Manual Usuario Primarias

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN EN EL ESTADO DE DURANGO SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA PRIMARIAS MANUAL DEL USUARIO VERSIÓN 2015-01-11 PÁGINA 1

GOBIERNO DEL ESTADO DE DURANGO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA

ESCUELAS DE EDUCACIÓN PRIMARIA

MANUAL DEL USUARIO VERSION 2015-01-11



ÍNDICE GENERAL CAPÍTULO PÁGINA

1. INTRODUCCIÓN1. INTRODUCCIÓN1. INTRODUCCIÓN1. INTRODUCCIÓN 7777

1.1 Antecedentes 7 1.2 El sistema de control escolar 8

2. OPERACIÓN DEL SISTEMA2. OPERACIÓN DEL SISTEMA2. OPERACIÓN DEL SISTEMA2. OPERACIÓN DEL SISTEMA 11111111

2.1 Objetos, botones y teclas especiales 11 2.2 Ventanas y formularios de uso común y frecuente 13

2.2.1 Ventana de impresión 13

2.2.2 Ventana de respaldo 13

3. ENTRADA AL SISTEMA3. ENTRADA AL SISTEMA3. ENTRADA AL SISTEMA3. ENTRADA AL SISTEMA 14141414

3.1 Control de acceso 14 3.2 Menú principal 15

4. ADMINISTRACIÓN D4. ADMINISTRACIÓN D4. ADMINISTRACIÓN D4. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMAEL SISTEMAEL SISTEMAEL SISTEMA 17171717

4.1 Datos del ciclo escolar 17 4.2 Datos para inscripción y reinscripción 18 4.3 Grupos académicos 18 4.4 Planes de estudio 19 4.5 Catálogo de personal 19 4.6 Configurar informes (CREL, IAE, LISTAS, CREDENCIALES ETC…) 20 4.7 Exportar información a EXCEL 21 4.8 Catálogo de usuarios 21 4.9 Catálogo de opciones 22 4.10 Comandos SQL 23 4.11 Mantenimiento y respaldos del sistema 23 4.12 Borrar toda la información de la escuela actual 24 4.13 Cargar información de una escuela 24 4.14 Borrar la información de las otras escuelas (menos la actual) 24 4.15 Recuperar un sistema de una escuela 25 4.16 Solución de problemas en el sistema 26

5. PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN5. PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN5. PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN5. PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN 27272727

5.1 Borrar datos de preinscripciones anteriores 27 5.2 Datos para inscripción y reinscripción 28 5.3 Registro de solicitudes de preinscripción 28 5.4 Formato de preinscripción 29 5.5 Reporte de alumnos preinscritos 29



5.6 Reporte alfabético de alumnos preinscritos 29 5.7 Exportar información de preinscripciones a EXCEL 30 5.8 Generar archivo de preinscripciones para envío 30

6. PROCESOS DE INICIO DE CICLO6. PROCESOS DE INICIO DE CICLO6. PROCESOS DE INICIO DE CICLO6. PROCESOS DE INICIO DE CICLO 31313131

6.1 Inscripciones a primer grado 32 6.2 Imprimir formato de inscripciones 32 6.3 Registrar altas, bajas y cambios de datos de alumnos 33 6.4 Generar número de lista 34 6.5 Imprimir lista de asistencia por grupo 34 6.6 Credenciales de alumnos 35 6.7 Estadísticas de inicio de ciclo (forma 911.3) 35 6.8 Generar archivo de solicitud de inscripción 35

7. PROCESOS BIMESTRALES 7. PROCESOS BIMESTRALES 7. PROCESOS BIMESTRALES 7. PROCESOS BIMESTRALES 36363636

7.1 Registrar calificaciones, comprensión lectora, apoyos y herramientas 37 7.2 Generar sistema de captura para maestros 38 7.3 Procesar desde sistema de captura para maestros 39 7.4 Registrar lengua indígena de los alumnos de educación indígena 40 7.5 Revisar captura completa de calificaciones del bimestre 40 7.6 Revisar captura completa de comprensión lectora 41 7.7 Imprimir los reportes de evaluación 42 7.8 Reporte de alumnos con asignaturas reprobadas 43 7.9 Alumnos con mejores promedios 43 7.10 Mejores alumnos por grado 44 7.11 Estadísticas por grupo y asignatura 44 7.12 Estadísticas por grado y asignatura 44 7.13 Estadísticas de aprobación y promedio 45 7.14 Reporte de alumnos dados de baja 45 7.15 Generar archivo con calificaciones del bimestre 46

8. PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR8. PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR8. PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR8. PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR 47474747

8.1 Altas de alumnos (nuevos alumnos) 49 8.2 Cambios de datos alumnos 49 8.3 Bajas de alumnos 50 8.4 Impresión de reportes diversos por grupo “Informes por grupo Académico” 51 8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso 51

8.4.2 Credenciales sin logotipo 51

8.4.3 Credenciales para padres 51

8.4.4 Calificaciones competencias lectoras 52

8.4.5 Directorio de alumnos 52

8.4.6 Relación de alumnos 52 8.4.7 Lista de asistencia de grupo 52



8.4.8 Calificaciones por grupo 52 8.4.9 Reporte de promedios de primaria 53 8.4.10 Reportes de evaluación provisionales 53 8.4.11 Anexo reportes de evaluación provisionales 53 8.4.12 Constancias para preinscribir a secundaria 53

8.4.13 Constancias buena conducta 54 8.4.14 Listas para reuniones por periodo 54 8.4.15 Lista de asistencia para reuniones 54

8.4.16 Etiquetas para correspondencia 54 8.4.17 Etiquetas para archivo histórico 55

8.4.18 Listado con folios 55

8.4.19 Alumnos por municipio 55

8.4.20 Estadísticas acreditación inicio ciclo 55

8.5 Impresión de constancias por alumno 56 8.5.1 De estudio 56 8.5.2 Periodo Vacacional 56 8.5.3 Buena conducta 57 8.5.4 Ingreso a primaria 57 8.5.5 De traslado 57 8.5.6 Para pasaporte 57 8.5.7 Carta compromiso 58 8.5.8 Credencial 58 8.5.9 Credencial con logo 58 8.5.10 Credencial para padres 58 8.5.11 Formato de inscripción 58 8.5.12 Etiquetas por correspondencia 59 8.5.13 Etiquetas para archivo histórico 59

8.5.14 Memorándum de alta 59 8.5.15 Memorándum de baja 59 8.5.16 Informe de evaluación 60 8.5.17 Anexo al reporte de evaluación 60 8.6 Alumnos dados de baja 61 8.7 Alumnos de alta 61 8.8 Alumnos becados 62 8.9 Consultas especiales 63 8.10 Exportar información a Excel 64 8.11 Cambiar alumnos de grupo 64 8.12 Reporte para revisión CURP 64 8.13 Reporte de alumnos con grado incorrecto según fecha de Nacimiento 65 8.14 Registrar peso, estatura y talla de alumnos 65 8.15 Registrar datos de padres de familia 65 8.16 Consulta de historia de alumnos 66 8.17 Tomar fotografías 66 8.18 Reporte de alumnos sin fotografía 67 8.19 Borrar fotografía sin alumnos 67 8.20 Archivo para sistema de ficha psicopedagógica 67



8.21 Archivos de fotografías para ficha psicopedagógica 68

9. PROCESOS PARA RECEPCIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN 9. PROCESOS PARA RECEPCIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN 9. PROCESOS PARA RECEPCIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN 9. PROCESOS PARA RECEPCIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN 69 69 69 69

9.1 Registrar información de inicio de ciclo (solicitudes de inscripción) de una escuela 70 9.1.1 Borrar todas las solicitudes de preinscripción de todas las escuelas 70 9.1.2 Recibir en zona escolar archivo de preinscripciones 71

9.1.3 Envirar archivo de preinscripciones de la zona 71

9.1.4 Recibir en sector escolar archivo de preinscripciones 72

9.1.5 Enviar archivo de preinscripciones del sector 72

9.2 Recepción y envío de solicitudes de inscripción 73 9.2.1 Recibir archivo de solicitud de inscripción en la zona escolar 73

9.2.2 Enviar archivo de solicitud de inscripción de la zona escolar 74

9.2.3 Recibir archivo de solicitud de inscripción en el sector escolar 74

9.2.4 Enviar archivo de solicitud de inscripción del sector 75

9.3 Recibir y enviar calificaciones bimestrales 76 9.3.1 Recibir calificaciones bimestrales en la zona escolar 76

9.3.2 Enviar calificaciones bimestrales de la zona escolar 76

9.3.3 Recibir calificaciones bimestrales en el sector escolar 77

9.3.4 Enviar calificaciones bimestrales del sector 78

9.4 Generar archivo con información de inicio de ciclo del sector escolar 79 9.4.1 Recibir archivo con fotografías de los alumnos de una escuela 79

9.4.2 Enviar archivo con fotografías de alumnos 80

9.4.3 Recibir archivo con fotografías de alumnos en la zona escolar 80

9.4.4 Enviar archivo con fotografías de alumnos del sector 81

10. REPORTES Y ESTADÍSTICAS DE LA ZONA O SECTOR ESCOLAR10. REPORTES Y ESTADÍSTICAS DE LA ZONA O SECTOR ESCOLAR10. REPORTES Y ESTADÍSTICAS DE LA ZONA O SECTOR ESCOLAR10. REPORTES Y ESTADÍSTICAS DE LA ZONA O SECTOR ESCOLAR 82

10.1 Reporte de alumnos inscritos en más de una escuela 83 10.2 Reporte de alumnos por sector, zona escolar y escuela 83 10.3 Reporte de alumnos sin tutor o con domicilio incompleto 83 10.4 Reporte de alumnos dados de baja 84 10.5 Reporte de alumnos pendientes de autorizar (todas las escuelas) 84 10.6 Reporte de alumnos con grado incorrecto según fecha de nacimiento 84 10.7 Reporte para revisión de CURP 85 10.8 Reporte de promedios corregidos (sexto grado) 85 10.9 Reporte de maestros de grupo del sector o zona 85 10.10 Revisar captura completa de comprensión lectora 85 10.11 Concentrado de alumnos de sexto sin fotografía por sector y zona 86 10.12 Estadísticas general de alumnos por nivel, escuela y grado 86 10.13 Estadísticas totales por nivel 86 10.14 Estadísticas por nivel, sector, zona y escuela (selección) 86 10.15 Estadísticas por nivel, sector, zona y escuela 87 10.16 Estadística totales por nivel, sector y zona escolar 87 10.17 Estadísticas 911 87



10.18 Estadística general de alumnos (inscripción, bajas, existencia) por escuela 87 10.19 Exportar información a EXCEL 88 10.20 Concentrado de preinscripciones 88

11. PROCESOS DE FIN DE CICLO11. PROCESOS DE FIN DE CICLO11. PROCESOS DE FIN DE CICLO11. PROCESOS DE FIN DE CICLO 89898989

11.1 Actualización de folios de boleta y certificados de archivo 90 11.2 Reporte para revisión de promedios históricos 90 11.3 Revisar que la captura de calificaciones esté completa 90 11.4 Reporte de promedios finales por grupo 91 11.5 Estadísticas de fin de ciclo escolar 91

12. DATOS TÉCNICOS DEL SISTEMA 12. DATOS TÉCNICOS DEL SISTEMA 12. DATOS TÉCNICOS DEL SISTEMA 12. DATOS TÉCNICOS DEL SISTEMA 92929292



1. INTRODUCCIÓN

1.1 ANTECEDENTES La SECRETARÍA DE EDUCACIÓN EN EL ESTADO DE DURANGO tiene entre otras muchas funciones, las siguientes:

� La responsabilidad de controlar las actividades de registro y certificación escolar, en las escuelas de educación básica tanto oficiales como particulares.

� Estructurar el sistema de control escolar en el Estado, incluyendo los

indicadores de información que lo alimentan.

� Instalar el sistema de registro continuo de alumnos para automatizar las actividades de control escolar, que permitan simplificar y controlar la captura de datos, así como emitir los reportes y formatos necesarios para una eficiente y correcta administración.

Los planteles educativos (Escuelas), son las unidades básicas que permiten realizar la función sustantiva de la Secretaría de Educación:

“Proporcionar Educación de Calidad y con Equidad a todos los habitantes en edad de recibirla”

Las Escuelas han utilizado durante muchos años, diversos formatos y medios para registrar y controlar los datos de los alumnos, sus calificaciones, la asistencia a clases y para informar a los alumnos, a los padres de familia y a diferentes áreas de la Secretaría de Educación, de los resultados obtenidos, utilizando para el efecto una gran cantidad de personas que, con gran esfuerzo y trabajo manual tienen que cumplir los procesos programados en los tiempos establecidos. La administración de las escuelas y las áreas administrativas de la Secretaría de Educación requiere de un constante proceso de modernización, mediante el uso de Reingeniería de Procesos y de las Tecnologías de la Información.



