Manuales administrativos

Concepto

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto información de la organización (antecedentes, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

Objetivos

•Presentar una visión de conjunto de la organización•Precisar las funciones asignadas a cada unidad operativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.•Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen.•Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación.•Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.

•Promover el aprovechamiento racional de los recursos de las labores encomendadas a todo el personal.•Fortalecer la cadena de valor de la organización.•Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal.•Servir como una fuente de información para conocer la organización.•Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Clasificación básica

•Por su naturaleza o área de aplicación

•Por su contenido

•Por su ámbito

Por su naturaleza o área de aplicación

Microadministrativos•Corresponden una sola organización •Se refiere a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.

Macroadministrativos•Son los documentos que contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos•Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico.

Por su contenidoDe organización•Contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales.

De procedimientos•Incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización.

De gestión de calidad•Describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance, directrices de calidad.

De historia de la organización•Refieren a su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición.

De políticas•Incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.

De contenido múltiple•Estos manuales concentran información relativa a diferentes aspectos de una organización.

De puestos•Precisa relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

De técnicas•Detalla los principios y criterios necesarios para el desempeño de las actividades.

De ventas•Es un compendio de información específica para apoyar ésta función.

De producción•Representa un elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases.

De finanzas•Manual que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos los niveles.

De personal•Condiciones de trabajo•Organización y control de personal

De operación•Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones que deben desarrollase.

De sistema•Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc., de una organización.

Por su ámbito

Generales•Contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal.

Especifico•Concentran información de un área o unidad administrativa de una organización.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Documento que contiene información referente al

directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos,

grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la

estructura de organización.

IDENTIFICACIÓNEste manual debe incluir, en primer termino, los

siguientes datos:• Logotipo de la organización• Nombre de la organización• Denominación y extensión del manual (general o

especifico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta.

• Lugar y fecha de elaboracion• Numero de paginas

• Sustitución de paginas (actualización de información)

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

• Clave de la forma: en primer termino se deben escribir las siglas de la organización: en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el año.

INDICE O CONTENIDO

• RELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS QUE CONSTITUYEN EL CUERPO DEL

DOCUMENTO.

PROLOGO, INTRODUCCIÓN O AMBOS

• EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA PRESENTACION QUE HACE DEL MANUAL ALGUNA AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. LA INTRODUCION ES UN BREVE EXPLICACION DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, COMO SE ESTRUCTURA, PROPOSITOS, AMBITO DE APLICACIÓN Y LA NECESIDAD DE MANTERLO VIGENTE.

LEGISLACIÓN O BASE LEGAL contiene una lista de títulos de los principios

ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares

ATRIBUCIONES

• Transcripción textual y completa del articulo, clausula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su quehacer.

ESTRUCTURA ORGANICA Descripción ordenada de las unidades

administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía.

• La estructura debe corresponder a la representación grafica en el organigrama.

• Codificar de tal forma que sea posible visualizar con claridad los niveles de jerarquía.

Ejemplo:

1.0 Dirección general1.0.1 Asesoría1.0.2 Auditoria interna1.1 Gerencia general1.1.1 Gerente divisional “A”1.1.2 Gerente divisional “B”

ORGANIGRAMA• Es la representación grafica de la estructura de

una organización o bien de alguna de sus areas, la cual muestra que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

MISION

Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencias para orientar sus acciones

y enlazar lo deseado con lo posible.

FUNCIONESEs la representación de las tareas inherentes a cada

una de las unidades administrativas que forman parte estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización.

Aspectos para la presentación de las funciones:• Que los títulos de las unidades correspondan a los

que se utilizan en la estructura orgánica.• Que se sigan el orden que se estableció en la

estructura.• Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.

