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Febrero-2006
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Manual Normativo de los Consejos Distritales y Municipales Electorales
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ÍNDICE PÁGINA
AUTORIZACIÓN
I. INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------- 01
II. DISPOSICIONES GENERALES ------------------------------------ 02
III. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS -------------------- 06
3.1 De la Contratación y Control del Personal Eventual Electoral de los Consejos Distritales y Municipales Electorales -------------------------------------------------- 06 3.1.1 De la contratación.
3.1.2 De los requisitos de contratación.
3.1.3 Plantilla de personal determinada para los Consejos Distritales y Municipales Electorales.
3.1.4 De la baja de personal.
3.1.5 Del trámite para cubrir plazas vacantes.
3.1.6 Cambio de adscripción y/o promoción.
3.1.7 De los derechos, obligaciones y prohibiciones al trabajador.
3.1.8 Del horario de trabajo.
3.1.9 De las sanciones de los trabajadores.
3.1.10 De las credenciales de identificación del personal.
3.1.11 De los sueldos, envío y comprobación de nóminas.
IV. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS -------------- 22
4.1 Flujograma de operación.
4.2 Solicitud de recursos.
4.3 Radicación de los recursos.
4.4 Comprobación del gasto.
V. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES ------------------------------------------------------ 38
5.1 Resguardo de mobiliario y equipo asignado para la operación de los Consejos.
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PÁGINA
5.2 Material de oficina y de limpieza. 5.3 Mantenimiento. 5.4 Vehículos.
VI. CIERRE DE OPERACIONES --------------------------------------- 41
VII. CONTROL Y SEGUIMIENTO -------------------------------------- 43
VIII. ANEXOS
Anexo 1. Formatos del Departamento de Recursos Humanos 44
• Solicitud para cubrir plazas vacantes (IEE/DEA/RH/001).
• Solicitud de alta y movimiento nominal (IEE/DEA/RH/001-A).
• Oficio de renuncia (IEE/DEA/RH/008).
• Solicitud de baja de personal (IEE/DEA/RH/009).
• Solicitud de cambio de adscripción y/o promoción (IEE/DEA/RH/010).
•••• Acta Administrativa de abandono de empleo (IEE/DEA/RH/016).
•••• Acta Administrativa por falta injustificada (IEE/DEA/RH/016-A).
• Recibo por credencial de identificación (IEE/DEA/RH/017).
• Solicitud de reposición de credencial de identificación (IEE/DEA/RH/018).
•••• Muestra para el llenado del libro control de asistencia (IEE/DEA/RH/020).
• Reporte de incidencias (IEE/DEA/RH/021).
•••• Nómina de pago de dietas a consejeros e instructivo de llenado
(IEE/DEA/RH/022).
•••• Aviso de Reintegro de Prestaciones Personales (IEE/DEA/RH/023).
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Página
Anexo 2. Formatos del Departamento de Recursos Financieros 60
• Recibo simple (IEE/DEA/RF-002).
• Muestra para el llenado del control de llamadas telefónicas (IEE/DEA/RF-003).
• Solicitud de viáticos y gastos a comprobar (IEE/DEA/RF-005).
• Informe de actividades (IEE/DEA/RF-006).
• Gastos de campo (IEE/DEA/RF-009).
• Solicitud de recursos de Consejos Distritales y Municipales (IEE/DEA/RF-010).
• Formato de notas y facturas para reposición de fondo revolvente
(IEE/DEA/RF-011).
Anexo 3. Formatos del Departamento de Recursos ------------------ 75
Materiales y Servicios Generales
• Resguardo interno de activo fijo (IEE/DEA/RM-001).
• Resguardo provisional de vehículos (IEE/DEA/RM-001-A).
• Bitácora de Recorrido de Vehículos Oficiales (IEE/DEA/RM-002).
Anexo 4. Contrato de Arrendamiento de Vehículos ------------------ 85
• Contrato de arrendamiento de vehículos (IEE/DEA/RM-003).
Anexo 5. Formato de Acta Administrativa de Entrega – Recepción 89
del bien inmueble
• Formato de Acta Administrativa de Entrega – Recepción (IEE/DEA/RM-004).
• Solicitud para Mantenimiento de Vehículos (IEE/DEA/RM/005)
IX. ARTÍCULO TRANSITORIO ---------------------------------------- 95
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AUTORIZACIÓN Con la finalidad de que el Instituto Estatal Electoral, cuente con el instrumento de
trabajo que permita desarrollar eficiente y eficazmente las tareas encomendadas a los
Consejos Distritales y Municipales, se expide el documento normativo “MANUAL
NORMATIVO DE LOS CONSEJOS DISTRITALES Y MUNICIPALES
ELECTORALES”.
Sobre esa base y con fundamento en las atribuciones que le confiere el Código Electoral
del Estado de Chiapas al Presidente y Secretario Ejecutivo del Instituto, establecido en
los Artículos 114 fracción II, III, XIV, 118 fracción I, II, 120 y 125, se aprueba y autoriza
este documento normativo, mismo que entrará en vigor a partir de esta fecha.
Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, a 15 de Febrero de 2006.
_____________________________ Lic. Noé Díaz González Consejero Presidente
_____________________________ Lic. Ricardo Mota Farías
Secretario Ejecutivo
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I. INTRODUCCIÓN
Con el propósito de atender en forma oportuna las actividades durante los procesos
electorales, donde se realizarán las elecciones estatales y municipales en cumplimiento a
lo estipulado en los artículos 97, 98, 99 y 100 del Código Electoral del Estado, el
Instituto Estatal Electoral se ve en la necesidad de contar con el Manual que normen
las actividades administrativas de los Consejos Distritales y Municipales Electorales,
como autoridades electorales desconcentradas del propio organismo.
El presente documento contempla los principales aspectos a considerar en materia de
recursos materiales, financieros y humanos con la intención de facilitar así como agilizar
las operaciones administrativas de estos órganos desconcentrados.
Con esto se pretende que las actividades administrativas que realizan los Consejos
Electorales, se apeguen a los principios rectores de certeza, seguridad, legalidad,
independencia, veracidad, objetividad e imparcialidad y con claridad y transparencia.
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II. DISPOSICIONES GENERALES En congruencia con los principios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal,
los recursos financieros, humanos y materiales deben emplearse con eficiencia
administrativa y eficacia en el logro de los objetivos y metas previstos. En ese sentido,
el presente manual normativo tiene por objeto proporcionar a los responsables del
manejo de los recursos en los Consejos Distritales y Municipales Electorales, las bases
administrativas y control interno que regulará la asignación, uso y comprobación de los
recursos financieros que les serán radicados para su ejercicio, así como el uso y control
de los recursos materiales y humanos que tendrán a su cargo para el buen desempeño
de sus actividades en los actos preparatorios, durante y después de la jornada electoral.
El presente Manual no limita la emisión de cualquier otra normatividad que se relacione
con la Administración de los recursos de este Instituto.
Su incumplimiento dará a lugar al fincamiento de responsabilidades según la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Públicos, y demás ordenamientos establecidos.
Para los efectos de interpretación de este manual se entenderá por:
Presidente: Los Presidentes de los Consejos Distritales y Municipales Electorales.
Secretario Técnico: Los Secretarios Técnicos de los Consejos Distritales y Municipales Electorales.
Auxiliar Contable: El encargado del correcto registro y comprobación de gastos, así como del control de los recursos materiales y
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humanos a cargo de los órganos electorales desconcentrados.
Consejos: A los Consejos Distritales y Municipales Electorales.
Área de Enlaces Administrativos
Área dependiente de la Dirección Ejecutiva de Administración, que será el enlace entre
esta Dirección y los Consejos, para revisar, analizar y agilizar los trámites
administrativos que estos realicen, en materia de recursos financieros, humanos,
materiales y servicios generales, verificando la correcta aplicación del presente Manual.
El Área de Enlaces Administrativos es una instancia de vigencia temporal, auxiliar de la
Dirección Ejecutiva de Administración en años electorales, que tendrá que interactuar
de manera permanente con los Departamentos de Recursos Humanos, Materiales,
Financieros y Control Presupuestal.