1.2 EL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR Con el propósito de apoyar e impulsar la modernización administrativa de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN EN EL ESTADO DE DURANGO, se desarrolló un sistema de cómputo llamado “SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA ESCUELAS DE EDUCACIÓN PRIMARIA”, el cual permite que las escuelas de Educación Primaria realicen de una manera más eficiente la administración del Control Escolar, con más calidad y mediante un uso óptimo de los recursos humanos y tecnológicos. Al modernizar la administración escolar en las Escuelas, se moderniza y simplifica también, el control y la supervisión que las zonas y sectores escolares, así como diversas áreas de la Secretaría de Educación realizan hacia las escuelas, ya que, mediante el intercambio en medios electrónicos o por medio de Internet, se obtiene información real y actual con una gran precisión y calidad, en menor tiempo y sobre todo, sin necesidad de recapturar datos. Una vez que las áreas cuentan con la información de las escuelas, la pueden procesar, consultar, concentrar, analizar y explotar, mediante el uso de programas de cómputo específicamente desarrollados o mediante programas de uso generalizado (Excel©, Word©, etc.), dándole una gran capacidad de tomar las decisiones correctas que se requieren en la Secretaría De Educación para planear, programar y cumplir los proyectos y programas de trabajo, así como realizar la evaluación de los resultados. El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR hace uso de las modernas tecnologías de la información con el fin de simplificar el proceso de los datos:

- En las escuelas - En las zonas y sectores escolares - En las áreas de acreditación - En las áreas educativas - En todas las áreas administrativas de la Secretaría de Educación que utilizan la

información que se genera en las escuelas.

o En el sistema de CALIFICACIONES, cada maestro puede registrar las inasistencias, las calificaciones, los apoyos y las recomendaciones necesarias para favorecer el avance de los alumnos, con ésta captura se carga automáticamente al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR para la emisión de los reportes de evaluación correspondientes a los diferentes bimestres. Con este sistema de distribuye el trabajo de captura, se agilizan los procesos, se evitan errores de transcripción y se mejora la calidad de la información.

o En el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, las escuelas capturan y procesan los datos de los alumnos además de generar los productos que requiere, tanto para su operación cotidiana como para entregar en medios electrónicos y en reportes a las diferentes áreas que las requieren en la Secretaría de Educación.

o Las zonas y sectores escolares utilizan el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR para recibir la información de las escuelas, consultan información, generan reportes concentrados, validan información y generan reportes y archivos para entregar a los niveles educativos y/o áreas de control escolar.

o El SISTEMA DE PRIMARIAS, opera en las áreas de acreditación de la Secretaría y en las oficinas regionales de administración escolar. En este sistema se recibe, se valida, se revisa, se concentra, se procesa y se explota la información de control escolar de todas las escuelas, con lo cual se automatiza el control escolar, generando todos los productos y formatos oficiales que se requieren.



La operación del SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR permite que, con menos trabajo físico del personal, las tareas de administración escolar se realicen con mayor eficiencia, mejor calidad y en menos tiempo tanto en las escuelas como en las áreas administrativas y educativas de la propia Secretaría de Educación. El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR opera directamente en cada escuela, zona y sector escolar de educación primaria, apoyando la operación del control escolar, simplificando y apoyando los procesos y el trabajo cotidiano.

o El sistema de control escolar genera los reportes, los formatos y la información

que la escuela necesita para uso interno y externo durante todo el ciclo escolar.

o Genera la información correspondiente a inscripciones, preinscripciones y evaluación bimestral para envío mediante medios electrónicos (memoria USB, correo electrónico e internet) y en reportes de acuerdo a lo siguiente:

• Las escuelas generan y envían archivos a la zona escolar correspondiente • Las zonas escolares reciben los archivos de sus escuelas y generan otro

archivo con todas las escuelas de la zona y la envían a su sector escolar • El sector escolar recibe los archivos de sus zonas, genera un nuevo archivo

con todas sus escuelas y lo envía a las áreas de acreditación y nivel educativo correspondiente.

El sistema apoya en los diferentes procesos que se realizan en las escuelas durante todo el ciclo escolar:

• PROCESO DE PREINSCRIPCION.- Registro de solicitudes, impresión de constancias, envío de información, etc.

• PROCESOS DE INICIO DE CICLO ESCOLAR.- Inscripción, generación de

estadísticas, asignación de números de lista, impresión de listas de asistencia, etc.

• PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR.- Impresión de constancias, credenciales con fotografía, listas de alumnos, altas y bajas de alumnos, reportes de apoyo, etc.

• PROCESOS BIMESTRALES.- Registro de calificaciones, inasistencias, evaluación de

herramientas fundamentales para el aprendizaje, los apoyos y recomendaciones por asignatura así como las observaciones y recomendaciones generales, impresión de reportes de evaluación, informes de aprovechamiento de alumnos, informes estadísticos, etc.

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR mejora considerablemente varios procesos, entre otros:

- Las preinscripciones, ya que se preinscribe directamente en el sistema de manera simple, solamente se registra la matricula que aparece en la constancia de estudios que le fue entregada en su escuela preescolar de procedencia, emitiendo directamente la solicitud de preinscripción. El envío, la validación y la autorización de las solicitudes se realizan directamente en sistemas y medios electrónicos.

- Las inscripciones.- la información registrada en las preinscripciones se utiliza para realizar más rápidamente el proceso de inscripción.



- La revisión de documentos.- Desde que el alumnos ingresa a preescolar se revisan

sus documentos (acta de nacimiento, curp, etc.), en los niveles de primaria y secundaria no se requiere volver a entregar y revisar documentación de los alumnos que han sido autorizados en preescolar o en primaria, ahorrando una gran cantidad de tiempo y evitando solicitar nuevamente documentación ya revisada.

- Los procesos de evaluación.- el sistema permite generar un sistema para cada maestro, para que registre bimestralmente sus evaluaciones y se carguen de manera simple en el sistema de control escolar, sin necesidad de calcular manualmente promedios. Después de esto de imprimen los reporte de evaluación para entrega a los padres de familia.

- Fotografías.- el sistema permite tomar y/o registrar fotografías de los alumnos para su impresión en los diferentes reportes que la requieren, incluyendo el certificado de sexto grado, credenciales y constancias.

- Automatiza la elaboración de constancias y diversos reportes que anteriormente se realizaba manualmente o en máquinas de escribir.

- La información registrada es reutilizada en el siguiente nivel educativo, simplificado desde la preinscripción para ingreso a secundaria, ya que no es necesario volver a capturar todos los datos de los alumnos

- Se cuenta con información histórica de los alumnos actuales y egresados - Genera información estadística y detallada que diversas áreas de la SECRETARÍA

requieren para su operación. - La certificación.- con la información registrada durante el ciclo escolar, al fin del

ciclo se imprimen los documentos oficiales que acreditan y certifican los grados de estudio de los alumnos.

Los reportes de evaluación, las formas IAE y CREL, han sido autorizados por la DIRECCIÓN GENERAL DE ACREDITACIÓN Y REVALIDACIÓN (DGAyR) de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA FEDERAL, para que el Sistema de Control Escolar los genere e imprima directamente en papel común, considerándose formatos oficiales, sin necesidad de utilizar las antiguas formas preimpresas. El sistema central llamado “SISTEMA DE ADMNISTRACIÓN PARA ESCUELAS PRIMARIAS” que opera en la SEED, concentra la información y genera los archivos necesarios para que la información sea incorporada al SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN EDUCATIVA (SIGED) de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA FEDERAL.



2. OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES Para facilitar la navegación a través del sistema, le mencionamos en forma genérica para qué sirven y como operan los diferentes elementos y objetos que contiene el sistema, así como las teclas especiales que se utilizan en él. El sistema opera a través de formularios (llamados también formas, pantallas o ventanas), los cuales pueden contener diferentes objetos, como son: ETIQUETAS.- Generalmente solo sirven para identificar el contenido del objeto que está a la derecha o debajo de él.

CAMPOS DE TEXTO.- Sirven para presentar y/o aceptar información.

ÁREA DE MENSAJES.- Contiene instrucciones acerca de lo que se debe o puede hacer, dependiendo del objeto que en ese momento tenga el “foco” (donde está ubicado el cursor), también se usa para mensajes de error CUADRICULAS.- Se utilizan para presentar varios diferentes registros de información (Ej. Alumnos, grupos), las cuadrículas contienen renglones, columnas y encabezados. Encabezados: Indican el contenido de la columna. Si es de color rojo, al darle clic la información se ordenará de manera ascendente de acuerdo al contenido de la columna. Renglones: generalmente, al hacer clic sobre un renglón, se presentará otro formulario conteniendo información detallada del registro (Ej. Alumnos, grupos, etc.).

BOTONES DE COMANDO.- Al hacer clic sobre alguno se realizará la operación indicada en él. Por ejemplo:

• El botón <ALTAS> o <NUEVO…> presenta un formulario que permite capturar un nuevo registro (alumno, grupo, etc.).

• El botón <REGRESAR> hace que el sistema regrese al formulario anterior.

• El botón <MENU> hace que el sistema regrese al menú principal.

• El botón <SALIR> permite salir totalmente del sistema en forma inmediata.

• El botón <BORRAR> borra el registro que está presente en el formulario.

• El botón <MODIFICAR> posiciona el cursor en el primer campo modificable, permitiendo modificar los datos.



CAJAS DE EDICIÓN.- Son parecidos a las cajas de texto, se utilizan para registrar datos variables en su longitud, la información puede estar separada por renglones o párrafos (para terminar un renglón se oprime la tecla <ENTER> en la parte del texto en que se desea terminar el renglón

actual e iniciar uno nuevo). Para salir de una caja de edición se deberá utilizar la tecla <TAB>. Las CAJAS DE EDICIÓN pueden estar vacías o contener hasta aproximadamente 65000 caracteres. En este sistema se utilizan para registrar los avances y recomendaciones que se imprimen en los reportes de evaluación. GRUPOS DE BOTONES (BOTONES DE OPCIÓN).- Conjunto de botones que se presentan en cada menú del sistema, se utilizan para accesar a las diferentes opciones del sistema, al hacer clic sobre un botón se realizará la acción descrita en él, puede ser que realice algún proceso, que presente un formulario o genere un reporte. TECLAS ESPECIALES.

• Tecla <TAB>.- Sirve para salir del campo actual y pasar al siguiente (por ejemplo: al terminar de incorporar o modificar datos en un campo de texto).

• Teclas <SHIFT>+<TAB>.- Regresa al campo anterior (su uso aparece indicado en el área de mensajes), casi siempre tiene el mismo efecto que la tecla <FLECHA ARRIBA>.

• Tecla <ENTER>.- Tiene la misma función que la tecla <TAB>, salvo en las cajas de edición, en las cuales se agregara un nuevo renglón. De preferencia utilice la tecla <TAB>.

• Tecla <ESC>.- Generalmente se utiliza para terminar la captura o modificación y regresar al formulario anterior (su uso aparece indicado en el área de mensajes).

• Teclas <FLECHA IZQUIERDA>, <FLECHA DERECHA>.- Al estar capturando datos en un campo de texto o caja de edición desplaza el cursor hacia la izquierda o derecha.

• Tecla <FLECHA ARRIBA>.- Se utiliza para regresar al campo anterior, salvo en las cajas de edición, en las cuales se desplaza el cursor hacia el renglón anterior.

• Tecla <FLECHA ABAJO>.- Casi siempre tiene la misma función que la tecla <TAB>, pasa al siguiente campo.

• Tecla <REPÁG>o <PAGINA PREVIA>.- Cuando estemos en una cuadricula, regresará varios registros hacia atrás (en caso de que existan).

• Tecla <AVPÁG>o <PAGINA SIGUIENTE>.- Cuando estemos en una cuadricula, avanzará varios registros hacia adelante (en caso de que existan).

• Tecla <CTRL>+ C.- Copia el texto seleccionado. • Tecla <CTRL>+ X.- Corta el texto seleccionado. • Tecla <CTRL>+ V.- Pega el texto copiado o cortado anteriormente.

Otras teclas especiales operan de igual manera que en los programas basados en Windows.



2.2 VENTANAS Y FORMULARIOS DE USO COMÚN Y FRECUENTE Dentro de la operación del Sistema llamaremos FORMULARIOS a todas las pantallas que se muestran en tamaño completo y que contienen en su interior campos con información relativa a la base de datos del Sistema u opciones de operación del propio Sistema, asimismo llamaremos VENTANAS a las pantallas pequeñas que se muestran dentro de un formulario. 2.2.1 Ventana de impresión.- Se presenta al seleccionar una opción o proceso que genere

algún reporte para imprimir, consta de cinco opciones: - VISTA PRELIMINAR: Permite visualizar previamente el reporte. - IMPRESIÓN DIRECTA: Sin visualización previa, envía el reporte directo a la

impresora predeterminada, se puede seleccionar el número de copias del reporte que desea imprimir.

