Manual SIA

Marcelo Videla F Sistemas de Información Administrativa Pág.- 1

Manual

Sistemas de Información

Administrativa

Marcelo Videla Franco

Ingeniero Comercial

Revisado: Mayo 2009


Sistemas de Información Administrativos

Descripción de las etapas que contempla el desarrollo de un SIA

Conceptos Fundamentales

1.- Definición de sistemas

Conjunto de unidades o elementos interrelacionados ydependientes entre sí, su característica principal es que existe una constante interacciónentre las relaciones funcionales (si uno cambia el otro se altera).

Sistema Total

Es aquel sistema que está compuesto por varios sub sistemas, quepueden operar en serie o en paralelo. Se debe tener presente que todos los sistemas estánligados y cuando cambia algo en uno, en los otros también cambia.

Características de los sistemas

a.- Todo sistema tiene un propósito (objetivo a lograr)b.- Los sistemas son globales o totales, es decir, los cambios que se

producen en una unidad producen cambio en las demás, abarcandotodo el sistema.

c.- Todo sistema tiende a la Entropía (destrucción), es decir, todosistema tiende al desgaste o a la destrucción, ya sea de la empresao el sistema.

d.- Ngentropía o entropía negativa, a través de ella el sistema trata demantener el equilibrio y esto se va ha lograr en la medida que seposea mayor información sobre el problema en particular (esteequilibrio se puede obtener por medio de la retroalimentación).

e.- Sinergia, consiste en que la suma de las partes es diferente deltodo, lo cual puede ser mayor o menor.

f.- Homeostasis, consiste en el equilibrio dinámico entre las partes, esla capacidad que posee el sistema para mantener el equilibriointerno, frente a los cambios del medio ambiente.


g.- Recursividad, se dice que un objeto sinergético de un sistema, estácompuesto de partes que a su vez son objetos sinergéticos. Larecursividad también representa la jerarquización del sistema(efecto cascada).

h.- Viabilidad, significa que los sistemas poseen la capacidad deadaptarse al medio ambiente.

En el esquema 1, se presenta un ejemplo básico de sistema abierto, en este caso unaempresa cualquiera.

Tipos de Sistema

Sistema Concreto : Son aquellos que están conformados por cosas "reales", condesempeño cuantitativo, es decir que se pueden medir. Porejemplo Un motor de auto, el sistema eléctrico, etc.

Sistema Abstracto : Se define como las creaciones que hace la mente dentro o fuera dela empresa. Por ejemplo Ideas, Hipótesis, Conceptos, Leyes.

Sistemas Cerrados : Son aquellos que tienen estructuras con relaciones definidas, esdecir con límites y orden fijos, cuya característica principal es queno posee comunicación con el medio ambiente. Según estadefinición este tipo de sistema es un sistema ideal, puesto que enrigor, por rígido que sea el sistema jamás será cerrado. Comoejemplos podemos citar algunas aproximaciones como, una Pila,una Secta Dogmática.

Retroalimentación(Control de Calidad)

BienesServiciosDeshechos

ProducciónProceso Administrativo

RR.HHRR.MMRR.FFRR.TTInformación

SalidaEntrada Proceso

Esquema 1 El esquema nos muestra un sistema simple de una empresa cualquiera, este secaracteriza por estar compuesto de cuatro partes mínimas y comunes a todo sistema, unaentrada, un proceso, una salida y una línea de control llamada retroalimentación. Se puedeapreciar que la corriente de entrada corresponde a los recursos de la empresa y la salida albien y/o servicio que ella produce (incluidos los deshechos que se generan en el proceso).


Sistema Abierto : Son aquellos que se considera que están en una constantecomunicación, ya sea con el medio ambiente económico, social opolítico. Por ejemplo las empresas, organizaciones sociales, elgobierno.

Sistema Administrativo : Es el conjunto complejo de relaciones personales,formales y sistemáticamente organizado y reviste característicasparecidas a los sistemas físicos y biológicos. Se conforma porvarios subsistemas cuya interrelación se puede observar en la líneade comunicación o en la de jerarquía. Desde el punto de vista dela empresa el sistema Administrativo es un Sub sistema de éste.

Sistema de Información : Es el conjunto complejo de datos que se relacionanpara formar información que será utilizada en la toma dedecisiones y por tanto en estrecha relación con el sistemaAdministrativo y el de gestión.

ENTRADASPROCESA-MIENTO SALIDAS UsuarioUsuario

RetroalimentaciónEsquema 2 Este esquema presenta un ejemplo sencillo que puede

asimilarse a cualquier tipo de sistema abierto empresarial.

PROGRAMASDATOS

ENTRADA

SOFTWARE

HARD-SOFTWARE

HADWARE

CompiladoresIntérpretesProgramas utilitariosBibliotecaArchivos Públicos

Sistemas OperativosPlataforma oAmbiente de trabajo

Dispositivos E/SMemoria principalMemoria auxiliarEquipos de procesamiento

SALIDARESULTADOS

Esquema 3 Sistema de Procesamiento de Datos (S.P.D.), este ejemplifica un sistema eminentementecomputacional y su proceso interno, como su input es a través de datos y programas; y susalida es de información como resultados.


2.- Definición de un SIA:

Es el conjunto interrelacionado de elementos que tiene comoobjetivos la identificación, manipulación (recolección, preparación, almacenamiento,actualización y recuperación) y uso de toda aquella información que se considere relevantepara apoyar la toma de decisiones.

Si bien es cierto, los SIA's se relacionan habitualmente con lamecanización, no se debe perder el horizonte que la implementación de un SIA puede sertanto manual como mecánica o automática.

Consideraciones para tener presentes:

Los SIA's son sistemas que existen para y en función de losobjetivos organizacionales.La información que proveen es determinada mediante elconocimiento de los procesos específicos que implementan lasdecisiones que conforman un Sistema de Administración.En una Organización pueden existir tantos SIA's comosubconjuntos de decisiones se quisieran identificar y apoyar.Los elementos que componen un SIA pueden serimplementados de manera manual o computarizadadependiendo de su naturaleza o conveniencia.Las alternativas de implementación deben supeditar susofisticación tecnológica a los requerimientos de manipulacióne interfase que requieran los usuarios y a los recursos con quecuenta la Organización.


