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Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Médicas

Escuela de Enfermería

Enfermería y Marketing

TEMA: Manual y Tipos de manuales

DOCENTE: Lcda. Eufemia Garofalo

Tercer A! Gru"! #$

%U&G'U(O # $

'es"!nsa)les:

Campos Murrieta AlexisCedeño Brito Monica

Cru Almea Girger !elene

Merino C"ila Gisel

Moncada Arreaga Liset#

Moreira Mano !tefanía $ac#eco Briones %at#erine

&era &era 'oselin

Ecuad!r * Guayaquil

MANUALES

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Definición:

Un manual es la concentración sistemática de los

elementos administrativos propuestos para

alcanzar un objetivo. Se presentan estos en un

folleto o libro fácil de manejar.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como

medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y

transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una

organización.

Función.

La función de los manuales en una organización es garantizar la

conducta uniforme en las actividades que así lo requieran. demás!

tambi"n es una función de los manuales orientar a quien los

consulta sobre los aspectos relacionados con t"cnicas!

procedimientos y organización.

Ventajas

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Logra y mantiene un sólido plan de organización.  segura que todos los interesados tengan una adecuada

comprensión del plan general y sus propios papeles y

relaciones pendientes. #acilita el estudio de los problemas de la organización. Sistematiza la iniciación! aprobación y publicación de las

modificaciones necesarias en la organización. Sirve como guía eficaz para la preparación! clasificación y

compensación del personal clave.

$etermina la responsabilidad de cada puesto y su relación

con los demás de la organización. %one en claro las fuentes de aprobación y el grado de

autoridad de los diversos niveles. La información sobre funciones y puestos suele servir como

base para la evaluación de puestos y como medio de

comprobación del progreso de cada quien. &onserva un rico fondo de e'periencia administrativa de los

funcionarios más antiguos. Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.

Desventajas

(uc)as compa*ías consideran que son demasiado peque*as

para necesitar un manual que describa asuntos que son

conocidos por todos sus integrantes.

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 lgunas consideran que es demasiado caro!

limitativo! y laborioso preparar un

manual y conservarlo al día. +'iste el temor de que pueda

conducir a una estricta

reglamentación y rigidez.

OBEJTIVOS

%odemos mencionar los siguientes objetivos:

• %recisar funciones en un documento denominada manual! con

el propósito de que los miembros de la organización tengan

una fuente de información adecuada para realizar su trabajo.

•

Unificar criterios en la realización de las acciones de laempresa o institución.

• Simplificar el trabajo! actuando como elemento de consulta

para realizar bien el trabajo y no tener que repetirlo.

•

,rientar la selección del personal! por medio de lasdescripciones de puesto! perfil de trabajador! descripción de

trabajos.

• +stablecer rutinas de trabajo.

• %ermitir el mejor aprovec)amiento de recursos.

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• #acilitar la adaptación del personal de nuevo ingreso.

• ,brar como medio de comunicación.

• Servir de instrumento de control.

ELABORACIÓN DE UN MANUAL

%ara elaborar los manuales es importante recurrir a documentoslegales y a personal operativo y directivo! además observacióndirecta en el trabajo.

La información debe ser uniforme y usar la terminología correcta.

!"ce#i$ient" %ene!a& 'a!a &a E&a("!ación #e Manua&es

• -ealizar estudio preliminar y definir: %roblema! ("todo de-ecolección de datos y Universo de +studio

• $elimitar el Universo de +studio %oblación y (uestra/• -ecolectar la 0nformación: rc)ivos! Usuarios y 1rea de

2rabajo• $efinir 2"cnicas para el levantamiento de 0nformación:

$ocumental! +ntrevistas! &uestionario! ,bservación $irecta!,rganigramas! #lujogramas.

•

 nalizar la información recopilada: +valuar informaciónrecopilada.• $eterminar duplicidad! cuellos de botella definir problema/.• $eterminar posibles soluciones• #ase de elaboración del 3orrador del (anual

as"s a c"nsi#e!a! 'a!a &a e&a("!ación #e& Manua&

4. $efinir tipo de (anual a elaborar! tipo de usuario y uso.

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5. +laborar borrador del (anual y discutir con las personasinvolucradas en la ejecución del proceso

6. Llegar a acuerdos con el usuario sobre el contenido del(anual

7. -ealizar ajustes y elaborar versión definitiva del (anual8. Someter nuevamente a revisión y aprobación del responsabledel área.