SuperiorMandos mediosNivel OperativoAdministrar Administrar Evaluar Acumular Instalar Asegurar Aprobar Examinar Almacenar Obtener Autorizar Asegurar Expedir Analizar Operar Coordinar Asignar Facilitar Calcular Participar Controlar Analizar Firmar Calificar Presentar Definir Auditar Formular Compilar Presupuestar Determinar Autorizar Inspeccionar Comprobar Producir Dirigir Comunicar Instalar Comunicar Programar Establecer Consolidar Instrumentar Consolidar Proponer Evaluar Controlar Integrar Ejecutar Proporcionar Firmar Coordinar Interpretar Entrevistar Realizar Organizar Desarrollar Organizar Enviar Recabar Planear Determinar Planear Especificar Recomendar Diseñar Presupuestar Estandarizar Registrar Distribuir Programar Estimar Seguir Elaborar Recomendar Estudiar Sistematizar Entrevistar Representar Expedir Establecer Revisar Girar Estandarizar Supervisar Informar Estudiar Verificar Iniciar 

                                                                                                                                                

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS En la reseña básica de los puestos que componen cada unidad

administrativa, que incluye la información siguiente:• Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación,

etc.)• Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos

subordinados y facultades de decisión, así como las relaciones de línea y especificas.

• Funciones generales y especificas.• Responsabilidades o deberes• Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro

de la organización, así como las que deban establecer externamente.

• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencias iniciativa y personalidad.

Manual de procedimientos

¿Qué es un manual de procedimientos?

Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

UTILIDAD

• Permite conocer el funcionamiento interno.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

SE CONFORMA POR:A) IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.• Nombre oficial de la organización.• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe

anotarse el nombre de la misma.• Lugar y fecha de elaboración.• Número de revisión.• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo

lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN.• Prologo es la presentación que hace del manual alguna

autoridad de la organización y es del mas alto nivel jerárquico,.

• Introducción es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, su aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

C) ÍNDICERelación de los capítulos y páginas correspondientes que forman

parte del documento.

D)CONTENIDOLista de los procedimientos que integran el contenido del manual

ya sea general o específico.

E) OBJETIVOExplicación del propósito que se pretende cumplir con los

procedimientos.

F) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.

G) RESPONSABLESUnidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

H) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma

explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimiento.

I) CONCEPTO. Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el

procedimiento.

J) PROCEDIMIENTO  Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de

las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de

un procedimiento.

L) FORMULARIOS O IMPRESOS Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se

intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

M) GLOSARIO DE TERMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico

relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos.

Manual de gestion de la calidad

identificacion• Se deben de incluir en primer termino los siguientes datos:• Logotipo de la organización• Nombre de la organización • Nombre del manual• Codigo que lo identifica• Nivel o numero de revision• Pagina• Edicion(fecha de la revision)• Unidades responsables de su elaboracion, revision y

autorizacion

logotipo Manual de gestion de calidad

Nombre de la organizacion

codigo Fecha de revision

Numero de revision

pagina

sello elaboro reviso autorizo

Indice o contenido

• Relacion de los capitulos o apartados que contiene el documento, debe incluir, la seccion o capitulo, la referencia o renglon especifico del documento y la pagina correspondiente

Generalidades

introduccion

• Presenta la situacion, compromisos y lineamientos para la implementacion del sistema de gestion de la calidad basado en normas ISO 9000:2000

Alcance

• Es el Area de influecia establecida para la aplicación del sistema de gestion de la calidad. De acuerdo con el giro y necesidades de la organización, la cobertura variara debido a las exclusiones que se realicen.

Directrices de calidad

Politica de calidad

• Son los objetivos que establecen un compromiso de lograr la satisfaccion de clientes y una buena relacion con proveedores, a travez del mejoramieno continuo de precios, calidad, servicio, comunicación e innovacion tecnologica

Objetivos de calidad

• La satisfaccion de los clientes cumpliendo con sus expectativas

• Rentabilidad• La mejora de procesos• Liderazgo en el mercado• El trabajo en equipo para crear valor• El desarrollo del capital humano

Responsabilidad y autoridad del sistema de gestion de la calidad

Estructura organizacional

Matriz de responsabilidades

• Son enunciados que formula cada unidad administrativa de la organización a nivel direccion y gerencia, en los que se establece en forma general la responsabilidad que asumen en relacion con el sistema de la calidad

Mapa de procesos

• INTERACCION DE PROCESOS:• Es la interrlacion de procesos clave (procesos

operativos criticos para el éxito de una organizacion), con procesos estrategicos (procesos orientados a la correcta gestion de la alta direccion que proporcionan directrices a todos los demas procesos), y con procesos de soporte (procesos de tipo administrativo que apoyan al resto de los procesos)

Requisitos generales y de la documentacion

• Es la documentacion que sustenta el sistema de gestion de la calidad la cual esta integrada por las generalidades, manual de calidad, control de documentos y control de documentos y control de registros.

