Mapa de Riesgos INSTITUCIONAL 2013-Febrero714

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Mapa de Riesgos por Proceso e Institucional 2013

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Contenido Presentacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Objetivos de la Administracin del Riesgo. . . . . . . . . . . . . . . 7 Marco Legal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Conceptos bsicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Qu es el riesgo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Clases de riesgos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Qu significa gestionar el riesgo? . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Mapa de Riesgo por Procesos e Institucional de la Honorable Cmara de Representantes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Metodologa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Proceso para la Administracin del Riesgo. . . . . . . . . . . . . 18 Qu es el contexto estratgico? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Identificacin de los Riesgos por Proceso e institucional. . . . . . . . . 21

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Cmo se identifica el riesgo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Cmo se analiza el riesgo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Cmo se valora el riesgo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Cmo se valoran los controles? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Elaboracin del mapa de riesgos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Responsables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Matriz del Mapa de Riesgos por Procesos e institucional. . . . . . . . 35 Poltica General de la Administracin del Riesgo. . . . . . . . . . 78 Formulacin de las Polticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Polticas Operativas de Administracin. . . . . . . . . . . . . . . . 78 Comunicacin y consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Monitoreo y revisin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Conclusiones y Recomendaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Trminos y definiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

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Presentacin El presente documento tiene el propsito de identificar los riesgos operacionales de mayor incidencia en la entidad, labor realizada de acuerdo a las normas tcnicas de calidad nacional tales como la gua de Administracin del Riesgo # 18 del Departamento Administrativo De La Funcin Pblica, cuarta edicin de Septiembre de 2011, las normas tcnicas de calidad colombiana NTC 5254, NTCGP1000:2009 Y MECI (Modelo Estndar de Control Interno). En concordancia con esta Metodologa, se realiz la evaluacin de los riesgos a partir de tres actividades: identificacin, anlisis y valoracin, efectuadas en cada uno de los ( ) procedimientos institucionales. El documento est estructurado en 3 sesiones, en la primera de ellas se encuentra la identificacin de los riesgos institucionales, la segunda est dedicada a la metodologa empleada para la construccin del mapa de riesgo institucional, la tercera seccin muestra los resultados obtenidos en trminos de la frecuencia de valoracin de riesgos en los procedimientos de la entidad, el mapa de riesgo inherente y el mapa de riesgos residual y, por ltimo, se presentan algunas conclusiones preliminares. Esta herramienta gerencial, es la materializacin del subsistema de control estratgico correspondiente al componente de Administracin de Riesgo, y que nos representa que acciones de alerta se presentan en el ejercicio Administrativo y que puedan afectar el cumplimiento de la misin.

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Introduccin Es importante recordar que el Estado colombiano, mediante el Decreto 1537 de 2001, estableci una serie de elementos tcnicos requeridos para el desarrollo adecuado y fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las diferentes entidades y organismos de la Administracin Pblica, uno de ellos es la Administracin del Riesgo, considerando que la identificacin y anlisis del riesgo entrega informacin suficiente y objetiva que les permitir aumentar la probabilidad de alcanzar sus objetivos institucionales. As mismo a travs del Decreto 1599 de 2005 se adopt el Modelo Estndar de Control Interno (MECI) para todas las entidades del Estado, en el que la Administracin del Riesgo se define como uno de los componentes del Subsistema de Control Estratgico y en el Anexo Tcnico como el conjunto de elementos de control que, al interrelacionarse, permiten a la entidad pblica evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su funcin. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la entidad pblica auto controlar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos. La Administracin del Riesgo se sirve de la planeacin estratgica (misin, visin, establecimiento de objetivos, metas, factores crticos de xito), del campo de aplicacin (procesos, proyectos, unidades de negocio, sistemas de informacin), del componente de Ambiente de Control y todos sus elementos, su revisin sistmica contribuye a que la entidad no solo garantice la gestin institucional y el

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logro de los objetivos sino que fortalece el ejercicio del Control Interno en las entidades de la Administracin Pblica La armonizacin entre el Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y la Norma Tcnica de Calidad NTCGP1000:2009, se sugiere adoptar la metodologa planteada por la Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, con el fin de facilitarle a las entidades el ejercicio de la administracin del riesgo. Cabe anotar que el ICONTEC a travs de la norma NTC-ISO 31000 actualiz la norma NTC5254 base para el documento original.

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Objetivos de la Administracin del Riesgo Una vez se implemente la administracin del riesgo se le permite a la Honorable Cmara de Representantes; Mejorar la eficacia y eficiencia operativa. Establecer una base confiable para la toma de decisiones y la planificacin Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes. Aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y proporcionar a la administracin un aseguramiento razonable con respecto al logro de los mismos. Ser consciente de la necesidad de identificar y tratar los riesgos en todos los niveles de la entidad. Mejorar el gobierno. Proteger los recursos del Estado. Asignar y usar eficazmente los recursos para el tratamiento del riesgo. Involucrar y comprometer a todos los servidores de las entidades de la Administracin Pblica en la bsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar los riesgos.

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Mejorar el aprendizaje y la flexibilidad organizacional

Marco Legal El riesgo y su administracin estn fundamentados en el siguiente marco normativo:

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Contenido

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Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. (Modificada parcialmente por la Ley 1474 de 2011). Artculo 2 Objetivos del control interno: literal a). Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afectan. Literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de los objetivos.

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Estatuto Bsico de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica. Captulo VI. Sistema Nacional de Control Interno.

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Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. (Modificado parcialmente por el Decreto 2593 del 2000 y por el Art. 8. de la ley 1474 de 2011)

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Lineamientos para la implementacin de la poltica de lucha contra la Corrupcin.

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Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999.

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Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. El pargrafo del Artculo 4 seala los objetivos del sistema de control interno () define y aplica medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones () y en su Artculo 3 establece el rol que deben desempear las oficinas de control interno () que se enmarca en cinco tpicos () valoracin de riesgos. As mismo establece en su Artculo 4 la administracin de riesgos, como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades pblicas ().

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Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado colombiano y se presenta el anexo tcnico del MECI 1000:2005. 1.3 Componentes de administracin del riesgo.

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Por el cual se adopta la actualizacin de la NTCGP a su versin 2009. Numeral 4.1 Requisitos generales literal g) establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfaccin del cliente y el logro de los objetivos de la entidad; cuando un riesgo se materializa es necesario tomar acciones correctivas para evitar o disminuir la probabilidad de que vuelva a suceder. Este decreto aclara la importancia de la Administracin del riesgo en el Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades.

Ley

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Estatuto Anticorrupcin. Artculo 73. Plan Anticorrupcin y de Atencin al ciudadano que deben elaborar anualmente todas las entidades, incluyendo el mapa de riesgos de corrupcin, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trmites y los mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano.

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Conceptos bsicos

Qu es el Riesgo?

El concepto de Administracin del Riesgo se introduce en las entidades pblicas, teniendo en cuenta que todas las organizaciones independientemente de su naturaleza, tamao y razn de ser estn permanentemente expuestas a diferentes riesgos o eventos que pueden poner en peligro su existencia. Desde la perspectiva del Control Interno, el modelo COSO (Committee on Sponsoring Organisations of the Treadway Commissions), adaptado para Colombia por el Icontec Omediante la Norma Tcnica NTC5254, actualizada y reemplazada en 2011 por la Norma Tcnica NTC-ISO31000, interpreta que la eficiencia del control est en el manejo de los riesgos, es decir: el propsito principal del control es la reduccin de los mismos, propendiendo porque el proceso y sus controles garanticen de manera razonable que los riesgos estn minimizados o se estn reduciendo y, por lo tanto, que los objetivos de la entidad van a ser alcanzados, y establece que la administracin del riesgo es: Un proceso efectuado por la Alta Direccin de la entidad y por todo el personal para proporcionar a la administracin un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos. El enfoque de riesgos no se determina solamente con el uso de la metodologa, sino logrando que la evaluacin de los riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeacin

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La tendencia ms comn es la valoracin del riesgo como una amenaza; en este sentido, los esfuerzos institucionales se dirigen a reducir, mitigar o eliminar su ocurrencia. Pero existe tambin la percepcin del riesgo como una oportunidad, lo cual implica que su gestin est dirigida a maximizar los resultados que este genera.

