Manual Usuario Gestion Administrativa movistar · funcionalidades de Solución Gestión Administrativa son muy diferentes a las ... Gestionar todos sus recursos empresariales de forma

Manual de Usuario Gestión

Administrativa

M A N U A L D E U S U A R I O G E S T I Ó N A D M I N I S T R A T I V A

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Índice

1 Descripción del Servicio....................................................................................................7

2 Introducción ........................................................................................................................9

2.1 ¿Qué es Solución Gestión Administrativa? ................................................................................. 9

2.2 Requisitos del sistema.................................................................................................................... 9

2.3 Configuración del Navegador (Internet Explorer 7) ................................................................10

3 Navegación por la Aplicación. Aspectos Generales................................................. 14

3.1 Tipos de pantallas..........................................................................................................................15

3.2 Ventana de Introducción de Documentos................................................................................15

3.3 Ventana de Edición de Documentos..........................................................................................16

3.4 Ventana de Selección Múltiple....................................................................................................17

3.5 Descripción de botones ................................................................................................................17

4 Menú Configuración........................................................................................................ 19

4.1 Formularios .....................................................................................................................................19

4.1.1 Bancos........................................................................................................................................19

4.1.2 Cajas ...........................................................................................................................................21

4.1.3 Configuración de TPV ..............................................................................................................23

4.1.4 Copias Impresas .......................................................................................................................23

4.1.5 Datos de Configuración...........................................................................................................25

4.1.6 Datos de Empresa....................................................................................................................29

4.1.7 Departamentos ........................................................................................................................32

4.1.8 Divisas ........................................................................................................................................33

4.1.9 Estado del documento ............................................................................................................34

4.1.10 Formas de pago ........................................................................................................................35

4.1.11 Logotipos adicionales..............................................................................................................37

4.1.12 Medios de pago.........................................................................................................................40

4.1.13 PDA .............................................................................................................................................41


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4.1.14 Series de Documentos ............................................................................................................43

4.1.15 Tipo de actividad ......................................................................................................................45

4.1.16 Tipos de Apunte .......................................................................................................................47

4.1.17 Tipos de entidades...................................................................................................................48

4.1.18 Tipos de garantía......................................................................................................................49

4.1.19 Tipo de IVA.................................................................................................................................50

4.1.20 Unidades de medida ................................................................................................................50

5 Menú ventas ..................................................................................................................... 52

5.1 Formularios .....................................................................................................................................52

5.1.1 Albaranes ...................................................................................................................................52

5.1.2 Albarán Express ........................................................................................................................62

5.1.3 Clientes.......................................................................................................................................63

5.1.4 Cobros ........................................................................................................................................73

5.1.5 Convertir Pedidos en Albaranes ............................................................................................79

5.1.6 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas ........................................................................82

5.1.7 Convertir Presupuestos en Pedidos .....................................................................................84

5.1.8 E-mailing ....................................................................................................................................84

5.1.9 Facturas .....................................................................................................................................86

5.1.10 Impresión Masiva .....................................................................................................................92

5.1.11 Pedidos.......................................................................................................................................92

5.1.12 Presupuestos ............................................................................................................................95

5.1.13 Repetir documentos................................................................................................................97

5.1.14 SMS Masivo ...............................................................................................................................98

5.1.15 TPV........................................................................................................................................... 100

TPV Restaurantes............................................................................................................................... 103

5.1.16 Tickets TPV ............................................................................................................................ 108

5.1.17 Tiendas.................................................................................................................................... 108

5.2 Listados ........................................................................................................................................ 109

5.2.1 Albaranes ................................................................................................................................ 109

5.2.2 Clientes.................................................................................................................................... 111

5.2.3 Cobros Pendientes................................................................................................................ 113


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5.2.4 E-mailing ................................................................................................................................. 114

5.2.5 Estadísticas de ventas.......................................................................................................... 115

5.2.6 Estadística diaria tickets...................................................................................................... 117

5.2.7 Operaciones con terceros.................................................................................................... 118

5.2.8 Pedidos pendientes de servir .............................................................................................. 119

5.2.9 Presupuestos ......................................................................................................................... 120

5.2.10 Resumen de facturación...................................................................................................... 121

5.2.11 Resumen de ventas .............................................................................................................. 123

5.2.12 Resumen de ventas Tallas/Colores................................................................................... 125

5.2.13 Tickets TPV ............................................................................................................................ 125

6 Menú Compras ...............................................................................................................127

6.1 Formularios .................................................................................................................................. 127

6.1.1 Albaranes ................................................................................................................................ 127

6.1.2 Convertir Pedidos en Albaranes ........................................................................................ 130

6.1.3 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas ..................................................................... 131

6.1.4 Facturas .................................................................................................................................. 131

6.1.5 Impresión Masiva .................................................................................................................. 135

6.1.6 Pagos ....................................................................................................................................... 136

6.1.7 Pedidos.................................................................................................................................... 136

6.1.8 Pedidos por reposición......................................................................................................... 140

6.1.9 Proveedores ........................................................................................................................... 141

6.2 Listados ........................................................................................................................................ 144

6.2.1 Albaranes ................................................................................................................................ 144

6.2.2 Estadística de compras ........................................................................................................ 145

6.2.3 Operaciones con terceros.................................................................................................... 146

6.2.4 Pagos Pendientes ................................................................................................................. 147

6.2.5 Pedidos Pendientes de Recibir ........................................................................................... 148

6.2.6 Proveedores ........................................................................................................................... 149

6.2.7 Resumen de Compras .......................................................................................................... 150

6.2.8 Resumen de Facturación ..................................................................................................... 151

7 Menú Productos.............................................................................................................152


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7.1 Formularios .................................................................................................................................. 152

7.1.1 Almacenes .............................................................................................................................. 152

7.1.2 Ubicaciones de almacén ...................................................................................................... 154

7.1.3 Artículos .................................................................................................................................. 155

7.1.4 Búsqueda rápida.................................................................................................................... 161

7.1.5 Catálogos ................................................................................................................................ 161

7.1.6 Categorías/Familias/Subfamilias ...................................................................................... 164

7.1.7 Colores..................................................................................................................................... 167

7.1.8 Agrupaciones de colores...................................................................................................... 167

7.1.9 Configuración PLU. ............................................................................................................... 169

7.1.10 Control de Costes .................................................................................................................. 172

7.1.11 Equivalencias ......................................................................................................................... 173

7.1.12 Mantenimiento de artículos................................................................................................ 174

7.1.13 Movimiento entre Almacenes ............................................................................................ 174

7.1.14 Movimiento entre Almacenes T/C..................................................................................... 176

7.1.15 Precios..................................................................................................................................... 177

7.1.16 Regularización de Inventario .............................................................................................. 177

7.1.17 Tallas ....................................................................................................................................... 178

7.1.18 Agrupaciones de tallas ......................................................................................................... 179

7.2 Listados ........................................................................................................................................ 181

7.2.1 Artículos .................................................................................................................................. 181

7.2.2 Artículos de Proveedor......................................................................................................... 182

7.2.3 Códigos de Barras.................................................................................................................. 182

7.2.4 Movimientos entre almacenes........................................................................................... 183

7.2.5 Precios..................................................................................................................................... 183

7.2.6 Regularización de Inventario .............................................................................................. 183

7.2.7 Rendimiento........................................................................................................................... 184

7.2.8 Stock y Valoración de Almacenes...................................................................................... 184

8 Menú Gestión .................................................................................................................186

8.1 Formularios .................................................................................................................................. 186

8.1.1 Caja .......................................................................................................................................... 186


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8.1.2 Campos adicionales clientes............................................................................................... 186

8.1.3 Campos personalizables ...................................................................................................... 186

8.1.4 Cierres de caja........................................................................................................................ 186

8.1.5 Personal .................................................................................................................................. 188

8.1.6 Traspaso entre cajas ............................................................................................................ 189

8.2 Listados ........................................................................................................................................ 190

8.2.1 Extracto de caja ..................................................................................................................... 190

8.2.2 Ingresos y gastos .................................................................................................................. 191

8.2.3 Personal .................................................................................................................................. 191

8.2.4 Rendimiento distribuidores ................................................................................................ 191

8.2.5 Traspasos entre cajas........................................................................................................... 192

9 Menú Servicios...............................................................................................................193

9.1 Formularios .................................................................................................................................. 193

9.1.1 Administración de usuarios................................................................................................. 193

9.1.2 Configuración formatos impresión.................................................................................... 193

9.1.3 Enlace contable ..................................................................................................................... 194

9.1.4 Enviar e-mail .......................................................................................................................... 194

9.1.5 Envío FAX ................................................................................................................................ 195

9.1.6 Envío SMS ............................................................................................................................... 195

9.1.7 Gestión Documental............................................................................................................. 196

9.1.8 Importar Datos ...................................................................................................................... 197

9.1.9 Importar Documentos.......................................................................................................... 198

9.1.10 Remesas ................................................................................................................................. 198

9.2 Listados ........................................................................................................................................ 198

9.2.1 Remesas ................................................................................................................................. 199

10 Factura Electrónica.......................................................................................................200

10.1 Crear factura electrónica........................................................................................................... 200

10.1.1 Definir certificados del usuario........................................................................................... 200

10.2 Firmar una factura ...................................................................................................................... 204

10.3 Documentos firmados ............................................................................................................... 206

10.4 Configurar distintas facturas según los datos del cliente................................................... 207


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11 Módulo de Movilidad ....................................................................................................209

12 Video-tutoriales.............................................................................................................210


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1 Descripción del Servicio


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2 Introducción

2.1 ¿Qué es Solución Gestión Administrativa?

Bienvenido a Solución Gestión Administrativa. Gracias por haber adquirido esta potente herramienta realizada con la más moderna tecnología, que le ayudará a gestionar su empresa de forma eficaz, gracias a las posibilidades de conexión que proporciona Internet. Solución Gestión Administrativa no es un Software de gestión convencional. Las funcionalidades de Solución Gestión Administrativa son muy diferentes a las proporcionadas por los sistemas de gestión tradicionales. Entre otras funcionalidades, con Solución Gestión Administrativa usted podrá:

Realizar todo el circuito integro de gestión de su empresa. Desde la creación de un presupuesto hasta la generación de una factura tanto de ventas como de compras.

Controlar el stock de todos los artículos en cualquier almacén, cajas, pedidos y cualquier información vinculada a su empresa esté donde esté.

Gestionar todos sus recursos empresariales de forma eficaz: personal, gastos, remesas bancarias, rendimiento de cualquier sección de su empresa, etc.

Intercambiar documentos (albaranes, facturas, pedidos, etc.) con otros usuarios del sistema.

Enviar correos electrónicos a todos sus clientes pulsando un solo botón.

Generar documentos electrónicos y transmitirlos de forma sencilla y eficaz.

Integrarse con otros programas de asesoramiento contable, laboral o fiscal. Todas estas funcionalidades, unidas a las propias del software de gestión, hacen de Solución Gestión Administrativa una herramienta con la que podrá controlar todas las áreas de su negocio.

No olvide que Solución Gestión Administrativa no es un sistema cerrado. La aplicación irá creciendo y se le irá actualizando automáticamente sin que ello le suponga ningún tipo de esfuerzo.

2.2 Requisitos del sistema

Antes de comenzar a utilizar Solución Gestión Administrativa, asegúrese de que las siguientes opciones están disponibles en su sistema:

Pentium II o superior con Internet Explorer 5.5 o superior.

Conexión ADSL.


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Adobe Acrobat Reader, para la visualización de documentos en formato PDF.

Máquina Virtual de Java: Está opción es necesaria para mostrarle el menú de la aplicación en pantalla. Si no está seguro de si su sistema dispone de esta herramienta simplemente entre en la aplicación. Se detectará automáticamente y le indicará como instalarla.

2.3 Configuración del Navegador (Internet Explorer 7)

Dentro del menú Configurar página de su navegador borraremos los valores para el encabezado y pie de página, y estableceremos todos los márgenes a 10mm

Dentro del menú Herramientas de su navegador, seleccione Opciones de Internet / General / Archivos temporales de Internet, pulse el botón de Configuración y dentro de esta opción seleccionar: “Comprobar si hay versiones nuevas de las páginas guardadas cada vez que se visite la página”.


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Dentro del menú Herramientas de su navegador, seleccione Opciones de Internet / Privacidad y comprobaremos que esta marcada la casilla “Habilitar bloqueador de elementos emergentes”. Y pulsaríamos el botón Configuración.

Y agregaríamos el sitio seguro: webmail.e.telefonica.net


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Dentro del menú Herramientas de su navegador seleccione Opciones de Internet / Seguridad, comprobaremos que está marcada la casilla “Habilitar Modo protegido” y pulsaremos el botón Nivel personalizado

Comprobando que las siguientes opciones tienen estos valores:

“Permitir que los sitios web ejecuten mensajes de información por medio de ventanas generadas por scripts”. Marcada como “Habilitar”.

“Descargar los controles ActiveX sin firmar”. Marcada como “Preguntar”.

“Inicializar y generar scripts de los controles ActiveX no marcados como seguros para scripts”. Marcada como “Preguntar”.

“Permitir Scriplets”. Marcada como “Preguntar”.


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Pulsaremos en el botón Aceptar para guardar los cambios.


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3 Navegación por la Aplicación. Aspectos Generales.

La pantalla inicial del sistema muestra la esencia del mismo, una barra de herramientas desde la que se controla todo el sistema de gestión. Esta barra nos permitirá movernos a lo largo de los distintos menús del sistema y a su vez profundizar en cada uno de los mismos.

En la barra de herramientas del sistema encontraremos los siguientes menús:

Ventas Compras Productos Gestión Servicios Configuración Empresa

En todos y cada uno de estos menús encontraremos la opción de Formularios, la cual nos permitirá la introducción y la gestión de la información y la opción de Listados, la cual nos permitirá generar informes debidamente filtrados que nos permitan gestionar a la perfección la empresa.


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RECUERDE: Todos los listados o documentos generados por la aplicación pueden ser obtenidos en formato PDF de Acrobat. RECUERDE: Cada uno de los ítems de menú son configurables para cada usuario, de manera que el gestor del sistema puede atribuir las opciones que considere oportunas a cada usuario.

3.1 Tipos de pantallas

A continuación se describen los principales tipos de pantalla que presenta el sistema Solución Gestión Administrativa. En general la amigabilidad del sistema le permitirá una vez conocido el manejo de este tipo de pantallas poder manejar de forma cómoda todas y cada una de las funcionalidades del sistema.

3.2 Ventana de Introducción de Documentos

Rellene los campos necesarios del documento elegido. Al finalizar pulse el botón GUARDAR de la parte inferior izquierda.

Nombre de la empresa y usuario del sistema

Barra de herramientas del sistema, desplegable de menús

Situación en el sistema

Zona de introducción de datos al sistema

Guardar o validar los datos introducidos

Zona de Búsqueda


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3.3 Ventana de Edición de Documentos

Si lo que desea es editar un documento existente, debe buscarlo previamente. Para realizar cualquier búsqueda, fíjese en la parte inferior derecha de la ventana. Elija el tipo de campo donde quiere buscar, rellene el cuadro blanco con el texto o valor que es parte del contenido que desea localizar. Pulse a continuación el botón de la lupa. Si como resultado de esa búsqueda sólo se encuentra un documento, éste se abrirá directamente. Si como resultado hubiese varios documentos, aparecerán en forma de lista y haciendo clic en el enlace azul del documento deseado, éste se abrirá. Una vez abierto el documento a editar, aparecerá una ventana similar a la que aparece a continuación.

Pulse EDITAR CABECERA, para abrir el documento en modo de edición. Edite los datos que necesite. Puede editar varias carpetas de opciones a la vez y finalmente pulsar GUARDAR.

Zona de Búsqueda Añadir / Editar / Borrar el documento

Zona de impresiónEdición e inserción de detalles

Opciones adicionales


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3.4 Ventana de Selección Múltiple

Mediante los campos del área del filtro establezca las condiciones de los elementos que quiere buscar. Pulse el botón Cargar Artículos para aplicar el filtro y ver los elementos buscados. Estos aparecerán en el área de edición y selección individual. Para elegir varios, haga clic en las casillas que los preceden. Si quiere hacer cambios globales a todos los elementos que aparecen en la zona de edición y selección individual, puede usar los botones de la parte inferior central. Una vez realizados los cambios, para que estos se almacenen debe pulsar el botón Guardar , abajo a la derecha.

3.5 Descripción de botones

Este botón aparecerá siempre al lado de un campo a rellenar. Pulsándolo accederemos a un

listado de datos que podremos insertar en el campo correspondiente sin necesidad de teclearlo. En otras ocasiones el botón accederá a la búsqueda de un criterio introducido.

Filtro de selección de elementos

Selección y modificación masiva

Edición y selección individual de elementos

Salvar modificaciones


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Guarda los datos introducidos en pantalla.

Elimina los datos introducidos en pantalla.

Cancela la acción que estamos ejecutando. Deja la pantalla de introducción de datos con los campos libres.

Edita la cabecera de un Albarán, pedido o factura para ser modificados por el usuario.

Edita las propiedades de un artículo para que puedan ser modificados por el usuario. Genera un nuevo formulario en blanco que permite seguir introduciendo datos.

Selecciona todos las opciones mostradas en pantalla (también pueden ser presupuestos, opciones, etc...).

Elimina la selección realizada.

Si dispone de una impresora convencional, que no sea la de tickets, le permite imprimir la página actual.

Convierte la página actual en un documento PDF. Guarda la página actual en un documento de hoja de calculo CSV.

Guarda los datos presentados en pantalla, o generar un pedido.

Seleccionamos los distintos formatos de impresión de los documentos.

Con esta barra podemos ir paginando los datos que aparecen en pantalla. Nos muestra las compras más habituales de un cliente.

Añade un código o campo nuevo.

Aplica la condición del cuadro al que está asociado (si pone la fecha del ratón sobre el botón le dirá automáticamente la función que hace).


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4 Menú Configuración En este menú vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar a nuestro sistema de gestión.

4.1 Formularios

Utilizaremos el menú Formularios para introducir datos en el sistema.

4.1.1 Bancos En este apartado vamos a poder generar los ficheros

correspondientes a las remesas de cuentas.

Actualmente Solución Gestión Administrativa puede

funcionar con las siguientes Normas de la Asociación

Española de Banca:

NORMA 58. Créditos comunicados en soporte magnético para su anticipo y gestión de cobro.

NORMA 19. Adeudos domiciliados.

Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:

Código: Introducimos el código por el que identificamos la entidad bancaria a la que vamos a enviar la remesa correspondiente.

Cuenta: Introducimos los 20 dígitos de nuestra cuenta bancaria.

Sufijo: Código de tres dígitos proporcionado por la entidad bancaria.


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Fichero: Nombre del archivo o fichero de la remesa.

Norma: Despliegue y seleccione la norma deseada.

Nº Riesgo: Solamente para Norma 58. Código de 5 dígitos que proporciona la entidad Bancaria correspondiente.

Código INE: Solamente para Norma 58. Proporcionado por la entidad Bancaria.

Nº de envío: este dato lo facilita el banco, póngase en contacto con el mismo para configurar su sistema.

FUC: este dato lo facilita el banco, póngase en contacto con el mismo para configurar su sistema.

Una vez introducidos los datos correspondientes a la remesa si quiere guardar los datos y

generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR , situado en la

barra inferior de la pantalla.

Automáticamente, accede a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de

nueva remesas.

Como en todas las pantallas de documentos, puede acceder a la función de Búsqueda, a través

de los campos de la parte inferior derecha.

EDITAR

Las remesas que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código

correspondiente (texto subrayado).

Campos que podemos modificar:

Sufijo Fichero


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Norma Nº Riesgo Código INE Nº de envío FUC

Una vez modificados los campos, pulse sobre el botón GUARDAR para que la remesa

sea guardada con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar una remesa deberemos pinchar sobre el código

correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR .

En el caso de que después de seleccionar una remesa para editarla no queramos realizar ninguna

modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR .

4.1.2 Cajas En este apartado del menú configuración definimos las distintas cajas que vamos a utilizar en

nuestro sistema.


Código: Con el que identificará a nuestra caja. Ej: caja1. Descripción: En este campo describimos el tipo de caja estamos definiendo. Serie: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos

seleccionar las series de tickets que van a estar relacionados con la caja definida. Cuenta: Para asignar una cuenta contable.


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Tipo de apunte TPV: En este campo podemos seleccionar el tipo de apunte por defecto para la caja seleccionada.

Tienda: Elija una de las tiendas configuradas para trabajar con esta caja. El saldo de las cajas se actualiza automáticamente.

Una vez introducidos los datos correspondientes a la caja si quiere guardar los datos y generar el

archivo correspondiente debe pulsar el botón NUEVO situado al final de la barra del

formulario.

Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de

una nueva remesa.

Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.

EDITAR

Las cajas que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código



Descripción Serie Cuenta Tienda


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Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que la caja sea

guardada con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar una caja deberemos pinchar sobre el código


En el caso de que después de seleccionar una caja para editarla no queramos realizar ninguna

modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR

4.1.3 Configuración de TPV En esta opción se puede comprobar cómo están configurados los TPV, generalmente creados por Asignación de PC a Tienda y se puede ver a qué caja están asociados. La configuración de este menú debe realizarse por el servicio técnico. En ningún caso deberá modificar estos valores, ya que pueden resultar en un fallo del sistema.

