Desarrollo Estudiantil

BIENVENIDO A LA

COORDINACIÓN DE

LOGÍSTICA

¿QUÉ HACEMOS?

o Apoyamos con procesos de:

o Seguridad Interna, (3 días hábiles antes).

Acceso al Campus (Proveedores, Invitados, etc)

Estacionamientos (Solo talleristas o conferencistas)

o Planta Física (6 días hábiles antes).

Contactos Eléctricos

Mobiliario y equipo fuera de CE

Solicitud de Espacios Especiales

TIPS PARA TU EVENTO • Registrar el evento en eventostec.mty.itesm.mx

• Revisar estatus de evento, lugar y recursos

• Solicitar accesos y cajones (solo conferencistas, talleristas)

• Revisar detalles y horarios de montajes y desmontajes

• Revisar costos y cargos por tiempo extra si aplica

• Si solicitas salones es en prestamosalones.mty.itesm.mx

• Si tu evento es fuera de Centro estudiantil y necesitas:

Manteles, contacto de luz, bandera de México o del ITESM, proyector, equipo de audio, pódium, presidium y/o salas es solicitarlo en logística del Centro Estudiantil con 6 días de anticipación.

Enero 2014

MANUAL

PARA

REGISTRAR

EVENTOS

Entra a la página

http://eventostec.mty.itesm.mx

e ingresa tu matrícula de alumno y

contraseña del correo Tec. Como

mínimo 5 días de anticipación.

Después de ingresar,

aparecerá la siguiente

pantalla. Da click en

“Generación de un nuevo

evento”.

Después aparecerá una página en la cual tendrás que ingresar la información básica de tu evento para poder asignar un número de folio.

En caso de no aparecer el lugar

en esta lista, selecciona “Otro” y se abrirá un campo

libre para que puedas escribir la sede del evento.

Por ejemplo: El evento es fuera del

campus

Después de dar click en “Continuar” aparecerá dos

cuadros de diálogo con el número de folio del evento. Este

número será requerido para modificar o verificar el estatus

del evento. Después de anotar el folio, da click en “Ok” en ambas

ventanas.

Después el sitio te redirigirá a la sección de “Recursos”, en la cual tendrás que establecer ciertas especificaciones de tu evento. La primera opción que aparece es “Lugar sede”. Para acceder selecciona la casilla, y se extenderá un menú. En esta sección aparece la información que ingresaste en la ventana anterior. Si se quiere realizar algún cambio, sólo realiza las modificaciones pertinentes y da click en “Actualizar”.

Si el evento tiene más de un lugar en el cual se estarán realizando actividades, en la sección de “Lugares adicionales” podrás agregar estos lugares.

Para agregar un nuevo lugar, da click en “Insertar nuevo”.

Al finalizar, da click en “Guardar” para agregar este lugar a tu evento.

Lugar externo solo aplica cuando es fuera del campus

En la siguiente sección, “Equipo audiovisual” podrás seleccionar el material de audio o video que quieras pedir prestado al departamento de Desarrollo Estudiantil. En caso de que el material solicitado tenga un costo, este será desplegado.

Selecciona el material de la lista desplegable, y la cantidad que quisieras para solicitar el préstamo.

Al finalizar da click en “Agregar” para guardar la

solicitud de equipo.

Después de agregar el equipo, se desplegará en la lista con la información del equipo y su estatus.

En la siguiente sección, “Mobiliario” podrás seleccionar el mobiliario que quieras pedir prestado al departamento de Desarrollo Estudiantil. En caso de

que el material solicitado tenga un costo, este será desplegado.

Selecciona el material de la lista desplegable, y la cantidad que quisieras para solicitar el préstamo.

Al finalizar da click en “Agregar” para guardar la

solicitud de equipo.

Después de agregar el mobiliario, se desplegará en la lista con la información del material solicitado y su estatus.

Especificar cantidad

En la sección de “Seguridad” podrás solicitar el uso de estacionamientos o apoyo por parte del personal de seguridad, con mínimo 3 días de anticipación. Selecciona el recurso a solicitar, la cantidad y da click en “Agregar”. En caso de que el recurso solicitado tenga un costo, este será desplegado.

Para solicitar el acceso a personas externas al campus, es necesario registrarlas mediante el formato que se presenta debajo de la tabla. Después de llenar el

formato, anéxalo en la sección “Subir formato”, con mínimo 3 días de anticipación

Para solicitar el acceso a proveedores autorizados, sólo hay que dar click en “Insertar nuevo” e introducir la información que se te pide. Al finalizar da click en “Actualizar”

En caso de requerir accesos cualquier tipo de alimentos o bebidas para tu evento, en la sección “Alimentos” podrás solicitarlos. Sólo selecciona el recurso “ingreso de alimento externo”, la cantidad y da click en “Agregar”.

En caso de que se vayan a ingresar alimentos por parte de un

proveedor externo, es necesario llenar la información especificada

para cada proveedor

Al finalizar da click en “Actualizar”

NOTA: El permiso de introducción de alimentos extrenos se debe hacer 6 días hábiles antes de tu

evento.

Al final del registro es importante la revisión de la pantalla de Resumen de manera periódica para darle seguimiento al estatus de cada punto del evento: