manuales administrativos 001jjjjjj

7/23/2019 manuales administrativos 001jjjjjj

1/46


2/46

Los manuales administrativos sondocumentos que sirven como mediosde comunicacin y coordinacin que

permiten registrar y transmitir enforma ordenada ysistemtica la informacin de una

organizacin.


3/46

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en losque de una manera fcil de manejar(manuable

se concentran en forma sistemtica, unaserie de elementos administrativos paraun !nconcreto orientar y uniformar la

conducta que se presenta entre cadagrupo #umano enla empresa". $. %eyes &once.


4/46

"'l manual presenta sistemas y tcnicasespeci!cas. )e*ala el procedimiento a seguirpara lograr el trabajo de todo el personal deo!cina o de cualquier otro grupo de trabajo

que desempe*a responsabilidadesespeci!cas. Un procedimiento por escritosigni!caestablecer debidamente un mtodo estndar

para ejecutar alg+n trabajo". ra#am -ellog.


5/46

"'s un registro escrito de informacine instrucciones que conciernen alempleado y

pueden ser utilizados para orientarlos esfuerzos de un empleado en unaempresa".

erry . %.


6/46

"Una e/presin formal de todas lasinformaciones e instrucciones necesariaspara

operar en un determinado sector0 es unagu1a que permite encaminar en ladireccinadecuada los esfuerzos del personal

operativo". 2ontinolo .


7/46


8/46

La tarea de elaborar manuales administrativos seconsidera como una funcin demantener informado al personal clave delos deseos y cambios en las actitudes de ladireccin superior, al delinear la estructura

organizacional y poner las polticas yprocedimientos en forma escrita ypermanente.

Un manual correctamente redactadopuede ser un valioso instrumento administrativo.


9/46

'n esencia, los manualesadministrativos representan unmedio de comunicacin de las

decisiones administrativas, y porello, que tiene como propsitosealar en forma

sistemtica la informacinadministrativa.


10/46


11/46

3. 4nstruir al persona, acerca de aspectos talescomo objetivos, funciones, relaciones, pol1ticas,procedimientos , normas, etc.

5. &recisar las funciones y relaciones de cada

unidad administrativa para deslindarresponsabilidades, evitar duplicidad y detectaromisiones.

6. 2oadyuvar a la ejecucin correcta de las laboresasignadas al personal, y propiciar launiformidad en el trabajo.

7. )ervir como medio de integracin y orientacinal personal de nuevo ingreso, facilitando suincorporacin a las distintas funcionesoperacionales.


12/46

8. &roporcionar informacin bsica para laplaneacin e implementacin de reformasadministrativas.

9. &ermite conocer el funcionamiento interno por loque respecta a descripcin de tareas, ubicacin,requerimientos y a los puestos responsables de suejecucin.

:. $u/ilian en la induccin del puesto y aladiestramiento y capacitacin del personal ya quedescriben en forma detallada las actividades de

cada puesto.;. )irve para el anlisis o revisin de losprocedimientos de un sistema.


13/46

eterminar en forma sencilla lasresponsabilidades por fallas o errores.


14/46

37.?acilitar las labores de auditoria, evaluacindel control interno y su evaluacin.

38.$umentar la e!ciencia de los empleados,indicndoles lo que deben #acer y como

deben #acerlo.39.$yudar a la coordinacin de actividades y

evitar duplicidades.

3:.2onstruye una base para el anlisis posterior

del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,procedimientos y mtodos.


15/46


16/46

Logra y mantiene un slido plan deorganizacin.

$segura que todos los interesados tengan unaadecuada comprensin del plan general y de

sus propios papeles y relaciones pertinentes. ?acilita el estudio de los problemas de

organizacin. )istematiza la iniciacin, aprobacin y

publicacin de las modi!caciones necesarias

en la organizacin. )irve como una gu1a e!caz para la

preparacin, clasi!cacin y compensacin delpersonal clave.


17/46

>etermina la responsabilidad de cada puesto y surelacin con los dems de la organizacin.

'vita con@ictos jurisdiccionales y la yu/taposicin defunciones.

&one en claro las fuentes de aprobacin y el grado deautoridad de los diversos niveles.

La informacin sobre funciones y puestos suele servircomo base para la evaluacin de puestos y comomedio de comprobacin del progreso de cada quien.

2onserva un rico fondo de e/periencia administrativade los funcionarios ms antiguos.

)irve como una gu1a en el adiestramiento de novatos.

's una fuente permanente de informacin sobre eltrabajo a ejecutar.


18/46

$yudan a institucionalizar y #acer efectivo los objetivos,

las pol1ticas, los procedimientos, las funciones, lasnormas, etc.

'vitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

$seguran continuidad y co#erencia en losprocedimientos y normas a travs del tiempo.

)on instrumentos +tiles en la capacitacin del personal.

4ncrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.

&osibilitan una delegacin efectiva, ya que al e/istirinstrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se

puede circunscribir al control por e/cepcin.


19/46

Auc#as compa*1as consideran que son demasiadopeque*as para necesitar un manual que describaasuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

$lgunas consideran que es demasiado caro, limitativoy laborioso preparar un manual y conservarlo al d1a.

'/iste el temor de que pueda conducir a una estrictareglamentacin y rigidez.

)u de!ciente elaboracin provoca seriosinconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

'l costo de produccin y actualizacin puede ser alto.

)i no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.


20/46

4ncluye solo aspectos formales de laorganizacin, dejando de lado los informales,cuya vigencia e importancia es notorio para lamisma.