Desarrollo de un SIA:

El desarrollo de un SIA, es un proceso complejo y conflictivo,tanto por el tipo de recursos que emplea como por la incidencia que éste tiene sobre eldesempeño Organizacional. Al comenzar cualquier análisis sobre un SIA en desarrollo oen operación, es frecuente encontrar insatisfacción tanto en administradores y usuarioscomo en analistas de sistemas y encargados de proyectos.

Cada involucrado deslinda su responsabilidad, respecto de supropia ineficiencia, a los demás, razón por la cual se causan tantas interferencias al quererllevar a cabo el desarrollo de un SIA.

Para analizar estas situaciones se presenta, a continuación, unlistado de Pros y Contras en el desarrollo de un SIA:

Dificultades posiblesAbarcar muchas aplicaciones al mismo tiempoPersonal asignado al proyecto no es adecuadoDirección del equipo de trabajo no es idóneaNo se ha detectado a tiempo áreas problemaEl impacto de la inversión inicial es demasiado fuerteDesconocimiento de los usuarios de los procesos originalesDificultoso estudio de factibilidad por excesiva ofertaDemora de los proveedores en la entrega de equipos eleva el costo inicialInconsistencias de objetivos propuestos (usuarios v/s Analistas)Falta de control del desempeño (en el SIA y/o en el Proyecto)Desconocimiento de los administradores respecto de las recomendaciones técnicas

Resumen de las áreas principales del conocimiento de los sistemas de información

Sistemas de Información


3.- Modelo Conceptual de un SIA

Existen dos tipos de actividades en un sistema, las realizadas porpersonas llevadas a cabo por múltiples funciones y las asignadas a la automatización(preferentemente en una computadora), que se llevan a cabo en forma centralizada.

La centralización de los procesos que habitualmente se encuentrandispersos en la Organización, es una de las características claves de los SIA. Esta seproduce principalmente por factores económicos. El procesamiento centralizado permiteaprovechar economías de escala, lo que redunda en un menor costo de proceso, sinembargo, resulta más importante el hecho de tener la información almacenada y disponiblede forma centralizada, en medios magnéticos (o alternativos, ópticos o láser) de fácil accesoy con la rapidez de cálculo de una computadora, se pueden realizar cómputos yoperaciones que serían imposibles de manera manual. Estos cómputos pueden tener un altovalor económico para la Organización.

El conjunto de equipos computacionales y de actividadesrelacionadas a ellos, lo llamaremos Interior del SIA. También conocido como Sistema deProcesamiento de Datos o SPD.

Todas las actividades realizadas por personas y que quedan fueradel Interior, pero que interactúan con él por medio de información lo denominaremos comoExterior del SIA. Así, todo lo que queda fuera de los equipos computacionales y quecorresponde a su entorno próximo y remoto, y que no es medio ambiental, es el Exterior.

Se puede precisar el Exterior basados en el siguiente punto devista. Primero, se definen las Funciones Administrativas como aquellas que incluyen todaslas labores de coordinación, planificación y control, además de las de tratamiento de lainformación llevada a cabo por personas de la Organización. Tales funciones puedenagruparse sobre la base del grado de estructuración de las mismas.

Entonces, una función será estructurada cuando con ella se puedadesarrollar un procedimiento o programa que puede ser efectuado en forma mecánica oautomatizada por una persona o por una máquina. (p.e. Calcular el sueldo de unTrabajador). Una función será no estructurada si no se puede desarrollar procedimientoalguno para su realización. Naturalmente, la función será semiestructurada si ella esparcialmente programable. Obviamente, la función estructurada es la que presenta lamayor posibilidad de ser mecanizada o automatizada.

En la Figura 1, se representan en forma generalizada las funciones,el Interior, el medio ambiente y los procesos.


FUNCIONESTRUCTURADA

FUNCIONSEMIESTRUCTURADA

INTERIOR

INTER

FASE

INTER

FASE

SOFTWARE

ARCHIVOS

HARDWARE

FUNCIONESTRUCTURADA

P R O C E S O S

EXTERIOR

S.I.A.

M

E

D

I

O

A

M

B

I

E

N

T

E

Figura 1.-En la figura se aprecia el bosquejo esquemático del flujo general de información, estos son los canales queunen el Interior al Exterior, las funciones entre sí y éstas con el medio ambiente y los procesos. Estos flujosson parte integrante del Exterior.


Cabe hacer notar que todo el funcionamiento del Exterior del sistema está regido porprocedimientos que regulan los procesos, acciones, decisiones y el flujo de información.También es necesario indicar que los procesos de toma de decisiones no se limitanexclusivamente al Exterior, sino que existen decisiones y acciones de control programables,parta las cuales es factible desarrollar reglas de decisión asignadas al Interior.

La distinción realizada entre Interior y Exterior, resultaextremadamente útil al momento del diseño, pues permite definir dos problemas quepueden resolverse en forma relativamente aislada y secuencial; uno es el problema dediseño del exterior (especificación del sistema desde el punto de vista de la Organización) yel otro es el diseño del Interior (asociado al equipo de procesamiento).

Al presentar un SIA en estos términos (Interior - Exterior), se debetomar una serie de decisiones de diseño, entre otras, qué funciones cubrirá el sistema, cómose realizarán esas funciones, qué se llevará a cabo en el Interior y qué en el Exterior, o elgrado de automatización, flujos de información, etc. Estas decisiones involucran ciertosrequerimientos de procesamiento que deberán ser satisfechos por el Interior.

Resulta claro que, para tomar las decisiones de diseño, se debeconsiderar el valor asociado a los procesos de decisiones y el costo de proveer lainformación (Exterior e Interior respectivamente).

4.- Características de un SIA

Evolución de los SIA’s:

Los primeros sistemas computacionales llevaban un registrounitario de la información con una acumulación secuencial de datos, las salidas deresultados eran listados dantescos que periódicamente debían ser chequeados yrepresentaban generalmente saldos. Complementariamente, emitían resúmenes deinformación.

