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Certificación
Manual para Proveedores
JUNIO
2004
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Introducción....................................................................................................2
Acceso al Sistema............................................................................................3
Módulo de Certificación de Obras y Servicios.....................................................5
CIRCUITO BÁSICO DE CERTIFICACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS .................................. 6
Crear un nuevo Certificado..................................................................... 7
Cargar datos en un Certificado............................................................... 9
Publicar un Certificado......................................................................... 13
Control de Certificaciones .................................................................... 14
CANAL DE COMUNICACIÓN.............................................................................. 18
VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS..................................................................... 20
EDITAR UN CERTIFICADO EXISTENTE ................................................................. 22
Rechazo de Certificados....................................................................... 23
Adjuntar documentación adicional en la Extranet .................................. 25
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IN T R O D U C C I Ó N
Que es la Extranet para proveedores?
Es un servicio para proveedores que les permitirá a los mismos realizar ofertas,
ingresar certificados de servicios, realizar el ingreso de remitos y consultar el
estado de su cuenta corriente a través de Internet.
Principales características:
• Su utilización es muy fácil, y no requiere altos conocimientos de PC.
• Su objetivo es reducir el tiempo de gestión y mejorar la calidad del
seguimiento.
• Acceso seguro, se mantiene la privacidad de la información de las
transacciones. Se implementaron controles, a través de definición de perfiles
de acceso y la instalación de equipos, que protegen la información, de
actividades no autorizadas.
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A C C E S O A L S I S T E M A
Como ingresar al sistema?
Conectarse a Internet y desde el browser tipear la siguiente dirección:
https://proveedores.tecpetrol.com
o ingresar a nuestra página institucional:
http://www.tecpetrol.com
y seleccionar la opción "Extranet Proveedores"
Se presentará la página inicial de la Extranet, en donde deberá ingresar el
usuario y contraseña personal.
El usuario y la contraseña le será enviada por e-mail.
Cada proveedor podrá consultar en el sistema solamente su información,
mediante la validación inicia l del usuario y contraseña, por lo tanto se debe
mantener estos datos en total reserva.
Ante cualquier duda comuníquese con su representante de Compras o por e-mail
a:
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En la aplicación tendrán, íconos comunes para todas las pantallas
Ayuda: Tendrá requerimientos de software y manuales de ayuda de distintos módulos Documentación: Condiciones generales de contratación. Menú Principal: Direcciona al menú Principal Logoff: Salir de la aplicación
2) Las pantallas con opciones de búsqueda tendrán este icono, que les permite filtrar información para buscar datos aplicando distintos criterios.
3) Para poder imprimir tendrán este Icono.
4) Cuando hay más de 10 items disponibles se habilita la opción de ‘Paginación’ (cada página contiene 10 items) en estos casos tenemos la posibilidad de navegar con las flechas para recorrer todos los items.
5) El Icono que representa datos adjuntos. Los archivos adjuntos pueden ser Word, Excel, Txt, adjuntados por el proveedor o por el comprador.
6) Para poder volver a la pantalla anterior
FILTRO
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Ayuda
Documentación
Menú Principal
Logoff
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M Ó D U L O D E C E R T I F I C A C I Ó N D E OB R A S Y S E R V I C I O S
La Extranet permite la publicación de Notas de Pedido y Listas de Precios de
Obras y Servicios, con el fin de que los proveedores y contratistas puedan
certificar sus entregas.
Los contratistas generan certificados en la Extranet, cargando en los mismos los
servicios realizados. Una vez finalizada la carga de los datos del certificado, se
debe publicar (liberar) el mismo para su aprobación. Se avisa al usuario
adecuado de que tiene nuevos certificados para aprobar. Una vez aprobados por
el usuario, la Extranet notifica al contratista que puede facturar por las obras y
servicios certificados.
Los proveedores pueden adjuntar información digital; esta información queda
disponible para ser impresa o consultada en la Extranet, tanto por los
proveedores como por los usuarios.
Existe un canal de comunicación entre proveedores y usuarios a fin de agilizar
consultas. Se avisará mediante e-mails la existencia de nuevas preguntas y
respuestas.
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Circuito Básico de Certificación de Obras y Servicios
Las Notas de Pedido Cerradas / Listas de Precios se publicarán en la Extranet.
Los proveedores de Servicios realizan la certificación de Servicios en la Extranet.
Los usuarios autorizan o rechazan la certificación en la Extranet.
Una vez aprobado el certificado, el proveedor puede facturar.
Comprador
Extranet
Proveedor Certificación deservicios
CreaciónNota de Pedido
Cerrada / Lista de Precios
Se publicanen la Extranet
Preguntas / Respuestas
e-mail automáticoUsuario
Aprueba Firma Ao Firma A + B
Recordatoriopendiente de
aprobación
e-mail automático
e-mail automáticoA
e-mail automático
e-mail automático
e-mail automático
Preguntas /Respuestas
CUPA
Control de Certificado y envío de Factura
Comprador
Extranet
Proveedor Certificación deservicios
CreaciónNota de Pedido
Cerrada / Lista de Precios
Se publicanen la Extranet
Preguntas / Respuestas
e-mail automáticoUsuario
Aprueba Firma Ao Firma A + B
Recordatoriopendiente de
aprobación
e-mail automático
e-mail automáticoA
e-mail automático
e-mail automático
e-mail automático
Preguntas /Respuestas
CUPA
Control de Certificado y envío de Factura
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Crear un nuevo Certificado
Se ingresa a través del menú denominado "Certificación de Obras y Servicios"
Se le presenta al Contratista todos sus Notas de Pedido y/o Listas de Precios
vigentes.
Al hacer un click en el botón "Crear Certificados", se pasa a la pantalla de creación de
un nuevo Certificado:
Presione aquí para
crear un nuevo
Certificado
Número de NP/NPA/LP
Concepto de la Nota de Pedido
Centro de la Nota de Pedido
Responsable de Compras de la Nota de Pedido
Fecha de creación del documento
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Los datos a cargar son los siguientes:
Número de Certificado: Número de identificación del Certificado para el
proveedor.
Locación: Lugar de prestación de la Obra y/o Servicio realizado por el proveedor.
Fecha desde: Fecha de inicio de la prestación de la Obra y/o Servicio.
Fecha hasta: Fecha de finalización de la prestación de la Obra y/o Servicio.
Usuario solicitante: Persona que solicitó la prestación de la Obra y/o Servicio.
Responsable contratista: Personal del contratista Responsable por la prestación
de la Obra y/o Servicio.
Luego de completar los campos de cabecera, se debe presionar el botón "Grabar
Datos", para pasar a la pantalla del detalle del Certificado (donde el proveedor
deberá cargar los datos).
Número de Certificado
Fecha de inicio de la obra y/o servicio
Presione aquí para grabar el Certificado
Usuario solicitante
Locación de la obra y/o servicio
Fecha de finalización de la obra y/o servicio.
Responsable de entregar el Servicio.
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Cargar datos en un Certificado
En el encabezado también se permite realizar impresiones, adjuntar información y publicar
un Certificado.
En el cuerpo de la pantalla se presenta el listado de los ítems:
Haciendo un click en la descripción del ítem, se muestra información adicional de
Tecpetrol:
Datos de cabecera
de la NP / LP y del
Certificado
Descripción del ítem Fecha de entrega
(solo aplicable a Notas
de Pedido cerradas)
Presione aquí para cargar
las cant. a certificar
Impresión del
Certificado
Adjuntar
información
al Certificado
Publicación del
Certificado
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Seleccionando, p. ej., el ítem "SERVICIO: Membrana 345.":
Cantidad Entregada Anterior (PRV): Dato presentado por la Extranet, es la
cantidad ya entregada (publicada). Haciendo click en el mismo, se presenta
información adicional sobre las entregas anteriores:
Numero de Línea
Monto certificado
actual
Precio Reajustado
Cantidad entregada total
Cantidad entregada actual (dato a cargar)
Descripción servicio
Cantidad entregada Anterior.
