Manual de Trabajo a Distancia. La nueva forma de trabajo & colaboración en línea

Manual de Trabajo a Distancia. La nueva forma de trabajo & colaboración en línea

Trabajo a Distancia.

En CERES creemos que la colaboración y el trabajo en equipo es fundamental para el desarrollo de las tareas, proyectos y objetivos de nuestra institución. Parte importante de dicho compromiso radica en proveer de soluciones tecnológicas y de infraestructura que se orienten a entregar soporte para el correcto desarrollo de estas. Es por ello, que en CERES contamos con una serie de herramientas y tecnologías que permiten y facilitan la colaboración en línea.

Herramientas para el Trabajo a Distancia.

CERES cuenta con una serie de alianzas con diversas empresas tecnológicas acogidas a los programas para NGO, entre los cuales destaca Google, Microsoft & Slack. Dichas alianzas están orientadas a proveer a NGO de una serie de tecnologías a bajo coste. Actualmente en CERES, contamos con servicios activos de Google Cloud, Microsoft Philantrophies y Slack for Non-Profit. El siguiente documento es una guía para orientar el trabajo a distancia por medio de la utilización de las diversas soluciones disponibles para nuestros profesionales, colaboradores y voluntarios de CERES. Para acceder a ellos, debes contar con un correo electrónico institucional de CERES, sino posees aun acceso a este, comunícate con tu coordinador de área o con el directorio para conocer como acceder a el. Para más información sobre este y otros servicios, comunícate con el proveedor de servicios TI.

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Correo Institucional CERES.

¿Cuánto tiempo debo esperar para tener mi correo? El plazo mínimo de tiempo para la habilitación de tu cuenta de correo electrónico consta de tres meses desde tu incorporación.

CERES cuenta con un servicio de correo electrónico institucional, solución provista por Google Cloud, el cual permite acceder a una cuenta de correo electrónico con espacio de almacenamiento de 30 GB, junto a una serie de servicios provistos por Google (Drive, Meet, Calendario, Docs, Google Ads, entre otros). Los correos electrónicos institucionales, pertenecen al dominio ongceres.cl y se estructuran de tu primer nombre, seguido de un punto y de tu primer apellido.

¿Cuál es mi contraseña inicial? La contraseña inicial la encontraras en tu casilla de correo electrónico personal, junto con el manual de como activar tu cuenta.

luis.vargas@ongceres.cl

La primera vez que ingreses a tu correo electrónico institucional, se te solicitara que cambies tu contraseña por una que solo tu conozcas, de forma de garantizar el resguardo de tu privacidad. Para conocer acerca de las Políticas de Privacidad de CERES, visita ongceres.cl/accountability. El correo electrónico institucional constituye el medio de comunicación oficial para información, trabajos, proyectos y otros avisos al interior de CERES. Para acceder a las herramientas de productividad y trabajo en línea, aquí descritas deberás contar con uno de estos.

¿Qué pasa si olvido mi contraseña? Comunícate con el encargado de TI de CERES, para que pueda restaurarse tu correo electrónico. Puedes hacerlo enviando un correo electrónico a: cristian.bustos@ongceres.cl

La primera vez que ingreses a tu correo electrónico institucional, por favor corrobora que la información de tu firma, tal como nombre, apellido, numero de teléfono y correo electrónico de contacto se encuentren sin errores. Como recomendación, te sugerimos que actives los protocolos de seguridad adicional provistos por Google para el resguardo de la información de tu cuenta, tales como la verificación en dos pasos y los datos de contacto para la recuperación automática de inicio de sesión. Si tienes mas dudas, sobre la gestión de correo electrónico o de su uso te invitamos a revisar la guía de GMail disponible en el siguiente enlace. https://gsuite.google.com/intl/es-419/products/gmail/

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CERES Meet. ¿El contenido de la reunión está protegido? Sí. Todas las transmisiones de video y audio de Meet están encriptadas. Los usuarios pueden unirse de forma segura incluso si están fuera de la oficina.