En un segundo nivel de perfeccionamiento se visualiza cuando seagregan niveles de reordenamiento automático, es decir un nivel de toma de decisionessimple p ej. Comprar materiales. Para esto se agrega un procedimiento de decisión queindica cuando es necesario el reordenamiento y se emite un listado con instrucciones delprocedimiento para comprar materiales.

Un tercer nivel es aquel que agrega procedimientos de decisionesselectivas como por ejemplo, definir cual es el mejor proveedor en forma automática. Estadisminuye el tiempo de confección de la orden de compra en forma manual. Por tanto serequiere que el nivel de información del registro incorpore datos adicionales necesariospara la toma de la decisión, más archivos adicionales que manejen parámetros relacionadosal tema y que no sea una relación directa con el registro inicial. Esto también requiereprocedimientos adicionales.


Un cuarto nivel es aquel que incorpora requerimientos deinformación inmediata, denominados “de tiempo real” por medio de computadorasterminales conectados en línea a un computador central (centralización).

Los niveles descritos requieren procedimientos cada vez máscomplejos, modelos decisionales más complicados, por tanto podemos definir generacionesen forma similar a las de las computadoras:

1ª Generación (1950-1964) : Implementación de funciones únicas, automatización defunciones simples y bien definidas.

Enfasis en la máquina, por las dificultades deprogramación de la época.

2ª Generación (1964-1968) : Sistemas multifuncionales, integración de variasfunciones en un solo sistema.

Enfasis en explicitar y mejorar el proceso de desarrollo oconstrucción del sistema.

3ª Generación (1968-1980) : Sistemas de multinivel, abarcan los sistemas estratégicosde toma de decisiones en los altos niveles de laorganización

Necesidad de una mejor comprensión de la organización (está relacionado al Desarrollo Organizacional).

4ª Generación (1980- ala fecha) : Sistemas globales, insertos en la organización abarcandolos sistemas de gestión en todos los niveles de la empresa.

Necesidad de ver la organización desde el punto de vistadel cliente y las relaciones complejas que se generan enun mercado global.

Características más relevantes

i. El sistema opera sobre un horizonte de tiempo dado, las especificacionespermanecen aunque cambien los programas individuales.

ii. El SPD debe procesar muchos tipos diferentes de entradas y salidas, los recursosinteriores deben ser asignados a las varias actividades y las acciones programadasen forma dinámica.

iii. El procesamiento en el interior debe ser dividido y estructurado según lascapacidades del hardware.

iv. Los datos se almacenan en archivos por períodos variables de tiempo. Laorganización de los datos es importante en este punto. Los programas mismosdeben ser almacenados y resguardados, y estar disponibles a requerimiento.

v. Una gran cantidad de software debe ser desarrollado especialmente.vi. Se debe optimizar el proceso antes de la etapa de desarrollo debido al alto costo de

implementación en Hardware y Software.vii. Los requerimientos y capacidades del sistema son dinámicos (cambiantes) por tanto

el diseño óptimo debe ser dinámico.


5.- Ejemplos de SIALos ejemplos que se presentan a continuación corresponden a un desarrollo de carácterintuitivo, utilizando nomenclatura estándar:

Expansión de las funciones de las aplicaciones de negocio de los sistemas de información.

FUNCIONADMINISTRACION

DEL PERSONAL Datos sobrepolítica desueldos

Otros Insumos PERSONAL

Datos paracálculo sueldos Información

para pagar

FUNCIONRECOLECCION

DE DATOS

COMPUTADOR(CALCULO DE

SUELDOS)

FUNCION PAGODE SUELDOS

Servicios o Productos

Ejemplo 1 Sistema de sueldos

Negocio y comercio electrónico: desde la década que comenzó en 1990Sistemas de negocio y comercio electrónico basados en Internet

Operaciones empresariales habilitadas en la WEB, de negocioelectrónico y de comercio electrónico globales en Internet, intranets,extranets y otras redes

Apoyo estratégico y al usuario final: década que comenzó en 1980Sistemas informáticos para el usuario final

Apoyo informático directo para la productividad del usuario final y lacolaboración de grupos de trabajo

Sistemas de información ejecutivaInformación crítica para la alta dirección

Sistemas expertosConsejo experto basado en el conocimiento para usuarios finales

Sistemas de información estratégicaProductos y servicios estratégicos para una ventaja competitiva

Apoyo a la toma de decisiones: década que comenzó en 1970Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

Apoyo interactivo y específico del proceso directivo de toma dedecisiones

Reportes administrativos: década que comenzó en 1960Sistemas de información administrativa

Reportes de administración de información preespecificada paraapoyar la toma de decisiones

Procesamiento de datos: década que comenzó en 1950Sistemas de procesamiento de datos electrónico

Procesamiento de transacciones, almacenamiento de registros yaplicaciones tradicionales de contabilidadE

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6.- Conceptos

Entorno de un SIATodo aquello que rodea al SIA y que se encuentra más allá de

sus fronteras, generalmente corresponde al resto de las funciones de la organización y queno son parte del SIA. En el entorno encontramos funciones organizacionales, estratégicas yde gestión, como también funciones de relación con el medio ambiente.

Fronteras de un SIASon los límites del SIA, que pueden no ser tan claros o bien

considerados como flexibles según la ubicación y alcance del SIA. Al igual que lasfronteras geográficas, sirven para delimitar el alcance de responsabilidades del SIA y elárea que éste abarcará.

Entradas y SalidasSon los flujos de ingreso y egreso de datos e información

incluyendo, según el caso, insumos, trabajo(mano de obra), servicios, tecnología, etc.Se debe tener en cuenta que un SIA, dada su ubicación, puede

tener múltiples flujos de entrada y salida, y que para su desarrollo cada subsistema poseesus propios flujos.

ProcesoConjunto de tareas y actividades relacionadas, cuyo fin es la

transformación del flujo de entrada en un producto o flujo de salida. En un proceso lastareas y actividades se ordenan de manera que la transformación de los flujos se realiza conun cierto orden determinado.

