ManualAsambleas(1)

OFICINA DE INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL

MANUAL DE ASAMBLEASPARA ORGANISMOSDEPORTIVOSDEL DEPORTE ASOCIADO

EVERTH BUSTAMANTE GARCA

Director General

ALBERTO CASAS SNCHEZ

Secretario General

ORLANDO SOTELO SUREZ

Subdirector Tcnica del Sistema Nacional y Proyectos Especiales

GIOVANNY ALBERTO VALDIVIESO CLAVIJO

Subdirector de Planeacin y Apoyo Tecnolgico al Sistema Nacional del Deporte

MARA VICTORIA ROMERO VELSQUEZ

Subdirectora Administrativa y Financiera

JORGE HERNN COLMENARES RIATIVA

Jefe Oficina Inspeccin, Vigilancia y Control

NIDIA MARA PIRAQUIVE LONDOO

Jefe Oficina Control Interno

ELABORACIN

Paola Villamizar Lamus

Jorge Hernn Colmenares Riativa

COLABORADORES

Magdalena Vargas de Rodrguez

Alexandra Herrera Valencia

Diagramacin - Sandra Liliana Aponte Rojas

CONTENIDO

I. CONCEPTO 8

II. CLASES DE ASAMBLEAS 8-12

III. CONVOCATORIAS 13-18

IV. AFILIADOS 18-21

V. QURUM DELIBERATORIO Y MAYORAS 21-25

VI. SISTEMA DE VOTACIN PARA LA ELECCIN DE MIEMBROS RGANO

DE ADMINISTRACIN, CONTROL Y DISCIPLINA 25-27

VII. INSCRIPCIN DE LAS DECISIONES TOMADAS EN REUNIN DE ASAMBLEA 27

VIII. INEFICACIA DE LAS DECISIONES ADOPTADAS EN UNA REUNIN DE ASAMBLEA 28

IX. ESTADOS FINANCIEROS 29-30

X. DERECHO DE INSPECCIN 30-31

XI. LAS ACTAS 32-34

XII. IMPUGNACIONES 34

ANEXOS 35

9PRESENTACINDentro del propsito emprendido por esta administracin, tendiente a consolidar dentro del contexto actual del deporte en nuestro pas, un modelo de inspeccin, vigilancia y control que sin desprenderse de su naturaleza de polica administrativa, abarque igual-mente una perspectiva preventiva, en ese sentido ponernos en manos de los usuarios de esta Entidad, una gua prctica del manejo de reuniones de asamblea de los organismos deportivos.

Esta gua permitir conocer a los lectores interesados en la materia, los alcances de la figura, sus diferentes clases, las convocatorias que las originan, la antelacin y el medio entre otros aspectos, que resultan vitales a la hora de desarrollar una reunin de asamblea del mximo rgano social, comnmente conocido como asamblea de afiliados.

De esta manera, este trabajo se convierte no solo en una valiosa herramienta de trabajo al interior de los organismos deportivos en su manejo cotidiano, sino adicionalmente una fuente segura y gil para quienes desean conocer con mayor profundidad sobre la mate-ria.

Finalmente, es imprescindible resaltar la labor de los profesionales del derecho de la Ofi-cina de Inspeccin, Vigilancia y Control de este Instituto, quienes debido a su trabajo, es-fuerzo y dedicacin han permitido consolidar una lnea conceptual sobre este importante tema, resaltando el trabajo de elaboracin y compilacin de Paola Villamizar, del presente trabajo de investigacin.

JORGE HERNN COLMENARES RIATIVA

Jefe Oficina Inspeccin, Vigilancia y Control

I. CONCEPTO 1. Qu es una reunin de Asamblea General de Afiliados?La Asamblea General de Afiliados, es el mximo rgano social de un organismo deportivo y est compuesta por los afiliados que se encuentren en ejercicio de sus derechos.

II. CLASES DE ASAMBLEAS2. Cuntas clases de reuniones de asamblea hay?

Reunin de Constitucin

Reuniones Ordinarias

Reuniones Extraordinarias

Reuniones Universales

Reuniones por Derecho Propio

Reuniones de Segunda Convocatoria

Reuniones no Presenciales

3. Qu es una Reunin de Constitucin?Es la primera modalidad de reuniones de una asamblea. Es aquella que se celebra cuando un nmero determinado de personas (cuando se trata de clubes deportivos o promoto-res) o los representantes del nmero mnimo de organismos deportivos establecido por COLDEPORTES, cuando se trate de federaciones, ligas y asociaciones deportivas, o por la ley en el caso de organismos deportivos de limitaciones fsicas, mentales o sensoriales, se renen con el fin de constituir un organismo deportivo.

10 11

4. Qu temas deben tratarse en una Asamblea de Constitucin?En esta reunin de asamblea se aprueban los estatutos sociales que van a regir al organis-mo deportivo y se puede elegir a los miembros de los rganos de administracin, control y de disciplina, segn la estructura que se ha aprobado en los mencionados estatutos.

5. Qu es una Reunin Ordinaria de Asamblea?Los afiliados de un organismo deportivo, se reunirn ordinariamente en asamblea general por lo menos una vez al ao en la poca fijada en los estatutos y, en silencio de stos dentro de los tres (3) meses de cada ao, con el objeto de decidir todo asunto que se relacione con la administracin, considerar las cuentas y estados financieros del ejercicio precedente, examinar la situacin del organismo, marcha del mismo y desarrollo del ob-jeto social, entre otros aspectos, y por lo tanto tienen un orden del da preestablecido en los estatutos.

6. Qu es una Reunin Extraordinaria de Asamblea? Los afiliados al organismo deportivo, se reunirn en forma extraordinaria en cualquier tiempo para tratar asuntos urgentes o especficos, razn por la cual los puntos a tratar deben ser precisos y no debe incluirse el punto de proposiciones y varios en el orden del da.

7. Se debe aprobar o modificar el orden del da de una Reunin Extraordinaria de Asamblea?

En las reuniones extraordinarias no es procedente la aprobacin del orden del da ya que deben ocuparse del que fue propuesto en la convocatoria, sin embargo, una vez agotados los puntos a tratar, podrn tratarse otros temas siempre que as lo decida la asamblea por mayora de los votos presentes, salvo que en los estatutos se establezca una mayora calificada.

8. Qu sucede si por cualquier circunstancia no se realiza la Re-unin Ordinaria de Asamblea en la poca prevista en los estatu-tos del organismo deportivo?

En el evento en que la reunin de carcter ordinario no se realice en la poca fijada en los estatutos o en la ley, los afiliados sern convocados a una reunin extraordinaria para que deliberen y decidan sobre los temas propios de la reunin ordinaria, razones por las cuales se denomina Asamblea Extraordinaria con carcter de Ordinaria, exceptuando siempre el punto de proposiciones y varios.

9. Qu requisitos debe cumplir la Reunin Extraordinaria con ca-rcter de Ordinaria?

Los requisitos de este tipo de reunin son:

Se realiza fuera de la fecha prevista en los estatutos para la reunin ordinaria, razn principal por lo que se considera extraordinaria.

Debe insertarse el orden del da en la convocatoria.

Se estudian los estados financieros y se presentan los informes de gestin.

La convocatoria debe realizarse con el medio previsto en los estatutos para las reuniones ordinarias.

La convocatoria debe realizarse con la antelacin prevista en los estatutos sociales para las reuniones ordinarias, o en su defecto, debe tenerse en cuenta lo sealado por el Art-culo 422 del Cdigo de Comercio, que dispone que para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria debe realizarse, por lo menos con quince das hbiles antes de anticipacin.

No puede incluirse dentro del orden del da el punto de proposiciones y varios, por tratar-se de una asamblea extraordinaria, y su inclusin tendra como consecuencia la ineficacia de lo que en el se apruebe.

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10. Cundo se presenta una Reunin Universal?Se presenta cuando estando reunidos todos los afiliados al organismo deportivo, deci-den constituirse en asamblea general.

11. Cules son las caractersticas de una Reunin Universal?La Reunin Universal se caracterizan porque:

Se debe reunir la totalidad de los afiliados, con reconocimiento deportivo vigente y a paz y salvo. Con un solo afiliado que falte, las decisiones adoptadas sern ineficaces.

Debe existir voluntad de constituirse en Asamblea General de afiliados, ya que de otra manera se tratara de una reunin informal.

No requiere de convocatoria previa.

Puede realizarse en cualquier tiempo.

Puede efectuarse en cualquier sitio, dentro o fuera del domicilio social.