Clases de Riesgos . Las entidades, durante el proceso de identificacin del riesgo, pueden hacer una clasificacin de los mismos, con el fin de formular polticas de operacin para darles el tratamiento indicado; as mismo este anlisis servir de base para el impacto o consecuencias durante el proceso de anlisis del riesgo contemplado dentro de la metodologa. Se debe tener en cuenta que los riesgos no slo son de carcter econmico o estn nicamente relacionados con entidades financieras o con lo que se ha denominado riesgos profesionales; estos hacen parte de cualquier gestin que se realice. Entre las clases de riesgos que pueden presentarse estn: Riesgo Estratgico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratgico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misin y el cumplimiento de los objetivos estratgicos, la clara definicin de polticas, diseo y conceptualizacin de la entidad por parte de la alta gerencia. Riesgos de Imagen: Estn relacionados con la percepcin y la confianza por parte de la ciudadana hacia la institucin. Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de informacin institucional, de la definicin de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulacin entre dependencias.

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Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecucin presupuestal, la elaboracin de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorera y el manejo sobre los bienes. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de tica pblica y en general con su compromiso ante la comunidad. Riesgos de Tecnologa: Estn relacionados con la capacidad tecnolgica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misin.

Qu significa gestionar el Riesgo? En trminos generales la gestin del riesgo se refiere a los principios y metodologa para la gestin eficaz del riesgo, mientras que gestionar el riesgo se refiere a la aplicacin de estos principios y metodologa a riesgos particulares. La administracin del Riesgo comprende el conjunto de Elementos de Control y sus interrelaciones, para que la institucin evale e intervenga aquellos eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos institucionales. La administracin del riesgo contribuye a que la entidad consolide su Sistema de Control Interno y a que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluacin al interior de la misma. Las etapas sugeridas para una adecuada administracin del Riesgo son las siguientes: Compromiso de las alta y media direccin: Como encargadas de estimular la cultura de la identificacin y prevencin del riesgo y de definir las polticas para la gestin de los riesgos identificados y valorados entre las que se encuentran la definicin de canales directos de comunicacin y el apoyo a todas las acciones emprendidas en este sentido, propiciando los espacios y asignando los recursos necesarios. As mismo, debe designar a un directivo de primer nivel (debe ser el mismo que tiene a cargo el desarrollo o sostenimiento del MECI y el Sistema de Gestin de la Calidad) que asesore y apoye todo el proceso de diseo e implementacin del Componente.

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Conformacin de un Equipo MECI o de un grupo interdisciplinario: Es importante conformar un equipo que se encargue de liderar el proceso dentro de la entidad y cuente con un canal directo de comunicacin con los designados de la direccin y de las diferentes dependencias. Dicho equipo lo deben integrar personas de diferentes dependencias que conozcan muy bien la entidad y el funcionamiento de los diferentes procesos para que se facilite la aplicacin de la metodologa y la construccin de los mapas de riesgos por proceso e institucionales. Capacitacin en la metodologa: Definido el Equipo MECI o el grupo interdisciplinario, debe capacitarse a sus integrantes en la metodologa sobre administracin del Riesgo y su relacin con los dems Subsistemas y Elementos del Modelo Estndar de Control Interno- MECI, de modo que se conviertan en multiplicadores de esta informacin al interior de cada uno los procesos donde sea que participen. Ellos se convertirn en capacitadores de otros servidores o bien podrn acompaar el levantamiento de los mapas al interior de sus procesos.

MAPA DE RIESGO POR PROCESOS E INSTITUCIONAL DE LA HONORABLE CAMARA DE REPRESENTANTES.

El MAPA DE RIESGOS, es una herramienta fundamental que permite visualizar y entender los riesgos que se presentan en el desarrollo administrativo de la HCR. Es una representacin grfica en forma de matriz donde se registran los posibles riesgos que afectan los procesos causando efectos negativos al modelo de la operacin existente. Bsicamente es un ELEMENTO DE AUTOCONTROL, que al interactuar con diferentes elementos, le permite a la Honorable Cmara de Representantes AUTOCONTROLAR aquellos eventos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos institucionales y misionales.

EL MAPA DE RIESGOS, debe realizarse para cada una de las reas tanto Administrativa Como Legislativa, tomando como unidad de estudio, cada uno de los Procesos, para detectar posible ocurrencia de un hecho que afecte el normal desarrollo de las tareas. El presente MAPA DE RIESGOS, es un instrumento de la administracin moderna, le Permitir a la Honorable Cmara de Representantes mejorar su imagen Corporativa, y garantizar una verdadera comunicacin entre los funcionarios haciendo de la cultura de AUTOCONTROL un compromiso de todos

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Ante todo, es oportuno sealar que aunque la Cmara de Representantes an no se encuentra certificada en el Sistema de Gestin de Calidad segn la norma NTCGP 1000, la entidad ya cuenta con avances en los componentes planteados en la metodologa implementada por el Departamento de Administracin Pblica

La metodologa para la identificacin de riesgos y acciones para su manejos se ha venido aplicando desde la vigencia 2009, teniendo en cuenta la metodologa de riesgos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en el los cuales se abordan los riesgos por procesos y procedimientos de la Entidad. Con la metodologa emitida por el DAFP se fortalece en la Cmara de Representantes, en cuanto a la identificacin y administracin de los riesgos,

Estableciendo adems las causas que originan estos riesgos, la valoracin y las acciones que se deben emprenderse para reducir o evitar los riesgos identificados.

RESPONSABLES; Son los lderes de los procesos, encargados de adelantar las acciones propuestas. CRONOGRAMA; Son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte de la entidad, los cuales deben estar en el corto, mediano y largo plazo.

INDICADOR; Un indicador es la medida cuantitativa o la observacin cualitativa que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo propsito es determinar que tan bien est funcionando el sistema, dando la voz de alerta sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generaron. EFICIENCIA; Es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible, en este caso estamos buscando un uso ptimo de los recursos disponibles para lograr los objetivos deseados. Tambin podramos decir que la eficiencia es un criterio econmico que revela la capacidad de producir el mximo de resultados con el mnimo de recursos, energa y tiempo, se refiere a la utilidad de un programa tiendo en cuenta tambin aspectos de costo - efectividad. EFICACIA; Grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir cuntos de los resultados esperados se alcanz, la eficiencia consiste en concentrar los esfuerzos de una entidad en las actividades y procesos que realmente deben llevarse a cabo para el cumplimiento de los objetivos formulados. La eficacia es un criterio que revela la capacidad de la entidad o de alguno de sus Procesos en alcanzar las metas o resultados propuestos. EFECTIVIDAD; Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia, es decir el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos ms razonables, supone hacer lo correcto con gran exactitud y sin ningn desperdicio de tiempo y de dinero. Un proceso es efectivo si se produce los resultados esperados a travs del mejor mtodo y el ms econmico.

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Mapa de Riesgos Institucional: Contiene a nivel estratgico los mayores riesgos a los cuales est expuesta la entidad, permitiendo conocer las polticas inmediatas de respuesta ante ellos.

