej., se constató que estaban en mal estado). En este caso, Laudus resta 3 a la cantidad de sacos que hubiera.

Como siempre que tenga el botón es para poder replicar un inventario pasado. Esto es muy común, ya que por lo general al hacer inventario de una bodega se obtiene un listado de productos (casi siempre los mismos), y sería largo el tener que introducirlos nuevamente. Vaya al inventario antiguo, pulse el botón, y automáticamente se generará un nuevo inventario con fecha de hoy y con todos los productos con las cantidades a cero para que las rellene.

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SALIDAS DE BODEGAS

La pantalla de Salida de Bodega se utiliza para aquellos casos especiales en los que no hay unas guía/factura que respalde la salida de bodega, como por ejemplo, las mermas y pérdidas que se han producido y que no se han registrado en un proceso productivo. Se puede utilizar esta pantalla:

• Número: correlativo que Laudus asigna automáticamente.

• Fecha: fecha y hora de la salida de Bodega. La hora es importante para poder ordenar todos aquellos movimientos que se producen en un mismo día.

• Bodega: la bodega en la que se genera el movimiento

• Centro de Costo: Centro de costo asociado al movimiento de inventario

• Productos: introduzca todos aquellos productos que se han inventariado.

TRANSFORMACIONES

La pantalla de transformaciones recoge los procesos productivos que han tenido lugar (o

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cualquier otra transformación de productos). Esta pantalla no pretende abarcar un seguimiento exhaustivo de la producción y órdenes de trabajo de la empresa, así como tampoco hace análisis de costes. Se utiliza sobre todo para poder tener un registro de entradas y salidas de mercadería, y así tener un buen control de inventario. Sin tener controlada la producción, no podría cerrar el control de stocks, y no podríamos saber las pérdidas o las diferencias de inventario.

Pestaña de Datos Generales

• Proceso: si esta transformación es un proceso que ya ha sido definido en la pantalla de procesos, entonces especifique aquí el mismo. Al elegir el proceso se ponen automáticamente los productos de entradas (inputs) y salidas (outputs). Cuando se elije un proceso, no se deja modificar (añadir ni quitar) los productos de entrada y salida de la transformación, se tiene que respetar la definición del proceso.

• Hrs/Hombre: el número de horas hombre empleado en total en la transformación.

• Duración: la duración del proceso total en días - horas - minutos - segundos. Al cambiar la duración, se ajusta la fecha de término.

• Entradas al proceso: los productos que han entrado al proceso, los inputs.

o Fecha: la fecha y hora de entrada de los productos en producción.

o Bodega: la bodega desde donde se han sacado los productos.

o Productos: la cantidad en éstos siempre se convierte a negativa, porque siempre son salidas de bodega, son consumos de un proceso productivo.

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• Salidas del proceso: el resultado del proceso, los outputs.

o Fecha: la fecha en la que se obtuvo la producción final.

o Bodega: la bodega donde se han depositado los productos resultantes.

o Productos: la cantidad en éstos siempre se convierte a positiva, porque siempre son entradas en bodega.

Pestaña de Flujo

Muestra las etapas ya definidas para el proceso de transformación donde se puede asignar:

o Etapa: Nombre del sub-proceso

o Comienzo: Fecha de inicio del sub-proceso

o Previsto: Fecha posible de término del sub-proceso

o Termino: Fecha real de termino del sub-proceso

Para poder refrescar este flujo, utilice el icono de Actualizar

Pestaña de Personalizado

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Personalizado: aquí aparecen los conceptos personalizados que se han definido para las transformaciones.

DEFINICIÓN DE PROCESOS

Al definir un proceso productivo se están especificando qué productos entran (inputs) y qué productos resultan al final (outputs). Los procesos definidos se utilizan después en la pantalla de transformaciones para indicar las órdenes de trabajo que se han realizado.

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• Nombre: el nombre corto del proceso.

• Descripción: una descripción más amplia del proceso

• Productos: introduzca los productos que entran y salen del en el proceso. Las entradas (inputs) son los productos que se van a consumir en la transformación. Las salidas (outputs) son los productos resultantes del proceso productivo.

ETAPAS DEL FLUJO PRODUCTIVO

Dentro de esta pantalla se puede generar el flujo de la producción.

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Se compone de los siguientes elementos:

• Nombre: nombre de la Etapa

• Descripción: descripción de la Etapa

• Orden: el orden que tiene la etapa dentro del proceso productivo, como por ejemplo: para producir pan, el proceso se divide en: Amasar, coser, etc.,…, siendo la etapa de amasar la primera en el proceso productivo.

• Proceso: si la etapa está asociada a un proceso definido. Si no se asigna aparecerá en

todos los procesos creados.

LOTES

La producción de lotes ocurre cuando la tasa de producción es superior a la tasa de consumo, se describe este método de producción como la fabricación de pocas o grandes cantidades de un producto mediante una serie de operaciones, en donde un lote completo, se realiza en una operación, que termina antes de iniciar la producción del siguiente lote.

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Se compone de:

• Lote N°:numero del lote

• Vencimiento: fecha en que el lote vence, como por ejemplo los medicamentos.

• Personalizado:aquí aparecen los conceptos personalizados que se han definido para los lotes

COMPRAS

En el menú de compras se gestiona todo el proceso de adquisiciones y pagos, así como proveedores, y las compras de Activos Fijos (con sus depreciaciones) también.

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Asimismo, se pueden gestionar Centros de Costes y diferentes Bancos y cajas para registrar cobros y pagos (y asignarlos a la contabilidad).

ÓRDENES DE COMPRA

El procesos de compra comienza con la cotización que se recibe del proveedor, y de ahí emitimos la Órden de compra (como la cotización es un documento externo, tan sólo registramos el número como referencia).

• Número: el correlativo de la Órden de compra. Laudus lo asigna automáticamente.

• Fecha: la fecha de emisión. Se pone la fecha de hoy por defecto.

• Nula: indica si la Órden de compra esta nula. El numero de la misma se destaca en rojo

• Cotización: el número de la cotización del proveedor, si es que hubo una cotización previa a la Órden de compra.

• Proveedor: seleccione el proveedor.

• Contacto: el contacto del proveedor. Si el proveedor no tiene ningún contacto, o quiere añadir un contacto nuevo, puede hacerlo desde esta casilla directamente.

• Forma de pago: la forma de pago acordada con el proveedor. Puede añadir formas de pago desde ésta casilla directamente.

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• Aprobada: si la Órden de compra está aprobada o no. Esta casilla sólo está disponible para aquellos usuarios que tienen permiso para aprobar órdenes de compra. Para ver cómo se establecen los premisos de grupos de usuarios, consulte en Grupos de usuarios.

Al aprobar una Órden de compra, se pone automáticamente el usuario que aprobó la Órden. De esta forma se elimina la necesidad de tener que imprimir la Órden de compra para su firma, ya que sólo podrán aprobar los usuarios permitidos.

Por seguridad, una Órden de compra no se puede imprimir, enviar por email,..., hasta que no está aprobada.

• Centro de Costo: Centro de costo asociado a la Órden de compra.

• Entregar en: la dirección de entrega de las mercaderías de la Órden de compra. Se muestran las bodegas para elegir en cuál de ellas se recibirá la mercadería.

• Previsto:fecha en que se espera recepcionar los productos solicitados

• Guías/Facturas: esta casilla la rellena Laudus automáticamente con las guías y/o facturas que han seguido a esta Órden de compra.

• Archivar: permite archivar los productos que no han sido entregados o se han entregado sobre lo solicitado. Sirve para que no se muestre en las estadísticas asociadas

• Productos: añada los productos que conforman la guía de despacho

• Notas internas: rellene con todas las anotaciones pertinentes a esta Órden de compra.

• Notas para el proveedor: son las notas que irán impresas en la Órden de compra para que las vea el proveedor. Por ejemplo podría ser "Por favor, poner el embalaje de PVC acordado para que no se estropee la mercadería".

APROBAR ÓRDENES DE COMPRA

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En esta pantalla el encargado de la autorización de las órdenes de compra tendrá un listado de todas las órdenes y los productos asociados a estos documentos. Al colocar un ticket se pondrá de forma automática la aprobación.

GUÍAS DE DESPACHO

Esta pantalla recoge las guías de despacho de las compras. Si se reciben mercaderías con guía de despacho, y más tarde se introduce la factura con el detalle de los productos facturados,

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Laudus sólo incluirá una vez los productos en el cálculo del inventario para que éste sea correcto.

• Número: el número de la guía de despacho. Éste es el número del proveedor, no es un número interno de la empresa.

• Fecha: la fecha de la guía. Lo mejor es poner la fecha de recepción de las mercaderías, aunque sea diferente de la fecha de la guía. De esta forma tendremos bien registrada la entrada en almacén

• Órden de compra: si se introduce la Órden de compra, Laudus rellenará el resto de los datos automáticamente (proveedor, productos, ...)

• Factura: este dato lo suministra Laudus, y es la factura asociada a esta guía de despacho. Para asociar una factura a una guía, basta con anotar la guía al momento de añadir la factura de compra.

• Es compra: este ticket indica al sistema si es una guía de que se asociara a una factura posterior.

• Centro de Costo: centro de costo asociado a la guía.

• Proveedor: escoja el proveedor que emitió la guía.

• Concepto: una breve descripción del contenido de la guía.

• Bodega: la bodega donde se recepcionaron los materiales.

• Productos: añada los productos que conforman la guía de despacho

FACTURAS, BOLETAS,...

Esta pantalla recoge los documentos de compras (facturas, boletas, honorarios, ...). No sólo

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registra el tipo y montos de las compras, sino los productos que las componen, cómo se canceló, o la asignación a centros de costes.

• Tipo y Nº: el tipo de documento (factura, boleta, nota de crédito, nota de débito, honorarios, otros gastos, factura de terceros), y número del mismo.

• Moneda y T/C: la moneda en que esta el documento y el tipo de cambio del día.

• Emisión: la fecha de emisión del documento.

• Vencimiento: la fecha de vencimiento. Esta fecha se ajusta según el plazo de pago que hemos introducido en la pantalla de proveedores. También es la fecha que se tiene en cuenta en el control de tesorería, si es que no se ha introducido un pago para este documento

• Mes Libros: la fecha en que hemos registrado el documento de compra en el libro de

compras. Esta fecha no puede ser anterior a la fecha de emisión. Ésta es la fecha que se toma para generar el comprobante contable, para que así se genere bien el IVA mensual.

• Correlativo mensual: el correlativo del mes. Este número lo asigna Laudus, pero el

usuario lo puede modificar. Este correlativo es útil en el caso de tener muchas facturas mensuales, para poder ubicar más rápidamente la factura física en las carpetas de facturas.

Pestaña de Datos

• Órden de Compra: si la factura viene de una Órden de compra, introducir aquí el número. Al asignar una Órden de compra, Laudus rellena todos los campos automáticamente (proveedor, productos, guía de despacho ...)

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• Guía de Despacho: si la factura viene precedida de una guía de despacho, introducirla aquí. Si ya se introdujo Órden de compra, no hace falta agregar la guía de despacho.

• Proveedor: escoja el proveedor de la compra. Si es una boleta de honorarios, debe

introducir el nombre del prestador, que se ha tenido que añadir como proveedor (el prestador es un proveedor de servicios). Es necesario introducir todos los proveedores o prestadores, aunque sean esporádicos o de "una sola vez"; de esta forma se puede emitir el libro de compras y de honorarios completo con toda la información.

• Concepto: una breve descripción del gasto.

• Activo Fijo: si la factura es por la compra de un Activo Fijo. Al seleccionar esta casilla

se abre la pantalla de Activos Fijos, para poderlo introducir en el mismo momento. Si no se introduce, se deselecciona la casilla. Es importante señalar estas casillas en las compras de Activos Fijos para que pueda salir bien el libro de compras ajustado al formulario 29.

• Importación: si la factura corresponde a una importación. Se utiliza para poder emitir

bien el libro de compras ajustado al formulario 29. La casilla al lado de este concepto es para asociar el número de la carpeta de Importación para relacionar los gastos adicionales. Además se puede agregar la proforma asociada al movimiento. Dentro de Laudus el documento que se relaciona con la importación debe ser asociado al Proveedor extranjero, ya que es de él la obligación que se adquiere.

• Electrónica: si la factura es electrónica. Se utiliza para poder emitir bien el libro de compras ajustado al formulario 29.

• Centro de Costo: señalar el centro de coste al que se asigna esta factura. Si se escoge

ahora un centro de coste, se le asigna el 100% de la factura. Para hacer una asignación parcial (a varios centros de costes), siga leyendo.

• Bodega: la bodega donde se recepcionan los materiales especificados en la factura. Si

no hay productos asignados a esta factura, esta casilla desaparece.

• Recuperación de IVA: aquí se indica si se recupera el IVA de la factura o no. Cuando el IVA no se recupera el sistema solicitara ingresar el motivo del listado que se despliega en la casilla correspondiente, el IVA se destacara de un color amarillo cuando no se recupera.

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Los motivos son los siguientes:

� Compras destinadas a generar operaciones de ventas exentas: las adquisiciones que están destinadas a operaciones exentas no dan derecho a la utilización del crédito fiscal del documento. (DL. 825, Art. 23, N°2)

� Facturas de proveedores registradas fuera de plazo:solo se puede recuperar el IVA de las facturas hasta el segundo periodo tributario siguiente a la fecha de emisión de la factura (DL. 825, Art. 24, Inciso Tercero).

� Gastos Rechazados: los gastos asociados a gastos no aceptados de Impuesto a la Renta no podrá utilizarse el IVA (DL.824, Art 33)

� Entregas Gratuitas: la entrega de premios, retiros de bienes corporales por parte del socio o no guarden relación con el giro, no se puede aprovechar el IVA retenido por parte de quien lo recibe ( DL. 825, Art. 8, letra d, inciso final; DS 55, Art. 41 N° 4)

� Otros: Otras acepciones

Además se podrá asignar para aquellas empresas que trabajan con la proporcionalidad de IVA, el método de Utilización del mismo:

La proporcionalidad de IVA se emplea cuando la empresa tiene tanto ventas exentas como afectas para determinar el uso del crédito.

“En el caso de importación o adquisición de bienes o de utilización de servicios que se afecten o destinen a operaciones gravadas y exentas, el crédito se calculará en forma proporcional, de acuerdo con las normas que establezca el Reglamento.” (Art. 23, N° 3, DL 825)

“Por los gravámenes pagados en la importación o compra de bienes corporales muebles o utilización de servicios que no guarden relación directa con la actividad o giro del contribuyente.

Se entenderá que las operaciones señaladas en el inciso anterior no guarden relación directa con la actividad o giro del contribuyente

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cuando se destinen a fines diferentes de aquellos que constituyen su giro o actividad habitual, como ocurriría por ejemplo con las importaciones, adquisiciones o utilización de servicios que éste efectuara para su uso particular, o que destinándolo a su empresa o negocio, dicha destinación sea con fines ajenos a los de su industria o actividad, de forma tal que no pueda estimarse que guarda relación directa con su giro, …” (Art. 41,N° 3, DS 55)

En el sistema se indica cual es el Uso del IVA

1. Todo el Crédito: que la factura está destinada a operaciones de ventas afectas. 2. Nada del Crédito: que la factura está destinada a operaciones de ventas exentas

u otros. 3. Uso Común: que la factura es para ambos tipos de operaciones, se debe utilizar

la proporcional asociada a las ventas afectas.

• Cantidades:

o Exento: si hay cantidad exenta.

o Neto: el neto sin IVA, o sin la retención de impuestos en el caso de honorarios. En el caso de las boletas, es el neto de la boleta. Si no se quiere calcular, poner directamente la cantidad total de la boleta en la casilla de "Total".

o Arancel: es el derecho aduanero declarado y cancelado a la tesorería por la internación de los productos en la declaración de ingreso nacional respectiva.

o IVA/retención honorarios: al introducir el Neto, Laudus calcula el impuesto

correspondiente. Si el impuesto fuera diferente, se puede especificar. Laudus no exige que sea el que él ha calculado (el 19%, por ejemplo). De esta forma se puede sobre-escribir el dato de Laudus, y poder ajustar la cifra a lo que realmente vino con la factura (puede que el redondeo de decimales del IVA fuese diferente del que hace Laudus, por ejemplo). Una vez que se introduce el Neto, Laudus no vuelve a recalcular el IVA. Por eso, si quiere recalcular el IVA, tiene que borrar el mismo, e introducir el Neto de nuevo. En la centralización contable, esta cantidad va a la cuenta definida como "IVA Crédito Fiscal" en la pantalla de cuentas tipo.

o Otros Impuestos: en el caso de que haya habido otros impuestos (combustibles, retenciones adicionales de la carne,...), especificar aquí la cifra. En la centralización contable, esta cantidad va a la cuenta definida como "Otros impuesto de facturas de gastos" en la pantalla de cuentas tipo.

o Total: la suma total del exento, neto e impuestos.

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o Cancelado: la suma que se ha cancelado o documentado hasta el momento. Es una cantidad calculada por Laudus a partir de los datos de pagos introducidos.

o Pendiente: el saldo de la factura si correspondiese

• Contabilidad:

o Genera contabilidad: si se quiere que Laudus genere el comprobante contable

automáticamente. o Cuenta de gasto: la cuenta de gasto que debe ir en la centralización contable de

este gasto. o Cuenta Otro Impuesto: la cuenta que debe ir en la centralización contable de

este impuesto o Comprobante: el comprobante que Laudus ha generado. Si no se ha generado

ningún comprobante (y se había especificado que se generase la contabilidad), es porque faltan datos para hacer la centralización. Si se quiere que Laudus muestre los mensajes contables que se generan al centralizar, cambie la configuración del usuario.

• Productos: si así lo desea, puede introducir los productos que forman este egreso. Al

introducir los productos, puede especificar a qué cuenta contable se van a centralizar, y a qué centro de coste se van a asignar. Si, por ejemplo, compró 1.000 etiquetas y desea atribuir 1.500 a un centro de coste y las otras 500 a otro, añada 2 líneas, una por 1.500 etiquetas y la otra por las 500 restantes (cada línea con su centro de coste respectivo).

Pestaña de Pagos

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• Pago: en la página de cancelación se muestran los pagos que se han efectuado por el egreso en pantalla. Aquí mismo también se pueden ingresar, cambiar y borrar los pagos y si estos se cancelan en su moneda original.

Pestaña de Comprobante

En esta pantalla muestra la centralización asociada al documento ingresado

Pestaña de Asignación de Centros de Costos

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• Asignación a Centros de Coste: aquí se pueden asignar porcentajes del gasto a diferentes centros de costes. Si los porcentajes no suman 100, Laudus genera un mensaje y no deja guardar los datos. Al realizar la centralización contable de un gasto con varios centros de costes, Laudus genera una línea por cada centro de coste.

Pestaña de notas

En esta pantalla se ingresa todas las observaciones adicionales a la factura.

PAGOS

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En esta pantalla se registran todos los pagos realizados por gastos. Aunque se pueden agregar pagos desde la misma pantalla de gastos, es importante tener esta pantalla independiente para poder navegar entre los pagos, y buscar un pago por una cantidad en concreto (por ejemplo).

