Manual Operativo Programa Multifase de Trsnsforamcion Institucional Del Sector Salud

5/14/2018 Manual Operativo Programa Multifase de Trsnsforamcion Institucional Del S...

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REPUBLICA DE PANAMAMinisterio Salud

MANUAL OPERATIVO

PROGRAMA MULTIFASE DE TRANSFORMACIÓNINSTITUCIONAL DEL SECTOR SALUD

CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 1350/OC-PN

Julio, 2002



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CONTENIDOPROGRAMA MULTIFASE DE TRANSFORMACIÓN

INSTITUCIONAL DEL SECTOR SALUD

SIGLAS BASICAS

CAPTITULO 1...................................................................................................... 7DESCRIPCIÓN Y ALCANCES........................................................................... 71.1 Objetivos.......................................................................................................... 71.2 Estructura......................................................................................................... 71.3 Beneficiarios.................................................................................................... 81.4 Duración.......................................................................................................... 91.5 Dimensionamiento Financiero......................................................................... 10

1.6 Documentos..................................................................................................... 11

CAPITULO 2......................................................................................................... 12MANUAL OPERATIVO...................................................................................... 122.1 Alcance............................................................................................................ 122.2 Estructura......................................................................................................... 122.3 Aprobación y entrada en vigencia................................................................... 132.4 Modificaciones................................................................................................ 13

CAPÍTULO 3......................................................................................................... 14ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y DIRECTIVA...................................... 14

3.1 Organismo Ejecutor......................................................................................... 143.2 Estructura Organizativa................................................................................... 14

3.2.1 Funciones Técnicas................................................................................ 153.2.2 Funciones Administrativas y Financieras.............................................. 18

3.3 El Comité Directivo del Programa CODIPRO................................................ 223.4 El Consejo Consultivo CC............................................................................... 233.5 Organización Administrativa de Fondos (PNUD).......................................... 24

CAPITULO 4......................................................................................................... 27MECANISMOS OPERATIVOS GENERALES.................................................. 274.1 Términos y Condiciones.................................................................................. 27

4.1.1 Licitaciones............................................................................................ 274.1.2 Reglamentos Operativos de Fondos Especiales.................................... 274.1.3 Solicitudes de No Objeción del BID..................................................... 28

4.2 Gestión Financiera........................................................................................... 284.2.1 Manejo de Recursos Financieros........................................................... 28

4.2.1.1 Aporte BID................................................................................ 294.2.1.1.1 Fondo Rotatorio.......................................................... 294.2.1.1.2 Transferencias entre Sub-Categorías de Inversión..... 30



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4.2.1.2 Aporte Local.............................................................................. 304.2.1.2.1 Fondo Rotatorio de la UGAF..................................... 314.2.1.2.2 Caja Menuda............................................................... 324.2.1.2.3 Transferencias entre Sub-Categorías de Inversión..... 33

4.2.2 Pagos...................................................................................................... 34

4.2.2.1 Pagos a través del PNUD........................................................... 344.2.2.1.1 Pagos de Obras, Bienes y Servicios........................... 344.2.2.1.2 Pagos de Consultorías................................................. 354.2.2.1.3 Pago de PAISS............................................................ 364.2.2.1.4 Reembolso del FOGI.................................................. 374.2.2.1.5 Anticipo de Fondos para Capacitaciones y Pasantías 384.2.2.1.6 Pago de Viáticos......................................................... 39

4.2.2.2 Pagos a través del Fondo Rotatorio de la UGAF....................... 404.2.2.2.1 Pagos de Bienes y Servicios....................................... 404.2.2.2.2 Pagos de Caja Menuda................................................ 414.2.2.2.3 Pago de Viáticos......................................................... 41

4.2.2.3 Pagos de honorarios al PNUD (3%).......................................... 424.2.2.4 Pagos directos a través del BID................................................. 434.2.3 Presupuesto............................................................................................ 43

4.2.3.1 Formulación............................................................................... 444.2.3.2 Informes de Ejecución y Seguimiento Presupuestario.............. 444.2.3.3 Traslados de Partidas Presupuestarias....................................... 454.2.3.4 Solicitud de Crédito Extraordinario........................................... 45

4.2.4 Registros Contables............................................................................... 454.2.5 Estados Financieros............................................................................... 464.2.6 Auditoría................................................................................................ 47

4.3 Gestión Administrativa.................................................................................... 514.3.1 Planificación.......................................................................................... 51

4.3.1.1 Plan Operativo Anual (POA)..................................................... 524.3.1.2 Plan de Adquisiciones (PA)....................................................... 524.3.1.3 Flujo de Pagos y Desembolsos.................................................. 534.3.1.4 Informes de Ejecución Financiera............................................. 534.3.1.5 Informes Semestrales de Avance............................................... 53

4.3.2 Cumplimiento de Cláusulas Contractuales............................................ 544.3.3 Firmas Autorizadas................................................................................ 54

4.3.3.1 Ante el BID................................................................................ 544.3.3.2 Ante el PNUD............................................................................ 544.3.3.3 Ante el Banco Nacional de Panamá........................................... 55

4.3.4 Organización de la UGAF..................................................................... 554.3.4.1 Organigrama Funcional............................................................. 564.3.4.2 Estructura de Personal............................................................... 574.3.4.3 Selección de Personal................................................................ 58

4.3.4.3.1 Selección del Director Ejecutivo................................ 584.3.4.3.2 Selección de Especialistas.......................................... 584.3.4.3.3 Selección de Personal del Departamento de

Contrataciones y Gestión Financiera.......................... 594.3.4.3.4 Selección de Personal de Apoyo................................. 59



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4.3.4.4 Mecanismo de Contratación...................................................... 594.3.4.5 Evaluación de Personal.............................................................. 60

4.3.4.5.1 Evaluación del Director Ejecutivo.............................. 604.3.4.5.2 Evaluación de Especialistas........................................ 604.3.4.5.3 Evaluación de Personal del Departamento de

Contrataciones y Gestión Financiera.......................... 604.3.4.5.4 Evaluación de Personal de Apoyo.............................. 614.3.4.6 Prácticas Corruptivas................................................................. 61

4.4 Gestión de Contrataciones............................................................................... 624.4.1 Bienes y servicios hasta US$250.000.................................................... 63

4.4.1.1 Bienes y servicios conexos: igual o mayor a US$100.000 ymenor de US$250.000............................................................... 63

4.4.1.2 Bienes y servicios conexos: por cuantías menores deUS$100.000............................................................................... 65

4.4.2 Bienes y servicios por más de US$250.000........................................... 664.4.3 Obras hasta US$1.000.000.................................................................... 70

4.4.3.1 Obras/montajes: por cuantías menores de US$250.000............ 704.4.3.2 Obras/montajes: igual o mayor a US$250.000 y menor deUS$1.000.000............................................................................ 71

4.4.4 Obras por más de US$1.000.000........................................................... 734.4.5 Consultorías........................................................................................... 774.4.6 Consultorías hasta US$200.000............................................................. 79

4.4.6.1 Consultorías: por cuantías menores de US$100.000................. 794.4.6.2 Consultorías: igual o mayor a US$100.000 y menor de

US$ 200.000.............................................................................. 804.4.7 Consultorías por más de US$200.000................................................... 81

4.4.7.1 Selección y contratación de firmas consultoras......................... 814.4.7.2 Selección y contratación de expertos individuales.................... 86

4.4.8 Contratación Directa.............................................................................. 874.4.9 Evaluación de Ofertas............................................................................ 88

4.4.9.1 Comisión Evaluadora................................................................. 884.4.9.2 Informe Técnico de Evaluación de Ofertas............................... 88

4.4.10 Adjudicación........................................................................................ 894.4.10.1 Acta de Negociación................................................................ 894.4.10.2 Resolución de Adjudicación.................................................... 894.4.10.3 Recursos de Reconsideración.................................................. 90

4.4.11 Contratos.............................................................................................. 904.4.11.1 Elaboración de Contratos......................................................... 904.4.11.2 Monitoreo de Contratos en Ejecución..................................... 914.4.11.3 Addendas................................................................................. 92

ANEXOS1. Formulario de Solicitud de Desembolso – BID2. Gestión de Cobro al Tesoro Nacional3. Solicitud de Anticipo de Fondos, Formato – PNUD4. Solicitud de Reembolso de Caja Menuda5. Solicitud de Confección de Cheques



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6. Formulario de Presentación de Cuenta7. Acta de Entrega de Bienes y/o Servicios8. Solicitud de Pago Directo9. Acta de Entrega de Servicios PAISS10. Solicitud y Rendimiento por Misión Oficial

11. Informe de Misión Oficial12. Detalle de Solicitud de Traslado de Saldos de Partidas

13. Solicitud de Créditos Adicionales14. Descripción de Funciones15. Evaluación del Desempeño16. Formulario de Inscripción o Modificación de Proveedores17. Solicitud de Contratación de Servicios de Consultoría, Provisión de Bienes

y Servicios y Obras18. Solicitud de Confección de Orden de Compra19. Solicitud de Contratación de Servicios Profesionales20. Guía para la Solicitud de Fondos del Plan de Capacitación y Pasantías

MINSA/BID



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SIGLAS BASICAS

BID Banco Interamericano de DesarrolloCODIPRO Comité Directivo del ProgramaCSS Caja del Seguro SocialFOCER Fondo para la Certificación y Acreditación del Recurso HumanoFOE Fondo para Operaciones EspecialesFOGI Fondo para Giras IntegralesFOI Fondo de Financiación para InvestigacionesICGES Instituto Conmemorativo Gorgas para Estudios de SaludISDP Informes de Seguimiento del ProyectoMEF Ministerio de Economía y FinanzasMINSA Ministerio de Salud

MO Manual OperativoOE Organizaciones ExtrainstitucionalesONG Organización No GubernamentalPAISS Paquete Integral de Servicios de SaludPE Plan de EjecuciónPOA Plan Operativo AnualRO Reglamento OperativoRRHH Recursos HumanosTDR Términos de ReferenciaUGAF Unidad de Gestión Administrativa y Financiera



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CAPITULO 1

DESCRIPCIÓN Y ALCANCES DEL PROGRAMA

1.1 Objetivos

El programa busca contribuir al mejoramiento de la salud y la calidad de vida de lapoblación de Panamá, por medio de transformaciones institucionales que mejoren laeficiencia, eficacia, calidad, sostenibilidad y equidad en la organización, producción,financiación, y regulación de los servicios de salud. En respuesta a este objetivo general, elPrograma apoyará en los siguientes objetivos específicos: (i) aumentar la capacidad del

Ministerio de Salud para ejercer su papel rector y regulador; (ii) aumentar la cobertura deservicios de atención básica a poblaciones en extrema pobreza; y (iii) transformar la gestiónpara la producción de servicios de salud.

1.2 Estructura

El programa se ejecuta en dos fases. La primera fase tiene una duración de tres años y suejecución promueve las siguientes transformaciones institucionales en el sector: (i)desarrollo de los cambios institucionales básicos para la regulación del sector; (ii) diseño y

operación de innovaciones en la entrega de servicios básicos de salud para poblaciones encondiciones de pobreza; (iii) arranque del proceso de gestión descentralizada de losservicios en 5 de las 14 regiones de salud. La segunda fase se ejecuta en los tres añossubsiguientes y durante ésta se busca fortalecer y consolidar las transformacionesinstitucionales logradas en la primera fase en cuanto a: (i) la ampliación del esquema dedescentralización a todas las regiones del país; y (ii) la institucionalización de lasinnovaciones en la entrega de servicios básicos. Esta fase recogerá los resultados y laexperiencia de la primera fase para realizar ajustes a las políticas y regulaciones del sector.

En la primera fase se ejecutarán tres componentes.

El componente 1 de transformación del MINSA para el desarrollo de su papel rector, ybusca transformar al MINSA para desarrollar su papel rector y regulador del sector salud dePanamá, incluyendo el fortalecimiento de su capacidad descentralizadora y de contrataciónde servicios en el área de atención básica para las poblaciones más pobres. Latransformación del MINSA se conseguirá a través de la combinación de actividades de dostipos: (i) actividades dirigidas a propiciar transformaciones al interior del MINSA,incluyendo cambios en la estructura de incentivos y el modelo organizacional, además delmejoramiento de procesos administrativos y tecnológicos; y (ii) actividades de



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transformación en la formulación e implementación de políticas, e intervenciones quetrascienden la esfera del MINSA y generen impacto sobre otros actores del sector.

El componente 2 de Innovaciones en la entrega de servicios básicos de atención primaria,está orientado a aumentar la cobertura de servicios básicos de salud al entregar un Paquete

Integral de Servicios de Salud (PAISS) hasta a 450.000 de los habitantes más pobres dePanamá al final de la fase 1 del programa. Este paquete contiene intervenciones de atenciónprimaria altamente costo-efectivas que serán entregadas bajo contrato por OrganizacionesExtrainstitucionales (OE) de variados tipos: ONGs, organizaciones cívicas, organizacionesreligiosas, y cooperativas, entre otras. Para lograr su propósito, el componente desarrollaráactividades de: (i) fortalecimiento de los actores involucrados; (ii) focalización de lascomunidades; (iii) entrega de servicios; y (iv) seguimiento y evaluación.

El componente 3 de transformación de la gestión para la producción de servicios de salud,promueve cambios en la eficiencia, equidad y calidad de la prestación de los servicios entodos los niveles institucionales del MINSA, por medio de los cambios en las reglas e

incentivos que gobiernan las relaciones entre la financiación y la prestación de losservicios. La metas estratégicas básicas son iniciar la descentralización de la gestión hacialas regiones de Bocas del Toro, Coclé, Herrera, Los Santos y Veraguas, adicionalmente,reorganizar la operación y las relaciones internas de los establecimientos de salud en elámbito regional. Se pondrán en operación tres proyectos pilotos en las regiones de Coclé,Herrera y Los Santos y en los años 2 y 3 los pilotos se implantarán en las regiones deVeraguas y Bocas del Toro recogiendo las experiencias y resultados de las tres regionesiniciales. Asimismo, se promoverá el mejoramiento de la gestión de 5 hospitales piloto, pormedio del desarrollo de nuevos instrumentos de gestión y el diseño e implantación desistemas de administración de la información. Con los hospitales se suscribirán conveniosde gestión que incluyen indicadores de mejoramiento de la gestión, aumento en laeficiencia y calidad de los servicios y aspectos de gestión ambiental relacionada con laaplicación de normas de bioseguridad, el manejo de desechos hospitalarios y elcumplimiento de normas de salud ocupacional. La ejecución de este componente estáinterrelacionada con la ejecución del componente de desarrollo institucional del MINSA.

1.3 Beneficiarios

Los beneficiarios del Programa serán:

1. Las poblaciones y comunidades con bajos niveles de acceso y gasto familiar en

salud que sean seleccionadas por la vía de la focalización y que reciban el PaqueteIntegral de Servicios de Salud (PAISS);

2. Las regiones de Bocas del Toro, Coclé, Herrera, Los Santos y Veraguas, en lascuales se realizan las transformaciones en la gestión descentralizada;

3. El MINSA, la CSS y el ICGES como instituciones que recibirán asistencia técnicapara el fortalecimiento institucional;



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4. Las organizaciones extrainstitucionales (OE) que participarán en los procesoscompetitivos de entrega de servicios básicos de salud1,

5. Los hospitales Aquilino Tejeira, Cecilio Castillero, Joaquín P. Franco, Luis

Fábrega, y Anita Moreno que participan en el Programa de Mejoramiento de laGestión Hospitalaria.

1.4 Duración

El Programa adelantará un conjunto de actividades que apuntan a complementar accionesimpostergables de aumento en la cobertura de servicios básicos de salud con laimplantación de estrategias de mediano y largo plazo para consolidar la reforma del sectorsalud, busca el mejoramiento de los servicios, con énfasis en las poblaciones pobres y la

transformación institucional del sector. Esta estrategia impulsa una serie de cambios en losesquemas de asignación de los recursos, en los mecanismos de financiación y construcciónde incentivos para la gestión de los servicios, y en la especialización del MINSA comorector y regulador del sector. Se propone focalizar el gasto público en salud hacia laspoblaciones más pobres y contribuir a subsanar las profundas desigualdades existentes.

En este contexto, el programa tendrá dos fases. La primera fase durará tres años y seconcentrará en: (i) proponer y desarrollar cambios institucionales en áreas críticas de laregulación del sector; (ii) diseñar y aplicar innovaciones en la entrega de servicios básicosde salud a los más pobres de Panamá; y (iii) iniciar el proceso de descentralización de lagestión de los servicios en 5 de las 14 regiones de salud del país. La segunda fase tendría un

período de ejecución de tres años y propiciaría la consolidación de las transformacionesinstitucionales logradas en la primera fase al: (i) extender la descentralización a las 14regiones del país; y (ii) institucionalizar las innovaciones en la entrega de servicios básicoscomo mecanismo para aumentar la cobertura de servicios.

El periodo de desembolsos del programa es de 42 meses, la ejecución de la auditoría socialy la evaluación concurrente tendrán un plazo de desembolsos de 48 meses.

1 Estas organizaciones están conformadas por grupos de profesionales, empresas sociales, instituciones privadasque trabajan actualmente en el campo de la salud, cooperativas, organizaciones cívicas, religiosas, organizaciones

privadas con proyección comunitaria, Agencias y organismos de Cooperación Técnica Internacional,Organizaciones No Gubernamentales (ONG´S), Municipalidades, y otras organizaciones con representaciónlegal.


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1.5 Dimensionamiento financiero

El costo total del Programa se ha estimado en US$50 millones de los cuales US$35millones corresponden al financiamiento del Banco y US$15 millones a la contrapartidalocal. Los costos directos de ejecución de los tres componentes del Programa se hanestimado en US$45 millones, los cuales se discriminan en el siguiente cuadro porcomponentes:

COMPONENTES BID LOCAL TOTAL %Componente 1. Transformación institucional delMINSA

5.527 975 6.503 13%

1.1 Transformación interna- Ajuste organizacional 1.314 232 1.546- Administración de información estratégica 751 132 883- Mercadeo social 1.067 188 1.2551.2 Transformación institucional sectorial- Formulación de políticas 2.075 366 2.441- Coordinación intrasectorial MINSA-CSS 321 57 378Componente 2. Innovaciones en la entrega deservicios básicos

17.870 6.977 24.847 50%

2.1 Fortalecimiento de actores 612 108 7202.2 Desarrollo de mecanismos de focalización 48 9 572.3 Entrega de servicios del PAISS 16.598 6.753 23.351

2.4 Seguimiento y evaluación 611 108 719Componente 3. Transformación de la gestión 10.132 876 11.008 22%3.1 Gestión descentralizada 5.844 399 6.2443.2 Reordenamiento de la oferta 2.299 255 2.5543.3 Gestión hospitalaria 1.989 221 2.210Costos Administrativos 658 1.999 2.657 5%Seguimiento y Evaluación 307 307administración 1.999Auditoría financiera 351 351Subtotal 34.187 10.827 45.014 90%Costos Financieros 4.082 4.082 8%Intereses 3.545 3.545Fondo de inspección y vigilancia (1%) 350 350

Comisión de compromiso (0,75%) 187 187Imprevistos 814 90 904 2%

Costo Total 35.000 15.000 50.000 100%% 70% 30%



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1.6 Documentos

El Programa Multifase de Transformación Institucional del Sector Salud, se rige por lossiguientes documentos:

Contrato de Préstamo No 1350/OC-PN suscrito entre el Gobierno de la República dePanamá y el BID, y sus anexos.

Documento de Proyecto PN 0076.

El presente Manual Operativo

Los cuatro (4) Reglamentos Operativos del Programa.

En caso de discrepancias entre los documentos y reglamentaciones señaladas anteriormenteprevalece lo establecido en el Contrato de Préstamo, el Documento de Proyecto, el ManualOperativo y los Reglamentos Operativos, en ese orden de prelación.



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CAPITULO 2

MANUAL OPERATIVO DEL PROGRAMA

2.1 Alcance

El Manual Operativo (MO) es una guía para la ejecución del Programa, que define lasnormas y lineamientos de carácter técnico y administrativo, que deben tener en cuenta losresponsables de la operación y ejecución de las actividades del Programa. Su objetivocentral, es establecer las normas y procedimientos que servirán de instrumento deinformación y consulta para orientar la gestión del Programa, en los tres componentes,garantizando la aplicación de criterios estandarizados que permitan la ejecución ágil y

flexible del Programa.

El Manual Operativo es un instrumento para apoyar a las

diferentes instancias y agentes participantes en el Programa,

para que desde una visión integral y coordinada se ejecuten las

diferentes actividades de Transformación del Sector Salud

El Manual Operativo (MO) contiene los procedimientos que la Unidad de GestiónAdministrativa y Financiera (UGAF) y las Unidades Ejecutoras de los Componentes,deberán utilizar como guía para efectuar los trámites administrativo-financieros para laejecución del Préstamo. La preparación del Manual Operativo se fundamentó en losdocumentos básicos del Proyecto tales como: el Contrato de Préstamo, el Documento deProyecto, las Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID y las Guías yFormularios del PNUD.

2.2 Estructura

De acuerdo con la orientación del MO, los aspectos que se incluyen dentro de estedocumento son los siguientes:

Descripción de la estructura organizativa y operativa del Programa, identificando losnexos de coordinación entre los diferentes niveles y las diferentes instanciasinvolucradas en la ejecución del Programa.



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Descripción de los mecanismos operativos que deberá aplicar la UGAF dentro delmarco de las estipulaciones del Contrato del Préstamo y sus anexos, se incluyen lostemas de adquisición y contratación de bienes y servicios, el seguimiento y evaluacióndel Programa.

Descripción de los mecanismos operativos que deberán desarrollar las diferentesinstancias e instituciones involucradas para garantizar el cumplimiento de las metas yobjetivos del Programa. Estos mecanismos operativos están referidos a: i) Mecanismosgenerales de ejecución del Programa, ii) Coordinación entre la UGAF y lasdependencias ejecutoras, iii) los mecanismos de coordinación entre componentes y iv)las normas que definen la ejecución de las actividades incluidas dentro de cadacomponente.

Los procedimientos para la prestación de servicios de asistencia técnica y capacitación.

Los reglamentos operativos para el funcionamiento de los siguientes mecanismos:

Contratación de las OEFondo para Giras Integrales (FOGI)Fondo para la promoción de la investigación en salud (FOI)Fondo para la Certificación y Acreditación de Profesionales de la salud (FOCER).

Los anexos que incluyen términos de referencia indicativos para la contratación delpersonal de la UGAF y el personal de apoyo técnico a las Direcciones del MINSA.

2.3 Aprobación y entrada en vigencia

El Manual Operativo (MO) entrará en vigencia una vez sea aprobado por el ComitéDirectivo del Programa (CODIPRO) y reciba la no objeción del BID.

2.4 Modificaciones

Durante la ejecución del Programa los cambios que surjan en el presente Manual Operativo,requieren la presentación de las modificaciones y/o ajustes para la no objeción del Banco.



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CAPITULO 3

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y DIRECTIVA DELPROGRAMA

3.1 Organismo ejecutor

El ejecutor del Programa será el Ministerio de Salud (MINSA) a través de sus direcciones,siguiendo el siguiente esquema: (i) la Dirección Nacional de Políticas de Salud se encargarádel componente 1; (ii) la Dirección General de Salud Pública se encargará del componente2; y (iii) la Dirección Nacional de Provisión de Servicios de Salud se encargará delcomponente 3.