Mapa de Riesgos por Proceso: Facilita la elaboracin del mapa institucional, que se alimenta de estos, teniendo en cuenta que solamente se trasladan al institucional aquellos riesgos que permanecieron en las zonas ms altas de riesgo y que afectan el cumplimiento de la misin institucional y objetivos de la entidad.

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Metodologa El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de la entidad, con el fin de asegurar dicho manejo es importante que se establezca el entorno y ambiente organizacional de la entidad, la identificacin, anlisis, valoracin y definicin de las alternativas de acciones de mitigacin de los riesgos, esto en desarrollo de los siguientes elementos: Contexto estratgico Identificacin de riesgos Anlisis de riesgos Valoracin de riesgos Polticas de administracin de riesgos Al ser un componente del Subsistema de Control Estratgico, para una adecuada administracin del riesgo se debe tener en cuenta: La planeacin estratgica (misin, visin, establecimiento de objetivos, metas, factores crticos de xito). El campo de aplicacin (procesos, proyectos, unidades de negocio, sistemas de informacin). El Componente Ambiente de Control y todos sus elementos (Acuerdos, compromisos y protocolos ticos, las polticas de desarrollo del Talento Humano y el estilo de Direccin).

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Son las condiciones internas y del entorno, que pueden generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la misin y objetivos de una institucin. Las situaciones del entorno o externas pueden ser de carcter social, cultural, econmico, Tecnolgico, poltico y legal, bien sean internacionales, nacionales o regionales segn sea el caso de anlisis. Las situaciones internas estn relacionadas con la estructura, cultura organizacional, el modelo de operacin, el cumplimiento de los planes y programas, los sistemas de informacin, los procesos y procedimientos y los recursos humanos y econmicos con los que cuenta una entidad.

EJEMPLO DE FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DE RIESGO

FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS Econmicos: disponibilidad de capital, emisin de deuda o no pago de la misma, liquidez, mercados financieros, desempleo, competencia Medioambientales: emisiones y residuos, energa, catstrofes naturales, desarrollo sostenible Polticos: cambios de gobierno, legislacin, polticas pblicas, regulacin Sociales: demografa, responsabilidad Social, terrorismo Tecnolgicos: interrupciones, comercio Electrnico, datos externos, Tecnologa Emergente

Infraestructura: disponibilidad de activos, capacidad de los activos, acceso al capital Personal: capacidad del personal, salud, Seguridad Procesos: capacidad, diseo, ejecucin, Proveedores, entradas, salidas, Conocimiento Tecnologa: integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas,

Se recomienda establecer los objetivos, las estrategias, el alcance y los parmetros de las actividades de la entidad o de aquellos procesos donde se aplicar la metodologa para poder iniciar el anlisis de contexto estratgico.

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Para determinar el contexto estratgico de la institucin es posible utilizar herramientas y tcnicas como las que se relacionan a continuacin: 1. Inventario de eventos Son listas de eventos posibles utilizadas con relacin a un proyecto, proceso o actividad determinada. Son tiles para asegurar una visin coherente con otras actividades similares dentro de la entidad. 2. Talleres de trabajo Habitualmente renen a funcionarios de diversas funciones o niveles. El propsito es aprovechar el conocimiento colectivo del grupo y desarrollar una lista de acontecimientos que estn relacionados con un proceso, proyecto o programa. 3. Anlisis de flujo de procesos Representacin esquemtica de interrelaciones de ENTRADAS, TAREAS, SALIDAS Y RESPONSABILIDADES. Una vez realizado el esquema los eventos son analizados frente a los objetivos del proceso. Esta tcnica puede utilizarse para tener una visin a cierto nivel de detalle del proceso analizado. Igualmente, pueden utilizarse diferentes fuentes de informacin tales como registros histricos, experiencias significativas registradas, informes de aos anteriores. El contexto estratgico es la base para la identificacin del riesgo, dado que de su anlisis suministrar la informacin sobre las CAUSAS del riesgo.

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IDENTIFICACIN DE LOS RIESGOS POR PROCESOS E INSTITUCIONAL

Cmo se identifica el Riesgo? La identificacin del riesgo se realiza determinando las causas, con base en los factores internos y/o externos analizados para la entidad, y que pueden afectar el logro de los objetivos. Una manera para que todos los servidores de la entidad conozcan y visualicen los riesgos es a travs de la utilizacin del formato de identificacin de riesgos el cual permite hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia las Causas con base en los factores de riesgo internos y externos (contexto estratgico), presentando una descripcin de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias). En cuanto a la tipologa de los riesgos, la entidad adopto lo propuesto por el departamento Administrativo de la Funcin Pblica, En la gua para la administracin del Riesgo # 18, clasificando los riesgos en las siguientes categoras: Estratgico, Imagen, Operativo, financiero, Cumplimiento tecnolgico. Es importante centrarse en los riesgos ms significativos para la entidad relacionados con los objetivos de los procesos y los objetivos institucionales. Es all donde, al igual que todos los servidores, la gerencia pblica adopta un papel proactivo en el sentido de visualizar en sus contextos estratgicos y misionales los factores o causas que pueden afectar el curso institucional, dada la especialidad temtica que manejan en cada sector o contexto socioeconmico. Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con ms detalle los siguientes conceptos: Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo.

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Descripcin: Se refiere a las caractersticas generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daos fsicos y fallecimiento, sanciones, prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupcin del servicio y dao ambiental. Algunas entidades durante el proceso de identificacin del riesgo pueden hacer una clasificacin de este, con el fin de establecer con mayor facilidad el anlisis del impacto, considerado en el siguiente paso del proceso de anlisis del riesgo.

Preguntas claves para la identificacin del riesgo: Qu puede suceder?

Cmo puede suceder? Es importante observar que el proceso de

Identificacin del riesgo es posible realizarlo a partir De varias causas que pueden estar relacionadas.

Cmo se analiza el Riesgo? El anlisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias, este ltimo aspecto puede orientar la clasificacin del riesgo, con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. El anlisis del riesgo depende de la informacin obtenida en la fase de identificacin de riesgos.

Pasos claves en el anlisis de riesgos - Determinar probabilidad

- Determinar consecuencias - Clasificacin del riesgo

- Estimar el nivel del riesgo

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Se han establecido dos aspectos a tener en cuenta en el anlisis de los riesgos identificados: Probabilidad e Impacto. Por probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: nmero de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya materializado. Por Impacto se entienden las consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del riesgo. Para adelantar el anlisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: Calificacin del riesgo y evaluacin del riesgo. Calificacin del riesgo: se logra a travs de la estimacin de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materializacin del riesgo. Bajo el criterio de Probabilidad: el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

TABLA DE PROBABILIDAD

NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIN FRECUENCIA 1 Raro El evento puede ocurrir solo en No se ha presentado en

Circunstancias excepcionales. los ltimos 5 aos.

2 Improbable El evento puede ocurrir en algn Al menos de una vez en Momento los ltimos 5 aos.

3 Posible El evento podra ocurrir en Al menos de una vez en Algn momento los ltimos 2 aos.

4 Probable El evento probablemente Al menos de una vez en Ocurrir en la mayora de las el ltimo ao. Circunstancias

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5 Casi Seguro Se espera que el evento ocurra en Ms de una vez al ao La mayora de las circunstancias.

Bajo el criterio de impacto, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

TABLA DE IMPACTO NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIN 1 Insignificante Si el hecho llegara a presentarse, tendra consecuencias o

Efectos mnimos sobre la entidad.

