MANUAL PARA CRÉDITO CARTERAintranet.ugc.edu.co/documentos/sistemas/sistemas...DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALIZADO 21/07/2015 Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 29

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA CRÉDITO

CARTERA





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Contenido

1. GENERALIDADES ............................................................................................ 3

1.1. Introducción ............................................................................................... 3

1.2. Objetivo del Manual .................................................................................... 3

1.3. Alcance del Manual ..................................................................................... 3

1.4. Procesos en el Sistema Iceberg ................................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ................................... 4

2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4

3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ............................................................. 5

4. DEFINICIÓN DEL CRÉDITO ............................................................................. 6

5. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA....................................................................... 11

6. CREAR DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA EL CRÉDITO PAGARÉ ............... 13

7. CREACIÓN DE CRÉDITOS- CREDICHEQUE ................................................... 15

8. VERIFICAR EN SOLICITUD DE NOTA -APROBACIÓN DE CRÉDITO .............. 18

9. EJEMPLO DE CRÉDITO CON PAGARÉ ........................................................... 19





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1. GENERALIDADES

1.1. Introducción

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia

necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades

realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:

a. Procesos para crear créditos

b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización del

programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar la información, velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar

los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2. Objetivo del Manual

Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Créditos.

1.3. Alcance del Manual Precisar los procesos y procedimientos para generar créditos para los pagos de conceptos en la Universidad, buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4. Procesos en el Sistema Iceberg

Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos

con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado orden el

cual está presentado en este manual de Usuario.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1. Tabla de Comandos

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.





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Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al

pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación

3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO





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4. DEFINICIÓN DEL CRÉDITO

Luego en se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITO-

Definición de Crédito

Para realizar el ingreso de datos a esta pantalla se deben tener a mano los siguientes

documentos Formulario, pagaré, Orden de pago, carta de compromiso, carta de

instrucciones, cédula de Ciudadanía, certificado laboral y Formulario.

Se ingresan los siguientes datos,

Org: Se ingresa el valor 1

Crédito: Se genera automáticamente al guardar

Línea: Se selecciona una opción dela siguiente tabla

Descripción: Carga con el valor de la línea

Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda

Descripción: Carga con el valor digitado en periodo

Forma liquidación: Cap.Fijo.Int: Ven

Número Descripción 1 Crédito Personal 2 Crédito Especial





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Fondo: Se ingresa el valor 1 – Fondo General UGC

Nombre Fondo: Carga con el valor de Fondo

Fue/Fun: Se ingresa el número 21- Ingresos operacionales

Nombre Fuente Función: Carga al digitar el valor de Fue/Fun

Estado: Inicia automático En Cartera al estar cancelado pasa a Cancelado

Financiación: Se ingresa el valor del formulario se pulsa Enter y se pasa a la pestaña

Generales

Plazo: Se ingresa el número para el plazo de pago

Cuotas: Igual al número de plazo

Interés Indexado: Se deja vacío

Valor interés: Se digita el valor de interés

Genera mora: Se selecciona Si o NO

Int.Mora: Se ingresa 0 o 1,5





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Periodo: Se selecciona en la opción “Mensual”

Solicitud: Se ingresa fecha actual

En la pestaña Datos del cliente se ingresa lo siguiente

Cliente: se ingresa el número del cliente y cargan los datos de identificación, Dirección

electrónica, dirección de residencia, teléfono de residencia, razón social, primer apellido,

segundo apellido.

Luego en la pestaña Datos documento Soporte se ingresa lo siguiente





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En la celda Doc. Soporte, Se selecciona una opción de la lista al pulsar en la lupa.

Los datos de las celdas esta ventana cargan automáticamente cuando se ingresa el numero en

Doc. Soporte, luego en la pestaña Orden Soporte del Crédito

Orden: Se ingresa el número de la Matricula del periodo

Incluye de Solicitud: Se selecciona “SI”

Solicitud Fecha: Sale del formulario

Observaciones: Crédito personal

Las demás se dejan como están.





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Se guarda con F10, se pulsa en Liquidar luego en el botón YES y ACEPTAR se presentan

las cuotas, se pulsar en pre- aprobar y luego se pulsa en confirmar, para liquidar se crea una

nota temporal.

Luego se pulsa en el botón Liquidar

En la ventana que se presenta se pulsa en el Botón YES y aceptar

Luego se pulsa en Pre-aprobar y luego en confirmar, para liquidar se crea una nota

Temporal.





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5. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINACIERA- CUENTAS POR

COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes

Luego se pulsa en el botón documentos relacionados

En esta ventana se ingresa una fecha a la que se le quiere ver el estado y se pulsa el botón OK





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Se genera una ventana con los documentos de este cliente a favor y en contra





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6. CREAR DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA EL CRÉDITO

PAGARÉ

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-

DOCUMENTOS SOPORTE-Documentos Soporte

Cliente: Se digita el código del cliente

Org: Se Ingresa el 1

Tipo de Documento: Se digita Pagaré

Cliente: Se digita el código del Cliente

Estado: cambia al guardar

Los demás campo se dejan vacíos

Se guarda con F10, luego se pulsa en Activar





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Se genera una ventana de verificación, se pulsa en el botón YES

Se genera un mensaje en la barra de Estado 1 records applied and saved





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7. CREACIÓN DE CRÉDITOS- CREDICHEQUE

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-Captura

de Créditos con cheque

Para este proceso se debe tener en cuenta los documentos solicitados al cliente, como son

Cheques, liquidación, formulario, matrícula, Fotocopia cédula y abonos.

Org: 1

Crédito: se genera automáticamente

Estado: Carga automáticamente en cartera

Líneas: Se selecciona la opción 3 – Credi-cheque

Cliente: Se digita el número

Org. Se selecciona de la lista desplegable

Doc.: carga automáticamente con el valor anterior de Org

Orden: carga automáticamente con el valor anterior de Org

Fec.Vencmto: Se deja Vacío

Sol: Se selecciona la opción “Si”

Mod.fec: Se selecciona la opción “Si”

Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda

Ver. Orden, Vr.Adicional, Vr.Solicitudes y Vr.Creditos

Formaliq: Se deja en cap.fijo.int.Venc.

Plazo: Depende del número de cheques

Int: Se deja Vacío

Tasa Int: se digita la tasa de interés

Int Mora: Se seleciona la opción “NO”

Periodo: Se selecciona Mensual

Fecha Solicitud: Se registra la que aparece en la documentación “Formulario”

Fecha aprobación: la misma de solicitud

Vr.Financiación: Se ingres el valor de la matrícula

Cobro cuo ini: se deja en la opción Valor

Valor/proc: Se deja en cero





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Valor CuoIni: se deja vacío

Cobro gastos: Se deja la opción Porcentaje

Valor/porci: Se deja en Cero

Valor Gastos: se deja en Cero

Org: Su valor es 1

Centro. Carga automático con número y nombre

Fondo. Su valor es 1

Fue/fun: Se ingresa el número 21

Descripción: Especificar el nombre del crédito, año y periodo ej.: Crédito con cheque 20131

Tipo: si ingresa FIN

Entidad. Se ingres ale código de la entidad bancaria

De cheques: Se genera el nombre de la entidad al ser ingresado el código anterior

Cuenta. Se digita el número del cheque

Girador: Se digita y se obtiene de la documentación entregada

Tipo: carga automático con la información de autorización

Entidad: Entidad que aprueba el cheque – Cov

De respaldo: Carga automáticamente con la sigla COV- Covinoc

Autorización: se ingresa el número de los documentos presentados





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Se guarda con F10 y se pulsa en el botón Liquidar

En el bloque Cuotas a respaldar se verifican los valores de las cuotas a pagar para finalizar

se guarda con F10

Si se necesitan correcciones se pulsa en el botón Cuot.Normales se realizan modificaciones

y se vuelve a liquidar verificar valor Cheque y el número del Cheque en “Cheque Num” y

luego se pulsa en el botón Confirmar





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8. VERIFICAR EN SOLICITUD DE NOTA -APROBACIÓN DE

CRÉDITO

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACION FINANCIERA-CUENTAS POR

COBRAR-CARTERA COMERCIAL-Solicitud Nota

Se pulsa F7 y se ingresa el número del cliente luego se pulsa F8 en observaciones esta

detallado el número del crédito.