12. Qu es una Reunin por Derecho Propio? Si no fuere convocada la reunin ordinaria oportunamente, dentro de los tres primeros meses del ao, como se establece en los estatutos, los afiliados se reunirn por derecho propio el primer da hbil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio prin-cipal donde funcione la administracin del organismo deportivo.

13. Cules son las Reuniones de Segunda Convocatoria?Son aquellas que se efectan en reemplazo de una reunin que fue convocada en la for-ma prevista en los estatutos y en la ley, la cual no se llev a cabo por falta de qurum deliberatorio.

Esta clase de reunin tiene los siguientes requisitos:

Que la reunin ordinaria o extraordinaria, debidamente convocada, no se haya llevado a cabo.

Que se puede convocar nuevamente a la reunin.

Que se realice no antes de diez (10) das hbiles ni despus de treinta (30) das hbiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunin.

14. Qu debo tener en cuenta para la realizacin de Reuniones por Derecho Propio y de Segunda Convocatoria?

Como caracterstica especial de estos dos tipos de reuniones, se deciden vlidamente con un nmero plural de afiliados, siempre que se respeten las mayoras especiales determi-nadas en la ley o en los estatutos.

15. Qu es una Reunin no Presencial de Asamblea?El artculo 19 de la Ley 222 de 1995, establece la posibilidad de realizar reuniones de asamblea o junta directiva de manera no presencial, siempre que se cumpla con los si-guientes requisitos:

Puede realizarse por cualquier medio, siempre y cuando todos los miembros puedan deliberar y decidir de manera simultnea y sucesiva.

Debe quedar prueba de la reunin, la cual debe contener la fecha de realizacin, la hora, los participantes y las decisiones adoptadas.

El acta respectiva debe elaborarse y asentarse en el libro correspondiente dentro de los treinta (30) das siguientes a la reunin.

El acta deber estar firmada por el presidente y secretario del organismo deportivo respectivo.

14 15

III. CONVOCATORIAS16. A que se le llama convocatoria a Reunin de Asamblea?Es la citacin a los afiliados para que se renan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar la asamblea para tomar decisiones.

17. Quines pueden convocar a Reunin de Ordinaria de Asam-blea?

Generalmente la convocatoria la realiza el rgano de administracin del organismo de-portivo, a travs de resolucin firmada por el presidente del mismo y si est dispuesto en los estatutos adicionalmente por el secretario.

18. Quines pueden convocar a Reunin Extraordinaria de Asamblea?

Los afiliados se reunirn en forma extraordinaria cuando sean convocados por:

El rgano de administracin del organismo deportivo.

El revisor fiscal, quien conforme al Artculo 207 numeral 8 del Cdigo de Comer- cio, tiene la facultad para convocar a la asamblea a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario, sin que para ello debe elevar peticin a los miem-bros del rgano de administracin.

El Instituto Colombiano del Deporte COLDEPORTES, para las federaciones deportivas.

El Instituto Departamental del Deporte, o quien haga sus veces, para las ligas o asociaciones deportivas que se encuentren dentro de su jurisdiccin, o el institu-to municipal o distrital para los clubes deportivos que se encuentren dentro de su jurisdiccin, si se estableci en los estatutos.

Debe advertirse que los estatutos de los organismos deportivos que integran el Sistema Nacional del Deporte, por regla general establecen la posibilidad a

los afiliados de formular la peticin al rgano de Administracin de convocar a Asamblea Extraordinaria. Peticin que deber ser atendida o negada en el trmino previsto por los estatutos.

19. Pueden los afiliados autoconvocarse a Reunin de Asamblea Extraordinaria?

No. En derecho colombiano, el legislador al regular los sujetos con facultad para convocar a una reunin extraordinaria, estableci como competentes a los administradores, al re-visor fiscal y a la entidad que ejerza control permanente sobre el respectivo ente, pero no determin, que los socios o afiliados pudieran autoconvocarse.

20. A travs de que qu medios se puede realizar la convocato-ria?

La convocatoria debe realizarse por el medio previsto en los estatutos. A falta de estipula-cin, se realizar mediante aviso que se publicar en un diario de amplia circulacin en el domicilio del organismo deportivo. Tratndose de reunin extraordinaria en el aviso debe insertarse el orden del da.

Si el aviso fuere publicado por un medio radial, televisivo u otro similar, deber conservar-se en el archivo del organismo deportivo una copia del mismo, mediante una grabacin en la que pueda constatarse la totalidad del mensaje y una constancia de la fecha en la cual se hizo la convocatoria expedida por la entidad mediante la cual se efectu.

21. Con qu antelacin debe efectuarse la convocatoria?Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convoca-toria se har cuando menos con quince (15) das hbiles de anticipacin.

En el caso de reunin extraordinaria bastar con una antelacin de cinco (5) das comu-nes, salvo que en los estatutos se dispongan una antelacin mayor.

16 17

22. Cmo debo realizar el conteo de los das de antelacin para la convocatoria?

El conteo se inicia a partir del da siguiente de la fecha en la que se convoc, por ejemplo, si se cita a una Reunin Ordinaria de Asamblea el da lunes 2 de marzo, el conteo iniciar el da martes 3 de marzo.

El conteo termina a la media noche del da anterior al de la reunin, es decir, no incluir el da en que se realiza la reunin.

Siguiendo con nuestro ejemplo, los estatutos del organismo deportivo establecen que la antelacin de la convocatoria ser de quince (15) das hbiles. Para cumplir con la ante-lacin estatutaria, se convocar el da lunes 2 de marzo para que la Reunin Ordinaria de Asamblea se celebre el da mircoles 25 de marzo:

M a r z o 2 0 0 9

1

2

L

3

M

4

M

9

8

D

7

S

5

J

6

V

101716

23

30

24

31

121926

142128 29

111825

132027

1522

Fecha de citacin

Fecha de citacin

Fecha de inicio del conteo

Fecha de realizacin

M a r z o 2 0 0 9

1

2

L

3

M

4

M

9

8

D

7

S

5

J

6

V

101716

23

30

24

31

121926

142128 29

111825

132027

1522

En caso de que en el organismo deportivo se laboren los das sbados, se entiende que estos son das hbiles, y as se incluirn en el conteo de los das para realizar la convoca-toria.

En nuestro ejemplo, si se convoca el da lunes 2 de marzo, la Reunin Ordinaria se realizar el da viernes 20 de marzo:

23. Qu datos debe contener la convocatoria?La convocatoria debe contener mnimo los siguientes datos:

Nombre del organismo deportivo

Nombre y clase del rgano que convoca

Clase de reunin

Fecha

Hora

Ciudad (Debe corresponder al domicilio del organismo deportivo)

Direccin completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevar a cabo la reunin, teniendo en cuenta que la reunin del mximo rgano social debe realizarse en el domicilio principal del organismo deportivo (salvo los casos de reuniones universales).

Orden del da, cuando se trate de reuniones extraordinarias

Debe tenerse en cuenta que, cuando se van a aprobar estados financieros, se sugiere indi-car a los asociados que tienen a su disposicin todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspeccin, que se mencionan ms adelante.

M a r z o 2 0 0 9

1

2

L

3

M

4

M

9

8

D

7

S

5

J

6

V

101716

23

30

24

31

121926

142128 29

111825

132027

1522

Fecha de citacin

Fecha de realizacin

18 19

24. Qu documentos deben anexarse a la convocatoria?En algunos estatutos, se contempla que junto con la convocatoria deben anexarse los documentos atinentes al objeto de la reunin, por lo cual, en estos casos, la convocatoria se entiende surtida no solo con la remisin de la citacin a la correspondiente sesin, sino que adicionalmente deben adjuntarse dichos documentos.

25. Se puede desconvocar a una Reunin de Asamblea?No es posible desconvocar a una reunin de Asamblea, puesto que esta conducta impli-cara un desconocimiento a los derechos de las minoras.

26. Se pueden suspender o aplazar las Reuniones de Asamblea?S, las Reuniones de Asamblea se pueden suspender y aplazar.

27. Hay alguna diferencia entre suspensin y aplazamiento de la reunin?

Suspensin y aplazamiento a pesar de parecer sinnimos, la decisin de suspender o de aplazar una reunin requiere de mayoras diferentes.

Suspensin: Para la suspensin de las reuniones basta con la decisin favorable de la mitad ms uno de los votos presentes en la reunin y puede hacerse cuantas veces lo decida. Para la reanudacin de la reunin no se requiere nueva convocatoria y pueden asistir quienes no estaban en la deliberacin inicial, y las deliberaciones no podrn prolon-garse por ms de tres das, si no est representada la totalidad de los afiliados.

