Manual para acceder como Residente, Supervisor o Inspector

Manual para acceder como Residente, Supervisoro Inspector de obra del Cuaderno deObra DigitalVersión 2.0

01Manual para acceder como Residente, Supervisor o Inspector de obra del Cuaderno de Obra Digital / Versión 2.0

1. Introducción ............................................................................ 02

1.1. Propósito .......................................................................... 03 1.2. Alcance ............................................................................ 03 1.3. Referencia ........................................................................ 03

2. Roles y funcionalidades ........................................................... 04

3. Completar creación de usuario ................................................ 06

4. Acceso al Cuaderno de Obra Digital ......................................... 12

5. Lista de asientos de un Cuaderno de Obra Digital ..................... 17

6. Registro de asientos de un Cuaderno de Obra Digital ............... 19

6.1. Registro de asientos en estado definitivo ........................... 19 6.2. Registro de asientos en estado borrador ............................ 227. Acciones del asiento de un Cuaderno de Obra Digital ............... 24 7.1. Acciones del asiento en estado difinitivo ........................... 24

7.1.1. Ver detalle del asiento ............................................... 25 7.1.2. Ver PDF del asiento................................................... 28 7.1.3. Enlazar asiento ......................................................... 28

7.2. Acciones del asiento en estado borrador ........................... 30 7.2.1. Ver detalle del asiento ............................................... 30 7.2.2. Editarl asiento .......................................................... 31 7.2.3. Eliminar asiento ........................................................ 32

8. Adminitración de contraseñas del usuario ............................... 33

8.1. Cambiar contraseña .......................................................... 34 8.2. Recuperar contraseña ....................................................... 359. Reporte de asientos ................................................................ 38

9.1. Ver detalle ........................................................................ 40 9.2. Ver PDF ............................................................................ 42

Índice


1. Introducción

El Cuaderno de Obra Digital es una herramienta informática desarrollada y administrada por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), que sustituye al cuaderno de obra físico con las características y formalidades establecidas en la normativa de contrataciones del Estado.

El acceso y uso del Cuaderno de Obra Digital están sujetos a lo previsto en la Directiva N° 009-2020-OSCE/CD; y a lo establecido en los términos y condiciones de uso del mismo.


1.1. PROPÓSITO

El presente manual tiene como propósito facilitar a las entidades la información necesaria para utilizar el Cuaderno de Obra Digital.

1.2. ALCANCE

El presente documento comprende los pasos a seguir para utilizar las funcionalidades de la herramienta, relacionadas a los perfiles de usuario de Residente de obra, Supervisor de obra o Inspector de obra del Cuaderno de Obra Digital.

1.3. REFERENCIA

Directiva Nº 009-2020-OSCE/CD “Lineamientos para el uso del Cuaderno de Obra Digital”, aprobada mediante Resolución N° 100-2020-OSCE/PRE de fecha 30 de julio de 2020 y vigente desde el 14 de agosto de 2020.


2. Roles y funcionalidadesRol FuncionalidadesSupervisor de obra • Completar creación del usuario.

• Acceso al Cuaderno de Obra Digital.• Lista de asientos de un cuaderno de obra digital.• Registro de asientos de un cuaderno de obra digital.

J Registro de asiento en estado definitivo. J Registro de asiento en estado borrador.

• Acciones del asiento de Cuaderno de Obra Digital. J Acciones del asiento en estado definitivo.

- Ver detalle del asiento.- Ver PDF del asiento.- Enlazar asiento.

J Acciones del asiento en estado borrador.- Ver detalle del asiento.- Editar asiento.- Eliminar asiento.

• Administración de contraseñas del usuario. J Cambiar contraseña. J Recuperar contraseña.

Inspector de obra • Completar creación del usuario.• Acceso al Cuaderno de Obra Digital.• Lista de asientos de un cuaderno de obra digital.• Registro de asientos de un cuaderno de obra digital.







Residente de obra • Completar creación del usuario.• Acceso al Cuaderno de Obra Digital.• Lista de asientos de un cuaderno de obra digital.• Registro de asientos de un cuaderno de obra digital.






Monitoreo de obra • Completar creación del usuario.• Acceso al Cuaderno de Obra Digital.• Administración de contraseñas del usuario.

J Cambiar contraseña. J Recuperar contraseña.

• Reporte de asientos. J Ver detalle. J Ver PDF.


3. Completar creación de usuario

Primero, debe verificar la bandeja del correo electrónico que proporcionó para recibir las notificaciones remitidas por el sistema.

Recibirá un mensaje desde la dirección [email protected] con el siguiente enlace:

En la parte inferior del mensaje puede verificar el tiempo de vigencia de dicho enlace.

Dale clic a este enlace si desea cambiar su contraseña de usuario

USUARIO

USUARIO

USUARIOUSUARIO

residente

supervisor

inspector


Una vez abierto el enlace, el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en la cual debe ingresar una nueva contraseña. Repita la contraseña y presione el botón “Procesar”.

La nueva contraseña debe cumplir las siguientes condiciones:

J Debe tener ocho (08) caracteres como mínimo y hasta cincuenta (50) caracteres como máximo.

J Puede incluir letras, números o los siguientes caracteres especiales ! ? @ . _ - +

J No debe incluir espacios en blanco.


El sistema mostrará la siguiente pantalla confirmando que el registro de usuario se ha completado con éxito.

Si presiona el ícono podrá visualizar los caracteres de la contraseña ingresada; y el ícono cambiará a .


NOTA:


Al ingresar a la opción “Solicitar completar creación de usuario” de la pantalla anterior, el sistema mostrará la pantalla “Completar creación de usuario”, donde deberá ingresar su usuario y correo electrónico. Después de presionar el botón “Solicitar”, el sistema validará los datos ingresados; y, de ser correctos, generará y enviará un correo electrónico con el enlace que le permitirá realizar el proceso “Completar creación de usuario”.

Si intenta completar la creación de usuario accediendo al enlace después de la fecha de vigencia, el sistema mostrará la siguiente pantalla, con la opción “Solicitar completar creación de usuario”.


Alternativamente, desde la pantalla de inicio deberá ingresar al enlace “¿No puedes iniciar sesión?”.

El sistema mostrará la pantalla “¿No puede iniciar sesión?”, donde deberá acceder a la opción “Completar creación de usuario”.


El sistema mostrará la pantalla “Completar creación de usuario”, donde deberá ingresar los datos requeridos, para que el sistema vuelva a generar y enviar un nuevo correo electrónico con el enlace que le permita realizar el proceso “Completar creación de usuario”.


Para acceder al Cuaderno de Obra Digital, ingrese al enlace:

4. Acceso al Cuaderno de Obra Digital

https://apps.osce.gob.pe/cuaderno-obra/

Descargar Directiva Nº009-2020-OSCE/CD

Se recomienda utilizar los siguientes navegadores: Google Chrome, Mozilla Firefox o Safari.

En seguida, se muestra la pantalla de inicio de sesión al sistema, donde debe ingresar su usuario y contraseña. Asimismo, debe seleccionar la segunda opción:

“Usuarios que realizan funciones de supervisor, inspector, residente y monitoreo de obra”.

De igual modo, puede descargar la Directiva, haciendo clic en:

https://apps.osce.gob.pe/cuaderno-obra/home/login





Luego de presionar el botón “Ingresar”, se muestran los Términos y Condiciones de uso del sistema; los cuales debe Aceptar, conforme se visualiza en la siguiente pantalla:

Marque la casilla “Acepto los términos y condiciones señalados” y presione el botón “Siguiente”. A continuación, el sistema muestra la pantalla “Iniciar sesión como”, con los datos de su usuario, rol y entidad asignada.


Para continuar, deberá pulsar el botón “Permitir” de la ventana modal que aparecerá en la pantalla; la cual contiene el mensaje de confirmación de acceso a la ubicación del dispositivo electrónico a través del cual accedió al sistema.

