Manual Organizaciones

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ADMINISTRADORA

del fondo complementarioprevisional cerrado

Manual de Organizacin y Funciones

FCPC BNF

Fecha de elaboracin 14 de mayo de 2012

Elaborado por HR&SS Consulting Ca. Ltda.

1. OBJETIVO

El presente Manual de Organizacin y Funciones se constituye en un documento

normativo de gestin institucional, que describe las funciones especficas a nivel de cargode directivos, funcionarios y empleados del FCPC BNF.

La importancia del Manual de Organizacin y Funciones consiste en:

Establecer una fuente de informacin para la organizacin y sus funcionarios

delimitando responsabilidades y evitando duplicidad e interferencia de funciones.

Contribuir a lograr calidad en la organizacin y la consecucin de sus objetivos.

Su aplicacin proporcionar a la Gerencia General las siguientes ventajas:

Definir las funciones especficas por cada cargo clasificado en relacin a los

funcionarios que prestan sus servicios en el Fondo.

Especificar las diferencias entre los niveles de autoridad desde la Gerencia General

hasta los rganos de lnea y los correspondientes rganos de asesoramiento y apoyo

respectivamente.

En la elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones se aplic la metodologa de

participacin de todas las dependencias orgnicas, cuyo contenido est estructurado en

funcin de los cargos administrativos definidos en el organigrama del Fondo.

2. FINALIDAD Y ALCANCE

El Manual de Organizacin y Funciones tiene por finalidad, determinar las

responsabilidades y funciones de cada cargo, segn los niveles jerrquicos establecidos

en el organigrama funcional del Fondo.

Es un documento normativo de gestin que permite establecer las funciones principales

y/o actividades bsicas que deben desempear los trabajadores y funcionarios,

delimitando el mbito de accin, la naturaleza y los requisitos mnimos de cada cargo.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

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Manual de Organizacin y Funciones del FCPC BNF Pg. 1


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3. ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL

La estructura orgnica definida por la compaa incluye los siguientes niveles jerrquicos:

4. MANUAL DE FUNCIONES

A continuacin se presenta la descripcin de cada uno de los cargos segn el

organigrama presentado, de manera que permita identificar y definir los alcances de

responsabilidades de cada uno de ellos dentro del Fondo:


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Gerencia General

rea de prestaciones

rea de Credito

rea de Cobranzas

rea de Seguros de

Vida y Asistencia Mdica

rea de Custodiade Valores

Auditora

Gerencia Administrativa

Contabilidad


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GERENTE GENERAL

Propsito del Rol

Administrar conjuntamente con el Presidente del Consejo de Administracin los recursos

del Fondo, asesorar al Comit de Inversiones y al Comit de Riesgos sobre los anlisis

de las mejores opciones para inversiones y la seguridad de los crditos.

Supervisar los servicios contratados con proveedores externos y mantener el control

interno de las operaciones propias del Fondo.

reas de responsabilidad y actividades principales

1. En el Fondo

Elaborar la proforma presupuestaria anual de acuerdo a las polticas del Fondo,

presentndolos al Consejo de Administracin.

Ejecutar el presupuesto anual conjuntamente con el Presidente del Consejo de

Administracin Fondo.

Organizar y supervisar el trabajo del personal administrativo del Fondo.

Suscribir los contratos.

Administrar los bienes del Fondo, manteniendo los inventarios actualizados.

Rendir la caucin determinada por el Consejo de Administracin previo al desempeo

de sus funciones.

Presentar mensualmente al Consejo de Administracin los Estados Financieros y losflujos de caja.

Responsabilizarse y supervisar que la contabilidad del Fondo se lleve bajo los principios

y normas generalmente aceptados.

Presentar los reportes presupuestarios conjuntamente con la Contadora.

Recibir los informes correspondientes a los sistemas de control interno.

Investigar los mercados financieros y verificar el precio de mercado de las inversiones.

Cumplir con las dems funciones que asigne el Consejo de Administracin, el

Presidente del Consejo de Administracin, el Estatuto y dems normas aplicables por el

Fondo.


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2. En los Consejos y Comits

Participar en las sesiones del Consejo de Administracin con voz informativa.

Informar al Consejo de Administracin sobre la marcha administrativa y ejecucin de

contratos.

Ser el Secretario de los Comits.


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Perfl mnimo requerido

Formacin Acadmica

Ttulo de 3er nivel en Derecho, Administracin de Empresas, Ingeniera en Contabilidad,

Finanzas, Economa o afines

Especializacin en Seguridad Social, riesgos, reas sociales

Experiencia

Experiencia amplia en Seguridad Social

Experiencia en rea Administrativa, Financiera y Contable

Conocimientos especficos de inversiones, riesgos, crdito y logstica.