2 Menor Si el hecho llegara a presentarse, tendra bajo impacto o Efecto sobre la entidad.

3 Moderado Si el hecho llegara a presentarse, tendra medianas Consecuencias o efectos sobre la entidad.

4 Mayor Si el hecho llegara a presentarse, tendra altas consecuencias

o efectos sobre la entidad

5 Catastrfico Si el hecho llegara a presentarse, tendra desastrosas Consecuencias o efectos sobre la entidad.

Para determinar el impacto se pueden utilizar las siguientes tablas que representan los temas en que suelen impactar la ocurrencia de los riesgos y se asocian con la clasificacin del riesgo previamente realizada, y se relaciona con las consecuencias potenciales del riesgo identificado.

IMPACTO DE CONFIDENCIALIDAD EN LA INFORMACIN

NIVEL CONCEPTO 1 Personal

2 Grupo de Trabajo

3 Relativa al Proceso

4 Institucional

5 Estratgica

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IMPACTO DE CREDIBILIDAD O IMAGEN NIVEL CONCEPTO 1 Grupo de funcionarios

2 Todos los funcionarios

3 Usuarios ciudad

4 Usuarios regin

5 Usuarios pas

IMPACTO LEGAL NIVEL CONCEPTO 1 Multas

2 Demandas

3 Investigacin Disciplinaria

4 Investigacin Fiscal

5 Intervencin Sancin

El impacto de confidencialidad de la informacin se refiere a la prdida o revelacin de la misma. Cuando se habla de informacin reservada institucional se hace alusin a aquella que por la razn de ser de la entidad solo puede ser conocida y difundida al interior de la misma; as mismo, la sensibilidad de la informacin depende de la importancia que esta tenga para el desarrollo de la misin de la entidad. El impacto de credibilidad se refiere a la prdida de la misma frente a diferentes actores sociales o dentro de la entidad.

IMPACTO OPERATIVO

NIVEL CONCEPTO 1 Ajustes a una actividad concreta 2 Cambios en los procedimientos 3 Cambios en la interaccin de los procesos

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4 Intermitencia en el servicio 5 Paro total del proceso

Ahora bien, considerando que para un proceso es posible analizar ms de un impacto, se pueden ir agrupando en el siguiente cuadro, en el cual se establecen concretamente. Evaluacin del Riesgo: permite comparar los resultados de la calificacin del riesgo, con los criterios definidos para establecer el grado de exposicin de la entidad; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento. Para facilitar la calificacin y evaluacin a los riesgos, a continuacin se presenta una matriz que contempla un anlisis cualitativo, para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia (probabilidad). Las categoras relacionadas con el impacto son: insignificante, menor, moderado, mayor y catastrfico. Las categoras relacionadas con la probabilidad son raras, improbables, posibles, probables y casi seguras. MATRIZ DE CALIFICACION, EVALUACION Y RESPUESTA A LOS RIESGOS PROBABILIDAD IMPACTO

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrfico (1) (2) (3) (4) (5)

Raro (1) B B M A A

Improbable (2) B B M A E

Posible (3) B M A E E

Probable (4) M A A E E

Casi Seguro (5) A A E E E

B: Zona de riesgo baja: Asumir el riesgo M: Zona de riesgo moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo A: Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir E: Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir Este primer anlisis del riesgo se denomina Riesgo Inherente18 y se define como aqul al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones por parte de la Direccin para modificar su probabilidad o impacto. Cmo se valora el riesgo?

Acciones fundamentales para valorar el riesgo:

27

- Identificar controles existentes - Verificar efectividad de los controles

- Establecer prioridades de tratamiento La valoracin del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluacin del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijacin de polticas. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener informacin para efectos de tomar decisiones. Controles de Gestin: Polticas claras aplicadas, Seguimiento al plan estratgico y operativo, Indicadores de gestin, Tableros de control, Seguimiento al cronograma, Evaluacin del desempeo, Informes de gestin, Monitoreo de riesgos Controles Operativos: Conciliaciones, Consecutivos, Verificacin de firmas, Listas de chequeo, Registro Controlado, Segregacin de funciones, Niveles de autorizacin, Custodia apropiada, Procedimientos formales aplicados, Plizas, Seguridad fsica, Contingencias y respaldo, Personal capacitado, Aseguramiento y calidad Controles Legales: Normas claras y aplicadas, Control de trminos, Para realizar la valoracin de los controles existentes es necesario recordar que estos se clasifican en: Preventivos: aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materializacin. Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad, despus de ser detectado un evento no deseable; tambin la modificacin de las acciones que propiciaron su ocurrencia. El procedimiento para la valoracin del riesgo parte de la evaluacin de los controles existentes, lo cual implica: a) Describirlos (estableciendo si son preventivos o correctivos). b) Revisarlos para determinar si los controles estn documentados, si se estn aplicando en la actualidad y si han sido efectivos para minimizar el riesgo. c) Es importante que la valoracin de los controles incluya un anlisis de tipo cuantitativo, que permita saber con exactitud cuntas posiciones dentro de la Matriz de Calificacin, Evaluacin y Respuesta a los Riesgos es posible desplazarse, a fin de bajar el nivel de riesgo al que est expuesto el proceso analizado.

PRO

Raro

Impro

Posib

Proba

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B:ZonM:ZoA:ZonE:Zon C A concontrRespmatricasillde ac

BABILIDAD

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28

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acin despuue permane

30

os n,

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y y la

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s ece

31

MAPA DE RIESGOS 2013 - CMARA DE REPRESENTANTES VALORACION DEL RIESGO

PROCESO: OBJETIVO:

No. RIESGO

CALIFICACION

CONTROLES

VALORACION

Probabilidad Impacto Tipo

Control Prob. o Impacto

PUNTAJE Herramienta para ejercer

el control

PUNTAJE Seguimiento

al control Puntaje

Final

PROBABILIDAD IMPACTO

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrfico (1) (2) (3) (4) (5)

Raro (1) B B M A A

Improbable (2) B B M A E

Posible (3) B M A E E

Probable (4) M A A E E

Casi Seguro (5) A A E E E

B: Zona de riesgo baja: asumir el riesgo M: Zona de riesgo moderada: asumir el riesgo, reducir el riesgo A: Zona de riesgo alta: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir E: Zona de riesgo extrema: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

32

Elaboracin del mapa de riesgos

El mapa de riesgos es una representacin final de la probabilidad e impacto de uno o ms riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de riesgos puede adoptar la forma de un cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo para su levantamiento como se sugiere a continuacin:

MAPADERIESGOS2013CAMARADEREPRESENTANTES

PROCESOOBJETIVO:

RIESGO

CALIFICACIN

EVALUACIONDELRIESGO

CONTROLESEXISTENTES

NUEVACALIFICACION

NUEVAEVALUACIN

OPCIONESDE

MANEJOACCIONES RESPONSABLE INDICADOR

Prob

abilidad

Impacto

Prob

abilidad

Impacto

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3

33

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3,5

5

34

Todas las acciones contempladas dentro del mapa, unido a la informacin reportada por los indicadores, suministrar la informacin requerida para el seguimiento respectivo a los mapas. Para la ejecucin de las acciones, se deben identificar los procesos responsables de llevarlas a cabo, definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. Con la realizacin de esta etapa se busca el accionar de la corporacin hacia el uso eficiente de los recursos, la continuidad en la prestacin de los servicios, la proteccin de los bienes utilizados para servir a la comunidad. Igualmente, se busca que la entidad tenga claridad sobre las polticas de administracin de riesgo, las acciones de manejo de riesgo, y el compromiso de la direccin de los servidores de la entidad. Para la construccin del mapa de riesgos de la Honorable Cmara de Representantes se tomaron los procesos que son ms vulnerables a los riesgos . La metodologa utilizada fue encaminada a realizar mesas de trabajo con los lderes de proceso y sus equipos, aplicando la GUIA PARA LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO NUMERO 18 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA

RESPONSABLES:

Son responsables de la Administracin del Riesgo en la Honorable Cmara de Representantes: La Direccin Administrativa, y los lderes de los procesos y los jefes de Seccin, quienes coordinan la realizacin e implementacin de las tcnicas y metodologas para la administrar el riesgo, elaborar y actualizar los mapas y planes de manejo de los riesgos en su dependencias, los cuales se revisaran y ajustaran anualmente en los primeros 60 das el ao. Los dems servidores Pblicos vinculados a la Cmara de Representantes quienes participaran en la realizacin e implementacin del Mapa y Plan de Manejo de los Riesgos de las dependencias a las cuales se encuentren adscritos, poniendo en prcticas los principios y valores ticos de la Entidad, en materia de manejo de recursos y de autocontrol. El Representantes Legal de la entidad y el comit de coordinador de control interno evaluaran los aspectos considerados como crticos, que pueden llegar a representar amenaza para la consecucin de los objetivos y metas estratgicas, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las dependencias a o procesos, integradas de manera inherente a sus procedimientos. Debido a lo anterior se actualizo as el mapa de riesgo de cada proceso.

35

A continuacin se presenta el consolidado de riesgos por proceso que se identificaron en el ejercicio. y los riesgos institucionales,

36

MATRIZ DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS E INSTITUCIONAL

DE LA HONORABLE CAMARA DE REPRESENTANTES

37

MAPA DE RIESGOS 2013 CMARA DE REPRESENTANTES PROCESO: PROCESO ESTRATGICO DIRECCIN

OBJETIVO: Representar y direccionar la Corporacin tomando las decisiones necesarias para el desarrollo del componente estratgico y legal de la institucin asegurando la unidad de propsitos e intereses de la organizacin en torno a la misin y objetivos organizacionales.

RIESGO CALIFICACIN EVALUACIN

DEL RIESGO CONTROLES CALIFICACIN NUEVA

EVALUACIN OPCIONES

DE MANEJO

ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR Probabilidad Impacto

Probabilidad Impacto

Incumplimiento en la

presentacin de informes (forma y plazos), por

parte del representante legal del rea administrativa, establecidos en

normas

4 2 Zona Riesgo Alta

Tablero de control de los informes a presentar, que visualice normatividad, informe, periodicidad, plazo de entrega, mecanismo de rendicin, entidad a la que se reporta

2 2 Zona de Riesgo Baja Asumir el

riesgo

Realizar mesas de trabajo oportunas para coordinar la entrega,

revisin, socializacin y aprobacin de la

informacin a rendir

Director Administr

ativo

Responsables de la informaci

n

1. Reporte de presentacin oportuna en

comparacin con los plazos de entrega de los

informes

2. Chequeo de la hoja de ruta de la

informacin a rendir

Hoja de ruta de la informacin a reportar y los responsables de proveerla

Incumplimiento de las

actividades programadas en

las herramientas de

gestin y control: mapa de riesgos por

procesos, mapa de riesgos de corrupcin,

planes institucionales,

planes de mejoramiento,

entre otros

2 3 Zona Riesgo Moderada

Monitoreo o seguimiento peridico a las herramientas de gestin y control: mapa de riesgos por procesos, mapa de riesgos de corrupcin, planes institucionales, planes de mejoramiento, entre otros

1 3 Zona de Riesgo

Moderada

Asumir el riesgo

reducir el riesgo

Reportar avances de las actividades contenidas en

los instrumentos de gestin y control.

Presentar las

conclusiones del seguimiento ante la

Direccin Administrativa en mesas de trabajo para

toma de decisiones.

Ajustar los instrumentos de control y gestin, de

ser necesario.

Lderes de

Procesos

Coordinador de Control Interno

Director

Administrativo

Grado de cumplimiento de cada uno de los instrumentos de gestin y control

38

MAPA DE RIESGOS 2013 CMARA DE REPRESENTANTES PROCESO: PROCESO ESTRATGICO DIRECCIN

OBJETIVO: Representar y direccionar la Corporacin tomando las decisiones necesarias para el desarrollo del componente estratgico y legal de la institucin asegurando la unidad de propsitos e intereses de la organizacin en torno a la misin y objetivos organizacionales.

RIESGO CALIFICACIN EVALUACIN

DEL RIESGO CONTROLES CALIFICACIN NUEVA

EVALUACIN OPCIONES

DE MANEJO

ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR Probabilidad Impacto


No contar con los recursos

presupuestales requeridos y justos para la prestacin de los servicios tcnicos y

administrativos, de acuerdo a

las necesidades de la

Corporacin

2 3 Zona Riesgo Moderada

Valuar y consolidar las necesidades para la vigencia de conformidad a los requerimientos presentados por cada dependencia

1 3 Zona de Riesgo

Moderada

Asumir el riesgo

reducir el riesgo

Solicitar por parte de la Divisin de Servicios a cada dependencia las necesidades para el

desempeo de su funcin correspondiente a la

vigencia a proyectar del presupuesto.

Consolidar por parte de la Divisin de Servicios las necesidades y valuarlas.

Proyectar por parte de la Divisin de Servicios un

plan de compras que soporte las necesidades.

Proyectar por parte de la Oficina de Planeacin el

anteproyecto de presupuesto, tanto el

captulo de funcionamiento como

inversin de acuerdo a las necesidades

presentadas por los lderes de procesos

Lder del proceso

de servicios

(Jefe Divisin

de Servicios)

Lder del proceso

de planeaci

n (Jefe Oficina de Planeaci

n y Sistemas)

Continuidad en la prestacin de los servicios tcnicos y administrativos

39

MAPA DE RIESGOS 2013 CMARA DE REPRESENTANTES

PROCESO: PROCESO ESTRATGICO DE PLANEACIN Y SISTEMAS

OBJETIVO: Ofrecer la asesora, los instrumentos y las metodologas que las dependencias demanden para elaborar sus planes, programas y proyectos acordes con el planeamiento y objetivos estratgicos, as como la instrumentacin del seguimiento, control y retroalimentacin de los mismos. Adicionalmente, el proceso busca velar por un buen funcionamiento de los equipos tecnolgicos y de los Sistemas de Informacin utilizados por la misma, brindando soporte tcnico y mantenimiento oportuno y de calidad.

RIESGO

CALIFICACIN EVALUACIN DEL RIESGO CONTROLES

CALIFICACIN NUEVA

EVALUACIN OPCIONES

DE MANEJO

ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto

Incumplimiento en el Plan Estratgico

y los Planes de Accin


Definicin de lineamientos y polticas claras

para la construccin de

los planes estratgicos y los planes de accin.

2 3 Zona de Riesgo

Moderada

Asumir el riesgo,

Reducir el Riesgo

Documentar, aprobar y

socializar los lineamientos y

polticas para la elaboracin del

plan estratgico y los planes de

accin.

Lderes de los procesos

Lineamientos y/o polticas,

formatos documentados aprobados y socializados

Traumatismo en la labor legislativa y administrativa de

los servicios soportados a travs de las

tecnologas de la informacin

2 3 Zona de Riesgo

Moderada

Actualizacin de la Plataforma

tecnolgica, as como el personal

idneo para su administracin y

soporte.