9. Someter a la aprobación de las instancias competentes. #ase de Seguimiento y &ontrol. -ealizar revisiones

periódicas! vigilar el cumplimiento del (anual y definir siamerita modificaciones

Fases 'a!a &a e&a("!ación #e &"s Manua&es4. $efinición del objetivo a cumplir 5. +lección de los responsables de la preparación6. +studio preliminar de la ,rganización7. %lanificación8. Levantamiento de 0nformación9. +laboración. diestramiento y $istribución;. Seguimiento

<. ctualización=(antenimiento4>. +valuación

 

DIFUSIÓN DEL MANUAL%or su naturaleza ? contenido! el manual está llamado a disfrutar deuna amplia difusión en diferentes capas de la sociedad:

+n cuanto documento de análisis y refle'ión en torno al valor de lapropiedad intelectual y las mejores prácticas en la luc)a contra la@pirateríaA! el (anual puede desempe*ar luna importante funcióninformativa y de sensibilización y concienciación social! convocación de difusión universal

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 simismo! dado el contenido específico recogido relativo a losprincipales problemas detectados y @buenas prácticasA para lapersecución penal eficaz de los delitos contra la propiedadintelectual! el (anual aspira a tener un campo de difusión

restringido y específico! siendo sus destinatarios naturales losagentes pBblicos con responsabilidades en esta materia: fuerzas ycuerpos de seguridad! jueces y fiscales.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

OR SU NATURALE)A O *REA DE ALICACIÓN

Mic!"a#$inist!ativ"s

Son los manuales que corresponden a una sola organización! quese refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna desus áreas en forma específica.

Mac!"a#$inist!ativas

Son los documentos que contienen información de más de unaorganización.C

Mes"a#$inist!ativ"s

0ncluyen a una o más organizaciones de un mismo sector deactividad o sector específico. +l t"rmino mesoadministrativos se usanormalmente en el sector pBblico! aunque tambi"n puede

emplearse en el sector privado.OR SU CONTENIDO

De "!+ani,ación

+stos manuales contienen información detallada sobre losantecedentes! legislación! atribuciones! estructura orgánica!organigrama! misión y funciones organizacionales. &uandocorresponden a una área específica comprenden la descripción depuestosD de manera opcional pueden presentar el directorio de laorganización.

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De '!"ce#i$ient"s

&onstituye un documento t"cnico que incluye información sobre lasucesión cronológica y secuencia de operaciones concatenadasentre sí! que se constituyen en una unidad para la realización deuna función! actividad o tarea específica en una organización.

2odo procedimiento incluye la determinación de tiempos deejecución! el uso de recursos materiales y tecnológicos así como laaplicación de m"todos de trabajo y control para desarrollar lasoperaciones de modo oportuno y eficiente.

La descripción de los procedimientos permite comprender mejor eldesarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles

 jerárquicos! lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y elincremento de la productividad

De c"nteni#" $-&ti'&e

+stos manuales concentran información relativa a diferentes tópicoso aspectos de una organización.

+l objetivo de agruparla en un solo documento obedece

básicamente a las razones siguientes:• Eue sea más accesible para su consulta.• Eue resulte más viable económicamente.• Eue t"cnicamente es estime necesario integrar más de un

tiempo de información.• Eue sea una instrucción del nivel directivo.

MANUALES DE OR%ANI)ACIÓN

+ste tipo de manual se refiere a que se e'ponen con detalle laestructura de la compa*ía y se*alan los puestos y la relación quee'iste entre ellos. +'plica la jerarquía! los grados de autoridad!

responsabilidad! las funciones y actividades de los órganos de laempresa. Feneralmente contiene graficas de organización!

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descripción de trabajo! cartas límite deautoridad! y los roles que se cumplan encada área.

+l cual tiene como finalidad facilitar lacomunicación! coordinación! dirección!evaluación e identidad de que se trate.

Los manuales de organización contienen loselementos administrativos referentes afuncionamientos. Se subdividen en:

(anual de objetivos

(anual de políticas (anual de organigramas (anual de descripciones de puesto (anual de reglamentos.

MANUAL DE OBJETIVOS

+ste manual es una guía autorizada dentro de la estructura deun organismo social! contiene un grupo de objetivosa alcanzar a corto! mediano y largo plazo!

clasificándolos por departamentos! cone'presión de las políticas correspondientes aesos objetivos y a veces de algunas reglas

muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.

MANUAL DE OL.TICAS

$ocumento que incluye las intenciones o acciones generales de la

administración que es probable que se presenten en determinadascircunstancias.

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Las políticas son la actitud  de laadministración  superior. Las políticasescritas establecen líneas de guía! unmarco dentro del cual el personal

operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de ladirección superior segBn convenga a lascondiciones del organismo social.

O(jetiv" #e& Manua& #e "&/ticas0

%resentar una visión de conjunto de la organización para suadecuada organización.