Procesos operativos• Revision de los procesos para elaborar los productos y prestar los

servicios considerando los elementos siguientes:• 1.- planificacion• 2.-procesos relacionados con el cliente• Determinacion de requisitos• Revision de requisitos• Comunicación con el cliente• 3.- diseño y desarrollo• 4.-compras• 5.-control de la elaboracion del producto, prestacion del servicio o

ambas cosas• 6.-control de los dispositivos de seguimiento y medicion

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Diseño del proyecto

En el diseño del proyecto los datos tienen que asentarse con exactitud

y objetividad.

RESPONSABLES• Debe asignarse a un coordinador

general, auxiliado por un equipo técnico integrado por lideres de proyecto, asistentes y analistas.

• El equipo técnico debe estar integrado por personas con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca los objetivos, estructura, funciones, procesos y personal de la organización.

COORDINADOR

Delimitación del universo de estudio

• Los responsables deben evaluar el nivel técnico requerido para el manejo de los contenidos, las cargas de trabajo y la jerarquía de necesidades de acuerdo con las prioridades de la organización.

Estudio preliminar

• Indispensable para conocer los procesos, funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.

Fuentes de información• Personas y mecanismos donde se puede

obtener información de donde pueden obtenerse datos para la investigación como:

Instituciones

Archivos de la organización

Directivos y empleados

Clientes y / o usuarios

Mecanismos de información

PREPARACIÓN DEL PROYECTO• Una vez recabados los documentos preliminares el documento de partida

quedara integrado de la siguiente manera:Propuesta técnica que debe incluir: Naturaleza Alcance Justificación Antecedentes Objetivos Estrategia Acciones Recursos Costo Resultados Información complementaria

Tipo de manual

Área de influenciaNecesidad del manual

Manuales anteriores

Logros

Humanos, materiales y tecnológicos

Beneficios que se esperan obtener

Material e investigaciones

Ruta para orientar los cursos de acción

Actividades o iniciativas para elaborarlo

Programa de trabajo, que debe especificar: Identificación Responsable (s) Área Clave Actividades Fases Calendario Representación gráfica Formato Reportes de avance Periodicidad

Nombre del manualUnidad o grupo quien tendrá a cargo la elaboraciónEstructura orgánica

Número progresivo de las actividades

Pasos para captar y procesar los datosOrden secuencial

Fechas para el inicio y terminación de cada fase

Cuadros e imágenes

Presentación del programa

Seguimiento de las accionesTiempo para informar avances

Presentación del proyecto de manual a las autoridades competentes

• A los participantesPara depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es necesario presentarlo a las siguientes unidades.

1. Área que intervendrá directamente en su aplicación 2. Área responsable del manejo de los recursos económicos3. Áreas de la organización

Al responsable de su autorización

El proyecto debe someterse a la aprobación del titular de la organización.Una vez autorizado del responsable debe divulgar entre todos los niveles jerárquicos de la organización el propósito que perseguía la elaboración del manual, resaltando los beneficios que se obtendrán.

Captación de los datos

• Debe obtenerse una lista del personal que va a participar en el levantamiento de los datos.

Capacitación del personal: Una vez integrado el equipo debe capacitársele, en todo el proceso que seguirá para preparar el manual.

Cuando el equipo de trabajo sea numeroso, se deberán formar equipos distribuyendo a cada uno actividades diferentes.

Levantamiento de los datos: Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar datos útiles para el manual.