El Ministerio contará con el apoyo de la Unidad de Gestión Administrativa y Financiera(UGAF) que prestará servicios a las Direcciones encargadas de la ejecución en aspectosrelacionados con los procesos de adquisiciones, contrataciones, la administración financieradel programa y la recopilación y procesamiento de información para la preparación deinforme de avance y desempeño del Programa.

El Comité Directivo del Programa (CODIPRO) se encarga de definir los lineamientosestratégicos para la ejecución del Programa y de velar por su articulación interna para suejecución.

Las Direcciones Nacionales como integrantes del CODIPRO tienen la responsabilidad dedar cumplimiento a los lineamientos y orientación estratégica que fije este Comité y deapoyar su ejecución. El Director de la UGAF como Secretario del CODIPRO velará por elcumplimiento de sus acuerdos y mandatos y como instancia de apoyo permanente alComité. El ciclo de programación del proyecto establece la revisión de los POA por partedel CODIPRO, lo cual garantiza la consistencia técnica en la ejecución de las actividadesdel Programa;

3.2 Estructura Organizativa

El programa establece una separación clara entre las funciones técnicas y administrativas.Las ejecución de funciones técnicas de los componentes están a cargo de las Direccionesdel MINSA anteriormente señaladas. Las actividades correspondientes al ajusteorganizacional del MINSA, la coordinación con la CSS y la implantación de estrategias demercadeo social, serán ejecutados por el despacho del Ministro de Salud. Las funciones



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administrativas y financieras son ejecutadas por la Unidad de Gestión Administrativa yFinanciera (UGAF). Esta unidad presta apoyo administrativo a las unidades ejecutoras.

El siguiente diagrama ilustra la estructura organizativa del Programa:

3.2.1 Funciones Técnicas

Las funciones técnicas serán ejecutadas por cada una de las direcciones generales del

MINSA encargadas: el componente 1 está a cargo de la Dirección Nacional de Políticas deSalud, el componente 2 a cargo de la Dirección General de Salud y el componente 3 acargo de la Dirección Nacional de Provisión de Servicios de Salud. Estas direccionescontarán con un equipo de profesionales técnicos contratados por la UGAF para apoyar laejecución del programa.

Este equipo de profesionales tiene como objetivo principal apoyar a las respectivasdirecciones en la coordinación y ejecución de los planes operativos, de las actividades decada componente y de servir de enlace entre las Direcciones y la UGAF.

En cumplimiento de su objetivo básico, los equipos técnicos de las Direcciones del MINSA

deberán desarrollar las siguientes funciones:

1. Establecer el enlace técnico al interior de las Direcciones para apoyar la ejecución delPrograma;

2. Apoyar la ejecución técnica del Programa, velando porque ésta cumpla con todos losobjetivos programáticos y las estrategias operativas del Contrato de Préstamo;

SECRETARIO GENERAL

D. GENERAL DE SALUD D. PROVISIÓN D. POLÍTICAS

MINISTRO

UGAF

CODIPRO



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3. Coordinar y supervisar la ejecución del Programa, de acuerdo a los lineamientosestablecidos por la respectiva Dirección, velando porque éstas se adelanten según elplaneamiento y la programación establecidos y de acuerdo con los parámetros deeficacia, eficiencia, transparencia y oportunidad buscando la máxima productividad de

los recursos asignados;4. Coordinar las acciones del componente con las diferentes unidades y grupos

funcionales de la Dirección en función de sus objetivos, de tal manera que se evitencolisiones de competencias, duplicaciones, vacíos u omisiones que puedan afectar elcumplimiento de los objetivos previstos;

5. Apoyar la ejecución del Programa en los aspectos técnicos, operativos y financieros,haciendo el seguimiento y produciendo los reportes que sean necesarios para evaluar eldesempeño de las instituciones, agentes participantes y del Programa en general, y paraobtener información que permita reorientar el desarrollo de las actividades en función

del cumplimiento de las metas y los objetivos establecidos, todo esto dentro del marcodel sistema de seguimiento y evaluación del Programa;

6. Desarrollar las acciones y operaciones requeridas para la apropiación de los logros y lainstitucionalización de los resultados, en el marco de los objetivos del Programa;

El ejercicio de las funciones anteriores requiere de un conjunto de actividades específicas,las cuales se detallan en el cuadro siguiente.

FUNCIÓN ACTIVIDADES DERIVADAS

Establecer el enlace técnico alinterior de las Direcciones paraapoyar la ejecución delPrograma

Definir con la Dirección respectiva, las directrices técnicas yoperativas para la ejecución del componente;

Dirigir el proceso de formulación de los Planes Operativos quedeberán prepararse para los componentes del Programa, siguiendo loscriterios metodológicos que se acuerden con el Banco;

Aplicar el Manual Operativo del Programa, el cual contendrá lasreglamentaciones operativas que deberán seguir los componentes,dependencias, instituciones y agentes participantes en el Programa;

Apoyar la implantación del Sistema de Seguimiento y Evaluación delcomponente, supervisando su desarrollo y velando porque se encuentrelisto en el momento en que el Programa comience su operación;

Representar al Programa en todas las actividades relacionadas con ladirección, coordinación y desarrollo técnico del mismo.



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Coordinar acciones con lasdependencias e instituciones

participantes

Establecer las acciones, competencias y relaciones básicas de trabajoque deberán existir entre las Direcciones del MINSA y las instituciones

beneficiarias a fin de lograr el mayor impacto posible en el desarrollode los componentes; Estructurar y ejecutar el Plan Operativo coordinando acciones con los

demás componentes buscando la optimización de recursos en funciónde los objetivos globales del Programa;

Estudiar y proponer mecanismos e instrumentos de cooperación entrelos demás componentes velando porque los criterios utilizados por cadaDirección y las intervenciones realizadas sean enteramentecompatibles;

Analizar las modalidades y mecanismos de participación de lasdependencias, funcionarios y consultores en la ejecución de los diversoscomponentes del Programa, buscando que ellas sean consistentes con laestrategia general adoptada y eficientes en el uso de los recursosasignados.

Supervisar la ejecución delPrograma

Orientar y supervisar la operación regular del componente, verificandoque las decisiones tomadas sean coherentes y consistentes con laspolíticas, planes de acción y criterios establecidos;

Presentar informes y recomendaciones a la Dirección respectiva sobrela ejecución de los componentes, verificando que los procedimientosutilizados sigan fielmente los criterios de eficacia, eficiencia,transparencia y oportunidad definidos en el Manual, los reglamentosoperativos y en los documentos técnicos del Programa;

Retroalimentar, en forma permanente, a las Direcciones del MINSAsobre el desarrollo de los diversos componentes del Programareportando los resultados obtenidos, el avance de la ejecución y laoperación del sistema de seguimiento y evaluación.

Controlar la ejecución del

Programa

Realizar el seguimiento a la ejecución del componente del Programa,

que permita detectar desviaciones y obtener información útil pararealimentar oportunamente a los responsables de la ejecución;

Realizar el seguimiento operativo del desarrollo de todas lasactividades del POA, con el fin de conocer en forma permanente elestado y avance del componente con respecto a sus objetivos;

Velar por la aplicación de las normas, criterios y procedimientosestablecidos en el manual y los reglamentos operativos del programa;

Presentar las recomendaciones a la Dirección respectiva sobredecisiones para apoyar la ejecución del Programa;

Coordinar el diseño y montaje del Sistema de Seguimiento yEvaluación, estableciendo los procedimientos para el flujo oportuno deinformación base para el análisis de la ejecución y la productividad delos recursos invertidos y para detectar las tendencias o desviaciones que

puedan afectar el adecuado cumplimiento de los Planes Operativos; Coordinar la preparación de los informes periódicos de avance de la

ejecución del componente en todos sus niveles.



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Desarrollar acciones para lainstitucionalización de los

resultados del Programa

Coordinar con las Direcciones del MINSA responsable de la ejecucióndel componente, las estrategias y los mecanismos para incorporar los

logros y resultados dentro de la gestión del Ministerio y de la Caja delSeguro Social; Adelantar las acciones de difusión y capacitación para que las

dependencias y los funcionarios del MINSA conozcan los avances yresultados del Programa, en lo relacionado con la implantación desistemas, procedimientos, modelos y metodologías;

Evaluar en forma permanente el grado de apropiación del MINSA delos resultados del Programa;

Desarrollar acciones para lapromoción y divulgación delPrograma

Coordinar el diseño de estrategias para difundir las actividades delPrograma dentro de las instituciones beneficiarias de cada componente;

Apoyar y proponer acciones especificas que el programa debaadelantar dentro de las actividades de mercadeo social;

Adelantar las acciones de difusión y capacitación para que lasdependencias y los funcionarios del MINSA conozcan el Programa.

3.2.2 Funciones Administrativas y Financieras

Estas funciones están a cargo de la Unidad de Gestión Administrativo y Financiero(UGAF), que es una instancia de apoyo administrativo y financiero a los componentestécnicos del Programa, para facilitar su ejecución, el cumplimiento de las metas y objetivosdel Programa de conformidad con lineamientos de la política institucional del MINSA, a

los compromisos pactados en el Contrato de Préstamo, las estipulaciones del ManualOperativo y de los Reglamentos Operativos del Programa.

Enfoque de la UGAF

La UGAF tendrá a su cargo, esencialmente, dos áreas de trabajo: (i) contrataciones yadquisiciones, y (ii) gestión financiera. Se contará con un Director Ejecutivo, doscoordinadores y dos expertos para cada una de las áreas de trabajo que ofrecerán soportegeneral al desarrollo de los procesos claves de la Unidad como son: adquisición ycontratación de bienes y servicios, capacitación, contabilidad y presupuesto.

La UGAF es una Unidad independiente de las entidades ejecutoras, aún cuando sufuncionamiento esté íntimamente ligado con ellas. En este contexto, todos los cargosnecesarios para la operación de la Unidad deben ser de dedicación exclusiva, sin perjuiciode la estrecha coordinación que deberán mantener con los responsables de la ejecución delPrograma en las entidades beneficiarias;



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FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO FUNCIONES DE APOYO FINANCIERO

Apoyo administrativo a las Direcciones del MINSA

para la ejecución de los componentes del Programa;

Revisión de los términos de referencia, preparados por

las Unidades Ejecutoras, para la contratación de bienes

y servicios;

Coordinar con la Organización Administradora de

Fondos la preparación de contratos de bienes y

servicios;

Solicitar a la Organización Administradora de Fondos

los pagos y desembolsos;

Aplicación de normas y procedimientos de control

administrativo;

Preparación de informes técnicos al Banco sobre el

avance y resultados del Programa;

Seguimiento a los compromisos contractuales con el

Banco.

Apoyo a las Direcciones del MINSA para la ejecución de los

componentes, en lo relacionado con la gestión financiera delPrograma;

Realizar la administración financiera del Programa y solicitar a

la Organización Administradora de Fondos los pagos y

desembolsos;

Mantener actualizados los registros de la información contable y

presupuestal del Programa,

Realizar las transferencias y pagos a las Unidades ejecutoras de

acuerdo a lo estipulado en el Manual y Reglamentos Operativos;

Aplicación de normas y procedimientos de control financiero;

Preparación de informes de la gestión financiera del Programa;

Seguimiento a los compromisos contractuales con el Banco

Funciones

Las funciones básicas que le corresponde a la UGAF son las siguientes:

1. Administración de los recursos financieros del Programa2. Apoyo administrativo y financiero-contable3. Procesos administrativos para la adquisición de bienes y la contratación de servicios

de consultoría4. Diseño e implantación del sistema contable y financiero del Programa5. Preparación de informes de la gestión administrativa, financiera y de ejecución del

Programa6. Administrar el Sistema de Información Gerencial del Programa que incluye la

administración de contratos y la gestión financiera;

El ejercicio de las funciones anteriores requiere de un conjunto de actividades específicas,las cuales se detallan en el cuadro siguiente.



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Administración de los recursosfinancieros del Programa

Coordinar con la Organización Administradora de Fondos (PNUD) lasuscripción de contratos para la adquisición de bienes y servicios;

Emitir las autorizaciones de pago a la Organización Administradora deFondos (PNUD) de conformidad con las estipulaciones del contrato depréstamo y del presente Manual Operativo;Apoyar la preparación y ejecución de los Planes Operativos que deberánprepararse para los componentes del Programa, siguiendo los principiosmetodológicos acordados con el Banco;Aplicar el “Manual Operativo del Programa”, en lo referente a las normas

y la reglamentación operativa de los componentes del Programa;Apoyar al CODIPRO mediante el suministro de la información sobre laprogramación-ejecución-seguimiento-evaluación del Programa y la entregade recursos de asistencia técnica y capacitación para el cumplimiento desus funciones,Velar por la adecuada utilización de los recursos y su aplicación para losfines del ProgramaImplantar y regularizar la aplicación de las normas y procedimientos decontrol interno, tanto administrativo, como financiera, que se establecen enel presente Manual Operativo;Implantar los mecanismos de control que garanticen la transparencia detodas las operaciones del Programa y permita disponer oportunamente deinformes auditados que sean efectivos para su seguimiento y control tantoprogramático como financiero;

Apoyo administrativo yfinanciero-contable

Servir de instancia de apoyo al Comité Ejecutivo del Programa, velandoporque la ejecución cumpla con los objetivos programáticos del Programa ylas estipulaciones contractuales del préstamo;Efectuar todas las operaciones de registro presupuestal y contable queresulten del desarrollo del Programa, velando porque ellas tengan lossoportes adecuados según las normas de contabilidad generalmente

aceptadas y la reglamentación del Manual de Operaciones del Programa;Mantener el registro completo y actualizado de la información de soportesobre las operaciones del Programa en los diferentes componentes yFondos Especiales (FOCER, FOI y FOGI);Tramitar las transferencias de recursos para los Fondos FOGI, FOCER yFOI de acuerdo a lo estipulado en los respectivos Reglamentos OperativosRealizar la recepción y procesamiento de los reportes de las DireccionesRegionales sobre los Fondos para Giras Integrales;Aplicar las herramientas computacionales disponibles para manteneractualizada información de carácter presupuestal y contable del Programa;Reportar periódicamente la ejecución presupuestal global y porcomponente, para su distribución a la UGAF y al MINSA ;Poner a disposición del Banco y de los auditores especiales la

documentación relacionada con la ejecución del programa;Preparar informes sobre la ejecución presupuestal y el movimientocontable del Programa, incluyendo análisis de indicadores y dar lasrecomendaciones pertinentes;Preparación de los informes de ejecución física y financiera requeridos parala auditoría y de los mecanismos de seguimiento del programa.



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Procesos administrativos para laadquisición de bienes y la

contratación de servicios deconsultoría

Efectuar todas las operaciones de revisión y trámite de contratación,compra o adquisición de bienes y servicios que resulten del desarrollo del

Programa, velando porque ellas tengan los soportes adecuados según lasnormas de administración generalmente aceptadas y la reglamentación delManual de Operaciones del Programa;Realizar los procesos administrativos para la adquisición de bienes y lacontratación de servicios de consultoría;.Aplicar las normas del Banco y del Programa para los procesos deadquisición de bienes y servicios;Asesorar, orientar y supervisar la ejecución de todas las actividades derevisión y trámite que deban realizarse en el Programa, velando porqueellas tengan los soportes adecuados y sean reportadas oportunamente a laUGAF para su consolidación en la contabilidad general del Programa;Aplicar el “Manual Operativo del Programa”, en lo referente a las normas

y la reglamentación referente a la contratación de servicios y a laadquisición de bienes.

Diseño e implantación delsistema contable y financierodel Programa

Apoyar la implementación del sistema de información contable yfinanciero del Programa, con el fin de producir los Estados Financieros ydemás informes y reportes requeridos para el seguimiento y controlfinanciero del Programa;Diseñar e implantar el sistema contable y financiero del Programa queincluya el nivel central y las Direcciones Regionales;Implantar los mecanismos de Administración financiera para el manejocontable y presupuestal del Programa e implantar en las Direccionesregionales el mismo sistema de administración contable que utilice elprograma;Realizar la administración de los recursos asignados al Programa mediantecuentas y registros independientes;Realizar el mantenimiento de los archivos de la información contable y

administrativa del Programa;Llevar el archivo con la copia de la documentación original que tenga laOrganización Administradora de Fondo (PNUD) sobre la adquisición, pagoy entrega de los bienes y servicios adquiridos con los recursos delprograma;Supervisar la generación de reportes periódicos sobre la ejecuciónpresupuestal y contable del Programa.

Preparación de informes de lagestión administrativa yfinanciera del Programa

Coordinar el flujo oportuno de la información requerida para elseguimiento y evaluación de gestión operativa y financiera del Programa;Coordinar la preparación y remisión de los informes financieros deconformidad con los plazos acordados con el Banco.



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3.3 El Comité Directivo del Programa CODIPRO

Para apoyar la ejecución del Programa se conformará una instancia directiva representada

en el Comité Directivo del Programa (CODIPRO), que será creado por resoluciónministerial. Este Comité se encargará de definir los lineamientos estratégicos para laejecución del Programa, velar por su articulación interna y su ejecución.

El CODIPRO revisará el contenido de los Planes Operativos Anuales (POA) presentadospor los Directores a cargo de los tres componentes, de conformidad con los objetivosestratégicos del Contrato de Préstamo, la tabla de hitos del Programa y los indicadores delmarco lógico del Programa. Sus funciones son las siguientes:

1. Establecer la articulación programática y operativa entre los diferentes proyectos yactividades que realice el Programa;

2. Revisar el contenido de los Planes Operativos Anuales;

3. Proponer los ajustes y modificaciones al POA para garantizar la articulación y buenamarcha del Programa;

4. Orientar la ejecución de los diferentes componentes del Programa;

5. Convocar reuniones periódicas de evaluación e involucrar a las dependenciasrequeridas para el desarrollo del programa;

6. Analizar los informes de avance a la ejecución del Programa con el BID;

7. Establecer los mecanismos de retroalimentación permanente entre el desarrollo de losproyectos y la institucionalización de los productos y resultados.

El CODIPRO podrá convocar a sus sesiones a los Directores regionales, a los Directoresde los hospitales beneficiarios del programa, a los beneficiarios del PAISS, a lasorganizaciones comunitarias a cargo de la auditoría social, a las Universidades y los centrosde formación en Salud, a los Gremios del sector salud y otros grupos organizados.

El CODIPRO está conformado por seis miembros:

1. El Despacho del Ministro de Salud o su delegado2. La Secretaría General del Ministerio3. La Dirección General de Salud4. La Dirección Nacional de Provisión de Servicios de Salud5. La Dirección Nacional de Políticas de Salud6. La Dirección Ejecutiva de la UGAF



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El CODIPRO es presidido por el Ministro de Salud o su delegado y el Director Ejecutivode la UGAF ejerce las funciones de Secretario del Comité y tendrá como responsabilidadesconvocar las reuniones, preparar la agenda de las sesiones, realizar las presentaciones deavance de la gestión física y financiera el programa y preparar las actas de las sesiones del

Comité.La operación del Comité se regirá por las siguientes estipulaciones:

El Comité será citado mediante comunicación emitida por el Secretario del Comitéindicando lugar, fecha y hora de la sesión de comité y adjuntará una agenda detrabajo.

El Comité presentará sus recomendaciones para garantizar la ejecución eficiente delPrograma.

El quórum necesario para deliberar y aprobar las decisiones adoptadas del Comitéserá de la mitad más uno de sus integrantes.

De cada sesión de trabajo se producirá un acta que será aprobada y firmada portodos sus miembros.

El Comité se reunirá por lo menos trimestralmente.

Las Direcciones del MINSA, a través de los equipos técnicos, apoyan al CODIPRO paragarantizar la ejecución del Programa.

3.4 El Consejo Consultivo CC

Para apoyar al Comité Directivo del Programa (CODIPRO), se conforma el ConsejoConsultivo (CC) como una instancia de consulta cuando el CODIPRO lo considereoportuno.

El CC estará conformado por representantes de participación de los grupos interesados y/orelacionados con la ejecución del Programa, estos grupos son:

1. Los beneficiarios del PAISS;2. Los Gremios del sector salud;3. Las Universidades y los centros de formación de recurso humano en Salud;4. Las Organizaciones comunitarias a cargo de la auditoría social;

5. Otros grupos organizados que defina el CODIPRO y6. El Director Ejecutivo de la UGAF.

El CC es presidido por un representante escogido entre los representantes de estos gruposorganizados y el Director de la UGAF ejerce las funciones de Secretario del Comité ytendrá como responsabilidades convocar las reuniones y la preparación de las actas de lassesiones del Consejo.



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3.5 Organización Administrativa de Fondos (PNUD)

El monto de este Programa Multifase de Transformación Institucional del Sector Salud –

Fase I- es por la suma de US$50.0 millones, de los cuales el BID financiará US$35.0millones y la contrapartida gubernamental es de US$15.0 millones. El PNUD administrarárecursos por la suma total de US$45.9 millones, de los cuales el BID aportará US$35.0millones y el Gobierno US$10.9 millones.

La Unidad de Gestión Administrativa y Financiera (UGAF) estará encargada de llevar acabo y controlar las actividades relacionadas con las adquisiciones y el seguimientocontable del Programa así como las actividades sustantivas del programa que están a cargode las Direcciones respectivas del MINSA. Además la UGAF tomará una serie de accionespara el desarrollo e instalación de un sistema integrado de vigilancia financiera yseguimiento físico, fortaleciendo la organización y estableciendo un sistema de cuentas

separadas para el programa.

El PNUD, previa coordinación y autorización del BID, instalará en las oficinasadministrativas de la UGAF un sistema automatizado para el manejo de laadministración financiera. Asimismo, será responsabilidad del PNUD realizar laslabores de capacitación que sean necesarias impartir al personal al servicio de laUGAF, a fin de lograr su adecuado conocimiento y manejo.

La UGAF desarrollará las actividades de preparación de los términos de referenciaconjuntamente con las Direcciones respectivas. Además, tendrá la responsabilidad de laelaboración de el pliego de cargos, la tramitación de los llamados a licitación y la

evaluación y selección de consultores y firmas consultoras y la adquisición de equipos einsumos, que le permitirán ejecutar el programa.

En la realización de todos los procesos de adquisición de bienes y servicios,contratación de servicios de consultoría y contratación de servicios de auditoría deestados financieros, el organismo ejecutor a través de la UGAF y con la previa noobjeción del BID, elaborará los términos de referencia, seleccionará al proponente,negociará y adjudicará los contratos correspondientes. Dichos contratos seránelaborados/firmados y sus montos respectivos pagados por el PNUD.

En todos los casos en que el organismo ejecutor resuelva contratar servicios de

auditoría externa, para los efectos respectivos, será necesaria la previa no objecióndel BID. En el caso de las auditorías financieras, serán considerados en un solo informe,tanto los requisitos de auditoría exigidos por el BID como los del PNUD. En el caso delBID se aplicarán las disposiciones de la cláusula 5.04 del contrato de préstamo 1350/OC-PN la cual señala que “en relación con lo establecido en el Artículo 7.03 de las Normas

Generales, los estados financieros del proyecto se presentarán debidamente dictaminadospor una firma de contadores públicos independientes aceptable al Banco durante el periodo



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de ejecución”. Queda entendido que las únicas auditorías que serán realizadas sonaquellas que hayan sido señaladas previamente en el contrato de préstamo.

