2015

Alejandra Pérez

Carolina Palominos

Banco BCI – Analista Documental

Manual para operar con Analista Documental

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Objetivo:

Este manual está orientado al apoyo del área comercial para el

buen ingreso de las operaciones crediticias

Lograr el feed-back que permita establecer un orden en la

presentación de las solicitudes de crédito, con la finalidad de

optimizar los tiempos de respuesta.

Índice

Procesos de ingreso de datos a la plataforma SEC 3

Renta y Vaciado de Renta 7

Con Respecto a la Documentación 14

Motivos frecuentes de devolución 19

Ten Presente 20

Observaciones en Convenios 21

Patrimonio vs Tipo Vivienda 23

Ejemplos de Vaciados de Rentas especiales 23

Principales Errores en los Créditos 27

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Procesos de ingreso de datos a la plataforma SEC:

Antes de enviar una solicitud a flujo, sea nueva o reingreso, debe actualizar la operación. Esto

implica Re-grabar Renta y Repasar Cuadro de Acreditaciones, para que SEC asuma los

parámetros reales.

Revisar en Sec que la ficha Datos Cliente (Personales, Laborales y Referencia) cuente con la información completa y correcta.

Datos Personales

•Rut, Nombre, Sexo y Edad: validar contra Cédula, Verificar la ortografía

•Dirección y Fonos: validar con comprobantes (este dato debe estar completo), y con verificación telefónica

•Email: si cliente no posee, se debe señalar en comentarios Sec

•Estado Civil y Separación Bienes: validar en página de Registro Civil

•Tipo de Vivienda: de acuerdo a la documentación acreditada

•Renta: según ingreso en planilla, esta debe estar bien grabada

Fatca: los datos de esta ventana deben estar ingresados de la siguiente manera, es en

relación a la nueva ley de impuesto de EEUU para los clientes que pagan sus impuestos en dicho

país.

Para los clientes que pagan contribuciones en EEUU debe venir completo con la dirección en el

extranjero

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Datos Laborales

• Tipo de Actividad, Actividad Laboral: validar según ingresos presentados. La Actividad debe ser la misma que la ingresada en planilla de renta

• Rut y Nombre empleador: validar en SII (Situación Tributaria) o Sinacofi

• Dirección y Fono: validar con liquidaciones, contrato, certificados, y verificación telefónica. Fono Laboral debe ser fijo.

• Antigüedad Laboral, Tipo Contrato, Cargo: validar con acreditación de ingresos.

Continuidad laboral: ingresar Sólo Si:

Empleo anterior corresponde a misma actividad actual Renta es fija Operación No es vía convenio Contrato actual es indefinido Tiene sólo una laguna en cotizaciones de AFP Empleo anterior fue de al menos 1 año Actualmente cliente tiene más de 3 meses

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Datos Referencia • Debe contener campos completos con la información correspondiente, y validada por

Ejecutivo al momento de efectuar la verificación telefónica • No debe ser el mismo número telefónico particular o laboral que el cliente o Empresa

Datos Cónyuge

• RUT, Nombre, Edad: Se valida con Cédula • Si complementa: se ingresan todos los campos restantes (incluidos datos

laborales) y se Acredita Hoja de Verificaciones telefónicas manuales Si es cónyuge Aval Calificado o Referencial, aplica misma revisión que Ítem

Aval

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Datos Estado de Situación

• Debe especificar toda la información obtenida de la acreditación según sea el caso • Valorización según política y acreditación • Si la propiedad está hipotecada, debe estar especificado.

Datos Deudas Ingresadas

• Si es Descuento por Planilla (SBIF o NO SBIF), se debe ingresar de esta forma para

considerar los descuentos que afectan el Total Haberes • Si es Complemento de Rentas, las deudas SBIF de este se ingresan como “Deudas aún no

informadas” para efectos de Leverage. También se ingresan los descuentos internos, si los tuviera

• Es ideal ingresar las deudas de BCI, ya que corresponde a la misma Corporación • Las deudas debe estar cuadradas tanto en monto, como en número de acreedores • Siempre que se ingresa una deuda, se debe seleccionar Acredita: “Sí”

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Importante! Muchos de estos datos varían el color del semáforo, por lo tanto

deben corresponder a la información real del cliente.

Renta y Vaciado de Renta

La planilla es un vaciado de montos, por lo cual la estructura de la renta debe

visualizarse en la planilla.

Se debe ingresar la actividad correspondiente, según se acredite (Pensionado,

Empleado Particular Renta Fija o Variable, Empleado Fiscal, Servicios Menores,

Empleado Agrícola, etc.)