El objetivo principal de esta Área es atender y dar respuesta oportuna a los
requerimientos de recursos financieros, humanos, materiales y servicios generales para
apoyar la operatividad de los Consejos.
Los recursos financieros, humanos, materiales y servicios generales que se otorguen a
los Consejos, deberán tramitarse a través del área de Enlaces Administrativos, sin
embargo, ante circunstancias extraordinarias, estos podrán canalizar sus peticiones
directamente al Titular de la Dirección Ejecutiva de Administración, siendo
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responsabilidad del área de Enlaces Administrativos cuidar que los Consejos Distritales y
Municipales cumplan con los requisitos establecidos en el presente Manual.
Los Presidentes y Secretarios Técnicos de los Consejos tienen la responsabilidad de
cumplir y hacer cumplir estas disposiciones.
Se hace notar que, los recursos canalizados hacia la realización del Proceso Electoral,
están condicionados a ejercerse con racionalidad económica, buscando su optimización
y eficacia. Así, su correcta aplicación con claridad y transparencia en el desarrollo de los
procesos electorales.
Los gastos que se realicen en los Consejos, bajo cualquier modalidad, deberán precisar:
la razón del gasto, sello del Consejo y las firmas del Presidente, Secretario Técnico y de
la persona que recibe el servicio o la adquisición, así como requisitar los formatos que
se implementen para su debida comprobación.
Para contar con medios que faciliten y agilicen los trámites de recursos financieros entre
Oficinas Centrales y los Consejos Distritales y Municipales Electorales, el Departamento
de Recursos Financieros se encargará de abrir cuentas a nombre del Instituto Estatal
Electoral en las Instituciones Bancarias establecidas en las cabeceras Municipales, donde
se encuentren instalados los Consejos o en la Institución Bancaria mas cercana a estos,
preferentemente en sucursales de Bancos donde se manejen los recursos de Oficinas
Centrales. Para el manejo de cuentas bancarias del Instituto por parte de los Consejos,
deberán registrarse las firmas mancomunadas del Presidente y del Secretario Técnico;
bajo ninguna circunstancia se permitirá mantener en la cuenta corriente bancaria de los
Consejos recursos de carácter particular; siendo responsabilidad del Auxiliar Contable
enviar mensualmente a Oficinas Centrales las Conciliaciones Bancarias correspondientes,
anexando los estados de cuenta bancarios.
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Al cierre de operaciones el área de enlaces, deberá elaborar un informe detallado de la
situación que guarde cada uno de los Consejos Electorales, en relación a los recursos
financieros, humanos y materiales que se les haya canalizado para el desarrollo de sus
actividades, dirigido al Director Ejecutivo de Administración. Así mismo deberá hacer
entrega física de los archivos y bienes a su cargo, con la finalidad de contar con
antecedentes de cada uno de los Consejos Electorales, en las áreas de recursos
materiales y servicios generales, humanos y financieros, según corresponda.
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III. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
3.1 De la Contratación y Control del Personal Eventual Electoral de los Consejos Distritales y Municipales Electorales.
3.1.1 De la contratación:
Una vez que el Consejo General haya aprobado las propuestas de Presidentes,
Secretarios Técnicos y Consejeros Electorales que conforman los Consejos Distritales y
Municipales Electorales, la Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional, turnará al
Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Ejecutiva de Administración del
Instituto los expedientes correspondientes debidamente integrados.
La Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional en coordinación con las Direcciones
Ejecutivas de Organización Electoral; Capacitación Electoral y Educación Cívica; y
Administración, se encargará del reclutamiento y selección del personal eventual
electoral de los Consejos, de conformidad con las normas y procedimientos aplicables.
Posterior a esto, canalizará al Departamento de Recursos Humanos los expedientes del
personal seleccionado, debidamente integrados, para proceder a su contratación.
3.1.2 De los Requisitos de Contratación.
1.- Para la prestación de servicios al Consejo, se requerirá al aspirante:
a) Ser Mexicano de nacimiento en pleno ejercicio de sus derechos civiles y
políticos, a excepción de los Presidentes, Secretarios Técnicos y Consejeros
Electorales que deberá apegarse a lo establecido en el Código Electoral del
Estado.
b) Ser mayor de 18 años.
c) De preferencia que radique en el Distrito o Municipio que le corresponda.
d) Presentar la siguiente documentación personal:
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� Curriculum vitae (original), con excepción del personal de intendencia.
� Solicitud de empleo (original con fotografía reciente tamaño infantil).
� 2 fotografías tamaño infantil (recientes para elaboración de credencial).
� Constancia de estudios (fotocopia).
� Certificado medico original, indicando estado de salud y tipo de sangre. (S.S.A.,
ISSSTE, CRUZ ROJA, IDH, ISSTECH).
� 2 cartas de recomendación (actualizadas).
� Clave Única de Registro de Población (C.U.R.P. fotocopia).
� Acta de nacimiento Actualizada mínimo cinco años (fotocopia).
� Credencial para votar (fotocopia ambos lados).
� Cartilla del servicio militar nacional (fotocopia).
� Gozar de buena reputación y no haber sido condenado por delito intencional
(Constancia de antecedentes no penales, o constancia de buena conducta
expedida por la autoridad municipal correspondiente).
� Constancia de no inhabilitación (en caso de haber desempeñado algún cargo,
empleo o comisión en el servicio público).
� Comprobante de domicilio (fotocopia de recibo de luz, agua o teléfono).
Todos los documentos de los cuales se solicita fotocopias, éstas deberán estar
debidamente cotejadas previamente contra el original, por la Dirección Ejecutiva del
Servicio Profesional.
La falta de cualquiera de los requisitos, dará lugar a la no contratación del aspirante.
2.- Una vez integrado los requisitos, el Consejo deberá enviar al Área de Enlaces
Administrativos la solicitud de alta y movimiento nominal de personal para cubrir
plazas vacantes (Formato IEE/DEA/RH-001) firmada por el Presidente y
Secretario Técnico del Consejo Distrital o Municipal, para su integración ante el
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Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Ejecutiva de Administración.
Para el caso de presidentes, secretarios técnicos y consejeros electorales la
Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional, será la encargada de remitir al
Departamento de Recursos Humanos la solicitud de alta y movimiento nominal,
en el formato correspondiente (IEE/DEA/RH/001-A), anexando copia del Acta de
Sesión del Consejo General.
4.- Para el caso del Personal Administrativo y Operativo adscrito a los Consejos, el
Departamento de Recursos Humanos previa recepción de los expedientes,
enviados por la Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional Electoral, así como el
formato de alta IEE/DEA/RH-001, enviado por los Consejos, ambos debidamente
requisitados, elaborará el contrato individual de trabajo por tiempo determinado,
(que exclusivamente se maneja en oficinas centrales), que remitirá a los Consejos
a través del Área de Enlaces Administrativos para las firmas correspondientes, el
cual una vez requisitados los turnará al Departamento de Recursos Humanos,
para su custodia.
5.- Las altas de personal serán los días 1º. ó 16 de cada mes, según sea el caso, y
deberá ser enviada al Departamento de Recursos Humanos, con una anticipación
de 15 días y no podrán otorgarse por esta causa retroactivos salariales mayores
a 15 días.
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3.1.3 Plantilla de personal determinada para los Consejos Distritales y Municipales Electorales.
PLANTILLA DE LOS CONSEJOS DISTRITALES
DESCRIPCION Nº PLAZAS
Presidente 1
Consejero Ciudadano Propietario Distrital 5
Secretario Técnico Distrital 1
Coordinador Distrital 1
Auxiliar Contable “A” 1
Capacitador Electoral *
Secretaria “D” 1
Conserje-velador 1
* Esta figura se contratará únicamente cuando las elecciones correspondan a
Gobernador del Estado.
PLANTILLA DE LOS CONSEJOS MUNICIPALES
DESCRIPCION Nº PLAZAS
Presidente 1
Consejero Ciudadano Propietario Municipal 5
Secretario Técnico Municipal 1
Coordinador Municipal 1
Secretaria “E” 1
Capacitador Electoral *
Conserje-velador 1
* El número de Capacitadores Electorales será determinado por la Dirección Ejecutiva de
Capacitación Electoral y Educación Cívica.
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3.1.4 De las bajas de Personal
Con fundamento en lo establecido en el Artículo 166 del Estatuto del Servicio Profesional para el personal del Instituto Estatal Electoral de Chiapas, el personal del Instituto quedará separado del puesto o cargo por las causas siguientes:
• Renuncia. • Abandono de empleo. • Incapacidad física o mental que le impida el desempeño de sus funciones. • Fallecimiento. • Terminación de la vigencia del contrato. • Por resoluciones derivadas de un procedimiento administrativo instaurado en los términos del Estatuto.
a).- Renuncia: Cuando un empleado manifieste su decisión voluntaria de causar baja,
antes de la fecha de terminación de su contrato, deberá presentar la renuncia
laboral con 15 días de anticipación al Presidente del Consejo Distrital o Municipal
correspondiente, de acuerdo al Formato IEE/DEA/RH/008.
b).- Abandono de empleo: Cuando un empleado incurra en la causal del abandono
de empleo, se deberán levantar las actas administrativas correspondientes de
acuerdo a lo estipulado en el numeral 3.1.7 y 3.1.9 de este mismo ordenamiento,
procediendo a la rescisión de la relación laboral.
c).- Incapacidad Física o Mental: Para tal efecto mediará el documento expedido
por una institución o autoridad competente, estableciéndose el procedimiento
administrativo correspondiente.
d).- Fallecimiento: Deberá presentarse el acta de defunción, para iniciar los trámites
administrativos correspondientes.
e).- Terminación de la vigencia del contrato: Al término del contrato procederá la baja automáticamente sin responsabilidad para el Instituto, sin mediar aviso alguno.
f).- Por resoluciones derivadas de un procedimiento administrativo instaurado en los términos del Estatuto del Servicio Profesional para el Personal del Instituto Estatal Electoral, por incurrir en cualquiera de las prohibiciones establecidas en los presentes ordenamientos.
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En todos los movimientos de baja deberán anexar el formato original denominado
“Solicitud de Baja de Personal” (Formato IEE/DEA/RH/009) y remitirse requisitado en los
5 días siguientes a la Dirección Ejecutiva de Administración, a través del Área de Enlaces
Administrativos para que proceda la baja. Así también se deberá turnar copia a la
Dirección de Asuntos Jurídicos y a la Coordinación de Planeación, Auditoría y Evaluación
para su conocimiento y tramite, según corresponda.
Con la finalidad de evitar pagos indebidos, dicho documento deberá ser remitido vía fax
de manera inmediata al momento del conocimiento de la baja al Departamento de
Recursos Humanos.
3.1.5 Del trámite para cubrir plazas vacantes
Para solicitar la ocupación de una plaza vacante, durante el Proceso Electoral, generada
por renuncia voluntaria, abandono de empleo o cualquier otra causa, deberá realizarse a
través del formato correspondiente (IEE/DEA/RH/001) dirigida al titular de la Dirección
Ejecutiva de Administración a través del Área de Enlaces Administrativos; firmado por el
Presidente y Secretario Técnico del Consejo Distrital o Municipal Electoral
correspondiente, anexando la documentación indicada en el punto 3.1.2 inciso d) de
este mismo ordenamiento.
3.1.6 Cambio de adscripción y/o Promoción al personal
a).- Los movimientos de cambio de adscripción, promoción o ascenso se efectuarán
mediante el Formato IEE/DEA/RH/010 “Solicitud de cambio de Adscripción y/o
promoción”, surtirán sus efectos los días 1º. ó 16 de cada mes según sea el caso.
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b).- Para los ascensos o promociones, se deberá analizar diversos conceptos que
puedan ser valorados para cada caso, según el puesto que se pretenda ocupar;
dichos conceptos podrán ser:
I) Perfil laboral.
II) Iniciativa en el desarrollo de las actividades encomendadas.
III) Orden y disciplina en el trabajo.
IV) Lealtad y colaboración Institucional.
V) Permanencia incondicional en el trabajo.
VI) Eficiencia y eficacia demostrada.
VII) Disponibilidad, puntualidad y experiencia; y
VIII) Antigüedad y otros que puedan ser valorados.
3.1.7 De los derechos, obligaciones y prohibiciones al trabajador
A) Derechos:
I. Recibir las remuneraciones determinadas en los tabuladores institucionales así
como las demás que establezca la Junta General Ejecutiva de acuerdo con la
disponibilidad presupuestal,
II. Recibir la indemnización y demás prestaciones que le correspondan derivadas de
accidentes de trabajo,
III. Recibir los cursos de capacitación que le permitan realizar de mejor manera las
funciones que tengan encomendadas,
IV. Ser tratados en forma respetuosa por sus superiores y compañeros,
V. Recibir aguinaldo conforme a lo estipulado legalmente, como mínimo,
VI. Renunciar al empleo cuando así convenga a sus intereses, con aviso a su jefe
inmediato con 15 días de anticipación,
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VII. No ser cesado o despedido por causa injustificada,
VIII. Las demás que se establezcan por los ordenamientos jurídicos vigentes.
B) Obligaciones:
I. Coadyuvar al cumplimiento de los fines del Instituto,
II. Ejercer sus funciones con estricto apego a los principios de certeza, seguridad,
legalidad, independencia, veracidad, objetividad e imparcialidad,
III. Conducirse en todo tiempo con imparcialidad y objetividad, respecto de las
posiciones de las organizaciones y agrupaciones políticas, así como de los
partidos políticos, sus candidatos, militantes y sus dirigentes, procurando que las
relaciones de comunicación con ellos se lleven a cabo con cordialidad y respeto,
IV. Obedecer las ordenes e instrucciones que reciban de sus superiores en asuntos
estrictamente del servicio, siempre y cuando no implique la comisión de un delito,
V. Participar y acreditar, en su caso, los cursos de capacitación según lo determine
el Instituto,
VI. Acreditar la evaluación del desempeño que se les haga,
VII. Observar y hacer cumplir las disposiciones de orden jurídico, técnico y
administrativo que emitan los órganos competentes del Instituto,
VIII. Desempeñar las labores con intensidad, cuidado y esmero apropiados,
observando las instrucciones que reciban de sus superiores jerárquicos,
IX. Cumplir con eficiencia y eficacia todas las funciones que se le confieran, así como
desarrollar sus actividades en el lugar y área de adscripción que determine las
autoridades del Instituto,
X. Asistir puntualmente a sus labores respetando los horarios establecidos y
registrar personalmente su asistencia, al inicio y al término de su jornada de
trabajo. Con excepción del Presidente y Secretario técnico en los cuales su
registro será opcional,
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XI. Cumplir las comisiones de trabajo que por necesidades del Consejo se le
encomienden, por oficio, en lugar y áreas distintos al de su adscripción durante
los períodos que determine el mismo Consejo,
XII. Conducirse con rectitud y respeto ante sus superiores jerárquicos, compañeros y
subordinados, así como ante los representantes de los partidos políticos, de los
que recibirán igual trato,
XIII. Observar las medidas preventivas e higiénicas que acuerden las autoridades
competentes y las que indique el Instituto para la seguridad y protección
personal de sus trabajadores,
XIV. Dar aviso de inmediato a su superior jerárquico, salvo caso fortuito o fuerza
mayor, de las causas justificadas que le impidan concurrir a su trabajo,
XV. Conservar en buen estado los instrumentos y útiles que le sean proporcionados
para el desempeño de sus actividades,
XVI. Prestar auxilio en cualquier tiempo que se necesite, cuando por siniestro o riesgo
inminente peligren las personas o los intereses del Instituto,
XVII. Poner en conocimiento del Instituto, las enfermedades contagiosas que padezcan
tan pronto como tengan conocimiento de la misma,
XVIII. Comunicar a su superior jerárquico las deficiencias que adviertan, a fin de evitar