Ejemplo de crédito con pagaré





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9. EJEMPLO DE CRÉDITO CON PAGARÉ

1. Se crea la orden, se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-

CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes.

Se crea en ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-

DOCUMENTOS SOPORTE-Documentos Soporte, para guiarse mirar numeral 6

de este manual

2. Se crea crédito, ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-

Definición del Crédito

Mirar numeral 4 de este manual.





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Pestaña Generales, se ingresa plazo, valor intereses, fechas de Solicitud y Aprobación

En la pestaña Datos del cliente, se busca en el campo cliente en la lupa y se ingresa el

código del cliente para cargar los datos





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En la pestaña Datos Documento Soporte

Se ingresa Doc. Soporte: Número del documento soporte (número de pagaré creado)

En la pestaña Orden Soporte de Crédito, se busca con la lupa el número de la orden y el

sistema carga los demás datos en la pantalla.

Incluye solicitudes: Se utiliza si se quiere incluir solicitudes de nota asociadas a la orden.





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Pulsar botón liquidar y luego Pre aprobar

Por último se pulsa en el botón Confirmar





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Se genera plan de pagos, se cierra esta pantalla.

Luego en la pantalla Solicitudes nota Crédito y/o Debito se pulsa el botón confirmar se

genera una solicitud nota por el valor de la aprobación del crédito, luego se pulsa en

Imprimir Orden, se genera recibo, en la ventana se muestra el número del recibo.





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Se pulsa en el semáforo

Se genera recibo de pago, se tiene en cuenta el número de Autorización de pago No., en

los conceptos de la descripción de pago se visualiza el descuento del crédito





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Luego se selecciona ingreso a automático de pagos, se ingresan los siguientes datos:

Organización: Se digita 1

Caja: Se digita 11

Nombre de la Caja: se genera con la información digitada en caja.

Fecha: Fecha de generación de recibo

Fecha de Pago: fecha que se pago

Cliente: se digita el código

Referencia: Se ingresa el número de referencia de pago.

Ref. Crédito: Se deja vacío

Periodo: Se digita el número del periodo correspondiente

Descripción: Se realiza una breve descripción del pago

Luego se guarda con F10 y se pulsa en el botón Pagos





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En la pantalla Detalle de los Pagos se ingresan los siguientes datos:

Modalidad: el numero 1

Nombre: Carga con los datos de modalidad

Moneda: Se deja en PES – Pesos

Valor: Se ingresa el valor a pagar

Luego se guarda con F10

Si el pago se realiza con consignación se registran los datos en la columna Consignación se

selecciona el banco pulsando en la lupa automáticamente se cargan los datos entidad, oficina,

cuenta nombre del banco.





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Si el pago se realiza con cheque se ingresa en la columna Cheque a la derecha del bloque el

número del cheque, se busca el banco con la lupa los datos Entidad, nombre del banco cargan

automáticamente y en la columna Documento de digita el número del cheque.

Luego se regresa a la pantalla anterior y se pulsa el botón Documentos

En esta pantalla se pulsa el botón Confirmar Recibo





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Se confirma el pago referenciado se pulsa en el botón Yes

Luego se ingresa al crédito y se verifica el Estado pase a “En Cartera”





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Se ingresa a cartera para verificar la activación y cancelación de la matrícula, las solicitudes de

nota y la activación de las cuotas del crédito.

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACION FONANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Cartera por Cliente

Documents

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