Manual Para Hacer Un Archivo Plano

<<24/04/2013>>

MANUAL PARA HACER UN ARCHIVO PLANO

1. En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas

según las siguientes especificaciones.

Algunas Columnas Columna 1 se ingresa el número de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc

catalogo debe de haber grabado estos establecimientos.

Columna 2 se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente.

Columna 3 se debe utilizar uno de los siguientes acrónicos

FC= Factura FE=Factura EspecialFCE= Factura ElectrónicaFPC= Factura Pequeño ContribuyenteDA= Declaración FA= FAUCA FO= Formulario SATEP= Escritura PúblicaNC= Nota de créditoND= Nota de débito

Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos


En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas en una plantilla de 30 columnas

según las siguientes especificaciones.

Algunas Columnas de Cuidado se ingresa el número de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc. Asegúrese que en el

catalogo debe de haber grabado estos establecimientos.

se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente.

tilizar uno de los siguientes acrónicos:

Compra Venta

FE=Factura Especial FCE= Factura Electrónica FPC= Factura Pequeño Contribuyente DA= Declaración Única Aduanera

FO= Formulario SAT EP= Escritura Pública NC= Nota de crédito

Nota de débito

FC= Factura FE=Factura Especial FCE= Factura Electrónica NC= Nota de crédito ND= Nota de débito

-SAT- Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos

1 rjgg


en una plantilla de 30 columnas

. Asegúrese que en el

<<24/04/2013>>

Notas Importantes:

1 Para las facturas de pequeño contribuyente se utilizan el acrónico de F

los datos de las columnas de la uno a la 9 y el resto se dejan

columnas de la 27 a la 30 donde deben ingresar los valores gravados.

2 No debe ingresar valores negativos, en ningún tipo de documento, las notas de créd

y debito, deben estar con valores absolutos. La herramienta está diseñada para que

opere aritméticamente sumas y restas.

3 No deje espacios en blanco después de cada dato ingresado, de lo contrario se

generará un error.

Columna 4 se debe digitar el núme

ejemplo FACE-63-FEA-01-001

Columna 5 se debe digitar el número de documento, si es factura electrónica digitar según el

siguiente ejemplo anteponiendo la comilla simple (‘),

dará error (´) Ejemplo: ‘120000000000124

porque dará un error.

Columna 6 Debe ingresar la fecha en formato dd/mm/aaaa, ejemplo

debemos digitar la comilla simple

Columna 7 (NIT) Si ingresa una factura

datos en la columna 12 y 13, Si

reporta el libro

Columna 9 (Tipo de transacción

luego en la columna 10, indicar si es

documento de exportación y en la columna 15

monto de la exportación debe ingresarlo en las columnas refe

bienes o servicios (Columnas 21 o 23

IVA.

Columna 12 Número de orden de la cédula, se debe de digitar indistintamente A

ingresa un número de DPI o parecido por el tamaño, lo debe de dejar en blanc

Columna 13 Número de Orden de Cédula o DPI, si está ingresando número de cédula,

que sea mejor a 8 dígitos Ejemplo: 11258861, si es número de DPI, ingresar el CUI, anteponiendo

la comilla simple (‘), y sin espacios intermedio, Ej.

NOTA IMPORTENTE: Si ingresa datos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13 en

blanco, si ingresa datos en una de

blanco.


Para las facturas de pequeño contribuyente se utilizan el acrónico de FP

los datos de las columnas de la uno a la 9 y el resto se dejan vacías hasta llagar a las

columnas de la 27 a la 30 donde deben ingresar los valores gravados.

No debe ingresar valores negativos, en ningún tipo de documento, las notas de créd


opere aritméticamente sumas y restas.

No deje espacios en blanco después de cada dato ingresado, de lo contrario se

se debe digitar el número de serie, si es factura electrónica digitar según el siguiente

se debe digitar el número de documento, si es factura electrónica digitar según el

teponiendo la comilla simple (‘), no debe utilizar apostrofe

00000000124 observar que no quede representado como

ebe ingresar la fecha en formato dd/mm/aaaa, ejemplo 01/01/2012, observar que

debemos digitar la comilla simple.