1 3 Zona de Riesgo

Moderada

Asumir el riesgo,

Reducir el Riesgo

Reportes peridicos del estado de la plataforma tecnolgica

Lder del proceso de planeacin y

sistemas

Seguimiento a los reportes de los servicios de

IT (Infraestructura Tecnolgica)

Prdida de la confidencialidad,

integridad y disponibilidad de

la informacin soportada a travs


Actualizacin e Instalacin

oportuna de antivirus

2 3 Zona de Riesgo

Moderada

Asumir el riesgo,

Reducir el Riesgo

Configuracin en el servidor para actualizacin

automtica del antivirus


sistemas

Seguimiento a la actualizacin de los equipos en la Consola de antivirus

40

MAPA DE RIESGOS 2013 CMARA DE REPRESENTANTES

PROCESO: PROCESO ESTRATGICO DE PLANEACIN Y SISTEMAS

OBJETIVO: Ofrecer la asesora, los instrumentos y las metodologas que las dependencias demanden para elaborar sus planes, programas y proyectos acordes con el planeamiento y objetivos estratgicos, as como la instrumentacin del seguimiento, control y retroalimentacin de los mismos. Adicionalmente, el proceso busca velar por un buen funcionamiento de los equipos tecnolgicos y de los Sistemas de Informacin utilizados por la misma, brindando soporte tcnico y mantenimiento oportuno y de calidad.

RIESGO

CALIFICACIN EVALUACIN DEL RIESGO CONTROLES

CALIFICACIN NUEVA

EVALUACIN OPCIONES

DE MANEJO


de las tecnologas de la informacin

Revisin peridica de la existencia de

backups

Realizar backups peridicamente


sistemas

Seguimiento a la elaboracin de los backups de

los servicios ms crticos

para la Corporacin

Desarticulacin de la operatividad 4 3

Zona Riesgo Alta

Actualizacin del manual de procesos y

procedimientos. 4 3 Zona Riesgo Alta

Reducir el riesgo, evitar,

compartir o transferir

Actualizar el SGC de la Corporacin constantemente


Todos los lderes de Proceso

% de procedimientos actualizados e implementados

Incumplimiento en la planeacin

institucional en lo referente a

proyectos de inversin

4 4 Zona de Riesgo

Extremo

Realizar seguimiento por parte del gerente del proyecto a la

ejecucin del mismo

2 4 Zona de Riesgo Alta

Reducir el riesgo, evitar,

compartir o transferir

Evaluar el avance de las actividades de los proyectos y

toma de decisiones oportunas.

Lder del proceso de planeacin,

gerentes de proyectos

Seguimiento a la ejecucin de

los proyectos de inversin de acuerdo a lo formulado

41

MAPA DE RIESGOS 2013 CAMARA DE REPRESENTANTES

PROCESO: PROCESO ESTRATGICO DE INFORMACION Y PRENSA

OBJETIVO: Divulgar la actividad legislativa que desarrolla la Corporacin.

RIESGO CALIFICACIN EVALUACION RIESGO. CONTROLES NUEVA

CALIFICACION NUEVA EVALUACION OPCIONES

DE MANEJO


Limitacin de la comunicacin

interna a travs del Mural Institucional "Nuestra Cmara"

3 3 Zona Riesgo alta

Corto plazo: 1.- Solicitar oportunamente en el Plan de Compras anual, los elementos indispensables para la elaboracin del mural 2 3

Zona de Riesgo

Moderado Reducir el

Riesgo Migrar el mural, a mural digital.

Lder del proceso - Direccin

Administrativa

Porcentaje de pantallas

instaladas/total de las requeridas 2.-Hoja de ruta para que la

informacin de las diferentes dependencias llegue oportunamente para ser publicada.

3 3 Zona de Riesgo

Moderado

Posicionar las carteleras para uso exclusivo de la publicacin del mural

1 2 Zona de Riesgo Baja Evitar el Riesgo

Consolidar el uso exclusivo de las carteleras del mural, mientras se migra el mural

Lder del proceso Promedio mensual de incidentes de mala utilizacin

42






DE MANEJO


La no elaboracin de los elementos mediante con los cuales se cumple la misin de divulgar la actividad legislativa que desarrolla la Corporacin, afectando la transparencia, la oportunidad en la informacin y el derecho de los ciudadanos a acceder a la misma

4 5 Zona de Riesgo

Extrema

Asegurar la contratacin del recurso humano indispensable para la elaboracin de los productos mediticos informando oportunamente, las necesidades de recurso humano, perfiles y costo

3 5 Zona de Riesgo Alta Transferir el

Riesgo

Gestionar recursos

financieros para asegurar la

contratacin del recurso humano, la adquisicin de

equipos y el mantenimiento

correctivo y preventivo de los

mismos, insumos para la realizacin de

los procedimientos.

Lder del proceso -

Direccin Administrativa

Personal

asignado/personal requerido

Informar oportunamente a la administracin de las necesidades fsicas y logsticas para la elaboracin de los productos mediticos, as como de actualizacin tecnolgica. Indicar oportunamente las necesidades de mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos.

43






DE MANEJO


Calidad en la produccin y contenidos de los programas de televisin.


Consejos de redaccin semanales para anlisis de contenidos.

1 3 Zona de Riesgo

Moderada Asumir el Riesgo

Implementar actas de

seguimiento Lder del proceso

Actas diligenciadas/Reuniones programadas

44


PROCESO MISIONAL FUNCION LEGISLATIVA - SECRETARIA GENERAL

OBJETIVO Cumplir con lo establecido en la Constitucin Poltica de Colombia, reformar y expedir leyes por medio de las cuales se establecen las funciones descritas en la norma fundamental, actualizar el mapa de riesgos de la Secretaria General.

RIESGO CALIFICACIN EVALUACION RIESGO CONTROLES NUEVA CALIFICACION NUEVA

EVALUACION OPCIONES

DE MANEJO ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto

Elaboracin incorrectas de las actas despus de cada sesin plenaria


Contratar, capacitar o ubicar personal interno con conocimientos en el tema. Revisin de actas una vez

seas transcrita.

2 3 Zona de Riesgo Moderada Asumir , reducir el

riesgo

Capacitar el personal que actualmente desarrolla

dicha actividad.

Secretaria General, Relatora , Grabacin

No de actas realizadas

Elaboracin tarda y publicacin texto de proyecto de ley y acto legislativo

1 5 Zona de Riesgo Alta Cumplimiento de los

trminos 1 5 Zona de Riesgo

Bajo Asumir el

riesgo

Ejecutar los procesos de acuerdo a la

ley 5a de 1992

Secretaria General, Comisiones

Constitucionales

No proyectos de ley

radicados/ No de proyectos

de ley enviados a la

imprenta nacional

Fallas en el registro y numeracin de resoluciones

1 1 Zona de Riesgo Baja Llevar un consecutivo

magntico del registro de resoluciones.


riesgo

Revisar peridicament

e el consecutivo

de cada resolucin

Secretaria General Porcentaje de resoluciones expedidas.

45


PROCESO MISIONAL FUNCION LEGISLATIVA - SECRETARIA GENERAL

OBJETIVO Cumplir con lo establecido en la Constitucin Poltica de Colombia, reformar y expedir leyes por medio de las cuales se establecen las funciones descritas en la norma fundamental, actualizar el mapa de riesgos de la Secretaria General.


EVALUACION OPCIONES

DE MANEJO ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto

Retraso en el suministro de tiquetes areos a los Honorables Representantes


Expedir los tiquetes con tiempo prudente antes de casa sesin, contar con el

presupuesto para la asignacin del mismo


riesgo

Entregar a tiempo

informes de ejecucin del contrato para prever que

siempre este asignado el presupuesto

de pasajes en cada periodo legislativo.