• Fecha de emisión: la fecha en la cual se genero el pago.

• A pagar el: fecha en la cual se cancela el pago, si es un cheque a fecha, indicar la fecha futura del cheque. Si es con tarjeta de crédito, la fecha en la que se carga la tarjeta a la cuenta corriente.

• Depositado: si el pago ha sido efectivamente depositado en el banco

• Importe: es el valor del pago realizado al o los documentos asociados a él. Este valor aparecerá de forma automática al incluir los documentos en el detalle. Si es un pago en otra moneda se extenderá una nueva casilla que muestra el valor del importe en pesos chilenos.

• Tipo de Pago

o Forma de pago: escoger la forma de pago.

� Cheque

� Efectivo

� Nota de crédito

� Cargo en CC / PAC

� Tarjeta de crédito

� Tarjeta de Débito

� Otros

o Nº de documento: el número de documento (cheque, boleta de depósito en cuenta corriente, nota de crédito,...). Cuando se pagan varias facturas con un mismo documento, se genera un comprobante contable único; por eso es importante poner bien el número de documento.

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o Pagado con: el banco o caja con el que se paga. Este banco/caja tiene que haber sido ingresado en la pantalla de Bancos - lugares de depósito.

Si la forma de pago ha sido "Otros", se muestra una casilla para introducir la cuenta contable con la que se quiere pagar (y que será la que se utilizará en la centralización contable).

• Contabilidad

o Genera contabilidad: si se quiere que Laudus genere el comprobante contable en el instante.

o Comprobante: el número de comprobante contable que Laudus ha generado.

• Documento a pagar: buscar y seleccionar el documento que se desea cancelar.

• Importe: al seleccionar un documento, Laudus muestra la cantidad pendiente de cancelar.

PROVEEDORES

La pantalla de proveedores registra tanto los datos de los mismos, y también sirve para consultar sus movimientos.

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Pestaña de Datos Generales

• Nombre: el nombre que se utiliza internamente en la empresa para el proveedor.

• RUT y Razón social: la razón social es la que se utiliza en el libro de compras.

• Horario: el horario de actividad comercial del proveedor.

• Plazo de pago: el plazo de pago en días acordado con el proveedor. Este número es el que se utiliza para calcular la fecha de vencimiento en las facturas de gastos.

• Forma de pago: es la forma de pago acordado con el proveedor

• Dirección – Comuna – Ciudad – País: la dirección del proveedor.

• Teléfono - Fax : Números de contacto de la empresa

• Email: se utiliza al enviar las órdenes de compra.

• Email DTE: es la casilla que tiene el proveedor para generar el intercambio de DTE y respuestas asociadas

• Contabilidad: datos necesarios para la generación automática de comprobantes

contables.

o Cuenta: la cuenta a la que va asociado este proveedor. Si no se le asocia una cuenta, se utilizará la cuenta "Proveedores (cuenta genérica)" asignada en la pantalla de cuentas tipo.

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o Cuenta de gasto: la cuenta de gasto que se utiliza por defecto cuando se ingresa

una factura del proveedor. Al seleccionar un proveedor en la pantalla de facturas de compras, Laudus utiliza esta cuenta de gasto por defecto (aunque se puede cambiar para cada gasto después).

o Cuenta de anticipo: la cuenta por defecto asociada si a este proveedor se le genera un anticipo. Si no se le asocia una cuenta, utilizara la cuenta “Anticipo a Proveedores” asignada en la pantalla de cuentas tipo.

o Concepto de gasto: al igual que con la cuenta de gasto, es el concepto que se

utiliza al ingresar un gasto de este proveedor. Por ejemplo, se puede asociar el concepto "Celulares" al proveedor "Entel", y así cada vez que hacemos una factura de Entel aparecerá automáticamente el concepto "Celulares".

Pestaña de contactos

• Contacto: los contactos del proveedor. Si hay varios contactos, con varias direcciones de correo electrónico, se deja elegir a la hora de enviar una Órden de compra por email.

Pestaña de Personalizado

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• Personalizado:aquí aparecen los conceptos personalizados que se han definido para los proveedores.

Pestaña de Notas O/C

En esta pestaña se puede añadir las observaciones que aparecerán en la Órden de compra para el Proveedor.

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Pestaña de Facturas

En estas páginas de facturas, muestra el historial de los documentos recibidos con este RUT, se desglosa en:

• Resumen : muestra el historial de documentos recibidos • Detalle: muestra el detalle de los productos adquiridos en los documentos recibidos. Se

puede filtrar por productos o familia de productos

• Pendientes: muestra los documentos pendientes de pago, anticipos. • Morosas: muestra los documentos morosos

Pestaña de Pago

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Esta cuadrícula merece una explicación más detallada. Se muestran todas las facturas/boletas con su plazo de pago individual. Hay 3 plazos:

o Plazo1: el plazo de vencimiento de la factura.

o Plazo2: el plazo desde la fecha de emisión de la factura hasta la fecha de cancelación. Puede ser diferente de Plazo1 porque nosotros no paguemos al vencimiento de la factura

o Plazo3: el plazo entre la fecha de emisión de la factura y cuando efectivamente

se depositó el pago. suele ser igual a Plazo2, puede diferir en el caso de cheques que no se han podido pagar, o que el banco ha tardado cierto tiempo en cubrir

Abajo se muestran la media aritmética y la media ponderada. La media aritmética es el promedio de sumar los plazos de pago entre el número de facturas. En la media ponderada se ajusta según el valor de factura (las facturas con más valor pesan más). De esta forma puede que nosotros hayamos pagado bien siempre las facturas pequeñas, pero mal las facturas grandes, entonces la media ponderada refleja mejor el comportamiento de moroso. Pestaña de Cuenta Corriente

Esta cuadricula muestra todos los movimientos del modulo de ventas, tanto facturación como pagos y su reflejo contable. Dentro de esta cuadricula además se puede agrupar los movimientos iguales por día, esto se consigue colocando el ticket debajo de la pantalla llamado Agrupar por N° de pago.

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Pestaña Órdenes de compra

Muestra el historial de las órdenes de compra emitidas para el proveedor asociado

ACTIVOS FIJOS

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En la pantalla de activos fijos se pueden crear, editar o borrar los activos fijos de la empresa. Éstos también se añadir cuando se está introduciendo la factura de gastos del activo. Los elementos de la pantalla son los siguientes:

• Nombre: el nombre por el que vamos a localizar el activo.

• Fabricante: quién fabricó el activo, que puede no ser el proveedor. El proveedor es el distribuidor a quien compramos el activo. El fabricante es quien hizo el activo: por ejemplo, podemos haber comprado una impresora en unos grandes almacenes (el proveedor), pero que ha sido fabricada por HP, EPSON,... (el fabricante).

• Modelo: el modelo del activo fijo. Por ejemplo, "HP LaserJet 5263"

• Número de serie: el número de serie, si lo tiene el activo.

• Ubicación: dónde hemos ubicado el activo. Después podremos obtener informes según

ubicación, para poder hacer un seguimiento.

• Proveedor: la empresa que nos vendió el activo, que puede no ser el fabricante.

• Factura: el número de factura de compra del activo.

• Cuentas contables: las cuentas de inmovilizado, depreciación y depreciación acumulada que se utilizarán en la centralización contable. Los informes de activos fijos por cuenta contable utilizan la cuenta de inmovilizado aquí señalada. El sistema trabaja con el método indirecto de contabilización.

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• Fecha de adquisición: fecha en la que se adquirió el activo.

• Valor de adquisición: valor sin IVA del activo (valor contable de adquisición).

• Vida útil: número de años de vida útil. Tiene que estar conforme a la tabla publicada

por el SII. Haga click en el botón para ir directamente a la página web del SII que contiene la tabla de depreciaciones normales y aceleradas. La página que se muestra cuando aprieta este botón se puede configurar en las opciones generales.

• Valor residual: el valor de venta probable del activo.

• Fecha de baja: la fecha en la que se dio de baja el activo. A partir de esta fecha, el

activo desaparece de los cálculos de Laudus.

• Tipo de depreciación: escoja entre los cuatro tipos de depreciación. Haga click aquí para ver una descripción más detallada.

o Lineal: es la más simple y utilizada. Se deprecia todos los años igual.

o Dígitos decrecientes: las cuotas de depreciación van disminuyendo a lo largo de

la vida útil.

o Dígitos crecientes: las cuotas de depreciación van aumentando a lo largo de la vida útil.

o Tanto fijo sobre base amortizable decreciente: las cuotas de depreciación van disminuyendo a lo largo de la vida útil, pero la diferencia con el método de "Dígitos decrecientes" es que la disminución no es lineal, es más progresiva

• Crédito fiscal: en esta casilla se selecciona el porcentaje de crédito asociado a los

activos fijos nuevos (Art. 33 bis, DL 824)

• Tener en cuenta mes de adquisición: si se tiene en cuenta el mes de adquisición en el cálculo de la depreciación. Si se selecciona esta casilla, el primer año sólo se deprecia por los meses utilizados (así como el último año). Si no se selecciona esta casilla, el primer año se deprecia por los 12 meses (aunque el activo se haya adquirido a mitad de año).

• Mostrar corrección monetaria: si se muestra el importe de la depreciación corregido

por la corrección monetaria o sin corregir.

• Calcular depreciación: apriete este botón para calcular la depreciación según los datos aportados. La depreciación sólo se recalcula al apretar este botón, y no al cambiar ninguno de los parámetros anteriores.

M ÉTODOS DE DEPRECIACIÓN

Laudus soporta los cuatro métodos de depreciación que se exponen a continuación. Hay que

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tener en cuenta que en los ejemplos no se aplica la corrección monetaria para hacerlos más didácticos.

� Lineal: todos los años se deprecia el activo por el mismo valor, por eso también se llama método de las cuotas fijas. La fórmula de cálculo de la cuota es:

Cuota anual = (valor de adquisición - valor residual) / número de años

Ejemplo: queremos calcular en qué cantidad hay que depreciar al año una máquina que hemos comprado en 7.500.000 pesos, con una vida útil de 5 años (depreciación acelerada), y con un valor residual de estimado de 1.400.000 pesos a los 5 años:

Cuota anual = (7.500.000 - 1.400.000) / 5 = 1.220.000

� Dígitos crecientes: las cuotas de depreciación van aumentando a lo largo de la vida útil. Para ello se utiliza un factor que va creciendo a lo largo de los períodos. Las fórmulas de las cuotas son:

Ejemplo: queremos depreciar un computador nuevo que hemos adquirido en 560.000 pesos a lo largo de 6 años, estimando que al final del período no valdrá nada:

Cuota año 1: (540.000 - 0) / (1 / 21) = 25.714 Cuota año 2: (540.000 - 0) / (2 / 21) = 51.429 Cuota año 3: (540.000 - 0) / (3 / 21) = 77.143 Cuota año 4: (540.000 - 0) / (4 / 21) = 102.857 Cuota año 5: (540.000 - 0) / (5 / 21) = 128.571 Cuota año 6: (540.000 - 0) / (6 / 21) = 154.286 Siendo 21 = 1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6

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� Dígitos decrecientes: las cuotas de depreciación van disminuyendo a lo largo de la

vida útil. El método es igual que el anterior, pero cambiando el orden creciente de las cuotas, para que la depreciación vaya es disminución. Siguiendo con el ejemplo anterior, tendríamos:

Cuota año 1: (540.000 - 0) / (6 / 21) = 154.286 Cuota año 2: (540.000 - 0) / (5 / 21) = 128.571 Cuota año 3: (540.000 - 0) / (4 / 21) = 102.857 Cuota año 4: (540.000 - 0) / (3 / 21) = 77.143 Cuota año 5: (540.000 - 0) / (2 / 21) = 51.429 Cuota año 6: (540.000 - 0) / (1 / 21) = 25.714

� Tanto fijo sobre base depreciable decreciente: las cuotas de depreciación van disminuyendo a lo largo de la vida útil, pero la diferencia con el método de "Dígitos decrecientes" es que la disminución no es lineal, es más o menos progresiva en función del valor residual. Cuanto mayor es el valor residual, menos progresiva es (se supone que al ser mayor el valor residual no pierde valor con tanta fuerza, y la curva de pérdida de valor es más suave). Es un método de cálculo más complicado, pero da más realidad a la progresividad de la depreciación, que es el efecto que se busca al aplicar este método. Hay que tener en cuenta que no funciona bien cuando no hay valor residual, o éste es muy bajo.

Se calcula un tanto "t" o coeficiente, por el que se multiplica el valor del activo que queda sin depreciar. Siendo La lógica de las cuotas es

� cuota año 1: t • V0 � cuota año 2: t • V1 = t • (V0 - t•V0) = t • (1 - t) • V0 � cuota año 3: t • V2 = t • (V1 - t•V1) = t • (1 - t) • V1 = t • (1 -

t)2•V0…………………………………………………….. � cuota año n: t • Vn-1 = t • (Vn-1 - t•Vn-1) = t • (1 - t) • Vn-1 = t • (1 -

t)n• V0

Ahora podemos obtener el valor residual,

Valor residual = (1 - t)n• V0

Y así podemos hallar el valor de t:

Ejemplo: queremos depreciar un camión de carga que costó 12.560.000 pesos en 7 años. Suponemos que el valor residual (valor de venta) será de unos 4.000.000 al cabo de los 7 años. Las cuotas de los siete años serán:

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� valor de t: 1 - (4.000.000 / 12.560.000)1/7 = 0,1507998733

� cuota año 1: 0,1507998733 • 12.560.000 = 1.894.046 � cuota año 2: 0,1507998733 • (12.560.000 - 1.894.046) =

1.608.424 � cuota año 3: 0,1507998733 • (10.665.954 - 1.608.424) =

1.365.874 � cuota año 4: 0,1507998733 • (9.057.529 - 1.365.874) =

1.159.901 � cuota año 5: 0,1507998733 • (7.691.655 - 1.159.901) = 984.98

� cuota año 6: 0,1507998733 • (6.531.754 - 984.988) = 836.452 � cuota año 7: 0,1507998733 • (5.546.767 - 836.452) = 710.315

La suma de todas las cuotas es 8.560.000, y el valor residual 4.000.000

CENTROS DE COSTOS

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En la pantalla de centros de costes puede añadir o cambiar centros de costes. Es muy importante establecer los centros de costes a priori para poder ir asignando ingresos y gastos a centros de costes, y así poder obtener cuentas de resultados, balances, estadísticas,... según nuestros centros de costes.

Existen en esta pantalla las siguientes Casillas:

• Nombre: nombre del centro de costo. • CódigoRecaudaciónElectrónica: Código asociado en Previred para este Centro de Costo,

se implementa para la generación de la Planilla Electrónica. Este debe estar previamente creado en Previred para que sea reconocido, para esto debe ir a los antecedentes de la empresa y crearlos.

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• Discontinuado: cuando ya no trabajamos con un centro de costo, éste no se pude borrar, ya que borraríamos la historia. Lo que hacemos es marcarlo como discontinuado, y así no aparece al seleccionar los centros de costo.

Algunos de los lugares donde puede especificar el centro de coste:

� Facturas de ventas: puede asignar una venta a un centro de costos, para así poder

obtener después una cuenta de resultados que tenga en cuenta los ingresos y gastos de ese centro de costos.

� Facturas de compras: es la asignación más clásica. En Laudus puede incluso asignar por

porcentajes una factura a varios centros de costos, o si incluye productos en la factura de compras, asignar cada producto comprado a un centro de costos.

� Empleados: cada empleado puede ir asociado a un centro de costos, para poder ver

después cuáles son nuestros gastos de personal por centros de costos.

� Libro de Remuneraciones: el Libro de Remuneraciones sale ordenado y con subtotales por centros de costos (indicando el porcentaje que cada centro de costos supone del total de las remuneraciones).

� Comprobantes contables: cada apunte (movimiento) de cada comprobante puede ir

asignado a un centro de costos.

� Balances: todos los balances se pueden obtener por centros de costos. La consulta más normal es pedir la cuenta de resultados por centro de costos, pero también se pueden obtener el resto de los balances.

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� Mayor: el mayor se puede filtrar para tener los movimientos de un centro de costos.

� Estadísticas: las estadísticas pueden ir filtradas según el centro de costos.

BANCOS Y LUGARES DE DEPÓSITOS

Los bancos y lugares de depósito (por ejemplo Cajas) se especifican en esta pantalla. Estos son los bancos se utilizan para pagos y cobros, y NO son los mismos que los bancos que figuran, por ejemplo, en los empleados (al especificar la forma de pago). En esta pantalla registramos sólo nuestros bancos o cajas, y por ello le tenemos que asignar una cuenta contable, para que realice bien la centralización.

Se desglosa en los siguientes elementos:

• Nombre: Nombre que se le da al Banco/Caja • Cuenta Contable: Cuenta Contable asociada. • Conciliar Ingresos: condición en que se conciliara los depósitos en el banco en la

contabilidad. Estas son: o Por Documento: que el documento registrado en los cobros o la contabilidad y

el valor de los mismos, deben ser iguales tanto en la Cartola como el mayor contable

o Por Fecha – Importe: que la fecha y el valor de los depósitos deben ser igual tanto en la Cartola como el mayor contable

o Por día: que los valores totales del día deben ser iguales tanto en la Cartola como el mayor contable

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o Por Mes: que los valores totales del mes deben ser iguales tanto en la Cartola como el mayor contable

• Conciliar Egresos: condición en que los egresos serán conciliados en la contabilidad. Estas alternativas son:

o Fecha estricta: que la fecha ingresada en los pagos o contabilidad debe ser igual tanto en la Cartola como en el Mayor Contable

o Fecha no estricta: que el documento y el importe deben ser iguales. • Formato de Cartolas: aquí se paramétriza la carga del archivo que genera el Banco

con la Cartola. Es un formato .cvs, se indica la columna que corresponde cada ítem, el delimitador (ejemplo punto y coma) y el separador ( ejemplo el punto)

• Impreso para Cheques: aquí se engancha el Impreso del documento para su posterior impresión en los pagos o los comprobantes de egreso directamente realizados en la contabilidad.

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MONEDAS

En esta pantalla se crea todas las monedas que por defecto no tiene el sistema (Pesos, Dólar, Euros y U.F.)

Se desglosa en:

• Nombre: nombre conocido de la unidad monetaria • Símbolo: símbolo de la unidad monetaria • Descripción: descripción de la unidad monetaria • Decimales: cantidades de decimales con que se trabajara esta unidad monetaria • T/C con CLP: tipo de cambio de la unidad monetaria versus el peso chileno. Al

seleccionar el icono abrirá la pagina del Banco Central para la obtención de dicho valor

• Código: codificación que entrega el SII para esta unidad monetaria para la facturación electrónica

• Glosa: nombre que entrega el SII para la unidad monetaria

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PERSONAL

En el menú de personal se gestiona toda la parte laboral de la empresa, empleados, liquidaciones, composición del sueldo, instituciones de Previsión,...