Con el fin de implementar el programa se contratarán los servicios profesionales deconsultores nacionales e internacionales, para la asesoría y realización de los estudios del

mismo, así como la adquisición de insumos.Corresponde al PNUD proceder con la formalización de los contratos de servicios deconsultoría y compras a proveedores tanto a nivel local como internacional, así como suscorrespondientes pagos.

Las adquisiciones de bienes, obras y servicios relacionados se sujetarán al procedimiento delicitaciones y contrataciones con el BID (anexos A, B, C y D), que forman parte de estedocumento.

La UGAF contará con un fondo rotatorio, administrado por el PNUD, hasta un máximo del

5% del monto del programa según previa autorización del BID. El PNUD podrá adelantarfondos, a solicitud de la UGAF y de acuerdo con la capacidad del PNUD en el marco delpresupuesto del programa.

Para los efectos de este documento se consideran modalidades de desembolso delBID, los siguientes procesos:

Reposición del Fondo Rotatorio Pago directo a proveedores (a solicitud expresa de la UGAF) Reembolso de pagos hechos al organismo ejecutor Garantías de cartas de crédito (extendida por el BID)

El BID se reserva el derecho de aplicar, cuando lo considere conveniente,cualquiera de las modalidades de desembolso enumeradas.

El PNUD se compromete a entregar al organismo ejecutor por conducto de laUGAF, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al pago realizado, losdocumentos referentes a la comprobación de los pagos (voucher y notas de débito)efectuados por PNUD.

Siempre que por disposición del organismo ejecutor de este Proyecto, sea necesariocolocar alguna clase de distintivos en los bienes adquiridos con fondos provenientesde financiamiento otorgado por el BID y a los que se refiere este convenio, en talesdistintivos deberá colocarse exclusivamente los logotipos del organismo ejecutor(MINSA) y del BID.

Los originales de los documentos referentes a cualquier contratación, órdenes decompra, solicitudes de reembolso, que haya de realizarse con motivo de la ejecución delprograma, serán custodiados por el organismo ejecutor en las dependencias de laUGAF, debiendo conservarse en éstas durante el período de vida útil del Proyecto.Se exceptúa de este procedimiento, los originales de las facturas y vouchers respectivos



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pagados por el PNUD, los cuales reposarán en las oficinas de esta organización. Noobstante, el PNUD pondrá dichos originales a disposición durante los procesos deauditoría que el BID considere oportuno realizar, previo aviso del Banco. El términode vigencia de este documento de proyecto será de tres (3) años y medio, renovablespor períodos anuales, previa la evaluación del desempeño correspondiente por parte

del BID y del Organismo Ejecutor.El PNUD con los recursos del programa proveerá los insumos necesarios para el logro delos objetivos y resultados propuestos.



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CAPÍTULO 4

MECANISMOS OPERATIVOS GENERALES

4.1 Términos y Condiciones

Para la ejecución del Programa Multifase de Transformación Institucional del Sector Salud,se establecen los siguientes criterios generales:

Se deben cumplir las cláusulas contractuales del Contrato de Préstamo No

1350/OC-PN y sus Anexos celebrado entre el Banco Interamericano de Desarrollo(BID) y la República de Panamá. Se deben cumplir las estipulaciones del Documento de Proyecto PAN/01/013

celebrado entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y elMinisterio de Salud (MINSA).

4.1.1 Licitaciones

Los procedimientos de adquisición de bienes y servicios y contratación de consultorías, con

fondos del prestatario y fondos de contrapartida, se realizarán de conformidad con losAnexos B, C y D del Contrato de Préstamo y con las Políticas Básicas y Procedimientos deAdquisiciones del BID.

4.1.2 Reglamentos Operativos de Fondos Especiales

El Fondo para Giras Integrales (FOGI), el Fondo para la Certificación y Acreditación deRecursos Humanos del Sector Salud (FOCER), el Fondo para la Financiación de

Investigaciones (FOI) y el Fondo para Organizaciones Extrainstitucionales (OE)prestadoras del Paquete de Atención Integral de Servicios de Salud (PAISS) seadministrarán de acuerdo con sus respectivos Reglamentos Operativos y el presente ManualOperativo.



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4.1.3 Solicitudes de No Objeción del BID

Será presentado al BID para que este emita concepto de no objeción lo siguiente:

Todo procedimiento de adquisición de bienes y servicios y contratación deconsultorías del Programa;

El POA y el plan de adquisiciones y sus modificaciones; . El plan, catálogo o código de cuentas de contabilidad; Los informes de consultorías; La estructura de personal de la UGAF; Los Reglamentos Operativos de Fondos Especiales y sus modificaciones; El presente Manual Operativo y sus modificaciones; Otros procedimientos por solicitud del BID;

4.2 Gestión Financiera

La gestión financiera del Programa se realizará mediante la participación de dos instancias:la UGAF como ordenadora de gastos y una Organización Administradora de Fondos(PNUD) que contratará el Programa para agilizar los trámites de pago y apoyar laadministración financiera de los recursos del programa.

En este contexto le corresponde al Departamento de Gestión Financiera de la UGAF:

Administrar la ejecución financiera y presupuestaria del Programa;

Llevar el registro de las operaciones del Programa y de los Fondos (FOCER, FOI yFOGI);

Establecer y operar un sistema contable estándar que sea implantado en la UGAF;

4.2.1 Manejo de Recursos Financieros

Los recursos financieros del Programa proceden de dos fuentes de financiamiento: delContrato de Préstamo Nº 1350 OC-PN con el BID por un monto de US$35,000,000.00 yaportes de contrapartida local por un monto de US$15,000,000.00.



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4.2.1.1 Aporte BID

Los aportes del BID serán depositados en una cuenta administrada por el PNUD mediante

un Fondo Rotatorio. El BID podrá realizar pagos directos a proveedores a solicitud de laUGAF.

4.2.1.1.1 Fondo Rotatorio

El monto del Fondo Rotatorio será de por lo menos el 5% del monto del Préstamo. Elmonto de las Solicitudes de Desembolso presentadas al BID, para la reposición del FondoRotatorio, no debe ser inferior a la suma de US$100,000. La frecuencia para solicitar

desembolsos dependerá de la agilidad de la ejecución.

El procedimiento para la reposición del Fondo Rotatorio es responsabilidad del EspecialistaFinanciero. Los pasos a seguir son:

1. Verificar que cada uno de los pagos presentados en la Solicitud deDesembolso (ver Anexo Nº 1) cumpla con las Condiciones del Préstamo.

2. Recolectar la documentación sustentatoria (copia de: cheque otransferencia bancaria, factura, orden de compra y recibo) de cada unode los pagos.

3. Verificar que se dispone de fondos suficientes, para cubrir el

desembolso, en las categorías de inversión afectadas por los pagospresentados, de acuerdo al último presupuesto aprobado por el BID.

4. Preparar el formulario de la Solicitud de Desembolsos de acuerdo con el“Manual de Desembolsos” del BID y anexar la documentación

sustentatoria.5. Asignar un número secuencial a cada Solicitud de Desembolso. La

secuencia numérica debe empezar con el número uno (1).6. Firmar la Solicitud de Desembolso por los funcionarios autorizados,

cuyas firmas estén previamente registradas en el BID (ver Procedimientode Registro de Firmas).

7. Enviar al BID la Solicitud de Desembolsos debidamente firmada y con

la documentación sustentatoria anexada.8. El BID, después de un trámite interno, hará el desembolso al Proyecto a

nombre del PNUD, mediante un depósito directo a una cuenta bancariaya acordada para el efecto.

9. La UGAF recibirá notificación de desembolso de parte del BID.10. La UGAF notificará al PNUD las líneas presupuestarias con sus

correspondientes montos a las cuales se aplicarán los fondosdepositados.



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11. Conciliar mensualmente los saldos del Fondo Rotatorio según losregistros de la UGAF y del PNUD.

4.2.1.1.2 Transferencias entre Sub-Categorías de Inversión

El monto de cada categoría de inversión de Aporte BID está establecido en el Anexo A delContrato de Préstamo. Durante la ejecución del Programa, el Especialista Financiero deberáverificar periódicamente el saldo disponible en cada categoría y subcategoría de inversióndel Aporte BID para determinar si las mismas son suficientes para cubrir el costo de lasactividades en ejecución más las programadas.

Si el saldo de alguna sub-categoría de Aporte BID no es suficiente para cubrir el costo delas actividades en ejecución más las programadas se permite realizar transferencias entresubcategorías a fin de incrementar el monto de la sub-categoría afectada, siempre y cuandolas mismas no afecten los objetivos del Programa.

La UGAF envía al BID, debidamente sustentada, la solicitud de transferencia entresubcategorías de Aporte BID para su aprobación. Se recomienda que las transferenciasentre subcategorías no modifiquen ninguna de las categorías en más de un cuarenta (40%)por ciento del costo original del Proyecto. Para modificar las categorías en más de uncuarenta (40%) por ciento del costo original del Proyecto, se deberá contar con laaprobación de la Sede del BID en Washington.

4.2.1.2 Aporte Local

El Aporte Local del Préstamo será depositado en una cuenta administrada por el PNUDmediante cheque a nombre del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo en lasOficinas de la Representación o mediante depósito bancario a la cuenta bancaria del PNUDen Panamá.

El procedimiento para Solicitar los Fondos de Aporte Local es responsabilidad delContador. Los pasos a seguir son:

1. Se verifica la asignación mensual del presupuesto de inversiones delEstado asignado al Programa.

2. Se prepara la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional (Ver Anexo Nº 2), deacuerdo con la asignación mensual previamente verificada, indicandoque el desembolso debe realizarse a nombre del Programa de lasNaciones Unidas para el Desarrollo.



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3. Se envía nota a la Dirección Nacional de Administración y Finanzas delMINSA para que realice los trámites necesarios para la Gestión deCobro.

4. Es responsabilidad de la UGAF darle el debido seguimiento a la Gestiónde Cobro que efectúa la Dirección Nacional de Administración y

Finanzas del MINSA.5. Se retira el cheque en la Oficina de Tesorería del MINSA y se entrega alPNUD para su depósito.

6. El Especialista Financiera notificará al PNUD las líneas presupuestariascon sus correspondientes montos a las cuales se aplicarán los fondosdepositados.

7. El Especialista Financiero deberá conciliar mensualmente los saldos delAporte Local depositados en el PNUD según los registros de la UGAF ydel PNUD.

4.2.1.2.1 Fondo Rotatorio de la UGAF

El PNUD asignará un Fondo Rotatorio a la UGAF con fondos del Aporte Local delPréstamo, para cubrir gastos de funcionamiento del Proyecto. El monto del Fondo Rotatorioserá de hasta US$30,000. La UGAF podrá solicitar al PNUD el incremento o disminuciónde este Fondo debidamente justificada, previa no objeción del BID.

Para establecer el Fondo Rotario de la UGAF, el PNUD abrirá una cuenta bancaria anombre del Programa Multifase de Transformación Institucional del Sector Salud – Fase Ien el Banco Nacional de Panamá.

Es conveniente que el monto de las Solicitudes de Desembolso presentadas al PNUD, parala reposición del Fondo Rotatorio de la UGAF, no sea inferior al cincuenta (50%) porciento del mismo. La frecuencia para solicitar desembolsos dependerá de la agilidad de laejecución.

El procedimiento para la reposición del Fondo Rotatorio de la UGAF es responsabilidad delContador. Los pasos a seguir son:

1. Verificar que cada uno de los pagos presentados para el reembolsocumpla con las Condiciones del Préstamo.

2. Verificar la documentación sustentatoria (copia de: cheque otransferencia bancaria, factura, orden de compra, recibo, formulario deSolicitud y Rendimiento de Viáticos por Misión Oficial) de cada uno delos pagos.

3. Verificar que se dispone de fondos suficientes, para cubrir eldesembolso, en las líneas presupuestarias del PNUD afectadas por lospagos presentados, de acuerdo al último presupuesto aprobado por elBID.



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4. Preparar el formulario de la Solicitud de Anticipo de Fondos del PNUD(ver Anexo Nº 3).

5. Asignar un número secuencial a cada Solicitud de Anticipo de Fondo. Lasecuencia numérica debe empezar con el número uno (1).

6. Firmar la Solicitud de Anticipo de Fondo por los funcionarios

autorizados, cuyas firmas estén previamente registradas en el PNUD (verProcedimiento de Registro de Firmas).7. Enviar al PNUD la Solicitud de Anticipo de Fondos debidamente

firmada.8. El PNUD, después de un trámite interno, hará el desembolso al Proyecto

mediante un depósito directo a una cuenta bancaria ya acordada para elefecto, en el Banco Nacional de Panamá.

9. La UGAF recibirá notificación de desembolso de parte del PNUD.10. El Contador deberá conciliar mensualmente los saldos del Fondo

Rotatorio de la UGAF depositados en el Banco Nacional de Panamá conlos saldos que muestren los registros contables.

4.2.1.2.2 Caja Menuda

Se constituirá un Fondo de Caja Menuda para la UGAF con fondos del Aporte Local delPréstamo, para cubrir gastos imprevistos de funcionamiento de menor cuantía. Losprocedimientos de desembolso, control interno y cierre, se realizarán de conformidad conel Manual de Procedimientos para el Manejo de Caja Menuda de la Contraloría General dela República de Panamá.

El Fondo de Caja Menuda será de US$300. La UGAF podrá solicitar al PNUD elincremento o disminución de este Fondo debidamente justificada.

Para la apertura del Fondo de Caja Menuda de la UGAF, se confeccionará un cheque delFondo Rotatorio de la UGAF depositado en el Banco Nacional de Panamá a nombre delfuncionario designado para manejar dicho fondo.

El monto de cada desembolso del fondo de caja menuda no debe exceder el diez (10%) porciento del mismo. La frecuencia para solicitar desembolsos dependerá de la agilidad de laejecución.

El procedimiento para la reposición del Fondo de caja menuda de la UGAF esresponsabilidad del Contador. Los pasos a seguir son:

1. El Formulario de Reembolso del Fondo de Caja Menuda (ver Anexo Nº4) es preparado por el funcionario designado para manejar el fondo decaja menuda, quien lo remite al Contador.



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2. El Contador verifica que cada uno de los pagos presentados para elreembolso cumpla con los procedimientos establecidos para pagos porcaja menuda.

3. Verifica que el formulario Comprobante de Caja Menuda estédebidamente autorizado y firmado por el solicitante y por el responsable

del monto recibido.4. Verifica la documentación sustentatoria (original de: factura, recibo,formulario de Solicitud y Rendimiento de Viáticos por Misión Oficial)de cada uno de los pagos.

5. Aprueba el Formulario de Reembolso del Fondo de Caja Menuda.6. El Especialista Financiero verifica y firma el Formulario de Reembolso

del Fondo de Caja Menuda.7. El Contador prepara el Formulario de Solicitud de Confección de Cheque

(ver Anexo Nº 5) indicando las líneas presupuestarias del PNUD y lacuenta contable.

8. Se emite el cheque del Fondo Rotatorio de la UGAF depositado en el

Banco Nacional de Panamá a nombre del funcionario designado paramanejar el fondo de caja menuda.

4.2.1.2.3 Transferencias entre Sub-Categorías de Inversión

El monto de cada categoría de inversión de Aporte Local está establecido en el Anexo Adel Contrato de Préstamo. Durante la ejecución del Programa, el Especialista Financierodeberá verificar periódicamente el saldo disponible en cada categoría y subcategoría deinversión del Aporte Local para determinar si las mismas son suficientes para cubrir el

costo de las actividades en ejecución y las programadas

Si el saldo de alguna sub-categoría del Aporte Local no es suficiente para cubrir loscompromisos adquiridos se permite realizar transferencias entre subcategorías a fin deincrementar el monto de la sub-categoría afectada, siempre y cuando las mismas no afectenlos objetivos del Programa.

Los pasos a seguir son:

1. El Especialista Financiero envía al Director Ejecutivo de la UGAF, debidamentesustentada, la solicitud de transferencia entre subcategorías del Aporte Local para

su aprobación.

2. Una vez aprobada la solicitud de transferencia, la UGAF informa al BID latransferencia entre subcategorías de Aporte Local realizada.



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4.2.2 Pagos

4.2.2.1 Pagos a través del PNUD

Le corresponde a la Organización Administradora de Fondos (PNUD) proceder con laformalización de los contratos de servicios de consultoría y compras a proveedores tanto anivel local como internacional, así como sus correspondientes pagos.

4.2.2.1.1 Pagos de obras, bienes y servicios

Los pagos elegibles de obras, bienes y servicios son aquellos que hayan cumplido con losprocedimientos de adquisición de obras, bienes y servicios de conformidad con los AnexosB y D del Contrato de Préstamo y con las Políticas Básicas y Procedimientos deAdquisiciones del BID.

El procedimiento para el Pago de obras, bienes y servicios es responsabilidad delDepartamento de Finanzas. Los pasos a seguir son:

1. El proveedor presenta a la Recepción de la UGAF el Formulario de Presentación deCuenta (ver Anexo Nº 6) adjuntando la siguiente documentación sustentatoria:

a. Factura comercialb. Copia de la Orden de Compra o Contratoc. Acta de Entrega de Bienes y/o Servicios (Ver Anexo

Nº 7)d. Copia de la Fianza de Cumplimiento de Contrato.

2. La Recepción de la UGAF verifica el Formulario de Presentación de Cuenta y ladocumentación sustentatoria presentada por el proveedor y la remite alDepartamento de Finanzas.

3. El Departamento de Finanzas verifica que se hayan cumplido con todos losprocedimientos establecidos.

4. Se compromete en el SIAFPA (Sistema Integrado de Administración Financiera dePanamá) la cuenta presentada. El Formulario de Presentación de Cuenta es sellado yfirmado, indicando que el pago ha sido registrado en el SIAFPA.

5. El Formulario de Presentación de Cuenta se envía para la firma del DirectorEjecutivo de la UGAF. Se prepara la Solicitud de Pago Directo (Ver Anexo Nº 8) deacuerdo con los montos establecidos en el Formulario de Presentación de Cuenta yse envía para la firma del Director Ejecutivo de la UGAF.



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6. La UGAF envía al PNUD la Solicitud de Pago Directo autorizando hacer los pagosa los contratistas y proveedores.

7. Se mantendrá un registro de las solicitudes de pago Directo hechas al PNUD pororden de fecha y numerando en forma secuencial los pagos correspondientes a cadaContrato.

4.2.2.1.2 Pagos de consultorías

Los pagos elegibles por servicios de consultoría son aquellos que hayan cumplido con losprocedimientos de selección y contratación de firmas consultoras o expertos individuales,de conformidad con los Anexos C y D del Contrato de Préstamo y con las Políticas Básicasy Procedimientos de Adquisiciones del BID.

El procedimiento para el Pago de servicios de consultoría es responsabilidad delDepartamento de Finanzas. Los pasos a seguir son:

1. La firma consultora o experto individual presenta a la Recepción de la UGAF elFormulario de Presentación de Cuenta (ver Anexo Nº 6) adjuntando la siguientedocumentación sustentatoria:

a. Copia del Contratob. Informe objeto de la cuenta de acuerdo con lo

estipulado en los Términos de Referencia (Originalimpreso y dos copias y una copia en mediomagnético)

c. Acta de Entrega de Bienes y/o Servicios (Ver AnexoNº 7)

2. La Recepción de la UGAF verifica el Formulario de Presentación de Cuenta y ladocumentación sustentatoria presentada por la firma consultora o experto individualy la remite al Departamento de Finanzas.


4. El informe de consultoría presentado se envía al BID para su no objeción.5. En caso de que la presentación de cuenta se refiera al informe final de consultoría,

es necesario enviar al BID el Formulario de Evaluación de firmas consultoras oexpertos individuales. Este formulario debe ser preparado y firmado por elfuncionario encargado de la supervisión de dicha contratación, tal como se estableceen el Contrato.

6. Una vez recibida la no objeción del BID, el Departamento de Finanzas comprometeen el SIAFPA (Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá) lacuenta presentada. El Formulario de Presentación de Cuenta es sellado y firmado,indicando que el pago ha sido registrado en el SIAFPA.

7. El Formulario de Presentación de Cuenta se envía para la firma del DirectorEjecutivo de la UGAF. Se prepara la Solicitud de Pago Directo (Ver Anexo Nº 8) de



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acuerdo con los montos establecidos en el Formulario de Presentación de Cuenta yse envía para la firma del Director Ejecutivo de la UGAF.

8. La UGAF envía al PNUD la Solicitud de Pago Directo adjuntando ladocumentación sustentatoria y copia de la no objeción del BID, autorizando a hacerlos pagos a la firma consultora o experto individual.

9.

Se mantendrá un registro de las solicitudes de pago Directo hechas al PNUD pororden de fecha y numerando en forma secuencial los pagos correspondientes a cadaContrato.

4.2.2.1.3 Pago de PAISS

Los pagos elegibles por Servicios de Paquetes de Atención Integral de Servicios de Salud(PAISS) son aquellos que hayan cumplido con los procedimientos de selección ycontratación de firmas consultoras o expertos individuales, de conformidad con los AnexosC y D del Contrato de Préstamo y con las Políticas Básicas, con Procedimientos deAdquisiciones del BID y con el Reglamento Operativo de Contratación de OrganizacionesExtrainstitucionales (OE).

El procedimiento para el Pago por Servicios de Paquetes de Atención Integral (PAISS) deServicios de Salud (PAISS) es responsabilidad del Departamento de Finanzas. Los pasos aseguir son:

1. La Organizacional Extrainstitucional (OE) presenta a la Recepción de la UGAF elFormulario de Presentación de Cuenta (ver Anexo Nº 6), debidamente firmado porla OE y por el Director General de Salud Pública en su condición de encargado delComponente 2, adjuntando la siguiente documentación sustentatoria:

a. Copia del Contratob. Informe objeto de la cuenta de acuerdo con lo

estipulado en el Pliego de Cargos y en el Acta deNegociación del Contrato (Original impreso y doscopias y una copia en medio magnético)

c. Acta de Entrega de Servicios PAISS debidamentefirmada por los responsables de la ejecución delContrato. (Ver Anexo Nº 9)

2. La Recepción de la UGAF verifica el Formulario de Presentación de Cuenta y ladocumentación sustentatoria presentada por la OE y la remite al Departamento deFinanzas.


4. El informe presentado por la OE se envía al BID para su no objeción.5. Una vez recibida la no objeción del BID, el Departamento de Finanzas compromete

en el SIAFPA (Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá) lacuenta presentada. El Formulario de Presentación de Cuenta es sellado y firmado,indicando que el pago ha sido registrado en el SIAFPA.



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6. El Formulario de Presentación de Cuenta se envía para la firma del DirectorEjecutivo de la UGAF. Se prepara la Solicitud de Pago Directo (Ver Anexo Nº 8) deacuerdo con los montos establecidos en el Formulario de Presentación de Cuenta yse envía para la firma del Director Ejecutivo de la UGAF.

7. La UGAF envía al PNUD la Solicitud de Pago Directo adjuntando la

documentación sustentatoria y copia de la no objeción del BID, autorizando hacerlos pagos a la OE.8. Se mantendrá un registro de las Solicitudes de Pago Directo hechas al PNUD por

orden de fecha y numerando en forma secuencial los pagos correspondientes a cadaContrato.

