Manual Paso a Paso Excel Basico

Manual de Excel Básico

INTRODUCCIÓN

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una serie de números solo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estas haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel solo tienes que corregir un dato.

Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.

INICIAR EXCEL

Existen varias formas de ingresar al programa:

1- Botón INICIO – EJECUTAR- Escribir EXCEL y presionar ENTER.

2- Por el Icono de Excel ubicado en el escritorio de Windows

3- Por botón INICIO – PROGRAMAS - Microsoft Excel

Luis Carlos Valencia – Consultor Empresarial

PBX: 317 6424234 [email protected]

mailto:[email protected]


PANTALLA INICIAL

La pantalla inicial de Excel esta conformada por las siguientes partes:

CONCEPTOS DE EXCEL

Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel2000. Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel2000 y comprobarlo

Libro de trabajoUn libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo tienen la extensión .XLS.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel2000 el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente



Barra de MenúBarra de Titulo

Barra de Formulas

Barra de Herramientas Estándar

Barra de Herramientas Formato

Panel de Tareas

Barra de Etiquetas

Encabezados de Filas y columnas

Barras de DesplazamientoHorizontal y Vertical

Barra de Estado



Nota: Tenga en cuenta que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajo mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 5 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...

Hoja De CálculoLa hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos

ColumnaEstán dispuestas en forma Vertical, Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV para un total de 256.

FilaEstán dispuestas en forma Horizontal, Cada fila se numera desde 1 hasta 65536.

CeldaEs la intersección de una columna y una fila, cada celda posee una dirección de celda que la identifica dentro de la matriz. Se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel2000 podrás comprobar todo lo explicado anteriormente

En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás

RangoEs un conjunto de dos o más celdas, los rangos poseen direcciones que se definen así:Dirección de la primera celda: Dirección de la última celda (Cuando son continuos)

Ejemplo: A5:D20Dirección de la primera celda; Dirección de la siguiente (Cuando son discontinuos)

Ejemplo: A5;D10;D20

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

TIPOS DE PUNTEROSCuando el puntero del Mouse se ubica sobre una celda puede adoptar varias formas:



Cuando aplica Clic sostenido, se mueve las celdas seleccionadas

Cuando aplica Clic sostenido sobre las celdas, selecciona

Cuando aplica Clic sostenido sobre la esquina inferior derecha, Copia o Rellena celdas con datos o formulas



MOVIMIENTOS RÁPIDO EN LA HOJA

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son

MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el menú Edición

1- Selecciona el menú Edición - Ir a

o simplemente presionar la tecla de función F5

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha

4 Escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que quieres desplazarte

5 Haz clic en Aceptar

MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRODentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 5 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas

Observarás como en nuestro caso tenemos 5 hojas de cálculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1





Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja

También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda o presionando clic con el botón derecho sobre los controles de las etiquetas.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser

MOVIMIENTO TECLADOHoja Siguiente CTRL+AVPAGHoja Anterior CTRL+REPAG

SELECCIONAR

ELEMENTO PROCEDIMIENTOUNA CELDA Ubicar el cursos sobre la celda

UN RANGO CONTINUO- Con la tecla SHIFT y las flechas de movimiento- Presionar la tecla de función F8 y seleccionar con las flechas de movimiento.

UN RANGO DISCONTINUO

- Seleccionar el primer rango- Mantener la tecla CTRL presionada (para seleccionar los otros rangos).- Con clic sostenido seleccionar los demás rangos.

TODA UNA TABLA - CTRL+* (Con el teclado numérico)UNA COLUMNA - Clic sobre la letra que identifica la columna.UNA FILA - Clic sobre la letra que identifica la fila

TODAS LAS CELDAS DE LA HOJA

- Clic sobre la celda ubicada entre la columna A y la celda 1.A

1

VARIAS HOJAS DEL MISMO LIBRO

- Mantener la tecla CTRL presionada mientras presiona Clic sobre los nombres de las hojas.



PRIMERA

ANTERIOR SIGUIENTE ULTIMA



OPCIONES DE VISUALIZACION

Estas opciones se utilizan para configurar el entorno de trabajo de Excel, es decir, las barras de herramientas, las opciones de la ventana activa etc.

Las barras de herramientas se pueden activar/desactivar presionando Clic con el botón derecho sobre cualquier barra y seleccionando la barra que desea ver/ocultar.

Las opciones de la ventana activa se pueden cambiar por la siguiente opción: Menú Herramientas – Opciones.





CONCEPTO DE LISTA EN EXCEL

Una lista en un conjunto de información relacionada entre sí que se organiza en forma de Campos (Columnas) y Registros (Filas).

Características de una Lista

1. Debe tener títulos informativos para entender de que se trata el listado.2. Cada columna de la tabla debe tener un titulo que la identifica3. Entre los títulos de las columnas y los títulos informativos, debe existir por lo menos una fila en

blanco.4. Entre los títulos de las columnas y el comienzo de los registros no deben existir filas totalmente

en blanco, igualmente entre las columnas. (Las filas o columnas totalmente en blanco producen un corte de lista).

5. No deben existir celdas combinadas dentro de la lista.6. Si necesita observaciones o datos estadísticos (Total, Promedios etc.) al final de la lista, debe

dejar por lo menos una fila en blanco entre el último registro y esas observaciones.

A B C12 Listado de Personal – Planta 13

4 Código Nombres Área5 1020 Ángela María González Financiera6 1030 José Luis Sandoval Compras7 1040 María Luisa Díaz Compras8 1050 Juan Carlos Sánchez Producción910 * Falta el personal que se encuentra en vacaciones

LISTAS PERSONALIZADAS

Una lista personalizada es un conjunto de datos que se utiliza para rellenar una columna o fila siguiendo una pauta que se repite, para tener en cuenta una forma de ordena; por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. Podrá crear una lista personalizada a partir de elementos existentes listados en una hoja de cálculo, o bien crear la lista desde cero.

Crear una serie de relleno personalizada1. Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, selecciónela en la hoja

de cálculo. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas personalizadas. 3. Siga uno de estos procedimientos:

o Para utilizar la lista seleccionada, haga clic en Importar. o Para crear una nueva lista, seleccione Nueva lista en el cuadro Listas personalizadas y,

a continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada. Presione ENTER tras cada entrada. Una vez terminada la lista, haga clic en Agregar.



1

2

3

4

6



Cambiar o eliminar una serie de relleno personalizadaNo es posible modificar ni eliminar las listas integradas de meses y días.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas personalizadas. 2. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista deseada. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Para modificar la lista, efectúe los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, a continuación, haga clic en Agregar.Para eliminar la lista, haga clic en Eliminar.