Aplazamiento: El aplazamiento de las reuniones proviene de la voluntad colectiva de los socios, ma-nifestada en junta o asamblea, por lo que se requiere de una decisin universal, para que de comn acuerdo decidan aplazar la sesin para realizarla en una fecha poste-rior, la cual fijan de una vez.

28. Quines ejercen el cargo de Presidente y Secretario de una reunin de asamblea?

En el caso de las reuniones constitutivas, universales y por derecho propio los asistentes debern nombrar Presidente y Secretario ad-hoc para la reunin, es decir, se nombran slo para esa reunin.

Igual sucede cuando el da de realizacin de una reunin ordinaria, extraordinaria o ex-traordinaria con carcter de ordinaria ha vencido el periodo estatutario del rgano de administracin, o cuando por cualquier otro motivo el rgano de administracin no est en el ejercicio de sus funciones.

En el caso de las reuniones ordinarias, extraordinarias y extraordinarias con carcter de ordinaria participarn como Presidente y Secretario de la reunin de asamblea quienes ejerzan los cargos de Presidente y Secretario del rgano de Administracin del organismo deportivo, cuando se encuentren en ejercicio de sus funciones.

Igualmente, el Presidente y/o Secretario en una reunin pueden ser reemplazados por quienes, segn los estatutos del respectivo organismo deportivo, asuman dichos cargos en caso de faltas temporales de sus titulares.

IV. AFILIADOS29. Quines tienen la calidad de afiliado?Tiene la calidad de afiliado quien haya cumplido el proceso de afiliacin establecido en los estatutos del correspondiente organismo deportivo, es decir, del club deportivo si el afiliado es persona natural, y de la liga, federacin o asociacin deportiva, si el afiliado es un club deportivo o liga, y haya obtenido la resolucin de afiliacin.

Igualmente tiene la calidad de afiliado el grupo de personas en el caso de los clubes deportivos, o los clubes deportivos o ligas en el caso de ligas y federaciones, respecti-vamente, que hayan constituido el organismo, y se denominaran afiliados fundadores o constituyentes, a menos que la Asamblea del organismo deportivo haya aprobado que se debe solicitar de nuevo afiliacin.

20 21

30. Cundo un afiliado pierde el derecho a participar en reunio-nes de Asamblea?

Un afiliado pierde el derecho de participar en reuniones cuando se presentan las siguien-tes situaciones:

Estar en mora en los pagos de las cuotas de sostenimiento

Por vencimiento del reconocimiento deportivo, en el caso de federaciones, ligas y asociaciones deportivas

Por decisin de la Comisin Disciplinaria del organismo deportivo superior sobre su desafiliacin

En el caso de la mora y del vencimiento del reconocimiento deportivo, son causa- les de ley que implican automticamente la suspensin de la calidad de afiliado, y por lo tanto, una vez se ponga al da y/o se renueve el reconocimiento deporti-vo, igualmente de manera automtica readquiere la calidad de afiliado

31. Qu sucede si el afiliado no puede asistir a la reunin? Todo afiliado podr hacerse representar en las reuniones de asamblea, para lo cual se acreditar a un tercero, siempre cumpliendo lo dispuesto en los estatutos para la repre-sentacin.

32. Qu requisitos debe contener la acreditacin?La acreditacin que se otorgue, deber cumplir por lo general con los siguientes requisi-tos:

Que conste por escrito, pudiendo utilizarse cualquier mecanismo para el efecto (carta, telegrama, fax, e-mail, etc).

Que indique expresamente el nombre y la identificacin de la persona a la cual se otorga la representacin. No se pueden recibir de los afiliados acreditaciones para las reuniones de asamblea, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo delegado, ni dejar el espacio en blanco para que los administradores o un tercero determinen dicho representante.

La fecha o poca de la reunin para la que se confiere la delegacin

Los dems requisitos que se indiquen en los estatutos

Las acreditaciones otorgadas en el exterior deben cumplir con los mismos requisitos, no se exigen formalidades adicionales

En las acreditaciones no deben presentar enmendaduras

La representacin puede delegarse a cualquier persona natural, tenga o no la calidad de afiliado, sin embargo, los administradores y empleados de un organismo deportivo no podrn representar en las reuniones de la asamblea a los afiliados del organismo deportivo mientras estn en ejercicio de sus cargos

La acreditacin se puede revocar en cualquier momento

Es deber de quienes estn a cargo de esta funcin, (ejemplo secretario del organismo deportivo, gerente, o comisin verificadora), o de quienes estn a cargo de la reunin de asamblea del correspondiente organismo deportivo, (ejemplo comit pro liga o ente de-portivo), verificar que las acreditaciones cumplan con los anteriores requisitos, as como los previstos en los estatutos del organismo deportivo.

33. Un afiliado y su delegado pueden participar simultneamen-te en las reuniones?

No pueden participar simultneamente, y por lo tanto no pueden deliberar o decidir con-juntamente. Sin embargo, el afiliado puede ser asistido por su delegado slo como asesor suyo, es decir, sin voz ni voto.

34. Todos los afiliados estn habilitados para participar en las reuniones de Asamblea?

Todos los afiliados estn habilitados para participar en las reuniones de Asamblea, siem-pre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

Cuenten con la Resolucin de afiliacin

Tengan reconocimiento deportivo vigente en el caso de las ligas, asociaciones deportivas y federaciones

22 23

Estn a paz y salvo

No hayan sido suspendidos sus derechos por la comisin disciplinaria del respectivo organismo deportivo.

Debe tenerse en cuenta que la falta de certeza sobre quien ostenta la representacin legal del organismo deportivo, no genera la prdida de su condicin como afiliado, pero puede generar la imposibilidad de participar en las reuniones de asamblea.

V. QURUM DELIBERATORIO Y MAYORAS

35. Qu se debe tener en cuenta antes de convocar a Reunin de Asamblea?

Previo a la reunin, debe confirmarse que el organismo deportivo se encuentre legal-mente constituido con el numero mnimo de afiliados establecido por la ley en el caso de clubes deportivos y promotores y tratndose de organismos deportivos de limitaciones fsicas, mentales o sensoriales, y por el nmero mnimo de organismo deportivos esta-blecido por COLDEPORTES, en el caso de federaciones, ligas y asociaciones deportivas departamentales y de distrito capital.

36. Qu significa qurum?La palabra qurum hace referencia al nmero mnimo de afiliados que deben estar pre-sentes en una reunin para poder deliberar y tomar decisiones.

37. Cul es el qurum deliberatorio? El qurum deliberatorio es aquel con el que se da inicio a la reunin y se delibera con un nmero plural de afiliados que representen la mitad mas uno de la totalidad de los

afiliados en pleno uso de sus derechos, salvo que en los estatutos se haya aprobado un qurum diferente, el cual deber respetarse.

Ejemplo: Un organismo deportivo est constituido por veinte (20) afiliados en pleno uso de sus derechos, es decir, con reconocimiento deportivo vigente, a paz y salvo con las cuo-tas de sostenimiento y sin decisin de la Comisin Disciplinaria del organismo deportivo sobre su desafiliacin. El qurum deliberatorio en este caso ser de once (11) afiliados.

38. Cul es el qurum decisorio? El qurum decisorio, o mayora, es nmero requerido para la toma de decisiones, las cua-les en general se tomarn por un nmero plural de afiliados que representen la mayora absoluta (mitad ms uno) de los afiliados presentes, o de conformidad con lo establecido en los estatutos.

Por lo tanto en nuestro ejemplo, si asisten doce (12) afiliados, el qurum decisorio ser de siete (7), y por lo tanto se tomarn decisiones siempre y cuando cada punto obtenga al menos siete (7) votos en el mismo sentido.

39. A cuntos votos tiene derecho un afiliado.Sin importar el tipo de reunin, cada afiliado tiene derecho a un voto.

40. Qu pasa si los afiliados asistentes a una Reunin de Asam-blea se ausentan de ella?

En trminos generales el qurum ha sido entendido en funcin del nmero de asistentes necesarios para abrir una reunin de Asamblea, tambin lo es, que dicho nmero adems de estar presente al inicio de la reunin, debe a su vez, permanecer durante todo el trans-curso de la misma, hasta su culminacin, porque si el qurum disminuye mas del qurum legal o estatutario las decisiones que se tomen sern ineficaces.

24 25

41. Cmo calculo el qurum cuando los estatutos establecen que las decisiones se toman con mayora simple o con la mi-tad ms uno de los votos presentes?

Se deben tener en cuenta dos situaciones:

Cuando el total de afiliados presentes suma un nmero par1. , se calcula el qurum dividiendo en dos (2) el nmero total de afiliados y al resultado de esta divisin se le suma uno (1).