- SELECCIÓN DE IMPRESORA: Esta opción permite seleccionar la impresora en la cual deseamos imprimir nuestro reporte, seleccionar las páginas y el número de copias a imprimir.

- CONFIGURACIÓN DE IMPRESORA: La opción de configuración permite seleccionar las características de la impresora que se utilizará en la impresión de reportes.

2.2.2 Ventana de respaldo.- Esta ventana se presenta al generar archivos que deben

enviarse a alguna área de la Secretaría de Educación (Nivel Educativo, Zona Escolar, Sector Escolar, Oficina Regional, Departamento de Acreditación, etc.) o cuando se realizan respaldos de la base de datos del Sistema. Generalmente los archivos se generan y almacenan en el disco duro de la computadora, si requiere enviarlo a otra área deberá respaldarlo en memoria USB, por lo cual deberá seleccionar “SI” en la siguiente ventana (en esta ventana aparece la ruta y el nombre del archivo generado).

Después de oprimir “SI” aparecerá la siguiente ventana, donde se seleccionará la unidad de almacenamiento en que se guardará la copia del archivo.

Notas: - En caso de aparecer un mensaje de error cuando se buscan las

unidades, darle clic en continuar (continúe) - La unidad C: corresponde al disco duro interno de la

computadora - La unidad D: generalmente en la unidad de CD o DVD - Las unidades USB pueden iniciar en la letra E: o F: dependiendo

de los dispositivos que la PC tenga instalados.



3. ENTRADA AL SISTEMA

3.1 CONTROL DE ACCESO El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR incluye un control de acceso mediante claves de usuario, password y derechos de acceso, lo cual permite que se pueda controlar con gran seguridad el acceso al sistema, a los menús y a cada una de las opciones de manera individual, el administrador del sistema puede asignar o quitar los derechos de acceso a cada usuario. Para ingresar al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, debe hacer doble clic sobre el icono de acceso en el escritorio de su PC, enseguida aparecerá el formulario de “ESCUELAS REGISTRADAS EN EL SISTEMA”, donde se seleccionará la escuela donde desea iniciar sesión: Al presionar clic en el renglón de los datos de la escuela deseada, aparecerá el formulario de acceso al sistema:

Puede hace clic en el botón “INFORMACIÓN DEL SISTEMA” para ver datos del sistema y para solicitar apoyo en caso necesario. En este formulario deberá introducir su CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD (contraseña) de acceso.



Al introducir una CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD válidos, se presentara el formulario “MENU PRINCIPAL”, desde el cual se accesan los diferentes submenús y opciones del sistema.

<S<SUBMENÚS> opciones del sistema

El botón “cambiar de escuela” permite iniciar sesión en una escuela diferente. 3.2 Menú principal El MENU PRINCIPAL se divide en siete SUBMENUS, los cuales serán identificados en este manual con los símbolos “<nombre del submenú>” y se accesa haciendo clic en la “pestaña” del submenú correspondiente, estos SUBMENUS contienen cada uno de ellos una serie de opciones, las cuales identificaremos como sigue “>opción del sistema” y se accesará mediante un clic en el botón, recuadro o texto correspondiente a dicha opción; el manual está orientado a procesos, se divide en capítulos correspondientes a diferentes etapas del sistema(procesos), en los cuales se explica la operación de cada uno de ellos:

Menús del sistema ____________________________ Menús de opciones para la escuela

• <PRE-INSCRIPCION> • <ALUMNOS> • <BIMESTRES> • <PROCESOS DE FIN DE CICLO> • <ADMINISTRACIÓN>

Menús de opciones para la zona o sector escolar

• <RECEPCIÓN Y ENVIO> • <REPORTES Y ESTADISTICAS>

Capítulos del manual Tema capitulo Introducción (1)

Operación del sistema (2)

Entrada al sistema (3)

Administración del sistema (4)

Proceso de preinscripción (5)

Procesos de inicio de ciclo (6)

Procesos bimestrales (7)

Procesos cotidianos durante el ciclo escolar (8)

Procesos para recepción y envío de informació(9)

Reportes y estadísticas por zona o sector (10)

Procesos de fin de ciclo escolar (11)

Cada uno de los SUBMENUS cuenta con sus propias opciones, las cuales serán analizadas más adelante de acuerdo a los PROCESOS en que estén involucrados, cabe mencionar que para ingresar a cada submenú y a cada opción del sistema, se validan los derechos de acceso de acuerdo a su clave de USUARIO, desde el momento que el usuario ingresa al sistema los submenús se activan o se desactivan de acuerdo a los derechos asignados, por lo cual es probable que no pueda accesar a algún submenú por estar desactivado.



En caso de las opciones correspondientes a cada submenú, éstas son validadas en el momento que se seleccionan, por lo cual durante la operación del sistema podrá encontrar un mensaje como el siguiente: El mensaje anterior le avisa que no puede acceder a la opción porque el administrador no le asignó derechos en esa opción por ejemplo: “SEC_MODALU”.



4. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA El Sistema de Control Escolar requiere de una adecuada configuración y administración para su correcto funcionamiento y operación. En el menú de <ADMINISTRACIÓN> se encuentran las opciones que permiten registrar la información básica de la escuela, de los grupos académicos, de los maestros, el control de los usuarios que tienen derechos de acceso al Sistema, así como configurar de reportes. En este módulo se encuentran también opciones para realizar el mantenimiento y respaldos necesarios a las bases de datos del Sistema. 4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR En esta opción se registra la información general de la escuela, clave de centro de trabajo, nombre del director, ciclo escolar actual, teléfono, etc., así como datos que se requieren para la correcta impresión de los formatos oficiales. Es importante mantener actualizada la información, ya que es utilizada en diversos reportes y durante la operación del sistema.

Nota: Se recomienda que a esta opción solamente tenga acceso el administrador del Sistema, ya que los cambios realizados afectan los resultados y operación de sistema. <ADMINISTRACIÓN>datos del ciclo escolar >modificar >capturar datos de la escuela



4.2 DATOS PARA INSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN En esta sección se registra el mensaje que aparecerá en las solicitudes de inscripción. <ADMINISTRACIÓN>datos para inscripción y reinscripción - modificar mensaje >regresar

4.3 GRUPOS ACADÉMICOS En esta opción se deben registrar las altas, bajas y los cambios de los grupos académicos que se tienen en la escuela. Como una medida de seguridad, a cada grupo se le asigna un usuario encargado, el cual es el único que puede registrar movimientos de alumnos en este grupo, incluyendo el registro en los bimestres. <ADMINISTRACIÓN>grupos académicos

Los datos que se requieren son: - Grupo; se forma con grado + sección + turno, por ejemplo 2AM = segundo “A”

Matutino. - Plan de estudio, clave del plan de acuerdo al catálogo de planes de estudios

ej.: “2011” o “2011IND” (2011 indígena). - Encargado, la clave del usuario encargado del grupo - RFC del maestro responsable del grupo, lo puede seleccionar de la lista de

maestros (use la tecla <F3> para ir a la lista), los maestros deben estar registrados previamente en el “CATALOGO DE EMPLEADOS”

Dentro del catálogo de grupos académicos puede emitir: - Reporte de grupos - Reporte de maestros por grupo Al seleccionar un grupo puede imprimir diversos reportes: - Lista de asistencia del grupo - Reporte de calificaciones - Reporte de alumnos del grupo



4.4 PLANES DE ESTUDIO Los planes de estudio contienen las asignaturas correspondientes a cada grado, cuando se creen nuevos planes de estudios se le enviará una actualización. Los planes de estudios con sufijo “IND” son para educación indígena.

<ADMINISTRACIÓN>planes de estudio Puede emitir un reporte de los planes de estudio registrados, incluyendo sus asignaturas.

4.5 CATALOGO DE PERSONAL Con el fin de poder registrar el maestro responsable de cada grupo, en esta opción se deben registrar los datos de los maestros.

ADMINISTRACIÓN>catálogo de personal

Los datos a registrar son: - Número, se asigna a cada maestro, no necesariamente consecutivo, puede

asignarle de uno en uno o de 10 en 10, etc. - Primer apellido (antes llamado paterno) - Segundo apellido (antes llamado materno) - Nombre - Sexo - RFC del maestro - Curp del maestro



4.6 CONFIGURAR INFORMES (CREL, IAE, LISTAS, CREDENCIALES, ETC.) En las escuelas utilizan diferentes modelos de impresoras, por lo cual algunos reportes pudieran imprimirse con desfasamientos en los campos o márgenes. <ADMINISTRACIÓN>configurar informes (Crel, Iae, listas, credenciales, etc.)

Esta opción permite que en cada escuela puedan realizarse los ajustes necesarios en algunos de los reportes del Sistema, para que la información a imprimir coincida perfectamente en los formatos prediseñados de reportes de evaluación, certificados y otros formatos, además de que otros reportes puedan tener los márgenes necesarios para una adecuada presentación. Antes de imprimir en un formato preimpreso oficial, deberá realizarse una prueba en una hoja de papel bond, cotejarla a contraluz con el formato preimpreso oficial, en caso de no coincidir algún dato con dicho formato, se debe proceder a realizar los ajustes necesarios.

Nota: en algunos reportes los campos están agrupados, para desagrupar y mover los campos individualmente hacer clic en algún campo del grupo y clic en formato>desagrupar, en caso de dudas solicite apoyo. Para configurar un reporte hacer lo siguiente:

- seleccionar el reporte deseado en el formulario, - seleccionar el campo o campos que se quieren mover (dando un clic en algún

lugar y dejándolo presionado, hacer una especie de cuadro y soltar el botón; esto hará que se seleccione todo lo que quede dentro del cuadro),

- con las teclas de flecha puede mover hacia arriba, abajo, izquierda o derecha, hasta que se localice en la posición requerida (se recomienda que con una regla mida cuanto se

necesita mover, en la parte inferior hay una especie de barra que le indica la posición actual), - para terminar haga clic use la (x) de la parte superior derecha, le hará una

pregunta que si quiere guardar los cambios: “Do you want to save changes to report designer”. Yes = grabar cambios y salir,

No = no grabar cambios y salir, Cancel = no grabar cambios y seguir modificando Si pulsa ESC (tecla escape) se cancela la configuración y no se guardan los cambios

(descart changes) yes = descartar los cambios y salir. En caso de que los cambios realizados al formato del reporte estén muy alterados, puede recuperar el formato original más reciente que le fue enviado, utilizando el botón que dice “RECUPERAR FORMATO ORIGINAL” que se encuentra al lado derecho de cada reporte.



4.7 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel® Considerando la importancia de utilizar datos en otras aplicaciones, el Sistema cuenta con la opción de generar un archivo con datos de los alumnos en formato Excel® o DBF, que permite al usuario crear sus propios informes. Se puede seleccionar un “grupo”, un “grado” o “todos los grados”, enseguida clic en “datos generales” y “exportar a Excel®” o “DBF”. Al seleccionar un grupo o un grado puede exportar calificaciones de los bimestres. <ADMINISTRACIÓN>exportar información a Excel® >seleccionar grupo, grado o todos los grados >seleccione la información para exportar

>seleccionar “exportar XLS” o “exportar a DBF”

4.8 CATALOGO DE USUARIOS Un usuario es una persona que tiene derecho de ingresar al Sistema con una clave específica denominada “CLAVE DE USUARIO”, una vez dentro puede usar las diferentes opciones del Sistema de acuerdo a los derechos de acceso que se hayan asignado. En esta opción se registran, se modifican o se borran los usuarios del sistema, además de asignarle los derechos de acceso a las diferentes opciones y menús del sistema. Se recomienda que los usuarios utilicen un “password” (contraseña de seguridad) que solo ellos conozcan, para evitar que otras personas la utilicen en forma inadecuada.

Para registrar nuevo usuario: <ADMINISTRACIÓN>catálogo de usuarios

>nuevo usuario >grabar el usuario Para modificar derechos de acceso:

<ADMINISTRACIÓN>catálogo de usuarios >seleccionar usuario >modificar los derechos de acceso

>clic en la columna “acceso” o botones “dar acceso a todo” o “quitar todos derechos” para asignar o quitar acceso >grabar los derechos



Nota: El usuario puede cambiar su password (contraseña) tantas veces sea necesario, solo debe de seleccionar en botón “MODIFICAR PASSWORD” en la parte inferior central del menú principal, debe de teclear el password actual y si es el correcto debe de ingresar el nuevo password dos veces para cotejarlo, después se deberá grabar, al ingresar de nuevo al sistema deberá utilizar la nueva contraseña (password).

4.9 CATALOGO DE OPCIONES El sistema cuenta con un catálogo que permite controlar el acceso a las opciones al Sistema que tienen acceso restringido, en este módulo se registran dichas opciones.