Secretaria General

No de tiquetes

expedidos / No de

tiquetes solicitados

Demora en el trmite de proyectos legislativos


Desarrollar los procedimientos en los tiempos establecidos en la Ley 5a de 1992.


riesgo

Ejecutar los procesos de

acuerdo la ley 5a de 1992

Secretaria General, Comisiones

Constitucionales

Porcentaje de proyectos

aprobados.

46


PROCESO MISIONAL Y CONTROL POLITICO

OBJETIVO

Conocer y obtener respuestas del gobierno y dems organismos, con el propsito de contribuir al mejor cumplimiento de las funciones del estado. Analizar, estudiar, evaluar y hacer recomendaciones al poder ejecutivo sobre las polticas y programas desarrollados, en la ejecucin o por realizar actualizar los riesgos del procesos misional y control poltico

RIESGO CALIFICACIN EVALUACION

RIESGO CONTROLES NUEVA CALIFICACION NUEVA

EVALUACION OPCIONES

DE MANEJO


Retraso en la entrega de cuestionarios al funcionario citado

2 3 Zona de Riesgo Moderado

Tener claro las fechas de las

audiencias a los funcionarios para tengan a tiempo el

cuestionario

1 3 Zona de Riesgo Moderado Asumir y reducir el

riesgo

Entregar los cuestionarios de

acuerdo al cronograma establecido

Lder del proceso

% de respuestas de

los funcionarios

Demora en la elaboracin de actas y su publicacin

2 4 Zona de Alta Agilizar la

digitalizacin de las actas en los

tiempos indicados 2 3 Zona de Riesgo Moderado

Asumir y reducir el

riesgo

Revisar sobre el cumplimiento de las labores a los

funcionarios encargados

Lder del proceso

% de elaboracin y publicacin de

las actas

Acumulacin de proyectos de ley radicados

3 3 Zona de Riesgo Alto

Evacuar los proyectos de

acuerdo al orden de llegada

2 4 Zona de Riesgo Alto Evitar y

reducir el riesgo

Dar prioridad en el orden de

llegada para su tramite

Secretaria General

% de proyectos de

ley evacuados

Inasistencia de los citados 4 2

Zona de Riesgo Alto

Diligenciar a tiempo las

citaciones y entregarlas

oportunamente

2 4 Zona de Riesgo Alto Evitar y

reducir el riesgo

Aplicar la norma ley 5a.

Lder del proceso

% de citaciones

realizadas a satisfaccin

47


PROCESO: MISIONAL - FACULTADES ESPECIALESOBJETIVO: Impulsar las investigaciones a los altos funcionarios del estado

RIESGO CALIFICACIN EVALUACI

ON RIESGO

CONTROLES NUEVA

CALIFICACION NUEVA EVALUACION

OPCIONES DE

MANEJO ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR


Probabilidad

Impacto

No apoyar oportunamente por

medio de asesoras tcnicas

y objetivas la calidad de los

proyectos de Ley y de Actos

Legislativos.


Prevencin de este tipo de

anomalas, ya que afecta el trabajo

legislativo.

2 4 Zona de Riesgo Alta Evitar y

compartir el riesgo.

Contratacin de personal idneo

para la elaboracin de Proyectos de

Ley

Lder del proceso y su

equipo de colaboradores

Porcentaje de profesionales

idneos contra dos /

actividades a desarrollar.

No fortalecer en su totalidad las iniciativas legislativas

presentadas al Congreso de la

Repblica con la participacin

oportuna de la sociedad.


Implementacin de acciones

correctivas, ya que se priva al ciudadano de participar en la

toma de decisiones legislativas.

2 4 Zona de Riesgo Alta Evitar el riesgo.

Mejorar el sistema de apoyar la

elaboracin de los Proyectos de Ley y

la participacin activa de los ciudadanos.



Porcentaje de participacin de la ciudadana.

48




ON RIESGO

CONTROLES NUEVA


OPCIONES DE



Probabilidad

Impacto

No brindar servicios de apoyo jurdico y asesora

tcnica a las Comisiones

Constitucionales y Bancadas del

Congreso de la Repblica.


Hacer un estudio serio de

antecedentes legislativos, para evitar proyectos

de ley viciados de nulidad.

2 4 Zona de Riesgo Alta Reducir el

riesgo.

Brindar apoyo oportuno y eficaz en las asesoras

solicitadas por las Comisiones

Constitucionales y Bancadas del

Congreso.



Porcentaje de asesoras tcnicas

elaboradas / Porcentaje de

asesoras tcnicas

solicitadas

Ausencia de Convenios con

Universidades que pueden brindar

asesora.

1 2 Zona de Riesgo Baja

Establecer consta mente vnculos

con la comunidad educativa que

muestren inters en los temas legislativos.

1 2 Zona de Riesgo Baja Asumir el Riesgo.

Vincular a la comunidad acadmica mediantes

Convenios a los temas legislativos.

lder del proceso y su equipo de colaboradores,

Oficina Jurdica y Direccin

Administrativa.

Porcentaje de Convenios con Universidades

realizados / Porcentaje de Convenios con Universidades proyectados.

49




ON RIESGO

CONTROLES NUEVA


OPCIONES DE



Probabilidad

Impacto

No admitir estudiantes de

Educacin Superior para que

realicen su judicatura o

pasanta en la Corporacin.

1 2 Zona de Riesgo Baja Agilizar los

Convenios con las Universidades.


Promover mediante

Convocatorias para seleccin un

grupo de estudiantes

idneos, con el fin de que realicen su

judicatura o pasanta en la Corporacin.

Lder del proceso y

Asesor encargado del

proceso.

Porcentaje de estudiantes admitidos /

Porcentaje de estudiantes

inscritos.

Restriccin de entrada a los judicantes y

pasantes que realizan sus

prcticas legislativas, lo que conllevara a que

no cumplan a cabalidad y con

calidad las labores asignadas por el jefe inmediato.

2 3 Zona de Riesgo

Moderado

Carnetizar a los judicantes y

pasantes, para el ejercicio de sus

labores.


Agilizar y sistematizar el

listado de judicantes y

pasantes, para que sean

carnetizados.

Lder del proceso y


proceso.

Porcentaje de estudiantes de

judicatura y pasanta

carnetizados / Porcentaje de estudiantes de

judicatura y pasanta de los cuales se hizo la respectiva solicitud de

carnetizacin.

50




ON RIESGO

CONTROLES NUEVA


OPCIONES DE



Probabilidad

Impacto

No revisar y actualizar el sistema de

Informacin GLIN. 2 3

Zona de Riesgo

Moderado

Repartir semanalmente las

leyes, de las cuales se realiza

el abstracto.


Realizar revisiones peridicas de la

informacin que se sube al sistema

GLIN.

Lder del proceso y


proceso.

Porcentaje de leyes a las

cuales se les realiz el

abstracto / Porcentaje de

leyes programadas

para realizar el abstracto.

51


PROCESO: TALENTO HUMANO

OBJETIVO:. Definir y desarrollar las polticas, estrategias, planes y programas para la gestin del talento humano, con el propsito de cumplir con las necesidades del personal, lograr su desarrollo y asegurar la satisfaccin de los usuarios mediante una prestacin de servicios con altos estndares de calidad

RIESGOCALIFICACIN

EVALUACION RIESGO CONTROLES

NUEVA CALIFICACION

NUEVA EVALUACION

OPCIONES DE

MANEJO ACCIONES RESPUESTA INDICADOR

Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto

Falta de reporte de novedades

(licencias de maternidad,

incapacidades)

3 4 Zona Riesgo Alto

Socializar con los parlamentarios,

jefes y funcionarios sobre el correcto y oportuno reporte de novedades (

estado de embarazo, licencias de maternidad,

incapacidades, comisiones),

revisin por parte de otro

funcionarios.