4.1.4 Copias Impresas En este apartado, vamos a poder definir el número de copias impresas que queremos generar de

un documento y describir las distintas leyendas que reflejará cada copia de documento.


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Leyenda: Describimos el texto que aparecerá en la leyenda del documento.

Documento: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos seleccionar el tipo de documento en el que aparecerá la leyenda.

Una vez introducidos los datos correspondientes a las copias si quiere guardar los datos y

generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR , situado en la


Automáticamente, accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de

una nueva copia.


EDITAR

Las copias de documentos que aparecen en la pantalla podrán ser editadas, para ello pulse sobre

la leyenda correspondiente (texto subrayado).


- Documento


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Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la copia

sea guardada con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar una copia o nos hayamos equivocado en el texto de la

leyenda, deberemos pinchar sobre la leyenda correspondiente (texto subrayado), y a

continuación pinchar sobre el botón BORRAR .

En el caso de que después de seleccionar una copia para editarla no queramos realizar ninguna


4.1.5 Datos de Configuración En este apartado vamos a definir los Datos de Configuración generales del sistema.


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Parámetros a definir:

Valores por defecto que podremos determinar

- IVA que afectará a los productos.

- Almacén de procedencia de los productos.

- Precio por Km, definimos el coste del Km. Para las hojas de gastos.


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- Decimales en Cantidades.

- Decimales en Precios.

- Recargo.

- Actualizar PVP automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se actualizará automáticamente el precio de los artículos.

- Actualizar Coste automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se actualizará automáticamente el coste de los artículos.

- No permitir superar el límite de límite de riesgo max. Autorizado (este valor se configura en la ficha de cada cliente).

- No permitir superar el límite de compras del mes (este valor se configura en la ficha de cada proveedor).

- Obtener precios sin aplicar descuento, al marcar la casilla correspondiente el PVP se obtendrá sin aplicar los descuentos sobre el artículo.

- Avisar de cambios en el precio base para imprimir etiquetas, al marcar la casilla correspondiente se mostrará un aviso en la pantalla de bienvenida indicando que hay artículos cuyo precio base se ha modificado y aún no se han impreso las etiquetas correspondientes.

- Aplicar descuentos de cliente a artículos en documentos de venta.

- Descontar el stock del escandallo FIJO del almacén de venta, al marcar la casilla correspondiente se descontará el stock del escandallo al realizarse la venta de un artículo que tenga escandallo FIJO.

- Crear artículos en todas las tarifas.

Leyenda de Cabecera de Ticket

- Cabecera: texto que se mostrará al comienzo del ticket de venta.

Leyenda de Despedida de Ticket

- Despedida: texto que se mostrará al final del ticket de venta.

Contadores - Clientes. - Proveedores. - Referencia automática, al marcar la casilla correspondiente la referencia de un

nuevo artículo se generará automáticamente.


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Pedidos Bis

- Es un pedido que se genera automáticamente, cuando el albarán no coincide con el pedido correspondiente. De esta forma el material pendiente no será olvidado, ya que el sistema lo generará automáticamente al marcar la casilla correspondiente que aparece en pantalla y afectará a las serie de pedidos que podemos elegir en el menú despegable.

Exportación

- En este apartado definimos la ruta del directorio o carpeta en la que se guardarán los distintos documentos que generemos en Solución Gestión Administrativa.

Mostrar equivalencia en Pts en los Listados

- Al marcar la casilla correspondiente todos los precios mostrarán su equivalencia en pesetas.

Generar vencimientos automáticamente

- Al marcar la casilla correspondiente el sistema nos presentará los vencimientos correspondientes al facturar, pedidos y albaranes.

Multiempresa - Crear artículos en todas las empresas. - Crear artículos en todos los almacenes.

Contador del Generador de Código de Barras

- Contador.

Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos pulsar sobre el

botón GUARDAR para que los cambios se efectúen.

A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que los datos han

sido actualizados.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 2 9 / 2 1 1

4.1.6 Datos de Empresa En este apartado, podemos definir los datos de nuestra empresa que posteriormente aparecerán

en documentos tales como facturas, albaranes y pedidos.


Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar , podremos buscar en nuestro disco duro el archivo con la imagen deseada. Podemos guardar hasta tres logotipos.


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Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente a este campo pondremos el logotipo de nuestra configuración.

Datos Fiscales de la Empresa: Nombre, Nombre Comercial, Administrador, Dirección, Población, Provincia, Código Postal, País, Teléfono, Teléfono 2, Fax, E-mail.

% Retención Fiscal (IRPF).

Imprimir logotipo: Marcando esta casilla, el logotipo aparecerá impreso cada vez que imprimamos un documento en el que aparezcan los datos de la empresa.

Imprimir Datos de Empresa: Marcando esta casilla, los datos de la empresa aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento.

Imprimir Datos Tienda: Marcando esta casilla, los datos de la tienda aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento

Control de Stocks: Marcando esta casilla, los artículos correspondientes a la empresa seleccionada pasarán al control general de stock.

Leyenda: texto que aparecerá en los documentos de venta.

Objeto Social: campo donde describir el objeto social de la empresa.

Firma e-mail: firma en modo texto que se incluirá al final de los e-mails enviados desde el sistema.

Texto: texto adicional que se puede mostrar en los documentos del sistema mediante configuración de los formatos de impresión.

Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos pulsar sobre el

botón GUARDAR para que los cambios se efectúen.

A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que los datos han sido actualizados. Si queremos añadir una nueva empresa a la lista deberemos pinchar sobre el botón AÑADIR


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 3 1 / 2 1 1

Los Datos de las Empresas que aparecen en la pantalla podrán ser editados, para ello deberemos

pinchar sobre el nombre de la empresa correspondiente (texto subrayado).

A continuación, entraremos en una pantalla donde podremos modificar todos los datos.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 3 2 / 2 1 1

Una vez modificados los campos que hemos querido editar deberemos pinchar sobre el botón

GUARDAR para que la empresa sea guardada con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar una empresa deberemos pinchar sobre el nombre de la

empresa correspondiente, y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR .

En el caso de que después de seleccionar una empresa para editarla no queramos realizar

ninguna modificación en sus datos podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón

CANCELAR .

4.1.7 Departamentos En este apartado vamos a poder definir los distintos departamentos dentro de los cuales se van a encontrar nuestros clientes.


Código: Introducimos el código que identificará a cada Departamento. Descripción: En este campo deberemos introducir el nombre con el que

identificaremos al departamento. Una vez introducidos los datos correspondientes a los Departamentos si quiere guardar los datos

y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR , situado en la



nuevos departamentos.

Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR


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Los departamentos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el

código correspondiente (texto subrayado).


- Descripción

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que el

departamento sea guardado con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar un departamento deberemos pinchar sobre el código

correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR.

En el caso de que después de seleccionar un departamento para editarlo no queramos realizar

ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR

.

4.1.8 Divisas En este apartado vamos a poder definir las divisas con las que vamos a trabajar en nuestro sistema, seleccionar la moneda base y el factor de cambio.

Podemos Editar y modificar las divisas que aparecen en la pantalla pulsando sobre el código numérico de color azul.



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Descripción: Introduciremos el nombre de la divisa. Factor de Cambio: Introduciremos el valor correspondiente de la divisa frente a la

moneda base seleccionada. Decimales: Introduciremos el número de decimales que el sistema aproximará por

defecto. Última cotización: En este campo registramos la fecha de la última cotización de la

divisa que estamos definiendo. Moneda base: Marcando la casilla correspondiente a este campo. Definimos la

moneda en cuestión como moneda base con la que operaremos en nuestro sistema. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.

4.1.9 Estado del documento En este apartado vamos a poder definir los distintos Estados en los que se puede encontrar cualquiera de los documentos que trataremos en la parte de gestión.

Una vez abierto el formulario encontramos el siguiente campo a rellenar:

- Descripción: Nombre o característica del estado del documento. Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento deberá pinchar sobre

el botón NUEVO situado al final de la barra del formulario.

El código asociado a cada uno de los estados de los documentos se genera automáticamente al

aguardar los datos.

A continuación, accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un

nuevo estado.


EDITAR Los Estados que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto subrayado).



0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 3 5 / 2 1 1

- Descripción

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que estado del

documento sea guardado con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar un estado deberemos pinchar sobre el código


En el caso de que después de seleccionar un estado para editarlo no queramos realizar ninguna

modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR

4.1.10 Formas de pago En este apartado del menú de configuración podemos definir las distintas formas de pago con las que vamos a trabajar en nuestro sistema.


Código: Debemos introducir el código que va a identificar a la forma de pago que vamos a introducir.

Descripción: Nombre o Características de describan la forma de pago. Días de fecha/factura: Podemos determinar el número de días que van a transcurrir

desde que recibimos la factura hasta que realicemos el primer pago. Ejemplo: Si ponemos en este campo 20 y recibimos la factura el 15 de enero suponiendo que vamos a pagar en 2 cuotas de 30 días, pagaremos la primera cuota el 5 de Febrero y la segunda cuota el 5 de Marzo.

Días cuotas: Número de días que comprende cada cuota.

Nº cuotas: Número total de cuotas en que vamos a realizar el pago.


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Una vez introducidos los datos correspondientes a las Formas de Pago si quiere guardar los datos




una nueva forma de pago.


Las formas de pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el



- Descripción - Días cuotas - Nº cuotas

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la forma

de pago sea guardada con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar una forma de pago deberemos pinchar sobre el código



0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 3 7 / 2 1 1

En el caso de que después de seleccionar una forma de pago para editarla no queramos realizar


.

4.1.11 Logotipos adicionales En este apartado vamos a poder definir logotipos adicionales que podrán aparecer en los distintos documentos que creemos en la parte de gestión.


Descripción: Nombre o características del logotipo Ancho (cm): Anchura de la imagen gráfica del logotipo en cm Alto (cm): Altura de la imagen gráfica del logotipo en cm Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el

logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar , podremos buscar en nuestro disco duro el archivo de imagen deseado.

Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente al campo borrar, eliminaremos el logotipo de nuestra configuración.

El Código correspondiente al logotipo que creamos se generará de forma automática al guardar

los datos.

Una vez introducidos los datos correspondientes al logotipo, si quiere guardarlos y generar el

archivo correspondiente debe pulsar el botón Guardar .


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 3 8 / 2 1 1


un nuevo logotipo.

Una vez que los logotipos han sido creados en el listado que se nos presenta en la pantalla,

además de ver las propiedades que hemos definido anteriormente, podremos:

Ver la imagen del logotipo pinchando sobre el botón Ver Logotipo .

Definir los formatos de impresión donde aparecerá el logotipo, pinchando sobre el botón Formatos de impresión donde aparecerá el logotipo ,

En primer lugar deberemos seleccionar el tipo de documento en el que vamos a insertar el

logotipo cuando lo imprimamos.

Una vez que hemos elegido el documento nos aparecerán todos los tipos de impresión que el

sistema nos permite seleccionar a la hora de imprimir ese tipo de documento, pinchando sobre la

casilla correspondiente podremos seleccionar aquellos formatos del documento en los que

aparecerá el logotipo.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 3 9 / 2 1 1

A continuación deberemos pinchar sobre el botón GUARDAR .

En el caso de que queramos cancelar la acción podremos pinchar sobre el botón CANCELAR

.

Definir las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo, para ello deberemos pinchar sobre el Empresas donde aparecerá el logotipo .

Para seleccionar las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo deberemos marcar

en la casilla correspondiente, en el caso de que queramos seleccionar todas las empresas

podremos hacerlo pinchando sobre la casilla seleccionar todas que aparece al final de la pantalla.

A continuación deberemos pinchar sobre el botón GUARDAR .

Dentro de la pantalla principal de logotipos adicionales pantalla se puede acceder a la función de

Búsqueda.

EDITAR

Los logotipos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código




0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 0 / 2 1 1

Descripción Anchura (cm) Alto (cm) Logotipo

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que el logotipo sea

guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un logotipo deberemos

pinchar sobre el botón BORRAR .

En el caso de que después de seleccionar un logotipo para editarlo no queramos realizar ninguna


4.1.12 Medios de pago En este apartado vamos a poder definir los distintos medios de pago con los que vamos a trabajar en nuestro sistema.


Código: Valor numérico que identifica el medio de pago. Descripción: Asociamos un nombre al medio de pago.

Una vez introducidos los datos correspondientes a los Medios de Pago si quiere guardar los datos




0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 1 / 2 1 1


un nuevo medio de pago.

Para buscar un medio de pago ya definido, puede acceder a la función de Búsqueda, en la parte inferior derecha de la ventana. EDITAR

Los Medios de Pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado).

Campo que podemos modificar:

Descripción

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un Medio de pago deberemos pinchar sobre el código


En el caso de que después de seleccionar un medio de pago para editarla no queramos realizar


.

4.1.13 PDA En este apartado vamos a poder configurar las opciones de movilidad con las que va a trabajar nuestro sistema. Para añadir una nueva PDA, tenemos que rellenar los campos del formulario:


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 2 / 2 1 1

Código

Caja

Una vez que hemos introducido los datos de nuestro cliente debemos pinchar sobre el botón

GUARDAR , para que los datos queden almacenados correctamente.

Podemos acceder a una PDA a través de la función búsqueda:

Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función:

Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a

continuación debe pinchar sobre el botón Buscar .

Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos las PDAs que hemos definido.

Una vez que hemos seleccionado una PDA pinchando sobre el código de PDA (texto subrayado),

nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos de la PDA.

Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestra PDA.


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Podremos editarlos, pinchando sobre el botón EDITAR , o eliminarlos pinchando sobre

el botón BORRAR .

Para crear una nueva PDA debemos pinchar sobre el botón AÑADIR , que aparece al

final de la página.

4.1.14 Series de Documentos En este apartado vamos a poder definir las distintas series de documentos con las que vamos a trabajar en nuestro sistema. Definir estas Series de Documentos es imprescindible para poder generar documentos. Definiendo series de documentos podremos gestionar nuestras facturas, pedidos, albaranes, presupuestos, Tickets, etc., de forma cómoda y ordenada, pudiendo segmentar dentro de cada tipo de documentos otros, con el fin de dotarlos de especificaciones diversas y localizarlos inmediatamente.


Serie: Asignamos caracteres que identifican a cada serie de documentos.

Nombre: Asignamos un nombre a cada serie de documentos que vamos a definir.

Empresa: Seleccionamos la empresa en la que vamos a definir los documentos.

Contador: Nos indica, de forma automática, el número de documentos que hemos generado pertenecientes a esa serie.

Documento: Menú desplegable en el que podremos elegir el tipo de documento al que pertenecerá la serie que estamos definiendo.

Serie por defecto: Marcando la casilla correspondiente a la serie, estamos seleccionando por defecto la aparición de esta serie.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 4 / 2 1 1

Cliente/Proveedor por defecto: Si pinchamos sobre el botón Buscar , nos aparece una pantalla en la que podemos seleccionar un cliente o proveedor dependiendo del documento seleccionado. A este cliente o proveedor se le asociará por defecto la serie de documentos que hayamos seleccionado por defecto en el campo anterior.

En el caso de que queramos eliminar el contenido de este campo pincharemos sobre el

botón Borrar .

Formato Impresión: Menú desplegable donde podemos seleccionar el formato de impresión

Facturable: Si pinchamos en esta casilla la serie que estamos definiendo se podrá convertir en factura.

Cuentas Contables: Cuenta Ventas, Cuenta Compras, Cuenta Abono Ventas, Cuenta Abono Compras, Cuenta Caja, Cuenta RF Ventas, Cuenta RF Compras, Cuenta RET Ventas, Cuenta RET Compras: En cada uno de estos campos introduciremos los números correspondientes a las cuentas contables del sistema de contabilidad, al que se puede enlazar desde el menú servicios. Si rellenamos estos campos podremos exportar los datos de las series de documentos para facilitar el control contable.

Fecha: Se genera de forma automática y nos indica la fecha en la que se genero el último documento perteneciente a esa serie.

Una vez introducidos los datos correspondientes a las series de documentos si quiere guardar los

datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR .

Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva serie. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR

Las Series de Documentos que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre

el número de serie correspondiente (texto subrayado).


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 5 / 2 1 1

Todos los campos del formulario son modificables

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la serie de

documentos sea guardada con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar una serie de documentos deberemos pinchar sobre el

código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR

En el caso de que después de seleccionar una serie para editarla no queramos realizar ninguna


4.1.15 Tipo de actividad En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de actividad con los que vamos a trabajar en nuestro sistema.


Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de actividad a definir.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 6 / 2 1 1

Descripción: Introducimos el nombre correspondiente al tipo de actividad que estamos definiendo.

Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de actividad si quiere guardar los

datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR , situado

en la barra inferior de la pantalla.


un nuevo tipo de actividad.


Los Tipos de actividad que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el



- Descripción

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la forma

de pago sea guardada con los nuevos datos.

En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Actividad deberemos pinchar sobre el código

correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 7 / 2 1 1

En el caso de que después de seleccionar un tipo de actividad para editarla no queramos realizar


.

4.1.16 Tipos de Apunte En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de apuntes con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Podemos definir varios tipos de gastos y a su vez asociar un tipo de IVA al tipo de gasto definido. El Tipo de Apunte se utiliza en los apuntes de Caja para asociarlo manualmente a un apunte.


Descripción: Aquí introduciremos el nombre correspondiente al tipo de apunte que estamos definiendo.

Cuenta: este campo identifica la cuenta contable a la que se asociará el apunte. Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de gasto si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR , situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo tipo de gasto. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR

Los Tipos de gasto que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado).


- Descripción

- Cuenta


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 8 / 2 1 1

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Gasto deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR . En el caso de que después de seleccionar un tipo de gasto para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR

.

4.1.17 Tipos de entidades En este apartado vamos a poder definir las distintas entidades con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Podemos definir las entidades según el tipo.


Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de actividad a definir.

Descripción: Introducimos un nombre correspondiente a la entidad que estamos definiendo.

Tipo: Seleccionamos un tipo de entidad.

Una vez introducidos los datos correspondientes a las entidades si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR , situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de

una nueva entidad.


Las Entidades que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado).



0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 4 9 / 2 1 1

- Descripción.

- Tipo.

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la entidad sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una Entidad deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR . En el caso de que después de seleccionar una Entidad para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR .

4.1.18 Tipos de garantía En este apartado vamos poder definir los distintos tipos de garantía con los que vamos a trabajar en nuestro sistema y los conceptos que se facturarán asociados a cada tipo de garantía (Mano de obra, desplazamiento y/o material)


Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de garantía a definir.

Descripción: Introducimos el nombre correspondiente al tipo de Garantía que estamos definiendo.

Meses garantía mano de obra: Aquí deberemos introducir los meses de mano de obra que incluye ese servicio en garantía.

Meses garantía desplazamiento: Aquí deberemos introducir los meses de desplazamiento que incluye ese servicio en garantía.

Meses garantía material: Aquí deberemos introducir los meses de material que incluye ese servicio en garantía.

Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento debe pinchar sobre el botón de Guardar . A continuación accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo estado.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 5 0 / 2 1 1

Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los Tipos de garantía que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado).


- Descripción.

- Meses garantía mano de obra.

- Meses garantía desplazamiento.

- Mese garantía material.

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que estado del documento sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un tipo de garantía deberemos pinchar sobre el código correspondiente (texto subrayado), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR . En el caso de que después de seleccionar un tipo de garantía para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR

.

4.1.19 Tipo de IVA En este apartado podemos detallar las cuentas contables con las que trabaja cada tipo de IVA.

4.1.20 Unidades de medida En este apartado vamos a poder definir las distintas unidades de medida con las que vamos a trabajar en nuestro sistema.


Abreviatura: En este campo introducimos un código que identifique la unidad de medida a definir.


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Descripción: Introducimos un nombre correspondiente a la unidad de medida que estamos definiendo.

Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento debe pinchar sobre el botón de NUEVO . A continuación accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo estado. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las Entidades que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto subrayado).


- Descripción.

Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que el logotipo sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un logotipo deberemos pinchar sobre el botón BORRAR . En el caso de que después de seleccionar un logotipo para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR .


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 5 2 / 2 1 1

5 Menú ventas En este apartado vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar al control de las ventas de nuestro negocio. Entre otras podremos realizar las siguientes funciones:

- Confeccionar pedidos, albaranes, facturas. - Realizar cobros, anotaciones y apuntes en caja - Controlar todos los datos de nuestros clientes - Consultar el historial de clientes, realizar un seguimiento comercial exhaustivo, etc...

5.1 Formularios

5.1.1 Albaranes En este apartado del menú ventas vamos a poder confeccionar Albaranes de Clientes.


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Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de albaranes encontramos los siguientes campos a rellenar:

Fecha: Por defecto aparece la actual. Podemos modificarla para que en el Albarán refleje la fecha introducida.

Valorado: Marcando la casilla correspondiente el albarán presentará el coste de los artículos.