EMPLEADOS

La pantalla de empleados (menú "Personal") es donde figuran las fichas de todos los empleados, con sus datos personales, profesionales, previsionales, archivos adjuntos, composición del sueldo e historial del mismo. Pestaña de datos generales

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Son los datos personales y profesionales del trabajador. Los conceptos de la pantalla son obvios, aunque merece la pena recalcar que el cargo del trabajador es el que más tarde se imprimirá en la liquidación (y debe coincidir con el del contrato de trabajo), y el centro de costo se utiliza a la hora de obtener estadísticas e imprimir el Libro de Remuneraciones. Además de la forma de pago se debe definir el código y el banco para poder emitir la nomina electrónica correspondiente.

Pestaña de datos previsionales

Esta página, junto con la página de Composición del sueldo son las que se utilizan para calcular las liquidaciones y obtener las planillas. Aquí figuran todos los datos previsionales del trabajador. A destacar:

• Fecha de nacimiento: fecha necesaria para determinar el seguro de cesantía, ya que un menor de edad no cotiza dicho ítem.

• Tipo de Trabajador:según el tipo de trabajador se asignara el tipo de cotización

previsional que este tenga. Por ejemplo un trabajador que es pensionado, solo cotizara salud.

• Fecha de contratación : fecha de contrato del empleado

• Tipo de contrato: a plazo fijo o indefinido, es importante a la hora de determinar quién paga el seguro de cesantía y en qué cuantía.

• Días trabajo semanales: como se distribuye la jornada semanal del empleado

• Tipo de Jornada: cuál es la jornada del trabajador. Si es parcial solicitara la cantidad de días mensuales asociados.

• Fecha Finiquito: fecha que se finiquito el empleado. Cuando se ingresa esta fecha se activa la casilla causal de finiquito.

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• Causal finiquito: se incluyen las causales típicas de finiquito. Para añadir nuevas causales, simplemente introduzca una causal nueva en el recuadro y Laudus le preguntará si quiere agregarla a las causales existentes.

• Isapre: se incluyen las Isapres, incluyendo FONASA en el listado. Si el trabajador está inscrito a FONASA, elija como plan de la Isapre el 7%. Si está inscrito a Isapre, incluya el plan que tiene contratado el trabajador.

• AFP o Ex Caja: puede seleccionar una de estas dos entidades, pero son excluyentes, es

decir, si elige AFP se borra la Ex Caja y viceversa. Cuando elige Ex Caja, si el trabajador tiene seguro de cesantía, debe escoger la AFP para éste seguro (se elige en la casilla de al lado de la Ex Caja).

• Ahorro Voluntario: el ahorro voluntario puede ser depósitos en cuenta de ahorro, y

ahorro previsional voluntario (APV). El APV, a su vez, pueden ser cotizaciones voluntarias o depósitos convenidos, y ambos se declaran en planillas aparte de los depósitos en cuenta de ahorro.

• Cargas Familiares: señale el número de cargas, y el tramo de las mismas. Cuando se

tienen suficientes liquidaciones introducidas en Laudus, puede utilizar el botón para que se calcule automáticamente el tramo de cargas del trabajador.

• Otros: Otras parametrizaciones previsionales, estas son:

o Afecto a Ley 20.219; Art 3, sobre trabajadores del Espectáculo y las Artes: con esta Parametrización se podrá diferenciar los certificados de sueldos para estos trabajadores,aunque estos están obligados a emitir boleta de honorarios a pesar de las liquidaciones, no deben ser consideradas en los certificados de sueldo.

“Artículo 3°.- Agrégase en el Código del Trabajo, cuyo texto

refundido, coordinado y sistematizado, se encuentra contenido en

el decreto con fuerza de ley N°1, de 2002, del Ministerio del

Trabajo y Previsión Social, en su Capítulo IV del Título II del Libro

I, el siguiente artículo 145-L nuevo:

"Artículo 145-L. Las remuneraciones percibidas por los

trabajadores de artes y espectáculos con motivo de la

celebración de los contratos laborales que regula este Capítulo,

quedarán sujetas a la tributación aplicable a las rentas

señaladas en el artículo 42, número 2°, de la ley sobre Impuesto

a la Renta, contenida en el artículo 1° del decreto ley N° 824,

de1974. Para estos efectos, dichos trabajadores deberán emitir

la correspondiente boleta de honorarios por el valor bruto de la

remuneración percibida, sin deducción alguna por concepto de

las cotizaciones previsionalesque deban ser efectuadas por sus

respectivos empleadores.".”

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o Porcentaje de Asignación de Zona para la aplicación DL 889: Aquí se incluye el porcentaje para utilizar esta exención tributaria para los empleados que trabajan en las zonas Extremas (Regiones I, XI y XII y actual Provincia de Chiloé).

“ Artículo 13º del D.L. Nº 889, de 1975, dispone en su inciso

primero que: "Los contribuyentes con residencia en la I Región

que obtengan rentas generadas en ella, clasificadas en el

artículo 42º de la Ley sobre Impuesto a la Renta, y que no gocen

de gratificación de zona en virtud de lo dispuesto en el decreto

ley número 249, de 1974, podrán deducir de las referidas

rentas una parte que corresponda a dicha gratificación por el

mismo monto o porcentaje establecido en el citado decreto ley, la

cual no constituirá renta únicamente para la determinación de los

impuestos contenidos en el artículo 42 Nº 1 y 52 de la Ley sobre

Impuesto a la Renta. En ambas situaciones, dichas deducciones no

podrán ser superiores en monto a aquellas que corresponderían

al grado 1 A de la Escala Única de Sueldos y Salarios vigente.

En el caso de que un mismo contribuyente obtenga rentas

clasificadas en los N°s. 1 y 2 del mencionado artículo 42 esta

deducción no podrá exceder entre ambas a aquélla que

correspondería al grado 1 A de la Escala Única de Sueldos y

Salarios.”

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Pestaña de APV

En esta pantalla se incluyen los siguientes elementos:

• Ahorro Voluntario Individual (APVI): Muestra los ahorros individuales de los empleados, los cuales son:

o Depósitos Cta. Ahorro: Institución en la cual se recauda este valor. Por defecto es una APV, en las casilla del lado se debe asignar el tipo de plan y el valor del mismo.

o APV Cotización Voluntaria 1 y 2: Institución en que se recauda la cotización voluntaria. En las casillas contiguas se asigna el tipo de plan (si es en $, UF,….,) y el valor del mismo.

o APV Depósitos Convenidos: Institución que recauda el depósito convenido. En las casillas adyacentes se ingresa el tipo de plan y el valor del mismo. En el sistema se realiza la diferenciación entre cotizaciones voluntarias y depósitos convenidos ya que estos conceptos tributariamente son dos conceptos diferentes: “DL 824, Art 42 bis N° 1, Podrán rebajar, de la base imponible del impuesto único de segunda categoría, el monto del depósito de ahorro previsional voluntario, cotización voluntaria y ahorro previsional voluntario colectivo, efectuado mediante el descuento de su remuneración por parte del empleador, hasta por un monto total mensual equivalente a 50 unidades de fomento, según el valor de ésta al último día del mes respectivo. (Cotización voluntaria)” “DL 824, Art. 42 bis N° 3, En caso que los recursos originados en depósitos de ahorro previsional voluntario, cotizaciones voluntarias o ahorro previsional voluntario colectivo a que se refieren los párrafos 2 y 3 (253-e) del Título III del

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decreto ley Nº 3.500, de 1980, sean retirados y no se destinen a anticipar o mejorar las pensiones de jubilación, el monto retirado, reajustado en la forma dispuesta en el inciso penúltimo del número 3 del artículo 54, quedará afecto a un impuesto único que se declarará y pagará en la misma forma y oportunidad que el impuesto global complementario. La tasa de este impuesto será tres puntos porcentuales superior a la que resulte de multiplicar por el factor 1,1, el producto, expresado como porcentaje, que resulte de dividir, por el monto reajustado del retiro efectuado, la diferencia entre el monto del impuesto global complementario determinado sobre las remuneraciones del ejercicio incluyendo el monto reajustado del retiro y el monto del mismo impuesto determinado sin considerar dicho retiro. Si el retiro es efectuado por una persona pensionada o, que cumple con los requisitos de edad y de monto de pensión que establecen los artículos 3º y 68 letra b) del decreto ley Nº 3.500, de 1980, o con los requisitos para pensionarse que establece el decreto ley Nº 2.448, de 1979, no se aplicarán los recargos porcentuales ni el factor antes señalados. (Depósitos Convenidos)”

• Ahorro Voluntario Colectivo (APVC): aquí se indica la Institución en la cual el empleador le ofrece y el trabajador se asocia voluntariamente. En las siguientes casillas se ingresa el tipo de plan, el valor que aporte ambas partes y el número de contrato asociado.

• Afiliado Voluntario: aquí se indica los datos del afiliado asociado voluntariamente, la institución y si tiene una cuenta de ahorro, según la definición de la superintendencia de AFP’S es: “toda persona natural que no ejerza una actividad remunerada de enterar cotizaciones previsionales en una cuenta de capitalización individual voluntaria de la Administradora de su elección. Los recursos que se mantengan en dicha cuenta serán inembargables y los derechos y obligaciones respecto de ella serán los mismos que se apliquen para la cuenta de capitalización individual obligatoria.”

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Pestaña de Composición del sueldo

La página de composición del sueldo contiene todos los elementos de la estructura de la liquidación que no están bloqueados, para que los personalice para este empleado. Podrá, por ejemplo, detallar su sueldo base, anticipos, colación, movilización,..., o respetar el valor por defecto establecido para todos los trabajadores. Puede introducir valores o fórmulas, al igual que en la estructura de la liquidación. Cuando sobrescribe el valor por defecto de todos los trabajadores, el nuevo valor (o fórmula) introducido aparece en negrita para que resalte que se han establecido esos valores. Para volver al valor original, simplemente borre el valor introducido y pulse la tecla Intro.

Además podrá asignar en la columna de cuentas las distintas cuentas asociadas a los ítem, sino asigna ninguna tomara la que están asociadas en la estructura de la liquidación

Pestaña de Personalizado

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Al principio, esta página aparece en blanco. Para añadir conceptos personalizados elija Definir conceptos personalizados del menú Herramientas. Estos conceptos son aquellos que cada empresa decide definir para sus empleados porque Laudus no los contempla. Por ejemplo, si quisiera registrar el estado civil del empleado, podría definirlo como concepto personalizado de su empresa (ya que Laudus no lo registra por defecto). A medida que se añaden conceptos personalizados, esta página se va poblando para que se rellenen los datos para cada empleado.

Pestaña de Ausencias

En esta pantalla se muestra el detalle de todas las inasistencias del trabajador incluyéndose las vacaciones, es un registro de forma diaria de estos ítem.

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Se descompone en:

• Datos: en esta cuadricula se ingresan todas las inasistencias del empleado, si de estas se presentaron las licencias, los permisos, etc. Además de lleva el registro de las vacaciones efectivamente tomadas por el empleado.

o Para añadir una nueva ausencia debe utilizar el botón nuevo y se agregara una línea nueva en la cuadricula.

o Para borrar una ausencia debe utilizar el botón eliminar o Para mostrar el calendario del periodo y las actividades el mismo debe utilizar el

botón

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• Vacaciones: en esta cuadricula muestra en cantidad de días, las vacaciones disponibles y utilizadas por el empleados. Además si el trabajador tiene años progresivos, y si en un posible finiquito la cantidad de días a pagar.

Pestaña de Préstamos

Esta cuadricula muestra el historial de préstamos y si estas se muestran en la liquidación.

Si desea que se descuente automáticamente en la liquidación debe crear el concepto en la

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estructura de la liquidación.

Pestaña de Incidencias Es un registro u hoja de vida del trabajador. Se recogen todos aquellos hechos que se estiman relevantes, con fecha y usuario que hace la anotación. Es útil para recordar aquellos hechos relevantes de la relación laboral que después se van olvidando.

Pestaña de Notas

En esta cuadricula se puede agregar cualquier anotación adicional del empleado

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Pestaña de Archivos Se indican todos aquellos archivos del disco duro que están relacionados con el trabajador. Pueden ser contratos de trabajo, hojas de cálculo con tablas de comisiones, u otros archivos de cada empleado. Cuando se añade un archivo, no se copia el archivo a la carpeta de Laudus, sólo se guarda la referencia a ese archivo. Si hace doble click en cualquier archivo, se abre con la aplicación que lo creó.

Pestaña de Foto Aquí se incluye una foto u copia escaneada de la cedula de identidad del trabajador

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Pestaña de Liquidaciones Muestra el historial de liquidaciones emitidas al trabajador. Además desde esta cuadricula, se puede imprimir la liquidación asociada al RUT consultado haciendo doble clic en el mes correspondiente.

L IQUIDACIONES

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La pantalla de Liquidaciones del menú de personal es el único punto de entrada y modificación de las liquidaciones de sueldos. Antes de hacer una liquidación es recomendable revisar los parámetros generales y de la empresa. Para ello, vaya al menú Herramientas y escoja Opciones - Liquidaciones. Allí podrá establecer las opciones de la empresa:

Los parámetros que afectan a las liquidaciones y planillas de imposiciones son:

• Tasa de la mutual de seguridad, con el número de adherente y el nombre de la mutual

• Caja de compensación, en caso de estar afiliado a una.

• Centralización, permite separar tanto los descuentos y los líquidos de sueldos por centro de costo y por RUT en la contabilidad respectivamente.

• Orden, se indica el orden que se establecerá en la visualización dentro la pantalla de liquidaciones y la impresión de las mismas.

• Vacaciones. Aquí se paramétriza la cantidad de días devengados anuales (15 o 20).

• Seguridad: podemos asignar la seguridad de las liquidaciones y además si podemos trabajar con doble contrato

• Previred, permite incluir en el archivo plano los centros de costos asociados a los trabajadores

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Los otros parámetros se encuentran en la configuración general (la que afecta a todas las empresas):

De esta pantalla son importantes a efectos de las liquidaciones:

• Salario Mínimo: para el cálculo de la gratificación legal.

• UF: para diversos cálculos, tales como planes de Isapres, Ahorro Previsional Voluntario,...

• UTM: para el cálculo del Impuesto Único (ya que la tabla que muestra esta pantalla para

la tarifa del Impuesto Único está en función de la UTM)

• Asignación familiar: tabla con los valores por tramos de la asignación familiar.

• SIS: para el cálculo del Seguro de Invalidez y Sobrevivencia

• Sueldo Grado 1 A: valor para el cálculo de la Rebaja de Zona Extrema

• Tope Imponible AFP: valor para el cálculo de la AFP

• Tope Imponible AFC:valor para el cálculo del Seguro de Cesantía

Como siempre, allí donde encuentre el botón podrá pulsarlo para obtener una pantalla dentro de Laudus con conexión directa al sitio web que almacena la información relacionada (UF,

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UTM,...) Una vez establecidos los parámetros, vaya a la pantalla de Liquidaciones, y agregue una liquidación. Lo primero que obtiene es una pantalla que le pide los datos que necesita para la liquidación: fecha, salario mínimo, UF, y UTM. Esto es para que no tenga que ir a las opciones siempre que quiera añadir una liquidación:

Cuando se han establecido los parámetros, se acepta, y Laudus calcula los datos de las liquidaciones para todos los empleados. Una vez terminado el cálculo, se muestran los resultados en formato de hoja de cálculo:

con los empleados en filas y los conceptos de sueldos en columnas. Las columnas se muestran con diferentes colores según el tipo de concepto de sueldo:

• Blanco: parámetros de cada trabajador, ej.: Isapre, Porcentaje de la AFP, ...

• Azul celeste: Haberes

• Rojo: Descuentos

• Verde: valores de cargo de la empresa, ej.: seguro de cesantía por cuenta de la empresa, o cuota de accidentes de trabajo.

En las celdas se pueden introducir valores, y sobrescribir los valores calculados por Laudus en base a las fórmulas que usted definió en la estructura de la liquidación. Si, por ejemplo, usted ha sobrescrito el valor que Laudus calculó para la Gratificación Legal de un trabajador, y cambia de opinión y quiere que Laudus restablezca el valor por defecto, tiene que borrar el valor

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introducido con la tecla Retroceso; es la única tecla que sirve para restablecer valores por defecto (no se utiliza la tecla Suprimir porque esta tecla se suele utilizar para establecer valores a cero). A la derecha de la planilla con las liquidaciones puede encontrar los botones:

• : este botón de "añadir nuevo" no es para que vaya añadiendo todos los trabajadores uno a uno a la liquidación, ya que los trabajadores en activo se añaden cuando se crea la liquidación. Este botón es por si usted ha añadido un trabajador después de empezar con el proceso de liquidación. Supongamos, por ejemplo, que usted empezó a liquidar el 28 de Mayo, y entró un nuevo trabajador con contrato el 29 de Mayo. Como la liquidación para el resto de los trabajadores ya está hecha, y todos los datos actualizados (horas extras, días no trabajados, bonos,...), puede añadir el nuevo trabajador con este botón, y así no tener que empezar desde cero.

• : este botón tiene la misma lógica que el anterior, sirve para borrar un trabajador que no debería estar en la liquidación, y que por error o despiste no habíamos actualizado su fecha de finiquito. Por ejemplo, si se nos olvidó poner la fecha de finiquito de un trabajador a finales de Abril, y hemos empezado con las liquidaciones de Mayo, podemos borrar al trabajador de la liquidación. Para ello es necesario ir antes a la ficha del trabajador y actualizar su fecha de finiquito. Laudus no le dejará borrar un trabajador si no tiene su fecha de finiquito anterior a la fecha de la liquidación, es decir, no le va a permitir que los datos sean inconsistentes.

• : este botón sirve para recalcular una información a todos los trabajadores. Por ejemplo, si hemos actualizado el porcentaje de una AFP presionaremos este botón para generar de nuevo el cálculo.

Una vez que terminó de hacer cambios, guarde la liquidación para poder imprimir las liquidaciones de personal y planillas de imposiciones. Para acceder a todos los informes de la liquidación puede hacerlos desde la barra de herramientas (botones imprimir, preliminar, email); lea el aparatado de planillas para obtener más información. Para imprimir la liquidación de un sólo trabajador, solo debe hacer doble clic sobre el trabajador seleccionado o en la barra de herramienta seleccionar la Liquidación Trabajador Seleccionado:

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ESTRUCTURA DE LIQUIDACIONES

En la pantalla de la estructura de la liquidación es donde especificamos cómo se componen los sueldos de nuestra empresa. Aquí se detallan los conceptos de sueldos y sus fórmulas de cálculo. Estos conceptos y fórmulas son para todos los trabajadores.

Una vez definidos, después se puede especificar para cada trabajador en concreto un valor o fórmula diferente. Esto se puede hacer desde la ficha del trabajador. Los valores que especifica para cada trabajador tienen preferencia sobre los que especifica para toda la empresa. Por ejemplo, usted puede poner una colación para toda la empresa de 15.000 pesos en la estructura de la liquidación; si después en la ficha del trabajador pone una colación de 20.000 para un empleado en concreto, éste será el valor que figure en la liquidación (y estos valores pueden ser además modificados en cada liquidación en concreto).

• Nombre: el nombre del concepto de sueldo. El nombre es libre, no hay nombre prefijados. Por ejemplo, se puede denominar al Imponible como se quiera, ya que más tarde se dice a Laudus cuáles son los tipos de conceptos que él necesita.

• Orden: el Órden en el que figura dentro de su nivel de clasificación. Sirve sólo a efectos

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de cómo se mostrarán los diferentes conceptos en las liquidaciones y aquí en la estructura.

