MANUALES ADMINISTRATIVOS Grupo No. 04 Salamá Baja Verapaz 30 de septiembre de 2015 Segundo Semestre Administración De Empresas Universidad Mariano Gálvez De Guatemala Sede Salamá B. V.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a

transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño

mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la

división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los

lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura

Organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa

para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la

observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos

empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos

puesto, etc.

La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso,

actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada

manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin

necesidad de consultar a los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la

elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que

puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su

diseño e implementación.

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la

conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y

cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones

procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos

de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina

a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las

actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin

distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades

administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su

vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está

realizando o no adecuadamente.

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la

conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y

cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la

organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la

cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la

empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente

administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la

administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa

que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que

conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son

una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus

integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han

encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para

determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran

adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier

área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las

exigencias de la administración.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos ofrecen una serie de

posibilidades que nos reflejan la importancia de

estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo

cual de ninguna manera le restan importancia.

Entre las Ventajas más importantes según Gómez

(1994), se encuentran las siguientes:

Logra y mantiene un sólido

plan de organización.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan

general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Facilita el estudio de los problemas de organización.

Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.

Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del

personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la

evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada

quien.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más

antiguos.

Otras ventajas que pudieran resultar de la implantación del manual de organización

son las siguientes:

Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del

tiempo.

Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un

manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un

manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Otros inconvenientes resultantes podrían ser los siguientes:

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

El costo de producción y actualización puede ser alto.

Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,

destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de

la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que

requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel

operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de

mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las

tareas que se le han encomendado.

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada,

para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que

pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento,

una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres

diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales

diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de

lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

POR SU CONTENIDO

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de

este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto

le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.

Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a

sentir que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura

organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad

y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser

seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una

organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

- Agilizar el proceso de toma de decisiones.

- Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

- Servir de base para una constante y efectiva revisión.

- Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:

producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa

para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve

para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos

administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de

distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un

ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y

organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan

en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede

combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

POR SU FUNCION ESPECÍFICA

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de

este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta

solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección,

ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones

de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en

definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que

afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las

rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,

procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de

referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones

específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero,

protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.

Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta

actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del

departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,

manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que

puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y

cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las

actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los

manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección,

administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales,

políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional

determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad

administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal

interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría

administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven

como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de

asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los

procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que

un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco

conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento

"explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir

su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y

comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento

también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto

evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las

necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden

elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

GENERAL

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los

siguientes manuales:

Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y

definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,

contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un

organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud

de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen

líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a

condiciones generales.

ESPECIFICO

Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área

específica (personal), y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y

selección personal en una organización.

Manual específico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se

refiere a la auditoría interna en forma particular.

Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero

de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a

cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones,

prestaciones, etc.

Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los

procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar

las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos

a caja, pago a proveedores, etc.

MANUALES ADMINISTRATIVOS MÁS UTILIZADOS

Manuales de Organización y Funciones

DEFINICION

El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las

funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de

la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de

Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos

considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.

OBJETIVO

El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:

Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la

amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.

Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le

competen.

Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la

dependencia.

Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

UTILIDADES

Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:

Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos

mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.

Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus

funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así

como sobre las interrelaciones formales que corresponda.

Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando

información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al

ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los

procedimientos.

Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y

orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus

funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como

aplicar programas de capacitación.

El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las

contenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los

establecidos en el CAP.

El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en cada

unidad orgánica de segundo nivel organizacional llámese Dirección Nacional, Dirección

General, Dirección Técnica, Oficina u Órgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES

Las principales limitaciones a tener en cuenta serían:

Ø No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un

instrumento que puede propiciarla.

Ø Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.

Ø Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.

Ø Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.

Manual de Cargos

Constituye el documento utilizado en la organización, empleado para funciones tales

como: informar a los especialistas en personal, presupuesto, organización y sistemas

sobre las responsabilidades, tareas típicas, denominación oficial de cargos y su grado

en la escala general de sueldos.

El Manual de Descripción de Cargos es un instrumento de la administración de los

sistemas de recursos humanos: reclutamiento, selección, adiestramiento, clasificación,

remuneración, desarrollo de carrera, evaluación de desempeño y contratación

colectiva, donde se indican las tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos

exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de la

organización, agrupando los similares bajo títulos comunes.

El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera sucinta las

exigencias del cargo, las cuales se describen a continuación:

- Denominación del cargo: título de identificación.

- Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo.

- Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempeñar los

ocupantes del cargo.

- Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden

al cargo. A título descriptivo, en este Manual se presentan actividades Genéricas, son

aquellas típicas comunes al cargo en cualquier área de la organización donde se

encuentre, y las actividades Específicas están referidas a los Niveles Normativo y

Operativo, según estén relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la

razón de ser de la organización.

- Factores: Elementos descriptivos del cargo.

- Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los

procedimientos, métodos y procesos de trabajo.