Serie: Nos aparece un menú desplegable en el que seleccionaremos una de las series de albaranes definidos en el apartado series de documentos del menú configuración.

Divisa: Nos aparece la divisa por defecto con la que vamos a trabajar en nuestro sistema, definida anteriormente en el menú de configuración.

Cliente: En este campo seleccionaremos el cliente al que vamos a enviar el Albarán, pulsando el botón Buscar , accederemos a una nueva pantalla donde podemos realizar una función de búsqueda, bien a través de los campos desplegables o bien de forma directa pinchando de nuevo sobre el botón de la lupa,


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Una vez que nos aparezca el listado de clientes podremos seleccionar cualquier cliente que hayamos definido en el apartado Clientes perteneciente al menú ventas, para ello solo tendremos que pinchar sobre el número de cliente correspondiente (texto subrayado).

NOTA: Esta operación no será necesaria realizarla si definimos en el apartado series de documentos perteneciente al menú configuración, un cliente asociado por defecto a una determinada serie de documentos.

Forma de pago: Nos aparece un menú desplegable en el que podremos seleccionar cualquiera de las formas de pago definidas en el apartado Formas de pago perteneciente al menú configuración.

Portes: Nos aparece un menú desplegable en el que podemos seleccionar si los portes son debidos o pagados.

Transportista: Introducimos el transportista que va a realizar el traslado de la mercancía.

Tipo de pago: Nos aparece un menú desplegable en el que podemos seleccionar uno de los Tipos de pago definidos en el apartado Medios de pago pertenecientes al menú configuración.

Fecha Envío: Introducimos la fecha en la que enviamos la mercancía. Número Envío: En este campo introducimos un número que nos permita identificar a

nuestro envío. Encargado: Nos aparece un menú desplegable en el que podremos seleccionar al

encargado del Albarán, podremos elegir entre el Personal definido en el apartado Personal del menú Gestión.

Número factura: En este campo se generará automáticamente un número de factura una vez que el Albarán ha sido convertido en factura.

Aplicar Tarifa: Nos aparece un menú desplegable en el que podemos seleccionar una de las tarifas definidas en el apartado de Precios dentro del Menú Productos.

Bultos: Introducimos el número de bultos que se envían.

Hipervínculo: Presionando en el botón Examinar podremos asociar un documento guardado en el ordenador, al albarán del sistema. Si presionamos el botón Vaciar podemos borrar el texto del campo seleccionado.

Contacto: En este campo seleccionaremos la persona a la que vamos a entregar el Pedido, pulsando el botón Buscar , accederemos a una nueva pantalla donde podemos realizar una función de búsqueda, bien a través de los campos desplegables o bien de forma directa pinchando sobre el botón de la lupa.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 5 5 / 2 1 1

Una vez que nos aparezca el listado de contactos posibles para el cliente definido anteriormente podremos seleccionar uno de ellos (texto subrayado). Los Contactos que aparecen en el desplegables han sido definidos en la Pestaña de Contactos dentro del apartado Clientes perteneciente al menú ventas.

Responsable: Nos aparece un menú desplegable en el que podremos seleccionar al responsable del Albarán, podremos elegir entre el Personal definido en el apartado Personal del menú Gestión, aquellos que estén definidos como responsables.

Incoterms: Nos aparece un menú desplegable en el que podemos seleccionar los Incoterms disponibles para los albaranes.

Punto de entrega convenido: Introducimos el punto de entrega convenido. Observaciones: Este campo está destinado a introducir información adicional que

creamos conveniente. Observaciones no imprimibles: En este campo podremos introducir información

que no aparecerá en el albarán una vez que lo imprimamos pero que si que podremos ver en la pantalla.

Los campos obligatorios de rellenar son: Cliente, Fecha, Número de Albarán, Serie. Una vez rellenados todos los campos tenemos lo que se denomina CABECERA DEL ALBARÁN. A continuación si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR . NOTA: Si queremos modificar los datos de la cabecera de un Albarán solo tendremos que pinchar sobre el botón EDITAR CABECERA que aparece al final de la pantalla. . Sólo podremos modificar una cabecera de Albarán si éste no ha sido convertido en factura. Una vez guardados los datos pertenecientes a la cabecera del Albarán, automáticamente nos aparece la siguiente pantalla correspondiente a los detalles del Albarán en la que podremos definir los artículos y/o conceptos que formarán parte del mismo.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 5 6 / 2 1 1

En esta pantalla nos encontramos con los siguientes CARPETAS y OPCIONES:

Dentro de la pantalla principal del Albarán encontramos la carpeta

DIRECCIÓN DE ENVÍO, en donde nos aparecen los datos de la persona de contacto que hemos introducido en la cabecera del Albarán.

Dentro de esta pantalla encontramos el enlace Editar, pinchando sobre él nos aparece una ventana emergente en la que podemos especificar si queremos una dirección de envío distinta a la que aparece en la cabecera del Albarán.

Para crear una dirección de Envío distinta rellenamos los campos que aparecen en dicha ventana y pinchamos en el botón GUARDAR , y si no queramos cambiar la dirección de Envío pinchamos sobre el botón CANCELAR .

DETALLES, en la que podemos introducir los artículos y/o conceptos que van a conformar el Albaran.


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Campos a rellenar:

o Cantidad: Número de unidades del Artículo.

o Referencia: En este campo seleccionaremos la referencia del Artículo que vamos a incluir en el Albarán , pulsando el botón Buscar accederemos a una nueva pantalla donde podemos realizar una función de búsqueda, bien a través de los campos desplegables o bien de forma directa pinchando sobre el botón de la lupa,

Una vez que nos aparezca el listado de referencias podremos seleccionar cualquier referencia que hayamos definido en el apartado de Artículos perteneciente al Productos, para ello solo tendremos que pinchar sobre la referencia del artículo correspondiente (texto subrayado).

Una vez que hayamos seleccionado un artículo se generará de forma automática una línea de detalles donde podremos:

Almacén: Aquí seleccionaremos, dentro del campo desplegable, el Almacén donde se encuentra el Artículo. Los Almacenes que aparecen en el campo desplegable han sido definidos en el apartado

Descripción: Completar la descripción del Artículo. Precio: Variar el Precio Descuento, Dto2, Dto3: Realizar hasta 3 tipos de descuento. IVA: Seleccionar el IVA asociado al producto dentro del campo desplegable que se

nos presenta y que ha sido definido en el apartado tipos de IVA dentro del menú configuración.

Importe: Se genera de forma automática una vez que hemos definido el PVP y los Descuentos

A continuación deberemos pinchar sobre el botón NUEVO para que la línea de detalles se añada a nuestro Albarán. Comprobaremos que pasa al cuadro inferior que hasta ahora estaba en blanco.


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Para añadir nuevos productos solo tendremos que repetir la operación. Podemos editar una línea de detalle pinchando sobre el número que aparece al comienzo de cada línea. En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro Albarán:

- Importe Bruto: Suma de los Importes - Total Descuento: Suma de todos los descuentos - Base imponible: Importe Bruto – Descuentos - Total IVA: Suma de todo el IVA - Total RE: Suma del Recargo de Equivalencia - RF: Recargo financiero % - Total RF: Suma de los Recargos Financieros - Total Albarán: Base Imponible + IVA + RE + RF

CONCEPTOS, son las líneas del documento que no están asociadas a un Artículo, y por tanto no se introducen a través de una referencia. Podemos facturar como conceptos todo aquello que queramos incluir dentro del Albarán y que no sean Artículos.

Ejemplo: Desplazamiento

Campos a rellenar:

Cantidad: Número de unidades del Concepto. Descripción: Breve explicación que incluya los detalles del concepto. Precio: Precio del concepto Descuento, Dto2, Dto3: Realizar hasta 3 tipos de descuento. IVA: Seleccionar el IVA asociado al producto dentro del campo desplegable que se

nos presenta y que ha sido definido en el apartado tipos de IVA dentro del menú configuración.

Importe: Se genera de forma automática una vez que hemos definido el PVP, los Descuentos y el IVA.

A continuación deberemos pinchar sobre el botón NUEVO para que la línea de detalles se añada a nuestro Albarán.


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Para añadir nuevos productos solo tendremos que repetir la operación. Podemos editar una línea de detalle pinchando sobre el número que aparece al comienzo de cada línea. En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro Albarán

En la parte superior izquierda de la pantalla, aparecen los controles para anotar en Caja el cobro

total o parcial del documento . Podemos seleccionar, dentro del menú desplegable la caja en la que se contabilizará la anotación. Las cajas que aparecen en el desplegable han sido previamente definidas en el apartado Cajas del menú configuración. En el siguiente campo introducimos la cantidad a cuenta (la cantidad que aparecerá en este campo por defecto será la cantidad total correspondiente a los detalles y/o conceptos que componen el Albarán). Después podremos seleccionar el tipo de pago del menú desplegable que tenemos a continuación y que ha sido definido en el apartado Tipo de Pago del menú configuración. Una vez que hemos rellenado estos campos pulsando el botón Anotar en Caja . El sistema realiza la anotación correspondiente en la caja seleccionada. Podemos ver como automáticamente nos aparece la Pantalla de Pagos a Cuenta. En la que vemos el detalle de la anotación que acabamos de realizar.

Podemos también comprobar como la anotación se ha realizado en nuestra gestión de cajas, accediendo al menú Gestión/ Formularios/ Caja. Seleccionando la caja en la que habíamos realizado la entrega a cuenta, nos aparece el apunte, relacionado con el Albarán correspondiente. Tal y como vemos en la siguiente pantalla.

PAGOS A CUENTA, en la que nos aparece información sobre la anotación que se ha realizado, aparecen los siguientes campos:


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o Fecha o Descripción de la anotación o Importe o Tipo de pago o

Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos ver los costes/Beneficios que han sido generados por el Documento, pinchando sobre el botón Costes/Beneficio del documento . A continuación accedemos a una pantalla donde nos aparecen de forma detallada los Costes y Beneficios asociados a cada uno de los artículos que componen el Albarán.

Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos ver un resumen de las compras habituales, pinchando sobre el botón VER COMPRAS HABITUALES . A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los productos adquiridos por el cliente.


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Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos imprimir un sobre con los datos de la empresa y del contacto que hemos seleccionado, pinchando sobre el botón IMPRIMIR SOBRE

. A continuación accedemos a una pantalla en la que aparece una vista previa del sobre.

Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos seleccionar el formato de impresión con el que queremos que se imprima el albarán. A continuación podemos optar entre imprimir el documento, haciendo clic en el enlace azul Impresión, o mandarle un e-mail al cliente incluyendo el Albarán en PDF.

Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos seleccionar el modelo de carta con el que podemos acompañar el Albarán, en caso de que queramos enviarle una carta al cliente. Estas Cartas han tenido que ser definidas previamente en Gestión/ Formularios/ Cartas de Presentación.

Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos adjuntar al albarán documentos que estén almacenados en nuestro disco duro o en Internet, pulsando sobre el enlace Recursos.

Pinchando sobre este enlace se abre una nueva ventana, en la que aparecen los siguientes campos:

Código: Aparece un desplegable que permite elegir entre URL, documentos que están en Internet, o Documento, que nos permite examinar el equipo y seleccionar un documento de nuestro disco duro.

Precio: Elegimos una referencia para identificar al documento.

Descripción: Breve explicación que incluya los detalles del concepto.


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Para añadir este documento como recurso del albarán pulsaremos el botón NUEVO Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos, una vez confeccionado el Albarán, convertirlo en factura de forma automática pulsando sobre el enlace “Generar factura con serie”. Tendremos que seleccionar previamente una serie de facturación del menú desplegable.

Una vez que hayamos pinchado sobre el enlace Generar Factura con Serie deberemos seguir las instrucciones que nos aparecen en la pantalla. Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de albaranes podrá acceder a la función de Búsqueda. Para crear un nuevo Albarán debemos pinchar sobre el botón AÑADIR . Si queremos eliminar un Alabarán solo tenemos que seleccionar el albarán dentro de la lista y pinchar sobre el botón BORRAR . A continuación nos aparece una ventana que nos pide que confirmemos que realmente queremos eliminar el Albarán.

5.1.2 Albarán Express En este apartado del menú ventas vamos a poder confeccionar Albaranes de clientes.

Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de albaranes Express encontramos los mismos campos a rellenar que para un albarán de cliente, con la excepción de


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Entrada de caja: Si pulsamos este enlace se abre una ventana donde podemos realizar un apunte de entrada de caja, seleccionando un tipo de apunte y un importe.

Salida de caja: Si pulsamos este enlace se abre una ventana donde podemos realizar un apunte de salida de caja, seleccionando un tipo de apunte y un importe.

Podemos elegir un responsable y asignarlo a este albarán, después añadimos los detalles del albarán y guardamos los cambios con el botón Guardar Detalles En todo momento podemos ver el importe Total, Pendiente, Entregado y Cambio del albarán y con los enlaces Entrada de Caja y Salida de Caja.

5.1.3 Clientes En este apartado del menú ventas vamos a poder introducir todos los datos que corresponden a nuestros clientes:

- Datos generales - Datos comerciales - Datos bancarios - Direcciones de envío - Otros datos - Configuración de documentos - Campos personalizables


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Pulsando en las carpetas correspondientes que aparecen en la línea superior de la pantalla nos aparecerán los campos que debemos rellenar, con el fin de obtener el máximo de información de nuestros clientes. Podemos tener abiertas simultáneamente varias carpetas. En ese caso necesitaremos utilizar la barra de desplazamiento vertical de la ventana para poder visualizar todo su contenido.


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Una vez que hemos introducido los datos de nuestro cliente debemos pinchar sobre el botón



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Podemos acceder a un cliente a través de la función búsqueda:




Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Clientes que hemos definido.

Una vez que hemos seleccionado un cliente pinchando sobre el número de cliente (texto

subrayado), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del cliente:


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Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestro cliente.

Podremos editarlos, pinchando sobre el botón EDITAR , imprimirlos pinchando sobre le botón IMPRIMIR , o eliminarlos pinchando sobre el botón BORRAR .

Para crear un nuevo Cliente debemos pinchar sobre el botón AÑADIR , que aparece al final de la página. Información sobre el cliente a la que podemos acceder:

PRESUPUESTOS: Para poder acceder a los presupuestos que le hemos hecho a nuestro cliente deberemos

pinchar sobre el enlace Presupuestos.

PEDIDOS: Para poder acceder a los pedidos que nos ha hecho nuestro cliente deberemos pinchar sobre el enlace Pedidos.

ALBARANES:


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Para poder acceder a todos los Albaranes que le hemos hecho a nuestro cliente deberemos pinchar sobre el enlace Albaranes.

FACTURAS: Para poder acceder a las Facturas que le hemos hecho a nuestro cliente deberemos pinchar sobre el enlace Facturas.

CORREO: Podemos imprimir los datos del cliente como remite de un sobre en caso de que queramos enviarle una carta, para ello deberemos pinchar sobre el enlace Correo.

HISTORIAL: Para poder acceder a una pantalla donde se muestran todos los correos electrónicos que desde el programa hemos enviado a nuestro cliente deberemos pinchar sobre el enlace Historial.

Tendremos la opción de ver el texto del correo enviado pulsando en el enlace Ver Texto


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E-MAIL: Podemos enviarle un e-mail al cliente, para ello deberemos pinchar sobre el enlace Email. A continuación rellenar los campos del e-mail. También puede adjuntar un documento que debe buscar en su ordenador o red local con el botón Examinar.

COMPRAS HABITUALES: Podemos ver un listado de los artículos habituales que el cliente adquiere, para ello deberemos pinchar sobre el enlace Compras habituales.

Pinchando en el número de factura correspondiente, el sistema nos muestra en pantalla la

factura en la que aparece el artículo.

CONTACTOS: Podemos ver una lista con las personas de contacto del cliente, para ello deberemos pinchar sobre el enlace Contactos.


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RECURSOS: Podemos ver una lista con lo recursos relacionados con el cliente o añadir uno nuevo,

para ello deberemos pinchar sobre el enlace Recursos.

SALDO DE BONOS: Podemos ver los saldos disponibles de los bonos comprados por el cliente, para ello deberemos pinchar sobre el enlace Saldo de Bonos.

CAMPOS ADICIONALES: Podemos ver los campos adicionales del cliente, para ello deberemos pinchar en el enlace Campos Adicionales.

Podremos enviarle una carta al cliente pinchando sobre el enlace “Carta”

que aparece en el ángulo derecho superior de la pantalla, aquí podremos seleccionar un modelo de carta en el campo desplegable que aparece junto a esta opción. Si nuestro Cliente es un distribuidor y queremos que aparezca no solo como cliente sino también como Proveedor nuestro, es decir, que también pueda facturarnos a nosotros deberemos pinchar sobre el botón Convertir a distribuidor que aparece en el ángulo derecho de la pantalla.


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Al pinchar sobre este botón nos pedirá la confirmación.

Una vez que aceptamos entramos en una pantalla similar a la anterior pero en la que además de

acceder a la información anterior podemos obtener los siguientes datos:

PEDIDOS RECIBIDOS: En el enlace Ped. Recibidos se muestra la información de los pedidos hechos por el cliente, que

antes encontrábamos en “Pedidos”.

ALBARANES RECIBIDOS: En el enlace Alb. Recibidos se muestra la información de los Albaranes que le hemos hecho al

cliente, y que antes encontrábamos en “Albaranes”.

FACTURAS RECIBIDAS: En el enlace Fac. Recibidas se muestra la información de las Facturas que le hemos hecho al

cliente, y que antes encontrábamos en “Facturas”.


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PEDIDOS EMITIDOS: En el enlace Ped. Emitidos se muestra la información de los pedidos que le hemos hecho al

distribuidor (cliente),

ALBARANES EMITIDOS: En el enlace Alb. Emitidos se muestra la información de los albaranes que nos ha hecho el


FACTURAS EMITIDAS: En el enlace Fac. Emitidas se muestra la información de las facturas que nos ha hecho el



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CLIENTES: En el enlace Clientes se muestra información sobre la facturación que el distribuidor (cliente) ha hecho a clientes directos de nuestra empresa.

5.1.4 Cobros En este apartado vamos a poder controlar los cobros de facturas y vencimientos. Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los siguientes parámetros de segmentación y búsqueda:


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Podremos gestionar cobros de facturas, vencimientos o tickets.

Podemos segmentarlos por fechas, por clientes, por series de facturas, por responsable así como

incluir o no los clientes dados de baja. Rellenaremos los campos correspondientes con los valores

para aplicar el filtro, y pulsando sobre el botón SELECCIONAR DOCUMENTOS

accedemos a una pantalla en la que nos aparece el listado

correspondiente a la selección realizada:

Si, por ejemplo, vamos a realizar la Gestión de Cobros de Facturas, tras la selección nos

aparecerá un listado con las facturas pendientes de cobro dentro de los criterios seleccionados.


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Para acceder a cualquier factura deberemos pinchar sobre el número de factura (que aparece subrayado). La factura se abre en otra ventana, y de esta forma podremos acceder a toda la información de la factura; Importe, vencimientos, fechas, parte cobrada, deuda... Si queremos ver todas las facturas de un mismo cliente pincharemos sobre el cliente texto subrayado y se abrirá en otra ventana la ficha del cliente. A continuación hacer clic en el enlace Facturas dentro de la ficha del cliente. Dentro del listado para Cobros, podremos seleccionar la factura o facturas que queremos que aparezcan como cobradas. Para ello marcaremos la casilla correspondiente que aparecen a la izquierda de cada factura, pulsando después el botón COBRAR . Una vez que seleccionemos una factura y pinchemos sobre el botón cobrar, nos aparecerá un

mensaje de confirmación.

De esta forma la factura aparecerá como cobrada y desaparecerá del listado de gestión de cobros. Para comprobar que una factura aparece como cobrada debemos ir al menú Ventas/ Formularios/ Facturas. Buscamos la factura por el número de la misma y vemos que aparece como cobrada.

El caso de la Gestión de Cobros de Vencimientos es ligeramente diferente. Aquí nos aparecerá un listado de vencimientos pendientes de cobro dentro de los criterios seleccionados.


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Dentro de este listado podremos seleccionar el vencimiento o vencimientos que queremos que aparezcan como cobrados. Para ello marcaremos la casilla correspondiente que aparecen a la izquierda del vencimiento pulsando después el botón COBRAR . Por ejemplo; el FAR09000007-1 con fecha 21/02/2009 De esta forma el vencimiento aparecerá como cobrado y desaparecerá del listado de gestión de cobros. En el caso de que existan más vencimientos de esa factura por cobrar después de pinchar el botón cobrar nos aparecerá el siguiente mensaje.

Ya que como podemos comprobar dentro del menú ventas/formularios/facturas en la carpeta de vencimientos de la factura FAR09000007 aparece el vencimiento del 21/02/2009 como cobrado pero vemos que existen otros tres vencimientos que no han sido cobrados, por lo que la factura sigue apareciendo como no cobrada.


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NOTA: El importe de los vencimientos puede ser superior al importe total de la factura, ya que puede haber empresas que deseen incluir dentro del importe de un vencimiento gastos bancarios por devoluciones... Si vamos al listado de facturas pendientes de cobro y buscamos la factura FV/ FAR09000007 veremos como el importe total de la factura es de 2640 € y la deuda pendiente es de 1980 € ya que quedan 3 vencimientos pendientes de cobro cada uno por 660 €.