Nota: Generalmente todas las opciones están incluidas en el catálogo que se distribuye con el Sistema, por lo que es poco probable que exista la necesidad de agregar o modificar. Para registrar una nueva opción:

<ADMINISTRACIÓN>catálogo de opciones >nueva opción >grabar Para modificar o borrar una opción:

<ADMINISTRACIÓN>catálogo de opciones >seleccionar opción >modificar o borrar opción



4.10 COMANDOS SQL Esta opción es de uso restringido para uso exclusivo del personal responsable del desarrollo del Sistema, en caso de ser necesario resolver algún problema se le darán instrucciones vía telefónica.

4.11 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA Para proteger la información que se genera en el Sistema es importante realizar procesos de respaldo y mantenimiento a las bases de datos del Sistema. Estos procesos deben de realizarse sin que otros usuarios estén dentro del Sistema. <ADMINISTRACIÓN>mantenimiento y respaldos del sistema

>reindexar o pack o respaldar base de datos

Respaldar: Uno de los procesos más importantes para proteger y preservar la información almacenada en el Sistema, es el respaldo de información. Para tal propósito existe dentro de este formulario un botón “respaldar base de datos”, el cual creará un respaldo de la base de datos en un archivo comprimido que se guarda en el disco duro del equipo donde se realiza el proceso de respaldo, el archivo comprimido quedará en la carpeta:

c:\respaldos_escolar_primaria El sistema cada semana le pregunta si realizar el respaldo pero es recomendable que, en los días que se realice mucho trabajo de captura o modificación de datos, se realice un respaldo extra, para mayor seguridad en su información, ya que, de un respaldo se puede recuperar la información en caso necesario.

Nota importante: al terminar de realizar un respaldo, el sistema le preguntará si desea copiarlo a algún dispositivo(memoria USB), se recomienda realizar una copia a una memoria USB con el fin de que podamos recuperar su información en caso de que su computadora se dañe o cambie de dueño. Reindexar: Este proceso es también muy importante, debido a que cuando ocurre un fallo en la energía eléctrica se pueden perder los índices de los archivos y el sistema después de esto proporciona información incorrecta o presentar errores, se debe realizar después de un fallo de energía eléctrica y también se recomienda realizarlo diariamente al iniciar la sesión (se tarda solamente unos segundos). Pack: Este proceso realiza la función de compactar las bases de datos, ya que cuando se borran registros dentro del Sistema, estos solamente son marcados (borrados en forma lógica), una vez que se realiza el proceso “PACK”, los registros marcados son eliminados físicamente de la base de datos del Sistema.

Nota: si le presenta algún mensaje de error al reindexar o hacer pack, solicitar apoyo vía telefónica.



4.12 BORRAR TODA LA INFORMACIÓN DE LA ESCUELA ACTUAL En esta opción podrá borrar toda la información de la escuela en la que inició sesión, antes de borrar se realiza automáticamente un respaldo de la base de datos. Es útil cuando se tiene información de una escuela que no corresponde a la zona o sector. <ADMINISTRACIÓN>borrar toda la información de la escuela actual

>continuar

4.13 CARGAR INFORMACIÓN DE UNA ESCUELA Si cuenta con un respaldo de la base de datos por ejemplo: “ESCOLAR_05_11_2014_(11_25).ZIP” (la fecha y hora indican cuando se realizó el

respaldo), se puede cargar al sistema la información del respaldo, en caso de que ya este registrada dicha escuela se reemplazará la información existente con la del respaldo.

En caso necesario solicite asesoría vía telefónica <ADMINISTRACIÓN>cargar información de una escuela

>seleccionar el archivo del respaldo >seleccionar la escuela que desea cargar

4.14 BORRAR LA INFORMACION DE LAS OTRAS ESCUELAS (menos de la actual) Se borrará toda la información de las escuelas registradas excepto la escuela en la que inició sesión. Es útil cuando se recupera el sistema desde una zona o sector. <ADMINISTRACIÓN>borrar la información de las otras escuelas (menos de la actual)

> continuar



4.15 RECUPERAR UN SISTEMA DE UNA ESCUELA En caso de que alguna escuela pierda su sistema por robo de equipo, virus o por cualquier otro motivo, existen varias opciones para recuperarlo:

- Desde el sistema de la zona o sector escolar

A. Desde el equipo de la zona o sector, copiar la carpeta “c:\escolar_primaria” a una memoria USB y pegarla en el disco C: del equipo en que se desea instalar

B. En el equipo de la escuela crear el acceso directo: entrar a la carpeta c:\escolar_primaria, buscar el programa (aplicación) escolar.exe, hacer clic derecho sobre escolar.exe; enviar al escritorio(crear acceso directo)

C. Ingresar al sistema desde el nuevo acceso directo en el escritorio en su escuela

D. Borrar las otras escuelas: <ADMINISTRACIÓN>Borrar la información de las otras escuelas (menos de la actual)

- Desde un respaldo del sistema.- Si usted tiene un respaldo reciente de la base de

datos en su memoria USB o en la carpeta de respaldos c:\respaldos_escolar_primaria; el archivo de respaldo se debe llamar “ESCOLAR_DD_MM_AAAA_(HH_MM).ZIP” donde dd=día, mm=mes, aaaa=año, hh=hora, mm=minutos (la fecha y hora indican cuando se realizó el respaldo)

A. Copiar una carpeta “escolar_primaria” de otra escuela a una memoria USB y ponerlo en el disco c: del equipo de la escuela

B. Crear el acceso directo: entrar a la carpeta c:\escolar_primaria, buscar el programa (aplicación) escolar.exe (tiene imagen de zorro), hacer clic derecho sobre escolar.exe; enviar al escritorio(crear acceso directo)

C. Ingresar al sistema desde el nuevo acceso directo en el escritorio en la escuela que está en el sistema

D. Cargar la información desde un respaldo.- seguir los pasos indicados en la sección 4.13.

E. Entrar de nuevo al sistema en su escuela F. BORRAR LA INFORMACION DE LAS OTRAS ESCUELAS (menos de la

actual).- seguir los pasos indicados en la sección 4.14.

- Solicitar apoyo con personal que desarrolla el sistema, los datos están en el botón (información de sistema).

- Acudir al área de acreditación correspondiente para que le recuperen el sistema.



4.16 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN EL SISTEMA. Debido a fallas de energía eléctrica o que el equipo sea apagado sin antes haberse salido del sistema, pueden presentarse problemas con los índices del sistema, para solucionar esto se deberá realizar lo siguiente: <ADMINISTRACION>mantenimiento y respaldos

>reindexar

Los respaldos de la base de datos generados en el Sistema permiten que se pueda recuperar la información tal y como estaba en la fecha y hora específica en que se realizaron los respaldos, en caso de ser necesario recuperar la información de un respaldo, solicitar ayuda al área responsable del desarrollo del sistema. El sistema de control escolar requiere constantes adecuaciones y mejoras durante toda su vida útil, para efecto de satisfacer las nuevas necesidades de información y cumplir con las reglas que imponen los diferentes usuarios de la información, por lo cual usted podrá enviar su reportes de errores, comentarios, sugerencias de modificación, de creación de reportes, etc.

En caso de haber problemas graves en el Sistema, póngase en contacto con el área encargada del desarrollo del Sistema en donde le asesorarán para encontrar una solución en la cual puede estar incluido la recuperación de datos de algún respaldo y/o correcciones a los programas del sistema.



5. PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN En el mes de Febrero son las preinscripciones, es por ello que este proceso es de suma importancia para apoyar y simplificar el proceso, la información de las preinscripciones permite realizar la planeación y programación de los recursos materiales y humanos, materiales y de infraestructura requeridos para el siguiente ciclo escolar. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en el orden siguiente (puede omitir los reportes y exportar a Excel sí no los requiere):

1. Borrar datos de preinscripciones anteriores 2. Actualizar datos generales para preinscripción e inscripción 3. Registro de solicitudes de preinscripción 4. Formato de preinscripción 5. Reporte de alumnos preinscritos por número de solicitud 6. Reporte de alumnos preinscritos alfabético 7. Exportar información de preinscripción a Excel® 8. Generar archivo de preinscripciones para envío

5.1 BORRAR SOLICITUDES DE NUEVO INGRESO (Todas) Cuando ya se realizó un proceso de preinscripción previamente (del ciclo anterior) o existe información de preinscripciones que ya no sirven, se queda información almacenada en la base de datos, por lo tanto se deberá borrar dicha información antes de iniciar un nuevo proceso de preinscripción.

<PRE-INSCRIPCIONES>borrar solicitudes de nuevo ingreso (todas)



5.2 DATOS PARA INSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN En este formulario registran los compromisos que se imprimen en los formatos de inscripción de alumnos. <PRE-INSCRIPCIONES>datos para inscripción e reinscripción

5.3 REGISTRO DE SOLICITUDES En esta opción se registran las solicitudes de preinscripción, se requieren los datos personales tales como nombre, fecha de nacimiento, curp, sexo, domicilio, etc. al presionar “grabar” le dará opción de imprimir la solicitud, también puede buscar algún alumno para modificar algún dato y/o reimprimir de nuevo la solicitud.

Para registrar las nuevas solicitudes:

<PRE-INSCRIPCIONES>registro de solicitudes>nueva solicitud (para modificar o borrar, clic sobre una solicitud)

- registrar de datos del solicitante >grabar >imprimir solicitud

Notas: - El folio de la solicitud es un numero de control consecutivo - Sí el solicitante trae su constancia de la escuela preescolar, en el campo

“MATRICULA” deberá registra la matricula que aparece en la constancia, para que aparezcan los datos del alumno automáticamente.

- Los datos registrados en la preinscripción se utilizan durante la inscripción



5.4 FORMATO DE PREINSCRIPCIÓN Una vez que ha sido dada de alta una nueva solicitud de preinscripción, se puede imprimir el formato de preinscripción en forma directa como se indica a continuación: <PRE-INSCRIPCIONES>registro de solicitudes

>seleccionar la solicitud >imprimir

5.5 REPORTE POR NÚMERO DE SOLICITUD DE ALUMNOS PREINSCRITOS Para revisar los alumnos preinscritos puede imprimir un reporte conteniendo los datos básicos de los solicitantes, este reporte esta ordenado por número de folio de solicitud. <PRE-INSCRIPCIONES>reporte de alumnos preinscritos (por número de solicitud)

- imprimir

5.6 REPORTE ALFABETICO DE ALUMNOS PREINSCRITOS

Para revisar los alumnos preinscritos puede imprimir un reporte conteniendo los datos básicos de los solicitantes, este reporte esta ordenado alfabéticamente. <PRE-INSCRIPCIONES>reporte de alumnos preinscritos (alfabético)

- imprimir



5.7 EXPORTAR INFORMACIÓN DE PREINSCRIPCIONES A EXCEL© Al seleccionar esta opción se exporta toda la información de preinscripciones a formato EXCEL®, para que usted pueda generar reportes, graficas o darle el formato que requiera, los cambios al archivo generado en Excel® no afectan al sistema.

5.8 GENERAR ARCHIVO DE PREINSCRIPCIONES PARA ENVIO Este proceso se debe realizar al terminar la preinscripción, para enviarlo a la zona o sector escolar, preferentemente se recomienda utilizar una memoria USB, ya que esta es más confiable. <PRE-INSCRIPCIONES>generar archivo de preinscripciones

>copiar >imprimir oficio

Al terminar de general el archivo podrá imprimir un oficio de envío de preinscripción.



6 PROCESOS DE INICIO DE CICLO Al iniciar un ciclo escolar se realizan diversos procesos como son: inscripción de alumnos, impresión de listas de asistencia, etc., los cuales se describen a continuación:

1) Inscripciones a primer grado 2) Impresión del formato de inscripción 3) Realizar Altas, bajas y cambios de datos de alumnos 4) Generar números de lista 5) Imprimir listas de asistencia por grupo 6) Imprimir credenciales de alumnos 7) Estadísticas de inicio de ciclo (forma 911) 8) Generar archivo de solicitud de inscripción



6.1 INSCRIPCIONES A PRIMER GRADO En agosto se realiza el proceso de inscripción de nuevos alumnos, en esta opción se inscriben los alumnos que se preinscribieron y se presentan a realizar su inscripción. <PRE-INSCRIPCION>inscripciones a primer grado

>seleccionar alumno a inscribir >inscribir - revisar y corregir datos >grabar >imprimir comprobante de inscripción

6.2 FORMATO DE INSCRIPCIÓN Al terminar de inscribir a un alumno (sección 6.1), podrá imprimir el formato de inscripción. También podrá imprimirlo cuando seleccione un solicitante con situación de “INSCRITO”. <PRE-INSCRIPCIÓN>inscripciones a primer grado

>seleccionar alumno >imprimir



6.3 REGISTRAR ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE DAT0S DE ALUMNOS En esta opción se registran los movimientos de alumnos durante todo el ciclo escolar. Para:

- Registrar alumnos de nuevo ingreso a primer grado que no se preinscribieron o - Registrar alumnos que vienen de otra escuela a segundo, tercero, cuarto, quinto y

sexto grado o - Modificar datos de los alumnos ya registrados o - Registrar la baja de un alumno - Borrar los alumnos que estuvieron en el ciclo anterior y que no regresaron

Para registrar nuevos alumnos: <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

>clic en altas >capturar información del alumno >grabar

Para modificar datos de un alumno: <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

> seleccionar un alumno para modificar >capturar información del alumno >grabar

Para dar de baja un alumno: <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

> seleccionar un alumno para dar de baja >capturar fecha de baja y motivo >procesar baja >imprimir memorándum de baja



6.4 GENERAR NUMEROS DE LISTA Después de los proceso de inscripción y reinscripción, los alumnos no tienen número de lista correcto en el grupo, por lo que hay que ordenar y asignar números de lista.