%recisar e'presiones generales para llevar a cabo accionesque deben realizarse en cada unidad administrativa.

%roporcionar e'presiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento Btil para la orientación e información  al

personal.

I$'"!tancia0

Su importancia radica en que representa un recurso t"cnico paraayudar a la orientación del personal y tambi"n ayuda a declarar políticas y procedimientos! o proporcionar soluciones rápidas a losmalos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir elempleado al logro de los objetivos del organismo.

MANUAL DE OR%ANI%RAMAS

+s una representación gráfica de laestructura formal de unaorganización. -epresentan lasunidades de la organización en lasque se )an agrupado las funcionesque se llevan a cabo! así tambi"n

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como los niveles jerárquicos y las líneas de autoridadescorrespondientes.

Ventajas0

%ermite conocer la estructura de la organización. &ada individuo que trabaja en ella puede tener clara visión de

la posición de su rol dentro del conjunto y de sus posibilidadesde ascenso.

Se pueden detallar fallas: como que un cargo dependa de doso más personas! o que dos o más cargos ejerzan la misma

función.

MANUAL DE DESCRICIONES DE UESTO

+ste manual contiene las responsabilidades y obligacionesespecíficas de los diferentes puestos que integran la estructuraorganizacional! a trav"s de la descripción de las funciones rutinariasde trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas demanera funcional! es decir que están divididas en sectores endonde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento eintereses similares! definiendo las características de cada puesto detrabajo! delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad!esquematizando las relaciones entre cada función de laorganización.

$escribe el nivel jerárquico de cada puestodentro de la organización! así como surelación de dependencia! lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de laestructura organizacional! a que posicionesestá subordinado directa e indirectamente ycuál es su relación con otros puestos detrabajo.

O(jetiv"s0

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$elimitar funciones #acilitar la supervisión (ejorar la administración de personal

MANUAL DE RE%LAMENTOS

Se considera al &onjunto de políticas! normas y procedimientos queguía el desarrollo de una actividad.

+ste tipo de (anual se orienta aespecificar detalles de la ejecución deactividades organizacionales! con el finde unificar criterios a lo interno de lainstitución sobre la manera correcta en que debenser realizadas. l recuperar la información de la forma másadecuada de desempe*ar las tareas se logra asegurar su calidad!así como agilizar la circulación de la información para que estallegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

O(jetiv"s0

%resentar una visión de conjunto de la organización. #acilitar el reclutamiento de personal. $eterminar la estructura orgánica. $escribir las funciones generales de cada unidad.

MANUAL DE OR%ANI)ACIÓN

Un manual de organización necesita para sufuncionamiento contener e integrar los siguientesaspectos:

Datos Generales:

+ste manual contiene una portada que no incluía todoslos datos necesarios! para la identificación de la

organización. Los aspectos que contiene son lossiguientes:

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N"$(!e Oficia& #e& O!+anis$"0

GSecretaría de &ontrol y $esarrollo dministrativoG

 

T/tu&" 1 E2tensión0(anual de ,rganización Feneral de la Secretaría de &ontrol y$esarrollo dministrativo.

%or otro lado los datos que no se proporcionan de esta portada son:

 

Nive&es Je!3!4uic"s 4ue c"$'!en#e &a institución0

+sta información es imprescindible para la identificación de las

autoridades por parte del personal de la organización para elconocimiento de los mismos! y el mejoramiento de las relaciones ycomunicaciones en la empresa.

N-$e!" #e !evisión

+n cuanto a este aspecto no se indica el nBmero de revisión delmanual! solamente se se*ala el nombre y cargo de quien lo revisóde la siguiente manera:

Canti#a# #e eje$'&a!es i$'!es"s0

+n este caso no se menciona el nBmero de ejemplares que se )animpreso.

 +l lugar y fec)a de publicación! así como la unidad orgánicaresponsable de su elaboración y autorización se encuentraespecificados al final del manual! en la Bltima página del mismoD loanterior crea cierta confusión para el lector puesto que se

sobreentiende que no se contiene! se*alándose de la siguienteforma:

Lugar y #ec)a de %ublicación

+cuador! Euito. Hoviembre! 5>48.

 Unidad ,rgánica -esponsable de su elaboración

$irección Feneral de %rogramación! organización y presupuesto.

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Contenido ( o Índice)

+l índice es la relación de los capítulos o apartados que constituyenel documento.

+l índice proporcionado en el manual de la Secretaría incluye:

2emas de cada sección! así como sus encabezados paraofrecer al lector un mayor detalle del contenido.