Manuales de Procesos y de Procedimientos

El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta ser, ya

que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de

estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento

de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables con la constitución

política de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de procedimientos

reúne la normas básicas (y no tan básicas) de funcionamiento de la empresa, es decir

el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello en lo que se

basa la gestión de la organización.

Para hablar de manera concreta, podríamos decir que en una empresa en donde no se

aplique correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y

procedimientos, se presentarán seguramente uno o varios síntomas mencionados aquí

como los más comunes:

a. Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y delimitación

clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a

serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive

hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido,

todo el mundo buscará el máximo de provecho con el mínimo esfuerzo

(simulación de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por

incompetencia, todo el mundo le “echará la culpa al vecino”.

b. No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el

uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los

trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento

no especifica la hora de la llegada y la sanción por retrasos, el holgazán

seguramente alegará falta de reglas, y dirá que “el no sabía”.

c. No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos

permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se

llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el

momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se

realizan, lo cual simplifica al máximo e proceso de búsqueda del factor

deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los

procesos son vistos como un solo paso, y si algo “sale mal” seguramente deberá

optarse por cambiar todo el proceso.

d. No hay un procedimiento establecido: Podríamos referirnos a la administración

científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de

producción y aplicar la administración científica, se puede obtener el máximo

de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido, (es decir al

concepto de cada trabajador) habrá un gran desperdicio de recursos (unos

trabajadores usarán demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en

cuanto a efectividad (los distintos métodos utilizados por cada trabajador

pueden no ser los más efectivos).

CARACTERISTICAS DEL MANUAL

Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita

garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar

elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su

modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las

políticas que emita la organización.

Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología

para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite

acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el

proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la

fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que

lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos.

Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el

proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización

deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales

deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su

aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su

aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las

dependencias de la organización.

APLICACIÓN DE LOS MANUALES

La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización permite

facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de

gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las siguientes

funciones básicas del manual de procesos:

El establecimiento de objetivos

La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.

La evaluación del sistema de organización.

Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.

Las normas de protección y utilización de recursos.

La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de

personal.

La generación de recomendaciones.

La creación de sistemas de información eficaces.

El establecimiento de procedimientos y normas.

La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.

El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.

La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.

Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima

importancia en la organización, y son fundamentales para la correcta gestión de la

empresa.

Manual de Calidad

El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican

la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la

calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.

El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la

Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con

los manuales de procedimientos o de instrucciones.

Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar

cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se

derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.

El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en la

implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la empresa, el

compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos, materiales... Ha

de ser un documento público frente a clientes y proveedores, con una extensión

preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele redactar al final de la

implantación una vez documentados los procedimientos que la norma exige.

Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas por el ICTE; la norma Q

del sector turístico, no exige la realización de un Manual de Calidad, aunque sí ayuda a

la implantación de la misma. Lo mismo sucede con el EFQM que es el modelo de

excelencia europeo, que actualmente se está implantando con bastante éxito en

España. Es un modelo que tampoco exige el desarrollo de un Manual de Calidad

entendido como tal.

El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la

organización para alcanzar la calidad mediante la adopción del correspondiente

sistema de Gestión de la Calidad.

Manual General del Empleado

El manual de Recursos Humanos es el conjunto de Políticas, Normas y Procedimientos

que tiene por objeto la administración, motivación y desarrollo de los Recursos

Humanos de una organización, de acuerdo al Código Dominicano de Trabajo, a los

Estatutos de la Empresa y demás disposiciones de carácter legal. Las Políticas,

Normas y Procedimientos contenidos en este Manual deberán ser aprobadas por la

Junta Directiva, previo a su implantación.

La contratación de personal se basa solo en calificaciones de competencia, requerida

para un puesto en particular sin discriminación de raza, religión, sexo e ideología.

La Gerencia General es la instancia Administrativa y Ejecutiva de mayor jerarquía en

lo relativo a la Gerencia de la Empresa y tiene bajo su responsabilidad, ejecutar y

controlar el cumplimiento de la misión de la organización y el logro de

los objetivos estratégicos y disposiciones que emanan de los organismos superiores

(Asamblea General y Junta Directiva).

De departamentos dependerán unidades según el área de ejecución. Los encargados

serán los responsables de su implementación con la colaboración del personal auxiliar.

Las funciones de todo el personal estarán descritas en el Manual de Descripción de

Especificación de Puestos de la Empresa.

El Personal de la organización no podrá desempeñar otras funciones en otro centro de

trabajo que interfiera con sus funciones y horario de trabajo en la Empresa y que

esté en contradicción con los objetivos y principios de la misma.

Las políticas, normas y procedimientos contenidos en este manual deberán ser

analizados y difundidos a todo el personal con el objetivo de asegurar su

conocimiento y aplicación.

La Gerencia General es la responsable de administrar los sistemas y subsistemas de

Recursos Humanos así como de cumplir con los procedimientos que definen en este

Manual.