7.- Metodología de desarrollo de un SIA

El desarrollo de soluciones de sistemas de información utiliza siempre una metodología base como se apreciaen la figura


8.- Definición de las etapas para el desarrollo de un SIA

Las etapas a aplicar en el desarrollo de un SIA, así como el enfoque empleado, siempredependerá de la organización. A continuación revisaremos las actividades que se realizanen cada etapa a desarrollar.

Determinación de las necesidadesEl propósito de esta etapa es Identificar y delimitar en forma precisa el área problemainvolucrada así se puede determinar si el SIA es necesario o no, o si se debe modificar unoexistente; esto nos permite evaluar la conveniencia de seguir el estudio en mayor detalle.Es decir, que esta etapa es la investigación inicial que permite evaluar un problema,determinar lo que resulta insatisfactorio en el actual modo de hacer las cosas, e identificarlos objetivos probables para el estudio de factibilidad.

Las ideas preliminares se originan en diferentes fuentes:Requerimientos del usuarioInstrucciones de un administradorRecomendaciones de analistas de sistemas y/o analistas de organizacióny métodosDecisiones a priori existentes en un plan de informática

Naturalmente, la práctica dice que se produce un cruzamiento entre todas las fuentesgeneradoras.

Las ideas serán analizadas por el Comité de Informática, quién decidirá si se implementaráo no la siguiente etapa. Al finalizar la etapa de determinación de necesidades, ladocumentación debería contener al menos la siguiente información tipo:

Definición del problema, original. (Fuente)Antecedentes aportados por los usuarios (validación)Ambito de cobertura del estudio (Alcance)Descripción de la situación actual y estructura administrativa que losoporta (Diagnóstico)Planteamiento del problemaEl por qué no se ha resuelto el problema directamente o por otrossistemas (Justificación)Alternativas de solución y su descripción (Propuesta)Curso de acción a seguir (Recomendación)

Actividades generalesEntre las actividades generales de esta etapa se pueden mencionar las siguientes:


Estudio de factibilidad

3. Análisis de costos y beneficios en un SIA3.1 Presentación del problema

Es un proceso iterativo y que se realiza a lo largo de todo el ciclo de vida del SIA. Es muyútil para evaluar la conveniencia de efectuar el estudio de factibilidad o para asignar lasprioridades entre un portafolio de proyectos potenciales, o para decidir si se sigue o no conel desarrollo de un SIA luego de evaluar los resultados del diseño lógico y físico, o porúltimo, para evaluar la continuidad o término de un Sia en operación.

En cada caso la estructura del análisis es la misma y sólo varía el énfasis de las fases deldesarrollo de un SIA, y/o el grado de conocimiento que se va obteniendo sobre elcomportamiento de las variables que originan costos y beneficios.

Cuatro son las características que se mencionan como primarias para llevar a cabo unanálisis de este tipo:a. La explicitación del uso que se dará a los resultados del análisisb. La oportunidad en que se llevará a cabo el análisisc. El ámbito del análisis, la profundidad y/o exhaustividad con que se considerarán las

diferentes variables que son causas de costo y beneficiod. El criterio que se usará para dar peso relativo, en el tiempo, a los diferentes

parámetros.

3.2 El valor de la información

Presente en todo el esquema anterior, está el hecho que la información, cuya utilizacióninducirá costos y cuyo uso implicará beneficios, es algo de naturaleza multidimensional ydifícil de precisar. Para cualificar la información se usan los siguientes aspectos:

a. Contenido específico de un informeb. Selectividad con que se provee la informaciónc. Veracidadd. Confiabilidade. Flexibilidad

El valor de la información se genera por la influencia que su uso pueda tener endeterminados eventos, sean estos influenciados por personas o por sistemas automatizados.

3.3 Medición de beneficios

Entre las formas de medir beneficios se encuentran las siguientes:


a. La reducción de los costos operacionales en actividades externas al SIA y que sonapoyadas por éste. La reducción entre lo actual y lo nuevo representa el valor delnuevo SIA.

b. La mejora de servicios en las actividades apoyadas por el SIA.c. La mejora en la información provista para la toma de decisiones, sobre todo para

niveles estratégicos y tácticos.d. La mejora en las actividades propias de la manipulación de la información que lleva

a reducción de costos por: omisión de actividades, reducción de errores, aumento deflexibilidad, aumento en la velocidad de desarrollo de las actividades, mejoras en lasactividades de control, etc.

e. Otros beneficios posibles de obtener de un SIA, como por ejemplo los queprovienen de actividades de cálculo e impresión, almacenamiento de datos,reestructuración de sistemas, etc.

3.4 Medición de costos

En cuanto a los costos, es necesario diferenciar los siguientes tipos:

a. Costos de operar el sistema actualb. Costos de desarrollo de cada alternativa considerada en el estudio de factibilidadc. Costos de operación de las alternativas proyectadas en el tiempo.

Para las alternativas a y b, los costos asociados son del mismo tipo:i. Personal para la operación del sistema (operadores computacionales y operadores de

procedimientos administrativos)ii. Infraestructura requeridaiii. Uso del computador (considerar computadoras existentes y posibles cambios

tecnológicos)

En cuanto a la alternativa c, considérese lo siguiente:i. Señalar valores de tal modo que ellos reflejen las situaciones más probable, más

optimista y más pesimistaii. Asignar peso relativo a los costosiii. Presentar rangos de confianza, para cada uno de los ítems consideradosiv. Hacer uso de teorías decisionales (bayesiana)

Respecto de los costos de desarrollo e implementación hay que considerar los siguientes:i. Desarrollo de las diferentes fases del SIAii. Mantención del SIA una vez que esté en operacionesiii. Conversión de aquellas partes del sistema actual que serían de uso en el nuevo SIAiv. Desarrollo de manuales de instrucción y operaciónv. Búsqueda y entrenamiento de personalvi. Implementación piloto del sistema (o partes de él)

En el análisis final, con los valores de costos y beneficios así determinados o estimados, seestá en condiciones de efectuar los análisis económicos que se estimen convenientes.