daños o perjuicios a los intereses del Instituto o vida de sus compañeros de
trabajo,
XIX. Portar el gafete de identificación que lo acredita como empleado del Instituto,
XX. Guardar reserva y discreción ante asuntos de trabajo, considerados como
confidenciales,
XXI. Las demás que le imponga el código, el estatuto, la Ley de Responsabilidades de
los Servidores Públicos del Estado y otros ordenamientos aplicables,
IInnssttiittuuttoo EEssttaattaall EElleeccttoorraall PPrreessiiddeenncciiaa
CCoooorrddiinnaacciióónn ddee PPllaanneeaacciióónn,, AAuuddiittoorrííaa yy EEvvaalluuaacciióónn
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C) Prohibiciones:
I. Faltar al trabajo sin causa justificada o sin el permiso correspondiente,
II. Desatender su trabajo en horas laborables, distrayéndose con actividades no
relacionadas con el mismo,
III. Formar grupos de charla durante las horas de trabajo en los locales donde
prestan sus servicios o fuera de ellos,
IV. Dar motivos mediante actos escandalosos u otros hechos que de alguna manera
menoscabe su reputación,
V. Hacer ventas o rifas dentro de los edificios de los Consejos Distritales y
Municipales,
VI. Hacer uso de útiles o herramientas suministrados, para fines distintos a los que
se destinen,
VII. Introducir o ingerir en las instalaciones del Consejo bebidas embriagantes,
narcóticos, psicotrópicos o drogas enervantes,
VIII. Introducir, preparar o consumir alimentos, fuera de las áreas destinadas para
ello, a excepción en horas extraordinarias de trabajo,
IX. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo los efectos de alguna otra
droga, usada indebidamente,
X. Hacer deliberadamente anotaciones inexactas o alterar cualquier documento con
carácter oficial en detrimento de los Consejos,
XI. Tratar de manera descortés o hasta grosera a los compañeros de trabajo durante
la jornada laboral,
XII. Cualquier actividad que perjudique u obstaculice el buen funcionamiento de los
Consejos,
XIII. Portar cualquier tipo de armas en el interior de las oficinas de los Consejos
Distritales y Municipales,
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XIV. Contratar personal que incurran al nepotismo,
XV. Realizar actos inmorales dentro de los Consejos,
XVI. Contratar personal para cualquier tipo de servicios del Consejo, con quienes se
tenga parentesco consanguíneo hasta el cuarto grado por afinidad o civil.
Atendiendo a lo estipulado en el Art. 45 Fracción XIII de la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado, que a la letra dice “
excusarse de intervenir en cualquier forma en la atención, tramitación, o resolución
de asuntos en los que tenga interés personal, familiar o de negocios, cónyuge o
parientes consanguíneos hasta el cuarto grado; para con quienes tenga parentesco
por afinidad o para terceros, con los que tenga relaciones profesionales, laborales o
de negocios o sociedades de las que el servidor público o las antes referidas
personas formen o hayan formado parte. En el ámbito de la administración pública
municipal la limitación de parentesco a que alude la presente disposición se aplicará,
hasta el segundo grado de parentesco por consaguinidad, afinidad o civil, en
aquellos municipios con población de hasta 50 000 habitantes y, hasta el tercer
grado de parentesco por consaguinidad, afinidad civil en aquellos municipios con
población mayor a los 50 000 y 100 000 habitantes; en los municipios con población
mayor a 100 000 habitantes el presente ordenamiento abarcará hasta el cuarto
grado de parentesco por consaguinidad, afinidad o civil”.
3.1.8 Del horario de trabajo
1) El horario de labores se sujetará a lo estipulado en él artículo 145 del Código Estatal
Electoral que a la letra dice “los Consejos Distritales y Municipales Electorales en su
primera sesión determinarán sus horarios de labores teniendo en cuenta que todos
los días y horas en año Electoral son hábiles, de lo que informarán a la Dirección
Ejecutiva de Administración”.
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2) Las asistencias del personal se registrarán diariamente en un libro de control que
será llenado, de acuerdo al (Formato IEE/DEA/RH/020), que deberá colocarse
en el lugar destinado previamente para ello y ningún trabajador podrá retirarlo sin
autorización del Presidente Distrital o Municipal, quien designará al responsable de la
vigilancia y resguardo del mismo.
3) Los trabajadores dispondrán de 15 minutos de tolerancia, contados a partir de la
hora reglamentaria de entrada, para registrar a tiempo su asistencia.
Después de ese lapso y hasta los quince minutos siguientes, se considerará
como retardo, posteriormente el trabajador no podrá registrar su entrada,
tomándose como inasistencia la fecha en cuestión, salvo que el Presidente del
Consejo Distrital o Municipal lo justifique.
4) El trabajador estará obligado a registrar su asistencia al inicio y al término de su
jornada de trabajo, dentro del horario establecido; en caso de que el registro de
asistencia se realice después del horario de entrada o antes del horario de salida y no
exista justificante al respecto de manera oficial por parte de su jefe inmediato, se
tomará como inasistencia.
5) Las justificaciones por faltas, retardos, omisiones de registro de entrada o salida
deberán ser enviadas por escrito a mas tardar a los 3 días después de la incidencia,
de lo contrario se tomará como falta, ejerciéndose las sanciones disciplinarias
correspondientes.
Las incidencias de falta del personal deberán reportarse al Departamento de Recursos
Humanos a través del Área de Enlaces Administrativos, a más tardar dentro de los
primeros cinco días posteriores a la quincena en que se dio la incidencia, mediante el
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formato reporte de incidencias (IEE/DEA/RH/021), con la finalidad de evitar pagos
indebidos, todas las incidencias deberán ser remitidos vía fax de manera inmediata al
momento del conocimiento de las mismas al Departamento de Recursos Humanos.
3.1.9 De las sanciones a los trabajadores
1. Las repetidas faltas de puntualidad e inasistencias de los trabajadores del Consejo,
darán lugar a las siguientes sanciones:
A) Después de 3 retardos en un mes, se descontará un día de sueldo.
B) Por cada inasistencia injustificada, se descontará los días en cuestión en la quincena
inmediata, mediando el acta administrativa que al efecto se levante, formato
IEE/DEA/RH-016-A.
C) Por mas de tres inasistencias consecutivas injustificadas, o cuatro acumuladas en un
período de 30 días naturales procederá la rescisión del contrato laboral
mediando para ello el levantamiento del acta circunstanciada al cuarto día por
abandono de empleo en presencia de los testigos de asistencia (Formato
IEE/DEA/RH/016), debidamente firmada por el Presidente y Secretario Técnico del
Consejo, la cual deberá ir acompañado del formato IEE/DEA/RH/009.
D) El presidente del Consejo Distrital o Municipal, podrá justificar hasta dos retardos por
persona en un período de 30 días.
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3.1.10 De las credenciales de identificación del personal
1.- La Dirección Ejecutiva de Administración a través del Departamento de Recursos
Humanos, será la encargada de expedir las credenciales de identificación a todos los
funcionarios y trabajadores de los Consejos Distritales y Municipales, debiendo para
ello firmar de recibido el interesado (Formato IEE/DEA/RH/017). Ante casos de
extravíos de este documento, el empleado deberá notificar por escrito de inmediato
al Departamento de Recursos Humanos, solicitando sea liberado de toda
responsabilidad por mal uso que pudiera darse, deberá por lo tanto tramitar la
reposición correspondiente, cubriendo el costo que determine la Dirección Ejecutiva
de Administración, llenando el siguiente formato IEE/DEA/RH/018.
2.- El Departamento de Recursos Humanos, elaborará la credencial con la fotografía
presentada, de acuerdo con los requisitos que se señalan en el punto 3.1.2.
3.- Concluida la relación laboral, sea esta por renuncia o terminación del contrato de
trabajo, el Presidente del Consejo deberá recoger la credencial que lo acredita como
empleado, cancelarla y remitirla a la Dirección Ejecutiva de Administración.