Habilidades adicionales requeridas

Fluidez de dilogo 100%

Seguridad en s mismo

Destreza para organizar trabajo en equipo

Disposicin para trabajar bajo presin

Manejo de Microsoft Office, sistemas contables y sistema del FCPC.

Competencias requeridas

Tipo de pensamiento estratgico, analtico

Actitud proactiva

Estabilidad emocional

Don de servicio, facilidad en el trato con gente

Red Operativa

Consejo de Administracin

Gerente Administrativo, Contador, Ejecutivo de Crdito, Ejecutivo de Seguros, Ejecutivo

de Custodia de Valores y Ejecutivo de Recuperacin de Cartera y Crdito

Personal del Fondo Beneficiarios del Fondo


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Afectaciones

Me afectan

Decisiones de Gobierno (Estado)

Entidades de control, Superintendencia de Bancos

BNF y sus decisiones internas

Resoluciones rganos directivos del FCPC

Afecto

Beneficiarios y partcipes

RRHH del Banco Nacional de Fomento

Consejo de Administracin

Beneficiarios del Fondo

Tamao del Cargo

Financiero (responde por cifras):

Presupuesto anual

No Financiero (responde por procesos):

No. de procesos a cargo

Rendimiento del personal a cargo


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GERENTE ADMINISTRATIVO

Propsito del Rol

Realizar la coordinacin general de las operaciones del Fondo, ser responsable

conjuntamente con la Contadora del control interno.


1. Control Interno Revisar documentacin que sustente los movimientos.

Revisar los movimientos antes de su contabilizacin.

Control de transferencias, liquidaciones de aportes y otorgamiento de crditos.

Revisar el proceso de recuperacin de cartera y valores en general.

Aprobar los balances en funcin de la razonabilidad de los movimientos y flujos

financieros del FCPC

2. En el Fondo Elaborar en forma conjunta con el Gerente General la proforma presupuestaria anual

de acuerdo a las polticas del Fondo, presentndolos al Consejo de Administracin.

Organizar y supervisar el trabajo del personal operativo del Fondo.

Elaborar los proyectos de contratos y someterlos a revisin Legal.

Mantener los inventarios de bienes actualizados.

Recaudar las rentas y controlar los gastos del Fondo.

Responsabilizarse y supervisar que la contabilidad del Fondo se lleve bajo los principios

y normas generalmente aceptados.

Responsabilizarse de la elaboracin de los reportes presupuestarios conjuntamente

con la Contadora.

Mejorar y controlar los sistemas de control interno.

Investigar los mercados financieros y verificar el precio de mercado de las inversiones.

Cumplir con las dems funciones que asigne el Consejo de Administracin.


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Perfil mnimo requerido

Formacin Acadmica

Carrera en Administracin de Empresas, Contabilidad y Auditora o afines.

Experiencia

Experiencia de 3 aos en cargos similares.

Experiencia en instituciones con fines sociales.

Conocimientos sobre rgimen tributario y contable actualizado.


Microsoft Office.

Capacidad de entendimiento de los sistemas propios del Fondo.


Pensamiento analtico

Trabajo en equipo

Buena predisposicin

Red Operativa

Gerente General

Todo el personal del Fondo

Todo el personal del Fondo

Beneficiarios del Fondo

Afectaciones

Me afectan

No emisin del Plan de cuentas de la SBS

Oportunidad de entrega de informacin de las reas de red operativa

No implementacin de polticas por parte del Comits de Riesgos e Inversiones

Afecto Al Fondo en general

A los beneficiarios del Fondo

Comits de Riesgos e Inversiones

A las reas operativas del Fondo

Tamao del Cargo


Caja chica asignada al cargo

Validacin de la ejecucin del presupuesto


Emisin oportuna de informes


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CONTADORA GENERAL

Propsito del Rol

Contabilizar y llevar los registros contables de la operacin del Fondo, aplicando la

metodologa y planes de cuentas que determine la Entidad de Control.

Realizar control interno y consecucin de estados financieros oportunos y veraces, as

como todas las transacciones bancarias, declaraciones y pagos de impuestos y pagos de

proveedores.


1. Contabilidad y tributos del Fondo

Controlar el gasto del FCPC.

Pago oportuno de proveedores.

Elaboracin de informes y anexos.

Elaboracin de formularios 103 y 104 mensualmente, 101 anualmente.

Realizar declaraciones de impuestos.

Realizar los pagos al SRI.

Registro diario de pagos, transferencias y dems movimientos contables.

