Manual P6 Avanzado

Planificacin y Control de Proyectos con Primavera P6 Project Management

Nivel Avanzado -

Ing. Edwin MonznPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, [email protected]

2ExpositorIng. Edwin MonznPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, [email protected]

Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Catlica del Per con estudios enAdvanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado comoProject Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) yProject Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute.Adems certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project(MCTS).

Especialista en Planificacin y Control de Proyectos de Construccin y Minera. Haparticipado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalrgica,gasfera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panam dentro del equipo deControl de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B).

Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas deGestin de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, PrimaveraRisk Analysis, @Risk for Project) en diversas compaas y universidades del medio.Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos yconstruccin.

31. Introduccin2. Primavera P6 Project Management3. Control del Proyecto4. Administracin de la Seguridad 5. Preferencias Administrativas6. Methodology Management7. Clculo de la Programacin8. Nivelacin de Recursos9. Actualizando Lneas Base10. Definiendo Presupuestos11. Reflexin12. Auto Compute Actuals13. Claim Digger

Agenda

414. Gestin de Portafolios15. Earned Value Management16. Anlisis Tracking17. Cdigos de Proyectos 18. Campos Personalizados19. Global Change20. Documentos de Referencia21. Thresholds & Issues22. Anlisis Cualitativo de Riesgos23. Assignments24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project

Agenda

1. Introduccin

61. Introduccin

La complejidad de los proyectos es muy variable. Softwares de planificacin: Recomendacin u obligacin ? Implementacin de las herramientas de planificacin en el ciclo de

vida del proyecto.

71. Introduccin

Nacimiento de los softwares con categora de herramientas deplanificacin.

Todos los softwares de planificacin son iguales ? Caractersticas comunes y facetas diferenciadoras. Ventajas de Primavera:

Trabaja con base de datos grandes Reportabilidad Enfoque PMBOK Integracin con Microsoft y otros.

2. Primavera P6 Project Management

92. Primavera P6 Project Management Productos Primavera

10

2. Primavera P6 Project Management Evolucin de Primavera

11

2. Primavera P6 Project Management Enlace P6: PM-MM-Web

3. Control del Proyecto

13


Proceso de ActualizacinLa actualizacin de avance de las actividades

se desarrolla a travs de los siguientes 3 pasos: Definicin de la fecha de corte. Actualizacin de duraciones. Actualizacin de recursos y costos. Actualizacin de progreso.

14


Definicin de la Fecha de CorteEs la fecha donde se evala el estado del

proyecto.Puede ser semanal, mensual, etc.

dependiendo del plazo total del proyecto.P6 lo denomina Data Date

15


Definicin de la Fecha de CorteEl data date se configura a travs de:

Men Tools Schedule Current Data Date

16


Definicin de la Fecha de Corte

17


Actualizacin de DuracionesLa actualizacin de duraciones se desarrolla

en la pestaa Status de la ventana de detalles de actividades.

Esta actualizacin se desarrolla en 2 casos: Caso de hitos. Caso de actividades.

18

3. Control del Proyecto Actualizacin de Duraciones

Caso Hitos Actualizar Started ms la fecha en hitos de inicio. Actualizar Finished ms la fecha en hitos de fin.

Caso Actividades Si la Actividad ha concluido

Actualizar Started ms la fecha de inicio real. Actualizar Finished ms la fecha de fin real.

Si la Actividad todava no ha concluido Actualizar Started ms la fecha de inicio real. Actualizar el remaining duration.

19


Actualizacin de Recursos y CostosLa actualizacin de recursos/costos se

desarrolla en la pestaa Resources de la ventana de detalles de actividades.

Esta actualizacin se desarrolla en 2 casos: Caso de actividades que han concluido. Caso de actividades que no han concluido.

20

3. Control del Proyecto Actualizacin de Recursos y Costos

Caso de actividades que han concluido. Actualizar Actual Units. Actualizar Actual Cost.

Caso de actividades que no han concluido. Actualizar Actual Units y Remaining Units Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.

21


Actualizacin del ProgresoDefinir el Activity TypeSi el progreso es del tipo duration o units, el

progreso se actualizar automticamente. Si el progreso es del tipo physical, este deber ser ingresado manualmente.