Para lo anterior se puede utilizar el cálculo del valor presente para cada alternativaconsiderada, como sigue:

n

tttt

dCBVP

0 )1(Donde: VP= valor presente; Bt= valor de los beneficios en el período t; Ct= valor de loscostos en el período t; d= tasa de descuento y n= vida útil del proyecto.

La comparación puede hacerse basándose sólo en un indicador, o bien usando criteriosmixtos como:a. maximización de beneficios con respecto a costos dadosb. minimización de costos para un nivel dado de beneficiosc. maximización de beneficios netos

Estudio técnicoRevisado todo lo anterior se deduce que el estudio técnico debe responder la siguientepregunta ¿Se dispone de los recursos y de las herramientas técnicas y metodológicasnecesarias para desarrollar el proyecto?

Estudio OperacionalDel mismo modo, el estudio operacional responde al siguiente requerimiento ¿Se disponede los recursos y de la decisión necesaria para operar el SIA solución?

Estudio EconómicoPara terminar el estudio Económico que es el más complejo debe responder lo siguiente ¿Esconveniente, en cuanto a costos y beneficios que se generen, desarrollar el proyecto?


Diseño lógico de un SIA

Propósito de la etapaIdentificar, caracterizar y especificar el conjunto de decisiones y/o actividadesorganizacionales apoyadas por el SIA y los correspondientes requerimientos deinformación.

En esta etapa se debe entender la relación entre el Sistema de Administración y el Sistemade información administrativo, tal como se aprecia en la figura:

La dificultad de llevar a cabo esta etapa reside, principalmente, en la delimitación de lasáreas de interés, dado que es difícil separar el proceso de determinar los requerimientos deinformación que serán satisfechos por el SIA, del proceso de caracterizar el sistema deadministración que será apoyado por dicho SIA.

Lo anterior lleva a argumentar que antes de desarrollar un SIA se debiera proceder aracionalizar y/o estructurar los esquemas administrativos (procedimientos). Una forma dehacerlo es la siguiente:

a. Entradas a esta etapa: provienen de dos fuentes, las pautas entregadas por elcomité de informática a los resultados del estudio de factibilidad, y de ladocumentación que se tenga sobre los actuales procedimientos administrativosde la empresa o de la documentación que exista sobre sistemas similaresdesarrollados en otras empresas.

b. Salidas de esta etapa: Conforman las especificaciones lógicas del sistema, esdecir, la referencia a que dicha actividad se refiere a “QUE” es lo que sepretende sea el sistema; por el contrario la referencia física dice relación con el“COMO” las especificaciones lógicas serían más adecuadamenteimplementadas. Esto implica que los procesos de diseño lógico y diseño físicono son necesariamente secuenciales. Por lo tanto, este conjunto de salidas deldiseño lógico puede constar de requerimientos:

i. Iniciales

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

DATOS PROCESO DEMANIPULACIÓNDE DATOS

INFORMACION PROCESO DETOMA DEDECISIONES

DECISION

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO


ii. Funcionalesiii. De Salidaiv. De entradav. De Procedimientos

vi. De Recursos humanosvii. De Recursos de financieros

viii. De administraciónix. De medición del desempeño, dentro de estas, de:

1. Costo2. tiempo3. eficiencia4. seguridad5. capacidad

En los casos en que se pueden cuantificar estos factores, las mediciones sonde fácil operación; no ocurre lo mismo en el caso de no poderse cuantificar.En estos casos deben crearse escalas que permitan encasillar los resultados.

Proceso de diseño lógico

Las actividades de esta etapa no son estándares por lo cual y sólo para efectosmetodológicos, se aplicará un enfoque de sistemas considerando los siguientes aspectos:

1. El proceso de diseño de un sistema se debe enfrentar de la siguiente forma:a. Analizar los objetivos del sistema y sus correspondientes medidas de

efectividadb. Determinar un conjunto de criterios para generar, evaluar y seleccionar la

alternativa “más adecuada”.c. Generar alternativas de solución para alcanzar los objetivos planteados.d. Analizar y caracterizar cada una de las alternativas de solución.e. Evaluación de las alternativas consideradasf. Selección de la alternativa “más adecuada”g. Especificación (o sea, formalizar adecuadamente la documentación) de la

alternativa seleccionada.h. Diseño específico de las actividades, métodos y procedimientos que, al

entrar en operación interrelacionadamente, permiten que se obtengan losobjetivos del sistema. Dependerá de cuán “buena” haya sido la selecciónrealizada, el grado de efectividad que se logre con la alternativaimplementada.

2. La preocupación por los Sistemas de Administración nace de la necesidad deconocer cuál era aquel sistema que tenía al SIA como componente funcional ypor conocer alguna forma de determinar cuál es la información “relevante” quedebe manjar dicho SIA.

3. Siempre se procederá a desarrollar el SIA de derecha a izquierda, es decir,determinando primero el QUE y después el COMO.

4. por lo anterior el esquema de trabajo para el proceso de diseño lógico de un SIAserá el siguiente:


a. Estudio y análisis del sistema actual: tanto en lo que se refiere a lasactividades de gestión como a las de manipulación y uso de información;ello con el objeto de visualizar en detalle el área problema.

b. Estudio, análisis y diseño del Sistema de Administración, asociado al SIA adesarrollar.

c. Estudio, análisis y diseño del SIA objeto.

Enfoques para el estudio del sistema actual

El informe general que debería entregar el estudio del sistema actual podría resumirse delsiguiente modo:

1. Descripción global: historia de la empresa, antecedentes del sector industrial enel que se encuentra la empresa, metas y objetivos, políticas y prácticas deadministración principales existentes en la empresa, regulaciones legalesexistentes, etc.

2. Descripción estructural: identificación de productos y/o servicioscomprometidos, de mercados, de materias primas, de recursos tipo, etc.

3. Descripción operativa: descripción y formalización de diagramas y flujos deproductos, materias primas, servicios, información, etc.

4. Descripción de evaluaciones: medidas de efectividad y de eficiencia existentes,incluyendo los rangos establecidos; todo asociado a los objetivos, metas,actividades y recursos ya descritos.