• Tipo: el tipo de datos, numérico o carácter. La mayoría son números, pero podemos tener por ejemplo el nombre de la AFP y de la Isapre que son caracteres.

• Decimales: para los datos numéricos, especificar los decimales que llevan. Es importante porque en función de los decimales se hará el redondeo. La mayoría son datos en pesos sin decimales, redondeados al peso. Sin embargo podemos tener coeficientes, porcentajes (como el de la AFP), números tipo la UF que van con decimales.

• Se prorratea por días de Ausencia: si el concepto se prorratea en función del número de días de ausencia.

• Se prorratea por días de Licencia: si el concepto se prorratea en función del número de días de licencia.

• Bloquear comportamiento predeterminado: si se activa esta casilla, le oculta la fórmula de este concepto, y además no se podrá modificar en la ficha de cada empleado. Es por seguridad, para no sobrescribiraccidentalmente las fórmulas básicas del sistema. Además es cómodo que no figure en la ficha del empleado porque así no la llenamos con muchos conceptos que hagan difícil su navegación. Cuando se bloquea el comportamiento predeterminado de un concepto, se cambia el icono del árbol a un icono con un candado:

• Discontinuado: cuando ya no vamos a incluir un concepto en las futuras liquidaciones (por ejemplo dejamos de otorgar un bono en concreto), no podemos borrarlo ya que hay liquidaciones pasadas con este concepto. Lo que debemos hacer es marcarlo como discontinuado para que no figure al escoger los diferentes conceptos de sueldos.

• Recalcular siempre: de momento esta característica está deshabilitada, no tiene efecto.

• Imprimir en Libro de Remuneraciones: si queremos incluir este concepto en el libro de remuneraciones. Se pueden incluir hasta 55 conceptos en el libro de remuneraciones. Para ver cómo obtener el libro de remuneraciones, vea en planillas.

• Imprimir en las Liquidaciones: si queremos que este concepto se imprima en las liquidaciones. La mayoría de los conceptos irán impresos en la liquidación, pero por ejemplo, no es común imprimir la renta imponible del seguro de cesantía.

• Imprimir si es cero: indica si hay que imprimir este concepto en la liquidación, aunque sea cero su valor. Lo normal es no imprimir los conceptos cuando son cero, para no hacer la liquidación difícil de leer (y explicar al trabajador), pero, por ejemplo, el Sueldo Base sí queremos que vaya aunque sea cero para que el trabajador vea que no se omitió

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(aunque sabe que ese mes no trabajó ningún día).

• Fórmula de cálculo: aquí especificamos cuál va a ser la fórmula de cálculo de este concepto. Laudus utiliza fórmulas con un lenguaje que se pretende sea lo más claro posible, de fácil manejo y aprendizaje.

El poder especificar fórmulas libres da al usuario mucha flexibilidad, ya que no hay ningún comportamiento que venga bloqueado por Laudus. De esta forma, aunque cambie la legislación o los criterios de la empresa, no hace falta actualizar la versión de Laudus, se cambian sólo las fórmulas.

Para entender mejor las fórmulas, lo mejor es ver en la empresa de ejemplo, o en la estructura por defecto, las diversas fórmulas.

La lista de expresiones que se pueden utilizar en las fórmulas es la siguiente:

• Números: se pueden poner expresiones numéricas. No se deben incluir los puntos separadores de los miles

• Fechas: las fechas se ponen en el siguiente formato: {AAAA-MM-DD} (siendo AAAA el año en cuatro dígitos, MM el mes en dígitos y DD el día en dos dígitos).

Es difícil encontrar fechas en las fórmulas, pero por ejemplo, en el seguro de cesantía se utiliza para comprobar si la fecha de contratación del empleado es posterior a Octubre del 2002.

• Operadores y paréntesis: se pueden utilizar los clásicos operadores matemáticos, lógicos, relacionales, así como paréntesis para indicar el Órden de cálculo. Los operadores son:

Operador Explicación Ejemplo Resultado + suma 5 + 4 9 - resta 9 - 6 3 / división 6 / 7 0.857 * multiplicación 6 * 9 54 ^ potenciación 4 ^ 3 64 OR O (4 > 5) OR (3 < 6) verdadero AND Y (4 > 5) OR (3 < 6) falso NOT NO NOT (4 > 5) verdadero > mayor que empleado.fechaContrato>

{^1968-12-01}

< menor que sueldo("imponible") < 100000

= igual a sueldo("salario mínimo") = 120000

<> distinto a 3 <> 4 verdadero

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>= mayor o igual a 4500 >= sueldo("AFP") <= menor o igual a 89 <= 89 verdadero

• Funciones: las funciones más utilizadas son:

o MIN(valor1, valor2,..., valorN): devuelve el valor más pequeño de la lista que se le suministra. Se utiliza mucho para establecer cantidades tope. Por ejemplo, en la Renta Imponible a efectos de AFP e Isapre tenemos un tope de 60 UF, con lo que podemos decir:

Renta Imponible = min(sueldo("imponible"), config("UF") * 60)

Y así tendremos o el Imponible o UF 60, el valor que resulte menor de los dos, es decir, el Imponible con un tope de UF 60.

o MAX(valor1, valor2, ..., valorN): devuelve el valor más grande de la lista que se le suministra. Se utiliza para poner cantidades mínimas, por ejemplo en el caso de que no queramos que una cantidad sea menor a cero. Así, tenemos que el Adicional de Isapre no puede ser nunca menor a cero, por lo que la fórmula sería:

Adicional Isapre = max(0, empleado.isapre.cantidadPlan - sueldo("Salud"))

ya que si no incluimos la función MAX() podría darse el caso que el 7% del empleado fuese mayor a la cantidad pactada con su Isapre, y nos daría un adicional de Isapre negativo.

o IIF(condición, valorSiCondiciónEsVerdadera, valorSiCondiciónEsFalsa): se utiliza para devolver un valor que depende de evaluar una condición. Si la condición es verdadera, se devuelve el primer valor, y si es falsa, se devuelve el segundo valor.

En la estructura básica, por ejemplo se utiliza para evaluar el porcentaje que tiene que pagar la empresa por el seguro de cesantía en función del tipo de contrato del trabajador:

iif(empleado.tipocontrato = "indefinido", 0.024, 0.03)

Así, si el contrato es indefinido, se paga el 2.4%, y en caso contrario el 3%

o sueldo("concepto"): devuelve el valor de este concepto de sueldo para el empleado que se está calculando en la liquidación. El nombre del concepto de sueldo tiene que ir encerrado entre comillas (ya que puede contener espacios en blanco). Es la función más utilizada.

Ejemplo: calculamos la Renta Afecta al impuesto único:

Renta Afecta = sueldo("imponible") - sueldo("AFP") - sueldo("APV") - sueldo("Seguro de cesantía (trabajador)") - min(4.2 * config("UF"), sueldo("Salud") + sueldo("Adicional Isapre"))

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como se puede ver, la renta afecta es el Imponible menos los que se paga de AFP, Isapre, Ahorro Previsional Voluntario (APV), y Seguro de Cesantía. A lo que se paga de Isapre se le pone un tope de UF 4.2, es decir, el 7% de la Renta Imponible tope de UF 60.

Las expresiones que van entre comillas (los conceptos de sueldo) son aquellos que están definidos en la estructura de la liquidación, y por lo tanto tienen los nombres que el usuario les ha asignado. De esta forma se tiene una forma totalmente flexible de componer el sueldo, e introducir fórmulas de cálculo propias para conceptos particulares de la empresa.

Los conceptos de sueldos tienen que ir escritos exactamente igual que están en la estructura de la liquidación. Una variación en un carácter hace que Laudus no reconozca el concepto de sueldo (aunque sí da igual si van en mayúsculas o minúsculas).

En algunos casos especiales, por ejemplo en el caso del cálculo del impuesto único en el que hay mirar en una tabla el valor final, Laudus provee de ciertos conceptos especiales. Estos son:

nombre descripción montoImpuestoúnico el monto final del impuesto único montoAsignaciónFamiliar el monto final de la asignación familiar, que resulta de

multiplicar las cargas por el tramo (las cargas de invalidez se multiplican por dos)

sueldo base sin ajustar el sueldo base sin ajustar por el número de días no trabajados. Se emplea, por ejemplo, en el cálculo de las horas extras, donde se multiplica el factor por el sueldo base original (sin que se haya prorrateado por los días trabajados).

• Expresiones: las expresiones de los empleados que se enuncian a continuación se toman de los datos de las fichas de los trabajadores ingresados en la pantalla de empleados.

o empleado.AFP.nombre: el nombre de la AFP

o empleado.AFP.porcentaje: el porcentaje de la AFP (en base 1, es decir, 0.1289 es un 12.89%)

o empleado.Isapre.nombre: el nombre de la Isapre

o empleado.Isapre.cantidadPlan: la cantidad en pesos del plan de la Isapre. Si el plan estaba en UF, se calcula su valor en pesos.

o empleado.CuentaAhorro.nombre: el nombre de la institución donde se tiene la cuenta de ahorro (suele coincidir con la AFP).

o empleado.CuentaAhorro.cantidadPlan: la cantidad en pesos del plan de ahorro.

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Si el plan estaba en UF, se calcula su valor en pesos.

o empleado.APV_CotizacionesVoluntarias.nombre: el nombre de la administradora de las cotizaciones voluntarias del ahorro previsional

o empleado.APV_CotizacionesVoluntarias.cantidadPlan: la cantidad en pesos del plan de cotizaciones voluntarias. Si el plan estaba en UF, se calcula su valor en pesos.

o empleado.APV_DepósitosConvenidos.nombre: el nombre de la administradora de los depósitos convenidos del ahorro previsional voluntario.

o empleado.APV_DepósitosConvenidos.cantidadPlan: la cantidad en pesos del plan de depósitos convenidos. Si el plan estaba en UF, se calcula su valor en pesos.

TIPOS DE CONCEPTOS DE SUELDOS

Una vez que ha introducido la estructura de la liquidación para su empresa, tiene que decir a Laudus dónde puede encontrar los diferentes conceptos de sueldos que necesita para hacer sus cálculos y obtener las planillas.

Como usted ha nombrado los conceptos de sueldos con su nomenclatura, Laudus necesita saber, por ejemplo, dónde encontrar el seguro de cesantía (cuota del trabajador y de la empresa) para poder elaborar la planilla de las AFP con la cifra correcta.

En esta pantalla, a la derecha tiene los tipos que Laudus necesita saber dónde están. Y a la izquierda, usted debe indicar a qué concepto de sueldo pertenece de la estructura que antes ha definido.

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AFPS, ISAPRES, MUTUALES,...

En estas opciones del menú Personal se pueden introducir todas estas instituciones. Por ejemplo, en la pantalla de AFPs, tenemos:

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donde se especifican los datos de cada AFP. Todos estos datos son comunes a todas las empresas que usted maneja, y por tanto, cuando se cambia una vez, queda modificado para todas las empresas. El código de Previred que figura en todas las pantallas es el código que la institución de pagos de previsiones Previred otorga, y es necesario sólo si usted envía los datos de forma electrónica para su pago. Para saber cómo hacer este proceso, consulte la sección de Previred. Cuando se instala Laudus, viene con todas las instituciones creadas y con sus respectivos códigos. Si en el tiempo surge una nueva institución, puede averiguar los códigos de Previred en el manual publicado en su sitio web.

PLANILLAS

Para obtener las planillas de las liquidaciones puede hacerlos de dos maneras:

Desde la pantalla de liquidaciones: una vez ha terminado con el proceso de la liquidación, puede

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obtener todas las planillas y liquidaciones desde los botones de la barra de herramientas imprimir, preliminar, o email (dependiendo de dónde quiera enviar las planillas):

Si pulsa los botones de imprimir,..., directamente, se obtienen las liquidaciones. Para acceder a todos los informes asociados a una liquidación, debe pulsar en los botones con las flechas que están justo a la derecha de imprimir, email o preliminar.

Desde la pantalla de informes: los informes se acceden desde el menú "Herramientas". En los informes de personal podrá obtener todas las planillas; tan sólo tendrá que seleccionar el mes de la liquidación, y después pulsar imprimir, email o preliminar de la barra de herramientas:

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PREVIRED

Previred es una empresa formada por las grandes AFPs de Chile, cuya misión es facilitar el pago de las imposiciones al hacerse todo el trámite de manera electrónica mediante su sitio web www.previred.com Al registrarse la empresa en Previred, se envía un archivo con los datos de la liquidación, y Previred se encarga de hacer los pagos. PreviRed.com cuenta con dos formas de pago:

Si su empresa tiene cuenta corriente en alguno de los bancos con convenio (Banco BCI, Banco de Chile, Banco Edwards, Banco Estado, Banco Santander Santiago, BBVA, Scotiabank, Banco BICE, T-Banc y Banco del Desarrollo) con PreviRed.com, podrá utilizar la forma de Pago Full Internet.

1. Si su empresa tiene cuenta corriente en alguno de los bancos con convenio (Banco BCI, Banco de Chile, Banco Edwards, Banco Estado, Banco Santander Santiago, BBVA, Scotiabank, Banco BICE, T-Banc y Banco del Desarrollo) con PreviRed.com, podrá utilizar la forma de Pago Full Internet.

2. Si su empresa no puede realizar pagos a través de Internet, también le ofrece la modalidad de Pago Mixto, bajo la modalidad de Cheque Único con un Resumen de Pago en BBVA o cheques por planillas en Servipag o CCAF Los Andes.

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Laudus permite exportar los datos de las liquidaciones de sueldos al formato de Previred, y así poder hacer los pagos en formato electrónico.

Previred tiene dos formatos de archivo:

• Formato fijo, por posición

• Formato variable, por separador

Laudus genera el formato variable, por separador. Previred pregunta por el formato a elegir en el momento de ingresar los datos en su sitio web. El archivo de Previred se genera como una de las planillas de Laudus, es decir, como si fuera a imprimir o hacer vista preliminar de este archivo. Para generar el archivo de Previred, vaya a la liquidación que quiere generar (en la pantalla "Liquidaciones" del menú de Personal"), y elija la opción "Previred" en el menú contextual que se genera cuando quiere imprimir:

lepreguntará dónde quiere guardar el archivo. Guarde el archivo en una carpeta de su disco duro, y recuerde dónde está para llevarlo al sitio web de Previred. A continuación Laudus le permitirá enviarlo por correo electrónico. Si usted hace uso del sitio web de Previred, este último paso no es necesario. Por último, acceda la sitio web de Previred, regístrese con su nombre de usuario y contraseña, elija agregar nómina, escoja formato electrónico, y obtendrá la siguiente pantalla:

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DÍAS FESTIVOS

En esta pantalla se ingresa todos los días festivos tanto los comunes es chile y el mundo. Con esto ingresado nos permite determinar los días de vacaciones, por ejemplo.

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CONTABILIDAD

A través del menú de Contabilidad podrá revisar la parte contable de Laudus, así como añadir nuevos comprobantes, ver Libros Contables, o realizar ciertos procesos (como el cierre de la contabilidad).

PLAN DE CUENTAS

Una de las primeras tareas que se acomete cuando se crea una empresa es introducir un plan de cuentas. En esta pantalla sólo se especifica el número y nombre de las cuentas. Para especificar qué de qué tipo es cada cuenta, se hace en la pantalla de cuentas tipo.

Los grupos y subgrupos de cuentas tienen la imagen de la carpeta , y las cuentas finales

tienen el icono de cuenta . Para establecer el número de dígitos de las cuentas de su plan, hágalo en la configuración de la empresa.

Se pueden cambiar los números de las cuentas. Laudus cambiará todas las referencias a esa cuenta para que no varíen los comprobantes. Este proceso es inmediato, no hace falta recalcular nada.

Lo que no se puede hacer es borrar cuentas que ya tienen movimientos.

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CUENTAS TIPO

En esta pantalla se específica de qué tipo son las cuentas. De esta forma, por ejemplo, al decir que el grupo "1" es el Activo, ya se sabe que todas las cuentas que comiencen por el número "1" son de activo. Así no hace falta repetir en todas al agregar todas las cuentas si son de Activo, Pasivo,...

A la izquierda están todos los tipos de cuentas que Laudus necesita saber. En la columna del centro el usuario tiene que introducir el número de cuenta. Para buscar una cuenta, pulse "Ctrl-B" y saldrá la pantalla de búsqueda.

Muchas de estas cuentas las necesita Laudus para hacer la centralización automática. Por ejemplo, la cuenta "Clientes (cuenta genérica)" es la cuenta que se utiliza para centralizar las facturas de ventas en caso de que el cliente de la factura no tenga asignada una cuenta contable.

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COMPROBANTES

Laudus genera la mayoría de la contabilidad automáticamente (facturas de ventas, facturas de compras, honorarios, cobros y pagos). En la pantalla de comprobantes se puede introducir cualquier otro comprobante.

Al ver los comprobantes, aquellos comprobantes que se hayan generado automáticamente por Laudus no se pueden modificar (hay que modificar directamente la transacción que generó el comprobante). De esta manera se asegura la integridad de los datos. Tampoco se pueden modificar comprobantes de períodos que se hayan cerrado.

• Número: el correlativo único del comprobante. Lo genera Laudus y no se puede modificar. Para empezar en un correlativo (por ejemplo si crea una empresa, y quiere que el primer correlativo sea el 12.789 que es por donde va su empresa hoy día), puede hacerlo en la pantalla de mantenimiento de correlativos.

• Fecha: la fecha del comprobante.

• Tipo: el tipo de comprobante, Ingreso, Egreso o Traspaso. Para cada tipo se genera un correlativo particular que se muestra en la casilla de al lado.

• Aprobado:si el comprobante está aprobado o no. Esta casilla sólo está disponible para aquellos usuarios que tienen permiso para aprobar comprobantes. Para ver cómo se establecen los premisos de grupos de usuarios, consulte en Grupos de usuarios.

Al aprobar un comprobante, se pone automáticamente el usuario que aprobó el comprobante.

• Apuntes o líneas: son todos los movimientos del comprobante. No hay límite en los movimientos que puede tener cada comprobante.

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o Cuenta: la cuenta contable. Pulse "Ctrl-B" para buscar la cuenta. La cuenta es lo primero que se pregunta cuando se añade un movimiento.

o Nombre: El nombre de la cuenta, lo pone Laudus.

o Concepto: el concepto del movimiento. Una breve descripción de hasta 35 caracteres.

o Debe y Haber: las cantidades del movimiento. Cada vez que se añade un nuevo apunte, Laudus cuadra el asiento contable. Si el asiento está descuadrado porque ha hecho algunos cambios y quiere cuadrarlo, pulse la letra "C" (de Cuadrar) mientras está en la casilla de Debe o Haber. Cuando un asiento está descuadrado, se pone abajo a la derecha en rojo la cantidad del descuadre, y Laudus no permite guardar el asiento. NO se pueden guardar comprobantes descuadrados.

o Centro de Costo: si quiere asignar este movimiento a un centro de costes, hágalo aquí. Así podrá obtener balances y cuentas de resultados según centros de costes.

o Rut y nombre: mostrara si la cuenta está asociada a un rut como por ejemplo proveedores. Laudus colocara el nombre asociado al Rut.

o Documento: si la cuenta contable está asociada a un documento como por ejemplo cheques por pagar

Si quiere replicar algún asiento contable pulse el botón . De esta forma se ahorrará muchas pulsaciones, ya que Laudus copia el asiento actual con todos sus movimientos pero con nueva fecha de hoy.