En el caso de que el vencimiento que seleccionemos, del listado de vencimientos pendientes de cobro, por Ejemplo los vencimientos restantes de la factura FAR09000007, sea el último después de pinchar sobre el botón cobrar nos aparecerá el siguiente mensaje.

.

De esta forma la factura FAR09000007 desaparecerá del listado de facturas pendientes de cobro y aparecerá como cobrada. Para comprobarlo vamos a Ventas/ Formularios/ Facturas y buscamos la factura anterior.

En el listado de vencimientos pendientes de cobro aparece una columna con un campo a rellenar, el Importe a Cobrar, este campo se rellena automáticamente con el total del importe del vencimiento una vez que seleccionamos un vencimiento, pero podemos cambiar el importe que


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aparece, en el caso de que la cantidad que vamos a recibir no sea por el total del importe del vencimiento. De esta forma el vencimiento seguirá apareciendo como pendiente de cobro pero por una deuda inferior (Importe Total – Importe a cobrar). Ejemplo:

Si vamos a la factura FC09000205 correspondiente a este vencimiento en menú ventas/formularios/facturas podemos ver en la carpeta de vencimientos que dicho vencimiento aparece como no cobrado pero si que refleja el importe recibido.

Para el caso de Gestión de Cobros de Tickets

Aquí nos aparecerá un listado de tickets pendientes de cobro dentro de los criterios seleccionados.


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Dentro de este listado podremos seleccionar el ticket o tickets que queremos que aparezcan como cobrados. Para ello marcaremos la casilla correspondiente que aparecen a la izquierda del ticket pulsando después el botón COBRAR . Por ejemplo; el TC5080000020 con fecha 13/11/2008 De esta forma el ticket aparecerá como cobrado y desaparecerá del listado de gestión de cobros.

En el caso de que no se cobre el importe total del ticket, este aparecerá en la lista con el importe por cobrar restante.

5.1.5 Convertir Pedidos en Albaranes En este apartado vamos a poder convertir Pedidos de Cliente en Albaranes de Cliente. Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los siguientes parámetros de segmentación y búsqueda:

- Intervalos de fechas

- Clientes (podrá elegir no incluir los clientes dados de baja)

- Estado


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Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsando sobre

SELECCIONAR PEDIDOS accedemos al listado de los pedidos que queremos transformar en albaranes:

Dentro del listado nos aparece una columna “Completar” donde nos aparece una carpeta , pinchando sobre ella entramos en una pantalla donde podemos ver los detalles que conforman el pedido.

Dentro de esta pantalla podemos modificar la cantidad de un artículo del pedido, en el caso de que el cliente hubiera hecho por ejemplo un pedido de una unidad y al final le fuéramos a entregar 3, así de esta forma en el albarán aparecerán las tres unidades que son realmente las que se van a entregar.


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En la pantalla donde nos aparece el listado de pedidos podemos elegir los pedidos que vamos a convertir en Albarán marcando la casilla que aparece en la parte izquierda del pedido. Después deberemos seleccionar la serie del albaran dentro del campo desplegable que aparece en el ángulo superior izquierdo de la pantalla. Podemos modificar la fecha que aparecerá en el albaran. Marcando la casilla “Unificar Por Cliente”, todos los pedidos seleccionados de un mismo cliente

se transformarán en un único albarán.

Marcando la casilla “Pasar pagos del pedido al albarán”,

Ejemplo:

Detalles que conforman el Pedido PEDC08000046

Detalles que conforman el Pedido PEDC08000044


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Una vez completados los campos de la parte superior como hemos visto, se pulsa el botón CONVERTIR . A continuación nos aparece un mensaje de confirmación.

Si aceptamos, los pedidos pasarán a Albaranes. En este paso, si en la configuración tenemos marcada la opción de Control de Stock, el sistema nos avisa de si alguno de los artículos tiene stock negativo, aunque no nos impide continuar con el proceso.

A continuación nos aparece un mensaje de confirmación en el que nos muestra el número de

referencia del albaran o albaranes que se han generado.

Para ver el albaran que hemos generado solo tenemos que ir al menú Ventas/ Formularios/

Albaranes y buscar por el número de albaran.

5.1.6 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas En este apartado vamos a poder convertir Pedidos de cliente o Albaranes de cliente en Facturas de cliente. El proceso es muy similar al descrito en el punto anterior para convertir Pedidos en Albaranes. Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los parámetros de segmentación y búsqueda:


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- Intervalos de Clientes (podrá elegir no incluir los clientes dados de baja)

- Albaranes con importe mayor o igual que

- Albaranes de un mismo cliente cuya suma total sea mayor o igual que

- Serie de documento

- Serie de devolución(podrá elegir incluir las devoluciones)

Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsando sobre SELECCIONAR DOCUMENTOS accedemos al listado de los pedidos que queremos transformar en albaranes:

Podemos seleccionar los documentos de uno en uno marcando la casilla correspondiente, todos, seleccionar la fecha de factura y unificar por cliente. Al seleccionar la casilla correspondiente a “Unificar por cliente”, Nos agrupa los documentos por cliente y nos lo transformará en una única factura. Pulsando sobre el botón convertir, los documentos seleccionados serán transformados en facturas.


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En el caso de convertir albaranes en facturas el proceso es idéntico.

5.1.7 Convertir Presupuestos en Pedidos En este apartado vamos a poder convertir Presupuestos de cliente en Pedidos de cliente. Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los parámetros de segmentación y búsqueda:


- Clientes (podrá elegir no incluir los clientes dados de baja)

Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsando sobre

SELECCIONAR PRESUPUESTOS accedemos al listado de Presupuestos que queremos transformar en pedidos:

Podemos seleccionar los presupuestos de uno en uno marcando la casilla correspondiente, todos, seleccionar la fecha de Pedido y unificar por cliente. Al seleccionar la casilla correspondiente a “Unificar por cliente”, Nos agrupa los presupuestos por cliente y nos lo transformará en un único pedido. Pulsando sobre el botón convertir, los presupuestos seleccionados serán transformados en pedidos.

5.1.8 E-mailing En este apartado vamos a poder realizar envíos masivos de e-mails a los clientes.


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Elegiremos los contactos de los clientes o de los contactos comerciales. Seleccionaremos las opciones de selección de contactos y pulsaremos el botón Cargar Clientes .


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Y obtenemos una lista con los contactos disponibles según las opciones elegidas. Marcamos la casilla correspondiente a los contactos deseados y pulsamos el botón Añadir . A continuación pulsamos el botón ACEPTAR .

Accedemos al siguiente formulario en el que podemos rellenar:

- Dirección e-mail del remitente

- Asunto del e-mail

- Texto del mensaje

- Adjuntar archivo

- Incrustar imagen También nos informa del total de e-mails que serán enviados. Para proceder al envío de los e-mails pulsamos el botón ENVIAR .

5.1.9 Facturas En este apartado vamos a poder realizar facturas de cliente.


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Aquí accedemos a la cabecera de la factura, donde introduciremos los datos, que como mínimo deben ser el cliente, el número de factura, la serie y la fecha. A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras:

Pulsando en el botón Buscar para buscar el cliente en nuestra base de datos, o

Si sabemos el código de cliente, lo introducimos en la casilla de referencia y automáticamente pondrá el nombre del cliente.

Al elegir el cliente, también se rellenaran automáticamente los demás datos de la cabecera que tenga configurados en su ficha. Si marcamos la casilla “Cobrada”, con esta marca, se activara un proceso para poner la factura como cobrada. Con esto no podremos efectuar ningún cambio en la factura. NOTA: Si hay vencimientos, también los pondrá como cobrados. Si marcamos la casilla “Contabilizada”, la factura pasará a contabilizarse. Esta casilla será solamente informativa, ya que esta marca no efectúa ninguna operación de bloqueo sobre la factura. Una vez rellenados los campos correspondientes a la cabecera, pulsamos el botón GUARDAR

y accederemos a la pantalla correspondiente a detalles.


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En esta ventana introduciremos los detalles del documento, es decir los artículos que lo componen. Para ello especificaremos la referencia, el sistema la buscará en nuestra base de datos de Artículos y completará el almacén y la descripción. Rellenaremos la cantidad, el precio de venta, el IVA aplicado y los descuentos. Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestra factura. Repetiremos el proceso para todos los artículos que queramos incluir en el documento. Los artículos ya añadidos al documento aparecerán en el recuadro, justo debajo de la línea de campos que usamos para introducirlos.

Podemos editar cada línea de detalle pulsando el número que aparece al comienzo de cada línea en este cuadro, para de esta forma modificar nuestra factura.

En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestra factura.

De la misma forma que estamos facturando artículos podemos facturar conceptos pulsando sobre la carpeta correspondiente “Conceptos”.

Podemos especificar una dirección de envío distinta a la que aparece en la cabecera de la factura pulsando sobre la carpeta correspondiente “Dirección de envío”.

Podemos contabilizar pagos a cuenta pulsando en la carpeta correspondiente “Pagos a cuenta” y rellenado los campos correspondientes. También podemos realizar pagos a cuenta que de forma automática que serán contabilizados en la caja seleccionada

utilizando el botón SEGUIMIENTO DEL COBRO , en la parte superior izquierda de la ventana.

Para definir vencimientos pulsamos la carpeta correspondiente “Vencimientos”.

Podemos crear los vencimientos de tres maneras:

Manual: Los datos necesarios son: fecha e importe.


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Automática: Dando al botón Crear Vencimientos , y según la forma de pago que hayamos definido en la cabecera de la factura, se generará los vencimientos. Los importes los dividirá entre el número de vencimientos generados.

A la creación de la factura: Si en la opción Datos de configuración del menú Configuración, hemos definido que se generen automáticamente vencimientos y en la cabecera de la factura, ponemos una forma de pago, los vencimientos se generan conforme a esa forma de pago.

Si un vencimiento estuviera pagado debemos marcar la casilla “Pagado”. Los vencimientos aparecerán en la ventana de detalles de la factura. Si cambiamos la forma de pago, el importe o la fecha de la factura en la cabecera, nos preguntará si deseamos volver a calcular los vencimientos. Una vez hayamos estipulado que un vencimiento este cobrado, no vamos a poder cambiar la factura. Si la factura estuviera pagada y tuviera vencimientos, como estos también estarán pagados, eliminando la casilla “Cobrada” nos avisara que también van a eliminarse los vencimientos.

Dentro de la pantalla principal de la Factura vamos a poder ver un resumen del seguimiento del Cobro, pinchando sobre el botón SEGUIMIENTO DEL COBRO . A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los cobros realizados al cliente.

Dentro de la pantalla principal de la Factura podemos ver los costes/Beneficios que han sido generados por el Documento, pinchando sobre el botón Costes/Benefecio del documento . A continuación accedemos a una pantalla donde nos aparecen de forma detallada los Costes y Beneficios asociados a cada uno de los artículos que componen el Albarán.


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En la ventana de la Factura podemos ver un resumen de las compras Habituales, pinchando sobre el botón COMPRAS HABITUALES . A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los productos adquiridos por el cliente.

Dentro de la pantalla principal de la Factura podemos imprimir un sobre con los datos de la empresa y del contacto que hemos seleccionado, pinchando sobre el botón IMPRIMIR SOBRE

. A la hora de imprimir la Factura debemos seleccionar el formato de impresión con el que queremos que se imprima, mediante el desplegable en la parte superior derecha de la ventana:

Pinchando sobre el enlace Impresión nos aparece la factura en una pantalla con el formato de impresión que hemos seleccionado. Otra posibilidad es mandarle un e-mail al cliente incluyendo la factura en formato PDF. Para ello haga clic en el botón ENVIAR POR E-MAIL .

Dentro de la pantalla principal de la factura podemos seleccionar el modelo de carta con el que podemos acompañar la factura, en caso de que queramos enviarle una carta al cliente.

Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de facturas podrá acceder a la función de Búsqueda. Elija cómo va a buscar la factura, mediante el número de factura (o parte de él), o mediante el nombre de cliente (o parte de él).


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Rellene el campo en blanco con la información de que dispone y a continuación debe pinchar

sobre el botón Buscar .

Si pulsa el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente, se nos presentarán todas las facturas que hemos definido.

Si queremos eliminar una factura solo tenemos que seleccionar la factura dentro de la lista y

pinchar sobre el botón BORRAR .

Es recomendable no borrar una factura, a menos que sepamos que es la última realizada, ya que la numeración de las facturas, de una misma serie, tiene que ser consecutiva y sin saltos. A continuación nos aparece una ventana que nos pide que confirmemos que realmente

queremos eliminarla factura.

Para crear un nueva Factura debemos pinchar sobre el botón AÑADIR .

FACTURA ELECTRÓNICA: La última versión de Gestión Administrativa incluye la

funcionalidad de Factura Electrónica. Para la utilización de este módulo, le remitimos al

apartado 10 de este manual.


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5.1.10 Impresión Masiva Con esta opción podremos seleccionar un grupo de documentos para imprimirlos todos juntos. Utilizando los campos para Fecha, Números de Documento, Cliente, y Series indicaremos las condiciones para la selección de documentos.

Pulsar el botón ACEPTAR para aplicar la selección y entonces veremos una lista de documentos. Las casillas que preceden a cada número de documento sirven para elegir aquellos que queremos imprimir. Una vez marcados, en la parte superior derecha se elige el formato con el que se van a imprimir y se pulsa el enlace Imprimir con Formato.

5.1.11 Pedidos En este apartado vamos a confeccionar Pedidos de cliente.


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En la pantalla inicial de este apartado nos encontramos con la cabecera del pedido. Los campos mínimos a rellenar son el cliente, la serie y la fecha. A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras;

Pulsando en el botón Buscar .y buscándolo mediante su nombre en la base de datos , o

Introduciendo el código de cliente. Al seleccionar el cliente, se rellenarán automáticamente los demás datos, si el cliente seleccionado tiene por defecto asignado parámetros como la serie de documentos, forma y tipo de pago, portes, tarifa y comercial asignado.

Si marcamos la casilla “Valorado” significa que en la impresión del pedido saldrá la información de los detalles y de los conceptos. Una vez introducidos los datos correspondientes a la cabecera del pedido pulsando el botón GUARDAR , los datos quedan almacenados y el sistema nos presenta la pantalla correspondiente a la introducción de detalles.


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Al introducir la referencia del artículo nos aparece el nombre del artículo, precio e IVA aplicado. En esta ventana introduciremos los detalles, especificaremos la referencia, la cantidad, el precio de venta, el almacén, el IVA aplicado y los descuentos. Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestro pedido. Podemos editar cada línea de detalle pulsando el número que aparece al comienzo de cada línea de detalle, para de esta forma modificar nuestro pedido. En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro pedido. En la columna Pendientes de Servir/Servidos (PS/S) nos muestra la cantidad de cada detalle que está servida o pendiente de servir. De la misma forma que estamos introduciendo artículos en la carpeta de Detalles, podemos introducir conceptos pulsando sobre la carpeta correspondiente “Conceptos”. Podemos especificar una dirección de envío distinta a la que aparece en la cabecera del pedido pulsando sobre la carpeta correspondiente “Dirección de envío”.

Podemos contabilizar pagos a cuenta pulsando en la carpeta correspondiente “Pagos a cuenta”. También podemos realizar pagos a cuenta que de forma automática serán contabilizados en la

caja seleccionada utilizando el botón ANOTAR EN CAJA . Podemos especificar con que serie queremos que se genere el Albarán o Factura de este pedido cuando realicemos la conversión pulsando sobre la carpeta correspondiente “Configurar Conversión”

Podemos realizar un pedido a proveedor basado en el pedido a cliente pulsando sobre la carpeta correspondiente “Pedidos a proveedor”. También podemos realizar el pedido al proveedor más barato marcando la casilla correspondiente “Proveedor más barato”


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Una vez confeccionado el pedido, podemos imprimirlo en distintos formatos pulsando el botón Impresion y seleccionando, del menú despegable, una de las opciones que nos presenta. Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de Pedidos podrá acceder a la función de Búsqueda, situada en la parte inferior derecha de la ventana. El procedimiento es idéntico al descrito para buscar Clientes, o Albaranes o cualquier otro.

5.1.12 Presupuestos En este apartado vamos a confeccionar Presupuestos de cliente. El proceso es similar al de Pedidos En la pantalla inicial de este apartado nos encontramos con la cabecera del presupuesto. Los campos mínimos a rellenar son el cliente, la serie y la fecha.

A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras;

Pulsando en el botón Buscar .y buscándolo mediante su nombre en la base de datos , o


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Introduciendo el código de cliente. Al seleccionar el cliente, se rellenarán automáticamente los demás datos, si el cliente seleccionado tiene por defecto asignado parámetros como la serie de documentos, forma y tipo de pago, portes, tarifa y comercial asignado.

Si marcamos la casilla “Valorado” significa que en la impresión del presupuesto saldrá la información de los detalles y de los conceptos. Una vez introducidos los datos correspondientes a la cabecera del presupuesto pulsando el botón GUARDAR , los datos quedan almacenados y el sistema nos presenta la pantalla correspondiente a la introducción de detalles.

Al introducir la referencia del artículo nos aparece el nombre del artículo, precio e IVA aplicado. En esta ventana introduciremos los detalles, especificaremos la referencia, la cantidad, el precio de venta, el almacén, el IVA aplicado y los descuentos. Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestro presupuesto. Cuando generamos una línea de detalles al final de esta nos aparece un botón ( ) pinchando sobre el más nos aparece un enlace Características

pulsando sobre él nos aparece una ventana, en la cual podemos introducir las características del producto que aparece en esa línea de detalle.


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Podemos editar cada línea de detalle pulsando el número que aparece al comienzo de cada línea de detalle, para de esta forma poder modificar nuestro presupuesto.

En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro presupuesto.

De la misma forma que estamos introduciendo artículos podemos introducir conceptos pulsando sobre la carpeta correspondiente “Conceptos”.

Podemos especificar una dirección de envío distinta a la que aparece en la cabecera del pedido pulsando sobre la carpeta correspondiente “Dirección de envío”.

Podemos especificar con que serie queremos que se genere el Pedido de este presupuesto cuando realicemos la conversión pulsando sobre la carpeta correspondiente “Configurar Conversión”

Una vez confeccionado el presupuesto, podemos imprimirlo en distintos formatos pulsando el botón Impresión y seleccionando, del menú despegable, una de las opciones que nos presenta. Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de Presupuestos podrá acceder a la función de Búsqueda.

5.1.13 Repetir documentos Esta opción permite repetir documentos ya creados, de forma que se generarán nuevos documentos con fecha y número de serie nuevos, pero con los mismos datos de clientes y detalles de otros existentes, Primero rellenar los campos para filtrar los documentos que se van a repetir.


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Al aceptar nos mostrará la lista de documentos que cumplen las condiciones y podremos marcar aquellos que realmente vayamos a repetir. Hay que cumplimentar la parte superior con los datos que tendrán los nuevos documentos, es decir, la serie de documento y fecha de los documentos.

5.1.14 SMS Masivo Esta opción permite el envío de SMS de forma masiva, tanto a clientes como a contactos comerciales. Seleccionaremos las opciones para filtrar por: contactos, fecha, datos del contacto, parámetros del artículo, y parámetros de facturación.


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Pulsaremos el botón Cargar Selección para cargar la lista de contactos, seleccionamos los contactos a los que queremos enviar el SMS marcando las casillas correspondientes. Seleccionamos a los clientes deseamos marcando la casilla correspondiente. Y Pulsamos el botón flecha abajo . Pulsa a continuación pulsaremos el botón Pulsaremos el botón ACEPTAR .

Escribimos el texto del SMS y pulsamos el botón ENVIAR .


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5.1.15 TPV Esta opción, permite la entrada al TPV, que se ejecutará en otra ventana diferente. La aplicación cuenta con una TPV para comercios y otra específica para restaurantes, que incluyen algunos parámetros más para configurar (número de salones, número de mesas, etc.). En función de su negocio se le activará una u otra. TPV Comercios En la ventana de la aplicación quedarán los campos de selección para la consulta de artículos. Para que el TPV funcione debe estar correctamente configurado y asociado a una tienda y una caja. La primera vez que se entra en esta opción habrá que instalar varias componentes necesarias para su funcionamiento. A las ventanas que se le presenten, responda pulsando el botón Aceptar o Sí. Finalmente la nueva ventana le pedirá que se identifique como operador:

Después, el operador debe elegir el número de cliente para realizar el ticket. El cliente número 0 es el Cliente Contado, por defecto. Pasado este punto, podrá operar con el TPV de una manera muy sencilla. La ventana de manejo del TPV está dividida en ocho partes:


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1. En la parte superior aparecen cinco botones:

Búsqueda: permite buscar artículos. Clientes: permite añadir y buscar clientes. Mov. Almacén: permite consultar y realizar movimientos entre

almacenes. Ventas día: permite consultar la estadística diaria de tickets. Impr. Ticket: permite imprimir un ticket en función de los datos

suministrados.