4.- Para la ejecución de estos trámites será el Área de Enlaces Administrativos, el
mediador en ambas instancias.
3.1.11 De los sueldos, envío y comprobación de nóminas
El sueldo es la retribución que el Instituto paga a los trabajadores a cambio de los
servicios prestados, en relación con la categoría y puesto que desempeña.
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1.- Los días de pago al personal en general serán invariablemente los días 15 y 30 de
cada mes.
2.- El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable del cálculo y
elaboración de las nóminas de sueldos y salarios y el envío de las mismas a los
consejos a través del Área de Enlaces Administrativos.
3.- Las nóminas de sueldos (comprobación del pago) (original y una copia), por
conceptos de servicios personales, gastos de apoyo de campo y dietas deberán ser
remitidas al Departamento de Recursos Humanos a mas tardar 5 (cinco) días
siguientes a la quincena correspondiente, toda documentación deberá firmarse
correctamente en el entendido que será responsabilidad de los Auxiliares Contables
los envíos oportunos de dichas nóminas para que a su vez el Área de Enlaces
Administrativos las haga llegar al Departamento de Recursos Financieros.
4.- Los sueldos y salarios, dietas y gastos de campo que no hayan sido pagados
deberán ser reintegrados a la Dirección Ejecutiva de Administración afectando la
cuenta bancaria del Instituto y enviando la ficha de depósito, mediante formato
IEE/DEA/RH/023 en donde se especifique la causa o razón por la cual no se efectúo
el pago, nombre de la persona, importe y período correspondiente, haciéndolo del
conocimiento del Departamento de Recursos Financieros para su control respectivo.
5.- Para el pago de dietas a Consejeros Propietarios o suplentes en su caso, deberán
llenar cuidadosamente el formato IEE/DEA/RH/022, de acuerdo al instructivo, que al
mismo se anexa. La dieta autorizada para cada Consejero Propietario, se pagará de
manera mensual; en caso de inasistencias, se pagará de manera proporcional al
número de sesiones asistidas, debiendo anexar copia de las actas de las sesiones
que se llevaron a cabo durante el mes.
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En caso que algún consejero propietario no asista a las sesiones, el consejero suplente
que asista, se le pagará lo que corresponda en forma proporcional.
Pago de Aguinaldo.
El pago de aguinaldo, se efectuará en el mes de diciembre exclusivamente al personal
administrativo, técnico y operativo (a excepción de los Consejeros Distritales o
Municipales). En forma proporcional al tiempo laborado, en base a los términos que el
Consejo General o la Junta General Ejecutiva del Instituto determine.
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IV. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
4.1 Flujograma de operación:
Ministración de recursos Comprobación de Gastos I II
DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss rreeaalliizzaa llooss ttrraassppaassooss oo ddeeppóóssiittooss aa llaass ccuueennttaass ddee llooss CCoonnsseejjooss DDiissttrriittaalleess yy MMuunniicciippaalleess EElleeccttoorraalleess
EEll DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss ccoonnttaabbiilliizzaarráá yy ttuurrnnaa ccooppiiaa ddee ffiicchhaa ddee ddeeppóóssiittoo oo ttrraassppaassooss aall ÁÁrreeaa ddee EEnnllaacceess AAddmmiinniissttrraattiivvooss
ppaarraa ssuu rreeggiissttrroo
Consejo Distrital y Municipal Electoral elabora solicitud de recursos
extraordinarios
Programa de asignación de recursos
EEll ÁÁrreeaa ddee EEnnllaacceess rreecciibbee ssoolliicciittuudd ddee rreeccuurrssooss,, vveerriiffiiccaa ddiissppoonniibbiilliiddaadd pprreessuuppuueessttaall ccoonn eell
DDeeppaarrttaammeennttoo ddee CCoonnttrrooll PPrreessuuppuueessttaall yy ttuurrnnaa aall DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss aa ttrraavvééss ddee llaa DDiirreecccciióónn EEjjeeccuuttiivvaa ddee AAddmmiinniissttrraacciióónn
CCoonnsseejjoo DDiissttrriittaall yy MMuunniicciippaall EElleeccttoorraall eennvvííaa aall ÁÁrreeaa ddee EEnnllaacceess,, llaa ccoommpprroobbaacciióónn
EEll ÁÁrreeaa ddee EEnnllaacceess rreecciibbee ccoommpprroobbaacciióónn ddee ggaassttooss yy rreevviissaa
ccuummpplliimmiieennttoo nnoorrmmaattiivvoo
EEnnvvííaa aall DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss,, aa ttrraavvééss ddee llaa DDiirreecccciióónn
EEjjeeccuuttiivvaa ddee AAddmmiinniissttrraacciióónn
EEll DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss rreecciibbee ccoommpprroobbaacciióónn yy
vvaalliiddaa
PPrroocceeddee
SSii
NNoo
Contabiliza en la cuenta de deudores diversos y turna a
Control Presupuestal para su registro
PPrroocceeddee
SSii
NNoo
Traspaso Directo Electrónico
Ministración mediante Orden de Pago Electrónico
Radicación Inmediata
Radicación En 24 Horas
Cuenta
Concentradora
Radicación de Recursos Cuentas de Consejos
Distritales y Municipales Electorales
Cuentas de Consejos
Distritales y Municipales Electorales
Otros Bancos
Ejecutivo de
Cuentas
DDeevvuueellvvee aa llooss CCoonnsseejjooss DDiissttrriittaalleess yy MMuunniicciippaalleess EElleeccttoorraalleess
ppaarraa ccoorrrreecccciióónn
Devuelve a los Consejos Distritales y Municipales
Electorales para corrección, a través del
Área de Enlaces
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4.2 Solicitud de recursos
Los Presidentes y Secretarios Técnicos de los Consejos son los únicos funcionarios
autorizados para solicitar los recursos y estas solicitudes se harán a través del
formato IEE/DEA/RF/010, debidamente requisitados y dirigidas al Director Ejecutivo de
Administración, con atención al Área de Enlaces Administrativos.
4.3 Radicación de los recursos
Los recursos serán radicados para cubrir las necesidades que los Consejos contraigan y
tendrá las siguientes modalidades.
a).- Gastos Ordinarios
b).- Fondo Revolvente
c).- Gastos Extraordinarios
a) Gastos ordinarios:
SSoonn ttooddaass llaass eerrooggaacciioonneess ppeerrmmaanneenntteess qquuee llooss CCoonnsseejjooss DDiissttrriittaalleess yy MMuunniicciippaalleess EElleeccttoorraalleess rreeaalliizzaann ppaarraa eell ddeessaarrrroolllloo ddee ssuuss aaccttiivviiddaaddeess yy ffuunncciioonnaammiieennttoo ddee llaass ooffiicciinnaass aa ssuu ccaarrggoo,, ttaalleess ccoommoo:: 1.- Dietas
2.- Sueldos y salarios
3.- Arrendamiento de inmueble
4.- Servicio telefónico
5.- Servicio de fotocopiado
6.- Servicio de agua potable
7.- Servicio de energía eléctrica
8.- Viáticos
99..-- PPaassaajjeess oo ccoommbbuussttiibbllee eenn ccoommiissiioonneess
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El Consejo para solicitar recursos financieros por concepto de gastos ordinarios, deberá
requisitar el formato IEE/DEA/RF/010 remitiéndolo a la Dirección Ejecutiva de
Administración a través del Área de Enlaces Administrativos, cuando menos con 72
horas de anticipación, para que esta sea atendida en tiempo y forma. Pudiendo enviar
dicho documento vía fax con el propósito de agilizar su atención, y el original del
mismo deberá enviarse de manera inmediata al Área de Enlaces Administrativos.
El Área de Enlaces Administrativos una vez recibida la solicitud, realizará los trámites
necesarios verificando la disponibilidad presupuestal con el Departamento de Control
Presupuestal, para que el Departamento de Recursos Financieros dependiente de la
Dirección Ejecutiva de Administración, ministre los recursos a los Consejos a través de
las cuentas bancarias aperturadas al efecto.