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DIARIO

Si quiere obtener un Diario en formato clásico (impreso), hágalo en la pantalla de informes. Esta pantalla muestra el Diario por cuenta y entre unas fechas establecidas, para que pueda hacer consultas rápidas. Para una mejor lectura visual, cada comprobante se separa por colores.

[Ambe

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MAYOR

La pantalla del mayor es de las más utilizadas en las consultas contables. Por ello se ha trabajado para que sea rápida y efectiva.

Por defecto, se muestran todas las cuentas a la izquierda. Si quiere hacer algún filtro, póngalo en la casilla de arriba a la izquierda "Cuenta". Tal y como se muestra en la imagen, se mostrarán sólo aquellas cuentas que satisfacen la búsqueda. Si sólo hay una cuenta que satisfaga la condición de búsqueda, Laudus mostrará su Mayor en la cuadrícula de resultados.

La columna es para que pueda marcar los movimientos para hacer diversos tipos de comprobaciones. Estas marcas son temporales, no se guardan entre mayores de la misma cuenta.

También puede especificar un rango de fechas para el mayor, así como si quiere agrupar los movimientos por días, meses o años. La opción por defecto es mostrar los resultados sin agrupar. Recuerde que Laudus no parte los datos de la empresa por años, es decir, se trabaja con toda la información de su empresa en línea. La rapidez y el diseño de Laudus hacen que sea posible tener toda la información disponible siempre. De esta forma podrá ver la evolución histórica de todas sus cuentas en los últimos años sin problemas. Cuando muestra el mayor sin agrupar, puede pulsar en el botón de "Ver comprobantes" para desplegar una cuadrícula aparte con cada comprobante, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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y así podrá ver el comprobante del que proviene el movimiento.

Adicionalmente, puede hacer doble click en cada movimiento y saldrá la pantalla de la transacción que generó ese comprobante. Por ejemplo, si hace doble click en un movimiento de pago de una factura de compras, se obtiene la pantalla del pago que generó ese comprobante. De esta forma puede modificar la información del pago, y se reflejará inmediatamente en el mayor.

Otro ejemplo puede ser si está analizando el mayor del "IVA Crédito fiscal", si hace doble click en cualquier movimiento saldrá la pantalla de la factura de compras que generó esa información.

Si no hay ninguna transacción por detrás del movimiento contable, es decir proviene de un comprobante introducido a mano, se obtendrá la pantalla con el comprobante. Además la cuenta elegida podrá ser graficada. Por ejemplo podemos graficar una cuenta de gasto y ver la fluctuación en cierto periodo.

Como siempre, si quiere tener el mayor en Excel, pulse el botón de la barra de herramientas.

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BALANCES

El Balance es el resultado final de la contabilidad, el estado de nuestra empresa reflejado contablemente. En esta pantalla podemos obtener Balances de Sumas y Saldos, Balances de Situación o Financieros, Cuentas de Resultados, y el Balance Tributario de 8 columnas.

Cada vez que pulsa un diferente tipo de balance, se muestra la información a la derecha, en la cuadrícula de resultados.

Las opciones disponibles son:

• Tipos de Balance: como ya se ha dicho son:

o Balance de Sumas y Saldos: un listado con todas las cuentas con su saldo acumulado de movimientos del Debe, del Haber, y el saldo deudor o acreedor de la cuenta.

o Balance Clasificado: sólo se muestran las cuentas de Activo y Pasivo, y su saldo.

Laudus hace una regularización (enfrenta ingresos contra egresos), para mostrar sólo la utilidad positiva o negativa; esta regularización se hace "por debajo" y no queda grabada en la contabilidad, es para poder mostrar este balance.

o Cuenta de Resultados: Laudus muestra sólo las cuentas de Gastos e Ingresos, y

el resultado. El resultado se muestra en la cuenta que el usuario ha especificado en la pantalla de cuentas tipo, dependiendo si es positivo o negativo. Este resultado sólo se muestra, no se almacena en la cuenta.

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o Balance Tributario de 8 columnas: el balance tributario clásico. Laudus elabora las 8 columnas, y muestra las últimas filas con los totales y el resultado positivo o negativo que equilibra el Balance. Desde aquí mismo se puede imprimir.

• Mostrar Niveles: elija qué niveles de cuentas quiere mostrar en los balances. Laudus

muestra tantos niveles como dígitos de cuenta contable ha definido en la configuración de la empresa.

• Periodo: el período hasta donde quiere obtener el Balance. Por la propia naturaleza de

un balance, es mucho más importante la fecha "Hasta" que la fecha "Desde", ya que como muestra la situación patrimonial de la empresa da igual si comenzamos desde 1990 o desde 2002, que el resultado es el mismo.

• Centro de Costo: especifique el centro de costo para el que se quiere obtener el

Balance. Es útil sobre todos para cuentas de resultados por centros de costos

• Mostrar porcentajes: si desea que Laudus muestra el porcentaje que cada cuenta representa sobre el total (cada cuenta de Activo sobre el total del Activo, y así sucesivamente).

• Mostrar Balance comparativo: si marca esta casilla, se muestra un balance

comparativo con el mismo período del año anterior. Es decir si la fecha "Hasta" es 10-06-2004, se mostrará el balance hasta el 10 de Junio del año 2004, y en la columna de al lado la cifra correspondiente al 10-06-2003. en la última columna se muestra el porcentaje de variación entre los dos balances.

• Mostrar cuentas con saldo cero: por defecto, las cuentas con saldo cero no se

muestran. Si quiere ver todas las cuentas, seleccione esta casilla. Si desea solo mostrar aquellas cuentas que quedaron con saldo cero. Seleccione la casilla Mostrar cuentas solo con movimiento

• Grafico: esta casilla permite visualizar un grafico de líneas referente a la cuenta seleccionada.

Al hacer un doble click sobre cualquier cuenta, se muestra en una pantalla aparte el mayor de esa cuenta en concreto. Se pueden tener abiertos cuantos mayores se desee.

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CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es la comparación de la información del mayor contable y la Cartola Bancaria.

Esta pantalla se desglosa de la siguiente manera:

• Banco:Banco en que se realizara la conciliación. Los bancos que se enlistan son aquellos que han sido creados en Bancos y Lugares de Depósito

• Cartola:numero de Cartola con la cual se está comparando el mayor contable

• Año: año de la conciliación

• De - A: tramo de fecha en que se realiza la conciliación. Al ingresar este rango

automáticamente se despliega en la pestaña Mayor, los movimientos contables asociados.

• Conciliar: al presionar el botón genera automáticamente este proceso

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• Saldo Inicial: en esta casilla se ingresa el saldo inicial de la Cartola.

• Movimientos: aquí se ingresa el detalle de los movimientos de la Cartola.

• Pestaña de Mayor: en esta cuadricula muestra los movimientos de la contabilidad en el rango de fecha

Los movimientosque se destacan en rosado son aquellos que no se encuentran en el mayor o Cartola respectivamente. El color rojo indica el motivo del por qué no concilia, por ejemplo que el numero de un cheque sea diferente, destacara el numero de documento. Para Parametrización de la conciliación en sus ingresos y gastos vaya a Compras – Bancos y lugares de depósito.

UTILIDADES DE CONTABILIDAD

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En estas pantallas se encuentran algunas utilidades para el proceso de contabilidad. GENERAR CONTABILIDAD

En esta pantalla puede generar toda la centralización de nuevo. Se pueden volver a centralizar los comprobantes que provienen de Facturas de Ventas, Facturas de Compras, Cobros y Pagos. Si tiene muchos movimientos, puede que el proceso demore (depende de la capacidad y velocidad de su computador). Además se puede escoger un rango de fecha para general la centralización.

CIERRE DEL EJERCICIO

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Utilice esta pantalla para cerrar el ejercicio, o borrar cierres hechos con anterioridad. Al cerrar un ejercicio, no se permite introducir ni modificar los comprobantes. Se muestran todos los cierres que se han efectuado, con su fecha, y los comprobantes que se generaron automáticamente en el cierre. Podrá añadir nuevos cierres, o borrar alguno ya hecho. al borrar un cierre, se revierten todos los comprobantes de cierre, y es como si el cierre nunca se hubiera hecho.

Si va a crear un nuevo cierre, Laudus le mostrará un asistente para guiarle por todos los pasos de cierre del ejercicio, e irá creando los comprobantes de cierre automáticamente por usted, de tal forma que se ahorre el trabajo de tener que hacer los comprobantes a mano.

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El asistente le informa paso a paso de los procesos que está efectuando. En cualquier momento puede cancelar el proceso, y nada se habrá realizado. Incluso aunque cierre la contabilidad y piense que se ha equivocado, se puede revertir el cierre sin problemas. En la siguiente pantalla, por ejemplo, se muestra el paso en el que se hace la regularización de egresos e ingresos (se enfrentan ambos y se obtiene el saldo con la utilidad o pérdida).

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En todos los pasos se puede marcar si se quiere incluir el comprobante propuesto o no en el cierre. De esta forma, puede incluir sólo unos comprobantes de los que Laudus le propone. Esto es útil porque muchas veces se cierra parte de la contabilidad a mano, y después se acude a este asistente para realizar el resto del trabajo, y así poder bloquear la contabilidad hasta una fecha dada.

A VANZAR CORREL ATIVO

Esta pantalla permite avanzar los correlativos de los comprobantes para poder ingresar con los números que tiene la empresa.

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REENUME RAR CORRELATIVOS

Esta pantalla nos permite hacer un ordenamiento de los correlativos existentes en el sistema.

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HERRAMIENTAS

Este es el menú a donde se accede a las herramientas de consulta y análisis de Laudus, el mantenimiento de la seguridad del sistema, así como a la definición de impresos y configuración de opciones. Es el menú más utilizado por el gestor de la empresa, la información no sirve prácticamente de nada sin herramientas para analizarla y obtener informes y estadísticas precisos y oportunos.

CONTROL DE FACTURAS

La pantalla de Control de Facturas de ventas está diseñada para que tenga una vista rápida del estado de sus facturas o boletas. Se compone de cuatro páginas. En todas ellas se detallan las facturas del detalle, y un total abajo con la cifra de facturas, el porcentaje del total, y la suma del total:

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• Por vencer: facturas emitidas y que todavía no han vencido. Puede saber así cuánto dinero tiene en circulación por deudas comerciales todavía no vencidas.

• Morosos: facturas que ya han vencido y que todavía no han sido canceladas en su totalidad. Se muestra cada factura, cuándo venció, el total de la factura, cuánto ha pagado el cliente, y cuánto está pendiente de cobrar.

• Con saldo pendiente: facturas vencidas o no vencidas con saldo pendiente de cancelar. El saldo vivo total de deuda de los clientes. Incluye las facturas que están por vencer, y las facturas morosas.

• Por depositar: facturas de las que ya se han recibido documentos (cheque a fecha, por ejemplo), y que todavía no se han depositado en el banco.

CONTROL DE PEDIDOS DE VENTAS

Esta pantalla está diseñada para funcionar principalmente en la bodega de la empresa, donde se puede tener un terminal que muestre los pedidos de ventas que todavía no se han despachado. De cada pedido se muestra abajo los productos que forman parte del mismo, para que así se puedan formar los paquetes para enviar con las guías y/o facturas.

Se puede determinar el intervalo de minutos en el que se refrescará la información de los pedidos pendientes. Así, si en la oficina de ventas se reciben nuevos pedidos, se irán mostrando paulatinamente. También se muestran los pedidos que ya están retrasados, para así poderles dar prioridad.

La cantidad entregada que se muestra en cada producto es una cifra que calcula Laudus en función de las guías de despacho o facturas emitidas con relación a este pedido.

Además muestra un resumen de los productos pendientes de entregar para un mayor control del stock disponible para la entrega

Para que un pedido desaparezca de la pantalla, se tiene que dar como entregado en la pantalla de pedidos.

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CONTROL DE EXISTENCIAS

Esta es una de las pantallas más importantes para empresas distribuidoras o productoras. Muestra una historia detallada de todos los movimientos de stock de un producto determinado.

• Producto: escoja el producto del cual quiere obtener la historia de todos sus

movimientos

• Incluir discontinuados: si desea que se muestren todos los productos, incluyendo aquellos que ya están discontinuados, en la casilla desplegable de productos.

• Fecha: permite seleccionar hasta el rango de fecha solicitada.

• Bodega: permite filtrar todos los movimientos de una bodega determinada.

• Gráfico: para obtener un gráfico de la evolución del stock, valor total del stock,...

• Valoración: permite establecer el método de valoración del stock: FIFO, LIFO, o Precio Medio Ponderado. Laudus permite establecer el método de valoración en tiempo real, es decir, no hay que definir de antemano el método de valoración de stock. Al cambiar el método de valoración de stock, se recalculan todas las cantidades en el instante.

• Calcular Transformaciones: permite según el método de valorización calcular el valor de los inputs.

• Cuadrícula de resultados: se muestra una fila por cada movimiento del producto,

tanto de entrada como de salida, o de inventario.

o Fecha: la fecha del movimiento, es decir, cuándo salió el producto, o cuándo entró, o cuándo se hizo el inventario.

o Concepto: el documento o proceso productivo que generó el movimiento. Los

posibles movimientos de salidas y entradas son los siguientes:

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� Se registran como salidas:

• Las ventas por facturas o boletas (en negro) • Los despachos por guías de despacho (en negro) • Las mermas (introducidas como salidas de bodega ) (en café) • Las transformaciones de productos que resulten en un output de

este producto (en verde)

� Se registran como entradas:

• Las guías de despacho de compras (en azul) • Las facturas de compras cuando se han especificado productos

(en azul) • Los pedidos de materia introducidos en la pantalla de pedidos de

insumos. (en azul) • Las transformaciones de productos que precisen en un input de

este producto (en verde)

� Los inventarios se muestran en color rojo, y no es una salida ni una entrada, simplemente se dice la cantidad de producto que hay en un momento dado, lo que puede generar una diferencia positiva o negativa.

o Cantidad: la cantidad de producto que entra o sale. Cuando es un inventario, es

la cantidad inventariada. Laudus muestra como título de la columna la unidad de medida de este producto.

o Coste unitario: el coste unitario de las unidades que entraron o salieron.

o Coste total: el coste total de las unidades que entraron o salieron, es decir, el

coste unitario x cantidad

o Stock: el stock que queda del producto en ese momento.

o Diferencia: muestra las diferencias de stock. Sólo hay cifras cuando hay inventarios (mostrados en color rojo). Es la diferencia entre lo que debería haber, y lo que realmente hay en stock.

o Valor unitario: valor unitario del stock que queda, según el método de valoración escogido.

o Valor total: el valor total del stock, valor unitario x cantidad, valorado según el

método de valoración escogido.

o Bodega: nombre de la bodega en que se genero el movimiento

Estas líneas solo aparecen cuando son salidas de productos originados por facturas, guías de despacho y notas de crédito.

o Precio con descuento: muestra el precio unitario de venta incluido el descuento otorgado

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o Margen: muestra el margen de la venta valorado de forma unitaria

o Margen en porcentaje: muestra el margen en forma porcentual.

CONTROL DE TESORERÍA

La pantalla de control de tesorería muestra todos los cobros y pagos comprometidos, y así obtenemos el saldo de tesorería previsto. Por supuesto, es sólo una ayuda para planificar la tesorería y permitir un control de la misma, ya que el saldo sería cierto en tanto en cuanto todos los cobros se realizasen en la fecha prevista, y todos los pagos se hiciesen según están comprometidos.

Los cobros se muestran en negro, y los pagos en rojo. Tanto para pagos como para cobros, si hay cheques emitidos a fecha, se toma la fecha de éstos, y si no, se toma le fecha de vencimiento de la factura de compras o ventas (o de la boleta de honorarios, o de cualquier otro documento de compras y ventas). Tanto cobros como pagos tienen pantallas independientes para un mayor análisis.

Por lo tanto, si por ejemplo se han firmado 4 cheques a fecha para pagar una factura de una máquina que hemos comprado, se generan 4 filas, una en cada fecha de cada cheque. Si, por ejemplo, hemos recibido 2 cheques por una venta, y estos cheques no cubren el valor de la factura, se generan 3 líneas: una por cada cheque, y otra por el saldo por cancelar a la fecha de vencimiento de la factura.

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Las columnas de la pantalla son:

• Emisión: la fecha de emisión del documento de venta o compra.

• Vencimiento: la fecha de vencimiento del documento de venta o compra.

• Concepto: el concepto de la venta o compra. Si es una venta, se pone el tipo de documento de venta (factura, boleta, nota de crédito, ó nota de débito), si es una compra, la descripción de lo que se compró según se ha ingresado en la pantalla de facturas de compras

• Proveedor / Cliente: el nombre del proveedor (compras) o cliente (ventas).

• Documento: el número del documento de compras o ventas, es decir, la factura de

venta, boleta de compra, boleta de honorarios, nota de crédito de ventas, ...

• Total: el total que figura en el documento de venta o compra, que puede ser diferente del pago o cobro (porque se cancele parcialmente). Los totales de las facturas incluyen los impuestos (tanto si son de compras como de ventas), y los de de las boletas de honorarios no incluyen los impuestos (ya que la deuda directa con el prestador del servicio es por el neto sin impuestos).

• Fecha: la fecha del pago o cobro. Es la fecha del cheque a fecha, o de vencimiento de la

factura si no hay cheques.

• Pago / Cobro: el pago o cobro que se va ha realizar. Puede no ser igual al total de la factura porque se haga un pago parcial de la misma

• Saldo: el saldo que quedaría de tesorería, a favor o en contra.

Para hacer más preciso este estado de tesorería, lo mejor es llevarlo a Excel haciendo click en el

botón de la barra de herramientas, e insertar aquellos cobros y pagos previstos que están fuera, tales como sueldos a pagar o liquidaciones de impuestos e imposiciones.

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CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Esta pantalla presenta la información resumen de Activos Fijos, según como se introdujo en la pantalla de Activos Fijos. Los activos se muestran en filas, y los años en columnas. Se dan los valores hasta el final de la vida útil del activo.

Para cada activo se da la siguiente información:

• Depreciación anual: la pérdida de valor anual del activo. Esta cifra depende del

método de depreciación escogido para cada activo. Este valor es el que debe figurar en la cuenta de gastos anual por el mismo concepto, y no lleva asociado corrección monetaria (ya que la depreciación se calcula sobre el monto del activo que ya ha sido corregido monetariamente).

• Depreciación acumulada: la suma de todas las depreciaciones de ejercicios anteriores,

incluyendo la del ejercicio en curso. Esta cifra se corrige anualmente según la inflación.

• Corrección monetaria de la depreciación acumulada: es la corrección monetaria anual que se aplica a la depreciación acumulada del punto anterior. Las correcciones monetarias se calculan según los valores ingresados en la configuración general.

