q

Mapa de Desempeño Anual (MDA)

Guía para el colaborador

Gerencia de Talento Humano 2019

Introducción

Cada año, como parte del proceso del Mapa de Desempeño Anual (MDA), se espera que los líderes, conjuntamente con sus colaboradores, sigan los pasos predeterminados a cumplir durante el año. Para ello, se ha desarrollado esta guía, diferenciada para dos grupos de funcionarios: Para facilitar el proceso, se cuenta con un sistema en línea (Ver aquí), el cual permite registrar y dar seguimiento a los factores de desempeño a evaluar, tales como objetivos/resultados, Plan de Desarrollo Individual (PDI), competencias, valores institucionales, aspiraciones profesionales, etc. El sistema se complementa con otras herramientas de apoyo tales como: Marco de Competencias de IICA, Guía de reuniones de seguimiento, varias plantillas y hojas de trabajo. Estas herramientas se mencionan en los pasos del MDA que se explican a continuación.

Ciclo del Mapa de Desempeño Anual - MDA

PASOS DEL MAPA DEL DESEMPEÑO ANUAL – MDA:

Primera etapa: Establecimiento de los objetivos/resultados Al inicio del año y de forma conjunta, el líder y el colaborador trabajarán en la identificación y programación de objetivos/resultados que este último ejecutará. Los objetivos/resultados aclaran las prioridades al colaborador y le permiten asignar eficazmente su tiempo y recursos durante el año.

Se establecerán de 3 a 5 prioridades para enfocarse durante el período, las cuales pueden actualizarse, de ser necesario. El establecimiento de objetivos/resultados claros conduce a expectativas comprensibles, conversaciones enfocadas y niveles más altos de desempeño. Ver el Anexo A para más información (Pág. 6).

Consulte la hoja de trabajo “Cómo establecer objetivos/resultados MARTE”. Ver el Anexo B para más información (Pág. 7).

Segunda etapa: Plan de Desarrollo Individual (PDI) El Plan de Desarrollo Individual (PDI) es una herramienta que permite a los colaboradores trabajar de la mano con su líder para identificar las fortalezas y áreas de oportunidad, clarificar sus metas y acordar acciones de desarrollo necesarias para su logro.

El PDI establece las acciones que deben cumplirse, tales como la capacitación y otras actividades que contribuyen al desarrollo y al desempeño en el trabajo. Consulte la “Plantilla para el Plan de Desarrollo Individual-PDI” que el líder utiliza para identificar los objetivos/resultados de desarrollo y/o competencias del colaborador durante el año. Ver el Anexo C para más información (Pág. 9). Revise aquí el “Marco de competencias del IICA”.

Roles y responsabilidades

La planificación del desarrollo es una responsabilidad compartida entre el colaborador y su líder. Mediante la discusión y la colaboración, ambos establecerán un plan de desarrollo para establecer objetivos/resultados, actividades de aprendizaje y cronogramas. La discusión del PDI es una oportunidad para explorar las fortalezas, las áreas de crecimiento y los intereses profesionales y personales del colaborador.

Elaborar un PDI viable requiere esfuerzo y aportes del colaborador y su líder. En la Plantilla del PDI se esbozan los pasos para formular un plan sólido, enfocado y factible, en el que se aprovechan las fortalezas y se responde a las necesidades de desarrollo.

Tercera etapa: Reuniones de seguimiento (check-Ins meetings) Los “check-Ins meetings” son reuniones de seguimiento individuales que el líder establece con su colaborador en el transcurso del año, cuya duración puede ser entre 15 a 30 minutos. Son un espacio de diálogo para proporcionar realimentación y reconocimiento a los colaboradores, enfocado en el desarrollo de sus fortalezas y su potencial.

Estas sesiones sirven para dar seguimiento a los objetivos/resultados programados, y al Plan de Desarrollo Individual (PDI), aclarar expectativas, ajustar metas y sobre todo para conocer más a fondo a los colaboradores, creando relaciones de confianza y apoyo. Ver el Anexo D para más información (Pág. 10).

Cuarta etapa: autoevaluación del funcionario Los colaboradores serán evaluados por su líder de acuerdo con los objetivos/resultados programados a inicios del año y en base al marco de competencias del IICA. Dicho marco incluye 8 competencias básicas y 4 de liderazgo (Ver aquí el Marco de Competencias del IICA), cada una de las cuales se divide en 4 niveles de proficiencia.

Las competencias básicas se aplican a todos los funcionarios y son la base para el desarrollo y el fortalecimiento de sus habilidades y conocimientos. A cada competencia se le asigna el nivel de proficiencia esperado. Las competencias de liderazgo se asignan a quien tenga al menos un reporte directo, cumpla el rol de líder o se halle en la transición para desempeñarlo.

Además de la evaluación del líder, cada colaborador realizará previamente una autoevaluación de los objetivos/resultados y las competencias, con el fin de promover la reflexión, la identificación de logros alcanzados y las áreas de desarrollo requeridas. La autoevaluación permite al líder conocer la percepción de los colaboradores con respecto a su propio desempeño.