Cuando existen haberes que no percibe todos los meses, se pueden ingresar pero

por separado de los que percibe constantemente (siempre y cuando estén en dos

de los tres meses). Los bonos puntuales No se deben ingresar en la planilla de

renta, según Normativa.

Si existen bonos imponibles altos que afectan significativamente los descuentos

legales, se puede repetir la liquidación más baja de las dos restantes, situación

que se revisa caso a caso.

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En el caso que el cliente presente licencia en uno de los 3 meses, se puede omitir

ese mes y en su reemplazo, se puede ingresar el mes que registre la renta menor

según ítem renta liquida mensual de la planilla. Además con esta medida no se

castiga la renta para efecto de descuentos legales.

Para empleados del Sector Público, los Bonos Trimestrales otorgados por Ley se

consideran al 50% y se prorratean en 3 períodos. (Se pueden ingresar en

Asignaciones, o sumar al resto de Haberes que recibe los 3 meses). Los descuentos

legales se consideran en un 100% (Se ingresan sumados a Afp, Salud, adicionales,

seguro de cesantía e Impuesto).- Esta opción NO es válida para Convenios.

Cualquier dato que se quiera considerar distinto a como la política indica,

constituye una excepción, la cual deberá ser evaluada por el Área de Riesgo

Al enviar una solicitud a flujo Vía Convenio, revisar:

Observaciones de Convenio: tanto de la empresa como de riesgo y

de debe ajustar operación a condiciones específicas.

Clasificación del Convenio: Vigente, Top, Alerta Amarilla, Bloqueo

Riesgo (Esta información siempre debe estar presente en la plataforma de

convenio)

En las operaciones Pre-aprobada, Con acreditación de ingresos, revisar que:

- Siempre se debe actualizar la solicitud: Re-calcular y Guardar Renta +

Repasar cuadro Acreditación

- La Renta registrada en Sec en Datos Personales, debe ser igual a la Renta

vaciada en Planilla de Cálculo

- Los Datos Laborales correspondan al empleador actual (Rut y Nombre

empresa, Fecha ingreso, Tipo contrato)

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Planilla Renta Variable

10

Vaciado renta fija

11

Boletas de Honorarios

Ingresar

monto de

los PPM

línea 152

del Form.

29

12

Planilla Dueña de Casa

Planilla asesora del Hogar

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Rentista

Renta Sistema

Sólo para clientes vigentes y ex -clientes que hayan acreditado renta

Clientes Independientes, que la última evaluación haya sido como máximo hace un año y cliente tenga CIP A o B.

Clientes Dependientes (o Pasivos) deben mantener hoy el mismo empleador informado en SEC, independiente de la antigüedad de la última operación vigente.

Monto máximo a otorgar: Riesgo original de la última operación otorgada vigente o no + 30%, se incluye en este cálculo el saldo adeudado (RTC). (No considera monto de operación flash, si esta fuera la última operación otorgada).

Para clientes convenios esta alternativa es válida sólo si cliente es vigente y baja o mantiene la cuota actual, no es válida para ex -clientes.

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Renta Cuenta Primista

• El cálculo deberá considerar el promedio de los tres últimos meses ajustado al 90%, si

existe variación mayor al 30% entre el más alto y el más bajo se considerará el más bajo ajustado al 90%.

Con Respecto a la Documentación

Aspectos importantes a considerar, al adjuntar carpeta con Documentación en Sec:

Chequear en Anexo de documentos, que la documentación esté completa y legible. (El contenido que Ud. visualiza será el mismo que visualice el Analista Documental u otra instancia).

El archivo No debe ser guardado con caracteres como "acentos - / ñ", ya que esto impide que se pueda visualizar.

Cada vez que se adjunte un nuevo documento en Sec, éste debe guardarse con un nombre distinto a los que ya están anexados (debido a que se reemplaza la documentación existente).

Toda la documentación debe estar timbrada por Ejecutivo y JAF, responsables de la operación.

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Documentación General

Cédula

• Fotocopia por ambos lados • Print de Vigencia

Verificaciones Telefónicas

• Deben estar conformes, con todos los datos validados y respectivos nombres de informantes

Deudas:

Sí Consolida

• Hoja detalle de consolidación con deuda y número acreedores cuadrada, con RUT acreedores, y VºBº de JAF o Agente

• Informe de Deudas SBIF • Certificado de institución acreedora

No Consolida

• Certificado de institución acreedora que indique saldo de deuda y valor cuota de cada producto. De lo contrario se considera como carga el 4% de la deuda.