Se pueden crear secuencias numéricas sin necesidad de tenerla almacenada como listas así:

Secuencias numéricas de uno en uno- Escribir el valor inicial- Mantener la tecla CONTROL presionada y aplicar el arrastre para rellenar las demás celdas.

Secuencias numéricas Incrementando o Decrementando- Escribir el valor inicial- Escribir el siguiente valor con el incremento o decremento- Seleccionar los dos valores y aplicar el arrastre.

Secuencias alfanuméricas- Escribir el dato teniendo en cuenta que debe poseer letra o número y terminar con un número ejemplo: Depto 1, 1pr-ciclo 1.

-Escribir el valor y utilizar el arrastre para generar las siguientes secuencias.





GUARDAR ARCHIVOS

En el menú Archivo, haga clic en Guardar. Nota Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre.

Guardar una copia de un archivo1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo. 3. Haga clic en Guardar.

SugerenciaPara guardar la copia en una carpeta distinta, haga clic en una unidad diferente de la lista desplegable Guardar en o en una carpeta distinta de la lista de carpetas, o ambas. Para guardar una copia en una carpeta nueva, haga clic en Crear una nueva carpeta.

Guardar un archivo en otro formato1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo. 3. Haga clic en la lista desplegable Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en el formato en

el que desea guardar el archivo. 4. Haga clic en Guardar.

Guardar archivos de forma automática mientras se trabaja1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha

Guardar. 2. Active la casilla de verificación Guardar info. de Autor recuperación cada. 3. En el cuadro minutos, escriba con que frecuencia desea que se guarden los archivos. Cuanto

mayor sea la frecuencia con la que se guardan los archivos, más información se recupera en caso de un fallo de la corriente eléctrica u otro problema similar que se produzca mientras esté abierto un archivo.

Nota La Auto recuperación no significa que pueda dejar de guardar los archivos con regularidad. Si decide no guardar el archivo de recuperación después de abrirlo, éste se elimina y los cambios no



Aquí se escribe el nombre del archivo

Icono para crear una nueva carpeta



guardados se pierden. Si guarda el archivo de recuperación, reemplaza al original (a no ser que especifique un nombre nuevo para el archivo).

ABRIR UN ARCHIVO

Esta opción se utiliza para recuperar un archivo previamente guardado.

1. En el programa de Microsoft Office, haga clic en Archivo y, a continuación, en Abrir. 2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contiene el

archivo que desea abrir. 3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.

Si no encuentra el archivo, puede buscarlo.

Abrir un archivo como copia1. En el programa de Office, haga clic en Archivo y, a continuación, en Abrir. 2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contiene el

archivo que desea abrir. 3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo. 1. Seleccione el archivo del que desea abrir una copia. Haga clic en la flecha situada junto al botón

Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como copia. Nota Al abrir un archivo como copia, se crea una copia nueva del archivo en la carpeta que contiene el archivo original.

Abrir un archivo como de sólo lectura1. En el programa de Office, haga clic en Archivo y, a continuación, en Abrir. 2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contiene el

archivo que desea abrir. 3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.

Si no encuentra el archivo, puede buscarlo.1. seleccione el archivo del que desea abrir una copia. Haga clic en la flecha situada junto al botón

Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.





BUSQUEDA Y REEMPLAZO

Esta opción se utiliza para buscar datos dentro de las celdas de una hoja o libro y si es necesario cambiarlas por otras.

- Menú Edición – Buscar (CTRL +B)

Dentro de las opción Buscar se encuentran varias opciones que se pueden activar dependiendo de la necesidad de cada proceso. Ejemplo: Dentro de: (En donde va a buscar lo que desea), si debe Coincidir mayúsculas y minúsculas, Si posee algún formato etc.

MOVER O COPIAR CELDAS

CopiarSe utiliza para generar copias de los datos a cualquier libro de excel.

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. 2. Menú Edición - Copiar o con teclado (CTRL +C)3. ubicar el cursos donde desea copiar los datos4. Menú Edición - Pegar o con teclado (CTRL +V)

MoverSe utiliza para trasladar información de un lado a otro dentro de un libro de excel.

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. 2. Menú Edición - Copiar o con teclado (CTRL +C)3. ubicar el cursos donde desea copiar los datos4. Menú Edición - Pegar o con teclado (CTRL +V)

Existen otras formas de pegar los datos: con Pegado Especial.

Dentro de las opciones de pegado especial encontramos las siguientes:





Copiar valores de celdaEstos pasos convierten cualquier fórmula de la celda en valores calculados. No se sobrescribirá el formato existente.

- Seleccionar las celdas a Copiar- Menú Edición – Copiar- Ubicar el cursor donde desea copiar- Menú Edición – Pegado Especial.- Valores

Copiar formatos de celdaEstos pasos copian únicamente el formato de celda, por ejemplo, el color de la fuente o el color de relleno, pero no el contenido de las celdas.

- Seleccione las celdas que desea copiar. - Haga clic en Copiar - Ubicar el cursor donde desea copiar- Menú Edición – Pegado Especial.- Haga clic en Formatos.

FORMATO DE CELDAS

DAR FORMATO A HOJAS DE CÁLCULO Y DATOS

Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz.

Los cambios de formato se pueden aplicar por medio de la barra de herramientas de formato.

O por medio del menú Formato – Celdas (CTRL+1)





Alineación Dar formato al texto y a los caracteres individuales Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato Girar texto y bordes Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estén girados los mismos grados que el texto.

BordesAgregar bordes, colores y tramas Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.

Formatos de númeroPuede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta el valor real de la celda.

Formato de número GeneralEl formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes.

Formatos de número integradosExcel contiene numerosos formatos de número integrados. Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el menú Formato y después en la ficha Número. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos. Las opciones de cada categoría aparecen a la derecha de la lista Categoría. Los formatos aparecen en categorías a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fracción, Científica y Texto.





MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

Alto (Fila) O Ancho (Columna)

Se puede cambiar el ancho de la columna o de la fila así:

- Menú Formato – Columna o Fila – Ancho o Alto.

- Otra forma es utilizando los encabezado de filas y columnas.

Ocultar o Mostrar

Si no quiere que otras personas vean determinada información o si no quiere imprimir parte de los datos, puede utilizar las opciones de ocultar así:

- Seleccione la(s) columnas o filas a ocultar.- Menú Formato – Columna – Ocultar o Fila – Ocultar

- Para ver de nuevos las columnas o filas ocultas, seleccionar las columnas entre las cuales se encuentra la oculta.- Menú Formato – Columna – Mostrar o Fila – Mostrar

InsertarPara insertar tenga en cuenta lo siguiente:Si insertar una fila la inserción se realiza por encima de las filas seleccionadas.Si insertar una columna la inserción se realiza al lado izquierdo de las columnas seleccionadas.