2. Justo debajo está la zona de información sobre la venta actual, con información sobre el cliente, importe, líneas, artículos y fecha del ticket.

3. En este cuadro es donde se introduce el nuevo artículo, y su cantidad, que se va a añadir al ticket.

4. Este cuadro muestra las líneas de detalle del ticket. Si desea suprimir algún artículo de este cuadro, selecciónelo con el ratón y use la tecla Supr o el botón Anular de la parte derecha.

5. A la parte inferior puede ver tres botones grandes que le permitirán seleccionar el ticket que está completando. Puede simultanear hasta 3 tickets diferentes.


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6. Los botones con operaciones sobre el ticket aparecen a la derecha. Algunos de ellos se pueden ejecutar mediante teclas de función para un manejo más ágil. Estos botones son:

o Cancelar: Anula el ticket actual completo. Le pedirá confirmación para esta acción.

o Anular (Supr): Elimina el artículo seleccionado de la zona de líneas de detalle del ticket.

o Fin de Venta (F8): Cuando haya completado la introducción de artículos pulse este botón o la tecla rápida F8 para pasar al cobro.

o Camb.Op (F9): Cambio de código de Operador. o Copia (F10): Imprime una copia del último ticket emitido. o Ticket regalo: Imprime una copia del último ticket, pero este no mostrará

el precio del mismo. o An.Ticket (F12): Anula un ticket anterior. Le solicitará los datos del ticket:

número de serie completo, fecha, hora, importe. o Entrada Caja: Para apuntar manualmente una entrada de dinero en la

Caja. o Salida Caja: Para apuntar manualmente una salida de dinero en la Caja. o Cerrar Caja: Realiza el cierre de caja con los tickets emitidos hasta el

momento en la fecha de hoy. o Factura Ticket: Para facturar un ticket. Le solicitará el número de serie del

ticket y el cliente al que se va a facturar. o % Dto. (F2)(opcional): permite aplicar/modificar el descuento de una

linea de detalle, durante la inserción de artículos, o aplicar/modificar el descuento a toda la venta tras haber pulsado el botón de Fin Venta(F8).

o Precio (ALT+P)(opcional): permite modificar el precio de una linea de detalle, durante la inserción de artículos, o modificar el precio de toda la venta tras haber pulsado el botón de Fin Venta(F8).

7. Teclado numérico.

8. PLU. Son botones asociados con artículos, clasificados en grupos, y permiten añadir nuevos artículos al ticket de manera rápida. Pulsando en el grupo TODOS, verá todos los artículos asignados a un botón rápido, pulsando en el grupo NO ASOCIAD. verá los artículos que no están asociados a ningún grupo.

Cuando haya finalizado la introducción de artículos y de por finalizada la venta, pulse el botón Fin Venta o la tecla rápida F8 y pasará a la siguiente ventana:


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Introduzca la cantidad entregada por el cliente. El medio de pago por defecto es en Metálico, pero puede cambiarlo con el desplegable. Para una misma venta se pueden usar varios medios de pago. Pulse el botón Cobrar y el sistema le indicará el cambio a entregar y emitirá el ticket por su impresora. Cuando se trate de un cliente desconocido el botón COBRAR no estará disponible hasta que el importe pendiente sea nulo. En caso de un cliente conocido, este botón estará disponible en todo momento. El formato de impresión de los tickets está ajustado para impresoras de tickets convencionales en modo texto. Si tiene alguna duda sobre el funcionamiento de su impresora con la Solución e-gestión, póngase en contacto con el servicio técnico. Finalizado el proceso de cobro la ventana que muestra el sistema es la de selección de cliente para comenzar una nueva venta.

TPV Restaurantes Esta opción permite la entrada al TPV, que se ejecutará en otra ventana diferente. En la ventana de la aplicación quedarán los campos de selección para la consulta de artículos. Para que el TPV funcione debe estar correctamente configurado y asociado a una tienda y una caja. La primera vez que se entra en esta opción habrá que instalar varias componentes necesarias para su funcionamiento. A las ventanas que se le presenten, responda pulsando el botón Aceptar o Sí.


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Para abrir una nueva venta comenzará pulsando el botón Seleccionar Mesa Después debe seleccionar un salón, pulsando el botón correspondiente:

Y finalmente seleccionar la mesa pulsando en el botón correspondiente al número de mesa que desee:

Después de seleccionar el salón y la mesa el sistema le solicitará el código del camarero, para ello debe introducir el código y pulsar INTRO:


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A continuación, tecleamos el número de cliente para realizar el ticket. El cliente número 0

es el Cliente Contado, por defecto. Pasado este punto, podrá operar con el TPV de una manera muy sencilla. La ventana de manejo del TPV está dividida en ocho partes:

9. En la parte superior aparecen cinco botones:

Búsqueda: permite buscar artículos.

Clientes: permite añadir y buscar clientes.

Mov. Almacén: permite consultar y realizar movimientos entre almacenes.

Ventas día: permite consultar la estadística diaria de tickets.

Impr. Ticket: permite imprimir un ticket en función de los datos suministrados.


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10. Justo debajo está la zona de información sobre la venta actual, con información sobre el cliente, importe, líneas, artículos y fecha del ticket.

11. En este cuadro es donde se introduce el nuevo artículo, y su cantidad, que se va a añadir al ticket.

12. Este cuadro muestra las líneas de detalle del ticket. Si desea suprimir algún artículo de este cuadro, selecciónelo con el ratón y use la tecla Supr o el botón Anular de la parte derecha.

13. En la parte inferior se muestra el número de salón y mesa actual, también está el botón Seleccionar Mesa, donde puede seleccionar otra mesa, mover un ticket de una mesa a otra, o juntar dos tickets en una misma mesa.

14. Los botones con operaciones sobre el ticket aparecen a la derecha. Algunos de ellos se pueden ejecutar mediante teclas de función para un manejo más ágil. Estos botones son:

o Pre-Ticket: Imprime un ticket de la venta actual, en el que se muestran los importes de los detalles y el importe total de la venta, sin indicar los medios de pago.

o Anular (Supr): Elimina el artículo seleccionado de la zona de líneas de detalle del ticket.

o Fin de Venta (F8): Cuando haya completado la introducción de artículos pulse este botón o la tecla rápida F8 para pasar al cobro.

o Camb.Op (F9): Cambio de código de Operador.

o Copia (F10): Imprime una copia del último ticket emitido.

o Ticket regalo: Imprime una copia del último ticket, pero este no mostrará el precio del mismo.

o An.Ticket (F12): Anula un ticket anterior. Le solicitará los datos del ticket: número de serie completo, fecha, hora, importe.

o Entrada Caja: Para apuntar manualmente una entrada de dinero en la Caja.

o Salida Caja: Para apuntar manualmente una salida de dinero en la Caja.

o Cerrar Caja: Realiza el cierre de caja con los tickets emitidos hasta el momento en la fecha de hoy.


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o Factura Ticket: Para facturar un ticket. Le solicitará el número de serie del ticket y el cliente al que se va a facturar.

o % Dto. (F2)(opcional): permite aplicar/modificar el descuento de una linea de detalle, durante la inserción de artículos, o aplicar/modificar el descuento a toda la venta tras haber pulsado el botón de Fin Venta(F8).

o Precio (ALT+P)(opcional): permite modificar el precio de una linea de detalle, durante la inserción de artículos, o modificar el precio de toda la venta tras haber pulsado el botón de Fin Venta(F8).

15. Teclado numérico.

16. PLU. Son botones asociados con artículos, clasificados en grupos, y permiten añadir nuevos artículos al ticket de manera rápida. Pulsando en el grupo TODOS, verá todos los artículos asignados a un botón rápido, pulsando en el grupo NO ASOCIAD. verá los artículos que no están asociados a ningún grupo.

Cuando haya finalizado la introducción de artículos y dé por finalizada la venta, pulse el botón Fin Venta o la tecla rápida F8 y pasará a la siguiente ventana:

El medio de pago por defecto es en Metálico, pero puede cambiarlo con el desplegable. Introduzca la cantidad entregada por el cliente y pulse ENTER. Para una misma venta se pueden usar varios medios de pago. Cuando haya completado la cantidad pendiente, pulse el botón Cobrar y el sistema le indicará el cambio a entregar y emitirá el ticket por su impresora. Cuando se trate de un cliente desconocido el botón COBRAR no estará disponible hasta que el importe pendiente sea nulo. En caso de un cliente conocido, este botón estará disponible en todo momento, permitiendo finalizar una venta con una entrega a cuenta.


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El formato de impresión de los tickets está ajustado para impresoras de tickets convencionales en modo texto. Si tiene alguna duda sobre el funcionamiento de su impresora con la Solución e-gestión, póngase en contacto con el servicio técnico en el 902 357 022. Finalizado el proceso de cobro la ventana que muestra el sistema es la de selección de mesa para comenzar una nueva venta.

5.1.16 Tickets TPV Permite consultar los datos de los tickets de TPV generados. Al entrar en la opción, la ventana nos mostrará una lista de los tickets para poder ver los datos de uno concreto con sólo hacer clic en su número de ticket. Otros datos que muestra la lista son el operador y la fecha y hora de emisión del ticket y el importe del mismo.

5.1.17 Tiendas En esta opción se definen los datos de las tiendas que se vayan a usar en la gestión de la empresa. Estos datos permitirán luego Asignar el PC a la Tienda y así automatizar algunos pasos en la generación de documentos, facilitando el manejo del sistema.

En las carpetas de Series Docs Ventas y Series Docs Compras se indican las series que usará la tienda para generar pedidos, albaranes y facturas. Una vez guardados los datos, se recarga la página y aparece el enlace Asignar PC a la Tienda, que es el que usaremos en los ordenadores que vayan a trabajar de manera predeterminada con los datos de la Tienda, sobre todo en los que utilicen TPV, porque al usarlo se genera el archivo de configuración del TPV.


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5.2 Listados

Todos los listados resultantes nos permitirán acceder a sus elementos individuales haciendo clic

en el enlace que los represente, pudiendo ver así, por ejemplo, la ficha de un cliente concreto a

partir de un listado de clientes.

5.2.1 Albaranes En este apartado del menú ventas accedemos al siguiente formulario donde vamos a poder obtener listados de albaranes en función de los siguientes parámetros de selección de documentos:

- Intervalo de fechas

- Clientes

- Seleccionar no incluir clientes dados de baja

- Actividad de clientes


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Podremos seleccionar la ordenación del listado por fechas o por clientes. Y elegir “Mostrar sólo albaranes pendientes de facturar”, mediante los campos:

Los campos que nos aparecerán por defecto en el listado son:

- Fecha

- Nº de Albarán

- Cliente

- Nº de factura e importe total De forma adicional podemos marcar los campos que aparecen en esta pantalla para que aparezcan en el listado. Una vez definidos los parámetros, pulsando el botón ACEPTAR obtendremos nuestro listado:

Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO , el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR PÁGINA se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.


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5.2.2 Clientes Con el siguiente formulario vamos a poder obtener listados de clientes en función de los siguientes parámetros de segmentación o selección:

- Intervalo de fechas de Alta

- Intervalo de fechas de Baja

- Razón social, nombre comercial

- Población, provincia, código postal, país

- Tarifa

- Forma de pago

- Tipo de actividad

- Tipo cliente

- Serie

- Responsable Podremos seleccionar:

- No incluir los clientes dados de baja

- Incluir solo los distribuidores

- Mostrar contactos de clientes


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Podremos también seleccionar la ordenación del listado por fechas o por nº de cliente y razón social. Los campos que nos aparecerán por defecto en el listado son:

- Nº de cliente

- Razón social De forma adicional podemos marcar los campos que aparecen en esta pantalla para que aparezcan en el listado. Una vez definidos los parámetros, pulsando el botón ACEPTAR obtendremos nuestro listado:


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Pulsando en el enlace “Fichas”, obtenemos un listado con los datos de los clientes que aparecen en el listado creado. Si pulsamos el boton EXPORTAR se guardará, en el directorio por defecto, el listado de clientes como tabla en formato .csv. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO , el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR PÁGINA se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.

5.2.3 Cobros Pendientes En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener listados de cobros pendientes en función de los siguientes parámetros de segmentación:

- Seleccionar albaranes, facturas o tickets TPV

- Cliente


- Actividad

- Responsable

- Seleccionar agrupar por responsable

- Población

- Seleccionar agrupar por población


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 1 4 / 2 1 1

- Serie de documento.

Una vez introducidos los parámetros de segmentación pulsando sobre el botón ACEPTAR

, accedemos a nuestro listado tal y como muestra la siguiente figura.


5.2.4 E-mailing En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener un listado de los e-mails enviados a los clientes en función de los parámetros de segmentación.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 1 5 / 2 1 1

Para mostrar el listado pulsamos el botón ACEPTAR .

Pinchando en el asunto podremos ver el e-mail enviado y pinchando en el cliente podremos ver su ficha.

Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO , el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.

5.2.5 Estadísticas de ventas En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener estadísticas de ventas en función de los siguientes parámetros de segmentación:

- Intervalo de fechas, máximo 12 meses entre fecha inicial y final - Responsable - Serie de albaranes - Cliente


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 1 6 / 2 1 1

- Seleccionar no incluir los clientes dados de baja - Actividad - Tipo de cliente - Categoría, familia y subfamilia de artículo - Proveedor - Agrupar por responsable o categoría, familia y subfamilia - Agrupar por serie - Mostrar beneficio según coste medio ponderado (sólo para artículos) - Comparativa año anterior

Seleccionaremos una o varias series. Pulsando el botón SELECCIONAR TODOS

se seleccionan todas la series y con DESELECCIONAR TODOS se deseleccionan todas las series.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 1 7 / 2 1 1

Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsamos sobre el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro listado de cobros pendientes, tal y como se muestra en la siguiente figura:

El sistema nos representa de forma automática los datos de ventas de forma gráfica, obteniendo en barras la facturación mensual en las distintas series.

5.2.6 Estadística diaria tickets En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener estadísticas diarias de ventas de tickets en función de los siguientes parámetros de segmentación:


- Almacén

- IVA


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 1 8 / 2 1 1

Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsamos sobre el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro listado de estadística de tickets, tal y como se muestra en la siguiente figura:


5.2.7 Operaciones con terceros En este apartado del menú ventas, van a poder realizar de las operaciones a terceros realizadas en una fecha y a un cliente determinado y que sumen un importe mayor que el indicado.

Los parámetros que introduzcamos delimitarán los datos que se mostrarán como resultado. Podemos elegir también el tipo de ordenación a aplicar.

Obtendremos un listado con las operaciones con terceros para los datos del modelo 347 de impuestos.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 1 9 / 2 1 1

5.2.8 Pedidos pendientes de servir En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados de los pedidos pendientes de servir en función de los siguientes parámetros de segmentación:

- Intervalo de fechas - Estado del pedido - Actividad - Serie - Clientes - Seleccionar no incluir clientes dados de baja - Responsable - Referencia - Nombre - Familia

Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos sobre el

botón ACEPTAR y obtendremos nuestro listado de pedidos pendientes de servir tal y como se muestra en la siguiente figura:


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 2 0 / 2 1 1

En el listado resultante, se puede acceder a los datos de un pedido concreto pulsando en el número de Pedido. Este se abrirá en otra ventana. Pulsando el botón IMPRMIR LISTADO , el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.

5.2.9 Presupuestos En este apartado del menú ventas accedemos al siguiente formulario donde vamos a poder obtener listados de presupuestos en función de los siguientes parámetros de segmentación:

- Intervalo de fechas - Serie - Clientes - Seleccionar no incluir clientes dados de baja - Actividad de clientes - Leyenda del documento - Responsable - Estado

Podremos seleccionar la ordenación del listado por fechas o por clientes.

Los campos que nos a parecerán por defecto en el listado son:

- Fecha - Nº de Presupuesto - Cliente


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 2 1 / 2 1 1

- Pedido - Importe

De forma adicional podemos marcar los campos que aparecen en esta pantalla para que aparezcan en el listado.

Una vez definidos los parámetros, pulsando sobre el botón ACEPTAR obtendremos nuestro listado:


5.2.10 Resumen de facturación En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados resúmenes de facturación en función de los siguientes parámetros de segmentación:

- Facturas o Vencimientos - Intervalo de facturas - Intervalo de fechas - Actividad - Cliente, podemos seleccionar no incluir clientes dados de baja - Tipo de cliente - Serie - Intervalos de Importes - Forma de pago - Población - Referencia - Nombre - Responsable - Seleccionar mostrar sólo IVA repercutido


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 2 2 / 2 1 1

- Mostrar facturas cobradas, contabilizadas, no cobradas, no contabilizadas o todas.

Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos sobre el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro resumen de facturación tal y como se muestra en la siguiente figura:

Si desea ver todos los datos de una de las facturas, haga clic en el número de factura y esta se abrirá en una ventana nueva. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO , el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 2 3 / 2 1 1

5.2.11 Resumen de ventas En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados resúmenes de ventas en función de los siguientes parámetros de segmentación:


- Serie

- Responsable

- Seleccionar tener en cuenta la fecha del albarán como fecha de la venta

- Cliente


- Actividad

- Tipo de cliente

- Con referencia de artículo

- Con nombre de artículo

- Con tipo de artículo

- Perteneciente a una determinada categoría, familia y subfamilia

- Proveedor

- Actividad del proveedor

- Tipo de proveedor

- Agrupar por cliente o por artículo

- Seleccionar albaranes pendientes de facturar

- Apaisado

- Ordenar por ventas

- Imprimir clientes en hojas separadas

- Seleccionar mostrar solo los conceptos

- Desglosar los conceptos.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 2 4 / 2 1 1

Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos sobre el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro resumen de ventas tal y como se muestra en la siguiente figura:


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5.2.12 Resumen de ventas Tallas/Colores En este apartado del menú vamos a obtener listados resúmenes de ventas teniendo en cuenta los datos de tallas y colores de los artículos. Es similar al anterior.

5.2.13 Tickets TPV Utilice los campos de selección para filtrar los tickets que desea listar. Puede optar por hacer un Listado de Tickets o realizar un Resumen de Ventas.


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 2 6 / 2 1 1

Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos sobre el botón ACEPTAR .



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6 Menú Compras En este menú vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar al control de las compras de nuestro negocio. Confeccionar Albaranes, pedidos, facturas, realizar pagos, anotaciones y apuntes en caja, introducir y controlar todos los datos de nuestros proveedores, consultar los pedidos pendientes de recibir, hacer pedidos para la reposición del almacén, etc.

6.1 Formularios

6.1.1 Albaranes En este apartado del menú Compras van a poder confeccionar Albaranes de

proveedor.

Nada más entrar, nos aparece la pantalla de cabecera del albarán donde

introduciremos los datos para poder crear un albarán, que como mínimo deben ser el proveedor, él número de albarán, la serie y la fecha.


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A la hora de introducir el proveedor, se puede hacer de dos maneras:

o Pulsando en el botón Buscar y nos aparecerá una ventana con un listado paginado de todos los proveedores, pulsaremos sobre el código de proveedor y automáticamente, aparecerán sus datos en la ventana de albaranes.

o La segunda forma es, si sabemos el código de proveedor, escribirlo en la casilla de referencia y al irnos a otra casilla con el tabulador o el ratón, o darle a guardar, automáticamente pondrá el nombre del proveedor.

Al elegir el proveedor, también se rellenaran automáticamente los demás datos, si este proveedor elegido, los tiene en su ficha de proveedor. Existe una casilla de “Valorado”, que significa que en la impresión del albarán aparecerá la información de los detalles, de los conceptos y los precios. Como en todas las ventanas de introducción de datos, existe un botón para buscar un albarán anteriormente confeccionado. Una vez guardado el albarán, nos iremos automáticamente a la pantalla de detalles del albarán, para introducir las líneas de artículos y conceptos que lo forman.

En esta ventana de introducción de detalles, pondremos la referencia, la cantidad, el precio al cual lo compramos, el almacén en el que se anotará y el IVA aplicado Al poner la referencia automáticamente, nos pondrá la descripción de esa referencia, o bien podremos pulsar sobre el botón Buscar y nos aparecerá un listado de artículos, donde al pulsar en la referencia, se cerrará y se pondrán los datos en la ventana de introducción de detalles. La referencia debe existir en la ficha de artículos. Al final pulsar NUEVO para poder introducir otro artículo más.