Elaborar auxiliares y anexos de las cuentas.

Elaboracin de conciliaciones bancarias mensuales.

Elaboracin de los balances mensuales.

Revisar diariamente los movimientos de las cuentas bancarias.

Elaborar la proforma presupuestaria anual.

Vigilar la ejecucin del presupuesto anual. Mantener un inventario de los bienes del Fondo.

Coordinar el mantenimiento de los bienes del Fondo.

2. Control interno

Revisar documentacin que sustente los movimientos.

Revisar los movimientos contables.

Control de transferencias, liquidaciones de aportes y otorgamiento de crditos.

Revisar la recuperacin de cartera y valores en general.

Verificar la razonabilidad de los movimientos y flujos financieros del FCPC


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Formacin Acadmica Carrera en Contabilidad y Auditora. Tener el CPA.

Experiencia Experiencia de 3 aos en cargos similares. Experiencia en instituciones con fines sociales. Conocimientos sobre rgimen tributario y contable actualizado.

Habilidades adicionales requeridas Microsoft Office. Capacidad de entendimiento de los sistemas propios del Fondo.

Competencias requeridas Pensamiento analtico Trabajo en equipo Buena predisposicin

Red Operativa Gerente General y Gerente Administrativo Seguros, Aportes y Crditos Ejecutiva de Crdito, Ejecutiva de Prestaciones y Ejecutivo de Seguros No tiene otros miembros de red

AfectacionesMe afectan No emisin del Plan de cuentas de la SBS Oportunidad de entrega de informacin de las reas de red operativa No implementacin de polticas por parte del Comits de Riesgos e Inversiones

Afecto Al Fondo en general A los beneficiarios del Fondo Comits de Riesgos e Inversiones

Tamao del CargoFinanciero (responde por cifras): Caja chica asignada al cargo Validacin de la ejecucin del presupuesto

No Financiero (responde por procesos): Emisin oportuna de balances Declaraciones oportunas de impuestos


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EJECUTIVA DE PRESTACIONES

Propsito del Rol

Mantener un archivo adecuado y sistemtico de las cuentas individuales conformadas

con el aporte de los partcipes.


1. Servicios al personal activo

Emisin de comprobantes contables de acuerdo a los ingresos que se vayan

registrando y cierre de las respectivas cuentas por cobrar por concepto de aportes

personales.

Receptar la solicitud del partcipe pidiendo la desafiliacin del fondo.

Enviar para la revisin de Ejecutivos de Seguros y Crdito.

Procesar la devolucin de aportes y rendimientos financieros del ex partcipe para ser

ingresado en el sistema, para que realice la respectiva transferencia a la cuenta del

beneficiario.

Realizar bloqueo en el sistema del fondo para que ya no aparezca el personal retirado

y no se le realice el descuento.

Dar aviso por correo electrnico al partcipe el valor a ser transferido o las razones

por las que no tiene valores a su favor.

2. Devolucin de aportes y rendimientos financieros por salidas

Enviar el requerimiento para la revisin de Ejecutivos de Seguros y Crdito.

3. Capacitacin de nuevos afiliados

Brindar induccin a nuevos afiliados.

Receptar autorizaciones de los nuevos afiliados para el descuento de aportes

Soporte y atencin a los afiliados.

4. Responsable del manejo de las inversiones

Controlar las inversiones y acreditaciones.

Mantener un archivo paralelo con toda la informacin requerida para control interno.


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5. Administracin del proceso de cuentas individuales

Ingresar y validar la informacin de aportes.

Generar los rendimientos financieros en funcin de la frmula de clculo.

Llevar los registros de aportes por sucursales en forma peridica.

Generar estados de cuenta individuales con los valores acumulados por aportes

personales, patronales y rendimientos acumulados.


Formacin Acadmica

Ttulo de 3er nivel en Contabilidad y Auditora, Economa, Finanzas o Administracin

Especializacin en riesgos, finanzas, reas sociales

Experiencia

Experiencia en Seguridad Social

Experiencia en rea Financiera y Contable

Conocimientos especficos de inversiones, riesgos, crdito.


Fluidez de dilogo 100%

Manejo de Microsoft Office, sistemas contables y sistema del FCPC.