4.2.2.1.4 Reembolso del FOGI

La UGAF, a través del PNUD, asignará un Fondo Rotatorio a las catorce (14) DireccionesRegionales del MINSA, para cubrir los gastos elegibles del Fondo para la Financiación de

Giras Integrales de Salud (FOGI). El monto del Fondo Rotatorio será de US$12,500.00,con un tope anual de reembolsos por US$25,000 por Región de Salud.

Para establecer el FOGI por Región, el PNUD abrirá una cuenta bancaria para cada Regiónde Salud, en el Banco Nacional de Panamá.

La presentación de las Solicitudes de Reembolso por las Regiones de Salud a la UGAF,para la reposición del FOGI, deben realizarse bimestralmente como máximo. La frecuenciapara solicitar reembolsos dependerá de la agilidad de la ejecución.

Los pagos elegibles de los FOGI son aquellos que hayan cumplido con los procedimientos

de bienes y servicios de conformidad con los Anexos B y D del Contrato de Préstamo, conlas Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID y con el ReglamentoOperativo del FOGI.

El procedimiento para la reposición del FOGI es responsabilidad del Contador de la UGAF.Los pasos a seguir son:

1. Las Direcciones Regionales presentan a la Recepción de la UGAF el Formulario deSolicitud de Anticipo de Fondos (ver Anexo Nº 3), debidamente firmado por laDirección Regional, por el Director General de Salud Pública en su condición deencargado del Componente 2 y verificado por la Dirección de Auditoria Interna del

MINSA, adjuntando la siguiente documentación sustentatoria:a. Copia del último Informe Bimestral aprobado por la

Dirección General de Salud.b. Copia de cheque o transferencia bancaria de cada uno

de los pagos.c. Copia del último Estado de Cuenta Bancario y la

conciliación respectiva.



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d. Originales de facturas, órdenes de compra, Actas deEntrega de Bienes y/o Servicios (Ver Anexo Nº 7),recibos, formularios de Solicitud y Rendimiento deViáticos por Misión Oficial de cada uno de los pagos.

2. La Recepción de la UGAF verifica el Formulario de Solicitud de Anticipo de

Fondos y la documentación sustentatoria presentada por la Dirección Regional y laremite al Departamento de Finanzas.3. Se verifica que cada uno de los pagos presentados para el reembolso cumpla con las

Condiciones del Préstamo y el Reglamento Operativo del FOGI.4. Se verifica la documentación sustentatoria de cada uno de los pagos.5. Se verifica que se dispone de fondos suficientes, para cubrir el desembolso, en las

líneas presupuestarias del PNUD afectadas por los pagos presentados, de acuerdo alúltimo presupuesto aprobado.

6. Se le asigna un número secuencial a cada Solicitud de Anticipo de Fondo. Lasecuencia numérica debe empezar con el número uno (1).

7. La Solicitud de Anticipo de Fondo se envía para la firma de los funcionarios

autorizados, cuyas firmas estén previamente registradas en el PNUD (verProcedimiento de Registro de Firmas).8. Se envía al PNUD la Solicitud de Anticipo de Fondos debidamente firmada.9. El PNUD, después de un trámite interno, hará el desembolso al Proyecto mediante

un depósito directo a una cuenta bancaria ya acordada para el efecto.10. La UGAF recibirá notificación de desembolso de parte del PNUD y a su vez

notificará a las Direcciones Regionales la disponibilidad de los fondos.

La Dirección de Auditoría Interna del MINSA, en coordinación con la UGAF, realizaráperiódicamente en las Direcciones Regionales procedimientos de arqueo de los FOGI.

4.2.2.1.5 Anticipo de Fondos para Capacitaciones y PasantíasLos pagos elegibles de capacitaciones y pasantías son aquellos que hayan cumplido con losprocedimientos de adquisición de obras, bienes y servicios y contratación de firmasconsultoras o expertos individuales de conformidad con los Anexos B, C y D del Contratode Préstamo y con las Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID, y laGuía para la Solicitud de Fondos del Programa de Capacitación y Pasantías Minsa – BID.

Los recursos financieros para las capacitaciones y pasantías se remitirán a las Direccionesencargadas de la ejecución de los Componentes del Programa, una vez procesada lasolicitud de la actividad en el Departamento de Adquisiciones, en función de la

Programación de Actividades de Capacitación y Pasantías aprobadas por el BID.

Concluidas las actividades de capacitación y pasantías, las Direcciones encargadas deberánremitir a la UGAF, el Informe Técnico y el Informe Financiero con los comprobantes de justificación del gasto, cumpliendo con las normas y procedimientos establecidos en laGuía para la Solicitud de Fondos del Programa de Capacitación y Pasantías Minsa – BID.



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Es responsabilidad del Departamento de Finanzas la verificación y aprobación del InformeFinanciero. Una vez aprobado el Informe Financiero, la Dirección encargada podrá solicitarfondos para nuevas actividades de capacitación y pasantías programadas.

4.2.2.1.6 Pago de viáticosLos pagos elegibles de viáticos son aquellos necesarios para la ejecución del Programa deacuerdo con los objetivos y componentes del Contrato de Préstamo. La escala de viáticosaplicable es la establecida en la Gaceta Oficial según Ley de Presupuesto de la Nación.

El procedimiento para el Pago de Viáticos es responsabilidad del Departamento deFinanzas. Los pasos a seguir son:

1. El funcionario designado para la Misión Oficial presenta a la Recepción de laUGAF el Formulario de Solicitud y Rendimiento de Viáticos por Misión Oficial

(ver Anexo Nº 10), debidamente autorizado mediante firma por la Direcciónencargada del respectivo Componente, con diez (10) días hábiles de anticipación ala fecha programada para la Misión Oficial.

2. La Recepción de la UGAF verifica el Formulario de Solicitud y Rendimiento porMisión Oficial y la remite al Departamento de Finanzas.

3. Se verifica que el Formulario de Solicitud y Rendimiento por Misión Oficial estédebidamente completado y autorizado.

4. Se verifica que se dispone de fondos suficientes, para cubrir el desembolso, en laslíneas presupuestarias del PNUD afectadas por los pagos presentados, de acuerdo alúltimo presupuesto aprobado.

5. Se prepara la Solicitud de Pago Directo (Ver Anexo Nº 8) de acuerdo con los

montos establecidos en el Formulario de Solicitud y Rendimiento por MisiónOficial Presentación de Cuenta y se envía para la firma del Director Ejecutivo de laUGAF.

6. Se envía al PNUD la Solicitud de Pago Directo debidamente firmada.7. El PNUD, después de un trámite interno, hará el desembolso a nombre del

funcionario que presenta la solicitud mediante cheque.

Los viáticos podrán realizarse con el Fondo Rotatorio de la UGAF cuando, por razón detiempo o monto, no sea conveniente solicitar el pago al PNUD. La aprobación del uso delFondo Rotatorio de la UGAF para el pago de viáticos es responsabilidad del Especialista

Financiero.

Concluida la Misión Oficial, los funcionarios deberán remitir a la UGAF, a más tardar dos(2) días hábiles siguientes, el Informe de Misión Oficial (Ver Anexo Nº 11).

Es responsabilidad del Departamento de Finanzas la verificación y aprobación del Informede Misión Oficial. Una vez aprobado el Informe, el funcionario podrá solicitar fondos parapróxima misión oficial.



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4.2.2.2 Pagos a través del Fondo Rotatorio de la UGAF

4.2.2.2.1 Pago de bienes y servicios

Los pagos elegibles de bienes y servicios para el funcionamiento de la UGAF son aquellosque hayan cumplido con los procedimientos de adquisición de bienes y servicios deconformidad con los Anexos B y D del Contrato de Préstamo y con las Políticas Básicas yProcedimientos de Adquisiciones del BID.

El procedimiento para el Pago de bienes y servicios es responsabilidad del Departamentode Finanzas. Los pasos a seguir son:

1. El proveedor presenta a la Recepción de la UGAF el Formulario de Presentación deCuenta (ver Anexo Nº 6) adjuntando la siguiente documentación sustentatoria:

a. Factura comercialb. Copia de la Orden de Compra o Contratoc. Acta de Entrega de Bienes y/o Servicios (Ver Anexo

Nº 7)d. Copia de la Fianza de Cumplimiento de Contrato

2. La Recepción de la UGAF verifica el Formulario de Presentación de Cuenta y ladocumentación sustentatoria presentada por el proveedor y la remite alDepartamento de Finanzas.


4. El Formulario de Presentación de Cuenta se envía para la firma del DirectorEjecutivo de la UGAF.

5. El Contador prepara el Formulario de Solicitud de Confección de Cheque (verAnexo Nº 5) indicando la línea presupuestaria del PNUD y la cuenta contable.

6. Se confecciona el cheque del Fondo Rotatorio de la UGAF depositado en el BancoNacional de Panamá a nombre del proveedor de acuerdo con los montosestablecidos en el Formulario de Solicitud de Confección de Cheque.

7. El cheque se envía para la firma de los funcionarios autorizados, cuyas firmas esténpreviamente registradas en el Banco Nacional de Panamá (ver Procedimiento deRegistro de Firmas).

8. El cheque debidamente firmado se entrega al proveedor en la Recepción de laUGAF contra copia de presentación de cuenta y recibo, en el caso de chequescomerciales. Para el retiro de cheques personales se solicitará la presentación de lacédula del beneficiario. En caso de retiro de cheques personales por terceros, sesolicitará nota de autorización, copia de la cédula del beneficiario y presentación dela cédula del tercero.



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4.2.2.2.2 Pagos de caja menuda

Los pagos elegibles de bienes y servicios para gastos imprevistos de funcionamiento demenor cuantía de la UGAF, son aquellos que hayan cumplido con los procedimientos de

adquisición de bienes y servicios de conformidad con el Anexo D del Contrato de Préstamoy con las Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID y de acuerdo alManual de Procedimientos para el Manejo de Caja Menuda de la Contraloría General de laRepública de Panamá.

Los pagos de caja menuda se realizarán mediante el formulario de Comprobante de CajaMenuda. Los formularios tendrán una secuencia numérica consecutiva, la cual debeempezar con el número uno (1).

El procedimiento para el Pago de bienes y servicios es responsabilidad del funcionariocustodio de la caja menuda. Los pasos a seguir son:

1. El funcionario de la UGAF solicitante completa el formulario Comprobantede Caja Menuda para requerir fondos para el pago de determinado gastoimprevisto de menor cuantía elegible.

2. El desembolso es autorizado por el Director Ejecutivo de la UGAF o quiénéste designe

3. El formulario es firmado por el solicitante y por el responsable del montorecibido.

4. El funcionario que recibió el monto en efectivo debe presentar ladocumentación sustentatoria (original de: factura, recibo, formulario deSolicitud y Rendimiento de Viáticos por Misión Oficial) a la personaencargada de la caja menuda, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

5. El Departamento de Finanzas verifica que se hayan cumplido con todos losprocedimientos establecidos y realiza arqueos periódicos de la Caja Menuda.

4.2.2.2.3 Pago de viáticos

Los pagos elegibles de viáticos de la UGAF son aquellos necesarios para el funcionamientode la UGAF y la ejecución del Programa de acuerdo con los objetivos y componentes delContrato de Préstamo. La escala de viáticos aplicable es la establecida en la Gaceta Oficialsegún Ley de Presupuesto de la Nación.



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El procedimiento para el Pago de Viáticos es responsabilidad del Departamento deFinanzas. Los pasos a seguir son:

1. El funcionario designado para la Misión Oficial presenta a la Recepción dela UGAF el Formulario de Solicitud y Rendimiento de Viáticos por Misión

Oficial (ver Anexo Nº 10) con un mínimo de dos (2) días hábiles deanticipación a la fecha programada de la Misión Oficial.2. La Recepción de la UGAF verifica el Formulario de Solicitud y

Rendimiento por Misión Oficial y solicita la autorización y firma de laDirección Ejecutiva de la UGAF.

3. La Recepción de la UGAF remite el formulario debidamente firmado alDepartamento de Finanzas.

4. Se verifica que el Formulario de Solicitud y Rendimiento por Misión Oficialesté debidamente completado y autorizado.

5. El Contador prepara el Formulario de Solicitud de Confección de Cheque(ver Anexo Nº 5) indicando la línea presupuestaria del PNUD y la cuenta

contable.6. Se confecciona el cheque del Fondo Rotatorio de la UGAF depositado en elBanco Nacional de Panamá a nombre del funcionario de acuerdo con losmontos establecidos en el Formulario de Solicitud de Confección de Cheque.

7. El cheque se envía para la firma de los funcionarios autorizados, cuyasfirmas estén previamente registradas en el Banco Nacional de Panamá (verProcedimiento de Registro de Firmas).

8. El cheque debidamente firmado se entrega al funcionario en la Recepción dela UGAF.

Concluida la Misión Oficial, los funcionarios deberán remitir a la UGAF, a más tardar dos(2) días hábiles siguientes, el Informe de Misión Oficial (Ver Anexo Nº 11).

Es responsabilidad del Departamento de Finanzas la verificación y aprobación del Informede Misión Oficial. Una vez aprobado el Informe, el funcionario podrá solicitar fondos parapróxima misión oficial.

4.2.2.3 Pago de honorarios al PNUD (3%)

El costo de los servicios del PNUD será determinado por el Departamento de GestiónFinanciera y pagado periódicamente sobre la base del monto de los desembolsosefectivamente realizados durante el período. Estos pagos serán realizados con recursos delAporte Local depositados en el PNUD.



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4.2.2.4 Pagos directos a través del BID

La UGAF podrá solicitar al BID el pago directo a proveedores, cuando lo considereconveniente. El monto de las Solicitud de Pago Directo presentada al BID no debe serinferior a la suma de US$100,000.

El procedimiento para la Solicitud de Pago Directo es responsabilidad del EspecialistaFinanciero. Los pasos a seguir son:

1. Verificar que cada uno de los pagos presentados para la Solicitud de Pago Directocumpla con las Condiciones del Préstamo.

2. Recolectar la documentación sustentatoria (copia de: factura, orden de compra y

recibo) de cada uno de los pagos.3. Verificar que se dispone de fondos suficientes, para cubrir el desembolso, en lascategorías de inversión afectadas por los pagos presentados, de acuerdo al últimopresupuesto aprobado por el BID.

4. Preparar el formulario de la Solicitud de Desembolsos de acuerdo con el “Manual

de Desembolsos” del BID y anexar la documentación sustentatoria.

5. Asignar un número secuencial a cada Solicitud de Desembolso. La secuencianumérica debe empezar con el número uno (1).

6. Firmar la Solicitud de Desembolso por los funcionarios autorizados, cuyas firmasestén previamente registradas en el BID (ver Procedimiento de Registro de Firmas).

7. Enviar al BID la Solicitud de Desembolsos debidamente firmada y con la

documentación sustentatoria anexada.8. El BID, después de un trámite interno, hará el pago directo a nombre del proveedor,mediante un depósito directo a una cuenta bancaria ya acordada para el efecto.

9. La UGAF recibirá notificación de desembolso de parte del BID.10. La UGAF notificará al PNUD que se realizó un pago directo a favor de determinado

proveedor con las líneas presupuestarias y el monto correspondiente.

4.2.3 Presupuesto

Para la ejecución del Programa Multifase de Transformación Institucional del Sector Salud,se elabora un anteproyecto de presupuesto de inversiones por fuente de financiamiento delPrograma.

El anteproyecto se somete a la consideración del Ministerio de Economía y Finanzas através del Ministerio de Salud. El Ministerio de Economía y Finanzas podrá realizar las



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modificaciones que estime conveniente. El presupuesto final es aprobado mediante la Leyde Presupuesto de la Nación.

Una vez aprobado el presupuesto en la Gaceta Oficial, se le comunica al BID para darcumplimiento al Artículo 6.04 (b) de las Normas Generales del Contrato de Préstamo.

4.2.3.1 Formulación

En el mes de mayo de cada año, las Direcciones responsables de la ejecución de cadaComponente del Programa presentarán a la UGAF el anteproyecto de presupuesto para elpróximo periodo fiscal. El anteproyecto presentado para cada Componente del Programadebe estar debidamente justificado de acuerdo con los POAs y el Plan de Adquisiciones.

En cuanto al anteproyecto de presupuesto de gastos de funcionamiento de la UGAF seplanifican las actividades y sus costos por partida presupuestaria. En la elaboración delanteproyecto de presupuesto de la UGAF participan la Dirección Ejecutiva, los Asesores dela UGAF, el Especialista en Contrataciones y el Especialista Financiero.

La elaboración del anteproyecto de presupuesto es responsabilidad del Departamento deFinanzas. Para ello, deberá consolidar los anteproyectos presentados por los Componentesy por la UGAF.

El anteproyecto debe ser presentado a finales de junio al Departamento de Formulación deInversiones del MINSA, quién lo remite al Ministerio de Economía y Finanzas.

4.2.3.2 Informes de Ejecución y Seguimiento Presupuestario

La responsabilidad de los informes de ejecución y seguimiento del presupuesto es delDepartamento de Finanzas de la UGAF.

Una vez que el presupuesto de la Nación esté en línea en el SIAFPA (Sistema Integrado deAdministración Financiera de Panamá), se procede a pre-comprometer los Contratos yOrdenes de Compra correspondientes al periodo fiscal y a las reservas aprobadas deperiodos anteriores.

Se comprometen en el SIAFPA las cuentas presentadas por los proveedores. El Formulariode Presentación de Cuenta es sellado y firmado, indicando que el pago ha sido registrado enel SIAFPA. Una vez el pago se ha realizado, se registra la ejecución en el SIAFPA.

Se prepararán informes mensuales sobre la ejecución presupuestaria.



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4.2.3.3 Traslados de partidas presupuestarias

La responsabilidad de los traslados de partidas presupuestarias es del Departamento de

Finanzas de la UGAF

Si se determina que se requiere una mayor asignación en una partida presupuestaria y secuenta con saldo excedente en otra u otras partidas presupuestarias, se procede a completaruna Solicitud de Traslado de Partida Presupuestaria (ver Anexo Nº 12). Esta solicitud debeser debidamente justificada y autorizada por el Director Ejecutivo de la UGAF. LaSolicitud se entrega a la Dirección de Administración y Finanzas del MINSA para eltrámite correspondiente.

En coordinación con el Departamento de Presupuesto del MINSA, se dará el seguimientonecesario ante el Ministerio de Economía y Finanzas de la solicitud de traslado de partida

presupuestaria.

4.2.3.4 Solicitud de Crédito Extraordinario

La responsabilidad de la Solicitud de Crédito Extraordinario es del Departamento deFinanzas de la UGAF.

Si se determina que se requiere una mayor asignación en una partida presupuestaria y no se

cuenta con saldo excedente en otra u otras partidas presupuestarias, se procede a completaruna Solicitud de Crédito Extraordinario (ver Anexo Nº 13). Esta solicitud debe serdebidamente justificada por la UGAF y autorizada por el Ministro de Salud. La Solicitudse entrega a la Dirección de Administración y Finanzas del MINSA para el trámitecorrespondiente.

En coordinación con el Departamento de Presupuesto del MINSA, la UGAF dará elseguimiento necesario ante el Ministerio de Economía y Finanzas de la solicitud de créditoextraordinario.

4.2.4 Registros Contables

La UGAF mantendrá un adecuado sistema de controles internos, contables yadministrativos. El sistema contable estará organizado de manera que provea lainformación necesaria para verificar las transacciones y facilitar la preparación oportuna delos estados financieros e informes. Los registros del Proyecto se llevarán de manera que:



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Permitan identificar las sumas recibidas por fuente de financiamientoConsignen, de conformidad con el catálogo de cuentas que el BID haya aprobado, lasinversiones en el Proyecto, tanto con los recursos del Préstamo como con los recursosde contrapartida.

Incluyan el detalle necesario para identificar los bienes adquiridos y los servicioscontratados, así como la utilización de dichos bienes y servicios.Demuestren el costo de las inversiones en cada categoría y el progreso de las obras.

El manejo de la Contabilidad del Programa será responsabilidad del Departamento deFinanzas y estará a cargo de un contador idóneo y con amplia experiencia.

La UGAF contará con un Sistema Integrado para la Administración Física y Financiera delProyecto, en el cual se llevarán los registros contables y se emitirán los InformesFinancieros y de Ejecución. El Sistema brindará información financiera de acuerdo a losrequisitos del BID, del PNUD y del Estado. Adicionalmente, se utilizará para el control de

la ejecución presupuestaria.

El Sistema deberá contar con una interfase con el SAFO-BID (Sistema de AdministraciónFinanciera del BID).

4.2.5 Estados Financieros

La UGAF presentará al BID dentro de los ciento veinte (120) días posteriores al cierre del

ejercicio fiscal, tres (3) ejemplares de los estados financieros del Programa auditados poruna firma independiente de auditores aceptable al Banco y de acuerdo con requisitossatisfactorios para éste.

Estos informes se soportarán en el Sistema Integrado para la Administración Física yFinanciera del Proyecto, el cual generará los reportes que permitan conocer al instante elnivel de ejecución de los recursos financieros tanto de los fondos del Préstamo como de losFondos de Aporte Local.

Los Estados Financieros anuales incluirán:

Estado de Inversiones Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados

Información complementaria relacionada con la ejecución del Programa y lautilización de los recursos. Estos informes se detallan a continuación:

Uso del Fondo Rotatorio Detalle de los activos adquiridos Ejecución del POA Costo del Programa



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En adición a los informes anteriores la UGAF presentará, a solicitud del Banco, los demásinformes relacionados con la inversión de los recursos del crédito, la utilización de losbienes del programa y sobre el avance general del Programa.

Estos informes servirán como instrumentos para la toma de decisiones en el sentido de

definición de estrategias que aceleren el ritmo de ejecución o bien la reestructuración de losplanes operativos.

Es responsabilidad del Departamento de Finanzas de la UGAF la elaboración de losEstados Financieros del Programa.

4.2.6 Auditoría

El Programa contratará una firma de Contadores Públicos Independientes para que realicela auditoria. El proceso de selección y contratación del auditor independiente se hará de

acuerdo con lo establecido en los documentos AF-100 (Política del Banco sobre Auditoríade Proyectos y Entidades) y AF-300 (Guías para la Preparación de Estados Financieros yRequisitos de Auditoría) (Revisión 1-98). El costo de los servicios de auditoría seráfinanciado con recursos del financiamiento (Aporte BID).

La auditoría se realizará de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) ycon los requisitos del BID contenidos en los Documentos AF-100 y AF-300. La auditoríase realizará en dos fases: a) la primera fase incluirá la ejecución hasta el mes de junio decada año, e iniciará a partir del mes de agosto del respectivo año: Comprenderá un examenintermedio a efectos de identificar problemas e incluso hallazgos de relevancia que puedanser subsanados por el proyecto durante su vigencia. Los resultados de esta primera fase

serán documentados a través de una Carta de Gerencia dirigida al Proyecto con copias alPrograma de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y al Banco Interamericano deDesarrollo (BID); en ambos casos se trata de las representaciones locales; b) la segunda yúltima fase se realizará una vez concluido el año objeto de auditoría con el propósito deconcluir el trabajo en todos sus detalles. Esta fase tomará en consideración al 23 de abrilde cada año como la fecha límite para entregar los informes finales. Con este propósito elauditor entregará un Borrador del Informe Auditoría, a más tardar el 5 de abril, paracomentarios u observaciones por parte del Proyecto, del BID y del PNUD, para luegoemitir los Estados Financieros Auditados del año Informe Final. Antes de entregar elInforme Final, el Auditor discutirá sus conclusiones con la UGAF, con el Representante delBID y con el Representante del PNUD. El primer periodo de auditoría corresponde a los

seis (6) primeros meses de operación de julio a diciembre de 2002.