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Podremos introducir tantos detalles como queramos, guardar cada vez que queramos otro. O bien daremos al botón cerrar para volver a la pantalla de detalles del albarán. Conforme vamos introduciendo datos en el albarán se va actualizando los importes del albarán. Pulsando sobre la carpeta Cabecera podrás introducir datos como:

Podremos introducir conceptos. Para ello pulsar sobre el botón Conceptos e iremos a:

donde introduciremos la cantidad, descripción, precio e IVA. Podremos introducir tantos como queramos, dándole al botón de GUARDAR por cada uno de ellos. Si pulsamos sobre la carpeta Pagos a cuenta , podremos anotar pagos realizados para ese documento:

Podemos elegir una dirección de envío distinta a la del proveedor, para ello pulsaremos sobre la carpeta Dirección de envío y nos iremos a una pantalla:

donde podremos crear una dirección de envío, o bien si tenemos ya varias creadas, podremos elegir una de esas. Por defecto aparece la del proveedor. Al elegir una dirección, automáticamente nos aparecen en la pantalla de detalles del albarán. Una vez que el albarán tiene un importe mayor que cero, podremos ir anotando los pagos que hagamos de este bien en la carpeta de Pagos a Cuenta o bien en la zona destinada a ello de la parte superior derecha:


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Allí elegiremos una caja de donde anotar el pago, el importe, y el medio de pago. Para efectuar este apunte, se pulsa el botón ANOTAR EN CAJA . El importe debe ser mayor que cero y nunca superior al importe del albarán. Existe otra zona:

donde podremos imprimir el albarán mediante varios formatos de impresión. Pulsaremos sobre el enlace Impresión. Nos aparece una ventana de vista previa con el albarán en el formato elegido y podremos darle a imprimir en el menú de la ventana para tener el albarán en papel. Por último podremos editar la cabecera, para ellos pulsamos el botón EDITAR , para modificar el cliente, forma de pago, etc... También podremos borrarlo mediante el botón BORRAR

, y también podremos buscar un albarán ya generado, utilizando los campos de la parte inferior derecha, de forma similar a las ya explicadas para el menú Ventas.

6.1.2 Convertir Pedidos en Albaranes En este apartado vamos a poder convertir Pedidos de Cliente en Albaranes de Cliente. Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los siguientes parámetros de segmentación y búsqueda:

Aquí elegiremos el proveedor y el rango de fechas. Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsando sobre ACEPTAR

accedemos al listado de los pedidos que queremos transformar en albaranes:

En el listado aparecen todos los pedidos de ese proveedor elegido, y en esta pantalla podemos elegir los pedidos que deseamos convertir haciendo clic en la casilla que los precede. Si elegimos varios pedidos se convierten en un único albarán. Debemos elegir también una serie de albarán y poner un número de albarán. Mediante el botón Completar Detalles que hay en la columna Completar, podremos ajustar las cantidades de cada artículo en el pedido seleccionado. En este paso, nos dice si alguno de los artículos tiene stock negativo, aunque puede continuar en la generación. Una vez generado el albarán, nos permite verlo o bien volver a la pantalla de parámetros.


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6.1.3 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas En este apartado del menú compras van a poder convertir Pedidos a Proveedor o Albaranes de Proveedor en Facturas de proveedor. Entraremos en la pantalla de parámetros:

Aquí elegiremos el proveedor, las fechas y si queremos albaranes o pedidos y al dar a aceptar, vamos a la ventana con el listado resultante:

donde nos aparece un listado con todos los pedidos o albaranes de ese proveedor elegido, en esta pantalla podemos elegir los pedidos o albaranes que deseemos convertir, si elegimos varios pedidos o varios albaranes se convierten en una única factura. Debemos elegir también una serie de factura e introducir el número de factura de nuestro proveedor. En este paso, nos dice si alguno de los artículos tiene stock negativo, aunque puede continuar en la generación. Una vez generada la factura, nos permite verla o bien volver a la pantalla de parámetros.

6.1.4 Facturas En este apartado del menú compras van a poder introducir en el sistema las Facturas de nuestros proveedores. Podremos introducir para su control todas las facturas de los gastos de nuestra empresa: productos, telefonía, luz, etc. En este apartado, nada mas entrar, iremos a la pantalla de cabecera de la factura donde introduciremos los datos, que como mínimo deben ser el proveedor, el número de factura, la serie y la fecha.


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A la hora de introducir el proveedor, se puede hacer de dos maneras, o pulsando en el botón Buscar y allí nos saldrá una ventana con un listado paginado de todos los proveedores, allí pulsaremos sobre el código de proveedor y automáticamente, saldrán estos datos en la ventana de albaranes. La segunda forma es si sabemos el código de proveedor, lo ponemos en la casilla de referencia y al irnos a otra casilla o darle a guardar, automáticamente pondrá el nombre del proveedor. Al elegir el proveedor, también se rellenarán automáticamente los demás datos, si este proveedor elegido los tiene en su ficha de proveedor. Marcando la casilla “Pagada” , significa que decimos que la factura estará pagada, de manera que la factura quedara como pagada, en donde si hay vencimientos, también los pondrá como pagados. En las facturas marcadas como Pagadas no podremos efectuar ningún cambio. Existe una casilla de “Contabilizada” , y si la marcamos, la factura pasará a contabilizarse. Será solamente para información, ya que esta marca no efectúa ninguna operación de bloqueo de factura. Con el enlace Buscar podremos buscar una factura ya introducida en el sistema. El proceso es el mismo explicado en el menú de Ventas. Una vez guardado la cabecera de la factura, nos iremos a la pantalla de detalles de la factura y automáticamente se nos muestra una ventana para la introducción de detalles.


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En esta ventana de introducción de detalles pondremos la referencia, la cantidad, el precio al cual lo compramos, el almacén y el IVA aplicado. Y pulsaremos el botón NUEVO para añadir una nueva línea de detalle. Al poner la referencia, automáticamente, nos pondrá el nombre de esa referencia, o bien podremos pulsar en el botón Buscar y nos saldrá un listado de artículos, donde al pulsar en la referencia, se cerrará y se pondrán los datos en la ventana de introducción de detalles. La referencia debe existir en la ficha de artículos. Podremos introducir tantos artículos, como queramos, dándole a guardar cada vez que queramos otro. O bien daremos al botón cerrar para volver a la pantalla de detalles de la factura. Conforme vamos introduciendo los datos del albarán se van actualizando al final de esta pantalla. Pulsando sobre la carpeta Cabecera podrás introducir datos como:

También podremos introducir conceptos. Para ello daremos a la carpeta Conceptos

e iremos a:


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donde introduciremos la descripción, cantidad, precio e IVA. Podremos introducir tantos como queramos, dándole a guardar por cada uno de ellos. O cerrar si queremos volver a la pantalla de detalles del albarán. También si pulsamos sobre la carpeta Pagos a cuenta , podremos anotar pagos a cuenta de este documento.

También podemos elegir una dirección de envío distinta a la del proveedor, para ello pulsaremos sobre la carpeta Dirección de envío y nos iremos a una pantalla:

donde podremos crear una dirección de envío, o bien si tenemos ya varias creadas, podremos elegir otra. Por defecto sale la del proveedor. Al elegir una dirección, automáticamente nos aparecen en la pantalla de detalles del albarán. También pulsando sobre la carpeta Vencimientos podremos incluir o generar cualquier vencimiento.

Podemos crear los vencimientos de tres maneras:

Manual: Los datos necesarios son: fecha e importe y daremos a guardar.

Automática: Dando al botón Crear Vencimientos y según la forma de pago que hayamos puesto en la cabecera de la factura, él genera los vencimientos. Los importes los dividirá entre él número de vencimientos generados.

A la creación de la factura: Si en la opción Datos de configuración del menú Configuración, esta puesto que se generen automáticamente vencimientos y en la cabecera de la factura, ponemos una forma de pago, los vencimientos se generan conforme a esto.

Si un vencimiento estuviera pagado debemos marcar la casilla de pagado.


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Una vez haya vencimientos, estos aparecerán en la ventana de detalles de la factura. Si cambiamos la forma de pago, el importe o la fecha de la factura en la cabecera, nos preguntará si deseamos volver a calcular los vencimientos, ya que si no, no van a cuadrar. Una vez hayamos puesto que un vencimiento este pagado, no vamos a poder cambiar nada de la factura, excepto la casilla de pagado en la cabecera de la factura. Si la factura estuviera pagada y tuviera vencimientos, como estos estarán pagados también, si quitamos la marca de pagada, nos avisará que también va a anular el cobro de los vencimientos. Una vez que el albarán tiene un importe mayor que cero, podremos ir anotando los pagos que hagamos de este, para ello existe una zona destinada a ello:

Allí elegiremos una caja de donde sale el pago, el importe, y el medio de pago. Para efectuar este gasto, se clica el botón ANOTAR EN CAJA . El importe debe ser mayor que cero y nunca superior al importe del albarán. Existe otra zona:

desde donde podremos imprimir el albarán mediante varios formatos de impresión, pulsando en el enlace Impresión. Al darle nos saldrá una ventana de la factura con el formato elegido y allí podremos darle a imprimir para tener la factura en papel. Por último en esta factura podremos editar la cabecera para modificar el cliente, forma de pago, etc... También podremos borrarlo y también podremos buscar una factura ya generada.

6.1.5 Impresión Masiva En este apartado del menú compras van a poder convertir Pedidos a Proveedor o Albaranes de Proveedor a Facturas de proveedor. Entraremos en la pantalla de parámetros:

Al elegir el tipo de documento, las fechas, el proveedor y la serie, vamos al listado de ese tipo de documento, con ese proveedor en esas fechas:


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Elegiremos los documentos que queremos imprimir. También podemos elegir el formato de impresión. Daremos a la frase impresión con formato para la impresión que saldrá en otra ventana, y un documento detrás de otro. Bastará entonces con dar a imprimir.

6.1.6 Pagos En este apartado del menú compras van a poder realizar el pago de una Factura o de algún vencimiento. Entraremos en la pantalla de parámetros que nos permiten seleccionar los documentos:

Elegiremos si queremos facturas o vencimientos, las fechas, el proveedor, la serie y daremos a seleccionar documentos. Esto nos mostrará una lista con los documentos que cumplen las condiciones que hemos indicado. Marcaremos las casillas que preceden a los documentos que queremos anotar como pagados.

Elegimos y daremos a aceptar. Si vamos a esa factura o vencimiento veremos que la marca de Pagado estará activa.

6.1.7 Pedidos En este apartado del menú compras van a confeccionar Pedidos a proveedor, rellenando un formulario de documento similar al de Albaranes y Facturas.


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En este apartado, nada mas entrar, nos sale la pantalla de cabecera del pedido que como mínimo debemos introducir el proveedor, la serie y la fecha. A la hora de introducir el proveedor, se puede hacer de dos maneras, o pulsando en el botón Buscar (lupa al lado de código de proveedor) y allí nos saldrá una ventana con un listado paginado de todos los proveedores, allí pulsaremos sobre el código de proveedor y automáticamente, saldrán estos datos en la ventana de albaranes. La segunda forma es si sabemos el código de proveedor, lo ponemos en la casilla de referencia y al irnos a otra casilla o darle a guardar, automáticamente pondrá el nombre del proveedor. Al elegir el proveedor, también se rellenarán automáticamente los demás datos, si este proveedor elegido los tiene en su ficha de proveedor. Existe una casilla de “Valorado” que significa que en la impresión del pedido saldrá la información de los detalles y de los conceptos.

Existe un botón de Buscar en la parte inferior derecha de la venta, para poder localizar

pedidos ya realizados mediante el número de pedido en el desplegable Una vez hemos dado a guardar, nos iremos a la pantalla de detalles del pedido


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y automáticamente se nos muestra una ventana para la introducción de detalles. En esta ventana de introducción de detalles, pondremos la referencia, la cantidad, el precio al cual lo compramos, el almacén y el IVA aplicado. Al poner la referencia automáticamente, nos pondrá el nombre de esa referencia, o bien podremos pulsar en el botón buscar y nos saldrá un listado de artículos, donde al pulsar en la referencia, se cerrará y se pondrán los datos en la ventana de introducción de detalles. Podremos introducir tantos artículos, como queramos, dándole a guardar cada vez que queramos otro. O bien daremos al botón cerrar para volver a la pantalla de detalles del pedido. Conforme vamos introduciendo los importes del pedido se van actualizando al final de esta pantalla. La referencia debe existir en la ficha de artículos Pulsando sobre la carpeta Cabecera

podrás introducir datos como:

También podremos introducir conceptos. Para ello daremos a la carpeta Conceptos

e iremos a:


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donde introduciremos la cantidad, descripción, precio e IVA. Podremos introducir tantos como queramos, dándole al botón GUARDAR por cada uno de ellos. O cerrar si queremos volver a la pantalla de detalles del albarán. También si pulsamos sobre la carpeta Pagos a cuenta , podremos definir

También podemos elegir una dirección de envío distinta a la del proveedor, para ello pulsaremos sobre la carpeta Dirección de envío y nos iremos a una pantalla:

donde podremos crear una dirección de envío, o bien si tenemos ya varias creadas, podremos elegir otra. Por defecto sale la del proveedor. Al elegir una dirección, automáticamente nos aparecen en la pantalla de detalles del albarán. También podemos consultar los pedidos de cliente relacionados con el pedido a proveedor, para ello pulsaremos sobre la carpeta Pedidos de cliente

Una vez que el albarán tiene un importe mayor que cero, podremos ir anotando los pagos que hagamos de este, bien en la pestaña de Pagos a Cuenta, bien en la zona destinada a ello:

Allí elegiremos una caja de donde anotar el pago, el importe, y el medio de pago. Para efectuar este gasto, pulsamos el botón ANOTAR EN CAJA . El importe debe ser mayor que cero y nunca superior al importe del albarán. En la parte derecha de la ventana tenemos el control para Imprimir

Desde donde podremos imprimir el documento mediante varios formatos de impresión. Pulsaremos sobre el enlace Impresión. Nos aparece una ventana con la vista previa del documento en el formato elegido y podremos darle a imprimir en el menú de la ventana para tener el albarán en papel. Por último podremos editar la cabecera, para modificar el cliente, forma de pago, podremos borrarlo y buscar un pedido ya generado.


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Al darle nos saldrá en una ventana el pedido con el formato elegido y allí podremos darle a imprimir para tener el pedido en papel. También podremos borrarlo y también podremos buscar un pedido ya generado.

6.1.8 Pedidos por reposición En este apartado del menú compras van a poder realizar la gestión de los pedidos por reposición. Se pueden realizar pedidos a uno o varios proveedores. De manera que si se realizan a varios proveedores se creará un pedido para cada proveedor. Entraremos en la pantalla de parámetros, donde primero elegiremos la serie y la fecha del pedido. A continuación podemos elegir un proveedor, de manera que los artículos se pedirán únicamente a este proveedor.

Rellene los campos de la zona Parámetros para selección de artículos según los criterios que quiera aplicar. Los datos de Stock mínimo y Stock de reposición deben estar correctamente rellenados en las fichas de los artículos del almacén, estos valores se modifican en el menú Regularización de Inventario. Si pulsa sobre el botón Mostrar resultados , cargará el inventario dependiendo de las opciones que haya señalado en los apartados anteriormente.


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Si selecciona un artículo que no tiene asignado un proveedor, tendrá que rellenar el campo Pedir al proveedor. Si no tuviera ningún proveedor asignado saldrá una pantalla como ésta:

Para crear el/los pedido/s pulse el botón Generar Pedido , si lo desea puede previsualizar el pedido pulsando el enlace Previsualizar.

Nos pedirá la confirmación de creación del pedido y nos informará de los pedidos creados.

6.1.9 Proveedores En este apartado del menú compras van a poder realizar la gestión de proveedores. Nada más elegir esta opción entraremos en la pantalla de parámetros:


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desde donde podemos introducir todos los datos del proveedor. Normalmente estaremos en la pantalla de Datos Generales, pero podemos cambiar a cualquier otra carpeta de datos:

Para ello bastará pulsar en la carpeta de la opción a elegir y veremos como van apareciendo dichos parámetros en la parte de abajo. Si la cantidad de datos mostrados es grande necesitará utilizar la barra de desplazamiento vertical para verlos todos.

Las formas de pago y los tipos de pago se definen en la opción de menú de Configuración, Formas de pago y Medios de pago, respectivamente.


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El descuento y el descuento 2 serán descuentos que se aplicarán a los diferentes documentos que se hagan, no son descuentos que se apliquen a los artículos. El recargo financiero es si este proveedor no pone algún tanto por cien de recargo. El recargo de equivalencia sirve por si este proveedor nos lo va a aplicar. Podemos asociar también una cuenta contable, si nosotros utilizamos una en nuestra contabilidad para este proveedor.

El tipo de actividad, el tipo de proveedor, son definidos en la opción de menú de Configuración de tipo de actividad y de tipo de entidades respectivamente. Podemos asignar al proveedor una serie por defecto para cada uno de los documentos del sistema. Cuando demos de alta un proveedor, los datos obligatorios son: Razón Social, Nombre, CIF y dirección. Una vez creado y guardado el proveedor, el sistema le asignará un número. Si estamos viendo la ficha de un proveedor, podremos ver:

y pulsando en cada una de las palabras veremos un listado resumen con los datos del proveedor en el cual nos encontramos. Tanto en Facturas, como Albaranes, como Pedidos, veremos el listado de los documentos para este proveedor, y pulsando en él número del documento, veremos los datos concretos de dicho documento. En Historial veremos todos los procesos que hacemos con este proveedor, podemos verlos y podemos introducirlos. Podremos buscar un apunte por cualquier campo. En el listado podremos modificar un apunte hecho, para ello, bastara pulsar sobre la fecha. Si hemos enviado un correo a este proveedor desde el apartado e-mail de la ficha de proveedor, veremos que aparecen todos los datos del correo, y para ver el texto que enviamos, habrá que pulsar sobre en enlace Ver texto. En correo podemos imprimir los datos del proveedor en una carta e incluso nos pregunta si queremos poner el remitente. En e-mail podremos enviar un correo a este proveedor, únicamente si nosotros como usuarios que debemos de estar en la ficha de personal, tenemos en esa ficha correo electrónico.


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En contactos podremos ver, añadir y modificar los contactos del proveedor. En consumos podremos ver el importe de las compras realizadas al proveedor por meses. En recursos podremos almacenar cualquier archivo relacionado con el proveedor, así como enlaces a direcciones web donde se almacenan esos archivos.

6.2 Listados

En este menú vamos a poder obtener listados preparados para ser impresos o guardados en formato PDF con la información relativa a pedidos, albaranes, facturas de proveedores, fichas de proveedor, pagos pendientes de realizar, etc.

6.2.1 Albaranes En este apartado del menú compras van a poder realizar un listado de albaranes de proveedores. Entraremos en la pantalla de parámetros:


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Según los parámetros que introduzcamos sacará un listado de albaranes de proveedor u otro. Los campos opcionales son campos que pueden ser mostrados en el listado si se eligen. Obtendremos un listado como éste:

En este listado, además podemos ver los detalles del albarán, la ficha del proveedor y los detalles de la factura, si la tiene, para ello basta pulsar sobre él número de albarán, código de proveedor, número de factura respectivamente. Este listado se podrá imprimir de dos maneras, o bien damos al botón de imprimir, por lo que saldrá en papel la parte del listado que estamos viendo o bien pulsamos sobre el botón imprimir listado, por lo que el listado completo, aparecerá en formato “pdf".

6.2.2 Estadística de compras En este apartado del menú compras vamos a poder ver una estadística de las compras del proveedor que hayamos seleccionado. Entraremos en la pantalla de parámetros:


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Si pulsamos sobre el botón SELECCIONAR TODOS , seleccionaremos todas las series de las facturas definidas para nuestra empresa. Los parámetros que introduzcamos servirán para seleccionar las facturas que queramos analizar. Los campos opcionales son campos de información adicional que pueden ser mostrados en el listado si se eligen mediante la casilla que les precede. Obtendremos un listado como éste:

Esta estadística se puede imprimir pulsando sobre el botón de IMPRIMIR .

6.2.3 Operaciones con terceros En este apartado del menú compras van a poder realizar obtener un listado de las operaciones a terceros realizadas en una fecha y a un proveedor determinado y que sumen un importe mayor que el indicado.

Entraremos en la pantalla de parámetros:


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Los parámetros que introduzcamos delimitarán los datos que se mostrarán como resultado. Podemos elegir también el tipo de ordenación a aplicar.

6.2.4 Pagos Pendientes En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de los pagos pendientes Entraremos en la pantalla de parámetros:

Los parámetros que introduzcamos delimitarán los datos que se mostrarán como resultado. Podemos elegir también el tipo de agrupación de datos a aplicar.


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En este listado podemos pulsar sobre el código de proveedor y sobre el número de factura o vencimiento, para ver información sobre ese proveedor, factura o vencimiento. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO , el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.

6.2.5 Pedidos Pendientes de Recibir En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de los pedidos pendientes de recibir. Es decir, aquellos para los que el sistema no tiene asociado un Albarán de entrada. Entraremos en la pantalla de parámetros:

Podemos introducir algún parámetro para limitar los documentos a consultar y dar a aceptar o simplemente damos a aceptar y veremos el listado de todos los pedidos pendientes, agrupado por proveedor.


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6.2.6 Proveedores Entraremos en la pantalla de parámetros:

No hay ningún parámetro obligatorio. El parámetro Apaisado sirve para que el listado en PDF se genere de esta manera. Los campos opcionales son campos de información adicional que podemos incluir en el listado resultado. Obtenemos un listado como:

Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO , el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos


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IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.

6.2.7 Resumen de Compras En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de las compras realizadas a nuestros proveedores. Entraremos en la pantalla de parámetros:

Cumplimentando los campos indicaremos al sistema qué documentos de compras (albaranes y/o facturas) queremos seleccionar para generar el listado. Al pulsar aceptar aparece en pantalla:

Podemos pulsar en la referencia e iremos a los detalles del artículo. También podemos pulsar sobre el código de proveedor e ir a la ficha de proveedor. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO , el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.