Para llevar a cabo el estudio del sistema actual se puede proceder de dos maneras:

1. El enfoque deductivo: donde se espera que los administradores planteen losobjetivos y las metas

2. El enfoque inductivo: que procede a documentar en detalle las operaciones quese llevan a cabo en el sistema actual y los recursos involucrados.

En la práctica se emplean enfoques que en general, son mezclas de los dos enfoquesseñalados. En todo caso hay que recordar que las actividades así documentadas puedencambiar en el ínter tanto ya que la Organización no es estática para los propósitos deeste estudio.


Actividades en el estudio del sistema actual

Las siguientes son algunas actividades y resultados que ayudan a conocer y formalizar elsistema actual:

a. Definición del problema y ámbito del estudiob. Estudio de la Organizaciónc. La Organización con respecto a su medio ambiente. Conocer acerca de:

i. Tecnologías usadasii. Estructura económica

iii. Regulaciones gubernamentalesiv. Estimaciones sobre desarrollos futuros

d. La Organización con respecto a su estructura interna, como por ejemplo:i. Estrategias y políticas generales

ii. Estrategias y políticas funcionales de marketingiii. Estudio de la estructura organizacionaliv. Estudio de la estructura funcional de marketing

e. Flujos de productos y/o serviciosf. Flujos de información, como por ejemplo:

i. Enfoque departamentalii. Enfoque estímulo respuesta

iii. Enfoque orientado a la accióniv. Enfoque información objetov. Enfoque análisis de salidas

g. Documentación de procedimientosh. Evaluación de desempeño del sistema actuali. Análisis y evaluación del sistema actualj. Observaciones finales

Consideraciones sobre las entrevistas

El siguiente listado de observaciones permitiría, por un lado, obtener datos cualitativos ycuantitativos respecto de políticas y procedimientos organizacionales y, por otro lado,obtener respuestas francas y completas de las personas que están en conocimiento de dichaspolíticas y procedimientos:

a. Observaciones sobre factores motivacionalesb. Observaciones sobre preparación de una entrevistac. Directrices para una entrevistad. Cuestionamientos del entrevistadore. Uso de cuestionarios


Herramientas de documentación

La necesidad de documentar

Durante el estudio del sistema actual es numerosa la información y antecedentes que songenerados. El análisis y evaluación de los antecedentes que describen el estudio delsistema actual, es un proceso que fuera de involucrar un gran número de personas, con grandiferencia de intereses entre ellos (analistas, usuarios, administradores), es iterativo y seprolonga por un período de tiempo que, a veces, es considerable. Es conveniente contarentonces con algún tipo de documentación que permita comunicar a los analistas con losusuarios y a estos con los administradores. A continuación se indican algunos métodosmanuales de documentación aplicables también en la fase de diseño lógico:

1. Tablas de información: representación tabular de relaciones entre dos o másentidades documentables.

2. Diagramas de flujo: Conjunto de símbolos gráficos conectados por líneasdirigidas. Cada elemento representa acciones o decisiones, mientras que lasflechas representan la secuencia en que se realizan dichas acciones.

3. Diagramas de decisiones e información: Las ventajas visuales del diagrama deflujos a llevado a su aplicación en la relación de decisiones e información entreunidades administrativas que conforman un determinado procedimiento o entrelos componentes funcionales que conforman un determinado SIA.

4. Tablas de decisiones: en las cuales se expresan las relaciones entre cursos deacción posibles y las condiciones que implicarían seguir tales cursos de acción.Una tabla de decisión se compone de tres partes: El conjunto de decisionesposibles, el conjunto de acciones posibles y el conjunto de reglas de decisión.Tipos de tablas:

i. Tablas de entrada limitadaii. Tablas de entrada determinada

iii. Tablas de entrada mixta5. Diagramas globales de requerimientos: representación gráfica de las relaciones

globales que se producen entre los procesos de toma de decisiones y suscorrespondientes entradas, salidas y recursos

6. Mallas y matrices: Otra forma de documentación son las mallas de decisiones ylas de información y las matrices de decisiones y las de información.


Enfoque para el desarrollo de la fase de identificación y caracterización delSistema de Administración asociado al SIA objeto

Conocido y evaluado el sistema actual, estamos en condiciones de definir, en más detalle,el área problema en la cual se enmarcará el SIA a ser desarrollado (objeto). Lo anteriorgeneralmente se traduce en definir los objetivos que deberá satisfacer el SIA o, en otraspalabras, que resultados deben esperarse de él.

A modo de ejemplos de objetivos de Sistemas de Administración están los siguientes:

1. Para el manejo de materiales: proveer, almacenar y controlar el uso dedeterminados materiales de la empresa, de modo de satisfacer en un 98% almínimo costo, los requerimientos de las unidades productivas.

2. Para el Control de costos: determinar, estandarizar y controlar los costos de cadauno de los centros productivos de la empresa.

3. Para control presupuestario: determinar los esquemas presupuestarios a utilizar,e identificar los rubros tipo sobre los cuales dichos esquemas serán aplicados,además, llevar a cabo y controlar la ejecución presupuestaria.

Los objetivos de un sistema de administración deben definirse de modo de extraer de ellostanto los resultados esperados del sistema, como las formas en que tales resultados seránevaluados (medidas de efectividad).

Otros factores importantes a considerar son los siguientes:

1. El medioambiente de un Sistema de administración: aportes y restricciones delmedio

2. Los recursos del sistema de administración: basados en restricciones de tipo ycantidad de recursos a utilizar.

3. Las componentes funcionales de un SA: como la subdivisión de funciones apartir de una macro función.

4. Alternativas para generar componentes funcionales: mantener siemprealternativas funcionales dado que la conformación funcional no necesariamentees única y requiere sólidos conocimientos tanto del área problema como dediseño.

5. Estudio de las estructuras funcionales: Luego de lo anterior se está encondiciones de generar las estructuras funcionales alternativas del nuevosistema.