Si ingresa una factura especial y esta no tiene NIT, dejar en blanco e ingresar

Si está e operando una Importación o Exportación Usar el NIT de la empresa

Tipo de transacción) Si está operando un tipo de exportación, consignar la letra

a columna 10, indicar si es Bien o Servicio, también ingresar en la columna 14

ón y en la columna 15 el número de documento. NOTA: Para este caso

debe ingresarlo en las columnas referentes a valores exentos, ya sea de

21 o 23), esto debido a que las exportaciones no son

Número de orden de la cédula, se debe de digitar indistintamente A-

ingresa un número de DPI o parecido por el tamaño, lo debe de dejar en blanco.

Número de Orden de Cédula o DPI, si está ingresando número de cédula,


la comilla simple (‘), y sin espacios intermedio, Ej. ‘2065283881802


una de estas dos columnas (12 y/o 13), debe dejar la columna 7 en


2 rjgg

PC y se ingresan

hasta llagar a las

No debe ingresar valores negativos, en ningún tipo de documento, las notas de crédito


No deje espacios en blanco después de cada dato ingresado, de lo contrario se

ro de serie, si es factura electrónica digitar según el siguiente

se debe digitar el número de documento, si es factura electrónica digitar según el

ni tilde porque

observar que no quede representado como 1.20E+11

, observar que no

dejar en blanco e ingresar

una Importación o Exportación Usar el NIT de la empresa que

consignar la letra “E”,

én ingresar en la columna 14 el tipo de

Para este caso el

valores exentos, ya sea de

no son gravadas con

-1 o A1, pero si

Número de Orden de Cédula o DPI, si está ingresando número de cédula, asegúrese



, debe dejar la columna 7 en

<<24/04/2013>>

Columnas de la 16 a la 23 Deben de contener como mínimo un

cuando ingrese cualquier tipo de documento a excepción de facturas de pequeños contribuyentes.

NOTA IMPORTANTE: Los valores a ingresar es el 1

IVA).

El archivo será según el siguiente ejemplo:

NOTA: En caso de Factura especial puede ingresar número de cédula o DPI según el ejemplo de la

fila 7 de la imagen anterior.

2. Asegurarse que no tenga columnas ni filas de más, para este caso deben de presionar las teclas

{END} y luego la tecla {HOME} del teclado en ingles

Al presionar estas teclas, el cursor se ubicará en la última celda utilizada, ej.

NOTA IMPORTANTE: En caso de registrar una factura de pequeño contribuyente note en la fila 2,

de la imagen anterior, que solo se ingresó el valor gravado de la factura en la columna “AA”

“AD” conforme a lo que corresponda

a. Sí el cursor se ubica en otra columna

cursor, hasta la columna AE,


eben de contener como mínimo un cero y en formato general


Los valores a ingresar es el 112% del documento (esto significa inclusive

siguiente ejemplo:


que no tenga columnas ni filas de más, para este caso deben de presionar las teclas

la tecla {HOME} del teclado en ingles, en español {FIN} y luego {INICIO}.

Al presionar estas teclas, el cursor se ubicará en la última celda utilizada, ej.

: En caso de registrar una factura de pequeño contribuyente note en la fila 2,

la imagen anterior, que solo se ingresó el valor gravado de la factura en la columna “AA”

“AD” conforme a lo que corresponda, y se dejó en blanco las columnas de la “P” a la “W”

Sí el cursor se ubica en otra columna superior a la “AD” seleccionar desde donde quedó el

cursor, hasta la columna AE,


3 rjgg

formato general,


(esto significa inclusive


que no tenga columnas ni filas de más, para este caso deben de presionar las teclas

en español {FIN} y luego {INICIO}.

: En caso de registrar una factura de pequeño contribuyente note en la fila 2,

la imagen anterior, que solo se ingresó el valor gravado de la factura en la columna “AA” a la

, y se dejó en blanco las columnas de la “P” a la “W”

de donde quedó el

<<24/04/2013>>

Se marcan las columnas y con click derecho del ratón en la opción de eliminar.

b. En el lado de las filas se debe

grabado, de lo contrario elim

3. Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombre será “Ejemplo” y luego se

debe eliminar la fila de encabezados

a efecto de dejar en la primera


Se marcan las columnas y con click derecho del ratón en la opción de eliminar.

En el lado de las filas se debe asegurar que el cursos se ubique en la fila del último documento

liminar las filas con el mismo procedimiento de las columnas.

Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombre será “Ejemplo” y luego se

la fila de encabezados y cualquier otra fila que nos hubiera servido de referencia,

primera fila, el primer registro a grabar.


4 rjgg

que el cursos se ubique en la fila del último documento

nar las filas con el mismo procedimiento de las columnas.

Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombre será “Ejemplo” y luego se

y cualquier otra fila que nos hubiera servido de referencia,

<<24/04/2013>>

El archivo ejemplo quedará así:

NOTA IMPORTANTE

Para asegurar que el archivo contenga 30 columnas repetimos

si el cursor se ubica en una columna diferente

última fila y columna AD, esto para que al momento de generar el archivo plano, reconozca las

30 columnas. (Ver página 11)

4. Luego renombramos el archivo (Guardar Como),


El archivo ejemplo quedará así:

Para asegurar que el archivo contenga 30 columnas repetimos el proceso del punto 2 anterior,

se ubica en una columna diferente a la AD, entonces consignamos un cero en la


30 columnas. (Ver página 11)

Luego renombramos el archivo (Guardar Como),


5 rjgg

punto 2 anterior,

a la AD, entonces consignamos un cero en la


<<24/04/2013>>

5. Seleccionamos el tipo de archivo a grabar como “Texto (Delimitado por comas)”

NOTA: Debemos de guardar

este caso en el escritorio.


cionamos el tipo de archivo a grabar como “Texto (Delimitado por comas)”

guardar el archivo en un lugar donde lo podamos ubicar fácilmente, en


6 rjgg

el archivo en un lugar donde lo podamos ubicar fácilmente, en

<<24/04/2013>>

6. Al dar click en guardar, saldrán dos errores al primero se l

Y al segundo Si.

Luego se cierra la hoja que se está trabajando,

Dando click sobre la “x” para cerrar el archivo, aceptando todos los mensajes como siguen:


Al dar click en guardar, saldrán dos errores al primero se le da aceptar

Luego se cierra la hoja que se está trabajando,



7 rjgg


<<24/04/2013>>

7. Ubicamos el archivo grabado como “.txt”

8. Sobre el archivo, click y editar.

9. El archivo se abrirá con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado derecho del

primer número, en este caso sobre el lado derecho del primer “1”.

10. Presionamos la tecla “Shift” y sin soltarla la tecla flecha a la

marcar el espacio en blanco que existe intermedio del número uno y la c del archivo ejemplo.


hivo grabado como “.txt”, y lo marcamos.

El archivo se abrirá con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado derecho del

primer número, en este caso sobre el lado derecho del primer “1”.

Presionamos la tecla “Shift” y sin soltarla la tecla flecha a la derecha (->), del teclado para



8 rjgg

El archivo se abrirá con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado derecho del

>), del teclado para


<<24/04/2013>>

11. Se copia este espacio en blanco marcado, se puede utilizar la combinación de las teclas de

CTRL+C o bien en el menú de edición y

12. Posteriormente en el menú seleccionamos edición y luego Reemplazar… (CTRL+R).

13. En el primer espacio en Blanco “Buscar”, pegamos el valor copiado, con la combinación de

teclas (CTRL+V) y luego tabulación.


Se copia este espacio en blanco marcado, se puede utilizar la combinación de las teclas de

CTRL+C o bien en el menú de edición y copiar

Posteriormente en el menú seleccionamos edición y luego Reemplazar… (CTRL+R).

En el primer espacio en Blanco “Buscar”, pegamos el valor copiado, con la combinación de

teclas (CTRL+V) y luego tabulación.


9 rjgg

Se copia este espacio en blanco marcado, se puede utilizar la combinación de las teclas de

Posteriormente en el menú seleccionamos edición y luego Reemplazar… (CTRL+R).

En el primer espacio en Blanco “Buscar”, pegamos el valor copiado, con la combinación de

<<24/04/2013>>

14. En algunos editores solo queda el

como el siguiente:

15. Posteriormente en la casilla de Re

que aparezca el “|” llamando pipe.

16. Y luego dar click sobre la opción de Re


editores solo queda el espacio en blanco de Buscar, en otros aparece un cuadrito

Posteriormente en la casilla de Reemplazar usamos la combinación de teclas (ALT+124), para

que aparezca el “|” llamando pipe.

Y luego dar click sobre la opción de Reemplazar todo.