Documentación por Actividad

Pensionado

(422)

Última Liquidación de Pensión

Dependiente

(430)

• 1 ó 3 últimas liquidaciones • Certificado 12 últimas cotizaciones de AFP • Antigüedad Laboral (contrato, certificado, liquidación) • Tipo contrato para clientes < 2 años antigüedad

Independiente

que emite

Boletas (430)

• 2 últimos DAI • 6 o 12 últimos meses de Boletas de Honorarios según corresponda. • Iniciación de actividades

Cuenta

Primista

• Cartola Histórica de Cuenta Prima • Certificado 12 últimas cotizaciones de AFP • Antigüedad Laboral (contrato, certificado, liquidación) • Tipo contrato para clientes < 2 años antigüedad

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Rentista (430) • Escritura, avalúo, o último pago contribuciones a su nombre.

• Contrato(s) de arriendo (s) notariado (s) firmado(s) por él

Asesora del

Hogar (430)

• 3 últimos meses de pago de INP o AFP

• Contrato de Trabajo

Dueña de

Casa (420)

• Certificado matrimonio, o Certificado Nacimiento de hijo en común

• Print SAFP

• 3 últimos estados cuenta. Cupo M$200

• Plástico a nombre de titular o adicional

• Tarjeta bancaria, puede ser adicional + Tarjetas grandes tiendas, sólo

titular (Falabella, Paris, Ripley, Jumbo o Easy Más) + Tarjetas otras

tiendas si tiene patrimonio a su nombre (Jhonson’s, ABCDIN, La Polar)

Documentación Adicional

Vivienda

• Con o Sin deuda: patrimonio según política + Dividendo si corresponde.

• Fiscal: con certificado empleador • Arriendo: contrato arriendo notariado

Continuidad Laboral

• Finiquito de empleo anterior

Complemento Renta

• Documentación de cónyuge o conviviente, al igual que cliente titular

• Certificado Matrimonio, o Nacimiento de hijo en común

Reglas de Negocio

• Si cliente es BCI, debe adjuntar mail de Autorización por parte del Jefe de Oficina BCI a Gerente sucursal Nova

• Cliente debe ser atendido en sucursal de la Región donde habita. De lo contrario, debe adjuntar autorización de Gerente Zonal de la Región donde habita cliente.

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Bien Raíz • Pago contribuciones • Último dividendo cancelado • Escritura • Avalúo

Vehículo • CAV • Permiso circulación del año pagado

Maquinaria • Nueva: Sólo factura • Usada: Factura o Contrato de Compraventa

Separado de

Hecho

• Acta unilateral de cese de convivencia realizado en el Registro Civil

(antigüedad > 6 meses)

• Pensión de Alimentos: con resolución judicial (definitiva o provisoria)

• Trámite judicial en curso: acreditar la causa presentada en

Tribunales/Juzgado en que se indique la fecha y el motivo de la causa

(divorcio)

• Verificación de domicilios diferentes: siempre cuando sean realizadas

por empresas externas, con una antigüedad máxima de 1 mes, o

comprobante de domicilio que acredite una dirección distinta.

• Acreditar hijos en común con un tercero con certificado nacimiento.

NOTA: Si está casado con separación de bienes, se debe ingresar en SEC

Casado, Divorciado Anulado

• Certificado de Matrimonio • Libreta de Matrimonio

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Comprobante de domicilio

Comprobante Domicilio

• Cuentas de Servicios de Luz

• Cuentas de Servicios de Agua

• Cuentas de Servicios de Teléfono red fija o celular

• Cuentas de Servicios de Gas

• Cuentas de Servicios de Cable o Internet

• Cuentas de Servicios de Alarmas de vivienda

• Cuentas de Servicios de Autopista al día y a nombre de cliente

• Estado de cuenta de tarjetas de crédito de instituciones financieras o de casas

comerciales,

• Cartola de cuenta corriente

• Comprobante de dividendo de instituciones financieras

Presenta comprobante de Domicilio

Clientes Nuevos

Clientes vigentes

o Ex -Clientes

Sin teléfono Red Fija

Con teléfono Red Fija

Sin teléfono Red Fija

Con teléfono Red Fija (distinta

dirección solicitud anterior

(

NO Presenta comprobante de

Domicilio

Clientes vigentes

o Ex -Clientes

Clientes en

Convenio DxP

Con teléfono Red Fija (misma

dirección solicitud anterior)

Con teléfono Red Fija

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Motivos frecuentes de devolución

En el recuadro siguiente se detallan los motivos de devolución, los cuales están presentados con

una breve descripción. Los motivos que están destacados corresponden a más del 70% de las

devoluciones.