Seleccione la entidad y el rol asignado; presione el botón “Siguiente”.


Visualizará la pantalla de inicio con la información del usuario, obra y asientos del cuaderno de obra.

Presione en el ícono del menú, ubicado en la parte superior de la pantalla, para visualizar la información del perfil y acceder a las opciones del sistema.


Desde la opción “Asientos” en el menú de la izquierda, se accede a la “Lista de asientos”.

En seguida, se muestra la Bandeja de asientos, con la lista de asientos.

Para ver los filtros de búsqueda, haga clic en el ícono “Filtros” ; pulse el mismo ícono para ocultarlos.

5. Lista de asientos de un Cuaderno de Obra Digital


Para que el sistema muestre el resultado de la búsqueda, presione el botón “Buscar”. Seguidamente, de acuerdo al filtro elegido, el sistema le mostrará el resultado de la búsqueda.

De realizar una nueva búsqueda, presione el botón “Limpiar”; de manera automática, el sistema borra los datos ingresados en los filtros de búsqueda.

Para registrar un asiento, presione el botón “Nuevo asiento”.


6. Registro de asientos de un Cuaderno de Obra Digital

6.1.Registrodeasientosenestadodefinitivo

El sistema muestra la pantalla “Registrar asiento”, donde se debe considerar lo siguiente:

J El primer asiento que se registra en el Cuaderno de Obra Digital debe ser del tipo “Apertura del cuaderno de obra digital”, y es realizado por el residente de obra asignado.

J El asiento de tipo “Cierre del cuaderno de obra digital” es efectuado por el inspector de obra o supervisor de obra asignado, según corresponda.


Para registrar un asiento, se debe completar los campos solicitados:

Una vez ingresados los datos, presione el botón “Grabar” para guardar el asiento en estado DEFINITIVO.

J Título (requerido). J Tipo de asiento (requerido). J Descripción (requerido): permite registrar hasta dos mil (2000) caracteres.

J Enlazar asiento (para vincular un nuevo asiento a un asiento registrado).

J Archivo: se puede cargar documentos e imágenes. Los formatos permitidos son: PDF, JPG, PNG, XLS, DOC. No hay restricción en la cantidad de archivos; sin embargo, el peso máximo por cada archivo es de cien (100) MB.


El sistema mostrará un mensaje de confirmación relacionado a si desea continuar con el registro del asiento; para lo cual, deberá pulsar el botón “Aceptar”. Posteriormente, el sistema registrará la información ingresada, así como la información correspondiente a la metadata de las imágenes que se adjunten al sistema y a la ubicación de la obra asociadas a las coordenadas detectadas. Además, asignará un número correlativo de asiento; y guardará la fecha, la hora y la información del usuario que registró el asiento.

Finalmente, el sistema muestra el aviso de registro exitoso del asiento “Se ha grabado con éxito”. Deberá presionar el botón “Aceptar”.

Asimismo, el sistema envía un correo electrónico informativo, relacionado al registro del asiento registrado, a los usuarios activos y asignados al Cuaderno de Obra Digital. La estructura del correo electrónico enviado es la siguiente:


En caso no haya habilitado el acceso a su ubicación, el sistema mostrará en la parte superior un mensaje de alerta relacionado a que ha denegado el acceso a la obtención de su ubicación:

NOTA:

6.2. Registro de asientos en estado borrador

El sistema permite guardar el asiento en estado “BORRADOR” para luego completar el registro del asiento. Deberá seguir los mismos pasos indicados en el punto 5.1 correspondientes al registro de asientos en estado “DEFINITIVO”; con la diferencia que, una vez ingresados los datos, deberá presionar el botón “Guardar borrador” a fin de registrar el asiento en estado “BORRADOR”.

Un asiento en estado “BORRADOR” no tiene número de asiento asignado; tampoco se visualiza la fecha ni la hora de publicación o definitivo.

Considerar que el asiento en estado “BORRADOR” no tiene efecto legal.


