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MANUAL PORTAL DE SERVICIOS STUDY IN MEXICO | INSTITUCIONES SOCIAS

MANUAL PORTAL SERVICIOS | INSTITUCIÓN SOCIA TECNOLÓGICO DE MONTERREY | STUDY IN MEXICO

2

INTRODUCCIÓN

En el siguiente documento se encuentra la guía para conocer

el portal de servicio a instituciones socias.

Revisaremos la función de las diferentes secciones que componen

el portal (catálogo de materias, constancias académicas,

nominación de alumnos).

Conoceremos a detalle el proceso de nominación de los alumnos,

las diferentes formas en que la Institución puede nominar, aceptar

o rechazar las nominaciones de sus alumnos. Revisaremos la

función de los botones de cada sección, así como la explicación

de cómo llenar cada campo.


3

ÍNDICE

Introducción 2

Pasos para ingresar a la solicitud 4

Crear y activar su cuenta 5

Portal de Servicios Instituciones Socias 6

Catálogo de Materias 7

Constancias Académicas 9

Nominación de Alumnos 11


4

1. Ingresar a la página de Study

in Mexico

www.studyinmexico.com.mx

2. En la esquina inferior de la

página hacer clic en la

sección de “Alianzas

Internacionales”.

También se puede ingresar

desde el menú principal al

seleccionar “Nosotros” y

haciendo clic en la sección

“Alianzas Internacionales” o

desde la esquina inferior

izquierda de la foto de portada

en el botón “Alianzas

Internacionales”.

Ya que se ingresó a la sección,

en la esquina superior derecha

se encuentra el botón “Alianzas

Internacionales”.

Pasos para ingresar a la solicitud

http://www.studyinmexico.com.mx/


5

1. Se abrirá la pantalla de acceso al

portal de Servicios a Instituciones

Socias. Si es la primera vez que se

ingresa, se tiene que crear una

cuenta haciendo clic en “Solicitar

una Cuenta”. En la esquina

superior derecha se puede elegir

el idioma deseado (español o

inglés).

Para esto, necesitamos sean

proporcionados algunos datos:

nombre y apellidos, correo

electrónico institucional,

seleccionar el país y la institución,

si no se encuentra en el listado,

elegir la opción “otra” y escribir el

nombre en la casilla de la

derecha, escribir el texto para la

verificación de seguridad. Nota:

Los campos marcados con

asterisco (*) son obligatorios. Una

vez completada esta sección,

hacer clic en “Enviar”.

2. Ya enviados los datos, se recibirá

un correo confirmando la

creación de la cuenta, al dar clic

en la liga, se podrá crear la

contraseña para ingresar al

portal.

Crear y activar su cuenta

1

2


6

En la página principal, se

encuentran tres bloques de

servicios disponibles:

- Catálogo de Materias: permite

hacer la consulta de todas las

materias ofrecidas en el

Tecnológico de Monterrey,

permite seleccionar filtros de

búsqueda y guardar favoritos.

- Constancias Académicas: en

este bloque se puede consultar

el listado de sus alumnos que

han estudiado en el

Tecnológico de Monterrey los

últimos dos períodos.

- Alumnos Nominados: este

bloque permite administrar las

nominaciones de sus alumnos y

revisar el estatus de las

solicitudes de admisión de los

alumnos nominados por usted.

Portal de Servicios Instituciones Socias


7

CATÁLOGO

DE MATERIAS


8

En este bloque se puede hacer la

consulta de todas las materias

ofrecidas en el Tecnológico de

Monterrey, permite filtrar

búsquedas por nivel académico,

período, idioma, clave de

materia, área de estudio y

campus que la imparte, también

permite guardar búsquedas en

favoritos. Para realizar una

búsqueda, es necesario

responder las 3 primeras

preguntas.

Se tiene disponible un

videotutorial que muestra cómo

utilizar el catálogo de materias, se

encuentra disponible en la

siguiente liga:

http://vimeopro.com/centroaten

cionusuarios/programas-

internacionales-alumnos

Catálogo de Materias

http://vimeopro.com/centroatencionusuarios/programas-internacionales-alumnos




9

CONSTANCIAS

ACADÉMICAS


10

Esta sección permite consultar la

constancia académica digital de

todos sus alumnos que han

estudiado en los últimos dos

períodos en el Tecnológico de

Monterrey.

La información que se puede

consultar es: campus en el que

estudiaron, nombre del alumno,

apellidos, correo electrónico, tipo

de nominación (depende del

programa que se haya elegido),

período académico y la opción

para ver la constancia académica

en línea y si lo desea poder

descargarla.

Constancias Académicas

Alumnos de XXXXXXXX que han estudiado en el Tec de Monterrey


11


12

NOMINACIÓN

DE ALUMNOS


13

En esta sección se pueden visualizar los

alumnos ya nominados, es posible

nominar nuevos alumnos y aceptar o

rechazar las solicitudes enviadas por los

alumnos. A continuación se revisarán las

4 diferentes opciones,

Son aquellos alumnos nominados por

usted. Los datos disponibles de estos

alumnos incluyen: fecha en que se hizo

la nominación, nombre y apellidos del

alumno, correo electrónico, nivel y

período académico, tipo de solicitud,

comentarios, estatus de la admisión

(nueva nominación o si la solicitud ha

sido: enviada, cancelada, en proceso,

en revisión, admitida o rechazada),

estatus arribo y la opción de eliminar.

Tiene la opción de ordenar los datos de

las columnas de forma ascendente o

descendente.

Nota: mientras la solicitud del alumno no

sea admitida, puede eliminar la

nominación.

