Manual para el Usuario

Generador de la Planilla Electrónica de RT Manual de Usuario

Seguro de Riesgos del Trabajo 2

INDICE

INTRODUCCION .................................................................................................... 4

DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL PANEL PRINCIPAL ....................... 1

A. Acceso directo a la página web de envío de planillas: ............................................... 1

B. Año de planilla:............................................................................................................. 1

C. Mes de la planilla:......................................................................................................... 1

D. Tipo de planilla ............................................................................................................. 1

E. Botón Importar archivo:............................................................................................. 1

F. Botón Imprimir reporte:.............................................................................................. 1

G. Botón Ingreso de datos:................................................................................................ 1

H. Botón Generar archivo: ............................................................................................... 2

I. Datos de la última planilla salvada: ............................................................................ 2

J. Total de trabajadores:.................................................................................................. 2

K. Total de salarios:........................................................................................................... 2

L. Dirección del patrono:.................................................................................................. 2

M. Número de facsímil: ..................................................................................................... 2

N. Número de teléfono: ..................................................................................................... 2

O. Cédula del patrono: ...................................................................................................... 3

P. Número de póliza:......................................................................................................... 3

Q. Hoja con catálogo de nacionalidades:......................................................................... 3


R. Hoja con catálogo de ocupaciones: ............................................................................. 3

BOTONERA PRINCIPAL DE LA APLICACIÓN..................................................... 4

Importar Archivo ................................................................................................................. 4

Imprimir Reporte ................................................................................................................. 5

Ingreso de Datos ................................................................................................................... 5 • Tipo ID: ...................................................................................................................... 6

• No. de identificación: ................................................................................................. 7

• Nacionalidad:.............................................................................................................. 8

• Número de asegurado: ................................................................................................ 8

• Nombre, primer apellido y segundo apellido: ............................................................ 8

• Tipo de jornada:.......................................................................................................... 9

• Salario mensual: ......................................................................................................... 9

• Días:............................................................................................................................ 9

• Horas: ....................................................................................................................... 10

• Ocupación:................................................................................................................ 10

• Observaciones: ......................................................................................................... 10

• Botonera de desplazamiento:.................................................................................... 12

Generar Archivo................................................................................................................. 12

ANEXO 1............................................................................................................... 15

Habilitación de Macros ...................................................................................................... 15 • Procedimiento:.......................................................................................................... 15


INTRODUCCION

Estimado patrono:

Con el fin de mantener la mejora en el servicio que brinda a sus clientes, el

Instituto Nacional de Seguros le presenta una versión mejorada de su Generador

de Planillas para el Reporte Mensual que debe presentar al Departamento de

Riesgos del Trabajo.

Esta nueva plantilla -en formato de Excel- le facilitará al usuario la inserción de

datos, a la vez que le permitirá la corrección de errores en forma guiada, sin

mayores complicaciones.

Este Manual le permitirá conocer las nuevas opciones de la plantilla y también le

guiará en la forma que se deberán llenar cada uno de los campos que componen

dicha plantilla, lo cual esperamos sea de su beneficio y satisfacción.

DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL PANEL PRINCIPAL

A

G H

I

K

J

O

N

M

L

B C D F E

P

R Q

A. Acceso directo a la página web de envío de planillas:

Esta opción le permite al usuario de Internet registrado previamente el acceder directamente a la página “web” de envío de planilla, con un simple “clic” del “mouse”, disminuyendo los pasos de navegación.

B. Año de planilla:

Espacio para indicar el año correspondiente al reporte de planilla que desea enviar.

C. Mes de la planilla:

Espacio para indicar el mes de planilla a reportar.

D. Tipo de planilla

Este espacio es para indicar el tipo de planilla a reportar. La clasificación es la siguiente: � MENSUAL: se indica tipo de planilla “mensual” cuando se va a hacer el

reporte ordinario correspondiente a enviar. � ADICIONAL: se indica tipo de planilla “adicional” para reportar a los

trabajadores como anexo a la planilla mensual. También se puede utilizar para hacer un reporte de planilla separado cuando el patrono así lo requiera.

� SIN ACTIVIDAD: se indica el tipo de planilla “sin actividad” cuando el patrono no ha contado con los servicios de personal a su cargo y por tanto no ha incurrido en el pago de salarios para el mes a reportar.