El objetivo general de la auditoría externa requerida por el Banco es obtener una opiniónprofesional del auditor independiente con respecto a los estados financieros del proyecto yla gestión de los recursos del proyecto de acuerdo con los términos y condiciones delcontrato (convenio) celebrado con el Banco.

Los objetivos específicos son obtener la opinión del auditor independiente sobre:



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1. Si los estados financieros del proyecto fueron preparados y presentan, razonablemente,la situación financiera del proyecto de acuerdo a las Normas Internacionales deContabilidad (NIC) emitidas por la Comisión de Normas Internacionales deContabilidad (IASC) de la Federación Internacional de Contadores (IFAC).

2. La razonabilidad de la información financiera complementaria presentada, en todos losaspectos significativos.

3. La estructura del control interno del organismo ejecutor y/o co-ejecutores en lo que serelaciona con el proyecto.

4. El cumplimiento por el ejecutor y/o prestatario con los términos y condiciones delcontrato de préstamo, leyes y regulaciones locales aplicables. El auditor deberádeterminar el cumplimiento específico, en los aspectos materiales, de las cláusulascontractuales listadas en el contrato de préstamo acordado entre el BID y el ejecutor

y/o prestatario (beneficiario). A título de ejemplo, el auditor deberá emitir una opiniónsobre el cumplimiento del aporte de recursos de contrapartida local, y de otras fuentesdel financiamiento previstas en el proyecto.

5. La documentación de apoyo a las solicitudes de desembolsos enviadas al BIDincluyendo la verificación de la elegibilidad de los gastos financiados con los recursosdel proyecto.

6. El cumplimiento del reglamento operativo del Programa.

La auditoría se realizará de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) ycon los requisitos del BID contenidos en los Documentos AF-100 y AF-300 e incluirá:

1. La evaluación de la estructura de control interno relacionada con el proyecto. Elexamen deberá ser efectuado siguiendo los criterios definidos por el “Committee of

Sponsoring Organization (COSO)” los que incluyen la evaluación de: (i) el ambientede control; (ii) la valoración de riesgos; (iii) los sistemas de contabilidad y deinformación; (iv) las actividades de control; y (v) las actividades de monitoreo.

Esta evaluación incluirá, entre otros, los siguientes aspectos: (i) la capacidadinstitucional instalada del organismo ejecutor y/o co-ejecutores relacionada con losrecursos humanos, materiales y del sistema de información; y (ii) el sistema contableutilizado por el ejecutor y/o co-ejecutores para el registro de las transaccionesfinancieras, incluyendo los procedimientos para consolidación de la informaciónfinanciera en proyectos de ejecución descentralizada.

2. Examen de las transacciones financieras y registros contables con vistas a certificar silos estados financieros del Programa Multifase de Transformación Institucional delSector Salud presentan razonablemente la situación financiera del Programa Multifasede Transformación Institucional del Sector Salud de acuerdo con las Normas



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Internacionales de Contabilidad (NICs) y con los términos del contrato de préstamofirmado con el BID.

3. Examen por muestreo de la documentación relacionada con las adquisiciones de bienes,obras civiles y servicios de consultoría financiadas con recursos del proyecto para

verificar la aplicación por el ejecutor de los procedimientos de adquisicionesestablecidos en el contrato de préstamo.

4. Visitas de inspección por muestreo a las obras civiles financiadas con recursos delproyecto para certificar si se están ejecutando de acuerdo con los planos yespecificaciones aprobados.

5. Examen sobre la aplicación de los procedimientos para registro, control ymantenimiento de bienes adquiridos con los recursos del proyecto.

6. Examen de la situación del fondo rotatorio, incluyendo la conciliación de cuentas

bancarias.7. El examen por muestreo de la documentación de soporte de las solicitudes de

desembolsos presentadas al Banco certificando que: (i) están adecuadamentesustentadas con comprobantes fidedignos y mantenidos en los archivos del ejecutor y/oprestatario; (ii) fueron debidamente autorizadas; (iii) corresponden a gastos elegibles deacuerdo a los términos del contrato de préstamo; y (iv) fueron contabilizadascorrectamente.

En aquellos casos en que el Banco haya acordado previamente con el Ejecutor y/oprestatario la aplicación de la metodología de revisión ex-post para la verificación de ladocumentación de soporte de las solicitudes de desembolso presentadas al Banco, laauditoría debe ser efectuada de acuerdo con los “Términos de Referencia Básicos para la Revisión Ex-post de la Documentación de Soporte de las Solicitudes de

Desembolso Presentadas al BID”, preparados específicamente por el Banco para estetipo de trabajo.

8. El estado de implementación de las recomendaciones efectuadas en auditoríasanteriores.

Los productos esperados de la auditoría externa son:

1. Dictamen de los Estados Financieros Básicos del Proyecto. Los estados financierosdel proyecto deben ser presentados en forma comparativa con el ejercicio anterior, yexpresados en dólares norteamericanos, pudiendo además ser expresados en monedalocal. Los estados a presentar son: Estado de Efectivo Recibido y DesembolsosEfectuados, Estado de Inversiones, y sus respectivas notas.

2. Dictamen sobre la Información financiera Complementaria. Su contenido se debeadecuar a lo requerido en el Documento AF-300.



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3. Dictamen sobre el cumplimiento de las Cláusulas Contractuales. Si el mismoauditor lleva a cabo la auditoría de entidad, este dictamen se incluye dentro delinforme de la entidad. Se debe determinar el grado de cumplimiento dado por laUnidad Ejecutora a las cláusulas contractuales incluidas en el contrato de préstamo

(convenio de cooperación técnica). La opinión del auditor debe emitirse de formaespecífica, cláusula por cláusula. También el auditor deberá prestar especialatención al cumplimiento de lo dispuesto en el reglamento operativo y/o de crédito(si aplica) y en los acuerdos inter-institucionales, en caso de proyectos de ejecucióndescentralizada.

4. Dictamen de los auditores independientes sobre la corrección, validez, acumulaciónadecuada y validación de la documentación de soporte de las solicitudes dedesembolso presentadas al BID.

5. Informe de control interno relacionado con el proyecto. El auditor en este informe

deberá suministrar información relacionada con la evaluación de la estructura delcontrol interno del Proyecto, con base en los elementos que describe el InformeC.O.S.O. Los hallazgos reportables (debilidades materiales) serán presentados deacuerdo con las siguientes pautas: (i) criterio: lo que debería ser; (ii) condición:situación encontrada; (iii) causa: lo que provocó la desviación del criterio; (iv)efecto: riesgo involucrado; (v) recomendación, en caso que fuera aplicable.

El informe, conteniendo los hallazgos reportables, deberá seguir el siguiente ordenamiento:

a. Estructura Organizacional

Procedimientos administrativos que rigen las actividades y responsabilidades de laadministración financiera del proyecto.Niveles de autoridad y procedimiento requeridos para el procesamiento de lastransacciones financieras.

Niveles de autoridad, descripciones de cargo, número y suficiencia dehabilidades del personal que trabaja en las diversas áreas de ejecución delproyecto.Habilidad del ejecutor en mantener una planta de personal adecuada, dadolos posibles cambios en la administración.Segregación de responsabilidades en la administración financiera delproyecto (actividades de tesorería, contabilidad e informes contables).

b. Sistemas de Información

Adecuación de los sistemas de procesamiento de datos para producirinformación operativa, financiera y contable oportuna y confiable.Capacidad del área de procesamiento de datos para registrar y mantenerinformación adecuada con respecto a la documentación de apoyo de lassolicitudes de desembolso.



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Capacidad del sistema financiero y contable en verificar, controlar y hacer elseguimiento de todas las fuentes y uso de fondos relacionados con elproyecto, incluyendo las transacciones del fondo rotatorio del Banco.Capacidad del sistema financiero y contable de cumplir con los requisitos delBanco, incluyendo un plan específico de cuentas.

Capacidad del sistema contable utilizado por el ejecutor y/o co-ejecutorespara el registro de las transacciones financieras, incluyendo losprocedimientos para consolidación de la información financiera en proyectosde ejecución descentralizada.

c. Procedimientos de Adquisiciones de Bienes y Servicios, Contratación deObras Civiles y de Consultores

Cumplimiento del ejecutor con las normas y procedimientos deadquisiciones de bienes y servicios, obras civiles, y contratación deconsultores, establecidas en el contrato de préstamo del Banco y en las

leyes y regulaciones locales aplicables.

d. Situaciones encontradas durante visitas físicas a proyectos o subproyectos

Condiciones materiales reportables identificadas como resultado de las visitasde inspección física realizadas por el auditor, y relacionadas con la ejecución delas obras civiles y/o las adquisiciones de bienes y servicios, financiados con losrecursos del proyecto.

e. Estado de implantación de recomendaciones de control interno de períodos anteriores

El informe también incluirá, cuando sea aplicable, el seguimiento de lasrecomendaciones de auditorías anteriores.

4.3 Gestión Administrativa

La gestión administrativa del Programa se realizará coordinadamente entre la DirecciónEjecutiva, el Departamento de Gestión Financiera y el Departamento de Contrataciones.

4.3.1 Planificación

La planificación de la ejecución del Programa se realizará coordinadamente entre elCODIPRO, las Direcciones Encargadas de los Componentes, la UGAF y el BID. Laplanificación anual se reflejará en el Plan Operativo Anual (POA), en el Plan deAdquisiciones (PA), en el Flujo Proyectado de Pagos y Desembolsos (FPD) y en elAnteproyecto de Presupuesto.



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4.3.1.1 Plan Operativo Anual

Durante el primer trimestre de cada año de ejecución del Proyecto, las Direccionesencargadas de los Componentes y la UGAF, participarán con el Banco en reuniones de

revisión técnica del Proyecto, con el fin de analizar el estado de avance de éste y lograracuerdos sobre los ajustes que fueren necesarios y, las actividades que serán incorporadasen el Plan Operativo Anual para ser ejecutadas durante el año siguiente.

Las Direcciones encargadas de los Componentes son responsables de elaborar el PlanOperativo Anual (POA) para su componente de acuerdo con el Cronograma deDesembolsos del Programa. Los POAs para cada componente deben ser presentados a mástardar el 15 de mayo del año anterior. La UGAF suministrará a las Direcciones a cargo delos tres componentes la información financiera y presupuestaria necesaria para laelaboración y revisión de los POA.

La UGAF será responsable de elaborar el POA de gastos de funcionamiento, costosfinancieros y de evaluación y de elaborar un POA resumido de todo el Programa.

Es responsabilidad del CODIPRO revisar y aprobar el POA del Programa. Una vezaprobado, la UGAF es responsable de enviarlo al BID para su no objeción.

Las Direcciones encargadas de cada componente serán responsables de revisar la ejecucióndel POA al menos bimestralmente. De acuerdo con los resultados de las revisionesbimestrales, las Direcciones encargadas de cada componente podrán solicitar cambios a losPOAs, los cuales deberán ser presentados al CODIPRO para su aprobación. Una vezaprobados los cambios, la UGAF es responsable de enviarlo al BID para su no objeción.

4.3.1.2 Plan de Adquisiciones

El Departamento de Contrataciones es responsable de elaborar el Plan de Adquisiciones(PA) en base al Plan Operativo Anual (POA) del Programa. El PA para cada año debe serpresentado a más tardar el 30 de mayo del año anterior.

El PA deberá elaborarse de conformidad con lo estipulado en las Cláusulas 4.01 y 4.04 delas Estipulaciones Especiales y los Anexos B, C y D del Contrato de Préstamo. La UGAF

es responsable de enviar el PA al BID para su no objeción.

La UGAF suministrará a las Direcciones a cargo de los tres componentes copia del PA parael seguimiento de la ejecución del Programa.

De realizarse cambios al POA durante la ejecución del Programa que afecten el PA, seránecesario readecuarlo. Una vez realizados los cambios, la UGAF es responsable de enviarloal BID para su no objeción.



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4.3.1.3 Flujo de Pagos y Desembolsos

El Departamento de Finanzas es responsable de elaborar el Flujo de Pagos y Desembolsos(FPD) anual, reflejando los pagos y desembolsos para cada mes. Este informe seráelaborado en base al Plan Operativo Anual (POA) del Programa, al Plan de Adquisiciones(PA) y a los compromisos contractuales adquiridos. El FPD para cada año debe serpresentado a más tardar el 15 de enero del año correspondiente.

La UGAF es responsable de enviar el FPD al PNUD y al BID para su información yprogramación.

4.3.1.4 Informes de Ejecución Financiera

El Departamento de Finanzas es responsable de elaborar los Informes de EjecuciónFinanciera del Programa. Este informe será elaborado mensualmente en base a los pagos ydesembolsos efectivamente realizados durante el periodo.

Este Informe deberá comparar la ejecución del Programa con la Cláusula 3.01 (Costos yFinanciamiento) del Anexo A del Contrato de Préstamo.

La UGAF suministrará a las Direcciones a cargo de los tres componentes copia de losInformes de Ejecución Financiera trimestralmente para el seguimiento de la ejecución delPrograma.

4.3.1.5 Informes Semestrales de Avance

La Dirección Ejecutiva es responsable de elaborar los Informes Semestrales de Avance delPrograma. Este informe debe cumplir con lo estipulado en la Cláusula 7.03 (i) de lasNormas Generales del Contrato de Préstamo.

Los informes relativos a la ejecución del Proyecto deberán presentarse al BID dentro de lossesenta (60) días siguientes a la finalización de cada Semestre calendario o en otro plazoque las partes acuerden, y deben prepararse de conformidad con las normas que al respectose acuerden con el Banco.



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4.3.2 Cumplimiento de Cláusulas Contractuales

La Dirección Ejecutiva es responsable del cumplimiento de las Cláusulas Contractualesestablecidas en el Contrato de Préstamo de conformidad con la programación establecidapor el BID.

4.3.3 Firmas Autorizadas

La UGAF deberá registrar las firmas autorizadas ante las distintas instancias relacionadas

con la ejecución del Proyecto.

4.3.3.1 Ante el BID

La firma autorizada ante el BID para solicitar no objeciones y cualesquiera otras accionespara asegurar el cumplimiento del Programa, es la del Ministro de Salud, quien delegaráesta función en la Dirección Ejecutiva de la UGAF.

En el caso de las Solicitudes de Desembolsos, el Ministro de Salud podrá autorizar a otrofuncionario del Ministerio de Salud para que firme conjuntamente con la DirecciónEjecutiva de la UGAF. El número de firmas no podrá exceder de dos (2).

Para la autorización de las firmas, el Ministro de Salud envía nota oficial al BID con elnombre y firma del Director/a de la UGAF. La firma autorizada es autenticada por elDirector de Asesoría Legal del MINSA.

4.3.3.2 Ante el PNUD

La firma autorizada ante el PNUD para gestionar la contratación de consultores y/o firmasconsultoras, órdenes de compra, pagos, desembolsos y cualesquiera otras acciones paraasegurar el cumplimiento del Programa, es la del Ministro de Salud, quien delegará estafunción en la Dirección Ejecutiva de la UGAF.



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En el caso de las Solicitudes de Anticipo de Fondos, el Ministro de Salud podrá autorizar aotro funcionario del Ministerio de Salud para que firme conjuntamente con la DirecciónEjecutiva de la UGAF. El número de firmas no podrá exceder de dos (2).

Para la autorización de las firmas, el Ministro de Salud envía nota oficial al PNUD con el

nombre y firma del Director/a de la UGAF. La firma autorizada es autenticada por elDirector de Asesoría Legal del MINSA.

4.3.3.3 Ante el Banco Nacional de Panamá

La firma autorizada para cheques y transferencias ante el Banco Nacional de Panamá parapagos del Fondo Rotatorio de la UGAF es la del Ministro de Salud, quien delegará estafunción en la Dirección Ejecutiva de la UGAF conjuntamente con la Dirección de Finanzas

o de Contrataciones de la UGAF.

El Ministro de Salud autorizará a otro funcionario del Ministerio de Salud para que firmeen caso de ausencia de la Dirección Ejecutiva de la UGAF. El número de firmas no podráexceder de dos (2).

Para la autorización de las firmas, el Ministro de Salud envía nota oficial al PNUDnotificándole las personas autorizadas de la UGAF para firmar en la cuenta del BancoNacional de Panamá. Se adjunta el formulario del Banco Nacional de Panamá con lasfirmas autorizadas.

4.3.4 Organización de la UGAF

La UGAF tendrá dos (2) áreas de trabajo básicas: (i) contrataciones, y (ii) gestiónfinanciera. Se contará con un director ejecutivo y un experto para cada una de las áreasbásicas de trabajo. Se contratarán los servicios de técnicos administrativos que ofrezcansoporte general al desarrollo de los procesos claves.

Asimismo, la UGAF, será responsable de la administración financiera del Proyecto, para locual contratará al PNUD para prestar apoyo en administración financiera. El PNUDdesempeñará sus actividades de conformidad con los términos acordados en el ConvenioPAN/01/013.

La UGAF tendrá responsabilidades con respecto a: (i) la implementación de una estructurade control interno que aplique los procedimientos acordados en el presente ManualOperativo, (ii) desarrollo de un sistema contable financiero para la contabilización de losrecursos del programa, (iii) el mantenimiento de cuentas bancarias separadas y específicas



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para el manejo de los recursos del préstamo, (iv) la recepción y procesamiento de losreportes bimensuales que preparen las Direcciones Regionales sobre la ejecución de losFOGIs, y (v) la preparación de los informes y estados financieros requeridos por el Banco yel MINSA. La UGAF prestará los servicios de apoyo administrativo y financiero a lasDirecciones encargadas de la ejecución de los componentes y participará del CODIPRO,

como instancia de apoyo.

4.3.4.1 Organigrama Funcional

El organigrama funcional de la UGAF es responsabilidad del Ministro de Salud y del BID yse detalla a continuación:

Asesoría AuditoríaInternaMINSA

Departamento deContrataciones

Departamento deGestión Financiera

Servicios deApoyo

DirecciónEjecutiva



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4.3.4.2 Estructura de Personal

La estructura de personal de la UGAF es responsabilidad del Ministro de Salud y del BID yse detalla a continuación:

Asesor(es) de

Proyecto

Auditor/a

Interno/a

Asistente para

Capacitacionesy Pasantías

Asistente para

Consultorías yAdquisiciones

Especialista en

Contrataciones

Contador/a Asistente

paraFinanzas

Asistente

para

Contabilidad

Especialista

Financiero/a

Secretaria Recepcionista Control de

Documentos

Apoyo

Técnico

Mensajero y

Conductor

Trabajad

Manua

- Director/a

Ejecutivo/a- Secretaria Ejecutiva



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4.3.4.3 Selección de Personal

El procedimiento para selección de personal de la UGAF es responsabilidad del Ministro deSalud y de la Dirección Ejecutiva y se detalla a continuación:

4.3.4.3.1 Selección del Director Ejecutivo

1. Los candidatos someterán al Ministro de Salud su currículum vitae.2. El Ministro de Salud pre-seleccionará a los candidatos que cumplan con el perfil

establecido en la Descripción de Funciones (ver Anexo Nº 14).3. El Ministro de Salud entrevistará a los candidatos pre-seleccionados y escogerá al

candidato que considere sea el más idóneo para ocupar el cargo.4. El Ministro de Salud enviará al BID la hoja de vida del candidato seleccionado para

su evaluación y consideración. El BID entrevistará al candidato si lo considerapertinente.

5. El BID emitirá concepto de objeción o no objeción.6. En caso de que el BID objete al candidato, el Ministro de Salud procederá a someter

un nuevo candidato para la consideración del BID.

4.3.4.3.2 Selección de Especialistas

1. Los candidatos a cargos de especialistas someterán a la Dirección Ejecutiva de laUGAF su currículum vitae.

2. El Director Ejecutivo pre-seleccionará a los candidatos que cumplan con el perfilestablecido en la Descripción de Funciones (ver Anexo Nº 14).

3. El Director Ejecutivo entrevistará a los candidatos pre-seleccionados y escogerá alcandidato que considere sea el más idóneo para ocupar cada cargo.

4. El Director Ejecutivo enviará al BID la hoja de vida del candidato seleccionado parasu evaluación y consideración.

5. El BID emitirá su concepto de objeción o no objeción.

6. En caso de que el BID objete al candidato, el Director Ejecutivo procederá asometer un nuevo candidato para la consideración del BID.



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4.3.4.3.3 Selección de Personal del Departamento deContrataciones y Gestión Financiera

1.

Los candidatos a cargos de asistentes de Contrataciones y Gestión Financierasometerán al Especialista correspondiente su currículum vitae.2. El Especialista pre-seleccionará a los candidatos que cumplan con el perfil

establecido en la Descripción de Funciones (ver Anexo Nº 14).3. El Especialista entrevistará y evaluará a los candidatos pre-seleccionados y escogerá

al candidato que considere sea el más idóneo para ocupar el cargo.4. El Especialista enviará al Director Ejecutivo la hoja de vida y la evaluación del

candidato seleccionado para su consideración. El Director Ejecutivo entrevistará alcandidato.

5. El Director Ejecutivo aprobará o no la contratación del candidato.6. En caso de que el Director Ejecutivo no apruebe al candidato, el Especialista deberá

someter un nuevo candidato para su consideración.

4.3.4.3.4 Selección de Personal de Apoyo

1. Los candidatos a cargos de personal de apoyo someterán a la Dirección Ejecutiva dela UGAF su currículum vitae.

2. El Director Ejecutivo pre-seleccionará a los candidatos que cumplan con el perfilestablecido en la Descripción de Funciones (ver Anexo Nº 14).

3. El Director Ejecutivo y los Especialistas entrevistarán y evaluarán a los candidatospre-seleccionados y escogerán al candidato que consideren sea el más idóneo paraocupar cada cargo.

4.3.4.4 Mecanismo de contratación

La contratación del personal de la UGAF se realizará a través del PNUD por serviciosprofesionales mediante una Resolución Ministerial firmada por el Ministro de Salud.

Los contratos serán por un periodo mínimo de un (1) año renovables anualmente durante elperiodo de ejecución del Programa. La renovación de los contratos estará sujeta a laevaluación del personal.



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4.3.4.5 Evaluación de Personal

El procedimiento para la evaluación de personal de la UGAF se detalla a continuación:

4.3.4.5.1 Evaluación del Director Ejecutivo

1. El Ministro de Salud evaluará al Director Ejecutivo de acuerdo con lo establecidoen la Evaluación de Personal (ver Anexo Nº 15).

2. El Ministro de Salud enviará al BID la evaluación y las recomendaciones para suconsideración.

4.3.4.5.2 Evaluación de los Especialistas

1. El Director Ejecutivo y el Especialista Financiero evaluarán al Especialista enContrataciones de acuerdo con lo establecido en la Evaluación de Personal (verAnexo Nº 15).

2. El Director Ejecutivo y el Especialista en Contrataciones evaluarán al EspecialistaFinanciero de acuerdo con lo establecido en la Evaluación de Personal (ver AnexoNº 15).

3. El Director Ejecutivo enviará al BID las evaluaciones y las recomendaciones para

su consideración.