Para recabar información puede utilizarse alguna información de técnicas de recopilación siguientes:

Investigación documental Observación directa Consulta a sistemas de información Cuestionario Cédula Entrevista: Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva es

conveniente:a) Tener claro el objetivob) Establecer anticipadamente la distribución del trabajoc) Concertar previamente la citad) Atender al compromiso

Integración de los datosUna vez que se cuenta con los datos de las áreas involucradas en la elaboración del manual se deben ordenar y sistematizar para preparar su análisisResguardoClasificaciónAntecedentesSituación actual:

• Objetivos• Estrategias• Estructura orgánica• Recursos presupuestales• Normas y políticas administrativas• Instrumento jurídico – administrativo• Funciones• Procedimientos• Procesos• Infraestructura tecnológica• Equipo• Condiciones de trabajo• Ambiente laboral• Control• Relaciones en el entorno

Análisis de datos: Se deben revisar los datos que se captaron y debe efectuarse desde dos perspectivas:

1. DE EXAMEN• Conocer • Describir • Descomponerlo• Examinarlo críticamente• Ordenar cada elemento• Definir las relaciones• Identificar y explicar su comportamiento

2.-DE EVALUACION• Objetivos• Estrategias• Estructura orgánica• Recursos presupuestales organizados• Normas y políticas administrativas• Instrumentos jurídico administrativos• Funciones• Procedimientos • Procesos• Infraestructura tecnológica• Equipo• Condiciones de trabajo• Ambiente laboral• Control• Relaciones con el entorno

Técnicas de apoyo al análisis• Comprende los recursos técnicos que se emplean para

examinar la información obtenida y están directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la formación técnica del líder o responsables.

Preparación del manualEl coordinador general debe convocar a todos los miembros del o de los equipos de trabajo para revisar el contenido y presentación de cada apartado.

Validación: La información debe presentarse a las personas entrevistadas para que firmen de conformidad en un espacio específico.

Estructuración: El equipo técnico debe reunirse las veces que sean necesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual.

Formulación de recomendacionesSe convierten las conclusiones y observaciones en propuestas específicas, es decir, en recomendaciones. La elaboración de un manual relaciona aspectos como los siguientes:

• Redefinición de objetivos• Reorientación de estrategias• Modificación de estructuras• Resignación de recursos• Fortalecimiento de normas y políticas administrativas• Cambios de los instrumentos jurídico – administrativos• Reorganización de funciones• Ajuste de procesos y procedimientos• Refuerzo de la plataforma tecnológica• Redistribución del espacio y organizacionales• Cambios en los métodos de trabajo• Mejor aprovechamiento de la fuerza de trabajo• Mejora de la calidad de productos y servicios• Reorientación de los controles• Replanteamiento de las relaciones con el entorno

Elaboración del informeLos resultados deben incluirse en un informe.Es necesario presentar el informe de manera explicita y con un lenguaje exento de tecnicismos; un informe consta de estos elementos: Introducción, Cuerpo o parte principal, Conclusiones y recomendaciones y apéndices o anexos.

Presentación del manual para su aprobación

Cuando el manual ha quedado estructurado, el coordinador general debe someterlo a la aprobación de las instancias procedentes. A los niveles directivos Al órgano de gobierno A otros niveles jerárquicos

Reproducción del manualUna vez que el equipo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones sugeridas en los diferentes niveles de decisión , tiene que coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos con el fin de que el documento se reproduzca para su distribución e implementación.

Caratula: Tiene como objetivo su identificación a través de los siguientes elementos:

• Nombre oficial de la organización• Logotipo oficial• Nombre genérico del manual en relación con su contenido• Nombre de la unidad administrativas responsable de su elaboración.

Implementación del manualRepresenta el momento para traducir las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales.

Métodos de implementación: Están estrechamente relacionados con elementos de las estructuras tales como: Tipo de manual, cobertura, naturaleza jurídica y tamaño de la organización, recursos asignados, personal de apoyo, cultura organizacional y entorno.

Difusión del manual

Es conveniente definir un programa para la presentación del manual; también se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización y se deben emprender campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos, paneles, etc.

Revisión y actualizaciónLa utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de su información, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por medio de revisiones periódicas.

Mecanismos de seguimiento y evaluación: Son aquellos que ponen en practica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información administrativa llegue ágil y claramente a las áreas y niveles que las necesiten.