En el siguiente formulario podrá ver los grupos académicos que tenga registrados como usuario responsable (esto se vio en manejo de grupos), al dar un clic sobre el grupo, en la parte central aparecen en orden alfabético los alumnos del grupo, al dar clic sobre el botón generar números de lista, automáticamente se asignarán números de lista de acuerdo al orden alfabético.

Se recomienda que, una vez que se entreguen las listas definitivas a los maestros, ya no se vuelvan a generar estos números de lista, para que los números de la lista de asistencia coincidan con los del formulario de captura de calificaciones, en estos casos el sistema le asigna el siguiente número de lista vacío.

<ALUMNOS>generar número de lista >seleccionar grupo académico >generar número de lista

6.5 IMPRIMIR LISTAS DE ASISTENCIA POR GRUPO Se obtiene un listado de alumnos para llevar el control de asistencia y registro de calificaciones. <ALUMNOS>informes por grupo académico

>seleccionar grupo académico >lista de asistencia de grupo



6.6 CREDENCIALES DE ALUMNOS El sistema permite imprimir las credenciales de los alumnos por grupo (se imprimen 4 por hoja), esta puede ser con o sin logotipo en la parte posterior. El logotipo que aparece al reverso de la credencial es originalmente el del Gobierno del Estado, si desea cambiarlo (por el de la escuela u otro), deberá crear su logotipo en formato JPG y copiarlo en el directorio (C:\escolar_primaria) con el nombre “escuela.JPG”. <ALUMNOS>informes por grupo académico

>seleccionar grupo académico >seleccionar “credenciales” ó “credenciales logo reverso”

6.7 ESTADISTICAS DE INICIO DE CICLO (FORMA 911.3) Imprime datos para llenar el formato 911.3. <ALUMNOS>forma 911.3

6.8 GENERAR ARCHIVO DE SOLICITUD DE INSCRIPICIÓN La información de inicio de ciclo deberá entregarse a la zona o sector escolar para su envío al área de acreditación correspondiente para su revisión. Se genera un archivo en el disco duro y le da opción para guardarlo en un medio electrónico, le recomendamos utilizar una memoria USB, al terminar se genera un recibo para entrega. <ALUMNOS>generar archivo de solicitud de inscripción



7 PROCESOS BIMESTRALES Las Escuelas del nivel de primaria registran en cinco momentos durante el ciclo escolar (llamados bimestres), las evaluaciones obtenidas en las asignaturas, las observaciones y/o recomendaciones sobre la evaluación de las herramientas fundamentales para el aprendizaje, las inasistencias, así como los apoyos y las observaciones generales necesarias para favorecer el avance en su formación. Esta información es utilizada a su vez en la emisión de reportes estadísticos que sirven para la toma oportuna e informada de decisiones. En este capítulo se explican los procesos y actividades que deben realizarse.

• Registrar calificaciones, comprensión lectora, apoyos y herramientas • Generar sistema de captura para maestros • Procesar desde sistema de captura para maestros • Registrar lengua indígena de los alumnos de educación indígena • Revisar captura completa de calificaciones del bimestre • Revisar captura completa de comprensión lectora • Imprimir reportes de evaluación • Reporte de alumnos con asignaturas reprobadas • Reporte de alumnos con mejores promedios • Reporte de mejores alumnos por grado • Estadísticas por grupo y asignatura • Estadísticas por grado y asignatura • Estadísticas de aprobación y promedios • Reporte de alumnos dados de baja • Generar archivo con calificaciones del bimestre

Existen dos maneras de realizar el proceso de captura en los bimestres:

- Registrar las evaluaciones directamente en el sistema de control escolar (sección 7.1)

- Generar un sistema de captura para que cada maestro registre la información

correspondiente de sus grupos y después procesarlo en el sistema (secciones 7.2 y 7.3)



7.1 REGISTRAR CALIFICACIONES, COMPRENSIÓN LECTORA, APOYOS Y HERRAMIENTAS

En esta opción se registran las evaluaciones por asignatura, las inasistencias, las observaciones y recomendaciones sobre la evaluación de las herramientas fundamentales para el aprendizaje, así como los apoyos y las observaciones generales correspondientes al bimestre, de cada alumno por grupo. <BIMESTRES>registro de calificaciones, comprensión lectora, apoyos y herramientas >seleccionar el bimestre >seleccionar el grupo a registrar - registrar calificaciones e inasistencias de cada alumno >Clic en las columnas “apo”, “obs”, “lec”, “esc” o ”mat” para registrar los apoyos, recomendaciones y herramientas

Nota: Al bimestre de registrar apoyos y recomendaciones aparece un contador de líneas registradas, al exceder la cantidad de líneas que caben en el reporte, aparecerá una ventana emergente de aviso, lo cual no es limitativo, es para indicarle que de éste alumno será necesario imprimir el anexo al reporte de evaluación.

Nota: Si realizó cambios en apoyos u observaciones y oprime en salir, regresar o menú se presentará una ventana emergente, para confirmar si desea grabar los cambios o no.



7.2 GENERAR SISTEMA DE CAPTURA PARA MAESTROS Con el fin de distribuir el trabajo de captura de las evaluaciones, los apoyos y observaciones, las herramientas fundamentales para el aprendizaje y las inasistencias de los alumnos de cada grupo, el sistema de control escolar puede generar un sistema de captura para cada maestro, en cual se puede copiar en la memoria USB para que en cualquier equipo de cómputo (laptop, pc de escritorio, notebook, etc.), el maestro pueda registrar las evaluaciones de sus alumnos. <BIMESTRES>generar sistema de captura para maestros

>seleccionar el bimestre que desea generar >seleccionar el grupo o grupos que atiende el maestro (clic en la columna “seleccionar” para que aparezca “S”)

>generar sistema >”SI” para copiar en la memoria USB >seleccionar la unidad para copiar el archivo

Nota: el sistema generado por cada maestro siempre se llamará “CALIFICACIONES”, por lo que al copiarla en la memoria USB del maestro, se borrara la carpeta anterior que estuviera en la memoria USB. NOTA: Ver el manual “INSTRUCTIVO_GENERAR_Y_OPERAR_SISTEMA_MAESTROS_PRIMARIA.doc”, en el cual se presentan las instrucciones detalladas para que el maestro pueda operar el sistema de captura para maestros (lo puede descargar de www.educaciondurango.org.mx).



7.3 PROCESAR DESDE SISTEMA DE CAPTURA PARA MAESTROS Si está utilizando el sistema de captura de maestros, deberá vaciar en el sistema la información que cada maestro registró de sus alumnos. Este proceso se realiza al momento de que el maestro entrega el archivo con la captura generado en el “sistema de captura para maestros”, como se indica en el manual correspondiente. <BIMESTRES>registro de calificaciones, comprensión lectora, apoyos y herramientas

>seleccionar el bimestre deseado >seleccionar el grupo a registrar >clic en “procesar desde sistema de captura” >buscar en la USB el archivo que nos entrega el maestro, (deberá

llamarse como se indica en la ventana) >clic en “OK >grabar

NOTA: Al seleccionar el archivo observar la fecha de modificación para asegurarse que sea reciente(en caso de no aparecer la columna “fecha de modificación”, hacer clic en el botón de vista y seleccionar “vista detalles”).

Las calificaciones, las inasistencias, los campos de apoyos y recomendaciones aparecerán en cada alumno, si desea grabar dar clic en “GRABAR”, si no graba no se registrarán los datos (calificaciones, inasistencias, apoyos, recomendaciones y herramientas), en la ventana aparecen los datos de alumnos aceptados y rechazados, en caso de que falte algún alumno se deberá registrar manualmente los datos y luego grabar. Hacer clic en el botón GRABAR, en caso necesario el sistema le preguntará si desea grabar, si no acepta grabar no se guardaran lo cambios registrados.



7.4 REGISTRAR LENGUA INDÍGENA DE LOS ALUMNOS DE EDUCACIÓN INDIGENA.

En las escuelas de educación indígena, es necesario registrar la lengua indígena que habla cada alumno, con el fin de que en los reportes de evaluación aparezca la lengua, como lo indican las normas de control escolar. La información relacionada con la lengua indígena es importante ya que es utilizado por las autoridades educativas para la toma de decisiones durante los procesos de planeación educativa. Existen dos maneras de registrar la lengua indígena:

- De manera individual en cada alumno: <BIMESTRES>registrar lengua indígena de los alumnos >clic en la columna de “lengua indígena” de cada alumno para que cambie la lengua indígena entre los siguientes valores: HUICHOL, MEXICANO (NAHUATL), TEPEHUANO, NINGUNA (con cada clic cambia a la siguiente lengua).

- De manera general a todos los alumnos de la escuela (cuando la mayoría o todos

hablan la misma lengua): <BIMESTRES>registrar lengua indígena de los alumnos >clic en el botón correspondiente a la “lengua indígena” (ubicado en la parte inferior del formulario) para asignar a todos los alumnos de la escuela la lengua: HUICHOL, MEXICANERO (NAHUATL), TEPEHUANO, NINGUNA. Importante: Si ha seleccionado una lengua indígena para todos los alumnos, y desea realizar un cambio a algunos de ellos, puede hacerlo siguiendo los pasos que se indicaron en el método anterior para cambios de manera individual.

7.5 REVISAR CAPTURA COMPLETA DE CALIFICACIONES DEL BIMESTRE. Esta opción permite al usuario conocer a que alumnos le faltan calificaciones, y puede imprimir el reporte concentrado por escuela y el listado general de los alumnos. <BIMESTRES>revisar captura completa de calificaciones del bimestre

>seleccionar bimestre >concentrado por escuela o listado general

En caso de faltar calificaciones aparece una ventana con los datos de los alumnos, también puede imprimir reportes concentrado o detallado de los faltantes.



7.6 REVISAR CAPTURA COMPLETA DE COMPRENSIÓN LECTORA Después de registrar la información correspondiente a cada bimestre y revisar que todos los alumnos tengan registrados los resultados de la evaluación de comprensión lectora. <BIMESTRES>revisar captura completa de comprensión lectora

>seleccionar bimestre deseado >concentrado por escuela y/o listado general

En caso de faltar captura de comprensión lectora en algún alumno, aparecerá una ventana con los datos de dichos alumnos, donde podrá imprimir reportes.



7.7 IMPRIMIR LOS REPORTES DE EVALUACIÓN Después de registrar la información correspondiente a cada bimestre y revisar la captura completa de calificaciones y comprensión lectora, es necesario imprimir los reportes de evaluación para entregar a los padres de familia de cada alumno. Este proceso se realiza por cada grupo, también puede imprimir de manera individual por alumno en <ALUMNOS>altas, bajas y cambios de datos de alumnos, -seleccionar alumno, >menú constancias. Nota: Los formatos de reporte de evaluación tienen espacios limitados para mostrar los apoyos y las recomendaciones, cuando la información registrada no pueda ser impresa completa en alguno de estos campos, aparecerá el espacio en blanco y un mensaje que dice: “CONSULTAR ANEXO CON APOYOS Y OBSERVACIONES”, en estos casos se deberá imprimir el “anexo al reporte de evaluación”, en el cual se mostrará completa la información registrada (al imprimir por grupo se imprimirán solamente los anexos de los alumnos a los cuales les aparece la leyenda). <ALUMNOS>informes por grupo académico

>seleccionar grupo >reportes de evaluación o anexo al reporte de evaluación

Reporte de evaluación ->

< Anexo al reporte de evaluación



7.8 REPORTE DE ALUMNOS CON ASIGNATURAS REPROBADAS. Con la finalidad de dar seguimiento a los alumnos con asignaturas reprobados, se presenta un reporte de calificaciones por periodo, por grupo(s) y grado(s) de los alumnos que adeudan materias. <BIMESTRES>alumnos con asignaturas reprobadas

>seleccionar periodo >seleccionar “grupo” o “grado” o “todos”

7.9 ALUMNOS CON MEJORES PROMEDIOS. Siguiendo con el análisis de aprovechamiento escolar, se presenta un reporte de alumnos con mejor promedio, el cual muestra información que se puede filtrar por número de mejores alumnos o promedio mínimo y por promedio de un periodo específico ó por promedio general a la fecha, además de poder seleccionar toda la escuela, un solo grado o uno o varios grupos. <BIMESTRES>alumnos con mejores promedios

>por número de alumnos de un solo periodo/ por número de alumnos de los periodos capturados

>por promedio mínimo de un solo periodo/por promedio mínimo de los periodos capturados

>seleccionar periodo >seleccionar grupo o grado o todos >imprimir



7.10 MEJORES ALUMNOS POR GRADO. Al término de la captura de calificaciones de cada periodo escolar, se puede obtener un reporte de los alumnos con mejor aprovechamiento por grado, la información presenta por periodo, grado y materia. <BIMESTRES>mejores alumnos por grado >número de mejores alumnos por grado

>seleccionar periodo >seleccionar grado deseado o todos

7.11 ESTADISTICAS POR GRUPO Y ASIGNATURA. En este reporte se obtiene información estadística concentrada de un bimestre, por grupo y materia, número de alumnos reprobados, inasistencias y promedios. <BIMESTRES>estadísticas por grupo y asignatura

>seleccionar el bimestre deseado >imprimir

7.12 ESTADISTICAS POR GRADO Y ASIGNATURA. Para obtener concentrados estadísticos que permitan evaluar el aprovechamiento escolar se emite el reporte que contiene información de un bimestre, por grado y asignatura, número de alumnos reprobados, inasistencias y promedios. <BIMESTRES>estadísticas por grado y asignatura




7.13 ESTADÍSTICAS DE APROBACIÓN Y PROMEDIO. <BIMESTRES>estadísticas de aprobación y promedio


Cuando la captura está completa se genera el reporte.

