MANUAL TECNICO OPERATIVO DEL USUARIO
MANUAL TECNICO OPERATIVO DEL USUARIO
INTRODUCCIN
El propsito de este Manual Operativo es facilitar el trabajo de
cada Usuario a la hora de iniciar el proceso de capacitacin e
implementacin del Sistema Optimus Pro Para Distribuidores en su
negocio.
Por tal razn, hemos elaboracin este Manual, el cual, contiene
cuatro pasos generales. (Igual al nmero de procedimientos
comprendidos en el Sistema)
Nuestra meta es que el Usuario tenga en sus manos una
Herramienta de Ayuda que le permita conocer el manejo del Sistema
en un perodo establecido por el Administrador.
Este Manual contiene los Pasos a seguir desde la creacin de sus
Cartera de Clientes y registro de la empresa hasta la forma ms
rpida y fcil de manipular el Sistema.
As mismo, la forma en que ha sido diseado este Manual, le
permitir al Usuario una mejor ilustracin de la realidad.
Una vez finalizado el perodo de Capacitacin con uno de nuestros
Tutores y de haber seguido punto por punto nuestras instrucciones,
el Usuario podr desplazarse con seguridad en cualquiera de las
opciones que l requiera.
Gracias por elegirnos y desde ya le damos la Bienvenida a
Nuestro Manual Operativo y a la Familia Soft Solutions!
PROPSITOS DEL SISTEMA OPTIMUS PRO
El Sistema Optimus Pro tiene el propsito de controlar cada una
de las cuentas. Es decir, que al momento de facturar un producto,
el sistema descargar automticamente del inventario el producto
afectado, actualizando as la informacin de la base de datos. As
mismo, se generar una Cuenta por Cobrar cuando la facturacin se
haya efectuado al crdito. El Anlisis de Venta permitir evaluar la
Rentabilidad del producto por un perodo determinado, como tambin,
el movimiento de las lneas de productos, zonas, clientes y montos
facturados por cada uno de ellos. Esta informacin le proporcionar
una mejor visin de la realidad para la toma de decisiones.
METODOLOGAS DE INICIO EN CADA UNO DE LOS MDULOS:
La metodologa de inicio es el PRIMER paso que se debe de
realizar antes de comenzar a utilizar cualquier mdulo del sistema
(Cuentas por Cobrar, Control de Inventarios, Proceso de Facturacin,
Anlisis de Ventas, etc). Es por tal razn que cada mdulo del sistema
tiene una metodologa de inicio y estos son los pasos que se deben
de ejecutar antes de comenzar a introducir informacin en cada uno
de sus mdulos.
CONFIGURACIN Y UTILITARIOS DEL SISTEMAMETODOLOGA DE INICIO DEL
MODULO CUENTAS POR COBRARMETODOLOGA DE INICIO DE CONTROL DE
INVENTARIOS
METODOLOGA DE INICIO DE PROCESO DE FACTURACIN
MDULO DE CONFIGURACIN Y UTILITARIOS DEL SISTEMA
En este mdulo es en donde se configuran las opciones Principales
del Sistema Optimus Pro y es con el que se debe de iniciar antes de
cualquier mdulo como el registro de Empresas, Tipos de Cambio
Diario, Monedas, Porcentajes de IVA, Configuraciones de la
Interfase contable, Respaldos de la Base de Datos, Compactaciones
y/o Reparaciones de la Base de datos y Utilitarios para el
Desbloqueo de Documentos (Esto cuando un equipo se ha desconectado
por alguna razn de la Red y el documento que en ese momento se
estaba procesando qued bloqueado), Traslados de Comprobantes de
Diario al Sistema de Contabilidad Administrativa, etc.
En la Pestaa Utilitarios Seleccione la Opcin Registrar la
Empresa y rellene todos los datos que se le piden.
REGISTRO DE EMPRESAS:
Rellene los datos que se le piden descritos a continuacin los
cuales sern de utilidad para el manejo de todo el sistema:
Contador a Cargo
Gerente Responsable
Compaa
Direccin
Telfono
N Ruc
Empresa (Nombre Corto)
Seguidamente, seleccione la opcin Aceptar para aceptar los datos
introducidos o Cancelar para rechazarlos.
La siguiente opcin a configurar es en la Pestaa Configuraciones
Seleccione la Opcin Valores por defecto del Sistema
En esta opcin se configuraran los porcentajes de IVA, as como el
de propina (si se cuenta con el Mdulo de Facturacin Bar y
Restaurantes) y otro impuesto si lo necesitara la empresa. Adems en
esta opcin se puede configurar el sistema para que los precios de
venta sean recalculados por un tipo de cambio al momento de
facturar (Cuando se ha configurado otra moneda en la Opcin
Multimonedas)
Rellene todos los datos que se le piden y de clic en el botn
Cerrar
Ahora en la misma Pestaa de configuraciones seleccione la Opcin
Multimonedas si va a utilizar otras monedas.
Digite el Cdigo de Moneda (De 0 a 9). La moneda Nacional por
defecto es 0 Crdobas y su tipo de cambio es 1.00, las siguientes
puede asignrselas a Dolares, Euros, Etc.
MODULO DE CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES
Este mdulo tiene como objetivo principal controlar la cartera de
clientes que gozan de plazos de crdito en la empresa para facilitar
el manejo de los recursos y captacin del flujo de ingresos por
recuperacin.
Metodologa de Inicio del Mdulo de Cuentas por Cobrar:
En el men principal de Procesos, ubquese en la seccin de
Mantenimientos y elija la casilla de Vendedores.
Los pasos para Agregar un Nuevo Vendedor son los siguientes:
1. D un clic al botn Agregar.
2. Digite el Nuevo Cdigo y Nombre del Vendedor.
3. Digite el Porcentaje de Comisin del Vendedor.
Debajo de esta informacin y al iniciar con el Sistema de Optimus
Pro, el usuario podr incluir los datos de los vendedores, las
comisiones, los adelantos y las ventas mensuales y del ao. A partir
de ese momento, el Sistema mostrar automticamente los registros
acumulados en cada uno de esos campos.
En el men principal de Procesos, ubquese en la seccin de
Mantenimientos y elija la casilla de Cobradores.
Los pasos para Agregar un Nuevo Cobrador son los siguientes:
1. D un clic al botn Agregar.
2. Digite el Nuevo Cdigo y Nombre del Cobrador.
3. Digite el Porcentaje de Comisin del Cobrador.
Debajo de esta informacin y al iniciar con el Sistema de Optimus
Pro, el usuario podr incluir los datos de los cobradores, las
comisiones por cobros efectuados, los adelantos y los cobros de las
ventas mensuales y del ao. A partir de ese momento, el Sistema
mostrar automticamente los registros acumulados en cada uno de esos
campos.
En el men principal de Procesos, ubquese en la seccin de
Mantenimientos y elija la casilla de Territorio.
Los pasos para Agregar un Nuevo Territorio son los
siguientes:
1. D un clic al botn Agregar.
2. Digite el Nuevo Cdigo y Nombre del Territorio.
El Cdigo del Cliente est compuesto por seis posiciones numricas,
pero dentro de la tabla clientes existe un campo en la cual se
relaciona e las cuales, las dos primeras, corresponden a la
identificacin que le asigne el Usuario.
Recuerde que usted tiene hasta 99 listas de clientes,
territorios y zonas. Usted podr definir a su conveniencia los
cdigos de estos campo. Una vez creado estos campos, el Sistema le
podr generar reportes y estadsticas sobre las ventas y
clientes.
En el men principal de Procesos, ubquese en la seccin de
Mantenimientos y elija la casilla de Trminos y Plazos de Cobro.
Aqu se definen los diferentes plazos de cobro con los clientes y
pagos con los proveedores. Usted podr incluir hasta 99 diferentes
tipos de plazos. Al incluir los plazos, el usuario deber tomar en
cuenta lo siguiente:
Los pasos para Agregar un Nuevo Trmino y Plazo de Cobro, son los
siguientes:
1. D un clic al botn Agregar.
2. Digite el Nuevo Cdigo.
3. Descripcin de los trminos en espaol desde 1 hasta 20
alfanumricos.
4. Descripcin de los trminos en ingls desde 1 hasta 20
alfanumricos.
5. Digite el Nmero de Das de Vencimiento del documento.
6. Digite el Nmero de Das de descuento.
7. Digite el % de Descuento.
8. D un check si es crdito.
En el men principal de Procesos, ubquese en la seccin de
Mantenimientos y elija la casilla de Clases de Clientes.
Los pasos para Agregar una Nueva Clase de Cliente son los
siguientes:
1. D un clic al botn Agregar.
2. Digite el Nuevo Cdigo y Nombre de la Nueva Clase o
Categora.
El Usuario puede definir hasta 99 clases de clientes indicando
su cdigo y nombre que le asigne segn su conveniencia.
En el men principal de Procesos, ubquese en la seccin de
Mantenimientos y elija la casilla de Clientes.
Los pasos para Agregar un Cliente son los siguientes:
1. D un clic al botn Agregar..
2. Digite el Cdigo del Cliente (hasta 3 dgitos numricos).
3. Digite el Nombre Comercial del Cliente.
4. Escriba el Nombre de Persona Natural o Representante Legal.
(Si llena este espacio entones aparecer en la cualquier documento
el Nombre Comercial y/o el Nombre de Persona Natural).
5. Escriba la Direccin a Cobrar.
6. Escriba la Direccin a Enviar.
7. Seleccione el Territorio.
8. Escriba la direccin electrnica o e-mail.
9. Escriba el Nmero de Telfono (hasta 3 directorios).
10. Escriba el Nmero de Fax (hasta 2 directorios).
11. Seleccione la Lista de Precios.
12. Seleccione el Tipo de Moneda.
13. La fecha de Apertura es automtica del Sistema
14. Seleccione la forma de Saludo y Escriba a la par el Contacto
o representante del Cliente.
15. Seleccione el Vendedor, Cobrador, Trminos de Plazos y Clase
de Clientes.
16. Digite el Lmite de Crdito, Ventas del Ao,
17. Digite los pedidos pendientes, Tasa de inters.
En el men principal de Procesos, ubquese en la seccin de
Mantenimientos y elija la casilla de Exclusin de Clientes.Los pasos
para Excluir un Cliente son los siguientes:
1. Seleccione del Combo Box el Cdigo del Cliente a Eliminar.
2. D un clic al botn Aceptar.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de Procesos
Diarios y elija la casilla de Inclusin de Facturas.
Esta opcin se utiliza cuando el Usuario empieza a emplear el
Sistema y tiene facturas pendientes por cobrar de los clientes y
deber conformar los saldos de los clientes, por lo que tendr que
ingresar estos documentos en el Sitema . Para realizar este proceso
contine con los siguientes pasos:
1. Digite la fecha de emitida la factura.
2. Digite el Nmero de Factura por Cobrar.
3. Seleccione en el Combo Box, el cdigo del cliente.
4. Le aparecer en pantalla el Nombre del Cliente.
5. Digite el Plazo/Trmino de la factura.
6. Automtticamente le aparecer la fecha de vencimiento de la
factura.
7. Escriba el Monto en $ de la factura.
8. Digite el Tipo de Cambio e Inmediatamente le aparecer el
clculo a la Moneda Nacional.
Para visualizar estos registros, seleccione la casilla de
Reportes & Consultas y d un click a la opcin de Consulta
Documentos por Cobrar.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de Procesos
Diarios y elija la casilla de Inclusin de Adelantos.
Esta opcin se utiliza cuando se reciba de un cliente un adelanto
por cualquier compra y no se le extienda ninguna factura. Para
esto, deber realizar los siguientes pasos:
1. Le aparecera la fecha del Sistema.
2. Digite el Nmero de la Factura.
3. Seleccione en el Combo Box, el Cdigo del Cliente.
4. Le aparecer a la derecha, el Nombre del Cliente.
5. Digite el monto pendiente de la factura en $.
6. Le aparecer la Tabla de Tipo de Cambio del Da.
7. Le har la conversin automtica a la moneda nacional (C$).
8. D un click al botn Aceptar y le aparecer el Siguiente
Mensaje: Est seguro de guardar los datos? Si/No.
9. Si elige la opcin Si, guaradar los datos, si elige No, borrar
la informacin.
10. Para un Nuevo Registro, seleccione la tecla de funcin
F7.
Sistema de Control de Inventario:
El Sistema de Control de Inventario le permite un Control Total
de sus existencias, como tambien, el control de los traslados entre
bodegas, devoluciones, productos en consignacin, as mismo, la
fijacin de los precios y costos del producto. Este Sistema es de
vital importancia para el Sistema de Facturacin ya que es donde se
definen los cdigos y descripciones del producto, precios por tipos
de clientes y toda aquella informacin que el facturado requiera al
momento de emitir su documento.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de
Mantenimiento y elija la casilla de Lneas o Familias de
Productos.
1. Seleccione cualquiera de las opciones: Agregar, Eliminar o
Deshacer.
2. Para crear una Nueva Lnea, elija Agregar.
3. Digite el cdigo de la Nueva Lnea.
4. Defina la descripcin de la lnea.
5. D un enter y guarde los cambios.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de
Mantenimiento y elija la casilla de Bodegas.1. Seleccione
cualquiera de las opciones: Agregar, Eliminar o Deshacer.
2. Para crear una Nueva Bodega, elija Agregar.
3. Digite el cdigo de la Nueva Bodega
4. Defina el nombre de la bodega.
5. D un enter y guarde los cambios.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de
Mantenimiento y elija la casilla de Tipo de Producto.
1. Seleccione cualquiera de las opciones: Agregar, Eliminar o
Deshacer.
2. Para crear un Nuevo Tipo de Producto, elija Agregar.
3. Digite el cdigo del Producto.
4. Defina la Descripcin del Producto.
5. D un enter y guarde los cambios.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de
Mantenimiento y elija la casilla de Proveedores.
1. Seleccione cualquiera de las opciones: Agregar, Eliminar o
Deshacer.
2. Para crear un Nuevo Proveedor, elija Agregar.
3. Digite el cdigo del Proveedor.
4. Defina el nombre del Proveedor.
5. D un enter y guarde los cambios.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de
Mantenimiento y elija la casilla de Tipos de Ajustes.
1. Seleccione cualquiera de las opciones: Agregar, Eliminar o
Deshacer.
2. Para crear un Nuevo Tipo de Ajuste, elija Agregar.
3. Digite el cdigo del Ajuste.
4. Defina el nombre del Ajuste
5. Escriba una descripcion corta para cada Ajuste.
6. Defina el Tipo de Ajuste (+/-).
7. D un enter y guarde los cambios.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de
Mantenimiento y elija la casilla de Productos Sustitutos.
1. Digite el cdigo del Producto Principal.
2. Automticamente le aparecer el nombre o descripcin del
producto.
3. Seleccione el cdigo del Producto Sustituto.
4. Automticamente le aparecer el nombre o descripcin del
producto.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de
Mantenimiento y elija la casilla de Mantenimiento de Listas de
Precio.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de
Mantenimiento y elija la casilla de Productos.
En esta opcin, el Usuario podr: Agregar, Deshacer, Eliminar. As
mismo, podr agregar ms informacin del producto en Datos
Adicionales, Listas de Precios, Productos de Ensamble y visualizar
los Saldos por Bodega. Para agregar un nuevo producto siga los
siguientes pasos:
Datos Bsicos::
1. D un click al botn Agregar
2. Digite el cdigo del producto.
3. Escriba la descripcin del producto.
4. Seleccione la Lnea o Familia del Producto.
5. Seleccione el Tipo de Producto.
6. Inserte el Peso del Producto (si lo requiere).
7. Digite el Punto Mnimo y el Punto Mximo (si lo requiere).
8. D un check si el producto grava IGV, Comisin u Otro
Impuesto
9. Seleccione el Proveedore.
10. Escriba un nombre corto de referencia del Producto (si lo
requiere)
11. D un check si es un producto de Ensamble.
12. Escriba el #de Catlogo.
13. Digite la fecha en que se ha Dado de Alta el Producto (el
Sistema pondr automticamente la fecha en que se est ingresando el
Producto en l).
14. Digite la fecha de Vencimiento del Producto
15. D un check si desea que el Sistema le Avice que el Producto
est vencido.
16. D un check si los precios de venta de este producto son en
Dlares.
17. Digite el Costo FOB.
18. Digite los Precios (El Usuario tiene la opcin de digitar
hasta 10 listas de precio por producto)
19. Escriba la Cantidad Mnima a Facturar
20. Digite la Unidad de Medida en que Usted desee identificar el
Producto y la Cantidad por Unidad de Medida.
Datos Adicionales::
21. Seleccione la Marca del Producto.
22. Escriba o Seleccione el Color del Producto.
23. Escriba el No. De Partes o de Referencia del Producto.
24. Escriba o Seleccione el Modelo del Producto.
25. Escriba o seleccione el Autor ( o lo configurado en este
campo).
26. Escriba o Seleccione el Ao de Publicacin (o lo configurado
en este campo).
27. Escriba o Seleccione la Materia (o lo configurado en este
campo).
28. Escriba una Descripcin Amplia del Producto
En el men pricipal de Procesos, seleccione en la opcin de
Diarios, Entrada de Inventarios. Para las Entradas, asegrese que el
Producto ya est en el Inventario.
1. Si Acepta el Nmero de documentacin, d un Enter.
2. Elija la Bodega de Entrada y d un Enter.
3. Seleccione el Proveedor.
4. Escriba algn dato u Observacin y d un Enter.
5. Digite el Cdigo del Producto o utilice la casilla de
buscadores a la derecha del campo,
Sistema de Facturacin Para Distribuidores.
El Sistema de Facturacin est diseado con el objetivo de poder
elaborar la factura de los clientes (crdito y contado) en forma
inmediata controlando as las existencias del Inventario y las
Cuentas por Cobrar de Clientes.
En el men principal de Procesos, seleccione en la opcin de
Mantenimiento, la casilla de Tipo de Cambio del Da.
En el men principal de Procesos, seleccione en la opcin de
Mantenimiento, elija la casilla de Mensajes a Clientes.
1. Seleccione cualquiera de las opciones: Agregar, Eliminar o
Deshacer.
2. Para crear un Nuevo Mensaje, elija Agregar.
3. Digite el cdigo del Mensaje.
4. Escriba el Mensaje.
5. D un enter y guarde los cambios.
En el men pricipal de Procesos, seleccione en la opcin de
Diarios, la casilla de Inclusin de Facturas, el Usuario podr elegir
un consecutivo, digitar el nmero o buscar el nmero de factura.
1. Para una Nueva Factura, seleccione el cdigo del Cliente con
el buscador.
2. Automticamente le aparecer la informacin que se ha gravado
del cliente, incluyendo el plazo de crdito (aunque ste puede,
variar por documento).
3. Digite el cdigo del producto o bien, utilice los
buscadores.
4. Digite la cantidad de producto.
Sistema de Anlisis de Ventas
Este sistema de Anlisis de Ventas es ideal para visualizar el
Estado Comercial de la empresa, puesto que le suministra de manera
inmediata y automtica, todo lo referente a cobro, pagos, ventas por
familia o lneas de productos, por producto o por zona, por tipo y
categora de cliente, por vendedor, por perodos y por tipo de venta
(crdito y contado, utilidades y costos, etc)
Carretera a Refinera. Semforos de Linda Vista 2c Oeste 25 vrs al
Norte.
Telefax: (505) 264-0088 Celular. 088- 22143 / 060-46433 E-mail:
[email protected]