Ejemplo: El total de afiliados presentes es cuarenta y seis (46)

Se divide cuarenta y seis (46) en dos: 46 2 = 23

Al resultado le sumo uno (1): 23 + 1 = 24

Significa que las decisiones se toman cuando las votaciones obtengan como mnimo veinticuatro (24) votos a favor.

Cuando el total de afiliados presentes suma un nmero impar2. , se calcula el qurum restando uno (1) para que nos de un nmero par, el resultado lo dividimos en dos (2) el nmero total de afiliados y al resultado de esta divisin se le suma uno (1).

Ejemplo: El total de afiliados presentes es diez y nueve (19)

A diez y nueve (19) se le resta uno (1) para que nos de un nmero par:

19 1 = 18

Se divide diez y ocho (18) en dos: 18 2 = 9

Al resultado le sumo uno (1): 9 + 1 = 10

Significa que las decisiones se toman cuando las votaciones obtengan como mnimo diez (10) votos a favor.

42. La mitad ms uno de los votos presentes es igual al cincuen-ta y uno porciento (51%) de los votos presentes?

S, la expresin la mitad ms uno es igual al cincuenta y uno porciento (51%), toda vez que jurdicamente siempre se requiere que los resultados se tomen con nmeros enteros.

43. Cmo calculo el qurum cuando los estatutos establecen que las decisiones se toman con las dos terceras partes de los votos presentes?

Cuando el total de afiliados presentes suma un nmero par o impar, la regla a seguir es la siguiente:

El total de afiliados presentes suma un nmero par, se calcula el qurum multi- plicando por dos (2) el nmero total de afiliados y al resultado de esta multiplica-cin se divide en tres (3) y el resultado se aproxima al nmero entero siguiente.

Un ejemplo de cuando el total de afiliados presentes suma un nmero par:

Si el total de afiliados presentes es catorce (14)

Se multiplica catorce (14) por dos: 14 x 2 = 28

El resultado lo divido por tres (3): 28 3 = 9,3333

El resultado lo aproximamos al nmero entero siguiente, es decir, lo aproximamos a 10.

Significa que las decisiones se toman cuando las votaciones obtengan como mnimo diez (10) votos a favor.

Siguiendo lo anterior, las dos terceras partes de 4 es 3, de 10 es 7, de 20 es 15, de 8 es 6, y de 80 es 55.

Un ejemplo de cuando el total de afiliados presentes suma un nmero impar:

Ejemplo: El total de afiliados presentes es diez y nueve (19)

Diez y nueve (19) lo multiplicamos por dos (2): 19 x 2 = 38

Se divide treinta y ocho (18) en tres: 38 3 = 12,666

26 27

El resultado lo aproximamos al nmero entero siguiente, es decir, lo aproximamos a 13.

Significa que las decisiones se toman cuando las votaciones obtengan como mnimo trece (13) votos a favor.

Siguiendo lo anterior, las dos terceras de 5 es 4, de 7 es 5, de 4 es 3 y de 31 es 21.

VI. SISTEMA DE VOTACIN PARA LA ELECCIN DE MIEMBROS DE RGANO DE ADMINISTRACIN,

CONTROL Y DISCIPLINA43. Cul es el sistema de votacin para la eleccin de los miem-

bros del rgano de Administracin, Control y Disciplina?

El sistema de votacin para la eleccin de los miembros del rgano de Administracin, Control y Disciplina, es el llamado sistema uninominal, mediante el cual cada asistente vota por uno de los candidatos segn sea el nmero de miembros, y quienes obtengan la mayora quedan elegidos para los cargos respectivos.

RGANO DE ADMINISTRACIN44. La Asamblea elige los cargos de los miembros del rgano de

Administracin?

No. La asamblea de asociados elige nicamente a las personas que conformarn el r-gano de administracin, toda vez que la asignacin de cargos le corresponde a dichos miembros en reunin del rgano de administracin.

45. Todos los miembros del rgano de Administracin deben residir en el mismo domicilio del organismo deportivo?

No, salvo que los estatutos del organismo deportivo establezcan que alguna mayora debe residir en el domicilio.

46. Qu requisitos deben cumplir los miembros del rgano de administracin?

Adems de los requisitos previstos en la legislacin deportiva, los miembros del rgano de Administracin deben cumplir todos con aquellos requisitos que se establezcan en los estatutos del respectivo organismo deportivo.

RGANO DE CONTROL47. Qu debe tenerse en cuenta para la eleccin de los revisores

fiscales principales y suplentes?

Debe tenerse en cuenta que los candidatos tengan el ttulo profesional de contadores pblicos y cuenten con su tarjeta profesional.

RGANO DE DISCIPLINA 48. Por cuantas personas esta conformada la Comisin Discipli-

naria?

La Comisin Disciplinaria esta conformada por tres miembros: Dos elegidos en la asamblea y el tercero por el rgano de administracin, quienes no podrn ser afiliados, (en el caso

28 29

de los clubes deportivos y promotores), ni miembros del rgano de administracin, ni del rgano de control. Se recomienda que en el caso de federaciones, ligas y asociaciones deportivas, los elegidos no sean miembros de las comisiones tcnicas ni de juzgamiento, de acuerdo a la competencia asignada a las comisiones disciplinarias de los citados orga-nismos deportivos, y que al menos uno de ellos sea abogado.

VII. INSCRIPCIN DE LAS DECISIONES TOMADAS EN REUNIN DE ASAMBLEA

49. Qu decisiones tomadas en Reunin de Asamblea deben inscribirse?

Se deben inscribir las reformas estatutarias, las elecciones o reelecciones de representante legal o de los dems miembros de los rganos de Administracin, Control y Disciplina.

Tratndose de federaciones deportivas nacionales, el organismo deportivo debe proceder a solicitar su inscripcin ante COLDEPORTES dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la reforma o reeleccin.

En el caso de las ligas deportivas, debe surtirse el proceso de inscripcin ante la Goberna-cin, o en el caso de Bogot, ante la Alcalda Mayor de esta ciudad.

VIII. INEFICACIA DE LASDECISIONES ADOPTADAS EN UNA

REUNIN DE ASAMBLEA50. Qu significa ineficacia?Ineficacia significa que un acto o decisin no tiene efectos jurdicos, es decir, es como si nunca se hubiese producido. La ineficacia opera de pleno derecho, esto es, que no es necesario que alguna autoridad la declare.

51. Qu situaciones generan la ineficacia de las decisiones adop-tadas en Reunin de Asamblea?

Las fallas en la convocatoria, para lo cual debe tenerse en cuenta la competencia de quien convoca, el trmino de antelacin, el mecanismo de comunicacin, y entregar los anexos junto con la convocatoria si as se estableci en los estatutos.

El realizar la reunin en un domicilio diferente al del organismo deportivo (excepto re-uniones universales).

Tomar decisiones sin cumplir el qurum estatutariamente exigido, genera la ineficacia de las decisiones tomadas en una reunin de Asamblea.

La inclusin del punto de proposiciones y varios en las reuniones extraordinarias y en las reuniones extraordinarias con carcter de ordinaria, tiene como consecuencia que aque-llas decisiones que se adopten en desarrollo del mismo, sean ineficaces, dado que en la convocatoria a reuniones extraordinarias se deben establecer con precisin los puntos a tratar.

30 31

IX. ESTADOS FINANCIEROS52. Qu documentos deben someterse a consideracin de la

Reunin de Asamblea?

Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, el rgano de administracin deber presentar a la Asamblea para su aprobacin o impro-bacin, los siguientes documentos (art. 46 de la Ley 222 de 1995):

Informe de gestin, el cual debe contener la siguiente informacin:

Los estados financieros de propsito general, junto con sus notas.

Del dictmen sobre los estados financieros o informes emitidos por el revisor fiscal o por contador independiente.

53. Qu es un estado financiero de propsito general?Son aquellos que se preparan al cierre de un perodo para ser conocidos por usuarios in-determinados, con el nimo principal de satisfacer el inters comn del pblico en evaluar la capacidad de un ente econmico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisin, claridad, neutralidad y fcil consulta. Estn conformados por los estados financieros bsicos y los estados financieros consolidados. (art. 21 del Decreto 2649 de 1993).

54. Qu es un estado financiero bsico?Los estados financieros bsicos son los siguientes:

El balance general.

El estado de resultados

El estado de cambios en el patrimonio

El estado de cambios en la situacin financiera

El estado de flujos de efectivo

55. Las notas a los estados financieros son parte de ellos?S. Las notas son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros.