En caso de faltar calificaciones aparece ventana con datos de los alumnos en donde puede imprimir reportes concentrado o detallado.

7.14 REPORTE DE ALUMNOS DADOS DE BAJA En esta opción puede imprimir un reporte de los alumnos que tienen situación de baja, aparecen los alumnos que causaron bajas hasta la fecha solicitada. Generalmente se le solicita al entregar la información bimestral.



7.15 GENERAR ARCHIVO CON CALIFICACIONES DEL BIMESTRE Cada bimestre se debe entregar un archivo que contiene los resultados de las evaluaciones, el archivo se genera cuando la captura esté terminada, en caso contrario se presentará un formulario con los alumnos faltantes. Al terminar se imprime oficio para envío.



8 PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR En el transcurso del ciclo escolar se realizan diversas actividades de registro de información o de imprimir algunos reportes de acuerdo a las solicitudes y/o necesidades que surgen. A continuación se describen dichas actividades.

8.1 Altas de alumnos (nuevos alumnos) 8.2 Cambios de datos de alumnos 8.3 Bajas de alumnos 8.4 Impresión de reportes diversos por grupo

8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso 8.4.2 Credenciales sin logotipo 8.4.3 Credenciales para padres 8.4.4 Directorio de alumnos 8.4.5 Relación de alumnos 8.4.6 Lista de asistencia de grupo 8.4.7 Niveles de desempeño por grupo 8.4.8 Reportes de evaluación 8.4.9 Anexo al reporte de evaluación 8.4.10 Constancias para preinscribir a primaria 8.4.11 Constancias buena conducta 8.4.12 Lista para reuniones por periodo 8.4.13 Lista de asistencia para reuniones 8.4.14 Etiquetas para correspondencia 8.4.15 Etiquetas para archivo histórico 8.4.16 Listado con folios 8.4.17 Alumnos por municipio 8.4.18 Estadísticas acreditación inicio ciclo

8.5 Impresión de constancias por alumno

8.5.1 Constancia de estudios 8.5.2 Constancia para periodo vacacional 8.5.3 Constancia de buena conducta 8.5.4 Constancia para ingreso a primaria (para preinscribir) 8.5.5 Constancia de traslado 8.5.6 Constancia para pasaporte 8.5.7 Carta compromiso 8.5.8 Credencial 8.5.9 Credencial con logotipo 8.5.10 Credencial para padres 8.5.11 Formato de inscripción 8.5.12 Etiqueta para correspondencia 8.5.13 Etiqueta para archivo histórico 8.5.14 Memorándum de alta 8.5.15 Memorándum de baja 8.5.16 Reporte de evaluación 8.5.17 anexo al reporte de evaluación

8.6 Alumnos dados de baja 8.7 Alumnos dados de alta 8.8 Alumnos becados



8.9 Consultas especiales 8.8.1 Alumnos registrados como alta 8.8.2 Alumnos sin CURP 8.8.3 Alumnos ordenados por fecha de nacimiento 8.8.4 Alumnos extranjeros 8.8.5 Alumnos con discapacidad 8.8.6 Alumnos becados 8.8.7 Alumnos indígenas 8.8.8 Alumnos con Necesidades Educativas especiales o USAER

8.10 Exportar información a EXCEL 8.11 Cambiar alumnos de grupo 8.12 Reporte para revisión de CURP 8.13 Reporte de alumnos con grado incorrecto según fecha de nacimiento 8.14 Registrar peso, estatura y talla de alumnos 8.15 Registrar datos de padres de familia 8.16 Consulta de historia de alumnos 8.17 Tomar fotografías 8.18 Reporte de alumnos sin fotografía 8.19 Borrar fotografías sin alumno 8.20 Archivo para sistema de ficha psicopedagógica 8.21 Archivos de fotografía para ficha



8.1 ALTAS DE ALUMNOS Durante el ciclo escolar ingresan nuevos alumnos, algunos de ellos provienen de otra escuela y otros son nuevos ingresos, en esta opción puede registrarlos. <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

>nuevo alumno - registrar datos del alumno >grabar

� Cuando el alumno viene de otra escuela, puede registrar en el campo “folio de boleta” (reporte de evaluación), para que los datos del alumno y las evaluaciones aparezcan automáticamente.

� Al registrar los datos de nombre, sexo y fecha de nacimiento, el sistema busca al alumno en las bases de datos, en caso de localizarlo se presentan automáticamente todos sus datos, incluso es probable que se recuperen sus datos de evaluación de su escuela anterior.

� Se deberá registrar todos los datos posibles de manera correcta, ya que son necesarios en algún momento del ciclo escolar.

8.2 CAMBIOS DE DATOS DE ALUMNOS Se utiliza cuando sea necesario modificar algún dato de sus alumnos. <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

>seleccionar alumno >modificar - realizar los cambios necesarios >grabar



8.3 BAJAS DE ALUMNOS Utilice esta opción para registrar los alumnos que causan baja de la escuela. <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos >seleccionar alumno >baja del alumno - registrar fecha y motivo de baja >procesar baja

Notas

- En caso de que el alumno regrese posteriormente a la escuela, podrá reactivarlo en el botón “reactivar alumno” que se activa cuando el alumno está dado de baja.

- Los alumnos que estuvieron en la escuela no deberán borrarse, deben procesarse como bajas.

- Los alumnos del ciclo anterior que no regresaron, deberán borrarse - Los alumnos que se inscriben pero hasta al momento de entregar estadística no

acudieron a clases deberán borrarse.



8.4 IMPRESIÓN DE REPORTES DIVERSOS POR GRUPO “INFORMES POR GRUPO ACADÉMICO”

En este menú se presentan diversos reportes que se pueden imprimir al seleccionar uno de los grupos. Cada reporte corresponderá al grupo seleccionado, con excepción de “alumnos por municipio” y “estadísticas acreditación inicio de ciclo”, los cuales corresponden a todos los alumnos de todos los grupos. <ALUMNOS>informes por grupo académico >seleccionar grupo >clic en reporte que desea visualizar y/o imprimir >imprimir

8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso Se imprimen las credenciales de los alumnos del grupo seleccionado. En este formato aparece un logotipo en el reverso de la credencial, puede cambiarlo por el de su escuela como se menciona anteriormente en la sección 6.6.

8.4.2 Credenciales sin logotipo Se imprimen las credenciales de los alumnos del grupo seleccionado (leer sección 6.6).

8.4.3 Credenciales para padres Algunas escuelas entregan credenciales para que los padres recojan a sus hijos. Puede imprimir las credenciales para los padres de los alumnos del grupo seleccionado, en caso de que el alumno tenga hermanos en la escuela parecerán los nombres y fotografías (en caso de que estén registradas las fotografías).



8.4.4 Calificaciones competencias lectoras Arroja información importante para conocer la habilidad de comprensión lectora de cada alumno 8.4.5 Directorio de alumnos Contiene datos generales de los alumnos del grupo. 8.4.6 Relación de alumnos Contiene datos básicos de los alumnos del grupo.

8.4.7 Lista de asistencia de grupo Formato de lista de asistencia. 8.4.8 Calificaciones por grupo Da a conocer las calificaciones por grupo.



8.4.9 Reporte de promedios de primaria Contiene datos el promedio general por grado de cada alumno, se utiliza para revisar los promedios de los grados primero a quinto para corregir antes de emitir el certificado de primaria. 8.4.10 Reportes de evaluación provisionales Se imprimen los reportes de evaluación de los alumnos del grupo (ver sección 7.4) 8.4.11 Anexo reportes de evaluación provisionales Se imprimen los anexos de los reportes de evaluación de los alumnos del grupo (ver sección 7.4)

8.4.12 Constancias para preinscribir a secundaria En el mes de enero se imprimen las constancias para los alumnos de sexto grado para que se preinscriban a secundaria.



8.4.13 Constancias buena conducta Se imprimen las constancias de conducta, la conducta por default es “BUENA”, en caso necesario puede cambiarla a cada alumno en: <alumnos> alta, baja y cambio de datos de alumnos - seleccionar alumno >modificar

8.4.14 Lista para reuniones por periodo Como apoyo para checar asistencia en las reuniones de padres de familia, en este reporte se incluyen cinco columnas para los diferentes bimestres.

8.4.15 Lista de asistencia para reuniones Como apoyo para checar asistencia en las reuniones de padres de familia, sirven para una reunión

8.4.16 Etiquetas para correspondencia Como apoyo para archivar expedientes de los alumnos.



8.4.17 Etiquetas para archivo histórico Como apoyo para archivar expedientes de los alumnos. 8.4.18 Listado con folios Reporte de folios de reportes de evaluación 8.4.19 Alumnos por municipio Reporte de alumnos ordenados por municipio

8.4.20 Estadísticas acreditación inicio ciclo Contiene información estadística de inicio de ciclo escolar por grupo



8.5 IMPRESIÓN DE CONSTANCIAS POR ALUMNO Puede imprimir diversas constancias de un alumno. <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

>seleccionar alumno >menú constancias >clic en la constancia o reporte que desea visualizar y/o imprimir

8.5.1 De estudio 8.5.2 Periodo vacacional



8.5.3 Buena conducta

8.5.4 Ingreso a primaria (para preinscribir) 8.5.5 De traslado 8.5.6 Para pasaporte



8.5.7 Carta compromiso

8.5.8 Credencial

8.5.9 Credencial con logo 8.5.10 Credencial para padres 8.5.11 Formato de inscripción



8.5.12 Etiquetas para correspondencia

8.5.13 Etiquetas para archivo histórico

8.5.14 Memorándum de alta

8.5.15 Memorándum de baja



8.5.16 Reporte de evaluación 8.5.17 Anexo al reporte de evaluación



8.6 ALUMNOS DADOS DE BAJA Cuando requiere consultar los alumnos dados de baja y sus motivos, puede hacerlo mediante esta opción. De igual forma puede cambiar la fecha en que causo baja el alumno y el motivo de la misma. <ALUMNOS>alumnos dados de baja

>informe de alumnos de baja - modificar fecha y motivos de baja >imprimir informe de alumnos dados de baja

8.7 ALUMNOS DADOS DE ALTA Permite ver y/o imprimir el informe de los alumnos dados de alta. En esta opción puede cambiar la fecha de alta. <ALUMNOS>alumnos dados de alta

>informe de alumnos de alta - modificar la fecha de la alta >imprimir (si lo requiere)



8.8 ALUMNOS BECADOS En esta opción se pueden registrar los alumnos que tienen beca. Para registrar un alumno becado: <ALUMNOS>alumnos becados >nueva beca >seleccionar el alumno >registrar tipo de beca >grabar

Para registrar modificar un tipo de beca o quitar la beca (baja): <ALUMNOS>alumnos becados >seleccionar el alumno becado >clic en “modificar o baja” >registrar tipo de beca o “sin beca” >grabar

Para registrar imprimir reportes de alumnos becados: <ALUMNOS>alumnos becados >clic en “reporte de becas fiducar” o “reporte de Becas dif” o en “reporte de becas…” según el tipo de beca que desea en el reporte >imprimir