Pasos:- Seleccionar la columna(s) o fila(s) a insertar- Menú Insertar – Seleccionar lo que desea insertar Filas o Columnas

EliminarSe utiliza para borrar toda la columna o fila.- Seleccionar la columna(s) o fila(s) a eliminar- Menú Edición – Eliminar

Autoajustar a la selecciónAjusta automáticamente el ancho de la columna o alto de la fila al dato más extenso que exista dentro de la misma.

- Seleccionar la Columna o Fila- Menú Formato – Columna o Fila – Autoajustar a la selección

- Otra forma es presionar doble clic en la línea que separa las columnas o filas en los encabezados.

La mayoría de las anteriores opciones se encuentran disponibles cuando se presiona botón derecho del Mouse sobre los encabezados de filas o columnas.



Clic sostenido para aumentar o disminuir ancho de la columna o alto de la fila



MANEJO DE HOJAS

Cambiar nombre a una hoja

Los nombres se utilizan para identificar la información que se almacena en cada una de las hojas de excel.

- Presionar botón derecho sobre el nombre de la hoja y Cambiar Nombre

O presionar Doble clic sobre el nombre de la hoja, escribir el nuevo nombre y presionar ENTER.

Eliminar una hoja

- Seleccionar la hoja a eliminar – Menú Edición – Eliminar Hoja Insertar una nueva hoja de cálculo

- Menú Insertar – Hoja de Cálculo

Crear una copia de la hoja dentro del mismo libro

- Botón derecho sobre la hoja a copiar – Seleccionar la opción Mover o Copiar.

- Seleccionar donde desea ubicar la copia (Al final o antes de cualquiera de las hojas existentes).

- Activar la casilla Crear una copia y Aceptar

Crear una copia a otro libro abierto o a un nuevo libro


- Seleccionar en la opción Al Libro: En que libro desea ubicar la copia y en que lugar dentro del libro (Al final o antes de cualquiera de las hojas existentes).

- Activar la casilla Crear una copia y Aceptar

Mover una hoja dentro del mismo libro (cambiarla de ubicación)


- Seleccionar donde desea ubicarla (Al final o antes de cualquiera de las hojas existentes).

- Aceptar





Otra forma es utilizar el clic sostenido y arrastrar de un lugar a otro.

Ocultar o Mostrar

- Ubicar el cursor en la hoja a ocultar- Menú Formato – Hoja – Ocultar

Para ver de nuevo la(s) hoja(s) ocultas- Menú Formato – Hoja – Mostrar - Seleccionar la hoja a mostrar.

Cambiar el color a las etiquetas (Versión Xp en adelante)

- Botón derecho sobre la hoja a cambiar el color- Seleccionar la opción Color de etiqueta… , escoger el color y ACEPTAR

Proteger HojaCuando una hoja esta protegida se puede bloquear la escritura sobre los datos, es decir que no se permite la modificación de los mismos.

- Menú Herramientas – Proteger – Proteger Hoja- Colocar una contraseña (opcional)

FÓRMULASLas fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=) o por (+). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.=5+2*3

Partes de una fórmula1- Referencias Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20





Referencia a otra hoja de cálculo: El nombre de la hoja y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango.

Referencias Relativas Y Absolutas

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

2- OperadoresOperadores de cálculo en las fórmulasLos operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Tipos de operadores

Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)

+ (signo más) Suma (3+3)

- (signo menos) Resta (3-1)Negación (-1)

* (asterisco) Multiplicación (3*3)

/ (barra oblicua) División (3/3)

% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)

^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)





Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)

= (signo igual) Igual a (A1=B1)

>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)

<(signo menor que) Menor que (A1<B1)

>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)

<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)

<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto

Significado (Ejemplo)

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia

Significado (Ejemplo)

: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Precedencia de los operadoresSi se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.





Operador Descripción

: (dos puntos), (un solo espacio), , (coma) Operadores de referencia

- Negación (como en -1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesisPara cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.=5+2*3Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.=(5+2)*3En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

3- Valores fijos o constantes Constante: valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una constante.).

Nombres en las fórmulasEs posible utilizar rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre.

Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o fórmulasUn nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(C20:C30).

Para crear un nombre para un rango o celda:

-Seleccionar la celda o el rango-Presionar la combinación CTRL+F3 y colocar un nombre o Menú Edición – Insertar – Nombre y Definir.

Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre Ventas proyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre Ventas proyectadas en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo.





Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.

También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que haga referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(Ventas.xls!VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre VentasProyectadas del libro llamado Ventas.

FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.

Las funciones se agrupan por CATEGORIAS. Existen funciones Financieras, Lógicas, de Base de datos, de texto, de Fecha y hora, Matemáticas etc.

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función y un paréntesis de cierre.

Argumentos Los argumentos se escriben entre paréntesis y separados por coma o punto y coma. Existen diferentes tipos de argumentos y varían de acuerdo a la función seleccionada.

Vacío: No se escribe nada dentro de los paréntesis.Dirección de celda o Rango: Dirección para realizar un proceso con al función.Otra función (funciones anidadas): Se utiliza otra función para pasar argumentos a la función activa.

Límites del nivel de anidamiento : Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

Constante: Un valor que no cambia dentro de la función.

UTILIZAR UNA FUNCIÓN

Existen diversas formas de utilizar una función.

1 - Escribiendo la función directamente en la celda.

2 - Utilizando el menú Insertar – Función

3 – Utilizando la barra de fórmulas fx

4 – Presionando las teclas SHIFT + F3

FUNCIONES DE TEXTO

IZQUIERDA: devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que especifique el usuario.

Sintaxis





IZQUIERDA (texto;núm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea extraer con IZQUIERDA.

Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero. Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolverá todo el

texto. Si núm_de_caracteres se omite, se calculará como 1.

DERECHA Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que el usuario especifica.

SintaxisDERECHA(texto;núm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea extraer con DERECHA. Observaciones

Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero. Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolverá todo el

texto. Si núm_de_caracteres se omite, se calculará como 1.

EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique.

SintaxisEXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.Posición_inicial es la posición del primer carácter que desea extraer de texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1 y así sucesivamente. Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea que EXTRAE devuelva del argumento texto.Observaciones

Si posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto vacío). Si posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero posición_inicial más

núm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto.

Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR! Si núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!

CONCATENAR: Une varios elementos de texto en uno solo

SintaxisCONCATENAR (texto1;texto2; ...)

Texto1, texto2, ... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas.ObservacionesPuede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto.





ENCONTRAR encuentra una cadena de texto (texto_buscado) dentro de otra (dentro_del_texto) y devuelve el número del carácter en el que aparece por primera vez texto_buscado desde el primer carácter de dentro_del_texto. También puede utilizar HALLAR para buscar una cadena de texto dentro de otra pero, a diferencia de HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodines.

SintaxisENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Texto_buscado es el texto que desea encontrar. Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar.Núm_inicial especifica el carácter a partir del cual comenzará la búsqueda. El primer carácter de dentro_del_texto es el carácter número 1. Si omite núm_inicial, se asume que es 1.

SugerenciaUtilice núm_inicial para saltar un número específico de caracteres. Por ejemplo, suponga que está utilizando la cadena de texto: "AYF0093.AtuendoParaJóvenes". Para encontrar el número de la primera "A" en la parte descriptiva de la cadena de texto, establezca núm_inicial igual a 8, de manera que la función no busque en la parte correspondiente al número de serie. ENCONTRAR comienza por el carácter 8, localiza texto_buscado en el siguiente carácter y devuelve el número 9. ENCONTRAR siempre devuelve el número de caracteres desde el principio de dentro_del_texto, contando los caracteres omitidos si núm_inicial es mayor que 1.

Observaciones Si texto_buscado es "" (texto vacío), ENCONTRAR coincide con el primer carácter de la cadena

de búsqueda (es decir, el carácter de núm_inicial o 1). Texto_buscado no puede contener ningún carácter comodín. Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR devuelve el valor de error

#¡VALOR! Si núm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR devuelven el valor de error #¡VALOR! Si núm_inicial es mayor que la longitud de dentro_del_texto, ENCONTRAR y ENCONTRARB

devuelven el valor de error #¡VALOR!

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

SintaxisLARGO(texto)

MINUSC Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.

Sintaxis MINUSC(texto)

Texto es el texto que desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean letras.

NOMPROPIO Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas.

SintaxisNOMPROPIO(texto)





Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una referencia a una celda que contiene el texto al que desea agregar mayúsculas.

ESPACIOS Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un separación irregular.

SintaxisESPACIOS(texto)

Texto es el texto del que desea quitar espacios.

MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas.

SintaxisMAYUSC(texto)

Texto es el texto que desea convertir a mayúsculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto.

VALOR Convierte una cadena de texto que representa un número en un número.

SintaxisVALOR(texto)

Texto es el texto entre comillas o una referencia a una celda que contiene el texto que desea convertir.

Observaciones El argumento texto puede tener cualquiera de los formatos de número constante, fecha u hora

reconocidos por Microsoft Excel. Si no tiene uno de estos formatos, VALOR devuelve el valor de error #¡VALOR!

Por lo general, no es necesario utilizar la función VALOR en las fórmulas, ya que Excel convierte el texto en números automáticamente. Esta función se proporciona por su compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

DIA Devuelve el día de una fecha, representada por un número de serie. El día se expresa como un número entero comprendido entre 1 y 31.

SintaxisDIA(núm_de_serie)

Núm_de_serie es la fecha del día que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008.

Observaciones Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.





Excel admite dos sistemas de fecha: los sistemas de fecha 1900 y 1904. El sistema de fechas predeterminado para Microsoft Excel para Windows es el 1900 y en el caso de Microsoft Excel para Macintosh es el 1904. Se puede cambiar el sistema de fechas.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, a continuación haga clic en la ficha Calcular y, finalmente, desactive la casilla de verificación Sistema de fechas 1904.

El sistema de fechas cambia automáticamente cuando se abre un documento creado en otra plataforma. Por ejemplo, si está trabajando en Excel para Windows y abre un documento creado en Excel para Macintosh, la casilla de verificación "Sistema de fechas 1904" se activará automáticamente.

En la siguiente tabla se muestran la fecha inicia y la fecha final de cada sistema de fechas y el valor de serie asociado a cada una de ellas.

Base para contar días Fecha inicial Fecha final

1900 1 de enero, 1900 (valor de serie 1) 31 de diciembre, 9999 (valor de serie 2958465)

1904 2 de enero, 1904 (valor de serie 1) 31 de diciembre, 9999 (valor de serie 2957003)

MES Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

SintaxisMES(núm_de_serie)

Núm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar.

AÑO Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y 9999.

SintaxisAÑO(núm_de_serie)

Núm_de_serie es la fecha del año que desee buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones.

FUNCIONES ESTADISTICAS

PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.Sintaxis

PROMEDIO(número1;número2;...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

Observaciones Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan

números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías,

estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Luis Carlos Valencia – Consultor Empresarial




MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

SintaxisMAX(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo. Observaciones

Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

SintaxisMIN(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.

CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números.

SintaxisCONTAR(ref1;ref2;...)

Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.

Observaciones Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se

cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto.

Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error.

CONTARA Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz.

SintaxisCONTARA(valor1;valor2;...)

Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función CONTAR.





FUNCIONES MATEMATICAS

SUMA Suma todos los números de un rango.

SintaxisSUMA(número1;número2; ...)

Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones

Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.

Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Vea el tercer ejemplo a continuación.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.

SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

SintaxisSUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".Rango_suma son las celdas que se van a sumar.

Observaciones Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del

rango coinciden con el criterio. o Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. o Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los

datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función CONTAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores basados en una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función SI.

CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

SintaxisCONTAR.SI(rango;criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas".





FUNCIONES LOGICAS

SI Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

SI Sencillo

SintaxisSI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO.La prueba lógica contiene operadores como >,<,>=,<=,<>…Valor Si verdadero: Es lo que debe hacer Excel cuando la prueba lógica se cumpla.Valor si falso: Es lo que debe hacer excel cuando la prueba lógica no se cumpla.

Ejemplo:

=SI(A2>3000; B2*15%; B2*25%)

SI Anidado

En los si anidados el valor_si_verdadero o el valor_si_falso se convierte en otro SI con la misma estructura.

SintaxisSI(prueba_lógica;valor_si_verdadero; SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso))

Al final se cierra con el número de paréntesis iguales a los SI que se utilizaron.

Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.

SintaxisY(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.



Prueba lógica

Valor si verdadero

Valor si falso



Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!

O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.

SintaxisO(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR!

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

BUSCARV Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.La V de BUSCARV significa "Vertical".

SintaxisBUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.

Observaciones





Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.

Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.

BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.La H de BUSCARH significa "Horizontal".

SintaxisBUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.Observaciones

Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.

FUNCIONES DE INFORMACION

Funciones ES

En esta sección se describen 9 funciones para hojas de cálculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor o referencia.

Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO.

Sintaxis





ESBLANCO(valor)ESERR(valor)ESERROR(valor)ESLOGICO(valor)ESNOD(valor)ESNOTEXTO(valor)ESNUMERO(valor)ESREF(valor)ESTEXTO(valor)

Valor es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores.

Función Devuelve VERDADERO si

ESBLANCO Valor se refiere a una celda vacía.

ESERR Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de #N/A.

ESERROR Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!).

ESLOGICO Valor se refiere a un valor lógico.

ESNOD Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está disponible).

ESNOTEXTO Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga presente que esta función devuelve VERDADERO incluso si valor se refiere a una celda en blanco.)

ESNUMERO Valor se refiere a un número.

ESREF Valor se refiere a una referencia.

ESTEXTO Valor se refiere a texto.

Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resultado de un cálculo.

Al combinar esas funciones con la función SI, proporcionan un método para localizar errores en fórmulas (vea los siguientes ejemplos).

GRAFICOS ESTADISTICOS

Un gráfico es la representación gráfica de los datos almacenados en una hoja de cálculo.

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.





Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.

Entre las partes principales de un gráfico encontramos:

CREAR GRAFICOS UTILIZANDO EL ASISTENTE

El asistente para gráficos consiste en una serie de cuatro cuadros de diálogo que le solicita al usuario varios parámetros para poder construir el gráfico. Los pasos son los siguientes:

- Seleccionar el rango de datos para el gráfico- Utilizar el Icono de asistente para gráficos o el Menú Insertar – Grafico

Una vez se selecciona el asistente aparecen los pasos para crear el grafico

Mientras utilice el asistente para gráficos puede devolverse al paso anterior haciendo Clic el botón Atrás o Siguiente para avanzar. Excel crea el gráfico usando la información suministrada.

Asistente para gráficos - Paso 1 de 4: Tipo de gráfico.



Eje

YP

rin

cip

al

Eje XTitulo Eje Y

Titulo Eje X

Titulo del Gráfico

Leyenda

Valores de las series

Eje

YS

ecu

nd

ari

o



El primer paso del asistente tiene que ver con la selección del tipo y subtipo de gráfico.

En la opción Tipos personalizados encontrará combinaciones de gráficos para mejorar la presentación de sus datos.

Asistente para gráficos - Paso 2 de 4: Datos de Origen.

En el segundo paso del asistente debe verificar o cambiar el rango del gráfico.

La opción Series en: Determina lo que visualiza el gráfico en el Eje X. Si selecciona Filas mostrará la primera fila del rango en el eje X, de lo contrario la primera columna.

En la opción Serie puede seleccionar o eliminar las series del gráfico o cambiar los nombres que las identifica

Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráfico.

En este paso se incluyen 6 opciones para ajustar el gráfico:

Títulos: Títulos para las partes del gráfico.Eje: Seleccionar el tipo de valores que se muestran

en los ejes.Líneas de división: Líneas que se observan al

fondo del gráfico.Leyenda: Permite la lectura del gráfico.Rótulos de datos: Aquí se pueden activar las

opciones para visualizar los valores de los datos, porcentajes etc.

Tabla de datos: Se utiliza para unir la tabla de origen de los datos al gráfico.

Asistente para gráficos - Paso 4 de 4: Ubicación del gráfico.

Puede crear un gráfico como:

Hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.)





Gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de cálculo. De ambas formas, el gráfico queda vinculado a los datos de origen y, por tanto, se actualiza al actualizar los datos de la hoja de cálculo.

Cuando el gráfico esta listo puede cambiar cualquiera de sus elementos presionando doble clic sobre el. Ejemplo:

Cambiar rellenos y líneas de gráficos

Utilice este procedimiento para cambiar los colores, aplicar una textura o una trama, o bien para cambiar el ancho de línea o el estilo de borde de los marcadores de datos, el área de gráficos, el área de trazado, las líneas de división, los ejes y las marcas de graduación en los gráficos 2D y 3D etc.

Haga doble clic en el elemento del gráfico que desee cambiar.

1. Si es necesario, haga clic en la ficha Tramas y, a continuación, seleccione las opciones que desee. Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a continuación, seleccione las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura o Trama.

Nota El formato que se dé a un eje, se aplicará también a las marcas de graduación de ese eje. A las líneas de división se les da formato independientemente de los ejes.

Cambiar los formatos de número en gráficos

Nota Si cambia el formato de número de un gráfico, el formato de número ya no estará vinculado a las celdas de la hoja de cálculo.

1. Para dar formato a los rótulos en un eje, haga doble clic en el eje correspondiente. Para dar formato a los rótulos de datos o a un rótulo de una línea de tendencia, haga doble clic en el elemento

2. En la ficha Número, seleccione las opciones que desee.

Mover y cambiar el tamaño de los elementos de un gráfico con el Mouse

Microsoft Excel ajustará automáticamente el tamaño de los títulos para adaptarlos al texto. Puede utilizar el mouse (ratón) para mover los títulos pero no para cambiar su tamaño.

1. Haga clic en el área de gráfico, en el área de trazado o en la leyenda que desee mover o cambiar de tamaño.

2. Para mover un elemento, elija el elemento y arrástrelo a otra ubicación.





Para cambiar de tamaño un elemento, sitúe el puntero sobre un controlador de tamaño. Cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrastre el controlador de tamaño hasta que el elemento tenga el tamaño que desee.

Alinear el texto de los títulos de gráficos y de los cuadros de texto

1. Haga clic en el título o en el borde del cuadro de texto que desee alinear. 2. Para un título de eje, haga clic en Título del eje seleccionado en el menú Formato.

Para un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico seleccionado en el menú Formato. Para un cuadro de texto, haga clic en Objeto seleccionado en el menú Formato.

3. Haga clic en la ficha Alineación. Si no aparece la ficha Alineación, el título o el borde no está seleccionado. Haga clic en Cancelar, haga clic fuera del texto al que desea aplicar formato y repita el procedimiento.

4. Seleccione las opciones que desee.

Cambiar nombres de series de datos o texto de leyendas

En la hoja de cálculo1. Haga clic en la celda que contiene el nombre de la serie de datos que desea cambiar. 2. Escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.