CERES Meet, provisto por Google Cloud, facilita el proceso de unirse a las videollamadas desde el trabajo. Simplemente configure una reunión y comparta un vínculo. No debe preocuparse por si los compañeros del equipo o los clientes tienen las cuentas o los complementos correctos. Con una administración de participantes inteligente y una interfaz rápida y ligera, realizar videollamadas con varias personas es muy sencillo.

¿Se necesita un servicio de terceros para el acceso telefónico? No. Puedes incluir un número de teléfono y un PIN en cada una de sus reuniones sin que deba realizar ningún otro tipo de configuración. Consulte la documentación de acceso telefónico para obtener más detalles.

¿Como funciona?

Con las aplicaciones de Meet especialmente diseñadas para iOS y Android, puede ver sus reuniones del día con toda la información importante desde Calendario y, luego, unirse a ellas con solo presionar un botón. También puedes acceder a las videollamadas desde un numero de teléfono, sino cuentas con accedo a Wi-Fi ni datos. Consulte la documentación de acceso telefónico para obtener más detalles (ver disponibilidad de servicio por país). https://support.google.com/meet/answer/9303069?visit_id=637203331463720333-2466957353&rd=1

Iniciar videollamadas desde Meet ¿Desde que equipos puedo acceder a Meet? Puedes acceder a Meet, desde tu Smartphone, ya sea iOS o Android, descarga la App de Meet en la App Store o en el Google Play Store. Así como también desde tu Mac o PC.

Si necesitas que un miembro de tu equipo te dé una respuesta rápidamente, puedes iniciar una reunión no programada en un navegador web. Si alguien te envía una URL de enlace a una reunión, solo tienes que hacer clic en el enlace para unirte a la llamada.

Nota: Aunque puedes enviar el enlace a una reunión a personas externas, un miembro de CERES tiene que darles acceso para que puedan participar en la videollamada.

1. En un navegador web, ve a https://meet.google.com. 2. Haz clic en Iniciar o unirse a una reunión. 3. Introduce un apodo o déjalo en blanco para iniciar tu propia

reunión. Haz clic en Continuar. 4. Haz clic en Unirse ahora. 5. Para añadir a alguien a la reunión, elige una de estas opciones:

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• Haz clic en Copiar datos de acceso y pega la información de la reunión en un correo electrónico o en otra aplicación.

• Haz clic en Añadir personas y elige una opción: • En la sección Invitar, selecciona un nombre o

introduce una dirección de correo electrónico y haz clic en Enviar invitación.

• En la sección Llamar, introduce un número de

teléfono y haz clic en Llamar .

Paso 1 Ingresando a meet.google.com

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Paso 2 Introduce un apodo o déjalo en blanco para iniciar tu propia reunión. Haz clic en Continuar.

Paso 3 Configura tu cámara y micrófono (debes darle acceso al navegador). Luego presiona Unirse Ahora.

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Paso 4 Copia los datos de acceso, para que otros miembros del equipo puedan unirse a la reunion que creaste.

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Microsoft Philanthropies. ¿Qué es la tarifa administrativa? La tarifa administrativa corresponde a un monto que se cancela por la gestión de las licencias por parte de Microsoft. La cual equivale al 10% aproximadamente del coste comercial de la licencia.

CERES cuenta con acceso a las distintas soluciones de software que Microsoft provee a NGO. Entre las que destaca licencias de software original de Microsoft con tarifa de administración. El catalogo contiene mas de cuarenta distintos productos y servicios, entre los que destaca Microsoft Office en versiones para PC y Mac.

¿Como funciona?

Contacta al encargado de TI de CERES, para conocer el catalogo completo de productos y servicios que forman parte del convenio. Luego de proceder a realizar el pago de la tarifa administrativa, recibirás un correo electrónico con la copia de tu licencia digital, junto con una fecha con una instancia presencial para proceder a la instalación del software correspondiente.

Programa de Licenciamiento Original ¿Quiénes pueden acceder a este beneficio? Todos los profesionales, colaboradores y voluntarios de CERES, que paguen la tarifa administrativa correspondiente.