8.9 CONSULTAS ESPECIALES Esta opción permite consultar datos específicos de los alumnos y exportar a Excel© los datos de la consulta. <ALUMNOS>consultas especiales >seleccionar la consulta que desea generar Para exportar a Excel© la información de la consulta: >exportar a Excel - escribir nombre que desea poner al archivo generado >continuar

Nota: el archivo se genera en la carpeta c:\consultas con el nombre solicitado



8.10 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL© Permite exportar información de los alumnos en formato Excel© o DBF. <ALUMNOS>exportar información a EXCEL

>seleccionar grupo >seleccionar grado - clic en “datos generales” - clic en “exportar XLS” o “exportar DBF”

8.11 CAMBIAR ALUMNOS DE GRUPO En esta opción puede cambiar fácilmente alumnos de un grupo a otro, la otra manera es cambiando datos de cada alumno. <ALUMNOS>cambiar alumnos de grupo

>seleccionar el alumnos - registrar el nuevo grupo

8.12 REPORTE PARA REVISIÓN DE CURP Se imprime reporte de alumnos sin CURP o CURP posiblemente incorrecta. <ALUMNOS>reporte para revisión de CURP



8.13 REPORTE DE ALUMNOS CON GRADO INCORRECTO SEGÚN FECHA DE NACIMIENTO

Se debe imprimir para revisar y corregir fechas o grupos. <ALUMNOS>alumno con grado incorrecto según fecha de nacimiento

>imprimir 8.14 REGISTRAR PESO, ESTATURA Y TALLA DE ALUMNOS Cuando desee modificar alguno de estos datos importantes de los alumnos, generar el reporte o archivo con estos datos, puede hacer uso de esta opción. <ALUMNOS>registrar peso, estatura y talla de alumnos - modificar los datos necesarios >archivo con datos de peso, talla y estatura

8.15 REGISTRAR DATOS DE PADRES DE FAMILIA Esta información es importante, y por lo tanto es necesario contar con los datos específicos de los padres para fines estadísticos. Podrá agregar datos como nivel de estudios, nombre, fecha de nacimiento etc., en esta opción puede generar el archivo en EXCEL y si es necesario puede imprimir el reporte de padres de familia para revisar. <ALUMNOS>registrar datos de padres de familia >seleccionar alumno

- ingresar o modificar datos de padres >imprimir “reporte de padres de familia” >exportar archivo EXCEL con datos de padres de familia



8.16 CONSULTA DE HISTORIA DE ALUMNOS En esta opción puede encontrar información de los alumnos que han cursado algún grado en la escuela, incluso se puede imprimir una constancia. <ALUMNOS>consulta de historia de alumnos >seleccionar alumno >constancia

8.17 TOMAR FOTOGRAFÍAS Las fotografías se usan tanto en las credenciales como en las constancias. A través de esta opción puede tomar las fotografías de cada alumno o cargar alguna fotografía que se haya tomado con cámara digital en formato JPG (deberá estar ajustada a tamaño 400x400 pixeles). <ALUMNOS>tomar fotografías Inicialmente se muestran solo los alumnos de tercer grado, si desea ver todos los grados >clic en “ver todos los grados” >seleccionar alumno >clic en “tomar fotografía” o “copiar fotografía de un archivo JPG”

Notas importantes:

- Para manejar las fotografías es necesario tener instalado un software llamado “EZTWAIN”, lo puede descargar desde www.educaciondurango.org.mx ->utilerías

- Si desea corregir fotografías puede descargar el software “PHOTOSCAPE” desde www.educaciondurango.org.mx ->utilerías, también puede descargar el manual.



8.18 REPORTE DE ALUMNOS SIN FOTOGRAFÍA Para visualizar o imprimir el reporte de todos los alumnos de los que no se tenga registrada su fotografía. <ALUMNOS>reporte de alumnos sin fotografía >imprimir

8.19 BORRAR FOTOGRAFÍAS SIN ALUMNO Cuando desee borrar las fotografías de niños que ya no están registradas en el sistema (por ejemplo los que egresaron en el ciclo anterior), puede hacerlo a través de esta opción. <ALUMNOS>borrar fotografías sin alumno

>borrar las fotografías Nota: Puede ver las fotografías seleccionando el alumno, en caso de que no desee borrar alguna fotografía puede hacer: >clic en el alumno y después en “no borrar esta fotografía” para marcar las fotografías que desea conservar (no borrar) 8.20 ARCHIVO PARA SISTEMA DE FICHA PSICOPEDAGÓGICA Puede generar un archivo con los datos generales de alumnos para cargarlo en el sistema de ficha psicopedagógica, ver instructivo y sistema en: www.educaciondurango.org.mx, >descargas para sistema de ficha psicopedagógica <ALUMNOS>archivo para sistema de ficha psicopedagógica >seleccionar unidad donde desea guardar el archivo



8.21 ARCHIVOS DE FOTOGRAFÍAS PARA FICHA PSICOPEDAGÓGICA El sistema de ficha psicopedagógica contempla la impresión de la ficha con fotografía, en esta opción puede generar un archivo con las fotografías de los alumnos para cargarlas en dicho sistema



9 PROCESO DE RECEPCIÓN Y ENVIO DE INFORMACIÓN En este menú se presentan las opciones para recibir y enviar información en las zonas y sectores escolares.



9.1 RECEPCIÓN Y ENVÍO DE PREINSCRIPCIONES

9.1.1 Borrar todas las solicitudes de preinscripción de todas las escuelas. Antes de empezar a recibir las solicitudes de preinscripción de un ciclo escolar, se deberán borrar todas las solicitudes del ciclo anterior, para garantizar que no quede información anterior. <RECEPCIÓN Y ENVIO>borrar todas la solicitudes de preinscripción de todas las escuelas

>”Continuar” para realizar respaldo >Seleccionar “SI” continuar respaldo Si desea copiar el respaldo: >“SI” para copiar >Seleccionar la unidad para copiar



9.1.2 Recibir en zona escolar archivo de preinscripciones En esta opción la zona escolar recibirá los archivos que las escuelas le envían con información de preinscripciones (clavecct_preinscripcion.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[recibir en zona escolar] archivo de preinscripciones(cct_preinscripciones.zip)

- seleccionar el archivo que envía la escuela >procesar carga

El proceso le presentará cifras de control, para comprobar los datos para comparar con el oficio de entrega que trae la escuela, en caso de no coincidir las cifras es posible “CANCELAR” la carga para evitar información incorrecta. En la parte superior de la ventana se menciona el nombre del archivo a recibir. Importante: se recomienda verificar la fecha del archivo antes de cargar, si no aparece la fecha activar “vista detalles”.

9.1.3 Enviar archivo de preinscripciones de la zona Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las escuelas, en esta opción la zona escolar generará el archivo que deberá enviar al sector escolar para concentrar (zona999_ini.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[envíos de la zona escolar] archivo de preinscripciones de la zona

>Seleccionar unidad para copiar el archivo

El proceso le preguntará si desea copiar el archivo, deberá seleccionar “SI” para copiar a su memoria USB y entregar al sector escolar o área de acreditación correspondiente.

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9.1.4 Recibir en sector escolar archivo de preinscripciones En esta opción la zona escolar recibirá los archivos que las escuelas le envían con información de preinscripciones (clavecct_preinscripciones.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[recibir en sector escolar] archivo de preinscripciones (zonaxxx_preinscripciones.zip) >seleccionar archivo a cargar >procesar carga El proceso le presentará cifras de control para verificar la cantidad de registros recibidos.

9.1.5 Enviar archivo de preinscripciones del sector Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las zonas escolares, en esta opción el sector escolar generará el archivo que deberá enviar al departamento de acreditación u oficina regional correspondiente para concentrar (sector99_preinscripciones.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[envíos del sector escolar] archivo de preinscripciones del sector

>seleccionar unidad para copiar archivo

Se presentan cifras el total de preinscripciones a enviar, el

cual deberá verificarse.



9.2 RECEPCION Y ENVIO DE SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN

9.2.1 Recibir archivo de solicitud de inscripción en la zona escolar En esta opción la zona escolar recibirá los archivos que las escuelas le envían con información de inicio de ciclo (clavecct_ini.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[recibir en zona escolar] archivo de solicitud de inscripción (cct_inscripción.zip)

- seleccionar el archivo que envía la escuela >procesar carga

El proceso le presentará cifras de control, para comprobar los datos podrá comparar con el oficio de entrega que trae la escuela, en caso de no coincidir las cifras es posible “CANCELAR” la carga para evitar cargar información incorrecta. Al terminar de cargar la información podrá imprimir un recibo (si la escuela trae oficio no se necesario imprimir el recibo ya que son los mismos datos). En la parte superior de la ventana se menciona el nombre del archivo a recibir. Importante: se recomienda verificar la fecha del archivo antes de cargar, si no aparece la fecha activar “vista detalles”.



9.2.2 Enviar archivo de solicitud de inscripción de la zona escolar Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las escuelas, en esta opción la zona escolar generará el archivo que deberá enviar al sector escolar para concentrar (zona999_ini.zip). El proceso le preguntará si desea copiar el archivo, deberá seleccionar “SI” para copiar a su memoria USB y entregar al sector escolar o área de acreditación correspondiente. <RECEPCIÓN Y ENVIO>[envíos de la zona escolar] archivo de solicitud de inscripción de la zona

>seleccionar unidad para copiar archivo >imprimir oficio

9.2.3 Recibir archivo de solicitud de inscripción en el sector escolar En esta opción el sector escolar recibirá los archivos que las zonas le envían con información de inicio de ciclo. <RECEPCIÓN Y ENVIO>[recibir en sector escolar] archivo de solicitud de inscripción (zonaxxx_inscripción.zip)

>seleccionar archivo con información de la zona - checar cifras de control con el oficio de entrega >cargar las escuelas >imprimir recibo (sí lo requiere)

El proceso le presentará cifras de control, para comprobar los datos podrá generar estadísticas dentro del mismo menú (estadísticas 911, estadísticas por escuela, etc.)



9.2.4 Enviar archivo de solicitud de inscripción del sector Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las zonas escolares, en esta opción el sector escolar generará el archivo que deberá enviar al departamento de acreditación u oficina regional correspondiente para concentrar (sectorxx_inscripción.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[envíos del sector escolar] archivo de inscripción del sector

>Seleccionar “SI” para copiar archivo >Seleccionar la unidad para copiar >imprimir oficio

El proceso le preguntará si desea copiar el archivo, deberá seleccionar “SI” para copiar a su memoria USB para entregar al sector escolar correspondiente.



9.3 RECIBIR Y ENVIAR CALIFICACIONES BIMESTRALES

9.3.1 Recibir calificaciones bimestrales en la zona escolar En esta opción la zona escolar recibirá los archivos que las escuelas le envían con información de evaluaciones bimestrales (clavecct_bimestrex.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[recibir en zona escolar] calificaciones bimestrales (cct_bimestrex.zip)

- seleccionar el archivo que envía la escuela >cargar las escuelas - verificar cifras de control >imprimir recibo (sí lo requiere)

9.3.2 Enviar calificaciones bimestrales de la zona escolar Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las escuelas, en esta opción la zona escolar generará el archivo que deberá enviar al sector escolar para concentrar (zona999_bimestrex.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[envíos de la zona escolar] calificaciones bimestrales de la zona

>seleccionar el bimestre a enviar - seleccionar unidad para copiar archivo >imprimir oficio



9.3.3 Recibir calificaciones bimestrales en el sector escolar En esta opción el sector escolar recibirá los archivos que las zonas le envían con información de un bimestre. <RECEPCIÓN Y ENVIO>[recibir en sector escolar] calificaciones bimestrales (zonaxxx_bimestrex.zip)

- seleccionar el archivo que envía la zona escolar - verificar cifras de control >cargar las escuelas >imprimir recibo (sí lo requiere)



9.3.4 Enviar calificaciones bimestrales del sector Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las zonas escolares, en esta opción el sector escolar generará el archivo que deberá enviar al departamento de acreditación u oficina regional correspondiente para concentrar (sector99_bimestrex.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[envíos del sector escolar] calificaciones bimestrales del sector

>Seleccionar el bimestre a generar - verificar las cifras de control >seleccionar la unidad para copiar archivo >imprimir oficio



9.4 RECIBIR Y ENVIAR FOTOGRAFIAS DE ALUMNOS DE SEXTO GRADO Los certificados de estudios se imprimir con la fotografía de los alumnos, por lo cual se deberá enviar un archivo que contenga las fotografías de los alumnos de sexto grado, con las medidas y características solicitadas (400x400 pixeles).