10 rjgg

espacio en blanco de Buscar, en otros aparece un cuadrito

mplazar usamos la combinación de teclas (ALT+124), para

<<24/04/2013>>

Cancelar y el archivo quedará así.

NOTA IMPORTANTE (Ver página 5)

Acá en este punto eliminamos el cero que utilizamos para que el archivo se ajustara a 30

columnas en este ejemplo aparecería en la última fila así:1|C|FE|A|6615|29/11/2012||MARCO DE LA LUZ

Y debemos de dejarla así 1|C|FE|A|6615|29/11/2012|| MARCO

17. Luego procedemos a guardar el archivo y le cambiamos la

sobre archivo, luego en Guardar como según la siguiente pantalla.


Cancelar y el archivo quedará así.

(Ver página 5)


columnas en este ejemplo aparecería en la última fila así: DE LA LUZ |L||||1955612281802|||2036.84|0|0|0|0|0|0|0|||||||0

|C|FE|A|6615|29/11/2012|| MARCO DE LA LUZ |L||||1955612281802|||2036.84|0|0|0|0|0|0|0|||||||

Luego procedemos a guardar el archivo y le cambiamos la extensión, para ello damos click

sobre archivo, luego en Guardar como según la siguiente pantalla.


11 rjgg


0

extensión, para ello damos click

0

<<24/04/2013>>

En tipo de archivo le consignamos “Todos los Archivos” y en nombre le agregamos “.ASL”

Posteriormente cerramos el ar



Posteriormente cerramos el archivo.


12 rjgg


<<24/04/2013>>

18. Estructura del archivo plano

No. Nombre de Columna TIPO DATO TAMAÑO MÁXIMO

1 Establecimiento Numérico 3

2 Compras/Ventas Alfanumérico 1

3 Documento Alfanumérico 10

4 Serie del documento Alfanumérico 15

5 Número del documento

Numérico 25

6 Fecha del

documento Fecha 10

7 NIT del

cliente/proveedor Alfanumérico 15

8 Nombre del

cliente/proveedor Alfanumérico 100

9 Tipo de transacción Alfanumérico 1

10 Exportación de Bien

o Exportación de Servicio

Alfanumérico 10


plano

Ejemplo

TAMAÑO MÁXIMO

DECIMALES Compra Venta

N/A 1 999

N/A C V

N/A

FC= Factura FE=Factura Especial FCE= Factura Electrónica FPC= Factura Pequeño Contribuyente DA= Declaración Única Aduanera FA= FAUCA FO= Formulario SAT EP= Escritura Pública NC= Nota de crédito ND= Nota de débito

FC= Factura FE=Factura Especial NC= Nota de crédito ND= Nota de débito FCE= Factura Electrónica

N/A B115 B115

N/A 311313213 311313213

N/A 15/01/2012 15/01/2012

N/A 19 19

N/A Contribuyente 19 Contribuyente 19

N/A L = LOCAL I = IMPORTACIÓN

L = LOCAL E = EXPORTACIÓN

N/A

BIEN / SERVICIO


13 rjgg

Observaciones

Debe especificar el número de establecimiento.

Debe especificar si es compra o venta según el ejemplo.

Seleccione solo un tipo de documento.

Si es factura Electrónica, utilizar todos los caracteres con guión, Ej. FACE-63-FRT-01

Aunque es numérica, pero si debe ingresar un número demasiado largo, utilizar la comilla simple (‘) al inicio del número Ej. ‘12000000001224

Formato dd/mm/aaaa

Si está operando una factura especial, y no tiene NIT, dejar en blanco y llenar las columnas 12 y 13. Si está e operando una Importación o Exportación Usar el NIT de la empresa

Utilizar la razón social, si no existe en catalogo de asiste libros, automáticamente se generará con la carga masiva.

Elegir una de las dos opciones.

Si el campo de Tipo de transacción (Columna 9) es E, debe especificar si es Bien o Servicio, de lo contrario, dejar en blanco.