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• Valor a final de año: el valor del activo a final de año en el balance. Incluye la corrección monetaria del activo en el año. El valor auténtico del activo sería éste valor a final de año menos la depreciación acumulada. Por eso, al final de la vida del activo, el valor es cero ya que el activo se depreció por completo.

• Corrección monetaria del valor a final de año: la corrección monetaria anual del

activo.

Esta información se puede filtrar por ubicación de activos, por año de adquisición, o por cuenta contable, o los tres conceptos combinados (por ejemplo, mostrar todos los activos de la cuenta "Vehículos", comprados el año 2002, y que estén en la casa matriz).

Para obtener un informe clasificado por cuenta contables, con todas las cifras que deben ir en la contabilidad de final de año, ver en la pantalla informes, en Contables\Activos Fijos\Resumen anual por cuenta contable.

MOVIMIENTO DIARIO

Esta pantalla se ha pensado para tener una visión resumida de la actividad de ventas del día. De esta forma se pueden detectar problemas diarios con poco esfuerzo.

• Cotizaciones emitidas: detalle de cada cotización emitida en el día señalado. • Pedidos Recibidos: todos los pedidos en firme que se han recibido en el día. • Facturas emitidas: incluyendo todos los documentos de ventas, tales como Notas de

Crédito, etc. • Facturas emitidas, detalle: las facturas emitidas, pero con el detalle de todos los

productos y sus precios y descuentos. • Facturas vencidas: qué facturas han vencido hoy.

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• Facturas canceladas: cuáles fueron canceladas (tomando como canceladas también las documentadas, aunque no se haya depositado el cheque). Es útil comprar esta estadística con la anterior, para ver cuál de las facturas que han vencido hoy todavía no está cancelada.

• Cobros a depositar: qué cheques, letras, etc. de clientes había que depositar hoy. Se incluye una marca que indica si efectivamente se depositaron o no, de tal forma que se pueda ver rápidamente si algún documento no se depositó.

• Ventas por producto: resumen de todos los productos vendidos hoy, ordenados según el volumen de ventas.

• Ventas por familia de producto: resumen de las ventas en el dia señalado, agrupados por la familia de producto.

• Ventas por vendedor, Ventas por sucursal: resumen según estos conceptos. • Comprobantes manuales: son los comprobantes ingresados hoy a mano, es decir, que

no los ha generado el software automáticamente en procesos de centralización automática. Se incluyen los comprobantes nuevos hechos hoy, así como los que se han modificado hoy. De esta forma se puede revisar qué se hizo y modificó contablemente, para poder advertir y analizar diferencias contables.

RESUMEN MENSUAL

Esta pantalla permite tener una consulta rápida y gráfica de las ventas de la empresa

Esta información se filtra hasta el mes seleccionado y muestra las ventas por:

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• Meses • Productos • Familia de clientes • Familia de productos • Vendedor • Sucursal

Si se presiona el botón de gráfico se podrá visualizar la información como por ejemplo ver las ventas asociadas a los vendedores.

TRAZADO DE NUMERO DE SERIE

En esta pantalla podemos hacer el seguimiento de los números de series de los productos desde que factura se compro hasta la venta del mismo

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Nos permite visualizar en la búsqueda todos los números de serie ingresados por ventas

compras y las facturas que los originaron. Esto presionando el botón .

TRAZADO DE LOTES

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Esta pantalla muestra los lotes que fueron creados y que movimientos han tenido tanto en compras como en ventas.

ENVIAR MENSAJES

Con el asistente para enviar mensajes podrá enviar un correo electrónico personalizado a todos sus clientes o proveedores. Es una poderosa herramienta de marketing, y que le permite mantener un contacto más estrecho con sus clientes. Si se maneja con cuidado (intentando no enviar con una frecuencia excesiva), la recepción es buena ya que son correos personalizados, con el nombre de cada cliente en cada mensaje; es decir, si tiene 1.000 clientes no se envía un correo a 1.000 destinatarios, sino que se envían 1.000 mensajes diferentes, uno a cada destinatario.

El asistente consta de los siguientes pasos:

• Selección de destinatarios del mensaje: primero se especifica si se quieren clientes o proveedores, y después se puede ir marcando de a uno. Las direccione de correo electrónico que figuran en rojo es porque no se han evaluado como direcciones válidas. Por último, como se muestra en el gráfico, se puede establecer un filtro sobre los clientes o proveedores.

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• Establecer las opciones de envío: se pueden escoger diversas opciones para determinar cuándo y cómo se hará el envío:

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• Enviar más tarde: si se desea que los mensajes no se envíen inmediatamente. Se puede especificar la hora a la que se quiere que se envíen los mensajes. Esta opción es sólo útil si va a enviar muchos mensajes a través de una conexión "dial-up", es decir, sin banda ancha. De esta forma se puede aprovechar de enviar los mensajes en una hora con tarifas telefónicas más económicas, y cuando no se bloquee la línea. Si dispone de algún tipo de banda ancha, esta opción no tiene sentido.

• Esperar confirmación al enviar: si desea que se espere confirmación del servidor que el mensaje le ha llegado bien. Esto no significa que el mensaje ha llegado al destinatario, sino que le ha llegado al servidor que se encarga de enviar los mensajes (el servidor SMTP).

• Enviar mensaje utilizando:

o Mi Programa de Correo electrónico (Outlook, Eudora,……):si los mensajes se envían a través de su programa de correo electrónico (Outlook, Eudora, Thunderbird,...) mediante MAPI.

o Laudus (permite enviar mensajes HTML incrustados): si los mensajes se envían mediante Laudus.

Es aconsejable dejar que Laudus se encargue del envío por dos razones:

� Si se envían a través de su programa, se inundará su casilla de correo saliente con todos los mensajes de salida (si son pocos mensajes no hay problema).

� Si se envían a través de su programa de email, no se pueden enviar

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mensajes HTML, es decir sólo se podrán enviar mensajes tipo texto, que son menos atractivos.

� Servidor SMTP: aquí se configura el correo saliente desde donde Laudus realizara el envió de mensajes

� Requiere autentificación:

� Usuario:

� Contraseña:

� Email “desde”:

� Reiniciar Servidor:

• Reiniciar sesión cada: “X” mensajes:

• Esperar “X” segundos entre sesiones:

• Esperar “X” segundos entre mensajes:

• Redactar el mensaje: se muestra la pantalla donde especifica cómo es el mensaje:

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• Asunto: escriba el asunto del mensaje

• Archivos Adjuntos: puede especificar varios archivos que se enviarán adjuntos al mensaje. Tenga cuidado con el tamaño de los archivos si se va a enviar a muchos clientes, porque puede que éstos tengan conexiones lentas a Internet y les moleste el recibir archivos muy grandes de propaganda.

• Mensaje: escriba el mensaje. Para personalizar el mensaje, escriba las características del cliente/proveedor entre los signos < y >, como se muestra en el ejemplo. Por ejemplo, puede utilizar las características: nombre, razónSocial, RUT, dirección, comuna, ciudad, región, teléfono, email, fax, direcciónFacturación, comunaFacturación, ciudadFacturación, giro, descuento, o plazoPago.

Una de las características más atractivas de enviar mensajes, es poder enviar mensajes HTML (como se muestra en el ejemplo del gráfico a continuación), es decir, mensajes cuyo contenido sea una página Web, con sus colores, tipos de letra, tablas, gráficos,... De esta forma, el mensaje recibido es más atractivo y tiene más impacto.

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Laudus identifica automáticamente que un mensaje es HTML, y lo envía como tal. Además, si hay imágenes en el mensaje, las detecta y las envía incrustadas en el mensaje. De esta forma el destinatario recibe el mensaje con todas sus imágenes, sin necesidad de enviarlas como vínculos a imágenes en su sitio web (que es la forma más común de enviar imágenes, pero que tiene la desventaja de que el usuario puede cortar la conexión y no visualizar el mensaje con todas sus imágenes).

Si envía mensajes HTML, debe intentar que el tamaño del mensaje no exceda lo 50KB aproximadamente, contando con todas las imágenes, para que sea un mensaje liviano y fácil de bajar por los destinatarios. En 50KB hay suficiente espacio para un texto breve y alguna imagen además del logo.

Una vez que ha completado los 3 pasos, Laudus procesa los mensajes y los envía a su servidor SMTP que es quien se encarga del envío final a los destinatarios. Una vez que el servidor SMTP ha recibido todos los mensajes, Laudus queda libre para seguir trabajando (y el servidor se queda enviando todos los mensajes, reintentando cuando algún destinatario no está disponible,...).

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ALERTAS

En esta pantalla se podrá manejar controles de ciertos manejos de la empresa como por ejemplo ventas, contabilidad, etc.,… (Saber, por ejemplo, que guías de despachos emitidas no han sido facturadas)

Esta pantalla se compone de:

• Compras: muestra los controles asociados al menú de Compras: o Guías de Despacho sin facturar: muestra el detalle de las guías de despacho de

compras de las cuales no se ha recibido ninguna factura. o Notas de Crédito no asignadas: si alguna nota de crédito recibida no se ha

asociado a una factura. o Facturas duplicadas: si una factura recibida se ha ingresado más de una vez en

Compras. • Contabilidad: muestra controles asociados a los distintos menús asociados a

Contabilidad: o Comprobantes descuadrados: muestra si algún comprobante esta descuadrado. o Comprobantes con cuentas no finales: muestra si algún comprobante está

asociado a una cuenta contable que no sea una imputable. o Comprobantes con cantidades en cero: muestra si algún comprobante tiene

alguna cuenta con ambos (tanto debe como haber) con ceros.

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o Cobros no contabilizados: muestra si algún Cobro no ha generado su comprobante.

o Compras no contabilizadas: muestra si alguna Compra no ha generado su comprobante.

o Pagos no contabilizados: muestra si algún Pago no ha generado su comprobante. o Ventas no contabilizadas: muestra si algún documento de ventas no ha generado

su comprobante. • Stock: muestra controles asociados a los productos:

o Stocks negativos: muestra si algún producto está con saldo negativo. • Ventas: Muestra controles asociados con el menú de Ventas:

o Guías no marcadas como imprimidas: muestra si alguno de estos documentos no ha sido impreso.

o Facturas no marcadas como imprimidas: muestra si alguno de estos documentos no ha sido impreso.

o Facturas electrónicas sin respuesta: muestra las facturas de las cuales no se han recibido respuestas de aceptación de los clientes.

o Guías sin facturar: muestra las guías de despacho emitidas y que aun no han sido facturadas.

o Guías sin facturar con detalle: muestra las guías de despacho emitidas y no facturadas con el detalle de los productos asociados.

o Guías sin facturar (solo parciales): muestra las guías de despacho emitidas que han sido facturadas parcialmente.

o Notas de crédito no asignadas: muestra las notas de crédito que no han sido asignadas a una factura.

o Notas de crédito son derecho a IVA: muestra las notas de crédito por devolución emitidas fuera de plazo.

o Facturas nulas el último mes: muestra la cantidad de documentos nulos durante 30 días.

o Pedidos entregados y no facturados: muestra los pedidos que han sido entregados con una guía y no han sido facturados.

o Documentos con fechas corridas: muestra los documentos de ventas que vienen de fechas saltadas.

o Cuentas corrientes descuadradas: muestra las cuentas corrientes de los clientes que están descuadradas por algún valor.

Para obtener la información de estas Alertas debemos seleccionar el control que deseamos y hacemos doble clic o presionar el botón

ESTADÍSTICAS

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La pantalla de estadísticas, junto con la de informes, es de las pantallas más importantes desde el punto de vista del gestor. Le da la información necesaria para detectar tendencias, desviaciones, crecimiento, detectar problemas con ciertas líneas de productos o clientes, ...

Para obtener una estadística, siga los tres pasos mostrados en la imagen: Seleccione la estadística que quiere obtener de las estadísticas disponibles.

1. Establezca todas las opciones para la estadística. Según la estadística que haya seleccionado en el primer paso, podrá establecer unas opciones u otras. En la mayoría de las estadísticas puede establecer el rango de fechas.

2. Haga click en el botón "Obtener Resultados" para que Laudus procese la estadística y le muestre los resultados en la cuadrícula de resultados.

Opcionalmente puede obtener el gráfico de la estadística, seleccionando la casilla "Gráfico". Podrá elegir entre tres tipos de gráficos, y seleccionar la serie para la cual quiere obtener el gráfico. Estos gráficos están pensados para hacer un análisis rápido visual de la estadística, y no

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para ser parte de presentaciones elaboradas. Para hacer gráficos más elaborados, le

recomendamos que envíe la estadística a Excel haciendo click en el botón de la barra de herramientas, y aproveche todas las características avanzadas de Excel para la elaboración de gráficos e informes.

En las estadísticas por meses, las variaciones son con respecto al mismo mes del año anterior. En el caso del último mes de la estadística, la variación es por el mismo número de días transcurridos del mismo mes del año anterior. Por ejemplo, si obtenemos las ventas por meses hasta el 22 de Mayo de 2003, la variación del último mes (Mayo-2003) es con respecto a los primeros 22 días de Mayo de 2002. Al igual, en las estadísticas por años, las variaciones son con respecto al mismo número de días transcurridos del año anterior.

Cada usuario sólo puede ver las estadísticas de aquellos módulos para los que tiene acceso. Es este sentido, los permisos vienen ligados a:

• Estadísticas de Ventas: Pantalla de Facturas y Boletas o Estadísticas de Cotizaciones: Pantalla de Cotizaciones o Estadísticas de Pedidos de ventas: Pantalla de Pedidos o Estadísticas de Guías de Despacho de ventas: pantalla de Guías de Despacho. o Estadísticas de Servicio Técnico: Pantalla de servicio técnico o Estadísticas de Clientes: Pantalla de Clientes.

• Estadísticas de Cobros: pantalla de Cobros. • Estadísticas de Compras: pantalla de Facturas de compras. • Estadísticas de Stock: pantalla de Inventarios. • Estadísticas de Procesos: pantalla de Procesos de producción • Estadísticas de Personal: pantalla de Liquidaciones.

Es decir, para poder acceder a las estadísticas mencionadas arriba, hace falta tener acceso a la pantalla especificada (los permisos se definen en la pantalla de grupos de usuarios).

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INFORMES

Los informes y las estadísticas son la base del análisis del negocio. En esta pantalla se muestran los informes predefinidos, algunos de los cuales se pueden obtener desde diversas pantallas (por ejemplo, los informes de liquidaciones se pueden obtener desde la pantalla de liquidaciones).

Para cada informe a obtener, se muestran abajo las opciones del informe. En el ejemplo de la imagen, se pregunta la fecha para obtener los Certificados de Honorarios anuales.

Una vez que se escoge el informe y se establecen las opciones, elija su destino en la barra de herramientas, o en los menús Archivo\Imprimir, Archivo\Vista preliminar, Archivo\Enviar a, Archivo\Guardar como. Así, con un sólo click podrá enviar el informe por email en formato PDF o HTML, o imprimirlo.

L ISTADOS

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La pantalla de listados permite obtener listados personalizados de los diferentes conceptos de datos. A modo de ejemplo, podrá obtener un listado con el nombre, teléfono y correo electrónico de todos los clientes de la ciudad "Buin", ordenados por email. O un listado de todos los empleados de menos de 30 años, ordenado por RUT.

En la pantalla puede distinguir:

• Tablas, o conceptos de datos: es el listado de arriba a la izquierda, con todos los conceptos que puede interrogar (clientes, empleados, facturas, bodegas, ...)

• Opciones del listado: abajo a la izquierda puede determinar:

• Columnas: son las características que quiere mostrar de cada tabla. Por ejemplo, en el

caso de los clientes, tenemos el nombre, comuna, RUT, ciudad, teléfono, ...

• Filtro: puede establecer un filtro al listado. Al pulsar para filtrar el listado obtendrá la siguiente pantalla:

En el ejemplo, se filtrarán los

clientes a sólo aquellos de Viña y

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Valparaíso. Hay que tener cuidado, porque en el ejemplo se dice que se quiere obtener todos aquellos clientes cuya ciudad comience por "VIÑA", y "VIÑA MONTE" podría ser una ciudad incluida dentro del filtro. Puede establecer hasta 3 condiciones enlazadas. En la condición puede poner mayúsculas o minúsculas, da igual, ya que Laudus convierte todo internamente para que sea indiferente si usted tiene "Viña", "VIÑA" o "viña"; todas las formas valen.

• Orden: pude especificar cómo quiere que se ordenen los resultados del listado, y si es

por orden ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Puede establecer dos formas de ordenarlo, por ejemplo, ordenar primero por ciudad, y para todos aquellos clientes que pertenecen a la misma ciudad, ordenarlos por comuna.

Una vez que ha establecido todas las características del listado, pulse el botón "Obtener listado" para obtener los resultados en la cuadrícula de la derecha.

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SEGURIDAD

A través de este menú podrá cambiar la contraseña de usuario, modificar los usuarios y grupos, y ver el control de accesos de los usuarios al sistema. Los permisos se configuran a nivel de grupo. Cada empresa tiene diferentes usuarios, grupos y permisos. Al momento de crear una nueva empresa, puede importar los datos de usuarios de cualquier empresa para hacerlo más sencillo.

Los permisos de acceso se definen a nivel de grupo, por lo que todo usuario tiene que pertenecer a un grupo para poder tener acceso a la empresa. No se pueden establecer permisos para un sólo usuario; esto es intencional, ya que así se fuerza a establecer una política global de accesos para la empresa.

Es muy común, que al dejar definir permisos de acceso por usuario, al final se definan todos los permisos de acceso para cada usuario en concreto, y es cuando el sistema es más difícil de administrar. Si se necesita un permiso especial para un usuario, hay que crear el grupo especial; puede que al principio sea más largo el proceso, pero al final es muy común que ese permiso especial lo adopte algún otro usuario, o si el usuario deja de trabajar en la empresa lo adoptará el nuevo usuario (que desempeñe la labor del antiguo).

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CAMBIO DE CONTRASEÑA Aquí permite al usuario cambiar la contraseña establecida, para que cada usuario maneje su contraseña en forma particular.

Usuar ios

Cada usuario debe tener una cuenta de acceso a cada empresa. Por lo tanto, cada empresa tiene puede tener diferentes usuarios con diferentes permisos. Es importante que a esta pantalla sólo tenga acceso el administrador del sistema.

Cuando se crea una empresa nueva, sólo se crea la cuenta de "Administrador", con la contraseña en blanco. Por ello, cuando ingrese la primera vez, cambie la contraseña y defina los usuarios y grupos de usuarios.

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• Usuario: el nombre de usuario tal y como después se pondrá en la pantalla de acceso.

• Nombre Completo: el nombre completo del usuario, y que figurará en los informes de acceso.

• Grupo: el grupo al que pertenece el usuario. Para que un usuario tenga acceso a la

empresa, tiene que pertenecer a un grupo.

• Restringir al vendedor: la información que mostrara el sistema se limitara a la asociada al vendedor que aparece en esta casilla

• Restringir al Centro de Costo: la información que mostrara el sistema se limitara a la asociada al centro de costo que aparece en esta casilla

• Usuario punto de venta: la información que mostrara el sistema será la necesaria para un usuario de punto de venta.

• Discontinuado: dentro del sistema un usuario no se debe borrar para que permanezca la historia de sus ingresos. Para que no aparezca mas se debe discontinuar.

