1

MANUALES

ORGANIZACIONALES

2

3

4

¿QUE? – QUIEN?

Tipos de manuales

Pueden distinguirse los manuales de:

1. Manual de Organización: este tipo de manual

resume el manejo de una empresa en forma

general. Indican la estructura, las funciones y

roles que se cumplen en cada área.

5

Los mismos contienen en su cuerpo:

a) Organigrama o diagrama de estructura de la

organización que representa gráficamente, en

forma simplificada, la estructura formal de la

empresa. El manual puede contener uno o más

organigramas, según el grado de detalle que quiera

alcanzarse.

b) Una definición clara de los objetivos generales de

la organización, como así también los objetivos

básicos de las áreas departamentales.

c) Funciones a ser cumplidas por los distintos

puestos de trabajo.

6

d) Descripción detallada de las atribuciones y limitaciones

correspondientes a los distintos miembros del personal jerárquico,

en aspectos tales como:

1) Jerarquía.-

2) Funciones.-

3) Alcance de la autoridad que recibe y que puede delegar.-

4) Responsabilidad asignada.-

5) Su integración en el sistema de información.-

6) Relaciones de línea y staff que los vinculan con otros sectores

de la estructura.

7

EJEMPLO

2. Manual de Política: sin ser formalmente

reglas en este manual se determinan y

regulan la actuación y dirección de una

empresa en particular.

8

Su utilización contribuirá a:

a) Agilizar el proceso decisorio.

b) Facilitar la descentralización al suministrar a los niveles

intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de

decisiones.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

9

3. Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe

en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una

institución o unidad organizativa de acuerdo con sus

atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la

ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan

quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse

estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar

detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el

fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la

manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la

información de la forma más adecuada de desempeñar las

tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la

circulación de la información para que esta llegue

oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

10

Ejemplo de Manual de Normas y Procedimientos

11

En el manual de procedimientos se

específica:

Quién debe hacer una actividad;

Qué debe hacerse en esa

actividad;

Cómo debe hacerse la

actividad;

Dónde debe hacerse; y

Cuándo debe hacerse la

actividad.

12

4. Manual para especialistas:

Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a

determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con

este manual orientar y uniformar la actuación de los

empleados que cumplen iguales funciones.

Ejemplo: Manual del vendedor, Manual de la Secretaria,

Manual del Programador, Manual del Tornero; son

manuales concretos.

13

Manual del empleado:

Contiene aquella información que resulta

de interés para los empleados que se

incorporan a una empresa sobre temas que

hacen a su relación con la misma, y que se

les entrega en el momento de la

incorporación. Dichos temas se refieren a

objetivos de la empresa, actividades que

desarrolla, planes de incentivación y

programación de carrera de empleados,

derechos y obligaciones, entre otros.

14

Ejemplo:

15

Manual de propósitos múltiples:

Reemplaza total o parcialmente a los

mencionados anteriormente, en aquellos

casos en los que la dimensión de la empresa

o el volumen de actividades no justifique su

confección y mantenimiento.

16

Elaboración de un Manual

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no

existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas,

solamente existen lineamientos lógicos para su conformación,

los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

RECOPILACION DE INFORMACION:

La recopilación de información dependerá de las condiciones

específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en

esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y

los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará

dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y

todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las

características particulares del documento.

La información puede ser recopilada a través de entrevistas

directas con el personal, cuestionarios y por medio de la

observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas

e interrelacionar la información resultante en cada una de

ellas.

17

INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION:

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es

más que darle forma a la información recopilada bajo

lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de

elaborarlos.

Interpretar la información significa analizar en todos los datos

recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual,

probablemente mucha de la información no será necesario

incluirla dentro del documento por considerar que no agrega

ningún valor para los usuarios directos, pero también se

puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y

que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación

de información.

El diseño del Manual es darle forma a la información para

crear un borrador que permita visualizar claramente el

contenido del documento y realizar los ajustes necesarios

para su mejor comprensión.

18

ELABORACION DEL MANUAL:

La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero

laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del

documento final bajo lineamientos claros y homogéneos,

utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la

comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos

del documento y de todos los niveles jerárquicos de la

organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados

a menos de que se trate de un manual específico para una

tarea de tipo técnico.

Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las

conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la

interpretación del contenido del mismo.

19

APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL:

La etapa de aprobación de los Manuales independientemente

a su objetivo particular es de suma importancia para la

adecuada utilización de los mismos y para el fomento de

dicha cultura dentro de la organización en general.

El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede

ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un

departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No

importa quién o quienes lo aprueben lo importante es que se

haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente

de esa forma los Manuales serán consultados y respetados

por todos los integrantes de la organización.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia

formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que

incluye costos y esfuerzos bastante altos.

20

ESTRUCTURA DE UN MANUAL

Partes:

Índice Numérico. (Capítulos, Ítems,

Número de Páginas, Índice General)

Introducción. (Presentación, Descripción y

Propósito del Manual)

Instrucciones. (Uso del Manual)

Cuerpo Principal. Contenido específico y

principal del manual

Apéndices. (Autoridad formal, referencias

biográficas, ilustraciones gráficas. Ejemplos Muestras de

formularios)

Glosario. Terminología utilizada, términos

técnicos y su significado, Ejemplo Función, autoridad

Índice Temático. Listado alfabético de los

tópicos o asuntos que comprende el manual.

21

VENTAJAS DE LA UTILIZACION DE MANUALES

a) Son una fuente permanente de información sobre las

prácticas generales y sectoriales de la empresa.

b) Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los

procedimientos.

c) Facilitan la fijación de estándares.

d) Posibilitan la normalización de actividades.

e) Evitan discusiones y malentendidos.

f) Aseguran continuidad y coherencia en las prácticas de las

distintas actividades.

g) Uniforman la terminología técnica básica del trabajo

administrativo.

h) Son herramientas utilísimas en el entrenamiento y

capacitación de nuevos empleados.

22

LIMITACIONES:

a) Su mala o poco cuidadosa preparación trae aparejado

serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las

operaciones.

b) El costo de confección y de revisión puede ser alto.

c) Si no se los actualiza permanentemente pierden vigencia

con rapidez.

d) Son en general poco flexible.

e) Incluyen sólo los aspectos formales de la organización.

f) En muchos casos limitan la iniciativa de los individuos.

g) Si son muy sintéticos carecen de utilidad; si son muy

detallados, pequeños cambios los convierten en obsoletos.

h) Una redacción mala o deficiente, puede hacer muy engorro

su uso.

23

SUDOKU

24

SOPA DE LETRAS

25

ELABORADO POR

LÓPEZ ISAMAR CAROLINA

C.I 21295499

AD2301