56. Con base en que libros se elaboran los estados financieros?Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubiesen asentado los comprobantes.

57. Los asociados que tengan la calidad de administradores pue-den votar los balances y cuentas de fin de ejercicio?

No. Los asociados que tengan la calidad de administradores no podrn votar los balances y cuentas de fin de ejercicio. (Art. 185 Cdigo de Comercio).

X. DERECHO DE INSPECCIN 58. Qu es el derecho de inspeccin?Es la facultad de que disponen todos los asociados de examinar, directamente o mediante persona delegada para tal fin, los libros y los comprobantes del organismo deportivo, con el fin de enterarse de la situacin administrativa y financiera del mismo, y el cual por ningn motivo puede ser desconocido por los administradores.

59. Cmo hago efectivo el derecho de inspeccin?El derecho de inspeccin se hace efectivo, poniendo a disposicin de los afiliados en las oficinas del organismo deportivo, los libros y papeles del organismo, durante los quince (15) das hbiles que preceden a la reunin de la Asamblea. En algunos organismos de-portivos va estatutaria, se contempla que junto con la convocatoria debe anexarse los

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documentos atinentes al objeto de la reunin, por lo cual en estos casos, la convocatoria se entiende surtida no solo con la remisin de la citacin a la correspondiente sesin, sino que adicionalmente deben adjuntarse dichos documentos.

60. Qu documentos son objeto del derecho de inspeccin?Son objeto de inspeccin:

Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos

Libros de actas de asambleas y de reuniones del rgano de administracin

Correspondencia relacionada con los negocios

Estados financieros

Los dems documentos de que trata el Artculo 446 del Cdigo de Comercio

61. Todos los documentos son objeto del derecho de inspec-cin?

No. En ningn caso, este derecho se extender a documentos o datos que de ser divulga-dos, puedan ser utilizados en detrimento del organismo deportivo

62. Qu recomendaciones debo tener frente al derecho de ins-peccin?

Conviene que los afiliados a quienes se les niegue el derecho de inspeccin y los adminis-tradores que lo permitan, dejen constancia sobre el particular.

XI. LAS ACTAS63. Qu son las actas?Son los documentos en los que se hacen constar las decisiones que adoptan la asamblea o el rgano de administracin. Las actas de asamblea deben ser aprobadas por la misma, o por las comisiones que se designen para tal efecto, y firmadas por el presidente y secre-tario de la reunin, y las actas de rgano de administracin deben estar firmadas por su presidente y secretario.

64. Qu formalidades deben contener las actas de asamblea?Las actas de asamblea deben encabezarse con su nmero y expresar cuando menos: el lugar, la fecha y hora de la reunin; la forma y antelacin de la convocatoria; la lista de los asistentes, con la indicacin del afiliado que representan (organismo deportivo, en el caso de federaciones, ligas y asociaciones deportivas); los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el nmero de votos emitidos a favor, en contra o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunin; las elecciones efectuadas y la fecha y hora de su clausura.

65. Qu formalidades deben contener las actas de rgano de administracin?

Las actas de rgano de administracin deben encabezarse con su nmero y expresar cuando menos: el lugar, la fecha y hora de la reunin; la forma y antelacin de la convoca-toria; la lista de los asistentes, el orden del da, las decisiones adoptadas y el nmero de votos emitidos a favor, en contra o en blanco; y la fecha y hora de su clausura.

66. Qu hago si me falt incluir datos en las actas de Asamblea o de rgano de Administracin?

Cuando la omisin es de forma, es decir, cuando inadvertidamente en las actas se omitan

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datos exigidos por la ley o los estatutos sociales, quienes hubieren actuado como presi-dente y secretario en la reunin de asamblea pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Ejemplo: Si falt mencionar el tipo de reunin que se realiz, la fecha, el qurum.

Cuando la omisin es de fondo, es decir, cuando se trate de hacer constar decisiones de los rganos que no se incluyeron en el acta, el acta adicional en la que se incluyan los datos que se omitieron, debe ser aprobada por el respectivo rgano o la comisin apro-batoria del acta que ste hubiere designado para el efecto. Ejemplo: Se omiti la votacin obtenida para un rgano.

67. Qu hago si en las actas hay errores de transcripcin?Los simples errores de transcripcin se deben salvar mediante una anotacin a pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin.

68. Cmo se anulan folios en los libros de actas?La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo

69. Cmo funcionan las comisiones aprobatorias de Actas de Asamblea?

La aprobacin de las actas, aun cuando es una facultad propia del mximo rgano social, que puede ser delegada por la misma Asamblea, en otras personas. Por consiguiente, cuando la Asamblea es quien cumple esta funcin, la aprobacin del acta se someter a la mayora estatutariamente exigida.

Cuando la Asamblea delega esta facultad en una Comisin Aprobatoria del Acta de Asam-blea, la Comisin debe tener en cuenta lo siguiente:

Todas y cada una de las personas que integran la comisin, deben adoptar la decisin de forma unnime

Aun cuando no existe disposicin legal que determine el tiempo que tiene la comisin para surtir la aprobacin, lo cierto es que, sta debe efectuarse dentro de un trmino prudencial, pues a los administradores, les asiste el deber de cum-plir los encargos determinados por el mximo rgano social, y el acta constituye prueba suficiente de los hechos contenidos en ella

Si la comisin no aprueba dentro de un tiempo prudencial el acta, o si uno de los miembros de la comisin est ausente o se niega a suscribirla, deber convocarse a la Asamblea a reunin extraordinaria, para que imparta la correspondiente aprobacin

XII. IMPUGNACIONES69. Qu es una impugnacin?Es un derecho previsto en la legislacin deportiva, para atacar actos y decisiones de los rganos de direccin y administracin de los organismos deportivos que integran el Sistema Nacional del Deporte, cuando las decisiones que se tomen, no se ajusten a las prescripciones legales o estatutarias.

70. Quines tienen derecho a impugnar?Tienen derecho a impugnar los miembros pertenecientes a los rganos de administracin, control y disciplina del organismo deportivo, y el representante legal de sus afiliados, es-tos ltimos siempre y cuando sean ausentes o disidentes.

71. Cundo puedo ejercer el derecho a impugnar?El derecho de impugnacin solo puede ejercitarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la reunin en la cual se tom la decisin, y en caso de tratarse de decisiones que deben ser inscritas ante autoridad competente, el trmino referido se contar a partir de la correspondiente inscripcin.

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ANEXOS

NOTA: Los siguientes modelos tienen como finalidad brindar algunas herramientas que faciliten la realizacin de las reuniones de Asamblea de los organismos deportivos, por lo tanto no es obligatorio su uso, y en caso de utilizarse se debern ajustar a las necesidades y condiciones especficas del respectivo organismo de deporte conven-cional o especial.

Anexo 1

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Resolucin No______ de (Mes, da y ao)

Por la cual se convoca a reunin ordinaria de asamblea de afiliados (al o a la) (nombre del organismo deportivo)

CONSIDERANDO

Que el artculo (se seala el artculo que establece las reuniones ordinarias) de los estatutos de (nombre del organismo deportivo), establece que la reunin ordinaria de asamblea de afiliados debe realizarse (se indica la fecha o el periodo durante el cual puede realizarse la reunin Ordinaria).

Que en cumplimiento del citado artculo el rgano de administracin del organismo deportivo, (o el Presidente en caso de as establecerlo los estatutos) debe convocar a reunin ordinaria de asamblea de (afiliados, o, de clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas).

(En caso de que sea para un club deportivo o promotor, se convoca a sus afiliados que son personas naturales)

Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones,

RESUELVE

Artculo Primero.- Convocar a reunin ordinaria de asamblea de afiliados para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio del organismo deportivo), ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad).

Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin ordinaria de asamblea de afiliados ser el siguiente:

A. Llamado a lista, recepcin y revisin de credenciales.

B. Designacin de comisin verificadora del qurum.

C. Verificacin del qurum e instalacin.

D. Designacin de comisin aprobadora del acta.

E. Anlisis y aclaraciones a los informes de labores y Estados Financieros Bsicos presentados por el rgano de Administracin (o por el responsable del club deportivo o promotor si es el caso)

F. Anlisis del informe del Revisor Fiscal, aprobacin o improbacin de los estados financieros.

G. Estudio y adopcin de programas. H. Designacin de comisin escrutadora.

I. Eleccin de los miembros del rgano de Administracin (o del responsable del club deportivo o promotor si es el caso)

J. Eleccin de los miembros del rgano de Control (para clubes deportivos o promotores si se ha establecido en los estatutos la existencia de ste rgano.)