Motivo Devolución o Rechazo Descripción

Inconsistencia Información incongruente

Documento Manipulado Información falsa

Falta anexar documento(s) Cualquier documento faltante de acuerdo a política

Al actualizar, cambia semáforo Cuando Analista actualiza solicitud en Sec, y semáforo cambia a Rojo o Amarillo

Cuadratura mal ingresada Deudas SBIF, o No SBIF, no ingresadas o mal ingresadas

Renta mal vaciada Renta mal depurada, o mal grabada

Datos Cliente Datos Personales, Laborales, Referencia (mal ingresados o incompletos)

Datos Estado Situación//Cónyuge//Aval

Mal ingresados o incompletos

No califica por control manual No cumple condición de política, no medido por Sec

Ajustar condiciones del crédito Cuando operación es solicitada por Ejecutivo para ajustar monto, plazo, seguros, etc.

Deterioro Cliente//Cónyuge//Empleador

Moras o Infracciones, no medido por Sec

Es por esta razón, dado al alto número de solicitudes devueltas por estos 3 motivos, se detallan

algunas propuestas de mejora

Se ingresa: Horas extras que figuran en 1, 2 o 3 meses

Se ingresa: Bonos producción en 2 de 3 meses (ingresar en distinto ítem)

RENTA MAL VACIADA

Se ingresa: Diferencias de descuentos previsionales cuando vienen desglosados (adicionales)

Se ingresa: Como descuentos: APV, Descto trabajo pesado, retención judicial

No se ingresa: Bonos puntuales. (Se puede repetir la liquidación menor (RLM) en lugar de esta)

Se debe confirmar antes de enviar, que la renta esté grabada correctamente

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Ten Presente:

Siempre acreditar Certificado AFP:

o cuando el empleador No es Prime

o Cuando la operación No es vía Convenio DxP

o Que contenga 12 últimos períodos cotizados, sin lagunas

o Que presente folio para validar en internet

o Que presente máximo un mes desde su emisión

o Que corresponda a la AFP, no a Previred. o Que tenga el Rut del empleador

Revisar: Edad cliente

DATOS CLIENTES

Revisar: Direcciones bien escritas y con numeración.

Revisar: Números de teléfonos correctos

Revisar: Si acredita que cliente está casado Con Separación Bienes, Sec debe señalarlo

3 últimas liquidaciones. Si presenta licencia, esta debe estar respaldada

Planilla de Consolidación con VºBº de Ejecutivo y JAF

FALTA ANEXAR DOCUMENTOS

Acreditación estado civil Separado

Nombre del archivo anexado no debe contener signos

Se debe confirmar antes de enviar que documentación completa, visada y legible

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Para Producto Visa: La Carga Financiera Inicial máxima es 60%. Es Control Manual Adjuntar

Planilla de Renta (formato actual) Adjuntar Hoja Verificaciones Telefónicas Manuales, completas

y conformes

Sólo se puede otorgar a clientes Bancarizados NO se debe otorgar Visa a clientes que se les haya

otorgado un crédito con excepciones (Semáforo Amarillo o Rojo). Esto dentro de un período de

90 días y al menos el pago de una cuota NO se debe otorgar Visa a clientes que tengan como

único producto, créditos Descontados por Planilla

Para Producto LCE

- Adjuntar siempre certificado Arancel del Instituto

- Tanto alumno como sostenedor no deben presentar deterioro.

- Adjuntar vaciado de renta manual

- Adjuntar verificaciones telefónicas

- Adjuntar Certificado de AFP de empresas no Prime.

- CI. Y Print vigencia de sostenedor y alumno

Observaciones en Convenios

Clientes con "Bloqueo Riesgo"

Podrán ser atendidos clientes vigentes o ex clientes que tengan CIP A o B hasta su riesgo original

o superior, siempre que se mantenga la cuota descontada por planilla.

Clientes con "Alerta Amarilla"

Podrán operar en forma restringida, sólo con clientes que cumplan las siguientes condiciones hasta que el convenio mejore sus índices:

Edad > de 25 años

Antigüedad Laboral: o 2 años mínimos de antigüedad laboral. o Entre 2 a 3 años se acepta clientes con plazo máximo 36 meses, sin

ningún deterioro en último mes sbif. o Con 3 o más años de antigüedad laboral, clientes sin vencida o castigo en

últimos 3 meses y plazo máximo 60 meses.

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Antigüedad Laboral Mínima

Tipo de Renta Antigüedad Laboral Mínima

Condición Adicional

Renta Fija

Entre 6 meses y 1 año. 1) Sin ningún deterioro últimos 3 meses y 2) Plazo máximo 24 meses 3) Acreditar contrato de trabajo indef.