Tipo de pensamiento estratgico, analtico

Actitud proactiva

Don de servicio, facilidad en el trato con gente

Red Operativa

Gerente General y Gerente Administrativo

Contador, Ejecutivo de Crdito, Ejecutivo de Seguros

No aplica Personal del Fondo

Afectaciones

Me afectan


Entidades de control, Superintendencia de Bancos

BNF y sus decisiones internas

Decisiones de Asamblea de Partcipes y Consejo de Administracin

Afecto

Beneficiarios y partcipes

RRHH del Banco Nacional de Fomento

Gerencia del Fondo

Contabilidad y recuperacin


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Tamao del Cargo





% de recuperacin de los aportes, jubilados y Credicom


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EJECUTIVA DE CRDITO

Propsito del Rol

Realizar anlisis y control sobre el otorgamiento de crditos a nivel nacional, que

representa en la actualidad el mayor medio de generacin de ingresos para el sustento

del Fondo.


1. Anlisis de crdito Receptar solicitudes de crdito.

Revisar capacidad de pago.

Pedir la validacin financiera al departamento contable de la sucursal del solicitante.

Revisar que la documentacin est completa de acuerdo al Reglamento, en caso de

que no lo est notificar los requerimientos adicionales.

Diferir el otorgamiento de crditos hasta que se elabore el rol de descuentos para

recuperacin de cartera.

Aplicar la contabilizacin en el sistema.

Enviar el registro a la Contadora para validacin.

Realizar la transferencia o acreditacin del crdito luego de la firma de la Contadora y

Gerente General.

Entregar la carpeta de crditos al rea de Custodia de Valores para su cuidado y

archivo.

Realizar el pago a las aseguradoras por seguros que cubran a todas las lneas

crediticias.

2. Otros servicios

Atencin personalizada al cliente, correo electrnico y telefnico.

Enviar reporte mensual de crditos a Metroseguros tanto en monto como saldo de

capital para el seguro respectivo.

Reporte mensual a la SBS para central de riesgos.

Certificaciones para deducciones de impuesto a la renta.


Formacin Acadmica

Carrera en Ingeniera en Administracin de Empresas, Comercial o Auditora. Especialidad en Finanzas.


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Experiencia

Experiencia de 2 aos en cargos similares.

Experiencia en atencin al cliente.

Conocimientos sobre normativas de crdito.


Fluidez de dilogo 100%.

Microsoft Office.

Excel avanzado.

Sistema propio del FCPC.


Atencin al cliente

Manejo de conflictos

Autocontrol

Trabajo en equipo

Red Operativa


Aportes, Custodia de Valores y Contabilidad

No tiene personal a cargo Aportes y Contabilidad

Afectaciones

Me afectan

Reglamento de crditos

Calidad de documentacin que se recibe

Comits de Riesgos e Inversiones

Afecto

A los beneficiarios del Fondo Comits de Riesgos e Inversiones

Tamao del Cargo



Presupuesto de colocacin de crdito


Tiempo de respuesta a las solicitudes de crditos hipotecarios, prendarios y

quirografarios. Mejora en el nmero de atenciones, especialmente por va telefnica


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EJECUTIVA DE COBRANZAS

Propsito del Rol

Realizar directamente las gestiones correspondientes a la recuperacin de crdito y

cartera, aportes y primas de seguro del Fondo, de manera que los ndices de liquidez

sean altos y se mantengan en el tiempo.


1. Cancelar todas las cuotas vencidas de lneas de crdito Elaborar y cargar el archivo de descuentos a travs de Banco Virtual para descuentos

mensuales

Verificar y cruzar valores recaudados por lnea crediticia, aportes y seguro.

2. Descuento para jubilados

Enviar un archivo a Recursos Humanos del Banco Nacional de Fomento con el detalle

del personal jubilado para hacer el cruce de sus lneas de crdito para su recuperacin.

Cuadre de la recuperacin de crditos de personal ya jubilado.

Conciliacin de recuperacin de cartera

Cuadre de la recuperacin de crditos de personal

3. Cancelar cuotas vencidas de todas las lneas de crdito

Receptar los depsitos por cuentas vigentes y vencidas.

Cargar los gastos judiciales despus de mantener 3 cuotas vencidas, y con autorizacin

de Gerente del Fondo. Los gastos judiciales se debitan primero de los pagos que

realicen los deudores.

Conciliar y cruzar con los estados de cuenta.

Emitir un comprobante contable.

4. Otros servicios

Emitir reportes de cartera morosa, vencida

Recuperar va extrajudicial (comunicaciones escritas y/o telefnicas de cartera

vencida)

Enviar documentos a la aseguradora en caso de muerte de personal deudor al FCPC

Liquidar crditos y entregar las notificaciones respectivas.


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Perfil mnimo requeridoFormacin Acadmica Carrera en Ingeniera en Administracin de Empresas, Comercial o Auditora. Especialidad en Finanzas.

