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Manual NIM
FINANZAS - AUDITORIA
CONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDO
FinanzasFinanzasFinanzasFinanzas• Programas de país: armonizados y no armonizados• Evaluación de capacidades• Modalidades de transferencia de fondos• Informes Financieros y controles
AuditoriaAuditoriaAuditoriaAuditoria• Alcance• Auditoria para programas armonizados• Auditoria para programas no armonizados
FINANZASLa terminología y los procedimiento que rigen la implementación nacional difieren entre los programas del país ArmonizadosArmonizadosArmonizadosArmonizados y No armonizadosNo armonizadosNo armonizadosNo armonizados
No HACT(No Armonizados)
Cada documento de proyectose negocia en forma separadacon las diferentes entidadesnacionales y la autoridad de coordinación del gobierno.
HACT(Armonizados)
Cuando las autoridadesnacionales cuentan con la capacidad adecuada para
llevar a cabo las funciones y actividades de programa o
proyecto, el plan de acción se ejecuta a nivel nacional.
HACT (Programas Armonizados)
El gobierno ejerce la propiedad y
responsabilidad de las actividades del programa PNUD a
nivel país.
Todas las actividades en el Todas las actividades en el Todas las actividades en el Todas las actividades en el marco del plan de acción marco del plan de acción marco del plan de acción marco del plan de acción del programa del país se del programa del país se del programa del país se del programa del país se ejecutan a nivel nacional. ejecutan a nivel nacional. ejecutan a nivel nacional. ejecutan a nivel nacional.
Gestión y entrega de actividades de
programa para lograr resultados específicos
incluida la adquisición y entrega de insumos de actividad del programa
El organismo de El organismo de El organismo de El organismo de implementación incluye las implementación incluye las implementación incluye las implementación incluye las
responsabilidades del responsabilidades del responsabilidades del responsabilidades del asociado de implementación asociado de implementación asociado de implementación asociado de implementación
en los planes de trabajo en los planes de trabajo en los planes de trabajo en los planes de trabajo anuales y del paísanuales y del paísanuales y del paísanuales y del país. . . .
El término ‘implementación’ se redefine como la propiedad y
responsabilidad general por las actividades del programa del
PNUD a nivel de país.
No HACT
(Programas No Armonizados)
Dentro del programa de país acordado:
El “Agente Implementador” designado es el responsable de El “Agente Implementador” designado es el responsable de El “Agente Implementador” designado es el responsable de El “Agente Implementador” designado es el responsable de todos los insumos y productos del proyecto y es posible todos los insumos y productos del proyecto y es posible todos los insumos y productos del proyecto y es posible todos los insumos y productos del proyecto y es posible designar “Agente o Agentes implementadores”. (La designar “Agente o Agentes implementadores”. (La designar “Agente o Agentes implementadores”. (La designar “Agente o Agentes implementadores”. (La responsabilidad general de los resultados reside en el agente responsabilidad general de los resultados reside en el agente responsabilidad general de los resultados reside en el agente responsabilidad general de los resultados reside en el agente implementador). implementador). implementador). implementador).
Evaluación de Capacidades
Supervisar los
aspectos técnicos
del proyecto
Supervisar los
aspectos técnicos
del proyecto
Planificar, supervisar y
coordinar actividades
Planificar, supervisar y
coordinar actividades
* Adquirir bienes y servicios
* Contratar y gestionar el
personal con mayores
calificaciones.
* Preparar y firmar contratos.
* Manejar y mantener equipos
* Adquirir bienes y servicios
* Contratar y gestionar el
personal con mayores
calificaciones.
* Preparar y firmar contratos.
* Manejar y mantener equipos
* Elaborar presupuestos de proyectos.
* Garantizar seguridad física de los anticipos, efectivos y registros.
* Desembolsar fondos oportuna, adecuada y
eficazmente.* Asegurar registros e información financiera.* Preparar, autorizar y
ejecutar compromisos y gastos.
* Elaborar presupuestos de proyectos.
* Garantizar seguridad física de los anticipos, efectivos y registros.
* Desembolsar fondos oportuna, adecuada y
eficazmente.* Asegurar registros e información financiera.* Preparar, autorizar y
ejecutar compromisos y gastos.