2 3 Zona Riesgo Moderado Asumir o reducir el

riesgo

Socializar con los parlamentarios, jefes y funcionarios sobre

el correcto y oportuno reporte de novedades ( estado

de embarazo, licencias de maternidad,

incapacidades, comisiones)

lder proceso talento

humano/funcionarios/ Jefes,

parlamentarios.

Numero de situaciones

administrativas / Numero de

situaciones tramitadas

Errores humanos al momento de elaborar la

nmina. Error del

Sistema al momento de elaborar la

nmina.


Revisin por parte de un funcionario diferente al que

elabora la nmina. 2 3 Zona Riesgo Moderado

Asumir o reducir el

riesgo

Revisin por parte de un funcionario

diferente al que elabora la nmina.

Lder proceso talento humano

Errores mensuales en

la nmina.

52




RIESGOCALIFICACIN


NUEVA CALIFICACION

NUEVA EVALUACION

OPCIONES DE



Error al momento de liquidar los

descuentos de seguridad

social. Error al momento de diligenciar la planilla nica de seguridad

social.


Revisin por parte de un funcionario diferente al que

elabora la nmina. 2 3 Zona Riesgo Moderado

Asumir o reducir el

riesgo

Revisin por parte de un funcionario

diferente al que elabora la nmina.

Lder proceso talento humano/

Seccin de Registro y Control

Numero de liquidaciones de seguridad

social correctas/ nmero de

liquidaciones de seguridad

social realizadas.

Deficiencia en la supervisin de funciones por parte del

jefe inmediato del servidor

pblico. Deficiencia en la supervisin

del cumplimiento

de las obligaciones

contractuales.


Evaluacin del desempeo para

los servidores pblicos de

carrera. Verificacin del

informe de cumplimiento de las obligaciones contractuales.


riesgo

Evaluacin del desempeo para los servidores pblicos

de carrera. Verificacin del

informe de cumplimiento de las

obligaciones contractuales.

Lder proceso talento humano, Jefe de oficina, parlamentarios.

No. de funcionarios o contratistas

que incumplen

funciones/ No. de

funcionarios o contratistas.

53




RIESGOCALIFICACIN


NUEVA CALIFICACION

NUEVA EVALUACION

OPCIONES DE



Desactualizacin de las hojas

de vida y deficiencias en

el manejo y custodia del archivo de la dependencia, toda vez que no se cuenta

con los recursos fsicos

para el desarrollo

ptimo del ste proceso, como escner, entre

otros.


Toma de muestras, capacitacin de

funcionarios sobre el rea de archivo, mas personal de

apoyo


riesgo

Contratacin y vinculacin de

personal, capacitacin de

funcionarios

lder proceso talento humano,

Direccin Administrativa

No. de hojas de vida

actualizadas/ No. total de

hojas de vida

Insuficiencia en la planta de

personal - No continuidad en los procesos.

5 5 Zona Riesgo Alto Contratacin de

personal de apoyo 2 3 Zona Riesgo

Moderado Asumir o reducir el

riesgo

Contratacin y vinculacin de

persona

Lder proceso talento

humano/Direccin Administrativa

No. de cargos de planta/ No. de cargos que se requieren

54




RIESGOCALIFICACIN


NUEVA CALIFICACION

NUEVA EVALUACION

OPCIONES DE



Deficiencia en el archivo y

dificultad en la elaboracin de

los bonos pensionales,

por haber falta de personal.


Organizacin y centralizacin de la

informacin para elaboracin de los bonos pensionales


riesgo

Centralizacin de informacin,

contratacin de personal de apoyo.

Lder proceso talento humano/ Pagadura./ rea

Bonos pensionales.

No. de bonos pensionales emitidos/ No. de solicitudes

de bonos pensionales.

55




RIESGOCALIFICACIN


NUEVA CALIFICACION

NUEVA EVALUACION

OPCIONES DE



Multiplicidad de funciones por cuenta de delegacin de

varios procesos diferentes al del rea de

talento humano, sin

contar con los insumos ni el personal para el desarrollo ptimo de

aquel proceso.


Facilitacin del recurso humano y tecnolgico para llevar a cabo el

proceso de manera ptima.


riesgo Disposicin de los

recursos necesarios. lder proceso

talento humano.

No. de funciones

asignadas y delegadas/

No. de funciones del cargo y del

rea

56


PROCESO: DE APOYO- DIVISION -SERVICIOS

OBJETIVO Ejecutar y supervisar los procedimientos de adquisicin, almacenamiento, custodia y distribucin de los bienes necesarios para el buen funcionamiento de la Corporacin.

RIESGO CALIFICACIN EVALUACION

RIESGO CONTROLES NUEVA CALIFICACION NUEVA

EVALUACION OPCIONES DE MANEJO ACCIONES

RESPONSABLE INDICADOR


Asignacin de vehculos

sin acto activo

3 4 Zona de Riesgo Extrema revisar si se

elaborar el acto Administrativo


riesgo

elaborar acto

administrativo de

asignacin antes de la

entrega

lder del proceso servicios

No. Vehculos asignados/No.

Resol. emitidas

No realizar el mantenimien

to preventivo y correctivo de

vehculos

3 4 Zona de Riesgo Extrema contratacin

con empresas especializadas


riesgo

Contratacin

permanente para el

mantenimiento


Nro. de Mantenimientos Realizados

/ Nro. de Mantenimient

os Programados

prescripcin en el cobro

de los siniestros


tener la documentacin exigida por la

aseguradora en el plazo fijado


riesgo

atender los requisitos

de la asegurador

a


Nro. de Siniestros

Reclamados/ Nro. de

Siniestros Presentados

entrega y recibo de

vehculos sin actas

3 4 Zona de Riesgo Extrema elaboracin del

acta de inventario

1 1 Zona de Riesgo Baja asumir el

riesgo

Elaborar el acta de

inventario de entrega

y recibo


Nro. de actas Diligenciadas

/ Nro. de

Vehculos Entregados

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PROCESO: DE APOYO- DIVISION -SERVICIOS

OBJETIVO Ejecutar y supervisar los procedimientos de adquisicin, almacenamiento, custodia y distribucin de los bienes necesarios para el buen funcionamiento de la Corporacin.


EVALUACION OPCIONES DE MANEJO ACCIONES

RESPONSABLE INDICADOR

No pagar oportunamente impuestos

y multas 2 3 Zona de Riesgo Moderado

estar alerta en los plazos que

fija los organismos de

transito


riesgo

Hacer seguimient

o a los plazos

fijados por la autoridad de transito


Nro. de Vehculos

(Impuestos) Cancelados /

Nro. de Vehculos de inventarios

establecer un plan de

compras sin programaci

n

2 2 Zona de Riesgo Baja

elaborar plan de compras

segn necesidades


riesgo

Elaborar un estudio de convenienc

ias y oportunida

des consultado

a los dems

procesos


Nro. de Necesidades

atendidas /

Nro. de Necesidades Programadas

Falta de mantenimien

to de inmuebles

3 4 Zona de Riesgo Extrema

Revisin permanente del estado de los

inmuebles 1 1 Zona de Riesgo Baja

Asumir el riesgo

Revisin peridica a

los inmuebles


Nro. de Mantenimientos Realizados

/ Nro. de Mantenimient

os Programados

El no registro de bienes en el almacn

3 4 Zona de Riesgo Extrema

Mantener un consecutivo en los registros de

los bie

Documents

Mapa de Riesgos INSTITUCIONAL 2013-Febrero714