E. Botón Importar archivo: Este botón le permitirá “traer” a su pantalla, un archivo de texto anterior, generado con referencia en la plantilla Excel, con el fin de utilizarlo como referencia e incorporar solo los cambios para el mes que se procesa.

F. Botón Imprimir reporte: Este botón le permitirá imprimir el detalle de la planilla procesada –en Excel- y sólo se habilitará si en su software está instalado el Visual Basic versión 6.0).

G. Botón Ingreso de datos: Este botón permite incluir los datos requeridos de manera más ordenada y clara, a la vez que le guía acerca del formato que deben tener los mismos y omite la


posibilidad de digitar información que no cumpla con los parámetros que permitan su posterior validación.

H. Botón Generar archivo: Este botón le permitirá generar el Archivo en formato tipo texto (Txt) que es el requerido para el proceso de la información que deberá remitir al INS. Se debe activar una vez que se ha concluido la digitación la información requerida en los diferentes campos de la plantilla.

I. Datos de la última planilla salvada:

Este espacio está diseñado para que el usuario pueda visualizar cual fue el último reporte mensual de planilla generado con la plantilla de Excel.

J. Total de trabajadores:

Muestra el total de trabajadores incluidos en la planilla y se actualiza automáticamente con cada inclusión.

K. Total de salarios:

Muestra el total de salarios incluidos en la planilla y se actualiza automáticamente con cada inclusión.

L. Dirección del patrono:

Espacio reservado para que el patrono reporte la dirección por señas que registra al momento de envío de la planilla, la cual debe contar con un mínimo del 25 caracteres. Tiene como propósito actualizar los registros de la base de datos de patronos.

M. Número de facsímil:

Espacio reservado para el número de facsímil del patrono.

N. Número de teléfono:

Espacio reservado para la información referente al número de teléfono del patrono.


O. Cédula del patrono:

Espacio para ubicar el tipo de identificación del patrono, que debe estar contenido en los siguientes valores:

Descripción Cédula Jurídica Cédula Nacional Cédula Residencia Número Pasaporte

� Cédula jurídica : corresponde si el patrono es una empresa o negocio.

� Cédula nacional, cédula residencia, número de pasaporte: corresponde

si el patrono es una persona física.

P. Número de póliza:

Espacio reservado para el número de póliza.

Q. Hoja con catálogo de nacionalidades:

Contiene la codificación asignada por país, necesaria para reportar la nacionalidad de trabajadores extranjeros, cuando estos no registran un documento formal de identificación.

R. Hoja con catálogo de ocupaciones: (Eliminado)

Contiene la codificación de las ocupaciones, de conformidad al Manual de Clasificación de Ocupaciones de Costa Rica –2000 emitido por la Instituto Nacional de Estadística y Censos en mayo del año 2000. Ésta opción ha sido eliminada y trasladada a la aplicación web de envío de planillas.


BOTONERA PRINCIPAL DE LA APLICACIÓN

(para que pueda ver la información correspondiente a cada botón oprimir la tecla de CONTROL y el botón izquierdo del MOUSE)

Importar Archivo

Este botón le permitirá “traer” a su pantalla, un archivo de texto anterior, generado con referencia en la plantilla Excel, con el fin de utilizarlo como base para crear una nueva planilla e incorporar sólo los cambios para el mes que se procesa. Para activarlo debe desplazar el “Mouse” hasta el botón de “IMPORTAR ARCHIVO” y dar un “clic” sobre él, con lo cual se le desplegará una ventana similar a la que se ilustra a continuación:

Luego deberá ubicar dentro de su computadora el archivo de texto generado previamente, señalarlo y darle “ABRIR”.


Después de realizados los pasos anteriormente señalados el usuario visualizará en la plantilla de Excel la información contenida en el archivo de texto extraído.

Imprimir Reporte

Este botón le permitirá imprimir el detalle de la planilla procesada –en Excel- y sólo se habilitará si en su software está instalado el Visual Basic versión 6.0). Para activarlo debe desplazar el “Mouse” hasta el botón de “IMPRIMIR REPORTE” y dar un “clic” sobre él, con lo cual se le desplegará una ventana con el siguiente mensaje:

El usuario deberá seleccionar entre “SI” ó “NO” después de haber leído el mensaje que advierte que el impreso no será recibido como el reporte mensual de planilla. Para esos efectos se genera el archivo de texto.