9.4.1 Recibir archivo con fotografías de los alumnos de una escuela En esta opción la zona escolar recibe las fotografías de los alumnos de las escuelas. <RECEPCIÓN Y ENVIO>[recibir en zona escolar] archivo con fotografías de alumnos (cct_fotografías sexto.zip)

>Seleccionar el archivo con fotografías de la escuela >Revisar que las fotografías estén correctas >De ser necesario seleccionar las fotografías incorrectas

y clic en “borrar esta fotografía” para lo grabarla >Clic en “grabar todas las fotografías” o en “grabar solo

fotografías nuevas”

- Solo se grabaran las fotografías que tengan las dimensiones solicitadas - Para verificar las fotografías deberá seleccionar en la columna “fotografía” para que

aparezca la imagen, checar que la cara este dentro del marco, el tamaño, que no esté cortada en la parte superior de la cabeza, que tenga espacio para el sello en la parte inferior y que cumpla con las recomendaciones indicadas en el instructivo para tomar fotografías.

- Si alguna fotografía no cumple con las características requeridas, se deberá borrar seleccionándola y haciendo clic en el botón borrar esta fotografía para que no se grabe.

- Sí ya ha grabado anteriormente las fotografías correctas, puede cargar solo las “nuevas” (las que no están registradas en el sistema y aparecen marcadas en la columna “NUEVA”) haciendo clic en el botón “grabar solo fotografías nuevas”.

- Sí hace clic en el botón “grabar todas las fotografías”, se reemplazaran las que ya estaban grabadas con las nuevas.



9.4.2 Enviar archivo con fotografías de alumnos Una vez que se han recibido todos los archivos con fotografías de los alumnos de las escuelas, se genera un archivo que contiene todas las fotografías de la zona escolar para enviar al sector (o directamente al área de acreditación). <RECEPCIÓN Y ENVIO>[envíos de la zona escolar] archivo con fotografía de alumnos

>revisar cantidad de fotografías y clic en “aceptar” para continuar

>clic en “si” para copiar el archivo >seleccionar la unidad para guardar el archivo

9.4.3 Recibir archivo con fotografías de alumnos en la zona escolar En esta opción, el sector escolar recibe los archivos con fotografías de las zonas escolares. <RECEPCIÓN Y ENVIO>[recibir en sector escolar] archivo con fotografías de alumnos (zonaxxx_fotografías sexto.zip)

>Seleccionar el archivo con fotografías de la zona escolar >Revisar que las fotografías estén correctas >De ser necesario seleccionar las fotografías incorrectas

y clic en “borrar esta fotografía” para lo grabarla >Clic en “grabar todas las fotografías” o en “grabar solo

fotografías nuevas” Nota: Ver indicaciones en la sección 9.4.1, para detalles de la carga de fotografías



9.4.4 Enviar archivo con fotografías de alumnos del sector Una vez que se han recibido todos los archivos con fotografías de los alumnos de las zonas escolar (o de las escuelas), se genera un archivo que contiene todas las fotografías del sector escolar para enviar al área de acreditación correspondiente. <RECEPCIÓN Y ENVIO>[envíos del sector escolar] archivo con fotografías de alumnos

>revisar cantidad de fotografías y clic en “aceptar” para continuar

>clic en “si” para copiar el archivo >seleccionar la unidad para guardar el archivo



10 REPORTES Y ESTADÍSTICAS DE LA ZONA O SECTOR ESCOLAR En este menú se presentan las opciones para imprimir diversos reportes concentrados del sector o zona escolar. <REPORTES Y ESTADISTICAS>



10.4 REPORTE DE ALUMNOS INSCRITOS EN MÁS DE UNA ESCUELA Este reporte tiene el objetivo de depurar la información de los alumnos inscritos más de una vez en la zona o sector escolar, para revisar en cual escuela se encuentran registrados verdaderamente cada alumno. <REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos inscritos en más de una escuela

10.2 REPORTE DE ALUMNOS POR SECTOR, ZONA ESCOLAR Y ESCUELA

Reporte detallado por grupo de los alumnos de acuerdo a las opciones seleccionadas. <REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos por sector, zona escolar y escuela

10.3 REPORTE DE ALUMNOS SIN TUTOR O CON DOMICILIO INCOMPLETO (POR ZONA) Contiene cifras de las escuelas con alumnos que no tienen registrado tutor o con domicilio incompleto. <REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos sin tutor o con domicilio incompleto (por zona)



10.5 REPORTE DE ALUMNOS DADOS DE BAJA <REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos dados de baja

10.6 REPORTE DE ALUMNOS PENDIENTES DE AUTORIZAR <REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de alumnos pendientes de autorizar

10.6 REPORTE DE ALUMNOS CON GRADO INCORRECTO SEGÚN FECHA DE NACIMIENTO <REPORTES Y ESTADISTICAS>alumnos con grado incorrecto según fecha de nacimiento



10.7 REPORTE PARA REVISIÓN DE CURP Emite un reporte de los alumnos que no tienen CURP. <REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte para revisión de curp

10.8 REPORTE DE PROMEDIOS CORREGIDOS (SEXTO GRADO) Se imprime reporte de alumnos de sexto grado que fueron corregidos sus promedios de primero a quinto grado. <REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de promedios corregidos (sexto grado)

Actualmente no está en uso, en cuanto se requiera se darán indicaciones.

10.9 REPORTE DE MAESTROS DE GRUPO DEL SECTOR O ZONA. <REPORTES Y ESTADISTICAS>reporte de maestros de grupo del sector o zona

10.10 REVISAR CAPTURA COMPLETA DE COMPRENSIÓN LECTORA. <REPORTES Y ESTADISTICAS>revisar captura completa de comprensión lectora



10.11 CONCENTRADO DE ALUMNOS DE SEXTO SIN FOTOGRAFÍA POR SECTOR Y ZONA.

<REPORTES Y ESTADISTICAS>concentrado de alumnos de sexto sin fotografía por sector y zona

10.12 ESTADISTICA GENERAL DE ALUMNOS POR NIVEL, ESCUELA Y GRADO <REPORTES Y ESTADISTICAS>estadística general de alumnos por nivel, escuela y grado

10.13 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL <REPORTES Y ESTADISTICAS>alumnos totales por nivel

10.14 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA (selección) <REPORTES Y ESTADISTICAS>estadísticas por nivel, sector, zona y escuela (selección)



10.15 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA <REPORTES Y ESTADISTICAS>estadísticas por nivel, sector, zona y escuela

10.16 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL, SECTOR Y ZONA ESCOLAR <REPORTES Y ESTADISTICAS>estadísticas totales por nivel, sector y zona escolar

10.17 ESTADISTICAS 911 Se presentan de manera concentrada las estadísticas de todo el sector o zona escolar instalada. <REPORTES Y ESTADISTICAS>estadísticas 911

10.18 ESTADISTICA GENERAL DE ALUMNOS (inscripción, bajas, existencia) POR ESCUELA

Contiene información detallada por cada escuela. <REPORTES Y ESTADISTICAS>estadística general de alumnos (inscripción, bajas existencia)



10.19 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL® Exporta información de toda la zona o sector. <REPORTES Y ESTADISTICAS>exportar información a Excel®

(Ver instrucciones en sección 4.7)

10.20 CONCENTRADO DE PREINSCRIPCIONES <REPORTES Y ESTADISTICAS>concentrado de preinscripciones



11 PROCESOS DE FIN DE CICLO Al término de un ciclo escolar se realizan una serie de procesos diseñados para evitar cualquier omisión en cuanto al registro de calificaciones se refiere, los reportes que se emiten son los requeridos en forma oficial por la Secretaría de Educación y al final existen procesos de cierre y promoción, los cuales también transfieren información al histórico de cada alumno, creando así la memoria académica de cada escuela. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial: NOTA IMPORTANTE: Debido a cambios de procedimiento, algunas opciones actualmente no están en uso, permanecen desactivadas ya que en algún momento podrían ocuparse.



11.1 ACTUALIZACIÓN DE FOLIOS DE BOLETA Y CERTIFICADOS DE ARCHIVO

Actualmente no se utiliza. 11.2 REPORTE PARA REVISIÓN DE PROMEDIOS HISTÓRICOS. En este reporte se muestran los promedios de primero a quinto grado de los alumnos que actualmente están en sexto grado, con el objeto de verificar con los padres de familia que estén correctos y en su caso corregir lo erróneos o faltantes previa entrega de las boletas correspondientes. <PROCESO DE FIN DE CICLO>reporte para revisión de promedios históricos

11.3 REVISAR QUE LA CAPTURA DE CALIFICACIONES ESTÉ COMPLETA. En esta opción se revisa que todas las calificaciones en los cinco bimestres de todos los alumnos estén completas. <PROCESO DE FIN DE CICLO>revisar que captura de calificaciones este

completa(los 5 bimestres) >imprimir reportes En caso de faltan calificaciones, se muestran los alumnos y opciones para imprimir reportes concentrado y detallado.



11.4 REPORTE DE PROMEDIOS FINALES POR GRUPO Reporte que se imprime cuando la captura de los cinco bimestres está terminada, para verificar calificaciones y promedio final. Se recomienda revisarlo antes de enviar el archivo de fin de ciclo escolar. <PROCESO DE FIN DE CICLO>reporte de promedios finales por grupo >imprimir reporte

11.5 ESTADÍSTICAS DE FIN DE CICLO ESCOLAR Una vez que estén todas las calificaciones capturadas, en esta opción puede imprimir diversas estadísticas <PROCESO DE FIN DE CICLO>estadísticas de fin de ciclo escolar >generar información >imprimir reportes estadísticos



12 DATOS TÉCNICOS DEL SISTEMA

El sistema está contenido en una carpeta llamada “escolar_primaria” y algunas subcarpetas como “fotografias”, “temporal”, etc. Para una correcta operación del sistema, la carpeta “escolar_primaria” debe estas ubicada en el disco “C:” del equipo. Antes de que inicie el ciclo escolar, se libera un instalador del sistema, el cual incluye los alumnos promovidos del ciclo anterior y los alumnos preinscritos de cada escuela. El instalador tiene opciones para instalar un sector escolar, una zona escolar o una escuela. Periódicamente se liberan nuevas versiones del sistema, se distribuyen mediante la página de internet “educaciondurango.org.mx” o mediante medios electrónicos. Las actualizaciones están diseñadas para descargar ciertos archivos directamente en la carpeta C:\escolar_primaria por lo que se debe mantener el nombre y la ubicación de la carpeta para que las actualizaciones se realicen correctamente. Dentro de la carpeta escolar_primaria se encuentran las bases de datos, archivos auxiliares y el programa principal llamado “escolar.exe” (aplicación), generalmente en el escritorio del equipo se encuentra un acceso directo que permite ingresar al sistema sin necesidad de entrar a la carpeta, en caso de perder el acceso directo puede crearlo ingresando a la carpeta “c:\escolar_primaria”, seleccionar el programa escolar.exe con un clic, después hacer clic derecho sobre el archivo seleccionado (escolar.exe); clic en “enviar a” y luego clic en “escritorio(crear acceso directo)”. En caso necesario puede copiar la carpeta escolar_primaria en una memoria usb para trabajar en la memoria usb, en cuyo caso deberá entrar dicha carpeta en la memoria y hacer doble clic sobre el programa escolar.exe para entrar al sistema. En este caso deberá considerar lo siguiente:

- Es más riesgoso trabajar en la memoria usb, ya que está más expuesta a los virus, utilícelo solo en casos totalmente necesarios

- Los cambios realizados en el sistema en la memoria usb solo existen en dicha memoria, por lo que en caso de que desee que se reflejen en su sistema que está en su equipo (en el disco c:) deberá reemplazar dicha carpeta modificada en su disco c:

Los respaldos que se realizan automáticamente cada semana y durante algún proceso, solamente contienen las bases de datos, no contienen las fotografías de los alumnos ni los demás archivos y programas necesarios para trabajar en el sistema. Se recomienda que periódicamente copie su carpeta escolar_primaria en el mismo disco c: o memoria usb o algún otro medio para garantizar un respaldo completo, sobre todo de sus fotografías, a la copia de deberá cambiarle el nombre (por ejemplo: escolar_primaria_20150318). En caso de algún problema solicite apoyo o asesoría vía telefónica lo más pronto posible, antes de que se agrave el problema. Los envíos de información de inicio de ciclo y bimestralmente, que se realizan de la escuela a la zona escolar, de la zona al sector escolar y del sector a las áreas de acreditación permiten reconstruir su sistema en caso necesario. Los archivos que intercambian información periódicamente están empacados en formato .zip y protegidos por contraseña para evitar mal uso por terceras personas.



Las bases de datos auxiliares que contiene el sistema son para uso oficial solamente dentro del sistema. _________________________________________________________________________ Para cualquier duda, sugerencia, recomendación y/o comentario sobre el Sistema se puede comunicar a: Oficina de Coordinación de Enlace con Organismos Públicos Descentralizados y Desconcentrados Blvd. Domingo Arrieta No. 1700 Frac. Domingo Arrieta C.P. 34138 Durango, Dgo. Tel.- (01 618) 1-37-62-49 oficina. Cel. 618 1-12-20-21 Correo Electrónico: [email protected] Mtro. Jorge Valdez Guerrero

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Manual Usuario Primarias