• Contraseña y verificar contraseña: el administrador del sistema puede modificar aquí

la contraseña de un usuario. Es útil, por ejemplo, cuando el usuario ha olvidado su contraseña, para poder establecer una nueva y que así tenga acceso de nuevo al sistema. Las contraseñas pueden estar formadas por dígitos y letras, y distinguen entre mayúsculas y minúsculas (no es lo mismo "Jaime" que "JAIME").

• Próximo cambio de contraseña: se puede establecer una fecha en la que el usuario va a estar obligado a cambiar la contraseña. Se suele utilizar esta opción cuando se crea al usuario; se le asigna una contraseña estándar, y se le fuerza a que la cambie antes de una fecha dada.

• Longitud mínima de su contraseña: la longitud mínima de la contraseña. Cuanto más larga la contraseña, más difícil de adivinar, pero también más difícil de recordar. Un valor mínimo de al menos 4 caracteres es aconsejable.

• Forzar cambio de contraseña cada: es parecido a la opción de "Próximo cambio de contraseña", pero la diferencia es que obliga a un cambia de contraseña cada ciertos días (por ejemplo, cada mes). Aunque un sistema que obligue al cambio de la contraseña es más seguro, también lo hace más difícil de utilizar, y puede tener el efecto adverso, ya que los usuarios acabarán apuntando las contraseñas en papel y el sistema será menos seguro. No utilice esta opción a no ser que sea estrictamente recomendable.

• Número de intentos antes del bloqueo: el número de veces que el usuario puede

equivocarse al escribir su contraseña antes de que se le bloquee la cuenta. el valor más típico es 3. Si se equivoca más veces, su cuenta queda bloqueada y no tiene acceso al sistema aunque vuelva a recordar la contraseña.

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• Cuenta bloqueada: se marca cuando se ha bloqueado la cuenta de un usuario. Para desbloquear la cuenta, hay que quitar la marca a esta casilla. Por esto es muy importante que a esta pantalla sólo tenga acceso el administrador del sistema, ya que puede bloquear y desbloquear cuentas.

• Restringir a las IP: permite restringir el acceso al sistema a ciertas IP cuando se accede de forma remota.

• Facturación Electrónica: aquí se asigna si el usuario tiene permisos de emitir facturación electrónica (solo esto se asigna si la empresa está habilitada para emitir DTE):

o RUT: Cedula de identidad del usuario autorizado ante el SII. o Email: Casilla de correo del usuario. o Comprobar respuestas ventas: si el usuario tiene los permisos para comprobar

las respuestas de los clientes por los DTE emitidos. o Comprobar compras: si el usuario tiene los permisos para comprobar si existen

DTE recibidos. o Permitir firmar factoring: si el usuario está autorizado para firmar la cesión de

facturas a un tercero. o Actualizar certificado PFX: aquí se carga el certificado que contiene la clave

privada. o Actualizar certificado X.509: aquí se carga el certificado que contiene la clave

pública.

Grupos

Los grupos de usuarios es donde se definen los permisos de acceso a las diferentes opciones de Laudus. Se pueden definir permisos de lectura, o lectura y escritura, para cada ítem. De esta forma se puede personalizar la aplicación para cada área de usuarios (contabilidad, personal, producción,...).

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• Grupo: el nombre del grupo.

• Permisos: vaya estableciendo todos los permisos de lectura, escritura, modificar y borrar para todas las pantallas de Laudus, y otras opciones (como aprobar órdenes de compra). Cuando un usuario tiene permiso de lectura pero no de escritura, se le permite el acceso a la pantalla pero no se le deja modificar ningún concepto. Al denegar el permiso de acceso a una pantalla, ésta desaparece del sistema de menús para este grupo de usuarios.

• Usuarios: se muestran los usuarios que pertenecen a este grupo. Para asignar un grupo

a un usuario, debe hacerlo desde la pantalla de usuarios

MANTENIMIENTO

Aquí se genera los mantenimientos de los correlativos de los documentos.

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CORRELATIVOS

Esta pantalla nos permite controlar los correlativos.

• Correlativo de ...: puede cambiar los correlativos de

o Cotizaciones o Pedidos de Ventas o Guías de Despacho de Ventas o Facturas de Ventas

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o Boletas de Ventas o Notas de Crédito de Ventas o Notas de Débito de Ventas o Órdenes de compra o Asientos del Diario o Comprobantes de Ingreso o Comprobantes de Egreso o Comprobantes de Traspaso

• Valor actual: es el valor del último correlativo en este momento.

• Valor nuevo: es el nuevo valor que tendrá el último correlativo. Esto quiere decir que el siguiente correlativo que se asignará será "Valor nuevo" + 1

• Avanzar correlativos:En esta pantalla podrá cambiar los correlativos que Laudus genera automáticamente. Este proceso es útil, por ejemplo, al principio cuando su empresa va por el correlativo 4.500 de cotizaciones y no desea introducir las 4.500 cotizaciones en el sistema. En este caso el usuario le dice a Laudus que comience en el número 4.501

Sólo se pueden aumentar los correlativos, no disminuir. Esta precaución es evidente para garantizar la integridad de los correlativos.

• Reasignar correlativos: esta pantalla nos permite ordenar todos los correlativos asociados al sistema.

• Generar correlativos: nos permite crear correlativos dentro del sistema.

• Asignar a sucursal: nos permite asignar correlativos a las distintas sucursales.

A GRUPAR

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Nos permite unificar movimientos de los siguientes conceptos:

• Cuentas • Productos • Clientes

DESBLOQUEAR GUÍAS O FACTURAS

Nos permite desbloquear las guías o facturas que ya están impresas para algunas modificaciones.

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DEFINIR IMPRESOS

En esta pantalla puede definir los formatos para facturas, boletas, notas de crédito, notas de débito, cotizaciones a clientes, y órdenes de compra a proveedores. Escoger impresos personalizados: los impresos se ha tenido que personalizar antes en la etapa de implementación de Laudus en su empresa. En la pantalla aparecerán unos botones para escoger el impreso personalizado.

También podrá cambiar este impreso haciendo click en el botón para abrir el diseñador de informes, donde podrá modificar tipos de letra, colores, localización de los elementos, añadir nuevas líneas, cajas, ... En el gráfico que se muestra a continuación se muestra una de las cotizaciones diseñadas para la empresa de muestra suministrada con Laudus, la Panificadora Santa Marta (que está en la carpeta Ejemplos dentro de la carpeta donde instaló Laudus, que suele ser C:\Archivos de Programa\Laudus).

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DEFINIR CONCEPTOS PERSONALIZADOS

Los conceptos personalizados son características propias que se pueden definir para Clientes, Productos, Empleados, etc.,….

Por ejemplo, podemos querer hacer una clasificación de los clientes y otorgarles una nota interna en función de su comportamiento (devoluciones, problemas generados,...). Como Laudus no tiene esta característica definida, nosotros la añadimos como un concepto numérico, de un carácter de longitud (nota de 0 a 9).

Otro ejemplo sería definir el tamaño del embalaje de los productos. Así podríamos tener en la ficha del producto el tamaño final, sin tener que ir a buscarlo en otro sitio a la hora de hacer envíos.

Al añadir este concepto personalizado nos aparece en la página de "Personalizado" de clientes, productos, empleados, etc.,….

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Para añadir un concepto personalizado es necesario que nadie esté accediendo a las distintas pantallas, ya que se modifica la estructura interna de estos datos y para ello Laudus necesita acceso exclusivo.

Los elementos de la pantalla son: Nombre: el nombre del nuevo concepto personalizado. No puede contener espacios en blanco (aunque sí subrayados "_") ni comenzar con un número Tipo de datos: el contenido del nuevo concepto. Pueden ser: • Carácter: puede contener cualquier valor, letras, números, espacios en blanco,... Por

ejemplo, el nombre del cónyuge del empleado. • Numérico: sólo se podrán introducir números. Por ejemplo, el número de hijos del

empleado. • Fecha: datos de tipo fecha. Por ejemplo, la fecha de primer contacto de un cliente. • Texto ilimitado: se utiliza para almacenar texto que puede tener la longitud que sea.

Por ejemplo, almacenar una descripción técnica de un producto, que puede ser una línea o cien páginas.

• Lógico: el valor sólo puede ser cierto o falso, sí o no. Por ejemplo, si al cliente se le da crédito o no.

Ancho: sólo se tiene en cuenta para los conceptos que albergan datos de tipo carácter o numérico. Establezca el ancho a la longitud prevista de los datos que se van a almacenar. Si asigna de más está desperdiciando espacio en disco duro, y si asigna de menos podrá no almacenar todo lo que necesita. Por ejemplo, si va a almacenar el número de hijo de un empleado, debe poner longitud 2 (hasta 99 hijos), ya que si pone 1 podría ser que alguien tuviera 10 hijos y no pudiese almacenar este valor. Los datos de tipo Fecha tienen un ancho de 8 bytes por cada registro (por cada cliente, por ejemplo), los de tipo "texto ilimitado" almacenan sólo lo que se introduce, y los de tipo Lógico tienen un ancho de 1 byte. Con decimales: en el caso de datos de tipo numérico, especifique si van a llevar decimales o no. No hace falta especificar cuántos decimales van a llevar, Laudus asigna por defecto una precisión de 5 decimales, para hacer más fácil la elección. Mascara: formato por defecto que pueda tener un concepto, por ejemplo una fecha, que puede tener formato de dd-mm-aa. Valor por defecto: que aparezca un dato por defecto, por ejemplo si es numérico que por defecto siempre sea 1 Obligatorio: en esta casilla se puede marcar si este campo va a ser obligatorio su ingreso. Valores: aquí se pueden crear listados de opciones de elección.

OPCIONES

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Este es el menú donde se modifica la configuración personal y del sistema. Las opciones e han agrupado en tres secciones, según hagan referencia a la configuración del usuario, de la empresa activa, o general:

USUARIO: hacen referencia a aquellos valores de cada usuario. Las opciones cambian cuando se cambia el usuario del sistema operativo. Ejemplo: mostrar u ocultar la barra de herramientas. EMPRESA: son opciones particulares de cada empresa, independientemente del usuario activo. Ejemplo: el número de dígitos de las cuentas contables. GENERAL: son las opciones comunes a todas las empresas y a todos los usuarios. Ejemplo: el salario mínimo, o la tabla de corrección monetaria.

USUARIO Son las opciones que afectan al usuario activo que está usando el computador. No cambian si comienza la sesión en Laudus desde el mismo computador como un usuario diferente, pero sí cambian si cambia de usuario en Windows.

• Mostrar barra de herramientas: muestra u oculta la barra de herramientas de Laudus. La única razón para ocultarla es sólo si se quiere tener más espacio en la pantalla para ver más información de los formularios de datos. Una vez activada, la

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barra de herramientas se puede pinchar y recolocar en cualquier lado de la pantalla.

• Botones grandes: la barra de herramientas se puede mostrar con botones pequeños o grandes, y en éste último caso se incluye una leyenda al pie.

• Mostrar mensajes contables: cuando se generan los comprobantes contables a partir de cobros, pagos,... puede que aparezcan diversos mensajes con información de por qué no se consiguió generar el comprobante contable (por ejemplo, porque faltaba por asignar la cuenta de egreso). Desactive esta casilla si no quiere ver estos mensajes cada vez que se produzcan.

• Optimizar rendimiento en TS: Mejora el rendimiento del sistema cuando se ingresa por Terminal Server.

• Modo de impresión simplificado: al elegir esta casilla se mejora la impresión cuando es lenta o existe algún problema.

• Comprobar conexión a la red: comprueba si la red esta activa en ciertos intervalos.

• Carpeta de configuración común: todas las opciones de configuración general que son comunes a todas las empresas y usuarios se almacenan en una carpeta aparte de las carpetas de cada empresa. En esta casilla se señala dónde está la carpeta de configuración común a utilizar.

Al ejecutar Laudus por primera vez, se crea esta carpeta en el disco duro local del usuario. Si se instaló Laudus en una red, o se quiere especificar una carpeta diferente, hágalo en esta casilla. Cuando haga una copia de seguridad, debería hacer una copia de esta carpeta también. Si escoge una carpeta donde no existan estos archivos, se crearán con la configuración por defecto. Para ver los datos que se almacenan en esta carpeta, consulte las opciones generales.

• Carpeta de Actualizaciones: con esta carpeta el sistema permite buscar si existe una actualización y ajusta la carpeta que existe en c:\archivos de programa\Laudus con la nueva versión.

• Correo Electrónico: aquí se configura el correo del usuario:

o Enviar mediante: aquí se elige si su programa de correo o por Laudus.

o Dirección de correo: en esta casilla se ingresa el correo del usuario.

o Dirección Email "Responder a": dependiendo de la configuración de sus sistema

de correo, puede que su dirección no sea la misma que la dirección que utiliza para cuando el destinatario quiere responder al mensaje que usted le envía. En esta casilla puede especificar ésta dirección.

o Firma: aquí se crea el pie de firma para los correos.

Para obtener la configuración de su sistema de correo, consulte a su administrador del sistema.

EMPRESA

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Son los parámetros de configuración de la empresa activa. OPCIONES GENERALES En esta pantalla figuran los datos básicos de identificación de la empresa. Éstos se utilizan en los encabezados de los informes que llevan la información de la empresa. El Nombre pasa a ser el título utilizado por Laudus para la pantalla general de la empresa (el título de la aplicación).

OPCIONES VENTAS

Aquí se puede paramétrizar el ciclo de ventas de la empresa. Estas opciones se dividen en:

• Ventas 1 • Ventas 2 • Ventas 3

Ventas 1

Datos que afectan al ciclo de ventas.

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• Copiar notas: permite copiar las notas desde el pedido hacia la factura • Paso Obligado: permite hacer alguna parte del ciclo de ventas obligado para pasar al

siguiente. • Permitir fechas saltadas: permite generar documentos de ventas con fechas saltadas • Mostrar Stock: permite que en el ciclo de ventas mostrar el stock disponible • Permitir sin Stock: permite generar documentos a pesar de que no exista el stock

necesario. • Avisar por debajo stock crítico: el sistema mandara un mensaje que el producto vendido

está por debajo de su stock mínimo. • Permitir sobre el límite de crédito: permite emitir documentos a pesar que el cliente

este excedido del límite de crédito asociado en su ficha. • Facturas morosas: permite configurar que en el ciclo de ventas avise y permita la

emisión de algún documento cuando el cliente tiene facturas morosas. • Permitir modificar precio: permite configurar en el ciclo de ventas que se pueda cambiar

los precios. • Permitir por debajo del costo: permite vender bajo el costo. Para esto tomara el precio

asociado en la ficha del producto. • Múltiples monedas: permite configurar la opción multimoneda en el ciclo de ventas del

sistema.

Ventas 2

Aquí se encuentran otras configuraciones para el ciclo de ventas

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• Cliente para boletas: cliente que el sistema tomara por defecto al emitir una boleta. Esto es para generar mayor rapidez en los puntos de ventas.

• Bodega por defecto: bodega que se tomara por defecto en el ciclo de ventas. • Decimales Cantidades: aquí se designara la cantidad de decimales que se tendrá en las

cantidades vendidas. • Decimales precios: aquí se designara la cantidad de decimales que se tendrá que

ingresar en los precios de ventas. • Decimales tipo de cambio: aquí se designara la cantidad de decimales que se tendrá que

ingresar en el tipo de cambio, cuando se trabaje en varias monedas. • Preguntar en trazado cuando haya “X” productos: permite seleccionar a la cantidad

seleccionada los productos a facturar desde un pedido o guía de despacho. • Obtener T/C: el sistema se alimentara del tipo de cambio ingresado en

compras\monedas, si no se ha ingresado quedara en valor cero. • Comisiones por Productos: mostrara una nueva columna en los productos donde se

podrá asignar la comisión por producto vendido. • Mostrar IVA: mostrara una nueva columna donde se podrá ingresar el IVA o modificarlo. • Centros de Costo por Producto: muestra una nueva columna en el detalle de los

productos donde se podrá asignar el centro de costo asociado por línea. • Bloquear información de vendedores: con esta casilla solo muestra la información del

vendedor que consulta. El nombre del vendedor y el usuario deben ser iguales. • Mostrar Distribuidores: mostrara una casilla nueva donde se podrá asignar el

distribuidor. • Agregar facturas a Gestión de Cobranza: agrega la nueva facturación pendiente del

cliente a la gestión de Cobranza abierta. • Mostrar listas de precios: agrega una nueva casilla para seleccionar en la pantalla

completa las distintas listas de precio. • Bloquear descuentos: aquí se bloque los descuentos en el ciclo de ventas. • Forzar a ingresar bodega: obliga a asignar la bodega en los movimientos asociados. • Poner diferencias en precios como un descuento: pone como un descuento las

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diferencias entre el precio de venta y el precio base de la ficha del producto. • Agrupar productos al facturar: agrupa en una línea los productos con el mismo código. • Imprimir al hacer boletas en tipos de punto de venta: aquí se solicita la impresión de la

boleta al momento de grabar.

Ventas 3

• Máximo de ítems en documentos: permite paramétrizar la impresión de las facturas y notas de crédito.

• Limitar a 1 página: con esta casilla se puede paramétrizar para que no permita imprimir si el documento excede 1 página.

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• Bloquear cobros: permite bloquear los cobros para que no sean modificados por los usuarios.

• Pasados: aquí se paramétriza la cantidad de días que los cobros permanecen modificables.

• Cobros multimoneda: con esta casilla activa se puede manejar los cobros en variadas monedas.

• Separar facturas en cuotas: separa el total de la factura en las cuotas establecidas en las formas de pago asociadas.

• Poder modificar pedidos entregados: que los pedidos de ventas que ya han sido facturados o emitido una guía, puedan ser modificada por el usuario.

• Archivar “sobre” pedidos: permite archivar aquellos pedidos que han sido sobrefacturados.

• Prefijo pistola código de barras: aquí se ingresa el código de la pistola instalada en el PC del usuario. Este código reemplaza el Control + b del teclado.

• Soporta STX en código de barras: si esta pistola soporta el código estándar de texto. • Incluir documentos no facturados: esta casilla permite incluir en el límite de crédito del

cliente, las guías de despacho y los pedidos de ventas como documentos por facturar y que rebaja dicho concepto.

• Cobros no depositados reducen monto cancelado de la factura: permite que los documentos a fecha rebajen el límite de crédito del cliente.

OPCIONES COMPRAS

Datos que afectan al ciclo de compras

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• Mostrar stock: muestra el stock en el ciclo de compras. • Facturas morosas: el sistema avisa que el proveedor tiene facturas morosas de pago. • Múltiples monedas: permite utilizar variadas monedas en el ciclo de compras. • Decimales en cantidades: aquí se designara la cantidad de decimales que se tendrá en

las cantidades adquiridas. • Decimales en costos: aquí se designara la cantidad de decimales que se tendrá que

ingresar en los precios de Compra. • Costear importación por valor total: incluye en el costo de la importación asociada a una

misma referencia todos los gastos de la misma. • Utilizar solo unidades en stock en el costeo: al estar esta casilla activa, el sistema solo

utilizara las unidades disponibles para costear los productos a la fecha solicitada. • Pagos multimoneda: activa a utilización de variadas monedas en los pagos. • Mostrar entrega por producto en OC.: muestra una casilla adicional en las órdenes de

compra con la cantidad entregada, cuando la misma se engancha con una factura o guía. • Mostrar utilización de IVA: al estar activa esa casilla, solicita el sistema la utilización del

IVA CREDITO en las empresas que tienen proporcionalidad.