K. Eleccin de dos miembros del rgano de Disciplina.

L. Eleccin de las personas que deban ejercer otros cargos cuya provisin corresponde a la Asamblea.

M. Discusin y votacin de proposiciones y varios.

NOTA:

El orden del da se debe ajustar a lo previsto en los estatutos del respectivo organismo 1. deportivo.

Los literales I, J, K, y L se incluirn cuando corresponda.2.

Artculo Tercero.- A la presente convocatoria anexarn los informes de labores, los estados financieros bsicos, copia del Acta de la ltima reunin de Asamblea, los proyectos de los programas de actividades y de presupuesto del siguiente ejercicio y toda la informacin sobre los asuntos que deban tratarse y resolver en la Asamblea, siguiendo lo dispuesto en el pargrafo del artculo (nmero del artculo) de los estatutos.

Artculo Cuarto.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los afiliados (clubes deportivos, promotores y/o ligas) que se encuentren con afiliacin vigente, a paz y salvo por todo concepto con (nombre del organismo deportivo) y con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin. (En el caso de los clubes deportivos y promotores no aplica lo referente a la vigencia del reconocimiento deportivo para sus afiliados por ser personas naturales).

Artculo Quinto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la correspondiente credencial firmada por el representante legal del respectivo organismo deportivo, (o el afiliado en el caso de los clubes deportivos y promotores), cumpliendo con lo sealado en el artculo (Nmero del artculo) de los estatutos del organismo deportivo.

Artculo Sexto.- La presente resolucin ser enviada a los (afiliados, clubes deportivos, clubes promotores y/o Ligas) afiliados, (y a las dems autoridades que prevean los estatutos).

Artculo Sptimo.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

Dado en la ciudad de ____________ a los ______________ das del mes de ______ del ao ____.

_______________________________ _________________________________ PRESIDENTE SECRETARIO

40 41

Anexo 2Resolucin No______ de (Mes, da y ao)

Por la cual se convoca a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados (al o a la) (nombre del organismo deportivo)

CONSIDERANDO

Que debido a (se hace una relacin sucinta de la situacin, ejemplo: por renuncia de un miembro del rgano de administracin, para reformar los estatutos del organismo deportivo, por haberse vencido el periodo estatutario de los miembros de la estructura interna del organismo deportivo, o cualquier otro asunto urgente y especfico que requiera de la decisin de la asamblea) es necesario citar a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados.

Que en cumplimiento del artculo (nmero del artculo de los estatutos que regula la convocatoria a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados) el rgano de administracin del organismo deportivo, (o el Presidente en caso de as establecerlo los estatutos, o el Revisor Fiscal, el Director de Coldeportes, el Director del ente deportivo departamental respectivo o quien haga sus veces, segn el caso), debe convocar a reunin extraordinaria de (afiliados, o, de clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas).



RESUELVE

Artculo Primero.- Convocar a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio social del organismo deportivo), ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad).

Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin Extraordinaria de Asamblea ser el siguiente:





E. Designacin de comisin escrutadora.

F. (Titulo del tema a tratar)

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Artculo Tercero.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los afiliados (clubes deportivos, promotores y/o ligas) que se encuentren con afiliacin vigente, a paz y salvo por todo concepto con (nombre del organismo deportivo) y con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin. (En el caso de los clubes deportivos y promotores no aplica lo referente a la vigencia del reconocimiento deportivo para sus afiliados por ser personas naturales).

Artculo Cuarto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la correspondiente credencial firmada por el representante legal del respectivo organismo deportivo, (o el afiliado en el caso de los clubes deportivos y promotores), cumpliendo con lo sealado en el artculo (Nmero del artculo) de los estatutos del organismo deportivo.

Artculo Quinto.- La presente resolucin ser enviada a los (afiliados, clubes deportivos, clubes promotores y/o Ligas) afiliados, (y a las dems autoridades que prevean los estatutos).

Artculo Sexto.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.



(O el Revisor Fiscal, el Director de Coldeportes, el Director del ente deportivo departamental respectivo o quien haga sus veces, segn el caso)

Anexo 3

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Por la cual se convoca a reunin extraordinaria con carcter de ordinaria de asamblea de afiliados (al o a la) (nombre del organismo deportivo)

CONSIDERANDO

Que por no haberse realizado la reunin ordinaria de asamblea en la fecha (o en la poca) previsto en los estatutos es necesario convocar a una reunin Extraordinaria con carcter de Ordinaria de Afiliados.

Que en cumplimiento del artculo (nmero del artculo de los estatutos que regula la convocatoria a reunin extraordinaria de asamblea) el rgano de administracin de (nombre del organismo deportivo), (o el Presidente en caso de as establecerlo los estatutos) debe convocar a reunin extraordinaria de asamblea de (afiliados, o, de clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas).

NOTA: Recuerde que en caso de convocar a una reunin extraordinaria con carcter de ordinaria de asamblea de afiliados se debe tener en cuenta la antelacin prevista para la reunin ordinaria.)



RESUELVE

Artculo Primero.- Convocar a reunin extraordinaria con carcter de ordinaria a los (afiliados, o, de clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas). para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio social del organismo deportivo) ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad).

Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin Extraordinaria de Asamblea ser el siguiente:





E. Anlisis y aclaraciones a los informes de labores y Estados Financieros Bsicos presentados por el rgano de Administracin (o por el responsable del club deportivo o promotor si es el caso)

F. Anlisis del informe del Revisor Fiscal, aprobacin o improbacin de los estados financieros.

G. Estudio y adopcin de programas. H. Designacin de comisin escrutadora.

I. Eleccin de los miembros del rgano de Administracin (o por el responsable del club deportivo o promotor si es el caso)

J. Eleccin de los miembros del rgano de Control.

K. Eleccin de dos miembros del rgano de Disciplina.

L. Eleccin de las personas que deban ejercer otros cargos cuya provisin corresponde a la Asamblea.

NOTA:

El orden del da se debe ajustar a lo previsto en los estatutos del respectivo organismo 1. deportivo.

Los literales I, J, K, y L se incluirn cuando corresponda.2.

No debe incluirse el punto de proposiciones y varios3.

Artculo Tercero.- A la presente convocatoria anexarn los informes de labores, los estados financieros bsicos, copia del Acta de la ltima reunin de Asamblea, los proyectos de los programas de actividades y de presupuesto del siguiente ejercicio y toda la informacin sobre los asuntos que deban tratarse y resolver en la Asamblea, siguiendo lo dispuesto en el pargrafo del artculo (nmero del artculo) de los estatutos.

Artculo Cuarto.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los afiliados (clubes deportivos, promotores y/o ligas) que se encuentren con afiliacin vigente, a paz y salvo por todo concepto con (nombre del organismo deportivo) y con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin. (En el caso de los clubes deportivos y promotores no aplica lo referente a la vigencia del reconocimiento deportivo para sus afiliados por ser personas naturales).

Artculo Quinto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la correspondiente credencial firmada por el representante legal del respectivo organismo deportivo, (o el afiliado en el caso de los clubes deportivos y promotores), cumpliendo con lo sealado en el artculo (Nmero del artculo) de los estatutos del organismo deportivo.

Artculo Sexto.- La presente resolucin ser enviada a los (afiliados, clubes deportivos, clubes promotores y/o Ligas) afiliados, (y a las dems autoridades que prevean los estatutos).

Artculo Sptimo.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.



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Anexo 4Resolucin No______ de (Mes, da y ao)

Por la cual se convoca a reunin constitutiva de (nombre del organismo deportivo)

CONSIDERANDO

Que mediante Resolucin No. (Nmero de la resolucin) de (fecha de la resolucin) expedida por (el Director de Coldeportes o el rgano de administracin de la Federacin respectiva) se design Comit Provisional para la creacin de (la Liga o Federacin del respectivo deporte o discapacidad segn el caso) (en caso de ser Liga se debe indicar el correspondiente departamento en que se pretende constituir el organismo deportivo).2

Que en cumplimiento de la mencionada resolucin es deber del Comit Provisional convocar a reunin de constitucin de (nombre del organismo deportivo que se pretende crear) a los (clubes deportivos y/o clubes promotores y/o de ligas) de (del respectivo deporte o discapacidad segn el caso).


RESUELVE

Artculo Primero.- Convocar a reunin Constitutiva de (nombre del organismo deportivo que se pretende crear) para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio de organismo deportivo que se pretende crear), ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad).

Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin ser el siguiente:

A. Nombramiento de Presidente y Secretario Ad-Hoc

B. Llamado a lista, recepcin y revisin de credenciales.

C. Designacin de comisin verificadora del qurum.

D. Verificacin del qurum e instalacin.

E. Designacin de comisin aprobadora del acta.

F. Aprobacin de la constitucin del organismo deportivo.

G. Aprobacin de los Estatutos. H. Eleccin de los miembros del rgano de Administracin

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I. Eleccin de dos (2) los miembros del rgano de Control.

J. Eleccin de dos (2) miembros de la Comisin Disciplinaria

Artculo Tercero.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los (clubes deportivos, promotores y/o ligas) de (del respectivo deporte o discapacidad segn el caso) que se encentren con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin.

1 Para la constitucin de una Federacin, liga o asociacin dePortiva del dePorte convencional siemPre se debe tener en cuenta el nmero mnimo establecido Por coldePortes Para el resPectivo dePorte.

Para la constitucin de una Federacin, liga o asociacin dePortiva del dePorte esPecial siemPre se debe tener en cuenta el nmero mnimo establecido Por el decreto 641 de abril 16 de 2001.

Artculo Cuarto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la respectiva credencial firmada por el (representante legal o responsable segn el caso).

Artculo Quinto.- La presente resolucin ser enviada a los clubes deportivos, promotores y/o ligas) de (del respectivo deporte o discapacidad segn el caso) que se encentren con reconocimiento deportivo vigente.



_____________________________ _____________________________ ___________________________ MIEMBRO COMIT PROVISIONAL MIEMBRO COMIT PROVISIONAL MIEMBRO COMIT PROVISIONAL

NOTA: Recuerde que no siempre para la creacin de Federaciones o Ligas se requiere el nombramiento de un Comit Provisional tambin pueden constituirse por voluntad propia, el Comit Provisional es otra opcin.

Anexo 5

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Por la cual se convoca a Reunin Extraordinaria de asamblea de afiliados (al o a la) (nombre del organismo deportivo)

CONSIDERANDO

Que mediante Resolucin No. (Nmero de la resolucin) de (fecha de la resolucin) expedida por (el Director de Coldeportes o el rgano de administracin de la Federacin respectiva) se design Comit Provisional para la reconstitucin de (la Liga o Federacin del respectivo deporte o discapacidad segn el caso).

Que en cumplimiento de la mencionada resolucin es deber del Comit Provisional convocar a reunin de reconstitucin de (nombre del organismo deportivo) a los (clubes deportivos y/o clubes promotores afiliados y/o de ligas afiliadas).


RESUELVE

Artculo Primero.- Convocar a reunin extraordinaria de asamblea de afiliados para el da ( ) del mes de ( ) del ao ( ), a la hora ( ) en (direccin del lugar donde se realizar la reunin teniendo en cuenta que debe coincidir con el domicilio social del organismo deportivo), ubicado en la ciudad de (nombre de la ciudad).

Artculo Segundo.- El orden del da de la reunin ser el siguiente:

A. Nombramiento de Presidente y Secretario Ad-Hoc.

B. Llamado a lista, recepcin y revisin de credenciales.

C. Designacin de comisin verificadora del qurum.

D. Verificacin del qurum e instalacin.

E. Designacin de comisin aprobadora del acta.

F. Eleccin de los miembros del rgano de Administracin.

G. Eleccin de dos (2) los miembros del rgano de Control. H. Eleccin de dos (2) miembros de la Comisin Disciplinaria.

NOTA: El orden del da se debe ajustar a lo previsto en los estatutos del respectivo organismo deportivo.

Artculo Tercero.- A la reunin podrn asistir con voz y voto los (clubes deportivos, promotores y/o

ligas) que se encuentren con afiliacin vigente, a paz y salvo por todo concepto con (nombre del organismo deportivo) y con reconocimiento deportivo vigente, al da de la reunin.

Artculo Cuarto.- Cada afiliado podr estar representado por un delegado, para lo cual deber presentar la correspondiente credencial firmada por el representante legal del respectivo organismo deportivo, (o el afiliado en el caso de los clubes deportivos y promotores), cumpliendo con lo sealado en el artculo (Nmero del artculo) de los estatutos del organismo deportivo. Artculo Quinto.- La presente resolucin ser enviada a los (clubes deportivos, clubes promotores y/o Ligas) afiliados, (y a las dems autoridades que prevean los estatutos).



_____________________________ _____________________________ ___________________________ MIEMBRO COMIT PROVISIONAL MIEMBRO COMIT PROVISIONAL MIEMBRO COMIT PROVISIONAL

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Anexo 6 Listado de (Nombre del Organismo Deportivo)Verificacin de Asistencia a Reunin de AsambleaFecha Reunin: ___________________ Tipo de Reunin de Asamblea: ______________________ Total de Afiliados: _____________NOMBRE DEL AFILIADO DELEGADO IDENTIFICACIN FIRMA PAZ Y SALVO HABILITADO

1 SI NO SI NO

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

________________________________ _______________________________

Firma del Presidente de la Asamblea Firma del Secretario de la Asamblea

________________________________ _______________________________Nombre del Presidente de la Asamblea Nombre del Secretario de la Asamblea

_______________________________ _______________________________ No. Cdula de Ciudadana No. Cdula de Ciudadana

54 55

Anexo 7 Listado de (Nombre del Organismo Deportivo)Verificacin de Asistencia a Reunin de Asamblea Fecha Reunin: ________________ Tipo de Reunin de Asamblea:________________________ Total de Afiliados:__________________NOMBRE DEL ORGANISMO DEPORTIVO AFILIADO

REPRESENTANTE LEGAL O

RESPONSABLE

DELEGADO IDENTIFICACIN FIRMA PAZ Y SALVO RECONOCIMIENTO DEPORTIVO

HABILITADO

SI NO SI NO SI NO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

________________________________ ______________________________ Firma del Presidente de la Asamblea Firma del Secretario de la Asamblea

________________________________ _________________________________Nombre del Presidente de la Asamblea Nombre del Secretario de la Asamblea

________________________________ _____________________________ No. Cdula de Ciudadana No. Cdula de Ciudadana

56 57

Anexo 8 Listado de (Nombre del Organismo Deportivo)Verificacin de Asistencia a Reunin de AsambleaFecha Reunin: _____________________ Tipo de Reunin de Asamblea: _____________ Total de Afiliados: ____________________LIGA REPRESENTANTE

LEGAL DELEGADO IDENTIFICACIN FIRMA

PAZ Y SALVO

RECONOCIMIENTO DEPORTIVO

HABILITADO

SI NO SI NO SI NO

1 ANTIOQUIA

2 ATLNTICO

3 BOGOTA

4 BOLIVAR

5 BOYAC

6 CALDAS

7 CASANARE

8 CAUCA

9 CESAR

10 C/MARCA

11 META

12 MILITAR

13 NARIO

14 NORTE DE SANTANDER

15 QUINDIO

16 RISARALDA

17 SANTANDER

18 TOLIMA

19 VALLE

________________________________ _______________________________ Firma del Presidente de la Asamblea Firma del Secretario de la Asamblea

______________________________ _______________________________Nombre del Presidente de la Asamblea Nombre del Secretario de la Asamblea

_______________________________ _______________________________ No. Cdula de Ciudadana No. Cdula de Ciudadana

58 59

Anexo 9Modelo de Acreditacin

Yo __________________________, mayor de edad, domiciliado en la Ciudad de __________________, identificado con Cdula de Ciudadana No. _______________ expedida en la Ciudad de ___________________, obrando en mi calidad de afiliado del organismo deportivo denominado (Nombre del Club)________, por medio del presente documento delego a ___________________________ , mayor de edad, identificado con Cdula de Ciudadana No. _______________ expedida en la Ciudad de ___________________, para que en mi nombre asista con voz y voto en la Asamblea (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) que se realizar el da __(Da y Mes)_______ del presente ao, a las (Hora) (a.m. o p.m), en (Ubicacin del lugar donde se celebrar la reunin) de la Ciudad de __________.

Se firma a los _____________ das del mes de __________ de ____(Ao)___

Atentamente,

_____________________________Firma del Afiliado

-----------------------------------------Nombre del Afiliado

_____________________________No. Identificacin

Acepto,

_____________________________Firma del Delegado

-----------------------------------------Nombre del Delegado


60 61

Anexo 10Modelo de Acreditacin

Yo __________________________, mayor de edad, domiciliado en la Ciudad de __________________, identificado con Cdula de Ciudadana No. _______________ expedida en la Ciudad de ___________________, obrando en mi calidad de (Presidente o Responsable) del organismo deportivo denominado (Nombre del Club o Liga)________, por medio del presente documento delego a ___________________________ , mayor de edad, identificado con Cdula de Ciudadana No. _______________ expedida en la Ciudad de ___________________, para que en mi nombre asista con voz y voto en la Asamblea (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) que se realizar el da __(Da y Mes)_______ del presente ao, a las (Hora) (a.m. o p.m), en (Ubicacin del lugar donde se celebrar la reunin) de la Ciudad de __________.