Capacidad
técnica
Capacidad
de gestión
Capacidad
administrativa
Capacidad
financiera
APTITUDES PARA:
A fin de que una entidad realice o ejecute un proyecto PNUD,
se lleva a cabo una evaluación de capacidades de dicha entidad.
Principales consideracionesPrincipales consideracionesPrincipales consideracionesPrincipales consideraciones
Nuestros proyectos en el sistema Atlas
INSTRUMENTOS DE PROGRAMA INSTRUMENTOS DE PROGRAMA INSTRUMENTOS DE PROGRAMA INSTRUMENTOS DE PROGRAMA PNUDPNUDPNUDPNUD TERMINOLOGÍA EN ATLASTERMINOLOGÍA EN ATLASTERMINOLOGÍA EN ATLASTERMINOLOGÍA EN ATLAS
DEFINICIONESDEFINICIONESDEFINICIONESDEFINICIONES
PLAN DE ACCIÓN PARA EL PROGRAMA PARA EL PAÍS
No registrado en Atlas: documento firmado por el PNUD y la autoridad
designada de un organismo / institución de gobierno
IMPLEMENTACIÓN
N/A: la implementación es la propiedad y responsabilidad general de las
actividades del programa del PNUD a nivel del país. El gobierno ejerce su
propiedad al aprobar el CPAP.PROYECTO con Planes de trabajo
anual“Project” en inglés ProjectProjectProjectProject
RESULTADO “Producto”: en inglés OutputOutputOutputOutputASOCIADO EN LA
IMPLEMENTACIÓN“Identificación de la institución” en la
Propuesta
PARTE RESPONSABLECampo: “Agente implementador” en el campo de tabla a nivel de Presupuesto
Modalidades de transferencias en efectivo:
PARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONALPARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONALPARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONALPARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONALModalidad de transferencia Modalidad de transferencia Modalidad de transferencia Modalidad de transferencia
en en en en fondosfondosfondosfondosAdquisiciones / Adquisiciones / Adquisiciones / Adquisiciones / ObligacionesObligacionesObligacionesObligaciones DesembolsosDesembolsosDesembolsosDesembolsos (pagos)(pagos)(pagos)(pagos)
Transferencia en efectivo (Adelantos Trimestrales)
Asociado en la implementación
Asociado en la implementación
Pago directoAsociado en la implementación PNUD
Reeembolso:El PNUD reembolsa al Asoc. en la Implem. luego que este realizó el desembolso (pago)
Asociado en la implementación
Asociado en la implementación
Implementación directa (delegada por el Organismo) PNUD PNUD
Modalidad de transferencia de fondos
Una vez realizada la evaluación, se determina cual es la modalidad a utilizar para los pagos a los proyectos que pueden ser:
• Transferencia de efectivo directa: el PNUD entrega adelantos de fondos trimestralmente al Asociado en la implementación, el que a su vez informa los gastos al PNUD.
• Pagos directos: El Asociado en la implementación realiza las adquisiciones pero solicita el PNUD que efectúe los desembolsos (pagos).
• Reembolso: similar a la transferencia en efectivo directa, excepto que el PNUD paga al Asociado en la implementación después de que este mismo realizó el desembolso (pago).
Receptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsosReceptor de adelantos o reembolsos
Periodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantosPeriodicidad de los adelantos
Propósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantosPropósito y requisitos de los adelantos
Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias Cuentas bancarias
Roles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidadesRoles y responsabilidades
Adelantos trimestrales de fondos y reembolsos
Pagos directos
El Asociado en la implementación (IP) – o Agente implementador Lleva a cabo las adquisiciones pero solicita al PNUD que realice los desembolsos.
Documento del proyecto/plan de trabajo anual firmados
Registro de firmas autorizadas;
Solicitud firmada para pago directo enviado por el Asociado en la implementación (FACE);
Fondos disponibles.
Los insumos básicos necesarios para procesar una solicitud de pago directo son:
Informes financieros y controlesInformes financieros y controlesInformes financieros y controlesInformes financieros y controles
• Se utilizan diversos informes para supervisar la financiación de la implementación nacional.