OPCIONES PRODUCCIÓN

Datos que afectan al módulo de producción

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• Método de valorización de existencias: se asignara el método de valorización por defecto que se manejara en el costeo.

• Mostrar números de series: mostrara en las distintas áreas del sistema, los números de serie.

• Mostrar lotes: mostrara en las distintas áreas del sistema, los lotes. • Mostrar stock: mostrara el stock en el ciclo de producción. • Permitir sin stock: al activar esta casilla permitirá ingresar productos aunque no tenga

stock. • Decimales cantidades: aquí se designara la cantidad de decimales que se tendrá en las

cantidades producidas. • Aplicar Estados de Producción a Pedidos de Ventas: con esta casilla activa permitirá ver

los estados de producción en los pedidos de ventas.

OPCIONES FACTURA ELECTRÓNICA

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Datos que afectan la generación y control de los DTE’S

FACTURA ELECTRÓNICA 1

• Activar Set Básico • Activar Guía de Despacho Electrónica • Carpeta DTE emitidos • Carpeta DTE recibidos • Carpeta de Libros Electrónicos • Permitir imprimir DTE antes de recibir confirmación del SII • Resolución del SII • Fecha • Numero • Dirección Regional SII • Contacto para aclarar dudas en Compras • Nombre • Teléfono • Email

FACTURA ELECTRÓNICA 2

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• Email de Intercambio • Casilla • Servidor POP • SSL • Usuario • Contraseña • Dejar Mensaje en Servidor • Comprobar Casilla • Importación de DTE • Producto por defecto • Contacto para aclarar dudas en Facturas Cedidas (Factoring) • Nombre • Teléfono • Email • Casilla donde irán los mensajes de confirmación de Factoring del SII

OPCIONES CONTABLES

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Datos que afectan a diversas áreas contables.

• Banco por defecto: es el banco que se utiliza por defecto cada vez que se hace un pago o cobro. El banco tiene que definirse en la pantalla de "Bancos y lugares de depósito" del menú "Compras".

• Caja por defecto: es la caja que se utiliza por defecto cada vez que se hace un pago en efectivo. La caja tiene que definirse en la pantalla de "Bancos y lugares de depósito" del menú "Compras". Se pueden tener definidas varias cajas (según moneda o localización, por ejemplo), y la caja que se selecciona aquí es la que se utilizará por defecto.

• Moneda por defecto: es la moneda que se utiliza por defecto en aquellos elementos que pueden ser en varias monedas, como por ejemplo las cotizaciones. Para añadir una moneda nueva, simplemente introduzca su nombre en cualquiera de las casillas de monedas, y Laudus le preguntará si quiere añadirla al sistema.

• CentralizaciónAutomática: es donde se designa si ventas, compras, cobros y pagos genera comprobantes automáticamente.

• Permitir sin contabilidad: es donde se paramétriza si ventas , compras, cobros y pagos permiten no generar comprobantes.

• Dígitos de cuenta contable: es el número de posiciones de las cuentas contables. Puede cambiar este número en cualquier ocasión durante el ejercicio; si aumenta el número de dígitos, Laudus le preguntará si quiere añadir un cero al final de todas las cuentas. Por ejemplo, si quiere aumentar de 6 a 7 dígitos, Laudus convertirá todas las cuentas de 6 dígitos antiguas añadiéndoles un cero al final, pero no tocará las que tuvieran menos de 6 dígitos (grupos, subgrupos, subcuentas,...).

• Encabezados hojas foliadas (cm): aquí se indica los centímetros en que se ubica el membrete de la hoja foliada, con esto, el sistema dejara este espacio la para impresión de los libros asociados.

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• Porcentaje PPM: aquí se indica el porcentaje para el cálculo que el sistema realizara por los pagos provisionales mensual.

• Centralizar ingresos por RUT: aquí se indica que la centralización de ventas , la cuenta de ingreso se incluya el rut y el numero de documento

• Centros de Costos Obligatorios. Aquí se paramétriza que los menús que contienen estos conceptos sean requeridos.

• Cartolas: aquí se paramétriza la conciliación bancaria

o Actualizar Pagos con Cartolas: permite que las fechas de los pagos se actualicen con la fechas de las cartolas. (Cambia la fecha y la casilla de depositado queda marcada)

o Hacer las fechas iguales: esta opción con la anterior permite una conciliación mas automatizadas (iguala las fechas entre la Cartola y el mayor en los pagos)

o Ignorar las cartolas anteriores al cierre: cuando existen varios periodos dentro del sistema, esta casilla permite una comparación más rápida.

OPCIONES LIQUIDACIONES

Datos que afectan al menú de Personal

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• Tasa de la mutual de seguridad, con el número de adherente y el nombre de la mutual

• Caja de compensación, en caso de estar afiliado a una.

• Centralización, permite separar tanto los descuentos y los líquidos de sueldos por centro de costo y por RUT en la contabilidad respectivamente.

• Orden, se indica el orden que se establecerá en la visualización dentro la pantalla de liquidaciones y la impresión de las mismas.

• Vacaciones. Aquí se paramétriza la cantidad de días devengados anuales (15 o 20).

• Seguridad: podemos asignar la seguridad de las liquidaciones y además si podemos trabajar con doble contrato

• Previred, permite incluir en el archivo plano los centros de costos asociados a los trabajadores

OPCIONES DE ARCHIVOS

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• Icono: puede especificar el icono que se muestra en la esquina superior izquierda de todas las pantallas y en la pantalla principal de Laudus. En la pantalla se puede ver el icono de la empresa de prueba "Panificadora Sta. Marta". Así puede dar un aspecto más corporativo a la pantalla de Laudus.

• Fondo: al igual que el icono, también se puede personalizar el fondo de Laudus con el logo de su empresa, dándole un aspecto más corporativo. El fondo es único para cada empresa, cada usuario no puede tener un fondo propio. También es útil cuando se está trabajando con varias empresas, para no equivocarse y tener una pista visual inmediata de cuál es la empresa activa.

• Respaldos: aquí se paramétriza los respaldos del sistema.

o Hacer respaldos: si el sistema hace respaldos. o Fecha ultimo respaldo: fecha del último respaldo realizado por el sistema. o Enviarlos a Servidor Remoto: si el sistema enviara una copia a los servidores de

Laudus (solo si es instalado en forma local) o Fecha del último envió: fecha del últimoenvió a los servidores. o Carpeta de respaldos: ubicación de la carpeta que guarda los respaldos del

sistema. o Hacer respaldos cada: la cantidad de días en que el sistema creara el respaldo o Guardar: cantidad de respaldos que se guardaran en el la carpeta asignada.

Como máximo el sistema guarda 99 respaldos, el respaldo 100 eliminara el respaldo más antiguo.

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OPCIONES DE ENVÍO DE CORREO ELECTRÓNICO Uno de los aspectos potenciados por Laudus es la capacidad para enviar todos los informes y pantallas a diversos destinos (email, impresora, Excel®,...). En esta pantalla se configuran las opciones de envío de informes (incluyendo cotizaciones, órdenes de compra, etc.) por correo electrónico. Haga varias pruebas jugando con las opciones, porque los resultados pueden ser visualmente muy atractivos para la persona que recibe el mensaje (cliente, proveedor, contador,...). En la siguiente pantalla se muestran las opciones por defecto:

• Formato para envío de correos: es el formato en el que se van a generar los informes para envío por correo electrónico. Puede elegir entre PDF y HTML. Haga pruebas en ambos formatos para ver cuál le acomoda más. Recomendamos PDF, ya que los documentos generados retienen el formato original, y no pueden ser modificados (Laudus protege el PDF para que no se pueda modificar), además que le dan una imagen más profesional a su empresa. A la hora de enviar cotizaciones esto es muy importante, ya que es lo que el cliente ve de su empresa.

Si el receptor del documento no tiene el visar de PDG (Acrobat Reader®), pruebe con HTML. Cuando utiliza HTML tiene dos opciones:

• Enviar el mensaje incrustado en el email: de esta forma, el documento generado es el cuerpo del mensaje, y no un archivo adjunto. Asimismo, las imágenes que formen parte del mensaje se incrustan dentro del mismo, y el receptor siempre las verá, ya que "viajan" con el mensaje. Para enviar los mensajes incrustados, es necesario enviar los mensajes mediante Laudus, y no a través de su programa de correo electrónico, opciones que se explican más abajo.

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• Enviar el mensaje HTML como un archivo adjunto: se envía el archivo HTML como un archivo adjunto al mensaje, que el receptor tiene que abrir.

Si tiene dudas sobre qué formato elegir haga pruebas con ambos. Si necesita saber más sobre HTML pregunte a su diseñador de páginas Web.

• Enviar mensajes utilizando: permite especificar si se envían los mensajes utilizando su programa de correo, o Laudus directamente:

• Mi programa de correo electrónico: se envía el mensaje utilizando su programa de

correo electrónico (Outlook, Eudora, Thunderbird,...). Laudus se encarga de comunicarse con su programa para que usted no tenga que abrirlo y establecer los datos del mensaje.

La ventaja de utilizar este método es que el mensaje le queda grabado como si lo hubiera enviado directamente desde el programa. Si no funciona este método de envío, es porque su programa no soporta MAPI. Los programas más utilizados del mercado soportan este estándar, por lo que no debería suponer un problema. Si tiene dudas, consulte en la documentación de su programa de correo electrónico.

• Laudus: se envía el mensaje directamente por Laudus. Este es el método que debe utilizar si quiere enviar mensajes HTML incrustados en el cuerpo del mensaje. Las opciones son:

• Enviarme una copia: envía el mensaje también al email de la empresa (además de al destinatario), para poder tener una copia y saber qué se le envió al cliente, proveedor,...)

• Servidor SMTP: es el servidor que se utiliza para enviar el correo, que suele ser el

mismo que está en la configuración de su programa de correo electrónico. Busque por "Servidor SMTP" en la configuración de su programa de email para ver cuál es el que está utilizando.

• Conexión Segura

• Requiere Autentificación

• Usuario

• Contraseña

• Requiere recoger correo

• Servidor POP

• Email empresa: la dirección de correo electrónico de su empresa, que es la que figura en el mensaje como quién está enviándolo.

• Responder a: si la dirección de su empresa es diferente a la dirección donde quiere que le respondan, introdúzcala aquí.

• Enviar mensajes HTML incrustados: si desea que los archivos HTML generados se

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envíen incrustado en el mensaje (active esta casilla), o como un archivo adjunto (desactive esta casilla).

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OPCIONES DE COTIZACIONES Se puede especificar el encabezado y pie que se incluye por defecto en las cotizaciones. De esta manera, al hacer una cotización nueva, se copian estos valores y no hay que introducirlos cada vez. De todas formas, al editar la cotización se pueden cambiar en cualquier momento. Además se puede asignar la aprobación si existe descuento.

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OPCIONES DE LIBROS

Datos que afectan los libros de compras, ventas y honorarios.

• Bloquear Libro de Compras hasta: cuando el usuario imprime el Libro de Compras (ver impresos), Laudus le pregunta si desea bloquear el Libro de Compras recién impreso. Al bloquearlo, no se permiten introducir facturas de compras en fecha igual o anterior al libro bloqueado. De esta forma se evita hacer modificaciones por equivocación a un libro de compras. Si desea bloquear o desbloquear el Libro de Compras hasta una fecha manualmente, hágalo en esta casilla.

• Sustituir rut de Proveedores Extranjeros por: permite cambiar estos rut por un único valor, por ejemplo estos rut en la Declaración Jurada 3323, deben ser 55.555.555-5.

• Bloquear Libro de Honorarios hasta: al igual que el bloqueo del Libro de Compras explicado en el párrafo anterior, esta opción le permite bloquear/desbloquear manualmente el Libro de Honorarios (ver impresos).

• Bloquear Libro de Ventas:igual que las anteriores es un opción de

bloquear/desbloquear el libro de ventas.

• Tomar la cuenta “XX” para los ingresos exentos para la proporcionalidad de IVA: permite asociar una cuenta a las ventas exentas.

GENE RAL

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En la configuración general se almacenan las opciones que son comunes a todas las empresas y todos los usuarios. Una vez que se cambian, la modificación es para todas las empresas. De todos los datos, los de las organizaciones previsionales también son comunes a todas las empresas, y un cambio afecta a todas. Éstas organizaciones son: AFPs, Isapres, Mutuales, Ex Cajas, CCAF, y Administradoras de APV. También son comunes las monedas, y otros parámetros generales (por ejemplo, los motivos de finiquito del personal).

DATOS ECONÓMICOS

• IVA: el tipo de IVA vigente. El cambio afecta sólo a las compras y ventas que se introduzcan desde el momento que se modifique, y no es retroactivo.

• Salario Mínimo: el salario mínimo, utilizado en el cálculo de las liquidaciones. Por

ejemplo, la Gratificación Legal está en función del salario mínimo. Como siempre, al pulsar el botón se muestra la página Web que contiene ésta cifra.

• UF: la UF (Unidad de Fomento), que se utiliza también para el cálculo de las

liquidaciones (la del último día del mes). En realidad no es necesario introducirla aquí, ya que al hacer cada liquidación se pide de nuevo.

• UTM: la Unidad Tributaria Mensual utilizada para el cálculo de las liquidaciones. Esta

cifra va en conjunto con la tabla del impuesto único para hallar el monto a retener del mismo.

• SIS: es la tasa del Seguro de Invalidez y Sobrevivencia utilizada para el cálculo de las liquidaciones.

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• Tope Imponible AFP: es el tope anual para el cálculo de imposiciones (AFPs y salud) en las liquidaciones.

• Tope Imponible AFC: es el tope anual para el cálculo de imposiciones (seguro de cesantía) en las liquidaciones.

• Sueldo Grado 1 A: es la escala de sueldos donde se calcula la rebaja de las zonas extremas, esto para el cálculo de liquidaciones.

• Asignación Familiar: la tabla con los tramos de asignación familiar. Permite definir no

sólo los montos de la asignación, sino los tramos en caso de que cambiasen.

• Tarifa Impuesto Único: la tarifa de Impuesto Único expresada en UTM, con las consiguientes rebajas por tramos. al estar en función de la UTM, no es necesario modificarla, basta con introducir el monto de la UTM del mes.

CORRECCIÓN MONETARIA

Es la tabla que se utiliza para hallar los montos de corrección monetaria de activos fijos, existencias, o las partidas del balance. También se utiliza en los informes que la precisan, tales como los certificados de honorarios o del impuesto único. El formato de esta tabla es el mismo que el del sitio web del SII.

PÁGINAS WEB

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Estas páginas con las que se muestran en los diferentes apartados donde figura el botón que ofrece directamente la información de sitios web. De esta forma, no hace falta salir de Laudus (ni recordar las páginas) para obtener la tabla de depreciaciones y saber los años de vida útil de un activo fijo que se está ingresando al sistema.

Laudus ya viene configurado con las páginas actuales, pero si cambiasen en algún momento, esta es la pantalla donde hacer la modificación.

PREGUNTAS FRECUENTES MODULO DE VENTAS

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1. ¿Cómo se emite el Libro de Ventas?

Véase Herramientas/Informes/Contables (Capítulo 8, Subtítulo 8.9)

2. ¿Cómo desbloqueo las Facturas y Guías de Ventas? Véase Herramientas/Mantenimiento/Desbloquear… (Capítulo 8, Subtítulo 8.12.3)

3. ¿Cómo desbloqueo El Libro de Ventas? Véase Herramientas/Opciones/Empresa/Libros (Capítulo 8, Subtítulo 8.15.2)

4. ¿Cómo puedo avanzar al número actual del documento (factura, Guía) de la empresa? Véase Herramientas/Mantenimiento/Correlativos (Capítulo 8, Subtítulo 8.12.1)

5. ¿Cómo puedo generar correlativos de los documentos? Véase Herramientas/Mantenimiento/Correlativos (Capítulo 8, Subtítulo 8.12.1)

6. ¿Dónde ingreso las Sucursales? 7. ¿Cómo puedo ingresar documentos anteriores? 8. ¿Cómo trabajo en Laudus cuando tengo Sucursales? 9. ¿Qué documentos de Ventas puedo emitir por Laudus? 10. ¿Cómo puedo anular un documento de ventas?

Véase Ventas/Facturas/Pantalla Completa (Capítulo 3, Subtítulo 3.4.1)

11. ¿Cómo asocio una nota de crédito a una factura? Véase Notas de Crédito (Capítulo 3, Subtítulo 3.4.1)

12. ¿Cómo puedo desasociar una nota de crédito y asignarla nuevamente? Véase Notas de Crédito (Capítulo 3, Subtítulo 3.4.1)

13. ¿Puedo asociar una nota de crédito a varias facturas? Véase Notas de Crédito (Capítulo 3, Subtítulo 3.4.1)

14. ¿Por qué la nota de crédito no muestra el Iva en el Libro de Ventas? Véase Notas de Crédito (Capítulo 3, Subtítulo 3.4.1)

15. ¿Cómo ingreso una Nota de Crédito exenta? 16. ¿Cómo ingreso una Nota de Crédito administrativa? 17. ¿Cómo anulo una Factura con Nota de Crédito? 18. ¿Por qué la Nota de Crédito genera un cobro sin contabilizar? 19. ¿Por qué el neto de una factura no cuadra con el IVA calculado? 20. ¿La venta de un Activo Fijo se considera venta exenta y cómo afecta? 21. ¿Qué es la Proporcionalidad del IVA? 22. ¿Qué hacer si el monto en mi Factura aparece con asteriscos (*9)? 23. ¿Para qué sirve los Centros de Costos en ventas? 24. ¿Cómo puedo ingresar un cobro de varias Facturas? 25. ¿Cómo puedo asignar folios a una sucursal? 26. ¿Cómo puedo asignar una bodega a una sucursal? 27. ¿Cómo puedo crear otro impuesto? 28. ¿Cómo puedo ingresar un anticipo de cliente? 29. ¿Qué tipo de comisiones calcula Laudus y donde veo el informe? 30. ¿Cómo emito una carta de cobranza? 31. ¿Dónde encuentro los informes de cobranza? 32. ¿Cómo centralizo una Factura? 33. ¿Por qué no sale el Banco para depositar? 34. ¿Cómo creo las formas de pago y dónde? 35. ¿Qué es CP? 36. Por un corte de luz se perdió un folio, ¿cómo lo recupero?

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37. Tengo saltado los folios de la factura y no coincide con el impreso, ¿qué hago? 38. ¿Puedo volver a imprimir una Factura bloqueada? 39. ¿Cómo reutilizo un Pedido luego que anulé la Factura que lo asociaba? 40. ¿Puedo usar un Pedido para varias Guías o Facturas y viceversa? 41. ¿Puedo usar una Guía para varias Facturas y viceversa? 42. ¿Puedo generar una Factura a partir de una Cotización? 43. ¿Cómo veo el trazado de una Venta? 44. ¿Cómo