En caso no haya habilitado el acceso a su ubicación, el sistema mostrará en la parte superior un mensaje de alerta relacionado a que ha denegado el acceso a la obtención de su ubicación:

NOTA:


7. Acciones del asiento de un Cuaderno de Obra Digital

7.1.Accionesdelasientoenestadodefinitivo

Una vez registrado el asiento en estado “DEFINITIVO”, se ubica al asiento en la Lista de asientos del Cuaderno de Obra Digital. Por cada asiento, se puede realizar las siguientes acciones:

J Ver detalle del asiento.

J Ver PDF del asiento.

J Enlazar asiento.


Para visualizar el detalle del asiento, deberá presionar el ícono .

El sistema mostrará la pantalla “Asiento del Cuaderno de Obra” con los siguientes datos:

J Cabecera:

- Entidad (no editable).

- Obra (no editable).

- Contratista (no editable).

J Datos del asiento:

- Título (no editable).

- Tipo de Asiento (no editable).

- Descripción (no editable).

- Asiento de referencia (no editable).

- Fecha y hora (no editable).

- Usuario (no editable).

- Rol (no editable).

- Latitud (no editable).

- Longitud (no editable).

J Documentos del asiento.

J Imágenes del asiento.

Se puede descargar cada archivo tipo Documento, haciendo clic en el ícono

7.1.1. Ver detalle del asiento


Asimismo, en caso se haya adjuntado una imagen, se podrá descargar cada archivo tipo Imagen, haciendo clic sobre la misma imagen.


NOTA:

En caso los campos Longitud y Latitud no cuenten con valores, se visualizará el siguiente texto:

J Si el usuario no habilitó el acceso a su ubicación, se visualizará el siguiente texto: “(*) El usuario no habilitó el acceso a su ubicación”.

J Si el sistema no capturó las coordenadas (latitud y longitud) correspondientes a la ubicación del dispositivo electrónico a través del cual el usuario accedió al sistema, se visualizará el siguiente texto: “(*) No se pudo obtener acceso a su ubicación”.


Para visualizar el documento del asiento en formato PDF, deberá presionar el ícono . El documento contiene la información del asiento, así como los nombres, tipos y códigos HASH de los archivos (documentos e imágenes) anexos correspondientes al asiento. A continuación, se visualiza un ejemplo de un archivo PDF de un asiento.

Mediante el ícono desde la lista de asientos, se vinculará un asiento registrado a un nuevo asiento, con la finalidad de referenciar ambos asientos. Muestra las opciones de la pantalla de Registro de asiento, con la diferencia que se encuentra el dato por defecto del asiento registrado en el campo “Enlazar asiento”.

7.1.2. Ver PDF del asiento

7.1.3. Enlazar Asiento


Asimismo, el sistema permite buscar el asiento a referenciar desde la pantalla “Registrar asiento”; para lo cual deberá presionar el ícono de búsqueda del campo “Enlazar asiento”. El sistema mostrará la pantalla “Enlazar asiento”, a fin de buscar el asiento a vincular ingresando el título correspondiente. También podrá ingresar un texto referencial y el sistema mostrará la Lista de asientos que cumplan con el criterio de búsqueda ingresado.

Luego, deberá seleccionar el asiento que desea vincular al nuevo asiento y presionar el botón “Enlazar”.


7.2. Acciones del asiento en estado borrador

Una vez registrado el asiento en estado “BORRADOR”, se ubica al asiento en la Lista de asientos del Cuaderno de Obra Digital.

Por cada asiento, se puede realizar lo siguiente: J Ver detalle del asiento.

J Editar asiento.

J Eliminar asiento.

Si requiere ver el detalle del asiento, deberá presionar el ícono . El sistema mostrará la pantalla para ver los datos del asiento y sus archivos, en caso corresponda.

Un asiento en estado “BORRADOR” no tiene número de asiento asignado; tampoco se visualiza la fecha ni la hora de publicación o definitivo.

7.2.1. Ver detalle del asiento


Cuando se presiona el ícono “Editar” , el sistema muestra la pantalla “Registrar asiento” con la información anteriormente registrada. Se consideran los mismos pasos señalados en el punto 5.1 correspondientes al registro de asientos en estado “DEFINITIVO”.