En el gráfico1. Haga clic en el gráfico y, a continuación, en Datos de origen del menú Gráfico. 2. En la ficha Serie, haga clic en el nombre de la serie de datos que desea cambiar. 3. En el cuadro Nombre, especifique la celda de hoja de cálculo que desea utilizar como texto de la

leyenda o nombre de la serie de datos. También puede escribir el nombre que desea usar. Si escribe el nombre, el texto de leyenda o el nombre de la serie de datos ya no estarán vinculados a la celda.

Agregar datos a un gráfico

Para agregar datos a una hoja de gráfico copie y pegue los datos de la hoja de cálculo al gráfico.

Para agregar datos a un gráfico incrustado creado a partir de celdas de hoja de cálculo adyacentes, utilice los rangos codificados por colores que rodean los datos de la hoja de cálculo. También puede agregar datos en un gráfico incrustado arrastrándolos desde la hoja de cálculo.

Agregar datos a un gráfico copiando y pegando

Seleccione las celdas que contienen los datos que desea agregar al gráfico. Si desea que el rótulo de la fila o la columna de los nuevos datos aparezca en el gráfico, incluya en la selección la celda que contiene el rótulo.

Haga clic en Copiar . Haga clic en el gráfico. Para especificar cómo desea trazar los datos en el gráfico, haga clic en Pegado especial en el menú Edición y seleccione las opciones que desea.

Agregar datos a un gráfico arrastrándolos1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea agregar al gráfico. Las celdas deben

ser adyacentes en la hoja de cálculo. Si desea que el rótulo de la fila o la columna de los nuevos datos aparezca en el gráfico, incluya en la selección la celda que contiene el rótulo.





2. Haga clic en el borde de la selección. 3. Arrastre la selección al gráfico incrustado que desea actualizar.

Si Microsoft Excel necesita más información para trazar los datos, se abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial. Seleccione las opciones que desee.

Eliminar datos sólo del gráfico 1. Haga clic en la serie de datos que desea eliminar. 2. Presione SUPR.

Crear tipos de gráficos propios

Puede crear tipos de gráficos personalizados cambiando alguno de los tipos de gráficos integrados estándar o personalizados. Incluso puede compartir estos tipos de gráficos personalizados con otros usuarios. Por ejemplo, si desea que aparezca el mismo título en todos los gráficos corporativos, podrá crear un gráfico con ese título, guardarlo como tipo de gráfico personalizado definido por el usuario y, a continuación, compartirlo con otros usuarios para utilizarlo como plantilla.

Nota Los tipos de gráficos personalizados se almacenan en libros. Los tipos de gráficos personalizados integrados se almacenan en XL8GALRY.XLS. Si ha agregado tipos de gráficos personalizados propios, Microsoft Excel los almacena en XLUSRGAL.XLS.

Agregar un tipo de gráfico personalizado propio para aplicarlo a otros gráficos

1. Haga clic en el gráfico que desee guardar como tipo de gráfico personalizado. 2. En el menú Gráfico, haga clic en Tipo de gráfico. 3. En la ficha Tipos personalizados, haga clic en Definido por el usuario. 4. Haga clic en Agregar. 5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre. 6. Para agregar una descripción, escríbala en el cuadro Descripción. 7. Haga clic en Aceptar.

IMPRIMIR

Microsoft Excel proporciona las siguientes posibilidades para ver la hoja de cálculo y ajustar el aspecto que tendrá una vez impresa.

Vista normal La vista predeterminada es la más indicada para ver y trabajar en pantalla. Vista preliminar Muestra la página impresa para que pueda ajustar las columnas y los

márgenes. El aspecto de las páginas en la ventana Vista preliminar dependerá de las fuentes disponibles, de la resolución de la impresora y de los colores de que disponga.

Vista previa de salto de página Muestra los datos que van a aparecer en cada página para que pueda ajustar el área de impresión (área de impresión: uno o más rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de cálculo completa. Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión, sólo se imprime dicha área.) y los saltos de página (salto de página: elemento que divide una hoja de cálculo en páginas separadas para imprimirlas. Excel inserta saltos de página automáticos según el tamaño del papel, la configuración de los márgenes, las opciones de escala y las posiciones de los saltos de página manuales que se hayan insertado.).

A medida que realiza los ajustes que van a afectar a la impresión de la hoja de cálculo, puede pasar de una vista a otra para ver los efectos antes de enviar los datos a la impresora.





Prepararse para imprimir

Excel proporciona muchas configuraciones opcionales para que pueda ajustar el aspecto de la página impresa. Para asegurarse de que ha comprobado todo aquello que pueda afectar a la impresión, siga este procedimiento Menú Archivo – Configurar Página:

Cambie el formato y el diseño de la hoja de cálculo en pantallaPodrá configurar la orientación de la hoja de cálculo impresa como horizontal o vertical.

Cuándo utilizar la orientación horizontal Cambie a orientación horizontal cuando tenga que imprimir muchas más columnas de datos de las que cabrían en una página con orientación vertical. Si no desea utilizar la orientación horizontal, puede cambiar el diseño de la hoja de cálculo impresa para que los datos se ajusten al espacio disponible, o bien ajustar los márgenes.

Hacer que los datos se ajusten a la página Puede hacer que la imagen impresa se ajuste a la página o al tamaño del papel reduciendo o ampliando la imagen. Puede realizar otros cambios en el diseño de las hojas de cálculo, por ejemplo, establecer el tamaño del papel, centrar los datos en la página impresa y controlar la numeración de las páginas. Estos cambios sólo afectan al aspecto que tienen las hojas de cálculo impresas y no al que tienen en pantalla.

Imprimir parte de los datos Para imprimir sólo partes seleccionadas de datos en una hoja de cálculo, puede especificar las áreas que desea imprimir.

Agregar encabezados y pies de página

Para poner números de página u otro texto en la parte superior o inferior de los datos de la hoja de cálculo en todas las páginas, puede agregar encabezados o pies de página (encabezado y pie: un encabezado, que puede constar de texto o gráficos, aparece en la parte superior de cada página de una sección. Un pie aparece en la parte inferior de cada página. Los encabezados y pies contienen a menudo números de página, títulos de capítulo, fechas y nombres de autor. ) a la hoja de cálculo impresa. Los encabezados se imprimen en la parte superior de las páginas y los pies de página se imprimen en la inferior. Puede utilizar encabezados y pies de página integrados o crear los suyos propios.

Encabezados





Los encabezados y los pies de página actúan de forma independiente respecto a los datos de la hoja de cálculo y sólo se muestran cuando se obtiene una vista previa y cuando se imprimen en todas las páginas.

Vista preliminar y ajustar márgenesPara ver cómo será exactamente el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, haga clic en Vista preliminar.