 

-eferencia num"rica apropiada para cada concepto! la cual esimportante para facilitar el manejo del manual.

 

Sangrías! espacios en blanco y mayBsculas! "stas son deutilidad en un manual para indicar las relaciones entre losconceptos y el contenido.

 

HBmeros a la izquierda! lo anterior )ace más sencillo a losusuarios enlazar los conceptos con sus nBmeros! sinnecesidad de largas líneas punteadas que impidan la claridadpara conectar los temas con los nBmeros.

 

Introducción

+l manual contiene una e'plicación breve que permite al usuarioconocer a que se refiere el documento! así como los objetivos quepersigue el manual de acuerdo a su ámbito de aplicación.

Se deduce tambi"n los beneficios que se esperan obtener con lautilización y difusión de la información que contiene el manual.

%or otro lado se incluyen tambi"n los propósitos o motivos básicosque dan lugar a su elaboración.

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Se se*alan claramente las unidades administrativas de laSecretaría! además de sus funciones generales.

+n cuanto a las revisiones y actualizaciones del manual no se

se*alan como se efectuaron las mismas! sin embargo en la Bltimapágina se indica la fec)a en que se realizaron las Bltimasmodificaciones al día 5< de septiembre de 4<<.

Iaciendo referencia a los puntos no incluidos dentro de laintroducción se encuentran los siguientes:

Ho se menciona a quien va dirigido! por lo tanto se deduce que espara el personal que labora en la Secretaría! puesto que sólo elmismo tiene un conocimiento general de los temas a que se )ace

referenciaD pues para una persona ajena a la 0nstitución no estotalmente comprensible el contenido del manual.

$el mismo modo tampoco se indica la manera o procedimiento para)acer uso del manualD lo anterior es una diferencia importante en laintroducción ya que puede manejarse inadecuadamente sinobtenerse los beneficios esperados por la 0nstitución.

+l mensaje y autorización de la más alta autoridad de la

organización no está contenida en la introducción por lo tanto noe'iste un vínculo de comunicación o personalización entre eldirector y el personal que elabora en esta institución.

%or Bltimo no se incluyen las diferentes observaciones yaclaraciones que despejen las diversas dudas e inquietudes quepuedan surgir en el transcurso de la lectura del manual.

 

Directorio:

+l manual no presenta un directorio con la relación de losfuncionarios principales comprendidos en el área descrita en elmanual! así como los respectivos cargos que ocupan cuando setrata de un manual general! como en este caso. &omo sugerenciapuede incluirse los miembros que integran la Secretaría.

   Antecedentes Históricos de la Institución

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Se incluye una descripción de la g"nesis del organismo en la que seindica además la ley por la que se creó la misma! y una mención dela información sobresaliente acerca de su desarrollo )istórico apartir del a*o de su creación )asta la actualidad.

+sta información carece! en cierto aspecto de validez puesto que nose incluye copia de la documentación consultada o la indicación dela fuente.

 

Bases Legal 

+l orden jerárquico de las disposiciones legales no siguió el orden

establecido en el libro de manuales administrativos escrito por 3enjamín #ranJlin.

 Kl recomienda las disposiciones legales de la siguiente manera:&onstitución! tratados! leyes! convenios! reglamentos! decretos!acuerdos y circulares.

 %or otra parte! pudimos observar que las disposiciones legales deeste manual! a pesar de no estar ordenadas jerárquicamente! sisiguen una secuencia cronológica de su e'pedición así como susreformas publicadas en el $iario ,ficial de la #ederación.

 

Estructura y Organización

La estructura orgánica de la Secretaria de &ontraloría y $esarrollo dministrativo describe perfectamente las unidades administrativas!

así como sus relaciones jerárquicas que la constituyen. sí mismo! la representación gráfica u organigrama si correspondecon la descripción de los puestos.

 

Organigraa

+l organigrama es de tipo vertical! se encuentran en "lperfectamente definidos los niveles jerárquicos! las áreas

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funcionales! así como las líneas de comunicación en las cuales sepueden observar la unidad de mando.

Se nota una uniformidad en el tama*o de los rectángulos con los

cuales fue )ec)o! así como las líneas de comunicación que ningunaes mas gruesa que la otra. +l órgano descentralizado quecontribuye a la organización está perfectamente delimitado alnotarse su separación respecto a "sta con una línea discontinua.

Una deficiencia es la carencia visual dentro de la estructura física!tanto para los empleados! como para visitantes. ,tra que pudimosobservar es la falta del nombre del funcionario que está a cargo delpuesto respectivamente.