1. Dietas
El concepto de dietas será cubierto a los Consejeros Ciudadanos en forma mensual,
considerando la asistencia a las sesiones de los propietarios y en caso de ausencia, a los
Consejeros Suplentes, siendo responsabilidad del Presidente y Secretario técnico el pago
de esta remuneración.
Las dietas serán cubiertas a los Consejeros que asistan a las sesiones. Si en éstas, la
asistencia ha sido indistinta de propietarios y suplentes, las dietas serán repartidas de
manera proporcional, elaborándose el formato respectivo en cada consejo.
Los recursos para el pago de este concepto será depositado por el Departamento de
Recursos Financieros, previa solicitud del Área de Enlaces Administrativos, la cual será
cubierta por el Consejo al beneficiario dentro de los primeros 5 días posteriores al mes
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de que se trate, a través del formato Nº IEE/DEA/RH/022 “ Nomina de Pago de Dietas
a Consejeros Electorales”.
2. Sueldos y salarios
Este concepto será cubierto a los Presidentes, Secretarios Técnicos y personal
administrativo y operativo electoral en forma quincenal, de conformidad con la nómina
que para tal efecto emita el Departamento de Recursos Humanos, que será enviada al
Consejo a través del área de Enlaces Administrativos.
3. Arrendamiento de inmuebles
Son las asignaciones destinadas a cubrir el importe de alquiler del bien inmueble donde
están ubicadas las oficinas del Consejo Distrital o Municipal Electoral, que será radicado
por el Departamento de Recursos Financieros, previa solicitud del área de Enlaces
Administrativos.
El comprobante por este pago, deberá contener los requisitos fiscales señalados en los
Artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, así como los administrativos, que
se indican en el apartado 4.4 comprobación del gasto del presente Manual.
Los presidentes y secretarios técnicos, serán responsables de la conservación del
inmueble, debiendo hacer entrega al arrendador en las condiciones en que fue recibido,
mediante Acta de Entrega – Recepción formato (IEE/DEA/RM/004), habiéndose
finiquitado el total de arrendamientos, recuperando el depósito en garantía establecido
en el contrato.
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4. Servicio telefónico
El servicio telefónico será para uso exclusivo de llamadas oficiales; si por alguna
circunstancia se hacen llamadas particulares de larga distancia, el costo de la llamada se
cobrará al que solicito el servicio o en su caso, a quien autoriza, siendo responsabilidad
del presidente realizar los reintegros o pagos por el concepto de llamadas particulares,
todas las llamadas de larga distancia oficiales y particulares deberán registrarse en la
libreta destinada para ello ( Formato IEE/DEA/RF-003 ); todos los recibos cuando se
manden para su comprobación deberán ser acompañados por el control de llamadas de
larga distancia. Nota: Quedará restringido el uso del servicio a teléfonos
celulares y lada 01 900.
Este servicio será contratado por la Dirección Ejecutiva de Administración en aquellos
inmuebles que no cuenten con el mismo.
En aquellos distritos donde no exista la disponibilidad técnica para dicha contratación, se
utilizarán los servicios de las casetas telefónicas establecidas en la localidad, siendo
responsabilidad del Presidente y Secretario Técnico del Consejo vigilar, que dichos
servicios se hagan en la caseta mas cercana. Conveniendo con el propietario la
periodicidad y forma de pago. Para lo cual deberán solicitar dicho recurso con la
anticipación debida a través del formato Nº IEE/DEA/RF-010 “Solicitud de Recursos”.
5. Servicio de Fotocopiado
El servicio de fotocopiado deberá ser utilizado en aquellos casos que se consideren
razonablemente necesario y bajo la responsabilidad del Presidente del Consejo y
Secretario Técnico.
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Cuando los importes de copias sean pequeños deberá convenir con el establecimiento
que proporcione el servicio, que será mediante vales la prestación del mismo, los cuales
podrán ser facturados posteriormente debiendo anexar los vales utilizados que amparen
las copias solicitadas por cada servicio, indicando para que fueron utilizadas y validado
con la firma del Presidente y Secretario Técnico.
Deberá evitarse el fotocopiado de los formatos oficiales, los cuales deberán ser
solicitados con anticipación a las áreas correspondientes.
6. Servicio de agua potable
En los casos donde el contrato de arrendamiento estipule que este concepto esté a
cargo del Instituto, se procederá a enviar el comprobante de cobro para el trámite de
liquidación, debiendo observarse que los pagos que se realicen correspondan al periodo
de vigencia del contrato respectivo; por el monto del servicio, podrá liquidarse y
comprobarse mediante el fondo revolvente.
7. Servicio de energía eléctrica
El servicio corre por cuenta del Instituto por lo que para la gestión de liquidación, el
recibo se debe enviar a través del Área de Enlaces Administrativos para poder tramitar
el recurso, cuidando en todo momento que los pagos que se realicen correspondan al
periodo en que efectivamente se utilizó el servicio, podrá también liquidarse en atención
al importe con cargo al fondo Revolvente.
8. Viáticos
La cuota diaria de viáticos será de acuerdo a los tabuladores de la Dirección Ejecutiva de
Administración, autorizados por la Secretaría Ejecutiva o por el Presidente del Consejo
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General del Instituto. El cual representa la asignación económica destinada a cubrir los
gastos por concepto de hospedaje, alimentación, transporte local, tintorería, lavandería
y cualquier otro similar o conexo a éstos, cuando el desempeño de una comisión lo
requiera.
Por ninguna circunstancia se autorizarán viáticos a 2 empleados para una misma
actividad y que por su naturaleza se pueda realizar con un solo empleado. A excepción
de que sean llamados por las Direcciones Ejecutivas del Instituto Estatal Electoral y que
los Directores Ejecutivos firmen el documento correspondiente.
El pago de viáticos con pernocta, será al personal que se le comisione por un tiempo
mayor de 8 horas y viaje a una distancia que exceda los 75 km; y que no retorne el
mismo día en el Estado, como en Territorio Nacional se le podrá otorgar viáticos con
pernocta, de acuerdo a la cuota en la tarifa de viáticos.
El pago de viáticos sin pernocta, al personal que por necesidad del servicio se le
comisione por un tiempo menor de 24 horas y mayor a 8 horas y que viaje a una
distancia que exceda a los 75 km, pero que debe regresar el mismo día a su lugar de
adscripción.
Para las comisiones del personal que deban desplazarse fuera de su lugar de
adscripción, y retornar el mismo día una hora antes del horario laboral de salida, se le
cubrirá el gasto erogado por pasajes; así también para alimentos, pero siempre y
cuando retorne el mismo día como mínimo una hora posterior al horario laboral de
salida.
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El responsable del manejo de los recursos en el Consejo, deberá soportar cada una de
las comisiones mediante:
� Solicitud de viáticos y gastos a comprobar (Formato IEE/DEA/RF-005) Cuando
corresponda.
� Informe de actividades (Formato IEE/DEA/RF-006).
Este último documento, deberá elaborarlo el personal comisionado dentro de las 72
horas siguientes al término de la comisión, y será el soporte del gasto por concepto de
viáticos. Para la comprobación de viáticos y pasajes el Oficio de Comisión (Formato
IEE/DEA/RF-005) deberá presentarse con firmas autógrafas y sellos del lugar que fue
visitado de acuerdo al objetivo de la comisión.
En ningún caso las comisiones serán mayores de 15 días en un mes calendario, para el
personal directivo, administrativo u operativo.
Se excluye el pago de transporte aéreo, así como de pasaje terrestre de
primera clase especial.
En lo que concierne a los Capacitadores, se les otorgarán en forma quincenal gastos de
campo como apoyo por hospedaje y alimentos para sus actividades, conforme a las
cuotas establecidas.
Los recursos estarán a disposición de los Capacitadores los días 15 y 30 de cada
mes, por lo que deberán firmar de recibido en las nominas de gastos de campo que
serán elaboradas por el Consejo Distrital y Municipal en el Formato IEE/DEA/RF-
009; “es importante señalar que solo se deben firmar las listas si se recibe
en el acto el importe correspondiente”.