22

Actualizacin del ProgresoTipos de Progreso

Duracin: Basado en la duracin de la actividad.Se calcula como:

% = (Original Dur Remaining Dur) / Original Dur. Physical: Basado en progreso fsico. Ingresado

manualmente. Units: Basado en las HH de la actividad. Se

calcula como: % = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU +

Remaining LU + Remaining NLU)


4. Administracin de la Seguridad

24


Modelo de Seguridad de Usuario

25

Relacin OBS-Usuario (Users)

Men Entreprise / OBS Pestaa Users Botn Assign


26

Relacin OBS-Usuario (Responsibility)

Men Entreprise / OBS Pestaa Responsability


27


Perfil de Seguridad - Global

Men Admin / Security Profile

Botn Global Profiles Add Profile Name Check Has Privilege

28


Creacin de Usuarios - General

Men Admin / Users Pestaa General Botn Add Login Name Personal Name

29


Creacin de Usuarios - Contact

Men Admin / Users Pestaa Contact Email Address Office Phone

30


Creacin de Usuarios - Global Access

Men Admin / Users Pestaa Global Access Botn Add Seleccionar: Global

Security Profile Check: All Resource

Access

31


Creacin de Usuarios - Project Access

Men Admin / Users Pestaa Project Access Botn Assign Seleccionar OBS Seleccionar Security

Profile

32


Creacin de Usuarios - Module Access

Men Admin / Users Pestaa Module Access Check Access

5. Preferencias Administrativas

34


Pestaa General

Men Admin / Admin Preferences

Pestaa General Code Separator Starting day of week Activity Duration

35


Pestaa Timesheets


Pestaa Timesheets Se requiere mdulo

Timesheets

36


Pestaa Data Limits


Pestaa Data Limits Niveles de estructura

jerrquica

37


Pestaa Id Lengths


Pestaa Id Lengths Nmero mximo de

carcteres

38


Pestaa Time Periods


Pestaa Time Periods Hours per time period Time period

abbreviations

39


Pestaa Earned Value


Pestaa Earned Value Technique for

computing performance percent complete

Technique for computing Estimate to Complete (ETC)

40


Pestaa Reports


Pestaa Reports 3 juegos de

encabezados, pie de pgina y etiqueta personalizada para reportes

41


Pestaa Options Men Admin / Admin

Preferences Pestaa Options Specify the interval to

summarize and store resource spreads

Project Architect Web Access Server

URL Workflow Administrator Contract Management

URL

42


Pestaa Rate Types Men Admin / Admin

Preferences Pestaa Rate Types Permite editar el

nombre del Price/Unit en Defaul Tittle

6. MethodologyManagement

44

6. Methodology Management

Methodology Management dentro del Suite Enterprise

45


Acceso al Methodology Management

Start / All Programs / Oracle-Primavera P6 / Methodology Management

Login name: admin Password: admin

46


Creacin de Metodologa

Men File / New Methodology Name /

Next Methodology Type /

Next

47


Creacin de Metodologa

Methodology Properties / Next

Congratulations / Finish

48


Abriendo una Metodologa Existente

Men File / Open Seleccionar

metodologa Botn Open

49


Copiando una Metodologa Existente

Abrir metodologa a copiar

Men File / Copy New Methodology

Name

50


Borrando una Metodologa Existente

Abrir metodologa a borrar

Men File / Delete Are you sure you want

to delete? Botn Yes

51


Propiedades de Metodologa

Men Methodology / Methodology Properties

Pestaas General / Codes / Notebook / Ids / Costs / Links

52


Exportando una Metodologa

Abrir metodologa ha exportar

Men File / Export Export Type / Next File Name / Next Botn Finish

53


Importando una Metodologa

Men File / Import ImportType / Next File Name / Next

54


Importando una Metodologa

Import from XER / Next Update Methodology

Options / Next Botn Finish

55


Creando proyectos a partir de metodologas

56



Abrir Project Management

Men File / New Select EPS / Next Project Id & Project

Name / Next

57



Project Start & End Dates / Next

Responsible Manager / Next

58



Assignment Rate Type / Next

Project Architect / Next

59



Welcome / Next Select Base or Plug in? /

Next

60



Select Base Methodology / Next

Estimate Size & Complexity / Next

61



Tailor WBS / Next Botn Tailor

62



Tailor WP & Docs / Next Tailoring Overview / Next

63



Assignment Rate Type / Next

Responsible Manager / Next

64



Update Project Options / Next

Save Base Methodology / Next

Botn Finish

7. Clculo de la Programacin

66

7. Clculo de Programacin Clculo del Proyecto

Men Tools / Schedule (F9)