Auy sinttica carece de utilidad muydetallada los convierte en complicados4ncluye solo aspectos formales de laorganizacin, dejando de lado los informales,

cuya vigencia e importancia es notorio para lamisma.


21/46


22/46

>epende de la informacin, de lasnecesidades de cada institucin oempresa, para saber con qu tipo demanuales se debe contar.

Los manuales pueden abarcar a todala empresa, una direccin, un

departamento, una o!cina, seccin,un puesto, etc.


23/46

'/isten diversas clasi!caciones de losmanuales, a los que se designa nombresdiversos.

'l tipo de manual se determina dandorespuesta al propsito que se #an de lograr.'n ciertos casos, solo sirve a un objetivo y

en otros, se logran varios objetivos.


24/46


25/46


26/46

&roporciona informacin #istrica sobre elorganismo sus comienzos, crecimiento,logros, administracin y posicin actual. 'stole da al empleado un panorama introspectivo

de la tradicin y !losof1a del organismo.

Bien elaborado y aplicado contribuye a unamejor comprensin y motiva al personal asentir que pertenece y forma parte de laorganizacin.


27/46

'/pone en forma detallada laestructura

organizacional formal a travs de ladescripcin de los objetivos, funciones,autoridad y responsabilidad de los

distintos puestos, y las relaciones.


28/46

2onsiste en una descripcindetallada de los lineamientos a seseguidos en la toma de decisiones

para el logro de los objetivos. 'lconocer de una organizacinproporciona el marco principal sobre

el cual se basan todas las acciones.


29/46

Una adecuada de!nicin de pol1ticas y suestablecimiento por escrito, permite

$gilizar el proceso de toma de decisionesb?acilitar la descentralizacin, al suministrarlineamientos a niveles intermedios.

)ervir de base para una constante y efectiva

revisin. &uede elaborarse manuales de pol1ticas para

funciones operacionales tales comoproduccin, ventas, !nanzas, personal,

compras, etc.


30/46

's la e/presin anal1tica de los procedimientosadministrativos a travs de los cuales se canaliza laactividad operativa del organismo.

's una gu1a de trabajo al personal, muy valiosa paraorientar al personal de nuevo ingreso. Laimplementacin de este manual sirve paraaumentar la certeza de que el personal utiliza los

sistemas y procedimientos administrativosprescritos al realizar su trabajo.


31/46

2uando el volumen de actividades,de personal o simplicidad de laestructura organizacional, no

justi!que la elaboracin y utilizacinde distintos manuales, puede serconveniente la confeccin de este

tipo de manuales.


32/46


33/46


34/46

2onsiste en abarcar la necesidad de interpretar lasinstrucciones en base a los problemas cotidianostendientes a lograr su mejor y pronta solucin.

La necesidad de coordinar el proceso defabricacin, es tan reconocida, que en lasoperaciones de fabricacin, los manuales seaceptan y usan ampliamente.


35/46

'l proceso de comprar debe estar porescrito0 consiste en de!nir el alcancede compras, de!nir la funcin de

comprar, los mtodos a utilizar queafectan sus actividades.


36/46

2onsiste en se*alar los aspectosesenciales del trabajo y las rutinasde informacin comprendidas en el

trabajo de ventas (pol1ticas deventas, procedimientos, controles,etc.. $l personal de ventas es

necesario darle un marco dereferencia para tomar decisionescotidianas.


37/46

2onsiste en asentar por escrito lasresponsabilidades !nancieras en todos losniveles de la administracin, contienenumerosas instrucciones especi!cas a quienes

en la organizacin estn involucrados con elmanejo de dinero, proteccin de bienes ysuministro de informacin !nanciera.


38/46

rata acerca de los principios y tcnicas dela contabilidad. )e elabora como fuente dereferencia para todo el personal interesadoen esta actividad. 'ste manual puedecontener aspectos tales como estructuraorgnica deldepartamento, descripcin del sistemacontable, operaciones internas del personal,manejo de registros, control de laelaboracin de informacin !nanciera.


39/46

)e re!ere a la determinacin por escrito deprocedimientos y normas de esta actividad.'ntre los aspectos mas importantes quepuede contener este tipo de manual estnlos siguientes operaciones de crdito ycobranzas, control y cobro de lasoperaciones, entre otros.


40/46

$barca una serie de consideraciones para ayudar acomunicar las actividades y pol1ticas de la direccinsuperior en lo que se re!ere a personal.

Los manuales de personal podrn contener

aspectos como reclutamiento y seleccin,administracin de personal, lineamientos para elmanejo de con@ictos personales, pol1ticas depersonal, uso de servicios, prestaciones,capacitacin, entre otros.


41/46

rata acerca de los principios ytcnicas de una funcin operacionaldeterminada. )e elabora como

fuente bsica de referencia para launidad administrativa responsablede la actividad y como informacin

general para el personal interesadoen esa funcin.


42/46

'jemplos de este tipo de "Aanual tcnicode auditoria administrativa", y el "Aanualtcnico de sistemas y procedimientos".

'stos sirven como fuente de referencia yayudan a los nuevos miembros delpersonal de asesor1a.


43/46

'stos manuales e/plican, las labores, losprocesos y las rutinas de un puesto enparticular, son com+nmente mas

detallados que un manual deprocedimientos.

'l supuesto en el que se basa este tipo de

manual es que el usuario tiene muy pococonocimiento previo de los temascubiertos.


44/46

'l manual de adiestramiento tambin

utiliza tcnicas programadas deaprendizaje o cuestionarios de auto

evaluacin paracomprobar el nivel de comprensindel contenido por el usuario.


45/46


46/46

Documents

manuales administrativos 001jjjjjj