4.3.4.5.3 Evaluación del Personal del Departamento deContrataciones y Gestión Financiera

1. Los Especialistas evaluarán al personal de su Departamento de acuerdo con loestablecido en la Evaluación de Personal (ver Anexo Nº 15).

2. Cada Especialista enviará al Director Ejecutivo las evaluaciones y las

recomendaciones para su consideración.



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4.3.4.5.4 Evaluación de Personal de Apoyo

1. El Director Ejecutivo y los Especialistas evaluarán al personal de apoyo de acuerdocon lo establecido en la Evaluación de Personal (ver Anexo Nº 15).

2. La evaluación del personal de apoyo será el promedio de las evaluaciones hechaspor el Director Ejecutivo y los Especialistas.

4.3.4.6 Prácticas Corruptivas

Se exige que los funcionarios de la UGAF y del MINSA (incluyendo los beneficiarios delos préstamos), así como los proveedores/contratistas que participen en proyectos confinanciamiento del Banco, observen los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso

de licitación, o de ejecución de un contrato.

Las definiciones de acciones que constituyen prácticas corruptivas y que se transcriben acontinuación, representan las más comunes, pero no son exhaustivas. Por esta razón, elBanco actuará frente a cualquier hecho similar o reclamo que se considere como corrupto,conforme al procedimiento establecido.

(a) Soborno (cohecho) significa todo acto u omisión que, en función de su cargoo investidura, realice un funcionario público o quien actúe en su lugar,contrario a sus deberes y en especial el ofrecer, dar, recibir o solicitar

cualquier cosa de valor que sea capaz de influir en las decisiones durante elproceso de licitación o de contratación de consultores o durante la ejecucióndel contrato correspondiente. Se incluyen en esta definición los actos de lamisma naturaleza, realizados por Oferentes o terceros en beneficio propio;

(b) Extorsión o Coacción significa el hecho de amenazar a otro con causarle a élmismo o a miembros de su familia, en su persona, honra, o bienes, un malque constituyere delito, para influir en las decisiones durante el proceso delicitación o de contratación de consultores o durante la ejecución del contratocorrespondiente, ya sea que el objetivo se hubiese o no logrado;

(c) Fraude significa la tergiversación de datos o hechos con el objeto de influirsobre el proceso de una licitación o la fase de ejecución del contrato, en

perjuicio del Prestatario y de los participantes; y(a) Colusión significa las acciones entre Oferentes destinadas a que se obtengan

precios de licitación a niveles artificiales, no competitivos, capaces de privaral Prestatario de los beneficios de una competencia libre y abierta.

Se considerará como una práctica corruptiva la aceptación de invitaciones, exceptuandoreuniones de trabajo, por parte de proveedores/contratistas que participen en proyectos con



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financiamiento del Banco, ya sea durante el proceso de licitación o de ejecución de uncontrato, a funcionarios de la UGAF. También se considerará como práctica corruptiva laaceptación de obsequios cuyo valor exceda a la suma de US$100.00.

Si se comprueba que un funcionario público, o quien actúe en su lugar, y/o el participante o

adjudicatario propuesto en un proceso de adquisición llevado a cabo con motivo de unfinanciamiento del Banco, ha incurrido en prácticas corruptivas, el Banco podrá:

(a) rechazar cualquier propuesta de adjudicación relacionada con el proceso deadquisición o contratación de que se trate; y/o

(b) declarará a una firma y/o al personal de ésta directamente involucrado en lasprácticas corruptivas, no elegible para ser adjudicatarios o ser contratados enel futuro con motivo de un financiamiento del Banco. La inhibición queestablezca el Banco podrá ser temporal o permanente

4.4 Gestión de Contrataciones

Los procedimientos de adquisición de bienes y servicios, con fondos del financiamiento ocon fondos de contrapartida, se realizarán de conformidad con los Anexos B y D delContrato de Préstamo y con las Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones delBID.

Cuando el valor estimado de los bienes o servicios relacionados sea de por lo menos elequivalente de doscientos cincuenta mil dólares (US$250.000) o mayor y el de las obras depor lo menos el equivalente de un millón de dólares (US$1.000.000) o mayor, el método deadquisición a emplearse será el de licitación pública internacional, según lo dispuesto en elAnexo B del Contrato de Préstamo. La contratación de obras y la adquisición de bienes yservicios relacionados por montos menores a los indicados anteriormente se sujetarán a losprocedimientos que se establecen en el Anexo D del Contrato de Préstamo.

Es responsabilidad del Especialista en Contrataciones que antes de convocar a cadalicitación pública o si no correspondiere convocar a licitación, antes de la adquisición de losbienes o de la iniciación de las obras, se presente a la consideración del BID: (i) los planos

generales, las especificaciones, los presupuestos y los demás documentos requeridos para laadquisición o la construcción y en su caso, las bases específicas y demás documentosnecesarios para la convocatoria; y (ii) en el caso de obras, prueba de que se tiene, conrelación a los inmuebles donde se construirán las obras del Proyecto, la posesión legal, lasservidumbres u otros derechos necesarios para iniciar las obras.



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4.4.1 Bienes y servicios hasta US$250.000

Se entiende por bienes y servicios conexos menores, aquellos cuyo valor estimado seamenos del equivalente de US$250.000. Si el BID llegase a modificar más adelante estacifra, el nuevo valor servirá para definir el concepto de bienes y servicios conexos menores,y los procedimientos acordados serán aplicables a la adquisición de bienes y serviciosconexos cuyo costo fuere igual o menor a la cifra modificada.

4.4.1.1 Bienes y servicios conexos: igual o mayor a US$100.000

y menor de US$250.000

La adquisición de bienes y servicios conexos cuyo valor estimado fluctúe entre un montoigual o mayor a US$100.000 y menor de US$250.000 (equivalentes), se realizará medianteel procedimiento de Licitación Pública Nacional no restringida.

El procedimiento de Licitación Pública Nacional no restringida es responsabilidad delEspecialista en Contrataciones y se detalla a continuación:

a. Se empleará el sistema de Licitación Pública Nacional no restringida con

publicidad nacional. Se permitirá la participación sin restricciones deempresas provenientes de los países miembros del Banco. No será necesariollevar a cabo precalificación, salvo que el Banco requiera expresamente estamodalidad por tratarse a su juicio de una adquisición de naturaleza compleja.Queda entendido que el MINSA podrá acordar con el Banco, comomodalidad de precalificación, un sistema de registro de firmas, que podráincluir personas naturales o jurídicas. En caso de organizarse registros defirmas éstos permanecerán abiertos para inscripción por motivo deadquisiciones que forman parte del Programa.

b. En este procedimiento se utilizarán los documentos de licitación uniformes

acordados entre el MINSA y el Banco.

c. La publicidad nacional para las convocatorias de las licitaciones se llevará acabo dos (2) veces en un periódico o una sola vez en dos (2) periódicos, enambos casos diarios de amplia circulación nacional. El plazo parapresentación de ofertas será de, por lo menos, treinta (30) días calendario,contados desde la última publicación. Este plazo podrá ser mayor, a juiciodel MINSA, dependiendo del tamaño o complejidad de la obra a contratarse



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o del monto de la adquisición de los bienes. El anuncio de publicidad deberáestar firmado por el Director (a) Ejecutivo (a) de la UGAF.

d. Las ofertas se presentarán en un sobre único, que deberá contener la ofertapropiamente dicha, así como los antecedentes legales, técnicos y financieros

de los participantes. Los sobres que contienen las ofertas serán abiertos ensesión pública convocada por el MINSA en la fecha y hora de terminacióndel plazo de presentación de las ofertas, en presencia de los oferentes quehayan asistido al acto, con todos los requisitos para asegurar la transparenciaexigida por las bases uniformes de licitación. En esta misma sesión elMINSA integrará con tres (3) miembros una comisión técnica para elanálisis legal y técnico y económico de las ofertas, la que en el plazo dequince (15) días hábiles presentará un informe que debe incluir los cuadroscomparativos que fueren necesarios.

e. La licitación se adjudicará a la oferta evaluada como la más baja según lo

definido en el párrafo 3.13 del Anexo B del Contrato de Préstamo. Para ello,una sola comisión técnica evaluará primero las ofertas, para determinar si seajustan a los documentos de licitación y establecerá un rango, comenzandocon la oferta evaluada como la más baja. Luego analizará los documentos jurídicos, técnicos y financieros, sólo de la empresa evaluada como la másbaja, para establecer si cumplen con dichos antecedentes o requisitos. Sicumplen con dichos antecedentes o requisitos se preadjudicará la licitación adicha empresa o si no, se examinarán los antecedentes o requisitos de laempresa que le sigue, y así sucesivamente.

f. El informe técnico relativo a la adjudicación propuesta, junto con losdocumentos de apoyo correspondientes (incluyendo el borrador de contratoque se propone firmar), una vez aprobados por el Comité de Licitaciones delMINSA serán enviados para la aprobación del Banco. Una vez cumplidosestos requisitos y obtenida la aprobación formal del MINSA y del Banco, seprocederá a la notificación de la adjudicación definitiva y posterior firma decontrato con la entidad adjudicataria. Cualquier cambio sustancial en el textodel contrato aprobado por el Banco deberá contar con la aprobación previadel mismo.

g. Podrán aplicarse, de común acuerdo con el Banco, otros procedimientos omodalidades distintas dentro de los procedimientos aquí acordados, para elcaso de bienes y servicios conexos menores que deban realizarse con motivode eventos que, según las políticas del Banco, califiquen como desastresnaturales.



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4.4.1.2 Bienes y servicios conexos: por cuantías menores deUS$100.000

La adquisición de bienes y servicios conexos cuyo valor estimado sea menor delequivalente de US$100.000, se realizará mediante el procedimiento de Licitación Privada.

El procedimiento de Licitación Privada es responsabilidad del Especialista enContrataciones y se detalla a continuación:

a. Para la aplicación del procedimiento de Licitación Privada se realizará lainvitación a, por lo menos, tres oferentes, con plazos para presentación deofertas que aseguren competencia. No será necesario llevar a cabo

precalificación, salvo que el Banco requiera expresamente esta modalidadpor tratarse a su juicio de una obra o adquisición de naturaleza compleja.Queda entendido que el MINSA, podrá acordar con el Banco, comomodalidad de precalificación, un sistema de registro de firmas, que podráincluir personas naturales o jurídicas. En caso de organizarse registros, éstospermanecerán abiertos para inscripción por motivo de adquisiciones queforman parte del Programa.

b. En este procedimiento se utilizarán los documentos de licitación uniformes,acordados entre el MINSA y el Banco.

c. Para la utilización de este procedimiento, el MINSA deberá preparar yenviar a las firmas invitadas las bases de la licitación las especificacionestécnicas de los bienes a adquirirse.

d. Dentro de los seis (6) días hábiles siguientes a la fecha de terminación delplazo establecido para la presentación de las ofertas, el MINSA resolverá laadjudicación del contrato a la oferta evaluada como la más baja, según sedefine en el párrafo 3.13 del Anexo B del Contrato de Préstamo, o declararádesierto el concurso, en cuyo caso podrá reabrirlo, realizando ajustes ymodificaciones a las bases, si fuere del caso, dentro de los veinte (20) díascalendario siguientes, invitando a por lo menos tres (3) firmas adicionales a

aquéllas que participaron en el concurso. Para la reapertura deberánmantenerse todas las condiciones establecidas para este procedimiento.

e. Una vez resuelta la adjudicación, y previamente a la suscripción delrespectivo contrato, el MINSA deberá contar con la no objeción del Banco.



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4.4.2 Bienes y servicios por más de US$250.000

Cuando el valor estimado de los bienes o servicios relacionados sea de por lo menos elequivalente de doscientos cincuenta mil dólares (US$250.000) o mayor, el método deadquisición a emplearse será el de licitación pública internacional. La contratación deservicios relacionados, tales como transporte de bienes, seguros, instalación y montaje deequipos y la operación y mantenimiento inicial, también se rige por este Procedimiento y sele aplica las mismas reglas que a las adquisiciones de bienes.

El procedimiento de Licitación Pública Internacional es responsabilidad del Especialista enContrataciones y se detalla a continuación:

1. Publicidad(i) Publicidad local. Toda licitación para bienes o servicios relacionados

deberá incluir publicidad local. Dicha publicidad consiste en que elanuncio de la precalificación o registro, y el de la licitación cuandono hubiere invitación restringida a las firmas precalificadas, deberápublicarse por lo menos dos veces en un periódico de ampliacirculación o, a opción del MINSA, una vez en dos periódicos deamplia circulación. El anuncio de publicidad deberá estar firmadopor el Director (a) Ejecutivo (a) de la UGAF.

(ii) Publicidad internacional. Toda licitación pública internacionaldeberá llevar a cabo publicidad internacional. El anuncio deprecalificación o de registro y el de licitación, cuando no se hubierellevado a cabo precalificación, deberá publicarse en el periódico delas Naciones Unidas "Development Business". El anuncio depublicidad deberá estar firmado por el Ministro de Salud.

2. Contenido de los anuncios de licitación y de las invitaciones a presentar propuestas

Los anuncios de convocatoria a licitación que se publiquen en la prensacuando no se hubiese llevado a cabo precalificación o las invitaciones a licitarque se entreguen o remitan a las empresas precalificadas, cuyos textosdeberán contar con la aprobación previa del Banco, deberán expresar, por lomenos, lo siguiente:

(i) la descripción del Proyecto y del objeto de la licitación y el origen delos fondos destinados a financiar el costo de las adquisiciones o delas obras;



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(ii) el hecho de que el proyecto objeto de la licitación será financiadoparcialmente por el Banco, y que la adquisición de bienes o lacontratación de obras con dicho Financiamiento, se sujetará a las

disposiciones del Contrato de Préstamo;(iii) la descripción general del equipo, maquinaria y materiales

requeridos, con los volúmenes o cantidades de trabajo, de sus partesprincipales y el plazo para su ejecución;

(iv) la oficina o el lugar, día y hora en que se podrán retirar losdocumentos de la licitación incluyendo las bases y especificacionesasí como el proyecto de contrato que se pretende celebrar;

(v) la oficina donde deberán entregarse las propuestas y la autoridad que

ha de resolver su aprobación y adjudicación; y(vi) el lugar, día y hora en que se abrirán las propuestas en presencia de los

oferentes o de sus representantes.

(vii) El anuncio de publicidad deberá estar firmado por el Director (a)Ejecutivo (a) de la UGAF.

3. Pliego de Cargos

Las Unidades Ejecutoras de cada componente serán responsables de elaborar lasespecificaciones técnicas para la adquisición de bienes y servicios. En base a lasespecificaciones técnicas presentadas, el Departamento de Contrataciones elaborará elPliego de Cargos para la licitación pública internacional.

Las especificaciones técnicas que preparen las Unidades Ejecutoras deberán ser claros ycoherentes. Deben describirse en ellos cuidadosamente y con todo el detalle que serequiera, los bienes o servicios a ser provistos; se debe evitar incluir condiciones orequisitos que dificulten la participación de contratistas calificados; y deben indicarseclaramente los criterios a ser empleados en la evaluación y comparación de ofertas.

Las especificaciones no deben hacer referencia a marcas de fábrica, números de catálogo otipos de equipo de un determinado fabricante, a menos que se haya decidido que esnecesario hacerlo para garantizar la inclusión de un determinado diseño esencial, ocaracterísticas de funcionamiento, construcción o fabricación. En tal caso, esas referenciasdeben estar seguidas de las palabras "o su equivalente", junto con los criterios paraestablecer esa equivalencia. Las especificaciones deberán permitir ofertas de equipos,artículos o materiales alternativos que tengan características similares, presten igualservicio y sean de igual calidad a la establecida en dichas especificaciones. En casos



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especiales y con la previa aprobación del Banco, las especificaciones podrán requerir elsuministro de un artículo de marca determinada.

La adjudicación deberá hacerse a la oferta más ventajosa, que es la que incluye factores

que, además del precio, deben ser tenidos en cuenta en la comparación de las ofertas. Estaúltima es la "oferta evaluada como la más baja". Para seleccionar la oferta evaluada comola más baja, los documentos de licitación deben establecer claramente qué factores, ademásdel precio, deben tenerse en cuenta en la evaluación y el valor que se le dará a cada factor.Estos factores deberán expresarse preferiblemente en dinero o, como mínimo, dárseles unaponderación relativa de conformidad con los criterios indicados en los documentos delicitación. Los factores que suelen tomarse en cuenta son, entre otros, los costos deltransporte al sitio del proyecto; el calendario de pagos; el plazo de entrega de los bienes; loscostos operativos; la eficiencia y compatibilidad del equipo; y la disponibilidad de serviciode mantenimiento y repuestos. El peso relativo asignado a estos factores, debe reflejar loscostos y beneficios que dichos factores aportarán al proyecto. En la evaluación de

propuestas no se podrán considerar factores que no figuren en los documentos de licitación.El detalle y la complejidad del pliego de cargos puede variar según la naturaleza de lalicitación, pero por lo general estos documentos incluyen: el llamado a licitación;instrucciones para los licitadores; formulario para la oferta; requisitos sobre garantías;modelo de contrato; especificaciones técnicas; lista de bienes o cantidades y, cuandocorresponda, tabla de precios.

Si se fija un precio a los documentos de licitación, éste debe reflejar el costo de sureproducción y en ningún caso ser tan alto como para desalentar la competencia.

El anuncio y el pliego de cargos serán aprobados por el Banco antes de ser publicado yentregados a los interesados. Estos documentos deberán cumplir además con los requisitosestablecidos en el Anexo B del Contrato de Préstamo.

4. Plazos para la presentación de ofertas

Para la presentación de ofertas en licitaciones públicas internacionales deberá establecerseun plazo de por lo menos 45 días calendario, contado desde la fecha de la últimapublicación del aviso de licitación o de la fecha en que los documentos de la licitaciónhubieren estado a disposición de los posibles oferentes, la que fuere posterior.

5. Reserva que debe mantenerse con relación a ciertos documentos.

Los funcionarios encargados de recibir los sobres con el formulario de precalificación o conla oferta, deberán constatar que los mismos estén debidamente cerrados. Estos sobres seránguardados en lugar seguro hasta el día fijado para su apertura. Una vez abiertos, no sesacarán fotocopias de los documentos contenidos en los sobres. Salvo que la ley dispongalo contrario, después de la apertura pública y de la lectura del precio de las ofertas y antes



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del anuncio de la adjudicación, sólo podrá suministrarse información con respecto alexamen, tabulación, aclaración y evaluación de las ofertas o con relación a lasrecomendaciones relativas a la adjudicación de las mismas, a funcionarios del MINSA queestén oficialmente vinculados con el proceso de licitación de que se trate.

6. Modificación o ampliación de los documentos de licitación.

Toda modificación o ampliación de las bases y especificaciones de la licitación o de lafecha de presentación de las ofertas, deberá contar con la previa conformidad del Banco yser comunicada a todos los interesados que hayan retirado los documentos de la licitación.En caso de que, a juicio del MINSA o del Banco, la modificación o ampliación fuesesustancial, deberán mediar por lo menos 30 días calendario entre la comunicación a losinteresados y la fecha de apertura de las ofertas.

7. Las consultas no deberán modificar los documentos de la licitación.Las consultas dirigidas al MINSA por parte de los interesados sobre la interpretación de losdocumentos de licitación, no podrán ser utilizadas para modificar o ampliar las bases yespecificaciones de la licitación. Las consultas y sus respuestas no producirán efectosuspensivo sobre el plazo de presentación de las ofertas.

8. Informe de evaluación de las ofertas.

El MINSA, a través de una Comisión Evaluadora, deberá preparar un informe detalladosobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en quese fundamenta la selección de la propuesta evaluada como la más baja. Dicho informe serásometido a consideración del Banco antes de adjudicarse el contrato. Si el Banco determinaque el proyecto de adjudicación no se ajusta a las disposiciones del Contrato de Préstamo,informará inmediatamente al MINSA acerca de su determinación, señalando las razonespara ello. Salvo que puedan subsanarse las objeciones presentadas por el Banco, el contratono será elegible para financiamiento por el Banco. El Banco podrá cancelar el monto delFinanciamiento que, en su opinión, corresponda a los gastos declarados no elegibles.

9. Adjudicación de la licitación

La licitación se adjudicará al oferente cuya propuesta haya sido evaluada como la más bajay se ajuste a los documentos de la licitación, una vez que el Banco haya aprobado elproyecto de notificación de la adjudicación.

El Especialista en Contrataciones comunicará el acto de adjudicación a todos losproponentes, en el domicilio que éstos hayan señalado, dentro de los tres días hábilessiguientes al de la adjudicación. Una vez ocurrida dicha notificación, el MINSA no podráya adjudicar a otro o declarar desierta la licitación, salvo en casos de fraude u otros hechos



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ilegales o cuando llegasen a su conocimiento hechos por él desconocidos al momento de laprecalificación, que pudiesen afectar la capacidad del adjudicatario de cumplir el contrato.La UGAF enviará, dentro de un plazo breve, para aprobación del Banco, copia del borradorde contrato que se propone firmar con el adjudicatario. El contrato que se firme no podrámodificar la oferta del adjudicatario ni los términos y condiciones estipulados en los

documentos de licitación. Una vez que el Banco apruebe el borrador de contrato, seprocederá a su firma y la UGAF enviará al Banco copia del contrato firmado a la mayorbrevedad posible.

Si por cualquier circunstancia el adjudicatario no firmase el contrato o no suministrase lacorrespondiente garantía de ejecución, dentro del plazo fijado para ello, el MINSA podrá,sin llamar a nueva licitación, adjudicarlo a los otros proponentes en el orden en quehubiesen sido evaluadas sus ofertas.

4.4.3 Obras hasta US$1.000.000

Se entiende por obras menores, las que se ejecuten dentro del Programa, cuyo valorestimado sea menos del equivalente de US$1.000.000. Si el Banco llegase a modificar masadelante esta cifra, el nuevo valor servirá para definir el concepto de obras menores, y losprocedimientos acordados serán aplicables a las obras cuyo costo fuere igual o menor a lacifra modificada.

4.4.3.1 Obras/montajes: por cuantías menores de US$250.000

La contratación de obras/montajes menores cuyo valor estimado sea menor del equivalentede US$250.000, se realizará mediante el procedimiento de Licitación Privada.

El procedimiento de Licitación Privada es responsabilidad del Especialista enContrataciones y se detalla a continuación:

a. Para la aplicación del procedimiento de Licitación Privada se realizará lainvitación a, por lo menos, tres oferentes, con plazos para presentación de

ofertas que aseguren competencia. No será necesario llevar a caboprecalificación, salvo que el Banco requiera expresamente esta modalidadpor tratarse a su juicio de una obra o adquisición de naturaleza compleja.Queda entendido que el MINSA, podrá acordar con el Banco, comomodalidad de precalificación, un sistema de registro de firmas, que podráincluir personas naturales o jurídicas. En caso de organizarse registros, éstospermanecerán abiertos para inscripción por motivo de adquisiciones queforman parte del Programa.