Celda Current Data Date Botn Schedule

67

7. Clculo de Programacin Opciones de Programacin


Pestaa General Opciones Generales

68

7. Clculo de Programacin Opciones de Programacin


Pestaa Advanced Opciones Avanzadas

8. Nivelacin de Recursos

70

8. Nivelacin de Recursos Clculo del Proyecto

Men Tools / Level Resources

9. Actualizando Lneas Base

72

9. Actualizando Lneas Base Creacin de Lneas Base

Men Project / Maintain Baselines

Botn Add Save a copy of the current

project as a new baseline / OK

Baseline name BAseline Type

73

9. Actualizando Lneas Base Asignacin de Lnea Base

Men Projects / Assign Baselines

Project baseline User Baselines Botn OK

74

9. Actualizando Lneas Base Actualizacin de Lnea Base

Men Projects / Maintain Baselines

Seleccionar lnea base Botn Update When update project data,

include Specify the activity, to

include Log to file Botn Update

10. Definiendo Presupuestos

76

10. Definiendo Presupuestos Top-Down Planning

Vista Projects Seleccionar nodo del EPS

o Proyecto Vista de detalles de

proyecto Pestaa Budget Log Definir el presupuesto en

Original Budget

77

10. Definiendo Presupuestos Mudanza de Presupuesto



proyecto Pestaa Budget Log Budget Change Log /

Botn Add Ingresar: Date / Amount /

Responsible / Status / Reason / Change Number

78

10. Definiendo Presupuestos Flujo de Caja Mensual



proyecto Pestaa Spending Plan Ingresar datos en campos:

Spending Plan y Benefit Plan

El resto de columnas son autocalculadas

79

10. Definiendo Presupuestos Resumen del Presupuesto



proyecto Pestaa Budget Summary Se muestra un resumen

de las pestaas Budget Log y Spending Plan

80

10. Definiendo Presupuestos Origen de los Recursos Financieros

Men Enterprise / Funding Sources

Botn Add Founding Source Name

81

10. Definiendo Presupuestos Origen de los Recursos Financieros



proyecto Pestaa Funding Botn Add Asignar Amount y Fund

Share

11. Reflexin

83

Creacin de Reflexin

Seleccionar el proyecto Clic derecho Create reflection

11. Reflexin

84

Ejecucin de Reflexin

Seleccionar el proyecto reflexin

Clic derecho Merge reflection into

source project

11. Reflexin

85

Opciones de Reflexin

Group Changes by Prior to merging After merging Botn Merge changes

11. Reflexin

12. Auto Compute Actuals

87

12. Auto Compute Actuals Auto Clculo de Actividad

Inserta columna Auto Compute Actuals en vista Activities

Men Tools / Apply Actuals Seleccione New Data Date Botn Apply

88

12. Auto Compute Actuals Auto Clculo de Recursos

Vista Resources Seleccionar Recurso En ventana de detalles

seleccionar la pestaa Detail

Check en Auto Compute Actuals

13. Claim Digger

90

13. Claim Digger Configuracin General

Cerrar todos los proyectos abiertos

Men Tools / Claim Digger Select revised project Select original project or

baseline Send report to: HTML File Output file: ruta Botn Compare

91

13. Claim Digger

Opciones Avanzadas

Botn Advanced Specify the project data to

compare Specify the activity data to

compare Botn OK

14. Gestin de Portafolios

93


Creacin del Portafolio

Men Enterprise / Project Portfolios

Pestaa General Celdas Name & Available

to

94


Asignacin de Proyectos

Pestaa Projects Botn Assign

95


Abrir Portafolio

Men File / Select Project Portfolio

Seleccionar Portafolio Botn OK

96


Cerrar Portafolio

Men File / Select Project Portfolio

Seleccionar All Projects Botn OK

15. Earned ValueManagement

98

15. Earned Value Management

99


100


101


102

Configuracin de Preferencias


Pestaa Earned Value Technique for computing

performance percente complete


Earned value calculation


103

Configuracin del WBS

Vista WBS Pestaa Earned Value Technique for computing

performance percente complete


Nota: Opciones por nivel de WBS


104

Configuracin del WBS Milestones

Vista WBS Pestaa WBS Milestones Botn Add


105

Columnas Earned Value

Men View / Columns / Customize

Categora: Earned Value Seleccionar campo Botn OK


16. Anlisis Tracking

107

Configuracin Vista Tracking

Vista Tracking 4 Windows

16. Anlisis Tracking

17. Cdigos de Proyectos

109

Creacin de Cdigos de Proyectos

Men Enterprise / Project Codes

Botn Modify Botn Add Ingrese un cdigo de

proyecto


110

Valores de Cdigos de Proyectos

Men Enterprise / Project Codes

Botn Add Ingrese valores de cdigo

de proyecto


111

Asignando Project Codes a Proyectos

Vista Projects Vista de detalles de

proyectos Pestaa Codes Botn Assign


18. Campos Personalizados

113

Creacin de Campos Personalizados

Men Enterprise / User Defined Fields

Seleccionar tipo de vista Botn Add Seleccionar Data Type


114

Asignacin de Campos Personalizados

Men View / Columns Categora User Defined Seleccionar campo

personalizado Botn OK


19. Global Change

116

Creacin de Global Change

Men Tools / Global Change

Botn New Asignar nombre en Global

Change Name Asignar condicin en

cuadro If Asignar accin en cuadro

Then Asignar accin 2 en

cuadro Else Botn Change

19. Global Change

117

Ejecucin del Global Change

Botn Change Botn Cancel Change:

Cancela los cambios Botn Commit Changes:

Aplica los cambios Botn Save to file: Guarda

archivo log con los cambios (wordpad).

19. Global Change

20. Documentos de Referencia

119

Pestaa General

Vista WPs & Docs Botn Add Ingresar: Title, Reference

No, Status y Document Category

Tambien puede ingresar: Version, Revision Date, Author, etc.


120

Pestaa Description

Ingresar breve descripcin del documento adjunto


121

Pestaa Files

En Public Location adjuntar archivo asociado

El botn Lunch abre el archivo asociado


122

Pestaa Assignments

El botn Assign Activity vincula el documento adjunto a una actividad.

El botn Assign WBS vincula el documento adjunto a un nodo del WBS.


21. Thresholds & Issues

124

Creacin de Thresholds

Abrir proyecto Vista Thresholds Botn Add Asigne el Threshold

Parameter


125

Pestaa General

Asigne el Threshold Parameter, Lower Threshold, Upper Threshold, WBS to monitor, Detail to monitor, Status, etc.


126

Pestaa Details

Monitor Time Window Threshold Issues


127

Enlace con Vista Issues

Vista Issues Pestaas General, Details

y Notes. Botones Add y Delete Botones Send y

Discussion


22. Anlisis Cualitativo de Riesgos

129

Tipos de Riesgos

Men Admin / Admin Categories

Pestaa Risk Types Botn Add


130

Creacin de Riesgos

Vista Risks Botn Add


131

Pestaa General

Risk Name Applies to WBS Apllies to Resource Responsible Manager Risk Type Status Priority Date Identified


132

Pestaa Description

Breve descripcin del riesgo


133

Pestaa Impact

Impact Date Impact Probability


134

Pestaa Control

Descripcin de las actividades de control del riesgo analizado


23. Assignments

136

Pestaa General

Vista Assignments Pestaa General Celdas: Activity name,

Resource, Role, Cost Account, Price/Unit, Rate Type, Primary Resource

23. Assignments

137

Pestaa Planning

Vista Assignments Pestaa Planning Celdas: Budget Units,

Budget Units/Time, Original Duration, Actual Units, Remaining Early Units, Remaining Units/Time, Remaining Duration.

23. Assignments

24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel

139

Exportacin P6-Excel

Abrir proyecto Men File / Export Export Format /

Spreadsheet (XLS) Export Type / Activities


140

Exportacin P6-Excel

Projects to Export Select Template


141

Exportacin P6-Excel

Botn Modify Columns Filter Sort


142

Exportacin P6-Excel

Select XLS File Summary Botn Finish


143

Importacin Excel-P6

Men File / Import Import Format /

Spreadsheet (XLS) Select Excel File / Select

file to import


144

Importacin Excel-P6

Import type / Select the type of data to import

Import Project Options / Select destination project


145

Importacin Excel-P6

Summary Botn Finish


25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project

147

Exportacin P6-Ms. Project

Men File / Export Export Format: Microsoft

Project (MPP) / Next Export Type: Project / Next


148

Exportacin P6-Ms. Project

Project to export: Export file name / Next

Template / Next Botn Finish


149

Importacin Ms. Project P6

Previamente guardar el archivo project como XML

Men File / Import Import format: Microsoft

Project (XML) / Next Files to import: Botn

Select y Celda Import to / Next


150

Importacin Ms. Project P6

Template / Next Import confirmation /

Botn Finish


Consultas y Comentarios

Ing. Edwin MonznPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, [email protected]

Documents

Manual P6 Avanzado