= a 1 año Sin condición adicional

Renta Variable

Entre 1 año y 2 Años 1) Sin ningún deterioro últimos 3 meses y 2) Plazo máximo 24 meses 3) acreditar contrato de trabajo indef

>= 2 años Sin condición adicional

Plazo Fijo o Contrata

>ó = a 2 años No tiene

>ó = a 1 año Bancarizado

Sector Pasivo 1 Mes No tiene

Nota: - No Aplica en clasificación de convenio " Alerta Amarilla"

- Otras condiciones generan Semáforo Rojo.

Para producto convenio la antigüedad laboral a considerar es la que tiene en el empleo actual,

por lo cual no aplica la continuidad laboral considerada en otros productos, el no cumplimiento

de esta instrucción será considerado como una Falta Grave para el ejecutivo que ingresa la

información al SEC.

Patrimonio:

Para considerar un bien como patrimonio del Cliente, este debe estar a su nombre y debe poseer el 100% del dominio de éste. Se podrá considerar como patrimonio de un Cliente la vivienda donde habita, aunque esté a nombre del cónyuge, siempre y cuando se cumpla lo siguiente:

Estar casados sin separación de bienes, lo cual debe ser acreditado con certificado de matrimonio.

Si no se quiere acreditar dicha condición, obligadamente el cónyuge deberá quedar como aval de la operación y acreditar que tienen hijos en común.

Para el caso de convivientes deberá acreditar hijos en común con certificado original y firmar como aval.

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Patrimonio vs Tipo Vivienda Se recuerda que: Si Cliente indica que tiene Casa propia sin deuda y no la acredita, No se puede considerar como valor patrimonial; solo es posible, cuando exista alguna acreditación válida que tenga incorporado el rol de la propiedad y ajustado a las condiciones definidas en este documento. Anexo Documentos Esta aplicación habilitada en sistema SEC, es una herramienta que permite subir toda la documentación con la cual se está respaldando la operación a evaluar, y a su vez, permite una mejor toma de decisiones al comité que participa en el flujo de créditos o resuelve.

Ejemplos de Vaciados de Rentas especiales

Instituto de Seguridad del Trabajo

Se

consideran

como

descuentos

que afectan

el total

haberes

No se

consideran

para el total

Haberes

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Correos de Chile

• Depuración de ingresos:

– Bono y Asignación de colación – Bono y Asignación de movilización – Asignación Familiar – 50% de Bono de Conducción, con tope de M$250 (Solo cargo Carteros)

Para una mejor evaluación y cálculo de total haberes, estos ítems deberán ser considerados como un segundo ingreso en el módulo de renta de SEC. Bono de conducción en sueldo base, el resto en ítems correspondientes. Esto permitirá considerar estos ingresos para carga financiera y leverage y no en cálculo de total haberes. • Selección de actividad de cliente es

– 14 ó 15 Empleado Particular ó 67 cartero si corresponde.

• Descuento afecta total haberes

– Días de Huelga: corresponde a descuento realizado en 24 meses producto de negociación por días no trabajados en huelga realizada. Considerando esto este ítem debe ingresarse en acreditación de deudas como Dcto. Planilla si afectan Desc. Max. Conv. Nova (No SBIF).

• Descuento Máximo – Para todos los convenios mencionados él % máximo de descuento haberes es un

25%, esto sin excepción.

25

Vaciado Correo de Chile

26

250000

297376

297376

250000

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Salcobrand

Para el vaciado de renta de salcobrand se considera de la sgte manera

Se suma todo los que diga:

Comisiones

Otros variables

Ingresarlos en ítem comisiones

Premios y Concursos, se pueden considerar sólo cuando estén los 3 meses

En relación a los descuentos internos el ítem anticipo vacaciones debe ser ingresado como

descuento que si afecta total haberes (no SBIF)

Principales Errores en los Créditos

A continuación se presentan algunos ejemplos, de las falencias más recurrentes al momento de

enviar una solicitud a Analista Documental

Ejemplo 1

En Este caso no se ingreso

el Nivel de Estudios

28

Ejemplo 2: aquí no se ingresaron los datos

Ejemplo 3: sin documentación

Ejemplo 4: Deudas ingresadas no pueden ir con valor cuota $1 y cuota 0 de 0

29

Ejemplo 5: aquí no concuerda la documentación ingresada con los datos en Sec

(apellidos del Cliente)

Ejemplo 6: propiedad ingresada sin valorización y sin dirección