Un $anua& #e "!+ani,ación necesita 'a!a su funci"na$ient"c"ntene! e in+!esa! &"s si+uientes as'ect"s0

• $atos generales• &ontenido por capítulos/• 0ntroducción• $irectorio principales funcionarios/

•  ntecedentes )istóricos de la institución• 3ase legal• +structura y organización• ,rganigramas• $escripción de puestos• ,tros manuales• 3ibliografía

Se cuidara que los manuales se elaboren en )ojas que puedancambiarse fácilmente cuando se necesario )acer correcciones! conla finalidad de que sean vigentes durante el mayor tiempo posible.

$eben ser revisados en forma periódica y actualizados

ASECTOS OSITIVOS DEL USO DE MANUAL DEOR%ANI)ACIÓN

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• &ontribuye a formular y crear la organización! así como al análisisde esta! con la finalidad de )acer evaluaciones parciales o totales.

• La descripción de los puestos y unidades de la organizacióncontribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivosde la empresa o institución.

• Los manuales de organización suministran información sobre lasrelaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.

• &onstituye un medio eficaz de la dirección de personal para lapreparación de cuadros directivos y empleados.

As'ect"s Ne+ativ"s De& Us" De Manua& De O!+ani,ación

• La elaboración de un manual de organización es costosa y requieretiempo! en consecuencia! no todas las empresas pueden tener eseinstrumento.

• +n virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor dificultad la constituye su actualizaciónD ya que el manual debemantener ese mismo ritmo! lo cual resulta poco menos queimposible porque es muy arduo el proceso burocrático requeridopara cambiar un puesto! ponerlo al día! oficializarlo y )acer efectivos esos cambios. +sto contribuye a aumentar la estructura de

costos de la empresa• &uando son e'cesivamente descriptivos y circunstanciales tienen

efecto negativo sobre el personal! que no llega a entender demanera clara sus funciones y además se encuentra atado enperjuicio de su iniciativaD contrariamente! pueden resultar muyesquemáticos y en consecuencia! no e'plicar debidamente lasfunciones y las actividadesD de igual manera es posible que omitaun conjunto de relaciones que dada su naturaleza resulte imposibledescribirlas.

MANUAL DE ROCEDIMIENTOS

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Un manual de procedimientos es un

instrumento administrativo que apoya el

que)acer cotidiano de las diferentes áreas. +n

los manuales de procedimientos sonconsignados! metódicamente tanto las

acciones como las operaciones que deben

seguirse para llevar a cabo las funciones

generales de una unidad.

 demás! con los manuales puede )acerse un seguimiento

adecuado y secuencial de las actividades anteriormente

programadas en orden lógico y en un tiempo definido. &ontiene la

secuencia cronológica de las operaciones de un determinado

trabajo.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

 yudan en el adiestramiento y capacitación del personal. $escriben en forma detallada las actividades de cada puesto. #acilitan la interacción de las distintas áreas de la unidad. 0ndican las interrelaciones con otras áreas de trabajo. %ermiten que el personal operativo conozca los diversos

pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de

rutina.

%ermiten una adecuada coordinación de actividades a trav"sde un flujo eficiente de la información.

%roporcionan la descripción de cada una de sus funciones al

personal. %roporcionan una visión integral de la unidad al personal. Son guías del trabajo a ejecutar.

 

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%ara su elaboración es necesario establecer los siguientes

aspectos:

4. DATOS %ENERALES0  Se incluyen en este apartado el

nombre y la razón social de la institución! el nombre gen"rico

de los procedimientos! fec)a y directorio.5. CONTENIDO0 Se refiere al índice del contenido.6. INTRODUCCION0 Se se*alan las razones por las cuales se

elaboró el manual y la justificación del mismo.7. ROCEDIMIENTOS0  Los procedimientos se describen

incluyendo objetivos del procedimiento! áreas de aplicación!

descripción por pasos! graficas.56  BIBLIO%RAFIA6

MANUAL M7LTILE

&ontiene aspectos relativos al funcionamiento de la organización y!

al mismo tiempo! aborda procedimientos generales.

%ara su elaboración! debe seguirse el orden que se da a los

manuales de organización.

Un ejemplo de manuales mBltiples son los manuales de bienvenida!

que contienen aspectos de organización y procedimientos

generales para personal que ingresa a la empresa como: rutinas de

trabajo! papelería que se maneja! etc"tera.+stos manuales concentran información relativa o diferentes tópicos

o aspectos de una organización. +l objeto de agruparla en un solo

documento obedeciera básicamente a las razones siguientes.

Eue resulte más viable económicamente.

Eue se considere más accesible para su consulta.

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Eue t"cnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de

información.

Eue sea una instrucción especifica del nivel directivo.