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9. Pasajes o combustible en comisiones:
Para cubrir los gastos por éstos conceptos se entregarán recursos a comprobar y el
importe que recibe el comisionado deberá quedar asentado tal y como lo establece el
formato (Formato IEE/DEA/RF-005).
Para su comprobación deberá recabar los documentos correspondientes, para ello
preferentemente utilizar medios de transporte que proporcionen comprobantes, los
cuales serán presentados conjuntamente con el informe de actividades que elaborará al
finalizar su comisión. En caso de imposibilidad practica de lo anterior, se elaborará
recibo simple firmado de recibido por el usuario del servicio y firmado por el Presidente
y Secretario Técnico del Consejo y el sello respectivo. Formato Nº IEE/DEA/RF-002).
Si existiera un sobrante, reintegrará el recurso al Consejo Distrital Electoral que
corresponda y exigirá el recibo correspondiente.
Si por el contrario el importe comprobado es mayor al otorgado, el empleado podrá
solicitar el reintegro respectivo ante del Consejo Distrital o Municipal.
Para la comprobación del gasto deberá observarse lo establecido en el punto 4.4 de este
Manual.
b) Fondos Revolventes
En lo que concierne a los fondos revolventes, su reembolso podrá solicitarse mediante
formato Nº IEE/DEA/RF-010, una vez al mes o las veces que sean necesarias si este
llega a disminuir hasta en un 50% del monto asignado, relacionando y anexando
invariablemente la documentación original comprobatoria (Formato IEE/DEA/RF-
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011). La comprobación del Fondo Revolvente no deberá tener antigüedad mayor de 15
días del mes que se compruebe.
Estos recursos serán canalizados para cubrir los gastos menores de operación que se
presenten en el desempeño de las actividades propias del Consejo. Los conceptos que
se podrán cubrir con el fondo revolvente serán aquellos que no excedan de 20 veces el
salario diario mínimo vigente en el estado y que no se encuentran considerados como
gastos ordinarios, a excepción del servicio de agua potable y energía eléctrica y evitar
realizar compras que por su naturaleza se clasifiquen como activos fijos.
El monto del fondo revolvente que se asigne a los Consejos será con base en los
estudios que para tal efecto realice la Dirección Ejecutiva de Administración y autorizado
por la Secretaría Ejecutiva, mismo que podrá ser adicionado o disminuido considerando
las necesidades que se presenten en el curso normal de operación, debiendo ser
solicitados mediante oficio dirigido al Director Ejecutivo de Administración. Así también
cuando soliciten algún recurso adicional, deberá justificar el uso y destino que se le
dará.
Cuando el recurso del fondo revolvente se destine a los conceptos que a continuación se
detallan deberá observarse lo siguiente:
Alimentación de personas:
Son pagos destinados a cubrir gastos por concepto de: alimentos procesados, café,
galletas, refrescos y té, que se consumen durante el desarrollo de las actividades y de
las sesiones ordinarias y extraordinarias, en este renglón quedan restringidos los pagos
de notas por consumo en restaurantes-bares y otros establecimientos similares, así
como de cualquier tipo de golosina, carnes frías y lácteos, dicha comprobación deberá
cumplir con los requisitos mencionados en el punto 4.4 de este ordenamiento.
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Los consumos de alimentos proporcionados a los integrantes del Consejo en las
sesiones del mismo, deberán ser soportados con copia de la lista de asistencia de la
sesión de que se trate y el documento comprobatorio deberá estar firmado al reverso
por los que recibieron el servicio.
Cuando por necesidades del servicio se tenga que proporcionar alimentación al
personal, el gasto deberá estar soportado con el documento comprobatorio firmado al
reverso por los beneficiarios del servicio; para lo cual deberá mediar solicitud de
recursos.
Combustibles y lubricantes:
En lo que respecta a este rubro, únicamente podrá ejercerse el consumo en vehículos
oficiales que hayan sido proporcionados en resguardo al Consejo Distrital, anexando la
bitácora correspondiente ( Formato IEE/DEA/RM/002).
En caso de tener la necesidad de realizar este tipo de gastos en vehículos particulares,
se deberá presentar por escrito la solicitud debidamente justificada y de manera
anticipada al día de la comisión, para obtener la autorización de la Dirección Ejecutiva
de Administración y anexarla al comprobante respectivo.
El comprobante deberá razonarse, es decir especificar el motivo u objeto, lugares y
fecha de la comisión, además de marca, tipo, modelo y Nº de placa de la unidad a la
que se suministró el combustible; deberá anotar el kilometraje recorrido y bitácora
correspondiente. Todo esto deberá coincidir con lo descrito en el oficio de comisión.
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Responsable del fondo revolvente:
Los responsables del manejo del fondo revolvente serán el Presidente y Secretario
Técnico del Consejo, quienes deberán auxiliarse y apoyarse respecto a la procedencia
del gasto en el Auxiliar Contable , quien será el responsable única y exclusivamente de
que los gastos vayan debidamente soportados y que cumplan con los requisitos
establecidos para cada caso.
c) Gastos extraordinarios
Los recursos para gastos con carácter de extraordinarios, son los que por su monto,
destino y naturaleza necesitan contar con la autorización previa de la Dirección Ejecutiva
de Administración. Los cuales deberán ser solicitados a través del área de Enlaces en
formato Nº IEE/DEA/RF-010.
El Área de Enlaces Administrativos procederá a verificar la disponibilidad presupuestal
en el Departamento de Control Presupuestal y recabará la autorización de las instancias
correspondientes, quienes analizarán las peticiones y en su caso autorizarán los recursos
solicitados. (Formato IEE/DEA/RF-010).
La Dirección Ejecutiva de Administración a través del Departamento de Recursos
Financieros, radicará los recursos una vez autorizados y los depositará en la cuenta de
la Institución Bancaria que corresponda a cada Consejo, entregando al Área de Enlaces
Administrativos fotocopia de la ficha de depósito, para que esta a su vez comunique vía
fax al Consejo, con el objeto de agilizar y cubrir los pagos oportunamente.
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4.4 Comprobación del gasto
Los recursos financieros que reciban los Consejos serán canalizados para cubrir los
gastos inherentes a su operación, NO DEBERÁN REALIZAR GASTOS POR
CONCEPTOS NO AUTORIZADOS.
Los Auxiliares Contables, deberán observar que los documentos soportes del gasto
reúnan los requisitos fiscales de acuerdo a los Art. 29 y 29 A, del Código Fiscal de la
Federación y los requisitos administrativos siguientes:
REQUISITOS FISCALES
� Estar impresos en establecimientos autorizados por la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público.
� Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave
del registro federal de contribuyentes de quien los expida, (cédula de
Identificación Fiscal del contribuyente, impreso en el comprobante.).
� Contener impreso el número de folio.
� Lugar y fecha de expedición.
� Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se
expida ( IEE-001201-KH3).
� Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen
( descripción del concepto del gasto debidamente detallado y pormenorizado ),
para el caso de arrendamientos se deberá especificar el período.
� Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y
letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las
disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso (15% de I.V.A., excepto en
zona fronteriza que será el 10%, retención del 10% I.S.R. y 10% de I.V.A. en
caso de arrendamiento).
� Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.
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� Los comprobantes que se reciban deberán estar dentro del Plazo de utilización
que será de dos años a partir de la fecha de su impresión, dicha vigencia deberá
señalarse expresamente en los mismos.
REQUISITOS ADMINISTRATIVOS
� Expedido a nombre del Instituto Estatal Electoral, (salvo lo relativo a
teléfono, agua potable y energía eléctrica, que podrán estar a nombre del
Arrendador o de quien pertenezca el contrato).
� Domicilio del Instituto: Periférico Sur Poniente No. 2185, Col. Penipak,
Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, C.P. 29060.
� Documento original.
� Sello del Consejo.
� Firmas del presidente y secretario técnico del Consejo.