6. Definición lógica de componentes funcionales: Determinada la estructurafuncional se está en condiciones de definir lógicamente cada una de suscomponentes elementales, al igual que sus interrelaciones. Para ello podemosutilizar las siguientes herramientas:

i. Diagramas SADTii. Diagramas HIPO (IBM)

iii. Mallas de decisiones


iv. Matrices de especificación de decisiones7. Definición física de componentes funcionales: Habiendo definido el QUE,

estamos en condiciones de definir el COMO implementar dicho sistema. Aquídebemos considerar:

i. La generación de alternativasii. El estudio de las alternativas generadas

iii. Otras consideraciones para el análisis de las alternativas detransformación

8. Relaciones entre niveles de decisiones: El análisis de las decisiones que songeneradas por las funciones elementales del SA, permite conocer el nivelorganizacional en el cual está situado dicho sistema y por ende, conocer suscorrespondientes variables exógenas.

9. Análisis de decisiones no estructuradas: Analizar las decisiones tomadas porfunciones no estructuradas y sus requerimientos de información.

La función del negocio electrónico en las empresas

Internet Proveedores y otrosSocios de negocio

Extranet Límite de la empresa

ExtranetConsumidores y

clientes del negocio

Intranets

Intranets

Administración de la cadena de suministro:Suministro, distribución y logística

Manufactura yproducción

Administración de las relaciones con los clientes:Mercadotecnia, ventas, servicio al cliente

Ingeniería einvestigación

Contabilidady finanzas


Enfoque para la Identificación y caracterización del SIA

Identificado y caracterizado el SA que será implementado, estamos en condiciones dedefinir en más detalle los requerimientos de información que deberá satisfacer el SIA queapoye tal SA. Para esta etapa debemos considerar lo siguiente:

1. Identificación de requerimientos de información: con el objeto de visualizar losdistintos flujos de información que deberá manipular y proveer el SIA

2. Identificación de procesos de manipulación y uso de información: construir lasmallas y matrices de información así se definen las mallas que involucran a losprocesos estructurados y no estructurados.

3. Especificación de requerimientos de información: Identificados los procesos, lasentradas y las salidas del SPD, es necesario documentarlos; igual cosa sucedecon los procesos que se implementarán manualmente.

4. Diccionario de datos: conjunto centralizado de atributos que especifican laidentificación y caracterización de los datos, desde el punto de vista de unusuario. Algunos de estos atributos son:

i. De identificaciónii. Para control administrativo

iii. De información para seguridadiv. De información para validaciónv. De información para relaciones lógicas

vi. De información para relaciones físicas5. Diseño de procedimientos administrativos: generar alternativas de

implementación administrativas de las tareas que conforman los procesos delSA, del SIA y del SPD; para que dichas tareas se realicen interrelacionadamente.

La figura nos presenta una caracterización de los diferentes sistemas de información.


Diseño físico de un SIA

El problema de diseño FísicoGeneralidades

Se puede decir que el problema de diseño físico de un SIA comienza cuando todas lasnecesidades de información de los usuarios han sido identificadas, caracterizadas,evaluadas y especificadas (documentadas). Lo anterior no es totalmente cierto sirecordamos que las etapas de diseño lógico y físico son iterativas y que muchas de lasdecisiones de diseño lógico tienen que ser modificadas debido a las restricciones que seimponen durante el diseño físico. En otras palabras, en forma iterativa pasamos dedecisiones que tienen que ver con responder a la pregunta ¿qué debe hacer el sistema?,hasta decisiones que tienen que ver con alternativas para decidir ¿cómo construir dichosistema?.

De este modo hemos visto que el diseño lógico busca identificar el lugar que, dentro de laOrganización y de su estructura y procesos de toma de decisiones, tiene el SIA adesarrollar. En cambio el diseño físico busca generar alternativas de solución al problemade cómo manejar y procesar computarizadamente la información; dentro de estasalternativas, se deberá seleccionar cuál debiera ser la más adecuada configuracióncomputacional (hardware, software), en caso que ésta sea requerida.

Lo anterior obliga a tener un conocimiento profundo acerca de las capacidades del equipocomputacional, sus modos de operación y de las formas de estructurar y organizar lainformación.

Durante el desarrollo del diseño físico se pueden producir cambios tanto tecnológicos comoorganizacionales que afecten las decisiones de esta etapa.

Propósito del diseño físico

Consiste en decidir y especificar las características e interrelaciones de los elementos queintervendrán en el procesamiento computarizado de los datos, de modo que estos:

Cumplan con los requerimientos definidos en el diseño lógico (efectividad del SPD)Se ajusten a las normas y restricciones que impone la Organización (factibilidad ycompatibilidad del diseño)Tiendan a satisfacer ciertos criterios de evaluación (función objetivo) que se hayanpredefinido (eficiencia en la elección de la mejor alternativa)

Una breve descripción de las entradas, salidas y función objetivo nos permitirá presentar loselementos que intervienen en este proceso de diseño:


Características del proceso de diseño físico

Con el fin de generar las especificaciones del subsistema de procesamiento computarizado,de acuerdo a la función objetivo, el analista deberá:

Seleccionar o identificar la configuración computacional con la cual operará el SIADiseñar el software de aplicación requerido, en términos de programas, estructurasde datos, organización de archivos, métodos de acceso, organización delprocesamiento, modo de operación, etc.Decidir acerca de la modalidad a seguir para llevar a cabo la conversión al nuevosistemaLlevar a cabo un estudio de costos y beneficios del diseño resultante

Otras características generales son:a. El imput básico para comenzar la etapa de diseño físico es la especificación de

los requerimientos lógicos generada en la etapa de diseño lógicob. El proceso de generación de alternativas de diseño significa tomar decisiones

sobre la alternativa a implementar.c. Sin perjuicio de que esta tipificación de decisiones reduce en algún grado la

complejidad del problema, aún es muy grande la cantidad de variables que esnecesario tener en cuenta, y ellas en ningún caso son independientes entre sí

d. Una alta proporción de las decisiones de este proceso es de naturaleza pococuantificable

ENTRADAS (antecedentes):a. Marco general

plan de informáticaMétodos y normas

b. Disponibilidades yrestricciones

HardwareSoftwareRecursos

c. Requerimientos definidosen el diseño lógico

d. Otras entradasAplicacionessimilaresCaracterísticas delmercado dehardware y software

Función Objetivo

Proceso dediseño físico

SALIDAS (especificacionesde los elementos quecomponen el diseño elegido):a. Hardware a utilizarb. Software a utilizarc. Organización física de los

datosd. Definición de los

programase. Organización del

procesamientof. Procesos no

computarizadosg. Modo de operaciónh. Plan de implementación


Actividades durante el diseño físico

Debido a las características del proceso de diseño físico, es muy difícil encontrar unmecanismo o metodología única y perfectamente definida que asegure una optimizaciónglobal del diseño.