Ingreso de Datos

Este botón permite incluir los datos requeridos a la vez que le guía acerca del formato que deben tener los mismos para su correcto procesamiento. Omite la posibilidad de digitar información que no cumpla con los parámetros que permitan su posterior validación. El botón de ingreso de datos es la mejor herramienta para que el usuario pueda ingresar los trabajadores en la plantilla de Excel. Esta herramienta impide la ocurrencia de errores, así el usuario tiene la certeza de que la información que reporta es la correcta. Para activarlo debe desplazar el “Mouse” hasta el botón de “INGRESO DE DATOS” y dar un “clic” sobre él, con lo cual se le desplegará la siguiente ventana:


Los criterios a aplicar para el ingresos de los datos se indican a continuación:

• Tipo ID: Se utiliza para identificar el tipo de documentación que registra el trabajador a incluir. Sus valores son los siguientes:

Código Descripción CN Cédula Nacional CR Cédula Residencia PT Permiso de Trabajo NP Número Pasaporte SD Sin documentos


• No. de identificación:

En este campo se digita el número asignado a la identificación que registra el trabajador. Según el tipo, debe considerar lo siguiente:

TIPO ID

CEDULA CANTIDAD CARACTERES

TIPO CARACTERES

CARACTERISTICAS PRINCIPALES

CN

CED. NACIONAL

FIJO 9

NUMERICO

� No debe contener guiones, comas ni letras.

Ejemplos: Formato no válido

Formato válido

6-234-456 602340456 1-561-089 105610089 1-1145-256 111450256

CR

CED RESIDENCIA

MÁXIMO 11

NUMERICO

� Se debe sustituir letras por “0” (ceros), y un máximo de 11 dígitos.

Ejemplo Formato no válido Formato

válido 135RE45902623561 13500459026

135RE163 13500163

SD

SIN DOCUMENTOS

MINIMO 7 MAXIMO 8

NUMERICO

� Al no contar el trabajador con número de identificación oficial se debe de procesar con la fecha de nacimiento.

Ejemplo:

Fecha de nacimiento

Formato de reporte

26/07/1972 26071972 02/12/1984 2121984


TIPO ID

CEDULA CANTIDAD CARACTERES

TIPO CARACTERES

CARACTERISTICAS PRINCIPALES

PT

PERMISO DE TRABAJO

MAXIMO 13

NUMERICO

� Debe contener como máximo 13 dígitos, todos numéricos y anteponer el año en que fue otorgado dicho permiso. Ejemplo: 1. Permiso de trabajo

otorgado en el 2004 y el número de permiso es el 123456789; el número de identificación queda 2004123456789.

2. Permiso de trabajo otorgado en el 2005 y el número de permiso es el 123; el número de identificación queda 2005123.

NP

NÚMERO DE PASAPORTE

MAXIMO 11

NUMÉRICO

� Debe digitar la numeración referente al pasaporte, sin incluir letras, guiones o espacios y con un máximo de 11 dígitos.

• Nacionalidad:

Este Campo se activa únicamente con la opción SD (sin documentación). Para el dato debe utilizar el catálogo de nacionalidades adjunto a la plantilla de Excel, para ubicar el código del país de origen del trabajador. El registro de nacionalidad está directamente relacionado con el “TIPO DE CÉDULA” , dado que se activa únicamente con la opción SD (sin documentación).

• Número de asegurado:

En este campo se digita el número de carné de asegurado que le asigna la Caja Costarricense de Seguro Social al trabajador, con un máximo de 14 dígitos. Es un dato obligatorio para todos los trabajadores, con excepción de los reportados con “CÉDULA NACIONAL”.

• Nombre, primer apellido y segundo apellido:


Digite el nombre del trabajador y apellidos del trabajador. Permite 14 caracteres como máximo en cada espacio.

• Tipo de jornada:

En esta celda se debe indicar el tipo de jornada laboral que desempeñó el trabajador durante el mes del reporte de planilla. Estos tipos de jornada están predeterminadas; sus valores son:

TIPO DE JORNADA DESCRIPCIÓN

Tiempo completo • Para la jornada laboral ordinaria de 8 horas diarias.

Medio tiempo • Para la jornada laboral entre 4 y menos de 8 horas por día.

Ocasional • Para la jornada laboral que se ejecuta por días sin completar el mes (contratos por períodos fijos).

Por Jornales • Para la jornada laboral por horas durante el mes.

• Salario mensual:

En este campo se indica salario bruto devengado por el trabajador en el mes a reportar. Los trabajadores con salarios en cero (“0”) o subsidios por incapacidad de la CCSS, deben omitirse del reporte.

• Días:

En esta celda se indica la cantidad de días que laboró el trabajador durante el mes a reportar. Esta casilla se inhabilita si en el campo “TIPO DE JORNADA” se escogió la opción “JORNALES”.


• Horas:

En esta celda se indica la cantidad de horas que laboró el trabajador durante el mes a reportar. La misma solo se activa si en el campo “TIPO DE JORNADA” se escogió la opción “JORNALES”.

• Ocupación:

En este espacio, se deberá indicar la ocupación que desempeña el trabajador, No debe quedar en blanco, porque el sistema no le permitirá la generación del archivo de texto de la planilla. Para la referencia del código de una ocupación específica deberá consultar el Catálogo de ocupaciones adjunto a la plantilla de Excel. La lista no es modificable.

• Observaciones:

En esta celda se puede indicar cualquier observación que desea sea considerada para el aseguramiento del trabajador. Si ninguna aplica, deje el campo en blanco. Las opciones de esta casilla están predeterminadas, así:


OPCIÓNES DISPONIBLES DESCRIPCIÓN

(Vació) No hay observaciones especiales para el trabajador en este mes

Nuevo ingreso Indica la condición del trabajador nuevo, que ingresó en el mes a reportar. Este dato no sustituye la “INCLUSIÓN PROVISIONAL”.

Salió en el mes Indica la condición del trabajador que término la relación laboral, durante el mes a reportar.

Incapacitado por la CCSS Indica la condición del trabajador incapacitado por la CCSS durante el mes a reportar.

Incapacitado por el INS Indica la condición del trabajador que estuvo incapacitado por INS durante el mes a reportar.

Disfrutó vacaciones Indica la condición del trabajador que disfrutó vacaciones durante el mes a reportar.

Disfrutó de licencia Indica la condición del trabajador que disfrutó de licencia sin goce de salario durante el mes a reportar.


• Botonera de desplazamiento:

Generar Archivo

Este botón le permitirá generar el Archivo en formato tipo texto (con extensión *.txt) que es el requerido para el proceso de la información que deberá remitir al INS. partiendo de la información digitada por parte del usuario previamente en la plantilla de Excel. Se debe activar una vez que se ha concluido la digitación la información requerida en los diferentes campos de la plantilla.

BOTON DESCRIPCIÓN

ANTERIOR Para desplazarse al anterior registro digitado.

SIGUIENTE Para desplazarse al siguiente registro digitado

IR A REGISTRO

Para buscar en la base de datos algún registro en particular.

SALVAR Después de ingresar la información de los trabajadores, permite que esos datos queden registrados.

SALIR Después de incluir la información de todos los trabajadores permite regresar a la plantilla .


Para activarlo debe desplazar el “Mouse” hasta el botón “GENERAR ARCHIVO”, y dar un “clic” sobre él, con lo cual se le desplegará una ventana como la que se ilustra en la siguiente página:

En cada uno de estos campos se desplegará la información digitada por el usuario al inicio del proceso de creación de la plantilla del mes que se va a reportar. Si falta alguno de los campos, deberá completarlos para poder continuar el proceso. Si ninguno de los campos está en blanco, el usuario deberá hacer clic en el botón

y le aparecerá la siguiente ventana:


Al activar el botón “GUARDAR”, además de generarse automáticamente el archivo definitivo en formato *.txt que deberá enviar al INS, se le desplegará la siguiente ventana:

Esta opción le permitirá –si el usuario lo desea- guardar la plantilla de Excel para no perder la información digitada, de manera que siguiente mes le sea más sencillo procesar el reporte mensual de planilla para Riesgos del Trabajo


Anexo 1.

Habilitación de Macros

Si usted tiene instalado Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP u otra versión superior en su PC, Usted debe ejecutar el siguiente procedimiento antes de utilizar la aplicación de Planilla en Excel.

• Procedimiento:

1. Abra un documento de Excel cualquiera. 2. Seleccione la opción “HERRAMIENTAS”, “MACRO”, y “SEGURIDAD”

(ver imagen)


3. En la ventana “NIVEL DE SEGURIDAD”, seleccionar “MEDIO”, y “ACEPTAR”

4. Cierre la aplicación de Excel (no es necesario salvar el documento)

5. Abra nuevamente la aplicación de Planillas en Excel (PlaniRT Aplicación), y

seleccione la opción “HABILITAR MACROS".

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