Quinta etapa: evaluación de los objetivos/resultados y las competencias

Al evaluar los objetivos/resultados y las competencias, se espera que el líder incluya comentarios sobre el desempeño, logros y áreas de desarrollo del colaborador.

Sexta etapa: calificación general Solamente aquellos funcionarios bajo la categoría de “líder” recibirán una calificación general de su supervisor inmediato.

Comentarios del líder y del colaborador Tanto el líder como el colaborador realizarán comentarios generales sobre el desempeño, en el que se resalten los logros y se identifiquen áreas que requieren desarrollo, para ser incluidas en el Plan de Desarrollo Individual – PDI.

Séptima etapa: firma

Firma del colaborador Cuando el colaborador firma, es solamente para confirmar que los contenidos se han leído y discutido y no necesariamente implica un acuerdo o desacuerdo.

Firma del líder Una vez finalizada y firmada por el colaborador, el líder firmará la evaluación y entregará un ejemplar al colaborador. Posteriormente, el líder la entregará al gerente para su revisión y firma.

ANEXOS

Anexo A: Plantilla para el establecimiento de objetivos/resultados

Colaborador/Líder: Ingresar los objetivos/resultados propuestos para el año.

Objetivo/Resultado

¿En cuáles prioridades se

enfocará?

Indicadores de éxito

¿Cómo medirá el logro del

objetivo/resultado?

Actualización del estado

¿Cuál es el progreso a la fecha?

(discutido en las reuniones de

seguimiento)

Fechas de cumplimiento

¿Cuándo estima lograr el

objetivo/resultado?

Ejemplo: Implementar un nuevo

programa de gestión del

desempeño en el Instituto que

sea efectivo y consistente, para

Enero/Febrero 2019.

Estrategia de divulgación

Tutoriales fáciles de usar.

Mayor porcentaje de reuniones de seguimiento

Reporte de Desempeño Anual completado en un 80% o más.

Diseño de la estrategia de divulgación completada.

Enero/Febrero 2019

1.

2.

3.

Anexo B: Cómo establecer objetivo/resultados MARTE – Hoja de trabajo

Escribe un objetivo/resultado aquí (no es necesario que sea MARTE):

M

¿Hay un resultado específico? ¿Es cuantitativo – basado en un número específico? ¿Es cualitativo – basado en la calidad? ¿Tienes una línea de referencia si es cualitativo?

Notas:

A

¿Tiene el colaborador las habilidades y capacidades necesarias para lograr los objetivos/resultados?

¿Tiene los recursos y herramientas?

Notas:

R

¿Es retador para el rol actual o futuro del colaborador?

¿Está alineado con los objetivos/resultados de la unidad?

Notas:

T

¿Cuándo debe completarse la meta? ¿Hay fechas e hitos específicos? Prioridad: ¿qué más se debe lograr? ¿Debería la meta dividirse en metas más

pequeñas?

Notas:

E

¿Es la meta fácil de entender? ¿Responde las 5 preguntas: Qué Por qué Quién Cuándo Cómo ¿Estás usando verbos dinámicos? (ver tabla de verbos dinámicos)

Notas:

Vuelva a escribir su objetivo/resultado aquí, siguiendo el criterio MARTE:

Medible

Alcanzable

Retador

Específico

Temporal

Verbos dinámicos para objetivos/resultados MARTE La siguiente fórmula es útil para el desarrollo de objetivos/resultados inteligentes: VD + A+ P + F, que se traduce como Verbo dinámico + Actividad + Propósito + Fecha (prevista) A continuación, un ejemplo del uso de esta fórmula:

Verbo dinámico Actividad Propósito Fecha (prevista)

Completar Tutorial de Excel – Parte I Recomendado por supervisor Enero 2019

A continuación, se presenta una tabla de verbos dinámicos como referencia:

Anexo C: Plantilla para el Plan de Desarrollo Individual – PDI

Colaborador/Líder: Ingresar actividades de desarrollo planeadas para el año acorde con los objetivos/resultados y/o competencias a desarrollar durante el año.

Meta

¿Qué metas de desarrollo le gustaría

lograr?

Acciones / Actividades

¿Qué acciones específicas va a

realizar para lograr la meta?

Indicadores de éxito

¿Cómo medirá el logro

de la meta?

Recursos requeridos

¿Qué recursos requiere

para lograr la meta?

Actualización del estado

¿Cuál es el progreso a la

fecha?

Fechas de cumplimiento

¿Cuándo estima

lograr su meta?

Ejemplo; Incrementar mis habilidades de Excel para ser capaz de usar macros y tablas dinámicas.

Tomar clases de Excel

Identificar opciones de capacitación interna, tales como tutoriales de LinkedIn.com

Asumir una tarea desafiante utilizando Excel en el próximo nivel.

Informes mensuales departamentales realizados de forma precisa e independiente.

Excel nivel 3.

Tutoriales LinkedIn.com

Completado el curso de Excel nivel 3 – Febrero 2019

Julio/Agosto 2019

4.

5.

6.

Anexo D: Reuniones de seguimiento