Experiencia Experiencia de 2 aos en cargos similares. Experiencia en atencin al cliente y de preferencia en el Sector Pblico. Conocimientos sobre normativas de crdito.

Habilidades adicionales requeridas Fluidez de dilogo 100%. Microsoft Office. Excel avanzado. Sistema propio del FCPC.

Competencias requeridas Atencin al cliente Manejo de conflictos

Autocontrol Trabajo en equipo

Red Operativa Gerente General y Gerente Administrativo Aportes, Custodia de Valores y Contabilidad No tiene personal a cargo Aportes y Contabilidad

AfectacionesMe afectan

Reglamento de crditos Calidad de documentacin que se recibe Comits de Riesgos e Inversiones

Afecto A los beneficiarios del Fondo Comits de Riesgos e InversionesTamao del Cargo

Financiero (responde por cifras): Caja chica asignada al cargo Presupuesto de recuperacin de cartera / recuperacin de cartera vencida y aportes

No Financiero (responde por procesos): Mejora en el nmero de atenciones, especialmente por va telefnica


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EJECUTIVO DE SEGUROS DE VIDA Y ASISTENCIA MDICA

Propsito del Rol

Estar atento a los requerimientos de las personas afiliadas a los seguros que brinda como

beneficio el fondo.


1. Control interno de Ecuasanitas

Incluir y excluir a los partcipes al seguro de Ecuasanitas.

Realizar los cobros de las primas de seguros de Ecuasanitas.

Realizar el pago de las primas a Ecuasanitas.

2. Actividades en el Fondo

Atencin telefnica y personal al cliente.

Apoyo administrativo y logstico al Fondo.

Perfil mnimo requeridoFormacin Acadmica

Ttulo de tercer nivel en reas Administracin y/o Sociales.

Experiencia

Experiencia relacionada con el trato de clientes.

Conocimientos especficos en el rea de seguros.

Habilidades adicionales requeridas Idioma bsico

Manejo de Microsoft office, sistema Millenium, manejo de intranet.


Tipo de pensamiento prctico y operativo

Actitud frente al trabajo siempre presto al servicio

Don de gente, actitud de servicio


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Red Operativa


Ejecutiva de Crdito, Ejecutiva de Prestaciones, Contadora General

No aplica

Ejecutiva de Reembolsos de Ecuasanitas

Afectaciones

Me afectan


Los partcipes y beneficiarios

Consejo de Administracin, Asamblea de Partcipes

Afecto

Afiliados al seguro de Ecuasanitas

Partcipes del Fondo

Tamao del Cargo





No. de afiliados al seguro privado


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EJECUTIVO DE CUSTODIA DE VALORES

Propsito del RolRevisar y preparar documentos de orden legal, de manera que los archivos y registros

crediticios y de inversiones se encuentren ordenados y acordes luego del otorgamiento

crditos.

Emitir certificaciones de cancelacin de prstamos e hipotecas que permitan levantar los

impedimentos de enajenacin futuros y devolucin de garantas

reas de responsabilidad y actividades principales1. Documentacin legal para crditos

Recepcin y entrega de las garantas de todo tipo de crdito.

Revisar garanta y ordenarla en la secuencia establecida.

Generar un archivo confiable y suficiente para la verificacin de crditos concedidos.

Registrar en archivo magntico las garantas recibidas y despachadas.

Llevar archivos fsicos y elaborar documentacin como cartas y dems que sean

necesarios.

Administracin de plizas de seguros Devolver pagars y certificados de levantamiento de hipotecas a quienes liquidan el

crdito por cualquier motivo.

Certificados de no mantener crditos vigentes para levantamiento de garantas

Manejar y enviar la documentacin requerida tanto en matriz como en sucursales sobre

seguros de desgravamen.

Ordenar y manejar el archivo y correspondencia del Fondo.

Perfil mnimo requeridoFormacin Acadmica

Carrera de Derecho.

Especializacin en aspectos civiles, mercantiles, laborales y financieros.

Experiencia Experiencia de 3 aos en cargos similares.

Experiencia en instituciones con fines sociales.

Conocimientos sobre manejo de crditos y avalo de activos.


Microsoft Office. Capacidad de entendimiento de programas propios del Fondo y del Banco


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Pensamiento analtico

Pensamiento crtico

Disposicin para trabajo independiente y en equipo

Red Operativa

Gerente General y Gerente Administrativo Ejecutiva de Crdito y Ejecutivo de Seguros

No tiene personal a cargo

No tiene otros miembros de red

Afectaciones

Me afectan

Situacin personal de los beneficiarios de crditos

Afecto

A crditos

A seguros

Tamao del Cargo




Tiempo de respuesta a los requerimientos


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