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b. En este procedimiento se utilizarán los documentos de licitación uniformes,acordados entre el Organismo Ejecutor y el Banco.

c. Para la utilización de este procedimiento, el MINSA deberá preparar yenviar a las firmas invitadas las bases de la licitación de la obra acontratarse.

d. Dentro de los seis (6) días hábiles siguientes a la fecha de terminación delplazo establecido para la presentación de las ofertas, el MINSA resolverá laadjudicación del contrato a la oferta evaluada como la más baja, según sedefine en el párrafo 3.13 del Anexo B del Contrato de Préstamo, o declararádesierto el concurso, en cuyo caso podrá reabrirlo, realizando ajustes ymodificaciones a las bases, si fuere del caso, dentro de los veinte (20) días

calendario siguientes, invitando a por lo menos tres (3) firmas adicionales aaquéllas que participaron en el concurso. Para la reapertura deberánmantenerse todas las condiciones establecidas para este procedimiento.

e. Una vez resuelta la adjudicación, y previamente a la suscripción delrespectivo contrato, el MINSA deberá contar con la no objeción del Banco.

4.4.3.2 Obras/montajes: igual o mayor a US$250.000 y menorde US$1.000.000

La contratación de obras/montajes menores cuyo valor estimado fluctúe entre un montoigual o mayor a US$250.000 y menor de US$1.000.000 (equivalentes), se realizarámediante el procedimiento de Licitación Pública Nacional no restringida.

El procedimiento de Licitación Pública Nacional es responsabilidad del Especialista enContrataciones y se detalla a continuación:

a. Se empleará el sistema de Licitación Pública Nacional no restringida con

publicidad nacional. Se permitirá la participación sin restricciones deempresas provenientes de los países miembros del Banco. No será necesariollevar a cabo precalificación, salvo que el Banco requiera expresamente estamodalidad por tratarse a su juicio de una adquisición de naturaleza compleja.Queda entendido que el MINSA podrá acordar con el Banco, comomodalidad de precalificación, un sistema de registro de firmas, que podráincluir personas naturales o jurídicas. En caso de organizarse registros de



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firmas éstos permanecerán abiertos para inscripción por motivo deadquisiciones que forman parte del Programa.

b. En este procedimiento se utilizarán los documentos de licitación uniformes

acordados entre el Organismo Ejecutor y el Banco.c. La publicidad nacional para las convocatorias de las licitaciones se llevará a

cabo dos (2) veces en un periódico o una sola vez en dos (2) periódicos, enambos casos diarios de amplia circulación nacional. El plazo parapresentación de ofertas será de, por lo menos, treinta (30) días calendario,contados desde la última publicación. Este plazo podrá ser mayor, a juicio deel MINSA, dependiendo del tamaño o complejidad de la obra a contratarse.El anuncio de publicidad deberá estar firmado por el Director (a) Ejecutivo(a) de la UGAF.

d. Las ofertas se presentarán en un sobre único, que deberá contener la ofertapropiamente dicha, así como los antecedentes legales, técnicos y financierosde los participantes. Los sobres que contienen las ofertas serán abiertos ensesión pública convocada por el MINSA en la fecha y hora de terminacióndel plazo de presentación de las ofertas, en presencia de los oferentes quehayan asistido al acto, con todos los requisitos para asegurar la transparenciaexigida por las bases uniformes de licitación. En esta misma sesión elMINSA integrará con tres (3) miembros una comisión técnica para elanálisis legal y técnico y económico de las ofertas, la que en el plazo dequince (15) días hábiles presentará un informe que debe incluir los cuadroscomparativos que fueren necesarios.

e. La licitación se adjudicará a la oferta evaluada como la más baja según lodefinido en el párrafo 3.13 del Anexo B del Contrato de Préstamo. Para ello,una sola comisión técnica evaluará primero las ofertas, para determinar si seajustan a los documentos de licitación y establecerá un rango, comenzandocon la oferta evaluada como la más baja. Luego analizará los documentos jurídicos, técnicos y financieros, sólo de la empresa evaluada como la másbaja, para establecer si cumplen con dichos antecedentes o requisitos. Sicumplen con dichos antecedentes o requisitos se preadjudicará la licitación adicha empresa o si no, se examinarán los antecedentes o requisitos de laempresa que le sigue, y así sucesivamente.

f. El informe técnico relativo a la adjudicación propuesta, junto con losdocumentos de apoyo correspondientes (incluyendo el borrador de contratoque se propone firmar), una vez aprobados por el Comité de Licitaciones delMINSA serán enviados para la aprobación del Banco. Una vez cumplidosestos requisitos y obtenida la aprobación formal del Organismo Ejecutor ydel Banco, se procederá a la notificación de la adjudicación definitiva yposterior firma de contrato con la entidad adjudicataria. Cualquier cambio



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sustancial en el texto del contrato aprobado por el Banco deberá contar conla aprobación previa del mismo.

g. Podrán aplicarse, de común acuerdo con el Banco, otros procedimientos omodalidades distintas dentro de los procedimientos aquí acordados, para el

caso de obras menores que deban realizarse con motivo de eventos que,según las políticas del Banco, califiquen como desastres naturales.

4.4.4 Obras más de US$1.000.000

Cuando el valor estimado de las obras sea de por lo menos el equivalente de un millón dedólares (US$1.000.000) o mayor, el método de adquisición a emplearse será el de licitaciónpública internacional.

El procedimiento de Licitación Pública Internacional es responsabilidad del Especialista enContrataciones y se detalla a continuación:

1. Publicidad

(i) Publicidad local. Toda licitación para obras deberá incluir publicidadlocal. Dicha publicidad consiste en que el anuncio de laprecalificación o registro, y el de la licitación cuando no hubiereinvitación restringida a las firmas precalificadas, deberá publicarsepor lo menos dos veces en un periódico de amplia circulación o, aopción del MINSA, una vez en dos periódicos de amplia circulación.El anuncio de publicidad deberá estar firmado por el Director (a)Ejecutivo (a) de la UGAF.

(ii) Publicidad internacional. Toda licitación pública internacionaldeberá llevar a cabo publicidad internacional. El anuncio deprecalificación o de registro y el de licitación, cuando no se hubierellevado a cabo precalificación, deberá publicarse en el periódico delas Naciones Unidas "Development Business". El anuncio depublicidad deberá estar firmado por el Director (a) Ejecutivo (a) de laUGAF.

2. Contenido de los anuncios de licitación y de las invitaciones a presentar propuestas

Los anuncios de convocatoria a licitación que se publiquen en la prensa cuando no sehubiese llevado a cabo precalificación o las invitaciones a licitar que se entreguen o remitana las empresas precalificadas, cuyos textos deberán contar con la aprobación previa delBanco, deberán expresar, por lo menos, lo siguiente:



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(i) la descripción del Proyecto y del objeto de la licitación y el origen delos fondos destinados a financiar el costo o de las obras;

(ii) el hecho de que el proyecto objeto de la licitación será financiadoparcialmente por el Banco, y que la adquisición de bienes o la

contratación de obras con dicho Financiamiento, se sujetará a lasdisposiciones del Contrato de Préstamo;

(iii) la descripción general del equipo, maquinaria y materialesrequeridos, así como de la obra, con los volúmenes o cantidades detrabajo, de sus partes principales y el plazo para su ejecución;

(iv) la oficina o el lugar, día y hora en que se podrán retirar losdocumentos de la licitación incluyendo las bases y especificacionesasí como el proyecto de contrato que se pretende celebrar;

(v)

la oficina donde deberán entregarse las propuestas y la autoridad que hade resolver su aprobación y adjudicación; y

(vi) el lugar, día y hora en que se abrirán las propuestas en presencia de losoferentes o de sus representantes.

(vii) El anuncio de publicidad deberá estar firmado por el Director (a)Ejecutivo (a) de la UGAF:

3. Pliego de Cargos

Las Unidades Ejecutoras de cada componente serán responsables de elaborar lasespecificaciones técnicas para la contratación de obras. En base a las especificacionestécnicas presentadas, el Departamento de Contrataciones elaborará el Pliego de Cargos parala licitación pública internacional.

Las especificaciones técnicas que preparen las Unidades Ejecutoras deberán ser claros ycoherentes. Deben describirse en ellos cuidadosamente y con todo el detalle que serequiera, las obras a ser provistas; se debe evitar incluir condiciones o requisitos quedificulten la participación de contratistas calificados; y deben indicarse claramente loscriterios a ser empleados en la evaluación y comparación de ofertas.

Las especificaciones no deben hacer referencia a marcas de fábrica, números de catálogo otipos de equipo de un determinado fabricante, a menos que se haya decidido que esnecesario hacerlo para garantizar la inclusión de un determinado diseño esencial, ocaracterísticas de funcionamiento, construcción o fabricación. En tal caso, esas referenciasdeben estar seguidas de las palabras "o su equivalente", junto con los criterios paraestablecer esa equivalencia. Las especificaciones deberán permitir ofertas de equipos,artículos o materiales alternativos que tengan características similares, presten igualservicio y sean de igual calidad a la establecida en dichas especificaciones. En casos



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especiales y con la previa aprobación del Banco, las especificaciones podrán requerir elsuministro de un artículo de marca determinada.

La adjudicación deberá hacerse a la oferta más ventajosa, que es la que incluye factoresque, además del precio, deben ser tenidos en cuenta en la comparación de las ofertas. Esta

última es la "oferta evaluada como la más baja". Para seleccionar la oferta evaluada comola más baja, los documentos de licitación deben establecer claramente qué factores, ademásdel precio, deben tenerse en cuenta en la evaluación y el valor que se le dará a cada factor.Estos factores deberán expresarse preferiblemente en dinero o, como mínimo, dárseles unaponderación relativa de conformidad con los criterios indicados en los documentos delicitación. Los factores que suelen tomarse en cuenta son, entre otros, los costos deltransporte al sitio del proyecto; el calendario de pagos; el plazo de entrega de los bienes; loscostos operativos; la eficiencia y compatibilidad del equipo; y la disponibilidad de serviciode mantenimiento y repuestos. El peso relativo asignado a estos factores, debe reflejar loscostos y beneficios que dichos factores aportarán al proyecto. En la evaluación depropuestas no se podrán considerar factores que no figuren en los documentos de licitación.

El detalle y la complejidad del pliego de cargos puede variar según la naturaleza de lalicitación, pero por lo general estos documentos incluyen: el llamado a licitación;instrucciones para los licitadores; formulario para la oferta; requisitos sobre garantías;modelo de contrato; especificaciones técnicas; lista de bienes o cantidades y, cuandocorresponda, tabla de precios.

Si se fija un precio a los documentos de licitación, éste debe reflejar el costo de sureproducción y en ningún caso ser tan alto como para desalentar la competencia.

El anuncio y el pliego de cargos serán aprobados por el Banco antes de ser publicado yentregados a los interesados. Estos documentos deberán cumplir además con los requisitosestablecidos en el Anexo B del Contrato de Préstamo.

4. Plazos para la presentación de ofertas

Para la presentación de ofertas en licitaciones públicas internacionales deberá establecerseun plazo de por lo menos 45 días calendario, contado desde la fecha de la últimapublicación del aviso de licitación o de la fecha en que los documentos de la licitaciónhubieren estado a disposición de los posibles oferentes, la que fuere posterior.

5. Reserva que debe mantenerse con relación a ciertos documentos.

Los funcionarios encargados de recibir los sobres con el formulario de precalificación o conla oferta, deberán constatar que los mismos estén debidamente cerrados. Estos sobres seránguardados en lugar seguro hasta el día fijado para su apertura. Una vez abiertos, no sesacarán fotocopias de los documentos contenidos en los sobres. Salvo que la ley dispongalo contrario, después de la apertura pública y de la lectura del precio de las ofertas y antesdel anuncio de la adjudicación, sólo podrá suministrarse información con respecto al



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examen, tabulación, aclaración y evaluación de las ofertas o con relación a lasrecomendaciones relativas a la adjudicación de las mismas, a funcionarios del MINSA queestén oficialmente vinculados con el proceso de licitación de que se trate.

6. Modificación o ampliación de los documentos de licitación.Toda modificación o ampliación de las bases y especificaciones de la licitación o de lafecha de presentación de las ofertas, deberá contar con la previa conformidad del Banco yser comunicada a todos los interesados que hayan retirado los documentos de la licitación.En caso de que, a juicio del MINSA o del Banco, la modificación o ampliación fuesesustancial, deberán mediar por lo menos 30 días calendario entre la comunicación a losinteresados y la fecha de apertura de las ofertas.

7. Las consultas no deberán modificar los documentos de la licitación.

Las consultas dirigidas al MINSA por parte de los interesados sobre la interpretación de losdocumentos de licitación, no podrán ser utilizadas para modificar o ampliar las bases yespecificaciones de la licitación. Las consultas y sus respuestas no producirán efectosuspensivo sobre el plazo de presentación de las ofertas.

8. Informe de evaluación de las ofertas.

El MINSA, a través de una Comisión Evaluadora, deberá preparar un informe detalladosobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en quese fundamenta la selección de la propuesta evaluada como la más baja. Dicho informe serásometido a consideración del Banco antes de adjudicarse el contrato. Si el Banco determinaque el proyecto de adjudicación no se ajusta a las disposiciones del Contrato de Préstamo,informará inmediatamente al MINSA acerca de su determinación, señalando las razonespara ello. Salvo que puedan subsanarse las objeciones presentadas por el Banco, el contratono será elegible para financiamiento por el Banco. El Banco podrá cancelar el monto delFinanciamiento que, en su opinión, corresponda a los gastos declarados no elegibles.

9. Adjudicación de la licitación

La licitación se adjudicará al oferente cuya propuesta haya sido evaluada como la más bajay se ajuste a los documentos de la licitación, una vez que el Banco haya aprobado elproyecto de notificación de la adjudicación.

El Especialista en Contrataciones comunicará el acto de adjudicación a todos losproponentes, en el domicilio que éstos hayan señalado, dentro de los tres días hábilessiguientes al de la adjudicación. Una vez ocurrida dicha notificación, el MINSA no podráya adjudicar a otro o declarar desierta la licitación, salvo en casos de fraude u otros hechosilegales o cuando llegasen a su conocimiento hechos por él desconocidos al momento de la



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precalificación, que pudiesen afectar la capacidad del adjudicatario de cumplir el contrato.La UGAF enviará, dentro de un plazo breve, para aprobación del Banco, copia del borradorde contrato que se propone firmar con el adjudicatario. El contrato que se firme no podrámodificar la oferta del adjudicatario ni los términos y condiciones estipulados en losdocumentos de licitación. Una vez que el Banco apruebe el borrador de contrato, se

procederá a su firma y la UGAF enviará al Banco copia del contrato firmado a la mayorbrevedad posible.

Si por cualquier circunstancia el adjudicatario no firmase el contrato o no suministrase lacorrespondiente garantía de ejecución, dentro del plazo fijado para ello, el MINSA podrá,sin llamar a nueva licitación, adjudicarlo a los otros proponentes en el orden en quehubiesen sido evaluadas sus ofertas.

4.4.5 Consultorías

Los procedimientos de contratación de consultorías, con fondos del financiamiento yfondos de contrapartida, se realizarán de conformidad con los Anexos C y D del Contratode Préstamo y con las Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID.

Se elegirán y contratarán directamente los servicios de consultores, profesionales o expertosque sean necesarios para dar cumplimiento a las disposiciones pertinentes del Contrato dePréstamo, de conformidad con los procedimientos que se establecen en el Anexo C delContrato de Préstamo y, para los servicios cuyo valor estimado sea menos del equivalentede doscientos mil dólares (US$200.000), de conformidad con los procedimientos que se

establecen en el Anexo D.

Para efectos de la contratación de los Paquetes Integrales de Servicios de Salud (PAISS)para el subcomponente (c) del Componente 2 del Proyecto, la aplicación de losprocedimientos establecidos en los Anexos C y D de este Contrato se sujetarán a losiguiente: (i) el término “firma consultora” a que se refieren dichos Anexos, deberáentenderse que incluye a proveedores privados, tales como Organismos NoGubernamentales u otras entidades legalmente constituidas que presten profesionalmenteeste tipo de servicios; (ii) para los fines del Párrafo 5.01 (a)(i)(A) del Anexo C, seestablecerá y se mantendrá abierto durante la ejecución del Proyecto un registro de firmasconsultoras calificadas; y (iii) se modificará el procedimiento de presentación de

propuestas, negociación y adjudicación de contratos que se establece en los literales (c) y(d) del párrafo 5.01 del Anexo C y los Párrafos 5 (d), (e) y (f), 6 (d) y (e), y 7 (d) y (e) delAnexo D, así :: en la invitación a presentar propuestas, se establecerá: (A) el valor per capitapredeterminado para el PAISS; y (B) que se seleccionará la oferta que tiene el máximopuntaje desde el punto de vista.

Los Consultores realizarán sus trabajos de acuerdo con los términos de referencia que, paracada uno de ellos, sean acordados entre el MINSA y el Banco, en el entendido que dichos



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términos de referencia podrán ser ajustados o complementados durante la ejecución delProyecto de común acuerdo entre el MINSA y el Banco.

Los Consultores internacionales deberán desempeñar sus trabajos en forma integrada con elpersonal local que asigne o contrate el MINSA para participar en la realización del

Proyecto, a fin de alcanzar, a la terminación de los trabajos, un adiestramiento técnico yadministrativo de dicho personal. Esta disposición se incluirá en los contratos que sesuscriban con los Consultores Internacionales.

Tanto durante el proceso de contratación como durante la etapa de ejecución de loscorrespondientes contratos, los participantes directos o indirectos en los concursos regidospor este procedimiento, mantendrán los más altos niveles éticos y no participarán en ningúntipo de corrupción con relación a dichos procesos.

No podrán utilizarse recursos del Banco para contratar Expertos Individuales del país delPrestatario si éstos: (a) pertenecen al personal permanente o temporal de la institución que

reciba el Financiamiento o que sea beneficiaria de los servicios de dichos ExpertosIndividuales; o (b) han pertenecido a cualquiera de las instituciones antes mencionadas,dentro de los seis meses previos a una de las siguientes fechas: (i) la de la presentación dela solicitud de Financiamiento; o (ii) la de la selección del Experto Individual. El Bancopodrá reducir este plazo previa solicitud razonable del MINSA. No obstante los plazos,vínculos o relaciones arriba descritos, el Banco podrá también tener en cuenta otrassituaciones a los efectos de determinar la existencia de un conflicto de interés y por ende,declarar la incompatibilidad del Experto Individual.

Tampoco podrán utilizarse recursos del Banco para contratar Firmas Consultoras del paísdel Prestatario si los socios, asociados, directivos y demás personal técnico o profesional dedichas Firmas Consultoras: (a) pertenecen al personal permanente o temporal de lainstitución que reciba el Financiamiento o que sea beneficiaria de los servicios de dichasConsultoras; o (b) han pertenecido a cualquiera de las instituciones antes mencionadas,dentro de los seis meses previos a una de las siguientes fechas: (i) la de la presentación dela solicitud de Financiamiento; o (ii) la del inicio del proceso de precalificación o deselección de la Firma Consultora. El Banco podrá reducir este plazo previa solicitudrazonable de la MINSA. No obstante los plazos, vínculos o relaciones arriba descritos, elBanco podrá también tener en cuenta otras situaciones a los efectos de determinar laexistencia de un conflicto de interés y por ende, declarar la incompatibilidad de la FirmaConsultora.

Una firma consultora plenamente calificada que sea filial o subsidiaria de un contratista deconstrucciones, de un proveedor de equipos o de una "holding company", sólo seconsiderará aceptable si acuerda por escrito, limitar sus funciones a los servicios deconsultoría profesional y acepta, en el contrato que suscriba, que la firma y sus asociadosno podrán participar en la construcción del proyecto, en el suministro de materiales yequipos para el mismo o en la realización de actividades de carácter financiero relacionadascon el Proyecto.



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4.4.6 Consultorías hasta US$200.000

Se entiende por consultorías menores, aquéllas cuyo valor estimado sea de menos delequivalente de US$200.000. Si el Banco llegase a modificar más adelante esta cifra, el

nuevo valor servirá para definir el concepto de consultorías menores, y los procedimientosacordados serán aplicables a la contratación de consultorías cuyo costo fuere igual o menora la cifra modificada.

4.4.6.1 Consultorías: por cuantías menores de US$100.000

La contratación de consultorías menores cuyo valor estimado sea menor del equivalente de

US$100.000, se realizará mediante el procedimiento de Concurso de Méritos Privado.

El procedimiento de Concurso de Méritos Privado es responsabilidad del Especialista enContrataciones y se detalla a continuación:

a. Para la aplicación del procedimiento de Concurso de Méritos Privado serealizará la invitación a, por lo menos tres (3) y no más de seis (6) oferentes,con plazos para presentación de ofertas que aseguren competencia. Para talefecto, el MINSA podrá acordar con el Banco una modalidad deprecalificación o registro de firmas. En caso de organizarse registros, éstospermanecerán abiertos para inscripción por motivo de adquisiciones que

forman parte del Programa.

b. En este procedimiento, de ser posible, se utilizarán documentos de concursouniformes, que fueren acordados entre el Organismo Ejecutor y el Banco.

c. Para la utilización de este procedimiento, la MINSA deberá preparar yenviar a las personas o firmas invitadas, que podrá incluir personas naturaleso jurídicas, las bases del concurso y los Términos de Referencia (TOR) de laconsultoría.

d. Las ofertas deberán entregarse en dos (2) sobres diferentes que para los

efectos de estos procedimientos, se denominan como Sobres Nos. 1 y 2. Elprimero (sobre No. 1) deberá contener la oferta técnica, así como losantecedentes legales y los documentos que acrediten la solvencia técnica yfinanciera del oferente El segundo (sobre No. 2) contendrá la ofertafinanciera. Esta forma de presentación deberá explicitarse claramente en losdocumentos del concurso.



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e. La MINSA nombrará un Comité de Evaluación donde se abrirán, primero,todos los sobres Nos. 1, o sea, los que contienen las ofertas técnicas y lainformación jurídica-financiera de los oferentes. Posteriormente, dentro delos quince (15) días hábiles siguientes a la apertura de los sobres No.1, laMINSA establecerá el orden de mérito de las ofertas técnicas y convocará a

los representantes de la persona o firma clasificada en primer lugar para lanegociación del contrato respectivo, todo esto según se define en lasestipulaciones del Anexo "C" del Contrato de Préstamo. Las ofertaseconómicas de las empresas no seleccionadas se devuelven sin abrir.

f. El informe técnico relativo a la adjudicación propuesta, junto con losdocumentos de apoyo correspondientes (incluyendo el borrador de contratoque se propone firmar), serán enviados conjuntamente para la aprobación delBanco.

g. Una vez resuelta la negociación del contrato, y obtenida la no objeción del

Banco, la MINSA podrá proceder a la suscripción del contrato.

4.4.6.2 Consultorías: igual o mayor a US$100.000 y menor deUS$200.000

La contratación de consultorías cuyo valor estimado fluctúe entre un monto igual o mayor aUS$100.000 y menor de US$200.000 (equivalentes) se realizará mediante el procedimientode Concurso de Méritos Público Nacional no restringido.