Cuándo ajustar los márgenes Ajuste los márgenes o las columnas cuando los datos se salgan del ancho de página y no desee reducir su tamaño para ajustarlos. En la vista preliminar, puede cambiar el ancho de los márgenes y de las columnas de la hoja de cálculo arrastrando los controladores de tamaño. Haga clic en el botón Márgenes para que se muestren los controladores.

Imprimir un borrador Puede reducir el tiempo de impresión de una hoja de cálculo si cambia de forma temporal la calidad de impresión. Si sabe la resolución de impresora que desea utilizar, puede cambiar la calidad de impresión de ésta. Si no está seguro acerca de la resolución (o calidad), puede imprimir el documento en calidad de borrador, que aumenta la velocidad de impresión ya que omite el formato y la mayoría de los gráficos.Imprimir en blanco y negro En las impresoras en blanco y negro, Excel imprime los colores en tonos de gris. Puede reducir el tiempo que Excel tarda en imprimir una hoja de cálculo que contiene colores si imprime éstos en blanco y negro. Si imprime una hoja de cálculo usando sólo blanco y negro, Excel imprime las fuentes y los bordes en color utilizando sólo el negro en lugar de tonos de gris. Excel también imprime los fondos de celdas y de Autoforma en blanco y el resto de los elementos gráficos en tonos de gris.

Impresión sin líneas de división Las hojas de más tamaño se imprimirán más rápidamente si no se imprimen las líneas de división.

Imprimir rótulos o encabezados de fila y columna en cada página

Los títulos de fila son los números de fila situados a la izquierda de la hoja de cálculo; los títulos de columna son las letras o números que aparecen en la parte superior de las columnas en la hoja.

1. Haga clic en la hoja de cálculo. 2. En el menú Archivo, haga

clic en Configurar página y elija la ficha Hoja.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Imprimir títulos de fila y de columna

o Active la casilla de verificación Títulos de filas y columnas y haga clic en Imprimir.

Imprimir rótulos de fila y columna en cada página

o Para imprimir los rótulos de columna en cada página, introduzca las filas





que contienen los rótulos de columna en el cuadro Repetir filas en extremo superior, bajo Imprimir títulos, y haga clic en Imprimir.

o Para imprimir los rótulos de fila en cada página, introduzca las columnas que contienen los rótulos de fila en el cuadro Repetir columnas a la izquierda, bajo Imprimir títulos, y haga clic en Imprimir.

Imprimir la selección, las hojas de cálculo activas o un libro

Si la hoja de cálculo tiene definida un área de impresión, Microsoft Excel sólo imprimirá dicha área a menos que se realice una selección específica. Por ejemplo, si selecciona un rango de celdas para su impresión y hace clic en Selección, Excel imprime la selección y omite las áreas de impresión definidas en la hoja.

1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. 2. En Imprimir, seleccione una opción para imprimir la selección, las hojas activas o todo el libro.

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

1. Seleccione las hojas de cálculo que desee imprimir. Cancelar una selección de varias hojasPara cancelar una selección de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada.Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

2. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Menú De Impresión

Una vez se encuentra el documento listo para imprimir, puede utilizar la opción de impresión así:

- Menú Archivo – Imprimir o utilizar la combinación de teclas CTRL + P

En las opciones de impresión puede definir que desea imprimir: todas las páginas, una página determinada, Un rango seleccionado, Hojas del libro, todo el libro etc.

Puede seleccionar el número de copias y la impresora que desea utilizar.Luis Carlos Valencia – Consultor Empresarial




HIPERVÍNCULOS

Un hipervínculo es un vínculo de un documento que abre otra página al hacer clic en él. El destino suele ser otra página Web, pero también puede ser una imagen, una dirección de correo electrónico o un programa. El hipervínculo puede ser texto o una imagen.

Cuando un usuario que visita un sitio hace clic en el hipervínculo, el destino se muestra en un explorador Web, se abre o se ejecuta, dependiendo del tipo de destino. Por ejemplo, un hipervínculo a una página muestra la página en el explorador Web y un hipervínculo a un archivo AVI abre el archivo en un reproductor multimedia.

Cómo se utilizan los hipervínculos

Puede utilizar hipervínculos para hacer lo siguiente: Desplazarse a un archivo o a una página Web en una red, en una Intranet o en Internet Desplazarse a un archivo o a una página Web que piensa crear en el futuro

Cuando sitúa el puntero sobre texto o una imagen que contiene un hipervínculo, el puntero se convierte en una mano, para indicar que el texto o la imagen son elementos en los que puede hacer clic.

Crear un hipervínculo

1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda o en el gráfico que desea utilizar para representar el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual (menú que aparece activo).

Crear un hipervínculo a un nuevo archivo

2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Crear nuevo documento. 3. Escriba un nombre para el nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.





4. Para especificar una ubicación distinta de la que aparece en Ruta de acceso completa, escriba la nueva ubicación en el cuadro Nombre del nuevo documento o haga clic en Cambiar y, a continuación, seleccione la ubicación que desea. Haga clic en Aceptar.

5. En Cuándo modificar, haga clic en una opción para especificar si desea abrir el nuevo archivo ahora o más adelante para modificarlo.

6. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el texto o gráfico que desea utilizar para

representar el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual. 2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Archivo o página Web

existente. 3. Siga uno de estos procedimientos:

o Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y en el archivo con el que desea crear el vínculo.

o Para seleccionar la página Web de una lista de páginas examinadas, haga clic en Páginas consultadas y en la página Web con la que desea crear el vínculo.

o Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados recientemente, haga clic en Archivos recientes y en el archivo con el que desea crear el vínculo.

o Si sabe el nombre y la ubicación del archivo o la página Web con los que desea crear el vínculo, puede escribir esa información en el cuadro Dirección.

o Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscando la página, haga clic en Explorar el Web, abra la página Web a la que desee vincular y vuelva a Microsoft Excel sin cerrar el explorador.


5.

Crear un hipervínculo a una ubicación específica de una página Web

Para crear un hipervínculo a una ubicación específica de una página Web, compruebe que la página Web tiene un marcador (marcador: ubicación o selección de texto en un archivo al que se da un nombre para usarlo como referencia. Los marcadores identifican una ubicación dentro de un archivo al que se se puede hacer referencia o crear un vínculo más adelante) en esa ubicación.

1. En Microsoft Excel, haga clic con el botón secundario del mouse en el texto o gráfico que desea utilizar para representar el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.

2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Archivo o página Web existente.