<<24/04/2013>>


11 Estado del

documento Alfanumérico 1

12 No. de orden de la

cédula Alfanumérico 4

13 No. de registro de la

cédula/DPI Numérico 20

14 TIPO Alfanumérico 10

15 Número del

documento de exportación

Alfanumérico 50

16 Valor Gravado

Bienes operación Local

Numérico 15

17 Valor Gravado

Bienes operación del Exterior

Numérico 15

18 Valor Gravado

Servicios operación Local

Numérico 15

19 Valor Gravado

Servicios operación del uso Exterior

Numérico 15

20 Valor Exento Bienes

operación Local Numérico 15

21 Valor Exento Bienes

operación del Exterior

Numérico 15

22 Valor Exento

Servicios operación Local

Numérico 15

23 Valor Exento

Servicios operación del Exterior

Numérico 15

24 Tipo de Constancia Alfanumérico 10


Ejemplo

TAMAÑO MÁXIMO


N/A

E=EMITIDO A= ANULADO

N/A A-01

N/A ‘34515142145515

N/A FAUCA / DUA FAUCA / DUA

N/A ‘12456465454654 ‘164954654646785

2 13144564665 13144564665

2 13144564665 13144564665

2 0 0

2 13144564665 13144564665

2 13144564665 13144564665

2 13144564665 13144564665

2 13144564665 13144564665

2 13144564665 13144564665

N/A

CADI = Constancia de Adquisición de Insumos CEXE = Constancia de Exención de IVA CRIVA = Constancia


14 rjgg

Observaciones

Si está operando un documento de venta debe especificar si fue anulado o emitido, de lo contrario dejar en blanco.

Si la columna de NIT está llena, dejar en blanco. Si tiene DPI dejar en blanco.

Si la columna de NIT está llena, dejar en blanco. Si tiene DPI, ingresar el CUI, sin espacios en blanco e iniciando el la comilla simple (‘), no usar apostrofe (´).

Llenar si en la columna de tipo de transacción es “I” o “E”, de lo contrario dejar en blanco.

Llenar si la columna anterior tiene datos, anteponiendo comilla simple (‘), no usar apostrofe (´)

Si es factura de Pequeño contribuyente, dejar en blanco estas columnas. Usar formato de celda general. Ingresar el 100% del documento incluyendo IVA Si usa formato de número o moneda, le dará error. Si está operando un documento de exportación, clasificarlo como bien o servicio exento operaciones del exterior, recuerde que una exportación no es gravada del IVA

e

Si es un documento de compra, o no va a registras constancias dejar en blanco.

<<24/04/2013>>


25 Número de la

constancia según el tipo elegido

Numérico 15

26 Valor de la

constancia según el tipo elegido

Numérico 15

27 Total Facturado Operación Local

Bienes Numérico 15

28 Total Facturado Operación Local

Servicios Numérico 15

29 Total Facturado

Operación al Exterior Bienes

Numérico 15

30 Total Facturado

Operación al Exterior Servicios

Numérico 15


Ejemplo

TAMAÑO MÁXIMO


de Retención de IVA

N/A

‘123456789123456

2

684243121.55

2 0

2 125

2 0

2 135


15 rjgg

Observaciones

Si la columna anterior tiene datos y es documento de ventas, ingresar el número.

Digitar el valor por el cual fue emitida la constancia.

Si es una factura de pequeño contribuyente, clasificar en una de estas columnas y utilizar formato de celda general, de lo contrario, dejar en blanco. Ingresar el 100% del documento.

<<24/04/2013>>

MANUAL PARA

1.- Seleccionamos el NIT al cual le cargaremos el archivo, luego el MES y AÑO.


MANUAL PARA CARGAR UN ARCHIVO PLANO

A ASISTE LIBROS 2

Seleccionamos el NIT al cual le cargaremos el archivo, luego el MES y AÑO.


16 rjgg

ARCHIVO PLANO

<<24/04/2013>>

Se selecciona el archivo y abrir

Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos-SAT-

Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos 17 rjgg

<<24/04/2013>>

Luego click sobre Validar Archivo


Luego click sobre Validar Archivo


18 rjgg

<<24/04/2013>>



19 rjgg

<<24/04/2013>>

Al revisar los datos, aparecen cargados conforme lo solicitamos en el archivo plano.

Si por error se cargó un archivo plano a un NIT o periodo

por medio de la opción de Eliminación masiva (mes completo)



Si por error se cargó un archivo plano a un NIT o periodo incorrecto, se pueden eliminar los

Eliminación masiva (mes completo)


20 rjgg


, se pueden eliminar los datos

Documents

Manual Para Hacer Un Archivo Plano