El procedimiento de Concurso de Méritos Público Nacional no restringido esresponsabilidad del Especialista en Contrataciones y se detalla a continuación:

a. Cuando sea el caso de aplicarse el procedimiento de Concurso de MéritosPúblico Nacional no restringido, la convocatoria a presentación de ofertastécnico-financieras se hará mediante publicación una vez en dos (2) diarios odos (2) veces en un diario, en ambos casos diarios de amplia circulaciónnacional. Los plazos para la presentación de las ofertas serán fijados demanera que se asegure una amplia participación de firmas o consultores y segarantice así la competencia entre los mismos. El anuncio de publicidaddeberá estar firmado por el Director (a) Ejecutivo (a) de la UGAF.

b. En ese procedimiento, de ser posible, se utilizarán los documentos deconcurso uniformes, que el Organismo Ejecutor acordare con el Banco.

c. La última publicación de la convocatoria se hará por lo menos con veinte(20) días de anticipación a la fecha límite fijada para la presentación de las



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ofertas. Este plazo podrá ser mayor, dependiendo del tamaño o complejidaddel estudio.

d. Las ofertas deberán entregarse en dos sobres diferentes que para los efectosde estos procedimientos, se denominan como Sobres Nos. 1 y 2. El primero

(sobre No.1),deberá contener la oferta técnica, así como los antecedenteslegales y los documentos que acrediten la solvencia técnica y financiera deloferente. El segundo (sobre No.2), contendrá la oferta financiera. Esta formade presentación deberá explicitarse claramente en los documentos delconcurso.

e. La MINSA nombrará un Comité de Evaluación donde se abrirán primerotodos los sobres Nos. 1, o sea, los que contienen las ofertas técnicas y lainformación jurídica-financiera de los oferentes. Posteriormente, dentro delos quince (15) días hábiles siguientes a la apertura de los sobres Nos. 1, elComité de Evaluación establecerá el orden de mérito de las ofertas técnicas

y convocará a los representantes de la firma clasificada en primer lugar parala negociación del contrato respectivo, todo esto según se define en lasestipulaciones del Anexo "C" del Contrato de Préstamo. Las ofertaseconómicas de las empresas no seleccionadas se devuelven sin abrir. Elinforme técnico relativo a la adjudicación propuesta, junto con losdocumentos de apoyo correspondientes (incluyendo el borrador de contratoque se propone firmar), serán enviados conjuntamente para la aprobación delBanco.

Una vez resuelta la negociación del contrato, y obtenida la no-objeción el Banco, laMINSA podrá proceder a la suscripción del contrato.

4.4.7 Consultorías por más de US$200.000

La contratación de consultorías cuyo valor estimado sea mayor a US$200.000(equivalentes) se realizará mediante el procedimiento establecido en el Anexo C delContrato de Préstamo.

4.4.7.1 Selección y contratación de firmas consultoras

El procedimiento de selección y contratación de firmas consultoras es responsabilidad delEspecialista en Contrataciones y se detalla a continuación:



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(a) Antes de iniciar el proceso de selección y una vez obtenidas las aprobacioneslocales que pudieran requerirse, la MINSA deberá presentar para laaprobación del Banco los siguientes requisitos para la contratación de firmas:

(i) El procedimiento que se utilizará en la selección y contratación de la

firma, que incluya:(A) Las funciones que desempeñará el personal de la MINSA o del

Comité de Selección designado para:

1. Revisar y aprobar documentos;2. Seleccionar una lista corta de firmas;3. Clasificar por orden de mérito a las firmas de la lista

corta; y4. Aprobar la firma seleccionada.

La MINSA informará al Banco los nombres y los cargos de laspersonas que designe para participar en los procesos deprecalificación y selección de dichos Consultores.

(B) El sistema de puntaje que vaya a ser utilizado para precalificara las firmas. Dicho sistema incluirá, por lo menos, lossiguientes factores:

1. Antecedentes generales de la firma;2. Trabajos similares realizados;3. Experiencia previa en el país donde deben prestarse los

servicios, o en países similares;4. Dominio del idioma; y5. Utilización de consultores locales.

(C) El sistema de puntaje que vaya a ser utilizado para la selecciónde las firmas. Dicho sistema incluirá, por lo menos, lossiguientes factores:

1. Calificación y experiencia del personal que vaya a serasignado;

2. Metodología para llevar a cabo la evaluación, cuando seaaplicable;

3. Plan de ejecución propuesto;4. Calendario de ejecución;5. Dominio del idioma; y6. Sistemas de apoyo gerencial para garantizar el control de

calidad durante la ejecución de la consultoría, tales como,informes regulares, controles presupuestarios, etc.



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(D) Referencia específica a las leyes locales, requisitos tributariosy procedimientos que puedan ser pertinentes para la seleccióny contratación de la firma consultora.

(E) Si se estima que el costo de los servicios excederá la suma dedoscientos mil dólares de los Estados Unidos (US$200.000) osu equivalente, calculado de acuerdo con lo establecido en ladisposición relativa a "tipo de cambio" de este Contrato oConvenio, la selección y contratación deberá anunciarse en el"Development Business" de las Naciones Unidas y en laprensa nacional. Estos anuncios deberán indicar la intención decontratar servicios profesionales de consultoría y una brevedescripción de los servicios requeridos. Deberán a su vezinvitar a las firmas y consorcios interesados a presentarinformación detallada acerca de su capacidad técnica,

experiencia previa en trabajos similares, etc., dentro de unplazo de 30 días contados a partir de la fecha de la publicación.Se remitirán al Banco los recortes respectivos que especifiquenla fecha y el nombre de la publicación en que aparecieron. Elanuncio de publicidad deberá estar firmado por el Director (a)Ejecutivo (a) de la UGAF.

(ii) Los términos de referencia, especificaciones, que describan el trabajoque vaya a ser realizado por la firma y un cálculo de su costo; y

(iii) Una lista con no menos de tres, ni más de seis firmas a las que seinvitará a presentar propuestas.

(b) Una vez que el Banco haya aprobado los requisitos anteriores, se invitará a lasfirmas preseleccionadas a presentar propuestas de conformidad con losprocedimientos y los términos de referencia aprobados. Se informarán adichas firmas los procedimientos de selección y los criterios de evaluaciónadoptados, así como las leyes locales aplicables, los requisitos de carácterimpositivo y los nombres de las otras empresas invitadas a presentarpropuestas.

(c) En la invitación a presentar propuestas, se utilizará uno de los dosprocedimientos siguientes:

(i) El del sobre único sellado, que incluirá únicamente la propuestatécnica, sin referencia al precio. La MINSA analizará las propuestasrecibidas y las clasificará por orden de mérito. Si la complejidad delcaso lo requiriese, la MINSA podrá utilizar, con la autorizaciónprevia del Banco y con cargo a sus propios fondos, servicios deconsultoría para revisar las propuestas y calificarlas por orden demérito.



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Una vez establecido el orden de mérito de las firmas, la que figure enprimer lugar será invitada a negociar un contrato. Durante lasnegociaciones deberán revisarse los términos de referencia paraasegurar un acuerdo pleno con la empresa; se examinarán asimismo

los requisitos contractuales y legales y finalmente se elaborarán loscostos detallados. Si no se llegase a un acuerdo sobre los términosdel contrato con la firma, se le notificará por escrito que su propuestaha sido rechazada y se iniciarán negociaciones con la firma queocupe el segundo lugar y así sucesivamente hasta lograr un acuerdosatisfactorio; y

(ii) El procedimiento de dos sobres sellados. El primer sobre incluirá lapropuesta técnica sin los costos y el segundo, el costo propuesto porlos servicios.

La MINSA analizará la propuesta técnica y establecerá el orden de mérito. Lasnegociaciones del contrato comenzarán con la firma que haya presentado la mejorpropuesta técnica. El segundo sobre presentado por dicha firma será abierto en presencia deuno o más de sus representantes y se utilizará en las negociaciones del contrato. Todos lossegundos sobres presentados por las otras empresas permanecerán sellados y en caso delograrse un acuerdo con la primera firma, les serán devueltos, sin abrir. Si no se lograseacuerdo sobre los términos del contrato con la primera firma, se le notificará su rechazo porescrito y se iniciarán negociaciones con la segunda firma y así sucesivamente hasta lograrun acuerdo.

(d) Si no se llegare a un acuerdo sobre costos detallados u honorarios, o si a juicio de la MINSA tales costos u honorarios resultaren inadecuados oexcesivos, ello será causal suficiente para rechazar una propuesta e iniciarnegociaciones con la firma que le siga en orden de mérito. Si una firma fuererechazada, no se la volverá a llamar para nuevas negociaciones del mismocontrato.

(e) Antes de iniciar las negociaciones, la MINSA proporcionará al Banco, para suno objeción, una copia del informe que sintetice la evaluación de laspropuestas técnicas presentadas por las firmas de la lista corta a que se refierela Sección 5.01(a)(iii) de este Anexo.

(f) La MINSA, una vez obtenidas las aprobaciones locales que pudieranrequerirse, deberá presentar para la aprobación del Banco, el borrador finaldel contrato negociado con la empresa consultora antes de su firma. Conposterioridad a la firma, se enviará al Banco, a la mayor brevedad posible,copia fiel del texto firmado del contrato.

(g) Cuando en este Contrato se indique que la supervisión por parte del Banco deciertas contrataciones de firmas consultoras o expertos individuales se llevará



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a cabo en forma ex-post, esto es con posterioridad a la contratación de larespectiva consultoría, la MINSA notificará a la brevedad al Banco de cadacontratación, enviándole los datos básicos de la misma y conservará, para queel Banco pueda llevar a cabo dicha supervisión, los antecedentes de lasrespectivas contrataciones y en especial la siguiente documentación:

(i) el procedimiento que se utilizó para la contratación de las firmas oexpertos, incluyendo, cuando corresponda, los criterios paraprecalificar y para seleccionar;

(ii) el nombre de los consultores seleccionados;

(iii) los informes técnicos que recomendaron la precalificación y lacontratación de que se trate; y

(iv) el correspondiente contrato de consultoría firmado. La MINSA

suministrará al Banco cualquier otra información adicional que éstepudiere requerir.

(h) Salvo que las partes acuerden de otra forma, aunque la supervisión de uncontrato determinado se lleve a cabo en forma ex-post, la MINSA enviarásiempre para la conformidad del Banco y en forma ex-ante:

(i) los términos de referencia correspondientes; y

(ii) los nombres de las firmas que integran la lista corta.

(i) Antes de iniciar la primera contratación de una firma consultora o de unexperto individual, cuya supervisión ha de llevarse a cabo en forma ex-post,la MINSA deberá haber enviado para la conformidad del Banco losprocedimientos que se propone utilizar para la contratación de firmasconsultoras y para la de expertos individuales, incluyendo, cuandocorresponda, los criterios para precalificar y para seleccionar.

(j) Las contrataciones de firmas o expertos individuales supervisadas por elBanco en forma ex-post, también están sujetas a las políticas del Banco. Estese reserva el derecho: (i) de no financiar o cancelar los recursos de aquelloscontratos cuyos procedimientos no se hubiesen ajustado a dichas políticas; (ii)a requerir el reembolso, con intereses y comisiones, de aquellos recursos yadesembolsados para los citados contratos; y (iii) no reconocer como fondos dela contrapartida local los que se hubiesen destinado a tales contratos. ElBanco se reserva además el derecho de establecer que para contratacionesfuturas, la supervisión se lleve a cabo en forma ex-ante.



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4.4.7.2 Selección y contratación de expertos individuales

El procedimiento de selección y contratación de expertos individuales es responsabilidaddel Especialista en Contrataciones y se detalla a continuación:

(a) Antes de iniciar el proceso de selección y una vez obtenidas las aprobacioneslocales que pudieran requerirse, la MINSA deberá presentar para laaprobación del Banco, los siguientes requisitos de contratación de expertosindividuales:

(i) El procedimiento de selección;

(ii) Los términos de referencia, especificaciones y el calendario

referentes a los servicios que deban ser proporcionados;

(iii) Los nombres de los expertos tentativamente seleccionados,señalando su nacionalidad y domicilio, antecedentes, experienciaprofesional y conocimiento de idiomas; y

(iv) El modelo de contrato que se utilizará con los expertos.

(b) Una vez que la autoridad competente del país, y el Banco hayan aprobado losrequisitos anteriores, la MINSA procederá a contratar los expertos. Elcontrato que haya de suscribirse con cada uno de ellos deberá ajustarse al

modelo de contrato que el Banco y dicha autoridad competente hayanacordado. Una vez firmado el contrato, la MINSA enviará al Banco, a lamayor brevedad posible, una copia del mismo.

(c) Cuando en el Contrato de Préstamo se indique que la contratación de ciertosexpertos individuales será supervisada por el Banco en forma ex-post, seaplicará a dichas contrataciones lo establecido en los incisos (g), (h), (i) y (j)del párrafo 5.01 del Anexo C.

A solicitud de la MINSA, el Banco podrá colaborar en la selección de los Consultores, lomismo que en la elaboración de los contratos respectivos. Es entendido, sin embargo, que la

negociación final de los contratos y su suscripción, en términos y condiciones aceptables alBanco, corresponderán exclusivamente al MINSA sin que el Banco asuma responsabilidadalguna al respecto.



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4.4.8 Contratación Directa

La adquisición de bienes y servicios conexos y la contratación de consultorías cuyo valorestimado sea menor al equivalente de US$2.000, se podrá realizar mediante contratacióndirecta.

El procedimiento de contratación directa es responsabilidad del Especialista enContrataciones y se detalla a continuación:

a. Bienes y servicios conexos. Este método consiste en contratar una empresade suministro de bienes y servicios conexos sin seguir un procedimientocompetitivo.

(i) En la selección y contratación de empresas bajo este procedimiento,el MINSA tomará en cuenta los plazos requeridos y preciosrazonables del mercado. En el caso de bienes, se seleccionará aempresas de reconocido prestigio en el ramo.

(ii) El MINSA deberá acordar con el Banco un monto máximoacumulado por empresa proveedora, dentro del cual el MINSA estaráautorizado a adquirir bienes con una misma firma, y un montomáximo acumulado en el ámbito del Programa, en el cual el Bancoaceptará financiar bienes adquiridos por contratación directa.

b. Contratación de consultores individuales. Para contratar consultoresindividuales, el Banco podrá autorizar al MINSA a utilizar la contratacióndirecta, como excepción a la selección por medio de una lista corta. Talescontrataciones directas podrán ser supervisadas por el Banco según lamodalidad ex-post y por muestreo.

(i) Al contratar a un consultor individual en forma directa, el MINSAtomará en cuenta los méritos y capacidad técnica del mismo, talescomo calificación técnica, experiencia profesional, disponibilidadinmediata, y conocimiento del idioma que se requiera para realizar laconsultoría específica.

(ii) El MINSA acordará con el Banco el modelo de contrato que utilizarápara formalizar las contrataciones directas de consultoresindividuales.



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4.4.9 Evaluación de Ofertas

El procedimiento de Evaluación de Ofertas es responsabilidad del Especialista enContrataciones.

4.4.9.1 Comisión Evaluadora

La selección de los miembros de las Comisiones Evaluadoras será potestad del Ministro deSalud y serán nombrados mediante Resuelto o Resolución Ministerial. No podrán participaren las Comisiones Evaluadores funcionarios de la UGAF ni aquellas personas que

representen conflictos de interés para el Acto Público.

4.4.9.2 Informe Técnico de Evaluación de Ofertas

La Comisión Evaluadora deberá evaluar técnicamente las ofertas recibidas de acuerdo conlos criterios de evaluación establecidos en el pliego de cargos. El Departamento deContrataciones proporcionará a la Comisión las guías generales para facilitar el proceso deevaluación.

Una vez concluida la evaluación técnica, los miembros de la Comisión Evaluadora deberánelaborar una matriz con los resultados obtenidos por cada oferente y el Informe Técnico deacuerdo con el formato establecido por el BID.

Es responsabilidad de la UGAF enviar el Informe Técnico al BID para su no objeción. Unavez recibida la no objeción, el Informe Técnico deberá ser circulado a todos los oferentes ylos oferentes tendrán un plazo de diez (10) días calendario para solicitar aclaraciones opresentar reclamos sobre el mismo.

El BID reconoce que existe una protesta cuando el que la formuló haya hecho llegar por

escrito, ya sea al MINSA o directamente al BID, un reclamo, objeción, impugnación,rechazo u otra manifestación de disconformidad dentro de los plazos establecidos parahacerlo. La presentación de una protesta tiene el efecto de suspender el proceso deadquisiciones hasta que la misma sea resuelta de acuerdo con los principios enunciados enla Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID.



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La UGAF deberá comunicar al BID, a la brevedad, cualquier protesta o reclamo que recibapor escrito de las firmas participantes, así como de las respuestas que hubiere dado a dichasprotestas o reclamos.

4.4.10 Adjudicación

Una vez transcurrido el plazo para solicitar aclaraciones o presentar reclamos al InformeTécnico, se puede proceder con la negociación del Acto Público.

4.4.10.1 Acta de Negociación

En la negociación con el oferente participarán representantes de la Unidad Ejecutora, de laComisión Evaluadora y de la UGAF. Durante el proceso de negociación se podrán negociarlas condiciones especiales del contrato establecidas en el pliego de cargos. Los resultadosde la negociación deberán constar en un Acta firmada por las partes.

El Acta de Negociación y el proyecto de notificación de la adjudicación deberán serenviados al BID para su no objeción.

4.4.10.2 Resolución de Adjudicación

La adjudicación del Acto Público se hará mediante Resolución motivada firmada por elMinistro de Salud. La Resolución de Adjudicación deberá ser notificada a todos losproponentes, en el domicilio que éstos hayan señalado, dentro de los tres (3) días hábilessiguientes al de la adjudicación. Serán aplicables los artículos 1230 y 1235 del CódigoFiscal de la República de Panamá, que establecen:

Artículo 1230: Las resoluciones y demás actos administrativos que afecten directa o

particularmente a una persona le serán notificados por correo

certificado con acuse de recibo, dentro del término máximo de diez

días hábiles a contar desde la fecha en que fueron dictados.

Artículo 1235: Cuando la persona que haya de ser notificada en la forma que

establece el artículo 1230 de este Código no fuese encontrada, se

hará constar esta circunstancia en el expediente.

En este caso, la notificación se hará por edicto, que debe fijarse en la

Oficina correspondiente durante un plazo de diez días hábiles.



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El edicto contendrá la expresión del asunto de que se trate, la fecha y

la parte dispositiva de la resolución o del acto administrativo. Una

vez hecha así la notificación se agregará el edicto al expediente con

expresión del día y de la hora de su fijación y desfijación.

Desde la fecha y hora de la desfijación se entenderá hecha la

notificación.

4.4.10.3 Recursos de Reconsideración

Los oferentes disponen de cinco (5) días hábiles para presentar Recursos deReconsideración contra la Resolución de Adjudicación.

Es obligación del MINSA notificar inmediatamente al BID, a través de la UGAF, de la

presentación de cualquier recurso, así como de las respuestas que hubiere dado a dichasprotestas o reclamos.

La presentación de un Recurso de Reconsideración tiene el efecto de suspender el procesode adquisiciones hasta que la misma sea resuelta.

4.4.11 Contratos

Los contratos de obras, bienes y servicios y consultorías del Proyecto serán elaborados porel PNUD a solicitud de la UGAF, previa no objeción del BID.

4.4.11.1 Elaboración de Contratos

El procedimiento para la elaboración de contratos de bienes y servicios, obras yconsultorías es responsabilidad del Departamento de Contrataciones. Los pasos a seguirson:

1. El adjudicatario presenta al Departamento de Contrataciones losdocumentos legales correspondientes:a. Fianzasb. Timbresc. Certificado de Registro Públicod. Copia de la Licencia Comerciale. Copia de la Cédula del Representante Legal



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f. Formulario de Inscripción o Modificación de Proveedores(ver Anexo Nº 16)

2. El Especialista en Contrataciones llenará el formulario deSolicitud de Contratación del PNUD (ver Anexos Nº 17, 18 y 19)y adjuntará la siguiente información:

a.

Copia del pliego de cargosb. Copia del anuncio de licitación o copia del listado deempresas invitadas (si corresponde)

c. Copia de la Propuesta Técnicad. Copia de la Propuesta Económicae. Copia del Informe Técnico de la Comisión Evaluadoraf. Copia del Acta de Negociacióng. Copia de la Resolución de Adjudicación debidamente

notificadah. Copia de la no objeción del BID a la contratacióni. Copia de los Documentos Legales

3.

La Dirección Ejecutiva firma la Solicitud de Contratación y seenvía al PNUD para su trámite correspondiente.4. El PNUD envía a la UGAF tres (3) originales del Contrato para la

firma del contratista.5. El Departamento de Contrataciones tramita la firma de los tres (3)

originales y solicita al Departamento de Gestión Financiera elpre-compromiso presupuestario. El pre-compromisopresupuestario solamente aplica para el Aporte BID.

6. El Departamento de Contrataciones tramita el envío al PNUD delos tres (3) originales para la firma del Representante Residente.

7. El PNUD envía a la UGAF un (1) original del Contrato.8. El Departamento de Contrataciones timbra el contrato y refiere el

expediente completo al Centro de Documentación.9. El Departamento de Contrataciones envía al BID una copia del

contrato para su expediente.

4.4.11.2 Monitoreo de Contratos en Ejecución

El monitoreo de contratos de bienes y servicios, obras y consultorías en ejecución esresponsabilidad del Componente 1, 2 y 3 según corresponda. Cada componente deberácoordinar con el Departamento de Gestión Financiera la entrega de bienes y servicios, obrase informes de consultoría de cada contrato.

El Departamento de Gestión Financiera coadyuvará brindando información actualizada yoportuna a los Componentes encargados de supervisar la ejecución de los Contratos.



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Es responsabilidad del Departamento de Gestión Financiera llevar el control de las fechasde vencimiento de los contratos y sus respectivas fianzas para la toma de decisionestécnicas, administrativas y legales.

4.4.11.3 AddendasEl Departamento de Gestión Financiera, en cumplimiento con las decisiones técnicas yadministrativas acordadas por los Componentes y los Contratistas, solicitará alDepartamento de Contrataciones la tramitación de Addendas.

El procedimiento para la tramitación de Addendas a contratos de bienes y servicios, obras yconsultorías es responsabilidad del Departamento de Contrataciones. Los pasos a seguirson:

1. El Departamento de Contrataciones recopila la siguientedocumentación:

a. Carta de Solicitud de Addenda por parte del Contratistadebidamente justificada

b. Justificación técnica de la Unidad Ejecutorac. Fianzas actualizadasd. Timbres

2. El Especialista en Contrataciones tramitará la solicitud de noobjeción del BID.

3. El Especialista en Contrataciones llenará el formulario deSolicitud de Enmienda de Contratos de Servicios de Consultoría,Provisión de Bienes y Servicios, y Obras del PNUD y adjuntarála siguiente información:

a. Copia del contrato originalb. Copia de la no objeción del BID a la contrataciónc. Copia de los Documentos Legales

4. La Dirección Ejecutiva firma la Solicitud de Contratación y seenvía al PNUD para su trámite correspondiente.

5. El PNUD envía a la UGAF tres (3) originales de la Addenda parala firma del contratista.

6. El Departamento de Contrataciones tramita la firma de los tres (3)originales y solicita al Departamento de Gestión Financiera elpre-compromiso presupuestario, si aplica.

7. El Departamento de Contrataciones tramita el envío al PNUD delos tres (3) originales para la firma del Representante Residente.

8. El PNUD envía a la UGAF un (1) original de la Addenda para laUGAF.

9. El Departamento de Contrataciones timbra la Addenda y refiereel expediente completo al Centro de Documentación.

Documents

Manual Operativo Programa Multifase de Trsnsforamcion Institucional Del Sector Salud