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6.2.8 Resumen de Facturación En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de la facturación realizada desde nuestros proveedores. La diferencia con el resumen de compras es que en este caso sólo se seleccionarán facturas de proveedor. Entraremos en la pantalla de parámetros:

Cumplimentando los campos indicaremos al sistema qué facturas de compras queremos seleccionar para generar el listado. Al pulsar aceptar aparece en pantalla: En este resumen podremos ver las facturas según el estado en el que se encuentren.


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7 Menú Productos

7.1 Formularios

7.1.1 Almacenes A través de este formulario podemos dar de alta, modificar o eliminar almacenes en nuestro sistema. Los almacenes se utilizan para ser asociados a Tiendas, y para asignar a ellos los albaranes o facturas de proveedores. El formulario tiene tres campos obligatorios:

Código

Descripción

Domicilio


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Después de rellenar los campos y pulsar el botón de GUARDAR de la barra inferior de botones el sistema nos presenta los datos que acabamos de introducir (modo de presentación de datos).

Podremos Editar los datos de un almacén pulsando sobre el botón EDITAR . A continuación nos aparece una pantalla donde podremos modificar los datos correspondientes a ese almacén.

Para almacenar los cambios pulse sobre el botón de GUARDAR . NOTA: El sistema no permitirá modificar el código del almacén si ya se dio de alta algún artículo en el almacén. Para dar de baja un almacén del sistema bastará con pulsara sobre el botón BORRAR . NOTA: El sistema no permitirá el borrado de un almacén si existen artículos dados de alta en dicho almacén. Para dar de alta un nuevo almacén en el sistema de gestión solo debemos pinchar sobre el botón AÑADIR .


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A continuación nos aparecerá un nuevo formulario en blanco donde podremos rellenar los datos del mismo. Dentro de la pantalla de Almacenes podrá acceder a la función de Búsqueda, cuyo funcionamiento nos permite buscar almacenes ya introducidos en el sistema mediante los campos del desplegable, o dejando el cuadro en blanco y pulsando Buscar . En este segundo caso mostrará una lista con todos los almacenes definidos.

7.1.2 Ubicaciones de almacén En este apartado del menú de productos podemos definir una serie de ubicaciones de almacén. Esto nos servirá de guía para una mejor localización de los artículos en los almacenes.

Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos:

Código

Descripción

Sección

Pasillo

Estantería

Una vez introducidos todos los datos, para que tengan efecto debemos pulsar el botón

GUARDAR .

A continuación nos aparece un nuevo formulario en blanco donde podemos rellenar los datos de una nueva ubicación.

EDITAR Para modificar una ubicación pulse sobre el código de la ubicación correspondiente que nos aparece texto subrayado.

BORRAR Para eliminar un registro, es decir, una ubicación definida deberemos seleccionar la ubicación pinchando sobre el código azul correspondiente y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR . El sistema nos pedirá una confirmación de la acción que vamos a realizar antes de que se efectúe.


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7.1.3 Artículos En este apartado de menú vamos a poder crear, editar y dar de baja artículos en nuestro sistema.

Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de artículos encontramos lo siguientes campos a rellenar:

Referencia: Referencia del artículo. (Este campo es obligatorio). No es recomendable usar el codigo de barras del artículo como referencia del artículo.

Nombre: Descripción del artículo. (Este campo es obligatorio).

PVP: Precio de venta del artículo (IVA no incluido). Por defecto siempre que en un documento de venta recuperemos un artículo éste es el precio que nos aparecerá a no ser que el artículo esté sujeto a una tarifa. Más adelante veremos el manejo de tarifas.

%Dto: Descuento que se aplicará por defecto en la venta de un artículo determinado.

IVA: Tipo de IVA aplicable en la venta del artículo.

Divisa: Divisa en la que está expresado el precio del artículo. En el caso de que al recuperar un artículo en un documento éste tenga distinta divisa a la del documento el sistema preguntará al usuario si desea realizar la conversión de monedas.


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Familia: El sistema permite la agrupación de artículos en familias. A través de este campo podemos asociar el artículo que estamos dando de alta a una familia previamente creada.

Fecha de Baja: Rellenar este campo para indicar que el artículo no debe usarse.

Tipo: En este campo desplegable podrá seleccionar el tipo de artículo dentro del cual se encuentra el producto. Los tipos de artículos han sido definidos anteriormente en el apartado tipos de entidades del menú configuración.

Unidad auxiliar: El sistema permite utilizar una medida auxiliar a parte de la utilizada por defecto.

Calcular importe detalle: marcando esta casilla el sistema calcula automáticamente el importe a partir del PVP y el recargo.

Tipo de garantía: En este campo desplegable podrá seleccionar el tipo de garantía del producto dentro de las garantías que haya definido anteriormente en el apartado tipos de garantía del menú de configuración (automáticamente se rellenarán los campos de meses de garantía que se han definido asociadas a ese tipo de garantía).

Bono: Con la activación de este campo el artículo será considerado como un bono, de manera que podremos crearle un escandallo y tras una venta del bono, en las sucesivas ventas de los artículos incluidos en el bono, el importe cobrado será nulo, mientras la cantidad restante de los artículos del bono vendido no llegue a cero.

Control de Stock: Con la activación de este campo se activa un sistema de mensajes que avisa al usuario del estado del stock del artículo en el caso de que se llegaran a ciertos valores mínimos. El stock de un artículo se modifica en el menú Productos>Formularios>Regularización de inventario.

Unidad de embalaje: indica la cantidad mínima de artículos de compra al proveedor.

Agr. Tallas: En este campo desplegable podrá seleccionar la talla del producto dentro de las tallas que haya definido anteriormente en el apartado tallas del menú de productos.

Agr. Colores: En este campo desplegable podrá seleccionar el color del producto dentro de los colores que haya definido anteriormente en el apartado color del menú de productos.

LAS AGRUPACIONES DE TALLAS Y COLORES TIENEN QUE ESTAR CREADAS ANTES DE CREAR EL ARTICULO.


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Una vez creado el artículo no es posible añadir, modificar o eliminar la agrupación de tallas y/o colores a la que este pertenece. Si que es posible modificar las tallas y colores que pertenecen a una agrupación en todo momento.

Para crear los artículos correspondientes a cada una de las combinaciones de tallas y colores tenemos que realizar un pedido, albarán o una factura de compra, de manera que se crearán los artículos de aquellas combinaciones de tallas y colores que incluyamos en el documento de compra. Una vez que hemos introducido los datos de nuestro artículo debemos pinchar sobre el botón


Podemos acceder a un artículo a través de la función búsqueda:




Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Artículos que hemos definido.


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Una vez que hemos seleccionado un artículo pinchando sobre el número de artículo (texto

subrayado), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del artículo:

Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestro artículo.

Podremos editarlos, pinchando sobre el botón EDITAR , imprimirlos pinchando sobre le botón IMPRIMIR .


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Para crear un nuevo artículo debemos pinchar sobre el botón AÑADIR , que aparece al final de la página. Información sobre el artículo a la que podemos acceder:

ALMACENES: Para poder acceder a los almacenes en los que se encuentra nuestro artículo deberemos pinchar sobre el enlace Almacenes. En esta ventana podemos consultar todos los datos de stock relativos al artículo en cada uno de los almacenes.

PROVEEDORES: Para poder consultar los proveedores que nos venden el artículo deberemos pinchar

sobre el enlace Proveedores.

ESCANDALLO: Para poder ver, añadir o modificar los artículos que pertenecen al escandallo del artículo deberemos pinchar sobre el enlace Escandallo.


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HISTORIAL: Para poder ver el historial de movimientos del artículo en un almacén deberemos pinchar sobre el enlace Historial.

EQUIVALENCIAS: Para poder ver los artículos equivalentes al artículo deberemos pinchar sobre el enlace Equivalencias.


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CODIGOS DE BARRAS: Para poder ver, añadir o modificar los códigos de barras asignados al artículo deberemos pinchar sobre el enlace Código de Barras.

RECURSOS: Para poder ver, añadir o modificar los recursos del artículo deberemos pinchar sobre el enlace Recursos.

7.1.4 Búsqueda rápida En este apartado del menú de productos se abrirá una nueva ventana donde podemos realizar una búsqueda rápida de artículos.

Nos permitirá buscar por:

Referencia

Nombre

Cod. Barras

Ref. Proveedor

Tipo de artículo

Subfamilia

7.1.5 Catálogos En este apartado del menú de productos podemos ver, añadir y modificar catálogos en nuestro sistema.


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Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de catálogos encontramos lo siguientes campos a rellenar:

Nombre (Este campo es obligatorio).

Pagina inicial

Sección

Leyenda

Recargo

Fotografía Una vez que hemos introducido los datos de nuestro catálogo debemos pinchar sobre el botón


Podemos acceder a un catálogo a través de la función búsqueda:



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Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Catálogos que hemos definido.

Una vez que hemos seleccionado un catálogo pinchando sobre el número de catálogo (texto

subrayado), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del catálogo:

En la carpeta Añadir artículos podrás añadir artículos al catálogo, para ello rellenamos las condiciones para mostrar un listado filtrado de artículos, si no


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rellenamos ninguna se mostrarán todos los artículos de catálogo, y pulsamos el botón CARGAR ARTÍCULOS .

A continuación nos aparece el listado de artículos, seleccionamos los deseados marcando

la casilla correspondiente y pulsamos el botón INSERTAR ARTÍCULOS .

En la carpeta Borrar artículos podrás eliminar artículos del catálogo, para ello rellenamos las condiciones para mostrar un listado filtrado de artículos, si no rellenamos ninguna se mostrarán todos los artículos de catálogo, y pulsamos el botón CARGAR ARTÍCULOS .

A continuación nos aparece el listado de artículos, seleccionamos los deseados marcando

la casilla correspondiente y pulsamos el botón BORRAR ARTÍCULOS .

También podemos modificar el orden con el que aparecen los artículos en el catalogo, para ello modificaremos el valor NOrden correspondiente a cada artículo del catálogo y para guardar los cambios, pulsaremos el botón GUARDAR .

7.1.6 Categorías/Familias/Subfamilias En este apartado del menú de productos podemos crear los grupos con los que podemos clasificar los artículos. Primero tenemos que crear las categorías.


Código

Descripción

A continuación nos aparece un nuevo formulario en blanco donde podemos rellenar los datos de una nueva categoría.

EDITAR Para modificar la descripción de las categorías que aparecen en pantalla pulse sobre el código de la categoría correspondiente que nos aparece texto subrayado.


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Para guardar los cambios pulsaremos el botón MODIFICAR . Para borrar la categoría pulsaremos el botón BORRAR , una categoría no puede ser borrada si está asignada en una familia. Para cancelar los cambios pulsaremos el botón CANCELAR .

Para ver, añadir y modificar las familias pulsamos el botón FAMILIAS . Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos:

Código

Descripción

Categoría

Para guardar los cambios pulsaremos el botón NUEVO . Para modificar y borrar las familias es similar al proceso con las categorías. Las familias no pueden ser borradas si están asignadas en una subfamilia.

Para ver, añadir y modificar las subfamilias pulsamos el botón SUBFAMILIAS . Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos:

Código

Subfamilia

Familia

Para guardar los cambios pulsamos el botón GUARDAR . Para cancelar pulsamos el botón CANCELAR . Podemos acceder a una subfamilia a través de la función búsqueda:


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Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos las Subfamilias que hemos definido.

Para modificar las subfamilias que aparecen en pantalla pulse sobre el código de la subfamilia correspondiente que nos aparece texto subrayado.

Para añadir un artículo a la subfamilia, escribimos la referencia del artículo o lo buscamos pulsando en el botón Buscar , y pulsamos el botón NUEVO . Podemos modificar el precio a los artículos de una subfamilia rellenando el campo Incremento del Precio y pulsando el botón Actualizar Precio .


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Podemos modificar una subfamilia, para ello pulsamos el botón EDITAR . Para borrarla pulsamos el botón BORRAR .

Para añadir una nueva subfamilia pulsamos el botón AÑADIR .

7.1.7 Colores En este apartado del menú de productos podemos codificar una serie de colores para posteriormente usarlos como atributos de un artículo.


Código

Descripción


GUARDAR .

A continuación nos aparece un nuevo formulario en blanco donde podemos rellenar los datos de un nuevo color.

Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda, EDITAR Para modificar la descripción de los colores que aparecen en pantalla pulse sobre el código del color correspondiente que nos aparece texto subrayado.

BORRAR Para eliminar un registro, es decir, un color definido seleccione la ubicación pinchando sobre el código azul correspondiente y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR . El sistema nos pedirá una confirmación de la acción que vamos a realizar antes de que se efectúe.

7.1.8 Agrupaciones de colores El sistema nos permite definir una agrupación de colores, es decir, nos permite crear un grupo de colores que serán referenciados a través de un código.

Esta utilidad, lo que pretende, es facilitar al usuario la creación de artículos en los que es necesario poder distinguir una referencia distinta por cada color que dispongamos.

Ejemplo: Supongamos que nuestra empresa vende material deportivo y tenemos el artículo ‘camiseta’ que podemos venderlo en tres colores: rojo, azul y blanco. Por cuestiones de control de stock necesitamos tener definidos tres artículos: camisetas rojas, camisetas azules y


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camisetas blancas. Son tres artículos con idénticas características cuya única diferencia es el atributo color. Para facilitar la creación de estos artículos se puede definir una agrupación de colores para las camisetas que contenga los colores rojo, azul y blanco y posteriormente utilizarla en la utilidad de generación de artículos por tallas y colores del formulario de artículos. De esta manera sólo tendremos que dar de alta la referencia del artículo base, camiseta, y luego generar el resto automáticamente al asociarle una agrupación de colores creada para él. Para dar de alta una agrupación nos aparecen los siguientes campos a rellenar:

Código

Descripción


GUARDAR y se recargará la pantalla mostrando el nuevo registro introducido.

Podemos editar y modificar la descripción de las agrupaciones que aparecen en la parte superior de la pantalla pulsando sobre el código de color azul correspondiente.

Para añadir o eliminar colores a una agrupación lo haremos a través de una nueva ventana que se abrirá pulsando sobre el enlace Ver asociado a la agrupación.


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Para insertar un nuevo color en la agrupación hay que seleccionar un color del campo desplegable

NOTA: los colores deberán haber sido dados de alta previamente:

Una vez introducido el color debemos pulsar el botón GUARDAR .

Si lo que se desea es eliminar un color de la agrupación se puede hacer desde este mismo

campo, seleccionando el color a eliminar y pulsando sobre el botón BORRAR o también puede hacerlo pulsando sobre el enlace del código con texto subrayado y

pulsando sobre el botón BORRAR .

Dentro de la pantalla principal puede acceder a la función de Búsqueda.

7.1.9 Configuración PLU. Si maneja TPV en versión táctil, y desea incluir un artículo en uno de los botones rápidos de la parte derecha, debe entrar en la opción “Productos > Formularios > Configuración PLU.”.


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Pulsando en la carpeta Grupos , podemos crear los distintos grupos a los que se pueden asignar los botones.

Escriba una descripción para el grupo, y escriba el número de botón al que se asociará el

grupo. También puede escribir una descripción más adecuada al tamaño del botón. En el cuadro


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de Color pulse la lupa para elegir el color de fondo del botón. Cuando lo tenga todo configurado, pulse el botón Nuevo Grupo para guardar los cambios.

Pulsando en la carpeta PLU´s , podemos asignar los artículos a los botones, así como a un grupo.

Pulse el número del botón al que quiere asignar el artículo. Con los botones >> y << puede avanzar y retroceder por las diferentes pantallas de botones. Dispone de hasta 180 botones para asignar agrupados de 18 en 18 por pantalla. Cuando haya pulsado el botón, se abrirá un cuadro para localizar la referencia del artículo que desea.


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Pulse el botón de la lupa para buscar el artículo. Cuando lo seleccione, se mostrará la descripción de la ficha del artículo. Para el botón puede escribir una descripción más adecuada al tamaño del botón. En el desplegable del campo Grupo puede elegir un grupo al que asignar este botón. En el cuadro de Color pulse la lupa para elegir el color de fondo del botón. Cuando lo tenga todo configurado, pulse el botón Guardar para guardar los cambios. Pulse el botón Borrar para desasignar este botón al articulo seleccionado.

7.1.10 Control de Costes Esta opción presenta una ventana de selección múltiple. Permite modificar el valor de Coste y/o de PVP de grupos de artículos masivamente. En ella trabajaremos en tres pasos. En primer lugar, en la parte superior de la ventana están los campos para la selección de los artículos que vamos a modificar.

Indique las condiciones de los artículos que desea seleccionar y pulse el botón Cargar Artículos

para aplicar el filtro y cargar los artículos en la parte inferior de la ventana.

En esta segunda parte, haga las modificaciones en los campos Coste Actual, Recargo (%), Margen (%) o indicando el PVP o el PVP+IVA a los artículos visualizados. Las columnas Coste medio de Proveedor y Coste Anterior son informativas y las calcula el sistema. Puede hacer cambios globales más rápidamente utilizando los controles de la parte central y pulsando el botón APLICAR en el campo que use, para aplicar los cambios.


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Cuando haya hecho modificaciones, debe pulsar el botón de la flecha hacia abajo para que los artículos modificados pasen al cuadro final. Repita estos pasos para todos los grupos de artículos que desea modificar precios y costes. Si ha incluido artículos en el cuadro final que desea retirar, márquelos y use el botón de la flecha hacia arriba. El último paso, cuando ya haya modificado todos los artículos que desea y estos estén en el cuadro inferior, consiste en pulsar el botón ACTUALIZAR COSTES para guardar los cambios y generar el documento que recoge los cambios realizados.

7.1.11 Equivalencias En este apartado del menú de productos podemos clasificar los artículos de manera que en un mismo grupo queden los artículos similares.

Primero elegiremos un tipo de artículo en el desplegable, o crearemos uno nuevo con el botón AÑADIR :

Podremos añadir artículos a un tipo de artículo, para ello pulsaremos la carpeta Asignar

artículos .

Podemos rellenar los campos de filtrado para seleccionar algunos artículos, o dejarlos en

blanco para seleccionarlos todos y pulsamos el botón Cargar Artículos se mostrará un listado con los artículos, y marcando la casilla correspondiente y pulsando el botón Asignar Artículos los artículos quedarán añadidos al tipo de artículo.

Podremos eliminar artículos de un tipo de artículo, para ello pulsaremos la carpeta Desasignar artículos . Este apartado funciona de manera similar al de Asignar Artículos.


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7.1.12 Mantenimiento de artículos En este apartado del menú de productos podemos modificar los datos de las fichas de los artículos de manera rápida.

En el apartado Campos a mostrar, podemos seleccionar los campos del artículo que queremos mostrar, marcando la casilla correspondiente a cada campo. En el apartado Filtros de selección, podemos filtrar con varias opciones para elegir que artículos se van a mostrar. A continuación pulsamos el botón CARGAR ARTÍCULOS para mostrar los artículos.

Seleccionando el campo deseado con el puntero, podremos editar cualquier dato del artículo seleccionado, quedando guardadas las modificaciones en cuanto pulsemos la tecla Intro del teclado.

Recordemos que la referencia del artículo y la agrupación de talla y color no se pueden modificar una vez creado el artículo.

7.1.13 Movimiento entre Almacenes En este apartado del menú de productos podemos realizar un movimiento de artículos entre almacenes.


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Elegimos una fecha, una serie, un almacén de destino y un responsable para el movimiento entre almacenes. También podemos apuntar observaciones sobre el movimiento. Una vez introducidos los datos correspondientes a la cabecera del movimiento entre almacenes pulsando el botón GUARDAR , los datos quedan almacenados y el sistema nos presenta la pantalla correspondiente a la introducción de detalles.

En esta ventana introduciremos los detalles, especificando la referencia, la cantidad y el almacén de origen. Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestro movimiento entre almacenes. Cuando los artículos se reciban en el almacén de destino, editamos el movimiento entre almacenes pulsando el botón EDITAR , y marcamos la casilla “Mercancía Recibida”. Para guardar los cambios pulsamos el botón GUARDAR . De esta manera queda actualizados los stocks del almacén de origen y del de destino.


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7.1.14 Movimiento entre Almacenes T/C En este apartado del menú de productos podemos realizar un movimiento de artículos con tallas y colores entre almacenes.

Elegimos una fecha, una serie, un responsable y un almacén de origen para el movimiento entre almacenes.

Introduciremos los detalles, especificando la referencia y pulsamos el botón Cargar Tallas/Colores . Elegimos el almacén de destino y la cantidad de cada una de las combinaciones del artículo. Y pulsamos el botón Crear/Borrar línea de Movimiento .


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Pulsamos el botón GUARDAR para realizar el movimiento entre almacenes. Cuando los artículos sean recibidos en el almacén de destino, buscaremos el movimiento

entre almacenes y con el botón EDITAR , y marcamos la casilla “Mercancía Recibida”, quedando actualizados los stocks del almacén de origen y del almacén de destino.