Una vez definidos los equipos computacionales y la función objetivo, el problema dediseño consiste en determinar y especificar las restantes variables que intervienen para locual se proponen las siguientes actividades:

1. Determinar subsistemasa. Funciones del SIA que son apoyadas por la informaciónb. Periodicidad de procesos de la informaciónc. Tema de la informaciónd. Archivos que se manejarán

2. Determinación de conjuntos de datos y procesos elementales3. Generación de diseños factibles4. Evaluación y elección del mejor diseño5. Especificación del diseño elegido

Determinación del Hardware y software

La traducción de los requerimientos de información ya establecidos a una especificaciónque permita una implementación de un hardware y en un software concretos, implicadecidir respecto al equipo físico que sustentará el sistema.

Cuando no hay equipos disponibles nos enfrentamos al problema de decidir entre diferentesalternativas como:

a. Arriendob. Comprac. Otras formas

Selección de un equipo

El proceso de seleccionar un computador es complejo pues comprende aspectos técnicos yconsideraciones económicas.

Consideraciones básicas para la selección:a. Múltiples alternativasb. Heterogeneidad de componentesc. Medidas aproximadasd. Factores intangiblese. Factores humanosf. Tiempog. Subjetividadh. El objetivo del usuario


i. El objetivo del proveedorj. La ergonomía del equipo

Etapas en el proceso de evaluación y selección

Se pueden definir cuatro etapas básicas:Análisis y especificaciones de la necesidadLlamado a propuestaEvaluación de las propuestasSelección

Especificaciones de un equipo disponible

Cuando ya se dispone de un equipo debemos plantear específicamente aquellascaracterísticas que se deben tomas en cuenta en el diseño para que sea operable.

Comúnmente las características que como mínimo hay que conocer se refieren a:a. Computador:

MemoriaProcesadorPeriféricosSistema operativoCosto del equipo por tiempo y cantidad de usoDisponibilidad, costo y plazo de implementaciónOtros periféricosSoftware incorporado al equipoOtros equipos

Selección de paquetes de software

En el diseño del sistema, normalmente la mayor parte del Software debe desarrollarse. Sinembargo, existen programas ya desarrollados que se comercializan como paquetes y quedeben considerarse como alternativa en el diseño físico.

Con todo la mayor parte de la etapa de diseño físico corresponde a los analistas de sistemastécnicamente capacitados para la selección adecuada de los equipos y de los software, conlo cual la intervención de los usuarios en esta etapa esta determinada por su aporte en laetapa de diseño lógico.


9.- Importancia de la administración y gestión de los datos

La información es un recurso vital de las organizaciones, que tiene que administrarse comocualquier otro activo importante del negocio. En la actualidad, las empresas no puedensobrevivir o tener éxito sin información de calidad acerca de sus operaciones internas y desu ambiente externo.

Antes de seguir, comentemos algunos conceptos fundamentales acerca de cómo seorganizan los datos en los sistemas de información. Se ha desarrollado un esquemaconceptual de varios niveles de datos, que identifica las diferencias entre diversasagrupaciones, o elementos, de datos. De este modo los datos pueden organizarse de formalógica en caracteres, campos, registros, archivos y bases de datos, del mismo modo como laescritura puede organizarse en letras, palabras, oraciones, párrafos y documentos.Definamos pues, estos elementos fundamentales:

1. Carácter: Elemento básico de los datos lógicos, consistente en un símbolo único,alfabético, numérico o de otro tipo.

2. Campo: Es el siguiente nivel de datos. Un campo consiste en una agrupación decaracteres relacionados. Por ejemplo, la agrupación de los caracteresalfabéticos en el nombre de una persona conforman el campo nombre.Un campo tiene dos componentes, el atributo y la entidad, es decir, que elcampo representa a una entidad que tiene un atributo (característica ocualidad).

3. Registro: Los campos debidamente relacionados conforman un registro. Lo quesignifica que un conjunto de campos interrelacionados son un registro odicho de otra forma, un registro es el conjunto de atributos que describena una entidad. Por ejemplo, el nombre, rut, fecha de nacimiento,dirección son campos que describen a una persona.

4. Archivo: Un grupo de registros debidamente relacionados y ordenados conformanun archivo de datos o tabla. Así un archivo de empleados contendría losdatos de los empleados de la empresa. El concepto de archivo se debeentender como un almacén o carpeta archivadora. Existen diferentes tiposde archivo, pero ello depende principalmente del tipo de aplicación quegenera dicho almacén.

5. Base de datos: Es una colección integrada de elementos de datos relacionados demanera lógica. La base de datos consolida los registros almacenados enarchivos separados dentro de un grupo ordenado y común de elementosde datos.

Véase los siguientes diagramas para comprender mejor la importancia de los datos.


Elementos de datos lógicos en los sistemas de información

Entidades y relaciones en una base de datos simplificada


Almacén de datos y sus subconjuntos de mercados de datos contienen datos que han sidoextraídos de diferentes bases de datos


Un ejemplo de sistema de procesamiento de archivos en un banco

Un ejemplo de enfoque de administración de bases de datos en un sistema de informaciónbancario


Tres estructuras básicas de bases de datos


Diferentes dimensiones de una base de datos multidimensional

Es de esperar que sólo revisando los esquemas presentados se entienda la importancia delos datos para la generación del recurso más preciado de las empresas en la actualidadcomo es la información.

Fin

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Manual SIA