� En el caso del arrendamiento, deberá contener la firma del arrendador.
No se aceptarán como comprobantes de gasto, los documentos y conceptos
siguientes:
� Tiras de máquinas registradoras (salvo de aquellos establecimientos que están
autorizados para imprimir sus propios comprobantes fiscales, los cuales deberán
cumplir con los requisitos fiscales y administrativos señalados).
� Concepto de gastos varios.
� Consumo y adquisición de bebidas alcohólicas.
� Obsequio a terceros.
� Propinas.
� Donativos.
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� Pasteles y golosinas.
� Todo aquello que no sea justificable, de acuerdo a lo que corresponda.
Cuando existan casos o imposibilidad práctica de que el documento no reúna los
requisitos fiscales, se elaborará recibo simple con el nombre, domicilio y Registro
Federal de Contribuyentes de la persona que haya prestado el servicio, anexando copia
de la credencial de elector, este documento deberá estar sellado y firmado por el
Presidente y Secretario Técnico del Consejo Electoral (Formato IEE/DEA/RF-002).
En caso de tratarse de Régimen de pequeños contribuyentes, el documento
comprobatorio, deberá reunir los siguientes requisitos:
• Copias de las notas de venta, las cuales deberán contener impreso el nombre,
denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de
contribuyentes de quien lo expida; contener impreso el número de folio; lugar y
fecha de expedición. En los casos en que los contribuyentes utilicen máquinas
registradoras de comprobación fiscal, podrán expedir como comprobantes
simplificados, la copia de la parte de los registros de auditoría de dichas
maquinas en la que aparezca el importe de la operación de que se trate.
Apertura de cuentas bancarias.
Al aperturar las cuentas bancarias de los consejos Distritales y Municipales Electorales,
deberá ser a nombre del Instituto Estatal Electoral y el Consejo Distrital o Municipal que
corresponda.
El manejo de la cuenta bancaria será de manera mancomunada: firmando el Presidente
del Consejo y el Secretario Técnico. Así también el Auxiliar contable llevara un registro y
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control de los depósitos y cheques expedidos mediante un auxiliar de bancos, a efecto
de evitar sobregiros los cuales serán a cargo del Consejo Distrital o Municipal.
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V. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
5.1 Resguardo de mobiliario y equipo asignado para la operación de los Consejos.
La Dirección Ejecutiva de Administración a través del Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales y del Área de Enlaces Administrativos proveerán de
mobiliario y equipo necesario para la operatividad de los Consejos, los cuales deberán
ser resguardados por los Presidentes de los Consejos (Ver anexo 3), quienes además,
deberán vigilar que exista el adecuado uso de los mismos; hacia el interior del Consejo,
el Presidente podrá resguardar individualmente los equipos a quien efectivamente haga
uso de ellos (IEE/DEA/RM-001).
En caso de que exista la necesidad de algún equipo específico, deberá solicitarse por
escrito a la Dirección Ejecutiva de Administración a través del Área de Enlaces
Administrativos.
5.2 Material de oficina y de limpieza.
La Dirección Ejecutiva de Administración, a través del Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales proveerá a los Consejos de los materiales para la
operatividad con base en los listados que para tal fin se formule. Para todos los
requerimientos en cuestión de materiales de oficina, deberán dirigir la solicitud a la
Dirección de Administración con atención al Departamento de Recursos Materiales a
través del área de enlaces.
El Auxiliar Contable responsable del manejo y control de los materiales y suministros,
deberá prever las existencias que permitan cubrir las operaciones, en caso de que estos
disminuyan en número razonable elaborará las solicitudes que hará llegar al Área de
Enlaces Administrativos, justificando sus necesidades. En caso que se presentara alguna
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urgencia de adquirir algún material, deberán comunicar y solicitar el visto bueno del
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de enlaces para
poder realizar la compra correspondiente.
5.3. Mantenimiento
Todos los Consejos Distritales Electorales, deberán solicitar autorización para el
mantenimiento de vehículos y equipo de oficina, debiendo informar del estado en que
se encuentre, a la Dirección Ejecutiva de Administración, a través de Enlaces, para ello
deberán requisitar el formato IEE/DEA/RM/05.
En caso de realizar cambios en refacciones a algún vehículo, deberán remitir al
Departamento de Recursos Materiales la pieza deteriorada.
5.4. Vehículos
Los vehículos asignados para la operatividad de los Consejos Distritales serán
responsabilidad del resguardante oficial ante el Instituto, y en caso de que por
necesidades del servicio, dicho vehículo deba ser utilizado por otra persona, será
responsabilidad del resguardante oficial la elaboración del resguardo provisional por el
periodo que dure la comisión o actividad respectiva, formato IEE/DEA/RM/001-A. El
tercero en cuestión será el responsable de la debida comprobación de combustible por
dicho periodo.
Cuando a solicitud de la Dirección Ejecutiva Administración, el vehículo sea requerido en
oficinas centrales la entrega la realizará el resguardante oficial al departamento de
Recursos Materiales y Servicios Generales, elaborando el acta administrativa
correspondiente en la cual deberá plasmarse detalladamente las condiciones en que se
entrega dicho vehículo, a fin de deslindar responsabilidades.
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Cuando por la operatividad se tenga la necesidad de requerir en renta los servicios de
vehículos, previa autorización de la Dirección Ejecutiva de Administración, se celebrará
el contrato de renta (formato IEE/DEA/RM/003), el cual deberá venir acompañado con
los siguientes documentos:
• Recibo simple (formato IEE/DEA/RF/002).
• Identificación Oficial del propietario del vehículo (fotocopia).
• Licencia de Manejo del conductor del vehículo (fotocopia).
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VI. CIERRE DE OPERACIONES
Al término del Proceso Electoral los Consejos Electorales tendrán la responsabilidad de
desarrollar las siguientes acciones:
� Es responsabilidad del Presidente y Secretario Técnico de los Consejos,
finiquitar y verificar de manera anticipada que no existan obligaciones
pendientes de pago, en caso contrario se realizará el comunicado a
oficinas centrales para que se realicen las previsiones correspondientes.
� Canalizará al Área de Enlaces Administrativos la documentación final de
comprobación, remanentes de efectivo, papelería y útiles sobrantes, refacciones,
herramientas, etc.
� Verificará que se hayan cubierto todas las prestaciones al personal.
� Verificará que exista la cancelación de contratos con personal eventual, en
coordinación con el Departamento de Recursos Humanos.
� Deberá recoger las credenciales de los empleados a su cargo, cancelarlas y
remitirlas a la Dirección Ejecutiva de Administración.
� Remitir las chequeras debidamente canceladas y los talonarios de los cheques
utilizados.
� Verificar haber saldado todas las operaciones administrativas de conformidad a lo
establecido en este Manual.
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� Una vez concluido el proceso electoral, el mobiliario y equipo asignado a los
Consejos Distritales y Municipales Electorales, deberá ser devuelto en el momento
que sea solicitado debidamente relacionado, en caso de existir faltantes los
Presidentes y Secretarios Técnicos serán los responsables directos de reintegrar
lo que corresponda.
Se fincarán responsabilidades a aquellos Presidentes y Secretarios Técnicos que no
finiquiten en términos de eficiencia al 100%, los compromisos adquiridos en todo el
proceso electoral, principalmente en lo que respecta al arrendamiento del inmueble, no
deberá quedar pendientes pagos de servicios de agua, luz, teléfonos y rentas, entre
otros.
El presente Manual será de observancia para todos los Consejos Distritales y
Municipales, y surtirá efecto por las operaciones que se ejecuten a partir de la fecha de
autorización.
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VII. DEL CONTROL Y SEGUIMIENTO
La Secretaria Ejecutiva y Dirección Ejecutiva de Administración de este Organismo en
uso de sus atribuciones procederán a implementar los mecanismos de control
necesarios a fin de observar el cumplimiento de este Manual.
La Coordinación de Planeación, Auditoría y Evaluación, en el ámbito de su competencia
vigilará el cumplimiento de las disposiciones expuestas en el presente Manual.