7.2.2. Editar asiento


Cuando se presiona el ícono “Eliminar“ , el sistema muestra el aviso de confirmación de la acción. Deberá presionar el botón “Aceptar” para confirmar la acción.

7.2.3. Eliminar Asiento


8. Administración de contraseñas del usuario

Desde la pantalla de “Iniciar sesión”, presione el enlace “¿No puedes iniciar sesión?”.

Al ha clic sobre dicho enlace, el sistema muestre la pantalla “¿No puede iniciar sesión?”

¿No puedes inicar sesión?


8.1. Cambiar contraseña

Para realizar el cambio de contraseña, haga clic en la opción “Cambiar contraseña de usuario” en cualquier momento.

Asimismo, podrá acceder a la pantalla “Cambiar contraseña” desde la opción de menú del mismo nombre.


8.2. Recuperar contraseña

El sistema confirmará la acción mostrando la siguiente pantalla, con un mensaje de confirmación y le enviará un enlace a su correo electrónico. El enlace estará activo por 24 horas. Pasado este periodo de tiempo deberá ingresar a la opción “Recuperar contraseña de usuario” y volver a realizar otra solicitud.

Para realizar la recuperación de su contraseña, deberá acceder a la opción “Recuperar contraseña de usuario” en cualquier momento.

Ingrese los datos requeridos y presione el botón “Solicitar”.


Una vez que reciba el mensaje, haga clic en el siguiente enlace:

Dale clic a este enlace para completar la recuperación de contraseña

El sistema mostrará la siguiente pantalla, para que ingrese su nueva contraseña.


Finalmente, el sistema muestra la siguiente pantalla con el mensaje de recuperación de contraseña exitosa.


9. Reporte de asientosDesde la opción “Consultas y Reportes” en el menú de la izquierda, se accede al “Reporte de asientos”.

El sistema mostrará la pantalla “Reporte de asientos del Cuaderno de Obra” con los siguientes datos:

J Cabecera:

- Entidad no contratante (no editable).



J Campos de búsqueda:

- Asiento de referencia.

- Tipo de asiento.

- Titulo.

- Usuario.

- Rol.

- Estado.

- Fecha de Inicio.

- Fecha fin.

- Numero de asiento.


Deberá ingresar o seleccionar los valores de los campos de búsqueda que considere, y el sistema mostrará la lista de asientos con los siguientes campos:

J Nro.

J Título de asiento.

J Tipo de asiento.

J Fecha.

J Usuario.

J Rol.

J Estado.

Después de presionar el botón “Buscar” el sistema mostrará la siguiente pantalla.

Adicionalmente, puede usar el botón “Limpiar” para borrar los datos de búsqueda e ingresar nuevos valores en caso así lo requiera.


9.1. Ver detalle

Para visualizar el detalle del asiento, deberá presionar el ícono .

El sistema mostrará la pantalla “Asiento del Cuaderno de Obra” con los siguientes datos:

J Cabecera:

- Entidad no contratante (no editable).



J Campos de búsqueda:

- Título (no editable).

- Tipo de asiento (no editable).

- Descrioción (no editable)

- Fecha y hora (no editable).


- Usuario (no editable).

- Rol (no editable).

J Documentos del asiento.

J Imágenes del asiento.

En caso el asiento cuente con un archivo de tipo Documento, este se puede descargar haciendo clic en el ícono .

NOTA:

Asimismo, en caso se haya adjuntado una imagen, se podrá descargar cada archivo, haciendo clic sobre la misma imagen.


Para visualizar el documento del asiento en formato PDF, deberá presionar el ícono . El documento contiene la información del asiento, así como los nombres, tipos y códigos HASH de los archivos (documentos e imágenes) anexos correspondientes al asiento. A continuación, se visualiza un ejemplo de un archivo PDF de un asiento.

9.2. Ver PDF

Documents

Manual para acceder como Residente, Supervisor o Inspector