Obtén la garantía de tener software 100% original, disfrutando de las actualizaciones y mejoras de seguridad que Microsoft tiene para sus productos. Además, tendrás acceso al programa de Software Asurance, que permite que actualices a la ultima versión de tus productos durante un periodo de hasta dos años desde la fecha de compra.

Obtén la versión de software mas reciente CERES forma parte del programa Software Asurance, que da derecho instalar cualquier versión actualizada de los productos durante un periodo de 2 años.

Restricciones del Programa

Los programas de licenciamiento contemplan productos VLSC, es decir software parte del programa de licenciamiento por volumen de Microsoft. Por tanto, los beneficios aplican únicamente a los profesionales, colaboradores y voluntarios directos de CERES, sin poder comercializar, emplear y/o utilizar las licencias con otros fines.

Si tienes dudas respecto a esta y otras limitaciones contacta con el encargado de TI de CERES, al correo electrónico cristian.bustos@ongceres.cl.

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Slack. ¿Cómo habilito mi espacio de trabajo de Slack? Si eres miembro de un proyecto comunícate con el encargado TI de CERES, si eres parte de un área de trabajo, comunícate con tu coordinador para que active la cuenta correspondiente a su área.

CERES forma parte del programa non-profit de Slack, una suite de soluciones de productividad en línea. Slack es un centro de colaboración que puede reemplazar el correo electrónico para ayudarte a tu equipo y a ti a trabajar juntos sin problemas. Tiene un diseño que respalda un trabajo natural en conjunto para que puedas colaborar con otros en línea de manera tan eficiente como lo haces en persona.

Tu espacio de trabajo de Slack. ¿Cuánta gente puede trabajar en mi espacio de trabajo en Slack? Slack permite que trabajen en equipo hasta 100 personas en un mismo canal. Se encuentra configurado con los servicios de Google Cloud, por lo que puedes aumentar tu productividad.

Un espacio de trabajo de Slack está conformado por canales, donde los miembros del equipo pueden comunicarse y trabajar juntos. Sigue leyendo para conocer las funciones clave de Slack. 💬 Conversaciones organizadas En Slack, los miembros del equipo envían mensajes y comparten archivos en los canales. Crea canales para equipos, proyectos, sucursales de la empresa o cualquier otro aspecto que sea pertinente para tu organización. Puedes crear canales privados para conversaciones que no deberían ser abiertas para todos los miembros o bien, usar canales compartidos para colaborar con otra organización.

¿Eres nuevo en Slack? Conoce la guía para nuevos usuarios. El artículo y la demostración de Slack lo ayudarán a aprender todo lo que necesita saber. Como unirse a un espacio de trabajo y configurar su perfil.

🔎 Historial de búsqueda Cuando se comparten mensajes y archivos en canales públicos, la información fluye de forma transparente en Slack. Puedes buscar tu historial de conversación en Slack, para encontrar los mensajes, los archivos, los canales y las personas pertinentes. Con el historial de búsqueda de Slack, las conversaciones se vuelven conocimiento institucional general.

¿Tu equipo necesita una inducción? Puedes solicitar una videollamada e inclusive asistencia remota para aprender a configurar y a trabajar en Slack.

📞 Slack Calls Puedes comenzar una llamada de voz o video con cualquier otro miembro de tu espacio de trabajo desde Slack. Comparte tu pantalla para mostrarles a tus compañeros de equipo qué ves en tu dispositivo: incluso puedes dibujar en tu pantalla mientras la compartes.

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Espacio de Trabajo de Slack.

Un espacio de trabajo es el centro compartido de una empresa, donde los miembros del equipo se comunican y trabajan juntos en canales.

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Descargue las aplicaciones móviles y de escritorio de Slack.

Cuando descargas las aplicaciones móviles y de escritorio de Slack, puedes recibir notificaciones en todos tus dispositivos y estar sincronizado cuando estás en movimiento. Cualquier cosa que haga en un dispositivo se refleja en todas partes: las aplicaciones Slack mantienen su lugar, lo que le permite retomar conversaciones donde sea que las haya dejado. Visite slack.com/downloads para descargar las aplicaciones móviles y de escritorio de Slack.

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