Manuales de Sistemas Computacionales

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y

administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,

generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte

de alguna de las siguientes categorías:

Personas;

Datos;

Actividades o técnicas de trabajo;

Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de

comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos

manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de

la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus

objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información son de

conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX

diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de

carácter secreto.

EJEMPLO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA

PREMIERAGRO

GERENCIA

Empresa: Premier Agro

Nombre de puesto: Gerente General

División: Administrativa

Jefe inmediato: Ninguno

Descripción genérica: El gerente general es el encargo de administrar, controlar, y dirigir los recursos y funciones le

Premier Agro y asegurar su óptimo funcionamiento

DESCRIPCION DEL PUESTO

Planificar controlar, verificar y corregir los planes a corto, mediano y largo plazo de Premier Agro

Controlar las actividades previstas para el logro de los objetivos y verificar que no existan desviaciones y si existen

aplicar las medidas de corrección permitentes para el logro de los mismos.

Verificar por el buen funcionamiento de los canales de distribución de los productos.

Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de esta.

Controlar que cada persona dentro del empresa cumpa con todas y cada una de sus obligaciones y que no existan

inconvenientes ni intervenciones que perjudiquen el buen funcionamiento de la empresa.

ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL PUESTO

Escolaridad: título universitario de licenciado en administración de empresas o ingeniero comercial

Conocimiento: saber sobre el área de productos agrícolas y agricultura.

Experiencia: 2 años como mínimo en experiencia en cargos similares.

Edad: 25 a 35 años

Características personales:

Líder, proactivo, capacidad para trabajar bajo presión, organizado, con iniciativa.

SALARIO

Pago diarios: Q275.oo

Pago mensual: Q8, 525.oo varía según calendario de mes.

Prestaciones: bono 14, aguinaldo.

FINANZAS

Empresa: Premier Agro

Nombre de puesto: CONTADOR

División: Finanzas

Jefe inmediato: gerente general

Descripción genérica: el contador tiene su cargo y responsabilidad llevar correctamente las cuentas de la empresa

DESCRIPCION DEL PUESTO

Controlar los ingresos y egresos de la empresa

Elaborar la nómina mensual se los empleados

Mantener actualizados los saldos de bancos, clientes y proveedores.

Realizar diariamente un corte de caja.

Efectuar el pago de impuestos correspondientes.

Elaborar mensualmente los estados financieros correspondientes a la empresa.

ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL PUESTO

Escolaridad: Tener un título en Contabilidad o Administración de Empresas.

Conocimiento: conocimientos en computación.

Experiencia: 1 o 2 años en un puesto similar

Edad: 25 a 28 años

Características personales: Es necesario que sea una persona responsable, organizada con el dinero con habilidades

Administrativas, organizativas y de comunicación.

SALARIO

Pago diarios: Q150.oo

Pago mensual: Q4650.oo varía según calendario de mes.

Prestaciones: bono 14, aguinaldo.

SECRETARIA

Empresa: Premier Agro

Nombre de puesto: Secretaria

División: administrativa

Jefe inmediato: gerente general, contadora, vendedor

Descripción genérica: Es la encargada de desempeñar labores de oficina en general para auxiliar a los

Ejecutivos en sus labores administrativas.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Efectuar el pago a los empleados de forma semanal de acuerdo a la nómina.

• Ayudar al contador a realizar el corte de caja al final del día.

Ir a recoger las facturas a la transportadora encargada de trasladar las hortalizas de

la empresa hacia los clientes.

Supervisar la limpieza del área administrativa de la empresa

ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL PUESTO

Escolaridad: título de diversificado de secretario, otro título de diversificado

Conocimiento: conocimientos en computación.

Experiencia: 1 o 2 años en un puesto similar

Edad: 22 a 25 años

Características personales: Es necesario que sea una persona responsable, organizada y capaz de desempeñar

Diferentes tipos de tareas de una forma rápida y eficiente.

SALARIO

Pago diarios: Q90.oo

Pago mensual: Q2790.oo varía según calendario de mes.

Prestaciones: bono 14, aguinaldo.

VENTAS

Empresa: Premier Agro

Nombre de puesto: Vendedor

División: ventas

Jefe inmediato: gerente general

Descripción genérica: El vendedor tiene la función de visita y venta a los clientes y clientes potenciales para el crecimiento

de las ventas de la empresa.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Atender y tomar los pedidos de los clientes

Pasar diariamente los pedidos de productos a la empresa

Visitar a clientes para el seguimiento de los productos vendidos

Verificar el buen funcionamiento de los productos vendidos

Llegar a las metas trazadas por la empresa.

ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL PUESTO

Escolaridad: Tener un título universitario de ingeniero agrónomo, técnico agrónomo.

Conocimiento: conocimientos en ventas de productos agrícolas.

Experiencia: 1 o 2 años en un puesto similar

Edad: 25 a 28 años

Características personales: buenas relaciones interpersonales, trabajar bajo presión, responsabilidad, honestidad.

SALARIO

Pago diarios: Q175.oo

Pago mensual: Q5425.oo varía según calendario de mes, más comisiones establecidas

Prestaciones: bono 14, aguinaldo