Nominación de Alumnos

Alumnos nominados por XXXXXXXX para el Tec de Monterrey

Alumnos Nominados

Alumnos nominados por XXXXXXXX para el Tec de Monterrey

Los estatus de las diferentes etapas del proceso son:

- En proceso: mientras se está trabajando en la solicitud y no se ha enviado.

- Enviada: cuando se termina de llenar los datos personales, los documentos

fueron aceptados y se hace clic en“Enviar Solicitud”.

- En revisión: cuando el Tecnológico de Monterrey está revisando la solicitud

del alumno.

- Cancelada: cuando se cancela la solicitud.

- Admitida: cuando el alumno ha sido aceptado al Tecnológico de

Monterrey y tiene una matrícula asignada.

- Rechazada: cuando no reúne algún requisito del programa que eligió y no

se le puede dar admisión al alumno.


14

Si se tiene que nominar de 1-2 alumnos,

se puede hacer en esta sección

ingresando los siguientes datos:

nombre y apellidos del alumno, correo,

nivel y período académico, tipo de

solicitud (en este caso sólo aplica

intercambio o intercambio para

rotaciones médicas) y hay una sección

para agregar algún comentario, es

importante que si la institución tiene

más de un convenio, se especifique

con un comentario a través de qué

programa viene el alumno. Ejemplo:

escribir convenio bilateral, convenio a

través de un consorcio, convenio

doble titulación, entre otros.

Ya que se llenaron todos los campos

obligatorios, hacer clic en “Nominar”.

Nota: en caso que se quiera nominar al

alumno por más de un período,

selecciona los períodos académicos

que estará cursando en el Tecnológico

de Monterrey.

Nominar por Alumno


15

Si se tienen que nominar más de 2

alumnos, es posible hacerlo a través de

un archivo de Excel, en la sección

“Nominar por Archivo” puede

descargar un archivo como ejemplo

para sustituir los alumnos que se deseé

nominar. Los datos que se requieren

son: nombre y apellidos del alumno,

correo, nivel y período académico,

tipo de solicitud (en este caso sólo

aplica intercambio o intercambio para

rotaciones médicas).

Ya capturados los datos, se guarda el

archivo y regresa al portal, se hace clic

en “Buscar”, localiza el archivo en la

computadora y hace clic en “Abrir”,

una vez que aparezca el nombre del

archivo, hacer clic en “Subir”.

Aparecerá el listado de los alumnos

que se capturaron en el archivo, una

vez que se corrobora que los datos son

correctos, hacer clic en “Nominar”. Los

alumnos deben aparecer en la

sección de “Alumnos Nominados”.

Nominación Múltiple (Cargar Archivo)


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En caso que se requiera nominar al alumno por más de un período, en el campo de período académico, se deben capturar

los períodos vigentes separados por coma y un espacio. Ejemplo: si el alumno estará estudiando en el Tecnológico de

Monterrey por dos semestres, se deberá escribir: Semestral Ago-Dic de 2014, Semestral Ene – May de 2015.

Nominación Múltiple

(Cargar Archivo)

Importante: los semestres que se agreguen tienen que

ser vigentes y el texto debe estar escrito tal y como

aparece en el renglón de la sección de Nominación por

alumno, de lo contrario, el sistema no registrará el

período.

Al seleccionar el período, en el renglón aparecerá el

nombre que se debe escribir en el archivo de Excel.


17

Cuando los alumnos llenan su

solicitud, en el momento que lo

eligen como institución de origen,

aparece el registro en esta sección

para que usted pueda aprobarla, en

caso que se confirme la información

o rechazarlo si no es un alumno de su

institución o no participará en un

programa de intercambio.

La información que aparece es:

fecha de la nominación, el nombre y

apellidos, correo, nivel académico,

período académico y la opción de

aceptar o rechazar la nominación.

Si se rechaza la nominación, se

elimina el registro del listado. Si se

acepta, el sistema preguntará si se

desea continuar con la nominación,

si es así, se hace clic en “Nominar” y

el alumno debe aparecer en la

sección de “Alumnos Nominados”.

Aceptar Nominaciones de Alumnos


18

Si ya se había nominado al alumno

anteriormente, pero aparece en esta

sección, el sistema encuentra la

coincidencia y aparecerá una

ventana donde pregunta qué se

quiere hacer con el registro hay dos

opciones:

- Nominar: se selecciona esta

opción, cuando son dos personas

diferentes y a pesar de que se

detecte como un registro

duplicado, no lo es. Si es el caso, se

selecciona al alumno y se hace clic

en “Nominar”.

- Sustituir: si se detecta que el registro

está duplicado, usted puede

asociar la nominación y sustituir el

registro. Importante: si selecciona la

opción, se elimina la nominación

que usted capturó previamente,

por la que hizo el alumno, se debe

tener cuidado que los datos que

haya capturado el alumno sean los

correctos, de lo contrario es mejor

rechazar su nominación y conservar

la que usted había capturado

previamente.

Nominaciones Duplicadas

Al confirmar una nominación por cualquiera de las opciones, se le envía un

correo al alumno avisándole que ya quedó nominado para estudiar en el

Tecnológico de Monterrey y puede iniciar con su proceso de admisión, en el

correo electrónico se incluye una liga donde el alumno crea su cuenta.

Nota: Cuando el alumno crea su cuenta a través del enlace que le llega a su

correo, ya no es necesario que elija ningún tipo de programa y en la sección de

la su solicitud de “Datos Personales”, los campos que usted capturó en la

nominación, aparecerán bloqueados para que el alumno no pueda

modificarlos.

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