3. Siga uno de estos procedimientos: o Para seleccionar una página Web de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y en

la página Web con la que desea crear el vínculo. o Para seleccionar la página Web de una lista de páginas examinadas, haga clic en

Páginas consultadas y en la página Web con la que desea crear el vínculo. o Para seleccionar una página Web de una lista de archivos utilizados recientemente, haga

clic en Archivos recientes y en la página Web con la que desea crear el vínculo. o Si sabe el nombre y la ubicación de la página Web con los que desea crear el vínculo,

puede escribir esa información en el cuadro Dirección.





o Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscando la página, haga clic en

Explorar el Web , abra la página Web a la que desee vincular y vuelva a Excel sin cerrar el explorador.

4. Haga clic en Marcador y, a continuación, haga doble clic en el marcador que desee. 5. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en

Sugerencia, escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia y haga clic en Aceptar.

Crear un hipervínculo a una ubicación específica en un libro

Para vincular a una ubicación en el libro actual u en otro libro, puede definir un nombre ( nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para las celdas de destino (destino: término general para designar el nombre del elemento al que se salta desde un hipervínculo.) o utilizar una referencia de celda.

1. Para utilizar un nombre, asigne uno a las celdas de destino en el libro de destino. 2. En el libro de origen haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que

represente el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual. 3. Siga uno de estos procedimientos:

o Para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a.

o Para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en Archivo o página Web existente en Vincular a.

2. Si elige Archivo o página Web existente, busque y seleccione el libro al que desee vincular y, a continuación, haga clic en el botón Marcador.

3. Siga uno de estos procedimientos: o En la lista bajo Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular y, a

continuación, escriba la referencia de celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar.

o En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente las celdas a las que desee vincular. Haga clic en Aceptar.





mk:@MSITStore:C:%5CArchivos%20de%20programa%5CMicrosoft%20Office%5COffice10%5C3082%5Cxlmain10.chm::/html/xldecCreateHyperlinkToAnotherDocument.htm#%23

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................................1

INICIAR EXCEL.............................................................................................................................................................................1

PANTALLA INICIAL......................................................................................................................................................................1

CONCEPTOS DE EXCEL............................................................................................................................................................2

LIBRO DE TRABAJO......................................................................................................................................................................2HOJA DE CÁLCULO......................................................................................................................................................................3

TIPOS DE PUNTEROS.................................................................................................................................................................3

MOVIMIENTOS RÁPIDO EN LA HOJA....................................................................................................................................4

MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO......................................................................................................................................4

SELECCIONAR..............................................................................................................................................................................5

OPCIONES DE VISUALIZACION...............................................................................................................................................6

CONCEPTO DE LISTA EN EXCEL............................................................................................................................................7

CARACTERÍSTICAS DE UNA LISTA...............................................................................................................................................7

LISTAS PERSONALIZADAS......................................................................................................................................................7

GUARDAR ARCHIVOS................................................................................................................................................................9

ABRIR UN ARCHIVO..................................................................................................................................................................10

ABRIR UN ARCHIVO COMO COPIA..............................................................................................................................................10

BUSQUEDA Y REEMPLAZO....................................................................................................................................................11

MOVER O COPIAR CELDAS....................................................................................................................................................11

DAR FORMATO A HOJAS DE CÁLCULO Y DATOS..........................................................................................................12

ALINEACIÓN................................................................................................................................................................................13BORDES......................................................................................................................................................................................13FORMATOS DE NÚMERO.............................................................................................................................................................13

Formato de número General..............................................................................................................................................13Formatos de número integrados........................................................................................................................................13

MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS........................................................................................................................................14

MANEJO DE HOJAS..................................................................................................................................................................15

FÓRMULAS..................................................................................................................................................................................16

FUNCIONES.................................................................................................................................................................................20

ESTRUCTURA DE UNA FUNCIÓN.................................................................................................................................................21ARGUMENTOS.............................................................................................................................................................................21UTILIZAR UNA FUNCIÓN.....................................................................................................................................................21FUNCIONES DE TEXTO........................................................................................................................................................21FUNCIONES DE FECHA Y HORA.......................................................................................................................................24FUNCIONES ESTADISTICAS...............................................................................................................................................25FUNCIONES MATEMATICAS..............................................................................................................................................27FUNCIONES LOGICAS..........................................................................................................................................................28FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA................................................................................................................29FUNCIONES DE INFORMACION.........................................................................................................................................30

GRAFICOS ESTADISTICOS.....................................................................................................................................................32


CREAR GRAFICOS UTILIZANDO EL ASISTENTE.........................................................................................................32CAMBIAR RELLENOS Y LÍNEAS DE GRÁFICOS...........................................................................................................................34CAMBIAR LOS FORMATOS DE NÚMERO EN GRÁFICOS.............................................................................................................35MOVER Y CAMBIAR EL TAMAÑO DE LOS ELEMENTOS DE UN GRÁFICO CON EL MOUSE........................................................35ALINEAR EL TEXTO DE LOS TÍTULOS DE GRÁFICOS Y DE LOS CUADROS DE TEXTO..............................................................35CAMBIAR NOMBRES DE SERIES DE DATOS O TEXTO DE LEYENDAS........................................................................................35AGREGAR DATOS A UN GRÁFICO..............................................................................................................................................35ELIMINAR DATOS SÓLO DEL GRÁFICO.......................................................................................................................................36CREAR TIPOS DE GRÁFICOS PROPIOS.......................................................................................................................................36

IMPRIMIR......................................................................................................................................................................................37

IMPRIMIR RÓTULOS O ENCABEZADOS DE FILA Y COLUMNA EN CADA PÁGINA........................................................................39IMPRIMIR LA SELECCIÓN, LAS HOJAS DE CÁLCULO ACTIVAS O UN LIBRO..............................................................................39IMPRIMIR VARIAS HOJAS DE CÁLCULO A LA VEZ......................................................................................................................39MENÚ DE IMPRESIÓN.................................................................................................................................................................40

HIPERVÍNCULOS........................................................................................................................................................................40

CREAR UN HIPERVÍNCULO..........................................................................................................................................................41CREAR UN HIPERVÍNCULO A UN NUEVO ARCHIVO....................................................................................................................41CREAR UN HIPERVÍNCULO A UN ARCHIVO O PÁGINA WEB EXISTENTE...................................................................................41CREAR UN HIPERVÍNCULO A UNA UBICACIÓN ESPECÍFICA DE UNA PÁGINA WEB..................................................................42Crear un hipervínculo a una ubicación específica en un libro..................................................................................42

Documents

Manual Paso a Paso Excel Basico