Se firma a los _____________ das del mes de __________ de ____(Ao)___

Atentamente,

________________________________Firma del Presidente o Responsable

-----------------------------------------Nombre del Presidente o Responsable


Acepto,

_____________________________Firma del Delegado

-----------------------------------------Nombre del Delegado


62 63

Anexo 11ACTA No._______

En la ciudad de __________ siendo las _______ del da ____ de _____ del ao______, en (lugar que se estableci en la convocatoria), en cumplimiento de la Resolucin No. (Se cita el nmero de Resolucin de convocatoria), se dio inicio a la reunin (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) de Asamblea, para lo cual el Secretario del Club procede a dar lectura al Orden del da: (Se enumeran los puntos del orden del da)

1. Llamado a Lista, Recepcin y verificacin de Credenciales:

Acto seguido el Secretario del Club llama a lista a los afiliados y recibe las credenciales de los afiliados asistentes.

No NOMBRE DEL AFILIADO DELEGADO ASISTENCIASI NO

1234567

8

9

10

2. Verificacin del Qurum.

El secretario confirma la asistencia de ____ afiliados asistentes de _____ afiliados, y por lo tanto se verifica que se existe quorum suficiente para sesionar y por ende para adoptar decisiones advirtiendo a los afiliados que las decisiones se adoptaran como mnimo con _____ votos, por lo que se procede a desarrollar los dems puntos del orden del da.

3. Anlisis y aclaraciones a los informes presentados por el rgano de Administracin________________________________________________________________________________________________________________________________________

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________________________________

4. Anlisis del informe del Revisor Fiscal. Aprobacin o improbacin de los estados financieros y del presupuesto.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Estudio y Adopcin de Programas________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Eleccin de tres (3) miembros del rgano de Administracin Colegiado

Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Administracin.

Primer Miembro:

NOMBRE DEL POSTULADO No. DE VOTOS

ELEGIDO: ___________________________________________

Segundo Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Tercer Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Por lo tanto el rgano de Administracin queda conformado por las siguientes personas:__________________________________

__________________________________

___________________________________

7. Eleccin de los miembros del rgano de control (Revisor Fiscal Principal y Suplente)

Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Control.

Revisor Fiscal Principal:


ELEGIDO: ___________________________________________

Revisor Fiscal Suplente:


ELEGIDO: ___________________________________________

Por lo tanto el rgano de Control queda conformado por las siguientes personas:

______________________Revisor Fiscal Principal

66 67

______________________Revisor Fiscal Suplente.

8. Eleccin de dos miembros de la Comisin Disciplinaria:

Se procede a iniciar la eleccin de los miembros que harn parte del rgano de Disciplina.

Primer Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Segundo Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Por lo tanto el rgano de Disciplina queda conformado por las siguientes personas:

______________________

______________________

9. Discusin y votacin de Proposiciones y Varios (Este punto no se incluye en reuniones extraordinarias de Asamblea)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Siendo las ________ ( ) del da __de (Mes) de (Ao), habindose agotado el orden del da el Presidente se dio por terminado el orden del da y levanta la sesin.

_________________________________ _______________________ PRESIDENTE SECRETARIO

68 69


En la ciudad de __________ siendo las _______ del da ____ de _____ del ao______, en (lugar que se estableci en la convocatoria), en cumplimiento de la Resolucin No. (Se cita el nmero de Resolucin de convocatoria), se dio inicio a la reunin (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) de Asamblea, para lo cual el Secretario de la Liga (y/Federacin) procede a dar lectura al Orden del da: (Se enumeran los puntos del orden del da):

1. Llamado a lista, revisin y recepcin de credenciales.

Se verific la asistencia de las siguientes ligas (o clubes deportivos), directamente o con sus apoderados:

No NOMBRE DEL ORGANISMO DEPORTIVO AFILIADO

DELEGADO ASISTENCIASI NO

1234567

8

9

10

2. Verificacin del Qurum e Instalacin de la Asamblea

Se verifica el qurum de ________ de las __________ Ligas afiliadas (o clubes afiliados), y por lo tanto se verifica que se existe quorum suficiente para sesionar y por ende para adoptar decisiones advirtiendo a los afiliados que las decisiones se adoptaran como mnimo con __________ votos, por lo que se procede a desarrollar los dems puntos del orden del da.

3. Anlisis y aclaraciones a los informes de labores presentados por el rgano de Administracin

____________________________________________________________________

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____________________________________________________________________________________________________

4. Anlisis del informe del Revisor Fiscal. Aprobacin o improbacin de los estados financieros y del presupuesto. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


6. Eleccin de cinco (5) miembros del rgano de Administracin Colegiado


Primer Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Segundo Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Tercer Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Cuarto Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Quinto Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Por lo tanto el rgano de Administracin queda conformado por las siguientes personas:_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________



72 73



ELEGIDO: ___________________________________________



ELEGIDO: ___________________________________________





Se procede a iniciar la eleccin de los dos miembros que harn parte del rgano de Disciplina.

Primer Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Segundo Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Por lo tanto el rgano de Control queda conformado por las siguientes personas:_______________________________

_______________________________

9. Discusin y votacin de Proposiciones y Varios (Este punto no se incluye en reuniones extraordinarias de Asamblea)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Siendo las (Hora) ( ) del da __de (Mes) de (Ao), habindose agotado el orden del da el Presidente se dio por terminado el orden del da y levanta la sesin. _______________________________ __________________________ PRESIDENTE SECRETARIO

74 75


En la ciudad de __________ siendo las _______ del da ____ de _____ del ao______, en (lugar que se estableci en la convocatoria), en cumplimiento de la Resolucin No. (Se cita el nmero de Resolucin de convocatoria), se dio inicio a la reunin (Ordinaria, Extraordinaria Extraordinaria con carcter de Ordinaria, Universal o Por Derecho Propio) de Asamblea, para lo cual el Secretario de la Liga (y/Federacin) procede a dar lectura al Orden del da: (Se enumeran los puntos del orden del da):

1. Llamado a lista, revisin y recepcin de credenciales.

Se verific la asistencia de las siguientes ligas (o clubes deportivos), directamente o con sus apoderados:

No LIGA RD PERIODO RPTE LEGAL DELEGADOASISTENCIA

SI NO1 ANTIOQUIA

2 ATLNTICO

3 BOGOTA

4 BOLIVAR

5 BOYAC

6 CALDAS

7 CASANARE

8 CAUCA

9 CESAR

10 C/MARCA

11 META

12 MILITAR

13 NARIO

14 NORTE DE SANTANDER

15 QUINDIO

16 RISARALDA

17 SANTANDER

18 TOLIMA

19 VALLE

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2. Verificacin del Qurum e Instalacin de la Asamblea

Se verifica el qurum de ________ de las __________ Ligas afiliadas (o clubes afiliados), y por lo tanto se verifica que se existe quorum suficiente para sesionar y por ende para adoptar decisiones advirtiendo a los afiliados que las decisiones se adoptaran como mnimo con __________ votos, por lo que se procede a desarrollar los dems puntos del orden del da.

3. Anlisis y aclaraciones a los informes de labores presentados por el rgano de Administracin

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Anlisis del informe del Revisor Fiscal. Aprobacin o improbacin de los estados financieros y del presupuesto. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


6. Eleccin de cinco (5) miembros del rgano de Administracin Colegiado


Primer Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Segundo Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Tercer Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Cuarto Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Quinto Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Por lo tanto el rgano de Administracin queda conformado por las siguientes personas:

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_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________





ELEGIDO: ___________________________________________



ELEGIDO: ___________________________________________





Se procede a iniciar la eleccin de los dos miembros que harn parte del rgano de Disciplina.

Primer Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Segundo Miembro:


ELEGIDO: ___________________________________________

Por lo tanto el rgano de Control queda conformado por las siguientes personas:_______________________________

_______________________________

9. Discusin y votacin de Proposiciones y Varios (Este punto no se incluye en reuniones extraordinarias de Asamblea)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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Siendo las (Hora) ( ) del da __de (Mes) de (Ao), habindose agotado el orden del da el Presidente se dio por terminado el orden del da y levanta la sesin.

___________________________ _________________________________ PRESIDENTE SECRETARIO NOTAS

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