CDRCDR (Reporte Combinado de Gastos): CDR (Reporte Combinado de Gastos): CDR (Reporte Combinado de Gastos): CDR (Reporte Combinado de Gastos): Refleja todos los desembolsos efectuados por el proyecto en un período de tiempo determinado. deben utilizarse para supervisar la exactitud de los gastos registrados, y para proporcionar información financiera detallada de los proyectos. Debe estar firmado por el funcionario autorizado designado del Asociado en la implementación
En caso que el proyecto utilice la modalidad de adelanto trimestral, debe utilizar el Formulario de autorización de Formulario de autorización de Formulario de autorización de Formulario de autorización de financiación y certificado de gastos (FACE) financiación y certificado de gastos (FACE) financiación y certificado de gastos (FACE) financiación y certificado de gastos (FACE) el cual informa sobre los gastos y solicitudes de adelantos
FACE
AUDITORIA: AUDITORIA: AUDITORIA: AUDITORIA: Los proyectos de implementación nacional tienen que auditarse al menos una vez durante la duración del proyecto, óanualmente dependiendo del nivel de entrega, dificultades encontradas en el año, ejecución, etc.
DEVOLUCION DE SALDO: DEVOLUCION DE SALDO: DEVOLUCION DE SALDO: DEVOLUCION DE SALDO: al término de un proyecto debe reembolsarse el saldo al mismo donante según el acuerdo suscrito.
AUDITORIAAUDITORIAAUDITORIAAUDITORIA• Una auditoria es parte integral de una
gestión financiera y administrativa sólida yparte del sistema de rendición de cuentasdel PNUD.
• Los estados financieros del PNUD sonsometidos a auditorias regulares de partede la Junta de Auditores de las NacionesUnidas (UNBOA), las conclusiones seinforman a la Junta Ejecutiva del PNUD y ala Asamblea General cada dos años.
AUDITORIAAUDITORIAAUDITORIAAUDITORIA
• Por lo expresado anteriormente, el objetivoglobal de un proceso de auditoria esproporcionarle al PNUD la seguridad deque los recursos están siendo bienutilizados.
• La auditoria forma parte de lasherramientas de seguimiento utilizadaspor el PNUD.
AUDITORIAAUDITORIAAUDITORIAAUDITORIA
• AlcanceAlcanceAlcanceAlcance: Los servicios de auditoria abarcan la gestión de la implementación, el seguimiento y la supervisión de un
proyecto.
HACT (Armonizado)
NO HACT
(No Armonizado)
HACT HACT HACT HACT ---- ARMONIZADOARMONIZADOARMONIZADOARMONIZADOENTREGABLES DE LA AUDITORIAENTREGABLES DE LA AUDITORIAENTREGABLES DE LA AUDITORIAENTREGABLES DE LA AUDITORIA
• Funcionamiento de los controles internos –debilidades/fortalecimiento;
• Resumen ejecutivo con resultados, riesgos y recomendaciones clave;
• Resumen de los principales riesgos en la gestión de las actividades y el uso de fondos;
• Recomendaciones de auditoría y seguimiento a observaciones anteriores;
• Comentarios sobre el seguimiento a las recomendaciones de auditorías o evaluaciones anteriores y la respectiva respuesta de la dirección;
• Si corresponde, cualquier “buena práctica” que hubiese sido aplicada por un asociado en la implementación y que podría ser útil para otros.
NO HACT NO HACT NO HACT NO HACT ---- NO ARMONIZADO NO ARMONIZADO NO ARMONIZADO NO ARMONIZADO
OBJETIVOS: OBJETIVOS: OBJETIVOS: OBJETIVOS:
• El gasto annual;• Los activos y equipos;• La posición en efectivo;• Revisión de planes de trabajo;
• Informes de avance;• Recursos del proyecto;• Presupuesto del proyecto;• Gastos del proyecto;• Entrega del proyecto;• Contratación de personal;• Cierre Operacional y Financiero del Proyecto (si aplica);• Disposición o transferencia de activos.
La auditoría de proyectos implementados a nivel nacional por los
gobiernos o por ONG serán más de carácter financiero, sin
embargo no dejarán de tenerse en cuenta aspectos de control
interno y cumplimiento de normativas:
GraciasGraciasGraciasGracias