7.1.15 Precios Esta opción nos permite gestionar precios aplicando Tarifas/Temporadas/Rangos a los artículos y modificar el PVP de venta. Primero debe seleccionar qué tipo de gestión va a definir:

Tarifa: Indique un código y una descripción.

Temporada: Indique un código, una descripción y las fechas de inicio y fin de la temporada.

Rangos: Indique un código, una descripción y las cantidades mínima y máxima del rango.

Pulse el botón GUARDAR para pasar al siguiente paso. Si lo que desea es modificar una Tarifa/Temporada/Rango ya existente, búsquela con las opciones de la parte inferior de la ventana. Haga clic en la Tarifa/Temporada/Rango que desea editar y podrá añadir artículos, modificar los existentes, etc.

7.1.16 Regularización de Inventario Esta opción presenta una ventana de selección múltiple. En ella trabajaremos en tres pasos. En primer lugar, en la parte superior de la ventana están los campos para la selección de los artículos que vamos a modificar.


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Indique las condiciones de los artículos que desea seleccionar y pulse el botón Cargar Artículos para aplicar el filtro y cargar la selección en la parte inferior de la ventana. En esta segunda parte, haga las modificaciones en los campos Stock, Stock Mínimo y Stock de Reposición a los artículos visualizados. Las columnas Pendiente de Recibir y de Servir son informativas y las calcula el sistema. Puede hacer cambios globales más rápidamente utilizando los controles Stock Gral., S.Min Gral. o Repos. Gral, de la parte central y pulsando el botón APLICAR para aplicar los cambios.

Cuando haya hecho modificaciones, debe pulsar el botón de la flecha hacia abajo para que los artículos modificados pasen al cuadro final. Repita estos pasos para todos los grupos de artículos que desea incluir en el inventario. Si ha incluido artículos en el cuadro final que desea retirar, márquelos y use el botón de la flecha hacia arriba. El último paso, cuando ya haya modificado todos los artículos que desea y estos estén en el cuadro inferior, consiste en pulsar el botón Guardar documento de regularización de inventario para guardar los cambios y generar el documento que recoge los cambios realizados.

7.1.17 Tallas En este apartado del menú de productos podemos codificar una serie de tallas para posteriormente usarlas como atributos de un artículo.


Código

Descripción


0 1 / 0 5 / 2 0 1 0 | P á g i n a 1 7 9 / 2 1 1


GUARDAR .

A continuación nos aparece un nuevo formulario en blanco donde podemos rellenar los datos de una nueva talla.

Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda,

Podemos editar, modificar y borrar las tallas que aparecen en pantalla pulsando sobre el código de color azul.

EDITAR Para modificar la descripción de las tallas que aparecen en pantalla pulse sobre el código de la talla correspondiente que nos aparece texto subrayado.

BORRAR Para eliminar un registro, es decir, una talla definida deberemos seleccione la ubicación pinchando sobre el código azul correspondiente y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR . El sistema nos pedirá una confirmación de la acción que vamos a realizar antes de que se efectúe.

7.1.18 Agrupaciones de tallas

El sistema nos permite definir una agrupación de tallas, es decir, nos permite crear un grupo de tallas que serán referenciadas a través de un código.

Esta utilidad, lo que pretende, es facilitar al usuario la creación de artículos en los que es necesario poder distinguir una referencia distinta por cada talla que dispongamos.

Ejemplo: similar al de la agrupación de colores. Supongamos que nuestra empresa vende material textil y tenemos el artículo ‘camisa’ que podemos venderlo en dos tallas: 38 y 39. Por cuestiones de control de stock necesitamos tener definidos dos artículos: camisas talla 38 y camisas talla 39. Son dos artículos con idénticas características cuya única diferencia es el atributo talla.

Para facilitar la creación de estos artículos se puede definir una agrupación de tallas para las camisas que contenga las tallas 38 y 39 y posteriormente utilizarla en la utilidad de generación de artículos por tallas y colores del formulario de artículos.

Como en el caso de los colores, el ahorro de tiempo y trabajo es considerable porque sólo hay que dar de alta la referencia del artículo base, la camiseta, asociando la agrupación de tallas para que el sistema genere automáticamente las referencias por talla.


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Para dar de alta una agrupación nos aparecen los siguientes campos a rellenar:

Código

Descripción


GUARDAR y se recargará la pantalla mostrando el nuevo registro introducido.

Podemos editar y modificar la descripción de las agrupaciones que aparecen en la parte superior de la pantalla pulsando sobre el código de color azul correspondiente.

Para añadir o eliminar tallas a una agrupación lo haremos a través de una nueva ventana que se abrirá pulsando sobre el enlace Ver asociado a la agrupación.


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Para insertar una nueva talla en la agrupación hay que seleccionar una talla del campo desplegable.

NOTA: las tallas deberán haber sido dados de alta previamente:

Una vez introducido la talla debemos pulsar el botón GUARDAR .

Si lo que se desea es eliminar una talla de la agrupación se puede hacer desde este mismo campo, seleccionando la talla a eliminar y pulsando sobre el botón BORRAR

o también puede hacerlo pulsando sobre el enlace del código de talla texto

subrayado y haciendo clic sobre el botón BORRAR .

Dentro de la pantalla principal puede acceder a la función de Búsqueda,

7.2 Listados

7.2.1 Artículos Desde la ventana de segmentación o selección indique las características de los artículos que desea listar. Puede filtrar por la descripción o la referencia, la fecha de baja, tipo de artículo, la clasificación por Categoría/ Familia/ Subfamilia, almacén, etc. Tenga especial cuidado con el campo Stock Mayor o igual de, ya que el valor por defecto es 0 y podría dejar fuera del listado referencias con stock negativo. Los campos adicionales le permitirán elegir qué información extra quiere mostrar en el listado. Seleccione los que le interesen marcando la casilla que los precede.


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El resultado es un listado paginado en la ventana, que puede imprimir con el botón Imprimir o generar un PDF paginado con el botón Imprimir Listado.

7.2.2 Artículos de Proveedor Obtendrá un listado de artículos de un único proveedor. Los campos para filtrar el resultado son:

7.2.3 Códigos de Barras Este listado generará etiquetas para imprimir en algún formato estándar con la información que usted decida mediante los campos de selección y ordenación de los artículos a imprimir. La información que se imprimirá en la etiqueta la decide con las casillas que hay en la parte central de la ventana.


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7.2.4 Movimientos entre almacenes Obtendrá un listado con los movimientos entre almacenes realizados. Los campos para filtrar el resultado son:

7.2.5 Precios Imprime un listado de PVP de los artículos, pudiendo seleccionar los que están afectados por Tarifa/ Temporada/ Rango, y filtrar por Categoría/ Familia/ Subfamilia y por almacén.

7.2.6 Regularización de Inventario Puede listar los artículos incluidos en documentos de regularización de inventarios creados mediante la opción del menú Producto/ Formulario/ Regularización de Inventario.


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Los artículos los puede seleccionar indicando las condiciones de la selección con los campos correspondientes, o poniendo el número de documento de una regularización.

7.2.7 Rendimiento Desde la ventana de segmentación o selección indique las características de los artículos que desea listar. Puede filtrar por la descripción o la referencia, la fecha de baja, tipo de artículo, la clasificación

7.2.8 Stock y Valoración de Almacenes Desde la ventana de segmentación o selección indique las características de los artículos que desea listar. Puede filtrar por la descripción o la referencia, la fecha de baja, tipo de artículo, la clasificación por Categoría/ Familia/ Subfamilia, almacén, etc. Indique cómo calcular el Coste de Compra, mediante el desplegable cuyas opciones son Precio Proveedor o Coste Medio. Puede incluir información adicional seleccionando los Campos Opcionales de la parte inferior.


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8 Menú Gestión Este menú permite actuar sobre la gestión de los distintos aspectos de su empresa no asociados a los menús anteriores:

8.1 Formularios

8.1.1 Caja Introducción de los apuntes de caja, entradas y salidas, clasificándolos en la edición para permitir un posterior control y conocimiento detallado de la actividad de las distintas cajas definidas. Se pueden definir tipos de gastos en el menú Configuración>Tipos de Apunte, y este dato nos permitirá luego realizar la selección de los apuntes por este criterio.

8.1.2 Campos adicionales clientes En este apartado del menú de gestión podemos añadir campos adicionales, tanto en la ficha como en la sección de cliente.

8.1.3 Campos personalizables En este apartado del menú de gestión podemos añadir campos personalizados en las siguientes entidades del sistema:

Artículos Clientes Proveedores Documentos de compra Documentos de venta Seguimiento comercial Contactos Usuarios web Devoluciones cliente Centros

8.1.4 Cierres de caja En este apartado del menú de gestión podemos realizar y consultar los cierres de caja.


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Para realizar un nuevo cierre de caja seleccionamos una caja en el desplegable Caja, y seleccionamos el rango de fecha que va a incluir este cierre de caja, por defecto es el día actual. El operador que realiza el cierre de caja es el usuario activo en el sistema. Pulsamos el botón GUARDAR .

En el campo Metálico real indicaremos el importe total de metálico que hay en la caja. En el campo Salida apuntaremos la cantidad que será retirada de la caja al realizar el cierre. Para confirmar el cierre de caja pulsamos el botón ACEPTAR . Para cancelar el cierre de caja pulsamos el botón CANCELAR . Para imprimir un informe sobre el cierre de caja pulsamos el botón IMPRIMIR . SI pulsamos en las carpetas del cierre de caja podemos consultar información adicional sobre este.

Podemos acceder a un cierre de caja a través de la función búsqueda:



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Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pinchar sobre el botón Buscar .

Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Cierres de caja que hemos definido.

8.1.5 Personal Permite la introducción de la información básica correspondiente a los empleados de la empresa. Los operadores del TPV y/o los comerciales que vayan a ser asignados a clientes, proveedores o documentos de venta para posteriormente llevar una gestión que permita diferenciar las ventas por comercial, deben estar dados de alta como personal. De los datos del formulario de Personal, son obligatorios el código personal, nombre, dirección y el email. Para los empleados que vayan a manejar el TPV es también necesario en campo Operador. El campo ‘Código Personal’ tiene que ser el DNI o el número de telefono movil, para que sea un código que identique a esta persona en la base de datos general.

Una vez rellenados y guardados los Datos Generales, aparece una pestaña llamada Otros Datos que permite Dar de Alta como Responsable al empleado para luego asignarlo en las fichas de clientes y proveedores y en los documentos de Ventas. Podemos acceder a una ficha de personal a través de la función búsqueda:



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Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Cierres de caja que hemos definido.

8.1.6 Traspaso entre cajas Permite la realización de traspasos entre las cajas existentes.

Para guardar el traspaso de caja pulsamos el botón GUARDAR En la carpeta Detalles del traspaso entre cajas podremos añadir apuntes de caja al traspaso pulsando en el botón DETALLES . Podemos acceder a un traspaso entre cajas a través de la función búsqueda:



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Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Traspasos entre cajas que hemos definido.

8.2 Listados

En el menú de Gestión / Listados encontraremos los diferentes listados que pueden ser filtrados con los diferentes campos que aparecen para obtener la información debidamente clasificada, ordenada y gestionada. Los listados a obtener dentro de este menú son:

8.2.1 Extracto de caja Filtre los apuntes de caja que desea listar mediante los campos de esta ventana.


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8.2.2 Ingresos y gastos Listado conjunto de Ingresos y Gastos seleccionando los documentos de Ventas y Compras, respectivamente mediante su serie de documento.

8.2.3 Personal Listado de los datos de las fichas de Personal, filtrados por los campos de selección siguientes:

Elija los campos de información adicionales que le interese mostrar en el listado marcando las casillas de verificación correspondientes.

8.2.4 Rendimiento distribuidores Comparativa de los ingresos y gastos habidos con un Distribuidor.


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8.2.5 Traspasos entre cajas Listado de los traspasos entre cajas, filtrados por los campos de selección siguientes:


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9 Menú Servicios

9.1 Formularios

El menú de Servicios dentro del apartado Formularios permite al cliente actuar sobre las distintas funciones que nos ofrece el sistema que complementan el sistema de gestión.

9.1.1 Administración de usuarios Permite la administración de los distintos usuarios del sistema. El administrador del sistema dispone de una herramienta para permitir a los distintos usuarios el acceso a aquellas utilidades que él desee.

9.1.2 Configuración formatos impresión Permite la configuración de los formatos de impresión de los distintos documentos del

sistema. En el menú deplegable seleccionamos un Tipo de documento y seleccionando en el texto

subrayado del nombre del formato podremos editar los campos que aparecen en este formato y guardar los cambios con el botón GUARDAR o añadir un nuevo formato para ese tipo


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de documento pulsando en el botón AÑADIR . No todos los formatos pueden ser modificados.

9.1.3 Enlace contable Permite la creación de un fichero para la exportación de los datos a un programa de análisis contable.

Rellene los campos que le permiten seleccionar las facturas a contabilizar y el sistema generará un archivo de texto que podrá llevar a su sistema contable. El sistema marcará las facturas seleccionadas con la casilla “Contabilizado”, de la cabecera de cada factura.

9.1.4 Enviar e-mail Al pulsar esta opción aparecerá una ventana con los campos típicos de un email. Rellene la dirección del destinatario en el campo Para. Rellene el campo Asunto y el Texto del mensaje. Si lo desea, puede adjuntar también un archivo. Use el botón Examinar para localizarlo en su ordenador. Al final, pulse el botón ENVIAR .


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9.1.5 Envío FAX De manera similar a la opción de Envío de Email, puede enviar desde el sistema un fax cuyo contenido sea un documento de su ordenador. La ventana para completar los datos del destinatario y seleccionar el documento es la siguiente:

9.1.6 Envío SMS Si tiene contratada esta opción y correctamente configurados el número de móvil en la ficha de Personal y la opción correspondiente en los Datos de Configuración, del menú Configuración, podrá enviar un SMS desde el sistema rellenando los datos de la ventana que aparecerá cuando elija esta opción:


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9.1.7 Gestión Documental Permite almacenar cualquier documento en el sistema. En un primer paso deberá crear las Secciones que le permitirán organizar los documentos que quiera incluir en el sistema. Para ello simplemente rellene una descripción y pulse el botón NUEVO para guardarla.

Una vez creadas las secciones, para incluir un documento en una sección, pulse en la descripción y entrará en la siguiente ventana:


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Ahora utilice el botón Examinar para localizar el documento. Introduzca una descripción que le permita reconocerlo posteriormente. Sólo queda pulsar Insertar Fichero para “subir” el documento al sistema. Desde esta misma ventana puede eliminar aquellos documentos que no necesite que permanezcan en el sistema. Para ello seleccione el documento mediante la casilla que lo precede y pulse el botón de ELIMINAR DOCUMENTOS , en la parte inferior derecha de la ventana. Los documentos subidos se pueden asociar a documentos de ventas (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas) y de compras (pedidos, albaranes, facturas) y en las fichas de clientes, proveedores, artículos. En general en todas las ventanas donde aparezca el enlace Recursos. Haga clic en ése enlace, seleccione Documento como Código y en la siguiente ventana:

puede asociar y subir al sistema un documento nuevo, mediante el botón Examinar y rellenando la descripción. También puede buscar con el botón Buscar algún documento que ya haya sido subido anteriormente.

9.1.8 Importar Datos Permite importar los datos sobre artículos, clientes y proveedores al sistema desde los archivos de FacturaPlus o de formato CSV Para ello seleccionamos la opción deseada y pulsamos el botón Examinar y pulsamos el botón ACEPTAR .


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9.1.9 Importar Documentos El sistema genera un número especial (Referencia EDI) cada vez que se crea un documento al detectar que dicho documento va destinado a una empresa que también posee el sistema Solución Gestión Administrativa. Esta referencia permite el intercambio con nuestros clientes o proveedores a través del sistema de cualquier documento, importando todos los datos del documento sin necesidad de teclearlo.

Si recibe un documento de un proveedor que lleva esta referencia, introduzca el valor en esta casilla y automáticamente todos los datos quedarán registrados en su base de datos, ahorrándose el trabajo de introducir toda esa información.

9.1.10 Remesas Posibilita la creación de remesas de recibos en norma 19 o 58.

9.2 Listados

En el menú de Servicios / Listados encontraremos los diferentes listados que pueden ser filtrados con los diferentes campos que aparecen para obtener la información debidamente clasificada, ordenada y gestionada. Los listados a obtener dentro de este menú


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son:

9.2.1 Remesas Informe que emite un listado con todas las remesas ejecutadas hasta el momento.

Rellene los campos para seleccionar las remesas emitidas entre dos fechas y/o para un cliente concreto.


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10 Factura Electrónica El usuario tendrá configurado el módulo de Factura electrónica para poder ver las

opciones que se describen a continuación.

10.1 Crear factura electrónica

10.1.1 Definir certificados del usuario Desde el menú Servicios > Formularios > Definir Certificados puede cargar en el sistema

sus certificados, de manera que estén disponibles para firmar documentos con posterioridad de una manera más cómoda.

Para definir un nuevo certificado pulse el botón AÑADIR , se conectará a la

aplicación que le permite seleccionar en su máquina el archivo de certificado (.pfx).

Una vez cargado se muestra la ventana de explorador para seleccionar el archivo en el

ordenador del usuario.


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Tras seleccionar el archivo, se solicita la contraseña del certificado. Se introduce y

pulsaremos en el botón ACEPTAR.

Se mostrará un mensaje indicando si todo ha ido bien o ha habido algún problema. Si el

certificado se ha introducido sin problemas, aparecerá la nueva línea en el listado en la página.

En caso de error se mostrará el mensaje:


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Los Certificados que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse sobre el código correspondiente (texto en azul subrayado).

En el caso de que queramos eliminar un Certificado deberemos pinchar sobre el botón BORRAR

. Pulsando el botón IMPRIMIR PÁGINA se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4. Campos que podemos modificar:

o Dirección URL

o Dirección URL de Revocación

o Para modificar estos campos pulse el botón EDITAR .


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Una vez modificados los campos, pulse sobre el botón GUARDAR para que el certificado sea guardado con los nuevos datos. Si no queremos guardar los cambios pulsaremos el botón CANCELAR .

Mediante la función de Búsqueda, elija cómo va a buscar el Certificado

Rellene el campo en blanco con la información de que dispone y a continuación debe pinchar sobre el botón Buscar .

Si pulsa el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente, se nos

presentarán todos los Certificados que hemos definido.


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10.2 Firmar una factura

Desde el menú Ventas > Formularios > Facturas podemos crear una nueva factura o seleccionar una existente.

Una vez seleccionada la factura a firmar electrónicamente, pulsaremos en el enlace Firmar.

Se abrirá una nueva ventana para poder seleccionar el certificado para la firma. El usuario

podrá seleccionar: Uno de los certificados definidos en el menú Servicios > Formularios > Definir

Certificados

Un certificado ubicado en su ordenador. Una vez elegido el certificado, se introduce su PIN y se selecciona la acción que se desea:

Firmar y descargar el archivo XML generado pulsando el botón FIRMAR Y DESCARGAR .

Firmar y enviar la factura por mail, pulsando el botón FIRMAR Y ENVIAR POR E-MAIL .

En caso de no desear firmar la factura, pulsaremos el botón CERRAR


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10.3 Documentos firmados

Desde el menú Servicios > Formularios > Documentos Firmados vamos a obtener un listado de las facturas firmadas electrónicamente.

Pinchando sobre el código del documento (texto en azul subrayado) podemos consultar

los datos del documento y volver a descargarlo, ya firmado, de nuevo, pulsando en el enlace DESCARGAR DOCUMENTO FIRMADO XML.


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Pulsando en el botón IMPRIMIR PÁGINA se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.

Mediante la función de Búsqueda, elija cómo va a buscar el Documento Firmado

Rellene el campo en blanco con la información de que dispone y a continuación debe pinchar sobre el botón Buscar .

Si pulsa el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente, se nos presentarán todos los Documentos que hemos firmado.

10.4 Configurar distintas facturas según los datos del cliente

Para que la factura tenga recargo de equivalencia o recargo financiero, se debe configurar el cliente antes de generar la factura.

En el menú Ventas > Formularios > Clientes, buscaremos el cliente deseado y pulsaremos el botón EDITAR . Abrir la carpeta Datos comerciales.


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Si se introduce un valor mayor de 0 en el campo ‘Recargo financiero’, se calculará la

factura con dicho valor. Si se marca la casilla ‘Recargo de equivalencia’, se realizará el cálculo en la factura.

Una vez rellenada la información, pulsaremos el botón GUARDAR . Cuando se genere una nueva factura para este cliente, aparecerá con los cambios

realizados.


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11 Módulo de Movilidad El Módulo de Movilidad incluido en el Servicio, permite que los empleados puedan

acceder al mismo de forma remota desde su dispositivo móvil. Podrán gestionar y actualizar inventarios, generar pedidos, acceder a la información de clientes, picking de pedidos, emitir etiquetas, etc.

Para más información a cerca de este módulo, le remitimos al “Manual de Usuario Movilidad de Gestión Administrativa ”.


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12 Video-tutoriales Siguiendo este enlace podremos ver unos video-tutoriales que explican como realizar las tareas habituales en el sistema: Pulsar este enlace para ver los video-tutoriales (requiere internet)

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