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Es posible que las entregas anteriores estén:
Pendientes de aprobación: es el caso en que el Certificado asociado
ha sido publicado y aún no ha sido aprobado por el usuario
responsable.
Aprobadas por el usuario: es el caso en que el Certificado asociado
ha sido aprobado por los usuarios.
Cantidad Entregada Actual: Dato a ingresar por el proveedor, es la cantidad de
obra / servicio que está certificando actualmente.
Cantidad Entregada Total: Dato presentado por la Extranet, es la suma de las
cantidades anteriores.
Cantidad Entregada Total = Cantidad Entregada Anterior (PRV) + Cantidad
Entregada Actual
Precio Neto: Dato presentado por la Extranet, es el precio neto unitario del ítem.
Haciendo click en el mismo, se presenta al precio bruto y el descuento:
Monto Certificado Actual: Dato presentado por la Extranet, es el producto de la
Cantidad Entregada Actual por el Precio Neto. Una vez ingresados los valores a certificar, se debe presionar el botón "Grabar
Datos"
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Para cargar datos en una sublínea, se debe seleccionar el botón correspondiente de
la derecha; p. Ej., para ver las sublíneas correspondientes a la línea 1 "Cemento":
Los datos se cargan de igual forma; se debe presionar "Grabar Datos" al finalizar:
Presionar aquí para
grabar los datos
Ingrese aquí las
cantidades
Cantidad entregada
Monto total de
la posición
Vuelve al
listado de ítems
Vuelve al listado de
líneas
N° de Sublínea
Posición de la Nota de
Pedido / Lista de Precio
Acceso a las sublíneas
de la línea 1 y 2.
Imprimir
Certificado
o
Presionar aquí para
grabar los datos
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Publicar un Certificado
Una vez finalizada la carga de los datos (y, si lo desea el proveedor, con
información adicional ya adjuntada al Certificado), es necesario publicar el
Certificado a fin que el usuario responsable apruebe.
Desde la pantalla de listado de ítems, se debe seleccionar el botón "Publicar
Certificado".
Se le pedirá una confirmación final al proveedor para publicar el Certificado
Una vez que se confirma la acción de publicar, el Certificado no puede ser
modificado de ninguna forma, y pasa al estado Pendiente, a la espera que el
usuario responsable lo apruebe.
Si la Cantidad cargada del certificado es igual a 0 no se puede Publicar.
Presionar aquí para
publicar el Certificado
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Control de Certificaciones
Accediendo al botón "Control de Certificaciones" es posible verificar el estado de
los certificados publicados. Existen dos estados:
Pendiente: el Certificado ha sido publicado y aún no ha sido aprobado por el
usuario responsable.
Aprobado: el Certificado ha sido aprobado por los usuarios; el proveedor puede
facturar la obra y/o servicio realizado, utilizando como referencia los números de
Hoja de Servicios
Filtro por Fecha desde a Fecha Hasta-: Este filtro acciona sobre el período de
prestación del servicio (cargado en la cabecera del certificado).
Para que la búsqueda traiga el certificado, el período Fecha desde a Fecha hasta
del certificado debe estar contenido en el período del filtro.
Presione aquí para ver el
estado de los Certificados
publicados
Distintas formas de filtrar
un Certificado Publicado
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Se presenta una lista de los Certificados publicados y su estado:
Al seleccionar el botón de "Impresión", se presenta una vista preliminar del
Certificado y la posibilidad de imprimirlo:
Presione aquí para imprimir el Certificado
Estado del
Certificado
Presione aquí para
imprimir el Certificado
Pendiente.
... y presione "Filtrar" para activar el filtro
Seleccione las fechas y /o estado de los certificados a visualizar.
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Una vez que el usuario responsable aprueba el Certificado, la Extranet notifica al
proveedor mediante un e-mail:
Al volver a consultar el "Control de Certificaciones", el proveedor lo encontrará en
estado Aprobado:
Ingresar el Numero de
Factura Aprobada.
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Haciendo un click en el estado, la Extranet presenta el número de la Hoja de
Servicio:
Una vez en estado "Aprobado", y a modo de control interno, el proveedor puede
ingresar el número de su factura en el campo "Factura Prv.", debiendo presionar
"Grabar Datos" al finalizar.
En la pantalla de impresión también se muestra el número de la Hoja de Servicio:
Número de la Factura
Aprobada.
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Canal de Comunicación
Para poder realizar una consulta, el proveedor debe presionar el botón
"Preguntas y Respuestas", en la esquina inferior derecha de la pantalla:
La siguiente pantalla muestra las Notas de Pedidos / Lista de Precios, y se debe
seleccionar la acción:
Presionar para ingresar al Canal de Comunicación
Presionar para realizar una pregunta
Presionar para revisar las preguntas y respuestas
Canal de dialogo
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Al presionar el botón "Nueva Pregunta" se presenta la pantalla en la que debe
ingresar la consulta. Luego de ingresar la consulta, presionar el botón "Enviar esta
Pregunta".
Cuando se publique una respuesta en la Extranet , el proveedor recibirá una
notificación por correo electrónico:
Ingresar aquí la consulta
Presionar para enviar la consulta
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A través de la Extranet, presionando “Preguntas y Respuestas” podrá consultar
la respuesta del usuario responsable:
Visualización de Documentos
Con el botón de "Documentos Vigentes" es posible visualizar el detalle de las Notas
de Pedido / Listas de Precios vigentes, e incluso filtrarlas por Centro.
Respuesta
Filtrar por centro
Haciendo click en el N° de la Nota de pedido se tiene mas detalles.
Haciendo click en la Lupa se tiene mas detalles.
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Haciendo click en detalles, podra acceder a mas informacion.
Tendremos un informe actualizado de: Cant.Req., Cant.Ent., Unidades y
Descripción.
Presionando el botón "Documentos Históricos" se presenta una lista informativa
de los NP/NPA/LP no vigentes, en la Extranet.
Número de Nota de Pedido /Lista de Precios
Documento Históricos
Filtros
Haciendo click en el N° de la Nota de pedido se puede acceder a más detalles.
Haciendo click en la Lupa se se puede acceder a mas detalles.
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Editar un Certificado existente
Los certificados aún no publicados y los rechazados por el usuario se pueden
modificar mediante su edición:
En el listado de Certificados editables, se deberá seleccionar el Certificado a
modificar, haciendo click en su Número de Certificado o sobre el icono de Editar
Cert:
Presione aquí para acceder al
listado de certificados
editables correspondientes a
esta Nota de Pedido / Lista
de Precios
Cabecera de la Nota de Pedido / Lista de Precios
Haga click sobre el Certificado a modificar
Imprimir Certificado
Adjuntar información al Certificado
Publicar Certificado
Haga click sobre el Certificado a modificar
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Salvo el "Nro de Certificado", es posible editar todos los campos del Certificado.
Luego de "Aceptar", se pasa al detalle del Certificado, donde pueden modificarse
todas los datos previamente cargados.
Rechazo de Certificados
Si el usuario responsable rechaza el Certificado, la Extranet notifica al proveedor
mediante un e-mail.
Presione aquí para salvar los cambios y continuar la edición
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El Certificado vuelve a aparecer en el listado de "Documentos Pendientes". Los
Certificados rechazados tienen una marca de rechazo, siendo posible revisar las
razones del mismo:
El proveedor deberá modificar el Certificado y volver a publicarlo para obtener su
aprobación.
Presione aquí para
revisar las razones del
rechazo del Certificado
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Adjuntar documentación adicional en la Extranet
Para adjuntar información adicional sobre un Certificado, el oferente debe ingresar
a visualizar la lista de Certificados:
Se muestra la información del comprador adjunta a la Nota de Pedido / Lista de
Precio y el proveedor tiene la posibilidad de adjuntar información a su Certificado:
Presione aquí para
adjuntar información
Presione aquí para adjuntar
información al Certificado
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Se presentará una nueva pantalla utilizada para adjuntar la información:
Una vez seleccionado el archivo, se debe terminar presionando el botón "Subir":
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Utilice este botón para seleccionar el
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